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導(dǎo)語：在檔案電子化的重要性的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理信息化
中圖分類號： G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案是電網(wǎng)系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分，它凝結(jié)了工程管理技術(shù)人員、操作人員的智慧，是工程建設(shè)過程、工程實(shí)體狀況、工程建設(shè)質(zhì)量的最原始，也是最真實(shí)和全面的記錄。在以數(shù)字信息化為代表的今天，緊跟時代步伐，突破傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案管理手段和模式，實(shí)現(xiàn)配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理已然是一個十分緊迫的話題。
1 配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案與電子化管理的重要性
1.1 配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的特征
配網(wǎng)工程的檔案是電網(wǎng)建設(shè)改造過程中構(gòu)成的基礎(chǔ)材料，是全部工程建設(shè)的原始記錄。 其不但是配電網(wǎng)工程項(xiàng)目建設(shè)投產(chǎn)、竣工以及達(dá)標(biāo)驗(yàn)收時不可或缺的重要組成部分，更是將來電網(wǎng)生產(chǎn)運(yùn)營、改建擴(kuò)建等提供基礎(chǔ)材料和主要依據(jù)。配電網(wǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作主要具有以下個方面的特征：一是具有特定的工作對象。也就是對一項(xiàng)具體工程進(jìn)行的檔案管理；二是具有特定的工作內(nèi)容。檢查、督導(dǎo)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的構(gòu)成、匯集、歸類等實(shí)行建設(shè)項(xiàng)目檔案的整理、鑒定、保存與進(jìn)一步發(fā)掘使用；三是具有特定的作用。對工程項(xiàng)目之可行性研究、項(xiàng)目審核、工程規(guī)劃、工程施工管理、工程竣工驗(yàn)收、工程質(zhì)量驗(yàn)收評估、生產(chǎn)準(zhǔn)備階段、試生產(chǎn)期間以及投產(chǎn)后的生產(chǎn)與管理等諸項(xiàng)工作創(chuàng)造依據(jù)與服務(wù)。
1.2 配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理的重要性
配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案是指在電力項(xiàng)目工程建設(shè)活動中直接形成的對企業(yè)有保存價值的文字、圖紙 圖表、聲像等各種載體文件材料。項(xiàng)目檔案收集得是否齊全、完整，內(nèi)容是否準(zhǔn)確，直接影響到工程竣工投產(chǎn)后的生產(chǎn)、維護(hù)、改擴(kuò)建乃至經(jīng)濟(jì)效益的產(chǎn)生和提高。而隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)的快速發(fā)展，配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢，做好配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的電子化歸檔與管理，將成為工程項(xiàng)目順利開展以及日后提供利用的必要前提和保障。
傳統(tǒng)的檔案管理模式是利用紙張記錄文字、數(shù)據(jù)和圖形，利用照相機(jī)或攝象機(jī)膠片記錄影象，利用錄音機(jī)磁帶記錄聲音。這些都屬于模擬存儲介質(zhì)，主要工作是建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，難于實(shí)現(xiàn)高效率的信息處理、檢索和傳輸，存儲介質(zhì)占用的空間也很大。當(dāng)前辦公自動化OA系統(tǒng)與項(xiàng)目管理軟件等先進(jìn)手段連接起了方方面面的高速信息網(wǎng)絡(luò)，其服務(wù)結(jié)構(gòu)和服務(wù)目的都會出現(xiàn)質(zhì)的變化。
2 配網(wǎng)工程檔案管理中存在問題分析
就當(dāng)前的配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理的整體情況而言，我們在工程檔案管理上的信息化程度并不高。一些電力公司甚至缺乏工程檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，一些檔案管理人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用不熟悉，對工程項(xiàng)目檔案電子化的管理方法與途徑也不了解。 具體而言，問題主要有以下幾個方面：
2.1 工程檔案管理手段落后
近年來，一些電力公司的工程項(xiàng)目檔案管理人員仍采用傳統(tǒng)的管理方法，把檔案只是作為一種文本和資料來保管。工程檔案管理人員的工作也僅僅是對檔案進(jìn)行收集和整理。 但是，許多配網(wǎng)工程項(xiàng)目本身檔案文本的數(shù)量非常龐大，因而在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，傳統(tǒng)的管理手段雖然花費(fèi)了大量的人力和物力，但是往往時效性比較差，很難做到與工程項(xiàng)目建設(shè)管理同步。
2.2 檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后
目前，一些電力公司雖然也在工程項(xiàng)目檔案的管理中引入了計(jì)算機(jī)， 但整體而言還停留在計(jì)算機(jī)制表和查閱等初級階段，沒有完全走上信息化管理的軌道。在檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上，數(shù)據(jù)信息不完整、不準(zhǔn)確、不及時，造成工程電子檔案失真，不能反映現(xiàn)實(shí)情況，從而影響了檔案的使用，沒有發(fā)揮出信息化管理本身應(yīng)有優(yōu)勢。
2.3 工程檔案管理缺乏規(guī)范性
由于我國在配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理方面整體沒有明確的章程，造成工程檔案電子化管理過程中存在著許多不規(guī)范。在實(shí)際工作中，由于配網(wǎng)工程項(xiàng)目的施工單位很多，工程電子檔案的管理上缺乏程序化、規(guī)范化，直接造成工程檔案的信息化復(fù)雜，一些重要的電子文檔和資料由于保存不規(guī)范而丟失和毀損的現(xiàn)象時有發(fā)生。
2.4 工程檔案信息化缺乏人才
在數(shù)字化時代，配網(wǎng)工程檔案電子化管理不但需要懂檔案管理知識的人員，還要求管理人員能夠熟悉先進(jìn)的信息科學(xué)和管理技術(shù)。但是，目前許多電力公司從事工程檔案管理的人員中，存在著嚴(yán)重的知識結(jié)構(gòu)不合理、文化層次水平不高等問題。不少企事業(yè)單位對工程項(xiàng)目檔案管理本身不夠重視，缺乏足夠檔案信息化技能培訓(xùn)。
3 配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理的對策
3.1技術(shù)支撐是配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理的基礎(chǔ)
高科技含量的現(xiàn)代多媒體軟件和技術(shù)的應(yīng)用是配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理的基礎(chǔ)。 工程檔案管理上有了技術(shù)力量的支撐，不僅能夠進(jìn)行正常的數(shù)據(jù)維護(hù)，還可以保證工程項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確監(jiān)控。
針對在配網(wǎng)工程項(xiàng)目建設(shè)過程中的特點(diǎn)，開發(fā)建立一套完整的工程文檔信息計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是十分必要的，相應(yīng)的軟件監(jiān)控系統(tǒng)開發(fā)也是必不可少的。此外，工程檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)一體化后，我們在檔案信息的共享的同時，工程項(xiàng)目檔案本身也面臨著信息安全的新威脅，這就需要采取多種技術(shù)防范措施。所以說，完全由國內(nèi)某一家單位的檔案管理部分自主研發(fā)相關(guān)的技術(shù)難度較大，要克服目前信息技術(shù)力量不足的現(xiàn)狀，當(dāng)前可以采取配網(wǎng)工程建設(shè)單位與高等院校和科研單位共同研發(fā)的方式，在關(guān)鍵技術(shù)領(lǐng)域開展一些的科技攻關(guān)項(xiàng)目合作，從而增強(qiáng)配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理的進(jìn)程，同時提升工程檔案管理手段的高科技含量和標(biāo)準(zhǔn)化水平。
3.2 人才保障是工程項(xiàng)目檔案電子化管理的關(guān)鍵
依靠先進(jìn)的技術(shù)來改善設(shè)備和管理手段是實(shí)現(xiàn)工程檔案管理電子化的前提，但檔案管理的現(xiàn)代化之路還要求必須有現(xiàn)代化素質(zhì)的檔案管理人才。在數(shù)字化時代的今天，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息化需要培養(yǎng)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、數(shù)據(jù)庫分析與軟件開發(fā)、網(wǎng)頁制作與管理等方面的人才。
為了實(shí)現(xiàn)配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)的無縫對接，讓項(xiàng)目決策者能及時夠掌握工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的情況，檔案管理者還必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要本單位的所有檔案信息，還應(yīng)該熟悉網(wǎng)絡(luò)的檔案信息資源，能夠給配網(wǎng)工程建設(shè)者提供更多的相應(yīng)檔案信息，從而提高建設(shè)者對整個工程的評估能力。
如何培養(yǎng)這方面的專業(yè)人才，首先，配網(wǎng)建設(shè)單位的檔案管理部門應(yīng)該積極提供專業(yè)現(xiàn)代化檔案信息化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平。其次，檔案管理部門要制定相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃，把培養(yǎng)工程檔案高素質(zhì)人才納入到部門的計(jì)劃當(dāng)中，作為一項(xiàng)常規(guī)的內(nèi)容來抓緊落實(shí)。
3.3 制度規(guī)范是工程項(xiàng)目檔案電子化管理的核心
就目前配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理制度相比較而言，原有的檔案管理制度在本質(zhì)上是為了方便查詢，確保檔案的信息安全。要實(shí)現(xiàn)配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案電子化管理，核心在于檔案管理制度上的創(chuàng)新，制定出新的符合時展要求，適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展需要的制度和規(guī)范。
例如，配網(wǎng)工程建設(shè)單位的檔案管理部門制定的規(guī)范，能夠?yàn)楸締挝坏臋n案管理信息化提供保障，制定出相應(yīng)的策略來保障檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際操作中，各施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位和工程建設(shè)活動中所涉及的所有部門，都能夠應(yīng)按照工程檔案管理部門程序和規(guī)范按時將工程設(shè)計(jì)和建設(shè)過程中的各種文件和材料，分門類、分階段地整理歸檔，及時地利用多媒體技術(shù)上傳到工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，或者遞交至單位檔案管理部門，以確保做到工程檔案材料的完整齊全，使單位檔案能夠及時反映工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的情況，便于工程建設(shè)者和決策者實(shí)現(xiàn)全過程監(jiān)控。
誠然，我們也要看到，雖然傳統(tǒng)的檔案學(xué)面臨著數(shù)字時代信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但就目前而言，新的一代適應(yīng)信息化需求的檔案學(xué)還沒有形成。目前，在配網(wǎng)工程項(xiàng)目電子化管理制度和規(guī)范方面還面臨著許多難題，這既為工程檔案管理者帶來了挑戰(zhàn)，也是前所未有的發(fā)展機(jī)遇。
4 結(jié)語
總之，隨著科技的進(jìn)步，電子化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢下檔案電子化建設(shè)已經(jīng)成為時展的必然趨勢。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和逐步完善，配網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案工作也必然面臨著從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，使工程檔案電子化發(fā)揮其高效的功能，是目前工程檔案管理工作者應(yīng)該不斷探討和研究的課題。
參考文獻(xiàn)
[1]電子文件歸檔與管理規(guī)范.
[2]諸葛絮，陳雪琴.應(yīng)加強(qiáng)配電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的管理[J].浙江檔案，2010(12).
一.加強(qiáng)檔案信息電子化管理的重要性
檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。加強(qiáng)檔案信息電子化管理，是貫徹中央以信息化帶動工業(yè)化發(fā)展戰(zhàn)略的重要行動，具有重要的意義。
1．加強(qiáng)檔案信息電子化管理，是電子政務(wù)發(fā)展的需要
檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分；大力開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設(shè)具有重大意義。對此，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，加快檔案資源的開發(fā)應(yīng)用，是電子政務(wù)發(fā)展的需要。
2．加強(qiáng)檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要
隨著電子商務(wù)時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進(jìn)入社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。而傳統(tǒng)的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～ 出版”的工作方式，從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。檔案信息電子化，建立企業(yè)信息資料庫，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)，企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領(lǐng)市場。
二、當(dāng)前檔案信息電子化管理存在的問題
隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現(xiàn)如下：
1．硬件和軟件設(shè)施有待完善
目前，許多檔案館的計(jì)算機(jī)硬件配置高低不一，通用性較差，一些設(shè)備安裝在低配置的計(jì)算機(jī)上，無法實(shí)現(xiàn)其自身的功能。比如掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)等一些高端設(shè)備，在比較落后的計(jì)算機(jī)上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴(yán)重制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2．缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法
全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案信息工作電子化。
3．檔案人員素質(zhì)有待提高
實(shí)行檔案信息電子化，必須有高技術(shù)人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計(jì)算機(jī)操作，沒有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，缺乏檔案、信息處理復(fù)合型人才，無法充分使用現(xiàn)代化設(shè)備，制約了檔案信息電子化建設(shè)。
三、新形勢下加強(qiáng)檔案信息電子化管理的途徑
加快檔案信息自動化系統(tǒng)建沒，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認(rèn)識，采取各項(xiàng)措施，提高檔案信息電子化管理水平。
1．完善硬件和軟件設(shè)施
檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要有現(xiàn)代化管理意識，增強(qiáng)檔案信息電子化管理意識，要在基礎(chǔ)硬件、軟件開發(fā)、信息收集和利等方面加大投入，完善計(jì)算機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等設(shè)備配置。加大軟件開發(fā)力度，加快開發(fā)一套綜合功能強(qiáng)大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)化，使利用起來快捷方便。
2．提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范。當(dāng)前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件混亂，嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。因此，必須制訂《數(shù)字化聲像檔案著錄規(guī)則》《檔案資料數(shù)字化懷準(zhǔn)》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《照片檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《縮微膠片數(shù)字化操作規(guī)程》《錄音檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《錄像檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《多媒體信息采集操作規(guī)程》等規(guī)章制度，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。
3．提高檔案人員素質(zhì)
推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。當(dāng)前，許多檔案人員素質(zhì)不高，提高檔案人員的知識素質(zhì)迫在眉睫。因此，要有針塒性地對檔案人員進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；要有計(jì)劃地組織進(jìn)修培訓(xùn)，讓他們綜合學(xué)習(xí)檔案學(xué)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識，掌握信息化技術(shù)。
總之，檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程。要進(jìn)一步完善硬什和軟件設(shè)施，加強(qiáng)管理，提高檔案人員素質(zhì)，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，提升檔案事業(yè)發(fā)展質(zhì)量和水平，促進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
一、電子文件定義及其特點(diǎn)
所謂檔案電子化，就是用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點(diǎn)：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、檔案信息電子化的益處
從長遠(yuǎn)看，檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財(cái)力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)；檔案信息電子化，還可實(shí)現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴(kuò)大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。
三、檔案信息電子化的必然性
檔案信息的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。
第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
第二，形勢發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。
第三，社會強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
四、積極應(yīng)對檔案信息電子化帶來的影響
電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對策：
第一，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
第二，解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗淖x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進(jìn)行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止損失。
第三，檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對策。
第四，電子檔案是通過計(jì)算機(jī)、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質(zhì)檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統(tǒng)意義上的“親筆簽名”，法律上能否認(rèn)可、如何認(rèn)可；圖像、聲音的形成、技術(shù)鑒定水平及準(zhǔn)確與否，電子檔案文件的法律依據(jù)等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒有依法制定的相應(yīng)規(guī)范和制度。對于檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的電子化管理這一法律法規(guī)性很強(qiáng)的工作，更需要法律、法規(guī)和制度進(jìn)行規(guī)范。
關(guān)鍵詞：檔案管理；電子化；路徑
中圖分類號：TD327.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 20-0000-01
隨著人們生活節(jié)奏的不斷加快、信息科技的不斷發(fā)展以及辦公條件日益自動化，使得檔案管理電子化已成為不可阻擋的趨勢。顧名思義，電子檔案是指將人們所需要記錄、保存的信息、內(nèi)容，以文字、圖表、數(shù)字、圖形等方式記錄在計(jì)算機(jī)上面，并將其制作成可供人們閱讀、傳輸以及處理的電子文件。但是，電子檔案并不是無懈可擊的，如果沒有做好十足的安全措施，它將很容易丟失、被篡改。因此，這也意味著電子檔案是不能夠完全的取代傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案在人們生活中的重要性。但是，電子檔案給人們生活和工作所帶來的便利性，卻是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能替代的。下面本文從檔案管理電子化的現(xiàn)狀及相應(yīng)的解決對策談?wù)勛约旱目捶?，一方面希望起到拋磚引玉的作用，另一方面是希望更多的人能夠重視檔案管理的電子化，從而對其進(jìn)行研究，完善其缺陷，使其能夠更好地為人們的工作和生活服務(wù)。
一、檔案管理電子化的現(xiàn)狀及問題
（一）沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)
由于目前我國的檔案信息管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式?jīng)]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒有建立數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，使得其在層次、規(guī)范上具有較大的差異性，從而導(dǎo)致其開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，不能真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。
（二）缺乏通用性，不能對其進(jìn)行統(tǒng)一的信息管理
眾所周知，我國檔案管理電子化興起的時間還比較短，因此，還存在著較多的問題，其中缺乏通用性就是其存在的問題之一。同時，由于目前各公司和單位所使用的計(jì)算機(jī)型號、規(guī)格不統(tǒng)一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實(shí)現(xiàn)共享。而且，目前也沒有一個軟件能夠使其既能夠應(yīng)用于文件檢索，又能夠?qū)λ形臋n進(jìn)行統(tǒng)一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來了巨大的困撓，也使得我國檔案管理的電子化發(fā)展受到了極大的阻礙，給其發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)。
（三）缺乏標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理工作
檔案信息管理要想實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但是由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不規(guī)范、檔案質(zhì)量不高，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性較差，因此，每個檔案管理系統(tǒng)只能根據(jù)自身的需求對其進(jìn)行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
二、相應(yīng)的解決對策及路徑
（一）建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度
為了未來能夠更好地發(fā)展電子檔案管理制度，建立一個統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務(wù)。為了建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個方面：首先，應(yīng)該規(guī)定一個統(tǒng)一的電子檔案制作、收集及歸納的標(biāo)準(zhǔn)，讓每一個需要進(jìn)行檔案管理工作的企業(yè)和單位都能夠有標(biāo)準(zhǔn)可依，從而按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理和工作；其次，要對所制作的電子檔案進(jìn)行整理、分類、歸納以及總結(jié)，使其能夠方便人們的使用和查詢；最后要安排專人對其進(jìn)行保管，以防其因工作的調(diào)整、計(jì)算機(jī)的損壞、工作的交移過程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問題，確保檔案資料的完整性。
（二）建立電子檔案的資源共享平臺
建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進(jìn)行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對不同等級設(shè)置不同的訪問權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。
（三）加強(qiáng)對電子檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)
對于當(dāng)前的電子檔案管理工作者主要有兩個來源，一是擁有專業(yè)計(jì)算機(jī)知識、技能的人才所擔(dān)任的，另一種是企事業(yè)單位現(xiàn)有的電子檔案管理人員。對于擁有專業(yè)計(jì)算機(jī)知識、技能的人才，一般需要單位從外部進(jìn)行招聘，并對其進(jìn)行相應(yīng)的短期培訓(xùn)，使其了解本企業(yè)單位的實(shí)際情況，并很好的適應(yīng)工作的需要；對于現(xiàn)有的電子檔案管理人員，要加大培訓(xùn)的投入力度，讓其能夠掌握系統(tǒng)、全面的電子檔案管理所需的基本知識、計(jì)算機(jī)知識等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問題。
（四）做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作
由于科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護(hù)和更新工作是相當(dāng)重要的。
隨著電子信息化的不斷發(fā)展，檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因?yàn)樗坏軌蛱岣吖ぷ餍?，減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，還能大大的減少文獻(xiàn)再次加工的時間的浪費(fèi)，提高檔案信息的時效性，因此，可以說檔案的電子化對于我國的檔案管理工作意義重大，必須要加大對其的研究力度，使其能夠最大限度的為我國的檔案電子化帶來益處。
參考文獻(xiàn)：
[1]門偉麗.關(guān)于加強(qiáng)新形勢下檔案管理工作的思考[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2010（08）.
【關(guān)鍵詞】檔案；電子化管理；利用；學(xué)校
檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代科技技術(shù)的普及與發(fā)展，學(xué)校利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助管理各類信息資料成為必然。因此，檔案管理也被納入到學(xué)校電子網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。電子網(wǎng)絡(luò)管理產(chǎn)生了各式各樣的電子文件，面對繁多的電子文件，如何更好地進(jìn)行整理、歸檔、保護(hù)并加以利用，是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。
一、正視困難，客觀分析學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀
當(dāng)前學(xué)校檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)僅僅應(yīng)用在收集和整理等淺層次的方面，不利于信息的及時共享，制約了檔案資料進(jìn)一步拓展、應(yīng)用空間和深度，有效利用率不高。
1.學(xué)校檔案電子化管理存在的問題
（1）檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求，我們把學(xué)校教育教學(xué)所涉及的資料歸集存檔，一般以年度為時間單位，按保存期限的長短分長期檔案、短期檔案、臨時檔案進(jìn)行分類保存。計(jì)算機(jī)主要被用來將檔案資料的電子版歸類放入相應(yīng)的文件夾，以及編制目錄、打印卷脊等，也就是說主要應(yīng)用于收集整理，并不能在檔案的共享、利用上發(fā)揮作用。
（2）檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學(xué)校的教育教學(xué)資料繁多，而且不同工作歸屬不同部門分管，相關(guān)資料由所屬部門分類保存。
（3）檔案電子化管理查找不方便，利用率低。在實(shí)際工作中，文書檔案不對外，進(jìn)館查閱的人很有限。除了少數(shù)教師在晉職、評優(yōu)時用到，學(xué)校檔案的主要用途就是應(yīng)對上級檢查、考核。真正使用時，由于檔案歸類不是按照事務(wù)而是按時間和時限，所以檢索和查找并不方便，更不方便利用。
2.學(xué)校檔案電子化管理存在問題的原因
（1）思想認(rèn)識沒有達(dá)到應(yīng)有的高度。一直以來，檔案管理者沒有認(rèn)識到檔案的價值所在，將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質(zhì)檔案到電子檔案改進(jìn)的過程中轉(zhuǎn)變了一些觀念，但也是認(rèn)為只要把檔案收集整理好，用時能拿出來，檢查時能通過，就是做好了檔案管理工作。
（2）電子化管理沒有達(dá)到應(yīng)有的深度。一是學(xué)校硬件和軟件支持不到位，電子設(shè)備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習(xí)慣，實(shí)行管理人員建檔，電子保存保管，紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)。三是對檔案管理沒有進(jìn)行完整的探索研究，導(dǎo)致信息化在檔案管理上應(yīng)用不廣不深。
二、科學(xué)創(chuàng)新，積極探索學(xué)校檔案電子化管理的新方法
學(xué)校教育教學(xué)方式的變革，也影響到學(xué)校檔案管理的變革。學(xué)校改革和發(fā)展留下了大量的圖片、視頻等資料，僅憑紙張和磁盤不足以保存，所以檔案管理電子化勢在必行。而且，只有在管理創(chuàng)新上下功夫，才能在發(fā)展中求得生機(jī)與活力，建立一種全新的檔案電子化管理模式。
1.科學(xué)思考，探索學(xué)校檔案電子化管理的思路
（1）加強(qiáng)對檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當(dāng)成工作中的一個重要課題來研究，要深入學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的專業(yè)知識，全面認(rèn)識檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性，區(qū)分信息的有效性。對檔案的管理不能僅停留在一個收集、整理的階段，而要通過研究思考，對工作進(jìn)行梳理細(xì)化，總結(jié)出對學(xué)校真正有用的檔案類別，拓展檔案的應(yīng)用深度。
（2）加強(qiáng)檔案電子化管理的規(guī)范建設(shè)。做好學(xué)校檔案電子化管理，首先應(yīng)該確立一個標(biāo)準(zhǔn)，厘清分類方法，明確各部門責(zé)任，統(tǒng)一檔案工作各個環(huán)節(jié)的管理和技術(shù)操作，簡化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結(jié)合起來，無論是圖片還是文字材料，都可以以電子文檔的形式整理歸類后通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)移交學(xué)校檔案室，縮短交接時間，簡化交接方式，提高工作效率。
2.勇于實(shí)踐，創(chuàng)新學(xué)校檔案電子化管理方法
遵循“強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的檔案工作原則，建立起符合學(xué)校特點(diǎn)的電子檔案管理運(yùn)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的電子化管理。
（1）確立歸檔標(biāo)準(zhǔn)。大的方面沿用長期以來的學(xué)校檔案管理中約定俗成的時間期限要求，以時間為單位分類；每年度的長期、短期和臨時檔案中，再按部門分類，分成文書、財(cái)務(wù)、德育、教學(xué)等類別；在每個小類別下，再按事件進(jìn)行分類，將學(xué)校內(nèi)的各類教育教學(xué)事件條理清晰地歸類存檔。
（2）設(shè)定范圍密級。 檔案的收集范圍是按上級統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行的，一般包括反映學(xué)校各項(xiàng)工作的文件通知、計(jì)劃方案、過程記錄、成果展示等；表現(xiàn)形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發(fā)文等。檔案密級的確定由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，確定后通知檔案管理人員照章管理。的檔案在局域網(wǎng)上不能查閱，除密級檔案外，其它檔案對學(xué)校內(nèi)教職員工開放。
（3）確定歸檔方式。以各部門為單位，在規(guī)定的時間內(nèi)，按照規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將學(xué)校相關(guān)的檔案材料歸檔上交至學(xué)校檔案室。因?yàn)闄n案管理人員不可能完全了解各部門的工作具體包含哪些內(nèi)容，只有部門具體負(fù)責(zé)人才有可能做的更完善。
（4）拓展收集方法。通過采用數(shù)據(jù)遷移技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接，檔案管理員可以直接從校園網(wǎng)、校園FTP等平臺中調(diào)取資料并形成電子檔案。對沒有電子文件的重要的紙質(zhì)檔案，則掃描成圖片形式存檔。
（5）深層次利用檔案。各部門負(fù)責(zé)人和工作人員按不同權(quán)限，可在網(wǎng)絡(luò)上直接查閱檔案，實(shí)現(xiàn)了各部門信息共享，滿足了不同層次領(lǐng)導(dǎo)和教師的需求。
三、有效利用，努力提升學(xué)校檔案的利用率
學(xué)校檔案電子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端，為實(shí)現(xiàn)信息增值利用提供了便利。而要提高學(xué)校檔案的利用，還需要檔案工作者做好以下幾個方面。
1.強(qiáng)化服務(wù)意識
檔案管理員要提高思想認(rèn)識，熟記檔案管理的規(guī)范制度，熟知檔案的歸檔時間和類別，熟悉電子檔案的操作流程，為檔案利用者提供熱情、周到的星級服務(wù)，千方百計(jì)地滿足利用者的需求，為其找到理想、滿意的檔案。
2.加強(qiáng)宣傳力度
檔案管理員要通過自身的努力，提高人們的檔案意識，引導(dǎo)人們利用檔案，擴(kuò)大檔案信息的利用范圍。
3.提升自身素質(zhì)
加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)與理念學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)檔案管理知識，充分認(rèn)識到檔案管理工作的必要性與重要性，樹立正確的事業(yè)觀，做到思想到位、職責(zé)到位、措施到位。在工作中磨練技藝，提高收集、整理、歸類、檢索檔案的能力，堅(jiān)持原則，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。針對工作中出現(xiàn)的新問題，結(jié)合工作實(shí)際，積極探索，主動思考，盡職盡責(zé)做好工作。
隨著電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案電子化管理必將產(chǎn)生新的問題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，與時俱進(jìn)，在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問題，在思考中解決問題，將學(xué)校檔案電子化管理推向新的高度。
參考文獻(xiàn)：
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[2]以創(chuàng)新推進(jìn)高校教學(xué)檔案的電子化管理[J]，王學(xué)梅，淮海工學(xué)院學(xué)報(bào)，2010年第8卷第8期，130-131
摘 要 近年來，我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)在世界范圍內(nèi)取得了較好的成績，各行各業(yè)獲得了前所未有的發(fā)展空間，各項(xiàng)事業(yè)的改革日益深化。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。檔案管理正向電子化管理邁進(jìn)。相較而言，電子檔案在環(huán)境方面具有很高的要求，非常容易被破壞，所以在管理方面要求非常嚴(yán)格。本文將簡單分析現(xiàn)階段會計(jì)檔案電子化管理的意義，存在的問題，然后提出相應(yīng)的解決措施。
關(guān)鍵詞 信息化 會計(jì)檔案 電子化 管理
在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展背景下，會計(jì)工作正從電算化向信息化轉(zhuǎn)變，對于會計(jì)檔案的管理，隨之發(fā)生了巨大的變化，財(cái)務(wù)工作者可以依靠高端的信息化方式，能夠建立無紙化財(cái)務(wù)信息資源共享，而傳統(tǒng)的手工記賬紙質(zhì)憑證及相應(yīng)的檔案已經(jīng)由數(shù)字檔案和電子憑證替代。在信息化條件下，傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適應(yīng)會計(jì)信息化需求，因此，必須進(jìn)行會計(jì)檔案的電子化管理。
一、信息化條件下電子會計(jì)檔案電子化管理的特征
現(xiàn)階段，會計(jì)檔案的電子檔通常都是采用磁帶、磁盤、光盤等方式存儲，還有一些工作人員會利用云存儲相關(guān)信息，將電子檔案存放于云端網(wǎng)絡(luò)空間，這對環(huán)境的要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出紙質(zhì)檔案，很容易受到破壞?？墒沁@種方式又具有查閱方便、信息量大的特點(diǎn)。
（一）會計(jì)檔案電子化管理對環(huán)境具有較高要求
紙質(zhì)會計(jì)檔案會占用很大的存儲空間，在對資料的分類和保存方面也很復(fù)雜，管理難度很高。而電子檔案在空間方面要求很少，查閱起來也很簡單，可是存儲在磁盤或光盤等介質(zhì)上的信息，對環(huán)境要求非常高，如果環(huán)境溫度過高或者超市，就極容易損毀光盤或磁盤當(dāng)中的信息。
（二）電子檔案易被破壞
會計(jì)電子檔案都是在磁介質(zhì)當(dāng)中存儲的，信息的集中程度比較高。而且和紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別為，會計(jì)電子檔案如果被篡改，通常不會留有任何痕跡，不容易發(fā)現(xiàn)，造成會計(jì)檔案真實(shí)性的降低。磁盤通常都會有相應(yīng)的使用壽命，在信息保存過程相應(yīng)的數(shù)據(jù)同樣面臨被破壞的危險(xiǎn)，還要考慮設(shè)備更新，這些都會影響會計(jì)檔案中相應(yīng)數(shù)據(jù)的有效性，導(dǎo)致信息失真。另外，還要高度注意防止他人對信息進(jìn)行惡意篡改，如果出現(xiàn)此種情況，損失將是巨大的。
（三）具有I域?qū)挿?，?nèi)容豐富的特點(diǎn)
在傳統(tǒng)的會計(jì)檔案當(dāng)中，常常含有一些原始單據(jù)，記賬憑證，報(bào)表和賬目等，是反應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的一項(xiàng)重要材料。而會計(jì)電子檔案中不僅包含以上諸項(xiàng)，還含有計(jì)算機(jī)硬盤和磁介質(zhì)中存儲的一些電子數(shù)據(jù)，所以在內(nèi)容方面非常豐富。
（四）具有較強(qiáng)的高速性和共享性
在信息化條件下，會計(jì)檔案的電子化管理當(dāng)中，利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，所以在處理及整合數(shù)據(jù)方面，速度會呈幾何倍增加，相應(yīng)的信息還能利用網(wǎng)絡(luò)傳遞，有利于共享某些會計(jì)信息，提高信息共享性。所以在信息化條件下，會計(jì)檔案的電子化管理能夠提高速度，更大程度地發(fā)揮檔案的價值。
二、現(xiàn)階段會計(jì)檔案在電子管理中存在的問題
（一）缺乏完善的管理制度
目前，很多企業(yè)的會計(jì)電子檔案都是企業(yè)財(cái)務(wù)軟件管理者進(jìn)行管理，可是財(cái)務(wù)工作者畢竟是非科班檔案管理者，因此進(jìn)行管理會計(jì)電子檔案的時候，常常會存在一些管理不善問題。且在實(shí)際的電子檔案管理工作中缺乏較好的管理制度，相應(yīng)管理者的工作職責(zé)得不到明確，缺乏規(guī)范的管理流程，非常隨意。所以在實(shí)際工作中就會存在檔案歸類錯誤或數(shù)據(jù)對視的問題，也會有無法查找的問題，從而不能有效使用會計(jì)電子檔案。
（二）缺乏良好的保存環(huán)境
保存會計(jì)的電子檔案的時候，很多部門通常都會利用傳統(tǒng)方式來保存和管理，這樣的環(huán)境常會存在磁場干擾嚴(yán)重或超市問題，還有一些企業(yè)的檔案室并沒有進(jìn)行明確規(guī)定不準(zhǔn)隨意進(jìn)入，造成相應(yīng)的會計(jì)檔案被惡意篡改或環(huán)境遭到破壞。
（三）不采用統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件版本
目前，有很多版本的財(cái)務(wù)軟件，并未進(jìn)行統(tǒng)一，各款財(cái)務(wù)軟件在操作方法及功能方面也都存在差異，這就導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作者學(xué)習(xí)軟件時的困難。通常而言，財(cái)務(wù)工作者不會了解全部財(cái)務(wù)原件，對各款軟件熟悉的程度也都不一樣，所以無法避免出現(xiàn)一些失誤性操作。
（四）不能及時備份
會計(jì)檔案所記錄的通常是非常重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及信息，一些檔案管理者不能深刻認(rèn)識會計(jì)檔案管理的重要性，不能嚴(yán)格要求自己，所以就會存在不能及時備份數(shù)據(jù)的問題。如果會計(jì)檔案損毀或丟失，那么造成的損失就是永久性，相應(yīng)數(shù)據(jù)根本不能進(jìn)行恢復(fù)。
（五）缺少計(jì)算機(jī)維護(hù)工作者
進(jìn)行會計(jì)檔案電子化管理的前提是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，可是網(wǎng)絡(luò)自身也有很多危險(xiǎn)問題，比如網(wǎng)絡(luò)黑客，網(wǎng)絡(luò)病毒等等，從而嚴(yán)重威脅檔案信息。因此，進(jìn)行會計(jì)檔案電子化管理就必須配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工作者有效維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，可是目前幾乎沒有單位或者部門配備了專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人才，一般都是財(cái)務(wù)工作者通過短期培訓(xùn)然后負(fù)責(zé)日常的維護(hù)，也有的單位或部門只有在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題后才會聘請專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)，從而無法保證維護(hù)效果，還存在信息泄露的危險(xiǎn)，為企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。
三、信息化條件下會計(jì)檔案電子化管理對策
（一）管理制度化
在管理會計(jì)電子檔案的時候，必須建立健全相應(yīng)的制度。會計(jì)檔案中的信息和數(shù)據(jù)都非常重要，所以進(jìn)行管理的時候就要特別注意，避免一點(diǎn)差池，這點(diǎn)只有有效執(zhí)行相應(yīng)制度才能得到保證。具體而言，可以從以下幾個部分著手。第一，制定會計(jì)檔案電子管理和傳遞的流程，工作人員整理好相應(yīng)的信息和數(shù)據(jù)之后，應(yīng)根據(jù)具體要求對數(shù)據(jù)進(jìn)行刻盤和備份，然后根據(jù)有關(guān)規(guī)定保存到會計(jì)檔案庫當(dāng)中，分類存放好。此外，檔案管理者必須對電子檔案進(jìn)行定期和不定期的維護(hù)及檢查，從而保證會計(jì)檔案具有較強(qiáng)的完整性。其次，要制定比較嚴(yán)格的會計(jì)檔案管理的規(guī)范，比如查閱相應(yīng)電子檔案的時候必須通過提前申請和審批，管理電子檔案人員也必須遵循有關(guān)規(guī)定，不可進(jìn)行違規(guī)操作。
（二）提高會計(jì)檔案保存環(huán)境的安全性
會計(jì)檔案要用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行保存。一些企業(yè)或部門會將會計(jì)檔案進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案共同保存，電子檔案用于查詢，比較方便，紙質(zhì)檔案在保存方面則有很多優(yōu)勢，可以對電子檔案的有關(guān)信息進(jìn)行校對。保存電子檔案的時候，只少要備份一份，所以要將原盤和磁盤進(jìn)行分開保存。保存會計(jì)電子檔案的環(huán)境應(yīng)注意防潮性，防火性，防磁性，保證庫房溫度在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，避免陽光直射的位置，此外還要保持良好的通風(fēng)。磁盤應(yīng)存放在防磁柜中，避免磁盤感染一些計(jì)算機(jī)病毒。
（三）選用軟件時保證版本一致
目前，市場上有很多版本的財(cái)務(wù)軟件，且軟件的更新速度也非?？?，所以財(cái)務(wù)人員在軟件選擇及使用方面也面臨很多困難。針對這種情況，企業(yè)或部門必須積極強(qiáng)化對財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)軟件業(yè)務(wù)的培訓(xùn)力度，選擇新的財(cái)務(wù)軟件或進(jìn)行版本更新后，要對相應(yīng)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，避免由于對軟件不熟悉產(chǎn)生的失誤性操作。
四、結(jié)語
對企業(yè)而言，會計(jì)檔案具有非常重要的意義，在信息化條件下，會計(jì)檔案必然走向電子化管理道路。所以相應(yīng)的企業(yè)及部門負(fù)責(zé)人必須高度重視對會計(jì)檔案的電子化管理，制定相應(yīng)的規(guī)范，從而保證會計(jì)信息的安全性及高效性。
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關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 14-0000-01
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期全面而又具體的工作，是運(yùn)用多學(xué)科知識和專業(yè)配合，多個部門之間相互協(xié)調(diào)以及多個環(huán)節(jié)相配套的復(fù)雜系統(tǒng)。檔案信息化建設(shè)由布局走向整體，通過與電子政務(wù)建設(shè)的緊密結(jié)合，成為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分。因此，要加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，從各方面加強(qiáng)檔案事業(yè)的信息化建設(shè)。
一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
（一）社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不統(tǒng)一，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息化的進(jìn)程。
（二）檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某一個系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
（三）檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類辦法及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
（四）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息化建設(shè)的意義
（一）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
（二）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量。檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
（三）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。隨著社會的進(jìn)步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷π畔⒈４娴亩鄻有裕饾u成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、檔案信息化建設(shè)措施
（一）建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。
（二）規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失。電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
（三）提高現(xiàn)代化管理手段，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)化管理和數(shù)據(jù)化管理，實(shí)現(xiàn)信息共享共建的目的。對此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重，選擇的軟件具備規(guī)范化通用化，并有很強(qiáng)的包容性。
（4）加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。
檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的不可缺少的手段。但是檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，對檔案信息化建設(shè)應(yīng)有理性的思考。檔案部門應(yīng)以檔案信息化為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，改革檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落在實(shí)處。
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引言
對目前的檔案管理工作而言，信息技術(shù)的應(yīng)用，仍然處于使用的初級階段，在我國，對于信息技術(shù)廣泛使用的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)被人們所認(rèn)知，但是在檔案管理過程中，信息技術(shù)的使用優(yōu)勢并沒有被詳盡的開發(fā)，因此檔案管理工作對于任何企事業(yè)單位而言，雖然非常重要，大部分企事業(yè)單位卻沒有能夠切實(shí)地領(lǐng)會檔案管理工作和現(xiàn)代企業(yè)管理之間的互動關(guān)系，使得檔案管理工作的重要性被突出，電子化信息化特點(diǎn)卻不明顯。
一、信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合必要性
1.海量信息處理的需要
現(xiàn)代社會生活節(jié)奏加快，企事業(yè)單位的發(fā)展及業(yè)務(wù)與銷售工作緊密相關(guān)，海量的客戶信息、銷售輔助內(nèi)容、企業(yè)內(nèi)部管理消耗等，都為檔案工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工檔案記錄已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企事業(yè)單位的發(fā)展需求，信息技術(shù)最大的特點(diǎn)就是能夠借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的交互記錄和儲存，對于檔案管理而言，信息的儲存是檔案工作的第一步必要工作流程。通過信息的應(yīng)用可以建立起電子化的檔案管理庫，為企事業(yè)單位內(nèi)部信息的讀取、應(yīng)用和共享提供了便捷的可能。
2.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的需求
現(xiàn)代化的信息化管理是能夠?yàn)橥粋€企事業(yè)單位內(nèi)部各個不同部門更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)共享服務(wù)的過程。檔案管理工作中最重要的功用就是將各項(xiàng)資料和信息數(shù)據(jù)便捷的進(jìn)行整理儲存，并且快速運(yùn)用。在現(xiàn)代化信息技?g與檔案工作緊密結(jié)合的過程中，其基本工作效率可以大力提升，人員的人力資源利用量也大大減少，使得信息儲存共享和再度使用成為可能，在檔案的管理工作中，信息化的讀取非常便捷，因此檔案的查詢不再是一種瑣碎麻煩的事情，在具體資料的管理工作中，檔案數(shù)據(jù)的讀取方便，對于檔案的應(yīng)用更快捷，對于檔案的記錄工作也就變得更加有意義。
3.延長檔案壽命需要
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案承載的信息量是非常有限的，而且儲存起來浪費(fèi)時間，浪費(fèi)空間，又非常容易受到自然因素和嚴(yán)重的人為事故影響，會導(dǎo)致許多寶貴的檔案信息被破壞。檔案在企事業(yè)單位的工作流程中起到非常重要的作用，尤其是人事檔案和財(cái)務(wù)檔案如果被大規(guī)模損壞，就可能會對企事業(yè)單位造成嚴(yán)重的影響和損失。企業(yè)使用的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)儲存的檔案信息可以建立起專門的電子化檔案儲存系統(tǒng)，并進(jìn)行多個備份的儲存，因此珍貴的大數(shù)據(jù)可以通過高效的保存和備份策略保存和應(yīng)用，因此有利于進(jìn)一步的存儲。并且在實(shí)際的使用過程中，可以將信息通過其他的技術(shù)途徑，如光盤儲存、電子掃描等方式將傳統(tǒng)檔案中的特殊數(shù)據(jù)保存甚至還原。
二、信息技術(shù)檔案管理中的應(yīng)用策略
在檔案管理應(yīng)用中，大量地應(yīng)用信息技術(shù)具有明顯的優(yōu)勢，也為現(xiàn)代化的檔案管理工作的效率提升提供了有力的技術(shù)支持，因此為了采用更好的技術(shù)發(fā)展手段來確保檔案管理工作的高效性，就應(yīng)該設(shè)計(jì)能夠滿足現(xiàn)代化檔案電子管理要求的技術(shù)體系，使用行之有效的信息技術(shù)手段，為企業(yè)和單位創(chuàng)造出更加高效和準(zhǔn)確的檔案管理保障。
1.檔案管理工作的硬件準(zhǔn)備
信息化技術(shù)必須依托于完善的硬件和局域網(wǎng)，只有完善局域網(wǎng)和信息儲存手段，才能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位的專業(yè)性的信息分類整理、利用和收集的過程，提供必要的硬件基礎(chǔ)。強(qiáng)大的信息支持系統(tǒng)，不僅可以有效地保證電子化檔案的管理過程準(zhǔn)確有效，而且能夠全面地提升檔案工作的處理效率，可以多元化的實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的快速信息反饋和共享機(jī)制，為企業(yè)的現(xiàn)代化溝通和合作提供使用檔案信息的基礎(chǔ)。
2.對檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)
信息化的檔案管理是一種重要的歸納總結(jié)技術(shù)，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員的技術(shù)手段和信息技術(shù)水平，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的檔案電子化管理需求。尤其是老牌國有企業(yè)或大型集團(tuán)性企業(yè)的檔案管理工作，本身是一個需要檔案管理復(fù)合型人才進(jìn)行綜合服務(wù)的體系化過程。這就需要檔案管理工作和信息技術(shù)體系的快速完善和發(fā)展能夠同步進(jìn)行，因此，企事業(yè)單位必須要保證各管理人員在技術(shù)水平上，能夠與檔案電子化管理技術(shù)保持同步。定期對于當(dāng)管理人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，使所有管理人員都能夠滿足黨管理的基礎(chǔ)性需求，并且在不斷的工作過程中提升自身的檔案管理素質(zhì)。
3.提升信息化檔案管理重視度
檔案管理工作在長期的歷史發(fā)展過程中，一直是作為企業(yè)并不重要的文秘工作分支存在的，對于信息的多元化管理工作并不被重視，檔案管理部門的薪金待遇和保存流程都不夠完善，也不利于高素質(zhì)人才的培養(yǎng)和留任。在很多企業(yè)內(nèi)部，關(guān)于檔案的規(guī)范化管理規(guī)定制度并不規(guī)范。因此使用信息化技術(shù)加強(qiáng)對于檔案的規(guī)范化和專業(yè)化管理，必須建立健全相對應(yīng)的檔案管理制度，使得檔案管理流程和傳統(tǒng)的檔案管理模式有所區(qū)分，建立快速的信息同步管理制度，從制度上保證檔案管理工作的實(shí)效。這就需要企業(yè)的各部門、各人員，尤其是財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門，加強(qiáng)對于信息化檔案管理工作的重視。實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作快速對接，隨著信息化技術(shù)的深入應(yīng)用，將檔案管理工作的流程標(biāo)準(zhǔn)和任務(wù)都進(jìn)行細(xì)化的規(guī)定。這就使得其內(nèi)部的檔案管理工作有所章法、有據(jù)可查，能夠?qū)崿F(xiàn)對于檔案工作的有效監(jiān)督和內(nèi)部的規(guī)范化管理，有利于檔案管理工作的快速完善，為其提供基本的支持。
雖然當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部的信息處理網(wǎng)絡(luò)得到了較大程度的進(jìn)步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業(yè)還沒有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏強(qiáng)力的系統(tǒng)和技術(shù)支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒能根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況及時完善，也會降低企業(yè)檔案管理的工作效率，制約企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展。
二、促進(jìn)檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新的策略
1.轉(zhuǎn)變觀念，提高企業(yè)對檔案管理的重視度
企業(yè)管理者及檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營管理，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)內(nèi)，充分意識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，要與時俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來技術(shù)調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感。
2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度
健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理相關(guān)制度時，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國家的制度要求，達(dá)到國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依。同時，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)服務(wù)要求，通過與企業(yè)各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進(jìn)行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進(jìn)行針對性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學(xué)化和創(chuàng)新化。
3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理
網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識別轉(zhuǎn)換為機(jī)器識別代碼型發(fā)展，機(jī)器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中，技術(shù)人員和檔案人員即可實(shí)現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業(yè)的各項(xiàng)管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點(diǎn)正逐步取代了紙質(zhì)文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢被廣泛應(yīng)用。利用計(jì)算機(jī)手段和輔助工具設(shè)計(jì)的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統(tǒng)中的檔案信息通過利用計(jì)算機(jī)規(guī)定的指令來隨機(jī)調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新工作，必須加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。
三、結(jié)語