時間：2023-08-23 16:54:05
導(dǎo)語：在公司檔案如何管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
[關(guān)鍵詞]鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理 問題 對策 研究 思考
中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）04-0316-01
前言
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委的基礎(chǔ)性工作，真實的記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程以及建設(shè)方面，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)新農(nóng)村的歷史中具有十分重要的地位以及作用。在新時期，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作必須進(jìn)一步解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，要能加強(qiáng)管理與服務(wù)，提升檔案工作為經(jīng)濟(jì)社會科學(xué)發(fā)展的能力，最終提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的效率。
一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)的功能定位
對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機(jī)構(gòu)的功能來說，首先是屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作管理中樞，能夠?qū)⑧l(xiāng)鎮(zhèn)的檔案工作計劃、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行落實，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各個事業(yè)單位以及行政單位等企業(yè)進(jìn)行監(jiān)督，同時也能夠做好相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，增強(qiáng)社會的檔案意識[1]?？偠灾?，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)是檔案管理工作的重要執(zhí)行者以及組織管理者，就是所謂的檔案工作的中樞神經(jīng)。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)也是鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化宣傳與教育的中心，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)所保存的內(nèi)容十分豐富，并且形式多樣，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的歷史進(jìn)程以及社會進(jìn)步的重要文件都保存在檔案室，因此檔案室屬于一個重要的精神文化文明收藏所。所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)必須合理的開發(fā)利用，使其充分的發(fā)揮自身的作用，起到教育育人的功能。最后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)也是鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化的休閑場所，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案機(jī)構(gòu)中，具有很豐富的本地區(qū)的民俗特色，對本地區(qū)重要的歷史事件以及文化都進(jìn)行了詳細(xì)的記載，所以，人們可以隨時進(jìn)行查看以及咨詢，以此來豐富自身的文化生活。
二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)工作存在的問題
2.1 領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識不足
目前很多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)由于對于機(jī)構(gòu)的編制存在限制，導(dǎo)致了很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)都沒有設(shè)置相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，而對于檔案的管理主要是由黨政辦公室人員進(jìn)行管理，但是黨政辦公人員比較多，導(dǎo)致了黨政機(jī)構(gòu)之間職責(zé)不明確，無法對檔案管理起到有效的管理，最終出現(xiàn)了管理松懈甚至不去管理的狀況。另外很多的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的認(rèn)識不足，忽視了檔案管理的重要性，僅僅是在表面上重視，卻沒有在心底進(jìn)行重視[2]。
2.2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)人員少無編制
對于一般鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)的組織來說，人員少、無編制，并且很多的管理人員都是兼職，因此人員的流動性很大[3]。很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)都是無專職崗位編制，是由相關(guān)的黨政辦公人員兼職管理，并且這些人員都是身兼數(shù)職，最終忽視了檔案管理工作的重要性。另外，是人員的流動性很強(qiáng)，很多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員都是由一些退休老人進(jìn)行管理，同時鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的檔案管理的業(yè)務(wù)水平很低，很多工作人員沒有培訓(xùn)直接上崗，對于檔案業(yè)務(wù)管理不夠科學(xué)。
2.3 管理制度無法得到落實
對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案室的管理，一定要能夠針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的特點，能夠建立出關(guān)于檔案管理、保密以及借閱等制度規(guī)范，以此來提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)對檔案的管理[4]。但是鄉(xiāng)鎮(zhèn)對于檔案工作制度的執(zhí)行卻無法得到落實，各項制度僅僅是一個表面形式，相關(guān)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)干部對制度的了解程度不高，導(dǎo)致了制度無法法發(fā)揮應(yīng)用的效果，嚴(yán)重的影響了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作的進(jìn)行。
2.4 服務(wù)功能開發(fā)不足
對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理機(jī)構(gòu)來說，很多人都是重視對檔案的管理，從而忽視了對檔案的利用程度，最終影響了對檔案資源的開發(fā)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)不能夠僅僅對檔案進(jìn)行保管工作，要能夠充分的利用檔案來服務(wù)于群眾，檔案機(jī)構(gòu)屬于傳遞鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化的重要地點，因此，相關(guān)人員必須做好檔案的開發(fā)工作，使其能夠充分的為人民服務(wù)。
三、做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的相關(guān)策略
3.1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)建立獨立的檔案管理機(jī)構(gòu)
鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理是十分重要的一項工作，檔案記錄了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的整個發(fā)展史，并且鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作來說，在管理的職能上進(jìn)行分配，屬于政府的一個職能部門，并且在業(yè)務(wù)上進(jìn)行劃分也受相關(guān)行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)必須設(shè)相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，并且在部門的設(shè)置上一定要全面，設(shè)置一名科長以及兩名專職的檔案管理人員，對于人員的選定一定要在從相關(guān)的政府部門進(jìn)行調(diào)配，以此來管理人員的素質(zhì)，使其能夠?qū)n案館厘米工作盡職盡責(zé)[5]。
3.2 創(chuàng)造良好的工作環(huán)境
對于檔案管理來說，屬于一項政治性強(qiáng)以及專業(yè)性強(qiáng)的工作，因此，相關(guān)的工作人員的個人素質(zhì)非常重要，必須具備廣泛的知識層面以及高度的政治觀念和專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，只有這樣才能夠保證檔案管理工作的實施。同時政府也要保證檔案管理人員的工作環(huán)境，提升檔案管理人員的薪酬待遇，為其營造出良好的工作氛圍，保證檔案管理工作崗位的穩(wěn)定性。提升相關(guān)管理人員的積極性。
3.3 加強(qiáng)重視
將檔案管理工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的規(guī)劃中，政府加強(qiáng)對其的重視度，能夠切實的解決檔案庫房、設(shè)備以及人員的實際問題，做好對檔案管理工作的經(jīng)費投入。同時也要完善相應(yīng)的考核制度，制定科學(xué)的激勵制度，能夠?qū)n案事業(yè)納入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的任務(wù)中，以此來促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案事業(yè)的良好發(fā)展。
3.4 做好檔案管理工作
要想實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，那么必須要監(jiān)理健全檔案管理工作制度，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理來說，其工作綜合性很強(qiáng)、并且覆蓋的范圍也十分廣泛，以此必須建立完善的檔案管理制度，能夠保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。在制度中要能夠充分的體現(xiàn)出機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理體系、管理范圍、收集歸檔以及整理鑒定等方面提供相應(yīng)的制度保證，以此來促進(jìn)檔案工作的順利開展。
3.5 做好宣傳工作
為了做好檔案管理工作，要能夠做好檔案管理工作的宣傳，利用廣泛的宣傳活動使人們了解到檔案管理工作的重要性。并且能夠使檔案管理工作與人們的實際生活相互聯(lián)系，以此來順利的開展相關(guān)的工作，從而來促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作的進(jìn)行，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的發(fā)展。
結(jié)語
隨著社會的發(fā)展，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)迅速提升，但是在經(jīng)濟(jì)提升的過程中，卻逐漸的忽視了對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的重視度，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)記錄了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文化中心，因此，做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作十分的重要，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展有著重要的意義。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府必須建立完善的管理制度，由專業(yè)人員進(jìn)行檔案的管理，做好各個部門的職責(zé)分配等，以此來促進(jìn)檔案工作的順利進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)
[1] 曾曉秋.知識經(jīng)濟(jì)與檔案工作[J].四川畜牧獸醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2011，1（03）：10-11.
[2] 肖聰，魏黎.試論在市場經(jīng)濟(jì)體制下如何做好檔案工作[J].漁業(yè)經(jīng)濟(jì)研究，2012，2（02）：20-22.
[3] 張衛(wèi)華.淺談高校檔案工作[J].鄭州牧業(yè)工程高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2010，3（01）：30-31.
那么，如何做好新時期報社的檔案管理工作呢?
一、充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性
檔案管理的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。在做到不壞、不丟、不散、不亂的同時，注重門類的劃分，確保信息的準(zhǔn)確。檔案管理人員具有知密的身份，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是至關(guān)重要的。檔案管理人員必須要有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，必須做到經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，防人為的泄密。
二、不斷提高檔案管理工作的意識
檔案管理工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員要具有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、細(xì)致的工作態(tài)度、一絲不茍的工作作風(fēng)，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識、尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法提高自己的檔案管理技能，加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，是做好新期報社檔案管理的有效途徑。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工作的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件為檔工作中影響，又發(fā)揮了計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。
三、進(jìn)一步鞏固檔案管理工作的熱情
如何快速、高效、有序、合法地把檔案信息資源數(shù)字化，大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫的信息量，既是檔案建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急，也是對檔案管理者工作熱情的檢驗。這些需要仔細(xì)核對，嚴(yán)格審查，以確保檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。檔案記錄的數(shù)據(jù)一經(jīng)索引到計算機(jī)管理系統(tǒng)就很難再進(jìn)行核正?，F(xiàn)在，信息條件下的檔案工作比傳統(tǒng)的檔案工作需要更多的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，它需要有一個統(tǒng)一的檔案信息收集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)類型。主要包括電子文件為檔和電子檔案管理，不僅能在很大程度上減少操作的隨意性，而且還提高了管理效率。
四、切實加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)
說：“一個沒有文化的軍隊．是一個的愚蠢軍隊?！蓖瑯?，檔案管理人員的素質(zhì)，也是否能提高檔案管理水平的關(guān)鍵所在。
提高檔案管理人員的思想觀念。認(rèn)真學(xué)習(xí)新的方針、政策，學(xué)習(xí)新的文件精神，學(xué)習(xí)《檔案法》，樹立新的觀念。只有學(xué)習(xí)新的知識，打破舊的思維，充分認(rèn)識到檔案在社會發(fā)展中的重要性，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。在工作方式上，由封閉式向開放式轉(zhuǎn)變，在工作方法上，由看攤守業(yè)向主動挖掘轉(zhuǎn)變，在服務(wù)內(nèi)容上，由單獨提供信息向決策機(jī)構(gòu)的出謀劃策轉(zhuǎn)變。只有在思想上轉(zhuǎn)變，才能使自己的潛在能力得到更加充分的發(fā)揮，在思維方式上，由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。
提高檔案管理人員的開拓創(chuàng)新能力。開拓創(chuàng)新能力是提檔案人員在掌握一定數(shù)量的檔案資源情況下，盡量把有利用價值的信息挖掘出來的能力，要實現(xiàn)這個轉(zhuǎn)變，就必須加大創(chuàng)新力度，這樣才能改善提高檔案員的管理水平，及時準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面的提供檔案信息，使現(xiàn)有的信息資源與挖掘的信息統(tǒng)一為共同服務(wù)體系。檔案信息資源的創(chuàng)新，關(guān)鍵在于人才。這就要求檔案管理人員除把握淵博的知識外，還必須學(xué)會創(chuàng)新的方法。還要精通本職業(yè)務(wù)，同時還要掌握信息反饋的技術(shù)性問題，使信息做到在創(chuàng)新中利用，在利用中創(chuàng)新，通過這樣的良性循環(huán)，使檔案管理人員在社會生產(chǎn)中發(fā)揮更大的作用。
提高檔案管理人員的預(yù)測能力，目的就是為領(lǐng)導(dǎo)實行科學(xué)決策，提供強(qiáng)有力的依據(jù)。通過對信息的創(chuàng)新、綜合、預(yù)測客觀事物的發(fā)展，向決策機(jī)構(gòu)提出建議，起到高參作用。這既是檔案的價值屬性所決定的，也是檔案管理人員所必須提高的素質(zhì)。
“一切機(jī)關(guān)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)”；
“服務(wù)是檔案工作的宗旨”；
“檔案與你的生活息息相關(guān)”；
………
在“6.9國際檔案日”的宣傳活動期間，一條條簡潔醒目的宣傳標(biāo)語，一幅幅生動形象的專題展板，在辦公樓前和社區(qū)廣場上展示著，新穎的形式、豐富的內(nèi)容、實效的事例吸引著眾多員工、社區(qū)居民和過往行人前來駐讀，這是檔案管理員通過條幅、展板、電子屏幕以及單位網(wǎng)頁等媒介為人們搭建起的檔案法律法規(guī)、檔案工作基礎(chǔ)知識的宣傳舞臺，為檔案知識的普及營造出了濃厚的宣傳氛圍。
從2013年開始，國家檔案局確定把每年的6月9日即“國際檔案日”定為各級檔案部門的集中活動日，這一日將會成為全社會格外關(guān)注檔案事業(yè)的焦點時刻――這是檔案的節(jié)日，這是所有在檔案戰(zhàn)線上默默奉獻(xiàn)者們的節(jié)日，這一日，檔案人可以用他們的聲音和行動，來展現(xiàn)檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價值，來展示檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民”的特殊作用。他們無不感到驕傲與自豪，也受到前所未有的鼓舞與鞭策。
一名石油企業(yè)基層單位的檔案管理員如是說：“從我走上檔案管理這個崗位之后，我們單位的檔案管理工作的變化真的是太大了，我真切地感受著這樣的變化過程：從得不到大家重視到現(xiàn)在這樣被格外關(guān)注，從過去的檔案歸檔流程不統(tǒng)一到如今統(tǒng)一的檔案管理平臺……”。
我們單位是2010年由過去的3個服務(wù)性質(zhì)相同的單位合并重組而成，合并前的3個服務(wù)單位成立于90年代。在企業(yè)發(fā)展初期，由于各種原因，3個單位的檔案管理工作水平參差不齊，其中只有一個單位有專職檔案管理員，其他兩個單位都是文書崗位人員兼檔案管理工作，甚至有的單位連專門檔案庫房都沒有，更談不上具備什么檔案管理設(shè)施、檔案管理制度等。
近年來，在全公司范圍內(nèi)不遺余力地進(jìn)行《檔案法》《檔案法實施辦法》以及《國家保密法》等各項法律法規(guī)的宣貫落實，不僅使各單位主要領(lǐng)導(dǎo)對檔案有了新的認(rèn)識，而且對檔案在服務(wù)企業(yè)發(fā)展、服務(wù)企業(yè)中心工作中的重要地位和作用有了更深刻的理解，從思想上更加重視檔案管理工作，同時，也進(jìn)一步提高了公司廣大檔案員工的檔案意識，增強(qiáng)了“依法治檔”的法制觀念。
為了實現(xiàn)企業(yè)整體、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，優(yōu)化重組成為公司發(fā)展的一項戰(zhàn)略部署。作為一個重組整合后的新單位，工作內(nèi)容和工作范圍都發(fā)生了很大的變化，也給檔案管理工作帶來了新課題、新問題，原有的設(shè)備資源、技術(shù)資源、人力資源該如何最大程度地合理整合和充分的利用？檔案資源如何優(yōu)化配置？如何最大限度地調(diào)動一切積極因素？……面對新情況新問題，領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員在認(rèn)真分析新單位檔案管理現(xiàn)狀、存在問題等實際情況的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，健全組織機(jī)構(gòu)，建立以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助共抓的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)；對合并單位檔案資料數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核實、全面掌握；對檔案庫房進(jìn)行改擴(kuò)建、增加檔案保管密集架，積極改善檔案資料保管條件；細(xì)致穩(wěn)妥地做好檔案資料的移交搬遷整合工作，有效解決檔案資料分散保管的狀況；對檔案管理體系進(jìn)行充實，對檔案管理人員進(jìn)行調(diào)整，重新修訂完善檔案室職責(zé)內(nèi)容、檔案管理人員崗位責(zé)任制、檔案歸檔制度，庫房管理制度等十余項內(nèi)容。主管領(lǐng)導(dǎo)高度重視、檔案員工積極努力，職能部門傾力配合，檔案管理的基礎(chǔ)工作得到了較大改善，為檔案管理工作順利開展提供了堅強(qiáng)的保證。
公司的不斷發(fā)展為基層單位的檔案管理工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，2009年，公司成為集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)試點單位之一，率先啟動了統(tǒng)一的檔案信息資源管理與共享平臺，這個以局域網(wǎng)為依托，集檔案管理、查詢利用和辦公自動化為一體的檔案系統(tǒng)對促進(jìn)公司檔案信息化建設(shè)，整合檔案信息資源，提高檔案服務(wù)功能，改進(jìn)檔案工作運行機(jī)制，完善檔案管理體制起到重要的推動作用。為了確保試點工作的正常運行，公司按照制定的實施方案，統(tǒng)一部署，整體推進(jìn)，為各單位配置了計算機(jī)、掃描儀、條形碼打印機(jī)等信息化發(fā)展必需的硬件設(shè)備，基層單位以此為契機(jī)，貫徹精神、周密部署，狠抓落實，加快推動本單位的檔案信息化建設(shè)，檔案管理人員積極做好檔案資料整理、數(shù)字化以及共享利用等基礎(chǔ)性工作。拿基建項目的歸檔來說，需要檔案管理員對離線客戶端用戶進(jìn)行指導(dǎo)安裝軟件，這些軟件是為了完成離線情況下檔案數(shù)據(jù)的歸檔操作，保證檔案數(shù)據(jù)能在聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下順利導(dǎo)入系統(tǒng)?？梢哉f，不斷學(xué)習(xí)新知識，及時傳授新方法現(xiàn)已成為公司所有檔案管理人員工作的一項重要內(nèi)容。
關(guān)鍵詞:檔案建設(shè) 信息化
中圖分類號:G648.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791(2012)05(a)-0175-01
信息化是充分利用信息技術(shù),開發(fā)利用信息資源,促進(jìn)信息交流和知識共享,提高經(jīng)濟(jì)增長質(zhì)量,推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的歷史進(jìn)程。檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。顧名思義,檔案信息化建設(shè)就是按照檔案工作要依靠信息化手段的要求不斷完善檔案建設(shè)的過程。檔案信息化經(jīng)歷了從無到有的過程,也經(jīng)歷了軟件從單機(jī)版到網(wǎng)絡(luò)版等飛躍,到今天我們走進(jìn)很多的公共檔案館和圖書館,我們可以輕松、快速、準(zhǔn)確的查詢到自己需要的信息。這也為檔案工作人員提升服務(wù)質(zhì)量和水平打下了良好的基礎(chǔ)。就企業(yè)而言,一切以生產(chǎn)經(jīng)營為中心,檔案工作就是如何高效、準(zhǔn)確的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營人員提供他們需要的檔案資料。這就要求我們必須依靠信息化手段,加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),為企業(yè)員工提供更優(yōu)良的服務(wù)。
首先,加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)必須大力支持。眾所周知,企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)并不一定是檔案的直接使用者和查詢者,但是為什么檔案信息化建設(shè)必須得到企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持呢？那是由檔案信息化建設(shè)的自身特點所決定的。第一,檔案全方位記錄了企業(yè)走過的每一步,既是前車之鑒也是后事之師,他是大家了解全方面企業(yè)的一部“歷史”資料,使企業(yè)知識積累的全過程記錄。第二,由于檔案一般需長期保存,在某些環(huán)境下,不可避免造成文檔紙張受潮、蟲蝕等災(zāi)害,且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂；再者由于檔案需反復(fù)查閱,不可避免地存在原件受損或遺失,給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。所以加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)勢在必行,而做好檔案信息化建設(shè),必要的人力、物力和財力的投入是需要高層領(lǐng)導(dǎo)來保障的。所以檔案信息化建設(shè)必須得到高層領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。第三,檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作,檔案信息化的實現(xiàn)不是檔案這一部門的工作,也不是單靠幾個信息技術(shù)人員就能實現(xiàn)的,它需要全公司尤其是高層領(lǐng)導(dǎo)的積極參與配合,才能在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作中事半功倍。
其次,加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),企業(yè)信息技術(shù)人員必須結(jié)合自身優(yōu)勢不斷學(xué)習(xí)。企業(yè)信息技術(shù)人員相較于其它人員對迅猛發(fā)展的信息技術(shù)了解較多,但對于檔案知識卻知之甚少,因此,信息技術(shù)人員需要學(xué)習(xí)有關(guān)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論,熟悉企業(yè)檔案工作的規(guī)律,利用自身知悉的信息技術(shù),結(jié)合不斷學(xué)習(xí)的檔案知識,為檔案信息化建設(shè)做好技術(shù)指導(dǎo)和支持服務(wù)。而且企業(yè)信息技術(shù)人員一般來說在企業(yè)從事企業(yè)全面信息化建設(shè)工作,對一個專業(yè)領(lǐng)域的信息化建設(shè)未必了解較多較深,各業(yè)務(wù)專業(yè)領(lǐng)域也應(yīng)當(dāng)為信息技術(shù)人員提供更多更好的學(xué)習(xí)專業(yè)領(lǐng)域信息化應(yīng)用的機(jī)會。同時,企業(yè)檔案信息化建設(shè)從紙質(zhì)到電子,必然面臨著諸多問題,必須著手解決好以下問題:在網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)方面,需要明確是與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)共用一套網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還是結(jié)合自身實際建立獨立的系統(tǒng)；在電子檔案安全性方面,應(yīng)采用物理安全策略、訪問控制策略、信息加密策略、網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等幾個方面著手予以加強(qiáng)；在如何將現(xiàn)有諸多紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案方面,可以篩選出哪些是企業(yè)重要且利用率較高的檔案資料,把這些重要的、利用率較高的檔案進(jìn)行電子化,可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需電子化,否則浪費大量的人力、物力和財力。在具體轉(zhuǎn)換上,可以采用掃描儀等數(shù)碼設(shè)備予以轉(zhuǎn)換。在信息標(biāo)準(zhǔn)方面,應(yīng)制定數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、編碼標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等,類似于高速路上的交通法規(guī),標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范明確,才能確保信息通暢,為后續(xù)檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。由此可見,企業(yè)信息技術(shù)人員在做好檔案信息化建設(shè)方面還有很多工作需要探索需要深入,要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高履職能力,破解難題,為公司檔案信息化建設(shè)做好技術(shù)指導(dǎo)和服務(wù)。
供電企業(yè)的檔案管理工作是供電企業(yè)管理工作的重要基礎(chǔ)和環(huán)節(jié)，對于供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營有著同等重要的作用，是供電企業(yè)獲取市場競爭主動權(quán)的有效保證。供電企業(yè)檔案是供電企業(yè)各種生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄，涉及范圍廣，門類較多、信息含量大，對供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營起著至關(guān)重要的作用，它真實的反應(yīng)了供電企業(yè)的發(fā)展歷程，擁有廣泛的科技資源和特有的知識信息，是供電企業(yè)不可估量的寶貴財富。所以，必須要對供電企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，以科學(xué)創(chuàng)新的理念，抓住各種機(jī)遇，把檔案信息化工作納入供電企業(yè)發(fā)展計劃、加快推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，建立起能夠適應(yīng)供電企業(yè)檔案信息化管理機(jī)制，不斷拓展系統(tǒng)檔案工作新領(lǐng)域，為促進(jìn)供電企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障。
二、建立健全檔案信息化工作機(jī)制
檔案信息化工作是一個長期、系統(tǒng)的工程，并不是有了人、設(shè)備與檔案庫就能順利的開展檔案信息化工作，其中涉及到了信息化范圍的確定、相關(guān)信息化標(biāo)準(zhǔn)的確立以及如何對檔案中的機(jī)密文件進(jìn)行界定、存儲格式的確定和永久保存等多種問題。面對信息化過程中將會遇到的各種問題，如何去進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，這些都需要由主要領(lǐng)導(dǎo)從發(fā)展戰(zhàn)略高度來重視，將該項工作與供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作同等重要工作來抓，真下做到認(rèn)識到位，措施到位，并要時刻關(guān)注檔案信息化進(jìn)展情況，及時解決各種突發(fā)性問題，為檔案信息化項目工程提供強(qiáng)有力的保障。檔案信息化工作是一項技術(shù)、系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，推進(jìn)檔案信息化工作需要有一套完整、健全和長效的運行機(jī)制提供保障。除了要建立起檔案信息化工作小組外，省公司還應(yīng)該建立起一個相對獨立的綜合檔案管理部門，通過該部門來對整個供電企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，從而能夠?qū)╇娖髽I(yè)各部門在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生的各類信息進(jìn)行規(guī)范化管理，能夠依照統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)字檔案庫。并能夠在管理職能上，可以承擔(dān)起檔案信息化建設(shè)的實施與相應(yīng)的后續(xù)管理、維護(hù)、升級與服務(wù)工作。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，為了能夠讓各種機(jī)制進(jìn)行有效的運轉(zhuǎn)并明確相關(guān)的責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)與檔案數(shù)據(jù)的安全運行、有效管理、科學(xué)使用，結(jié)合供電企業(yè)的工作實際情況出發(fā)，省公司統(tǒng)一建立起相應(yīng)的管理制度，如《電子文件歸檔管理制度》《檔案數(shù)據(jù)錄入責(zé)任制度》電子文件安全保密制度》《網(wǎng)絡(luò)運行安全制度》及《音像檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)》等各種制度，真正做到有效利用。
三、加快網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以有效的實現(xiàn)資源的互聯(lián)互通以及共享，有利于供電企業(yè)的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)的計算機(jī)設(shè)備都是實現(xiàn)檔案信息化的重要基礎(chǔ)。因此，必須要大力的推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫兩方面的建設(shè)，為檔案信息化打下良好的基礎(chǔ)。在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時，需要重點建設(shè)供電企業(yè)省公司檔案核心網(wǎng)絡(luò)。因為它是溝通供電企業(yè)檔案信息管理中心工作與公司系統(tǒng)各個單位的重要網(wǎng)絡(luò)，是實現(xiàn)文檔一體化的重要渠道之一。通過內(nèi)網(wǎng)可以在線及時查看公司系統(tǒng)各個單位電子文件的整理歸檔情況，為公司系統(tǒng)各個單位在線查詢、調(diào)閱資料提供方便。而通過外網(wǎng)則可以有效的開展信息交流、信息及共享服務(wù)。核心網(wǎng)是檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)與提供利用的中心，是供電企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)節(jié)點。在進(jìn)行核心網(wǎng)建設(shè)的過程中，要對電子文件的歸檔以及管理進(jìn)行調(diào)研，同時加強(qiáng)與辦公自動化管理系統(tǒng)的銜接和融合，從而建立起一個文檔一體的檔案信息管理體系。這樣做不僅可以對今后的整理、查閱及各項工作有著重要參考作用而且還可以減少省公司檔案工作專業(yè)的培訓(xùn)。在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，需要根據(jù)供電企業(yè)的實際情況，分別建立起目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)庫等各種類型的數(shù)據(jù)庫。在初期必須要對檔案目錄數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建進(jìn)行重視，因為該數(shù)據(jù)庫不僅僅能夠滿足用戶查詢需要，同時還是數(shù)字檔案信息管理的基本要求。同時還必須要注意目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不僅對數(shù)量有要求，對特色性也有一定的要求。
四、統(tǒng)一實施、加強(qiáng)指導(dǎo)
在推動公司系統(tǒng)檔案工作信息化建設(shè)進(jìn)程中，可以借助檔案達(dá)標(biāo)管理模式，重視檔案管理信息工作的指導(dǎo)與培訓(xùn)工作，充分利用辦公自動化系統(tǒng)，建立起公司系統(tǒng)專業(yè)化，系統(tǒng)化的信息平臺，及時對公司系統(tǒng)各單位檔案工作進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控與技術(shù)指導(dǎo)。加強(qiáng)信息技術(shù)人才的引進(jìn)和檔案人員信息技術(shù)知識的培訓(xùn)，提高檔案人員運用信息技術(shù)的能力，引導(dǎo)檔案人員不斷滿足信息化要求，使公司系統(tǒng)檔案信息化工作達(dá)到質(zhì)的飛躍。
【關(guān)鍵詞】綜合檔案室；檔案管理；工作現(xiàn)狀；創(chuàng)新思路
檔案管理是對檔案的實體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計并提供利用服務(wù)的活動總稱，也是國家檔案在企事業(yè)單位的最直接的體現(xiàn)。具體的檔案管理工作非常復(fù)雜，包括對檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、編輯和研究，并為相關(guān)的對象提供檔案的利用服務(wù)。
隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企事業(yè)單位的改革也在不斷地深入進(jìn)行。企事業(yè)單位期待通過轉(zhuǎn)型、重組、重構(gòu)及轉(zhuǎn)制等獲取了新的發(fā)展。為此，對于企事業(yè)單位的運作來說建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度是非常必要的，其在企事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展中具有極為重要的意義，它能夠有效的保證企事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序的運行。檔案工作應(yīng)該以滿足企業(yè)各項活動為證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。事業(yè)單位的檔案管理是包含著非常多方面的，其中包括人才的選拔、考核及單位的其他工作記錄，這些信息的存檔可以讓工作人員通過查看檔案就可以得到相應(yīng)的信息，更便于下一步工作進(jìn)展實施。
1.公司檔案管理工作現(xiàn)狀
廣州白云山光華制藥股份有限公司是一家有著百年歷史的老國有控股企業(yè)，沿革于1912年唐拾義藥廠。在百年歷史發(fā)展進(jìn)程中，光華人始終秉承“以科技創(chuàng)造領(lǐng)先，以質(zhì)量鑄就品牌”理念，堅持追求“和諧進(jìn)取，傳承歷史，以人為本，強(qiáng)調(diào)誠信和責(zé)任，實現(xiàn)員工、股東與社會價值共同提高”的企業(yè)核心價值觀。光華在飛速發(fā)展中，領(lǐng)導(dǎo)也十分重視檔案工作的延續(xù)性。由1992年實行檔案綜合管理后實現(xiàn)了文書、會計、科技、實物、音像等各種門類、載體檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理工作于1999年升為省級企業(yè)單位檔案管理，檔案部門能夠提供綜合性、整體性的檔案信息，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。
1.1檔案基礎(chǔ)設(shè)施完備
公司檔案室設(shè)置于公司辦公區(qū)，面積為107平方米，庫房與閱讀室、辦公室分開。庫房設(shè)檔案存放密集架18列，配備滅火器、吸塵器、空調(diào)等基礎(chǔ)設(shè)施，鐵窗防盜門、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施；為檔案管理人員配備了計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備通過辦公室隨時可以調(diào)用，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要；檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、文件資料匯編等全部使用計算機(jī)打印，文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，檔案未出現(xiàn)過霉變、褪色、污損蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象，也從沒出現(xiàn)過檔案失密、泄密、侵權(quán)等案件，做到檔案安全保存。目前，載至2013年底，綜合檔案室存放文書類檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、人員檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案共18002卷。
1.2檔案管理體系完善
領(lǐng)導(dǎo)高度重視。公司高度重視檔案管理工作，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以公司黨委書記主管、公司辦公室負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助配合的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。公司檔案堅持集中統(tǒng)一管理，實行了綜合管理。公司將檔案管理列入到年度工作計劃，認(rèn)真組織實施。平時領(lǐng)導(dǎo)定期檢查，及時解決工作過程中的實際困難和問題，保證了檔案管理工作規(guī)范、有序地進(jìn)行。
組織結(jié)構(gòu)完善。公司綜合檔案室隸屬于公司辦公室，對全公司文書、科技檔案等實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理，行使對檔案的收集、整理、保管、利用和對全公司各部門檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督檢查兩種職能。檔案工作管理部門配備了專、兼職檔案管理人員各一名。上年度，科技兼職檔案管理人員變動較大，設(shè)備檔案管理人員和產(chǎn)品檔案管理人員是新入門的，從沒有接觸過檔案工作，為了使她們能盡快掌握立卷工作，把積下來的檔案資料立成檔案案卷，以方便查找。綜合檔案室人員以老帶新，親自教她們?nèi)绾问占瘷n案資料進(jìn)行整理、立卷、歸檔及如何操作檔案管理系統(tǒng)軟件?，F(xiàn)在她們基本能按照檔案要求進(jìn)行立卷。
管理制度健全。為實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，公司按照國家《企業(yè)檔案工作規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，貫徹執(zhí)行《廣藥集團(tuán)公司檔案文件材料歸檔辦法》等檔案工作的有關(guān)規(guī)定、辦法和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我司檔案管理工作的實際情況，建立健全了一整套《廣州白云山光華制藥股份有限公司檔案管理制度匯編》，內(nèi)容如《檔案管理細(xì)則》、《檔案管理辦法》、《檔案工作程序與標(biāo)準(zhǔn)》、《企業(yè)檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案保管制度》、《檔案室及檔案人員職責(zé)范圍》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔范圍及整理要求，使各相關(guān)部門對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，有章可循。并嚴(yán)格將檔案管理的各項制度落到實處，使檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置更加明確，職責(zé)更加清晰，使檔案安全存放、科學(xué)利用、嚴(yán)守機(jī)密有了制度保障，為規(guī)范有序科學(xué)高效地開展機(jī)關(guān)檔案工作奠定了良好的基礎(chǔ)。
2.檔案管理工作的發(fā)展思路
光華有著較好的檔案管理工作基礎(chǔ)，但是隨著社會的發(fā)展，企業(yè)發(fā)展模式為了適應(yīng)社會的需要也正在慢慢地轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變也相應(yīng)地給企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求。企業(yè)檔案不僅是企業(yè)的管理工具，更是企業(yè)的戰(zhàn)略資源。如何使企業(yè)的檔案管理工作適應(yīng)新的形勢，助推企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提升企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的質(zhì)量和效益，為企業(yè)做大做強(qiáng)提供有力的信息支撐，正是企業(yè)檔案管理工作面臨的一個重要課題。在新的發(fā)展形勢下，檔案管理工作需要克服和改變陳舊落后的觀念和行為，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，樹立正確的工作效益觀，不斷創(chuàng)新和提高管理效率，提高檔案的利用價值。
2.1搞好企業(yè)檔案管理工作的關(guān)鍵是提高人員的素質(zhì)
一個好的企業(yè)要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，靠的是信譽(yù)與質(zhì)量，質(zhì)量的優(yōu)劣靠的是企業(yè)管理，企業(yè)管理的好壞與領(lǐng)導(dǎo)決策、市場信息、職工素養(yǎng)有著直接的關(guān)系，這個關(guān)系處理的好，將推動企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)的發(fā)展促進(jìn)了管理水平的提高，必將形成大量的檔案資料，如技術(shù)資料、工程圖紙、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等等，這些檔案資料在企業(yè)經(jīng)營中起著巨大的信息支撐作用，特別是當(dāng)前面臨著市場激烈競爭，檔案信息資源更是企業(yè)發(fā)展的有力依據(jù)。因此，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低、能力水平的大小，決定了企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)劣。提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是新形勢下提升企業(yè)管理工作水平的需要，也是檔案工作科學(xué)發(fā)展的需要。
2.1.1積極引導(dǎo)員工快樂幸福工作，促進(jìn)檔案管理人員身心健康
檔案工作相對其他職業(yè)來說，各工作環(huán)節(jié)、操作程序化明顯受條例、規(guī)則限制，長期跟文件、資料、檔案、電腦打交道，工作瑣碎、單調(diào)、枯燥，重復(fù)性較強(qiáng)，缺乏新鮮感和挑戰(zhàn)性，個人能力得不到發(fā)揮，時間長了，難免有失落感。所以企業(yè)單位要把實現(xiàn)檔案管理人員快樂工作、幸福生活作為管理目標(biāo)之一。讓檔案管理人員在工作中獲得幸福感和滿足感，使其熱愛企業(yè)，心甘情愿為檔案管理事業(yè)發(fā)展奉獻(xiàn)自己的忠誠與才能。
2.1.2提高檔案管理人員的專業(yè)水平
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案管理工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。應(yīng)該盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，要經(jīng)常安排檔案管理人員外出學(xué)習(xí)交流和調(diào)研，取長補(bǔ)短，將他人好的經(jīng)驗和做法運用到本單位的工作中，不斷提高自己的專業(yè)水平，做好企業(yè)檔案管理工作。
根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》要求對其及時予以規(guī)范記錄,爭取做到可研有批復(fù)、開工有報告、變更有記錄、進(jìn)場有記錄及檢驗報告、驗收有依據(jù)、資料前后對照有標(biāo)準(zhǔn),每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時、到位。但是在具體工作中，有些卻疏于管理規(guī)范，導(dǎo)致后果比較嚴(yán)重，往往存在補(bǔ)記錄、補(bǔ)資料的現(xiàn)象。例如：我市某些工程重視工程形象進(jìn)度，卻忽視了檔案工作，等到工程結(jié)束辦理竣工驗收手續(xù)時，才投入人力、物力搞突擊，造成檔案資料質(zhì)量差，準(zhǔn)確性、真實性、完整性達(dá)不到規(guī)范要求，無法及時移交檔案館，直接影響到日后工作的利用。
及時對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高工作質(zhì)量檔案人員素質(zhì)不高，是造成工程檔案管理不到位的根本原因。堅持從檔案資料形成的“源頭”抓起，做好前段控制，做好“集中統(tǒng)一管理”。開工前必須及早對企業(yè)檔案管理人員及有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn),樹立檔案思想,針對檔案管理人員水平參差不齊的問題，采取跟班學(xué)習(xí)方法，進(jìn)行檔案收集、立卷實物操作培訓(xùn)，所有資料員都經(jīng)過培訓(xùn)學(xué)習(xí)后才能上崗，從而保證了檔案工作人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)要求，這樣才能保證資料收集齊全并且質(zhì)量較好。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)資料監(jiān)控，樹立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念在實際工作中應(yīng)當(dāng)多學(xué)習(xí)如何收集資料，從源頭上收集時保證文件材料齊全、合格，在哪一階段需要形成哪些檔案資料，對資料的內(nèi)容做到心中有數(shù)。比如：車間的設(shè)備及工藝流程資料應(yīng)當(dāng)如何歸檔，土建工程應(yīng)當(dāng)如何歸檔。我市一家經(jīng)營棉紡織工業(yè)加工的私企，運行期間開發(fā)的產(chǎn)品獲得了專家認(rèn)可，創(chuàng)立了企業(yè)的品牌，后因一些原因?qū)е缕髽I(yè)破產(chǎn)，別家公司接手時需要接手原企業(yè)所有的設(shè)備及運行期開發(fā)的設(shè)備工藝流程，可原企業(yè)因生產(chǎn)運行期間對于產(chǎn)品的檔案資料收集及整理缺乏意識，導(dǎo)致重要資料流失，設(shè)備說明書不全，不但在經(jīng)濟(jì)上效益上損失了很多，且對于領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勤汗水這都是難以用金錢買到的。
加強(qiáng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、建立工作機(jī)制根據(jù)企業(yè)工程項目的特點和檔案管理要求，設(shè)置相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備檔案管理者及專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)。應(yīng)當(dāng)規(guī)定兼職檔案人員負(fù)責(zé)資料的收集、整理以及組卷，定期移交檔案室，專職檔案人員負(fù)責(zé)督促，并且業(yè)務(wù)指導(dǎo)和質(zhì)量把關(guān)，企業(yè)主管檔案負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對檔案文件材料內(nèi)容的審核。在工程各個階段，將獎懲機(jī)制納入其中，對按要求完成檔案工作的人員和沒有完成工作任務(wù)的人員，在經(jīng)濟(jì)上或者晉級上獎勵分明，鼓勵他們進(jìn)一步做好檔案工作。
本文作者：崔莉工作單位：新疆農(nóng)一師阿拉爾市檔案館
[關(guān)鍵詞]檔案管理；意識；創(chuàng)新
企業(yè)檔案是企業(yè)的歷史記錄和重要的信息資源，目前，以科技領(lǐng)先，信息開到的市場經(jīng)濟(jì)體制賦予了企業(yè)檔案新的機(jī)遇和價值，筆者結(jié)合自己的實際工作，就如何通過法律意識、參與意識、服務(wù)意識、創(chuàng)新意識，使檔案工作抓住這個重大的發(fā)展機(jī)遇，在振興企業(yè)發(fā)展中找準(zhǔn)自己的位置，融入企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)談幾點認(rèn)識。
一、強(qiáng)化檔案的法律意識
社會主義市場經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，企業(yè)檔案是企業(yè)行為的真實歷史記錄，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的依據(jù)，是各類經(jīng)濟(jì)活動的憑證，是科學(xué)研究的可靠資料，它對維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、經(jīng)濟(jì)利益、維護(hù)社會主義市場經(jīng)濟(jì)秩序，有著不可代替的作用?！稒n案法》是我國檔案事業(yè)的重要保證，只有堅持不懈地，廣泛深入地開展法制宣傳教育，借助廣播，電視，網(wǎng)絡(luò)等多種媒體進(jìn)行宣傳《檔案法》，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工樹立和增強(qiáng)檔案意識和法律觀念，才能使《檔案法》得到有效實施。例如：我公司為了增強(qiáng)員工的檔案意識，每年都組織員工進(jìn)行《檔案法》、《保密法》知識考試，還組織部分員工和新進(jìn)人員到檔案局進(jìn)行學(xué)習(xí)，強(qiáng)化了員工的法律意識，為企業(yè)檔案納入規(guī)范化管理軌道，創(chuàng)造了良好的氛圍，使企業(yè)檔案工作在法治軌道上健康發(fā)展。
二、強(qiáng)化檔案的參與意識
企業(yè)的檔案職能應(yīng)積極主動地服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營等活動，了解需求，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，特別對于企業(yè)的基建、科研、設(shè)計等工作更要全程動態(tài)服務(wù)，這樣既能保證檔案收集齊全，也能及時了解需求，提供必要服務(wù)。檔案人員也要轉(zhuǎn)變觀念，由過去被動“等、靠”意識轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥姆?wù)行為。檔案管理要深入基層、深入現(xiàn)場，主動到各業(yè)務(wù)部門收集歸檔材料，經(jīng)常督促有關(guān)人員及時補(bǔ)辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料，協(xié)助各業(yè)務(wù)部門制定檔案資料的歸檔范圍，在企業(yè)基建竣工、新產(chǎn)品定型、科研成果鑒定、設(shè)備開箱驗收時檔案人員都要參加，確保檔案資料的完整，加強(qiáng)檔案形成的前期控制，豐富和完善檔案的庫存。
三、強(qiáng)化檔案的服務(wù)意識
“開發(fā)信息資源，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)”，這是新形勢下檔案工作的指導(dǎo)思想，也是檔案工作的發(fā)展方向。檔案工作是服務(wù)性工作，如何最大程度地發(fā)揮檔案的利用效率和效益，是整個檔案工作的出發(fā)點，也是檔案工作的歸宿。企業(yè)要振興，要持續(xù)發(fā)展，不但要收集各類市場信息為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，而且更要從企業(yè)檔案資料中獲取更有價值的信息，做好檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定這五個環(huán)節(jié)的工作的基礎(chǔ)上，利用豐富的檔案資源編研開發(fā)具有可行性、實用性、針對性的檔案信息，全方位、多層次為企業(yè)提供決策依據(jù)和信息情報，以提高服務(wù)水平。這些年來，我公司努力強(qiáng)化檔案部門的服務(wù)意識，使檔案工作始終堅持與企業(yè)改革發(fā)展思想同心、目標(biāo)同向、工作同步，切實發(fā)揮檔案管理的職能作用，在2008年，公司開發(fā)研制了電子信息檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了電子檔案在公司內(nèi)部局域網(wǎng)上進(jìn)行歸檔，實現(xiàn)了圖紙資料、生產(chǎn)計劃編研、圖紙復(fù)制制動化系統(tǒng)，實現(xiàn)了授權(quán)范圍內(nèi)的信息共享，該系統(tǒng)的投入運行，不但提高了工作效率，方便了用戶，而且標(biāo)志著檔案管理工作發(fā)生了質(zhì)的變化。
四、強(qiáng)化檔案的創(chuàng)新意識
隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，數(shù)字化電子文件的形成，收集、整理、簽訂、保管、統(tǒng)計利用正逐步納入企業(yè)檔案管理體系中，檔案部門應(yīng)根據(jù)計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的科研發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合檔案管理的原則，實施“從兩方面入手，分兩階段完成”的現(xiàn)代化發(fā)展步驟。
“從兩方面入手”是指一方面要依據(jù)國家《檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)》、《中國檔案分類法》等國家、行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對紙類檔案數(shù)字化的計算機(jī)前處理工作，利用企業(yè)局域網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)網(wǎng)上瀏覽、檢索、交流互動等服務(wù)功能，使經(jīng)過授權(quán)訪問的各部門都能方便通過網(wǎng)絡(luò)了解檔案、利用檔案，提高了工作效率和工作質(zhì)量，同時也使企業(yè)技術(shù)信息資源得到了有效的保護(hù)。另一方面就是著手建立庫存檔案數(shù)據(jù)庫，把現(xiàn)有的檔案按照原有的檔案方式組織分類，定期通過掃描儀輸入到計算機(jī)，經(jīng)過凈化、裁剪、拼接、修改，存儲壓縮處理后，存入光盤，同時也可以將設(shè)計人員新設(shè)計的數(shù)字化圖紙及文件資料通過網(wǎng)絡(luò)存入光盤，經(jīng)過授權(quán)的用戶可以隨時對數(shù)據(jù)庫內(nèi)容進(jìn)行檢索、瀏覽，并能使設(shè)計人員能在舊圖紙設(shè)計基礎(chǔ)上采用光柵矢量混合技術(shù)，提高設(shè)計速度，達(dá)到計算機(jī)輔助設(shè)計的目的。
關(guān)鍵詞 檔案管理 理念 建設(shè) 能力
“十三五”開局之年，公司檔案工作有新的要求和規(guī)定，要求檔案管理工作上臺階、上水平，達(dá)到國家A級標(biāo)準(zhǔn)，是公司檔案發(fā)展的新起點。公司已先后將檔案工作納入到企業(yè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃，納入各經(jīng)營單位第一責(zé)任人的績效考核當(dāng)中，列入公司年度工作計劃并進(jìn)行了布置?？梢姡瑱n案工作服務(wù)于公司經(jīng)營管理的重要作用越來越明顯。如何適應(yīng)公司規(guī)模發(fā)展的需要，找準(zhǔn)檔案工作的著力點，需要不斷思考和探討。
一、檔案工作要堅持四種理念
隨著公司經(jīng)營規(guī)模的快速發(fā)展，加強(qiáng)企業(yè)基礎(chǔ)管理和制度化建設(shè)已成為“十三五”發(fā)展規(guī)劃的目標(biāo)和工作重點。檔案工作必須與時俱進(jìn)，堅持科學(xué)的理念，努力把握工作的主動權(quán)。
一是堅持首要抓好抓緊公司檔案資源建設(shè)的理念。檔案資源建設(shè)是檔案工作基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，是一切檔案利用、服務(wù)、開發(fā)及數(shù)字化工作的前提，是企業(yè)信息資源的重要組成部分。當(dāng)前，檔案工作應(yīng)遵循公司各類檔案資料形成的基本規(guī)律，結(jié)合公司經(jīng)營管理的實際需要積極向前推進(jìn)。一方面要按照“抓重點市場和重大項目、注重實效”原則，對近期或正在形成的檔案的進(jìn)行有效管理和利用；另一方可采取檔案征集、對歷史檔案資料進(jìn)行專項搶救等有效措施，開展檔案資源建設(shè)，豐富公司檔案室藏。只有通過將凡是涉及企業(yè)需要利用的檔案、凡是對公司經(jīng)營發(fā)展有利的資料，都納入檔案資源建設(shè)管理體系，才能真正做到“拿得出、用得上、不誤事”。
二是堅持科技促進(jìn)的理念。當(dāng)今時代，信息先導(dǎo)，傳統(tǒng)工作經(jīng)過信息化的重塑已經(jīng)展示出更大的活力，檔案資源建設(shè)與管理在信息化浪潮中必將拓展出更達(dá)的應(yīng)用空間。要通過進(jìn)一步推動檔案存儲數(shù)字化、管理自動化及利用網(wǎng)絡(luò)化等科技手段，將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化成電子信息，才能進(jìn)一步推動公司檔案工作的開展。
三是強(qiáng)化服務(wù)公司經(jīng)營管理的理念。要從踐行科學(xué)發(fā)展的高度出發(fā)，主動增強(qiáng)服務(wù)意識，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，充分發(fā)揮檔案工作優(yōu)勢，為完成公司的中心任務(wù)提供檔案支撐，在服務(wù)企業(yè)大局中發(fā)揮獨特作用；不斷拓展檔案的服務(wù)功能，使檔案成為公司經(jīng)營管理的得力助手；通過對檔案的整合、加工、編研，從大量的檔案信息匯總篩選出最有價值的資料，為企業(yè)需求提供更多的“增值服務(wù)”。
四是加強(qiáng)著眼于未來的理念。當(dāng)前檔案工作處于建立完善階段，許多發(fā)展過程中形成的問題沒有得到良好的解決，檔案工作由于受主觀及客觀條件制約而發(fā)展不夠完美，因此創(chuàng)新檔案工作要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在做好現(xiàn)實工作的基礎(chǔ)上力求完美發(fā)展和新的突破。
二、檔案工作要推進(jìn)“三化”建設(shè)
遵循檔案形成規(guī)律，發(fā)揮檔案的證據(jù)和憑證作用，積極開展檔案管理規(guī)范化、數(shù)字化、分類化工作，主動服務(wù)公司經(jīng)營發(fā)展，提高服務(wù)效率和服務(wù)水平。
一是要加強(qiáng)規(guī)范化管理。隨著公司檔案資源建設(shè)步伐的加快，各單位檔案工作即將陸續(xù)開展，按照標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范整理公司各類檔案，是提高公司基礎(chǔ)管理的需要，是貫徹執(zhí)行國家、股份公司檔案規(guī)范性文件的需要，也是優(yōu)化檔案工作目標(biāo)考核，促進(jìn)檔案工作健康開展的需要。要在結(jié)合公司主營業(yè)務(wù)和企業(yè)管理的前提下，盡快完善、健全檔案工作的各項規(guī)章制度和管理辦法，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)收集、整理公司的各類檔案，才能切實提高公司的檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)公司檔案工作健康、持續(xù)開展。
二是推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。數(shù)字化檔案較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有自動采集、存儲安全、管理科學(xué)、利用便捷等優(yōu)勢。要在公司機(jī)關(guān)室藏檔案已全部實現(xiàn)目錄檢索、部分文書檔案全數(shù)字化的前提下，根據(jù)公司信息化建設(shè)的總體安排，按照逐步推進(jìn)的原則，盡快在“十二五”期間達(dá)到文書檔案和聲像檔案的全數(shù)字化、部分重要基建檔案全文數(shù)字化。
三是提高檔案細(xì)致分類化工作。分類化檔案具有分類清晰、便于查閱、細(xì)化管理等特點。要在公司檔案室形成公司各個方面成果的系列檔案。例如，科技開發(fā)、安全質(zhì)量、物資設(shè)備、法律成果、人力資源、社會榮譽(yù)等。要每五年形成系列成果檔案，提高公司的基礎(chǔ)管理能力。
三、檔案管理人員隊伍要加強(qiáng)三個建設(shè)
一是完善職能，形成專兼結(jié)合的檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)。對機(jī)關(guān)和所屬各項目，應(yīng)按照“精干、高效、有利于工作開展”的原則，結(jié)合各項目的實際情況，健全或完善檔案工作機(jī)構(gòu)，明確相應(yīng)的專兼職檔案人員崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)定期或即時向檔案機(jī)構(gòu)移交聲像材料。檔案機(jī)構(gòu)要定期到各有關(guān)業(yè)務(wù)部門和各項目進(jìn)行檢查指導(dǎo)，督促其把本部門、本單位形成的各類檔案材料移交到檔案機(jī)構(gòu)，保證檔案管理工作的順利開展。
二是保持專兼職檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定。專業(yè)檔案人員是開展檔案工作的根本，穩(wěn)定的專兼職檔案人員是推動檔案工作的保證。所屬各項目應(yīng)結(jié)合本項目經(jīng)營管理需要，配齊配強(qiáng)專兼職檔案管理人員，保證檔案收集、整理、歸檔工作順利完成。
三是開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的工作技能。抓好專兼職檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，是提高管理水平的基本環(huán)節(jié)。要組織在崗的專兼職人員學(xué)習(xí)檔案的基本知識、基礎(chǔ)理論，組織學(xué)習(xí)檔案的管理知識等，有效提高檔案的歸檔質(zhì)量。
四、檔案人員要提高四種能力
檔案工作是為時歷史、為企業(yè)文明傳薪火的崇高事業(yè)。專（兼）職檔案人員除應(yīng)具備基本的職業(yè)道德之外，應(yīng)努力成為檔案工作的行家里手。要圍繞“收齊、管好、用活”檔案資源，不斷提高專（兼）職檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)。
一是提高對檔案的鑒別能力。檔案的本質(zhì)表現(xiàn)為人類有意識控制的憑證信息。提高專兼職檔案人員對各類檔案的鑒別能力，是檔案專兼職檔案人員最基本、最重要的能力要求。一方面，何為檔案，必須經(jīng)過鑒定后才能接收、收齊。另一方面如何優(yōu)先提供利用，也需要鑒別，才能及時提供有效服務(wù)。只有具備較高的檔案鑒別能力，才能收好、用好、管好檔案。
二是提高管控能力。管好檔案，是各單位專兼職檔案人員的重要職責(zé)。對本單位、部門的各類檔案進(jìn)行有效管理，要求專兼職檔案人員必須養(yǎng)成細(xì)致的工作習(xí)慣，對于經(jīng)本人鑒別、收集、借閱的檔案，應(yīng)當(dāng)做到心中有數(shù)，增強(qiáng)安全管理檔案的警惕性，確保檔案的使用和保管安全。
三是提高檔案管理的科研能力。用好、用活檔案，是檔案工作的主要目的。要著力把蘊(yùn)藏在公司檔案資源中的管理、決策、技術(shù)和文化等潛在的價值開發(fā)、利用出來，才能切實增強(qiáng)服務(wù)企業(yè)的效能，才能實現(xiàn)檔案的增值作用。
四是提高溝通協(xié)調(diào)能力。檔案工作具有工作環(huán)境相對封閉性，工作位置后端性和檔案作用漸顯性的特點。專兼職檔案人員不但要耐得住寂寞，還應(yīng)主動走出來，通過與系統(tǒng)內(nèi)檔案工作搞得好的單位交流，學(xué)習(xí)人家的先進(jìn)經(jīng)驗；通過參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)與系統(tǒng)外專業(yè)人員的聯(lián)系，了解檔案工作的新方法、新趨勢；通過主動征集本單位、部門的檔案資料，提高溝通協(xié)調(diào)能力，從而走出封閉的工作環(huán)境，使檔案工作變末端為前沿，更好地服務(wù)于公司的中心工作。
（作者單位為中鐵建大橋局集團(tuán)電氣化工程有限公司）