時(shí)間：2023-06-04 09:21:14
導(dǎo)語：在公司的檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
[關(guān)鍵詞]新時(shí)期；醫(yī)藥公司；滇虹藥業(yè)；檔案管理
醫(yī)藥公司的競爭力多數(shù)依賴于新技術(shù)的采用，而檔案管理正是這些新技術(shù)的基礎(chǔ)內(nèi)容。隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的消失，很多大型企業(yè)發(fā)生了改變，但是企業(yè)檔案管理體制卻沒有得到變化，這正是它與現(xiàn)代化企業(yè)制度相悖，導(dǎo)致大部分的企業(yè)檔案工作處于被動(dòng)的局面。在面對市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)對檔案信息的需求，決定了企業(yè)檔案工作在企業(yè)管理中的特殊作用。特別是生產(chǎn)型醫(yī)藥公司如何建立健全、科學(xué)的企業(yè)檔案管理體制，是值得我們進(jìn)一步研究的。
目前大部分企業(yè)檔案管理體制大致以外部管理體制和內(nèi)部管理體制體現(xiàn)的。外部管理體制是指國家隊(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行管理行政體制，包括一些行政機(jī)構(gòu)的設(shè)置、職能分工、運(yùn)作方式等方面的內(nèi)容。而內(nèi)部管理體制是它包括企業(yè)內(nèi)部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與隸屬關(guān)系及企業(yè)檔案的管理形式。
1.企業(yè)內(nèi)、外部管理結(jié)構(gòu)和方式的改變
伴隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，部分企業(yè)由單一的法人變成多法人的企業(yè)集團(tuán)，產(chǎn)權(quán)出資主體多元化。因此，企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)和管理方法發(fā)生了改變，不會(huì)再像以前，參照政府、其他企業(yè)的組成形式來設(shè)置企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)，形成企業(yè)檔案部門不再是一個(gè)獨(dú)立的部門存在。加上企業(yè)集團(tuán)規(guī)模大，加上自身成員企業(yè)實(shí)際情況的不同，導(dǎo)致檔案管理處于不同的環(huán)境，帶來的管理標(biāo)準(zhǔn)、組織形式也所有不同。
2.企業(yè)檔案開發(fā)利用的要點(diǎn)
2.1針對加強(qiáng)生產(chǎn)型醫(yī)藥公司檔案的統(tǒng)計(jì)分析，能準(zhǔn)確掌握檔案的利用價(jià)值
企業(yè)可以利用OFFICE等辦公軟件，對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)施行歸納和分析，從而掌握已保存的檔案的數(shù)量、質(zhì)量及管理和利用狀況，保存好統(tǒng)計(jì)結(jié)果，為檔案管理的科學(xué)組織及合理利用提供依據(jù)，為后期完善檔案收集整理等工作提供參考。
2.2企業(yè)注重提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，為檔案的開發(fā)利用提供條件
企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該積極主動(dòng)的了解企業(yè)的信息需求，在已知的檔案基礎(chǔ)上，有針對性的優(yōu)化檔案管理，編制企業(yè)檔案索引、目錄、摘要等，逐步建立或完善利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案查閱的信息化水平。
2.3企業(yè)檔案管理應(yīng)該促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步及成果的轉(zhuǎn)化，并不是存在于形式
生產(chǎn)型醫(yī)藥公司這種高新技術(shù)企業(yè)，檔案應(yīng)該作為它的重要資源，應(yīng)該為企業(yè)科研、生產(chǎn)服務(wù)的，只有合理有效的開發(fā)利用才能體現(xiàn)出檔案的作用和價(jià)值。
2.4檔案的利用與保密需要相互兼顧
檔案作為一種寶貴資源，合理的開發(fā)與利用對企業(yè)可產(chǎn)生良好的效益；此外，檔案通常會(huì)涉及到科研技術(shù)和商業(yè)機(jī)密，具有內(nèi)部性與保密性要求，特別是生產(chǎn)型醫(yī)藥公司（GMP），如果處理不當(dāng)會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。所以，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，根據(jù)《保密法》等相關(guān)法律規(guī)定，來劃分檔案開放與保密范圍及使用方案。
3.醫(yī)藥公司藥品生產(chǎn)技術(shù)檔案的一體化
我們了解，藥品與其他產(chǎn)品是不同的，以藥品的特性就決定了其質(zhì)量必須合格，它關(guān)乎著人的生命安全，這是藥品的根本特性。因此，藥品在研發(fā)、注冊、生產(chǎn)、上市都需要經(jīng)過嚴(yán)格的程序來控制其質(zhì)量，這個(gè)過程就屬于藥品的一體化。
我們在藥品研發(fā)階段，應(yīng)該把與藥品相關(guān)的資料與文件都記錄在案，歸類至檔案中，這份檔案就是相對完整的藥品注冊檔案。它是藥品生產(chǎn)企業(yè)的研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)技術(shù)等相關(guān)重要項(xiàng)目的綜合體現(xiàn)。藥品生產(chǎn)技術(shù)檔案的工作內(nèi)容大致分為：1）藥品的介紹，例如藥名、規(guī)格、配方、工藝等方面；2）審批和申請藥品的相關(guān)文件，例如藥的證書、藥物使用標(biāo)準(zhǔn)、可能引發(fā)的不良反應(yīng)等相關(guān)內(nèi)容；3）生產(chǎn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及藥品成分和成品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。最終實(shí)現(xiàn)藥品具有源頭可追溯性，同時(shí)也是滿足GMP醫(yī)藥公司的基本要求。
結(jié)合上述，企業(yè)應(yīng)該建立完善的檔案一體化管理模式，使藥品檔案進(jìn)行一體化管理。藥品一體化檔案內(nèi)容應(yīng)該具備：藥品注冊時(shí)登記的信息、批生產(chǎn)時(shí)的記錄、GMP檢查及系統(tǒng)數(shù)據(jù)、不良反應(yīng)測試結(jié)果、藥效穩(wěn)定性測試結(jié)果、藥品質(zhì)量文件等。只有實(shí)施一體化檔案才能有效的提高企業(yè)的管理效率和發(fā)展速度，提升企業(yè)的競爭力。
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關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策
Abstract: The State pays attention to the development of the mainstream waterway of the Yangtze River, which will pour more vigor and vitality. Now, Infrastructure construction is increasing vigorously. And as the large-scale development, we will emphasis on the archives management. The author based on years of study and practice experience, summed up the problems and countermeasures of archives management for the workers reference.
Keywords: archives management; question; countermeasures中圖分類號(hào)：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
前言
“十二五”期間，國家將投資215億元用于長江航道建設(shè)，將長江打造成真正的“黃金水道”，有關(guān)文件也明確指出將用10年左右時(shí)間建設(shè)1.9萬公里國家高等級航道，把長江初步建成平安、暢通、綠色、高效的現(xiàn)代化內(nèi)河水運(yùn)。今年7月份，視察武漢新港時(shí)，又發(fā)出了“要把長江全流域打造成為黃金水道”的號(hào)召，長江干線航道建設(shè)投資規(guī)模、建設(shè)強(qiáng)度都將達(dá)到歷史新高度。隨著國家大規(guī)模的投資建設(shè)，必須提高對建設(shè)項(xiàng)目檔案重要性的認(rèn)識(shí)，這也是新形勢下加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案科學(xué)管理的重要任務(wù)。
項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)全過程中的集中反映，它自始至終貫穿于整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目中，是建設(shè)進(jìn)程的真實(shí)記錄，是建設(shè)成果的書面結(jié)晶，是建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，為今后重建、維修和學(xué)習(xí)等提供了技術(shù)依據(jù)，是工程建設(shè)中不可缺少的一部分。檔案整理要求與工程建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，但是，在實(shí)際檔案管理中，卻沒能引起重視，往往是工程完工后，在短期內(nèi)補(bǔ)全所有檔案資料?，F(xiàn)場記錄造假、一人代替多人簽字、沒有多方審核隨意蓋章、原始資料缺失、施工日志簡短敷衍、竣工圖與實(shí)物不一致……不同程度的存在著這樣那樣的問題。所以，為確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，符合歸檔要求，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設(shè)、生產(chǎn)管理、設(shè)施維護(hù)及改建、擴(kuò)建中的作用，有必要對他們進(jìn)行認(rèn)真的分析和研究，使其發(fā)揮積極的作用，這就是本文研究的意義所在。
一、檔案管理工作的特點(diǎn)
工程項(xiàng)目檔案是自建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)審批至竣工驗(yàn)收過程中直接產(chǎn)生的，對建成后的工程管理、維護(hù)及改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值，經(jīng)過鑒定、系統(tǒng)整理且歸檔的項(xiàng)目文件。項(xiàng)目文件材料是在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程形成的文字、圖像、聲像等形式的全部文件，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等材料。
1、檔案資料來源廣泛。建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目籌劃到工程全面竣工驗(yàn)收，檔案材料的范圍涉及到政府部門的立項(xiàng)審批文件、資金撥付部門的批復(fù)文件、設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)文件、施工單位的施工文件、監(jiān)理公司的監(jiān)理文件、工程招投標(biāo)及合同文件、竣工驗(yàn)收文件等。建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件及設(shè)備、工藝和涉外文件；勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件；各參建單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。
2、檔案材料要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、真實(shí)。凡反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體文件應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)檔案。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，這些材料由工程項(xiàng)目參與各方按照國家有關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求來收集和編寫完成的。例如：施工文件按照分類由工程管理資料、施工管理文件、原材料（產(chǎn)品）質(zhì)量保證文件、施工原始資料、設(shè)備文件五項(xiàng)組成。其中，工程管理文件又由項(xiàng)目法人就工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用控制管理，項(xiàng)目法人組織召開的工地例會(huì)、專題會(huì)議紀(jì)要等幾個(gè)具體的小項(xiàng)組成，這些材料要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、真實(shí)，絕對不能摻假，否則完全沒有存檔和參考的價(jià)值。
3、檔案材料專業(yè)內(nèi)容復(fù)雜。組成檔案材料的專業(yè)內(nèi)容包括地質(zhì)、水文、環(huán)保、消防、通航安全、防洪、氣象、給排水、供電照明、財(cái)務(wù)審計(jì)、工程決算等，這些導(dǎo)致了檔案的專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。
二、檔案管理工作中存在的主要問題
1、參建單位對資料管理重視程度不夠。有些施工單位只抓工程的成本、進(jìn)度、質(zhì)量與安全，對工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，等到工程快交工驗(yàn)收時(shí)才著手收集、整理；施工單位流動(dòng)性大，到工程后期人員已經(jīng)換了幾撥，留下的人員對以前檔案人員整理的資料不熟悉，而且有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召集。而監(jiān)理單位只監(jiān)管工程質(zhì)量，輕視工程資料的監(jiān)管，檔案的收集與工程進(jìn)度不能同步進(jìn)行，造假交差的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
2、工程檔案管理制度不健全，檔案質(zhì)量和安全得不到保障。出于施工項(xiàng)目成本的考慮，很多施工單位不建立檔案管理部門，沒有配備足夠的檔案管理人員，施工員、技術(shù)員兼職資料員的現(xiàn)象普遍存在，對規(guī)范不熟、對檔案整理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒有實(shí)時(shí)收集各項(xiàng)施工原始文件，很難符合檔案整理的要求。項(xiàng)目文件保管條件差，陳舊的基建檔案設(shè)施不能滿足檔案管理的需要，沒有采用專用文件盒保存，很難保證文件資料收集齊全、完整。此外，由于施工隊(duì)伍內(nèi)資料管理人員更換頻繁，檔案資料的交接制度不完善，經(jīng)常有人走檔案丟、有借無還的現(xiàn)象。
3、完工時(shí)間與竣工驗(yàn)收時(shí)間間隔長。長航系統(tǒng)內(nèi)大部分建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長，工程完工后要通過消防、環(huán)保、檔案等專項(xiàng)驗(yàn)收，竣工驗(yàn)收至少在完工后一年以上。而各參建單位在完工后就陸續(xù)撤離了項(xiàng)目部，檔案資料卻需要在隨后的一年多時(shí)間內(nèi)不斷完善，參建單位很難再負(fù)責(zé)任地修改完善資料。
三、加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的對策
1、嚴(yán)把合同簽訂關(guān)。建設(shè)單位在與各參建單位簽訂合同時(shí)，在專用合同條款中明確規(guī)定檔案工作的內(nèi)容，并把檔案文件的積累、整理、歸檔工作作為合同的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對竣工驗(yàn)收的歸檔份數(shù)、時(shí)間、質(zhì)量、違約等提出具體要求，以引起承包商足夠的重視；將竣工文件的編制工作與質(zhì)量保證金掛鉤，明確指出在移交歸檔文件后，必須隨時(shí)按照建設(shè)單位的要求修改文件，直至工程竣工驗(yàn)收，才能支付工程尾款。
2、做好檔案交底工作。建設(shè)單位在工程項(xiàng)目立項(xiàng)后應(yīng)對參建單位進(jìn)行檔案工作交底，明確指出檔案材料現(xiàn)場管理?xiàng)l件：建立健全工程檔案管理制度，在項(xiàng)目部配備專職檔案管理人員，并配備專用文件柜、文件收納盒、照相機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，在文件保管場所采取防火、防潮、防蟲等措施，確保項(xiàng)目文件材料的安全。
3、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。建設(shè)單位檔案部門負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，負(fù)有對施工、監(jiān)理等單位檔案管理人員監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的職能，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并對工程檔案進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，反饋整改，使檔案工作真正滲透到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)全面統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的格局。
4、嚴(yán)把單位工程交工驗(yàn)收關(guān)。長航系統(tǒng)內(nèi)重點(diǎn)工程建設(shè)規(guī)模大，施工周期長，單位工程多，這樣就形成了有的單位工程已經(jīng)驗(yàn)收投產(chǎn)使用，有的單位工程才破土動(dòng)工，有的單位工程還在施工圖設(shè)計(jì)階段。因此，整個(gè)工程竣工驗(yàn)收和單位工程交工驗(yàn)收只能分別進(jìn)行。單位工程交工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位對各參建單位的文字資料、施工報(bào)告進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查圖集文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備，組卷是否合理等等，只要有一個(gè)分包單位的檔案材料達(dá)不到要求，建設(shè)單位就有權(quán)否決單位工程交工驗(yàn)收。由于加大了單位工程檔案材料預(yù)驗(yàn)收的力度，超前控制，為整個(gè)工程檔案驗(yàn)收打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
關(guān)鍵字企業(yè)檔案管理；服務(wù)；城市供水
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
近年來，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變。
一、建設(shè)檔案管理信息平臺(tái)的背景 檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進(jìn)檔案管理水平的全面提升，充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)企業(yè)、服務(wù)職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責(zé)。堅(jiān)持以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以開發(fā)利用檔案信息資源、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為目的，不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)信息、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源利用、安全保障體系、人才隊(duì)伍等六項(xiàng)基礎(chǔ)性建設(shè)，著力打造公司檔案信息共享交換網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。將檔案信息化建設(shè)納入公司信息化建設(shè)的總體布局，以建立健全“一站三庫”（即檔案信息網(wǎng)站、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫）為重點(diǎn)，以“分步實(shí)施、突出重點(diǎn)、資源共享、安全保密”為原則，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進(jìn)程，建立檔案信息化的長效發(fā)展機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用和服務(wù)水平。 二、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室的目標(biāo)
1.數(shù)據(jù)采集功能：“通過蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺(tái)”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)，采取數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率與質(zhì)量。
2、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)保存功能：通過在線NAS、移動(dòng)硬盤、藍(lán)光刻錄等多種技術(shù)手段，對采集到的各類檔案信息在備份的基礎(chǔ)上進(jìn)行永久保存，完成公司數(shù)據(jù)備份。
3、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)利用功能：依托OA網(wǎng)，建立檔案信息網(wǎng)站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數(shù)據(jù)分析服務(wù)，同時(shí)有目的、有重點(diǎn)的搜集、整理、數(shù)字化部分企業(yè)文件資料，面向企業(yè)，服務(wù)企業(yè)，不斷探索數(shù)字檔案室為企業(yè)服務(wù)的新路子。
4、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理功能：實(shí)行系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)分類、排序、價(jià)值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)標(biāo)引、信息組織、打印輸出等，并運(yùn)用身份認(rèn)證、保密、訪問控制等技術(shù)確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護(hù)整個(gè)系統(tǒng)信息的安全。
5、實(shí)現(xiàn)檔案宣傳功能：充分利用數(shù)字檔案室綜合保管的，反映公司成長歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數(shù)字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網(wǎng)公開宣傳，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源作用。
檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統(tǒng)管理。其中數(shù)字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對檔案管理過程的記錄。
檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋整個(gè)公司的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。 三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段 認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等一系列技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)共享。1. 全宗內(nèi)檔案分類科學(xué)，編號(hào)規(guī)范 檔案分類原則是以蘇州市自來水有限公司全部檔案為對象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案室全部檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用的原則。 全宗內(nèi)要統(tǒng)一的分類方案，根據(jù)檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內(nèi)文書檔案類別設(shè)置合理，按保管期限--年度--問題（或組織機(jī)構(gòu)）分類；會(huì)計(jì)檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應(yīng)符合國家檔案局有關(guān)文件的規(guī)定；其它專門檔案的分類符合本系統(tǒng)主管部門與檔案管理部門確定的標(biāo)準(zhǔn)；全宗內(nèi)檔案的編號(hào)排列按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以卷為單位整理時(shí)，檔號(hào)編制為全宗號(hào)--目錄號(hào)--案卷號(hào)；以件為單位整理時(shí)，檔號(hào)設(shè)置按國家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.明確類目設(shè)置 一級類目按卷根據(jù)資料與檔案的特點(diǎn)，共設(shè)置為6個(gè)。文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業(yè)務(wù)檔案、基建類檔案。
二級類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進(jìn)行有效的管理，方便其他部門進(jìn)行借閱，針對歷史檔案進(jìn)行管理，電子化，流程化部門檔案。
3. 檔案整理要求 全宗內(nèi)所有檔案應(yīng)收集齊全，經(jīng)系統(tǒng)整理。文書檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質(zhì)量必須符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的要求，要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，參照文件材料的不同價(jià)值，便于利用和保管。
3.1文件材料的種類，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；
3.2同一問題、同一會(huì)議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)一起整理；
3.3跨年度的會(huì)議、活動(dòng)、案件等形成的文件一般歸入結(jié)束年度整理；
3.4產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷；
3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應(yīng)與分類方案相統(tǒng)一，文字說明材料齊全、準(zhǔn)確；
3.6文件材料的制作和書寫材料必須達(dá)到永久保存。 四、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 1硬件方面：添置計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、高速掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，服務(wù)器配置應(yīng)滿足海量數(shù)據(jù)存貯，快速檢索利用的要求；除進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工外，還應(yīng)加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數(shù)字化的力度。
序號(hào) 內(nèi)容 型號(hào) 配置 單位 數(shù)量
1 服務(wù)器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 臺(tái)式計(jì)算機(jī) HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺(tái) 1
4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺(tái) 1
5 激光打印機(jī) HP P1606dn 自動(dòng)雙面/有線網(wǎng)絡(luò)打印 臺(tái) 1
6 噴墨一體機(jī) OfficeJet J4660 打印、復(fù)印、傳真、掃描5合一 臺(tái) 1
7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺(tái) 1
8 A4掃描儀 明基 5560C 開機(jī)即掃，無預(yù)熱 臺(tái) 1
9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺(tái) 1
10 數(shù)碼相機(jī) 索尼RX100 2020萬像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺(tái) 1
11 備份設(shè)備 西部數(shù)據(jù) DX4000 12TB（含硬盤） 套 1
12 移動(dòng)硬盤 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個(gè) 3
2軟件配置：
a、服務(wù)器操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服務(wù)器數(shù)據(jù)庫： MySQL5.0以上
c、客戶端操作系統(tǒng)：Windows XP
d、客戶端應(yīng)用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、WEB服務(wù)器、索引服務(wù)器可以安裝在一個(gè)物理服務(wù)器上；安裝系統(tǒng)前確認(rèn)服務(wù)器上已經(jīng)安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務(wù)正常運(yùn)行。
3場館要求：進(jìn)一步優(yōu)化檔案保管條件，新增不少于60平方米的工作場所作為掃描工作間、檔案存儲(chǔ)間。五、檔案管理的應(yīng)用范圍及其效益 蘇州市自來水有限公司檔案管理應(yīng)用于三廠兩所，各個(gè)科室；檔案材料包括案卷文書檔案、基建檔案、科研檔案、人事檔案、宣傳檔案、財(cái)務(wù)檔案、視頻檔案、照片檔案等。 它為企業(yè)帶來了直接、間接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益： 第一，提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。檔案管理的實(shí)施，提高了項(xiàng)目文件歸檔的工作效率，以往，一個(gè)工程項(xiàng)目完成收集整理工作大量的人力，而現(xiàn)在有檔案可查，大幅降少投入人力。 第二，豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)的重要依據(jù)和參考。 第三，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保證。隨著法制建設(shè)的不斷完善、社會(huì)各方面的法律意識(shí)不斷增強(qiáng)，企業(yè)面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)也越來越多。豐富完整的檔案資料可以維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。比如，土地征用手續(xù)、林木砍伐協(xié)議等文件可以在日后解決相關(guān)糾紛中起到?jīng)Q定性作用。再如，工程建設(shè)的立項(xiàng)審批及規(guī)劃、環(huán)保、土地、消防許可等前期依據(jù)性文件，可以使企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)及行政處罰風(fēng)險(xiǎn)。 轉(zhuǎn)
關(guān)鍵詞：公路工程；檔案；管理
Abstract: Highway Construction of great significance to the local economic development, then the establishment of a complete highway projects, files, also has very important significance of the scientific management of the highway project.
Keywords: highway engineering; file; management
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí)，建筑工程檔案管理作為建筑工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
公路工程檔案是反映交通發(fā)展的重要的歷史記錄，是各級公路管理狀況的鏡子，是工程建設(shè)的見證，是工程質(zhì)量的反映?？梢哉f，對公路工程檔案管理工作的重視，就是對工程建設(shè)本身的重視。因此，重視和加強(qiáng)公路工程檔案管理工作，對公路建設(shè)事業(yè)有著極為重要的意義。
一、思想上要重視工程檔案管理工作
工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。
二、建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)
為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
三、嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)
工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
四、公路工程檔案收集要系統(tǒng)完整
公路工程收集整理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長期性、繁瑣乏味的工作,牽涉的部門很多,覆蓋的范圍很廣。因此需要本系統(tǒng)本單位領(lǐng)導(dǎo)職工的共同努力。我們要改變檔案工作長期封閉的局面,摒棄“檔案工作無關(guān)緊要”的舊觀念,創(chuàng)新發(fā)展,開拓視野,全力以赴地搜集相關(guān)的檔案信息。單位各部門、各科室的每個(gè)職工均負(fù)有搜集上交相關(guān)數(shù)據(jù)文件的職責(zé),部門領(lǐng)導(dǎo)要周密部署,明確專人負(fù)責(zé)工程的文件、具體數(shù)據(jù)、聲像資料的收集歸檔整理工作,對每個(gè)公路工程都不放過,要把施工中形成的報(bào)告、請示、批復(fù)、圖紙、合同、招投標(biāo)書賬冊、協(xié)調(diào)活動(dòng)、會(huì)議記錄等資料收集歸檔,做到應(yīng)收盡收,應(yīng)納盡納,確保歸檔文件、數(shù)據(jù)和聲像資料的完整性。從領(lǐng)導(dǎo)到職工都要增強(qiáng)“檔案意識(shí)”,通過強(qiáng)有力的輿論宣傳,發(fā)動(dòng)全體領(lǐng)導(dǎo)職工,抓實(shí)抓好檔案管理,營造“公路工程檔案、人人有責(zé)”的濃厚氛圍,激發(fā)大家收集整理檔案的工作熱情,為檔案工作的完整提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。在檔案資料的收集中要做到兩個(gè)結(jié)合:1、是辦公室收發(fā)文件時(shí)把關(guān)收集與檔案管理人員專項(xiàng)收集相結(jié)合。2、是日常收集與每年年底歸檔整理時(shí)查漏補(bǔ)缺相結(jié)合。通過領(lǐng)導(dǎo)職工的共同努力,將公路工程檔案收集得更為齊全完整,在今后的公路建設(shè)中,把最系統(tǒng)的、最有價(jià)值的檔案信息傳遞給使用者,更好地為我國道路交通現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
五、公路工程檔案的軟件、硬件建設(shè)
要做好公路工程檔案工作,必須堅(jiān)持以人為本,加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。既要抓“軟件“——隊(duì)伍的建設(shè),又要抓”硬件“——辦公設(shè)施的建設(shè),兩手抓,兩手都要硬。首先,要加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)。打造高素質(zhì)的檔案管理人員的培訓(xùn),通過培訓(xùn),強(qiáng)化檔案人員的信息意識(shí)、經(jīng)濟(jì)意識(shí)、保密意識(shí)和現(xiàn)代化意識(shí),不斷提高檔案人員職業(yè)操守和業(yè)務(wù)技能。檔案員作為國家財(cái)產(chǎn)的保存者、守護(hù)者,應(yīng)本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù),開展深層次的研究,發(fā)揮檔案的價(jià)值,為實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)功能盡到自己的責(zé)任。新時(shí)期的檔案工作者應(yīng)具有較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門所特有的良好風(fēng)范與氣質(zhì),應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識(shí),提高自身的修養(yǎng),陶冶自身情操,以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德,贏得社會(huì)公眾的敬重從而提高檔案工作在社會(huì)中的地位,采取“走出去,請進(jìn)來”的辦法,到外地兄弟單位學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),取長補(bǔ)短,不斷改進(jìn)。其次,要加大對檔案管理的硬件投入。
要加快檔案室硬件的建設(shè),檔案室要配備必要的鐵制柜、滅火器、裝訂機(jī)、滅鼠藥、除濕機(jī)等,改善檔案保管條件,做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮等工作。要加強(qiáng)檔案室軟件的配備完善,通過購置照相機(jī)、錄像機(jī)、電腦、掃描儀和專用軟件,實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)多樣化,信息交流網(wǎng)絡(luò)化,與時(shí)代同步,有效改善檔案管理環(huán)境。再次,在軟硬件建設(shè)逐步完善的基礎(chǔ)上,要嘗試和推動(dòng)檔案管理信息化和現(xiàn)代化。改變“重藏輕管”的傳統(tǒng)檔案管理觀念,充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性,使他們拋開顧慮,大膽工作,不斷創(chuàng)新,銳意進(jìn)取,運(yùn)用信息資源管理理論和先進(jìn)的電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段,最大程度上開發(fā)和利用檔案,服務(wù)于交通事業(yè)和社會(huì)其他部門。
六、及時(shí)做好傳遞和變更記錄
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。
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關(guān)鍵詞：基層；檔案；隊(duì)伍
基層單位的檔案管理是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)，是國家全部檔案不斷補(bǔ)充的源泉，其收集和整理程度與水平如何，直接影響著檔案館能否充分利用檔案有效地發(fā)揮作用，對于檔案室和檔案館的工作成效具有重要影響。作為一名基層檔案工作者，對基層的檔案管理如何能達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，我認(rèn)為還有許多問題亟待解決。
一、檔案意識(shí)不到位。這是一種在基層非常普遍的現(xiàn)象，一個(gè)單位檔案建設(shè)的好差，直接反映出領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，一些部門檔案建設(shè)所需的人力、財(cái)力、物力就很難到位，也直接影響整個(gè)集體對檔案的重視程度。近幾年來，通過《檔案法》的宣傳貫徹，基層領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)有所加強(qiáng)，但檔案工作仍存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況，對日常有關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不認(rèn)真貫徹，而影響了基層檔案工作的規(guī)模發(fā)展，影響了檔案質(zhì)量的規(guī)范和提高，也影響了檔案工作人員對檔案工作的積極性和進(jìn)取心。
二、檔案人員的隊(duì)伍不穩(wěn)定。由于體制的問題，機(jī)關(guān)檔案管理員沒有專職的，大部分是兼職，再加上檔案管理工作是一項(xiàng)勞神費(fèi)心的苦差事，檔案崗位津貼又不到位，同時(shí)檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)又要求高，很多干部都不愿干，即使在崗，也一身多任，往往被中心工作或民生工程占去絕大部分時(shí)間，對檔案管理往往身有余而力不足，基本上沒有時(shí)間去管理或整理本部門大量的檔案資料，有時(shí)也只是應(yīng)付而已。條件好的部門，直接送到縣級檔案館幫助整理歸檔；條件不好的，就只能任其自然，經(jīng)常存在2-3年整理一次檔案的情況。同時(shí)，很多單位的檔案人員變動(dòng)頻繁，導(dǎo)致檔案工作不能保持它的系統(tǒng)性和完整性。
三、檔案的收集、整理不夠齊全完整。由于檔案知識(shí)普及的不夠全面，很多人認(rèn)為只有上級來文，紅頭文件才是檔案，致使有些檔案不能被歸檔保存。檔案收集、整理的不齊全，不單單是檔案人員的問題，與其它業(yè)務(wù)人員關(guān)系極為密切。例如聲像檔案，很多單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等，負(fù)責(zé)攝影、錄音的工作人員，認(rèn)為拍完，錄完就算完成任務(wù)了，根本就沒想到歸檔。另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，由于全局觀念、檔案意識(shí)的缺乏，致使部分聲像檔案長期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。
四，檔案制度不健全，資料保管不善。很多機(jī)關(guān)單位檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱和保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案資料收集不全，整理不及時(shí)，文件資料堆積如山，丟失嚴(yán)重；檔案管理混亂，致使其他干部或閑雜人員可以隨意進(jìn)入檔案室查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行任何手續(xù)，有借無還時(shí)而有之，時(shí)間一長檔案資料就不知去向。
五，檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施不完善?；A(chǔ)設(shè)施是保障，沒有一個(gè)合格的檔案室，檔案的安全保管、有效利用、功能發(fā)揮都是一句空話。大部分基層部門的檔案室建設(shè)簡陋，基礎(chǔ)條件差，檔案柜陳舊老化，通風(fēng)性能不好，安全措施沒落實(shí)，防蟲防霉設(shè)備不配套等；有些因受辦公條件的限制，沒建立綜合檔案室，而是與機(jī)關(guān)辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理；還有的只能叫雜物保管室，檔案室里的檔案沒有多少，雜物、舊物堆滿房間。
如何解決基層檔案工作中存在問題？
一、加強(qiáng)檔案意識(shí)。我們不僅要以培訓(xùn)班、業(yè)務(wù)指導(dǎo)為媒介，組織檔案人員學(xué)習(xí)《檔案法》，讓他們從思想上認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，從法律的視角來看檔案工作，同時(shí)，更要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持，這是我們做好檔案工作的根本前提。爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持主要有兩方面：一方面要找準(zhǔn)檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的結(jié)合點(diǎn)，用工作效果的不可替代來爭取領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)重視；另一方面要善于主動(dòng)爭取領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的支持，采取有效的宣傳形式，讓更多的領(lǐng)導(dǎo)和部門了解、重視檔案工作。
二、加大基礎(chǔ)投入。檔案事業(yè)是政府投入的公益事業(yè)，檔案事業(yè)的發(fā)展必須靠政府的投入。各級領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，尤其是對館藏檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)及檔案人員的身體健康狀況等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障；各級機(jī)關(guān)要積極爭取上級部門和財(cái)政的支持，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步檔案管理信息化水平，確保檔案安全管理，檔案資料不丟失、不損
三、培養(yǎng)造就穩(wěn)定的、結(jié)構(gòu)合理的、專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人員隊(duì)伍。檔案管理既有實(shí)踐性，又具有思想性，既具有完整性，又具有系統(tǒng)性，它對檔案員思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)都有很高的要求。首先，舉辦檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班是從根本上提高檔案人員專業(yè)技術(shù)水平和實(shí)際工作能力的有效途徑，聘請有關(guān)專家就檔案有關(guān)知識(shí)和問題進(jìn)行授課，并現(xiàn)場講解，對全面推進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)揮著很大的作用。第二，做到各部門檔案工作責(zé)任到人，是保證檔案工作的順利開展的基礎(chǔ)。在深入基層摸清底數(shù)的基礎(chǔ)上，主動(dòng)加強(qiáng)與各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聯(lián)系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)，選拔一批政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員充實(shí)到檔案隊(duì)伍中，夯實(shí)基層檔案管理的中堅(jiān)力量。第三，根據(jù)實(shí)際工作的需要，把《檔案法》、《山東省檔案工作條例》及有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理輯印成小冊子，分發(fā)給各個(gè)基層單位，使業(yè)務(wù)工作的開展學(xué)有依據(jù)，做有標(biāo)準(zhǔn)。第四，各基層檔案部門牢固樹立人才資源是第一資源的思想，要對檔案工作多一分理解、多一分支持，切實(shí)解決本單位檔案場所、檔案裝具、檔案保管和保護(hù)設(shè)施等方面的問題，分管領(lǐng)導(dǎo)分管要到位，不能分而不管，要主動(dòng)聽取檔案員的工作匯報(bào)，幫助檔案員協(xié)調(diào)解決一些具體問題。多為他們提供學(xué)習(xí)深造、交流鍛煉的機(jī)會(huì)，使他們不斷得到充實(shí)和提高。
四、強(qiáng)化檔案資料收集、整理工作。檔案的收集、整理不是一個(gè)檔案員能完全做到的，只有各級各部門都意識(shí)到檔案的重要性，想做好檔案的收集、整理工作，把他們手中形成的檔案材料自覺交到檔案員手中，才能順利地開展這項(xiàng)工作。其次，建立崗位責(zé)任制，將文件材料收集歸檔工作列入單位領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理人員的目標(biāo)責(zé)任制中，并進(jìn)行年度考核，考核結(jié)果與其獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤。
五、加強(qiáng)檔案法制意識(shí)的培育與提高。檔案法制意識(shí)是指要求依法管理國家檔案事務(wù)的思想觀念，有著檔案法制意識(shí)的人必然具有檔案法律至高無上的思想觀念，一旦社會(huì)成員普遍樹立起檔案法制觀念，必然產(chǎn)生運(yùn)用法律管理檔案、維護(hù)檔案安全的強(qiáng)烈要求。一是要大力普及宣傳《檔案法》和《山東省檔案條例》，宣傳依法治檔的先進(jìn)典型，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)。二是檔案主管機(jī)關(guān)強(qiáng)化檔案執(zhí)法主體意識(shí)，加強(qiáng)檔案執(zhí)法力度，真正做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。三是通過一段時(shí)期的實(shí)踐，對不符合《檔案法》要求的一些規(guī)章制度，對照新形勢的要求作必要的修改和完善。四是建議各級黨委、政府把貫徹落實(shí)檔案法規(guī)情況列入目標(biāo)管理來考核，確保檔案管理工作上新臺(tái)階。
參考文獻(xiàn)
[1]王云慶《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》2008年2月
關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；信息化系統(tǒng)
1 房地產(chǎn)檔案管理的重要性
1.1 房地產(chǎn)檔案是政府進(jìn)行管理與決策的依據(jù)
處于現(xiàn)代社會(huì)的人們已經(jīng)完全脫離了傳統(tǒng)的靠直覺和主觀意愿進(jìn)行判斷的思維方式，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得人們有條件對于事物做出準(zhǔn)確的判斷和決策，這也使得人們開始重視事前決策資料的收集。對于政府而言，當(dāng)需要管理和決策城市的建設(shè)和規(guī)范問題時(shí)，需要用到盡可能豐富的房地產(chǎn)信息，這些信息能夠幫助管理者和決策者學(xué)習(xí)以往房地產(chǎn)開發(fā)管理中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，加大對房地產(chǎn)開發(fā)的歷史和現(xiàn)狀的了解，幫助其作出符合客觀實(shí)際的判斷和決策。
1.2 房地產(chǎn)檔案是擁有者合法性的證明
參照我國相關(guān)法律的規(guī)定，房產(chǎn)證書和房地產(chǎn)檔案是證明其擁有者合法性的關(guān)鍵證明，這些文件具有法律效力。一方面，房產(chǎn)主人可以通過這些文件來證明自身對房產(chǎn)具有使用、支配的權(quán)力，另一方面，房產(chǎn)主人可以利用這些文件來保護(hù)自身在買賣、交換、改擴(kuò)建、抵押等一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的合法權(quán)益。
1.3 房地產(chǎn)檔案有利于規(guī)范行業(yè)行為
在房地產(chǎn)檔案中詳實(shí)地記錄著政府管理部門和房地產(chǎn)企業(yè)以及房產(chǎn)擁有者的行為，通過房地產(chǎn)檔案可以清晰地了解到真實(shí)的房地產(chǎn)發(fā)展面貌和歷程，包括曾經(jīng)的違背政府規(guī)劃的建設(shè)記錄和房地產(chǎn)業(yè)主弄虛作假的欺詐行為等都被忠實(shí)地記錄下來。這些記錄無疑會(huì)使房地產(chǎn)行業(yè)內(nèi)的不正當(dāng)行為有所收斂，對于行業(yè)內(nèi)相關(guān)人員具有監(jiān)督和警示作用，有利于規(guī)范行業(yè)內(nèi)秩序，從而使房地產(chǎn)主的合法權(quán)益得到保障。
2 房地產(chǎn)檔案管理的方法和措施
2.1 堅(jiān)持依法管檔的核心理念
我國相繼頒布了《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》以及《房屋登記辦法》，《檔案法》是我國檔案管理的根本大法，相關(guān)管理部門也出臺(tái)了房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)章制度，如國家建設(shè)部頒發(fā)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。這些法律能夠很好地指導(dǎo)房地產(chǎn)檔案的管理工作，能夠有效杜絕房地產(chǎn)檔案管理中的和過失等問題，真正保護(hù)房產(chǎn)擁有者的合法權(quán)益，因此在房地產(chǎn)管理工作中必須堅(jiān)持依法管檔的核心理念。
2.2 加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)
房地產(chǎn)管理人員肩負(fù)著房地產(chǎn)的信息收集、歸納和整理等工作，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的錯(cuò)誤都可能引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛和權(quán)益人的正當(dāng)權(quán)利受損，因此必須加強(qiáng)對房地產(chǎn)管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平。特別是要強(qiáng)化房地產(chǎn)管理人員的責(zé)任意識(shí)，做到檔案的編研真實(shí)有效，能夠不斷和及時(shí)地對檔案史料進(jìn)行選材、鑒別、考證、加工、整理，便于今后房地產(chǎn)資料的開發(fā)和利用。同時(shí)，還要做好日常的檔案資料保護(hù)工作，保證存放紙質(zhì)檔案的區(qū)域清潔衛(wèi)生，不會(huì)發(fā)生房地產(chǎn)檔案資料污損、蟲蛀和鼠咬現(xiàn)象。
2.3 以提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為工作目標(biāo)
目前多數(shù)的房地產(chǎn)檔案以紙質(zhì)材料作為關(guān)鍵性的證明材料，以電子檔案資料為輔。房地產(chǎn)檔案紙質(zhì)材料眾多，如果沒有進(jìn)行有效的管理，則很難在需要查閱時(shí)找到有用的信息，這對房地產(chǎn)檔案管理工作的啟示是要思考如何才能提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，利于信息需求者快速找到有效信息?？偟膩碚f，就是要求房地產(chǎn)檔案工作人員按照所管理的房地產(chǎn)檔案實(shí)際情況和特點(diǎn)為出發(fā)點(diǎn)，充分考慮客觀需要，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的工作目標(biāo)。
3 房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)構(gòu)建
改革開放以來我國的經(jīng)濟(jì)水平大幅度提高，人們對于住房的需求也越來越高，這有力地推動(dòng)了房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前房地產(chǎn)檔案信息的爆發(fā)式擴(kuò)張，人們需要尋求新的房地產(chǎn)檔案管理方式來提高管理的效率，房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)的概念應(yīng)運(yùn)而生。
房地產(chǎn)檔案管理信息化是從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)向電子信息管理，旨在通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化和實(shí)時(shí)化管理，以滿足大量信息的存儲(chǔ)和讀取要求。房地產(chǎn)檔案管理信息化適應(yīng)了新社會(huì)形勢的發(fā)展需求，使得房地產(chǎn)檔案的信息化管理更為規(guī)范化和法制化，提供給信息需求者更為方便快捷的服務(wù)。
建立房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)需要做好以下三個(gè)方面的內(nèi)容：一是制定好相關(guān)的信息化管理的規(guī)章制度。在房地產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)中，主要以電子信息為管理對象，而不同于以往的紙質(zhì)信息管理，因而要制定出對電子信息管理有針對性的規(guī)章制度，比如在系統(tǒng)信息錄入和查閱權(quán)限的分配上，就要注意制定能夠相互制約和監(jiān)督的規(guī)章制度。二是要積極利用更加先進(jìn)的技術(shù)手段?？茖W(xué)技術(shù)是不斷發(fā)展和技術(shù)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們的需求也在逐步提高，房地產(chǎn)檔案管理者若想提供更加貼合人們需求的服務(wù)，就需要采用更加先進(jìn)的技術(shù)手段來進(jìn)行輔助管理。三是要重視對房地產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，特別是對于軟件操作和管理等方面的培訓(xùn)。房地產(chǎn)檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)理論知識(shí)和總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，將檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)與信息技術(shù)知識(shí)有機(jī)結(jié)合，成為掌握專業(yè)技術(shù)和適應(yīng)崗位發(fā)展需求的專業(yè)的房地產(chǎn)檔案管理人才。
參考文獻(xiàn)
[1]陸嫣.房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的問題以及創(chuàng)新策略[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊）.2015（05）.
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[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院發(fā)展；檔案管理；創(chuàng)新
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2014.03.632 文章編號(hào)：1004-7484（2014）-03-1697-01
在醫(yī)院工作中，檔案管理為其提供管理的依據(jù)，是臨床工作的基礎(chǔ)[1]?，F(xiàn)階段，醫(yī)院的發(fā)展對檔案管理提出了更高的要求。在當(dāng)前情況下，醫(yī)院檔案管理存在一些問題，只有選擇先進(jìn)的檔案管理方式，全面配合醫(yī)院的正常工作，為醫(yī)院的發(fā)展提供全面的服務(wù)，提高醫(yī)院工作的質(zhì)量。
1 醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)的問題
1.1 只注重患者檔案的保存工作 出于醫(yī)保核算、對患者負(fù)責(zé)的目的，醫(yī)院需要對患者的檔案進(jìn)行保存，對于重癥患者的資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行特殊的保存。但是，檔案保存工作較為細(xì)致，通常醫(yī)院只設(shè)置一個(gè)部門，專門負(fù)責(zé)檔案管理，患者的檔案和醫(yī)院其他類型的檔案放在一起進(jìn)行管理。因此，醫(yī)院只是注重保存患者的檔案，對其他類型的檔案忽視管理。
1.2 檔案管理不規(guī)范 近幾年來，醫(yī)療改革不斷深化發(fā)展，我國建立了醫(yī)療保障體系，為公民提供了醫(yī)療保障，與此同時(shí)，醫(yī)院、社區(qū)服務(wù)站工作量增加。新醫(yī)保需要為參保人員建立信息賬戶，辦理專門的醫(yī)療卡，妥善管理參保人員的檔案。但是，醫(yī)改工作還沒有完全完成，部分地區(qū)建檔工作還沒有結(jié)束。與此同時(shí)，對于新建檔案的管理非常消耗精力。檔案管理涉及的個(gè)人信息和就診信息較多，在進(jìn)行匯總和保存方面存在較大的問題。
1.3 檔案的利用率比較低 對相關(guān)的信息建立檔案，出于兩個(gè)方面的目的：首先是為了保存信息，其次是對檔案進(jìn)行利用、分析，通過分析，得出相關(guān)的結(jié)論，如了解疾病的高發(fā)群體[2]。通過對檔案進(jìn)行研究，有助于醫(yī)療技術(shù)的改進(jìn)。但是，現(xiàn)階段，醫(yī)院建立檔案之后，直接進(jìn)入檔案室儲(chǔ)藏柜，檔案的利用率比較低。只有患者提出查詢檔案后，才會(huì)用到檔案。檔案不能有效的利用，管理資源大量的浪費(fèi)。
1.4 檔案管理的技術(shù)、設(shè)備較為落后 現(xiàn)階段，患者的信息特別多，很多醫(yī)院在管理患者的檔案時(shí)，依然采用傳統(tǒng)的工作方法。如新農(nóng)合檔案，參保人員都有專門的檔案，參保人員的檔案信息會(huì)及時(shí)的錄入檔案信息系統(tǒng)保管，醫(yī)療檔案工作的任務(wù)量較大。采用傳統(tǒng)的工作方法，檔案管理的效率較低。與此同時(shí)，部分醫(yī)院檔案管理的設(shè)備相對落后，為檔案管理帶來一定的難度。
2 醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新
2.1 實(shí)現(xiàn)服務(wù)理念的創(chuàng)新 對于檔案管理而言，服務(wù)工作是主要的工作，通過服務(wù)可以實(shí)現(xiàn)檔案利用的價(jià)值。醫(yī)院融入到醫(yī)療市場中，檔案管理的工作應(yīng)當(dāng)以服務(wù)醫(yī)院為主，服務(wù)是檔案管理的重要職能。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，服務(wù)理念是根本。轉(zhuǎn)變舊有的服務(wù)方式以及思維方式，對信息加強(qiáng)收集、加工，提高檔案工作的效率，能夠?yàn)槭褂谜咛峁┫嚓P(guān)的資料，檔案管理以人為本，掌握好為醫(yī)院服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)兩者之間的關(guān)系，堅(jiān)持優(yōu)質(zhì)服務(wù)、效益明顯的服務(wù)理念，創(chuàng)新檔案管理，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，以滿足使用者的要求為目的，為醫(yī)院的建設(shè)貢獻(xiàn)力量[3]。
2.2 實(shí)現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新 檔案管理具有嚴(yán)肅性以及條理性的特點(diǎn)。各級醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，依據(jù)《檔案法》等的相關(guān)規(guī)定，制定適合本單位的檔案管理方法，對檔案管理不斷進(jìn)行修改、完善，明確檔案管理的多項(xiàng)制度，明晰檔案工作的責(zé)任以及崗位職責(zé)，醫(yī)院的檔案管理職責(zé)明確，檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要求清楚，受到制度的約束。確定分管領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員的責(zé)任，使得檔案管理工作者能夠做好檔案收集、保管、應(yīng)用等的工作。對于各類檔案的歸檔、保管、借閱等明確相關(guān)的要求。
2.3 實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的創(chuàng)新 對于檔案管理工作，傳統(tǒng)的工作方式和現(xiàn)代的檔案工作方式之間能夠相輔相成，兩者是互補(bǔ)的關(guān)系，處理好它們之間的關(guān)系，有助于檔案資源實(shí)現(xiàn)共享。檔案管理者需要轉(zhuǎn)變以前的服務(wù)方式，對職能科室、臨床一線做好深入的調(diào)查研究，掌握各科室信息資源的需求，轉(zhuǎn)變檔案管理工作的重點(diǎn)，由檔案的實(shí)體管理轉(zhuǎn)向檔案的服務(wù)工作，根據(jù)使用者的要求，由檔案資料中發(fā)掘有價(jià)值的信息，采用信息科學(xué)技術(shù)，設(shè)立電子檔案，收集上網(wǎng)的數(shù)據(jù)信息，使檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檢索，提高信息的利用能力。
3 小 結(jié)
現(xiàn)階段，醫(yī)療市場的競爭較為激烈，在管理制度上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，能夠增加競爭的優(yōu)勢。醫(yī)院的檔案管理工作是管理制度的一部分，需要發(fā)揮出它的作用，為患者和醫(yī)院提供服務(wù)。在管理理念、管理方法、服務(wù)方式等方面進(jìn)行創(chuàng)新，提高人員的素質(zhì)，與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)做好內(nèi)省的工作，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)采取解決的方法，在市場競爭中占據(jù)一席之地。
參考文獻(xiàn)
[1] 張慶玲.淺談醫(yī)院檔案管理工作的幾點(diǎn)做法[J].中國管理信息化，2013，10（6）：103-104.
1、提高對水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案認(rèn)識(shí)。首先，要提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的認(rèn)識(shí)，糾正重建設(shè)、輕檔案的思想，無論是項(xiàng)目法人、工程技術(shù)人員、監(jiān)管人員、管理人員，還是檔案管理者，都要有組織、有計(jì)劃地學(xué)習(xí)檔案管理方面的法律法規(guī)，并掌握相關(guān)的檔案專業(yè)知識(shí)，做到思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、業(yè)務(wù)上統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、工作上統(tǒng)一要求，充分認(rèn)識(shí)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性，做到上下結(jié)合、步調(diào)一致。其次，要把檔案工作責(zé)任制層層落實(shí)到人，增強(qiáng)搞好工程建設(shè)檔案管理工作的自覺性、使命感和責(zé)任意識(shí)，明確項(xiàng)目法人職責(zé)，構(gòu)建從上到下、分級負(fù)責(zé)、職責(zé)明確、科學(xué)嚴(yán)密的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，形成明確責(zé)任分工、群策群力、千方百計(jì)促進(jìn)水利工程檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，使其在現(xiàn)代水利工作中發(fā)揮重要作用。
2、抓組織落實(shí)，完善工作機(jī)制。各級水利部門應(yīng)把水利工程檔案工作列入重要的議事日程，要確立領(lǐng)導(dǎo)專人負(fù)責(zé)制。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是隨著項(xiàng)目建設(shè)步步延伸，段段相連，環(huán)環(huán)相扣，自始至終逐漸形成的，工程一旦竣工，工程檔案就應(yīng)該齊全完整。要充分做到這一點(diǎn)，在工程項(xiàng)目一開始，就應(yīng)確立領(lǐng)導(dǎo)專人負(fù)責(zé)，成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，對建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作進(jìn)行通盤考慮，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立制度，制定措施，遵循工程建設(shè)和檔案工作的規(guī)律，堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，保障工程項(xiàng)目檔案工作一開始就步入正軌，真正做到組織落實(shí)，思想到位，對水利工程檔案工作及時(shí)檢查督促，既要隨時(shí)了解掌握水利工程檔案工作發(fā)展動(dòng)態(tài)，超前控制，又要加強(qiáng)橫向、縱向的信息聯(lián)通。完善水利工程檔案為水利服務(wù)的體系，建立激勵(lì)機(jī)制，盡快使工程檔案轉(zhuǎn)化為先進(jìn)的生產(chǎn)力。鼓勵(lì)、引導(dǎo)水利工程檔案組織機(jī)構(gòu)，按市場需求建立開放、推廣、培訓(xùn)、服務(wù)、經(jīng)營為一體的運(yùn)行機(jī)制，開拓服務(wù)領(lǐng)域。
3、堅(jiān)持各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅涉及面廣，竣工圖要求高，而且原件收集歸檔難度大，這些竣工檔案又有著十分重要的利用價(jià)值。因此，必須按《中華人民共各國檔案法》的要求，嚴(yán)格執(zhí)行《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》等一系列法規(guī)性文件，增強(qiáng)水利建設(shè)單位和施工單位檔案人員和工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)和依法治檔的自覺性。由于工程管理者、技術(shù)人員和施工人員對工程項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們又是今后利用工程檔案的主體，應(yīng)更多地依靠他們來保證這些工程檔案的齊全完整。
4、發(fā)揮監(jiān)理部門協(xié)調(diào)配合作用，保障水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案立卷歸檔質(zhì)量。按照國家水利部門的有關(guān)規(guī)定，把建設(shè)項(xiàng)目的建檔工作納入工程建設(shè)及管理程序，納入專業(yè)部門和專業(yè)人員職責(zé)范圍，充分發(fā)揮“三個(gè)監(jiān)督機(jī)制”的作用，確?？⒐n案的內(nèi)在質(zhì)量。發(fā)揮“三個(gè)監(jiān)督機(jī)制”即施工現(xiàn)場社會(huì)監(jiān)理部門、指揮部的質(zhì)安部門和施工單位工程材料部門，在工程施工監(jiān)理和質(zhì)檢過程中，對工程各種施工文件材料的形成、收集、整理，共同承擔(dān)檢查和督促責(zé)任，保證竣工資料的完整與準(zhǔn)確。首先，要發(fā)揮社會(huì)監(jiān)理部門的作用。對施工單位在施工過程中的技術(shù)文件、數(shù)據(jù)，要進(jìn)行認(rèn)真鑒定，對竣工圖的編制質(zhì)量要仔細(xì)審核，做到發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正，做到竣工圖編制與工程建設(shè)同步。監(jiān)理部門把好第一關(guān)，能保證施工文件材料的真實(shí)性、可靠性，提高竣工檔案的內(nèi)在質(zhì)量。其次，各指揮部的質(zhì)量安全部門要與施工單位現(xiàn)場協(xié)調(diào)施工計(jì)劃、進(jìn)度，要求各單位做到象抓工程質(zhì)量那樣抓檔案質(zhì)量，創(chuàng)一流的工程，建一流的檔案。第三，要發(fā)揮各施工單位質(zhì)量員、資料員的主觀能動(dòng)性，積極配合工地，做好竣工檔案的收集變更工作。通過三個(gè)機(jī)制的層層把關(guān)，充分發(fā)揮專業(yè)部門與檔案部門的積極性，使工程竣工檔案質(zhì)量得到保證。
一、主動(dòng)適應(yīng)醫(yī)療發(fā)展新常態(tài)，推動(dòng)醫(yī)院檔案工作上新臺(tái)階
（一）時(shí)刻關(guān)注醫(yī)療發(fā)展的新常態(tài)，勇于開辟檔案工作的新領(lǐng)域
由于醫(yī)改的不斷深化，醫(yī)療集團(tuán)化管理模式的產(chǎn)生，許多新進(jìn)分院的合并入團(tuán)，形成了層出不窮的新檔案；醫(yī)院發(fā)展中新的?？撇粩嗟漠a(chǎn)生，涌現(xiàn)了很多新的檔案專業(yè)、專科；信息技術(shù)的日新月異，催生了新的檔案載體如：電子檔案、視頻檔案、三維圖紙等；我們應(yīng)該隨時(shí)關(guān)注，及時(shí)把他們納入歸檔、接收和管理范圍。不斷推進(jìn)檔案工作有新的變化，出現(xiàn)新的面貌。
（二）主動(dòng)適應(yīng)信息化過程中檔案信息安全的新常態(tài)，保障信息安全完整
科技在飛速的前進(jìn)，醫(yī)院信息化進(jìn)程也跟著不斷加快發(fā)展，檔案部門在享受信息化高效便捷的同時(shí)，不得不面對信息安全存在的新隱患，電子檔案在收集、利用、長期存儲(chǔ)過程中都有可能被木馬、病毒等侵入破壞、惡意篡改等，我們必須采取切實(shí)可行的應(yīng)對機(jī)制，實(shí)行全程有效的跟蹤監(jiān)控，通過安裝防毒軟件、提高軟硬件的配置，做好數(shù)據(jù)的加密、備份、恢復(fù)，權(quán)限的管理等技術(shù)來加以實(shí)現(xiàn)，從而保障信息系統(tǒng)的安全和完整。
（三）主動(dòng)適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案需求的新常態(tài)，實(shí)現(xiàn)更高層次的服務(wù)
新常態(tài)下醫(yī)院對檔案的需求日益多樣、復(fù)雜，檔案服務(wù)的優(yōu)化日漸緊迫，傳統(tǒng)服務(wù)模式的打破，迎來了檔案服務(wù)的飛躍發(fā)展，檔案工作者應(yīng)抓準(zhǔn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展規(guī)律，積極開發(fā)信息，努力編研資源，主動(dòng)采用多種方式，利用現(xiàn)代化手段，通過數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)等便捷的途徑，多渠道的開展檔案利用，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值。
（四）主動(dòng)適應(yīng)人才發(fā)展的新常態(tài)，加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)
現(xiàn)代化的檔案管理需要的是一支作風(fēng)過硬、既熟悉檔案專業(yè)知識(shí)、又掌握現(xiàn)代化知識(shí)的一專多能的復(fù)合人才。加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，是提高檔案人員政治素質(zhì)的重要法寶，只有具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和崇高的職業(yè)道德，才能在工作中耐得住寂寞、淡泊名利、樹立無私的奉獻(xiàn)精神；才能激發(fā)其勇于創(chuàng)新、奮發(fā)向上的工作熱情；才能推動(dòng)其不斷改善知識(shí)結(jié)構(gòu)、擴(kuò)大知識(shí)面、更新理念，為沉淀百年悠久歷史的“三甲”老院作出更大的貢獻(xiàn)。
二、主動(dòng)把握醫(yī)療新常態(tài)，提高醫(yī)院檔案的科學(xué)化水平
隨著醫(yī)改工作的日益深化，醫(yī)院檔案管理水平也日漸提升，但實(shí)踐中存在的問題依然很多，如院領(lǐng)導(dǎo)的支持程度、人員素質(zhì)的培養(yǎng)、意識(shí)的提高、制度的創(chuàng)新、現(xiàn)代化設(shè)備的投入、服務(wù)的創(chuàng)新等等，在新常態(tài)下，要加強(qiáng)對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，切實(shí)面對目前存在的問題，采取對策逐一解決，積極發(fā)揮現(xiàn)代化的管理技能，大膽改革，以全新的科學(xué)理念、高效科學(xué)的管理模式，推動(dòng)著醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展。
（一）以科學(xué)理念驅(qū)動(dòng)發(fā)展
科學(xué)理念能夠凝聚共識(shí)、助推工作、創(chuàng)新發(fā)展。在新的時(shí)代背景下檔案工作者者應(yīng)具備：前瞻的視角、創(chuàng)新的理念、信息化思維、合作意識(shí)，這些理念是引領(lǐng)檔案科學(xué)發(fā)展的靈魂和主線，醫(yī)院的檔案管理者，應(yīng)把這些理念融入檔案工作的方方面面，以科學(xué)理念促進(jìn)醫(yī)院檔案工作實(shí)現(xiàn)新的跨越。
1.具備前瞻的視角，重視科學(xué)的規(guī)劃
應(yīng)密切關(guān)注國內(nèi)外檔案工作的新生事物、先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)技術(shù)，要勇于突破陳舊觀念模式，以前瞻的視角，緊跟檔案發(fā)展的趨勢，依據(jù)醫(yī)院長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃來科學(xué)規(guī)劃檔案的建設(shè)，并運(yùn)用科學(xué)有效的措施來實(shí)現(xiàn)，從而提升醫(yī)院的競爭能力。
2.科學(xué)審視，不斷發(fā)展創(chuàng)新理念
創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力。檔案管理人員應(yīng)破除陳舊觀念，改變傳統(tǒng)思想，改變重管輕用現(xiàn)象，改變自己被“邊緣”的認(rèn)識(shí)，更新觀念，大膽改革；應(yīng)重視機(jī)制的創(chuàng)新，緊跟時(shí)代趨勢，開闊視野，廣開思路，動(dòng)態(tài)調(diào)整與現(xiàn)展不相匹配的落后制度，使之更切合現(xiàn)代檔案的發(fā)展需求；應(yīng)重視現(xiàn)代化人才培養(yǎng)，更新觀念，更新知識(shí)；應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，充分了解社會(huì)需求，熟用現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施，多途徑開發(fā)利用信息資源，全方位挖掘檔案價(jià)值；應(yīng)創(chuàng)新檔案編研機(jī)制，靈活多途徑發(fā)揮檔案特性，打造有價(jià)值、有影響力的檔案編研精品，滿足新常態(tài)下醫(yī)院文化建設(shè)的發(fā)展需要。
3.牢固樹立網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化理念
網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的發(fā)展給檔案工作注入新的活力，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的入庫、鑒定、保存、利用、檢索、編研等各個(gè)環(huán)節(jié)均可以利用網(wǎng)絡(luò)快速便捷實(shí)現(xiàn)。數(shù)字化整理的檔案兼有開放、檢索快速、利用方便、信息整合共享的特性，極大滿足社會(huì)的發(fā)展需求。檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的重要作用，積極實(shí)施數(shù)字化戰(zhàn)略、依托網(wǎng)絡(luò)開展豐富多彩的檔案服務(wù)，多渠道開辟網(wǎng)絡(luò)信息交流的途徑，有效運(yùn)用電子郵件、微信、微博等方便參與的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，促進(jìn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展。
4.牢固樹立合作共享的發(fā)展理念
檔案管理人員應(yīng)拓寬同其他檔案室、檔案局、網(wǎng)站、科研機(jī)構(gòu)、檔案學(xué)會(huì)等的開放合作，舉辦各種活動(dòng)，完成各項(xiàng)項(xiàng)目等，在開發(fā)中拓寬視野，推動(dòng)發(fā)展，加大資源的整合力度，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，成倍地?cái)U(kuò)大檔案工作的輻射面和影響力。不斷加大和提高醫(yī)院檔案收集、數(shù)字化、異地備份領(lǐng)域中的合作。注意學(xué)習(xí)他人成功經(jīng)驗(yàn)，更好服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展大局。
（二）以特有視角服務(wù)“大局”