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【關(guān)鍵詞】 經(jīng)濟(jì)合同； 管理； 財務(wù)監(jiān)管； 銷售合同
市場經(jīng)濟(jì)是契約經(jīng)濟(jì)。企業(yè)在經(jīng)營活動中與客戶簽訂各種經(jīng)濟(jì)合同，不斷行使合同權(quán)利與履行合同義務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，這是企業(yè)運(yùn)行的主線。對經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)建立良好的財務(wù)監(jiān)管控制規(guī)范，不但對企業(yè)財務(wù)部門準(zhǔn)確核算經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、出具真實(shí)準(zhǔn)確的財務(wù)報表具有重要意義，更是財務(wù)管理實(shí)務(wù)工作的重要內(nèi)容，具體實(shí)現(xiàn)財務(wù)對經(jīng)濟(jì)事項的事前、事中、事后管理。因此，企業(yè)的財務(wù)部門應(yīng)尋求各種渠道，主動參與經(jīng)濟(jì)合同的管理，維護(hù)財務(wù)在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過程中的知情權(quán)，發(fā)揮財務(wù)管理在企業(yè)管理中的核心作用。
目前在企業(yè)管理實(shí)務(wù)中，許多企業(yè)財務(wù)部門對經(jīng)濟(jì)合同的簽定、執(zhí)行與結(jié)算過程監(jiān)管缺失，財務(wù)人員在事后被動地接受業(yè)務(wù)部門傳來的結(jié)算單據(jù)，依據(jù)自己對結(jié)算單據(jù)的理解進(jìn)行核算，甚至沒有真實(shí)經(jīng)濟(jì)合同的備案資料，這種經(jīng)濟(jì)信息傳遞過程中的不準(zhǔn)確、不及時，導(dǎo)致財務(wù)人員對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)不了解、對經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行情況不掌握，使財務(wù)數(shù)據(jù)失真，財務(wù)核算嚴(yán)重滯后，使出具的財務(wù)報表與真實(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)脫節(jié)。這樣的財務(wù)數(shù)據(jù)既不能給企業(yè)經(jīng)營管理者提供有用的決策支持，也不能為投資者提供有價值的投資信息，這是對現(xiàn)行新會計準(zhǔn)則的嚴(yán)重背離，也是企業(yè)財務(wù)工作者的失職。
要改變這種現(xiàn)狀，既需要財務(wù)人員不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力改變財務(wù)工作環(huán)境，更取決于企業(yè)管理者改變經(jīng)營管理理念，充分認(rèn)識到財務(wù)控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分。在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)作流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)置財務(wù)控制，決策過程中應(yīng)更多地進(jìn)行財務(wù)數(shù)據(jù)的分析。在企業(yè)管理中以財務(wù)管理為核心。當(dāng)前我國正在實(shí)施的新企業(yè)會計準(zhǔn)則，要實(shí)現(xiàn)的一個目標(biāo)，就是在財務(wù)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)國際趨同。實(shí)現(xiàn)新準(zhǔn)則，首先需要改變的是財務(wù)人員與企業(yè)管理者對財務(wù)管理的作用的認(rèn)識，否則新企業(yè)會計準(zhǔn)則的實(shí)施只能照貓畫虎。財政部于2007年印發(fā)了《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范（征求意見稿）》，這份被業(yè)內(nèi)人士稱為中國版“COSO（內(nèi)部控制框架）與《薩班斯-奧克斯利法案》合體”的內(nèi)控規(guī)范，在具體準(zhǔn)則中對合同控制規(guī)范作了較全面的闡述。
筆者認(rèn)為，財務(wù)部門如何在企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的管理過程中發(fā)揮其監(jiān)管的職能作用應(yīng)主要從以下幾個方面著手。
一、財務(wù)對經(jīng)濟(jì)合同管理過程中的環(huán)節(jié)控制
（一）經(jīng)濟(jì)合同的簽定
經(jīng)濟(jì)合同的簽定過程，應(yīng)建立授權(quán)與審批制度。業(yè)務(wù)部門與客戶簽定各項合同必須經(jīng)公司授權(quán)、同時經(jīng)相應(yīng)層級審批。未經(jīng)授權(quán)及未經(jīng)審批，無權(quán)簽定合同。
企業(yè)應(yīng)確定不相容崗位的分工。不相容崗位包括：一是合同的談判與審批；二是合同的審批與執(zhí)行。合同審批過程應(yīng)有財務(wù)部門的參與，財務(wù)部門關(guān)注的重點(diǎn)事項包括：
1.標(biāo)的是否符合企業(yè)經(jīng)批準(zhǔn)的經(jīng)營范圍，符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。
2.雙方企業(yè)是否具有履行經(jīng)濟(jì)合同的能力，如企業(yè)資信的可靠性，籌集充裕資金的能力，取得的擔(dān)保是否切實(shí)、可靠等。
3.所涉財務(wù)數(shù)據(jù)是否嚴(yán)密準(zhǔn)確，包括數(shù)量、價款、金額等標(biāo)示準(zhǔn)確；計算方式正確；財務(wù)等有關(guān)附件齊備；符合企業(yè)價格政策、采購政策等有關(guān)規(guī)定。
4.是否符合相關(guān)財稅法律法規(guī)的規(guī)定，如資金來源合法；資金使用合法；結(jié)算方式合法等。
經(jīng)審核同意簽定的合同，應(yīng)當(dāng)由合同管理部門進(jìn)行編號并加蓋單位印章或合同專用章。印章管理部門不得對未經(jīng)審批的合同用印。
（二）已簽定合同的備案
合同簽定后，承辦部門應(yīng)當(dāng)及時將合同副本送合同管理部門及財務(wù)部門備案。發(fā)生變更或達(dá)成解除協(xié)議的，應(yīng)重新審批并及時報合同管理部門及財務(wù)部門備案。合同正本由承辦部門負(fù)責(zé)履行、保管，合同履行完畢應(yīng)按有關(guān)要求及時歸檔。
（三）合同的履行
財務(wù)部門對送存?zhèn)浒傅慕?jīng)濟(jì)合同應(yīng)嚴(yán)密關(guān)注其實(shí)際履行情況，針對不同合同建立不同的收益成本核算體系，制定有效的費(fèi)用管理控制辦法。按不同項目建立明細(xì)分類賬，做到核算清晰、準(zhǔn)確。
財會部門根據(jù)合同條款審核執(zhí)行結(jié)算業(yè)務(wù)。凡未按合同條款履約的，或驗收未通過的業(yè)務(wù)，財會部門有權(quán)拒絕付款。
在會計期末應(yīng)根據(jù)合同的不同性質(zhì)、區(qū)分是否履行完畢的合同及時確認(rèn)收入，同時依據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制原則及配比制原則歸集費(fèi)用，結(jié)轉(zhuǎn)成本。
（四）建立合同管理及保密制度
送存?zhèn)浒傅慕?jīng)濟(jì)合同，作為重要的財務(wù)檔案應(yīng)指定專人保管，同時提高財務(wù)人員職業(yè)道德修養(yǎng)水平，嚴(yán)禁以任何形式泄露合同在訂立和履行過程中涉及的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。
二、對經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)管必須與企業(yè)其他管理體系相結(jié)合
對經(jīng)濟(jì)合同的管理不是一個簡單獨(dú)立事項，同時必須有其他相關(guān)內(nèi)部管理政策的支持才能達(dá)到預(yù)期效果。企業(yè)管理本身就是一個相互關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)工程，單純強(qiáng)調(diào)某一方面往往使管理失衡，進(jìn)而影響全盤。在討論財務(wù)對經(jīng)濟(jì)合同的管理過程中，如果合同簽定部門、執(zhí)行部門、合同審批人員，對合同的管理控制沒有調(diào)整到位，那么財務(wù)的監(jiān)管就如同空中樓閣，失去了管理的基礎(chǔ)和存在的理由。
三、企業(yè)財務(wù)部門對銷售合同的監(jiān)管
下面以企業(yè)簽定的銷售合同為例探討財務(wù)及其它部門如何共同履行其對合同的監(jiān)管職能。
要實(shí)現(xiàn)財務(wù)對銷售合同的監(jiān)管職能，首先企業(yè)應(yīng)制定銷售定價政策，建立售價控制制度。同時企業(yè)還應(yīng)建立應(yīng)收賬款管理體制，制定客戶信用管理政策。
（一）制定銷售定價政策，加強(qiáng)對產(chǎn)品價格的控制
企業(yè)應(yīng)以產(chǎn)品成本核算為基礎(chǔ)，根據(jù)市場需求與競爭情況，結(jié)合企業(yè)產(chǎn)品營銷策略等因素制定銷售定價政策，包括產(chǎn)品價目表（應(yīng)包括浮動范圍、執(zhí)行期間等信息），折扣政策、收款政策等。銷售定價政策作為企業(yè)核心決策方案應(yīng)經(jīng)企業(yè)高層審批，經(jīng)審批確定的政策文件送業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門備案，企業(yè)應(yīng)依據(jù)市場變化定期對現(xiàn)行定價進(jìn)行評估、修正與重新審批，價格政策一經(jīng)確定后就要求業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格執(zhí)行。
（二）建立客戶信用管理政策
對于任何存在賒銷的企業(yè)來說，客戶信用評估和授信既是信用管理工作的開始，也是信用管理者運(yùn)用專業(yè)能力最多、投入精力最大的工作，是企業(yè)客戶信用風(fēng)險管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)定期組織（或至少每年）相關(guān)部門對客戶資信情況進(jìn)行評估，就不同的客戶明確信用額度、回款期限、折扣標(biāo)準(zhǔn)、失信情況應(yīng)采取的應(yīng)對措施等做出規(guī)范。評估過程應(yīng)有財務(wù)部門的參與。對評估確定的賒銷客戶的名稱、批準(zhǔn)賒銷額度等信息應(yīng)送業(yè)務(wù)部門及財務(wù)備案。
與客戶簽定賒銷合同時，賒銷額度應(yīng)控制在批準(zhǔn)的額度范圍內(nèi)。
（三）對簽定銷售合同的授權(quán)與審批
銷售合同應(yīng)區(qū)分現(xiàn)金銷售合同與賒銷合同，執(zhí)行不同的授權(quán)審批程序。簽定不同金額的銷售合同須由公司不同級別的經(jīng)授權(quán)人員談判確認(rèn)，并經(jīng)公司不同級別的領(lǐng)導(dǎo)審批。
對現(xiàn)銷合同財務(wù)部門需要審核的重點(diǎn)事項包括合同標(biāo)的是否符合本企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，是否有足夠的資金支持，合同定價是否符合本企業(yè)價格政策等，不需要對客戶信用情況進(jìn)行評估。合同執(zhí)行過程中應(yīng)堅持款到發(fā)貨。
對賒銷客戶及賒銷訂單，財務(wù)部門除審核現(xiàn)銷合同需審核的項目外，還需依據(jù)已備案的客戶信用評估資料及連續(xù)的應(yīng)收賬款管理情況確定賒銷額度是否合理，對不符合公司賒銷信用條件的客戶，不得簽定賒銷合同。賒銷合同應(yīng)明確注明收款方式、收款期限及未能按期收到貨款的違約責(zé)任。貨物發(fā)出后及時記錄應(yīng)收賬款。
（四）已簽定銷售合同的備案
已簽定的銷售合同副本送合同管理部門及財務(wù)部門備案。合同正本由業(yè)務(wù)部門保管并具體執(zhí)行，合同執(zhí)行完畢應(yīng)通知合同管理部門及財務(wù)部門，并及時歸檔。
（五）應(yīng)收賬款的管理
賒銷行為發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按賒銷合同收款期限及時向客戶催收貨款，催收記錄（包括往來函電）要妥善保存。財務(wù)部門對逾期應(yīng)收款項及時向業(yè)務(wù)部門進(jìn)行通報。
對于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定計提壞賬準(zhǔn)備。對確定發(fā)生的各項壞賬，應(yīng)當(dāng)查明原因，明確責(zé)任，并在履行審批程序后做出會計處理。已核銷的壞賬應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備查登記，做到賬銷案存。已核銷的壞賬又收回時應(yīng)當(dāng)及時入賬，防止形成賬外款。
（六）銷售發(fā)貨及開具銷售發(fā)票
銷售部門應(yīng)當(dāng)按照經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同向庫房下達(dá)銷售發(fā)貨單，通知庫房發(fā)貨，同時編制發(fā)票通知單連同出庫單一同送達(dá)財務(wù)部門，銷售發(fā)貨單及發(fā)票通知單上應(yīng)注明合同編號，財會部門在開具銷售發(fā)票前對客戶收款情況、信用情況及實(shí)際出庫記錄進(jìn)行審查無誤后，向客戶開具銷售發(fā)票。
四、結(jié)論
目前，在國內(nèi)的很多企業(yè)管理實(shí)務(wù)中，財務(wù)部門的合同監(jiān)管作用受到多方面的抑制和約束。財務(wù)核算水平較低、財務(wù)管理缺失，嚴(yán)重制約著企業(yè)規(guī)范化管理。應(yīng)以提高企業(yè)中經(jīng)濟(jì)合同的財務(wù)監(jiān)管職能作為一個切入點(diǎn)，完善與其關(guān)聯(lián)的其他配套管理體系，以提升整個企業(yè)的內(nèi)部管理水平，進(jìn)而保證財務(wù)部門出具真實(shí)準(zhǔn)確的財務(wù)報告，使經(jīng)營者與投資者對財務(wù)報告數(shù)據(jù)的有用性有所期待，得以滿足。
【參考文獻(xiàn)】
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2004年3月，UT斯達(dá)康公司被美國權(quán)威財經(jīng)雜志《福布斯》評為“2003年度全球25名成長最快IT企業(yè)”。UT斯達(dá)康在寬帶、光傳輸、軟交換、3G移動通信系統(tǒng)上的突出表現(xiàn)更是贏得業(yè)界矚目。在瞬息萬變的商業(yè)環(huán)境中，UT斯達(dá)康管理層已深深的意識到：只有不斷完善自身信息化建設(shè)水平，不斷提高企業(yè)整體的能見度，增強(qiáng)企業(yè)運(yùn)作過程中的靈敏度，這才是今后企業(yè)最大的競爭優(yōu)勢所在。
去年，UT斯達(dá)康內(nèi)部ERP運(yùn)行的過程中，隨著業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)張，現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)不能完全滿足現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展，已成為公司發(fā)展瓶頸。同時，更加嚴(yán)峻的是:全國六大區(qū)域五十多個城市合同的簽訂、履行、管理出現(xiàn)滯后，造成物流部門不能及時配送，培訓(xùn)部門不能及時合理安排課程和調(diào)配師資，售后服務(wù)不及時……新的問題開始困擾著UT的信息主管部門，電子商務(wù)運(yùn)營體系的啟動迫在眉睫。
看到了問題的迫切性及關(guān)鍵點(diǎn)，2003年UT斯達(dá)康在先后考察了多家廠商的商務(wù)管理解決方案，并進(jìn)行多次比較和對比試用之后，最終決定由北京萬維易化系統(tǒng)軟件開發(fā)有限公司和甲骨文這兩家公司聯(lián)合開發(fā)。甲骨文負(fù)責(zé)企業(yè)核心的MRP和財務(wù)，萬維易化負(fù)責(zé)的銷售管理如合同、應(yīng)收款、物流配送、產(chǎn)品配置、售后服務(wù)。
成功的解決方案
在深入研究了UT斯達(dá)康目前的商務(wù)運(yùn)營模式后，萬維易化對UT斯達(dá)康有了準(zhǔn)確的認(rèn)識。當(dāng)時UT斯達(dá)康內(nèi)部的項目合同管理現(xiàn)狀還是以Excel和電子郵件這樣的手工模式為主要交流方式。由于對許多重要的數(shù)據(jù)和文檔沒有系統(tǒng)地管理，從而經(jīng)常造成丟失遺漏的情況。報表一般都需要經(jīng)過繁瑣的人工整理，管理層接到的匯報報表數(shù)據(jù)已不是實(shí)時。通過對UT斯達(dá)康多個部門的調(diào)研，萬維易化針對UT斯達(dá)康銷售合同管理的需求做出總結(jié)并提出了詳細(xì)設(shè)計方案。
依靠擁有豐富的大型軟件項目開發(fā)實(shí)踐經(jīng)驗及憑借先進(jìn)的軟件工程管理理念，萬維易化決定將為UT斯達(dá)康建立一個統(tǒng)一的、基于互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)作的、逐步覆蓋項目合同執(zhí)行所有業(yè)務(wù)的、可擴(kuò)展的商務(wù)管理平臺，使各大區(qū)售前、銷售、商務(wù)、工程、產(chǎn)品服務(wù)、庫房及總部BOD(物流管理中心)、UU大學(xué)(UTStarcom University)、商務(wù)部、庫房等部門能在同一平臺上進(jìn)行資源共享、流程協(xié)調(diào)式工作。從而提高合同執(zhí)行透明度，對每一個銷售合同處理各階段進(jìn)行全程監(jiān)控記錄。使公司管理層能夠集中精力作好資源調(diào)度和宏觀的項目規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)公司資源共享，高效運(yùn)作的目的。
這套商務(wù)管理平臺解決方案功能完善、強(qiáng)大，全面滿足了UT斯達(dá)康的兩大要求:第一，滿足了UT斯達(dá)康各銷售大區(qū)及杭州總部對銷售合同管理的要求;第二，該平臺同時能滿足與Oracle MRP及財務(wù)的接口要求，所有合同信息都能實(shí)時提交至Oracle MRP及財務(wù)。
UT斯達(dá)康商務(wù)管理平臺分為三層管理。第一層是公司管理高層，他們主要制定銷售計劃、下達(dá)銷售任務(wù)，并宏觀監(jiān)控項目和銷售合同的執(zhí)行情況。第二層是各大區(qū)管理層，他們對各大區(qū)內(nèi)的項目規(guī)劃做具體安排，并監(jiān)控執(zhí)行情況。第三層是執(zhí)行人員，主要任務(wù)是執(zhí)行銷售合同各類子項和上傳各類匯報文檔。這樣的規(guī)劃，使UT斯達(dá)康所有的業(yè)務(wù)制定與執(zhí)行，都集中在一個統(tǒng)一的平臺上。從而使管理更加清晰，同時各層管理人員都能及時、準(zhǔn)確、清晰的跟蹤業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況。
在合同處理的業(yè)務(wù)過程中，主要有項目前期、簽訂與執(zhí)行三部分。項目前期的計劃管理和監(jiān)控的重要性甚至超過了合同執(zhí)行。對于UT斯達(dá)康管理層來說，他們不但要求商務(wù)管理平臺能處理銷售簽單后的合同各子項的執(zhí)行，更要求對簽單前的項目也能進(jìn)行管理和監(jiān)控。尤其是項目預(yù)測和費(fèi)用控制這兩個方面。
在沒有建設(shè)電子商務(wù)管理平臺之前，UT斯達(dá)康管理層對項目前期工作的管理非常困難。其原因主要是信息獲取的困難。相關(guān)信息需要層層上遞才能送達(dá)公司高層手中。商務(wù)管理平臺讓這一切都變得輕而易舉。例如在進(jìn)行項目預(yù)測的工作時，所有項目前期資料，都可以以報表匯報形式實(shí)時提交到平臺上。從而公司管理層能夠?qū)︿N售成功的可能性、銷售金額的多少、項目所需產(chǎn)品的提前備貨等等問題做出完善的計劃管理和準(zhǔn)確監(jiān)控。
在這個電子商務(wù)管理平臺上，業(yè)務(wù)運(yùn)作部門通過平臺排出發(fā)貨任務(wù)單，指揮庫房出庫。同時利用商務(wù)管理平臺還能夠?qū)Πl(fā)貨作實(shí)時的跟蹤，銷售大區(qū)可以通過合同號跟蹤每一個合同的發(fā)貨情況。通過在統(tǒng)一平臺上運(yùn)作，業(yè)務(wù)運(yùn)作部門可以看到各大區(qū)提交上來的設(shè)備清單，反過來業(yè)務(wù)運(yùn)作部門的發(fā)貨單及庫房的出庫裝箱單對各大區(qū)來說也是透明的，這樣最大限度地利用信息資源共享，避免通常的電話和E-mail人為的查詢。
令人驚喜的效益
商務(wù)管理平臺為UT斯達(dá)康帶來了巨大變化，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一制度、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一管理流程，所有的合同在網(wǎng)上運(yùn)行，做到了合同集中管理。真正滿足了UT斯達(dá)康各個分公司以及總公司的業(yè)務(wù)運(yùn)作，為全公司的業(yè)務(wù)統(tǒng)一和規(guī)范打下良好的基礎(chǔ)。其次，該平臺對項目與合同處理各階段都能進(jìn)行全過程控制和跟蹤。信息整合涉及項目規(guī)劃、項目計劃、合同簽訂、發(fā)貨執(zhí)行、工程執(zhí)行、培訓(xùn)執(zhí)行、考察執(zhí)行、收款執(zhí)行等業(yè)務(wù)，整合了原來幾個系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)功能。
此外，這一商務(wù)管理平臺，可以重點(diǎn)對銷售額、應(yīng)收帳款、利潤、成本等4項主要指標(biāo)進(jìn)行完善控制。使業(yè)務(wù)流程和管理更加規(guī)范和有效。而且商務(wù)管理平臺也完全支持管理層能夠隨時看到每個合同執(zhí)行的實(shí)時狀態(tài)和具體內(nèi)容等。
銷售部管理細(xì)則一第1章總則
第1條為明確銷售合同的審批權(quán)限，規(guī)范銷售合同的管理，規(guī)避合同協(xié)議風(fēng)險，特制定本制度。
第2條本制度根據(jù)中華人民共和國合同法及其相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況制定，適用于企業(yè)各銷售部、業(yè)務(wù)部門、各子公司及分支機(jī)構(gòu)的銷售合同審批及訂立行為。
第2章銷售格式合同編制與審批
第3條企業(yè)銷售合同采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式和條款，由企業(yè)銷售部經(jīng)理會同法律顧問共同擬定。
第4條企業(yè)銷售格式合同應(yīng)至少包括但不限于以下內(nèi)容。
1、供需雙方全稱、簽約時間和地點(diǎn)。
2、產(chǎn)品名稱、單價、數(shù)量和金額。
3、運(yùn)輸方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、交貨期限、交貨地點(diǎn)及驗收方法應(yīng)具體、明確。
4、付款方式及付款期限。
5、免除責(zé)任及限制責(zé)任條款
6、違約責(zé)任及賠償條款。
7、具體談判業(yè)務(wù)時的可選擇條款。
8、合同雙方蓋章生效等。
第5條企業(yè)銷售格式合同須經(jīng)企業(yè)管理高層審核批準(zhǔn)后統(tǒng)一印制。
第6條銷售業(yè)務(wù)員與客戶進(jìn)行銷售談判時，根據(jù)實(shí)際需要可對格式合同部分條款作出權(quán)限范圍內(nèi)的修改，但應(yīng)報銷售部經(jīng)理審批。
第3章銷售合同審批、變更與解除
第7條銷售業(yè)務(wù)員應(yīng)在權(quán)限范圍內(nèi)與客戶訂立銷售合同，超出權(quán)限范圍的，應(yīng)報銷售經(jīng)理、營銷總監(jiān)、總裁等具有審批權(quán)限的責(zé)任人簽字后，方可與客戶訂立銷售合同。
第8條銷售合同訂立后，由銷售部將合同正本交檔案室存檔，副本送交財務(wù)部等相關(guān)部門。
第9條合同履行過程中，因缺貨或客戶的特殊要求等，銷售部或客戶提出變更合同申請，由雙方共同協(xié)商變更，重大合同款項應(yīng)經(jīng)總裁審核后方可變更。
第10條根據(jù)合同規(guī)定的解除條件、產(chǎn)品銷售的實(shí)際和客戶的要求，銷售部與客戶協(xié)商解除合同。
第11條變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按訂立合同時規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行，在達(dá)成變更、解除協(xié)議后，須報公證機(jī)關(guān)重新公證。
第12條銷售合同的變更、解除一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無效。
第13條企業(yè)法律顧問負(fù)責(zé)指導(dǎo)銷售部辦理因合同變更和解除而涉及的違約賠償事宜。
第4章銷售合同的管理
第14條空白合同由檔案管理人員保管，并設(shè)置合同文本簽收記錄。
第15條銷售部業(yè)務(wù)員領(lǐng)用時需填寫合同編碼并簽名確認(rèn)，簽訂生效的合同原件必須齊備并存檔。
第16條銷售業(yè)務(wù)員因書寫有誤或其他原因造成合同作廢的，必須保留原件交還合同管理檔案人員。
第17條合同檔案管理人員負(fù)責(zé)保管合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議等。
第18條銷售合同按年、按區(qū)域裝訂成冊，保存年以作備查。
第19條銷售合同保存年以上的，合同檔案管理人員應(yīng)將其中未收款或有欠款單位的合同清理另冊保管，已收款合同報銷售經(jīng)理批準(zhǔn)后作銷毀處理。
第5章附則
第20條本制度由銷售部負(fù)責(zé)制定、解釋及修改。
第21條本制度自頒布之日起生效。
銷售部管理細(xì)則二1、上班時間不得私自外出、不得吃零食或私自會友，不得隨意撥打私人電話，不得惡意損壞公物;
2、不遲到、不早退;有事須請假(寫請假條)，三天以上須銷售管理部經(jīng)理批示;
3、由于個人疏忽大意，使銷售業(yè)績受損，責(zé)任自負(fù);
4、如有偷竊公司、同事或客戶財物，有辱公司名譽(yù)的，一經(jīng)查實(shí)必嚴(yán)懲;
5、聽從上級的工作分配，不得頂撞上司，更不得越權(quán)行事。
6、工作應(yīng)兢兢業(yè)業(yè)，積極向上，不得拖拉散漫，延誤公事，做到今日事今日必;
7、上班時間不得大聲喧嘩，看與項目無關(guān)的資料;
8、不準(zhǔn)拉幫結(jié)派，不準(zhǔn)散布灰色語言。
9、售樓處每天除正常的工作時間外，當(dāng)天值班人員需留守值班延長1小時。
10、客戶上門應(yīng)立即起立，接待人員需主動與客戶握手并交換名片，與客戶交談時必須專心，不輕易打斷談話，目不斜視。
11、與客戶交談時須使用禮貌用語歡迎、請、謝謝等。
12、客戶離開時必須送客戶至大門道別。
13、如客戶進(jìn)工地必須由銷售人員陪同，提醒客戶注意安全，并提供安全防護(hù)裝備。
14、接熱線電話，口齒清楚，咬字準(zhǔn)確，語氣親切、熱情，語速適中，能達(dá)到抑揚(yáng)頓挫，具有感染力。
15、銷售熱線系銷售專用線，必須保持時刻暢通，嚴(yán)禁私事使用銷售熱線電話;銷售部每一個員工的行為都代表著公司形象，每一位員工都要本著對公司負(fù)責(zé)的態(tài)度，嚴(yán)于律已，提高素質(zhì)，維護(hù)公司形象。
銷售部管理細(xì)則三一、 總則
為了更好的對公司產(chǎn)品進(jìn)行宣傳、推廣、銷售以及進(jìn)一步提升公司的形象，提高銷售工作的效率，特制定本流程與制度。所有的銷售員及相關(guān)人員均應(yīng)以本流程與制度為依據(jù)開展工作。銷售部經(jīng)理對所屬銷售員進(jìn)行考核和管理。
銷售部經(jīng)理職責(zé)
1、 對銷售任務(wù)的完成情況負(fù)責(zé)。
2、 對回款率的完成情況負(fù)責(zé)。
3、 對本部門員工制度執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。隨時對部門員工進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，向公司提出對員工的懲罰和獎勵建議。
4、 對本部門員工的專業(yè)知識培訓(xùn)負(fù)責(zé)。每周定期對過去一周所發(fā)生的重點(diǎn)業(yè)務(wù)及技術(shù)問題組織大家進(jìn)行討論和學(xué)習(xí)。
5、 對本部門辦公設(shè)備和車輛的使用及管理負(fù)責(zé)。責(zé)任到人，發(fā)現(xiàn)問題及時向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提出獎懲建議。
6、 負(fù)責(zé)制定年度工作計劃、月度工作計劃、周工作計劃、日工作計劃，并負(fù)責(zé)監(jiān)督計劃的執(zhí)行及完成情況。如在具體執(zhí)行過程中遇特殊情況需變更計劃的應(yīng)及時向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提出建議。
7、 對本部門工作嚴(yán)格負(fù)責(zé)，及時處理工作中出現(xiàn)的任何問題，協(xié)調(diào)與各部門的工作關(guān)系，對重大問題及時向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。對本部門各員工出現(xiàn)的所有問題負(fù)有連帶責(zé)任。
二、 銷售部工作流程
1、拜訪新客戶與回訪老客戶流程
1)銷售員按照銷售考核指標(biāo)自行設(shè)計和計劃個人月、周和每天的客戶拜訪計劃以及書面記錄每天工作日志
2)銷售員在每周六上午的工作例會上向銷售部經(jīng)理匯報下周的客戶拜訪重點(diǎn)計劃情況，并接受銷售部經(jīng)理的指導(dǎo)，并最終確定下周客戶拜訪與回訪的重點(diǎn)
3)銷售員按照客戶拜訪計劃對客戶進(jìn)行拜訪與回訪
4)在拜訪與回訪結(jié)束后，應(yīng)將相關(guān)信息如實(shí)記錄并正確填寫《目標(biāo)客戶基本信息情況統(tǒng)計表》
5)銷售員在每周六上午的工作例會上將拜訪與回訪信息向銷售部經(jīng)理匯報
6)銷售部經(jīng)理對銷售員的工作予以指導(dǎo)和安排
2、產(chǎn)品報價、投標(biāo)的流程
此項流程主要針對外協(xié)產(chǎn)品及政府農(nóng)業(yè)管理部門統(tǒng)采的產(chǎn)品
1)銷售員在得到用戶詢價或招標(biāo)的信息后第一時間向部門經(jīng)理匯報，由部門經(jīng)理決定是否參加比價或投標(biāo)(重大比價或投標(biāo)需向公司領(lǐng)導(dǎo)請示)
2)對用戶的詢價書或招標(biāo)信息進(jìn)行整理(必要時由采購部和技術(shù)部協(xié)助)
3)技術(shù)部對疑難產(chǎn)品的型號、技術(shù)參數(shù)進(jìn)行協(xié)助和支持
4)采購部對重點(diǎn)產(chǎn)品的原材料采購價格及交貨期進(jìn)行調(diào)研
5)銷售部經(jīng)理對最終報價或標(biāo)書進(jìn)行審核(重大比價或投標(biāo)需向公司領(lǐng)導(dǎo)請示)確認(rèn)后方可進(jìn)行打印
6)制作出正規(guī)的報價單或投標(biāo)書，裝訂成冊蓋章后發(fā)出參加比價或投標(biāo)
3、商務(wù)談判與簽訂合同的流程
1)銷售員在給客戶報價或投標(biāo)后，根據(jù)實(shí)際情況可進(jìn)行商務(wù)談判
2)銷售員在與客戶商務(wù)談判的過程中應(yīng)及時向銷售部經(jīng)理通報相關(guān)情況(重大合同需向公司領(lǐng)導(dǎo)請示)
3)與原報價或投標(biāo)文件發(fā)生偏離的任何技術(shù)和商務(wù)條款需經(jīng)銷售部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)再次確認(rèn)
4)待銷售部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)將所有問題均確認(rèn)后方可簽訂銷售合同
5)正式《銷售合同》經(jīng)銷售部經(jīng)理確認(rèn)后由銷售內(nèi)勤于當(dāng)日保管存檔
6)對于因客戶原因無法簽訂正式《銷售合同》或客戶電話/傳真通知訂貨的必須由銷售部經(jīng)理(必要時向公司領(lǐng)導(dǎo)請示)確認(rèn)后方可執(zhí)行
4、發(fā)貨流程
1)銷售員或分部銷售內(nèi)勤根據(jù)《銷售合同》填寫〈需貨申請單〉
2)〈需貨申請單〉經(jīng)分部經(jīng)理審核確認(rèn)后上報銷售部
3)由銷售部經(jīng)理審核《銷售合同》及〈需貨申請單〉
3)由銷售內(nèi)勤根據(jù)銷售部經(jīng)理審核的〈需貨申請單〉開具《銷售出庫單》并將第二聯(lián)交與庫管
4)庫管辦理出庫手續(xù)
5)將客戶簽字的《客戶確認(rèn)單》交銷售內(nèi)勤存檔
5、回款流程
1)銷售員催款
2)銷售員填寫收款申請單
3)銷售部和財務(wù)部確認(rèn)
4)反饋給客戶
5)客戶回款
6、開票流程
1)銷售員填寫開票申請單
2)銷售部審核
3)財務(wù)部開票
4)交客戶簽收
7、售后服務(wù)流程
1)接客戶售后服務(wù)申請，由銷售部經(jīng)理確認(rèn)
2)銷售內(nèi)勤填寫《售后服務(wù)申請表》后發(fā)給技術(shù)部
3)技術(shù)部和客戶溝通
4)技術(shù)部將服務(wù)狀況、處理結(jié)果反饋給銷售部經(jīng)理及內(nèi)勤
5)銷售內(nèi)勤與所屬銷售員進(jìn)行內(nèi)部溝通
8、退貨(換貨)流程
1)客戶提出申請，由銷售員報銷售分部經(jīng)理確認(rèn)
2)由銷售員核對欲退貨(換貨)產(chǎn)品的品名、規(guī)格、數(shù)量
3)由銷售員配合技術(shù)部鑒定退貨(換貨)產(chǎn)品的真?zhèn)?/p>
4)由銷售分部將核實(shí)無誤后的《退貨詳單》即紅字的(需貨申請單)報銷售部經(jīng)理審核
5)由銷售內(nèi)勤根據(jù)審核的《退貨詳單》開具紅票的《銷售出庫單》并將第二聯(lián)交與庫管
6)庫管辦理退貨(換貨)手續(xù)
三、銷售部管理制度
1、對所轄區(qū)域內(nèi)所有經(jīng)銷商的經(jīng)營情況、終端用戶情況、競爭對手的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)及銷售狀況以及當(dāng)?shù)厥袌銮闆r等信息，銷售員必須了如指掌
2、銷售員不能私自收取經(jīng)銷商貨款，若遇特殊情況必須收取的應(yīng)及時將該款項匯回公司
3、銷售人員在工作推進(jìn)過程中產(chǎn)生的銷售費(fèi)用需事先向銷售部經(jīng)理請示
4、銷售員不得擅自超越常規(guī)與客戶進(jìn)行商務(wù)談判，超越常規(guī)的條款與價格應(yīng)事先征得銷售部經(jīng)理的同意，并由銷售部經(jīng)理指導(dǎo)談判的過程
5、對于任何客戶提出的特殊費(fèi)用(如市場促銷費(fèi)用、臨時雇傭人員等費(fèi)用)要求必須在征得銷售部經(jīng)理同意的情況下方可承諾
6、特殊費(fèi)用的支付到底采用何種形式必須向公司領(lǐng)導(dǎo)請示后方可執(zhí)行，違反規(guī)定造成損失的，由責(zé)任人賠償損失
7、正式《銷售合同》形成后，若無正當(dāng)理由銷售內(nèi)勤應(yīng)在一個工作日內(nèi)組織發(fā)貨
8、銷售內(nèi)勤開出的〈銷售出庫單〉內(nèi)容要詳細(xì)、準(zhǔn)確。因開票內(nèi)容不正確或錯誤而造成損失的，由銷售內(nèi)勤承擔(dān)責(zé)任
9、銷售內(nèi)勤對用戶的收貨憑證或發(fā)貨憑證要妥善保存，不得遺失。對送給用戶的發(fā)票及取回的支票、匯票要登記鑒收。與用戶的所有往來合同、賬目、清單均應(yīng)分類整理保存，銷售員不得私自保管。
10、所有的出庫申請及開票申請銷售內(nèi)勤要及時存檔
11、銷售內(nèi)勤應(yīng)每日向財務(wù)部了解回款情況，及時處理回款過程中發(fā)現(xiàn)的問題，杜絕錯帳、壞帳的發(fā)生
12、對于收到的支票、承兌匯票、銀行匯票銷售內(nèi)勤要在當(dāng)日將相關(guān)票據(jù)交財務(wù)部簽收
13、銷售員應(yīng)在每年的6月底和12月底與客戶核對往來賬目，并將結(jié)果報告銷售部經(jīng)理，并通報公司財務(wù)部
14、對于不能解決的現(xiàn)場售后服務(wù)問題，銷售員應(yīng)及時向銷售部經(jīng)理匯報，由銷售部經(jīng)理向公司主管領(lǐng)導(dǎo)申請協(xié)調(diào)解決(1)(2)(3)(4)(5)
15、銷售內(nèi)勤每月5日前，將本部門上一月的所有《銷售合同》原件編號整理成冊
16、銷售部必須按公司要求及時準(zhǔn)確上報以下各種報表
1)周工作計劃表
2)月工作計劃表
3)銷售情況周統(tǒng)計表
4)銷售情況月統(tǒng)計表
5)銷售員工作周統(tǒng)計表
6)銷售員工作月統(tǒng)計表
7)市場狀況周統(tǒng)計表
8)市場狀況月統(tǒng)計表
9)經(jīng)銷商進(jìn)貨情況統(tǒng)計表
10)區(qū)域銷售情況統(tǒng)計表
11)每月經(jīng)銷商管理匯總表
[關(guān)鍵詞] 銷售管理 管理信息系統(tǒng) 合同管理
隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和全球化進(jìn)程的加快，現(xiàn)代企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)愈來愈復(fù)雜，依靠傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)行銷售管理的現(xiàn)代企業(yè)會由于效率的低下而舉步維艱，所以管理信息化已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的必然之路。一般認(rèn)為銷售管理信息系統(tǒng)是集成了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、信息處理等相關(guān)技術(shù)，對信息進(jìn)行收集、傳遞、存儲及加工處理的一個人機(jī)交互的智能化計算機(jī)系統(tǒng)。銷售管理信息系統(tǒng)可以建立適合信息時代的銷售管理結(jié)構(gòu)和運(yùn)行方式，實(shí)現(xiàn)銷售管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、可視化、實(shí)時化，用科技手段推動銷售管理工作由粗放走向精確，由模糊走向清晰，由靜態(tài)走向動態(tài)。
一、用戶需求分析
1.系統(tǒng)用戶分析
典型的工業(yè)制造企業(yè)直接涉及銷售業(yè)務(wù)部門有：(1)管理部門。負(fù)責(zé)公司的整體經(jīng)營運(yùn)作，對公司的整體業(yè)績負(fù)責(zé)，審批重要的銷售項目；(2)銷售部門。負(fù)責(zé)發(fā)展客戶，預(yù)測客戶的需求，跟蹤整個銷售過程，簽訂銷售合同，將訂貨情況通知生產(chǎn)部門，將收款信息通知財務(wù)部門，并維護(hù)客戶關(guān)系；(3)生產(chǎn)部門。負(fù)責(zé)根據(jù)計劃安排生產(chǎn)，負(fù)責(zé)組織生產(chǎn)公司經(jīng)營產(chǎn)品，給簽訂合同的客戶發(fā)貨，定期作發(fā)貨報表上交公司管理部門；(4)財務(wù)部門。負(fù)責(zé)管理客戶付款信息，在獲得了銷售部門的付款信息的基礎(chǔ)上，結(jié)合生產(chǎn)部門的出貨情況，按照合同的條款進(jìn)行收款活動。
2.客戶信息管理需求
客戶信息管理的需求主要包括兩個方面：(1)新客戶建檔。當(dāng)成功發(fā)展了新客戶時，銷售人員通過銷售管理信息系統(tǒng)錄入并保存新客戶的相關(guān)信息；(2)老客戶信息完善。當(dāng)老客戶信息發(fā)生變化時，銷售人員可以通過該系統(tǒng)修改或刪除該用戶。客戶信息管理涉及的數(shù)據(jù)主要是包括客戶名稱，電話和信用等級等重要內(nèi)容在內(nèi)的相關(guān)信息。
3.合同管理需求
合同管理主要包括以下6個方面的內(nèi)容：(1)預(yù)簽合同。銷售代表與客戶達(dá)成初步意向后將相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，并保留修改的權(quán)限；(2)合同審批。用戶在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)定各級領(lǐng)導(dǎo)的審批限額，對于具有重要性的合同應(yīng)由公司董事長或其他同等機(jī)構(gòu)審批，一旦合同審批通過就不允許對價格等實(shí)質(zhì)性的條款做任何修改；(3)簽訂合同。銷售總監(jiān)有權(quán)根據(jù)合同審批的結(jié)果與外部主體簽訂銷售合同，而且一經(jīng)銷售總監(jiān)確認(rèn)該合同就成為可執(zhí)行合同，并作為向生產(chǎn)部門配產(chǎn)的主要依據(jù)；(4)發(fā)出貨物。在合同規(guī)定的時點(diǎn)生產(chǎn)部和銷售部共同組織發(fā)貨并將發(fā)貨情況詳細(xì)錄入系統(tǒng)；(5)開具發(fā)票并收款。財務(wù)部門根據(jù)銷售合同向客戶開具發(fā)票并責(zé)成銷售部門及時回收款項；(6)售后服務(wù)。銷售部門應(yīng)及時采集產(chǎn)品售后信息作為生產(chǎn)部門售后服務(wù)的依據(jù)，并將其提交給管理部門以作決策之需。
4.查詢統(tǒng)計需求
根據(jù)用戶的查詢條件輸出查詢信息是本系統(tǒng)的主要功能之一。查詢統(tǒng)計需求主要包括以下幾個方面：(1)合同信息查詢。對合同的交易額、交易客戶和標(biāo)的物等信息查詢；(2)客戶信息查詢。有權(quán)限的用戶可以對客戶信息進(jìn)行查詢；(3)發(fā)貨信息查詢。生產(chǎn)部門和銷售部門可以對發(fā)貨信息進(jìn)行查詢和統(tǒng)計；(4)發(fā)票信息查詢。財務(wù)部門和銷售部門可以對發(fā)票信息進(jìn)行查詢和統(tǒng)計；(5)收款信息查詢。財務(wù)部可以對收款信息進(jìn)行查詢和統(tǒng)計；(6)查詢/統(tǒng)計員工銷售業(yè)績。公司領(lǐng)導(dǎo)和銷售總監(jiān)可以對銷售人員的業(yè)績進(jìn)行查詢和統(tǒng)計。
5.系統(tǒng)維護(hù)需求
系統(tǒng)維護(hù)的需求主要包括以下三個方面：
（1)用戶權(quán)限維護(hù):不同部門和職位的員工對系統(tǒng)有不同的操作權(quán)限，管理部負(fù)責(zé)對員工的權(quán)限進(jìn)行維護(hù)，具體人員權(quán)限的權(quán)限如下：①銷售人員。銷售人員有客戶查詢權(quán)限，客戶增、改、刪權(quán)限，合同查詢權(quán)限，合同增、改權(quán)限，訂單增、刪、改權(quán)限，產(chǎn)品查詢權(quán)限；②管理人員。管理人員有客戶查詢權(quán)限，合同查詢權(quán)限，合同信息的增、改權(quán)限，合同的刪除權(quán)限，產(chǎn)品查詢權(quán)限，員工查詢權(quán)限；③生產(chǎn)部。生產(chǎn)部門有客戶查詢權(quán)限，合同查詢權(quán)限，發(fā)貨的增、刪、改權(quán)限，產(chǎn)品信息查詢權(quán)限，產(chǎn)品信息增、刪、改權(quán)限；④財務(wù)部。財務(wù)部有合同查詢權(quán)限，發(fā)票的增、刪、改權(quán)限，收款的增刪、改權(quán)限；⑤人事部。人事部有員工信息的增、改、刪權(quán)限。
（2)維護(hù)產(chǎn)品信息：生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)對產(chǎn)品信息進(jìn)行維護(hù)，可以增加新產(chǎn)品信息，修改或刪除已有產(chǎn)品信息。
（3)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存：系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)對數(shù)據(jù)庫中的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)存以保證數(shù)據(jù)的安全和完整，需要轉(zhuǎn)存的數(shù)據(jù)包括：合同信息、訂單信息、發(fā)貨信息、發(fā)票信息和收款信息。
二、系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)
1.系統(tǒng)模型選擇
本系統(tǒng)用于公司內(nèi)部銷售信息的管理，開發(fā)完成后在公司內(nèi)部運(yùn)行，因為用戶較少，所以本系統(tǒng)采用三層Browser/Server體系結(jié)構(gòu)?？紤]到數(shù)據(jù)的安全完整性,以及服務(wù)器的高性能特點(diǎn)，在一臺服務(wù)器上安裝Microsoft Windows NT Server，數(shù)據(jù)庫采用Microsoft SQL Server 2000。三層Browser/Server體系結(jié)構(gòu)分別是業(yè)務(wù)邏輯層、顯示層和數(shù)據(jù)層。業(yè)務(wù)邏輯層位于顯示層和數(shù)據(jù)層之間，封裝了與系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的應(yīng)用模型，并把用戶表示層和數(shù)據(jù)庫代碼分開，提供客戶應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)服務(wù)之間的聯(lián)系，主要功能是執(zhí)行應(yīng)用策略和封裝應(yīng)用模式，并將封裝的模式呈現(xiàn)給客戶應(yīng)用程序。根據(jù)實(shí)際情況，選擇ASP/ADO來實(shí)現(xiàn)WEB端的數(shù)據(jù)庫技術(shù)。在客戶端通過IE瀏覽器接入，使系統(tǒng)具有友好的界面，有助于用戶理解和高效的定位應(yīng)用服務(wù)。
2.系統(tǒng)保密模式選擇
在商業(yè)數(shù)據(jù)納入信息系統(tǒng)后，對系統(tǒng)的安全性有了更高的要求，因此系統(tǒng)對關(guān)鍵操作引入了硬件key認(rèn)證方式。
首先，我們看一下傳統(tǒng)的“密碼+用戶名”認(rèn)證的缺陷：(1)如密碼位數(shù)太長，難于記憶，而密碼太短，容易破解。實(shí)際應(yīng)用中密碼長度很難超過10位；(2)密碼易擴(kuò)散，易得到，例如偷窺或通過木馬程序記錄操作者輸入的數(shù)據(jù)，還可以攔截傳輸?shù)臄?shù)據(jù)，進(jìn)行分析查找到密碼；(3)密碼可以被多人使用，無法統(tǒng)計真實(shí)地使用情況。
為了解決以上問題，保證傳輸數(shù)據(jù)的保密性、一致性、完整性以及操作的不可否認(rèn)性，本系統(tǒng)拋棄古老的“密碼+用戶名”的認(rèn)證方式，改用數(shù)字證書的認(rèn)證方式；私鑰是存儲在一個Ekey上的，用PIN碼保護(hù)，在使用私鑰時，只要將Ekey插到計算機(jī)上即可。這也就是所謂雙因子身份認(rèn)證，它要求兩部分（軟的和硬的）同時正確的時候才能得到授權(quán)進(jìn)入系統(tǒng)，而這兩部分因為一軟一硬，他人即使得到密碼，因沒有硬件不能使用；或者得到硬件，因為沒有密碼還是無法使用硬件。這樣彌補(bǔ)了“密碼+用戶名”認(rèn)證中，都是純軟的，容易擴(kuò)散和容易被得到的缺點(diǎn)。
3.數(shù)據(jù)庫設(shè)計
為了保證系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)，本系統(tǒng)設(shè)計了相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中所包含的表的表名，字段分別如下，其中帶下劃線的為關(guān)系主碼。
（1)合同信息（合同編號，合同名稱，客戶編號，員工編號，合同狀態(tài)，合同預(yù)計簽訂日期，合同提交日期，合同審批日期，合同簽訂日期，合同金額，合同累計發(fā)貨金額，合同累計發(fā)票金額，合同累計收款金額）。
（2)客戶信息（客戶編號，客戶名稱，負(fù)責(zé)人，電話，地址，所屬銀行，銀行賬號，企業(yè)規(guī)模，員工編號）。
（3)訂單明細(xì)（訂單編號，合同編號，產(chǎn)品編號，數(shù)量）。
（4)發(fā)貨明細(xì)（發(fā)貨編號，發(fā)貨日期，合同編號，發(fā)貨批次，產(chǎn)品編號，數(shù)量）。
（5)員工信息（員工編號，員工姓名，員工所屬部門，職務(wù)，權(quán)限，口令）。
（6)產(chǎn)品信息（產(chǎn)品編號，產(chǎn)品名稱，產(chǎn)品價格，產(chǎn)品類型，產(chǎn)品庫存）。
（7)發(fā)票明細(xì)（發(fā)票編號，合同編號，合同發(fā)貨批次，金額，發(fā)票日期）。
（8)收款明細(xì)（收款編號，數(shù)量，收款日期，發(fā)票編號，合同編號）。
（9)權(quán)限信息（權(quán)限編碼，員工編號，部門，職務(wù)，客戶信息表權(quán)限，合同信息表權(quán)限，員工信息表權(quán)限，產(chǎn)品信息表權(quán)限，訂單信息表權(quán)限，發(fā)貨信息表權(quán)限，發(fā)票信息表權(quán)限，收款信息表權(quán)限，審批權(quán)）。
4.系統(tǒng)功能模塊設(shè)計
根據(jù)前述的銷售信息管理需求的分析，本系統(tǒng)設(shè)計了用戶登錄、合同管理、客戶信息管理、查詢統(tǒng)計、系統(tǒng)維護(hù)等模塊，既便于實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能，又便于非程序開發(fā)人員對本系統(tǒng)的使用操作。
（1)用戶登錄模塊。該模塊的主要功能是用戶的身份驗證，如果用戶名、口令和Ekey正確，則根據(jù)用戶名和口令檢索權(quán)限控制表，得到用戶的權(quán)限索引，否則，輸出“對不起，您無權(quán)訪問”。
（2)合同管理模塊。該模塊的主要功能是根據(jù)用戶的身份判斷用戶對系統(tǒng)的使用權(quán)限，并根據(jù)用戶的操作完成相應(yīng)的功能，該模塊包括七個子功能：權(quán)限控制、簽訂意向合同、審批合同、簽訂合同、發(fā)貨、開發(fā)票和收款。
（3)客戶信息管理模塊?？蛻粜畔⒐芾砟K的功能是對客戶信息進(jìn)行增加、刪除和修改操作，銷售人員可以根據(jù)情況增加新的客戶信息，但銷售人員只能修改和刪除自己添加的客戶信息。
（4)查詢統(tǒng)計模塊。查詢統(tǒng)計模塊的功能是對客戶信息進(jìn)行查詢，對合同信息、發(fā)貨信息、發(fā)票、收款信息,以及銷售人員的銷售業(yè)績進(jìn)行查詢和統(tǒng)計。
（5)系統(tǒng)維護(hù)模塊。系統(tǒng)維護(hù)模塊的功能主要包括兩個方面：一是對系統(tǒng)中的基本信息（包括員工信息和產(chǎn)品信息）進(jìn)行增加和修改操作，該功能由相應(yīng)部門的員工進(jìn)行；二是對系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（客戶信息、合同信息、訂單信息、發(fā)票信息和收款信息）進(jìn)行轉(zhuǎn)存操作，該功能由系統(tǒng)管理人員來進(jìn)行。
（6)數(shù)據(jù)安全模塊。數(shù)據(jù)安全模塊設(shè)計從服務(wù)器用戶管理和數(shù)據(jù)庫用戶管理兩方面考慮：既可以使用SQL Server自身的安全體系對登錄用戶進(jìn)行認(rèn)證，又可以接收Windows NT認(rèn)證用戶的連接請求。如果認(rèn)證通過，則用戶可以被連接到SQL Server，否則服務(wù)器將拒絕用戶的連接請求。
三、結(jié)論
通過此銷售管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計可以得出，廣義MIS的開發(fā)過程大致可以分為以下幾個過程:(1)系統(tǒng)開發(fā)人員應(yīng)當(dāng)對系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)和相關(guān)的理論知識有比較全面的了解，為系統(tǒng)的開發(fā)做好準(zhǔn)備；(2)系統(tǒng)需求分析是MIS的重點(diǎn)和基礎(chǔ)，在這一階段應(yīng)明確系統(tǒng)的應(yīng)該具有哪些功能，為以后的具體設(shè)計指明方向。(3)數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用程序的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)需要嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)致。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計包括概念結(jié)構(gòu)設(shè)計、邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計、物理結(jié)構(gòu)設(shè)計，以及數(shù)據(jù)庫的安全性措施設(shè)計等，數(shù)據(jù)庫設(shè)計要科學(xué)合理，應(yīng)用程序設(shè)計應(yīng)盡量簡明實(shí)用?？梢灶A(yù)見，銷售管理信息系統(tǒng)必將在我國企業(yè)的得到更加廣泛的應(yīng)用，希望本系統(tǒng)對我國企業(yè)信息系統(tǒng)的設(shè)計有所幫助。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】應(yīng)收賬款 應(yīng)收賬款管理 應(yīng)收賬款財務(wù)控制
一、緒論
國內(nèi)外市場競爭日益加劇，信用銷售（賒銷）慢慢地會成為中小型企業(yè)銷售的主要手段之一。目前，中小型企業(yè)賬款拖欠時間就比較長，在我國中小型企業(yè)逾期賬款時間平均為90多天，大多數(shù)的應(yīng)收賬款是因為中小型企業(yè)管理不善所造成的后果。因此，就中小型企業(yè)應(yīng)收賬款進(jìn)行管理的問題，不再僅僅僅是中小型企業(yè)加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理的核心問題，也是中小型企業(yè)管理研究的重要課題。應(yīng)收賬款管理問題的發(fā)生是激烈的商業(yè)競爭、銷售與收款的時間差距等所引起的必然結(jié)果。良好的應(yīng)收賬款管理，它能夠在促進(jìn)中小型企業(yè)的銷售業(yè)績，對于一般的中小型企業(yè)想占領(lǐng)市場有著很大的幫助。
二、應(yīng)收賬款事前管理研究
應(yīng)收賬款的事前管理是指在應(yīng)收賬款正式形成之前，對產(chǎn)生應(yīng)收賬款的有關(guān)因素進(jìn)行分析，建立應(yīng)收賬款事前管理制度，并應(yīng)該防止一些不合理的應(yīng)收賬款的慢慢形成，并要預(yù)防一些壞賬情況發(fā)生和要在應(yīng)收的賬款被他人非法長期占用。我國中小型企業(yè)事前管理與控制是應(yīng)收賬款管理的基礎(chǔ)和根本要素，企業(yè)應(yīng)建立健全應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制制度、確定中小型企業(yè)應(yīng)收賬款的較為合理的水平、對客戶應(yīng)當(dāng)進(jìn)行資信評估并確定賒銷額度的詳細(xì)情況等等。
（一）應(yīng)收賬款管理
中小型企業(yè)的應(yīng)收賬款管理的具體目標(biāo)應(yīng)該包括下面幾個方面的內(nèi)容：
1.中小型企業(yè)要確定合理的應(yīng)收賬款的持有水平并在日常工作中給以保持。
2.確定合理的應(yīng)收賬款收賬政策并在收賬過程中予以貫徹。
3.中小型企業(yè)應(yīng)該保證應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)時間要低于行業(yè)內(nèi)平均水平。
4.中小型企業(yè)要力求降低應(yīng)收賬款的直接成本，使中自己企業(yè)因使用信用銷售的手段所增加的銷售收益要比持有應(yīng)收賬款所產(chǎn)生的所有費(fèi)用大一些。
（二）建立健全應(yīng)收賬款管理的相關(guān)制度
中小型企業(yè)應(yīng)當(dāng)以應(yīng)收賬款事前管理中將應(yīng)收賬款水平盡量提高和產(chǎn)生壞賬的風(fēng)險降到最低為目的的，并合情合理地再擴(kuò)大信用銷售額，降低產(chǎn)品的庫存費(fèi)用，使公司的可變現(xiàn)的銷售業(yè)績達(dá)到最大化。在應(yīng)收賬款事前管理上，需要建立客戶檔案管理制度、分析客戶信用狀況，完善企業(yè)合同管理制度。
1.建立客戶檔案。為了對客戶的信用進(jìn)行有效的管理，應(yīng)要建立各個客戶的檔案庫。中小型企業(yè)應(yīng)將收集到客戶的詳細(xì)信息：經(jīng)營、注冊、履約、支付能力、規(guī)模等等之后，要進(jìn)行整理、匯總，分開各戶登記并造冊。把客戶的檔案內(nèi)容按一定標(biāo)準(zhǔn)分為兩個部分：一是中小型企業(yè)在開發(fā)自己的客戶時所應(yīng)該進(jìn)行的調(diào)查和掌握的靜態(tài)詳盡情況；一般都包括客戶的明確名稱、真實(shí)注冊資金、企業(yè)的性質(zhì)、支付的最大能力、注冊的具體時間、詳細(xì)聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)營業(yè)范圍、合理法人代表、營業(yè)地址等。另一部分是企業(yè)與客戶共同開展業(yè)務(wù)之后，由銷售部門的人員、財務(wù)部門的人員以及通過各種各樣銷售渠道所得到的動態(tài)情況；包括客戶履約的詳細(xì)情況、支付能力變化情況、應(yīng)收賬款余額是否超過警戒線、是否提供貸款擔(dān)保、貨款結(jié)算情況、經(jīng)營是否正常、企業(yè)規(guī)模有無改變、財務(wù)管理是否正規(guī)、有無違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象等都要考慮。
2.客戶的信用狀況。我國中小型企業(yè)還要要根據(jù)自己所得到的信息作定期地對客戶進(jìn)行詳細(xì)信用的分析，并作評定客戶的信用度的材料之一。客戶的資信程度往往取決于客戶的償付能力、信用品質(zhì)、抵押品、資本和經(jīng)濟(jì)狀況等。這五個方面的信用資料可以通過財務(wù)報表、信用評級報告、向有關(guān)國家機(jī)構(gòu)核查、分析商業(yè)交往信息等方式取得。財務(wù)報表，是信用分析最理想的信息來源之一。
3.合同管理制度。企業(yè)應(yīng)收賬款管理水平在很大程度上依賴于企業(yè)合同管理水平。企業(yè)銷售合同應(yīng)采用統(tǒng)一的合同范本，對貨物標(biāo)的、賬期、交貨條件、收款形式和延期付款的具體違約責(zé)任都應(yīng)準(zhǔn)確、清楚；銷售合同的要素必須齊全，符合國家法律規(guī)定。
企業(yè)要明確銷售合同的簽訂會審程序。例如，銷售合同視合同金額的大小，由銷售部門的負(fù)責(zé)人提出、財務(wù)部門及信用管理部門經(jīng)過會審、公司各級經(jīng)理按權(quán)限層層進(jìn)行審批。
企業(yè)要建立合同歸檔備案管理制度。銷售部門要將合同原件及復(fù)印件，除在公司檔案管理部門保存?zhèn)洳橹?，并且還要交由公司法規(guī)管理部門、財務(wù)部門，以便于以后對銷售合同的跟蹤、執(zhí)行、檢查以備監(jiān)督和預(yù)警之用。
（三）應(yīng)收賬款合理水平的確定
企業(yè)應(yīng)收賬款的水平主要指應(yīng)收賬款的總體額度，即企業(yè)賒銷給客戶群體的貨品和服務(wù)的總金額。
企業(yè)確定應(yīng)收賬款總體額度的合理水平，主要依據(jù)企業(yè)經(jīng)營的具體情況，并結(jié)合企業(yè)資金充裕狀況等，以最小的成本或者最大的收益來確定。
1.應(yīng)收賬款最小成本。在應(yīng)收賬款的成本的各個要素之中，機(jī)會成本、管理成本和壞賬損失與應(yīng)收賬款的規(guī)模應(yīng)該成正比例關(guān)系；也就是應(yīng)收賬款規(guī)模越大，機(jī)會成本、管理成本和壞賬損失也就越高。
短缺成本是指企業(yè)如果采用嚴(yán)格的信用政策進(jìn)行銷售，造成銷售規(guī)模變小、供貨短缺的形成的損失；即企業(yè)持有的應(yīng)收賬款額度規(guī)模變小，從而導(dǎo)致銷售收入減小，凈利潤減少。這種損失可以看作是企業(yè)持有過低的應(yīng)收賬款造成的短缺成本。短缺成本與應(yīng)收賬款的持有規(guī)模成反比關(guān)系。
確定合適的應(yīng)收賬款總體額度，可以控制管理成本、機(jī)會成本和壞賬損失的增長，同時減少短缺成本，達(dá)到應(yīng)收賬款的最小成本。
2.應(yīng)收賬款的最大凈利潤。企業(yè)最大凈利潤法的原理是采用個例比較的方法，用現(xiàn)金交易和信用期限方案作計算、比較和統(tǒng)計，估計銷售的收入，預(yù)算管理應(yīng)收賬款費(fèi)用、銷售成本、管理成本等，用銷售的收入減去各項費(fèi)用就得到凈利潤。比較凈利潤是指凈利潤大的為較優(yōu)方案，凈利潤最大的賒銷方案對應(yīng)的應(yīng)收賬款規(guī)模就是最佳規(guī)模。
無論是考慮持有應(yīng)收賬款的最小成本，還是持有應(yīng)收賬款的最大凈利潤，都要結(jié)合企業(yè)經(jīng)營動態(tài)變化來確定應(yīng)收賬款合理水平。
（四）客戶信用分析與賒銷額度確定
在應(yīng)收賬款的總體額度的合理水平之下，對每個客戶的應(yīng)收賬款最主要是通過賒銷授信進(jìn)行嚴(yán)格控制和嚴(yán)格管理。與某一客戶進(jìn)行交易之前，首先要確定該客戶的賒銷額度情況，作為與該客戶交易時賒銷金額的上限標(biāo)準(zhǔn)。
1.銷售量法。銷售量法是依據(jù)客戶大量以往的訂貨量和大量的訂貨周期信息來確定賒銷額度的方法。要根據(jù)客戶在上一季度的訂貨量，結(jié)合本企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)信用期限作為參數(shù)來計算各個客戶的信用額度，由此信用額度來確定銷售量。
首先，確定客戶上季度訂貨量；根據(jù)其以往的銷售記錄和訂單或出庫單等信息來確定客戶的訂貨量。其次，根據(jù)客戶類型和交易的重要性，確定客戶的一般信用期限并分類，也可以直接使用標(biāo)準(zhǔn)信用期限。再次，計算信用限額。最后，修正信用限額、確定客戶的賒銷額度；修正系數(shù)可以依據(jù)客戶的信用等級，以及客戶的信用記錄來修訂。
2.回款額法?；乜铑~法是根據(jù)客戶在最近半年的回款能力，為客戶設(shè)立一定標(biāo)準(zhǔn)信用額度的方法。對客戶在一個特定的時期內(nèi)，該時期內(nèi)的回款額進(jìn)行加權(quán)平均計算，以本企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)信用期限為參數(shù)，計算客戶的信用額度?；乜铑~法是以客戶前一個周期實(shí)際付款的數(shù)量來核定信用額度，是一種比銷售量更加穩(wěn)妥的做法，這種方法的好處是簡單直接，易于操作，不用進(jìn)行較繁鎖的參數(shù)設(shè)定。
綜上所述，事前管理控制是應(yīng)收賬款管理的基礎(chǔ)和根本，企業(yè)應(yīng)建立健全應(yīng)收賬款管理的相關(guān)制度、確定應(yīng)收賬款的合理水平、對客戶確定賒銷額度與進(jìn)行資信評估等。
三、結(jié)論
本文對我國中小型企業(yè)應(yīng)收賬款管理進(jìn)行分析和現(xiàn)狀分析，提出了對中小型企業(yè)一些必須建議：設(shè)立自己的獨(dú)立信用管理部門，還要明確信用管理部門的具體職責(zé)。還要依據(jù)應(yīng)收賬款的管理全過程，并應(yīng)重點(diǎn)建立一些應(yīng)收賬款管理的體系。并探討了應(yīng)收賬款在管理中的某些主要問題：首先包括應(yīng)收賬款的管理制度、其次應(yīng)收賬款的管理主體、再有應(yīng)收賬款合理水平等。促進(jìn)中小型企業(yè)競爭力的提高、擴(kuò)大銷售，充分挖掘和利用了企業(yè)的現(xiàn)有生產(chǎn)能力，擴(kuò)大了銷售量，增加了產(chǎn)品的市場份額，提高了企業(yè)的市場競爭力。
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[關(guān)鍵詞] 應(yīng)收賬款；管理；途徑
一、應(yīng)收賬款形成的主要原因
應(yīng)收賬款是指企業(yè)因銷售產(chǎn)品、材料、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)應(yīng)向購貨方收取的款項，包括應(yīng)收銷貨、應(yīng)收票據(jù)、其他應(yīng)收款等。應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)速度將直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。當(dāng)前，許多企業(yè)的應(yīng)收賬款增長速度大于收入的增長速度，降低了企業(yè)資金的利用效果，影響了企業(yè)資產(chǎn)質(zhì)量，加大了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。如何有效地控制應(yīng)收賬款的增長，已經(jīng)成為企業(yè)管理和生死存亡的重要議題。
企業(yè)應(yīng)收賬款形成的主要原因大致有以下幾個方面：一是經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)軌中老體制慣性作用。在計劃經(jīng)濟(jì)時期國有企業(yè)應(yīng)收賬款很少存在壞賬，進(jìn)入市場經(jīng)濟(jì)體制后，原來的供銷體制發(fā)生了重大變化，由于缺少應(yīng)有的應(yīng)變能力，遺留了大量的應(yīng)收賬款，相當(dāng)部分形成死賬呆賬：二是經(jīng)濟(jì)法制建設(shè)相對滯后。欠債不還現(xiàn)象蔓延，打贏官司也無法收回的事司空見慣。三是缺乏對客戶資信情況的調(diào)查，缺乏一套完整的信用風(fēng)險管理制度等等。
二、加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理的主要途徑
(一)建立健全應(yīng)收賬款的內(nèi)部監(jiān)控制度
首先，應(yīng)強(qiáng)化財務(wù)部門的管理與監(jiān)督職能。按照內(nèi)部牽制原則，可在財務(wù)部下設(shè)財務(wù)監(jiān)督小組，由財務(wù)總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)，配置專職會計人員，負(fù)責(zé)對有關(guān)業(yè)務(wù)往來賬核算和監(jiān)督，對每一筆應(yīng)收賬款都進(jìn)行分析和核算，保證賬賬相符；同時，規(guī)范各經(jīng)營環(huán)節(jié)的要求和操作規(guī)程，健全應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制制度，努力形成一整套規(guī)范化的應(yīng)收賬款事前、事中、事后控制程序，使經(jīng)營活動科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化。
其次，建立應(yīng)收賬款回籠責(zé)任制。所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從開始到結(jié)束的全過程，由其經(jīng)辦人終身負(fù)責(zé)到底，如出現(xiàn)死賬爛賬，并造成損失，則經(jīng)辦人不準(zhǔn)辦理調(diào)離、提升、退休等一切手續(xù)，并按規(guī)定扣除其工資及崗位津貼，直至結(jié)清為止。對違反法律法規(guī)騙取企業(yè)財產(chǎn)的業(yè)務(wù)人員，應(yīng)追究其法律責(zé)任。
再次，定期或不定期對營銷網(wǎng)點(diǎn)進(jìn)行巡視、檢察和內(nèi)部審計，防范因管理不嚴(yán)而出現(xiàn)挪用、貪污及資金體外循環(huán)等問題，降低風(fēng)險。
(二)改進(jìn)應(yīng)收賬款的對賬工作
應(yīng)收賬款對賬工作包括兩方面內(nèi)容：一是總賬與明細(xì)賬核對，二是明細(xì)賬同客戶單位往來賬目核對。前者是賬務(wù)部門的內(nèi)部事務(wù)，后者是企業(yè)的相關(guān)事務(wù)。做好應(yīng)收賬款對賬工作，目的是保證收賬工作能順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的做法，是由財務(wù)部門負(fù)責(zé)對賬工作，銷售部門則負(fù)責(zé)收賬工作。然而，隨著企業(yè)之間賒銷業(yè)務(wù)的頻繁，這種約定俗成的分工帶來嚴(yán)重的負(fù)面效應(yīng)，迫切要求對應(yīng)收賬款對賬工作加以改進(jìn)：
1．將企業(yè)之間對賬工作分兩個環(huán)節(jié)來完成。第一環(huán)節(jié)是營銷人員同本單位財會部門核對應(yīng)收賬款賬目；第二環(huán)節(jié)是營銷人員同客戶單位核對往來賬目，使?fàn)I銷人員成為對賬工作的主角。
2．借鑒銀行定期對賬管理模式，由應(yīng)收賬款會計定期向營銷人員提供對賬單，包括賬款形式、貨款回籠及余額。營銷人員按其管理的客戶單位設(shè)立統(tǒng)計臺賬，對產(chǎn)品發(fā)出、銷售發(fā)票開具和貨款回籠進(jìn)行序時記錄，定期同財會部門提供的對賬單相核對。出現(xiàn)未達(dá)賬項及時向財會部門反饋，由應(yīng)收賬款會計查明原因后進(jìn)行調(diào)整。保證應(yīng)收賬款明細(xì)賬同相應(yīng)的統(tǒng)計臺賬余額一致。3．營銷人員同客戶單位核對往來賬目。對客戶單位已入賬，我方尚未入賬的款項，查清記錄后向財會部門反饋，由應(yīng)收賬款會計查明原因后進(jìn)行調(diào)整，保證統(tǒng)計臺賬余額同客戶單位往業(yè)賬目余額一致。對營銷人員難以對清的往來賬目，可由應(yīng)收賬款會計配合進(jìn)行，但這是作為對賬工作中的特殊情況。
(三)建立和健全往來賬戶結(jié)算登記、核查、清理制度
1．企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格按會計制度的規(guī)定來規(guī)范核算，正確使用會計科目，及時反映每筆往來款項，以隨時掌握應(yīng)收、預(yù)付賬款的形成、回收增減變化情況，并按月與客戶核對和清理。要求制定嚴(yán)格的管理辦法，對過期的應(yīng)收預(yù)付賬款逐筆查清原因，建檔清查，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)查明的情況，分清責(zé)任，責(zé)成有關(guān)人員提出明確的處理意見，制定具體催收計劃，責(zé)任到人，財務(wù)部門要跟蹤督促執(zhí)行。
2．利用電子計算機(jī)管理財務(wù)。利用電子計算機(jī)可以輕松快捷地對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、排序等操作，從而達(dá)到自動核銷往來賬、進(jìn)行賬齡分析、查詢逾期應(yīng)收未收款等目的。
(四)加強(qiáng)銷售合同管理，建立，完善合同臺賬制度
企業(yè)應(yīng)注重并加強(qiáng)銷售合同管理，按照新《合同法》的規(guī)定，制定、修改、完善合同管理制度，明確合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)。在經(jīng)濟(jì)往來中，除能即時結(jié)清者外，都要簽訂書面合同。在簽訂合同時，應(yīng)盡量使用規(guī)范文本，如果使用自擬文本，內(nèi)容一定要詳細(xì)、具體、完備，尤其是對方提供的文本，一定要弄清每一款內(nèi)容的含義。實(shí)行嚴(yán)格的合同審批程序，層層把關(guān)，對標(biāo)的額較大、內(nèi)容重要的合同，要請法律顧問審查把關(guān)，由公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定。同時，要建立、完善合同臺賬制度，部門要有部門臺賬，公司要有總臺賬。注意收集、記錄、整理、保存各類憑證，特別是在變更、解除合同時，一定要及時向?qū)Ψ剿魅鎽{證，做好法律防范的基礎(chǔ)工作。由于訂立合同把關(guān)不嚴(yán)或因證據(jù)不足無法追討而給公司造成損失的，要視情況追究有關(guān)人員的責(zé)任。
［關(guān)鍵詞］銷售；管理；控制
1正確制定合理的銷售政策是提高銷售管理水平的前提
銷售政策是一項引導(dǎo)性、激勵性銷售措施。它的目的就是促進(jìn)銷售，給銷售帶來保障和輕松。所謂保障，就是通過給出一定的條件來激勵、約束經(jīng)銷商與銷售人員的行為，為完成銷售目標(biāo)服務(wù)；所謂輕松，就是充分發(fā)揮吸引力，促使客戶與銷售人員產(chǎn)生內(nèi)驅(qū)力，自動地去完成銷售目標(biāo)，從而給銷售帶來一些便利與輕松。銷售政策包括對內(nèi)的《銷售人員的激勵政策》和對外的《經(jīng)銷商激勵政策》，在這重點(diǎn)提出的是經(jīng)銷商的激勵政策。
(1)在制定的過程中要充分發(fā)揮政策的引導(dǎo)性作用，給貨物和貨款帶來保障，給貨款結(jié)算帶來便利。在結(jié)算條款中要引導(dǎo)經(jīng)銷商實(shí)行現(xiàn)款現(xiàn)貨，同時輔以折扣支持這一措施，會收到顯著效果。銷售人員不再將主要精力花在追收貨款上，而將主要精力花在市場開發(fā)與客戶管理上面。在賒欠與鋪底上要明確規(guī)定授權(quán)的范圍與期限標(biāo)準(zhǔn)，否則將造成應(yīng)收賬款偏大。
(2)折扣也就是廠家給予經(jīng)銷商的銷售返利、銷售獎賞，是經(jīng)銷商應(yīng)得的額外勞務(wù)費(fèi)用。隨著市場環(huán)境的變化、競爭的加劇，廠家對經(jīng)銷商的期望提高了，對經(jīng)銷商的要求也隨之增加，這些要求怎樣才能在市場中得到實(shí)施與落實(shí)？廠家只有拿出更多的折扣?，F(xiàn)在的折扣又分成許多單項折扣，如現(xiàn)款折扣、專營折扣、銷售增長折扣、市場秩序折扣等。
①現(xiàn)款折扣是對結(jié)算的保障，按凈銷售額的百分比給予折扣。這種折扣不僅廠家資金流回籠較快，而且商家利潤點(diǎn)增加。
②銷售增長折扣是市場競爭加劇，商品供過于求局面下，每個企業(yè)為了得到更多的市場份額而產(chǎn)生的。市場消費(fèi)量這個“蛋糕”的擴(kuò)大速度是有限的，市場供應(yīng)量的增長速度是高速的，只要我們多銷售、多生產(chǎn)，我們獲得的市場份額就大一些，競爭力就強(qiáng)一些，賺錢會更多一些。這樣市場供給量增加，暫時出現(xiàn)供過于求，只有從銷售上找出路。
③專營折扣《市場營銷》中介紹市場防御策略有一條是渠道封鎖，封鎖方法之一就是簽訂排他性協(xié)議，具體就是專營。市場操作中，有許多經(jīng)銷商不愿意專營，理由很簡單：風(fēng)險大，銷售受影響，可提供給自己客戶選擇的產(chǎn)品有限。廠家怎么辦？給出專營折扣。專營，就享受該折扣；不專營，就不享受該折扣。同時專營折扣也對培養(yǎng)經(jīng)銷商的忠誠度有很大幫助。
④市場秩序折扣，由于市場上經(jīng)常出現(xiàn)倒貨、竄貨，低價傾銷，價格倒掛的事情，廠家又經(jīng)常查不出結(jié)果，造成市場價格混亂，貨物流通不正常。只要有一家經(jīng)銷商的貨物開始低價銷售，馬上所有經(jīng)銷商都會低價銷售，不僅將損失轉(zhuǎn)嫁給廠家，而且喪失繼續(xù)進(jìn)貨銷售的信心。商家是以利潤為中心的，只有保證價格穩(wěn)定和合理的價差，經(jīng)銷商才有利可圖，廠商合作才會持久。所以專門為此設(shè)了一項折扣來引導(dǎo)經(jīng)銷商共同遵守、維護(hù)市場秩序。
(3)新產(chǎn)品銷售獎勵。注重產(chǎn)品開發(fā)與產(chǎn)品組合的公司，經(jīng)常會推出新產(chǎn)品，多給經(jīng)銷商提供一些賺錢的機(jī)會，多給市場提供一些“武器”。但經(jīng)銷商認(rèn)識不一樣，有的愿意銷售新產(chǎn)品，認(rèn)為賺錢多；有的不愿意銷售新產(chǎn)品，認(rèn)為銷量小、有風(fēng)險，賣力不討好。這個矛盾怎么解決？激勵!讓經(jīng)銷商見利眼開，就可以借經(jīng)銷商之力推銷新產(chǎn)品了。
2合同簽訂與管理的完善是提高銷售管理水平基礎(chǔ)
隨著我國法制的不斷健全，人們法律意識的不斷增強(qiáng)。合同在經(jīng)濟(jì)交往中越來越規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、完整。這一環(huán)節(jié)可以規(guī)避銷售風(fēng)險，保證企業(yè)的合法利益。主要通過合同范本管理，提高合同管理工作的規(guī)范化，降低合同簽訂風(fēng)險；通過資質(zhì)信用管理，建立經(jīng)銷商誠信檔案體系，降低了履約風(fēng)險；通過合同風(fēng)險點(diǎn)管理，強(qiáng)化合同履行的風(fēng)險意識，減少合同履行風(fēng)險；通過合同會簽管理，提高合同審批效率，規(guī)范業(yè)務(wù)流程；通過合同履行管理，加強(qiáng)經(jīng)營過程的控制能力，提升公司精細(xì)管理水平；通過合同統(tǒng)計分析管理，提高公司經(jīng)營決策自我分析能力。
3科學(xué)的物流管理是提高銷售管理水平重點(diǎn)
銷售部門應(yīng)當(dāng)按照經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同開具銷售通知單，發(fā)貨和倉儲部門應(yīng)當(dāng)對銷售通知單進(jìn)行審核，嚴(yán)格按照所列項目組織發(fā)貨，確保貨物的安全發(fā)運(yùn)。同時企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)銷售退回管理，分析退回原因，及時妥善處理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照發(fā)票管理制度規(guī)定開具銷售發(fā)票，嚴(yán)禁開具虛假發(fā)票。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)在銷售與發(fā)貨環(huán)節(jié)做好相關(guān)的記錄，填制相應(yīng)的憑證，建立完整的銷售制度，加強(qiáng)銷售訂單、銷售合同協(xié)議、銷售計劃、銷售通知單、發(fā)貨憑證、運(yùn)貨憑證、銷售發(fā)票、收貨回執(zhí)等文件和憑證的相互核對工作。
銷售部門應(yīng)設(shè)置銷售臺賬，及時反映各種商品、勞務(wù)等銷售的開單、發(fā)貨、收款情況。
4加強(qiáng)收款環(huán)節(jié)的控制是提高銷售管理水平關(guān)鍵
(1)收款業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)以銀行轉(zhuǎn)賬方式辦理，避免銷售人員直接接觸現(xiàn)款；對于商業(yè)匯票明確受理范圍，嚴(yán)格審查票據(jù)的真實(shí)性和合法性，防止票據(jù)欺詐。企業(yè)應(yīng)由專人保管應(yīng)收票據(jù)，及時向付款人提示付款。貨幣資金是企業(yè)所有資產(chǎn)中流動性最強(qiáng)的資產(chǎn)，是保護(hù)國有資產(chǎn)安全的重要目標(biāo)。貨幣資金內(nèi)部控制的主要目的是實(shí)現(xiàn)企業(yè)貨幣資金開支的合理、合法和貨幣資金回收的安全可靠，防止貪污舞弊行為，保證資產(chǎn)的安全，保證會計資料的正確，滿足生產(chǎn)和經(jīng)營的需要。
(2)企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善應(yīng)收賬款管理制度，嚴(yán)格考核。銷售部門負(fù)責(zé)應(yīng)收款項催收，財務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理資金結(jié)算并監(jiān)督款項回收。應(yīng)收賬款分類管理，針對不同性質(zhì)的應(yīng)收款項，采取不同的方法和程序。嚴(yán)格區(qū)分并明確收款責(zé)任，建立科學(xué)、合理的清收獎勵制度以及責(zé)任追究和處罰制度，保證企業(yè)營運(yùn)資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)效率。
一、應(yīng)收賬款對于企業(yè)經(jīng)營的作用
1.應(yīng)收賬款可以用于企業(yè)的流動資金貸款的基本條件，根據(jù)其大小及應(yīng)收下游企業(yè)性質(zhì)可以向銀行申請流動資金貸款，用于企業(yè)的擴(kuò)大經(jīng)營與生產(chǎn)。
2.企業(yè)賒銷實(shí)際上是向顧客提供了兩項交易：向顧客銷售產(chǎn)品以及在一個有限的時期內(nèi)向顧客提供資金。賒銷具有比較明顯的促銷作用，對企業(yè)銷售新產(chǎn)品、開拓新市場具有更重要的意義。
3.企業(yè)持有產(chǎn)成品存貨，要追加管理費(fèi)、倉儲費(fèi)和保險費(fèi)等支出；相反，企業(yè)持有應(yīng)收賬款，則無需上述支出。因此，當(dāng)企業(yè)產(chǎn)成品存貨較多時，一般都可采用較為優(yōu)惠的信用條件進(jìn)行賒銷，把存貨轉(zhuǎn)化為應(yīng)收賬款，減少產(chǎn)成品存貨，節(jié)約相關(guān)的開支。
二、我國企業(yè)應(yīng)收賬款現(xiàn)狀
目前，我國企業(yè)總體上來看，應(yīng)收賬款的數(shù)量呈現(xiàn)逐年上升的趨勢，企業(yè)流動資金短缺與大量債權(quán)無法變現(xiàn)之間的矛盾異常突出。應(yīng)收賬款占流動資產(chǎn)比重大、賬齡老化、壞賬比率大，現(xiàn)狀不容樂觀，已經(jīng)嚴(yán)重影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，成為企業(yè)發(fā)展和當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)運(yùn)行中的一大頑癥。具體表現(xiàn)在以下方面。
1.賒銷比例逐年上升，應(yīng)收賬款總額總體逐年遞增
據(jù)統(tǒng)計，我國企業(yè)的賒銷比例在逐年上升，目前大約占企業(yè)銷售收入的50%左右，而且隨著時間的推移，每年的應(yīng)收賬款總量仍在逐年增加。
2.應(yīng)收賬款天數(shù)遞增，壞賬損失率高，造成企業(yè)經(jīng)營收入虛增
我國上市公司應(yīng)收賬款天數(shù)年平均遞增率為12.8%，年應(yīng)收賬款天數(shù)為179天。而在北美，各行業(yè)應(yīng)收賬款天數(shù)平均值只為45天。我國應(yīng)收賬款的壞賬損失率，平均拖欠率，管理費(fèi)用、財務(wù)費(fèi)用、銷售費(fèi)用以及應(yīng)收賬款占流動資產(chǎn)的比例較高，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于3%-5%的壞賬準(zhǔn)備率。企業(yè)應(yīng)收賬款的大量存在，虛增了賬面上的銷售收入，在一定程度上夸大了企業(yè)的經(jīng)營成果，增加了企業(yè)的信譽(yù)。
3.關(guān)聯(lián)交易中應(yīng)收賬款發(fā)生額過大，利潤操縱跡象明顯
2002年度我國上市公司63.43%的應(yīng)收賬款是與其關(guān)聯(lián)交易發(fā)生的，其中與控股公司發(fā)生的應(yīng)收賬款關(guān)聯(lián)交易達(dá)到1087.87億元，占總額的39.71%。
三、我國企業(yè)的應(yīng)收賬款管理不善的原因分析
（一）企業(yè)自身的原因
1.企業(yè)管理理念的錯誤，重銷輕收、重銷輕管
目前有很多企業(yè)迫于市場競爭的壓力，為了增強(qiáng)競爭力，往往無原則的放寬優(yōu)惠條件、無選擇性的確定賒銷對象，導(dǎo)致賬面上銷售收入和利潤虛增，世紀(jì)收不抵支。
2.企業(yè)的法制觀念淡薄，自我保護(hù)意識薄弱
主要表現(xiàn)在兩個方面：一是企業(yè)簽訂合同時內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)，所簽合同條款不齊全，為合同履行埋下了隱患。二是面對合同違約時缺乏的自我保護(hù)意識，寧愿坐視應(yīng)收賬款變?yōu)榇糍~、死賬，也不愿意低聲下氣索要欠款及至訴諸法律來維護(hù)自身的合法權(quán)益致使企業(yè)間相互拖欠不斷上升，債務(wù)鏈、三角鏈越結(jié)越緊，難以自拔。
3.缺乏高素質(zhì)的信用管理人才和高素質(zhì)的銷售人員
信用管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，現(xiàn)在我國大部分企業(yè)都無專門和信用管理機(jī)構(gòu)，致使應(yīng)收賬款管理事前事后控制管理不善。
（二）企業(yè)外部的原因
1.政府重視不夠，沒有嚴(yán)格的法律制約
我國直到2002年才頒布和應(yīng)收賬款管理相關(guān)的法律文件，由此可見，國家對其重視嚴(yán)重不足。此外，政府還未出臺一套系統(tǒng)完整的法律來對那些破壞社會信用制度的企業(yè)進(jìn)行制裁政。
2.缺乏專門的自信統(tǒng)計機(jī)構(gòu)為企業(yè)提供信息
我國市場上沒有一個部門或機(jī)構(gòu)專門負(fù)責(zé)統(tǒng)計各企業(yè)的資信情況，致使企業(yè)難以準(zhǔn)確、全面獲取客戶的資信信息，從而對于確定應(yīng)收賬款客戶也較盲目。
四、改善應(yīng)收賬款的事前控制
（一）加強(qiáng)應(yīng)收賬款的事前控制
應(yīng)收賬款的事情控制，對于解決應(yīng)收賬款管理不善問題至關(guān)重要。因此就要求企業(yè)在進(jìn)行賒銷時要謹(jǐn)慎選擇賒銷對象，對于新客戶要詳查其企業(yè)信息，對于老客戶更不能掉以輕心，及時督促其歸還賬款。
（二）建立專門的信用管理部門
這要從兩方面入手，一是企業(yè)內(nèi)部可以設(shè)立專門的信用管理部門，加強(qiáng)對應(yīng)收賬款的管理，二是市場上建立專門自資信機(jī)構(gòu)供企業(yè)在進(jìn)行賒銷業(yè)務(wù)對象選擇的時候參考。
（三）注重合同管理
企業(yè)在簽訂銷售合同時，訂立程序必須合理，合同要素必須齊全且符合國家法律規(guī)定，另外，銷售部門還應(yīng)將合同影印幾份，經(jīng)有關(guān)部門核對無誤后分別交于信用管理部門、財務(wù)部門，以有利于其對銷售合同的執(zhí)行、跟蹤、檢查起到監(jiān)督預(yù)警作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]方斌，鄭方順.加強(qiáng)企業(yè)信用管理的若干建議.
摘 要 2012年對于鋼貿(mào)企業(yè)來說注定是不平凡的一年，“跑路”、“資金鏈斷裂”等字樣常出現(xiàn)在大眾眼前，如何能保障企業(yè)的資金安全，銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制更顯得尤為重要。本文通過對鋼貿(mào)企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在問題的分析，提出了完善這一環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的具體措施。
關(guān)鍵詞 鋼貿(mào)企業(yè) 銷售與收款 內(nèi)部控制
一、鋼貿(mào)企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題
鋼材產(chǎn)品賒銷歷來都是鋼貿(mào)企業(yè)的銷售特征。賒銷的優(yōu)勢在于可以擴(kuò)大企業(yè)的銷量，增加銷售收入，提高企業(yè)的競爭力和經(jīng)濟(jì)效益；但其劣勢在于形成了一定的應(yīng)收賬款，增加了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險，加大了企業(yè)的資金占用成本，甚至產(chǎn)生大量呆壞賬，最終體現(xiàn)為企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險，給企業(yè)造成巨大的財產(chǎn)損失。
（一）銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的主要問題
1.用賒銷策略去搶占市場，僅關(guān)注業(yè)務(wù)的賬面利潤
鋼貿(mào)企業(yè)為擴(kuò)大鋼材產(chǎn)品的銷量，提升市場占有率，盲目采用賒銷策略去搶占市場，僅關(guān)注業(yè)務(wù)的賬面利潤，忽視被客戶拖欠資金的資金占用成本和能否及時收回的問題。對一些新客戶沒有嚴(yán)格的審核手續(xù)和制度，或?qū)d銷單位沒有全面深入的了解，往往賒銷行為發(fā)生前就確定了信用政策，賒銷發(fā)生時，又不能提供完整手續(xù)和明確劃分責(zé)任。賒銷發(fā)生后，由于業(yè)務(wù)人員的不負(fù)責(zé)任，或是換崗、調(diào)離等情況，對賒銷單位失去控制或干脆沒有控制。
2.銷售合同的簽訂或合同約定條款不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致資金回款困難
在現(xiàn)實(shí)銷售環(huán)節(jié)中，鋼貿(mào)企業(yè)往往都不太重視銷售合同的簽訂，通常僅憑客戶的一個電話需求就形成實(shí)際銷售，待到收款時則可能會遭遇客戶種種理由的拖欠。而有些鋼貿(mào)企業(yè)雖簽訂了銷售合同，但卻因合同約定條款不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏合同審核環(huán)節(jié)，導(dǎo)致欠款催收困難。
3.銷售出庫賬實(shí)不符
部分鋼貿(mào)企業(yè)存貨管理混亂，商品出庫不能做到實(shí)時記錄核對，加之有些業(yè)務(wù)人員填寫單據(jù)粗心大意，對發(fā)貨環(huán)節(jié)相關(guān)單據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性缺乏嚴(yán)格地審核。長此以往，企業(yè)的存貨管理必將形成很大的管理漏洞，損害企業(yè)的實(shí)物資產(chǎn)，繼而造成財產(chǎn)損失。
（二）收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的主要問題
1.往來款項管理不規(guī)范
鋼貿(mào)企業(yè)具有業(yè)務(wù)量大、單據(jù)繁瑣、數(shù)據(jù)量多的特點(diǎn)，因此在資金、往來、庫存幾方面都存在票據(jù)傳遞、記錄出現(xiàn)差錯的可能性。在與客戶對賬的過程中，往往能及時發(fā)現(xiàn)問題。但在實(shí)際工作中，很多鋼貿(mào)企業(yè)不重視往來款項的及時核對，最終會導(dǎo)致往來款呆壞賬的出現(xiàn)，最終給企業(yè)造成無可挽回的壞賬損失。
2.資金票據(jù)真實(shí)、有效性面臨重大考驗
收款是企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的最后一個環(huán)節(jié)，也是很多鋼貿(mào)企業(yè)容易忽視的一個環(huán)節(jié)。近年來，在實(shí)際業(yè)務(wù)活動中，票據(jù)欺詐事件頻出，和票據(jù)有關(guān)聯(lián)的經(jīng)濟(jì)犯罪案件給眾多的鋼貿(mào)企業(yè)敲響了警鐘，對資金票據(jù)真實(shí)、有效性的審核成為不容回避的一個問題，無形之中增加了企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。
二、完善鋼貿(mào)企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的具體措施
（一）優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境
1.有效發(fā)揮董事會和經(jīng)理層的作用
明確董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層在決策、執(zhí)行、監(jiān)督等方面的職責(zé)權(quán)限，形成科學(xué)有效的職責(zé)分工和制衡機(jī)制。有條件的鋼貿(mào)企業(yè)可以聘請職業(yè)經(jīng)理人，優(yōu)化公司治理結(jié)構(gòu)。
2.搭建完善的組織架構(gòu)，明確權(quán)責(zé)
鋼貿(mào)企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)和內(nèi)部控制要求設(shè)置內(nèi)部機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)權(quán)限，將權(quán)利與責(zé)任落實(shí)到各部門，制定具體明確的崗位責(zé)任制。同時應(yīng)建立內(nèi)部控制審批授權(quán)制度，明確銷售與收款業(yè)務(wù)授權(quán)與審批權(quán)限。
3.制定有效的人力資源政策
人力資源政策的制定應(yīng)當(dāng)有利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，員工的責(zé)任感和歸屬感是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能力作為選拔和聘用員工的重要標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)加強(qiáng)員工培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷提升員工素質(zhì)。鋼貿(mào)企業(yè)經(jīng)常會面臨留不住人的尷尬，一個業(yè)務(wù)骨干的離職往往會帶走一大批客戶。面對此種情況，企業(yè)應(yīng)該制定商業(yè)行為守則，對關(guān)鍵崗位員工應(yīng)訂立明確的獎懲措施。
（二）重視銷售與收款環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程控制
1.根據(jù)客戶信用等級評估制定合理的賒銷政策
鋼貿(mào)企業(yè)應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部建立一套科學(xué)的信用等級評估制度，重視對往來客戶資信程度的調(diào)查評估，并建立相關(guān)的信息管理系統(tǒng)。鋼貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)人員在銷售產(chǎn)品時，面對的客戶群體非常復(fù)雜，有信譽(yù)很好的老客戶、新客戶；有前期信譽(yù)很好的老客戶，但后期信譽(yù)下降；還有信譽(yù)度不好的新客戶等等。在進(jìn)行信用評估時，不能僅憑直覺判斷，需綜合考量，有針對性的評估客戶信用。評估客戶的信用資料包括該客戶的市場信譽(yù)、經(jīng)營作風(fēng)、與其他客戶的往來歷史；客戶的資本實(shí)力、資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況；客戶的經(jīng)營規(guī)模、營銷能力；客戶在銀行系統(tǒng)的信譽(yù)度等。根據(jù)客戶的信用等級評估結(jié)果制定不同的賒銷政策。有條件的企業(yè)可以設(shè)立專門的信用管理部門或崗位，負(fù)責(zé)制定企業(yè)信用政策，監(jiān)督業(yè)務(wù)部門信用政策的執(zhí)行情況。賒銷政策應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定定期（或至少每年）對客戶的資信情況進(jìn)行評估，并就不同客戶明確賒銷額度、回款期限、折扣標(biāo)準(zhǔn)及違約情況下應(yīng)采取的應(yīng)對措施等。鋼貿(mào)企業(yè)應(yīng)重視賒銷政策的制定與完善，建立客戶信用檔案或數(shù)據(jù)庫。
2.建立嚴(yán)密的合同管理制度
銷售合同的簽訂是對雙方權(quán)利、義務(wù)的保障和制約，能確保實(shí)現(xiàn)雙方預(yù)期的經(jīng)濟(jì)利益。但合同簽訂的規(guī)范與否，對業(yè)務(wù)的順利實(shí)現(xiàn)與否起到關(guān)鍵的控制作用。合同條款中的每一要素都應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審核，避免出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛。企業(yè)在銷售合同訂立前，應(yīng)與客戶洽談磋商，關(guān)注客戶信用狀況、銷售定價、結(jié)算方式等相關(guān)內(nèi)容。重大的銷售業(yè)務(wù)談判應(yīng)當(dāng)吸收財會、法律等專業(yè)人員參加，并形成完整的書面記錄。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全銷售合同審批制度，明確說明具體的審批程序及所涉及的部門人員，并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況明確界定不同合同協(xié)議金額審批的具體權(quán)限分配等。審批人員應(yīng)當(dāng)對銷售合同草案中提出的銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴(yán)格審查并建立客戶信息檔案。重要的銷售合同，應(yīng)當(dāng)征詢法律顧問或?qū)＜业囊庖姟?/p>
3.加強(qiáng)對銷售、發(fā)貨、收款業(yè)務(wù)的會計系統(tǒng)控制
鋼貿(mào)企業(yè)具有業(yè)務(wù)頻繁、業(yè)務(wù)量大的特點(diǎn)，因此在銷售、發(fā)貨、收款業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)應(yīng)及時、準(zhǔn)確地做好相關(guān)的記錄，并及時傳遞到會計系統(tǒng)。銷售部門應(yīng)設(shè)立銷售臺帳，及時反映各種鋼材產(chǎn)品銷售的開單、發(fā)貨、收款情況，同時應(yīng)當(dāng)附有客戶訂單，銷售合同協(xié)議，客戶簽收回執(zhí)等相關(guān)單據(jù)。財務(wù)部門依據(jù)銷售部門傳遞的出庫單，嚴(yán)格按發(fā)票管理規(guī)定開具銷售發(fā)票，嚴(yán)禁開具虛假發(fā)票。發(fā)貨和倉儲部門應(yīng)當(dāng)對銷售通知單嚴(yán)格審核，嚴(yán)格按提貨單項目組織發(fā)貨，確保貨物的安全發(fā)運(yùn)。企業(yè)應(yīng)及時辦理收款業(yè)務(wù)，以銀行轉(zhuǎn)賬方式通過企業(yè)指定賬戶進(jìn)行結(jié)算，避免銷售人員直接接觸現(xiàn)金。會計系統(tǒng)的記錄應(yīng)與銷售記錄、倉儲記錄核對一致，并指定專人定期與客戶核對應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來款項。
4.建立完善應(yīng)收款項壞賬的管理
應(yīng)收賬款應(yīng)由財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門協(xié)同管理。對業(yè)務(wù)部門的銷售人員，既要分配銷售指標(biāo)，又要核定應(yīng)收賬款的回收期。財務(wù)部門切實(shí)貫徹執(zhí)行定期對賬制度，與客戶每半年至少進(jìn)行一次對賬，對賬過程中存在不符的應(yīng)及時查明原因并做好記錄。應(yīng)收賬款壞賬管理的主要內(nèi)容有：⑴明確劃分責(zé)任范圍，對某一客戶在某個時段的欠款應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)，對企業(yè)全部的客戶均應(yīng)落實(shí)到個人；⑵明確規(guī)定應(yīng)收賬款收回之前，責(zé)任人不得調(diào)離企業(yè)；⑶明確規(guī)定對超越權(quán)限形成應(yīng)收賬款和壞賬應(yīng)負(fù)的各種責(zé)任；⑷明確規(guī)定隱瞞、變更應(yīng)收賬款事項應(yīng)負(fù)的各種責(zé)任；⑸明確規(guī)定不按程序辦事形成應(yīng)收賬款和壞賬應(yīng)付的各種責(zé)任；⑹明確規(guī)定責(zé)任的監(jiān)督部門，防止責(zé)任管理流于形式。
5.加強(qiáng)資金票據(jù)管理
鋼貿(mào)企業(yè)具有資金需求量大和資金周轉(zhuǎn)快的特點(diǎn)，由此造成資金票據(jù)結(jié)算量大。鋼貿(mào)企業(yè)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注、嚴(yán)格審查銀行承兌匯票的真實(shí)性和合法性，防止票據(jù)欺詐。銀行承兌匯票審核應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注如下內(nèi)容：⑴出票日期的時效性，是否在有效的付款期限內(nèi)；⑵收款人名稱是否完整正確；⑶票據(jù)上的大小寫金額是否一致、規(guī)范、正確；⑷票據(jù)上各種簽章是否齊全、蓋得是否清晰規(guī)范；⑸票據(jù)如有背書，則背書是否連續(xù)，被背書人名稱填寫是否正確一致，貼粘單處蓋章是否清晰規(guī)范。如有循環(huán)背書情況的票據(jù)，銀行會拒絕貼現(xiàn)；⑹票據(jù)上嚴(yán)禁有任何涂改，否則均為無效票據(jù)。
（三）加強(qiáng)銷售與收款環(huán)節(jié)的信息與溝通的有效性
鋼貿(mào)企業(yè)在日常經(jīng)營管理過程中，要注意及時準(zhǔn)確地收集各種內(nèi)部信息和外部信息，關(guān)注國家政策導(dǎo)向，重要信息須及時傳遞給董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層。確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效溝通。企業(yè)應(yīng)建立反舞弊機(jī)制，堅持懲防并舉、重在預(yù)防的原則，對銷售與收款環(huán)節(jié)明確在反舞弊工作中的職責(zé)權(quán)限。
三、結(jié)束語
在我國面臨復(fù)雜的內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境之際，鋼貿(mào)企業(yè)若想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制是重中之重，這樣才能讓企業(yè)走上健康發(fā)展的良性循環(huán)的軌道。
參考文獻(xiàn)：