時間：2023-06-02 15:38:48
導(dǎo)語：在高效檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
隨著科學(xué)技術(shù)日新月異，信息化已覆蓋經(jīng)濟社會生活各個方面，檔案管理改革迫在眉睫。本文立足高校檔案管理工作在信息化大潮中的建設(shè)發(fā)展，剖析了高效檔案管理工作中的主要問題，提出了有針對性的改革建議。
［關(guān)鍵詞］
信息化；高校；檔案管理
1前言
隨著我國教育事業(yè)的深化改革、全球范圍內(nèi)網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷普及和飛速發(fā)展，高校系統(tǒng)的檔案管理工作面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。如何能夠在競爭日趨激烈的信息化大潮中鼎立潮頭，化挑戰(zhàn)為機遇，實現(xiàn)突破式發(fā)展，是擺在高校檔案管理人員面前的一項艱難而又不得不去完成的考題，也直接關(guān)系我國高等教育事業(yè)的發(fā)展進程。因此，必須直面挑戰(zhàn)，攻堅克難，以時不我待的緊迫感抓好這項工作，加速實現(xiàn)信息化時代高校檔案管理改革。
2信息化時代高校檔案管理改革的重大現(xiàn)實意義
高校擁有大量的教學(xué)資源和研究成果，如何管理好、利用好這些資源，最大限度發(fā)揮高校檔案管理的資源優(yōu)勢，需要以改革的雄心壯志認清形勢，全力推進。
2.1適應(yīng)高校檔案管理工作新形勢的需要高校是傳播現(xiàn)代文化、傳承當(dāng)代文明的重要載體，高校的檔案管理工作是挖掘高校自身文化積淀、總結(jié)高校發(fā)展歷史、凝聚高校發(fā)展共識、革新高校發(fā)展理念的重要渠道和必要方式。一方面，檔案門類目錄不斷增加，新式檔案日益涌現(xiàn)，內(nèi)容上紛繁復(fù)雜，數(shù)量持續(xù)增多；另一方面，隨著電子政務(wù)日益普及，新式載體式樣增多、單個載體容量增大，管理不穩(wěn)定性也隨之增加，亟需妥善應(yīng)對。
2.2提升高校檔案管理服務(wù)效率和水平的需要高校集中了大量的現(xiàn)代前沿信息，是知識創(chuàng)新的重要基地。高效共享并發(fā)揮這些信息的功能，為學(xué)術(shù)研究和科技發(fā)展服務(wù)，為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)，就要求檔案管理部門不斷加大網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)，使之在資源提供方面功能更強大、使用更便捷、檢索更高效，真正使高校成為信息采集和輸出的先導(dǎo)平臺。
2.3提高檔案管理人員自身素質(zhì)的需要科技的迅猛發(fā)展對檔案管理人員提出了更高工作標準。不學(xué)習(xí)就無法勝任工作，不改革就無法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。檔案管理工作者必須更新知識和技能，跟上時代步伐，使自身知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)全面適應(yīng)新形勢新要求。
2.4節(jié)約資金支出和工作成本的需要紙質(zhì)檔案收集、歸檔和監(jiān)管投入比較大。推進檔案管理信息化，不僅能使辦公經(jīng)費得以節(jié)約，特別是紙張使用和打印費用大大降低，而且可進一步縮減人員數(shù)量，降低勞動強度，提高工作效率，可謂事半功倍。
3當(dāng)前高校檔案管理工作中的問題
3.1基礎(chǔ)水平參差不齊高校檔案管理體系構(gòu)成繁雜，特點多樣，管理分散，可以說各具特色，參差不齊，各自為政，缺乏標準。各高校基礎(chǔ)情況和財力狀況不同，導(dǎo)致了各高校檔案管理無論是硬件配備還是軟件水平都不在一個統(tǒng)一的標準和平臺上，更無法實現(xiàn)高校間或高校與其他機構(gòu)間的共查共享。
3.2隊伍建設(shè)相對滯后信息化條件下的檔案管理，需要的是復(fù)合型人才?？萍嫉陌l(fā)展帶來了檔案管理操作難度和復(fù)雜度的上升，大量的計算機技術(shù)應(yīng)用，讓一些高校從事檔案管理的“老人”無所適從，甚至自暴自棄。長期以來，檔案管理部門特別是高校檔案管理部門往往被扣以“冷衙門”的帽子，待遇不高、管理渙散、人員構(gòu)成復(fù)雜，造成“老人不會干，新人不想干，高人進不來”的畸形局面。
3.3財政投入嚴重不足信息化時代高校的檔案管理工作，需要與之相匹配的電腦、掃描儀、打印復(fù)印等設(shè)備，完善的網(wǎng)絡(luò)基本保障和機要保密設(shè)施，也需要周期性的必備技能培訓(xùn)，這些都需要充足的資金進行保障。目前很多高校設(shè)備老化不足，配置低端等問題嚴重干擾工作開展。
4加快高校檔案管理改革的思路對策
高校檔案管理的改革是一項系統(tǒng)工程，已時不我待。高校理應(yīng)高度重視，真正拿出切實可行的改革方案，各方聯(lián)動，下定決心，大刀闊斧，全力以赴，方可實現(xiàn)。
4.1提高對檔案管理重視程度高校領(lǐng)導(dǎo)要切實把檔案管理工作提高到講政治的高度來認識、來落實、來保障，切實從思想上重視起來，從措施上強化起來。還要從組織體制上和制度設(shè)計上保證檔案管理工作的正常開展，定期聽取專項匯報，研究現(xiàn)實困難，全面清空發(fā)展障礙。
4.2推進檔案管理標準化建設(shè)高校領(lǐng)導(dǎo)要認真參考《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定出可操作性強的執(zhí)行標準、評價標準和建設(shè)標準，制定出符合高校實際的具體執(zhí)行規(guī)程和業(yè)務(wù)流程。通過大力推進檔案管理標準化、制度化和規(guī)范化建設(shè)，確保任何一項檔案管理業(yè)務(wù)都有據(jù)可查、有章可循、有的放矢。
4.3建設(shè)一支與檔案管理信息化改革相適應(yīng)的人才隊伍一是傾力營造尊重人才的良好氛圍，保證庸者下、能者上；二是暢通人才進出渠道，避免將檔案管理部門辦成“養(yǎng)老院”；三是嚴格業(yè)務(wù)技能考核，確保步步緊跟當(dāng)前信息化發(fā)展潮流；四是加大培訓(xùn)力度，開闊眼界，增長本領(lǐng)；五是嚴抓工作監(jiān)管，加強檔案管理人員工作紀律和保密意識教育。
4.4為檔案管理實現(xiàn)信息化提供充足的基礎(chǔ)投入一是按照防潮、防火、防盜、防竊密的標準配備好庫房和安保系統(tǒng)；二是建立高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)支持和數(shù)據(jù)支持系統(tǒng)；三是提供計算機、打印復(fù)印機等必要裝備。經(jīng)費要切實做到年初有預(yù)算，使用有保證，?？顚Ｓ茫攸c保障。
主要參考文獻
［1］張正強.電子檔案著錄的研究［J］.浙江檔案,2000（6）．
【關(guān)鍵詞】 后勤檔案 創(chuàng)新 管理
十八屆五中全會強調(diào)，實現(xiàn)“十三五”時期發(fā)展目標，破解發(fā)展難題，厚植發(fā)展優(yōu)勢，必須牢固樹立并切實貫徹“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”“五大”發(fā)展理念。作為先進文化前進方向的高校，是創(chuàng)新工作的試驗田。高校后勤檔案管理保持與時俱進，開拓創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維應(yīng)用于檔案管理工作實踐，更好地適應(yīng)新時期辦好中國特色社會主義大學(xué)根本目標的需要。
1 高校后勤檔案管理的重要性
高校后勤檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是后勤一項重要的基礎(chǔ)管理工作。隨著高?，F(xiàn)代化、信息化建設(shè)進程的加快推進，后勤檔案管理需要向信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)型升級，檔案資源成為科技創(chuàng)新的重要動力源，檔案管理潛能深度挖掘，重要性愈加凸顯。
（1）高校后勤檔案是后勤管理、服務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及后勤活動的直接記錄和信息資料來源。后勤檔案管理，既是學(xué)校的基礎(chǔ)管理工作之一，又是學(xué)校教學(xué)科研及師生正常學(xué)習(xí)生活的保證，也是對高校綜合管理水平的直接反映。
（2）信息時代對檔案管理提出了“檔案信息化”“數(shù)字檔案”等新要求。運用檔案管理軟件系統(tǒng)，把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)檢索快捷方便，不僅可以提高經(jīng)濟效益，而且還可以大大提高辦公效率，是智慧高校建設(shè)的需要。
（3）教學(xué)評估、申博、更名需要大量的檔案材料來支撐，為高校教學(xué)科研順利進行起到積極的輔助作用。
2 后勤檔案管理的現(xiàn)狀
高校后勤檔案管理功能重要，內(nèi)容復(fù)雜，理應(yīng)得到重視和強有力的發(fā)展，但是大部分依然停留在傳統(tǒng)的管理模式，存在以下方面的現(xiàn)狀：
（1）對高校檔案管理不夠重視。管理層對高校檔案管理的功能和地位認識不完整，往往認為檔案管理是后勤部門的事情，導(dǎo)致高校檔案管理工作往往處于學(xué)校發(fā)展的邊緣化位置。同時，從事高校檔案管理工作的人員在觀念上保存著很多傳統(tǒng)觀念，對信息化時代創(chuàng)新檔案管理的認識不到位。對檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案法制意識認識不到位，直接影響了高校檔案管理的現(xiàn)代轉(zhuǎn)型。
（2）后勤檔案的存放仍然停留在過去傳統(tǒng)保存方式。檔案管理投入力度不大，導(dǎo)致軟件硬件設(shè)施建設(shè)落后，管理人員對現(xiàn)代技術(shù)技能掌握與運用能力低，材料保存和利用低。目前要求存檔的后勤檔案材料主要是存放紙質(zhì)材料，沒有要求對已經(jīng)完成的后勤項目、科技文件等遞交電子檔案，存放的電子檔案相對數(shù)量少。
（3）后勤項目檔案材料缺失和質(zhì)量問題突出。因?qū)W校作為科學(xué)科研單位，對后勤項目的管理不夠精細，絕大部分完成后勤項目沒有歸檔，即使是代表學(xué)校實力的重點、重大后勤項目，后勤檔案材料嚴重缺失；在歸檔的后勤檔案材料中，也出現(xiàn)材料收集不完整，殘缺不全的狀況。
3 創(chuàng)新檔案管理的舉措
高校是進入信息時代的前沿陣地，后勤檔案管理工作的創(chuàng)新勢在必然。結(jié)合高校檔案管理的多重功能，創(chuàng)新思路，加大高校檔案管理信息化改革與發(fā)展力度，積極探索檔案管理在觀念上、機制上、功能上的創(chuàng)新，服務(wù)于高校發(fā)展和學(xué)校人才的培養(yǎng)。
3.1 觀念創(chuàng)新，提高檔案管理現(xiàn)代化水平
樹立后勤檔案是高校重要資產(chǎn)、獨有的信息和知識的觀念。從觀念和認識上，強化學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層、全校教師以及檔案管理人員對后勤檔案管理的地位和功能的認知和重視。從教學(xué)、科研、學(xué)校發(fā)展、學(xué)生管理、檔案管理本身等方面，宣傳加強高校后勤檔案管理重要性，引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面對高校檔案管理信息化建設(shè)的重視。同時，引導(dǎo)高校檔案管理從業(yè)人員務(wù)必要主動拋棄傳統(tǒng)的教育手段和觀念，積極吸收、學(xué)習(xí)和使用信息化的管理理念和技術(shù)，提高自身檔案管理的現(xiàn)代化水平。
3.2 體制創(chuàng)新，使檔案管理適應(yīng)科技發(fā)展的需要
（1）從制度和機構(gòu)上，加大對高校后勤檔案管理管理的支撐。建立專門的高校檔案管理管理的統(tǒng)籌機構(gòu)，促使校內(nèi)各大部門之間的信息整合與共享，建立起長期、持久的協(xié)作共享共贏與協(xié)同創(chuàng)新的發(fā)展機制。
（2）建立科學(xué)的管理制度，理順后勤檔案的歸檔程序。督促適合高校實際情況的《后勤檔案管理實施辦法》的制定和有效實施，使檔案管理做到有制度可循。
（3）加大信息化管理投入。改善學(xué)校檔案管理信息化發(fā)展所需的軟件設(shè)備，包括提高互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)、管理軟件的提升、電腦系統(tǒng)本身的更換。學(xué)校在人員、經(jīng)費、庫房、設(shè)備各方面給予保證，完善綜合檔案室的基本設(shè)施，配齊各種檔案設(shè)施設(shè)備，改善工作條件。
（4）建立合理的歸檔程序，適當(dāng)實行課題組立卷歸檔，并從行政上給予大力支持。學(xué)校在相應(yīng)的《科技獎勵實施辦法》中更加突出表明：對于完成的后勤項目、申請的專利、成果獎項等，嚴格把關(guān)，凡在后勤過程中產(chǎn)生的技術(shù)和成果材料必須立卷遞交歸檔，否則不予獎勵。
3.3 管理創(chuàng)新，全面提升檔案管理水平
（1）當(dāng)前高校管理已經(jīng)率先進入信息時代，切實做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作。學(xué)校綜合檔案室要依托軟件系統(tǒng)，建立現(xiàn)代化的檔案管理程序，提升“科技管檔”水平。在確?？萍紮C密和檔案安全的情況下，實行網(wǎng)上檔案信息資源共享、網(wǎng)上提交必要的電子檔案，網(wǎng)上查閱相關(guān)文件或資料，同時充分利用已有設(shè)備和資源，充分利用校務(wù)信息網(wǎng)，提高工作效率。
（2）對檔案文件要全面梳理檢查，規(guī)范檔案分類和排列，對重要文件和需要歸檔的案卷目錄全部錄入計算機，實現(xiàn)電腦微機化管理。
高校檔案是廣大教職工在長期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學(xué)校管理工作的一個重要組成部分。一個學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色,往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看,應(yīng)上一個新的臺階,使高校檔案工作始終順應(yīng)時展,為教學(xué)、科研事業(yè)服好務(wù)。
1.強化意識,健全機構(gòu)
既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義,還要充分認識高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認識不充分,就會影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量高?，F(xiàn)代化水平高低的標尺,搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè),能促進高校的全面發(fā)展。在提高認識的基礎(chǔ)上,要切實轉(zhuǎn)變觀念,強化檔案意識,要以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)。加強檔案意識,增強服務(wù)意識,使檔案工作與時俱進。認真執(zhí)行檔案法,強化法制教育,增強法制觀念,把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中,努力做到“三納入”,即在工作中,做到檔案工作納入學(xué)校的規(guī)劃和計劃、納入學(xué)校的各項管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,并給予檔案工作以各方面的支持。
2.依法治檔,建章立制
法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進,才能適應(yīng)新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3.加強業(yè)務(wù),提高能力
檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時,還應(yīng)要求檔案員真正堅持“業(yè)務(wù)精通,愛檔如珍,維護歷史,兢兢業(yè)業(yè),服務(wù)現(xiàn)實”理念。加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè),一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論,另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員,運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備提高管理水平,使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐,為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此,加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力(下轉(zhuǎn)第133頁)(上接第132頁)培養(yǎng)、提高檔案工作者素質(zhì),是加速檔案科技進步、推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
4.穩(wěn)定隊伍,改善條件
要采取切實措施,建立一支有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的相對穩(wěn)定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業(yè)人員,與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待,按有關(guān)規(guī)定,認真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任工作。檔案干部中的骨干,一般不要輕易調(diào)動。檔案部門的經(jīng)費,應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算,統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備,從學(xué)校經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備,以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設(shè),應(yīng)列入學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃,逐步改善工作條件,維護檔案的完整與安全。
5.注重收集,科學(xué)管理
學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù),搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ),也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學(xué)校文件材料收集整理,一方面,要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求,抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔,定期對文件材料進行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,要強化文書管理,抓好學(xué)?；顒铀纬傻奈募牧系氖占?使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料,檔案人員應(yīng)及時查詢,保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復(fù)印文件材料時,對有價值且需要歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)留下原件,以備日后歸檔。同時,要按照檔案管理的要求,在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫,做好檔案的編目、檢索、編研工作,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統(tǒng)、完整地提供檔案利用工作的需要。
6.提供服務(wù),開發(fā)利用
關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；效率
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
引言
檔案管理是一個系統(tǒng)性的工程，在運作的過程中必將需要涉及諸多要素，同時也必將存在一系列的問題。當(dāng)前我國檔案管理中客觀地存在著一系列的問題，這些問題都需要我們不斷地加以解決與處理。在解決問題的途徑與策略上必須要堅持科學(xué)、合理、有序的原則，同時國家的主管部門要統(tǒng)籌兼?zhèn)?，強化引?dǎo)，構(gòu)建交流平臺，從而有效地推動檔案管理工作的高效發(fā)展。
一、檔案管理工作中存在的主要問題
1、檔案管理制度缺失。關(guān)于建筑工程檔案管理的工作，我國政府在2001年的時候就頒布了兩部政策性文件，然而，有很多的建筑企業(yè)并沒有將檔案管理工作重視起來，政府所規(guī)定的一些利于規(guī)范項目建設(shè)的措施，很多企業(yè)并沒有照此實施，通常都是根據(jù)自己的想法開展工作的，檔案管理工作比較隨意，在施工建筑的過程中就容易出現(xiàn)混亂的情況。
2、檔案內(nèi)容質(zhì)量不合格。在工程項目的建設(shè)過程中，經(jīng)常會因為檔案管理中出現(xiàn)的一些常識性錯誤，從而導(dǎo)致檔案內(nèi)容質(zhì)量不過關(guān)，主要體現(xiàn)在，第一，檔案材料的收集不齊全，很多施工項目上一些需要記載的信息和蓋章，經(jīng)常會漏下；第二，檔案整理不規(guī)范，在日常工作中對檔案的不重視，就會出現(xiàn)文件遺失的情況，在后期的工作過程中需要用到的時候，就會用其他的類似文件去代替，用這種方式來逃避文件丟失的過錯，使檔案內(nèi)容的質(zhì)量嚴重下降。
3、檔案管理人才匱乏，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。很多的檔案管理人員由于自身的專業(yè)水平不到位，沒有經(jīng)過專業(yè)知識的培訓(xùn)，缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項目組完全就沒有設(shè)立檔案管理這項工作的負責(zé)人，所以嚴重缺乏對檔案管理知識熟練的專業(yè)人才。目前已有的檔案管理人員的綜合素質(zhì)大都不一致，且對檔案管理工作的認識過于傳統(tǒng)，并沒有跟上現(xiàn)代管理的節(jié)奏，導(dǎo)致工作責(zé)任心的缺失，自然工作效率也不高。
4、歸檔完整率、真實性有待提高。大多數(shù)的施工企業(yè)沒有按照標準的國家規(guī)定的程序，對檔案的操作程序進行嚴格的管理和保存，同時還出現(xiàn)一些為了使項目看起來更加完善，很多工作人員采取美化問題的工作方式來編制管理檔案，這種做法嚴重的影響了檔案的完整性和真實性，降低了檔案本身存在的價值。
二、檔案管理的原則
首先，質(zhì)量控制是指相關(guān)的檔案管理部門要對成為檔案相應(yīng)的文件在規(guī)格、內(nèi)容設(shè)計等方面提出相應(yīng)的要求、標準，一定要運用科學(xué)管理方法，將大量的信息資料予以全面性的系統(tǒng)收集、整理、登記與編制，從而有效地控制檔案的質(zhì)量。
其次，檔案管理的真實性控制是指我們在進行管理過程中一定要注重真實性的控制，尤其是構(gòu)建相關(guān)的歸檔制度和質(zhì)量檢查制度，從而實現(xiàn)檔案的有效監(jiān)督與控制。
最后，全程控制就是指在管理的過程中應(yīng)將文件的鑒定、整理、歸檔及檔案的各環(huán)節(jié)中的業(yè)務(wù)進行統(tǒng)一設(shè)計，統(tǒng)一資源的配置，并成立相應(yīng)的監(jiān)控小組以實現(xiàn)整體優(yōu)化的管理目標。
三、如何規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理的效率
1、加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓(xùn)的力度
檔案管理人員的素質(zhì)包括很多種，有服務(wù)意識、管理水平、專業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強自身的服務(wù)意識，了解檔案管理工作的重要性以及產(chǎn)生的作用。不斷加強自身的知識素養(yǎng)，學(xué)會結(jié)合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢，采用科學(xué)合理的管理方法，制定相適應(yīng)的管理措施，將建筑工程檔案管理的工作做的更完善。另外，檔案管理人員要時刻關(guān)注國家政府以及相關(guān)部門制定的政策，將其運用的現(xiàn)實工作中。
2、加強施工管理，強化檔案材料編制工作
依照標準的施工檔案材料的編制方法，是建筑企業(yè)最基礎(chǔ)的工作能力。一個施工團隊在編制工程項目材料上出現(xiàn)問題，他就不具備承包工程的條件。工程檔案的真實性和完整性就在于編制過程中是否專業(yè)。施工企業(yè)應(yīng)該要充分明確自己身上肩負的責(zé)任，提高檔案編制的規(guī)范性，對各個環(huán)節(jié)進行嚴密的檢查和監(jiān)督，嚴格依照建筑工程檔案管理的真實性和完整性編制，為后期工作的順利開展打下堅實的基礎(chǔ)。
3、實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展
案卷質(zhì)量的高低將會直接影響到檔案工作規(guī)范化、標準化的推進。實踐證明，案卷在材料的收集過程中能否做到準確、具體及系統(tǒng)性，都將影響我們檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯(lián)網(wǎng)信息時代的到來，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動自身的發(fā)展。檔案管理工作也同樣如此，未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費時費力等問題。相反，實施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當(dāng)打字員與保管員的角色了。
結(jié)束語
在進行建筑工作檔案管理的時候，需要結(jié)合建筑工程檔案的真是情況以及管理人員的需要，主動的去整理和歸納一些需要的信息，這些都是需要在檔案中完整的呈現(xiàn)的，需要將這些信息整理統(tǒng)計成一份科學(xué)完善的報表，提供給管理決策人員作出科學(xué)的判斷，為項目工作的實施提供有力的保障。
參考文獻
[1]王振華.建筑工程檔案資料有效管理措施[J].山西建筑,2012,06:229-230.
[關(guān)鍵詞]高校；檔案資源；大檔案
我國高等學(xué)校在自身辦學(xué)的實踐過程中，毫無疑問，都會積累大量有關(guān)的檔案資源，如何對這些龐大的檔案資源進行有效的整合，是檔案管理部門面臨的重要任務(wù)。隨著我國高校的發(fā)展和其它事業(yè)的進步，檔案資源在高校管理工作中的重要性日益突出，然而目前我國的高校在檔案資源方面還存在一定的問題，嚴重阻礙著高校的健康有序發(fā)展。在信息化和網(wǎng)絡(luò)化的條件下，加快整合高校檔案資源，實行大檔案管理是目前迫切需要應(yīng)對的問題。
一、整合高校檔案資源的重要意義
（一）推進高校事業(yè)的發(fā)展
檔案資源的管理工作與高校的事業(yè)發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，高校的教育教學(xué)就是檔案資源的中心工作，通過將學(xué)校師生的檔案材料進行集中的分類和管理，能夠加快檔案集合體的形成，同時能夠?qū)⒂刑厣陀袃r值的檔案資源提供給檔案的需求者。此外，高校的檔案資源與教學(xué)評估和學(xué)生就業(yè)等問題息息相關(guān)，只有將這些資源進行科學(xué)有效的整合，才能形成完善和系統(tǒng)的檔案庫，從而為學(xué)生和教師提供便利。不僅提高了檔案部門人員的工作效率，還推進了高校的檔案管理體制的完善和發(fā)展。
（二）有利于學(xué)生自身的發(fā)展
眾所周知，檔案資源不僅是高校的記錄冊，更是學(xué)校教師和學(xué)生自身的人生經(jīng)歷書，檔案所與生俱來的權(quán)威性和真實性使它與其它資料區(qū)別開來，并且是其它資料所無法取代的。檔案對于高校學(xué)生來說，檔案是記錄他們生命軌跡的證明，對學(xué)生未來的工作和學(xué)習(xí)都有著重要的作用。因此，高校必須要加強整合檔案資源的水平。
（三）加快檔案服務(wù)的現(xiàn)代化
高校檔案資源管理部門在其自身的發(fā)展中，要始終以加快實現(xiàn)檔案服務(wù)的現(xiàn)代化為目標。在當(dāng)今的信息時代，現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)成為高校檔案整合的前提，只有形成一個檔案信息資源的集合體，才能對檔案資源進行有效的管理。通過檔案信息資源的建設(shè)和使用，將會加快高校投入現(xiàn)代化設(shè)備的進程，從而有助于實現(xiàn)高校檔案資源的共享，最終有效解決高校的信息需求問題。這一點不僅能夠?qū)Ω咝５奶厣?wù)起到一定的推動作用，更能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的信息化和現(xiàn)代化。
二、目前高校檔案資源整合中存在的問題
（一）高校的檔案管理體制不完善
近些年來，由于高校招生的規(guī)模不斷擴大，且信息技術(shù)的不斷更新，高校的各類檔案資源越來越多，由于部分高校在檔案管理體制上存在一定的不足，導(dǎo)致了高校檔案資源利用率不高和資源的極大浪費。在體制上存在的原因首先是高校的檔案管理的職能不明確，在具體的檔案管理工作中未能真正落到實處。部分高校雖然在表面上承認檔案工作的重要性，但卻未能設(shè)置獨立的檔案管理結(jié)構(gòu)。其次，高校檔案管理體制的單一性也限制著檔案資源的有效整合，不利于充分發(fā)揮檔案資源的作用。
（二）高校的檔案整體管理理念淡薄
由于高校檔案管理體制的不健全，使得高校的檔案管理缺乏統(tǒng)一的科學(xué)規(guī)劃和科學(xué)的管理理念。雖然目前大多數(shù)高校都具備自己的檔案信息管理系統(tǒng)，但是由于各個部門之間的管理職能不同，在很大程度上存在著較大的差異，從而使部門職能之間出現(xiàn)了分離的傾向，最終形成信息孤島。此外，高校的檔案部門與其它部門之間由于相互隔離，使得在檔案信息化進程中缺乏協(xié)調(diào)，從而造成信息建設(shè)的重復(fù)和資源的浪費。
三、在大檔案管理背景下不斷整合高校檔案資源的措施
（一）加強對檔案管理的整體認識
在大檔案體制的背景下，要想不斷提高高校檔案的整合水平，首要措施就是要對其進行整體的把握和分析。高校領(lǐng)導(dǎo)要牢牢樹立檔案資源是高校的第一信息資源這一理念，對檔案資源的重要性給予充分的重視，并且從自身的實際出發(fā)，對自身的檔案資源進行有效的整合和傳承。在對檔案資源進行整體的把握后，要把整合的目標進一步的明確，設(shè)置學(xué)校的特色資源，使檔案資源的利用率發(fā)揮到最大。
（二）提高檔案資源的管理水平
管理工作是高校進行有效整合檔案資源的關(guān)鍵，通過不斷加強檔案資源的管理水平，促進效益的提升，整合現(xiàn)有的資源。因此，在高效的檔案資源的整合過程中，首先就應(yīng)該以檔案信息的管理作為出發(fā)點和落腳點，進而通過網(wǎng)絡(luò)信息化等技術(shù)實現(xiàn)信息的及時查詢和傳輸。此外，還應(yīng)該將檔案信息資源的整合重點放在數(shù)據(jù)資源庫的建設(shè)上來，不僅能夠有效保護珍貴的檔案信息，還能實現(xiàn)最大程度上的資源共享。
（三）加大人才培訓(xùn)力度
要想真正落實檔案資源的整合工作，還需要一支具備較高信息專業(yè)化素質(zhì)的人才，隨著科技的發(fā)展和信息技術(shù)的日益更新，檔案資源的整合工作對檔案工作人員的素質(zhì)也提出了更高的要求，需要不斷優(yōu)化檔案部門的人才結(jié)構(gòu)。因此，在推進檔案資源整合信息化的過程中，要加大對檔案業(yè)務(wù)和計算機業(yè)務(wù)復(fù)合型人才的引入，同時，對在職的檔案管理人員進行定期的信息技術(shù)培訓(xùn)，切實提高他們的信息技術(shù)素養(yǎng)。
四、結(jié)語
綜上所述，加快對高效的檔案資源進行科學(xué)的整合，在大檔案管理體制下不斷推進檔案資源，是完善高校管理體制的重要舉措，有助于高校的提高學(xué)科教育的同時不斷深化管理制度?？傊?，面對大檔案的管理體制，如何對檔案資源進行有效的整合是高校檔案部門需要面臨的一個挑戰(zhàn)。筆者相信只要在檔案管理的過程中，始終做到統(tǒng)籌兼顧，積極發(fā)揮創(chuàng)造性和主動性，就能夠?qū)n案管理中存在的問題做出相應(yīng)的解決。
參考文獻：
【關(guān)鍵詞】高校消防工作 檔案管理 利用
消防檔案是在消防安全管理工作中直接形成的文字、圖表、視頻、聲像等真實的歷史記錄，是消防安全管理工作至關(guān)重要的依據(jù)和信息資源。在消防工作中，消防檔案管理是其不可或缺的基礎(chǔ)性工作，其管理和利用水平的高低直接影響到消防人員對各類火災(zāi)救援和事故處理質(zhì)量的好壞。當(dāng)前，高校消防工作檔案管理和利用仍存在諸多問題，如消防檔案管理重視不足，管理模式過于陳舊；消防檔案管理制度不完善，管理設(shè)施不齊全；消防檔案管理手段落后，管理人員素質(zhì)偏低。面對這些問題，我們應(yīng)該積極應(yīng)對，盡快解決。首先要高度重視，加強高校消防工作檔案的有效管理與合理利用，具有先進的管理理念，努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高業(yè)務(wù)水平，強化綜合素質(zhì)，建設(shè)一支高素質(zhì)、高水平、高能力以及具有創(chuàng)新精神和探索意識的消防檔案管理人才隊伍，從而確保消防檔案的安全性，提高消防檔案管理質(zhì)量，推動高校教育事業(yè)的健康發(fā)展。
一、高校消防工作檔案管理存在的問題
（一）消防檔案管理重視不足，管理模式過于陳舊
當(dāng)前，高校各大院校并沒有高度重視消防檔案管理工作，消防檔案管理意識淡薄。有些消防檔案管理人員認為，消防檔案管理工作是好是壞，對單位發(fā)展不會有很大影響，其責(zé)任應(yīng)該在于單位消防安全責(zé)任人，他們只要盡職盡責(zé)值好班，無火災(zāi)事故發(fā)生就可以了，從而導(dǎo)致他們在實際工作中消防安全意識不強，工作不e極，缺乏主動性。此外，許多高校消防檔案管理工作仍過多沿用傳統(tǒng)單一的管理模式，“為保管而保管”，以案卷不丟失為原則，僅僅只對消防滅火器進行簡單的數(shù)量統(tǒng)計，未能配備相關(guān)的專職人員對消防檔案進行有效管理，因而難以使消防檔案發(fā)揮其應(yīng)用的利用價值和作用。
（二）消防檔案管理制度不完善，管理設(shè)施不齊全
就目前來說，高校消防檔案管理制度不夠完善，消防檔案立卷、借閱、保管、利用以及歸檔等環(huán)節(jié)缺乏明確統(tǒng)一的規(guī)定要求，管理措施缺乏規(guī)范性，從而致使消防檔案管理工作無章可循，無據(jù)可依，難以真正落到實處。另外，許多高校消防檔案管理設(shè)施不夠齊全，未能配備專門的消防檔案庫和檔案柜，致使消防檔案堆積擱置，材料信息收集不全，即使有檔案庫，其消防檔案管理室的基本硬件設(shè)施不健全，不具備基本的防水、防潮、防火、防電、防盜、防損壞等“六防”條件，因而不利于消防檔案的保管和利用。
（三）消防檔案管理手段落后，管理人員素質(zhì)偏低
當(dāng)前，高校消防檔案管理方式過于落后，傳統(tǒng)的手工登記、人工查詢管理方式仍占主導(dǎo)地位。管理人員缺乏先進的管理理念和現(xiàn)代化管理技術(shù)手段，導(dǎo)致消防檔案管理工作的嚴重滯后，大大降低了消防檔案管理工作效率。與此同時，許多高校對消防檔案管理人員培訓(xùn)不足，導(dǎo)致他們專業(yè)知識不強、安全防范意識不足、業(yè)務(wù)水平不高、管理能力不夠的現(xiàn)狀。加之，部分消防檔案管理工作者職業(yè)責(zé)任心不強，業(yè)務(wù)上不精益求精，缺乏知識更新的主動性和自覺性，導(dǎo)致他們專業(yè)知識老化，知識面較窄，缺少創(chuàng)新意識，從而影響了消防檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。
二、高校消防工作檔案的有效管理和利用措施
（一）完善管理制度，確保高校消防檔案管理工作的有序開展
消防檔案管理是高校消防安全管理工作中不可或缺的基礎(chǔ)性工作，要加強消防檔案管理必須進一步完善消防檔案管理體系。一方面，要根據(jù)《中華人民共和國消防法》和《中華人民共和國檔案法》制定消防工作檔案管理制度，明確消防工作檔案管理的責(zé)任部門、責(zé)任人以及相關(guān)工作職責(zé)，力求將消防檔案管理工作真正落到實處，從而推動高校消防檔案管理工作的有序開展；另一方面，要注意把消防檔案管理作為消防安全管理的一個重點來抓，并將消防檔案管理制度和有關(guān)規(guī)定要求納入日常的績效考核辦法之中，最大限度地增強高校廣大教職員工和學(xué)生的消防安全意識。要不斷健全消防檔案工作考核檢查制度，對于消防檔案的立卷、借閱、移交、保管、保密 、利用以及銷毀等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)做到可規(guī)可循，有據(jù)可依，從而規(guī)范消防檔案工作秩序，使之形成良好的運行機制，確保消防檔案安全。
（二）推行科學(xué)管理，提高高校消防檔案管理水平和實效
當(dāng)前，高校消防檔案管理和利用仍存在傳統(tǒng)的“為保管而保管”“只保管不利用”的陳舊落后管理思想。隨著高校教育事業(yè)的快速發(fā)展以及現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進步，傳統(tǒng)單一的消防檔案管理手段和形式已難以適應(yīng)當(dāng)前高校消防檔案安全管理的發(fā)展需要。面對這一現(xiàn)狀，我們應(yīng)該把握好以下幾點：一是要做到與時俱進，及時轉(zhuǎn)變管理理念，注意將先進的管理技術(shù)和設(shè)備設(shè)施引入到具體的消防檔案管理工作中，借助現(xiàn)代化的管理手段，推行科學(xué)化管理，加強消防檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，逐步將消防檔案形成載體從紙質(zhì)、圖片、聲像、光盤轉(zhuǎn)變?yōu)橄罊n案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用，并安排專人管理操作，從而充分發(fā)揮消防檔案的利用價值。二是要充分利用信息化檔案管理軟件，有目的、重點、有針對性地將現(xiàn)有消防檔案信息數(shù)字化，把現(xiàn)存的消防檔案案卷目錄轉(zhuǎn)化為機檢數(shù)據(jù)，并通過設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)備份和加密等多種安全防護措施，防止消防檔案信息的丟失和泄露，以確保消防檔案的完整性、保密性以及安全性，從提高高校消防檔案管理水平和實效。三是要充分借助校園網(wǎng)絡(luò)，在高校校園網(wǎng)的信息平臺上創(chuàng)建消防檔案管理網(wǎng)站，將其作為宣傳高校消防檔案工作、開展消防檔案信息服務(wù)的重要窗口，并提供一定的網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)，從而進一步加大消防檔案管理力度，提高消防檔案管理和利用水平。
（三）加強培訓(xùn)，提高高校消防檔案管理人員綜合素質(zhì)
（赤峰學(xué)院 成人教育學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）
摘 要：隨著社會的飛速發(fā)展，高校成為社會人才的主要輸出地.高校的發(fā)展影響著社會的發(fā)展，隨著高校改革的推進，對高校的內(nèi)部的管理十分的必要，檔案管理包含于其中.本文分析了高校在檔案管理的過程中存在的漏洞，并根據(jù)知識管理采取有效的應(yīng)對措施.
關(guān)鍵詞 ：知識管理；高校；檔案管理
中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）02-0133-02
我國檔案管理的發(fā)展歷程，最初為實體檔案管理，只要是通過以文件的形式進行檔案的記錄，進而進行整理、歸檔和保存；其次是信息檔案的管理，主要運用現(xiàn)代計算機技術(shù)，將檔案進行數(shù)字化管理；知識管理主要是將檔案、檔案管理人員、用戶進行統(tǒng)一的管理，不僅節(jié)約人力和物力，其效果十分的顯著.目前我國許多高校主要運用前兩種管理模式，效果不佳，跟不上高校的發(fā)展需求.高校也在積極的尋找提高檔案管理的方法，知識管理的出現(xiàn)，解決了這一難題.知識管理主要是通過建立一個從量化向質(zhì)化轉(zhuǎn)變的知識系統(tǒng)，把組織里的所有知識進行循環(huán)運用進而知識的再生，不斷的積累，不斷的再生成.隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的快速傳播，人們對知識的需求量增大，要求高校根據(jù)本校的情況對檔案管理進行一定的改進，是檔案管理能夠滿足廣大師生及社會人員對知識的需求.高校的檔案管理從傳統(tǒng)的管理向知識管理轉(zhuǎn)變，是高校發(fā)展的需要，也是社會發(fā)展的必然要求.
1 知識管理的概述
1.1 知識管理的定義
知識管理是一種靈活的管理模式，將知識和人合理的融合在一起，知識豐富人的世界，人豐富知識的內(nèi)涵.知識管理是一個新銳的管理理念，不同于一般的管理，知識管理主要運用以西結(jié)的管理手段，創(chuàng)造出新的知識，達到知識的升華.
1.2 檔案知識管理的概念
檔案的知識管理就是在對檔案的管理當(dāng)中引用知識管理的相關(guān)理論，在原有檔案實體和信息管理基礎(chǔ)上，注重對檔案系統(tǒng)內(nèi)外的知識流的構(gòu)筑與管理，建立以檔案利用者滿意為中心的檔案知識服務(wù)體系[1].檔案的工作人員在工作當(dāng)中的重心也有所轉(zhuǎn)變，從原來的實體保管者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R的提供人員.把數(shù)據(jù)庫變成知識庫，把傳遞數(shù)據(jù)變成知識的傳遞.
1.3 高校檔案管理引用知識管理理論的重要性
高校的檔案管理中，引用知識管理對高校而言，是一種新的突破.首先，高校檔案知識管理，可以使檔案的管理范圍從小變大.實體管理注重的是歷史資料的整理和保存，把檔案和其他資開，極大地限制了知識的發(fā)展和延伸.運用知識管理，擴大檔案信息量，構(gòu)造出一個豐富的知識庫.其次，通過知識管理可以提高檔案的內(nèi)涵和其使用價值.實體管理和信息管理注重管理而忽視利用，檔案館只能提供一般性的知識服務(wù)，工作效率低.引用知識管理之后，可以利用知識管理中的先進管理手段，為用戶提供更加全面的服務(wù)，從而提高知識的價值和促進人才的培養(yǎng).
2 當(dāng)前高校檔案管理的現(xiàn)狀
2.1 信息載體繁多
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校運用先進的信息技術(shù)進行檔案管理，檔案的載體有很多種，除了數(shù)字化的信息檔案，還是紙質(zhì)版的文檔.在進行管理的過程中，如不能及時的整理，極易造成資料的丟失.文檔載體的繁多成為高校在進行檔案管理當(dāng)中需要解決的一個難題.高校在對檔案的管理進行多次的嘗試，加大了人力和物力的投入，仍不能解決問題.
2.2 服務(wù)效率低
高校的檔案的服務(wù)對象一般為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和高層，為教職工和學(xué)生提供的服務(wù)不多，這不利于校務(wù)的建設(shè).目前很多高校的檔案管理主要依賴于人工查檔，工作效率低，如若遇到數(shù)量較大的查詢，服務(wù)質(zhì)量較低.因此，高校的檔案只能為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和高層所服務(wù).此外，高校的檔案管理僅僅停留在初級的存檔、歸檔，未能對檔案進行進一步的開發(fā)和利用，導(dǎo)致在查檔時只能查到原始的資料，檔案的利用率低.
2.3 管理意識弱
目前，很多高校在進行檔案的管理，多為材料的簡單整理和歸檔，有時由于人手不足、資料過多而造成不能及時的將資料進行合理的歸檔，造成材料的積壓而導(dǎo)致丟失.檔案管理工作未能得到應(yīng)有的重視.隨著高校校務(wù)的信息化和自動化的應(yīng)用，檔案管理的工作人員必須在思想上和技術(shù)上有所跟進，把檔案資料當(dāng)中的電子資料和多媒體資料進行合理的歸檔.然而很多檔案未能按照高校的檔案管理制度進行相應(yīng)的歸檔.高校的檔案制度為了與時俱進，有些高校仍沿用舊的檔案管理制度，管理制度漏洞百出，造成重要資料的丟失.
3 高校檔案應(yīng)用知識管理的重要性
3.1 擴大和加深檔案管理
高校在對檔案進行管理的過程中，不但要注重已有的資料的一般管理，還要對其進行進一步的整理，其中，可以運用知識管理.知識管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進行整合與集成，建構(gòu)一個整體的知識資源體系[2].
3.2 提高服務(wù)水平
高校在進行管理的過程當(dāng)中，要嚴格遵循知識管理的有關(guān)要求，對學(xué)校的檔案信息進行整理，去除糟粕，留下精華.并且深入挖掘當(dāng)中有價值的信息，進行有效的重組，豐富知識的內(nèi)涵，提高檔案信息服務(wù)的水平.
4 知識管理高校的檔案
知識管理是高校進行檔案管理的一種必然趨勢，推動我國高校檔案管理的發(fā)展，有利于向高校的師生傳遞更多有用的知識.檔案管理的創(chuàng)新是當(dāng)前高校必須注重的工作，只有如此，才能提高高校檔案管理的水平，從而提高高校的管理水平.
4.1 知識的合理獲取
高校檔案知識管理的起點是知識獲取，無論是對檔案的內(nèi)部還是外部，必須不斷的收納新的知識和更新舊的知識，才能真正的提高知識管理的成效.所獲取的知識一般有兩種狀態(tài)：顯性和隱性.顯性知識主要包括各類公文、各類有關(guān)教育教學(xué)的法律法規(guī)、教師的個人信息等均以各種形式納入檔案當(dāng)中.隱性知識需要通過觀察、溝通、模仿等方式，掌握教職工的隱性知識，比如思維模式和特殊技巧，從而把這些隱性知識以記錄下來并加以保存，使隱性知識顯性化.高校的檔案知識管理，顯性知識和隱性知識都要重視.要重視教職工的隱性知識的獲取，在學(xué)校的組織當(dāng)中，教師是中心，對學(xué)校的組織有著重要的影響.所以學(xué)?？梢酝ㄟ^開展各類研討會等方式獲得教師身上的隱性知識.
4.2 知識的合理共享
知識共享是知識管理當(dāng)中的重要組成部分，知識共享首先要把內(nèi)部的知識進行積累和整理之后，以管理工作為傳輸管道，那知識傳輸給每一個檔案管理人員，最后將知識傳輸?shù)秸麄€學(xué)校組織當(dāng)中，最終完成外部信息的整理工作.當(dāng)前許多高校的檔案在管理當(dāng)中嚴重缺乏溝通，不同的檔案管理部門都建有本部門的數(shù)據(jù)庫辦公軟件，各自獨立運行，信息得不到有效傳遞.所以，高校要對檔案館進行重組管理，營造良好的管理氛圍，讓檔案的各個部門進行良好的交流與合作，傳遞新的知識和信息，豐富組織知識，有利于知識的共享.知識管理的最終目的在于知識服務(wù)，如果高校能夠知識管理的信息系統(tǒng)，將學(xué)校的各個部門的創(chuàng)新成果進行共享，豐富組織知識和增加知識的價值.
4.3 知識的合理儲存
高校檔案管理就是對相關(guān)信息和材料的整理被保存，對于所保留的資料的選擇和保存時間的長短，需要檔案的管理部門對資料進行詳細的分析和研究從而得出結(jié)論.建立標準化的知識存儲是知識管理的重要特點.例如，將教師觀摩的經(jīng)過以視頻的形式保存下來，并將其整理納入檔案當(dāng)中，為將來的教師培訓(xùn)提供材料，拓展學(xué)校教學(xué)的途徑.
4.4 知識的合理利用
知識來之不易，為了能夠充分發(fā)揮知識的作用，檔案館內(nèi)的知識要運用各種方法把檔案內(nèi)的知識進行有效的發(fā)揮，提高高校檔案在高校發(fā)展過程中的作用，有利于高校在管理方面的開拓創(chuàng)新.高校作為知識的集中營，高校的師生都希望可以獲取更多的知識并掌握.所以，高校的檔案館要向師生開放，熱情為師生服務(wù)，提高檔案館知識的利用效率.同時，在交流當(dāng)中，檔案館的工作人員可以從中獲得新的知識，并且將之納入檔案當(dāng)中，進行科學(xué)的分類和整理，形成新的檔案知識.
知識管理的最終目的在于知識服務(wù)，如果高校能夠知識管理的信息系統(tǒng)，將學(xué)校的各個部門的創(chuàng)新成果進行共享，豐富組織知識和增加知識的價值.
4.5 提高檔案工作人員的素質(zhì)，創(chuàng)新服務(wù)方式
高校的檔案知識管理，最主要的目的是為了提供更加良好的服務(wù).為了使檔案的服務(wù)質(zhì)量更進一步，檔案館不僅要加強其服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)還要大力提升檔案管理人員的管理水平[3].檔案工作人員是檔案管理的重要組成部分，其決定了高校檔案管理的水平以及利用的效率.所以，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)非常的重要，對管理團隊進行重新整合，加強培訓(xùn)，讓檔案管理人員進行學(xué)習(xí)和思考，并且從中學(xué)習(xí)新的知識，加強隱性知識的創(chuàng)造能力，并且能夠熟練的使用信息技術(shù)進行高效的管理，從而提高檔案管理的工作效率.
高校要建立相應(yīng)的獎勵機制，把檔案工作人員的績效和知識管理運用的熟練程度與其個人的福利、職務(wù)的晉升以及評職相聯(lián)系，調(diào)動檔案人員的工作積極性和主動性，激發(fā)他們的事業(yè)心和責(zé)任心.
4.6 建立相對應(yīng)的評估機制
建立相對應(yīng)的評估機制，是高校在運用知識管理檔案過程中需要重視的環(huán)節(jié).高校運用知識管理主要是為了能夠提高檔案的利用水平，從而造福全校師生乃至整個社會，所以必須要建立相對應(yīng)的評估機制來提高知識管理的水平.評估主體應(yīng)該是使用該資源的所有人員，評估體系力爭全面、客觀、公正，并在實踐中不斷改進，以適應(yīng)新形勢和新需求[4].建立適用于檔案管理的相關(guān)評估機制，從而提高高校的檔案管理水平.
5 結(jié)束語
如今的知識經(jīng)濟時代，只有創(chuàng)新才不被社會所淘汰，才能在激烈的競爭當(dāng)中站穩(wěn)腳跟.傳統(tǒng)的高校檔案管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)前高校發(fā)展的要求，對檔案的管理已不再局限于檔案的憑證和參考的價值，更多的是要發(fā)揮檔案的組織知識創(chuàng)造利用等方面的價值，并且利用檔案里的知識再進行重組，創(chuàng)造出新的知識.
高校的檔案管理要改變過去的管理方式，運用知識管理，提高高校的檔案管理的效率和質(zhì)量.從根本推進我國高校檔案管理工作的發(fā)展.
參考文獻：
〔1〕楊菊洪.基于知識管理的高校檔案管理研究[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011（01）:145-147.
〔2〕閻明.基于知識管理的高校檔案管理研究[J].中國管理信息化，2011（11）:74-75.
關(guān)鍵詞：電子檔案；高效管理；電子檔案利用
Abstract: this article from the current of electronic file management, and analyses the main problems of electronic file and the main utilization way, points out that the well of the archives management of the electronic measures.
Keywords: electronic files; Efficient management; Electronic files using
中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號：
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查詢效率和查詢準確率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的操作管理利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。
二、電子檔案管理存在問題
我國房產(chǎn)管理檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現(xiàn)在：
1.房產(chǎn)管理檔案軟件沒有信息集成管理功能，缺乏溝通和通用性
各地檔案館、室使用的計算機型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標準不同，沒有統(tǒng)一的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了檔案信息電子化、數(shù)字化的進程。
2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄
各城市檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄，不能適應(yīng)電子檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.電子檔案的標準化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類房產(chǎn)管理登記檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。此外電子檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了房產(chǎn)管理檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中電子檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源
要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。
2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回損失
一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。
4、加強工作人員管理，提高檔案保護意識
必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
隨著我國高等學(xué)校招生規(guī)模的不斷擴大，高校檔案的數(shù)量出現(xiàn)了大幅度的增長，高校檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)和壓力。在計算機技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的發(fā)展背景下，高校檔案的記錄載體和錄入方式等都發(fā)生了很大的改變，高校檔案管理工作的方式方法更需要進行策略創(chuàng)新。在新的時代背景下，高校檔案管理工作如何實現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，提高其服務(wù)學(xué)校建設(shè)和社會發(fā)展的重要職責(zé)，是我們當(dāng)前需要深入研究的問題。
一、高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)
高校檔案是對高校教學(xué)科研、學(xué)校管理工作的記錄，其本質(zhì)是對上述內(nèi)容的信息描述，而進行檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，則要不僅要考慮到檔案的信息屬性，更要高度重視檔案的數(shù)字化載體建設(shè)問題。加強高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，根本是實現(xiàn)了檔案信息的記錄載體創(chuàng)新，回顧檔案記錄載體的發(fā)展路徑，主要從甲骨、金石、竹簡，最后進行到了當(dāng)前主要存在的紙質(zhì)媒介。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介記錄檔案信息的弊端逐步體現(xiàn)出來，比如錄入工作通常是人工抄寫，需要花費較大的物力、人力，而且在這種高強度的勞動面前，檔案信息管理的準確性也容易受到影響。此外，紙質(zhì)媒介的物質(zhì)屬性特殊，即紙張易黃、易粘、易脆。在這種背景下，數(shù)字化檔案信息的載體形式得到重視，而且其有效的克服了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足之處，不僅僅是節(jié)省了寶貴的人力、財力和物力，而且大大提高了檔案管理的效率，提高了便捷性。進行高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，主要從三個方面入手，一是館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)，二是對現(xiàn)行電子文件的收集歸檔，三是利用存儲介質(zhì)建立專題的檔案數(shù)據(jù)庫。這幾種措施能有效完成高校檔案的數(shù)字化建設(shè)，通過一定的查閱平臺軟件，可以為用戶提供非常便捷的應(yīng)用體驗。
二、高校檔案管理的信息化建設(shè)
加大高校檔案管理工作，需要加強對現(xiàn)有管理方式的創(chuàng)新，結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)的大力發(fā)展，實施高校檔案管理的信息化建設(shè)成為一個較好的抓手和途徑。隨著教育教學(xué)改革的深入發(fā)展，各高校也在不斷深化教育教學(xué)改革，各種新的辦學(xué)模式不斷涌現(xiàn)，管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)的新事物、新問題、新內(nèi)容對檔案信息資源開發(fā)利用的速度和效率的需要越來越高，檔案信息資源的利用主體越來越多。在這種新形勢背景下，高校檔案管理工作人員更需要加強工作創(chuàng)新，更新工作觀點，提高創(chuàng)新水平和工作能力。而進行高校檔案管理的信息化建設(shè)則是當(dāng)前高校檔案管理進行服務(wù)方式創(chuàng)新的重要體現(xiàn)。依靠高校檔案管理的信息化建設(shè)，可以有效提供檔案管理的服務(wù)效率，比如在其分類、查閱等比較繁瑣和復(fù)雜的工作中，高校檔案管理信息化可以發(fā)揮重要價值。通過檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，可以比較高效、及時、便捷的為學(xué)校檔案需求人員提供服務(wù)，而且能通過分類設(shè)置，有效滿足不同群體的檔案需求，從而有效實現(xiàn)檔案信息的資源共享。
三、高校檔案管理的文檔一體化建設(shè)
檔案管理的理論研究表明，實施檔案管理工作一體化是未來檔案管理發(fā)展的一個新趨勢，是當(dāng)前高校檔案管理工作邁向現(xiàn)代化建設(shè)的一個重要機遇。根據(jù)文件生命周期理論可知，每一份檔案文件都有一個生命周期，主要是指從檔案文件的產(chǎn)生，到這些文件真正轉(zhuǎn)化為檔案保存，最后到檔案文件失去存在意義而逐步消失的整個發(fā)展過程。這一理論的基本含義可概括為是從現(xiàn)行文件到檔案是一個比較完整的運動周期，而這一整個運動周期所引其的特點和作用不同而區(qū)分為不同的運動階段，針對各個不同運動階段的特點，應(yīng)采用相應(yīng)的管理方式。根據(jù)文件生命周期理論，我們要充分發(fā)揮其在檔案管理工作中的實踐價值，有效提高高校檔案工作者的工作能力，通過把握好文件轉(zhuǎn)化為檔案全過程的規(guī)律及各個階段的特點和作用，以便更好更科學(xué)地開展對文件和檔案的管理工作。文檔一體化建設(shè)，并沒有全面否定各個不同運動階段的管理特性，而是要根據(jù)這些特點，充分應(yīng)用到檔案文件的歸檔、立卷、和卷內(nèi)目錄生產(chǎn)等不同流程中。
四、加強檔案信息資源的全面整合
為切實提供高校檔案管理的服務(wù)效率，提高對現(xiàn)有檔案信息資源的利用成效，需要我們切實加強檔案信息資源的有機整合，提高綜合利用水平。通過建立統(tǒng)一的分類原則，完成檔案信息“一條龍”服務(wù)系統(tǒng)，按照最大程度地方便廣大教職工利用檔案的原則，建立檔案“一條龍”服務(wù)，實現(xiàn)檔案服務(wù)透明、快捷、方便、高效的目的。進行檔案信息資源的有機整合，需要切實堅持三個基本原則，一是要實施統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)制度，二是要建設(shè)統(tǒng)一分類管理辦法，三是要進行統(tǒng)一管理制度的規(guī)范，科學(xué)整合區(qū)域內(nèi)不同領(lǐng)域的檔案資源。在進行統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)方面，需要使用檔案資源流向調(diào)整、檔案資源分類歸屬等舉措，有效形成以檔案管理部門為主體、各主管部門配合的高校檔案資源建設(shè)監(jiān)管體制，變專業(yè)檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館的集中統(tǒng)一管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源。最后，對于檔案管理人員來說，更要始終堅持以人為本的服務(wù)理念，積極高效的滿足高校需求和社會用戶的個性化需求，切實發(fā)揮高校檔案管理的特殊服務(wù)功能。
五、結(jié)語
總而言之，伴隨著我國高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，提高高校檔案管理工作水平成為一個重要議題，加快高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)也是新時期對檔案工作的最新要求。檔案信息的數(shù)字化、信息化和檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化以及檔案的一體化等，都是當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)代化探索。未來的高校檔案管理工作中，還需要不斷創(chuàng)新，加大工作力度，努力實現(xiàn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化、健康發(fā)展。
參考文獻
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