導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理現(xiàn)代化探究3篇的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了一篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。

檔案管理現(xiàn)代化探究篇1

1檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的現(xiàn)狀

從傳統(tǒng)意義上來(lái)看檔案管理工作，屬于效勞性工作性質(zhì)，在開(kāi)展具體工作期間，并沒(méi)有直接的經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致一直沒(méi)有充分重視檔案管理工作，檔案管理理念之后，管理方法也較傳統(tǒng)，從某種程度上講，對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化開(kāi)展帶來(lái)了極大不變的我。并且在現(xiàn)代化建設(shè)檔案管理期間，因?yàn)橥度刖?、?cái)力較少，無(wú)法及時(shí)有效的更新根本設(shè)備，并且檔案管理的相關(guān)制度也并未完善、優(yōu)化，無(wú)法及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，從而延緩現(xiàn)代化檔案管理的進(jìn)程，和“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的發(fā)展速度并不匹配；另外，檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的影響，缺少現(xiàn)代化檔案管理辦法，從整體上看檔案的分類，相對(duì)混亂，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案缺失情況，嚴(yán)重影響檔案的利用效果。尤其是某些檔案管理人員始終無(wú)法學(xué)會(huì)現(xiàn)代化操作，只會(huì)應(yīng)用一些淺顯的功能，對(duì)復(fù)雜的功能抱著能學(xué)就學(xué)，學(xué)不會(huì)就不學(xué)的態(tài)度，從而無(wú)法有效發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，并且檔案管理人員的主動(dòng)工作意識(shí)不強(qiáng)，這也影響檔案的開(kāi)發(fā)及其利用。

2檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的意義

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，有效實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，有利于充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。通過(guò)借助互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，將檔案資源信息化，可進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)相關(guān)資源的共享與利用，進(jìn)一步提高檔案的管理效率。針對(duì)當(dāng)前日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，通過(guò)信息化、現(xiàn)代化等檔案管理方式，可對(duì)檔案進(jìn)行深入利用，并進(jìn)一步擴(kuò)大檔案的使用范圍。應(yīng)在檔案信息整理存檔、保管妥善的基礎(chǔ)上，充分利用檔案資源，發(fā)揮資源的真正價(jià)值，借助信息技術(shù)使之促進(jìn)更多行業(yè)的發(fā)展。因此，需要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，檔案資源的特性，做好管理及資源的開(kāi)發(fā)、利用，借助現(xiàn)代化手段，提高檔案管理效率、發(fā)揮檔案資源價(jià)值。

3影響檔案信息資源管理的主要因素

3.1國(guó)家政策對(duì)檔案信息資源管理的影響1988年元月1日開(kāi)始實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》以法律的形式，[1]對(duì)檔案信息資源的利用進(jìn)行明確的規(guī)定，從此，檔案信息資源的管理與利用在黨和國(guó)家有關(guān)方針政策的指導(dǎo)下飛速發(fā)展。它規(guī)定檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)，規(guī)定檔案的基本管理方法，規(guī)定檔案的公開(kāi)期限以及利用權(quán)利，它讓檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作真正的得到開(kāi)展，讓檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作有規(guī)可循、得以發(fā)展。1992年7月1日，《各級(jí)國(guó)家檔案館開(kāi)放檔案辦法》、《外國(guó)組織和個(gè)人利用我國(guó)檔案試行辦法》開(kāi)始實(shí)施；[2]2000年5月10日，《檔案行政處罰程序暫行規(guī)定》開(kāi)始實(shí)施；2008年9月1日，《高等學(xué)校檔案管理辦法》開(kāi)始實(shí)施；2019年1月1日，《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》開(kāi)始實(shí)施。越來(lái)越多關(guān)于檔案管理等相關(guān)規(guī)定出現(xiàn)在人們的眼前。這些法律、法規(guī)，就像港口指引船只方向的“燈塔”、河邊擺渡他人過(guò)河的船家，指引著檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用這個(gè)領(lǐng)域發(fā)展、前進(jìn)的方向，同時(shí)也是檔案資源管理的制度保障；

3.2思想觀念對(duì)檔案信息資源管理和利用的影響無(wú)論是檔案管理員，還是普羅大眾，對(duì)檔案資源的態(tài)度會(huì)影響檔案資源的管理與利用率。有的單位認(rèn)為檔案資料就只是存放資料的一種手段，在實(shí)際開(kāi)展檔案管理以及相關(guān)資源的利用時(shí)，缺乏一定的積極性，因此也使得實(shí)際的工作效率受到影響，沒(méi)有充分發(fā)揮信息資源的價(jià)值以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。[3]在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，要具備互聯(lián)網(wǎng)思維，這種思維并非簡(jiǎn)單的將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，而是要實(shí)現(xiàn)檔案資源管理方式與內(nèi)容方面的轉(zhuǎn)型與升級(jí)。理念是行動(dòng)的先導(dǎo)，只有樹(shù)立良好的理念，這樣才能對(duì)檔案管理予以更多的重視，并結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的基本特征，為檔案資源的管理提供支持。

4檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)存的主要問(wèn)題

4.1檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用意識(shí)不強(qiáng)雖然當(dāng)前更加提倡信息化、現(xiàn)代化管理模式，但在開(kāi)展實(shí)際工作時(shí)仍受到一些老舊思想的禁錮。當(dāng)前對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化模式，更多的還需先進(jìn)技術(shù)提供支持，有些工作人員因?yàn)槭嘏f思想，或?qū)π碌睦砟罱邮茌^慢，因此對(duì)現(xiàn)代化的管理方式不很積極，在實(shí)際工作的開(kāi)展中，僅只接受，沒(méi)有任何的創(chuàng)新，沒(méi)有深入地去了解檔案信息資源到底是什么，更不用說(shuō)主動(dòng)參與管理和開(kāi)發(fā)。歸根到底，對(duì)開(kāi)發(fā)、利用檔案信息資源的意識(shí)不強(qiáng)。其實(shí)這是一種社會(huì)的常態(tài)。人們的思想觀念影響著人們的行為處事，在一個(gè)單位里，如僅把重要的事務(wù)記錄成檔案，檔案密封起來(lái)置之高閣，這種管理方式無(wú)法真正在信息時(shí)代下發(fā)揮檔案資源的價(jià)值；

4.2檔案信息資源管理難度大檔案有各種各樣的形式，很多行業(yè)都需檔案資源的支持。由此觀之，檔案的信息量非常龐大，而這就成為檔案信息資源管理的一個(gè)難題。在信息時(shí)代下，檔案信息量大、涉及的樣式多，越來(lái)越多、出現(xiàn)復(fù)雜的內(nèi)容，為檔案管理工作帶來(lái)更大的難度，需要針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代所產(chǎn)生的巨量資源進(jìn)行充分整理、管理和利用，是個(gè)比較現(xiàn)實(shí)的難題。比如在高校圖書(shū)館里，檔案信息資源的管理難度就非常大；比如在一所高校中，學(xué)生往往達(dá)數(shù)萬(wàn)人，因此對(duì)于高校的檔案管理等工作的開(kāi)展也帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。在整理這些檔案時(shí)，需付出更多的時(shí)間。但可能由于其中缺乏專業(yè)人員參與，因此在檔案管理等相關(guān)工作中，無(wú)法真正提高工作效率，也無(wú)法將檔案中有價(jià)值的內(nèi)容充分發(fā)揮作用。[4]這又引申出另外的管理難題。圖書(shū)館內(nèi)管理檔案的人員不可能每個(gè)人都最專業(yè)，世界上高校那么多，專業(yè)的人員卻實(shí)實(shí)在在有限。檔案信息量大，整理、分類的工作困難，圖書(shū)館內(nèi)檔案數(shù)量不斷地增加，檔案信息的價(jià)值不能得到正確的評(píng)估；

4.3檔案管理人員素質(zhì)不高一般來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案的管理，最終本質(zhì)還是對(duì)人員的管理。在高速公路有限公司中就暴露出一些人員素質(zhì)不高的問(wèn)題。管理人員的素質(zhì)在很大程度上影響相關(guān)工作的質(zhì)量。比如管理人員的年齡結(jié)構(gòu)上存在問(wèn)題，大多數(shù)都是年齡較大的管理員，他們接受新理念的能力偏弱，雖然經(jīng)驗(yàn)豐富，但在信息化技術(shù)被普遍應(yīng)用的今天，對(duì)新技術(shù)的使用能力不強(qiáng)，更多地存在求穩(wěn)的心態(tài)，在遇到一些問(wèn)題時(shí)無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確地解決。從某種程度來(lái)說(shuō)，檔案管理人員素養(yǎng)是制約檔案管理質(zhì)量的重要因素，因此需從相關(guān)人員的素養(yǎng)上著手，提升現(xiàn)代化管理方式的轉(zhuǎn)型效率；

4.4檔案信息存在安全問(wèn)題在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案信息的安全性受到一定的挑戰(zhàn)。由于網(wǎng)絡(luò)信息的共享性，導(dǎo)致一些信息資源在被分享、利用的過(guò)程中，可能被惡意篡改。一些對(duì)公司或單位至關(guān)重要的信息，在信息化的過(guò)程中，可能由于系統(tǒng)安全性問(wèn)題導(dǎo)致資源泄密。近些年，在機(jī)關(guān)單位以及公司內(nèi)部，重要的信息資源泄露的問(wèn)題數(shù)不勝數(shù)。出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因，和相關(guān)管理人員的安全意識(shí)淡薄有一定的關(guān)系、和系統(tǒng)的安全性也有很大關(guān)聯(lián)。如果缺乏對(duì)檔案資源安全性的重視、缺乏相關(guān)制度等方面的保障，會(huì)使和公司生存安全相關(guān)的檔案資源被泄露，在很大程度上影響單位的競(jìng)爭(zhēng)力與正常發(fā)展。

5“互聯(lián)網(wǎng)+”的現(xiàn)代化檔案管理策略

5.1革新檔案管理理念革新相關(guān)從業(yè)人員的觀念，需讓其在新時(shí)代環(huán)境下，充分認(rèn)識(shí)如何在相關(guān)制度下開(kāi)展資源的有效利用，做好相關(guān)資源的利用，同時(shí)減少資源泄密等問(wèn)題。對(duì)公司而言，應(yīng)盡可能保證檔案的安全性，建好一些涉密內(nèi)容的公開(kāi)性。對(duì)行政單位來(lái)說(shuō)，很多內(nèi)容都是涉密的，因此必須安排專業(yè)的人員管理科室的檔案，防止一些紙質(zhì)資源通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳播，減少由于資源泄密為國(guó)家?guī)?lái)的損失。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范相關(guān)工作的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作更具規(guī)范性和高效性。借助現(xiàn)代化手段，讓檔案資源的管理、利用界面更加整潔，也可實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源的使用與共享，確保檔案的實(shí)時(shí)性，進(jìn)一步提升檔案的規(guī)范化管理水平。[5]通過(guò)在行業(yè)內(nèi)形成較為完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資源文件可以通用，尤其是對(duì)一些具備宣傳價(jià)值、有教育意義的資源來(lái)說(shuō)，可更好地發(fā)揮其作用，對(duì)全社會(huì)的進(jìn)步都有積極的促進(jìn)意義；

5.2引入現(xiàn)代化技術(shù)手段在信息時(shí)代，要進(jìn)一步提升對(duì)信息資源的分析能力，能對(duì)海量的數(shù)據(jù)、資源進(jìn)行挖掘，發(fā)現(xiàn)其中所蘊(yùn)含的價(jià)值，同時(shí)可為自身提供更多資源支持。在單位或檔案館等建立云存儲(chǔ)平臺(tái)，借助云計(jì)算技術(shù)等有效地對(duì)龐雜的信息內(nèi)容進(jìn)行挖掘，保證相關(guān)資源可被充分利用。需進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，發(fā)揮科學(xué)技術(shù)，尤其信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。[6]檔案信息化建設(shè)要完善管理的流程，需按國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。信息化的建設(shè)需借助硬件以及軟件支持，因此在操作過(guò)程中需按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行細(xì)化各個(gè)細(xì)節(jié)。如掃描紙質(zhì)文檔時(shí)，需做好保密工作，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖像和文本時(shí)，需嚴(yán)格按規(guī)范構(gòu)建目錄，在掃描過(guò)程中需做好細(xì)化、安全管理等步驟，確保檔案在信息化的過(guò)程中既具備安全性、也保持完整性和準(zhǔn)確性，使電子檔案與紙質(zhì)檔案完全一致、高效可用。在新時(shí)期下，借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等多種手段，讓檔案資源不再限于本地存儲(chǔ)，而是實(shí)現(xiàn)資源信息的有效共享，這樣除操作者外，也能讓其他需要的人獲取檔案資源，更好地發(fā)揮其內(nèi)在價(jià)值，通過(guò)在網(wǎng)站或平臺(tái)設(shè)置權(quán)限，可為訪問(wèn)者提供更加便捷的操作體驗(yàn)，提高工作效率，并在使用的過(guò)程中增強(qiáng)檔案資源的利用率；

5.3提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)、提高信息化水平檔案信息資源越多，在使用和管理中的難度就越大，需相關(guān)人員有更高素養(yǎng)，一望而知，最簡(jiǎn)單、最有效的措施就是提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)、提高信息化水平。檔案信息的內(nèi)容龐雜，不僅對(duì)其進(jìn)行管理，在對(duì)資源的維護(hù)以及資源的深入開(kāi)發(fā)時(shí)，也需參與的工作人員具備更強(qiáng)的專業(yè)性。因此，針對(duì)這些工作，首要的就是提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，能使其在參與各種工作時(shí)，都能游刃有余。[7]對(duì)一個(gè)平臺(tái)或系統(tǒng)的研發(fā)過(guò)程，就要具備更強(qiáng)的專業(yè)性和可拓展性，這樣可方便后期對(duì)功能進(jìn)行拓展，以及對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行維護(hù)。在實(shí)際管理的過(guò)程中，可定期對(duì)管理人員開(kāi)展培訓(xùn)工作，開(kāi)設(shè)講座、網(wǎng)上專題班等方式提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為提升資源信息管理工作質(zhì)量與效率賦能；

5.4維護(hù)電子檔案信息的真實(shí)性“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，既要做好檔案資源的有效利用，也應(yīng)維護(hù)電子檔案的真實(shí)性。電子檔案在利用的過(guò)程中也會(huì)產(chǎn)生一些對(duì)檔案真實(shí)性的威脅，因此，可從以下兩點(diǎn)做出相應(yīng)的措施。

5.4.1對(duì)訪問(wèn)電子檔案的人員進(jìn)行人員追蹤技術(shù)這是電子檔案的真實(shí)性在利用階段的最后一道優(yōu)化措施。在電子檔案的管理系統(tǒng)中，應(yīng)將檔案管理人員對(duì)電子檔案的任何操作都記錄下來(lái)，形成操作日志。只有電子檔案管理人員和被授權(quán)的訪問(wèn)者有權(quán)查看操作日志的信息，但任何人都不能對(duì)操作日志進(jìn)行更改，直到電子檔案不再具有任何的保存的價(jià)值時(shí)，才可對(duì)操作日志進(jìn)行銷毀處理。[8]電子檔案追蹤的對(duì)象主要是查看電子檔案的人員。可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)訪問(wèn)者的IP地址進(jìn)行追蹤定位，這樣能在電子檔案利用的過(guò)程中，準(zhǔn)確地知道每位訪問(wèn)者的具體信息；

5.4.2及時(shí)復(fù)制備份在電子檔案的利用階段，為避免突發(fā)事件，例如：系統(tǒng)故障導(dǎo)致檔案的丟失，計(jì)算機(jī)死機(jī)等。檔案管理人員需定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份處理，這樣才能有效地預(yù)防因軟件、硬件的故障所造成的檔案信息丟失。動(dòng)態(tài)備份技術(shù)就是現(xiàn)今檔案館（室）需掌握的一項(xiàng)重要技術(shù)，它既能對(duì)電子檔案進(jìn)行本地備份處理，還可對(duì)電子檔案進(jìn)行異地備份。無(wú)論使用哪一種備份形式，都能有效地維護(hù)電子檔案信息的真實(shí)性，可以說(shuō)維護(hù)電子檔案的真實(shí)性就是我們最終要達(dá)成的目標(biāo)。[9]為這一目標(biāo)的達(dá)成，檔案館（室）需選擇合適的、使用價(jià)值高的存儲(chǔ)媒介，選擇好的存儲(chǔ)載體是做電子檔案?jìng)浞莨ぷ鞯年P(guān)鍵因素。當(dāng)前利用率較高的電子檔案?jìng)浞葺d體主要有光盤、磁盤和云備份三種，其中云備份最受檔案館（室）的青睞。云備份可實(shí)現(xiàn)把本地?cái)?shù)據(jù)備份到異地的數(shù)據(jù)中心，這樣做不僅幫助檔案館（室）節(jié)約、保存數(shù)據(jù)的成本，也能通過(guò)這種方式，盡量減少檔案館等地對(duì)海量資源存儲(chǔ)的壓力。我們生活中常用到的百度網(wǎng)盤、微盤、360安全云盤等，這一類的軟件都屬云備份；[10]另外，備份技術(shù)也需迎合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)不斷地創(chuàng)新，這樣才能從根本上做好電子檔案的備份工作。

6結(jié)語(yǔ)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案信息資源管理以及開(kāi)發(fā)利用是個(gè)值得研究的領(lǐng)域，檔案信息資源開(kāi)發(fā)、利用最主要的意義其實(shí)就是為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值，讓它能對(duì)社會(huì)有所用，社會(huì)能因此得到更好的發(fā)展。需充分認(rèn)識(shí)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)檔案管理所帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式與現(xiàn)代化的檔案管理模式相輔相成，為檔案管理工作有條不紊、高效率的開(kāi)展提供基本保障。

作者:劉文琴 單位:江蘇寧杭高速公路有限公司

檔案管理現(xiàn)代化探究篇2

學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化程度，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志,是學(xué)校各種評(píng)估工作的重要內(nèi)容。隨著我國(guó)教育事業(yè)的改革和發(fā)展，學(xué)校檔案工作也呈現(xiàn)出內(nèi)容龐大、收集困難、形式多樣等時(shí)代特點(diǎn)[1]。在新形勢(shì)下，學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)至關(guān)重要，只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，才能保證學(xué)校檔案管理工作的有效性。本文以現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，對(duì)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施進(jìn)行簡(jiǎn)單的探討和闡述。

一、現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.缺乏專業(yè)檔案管理人才。現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作已經(jīng)普遍實(shí)行了專人專崗，但是大多數(shù)是由“二線”的教師，或者因各種原因已經(jīng)不適應(yīng)教學(xué)工作的教師擔(dān)任。簡(jiǎn)而言之，就是在表面上看做到了政教分家，實(shí)則是檔案管理工作的從業(yè)人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)處于“保管員”的工作狀態(tài)。

2.并未開(kāi)發(fā)檔案的教學(xué)價(jià)值。學(xué)校的檔案中，不僅有人事檔案、黨政類資料，在上級(jí)管理部門對(duì)學(xué)校的檢查工作中，此類檔案的管理工作時(shí)常被列為重點(diǎn)檢查內(nèi)容，因此是檔案管理人員的工作重點(diǎn)。而筆者認(rèn)為，在學(xué)校的檔案管理中，大量的教案及其他教學(xué)資料，能夠有效科學(xué)地管理，能夠在教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)資源優(yōu)化上起到更加關(guān)鍵的作用。

3.管理模式老化嚴(yán)重制約工作效率。由于學(xué)校檔案管理人員、管理設(shè)備以及管理理念的滯后，直接導(dǎo)致學(xué)校檔案管理整體模式的老化狀態(tài)。所謂的老化體現(xiàn)在紙質(zhì)檔案管理、手工查找、分類不詳?shù)确矫妗＿@樣的狀態(tài)下，會(huì)導(dǎo)致學(xué)校的管理工作處于緩慢狀態(tài)，與現(xiàn)今社會(huì)高效率的節(jié)奏不符。同時(shí)，陳舊的管理辦法也會(huì)導(dǎo)致大量的教學(xué)資源無(wú)法得到利用，而產(chǎn)生教學(xué)資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，導(dǎo)致學(xué)校教育的優(yōu)化過(guò)程受到制約。

二、學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的有效措施

１.開(kāi)展學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)如今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活快速發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷發(fā)展形成，學(xué)校教育和管理也在不斷地進(jìn)行全面改革，對(duì)學(xué)校檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)[2]。針對(duì)現(xiàn)在學(xué)校檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊的問(wèn)題，筆者認(rèn)為是有必要開(kāi)展專業(yè)技能培訓(xùn)的。通過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，能夠讓檔案管理人員意識(shí)到管理工作的重要性，在思想意識(shí)上產(chǎn)生足夠的重視，從而提高檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)。所謂的檔案管理技能，不能局限于檔案的管理認(rèn)識(shí)和分類邏輯，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能運(yùn)用信息技術(shù)靈活地開(kāi)展檔案管理工作。

2.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理分類細(xì)化工作學(xué)校檔案基本可以分為九大類，分別是：文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案以及會(huì)計(jì)檔案。在現(xiàn)階段的學(xué)校檔案管理中心，筆者認(rèn)為一些基礎(chǔ)檔案管理工作已經(jīng)能夠做到及時(shí)歸檔、分類管理。但是在教學(xué)檔案和教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的建立上，還需要學(xué)校和相關(guān)人員引起足夠的重視。追本溯源，學(xué)校的本職工作應(yīng)該以教學(xué)工作為重點(diǎn)，在檔案管理工作中的加強(qiáng)，才能為教學(xué)任務(wù)的順利開(kāi)展提供有力的保障。學(xué)校檔案基礎(chǔ)的九種類別基礎(chǔ)上，每一項(xiàng)是需要細(xì)分的，以教學(xué)檔案為例，可以細(xì)化為教學(xué)業(yè)務(wù)管理檔案、考試核查檔案、學(xué)習(xí)管理檔案、學(xué)生活動(dòng)檔案、教學(xué)計(jì)劃、教科研究計(jì)劃，以及教學(xué)總結(jié)檔案等。檔案管理的細(xì)化，是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)保障和必要前提。

3.加速學(xué)校檔案管理信息化進(jìn)程前文在學(xué)校檔案管理人員的要求中，筆者曾提到要熟練掌握電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這項(xiàng)技能是為了能夠?qū)崿F(xiàn)利用計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等先進(jìn)的科學(xué)手段進(jìn)行學(xué)校檔案管理。信息化處理檔案管理工作，能夠避免人為操作中個(gè)體意識(shí)不同而導(dǎo)致分類不同的問(wèn)題，同時(shí)也能大大提高檔案查找的效率，縮短檔案轉(zhuǎn)化為實(shí)際工作效能的時(shí)長(zhǎng)。計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，主要集中在便捷性、高效性和安全性三個(gè)方面，能夠最大限度地減少人為因素給檔案管理工作帶來(lái)的干擾和制約，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作的信息化、數(shù)字化，是加快學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的重要依托。毋庸置疑，學(xué)校檔案管理工作隨著社會(huì)的發(fā)展面臨著新的發(fā)展契機(jī)和挑戰(zhàn)，學(xué)校作為我國(guó)教育事業(yè)的主要載體，要首先具備科學(xué)的思想意識(shí)接受和認(rèn)可新的事物和發(fā)展規(guī)律，在思想意識(shí)上提高對(duì)檔案管理的重視程度。發(fā)現(xiàn)并及時(shí)處理檔案管理中客觀存在的問(wèn)題，并主動(dòng)進(jìn)行分析，尋求解決辦法，將學(xué)校檔案管理工作向現(xiàn)代化管理推進(jìn)。在加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該從提高檔案管理科學(xué)意識(shí)、提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、細(xì)分學(xué)校檔案類別，并運(yùn)用科學(xué)的信息技術(shù)和數(shù)字化管理模式，進(jìn)行細(xì)化，提高學(xué)校檔案管理效能，方能使檔案更好地服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。

作者:費(fèi)丹

檔案管理現(xiàn)代化探究篇3

在基層事業(yè)單位的日常檔案管理工作中，檔案管理人員需要對(duì)有效數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理，并把整理好的大數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總，再及時(shí)錄入相關(guān)信息系統(tǒng)，以便在今后的數(shù)據(jù)調(diào)用工作中，高效快捷地找到相關(guān)數(shù)據(jù)，提高整體工作的效率和質(zhì)量。在檔案管理工作中充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，不但可以提高相關(guān)數(shù)據(jù)的處理效率，減輕檔案管理工作人員的工作壓力，還能有效降低數(shù)據(jù)處理錯(cuò)誤率，提高檔案管理工作的整體質(zhì)量，充分發(fā)揮出檔案管理工作的積極作用。

一、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的必要性

（一）改善管理觀念在基層事業(yè)單位管理中，雖然已經(jīng)建立了基本的檔案提交、歸納以及收集的現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，但仍舊存在現(xiàn)代化程度較低的問(wèn)題。主要表現(xiàn)在事業(yè)單位內(nèi)部檔案仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料為主，加上檔案管理人員的思想仍比較保守，沒(méi)有將智能化、現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)引入到管理中，導(dǎo)致管理水平和管理效率均比較低?；鶎邮聵I(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化意味著應(yīng)在管理思維、管理方式等方面都實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，這對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。首先，檔案管理人員必須正視自己的工作職責(zé)，端正自身的工作態(tài)度，注重增強(qiáng)自己的檔案工作能力，提高自身應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)的意識(shí)和能力。另外，基層事業(yè)單位要在現(xiàn)代化管理理念的基礎(chǔ)上制定契合的管理制度，將檔案程序化繁為簡(jiǎn)，進(jìn)一步壓縮檔案收集的時(shí)間，改善檔案管理流程，增加檔案管理的有效性和科學(xué)性。

（二）強(qiáng)化檔案預(yù)測(cè)和前瞻性作用在基層事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理呈現(xiàn)邊緣化趨勢(shì)。具體表現(xiàn)為，相較于財(cái)務(wù)部門和項(xiàng)目部門，檔案管理部門的地位處于弱勢(shì)，其話語(yǔ)權(quán)較弱，這使得其與每個(gè)部門之間在溝通和協(xié)調(diào)方面都很難，檔案管理工作逐漸成為其他部門的附屬品。對(duì)檔案管理邊緣化的原因進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)大多數(shù)檔案管理人員的檔案預(yù)測(cè)能力比較差。由于檔案是為基層事業(yè)單位內(nèi)部和外部服務(wù)的，其服務(wù)的主體很多，對(duì)檔案的需求種類也十分繁雜。在當(dāng)前的基層事業(yè)單位，其使用的主要的檔案模式是“供給導(dǎo)向”服務(wù)，簡(jiǎn)單點(diǎn)來(lái)說(shuō)就是“檔案部門所提供的檔案，就是其內(nèi)部現(xiàn)有的檔案”。在基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，檔案作為一種有著重要的指導(dǎo)和借鑒意義的“數(shù)據(jù)資源”，檔案管理人員應(yīng)用“需求導(dǎo)向”服務(wù)模式來(lái)代替“供給導(dǎo)向”服務(wù)模式，對(duì)服務(wù)主體的需求進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)，提高檔案預(yù)測(cè)和前瞻性作用。

（三）提高檔案信息可靠性基層事業(yè)單位必須保護(hù)好公職人員的檔案信息，并做好檔案管理工作，對(duì)公職人員取得的工作成績(jī)以及事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行如實(shí)記錄。要做好檔案管理，就需加快對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型，加快其進(jìn)程，減輕基層事業(yè)單位人力資源檔案管理方面的壓力。檔案管理人員在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)應(yīng)充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中所儲(chǔ)存的檔案信息一般不會(huì)有過(guò)高的冗余度，且具備有效的可共享功能，這將大幅提高檔案信息的可靠性。相反，如果檔案信息的可靠性無(wú)論如何都無(wú)法有效提高，事業(yè)單位的積極作用也就無(wú)法發(fā)揮出來(lái)，這就定會(huì)阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。

（四）保證檔案信息的全面性現(xiàn)階段的基層事業(yè)單位檔案管理要保證有關(guān)信息的全面性，就必須采用一系列現(xiàn)代化的手段。檔案管理工作中最難也最具有挑戰(zhàn)性的環(huán)節(jié)就是要清楚記錄下所有的信息。為了使檔案管理當(dāng)中的信息更具可信性，就需全面管理檔案信息。要進(jìn)行全面檔案管理就需要在同一個(gè)平臺(tái)對(duì)所有人的檔案信息進(jìn)行管理，通過(guò)對(duì)檔案管理中發(fā)生變化的信息進(jìn)行更新，來(lái)確保將檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣無(wú)論何時(shí)調(diào)取檔案信息，檔案管理人員所看到的的信息都是最近更新的，其信息的可信性和全面性都能得到有效的保障。

二、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的要求

（一）檔案管理無(wú)紙化傳統(tǒng)檔案管理工作中已經(jīng)滯后于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。在計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展速度不斷加快的環(huán)境下，信息產(chǎn)品包括各種先進(jìn)信息技術(shù)呈現(xiàn)出快速發(fā)展態(tài)勢(shì)，提供給基層事業(yè)單位檔案管理工作更豐富的存儲(chǔ)模式，促使將檔案管理的質(zhì)量、效率雙重提升。在進(jìn)行檔案管理工作中，各類型的存儲(chǔ)介質(zhì)使得這項(xiàng)內(nèi)容更加便利，按照相應(yīng)的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，能夠進(jìn)行選取針對(duì)性的存儲(chǔ)、管理方案，在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上面進(jìn)行管理檔案、操作檔案內(nèi)容，促使檔案管理無(wú)紙化發(fā)展。采取先進(jìn)的信息化平臺(tái)，促使將管理檔案的水平明顯提升，節(jié)約大量的時(shí)間和精力。

（二）檔案管理數(shù)字化檔案管理的數(shù)字化能夠凸顯出檔案管理的現(xiàn)代化的重要特征。數(shù)字壓縮、打包技術(shù)等，使得紙質(zhì)檔案中數(shù)據(jù)資料，比如圖像以及文字等，轉(zhuǎn)換為數(shù)字存儲(chǔ)的電子文檔，同時(shí)采取相應(yīng)的信息壓縮技術(shù)手段，有效轉(zhuǎn)化為僅使用很小的存儲(chǔ)空間就能涵蓋大量?jī)?nèi)容的數(shù)字化電子文件。檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，能夠有效減少檔案管理的成本，明顯減少差錯(cuò)問(wèn)題，防止由于紙質(zhì)檔案破損、遺失或不及時(shí)更新修補(bǔ)等，導(dǎo)致管理檔案困難的情況出現(xiàn)。另外，管理人員可以隨時(shí)查閱檔案資料，盡快進(jìn)行錄入，及時(shí)補(bǔ)充信息，進(jìn)行靈活修改等操作，保障檔案準(zhǔn)確、完善，將檔案的存儲(chǔ)期限明顯增加，提高檔案管理的質(zhì)量。

三、基層事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）紙質(zhì)化檔案管理較為普遍目前，基層事業(yè)單位檔案管理工作主要是以紙張為載體，對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確記錄、合理保存、有效提取和及時(shí)調(diào)用。這種紙質(zhì)化檔案管理模式，給檔案管理工作人員帶來(lái)較大工作量，也難以將檔案數(shù)據(jù)處理的正確率穩(wěn)定在較高水平，增加了檔案管理工作的難度。同時(shí)紙質(zhì)檔案文件還占用了基層事業(yè)單位大量空間，還需要做好相應(yīng)的紙質(zhì)文件維護(hù)工作。

（二）檔案資料沒(méi)有得到有效利用大部分基層事業(yè)單位的檔案資料的利用率較低。檔案管理人員在耗費(fèi)大量時(shí)間、精力對(duì)檔案進(jìn)行整理保存后，在后期工作中，并沒(méi)有對(duì)這些檔案資料進(jìn)行合理有效的利用，沒(méi)有充分發(fā)揮檔案資料的作用與價(jià)值，造成了社會(huì)資源的極大浪費(fèi)。產(chǎn)生這種現(xiàn)象的主要原因是檔案管理人員普遍對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)不足，同時(shí)基層事業(yè)單位的紙質(zhì)化檔案管理模式，使文件資料檢索工作進(jìn)行的極為緩慢，檔案管理人員無(wú)法快速在大量紙質(zhì)文件中找到需要的文件，難以及時(shí)解決實(shí)際工作問(wèn)題，不利于基層事業(yè)單位總體工作的進(jìn)行。

四、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

（一）提高檔案工作人員檔案管理工作能力檔案是歷史記錄，是重要原始憑證，具有重要的參考價(jià)值。要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，確保按期完成工作任務(wù)。同時(shí)基層事業(yè)單位要提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，相關(guān)科室人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理辦法，全面掌握檔案管理工作各個(gè)流程、規(guī)范要求及操作步驟，提升業(yè)務(wù)水平，從而確保檔案收集、整理、歸檔工作的有序開(kāi)展。通過(guò)正確劃分職責(zé)，有序推進(jìn)基層事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行。在檔案的收集過(guò)程中，需要對(duì)各類資料進(jìn)行全面梳理和整合，在整理資料工作完成后，把所有應(yīng)歸檔文件科學(xué)合理地分類、排列、編號(hào)，保證基層事業(yè)單位檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。特別要重視重大決策的相關(guān)檔案的建立，有效維護(hù)基層事業(yè)單位和個(gè)人合法權(quán)益，通過(guò)把具有法律效力的工程建設(shè)、物資采購(gòu)等重點(diǎn)檔案進(jìn)行歸檔，保證基層事業(yè)單位的合法權(quán)益。與此同時(shí)，逐件仔細(xì)核對(duì)需要移交的檔案資料，查漏補(bǔ)缺，完善檔案資料。做到該收的檔案盡收，該歸的檔案盡歸，確保歸檔資料的完整性。

（二）樹(shù)立新型理念為了達(dá)到檔案管理信息化的目標(biāo)，需要基層事業(yè)單位將傳統(tǒng)滯后的管理檔案理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變?；诟咚侔l(fā)展信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等環(huán)境下，基層事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)該將大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)切實(shí)發(fā)揮出來(lái)，明確發(fā)展目標(biāo)就是服務(wù)群眾，兼顧統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享，使得準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)地記錄好檔案資料，對(duì)外檔案公開(kāi)透明，讓現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案管理工作實(shí)現(xiàn)融合發(fā)展。

（三）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)現(xiàn)代化發(fā)展中，需要依賴于先進(jìn)的、新型的信息化檔案管理服務(wù)系統(tǒng)技術(shù)，以此作為工作的支撐，進(jìn)行相應(yīng)的管理任務(wù)，同時(shí)應(yīng)該運(yùn)用新型的軟件以及硬件管理設(shè)備。事業(yè)單位檔案管理工作人員，要重視配備齊全的先進(jìn)硬件技術(shù)設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等等，確?；A(chǔ)工作做好。同時(shí)采取先進(jìn)的企業(yè)電子檔案辦公管理軟件、手機(jī)智能辦公軟件App等，使得事業(yè)單位工作人員可以對(duì)管理檔案隨時(shí)進(jìn)行查詢以及移交操作，將單位檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。

（四）完善管理制度在具備基礎(chǔ)的計(jì)算硬件、應(yīng)用軟件這些支撐條件以后，需要運(yùn)用科學(xué)的檔案管理工作模式，重新提出標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度以及管理標(biāo)準(zhǔn)。在檔案信息收集管理機(jī)制中，基層事業(yè)單位需要構(gòu)建起高標(biāo)準(zhǔn)的檔案收集信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)檔案。構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理工作責(zé)任制度。此項(xiàng)制度之中，需要對(duì)檔案管理人員應(yīng)該承擔(dān)的工作職責(zé)進(jìn)行明確，防止產(chǎn)生責(zé)任推卸等問(wèn)題，確保所有的員工都可以明晰崗位職責(zé)，明確自身的責(zé)任，在平時(shí)的工作中對(duì)行為進(jìn)行規(guī)范。另外，制定檔案管理績(jī)效考核制度，有效監(jiān)督工作人員的工作狀態(tài)、工作效果，獎(jiǎng)勵(lì)檔案管理中工作能力突出的人員，懲罰績(jī)效考核中效果較差的工作人員，增強(qiáng)工作人員的工作積極性。另外，還需要構(gòu)建起完善的檔案分類管理制度、培訓(xùn)制度等。

（五）建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)建立一個(gè)功能齊全的檔案管理系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。擁有這樣一個(gè)完備的系統(tǒng)，檔案管理工作就會(huì)變得輕松很多。以信息化方式來(lái)處理各種數(shù)據(jù)，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志。因此，要建立一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)，檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前階段中每一個(gè)小型檔案管理系統(tǒng)的研究，充分發(fā)揮其中的優(yōu)勢(shì)所在，規(guī)避其劣勢(shì)和不足。如此才能建立起一個(gè)效用最佳的檔案管理系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化提供保障。

作者:張丹 單位:鞍山市退役軍人服務(wù)中心