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導(dǎo)語：在檔案管理特色亮點的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞 高校檔案 數(shù)字化
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
高校檔案記錄了學(xué)校教學(xué)、管理活動中的重要事件，是具有保存價值的重要文件材料，對后續(xù)的教學(xué)活動和管理工作具有重要的參考價值和借鑒意義。檔案管理工作是高校行政管理的重要內(nèi)容之一，是高校建設(shè)發(fā)展過程中的基礎(chǔ)性工作，是一項維護(hù)學(xué)校歷史面貌和提升學(xué)校文化內(nèi)涵的長遠(yuǎn)事業(yè)。當(dāng)前信息社會迅速發(fā)展，檔案作為一種文化資源發(fā)揮著越來越重要的作用，檔案信息化已成為大勢所趨。加快實施高校檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，建立高校檔案的科學(xué)管理方式，探索高校檔案校內(nèi)外服務(wù)新模式已成為現(xiàn)時之需。
1高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義
高校檔案數(shù)字化主要利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等技術(shù)，將高校各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網(wǎng)絡(luò)信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務(wù)，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現(xiàn)檔案資源共享，并實現(xiàn)高校檔案的高效、規(guī)范、科學(xué)管理。
高校檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅能夠使高校檔案管理更加合理有效，并且能夠使得管理更加規(guī)范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發(fā)生；相比較傳統(tǒng)檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義主要包括以下幾方面：
便于檔案資料存儲。傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案文件都是以紙質(zhì)媒介進(jìn)行整理、錄入和存儲。但是，紙張受到保管時間和保管條件的限制，再加上經(jīng)常的翻閱利用，在長時間保管使用過程中會出現(xiàn)紙張變脆、易碎，易受潮、易被蟲蛀的缺點。如果將檔案數(shù)字化，則可以大大節(jié)省保存檔案的空間和成本，并且可以提高保存的安全性和保存時間的長久性。
提高檔案管理工作效率。檔案材料的信息豐富、信息量大，這使得檔案的整理和利用工作繁瑣、重復(fù)性強(qiáng)，勞動強(qiáng)度大。如果采用數(shù)字化，一次整理后并將檔案數(shù)字化后，可大大減少紙質(zhì)檔案使用翻閱頻率，全部查閱數(shù)字化檔案即可。
節(jié)約大量人力財力資源，保存成本較低。傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案整理、存儲和查找利用需要投入大量人力物力和財力，在數(shù)字化后可實現(xiàn)“一次投入重復(fù)利用”，大大減少對檔案原件的翻閱查找和對紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)印利用。
實現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享，為檔案信息管理者提供便利，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。將檔案數(shù)字化后，能夠?qū)⒖梢怨_的檔案掛接在檔案管理網(wǎng)站上，使得檔案利用不再受時間、空間限制。
2實施數(shù)字化需要解決問題及對策
檔案管理復(fù)合型人才缺乏、檔案工作人員綜合素質(zhì)亟待提高問題。由于當(dāng)前和今后的檔案工作與信息化、數(shù)字化結(jié)合緊密，檔案工作中越來越需要掌握計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等具有相關(guān)專業(yè)背景的復(fù)合人才。然而，目前現(xiàn)有檔案管理人員整體素質(zhì)普遍不高、知識結(jié)構(gòu)單一，思維不夠靈活，缺乏掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和具有檔案管理新知識新思想的高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才。
配套信息化建設(shè)滯后、檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)不兼容問題。越來越多高校已開始建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)，但由于檔案管理系統(tǒng)具有一定專業(yè)性，一般來說，辦公自動化軟件與檔案軟件系統(tǒng)設(shè)計單位不同，兩個系統(tǒng)不兼容，不能做到辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件直接歸檔的情況?，F(xiàn)有的檔案管理軟件普遍都是只具有檔案管理功能，缺乏數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析和推薦決策功能，只能滿足基本的檔案管理功能，無法實現(xiàn)檔案資源充分利用和深度挖掘的檔案利用要求。
數(shù)字化中檔案文件報關(guān)與利用存在不安全因素的問題。存在檔案管理系統(tǒng)中的目錄和電子文件信息的正常使用依賴于服務(wù)器和管理系統(tǒng)軟件正常工作，一旦系統(tǒng)服務(wù)器或軟件出現(xiàn)問題，就會造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法訪問。同時，為方便利用，管理系統(tǒng)一般為網(wǎng)絡(luò)軟件，即便在校園局域網(wǎng)內(nèi)，也存在一定系統(tǒng)被攻擊、數(shù)據(jù)被篡改、服務(wù)器遭病毒入侵和人為攻擊的風(fēng)險。
高校檔案數(shù)字化管理中的保密問題。一方面應(yīng)注意檔案文件的密級，對于檔案應(yīng)嚴(yán)格控制瀏覽范圍；另一方面，對于檔案文件材料中涉及的重要信息或個人敏感信息，也應(yīng)注意保密，防止信息傳遞過程中的無意識泄露。
硬件條件欠缺，數(shù)字化建設(shè)資金投入不足問題。檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足檔案數(shù)字化建設(shè)離不開專業(yè)軟硬件設(shè)施的支撐。由于現(xiàn)實條件限制，用于高校檔案數(shù)字化工作資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展。
避免檔案數(shù)字化建設(shè)中的“黑洞”現(xiàn)象。高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的“黑洞”現(xiàn)象――數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)、人力投入都很大，然而成效和回報率卻很低。這個現(xiàn)象的產(chǎn)生與前期準(zhǔn)備調(diào)查工作不充分、工作目標(biāo)與重點不明確等因素有關(guān)。
針對以上檔案數(shù)字化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題，在實施檔案數(shù)字化工作時，首先要提高對檔案數(shù)字化建設(shè)的思想認(rèn)識，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和數(shù)字化技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)和人才培養(yǎng)；加強(qiáng)檔案管理平臺和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在數(shù)字化過程中保護(hù)電子文件的原始性與紙質(zhì)文件的完整性，加強(qiáng)保密工作，加強(qiáng)檔案管理軟件的安全；加大資金投入，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供充足的硬件條件支持，同時還應(yīng)注意避免出現(xiàn)“黑洞”現(xiàn)象，在進(jìn)行數(shù)字化工作前做好調(diào)研工作，結(jié)合本單位實際情況，制定目標(biāo)明確、重點突出、切實可行的數(shù)字化方案。
3高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展方向
當(dāng)前高校檔案數(shù)字化建設(shè)主要包括四方面內(nèi)容：建立檔案館網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，建立橫向通道，依托辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)文件、檔案一體化管理，建立各類檔案專題特色數(shù)據(jù)庫以及加強(qiáng)高校數(shù)字化檔案的利用與編研。
建立檔案館網(wǎng)站，通過聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺。這些檔案館網(wǎng)站上一般一些新聞、查檔閱檔、檔案利用相關(guān)信息，但是直接在網(wǎng)上進(jìn)行檔案利用的情況比較少。各個高校檔案館網(wǎng)站相對獨(dú)立，沒有實現(xiàn)互聯(lián)或與所在地教育行政主管部門建立鏈接，非常不利于更大范圍高校檔案信息資源共享。如果能夠逐步構(gòu)建地區(qū)性、全國性館際互聯(lián)，將有助于為全社會提供更方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。
依托辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)文件、檔案一體化管理。這種方法是將高校內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)在學(xué)校日常管理工作中產(chǎn)生的電子文件通過辦公自化系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)互聯(lián)，將電子文件直接歸檔。這種方式的好處是可以簡化歸檔環(huán)節(jié)，減少檔案整理移交的工作量。同時也存在一些問題：在辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)時，要注意防止文件被無意或惡意更改、損毀，保護(hù)電子文件數(shù)據(jù)的原始性和完整性。電子文件的傳遞還會帶來沒有簽名或公章的情況，這也是與傳統(tǒng)歸檔方式相比，電子文件歸檔存在的新問題，應(yīng)在實際操作中考慮解決。
建立各類檔案專題特色數(shù)據(jù)庫。這是在有了數(shù)字化檔案資源基礎(chǔ)上，可建立專題數(shù)據(jù)庫，各展示館內(nèi)的館藏數(shù)據(jù)特色，凸顯學(xué)校的發(fā)展特色和辦學(xué)亮點。建立特色數(shù)據(jù)庫的特點是大量信息會顯示在網(wǎng)站上，對網(wǎng)站的訪問能力和安全性也是一種考驗。
高校檔案數(shù)字化后的利用與編研。這一內(nèi)容屬于數(shù)字化信息的深入利用工作。日常對數(shù)字化檔案信息的管理和查閱利用是對檔案信息的直接處理利用方式，而編研則是在對原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行選擇、整理、分析、綜合等工作后，形成的具有創(chuàng)新性的材料，是對檔案的深入開發(fā)和靈活利用，屬于研究性勞動成果。出色的編研工作對學(xué)校管理工作與未來發(fā)展有著重要參考作用。
高校檔案部門面對檔案管理工作新要求和檔案數(shù)字化建設(shè)大趨勢，應(yīng)不斷探索新技術(shù)新方法，對現(xiàn)有問題努力改正，不斷研究新的管理方法，更好地利用檔案信息資源，全面提高檔案信息服務(wù)水平。
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一、指導(dǎo)思想
緊密圍繞學(xué)?？傮w工作部署，以教育教學(xué)工作為中心，以“運(yùn)轉(zhuǎn)有序、協(xié)調(diào)有力、督促有效、服務(wù)到位”為目標(biāo)，樹立以人為本的理念，貫徹服務(wù)宗旨，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，有目的、有條理、高效益地開展工作，為學(xué)校提質(zhì)量、創(chuàng)成績而服務(wù)。
二、主要工作
1、做好文件的上傳下達(dá)工作。在主管領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)和幫助下，明確任務(wù)，各負(fù)其責(zé)，做好文件的接受、傳送、催辦及文件管理工作，信息采集、上報、保密和檔案管理工作。對來文的閱批、領(lǐng)導(dǎo)批示的督辦、重要文件的核稿、接聽電話、打印文件、會議記錄、會議召集等日常工作，做到嚴(yán)謹(jǐn)有序，不出差錯。各項文件材料，力求及時、準(zhǔn)確，優(yōu)質(zhì)、高效。
2、做好學(xué)校文函檔案管理工作。根據(jù)檔案管理要求，完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作，注意收集整理體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)水平的教學(xué)教研材料并歸檔，使檔案管理更科學(xué)、規(guī)范，作好檔案利用工作，更好地為教育教學(xué)及各項工作服務(wù)。
3、提前做好開學(xué)和學(xué)期結(jié)束前的工作安排，根據(jù)學(xué)校部署及時起草學(xué)校工作計劃、總結(jié)、講話等文秘材料。
4、按照校長辦公會議的精神，認(rèn)真細(xì)致地做好各項工作的計劃和安排，使各項工作有條不紊地順利開展。協(xié)助校長組織安排好校長辦公會和全體教職工例會，并做好學(xué)校會議的籌備工作、記錄工作。
5、按時完成各類統(tǒng)計及有關(guān)報表工作，并及時向縣教育局和其他上級部門上報學(xué)校相關(guān)的工作材料。收集整理學(xué)校辦學(xué)的基本數(shù)據(jù)，編制學(xué)?；厩闆r表，向?qū)W校有關(guān)部門提供數(shù)據(jù)查詢和信息咨詢服務(wù)。
6、及時做好會議通知、學(xué)校工作安排通知、節(jié)假日放假安排通知等事宜。
7、繼續(xù)做好各種迎檢和接待工作。
8、做好學(xué)校、校長印章的使用管理及對外行政、黨務(wù)介紹信、證明的辦理工作。建立并執(zhí)行公章加蓋登記制度。
9、創(chuàng)建有特色的校園文化。優(yōu)化育人環(huán)境，提升校園文化品位。加強(qiáng)學(xué)校網(wǎng)站、宣傳專欄等文化載體建設(shè)。協(xié)助黨支部、校委會做好文明行業(yè)創(chuàng)建工作，鞏固并發(fā)展創(chuàng)建成果。做好學(xué)校?？庉嫲l(fā)行工作，搭建師生交流平臺，大力宣傳、弘揚(yáng)校園文化。
10、樹立服務(wù)意識，公正公平地做好各項人事工作，配合校長做好教職工績效考核、日?？己?、職稱評定等工作。做好學(xué)校人事臺賬的建立工作。
11、做好校務(wù)公開工作。認(rèn)真做好校務(wù)公開工作，增加公平、公正和公開的透明度，對職稱晉級、年度考核等各項重大事宜，在全校教職工中及時做到公開。
12、管理好分管部室，力行勤儉節(jié)約，確保高效運(yùn)行。
13、協(xié)助學(xué)校各部門搞好各級各類活動的組織安排工作，保證各級各類活動的圓滿成功。
Abstract: With the rapid development of higher education, college file, as a high concentration of information,should speed up the file information construction in order to adapt to social and development of higher education. Speeding up the college file information is the necessary requirement for the construction of university archives records management in today's university. The colleges and universities should strengthen the awareness of archival information, active file database development and network management and the establishment of college information service system. Based on the main problems of current college information service system in the process of university archives, practical corrective measures are proposed.
關(guān)鍵詞:高校;檔案管理;信息化
Key words: college; file management; information
中圖分類號:G20文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1006-4311(2010)24-0160-01
1高校檔案資源開發(fā)利用存在的主要問題
1.1 從檔案管理部門角度分析。
1.1.1 檔案觀念淡薄,服務(wù)意識不強(qiáng)。由于檔案工作效益的滯后性,人們往往重視高速度、高效益的工作,而忽視檔案工作。多數(shù)高校認(rèn)為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已,不了解檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)和任務(wù),更不了解按照一定的原則和方法管理檔案,充分開發(fā)和利用檔案資源。檔案管理分散,檔案人員缺乏管理知識,檔案無法有效利用,這與傳統(tǒng)的檔案管理模式有一定的關(guān)系。以人工操作、匯集整理、保管保護(hù)為主的傳統(tǒng)檔案管理模式,使得檔案部門缺乏時代感和緊迫感,思想守舊,消極等待。因此,使大量具有利用價值的檔案信息成了無人問津的“死檔”,更談不上發(fā)揮其社會效益了。
1.1.2 管理體制不合理。目前,高校除了設(shè)置一個綜合檔案室外,還分別在教務(wù)處、學(xué)生處等部門設(shè)置檔案室。檔案部門的分散設(shè)置,一方面,使檔案工作各環(huán)節(jié)無法實現(xiàn)統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,難以形成規(guī)范、科學(xué)的檔案管理模式;另一方面,給檔案利用者查閱、利用檔案帶來很大不便。因此,不合理的管理體制,不利于檔案資源的開發(fā)利用,嚴(yán)重影響高校檔案工作的管理質(zhì)量和服務(wù)效益。
1.1.3 檔案結(jié)構(gòu)單一。高校檔案結(jié)構(gòu)單一現(xiàn)象主要表現(xiàn)在:一是門類單一。很多高校的文書檔案所占比例偏重,而學(xué)術(shù)科研、畢業(yè)生狀況等檔案所占比例偏小。這樣的檔案結(jié)構(gòu),使開發(fā)利用檔案信息的范圍狹窄,不能滿足社會對檔案信息需求的多元性和多樣性。二是檔案載體形式單一。絕大部分是紙質(zhì)檔案,很少有磁盤、光盤、影像等電子檔案,不利于檔案傳播。
1.1.4 檔案管理人才匱乏,人員素質(zhì)不高。人才資源是高校檔案部門重要的戰(zhàn)略資源,檔案人員素質(zhì)是高校檔案工作信息化的關(guān)鍵。但目前,高校檔案人才隊伍存在許多問題,主要是整體素質(zhì)較低、知識結(jié)構(gòu)不合理,缺少服務(wù)創(chuàng)新意識。
1.2 從檔案主管部門角度。
1.2.1 資金問題。高校檔案工作信息化,設(shè)備、軟件系統(tǒng)、人員技術(shù)等方面的配套,需要投入大量的資金。但是高校檔案管理不是學(xué)校工作的第一線,檔案主管部門很難爭取到足夠的資金支持,因此,高校檔案室的建設(shè)工作相對滯后,無法適應(yīng)當(dāng)前新形勢下檔案管理工作。
1.2.2 安全問題。檔案信息具有本身的特殊性,需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系。高校檔案信息化,加強(qiáng)了檔案部門與外部間的聯(lián)系,但也相應(yīng)帶來了像電腦病毒、黑客破壞等安全問題。這也是眾多高校檔案主管部門遲遲不同意上網(wǎng),不能實現(xiàn)檔案信息化的重要原因。
2高校檔案部門強(qiáng)化檔案信息化管理的對策
2.1 解放思想,更新觀念,樹立新的檔案管理意識。要提高高校檔案利用服務(wù)的質(zhì)量與效率,必須樹立適應(yīng)高校教育產(chǎn)業(yè)化、市場化發(fā)展要求的檔案利用服務(wù)觀念。具體來說,一是全面服務(wù)觀念,即通過各種服務(wù)方式與方法滿足學(xué)校內(nèi)、外部公眾用戶的利用需求。二是主動服務(wù)觀念,即摒棄被動的傳統(tǒng)服務(wù)觀念,主動尋找用戶。三是及時服務(wù)觀念,即在第一時間內(nèi)滿足檔案用戶的利用需求。
2.2 提高認(rèn)識,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),理順管理體制。檔案工作是高校全局工作的重要組成部分,是高校改革與發(fā)展不能缺少的重要管理工作。為了對檔案工作科學(xué)管理、高效服務(wù)、便捷利用,可考慮對高校現(xiàn)有的檔案部門進(jìn)行整合重組。即機(jī)構(gòu)整合、人員整合,改革管理體制,理順工作流程;改善檔案管理條件和工作環(huán)境,建立指揮靈活的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò),消除工作死角,盡快使高校檔案管理利用工作步入規(guī)范化、科學(xué)化軌道,使檔案工作與學(xué)校其它各項管理工作同步發(fā)展。
2.3 優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。首先,要根據(jù)高校自身的性質(zhì)和特點,完善和優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu),既要有文書檔案,又要有學(xué)術(shù)科研檔案、專類檔案等,特別要著重收集反映專業(yè)、學(xué)科、科研、管理、服務(wù)等方面特色的“閃點”檔案和“亮點”檔案;其次,實行多載體保存,不斷加強(qiáng)電子檔案的收集和整理,逐步實現(xiàn)學(xué)校檔案的數(shù)字化;第三,要加工濃縮精品檔案,減輕室藏檔案的保管壓力;第四,及時對失去利用價值的檔案進(jìn)行鑒定銷毀。
2.4 大力加強(qiáng)隊伍建設(shè),全面提高人員素質(zhì)。知識經(jīng)濟(jì)時代是真正以人為本的時代,知識經(jīng)濟(jì)的競爭,就是人才的競爭,因此,加速培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人才,也是高校檔案管理的核心所在。要加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)建設(shè),主要從以下幾方面入手:首先,要在檔案人員中普及現(xiàn)代知識技術(shù)教育,改善其原有知識結(jié)構(gòu),加強(qiáng)新知識和新技術(shù)培育,尤其注重培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力。其次,了解和掌握與檔案專業(yè)相關(guān)學(xué)科知識,了解其他各方面工作的內(nèi)容和規(guī)律,更好地為各項工作開展服務(wù)。再次,要同時注重加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育,選配德才兼?zhèn)涞男律α砍鋵崣n案專業(yè)隊伍。
2.5 消除落后的傳統(tǒng)文化心理影響。從高校檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo),到高校檔案管理者,再到檔案利用者,都要扭轉(zhuǎn)對檔案性質(zhì)的認(rèn)識,樹立檔案文化觀,增強(qiáng)社會的檔案利用意識,把高校檔案由機(jī)密文件變成可用文化資源,把高校檔案工作者由傳統(tǒng)的“機(jī)要人員”變成現(xiàn)代的校園“文化使者”;把學(xué)校的品牌專業(yè)、品牌成就全方位、多角度傳播到全校教職工、全體學(xué)生中,乃至傳播到社會。
一、增強(qiáng)檔案工作整體創(chuàng)新意識
1、檔案工作管理思路的創(chuàng)新
同志指出“迎接未來科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，最重要的是要堅持創(chuàng)新，勇于創(chuàng)新。創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力?！眲?chuàng)新行為，首先要有創(chuàng)新意識，有強(qiáng)烈的創(chuàng)新欲望，也只有如此才能有創(chuàng)新動力?？萍家獎?chuàng)新，體制要創(chuàng)新，檔案工作也要創(chuàng)新。長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望，他們墨守陳規(guī)，按傳統(tǒng)辦事，視傳統(tǒng)和經(jīng)驗為“至寶”，視專家和權(quán)威為“上帝”，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少卷人次，而對于市場需要哪方面的檔案材料，最前沿學(xué)科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢和社會發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會。而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變檔案工作既無動力，又無目標(biāo)的狀況，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。
2、檔案工作管理模式的創(chuàng)新
我國檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要，必須進(jìn)行創(chuàng)新。其中包括檔案工作六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門都將計算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。其實，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機(jī)來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應(yīng)該是很多的，因為無論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
3、檔案工作管理機(jī)制的創(chuàng)新
長期以來，檔案管理工作以經(jīng)驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新。應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵機(jī)制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，檔案部門也無“皇糧”可吃，也會有下崗、失業(yè)，再也不能靠“鐵板碗”混日子了，每個人都有隨時被淘汰的危機(jī)感，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。同時，要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵機(jī)制，如鼓勵創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，進(jìn)行考核，并與勞動報酬、晉職嚴(yán)格掛鉤，努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氣氛和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作良性循環(huán)。相反如果沒有制度的激勵和約束，沒有精神和物質(zhì)條件作保證，檔案工作者創(chuàng)新的熱情就會被扼殺，也就不會自覺、主動地去創(chuàng)新。
二、檔案工作應(yīng)在創(chuàng)新特色上下功夫
l、體現(xiàn)檔案工作服務(wù)特色
日常的檔案服務(wù)只局限在做好為本單位查閱利用本單位產(chǎn)生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務(wù)，怎樣利用外單位檔案為本單位服務(wù)做得就很不夠，考慮得也很少。檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現(xiàn)狀，變被動等待服務(wù)為積極主動上門服務(wù)，利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。檔案部門還應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)所看管的檔案財寶，通過加工、處理，使其變成社會需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。也可以根據(jù)老百姓休閑日增多，追求精神享受的特點，建立一些“檔吧”，使老百姓在優(yōu)雅的環(huán)境中，一邊從檔案中吸取知識、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。還可以利用檔案資料作為出版的資源，出版一些人物傳記、歷史知識讀物、文學(xué)書籍等，多方開辟檔案服務(wù)的渠道。
2、體現(xiàn)檔案工作管理特色
檔案工作管理手段的更新是實現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上，為避免各檔案館大而全，小而全，可以把價值小、保管期限短的檔案放到基層，實行分級保管，總館只需在網(wǎng)上保留基層檔案信息。這樣既方便基層部門利用檔案的需要，又可避免檔案館因館藏數(shù)量龐大，造成庫房緊張，同時還可保證檔案館人員有時間開發(fā)館藏信息資源、更好地做好服務(wù)工作。
3、體現(xiàn)檔案工作的宣傳特色
宣傳工作是各項工作的先導(dǎo)。宣傳工作做得如何直接關(guān)系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預(yù)期的效果。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關(guān)法規(guī)條例的宣傳解釋上，多強(qiáng)調(diào)重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術(shù)”性，很難引起人們的重視，也達(dá)不到預(yù)期的宣傳效果。如果能通過上網(wǎng)、制作成VCD等，把館藏開放的檔案以動態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給社會，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進(jìn)行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。
三、發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用
1、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新
專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不
怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當(dāng)今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。
2、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)練就過硬的業(yè)務(wù)技能
檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識
關(guān)鍵詞：中等職業(yè)院校學(xué)生檔案管理問題對策
在當(dāng)前就業(yè)形勢十分嚴(yán)峻，各大中高專院校畢業(yè)生就業(yè)實行雙向選擇的市場用人機(jī)制背景下，大中高專院校學(xué)生檔案作為學(xué)生就業(yè)過程中一份必不可少的重要憑證，是大中高專院校提供的畢業(yè)生在校期間德智體等方面發(fā)展的綜合情況反映，是畢業(yè)生就業(yè)和用人單位選用人才的重要材料和依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認(rèn)真做好中等職業(yè)畢業(yè)生的檔案管理主作，充分挖掘?qū)W生檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過程管理中的積極作用，特別是服務(wù)中等職業(yè)畢業(yè)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，使學(xué)生檔案管理適應(yīng)以就業(yè)為導(dǎo)向的辦學(xué)需要，從而進(jìn)一步提升中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是一項十分重要而又具有現(xiàn)實意義的工作。但是目前高校學(xué)生檔案管理中還存在著不少問題和不足，需要創(chuàng)新管理工作盡快得以解決。
一、當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)生檔案管理存在的問題
2l世紀(jì)以來，信息化浪潮的掀起以及現(xiàn)代化管理理念的深入，傳統(tǒng)的管理模式就需要在急劇變革中尋求新的生存空間。加之中等職業(yè)院校各項改革的深入，學(xué)生檔案管理也在這些影響之下，表現(xiàn)出如下值得思考的問題：
l、學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容程式化，不符合時展需求。
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和與國際接軌的市場經(jīng)濟(jì)的形成，與計劃經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理工作受到了沖擊，首先反映在學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容上。學(xué)生檔案中記載的許多內(nèi)容已經(jīng)失去應(yīng)用價值，同時許多符合時代需要的新內(nèi)容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績總表、入黨入團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予通知書、報到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個人素質(zhì)、成績、能力、誠信等方面的材料比較少，學(xué)生鑒定材料內(nèi)容空洞、政治術(shù)語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實體現(xiàn)學(xué)生在校期間的全貌和個性發(fā)展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢的變化。
2、檔案作用發(fā)揮缺位。
在大學(xué)生就業(yè)進(jìn)入市場用人機(jī)制的大環(huán)境下。學(xué)生檔案作為記載大學(xué)生成長情況重要文本材料，發(fā)揮了它無法替代的育人和人力資源開發(fā)作用，然而，發(fā)揮這些作用的前提是，學(xué)生檔案是否具備內(nèi)容豐富的，能真實反映大學(xué)生整體情況的有價植的信息儲量。目前高校學(xué)生檔案管理存在的主要問題就是缺乏創(chuàng)新意識。沒有真正從服務(wù)大學(xué)生實現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實施管理。由此造成的學(xué)生檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務(wù)就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。
3、人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來新的挑戰(zhàn)。
人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)院校的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒有及時的進(jìn)入檔案，規(guī)范性較差。有些中職院校主要注重《學(xué)籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績的材料。應(yīng)該凸顯的《考生職業(yè)技能鑒定表》、實習(xí)、實訓(xùn)等反映職業(yè)學(xué)校特點的內(nèi)容還較少，難以保證學(xué)生檔案的客觀性與真實性。而且，學(xué)生檔案材料質(zhì)量不高，利用率較低。從中職院校的普遍情況來看，學(xué)生檔案材料基本上是一些由個人填寫的主觀判斷式材料為主，全面反映個人各方面素質(zhì)的客觀分析性材料，尤其是實踐過程中的定量分析材料過少。如反映職業(yè)技能鑒定結(jié)果的材料，只是簡單一句“同意以上意見”，“情況屬實”等評語，沒有給予客觀的、全面的評價，使得檔案材料較為粗糙。
4、電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在瑕疵。
檔案管理的最終目標(biāo)是實現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網(wǎng)絡(luò)化管理正是使這一目標(biāo)得到實現(xiàn)的一種行之有效的手段。它通過計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)與職能一體化來實現(xiàn)檔案管理資源的最佳配置和降低成本，為提高檔案資源的使用效率提供科學(xué)依據(jù)，現(xiàn)代化電子檔案正是在這種情況下應(yīng)運(yùn)而生。計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展以及相關(guān)管理軟件的開發(fā)，為電子檔案的出現(xiàn)提供了物質(zhì)條件上的保障。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美。一般系統(tǒng)軟件都會存在一些技術(shù)性問題。另外，學(xué)生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統(tǒng)用戶權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù))，還有網(wǎng)絡(luò)的不安全性、計算機(jī)故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術(shù)的完善，等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而亟待解決
二、加強(qiáng)中等職業(yè)院校學(xué)生檔案創(chuàng)新管理的幾點對策
1、強(qiáng)化意識，完善學(xué)生檔案管理的硬件和軟件。
主管檔案工作的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念、提高認(rèn)識，重視學(xué)生檔案管理工作，把其作為學(xué)校管理工作的重要事情來抓，強(qiáng)化師生的檔案意識，這是落實科學(xué)發(fā)展觀的抓手之一。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是校園網(wǎng)絡(luò)硬件和數(shù)據(jù)庫的建立。為加快學(xué)生檔案信息化進(jìn)程，學(xué)校應(yīng)抓住中等職業(yè)院校快速發(fā)展的有利條件，多方籌措資金，加大投入力度，盡早完成校園數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，配齊各種必要的硬件設(shè)施。這已成為當(dāng)前高中職業(yè)院校檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，也是使中等職業(yè)院校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。學(xué)生檔案管理工作者也應(yīng)提高現(xiàn)代化意識，強(qiáng)化信息技術(shù)觀念，同時要增強(qiáng)職業(yè)道德，敢于抵制不正之風(fēng)，杜絕私自修改信息現(xiàn)象，堅持原則，確保學(xué)籍檔案的真實性。在軟件建設(shè)上，要豐富內(nèi)涵，按照教育部的要求，針對學(xué)校辦學(xué)特色建立、健全相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理制度，使管理工作有章可循。這一切為學(xué)生檔案工作趨向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化營造良好的氛圍，打下扎實的基礎(chǔ)。
2、統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔內(nèi)容與范圍。
作為人事檔案基礎(chǔ)的中等職業(yè)院校學(xué)生檔案，國家有關(guān)部門應(yīng)制定適合高職使用的統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的制表內(nèi)容。同時，各院校要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，高度重視檔案建設(shè)，并建立健全收集、歸檔制度，使學(xué)生檔案按照統(tǒng)一立卷內(nèi)容和建檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理。根據(jù)統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，做到歸檔材料收集齊全，保證不缺人、不缺項目、不缺頁，確保每個學(xué)生的每份檔案材料填寫清楚、齊全，簽字、蓋章不遺漏。
3、以人為本，做好學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新。
中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案工作者應(yīng)切實解放思想，更新觀念，摒棄重藏輕用的舊思想，樹立以學(xué)生為本的思想，提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案工作貼近學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和就業(yè)，真正做到為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長服務(wù)。結(jié)合以人為本思想，重新規(guī)范歸檔內(nèi)容。學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容應(yīng)該兼顧檔案的全面和個體性。既要收集學(xué)生檔案的常規(guī)材料，如畢業(yè)生登記表、成績單等，也要兼顧學(xué)生的個性特長、知識技能方面的材料。在歸檔過程中，學(xué)生檔案管理人員必須以對學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，擴(kuò)大收集檔案材料范圍，充實檔案內(nèi)容。如反映學(xué)生特長的個人作品、發(fā)明創(chuàng)造等材料;還有反映學(xué)生道德水平方面的如誠信、助人為樂、道德作風(fēng)、考試有無違紀(jì)行為等方面的社會評價材料;學(xué)生參加各種社團(tuán)活動、班干部、學(xué)生會干部工作情況、學(xué)校大型活動的參與情況、社會實踐活動、畢業(yè)實習(xí)與見習(xí)情況、畢業(yè)論文、參加各種科技創(chuàng)新制作和競賽等材料，都可以歸人檔案，特別是對某些方面表現(xiàn)突出的同學(xué)，將學(xué)生有關(guān)的“亮點”數(shù)據(jù)細(xì)致準(zhǔn)確地歸納起來，如獎學(xué)金及三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部等及各種獎勵的獲得情況，各種特長及在校對培養(yǎng)的情況(擔(dān)任過干部、黨員發(fā)展等)匯總成證明材料，使其在推薦就業(yè)中更具有說服力和競爭力。就拿上次周寧縣紀(jì)委要錄用我校一名往屆畢業(yè)生為例，這位學(xué)生錄取的筆試不錯,但開始用人單位不了解其在學(xué)校的品德表現(xiàn),由于錄用單位有多人競爭,經(jīng)過多方面思考，用人單位決定到學(xué)校了解情況，從檔案中得知這位學(xué)生曾經(jīng)獲得市級、校級三好生后順利將這位學(xué)生錄取。可見，盡量全面客觀地記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)，擺脫學(xué)生檔案千人一面的程式化面目，為用人單位提供翔實、生動的檔案材料，可以更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。
4、利用信息技術(shù)，實現(xiàn)管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
一、營銷理念與檔案宣傳工作的結(jié)合
筆者在中國知網(wǎng)上以“篇名”為路徑，以“檔案宣傳”為檢索詞，對近十年來我國檔案宣傳工作的文章進(jìn)行統(tǒng)計分析。結(jié)果顯示，近年來檔案宣傳工作的理論研究比較穩(wěn)定，大多在30篇以上。特別是2011年和2013年，相關(guān)文章數(shù)量較多。但發(fā)表在CSSCI來源上的期刊僅有3篇，數(shù)量極少。這從側(cè)面反映了雖然檔案宣傳理論研究受到一定重視，但重視程度不夠。從實際工作來看，檔案宣傳工作不斷進(jìn)步，社會的檔案意識有一定提升。但由于種種原因，檔案宣傳工作仍存在諸多不足。
美國密西根大學(xué)的麥卡錫教授于20世紀(jì)60年代提出了對市場營銷理論和實踐均產(chǎn)生深刻影響的經(jīng)典理論4Ps，即產(chǎn)品（Product）、價格（Price）、渠道（Place）、促銷（Promotion）。作為營銷的策略組合，原是為促進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品的推廣和銷售，考慮的是消費(fèi)者是否了解產(chǎn)品，采用何種形式告知消費(fèi)者，怎樣激發(fā)購買欲等問題。離開營銷，企業(yè)將很難進(jìn)行市場的開拓。檔案的宣傳工作不也是如此嗎？我們要考慮如何讓公眾了解檔案和服務(wù)的內(nèi)容，采用何種方式告知公眾，如何吸引公眾入館利用。將營銷的理念運(yùn)用于檔案宣傳工作，將是一個有益的嘗試。
二、我國檔案宣傳工作的不足之處分析
（一）檔案宣傳定位不明確，供需關(guān)系不對等。檔案宣傳是檔案工作過程中不可或缺的步驟。經(jīng)過良好的宣傳，才能廣而告之。檔案宣傳工作的目的就是為了增強(qiáng)公眾的檔案意識，讓公眾了解歷史，發(fā)揮檔案資源應(yīng)有的作用和價值。過去檔案部門的主要工作就是以保密為主，“重藏輕用”，政治色彩比較濃厚，對檔案的宣傳工作也不夠重視，為了宣傳而宣傳的現(xiàn)象較普遍，對宣傳工作的規(guī)律和存在的問題未作深入研究。再看當(dāng)今檔案的宣傳工作，我國檔案部門對于公眾究竟需要哪些檔案，公眾最關(guān)心的實際問題是什么，如何堅持“以人為本”，如何有效宣傳等問題的研究還是不夠。筆者在維普科技期刊上對近十年來有關(guān)“檔案宣傳”的文章進(jìn)行檢索統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)檔案宣傳工作的內(nèi)容主要站在檔案部門的立場上，檔案工作、檔案管理、檔案工作者、檔案事業(yè)發(fā)展等是宣傳的主題，家庭檔案和社區(qū)檔案、民生檔案等民眾喜聞樂見題材的檔案較少涉及。
（二）檔案宣傳機(jī)制不夠完善。檔案宣傳工作不是單個部門的事情，而是一個系統(tǒng)性、復(fù)雜性、合作性、持續(xù)性的工程，需要各個部門的全力配合。在實際的檔案宣傳工作中，尚未形成完善的宣傳體制，各地區(qū)往往各自為戰(zhàn)，檔案工作部門和政府行政部門、社會媒體、公眾等難以有效地進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，即便在檔案部門內(nèi)部，管理人員、工作人員也僅在自己的職責(zé)范圍內(nèi)進(jìn)行宣傳，檔案宣傳缺乏事前計劃評估和事后總結(jié)反饋。整個檔案宣傳工作難以形成統(tǒng)一的合力。以國際檔案日的宣傳工作為例，在國家檔案局下發(fā)了“關(guān)于開展2015年‘國際檔案日’宣傳活動的通知”，全國范圍內(nèi)很多檔案館紛紛發(fā)起相關(guān)的宣傳活動，如上海各檔案部門進(jìn)行蘇州河工業(yè)文明圖冊、進(jìn)學(xué)校講述檔案故事，舉辦展覽等;北京市檔案館開展了檔案工作體驗、有獎問答、座談會、講座等活動;福建省檔案局的僑批展覽、抗戰(zhàn)故事講座等活動。這是在國家重大活動背景下引發(fā)的活動，形成統(tǒng)一部署，掀起檔案宣傳的熱潮。但是在檔案日結(jié)束后，檔案宣傳工作往往又歸于沉寂。宣傳工作如何有規(guī)律有重點地持續(xù)，才是宣傳工作應(yīng)研究的重點。
（三）信息技術(shù)背景下檔案工作者素質(zhì)有待提升。在傳統(tǒng)的檔案觀念和體制的影響下，檔案工作一直處在比較邊緣的位置，對整個檔案工作隊伍的素質(zhì)、文化水平和專業(yè)素養(yǎng)要求都相對比較簡單。據(jù)筆者對本校檔案工作人員進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)本校共有檔案兼職人員130名，專職人員僅有5名，這樣的人才結(jié)構(gòu)需要改變。檔案管理人員專業(yè)單一化，普遍缺乏掌握計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等高科技、技術(shù)性、復(fù)合型的人才。隨著檔案工作和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作人員不僅要熟悉館藏資源與特色、掌握基礎(chǔ)的檔案宣傳知識、了解傳播學(xué)的相關(guān)理論、熟練掌握辦公軟件，甚至還需學(xué)習(xí)各項信息技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)庫平臺的搭建，還要學(xué)會在實際的宣傳工作中運(yùn)用心理學(xué)的知識。近年來，大部分檔案工作者各方面的文化層次與水平都有了很大的提升，但與飛速發(fā)展的信息社會相比，仍顯得差強(qiáng)人意。
（四）公眾檔案意識薄弱，宣傳動力不足。社會公眾是檔案宣傳工作的接受者和直接相關(guān)者。公眾的檔案意識如何，對檔案宣傳工作是主動接受還是被動接受，直接影響著檔案宣傳的效果。事實表明，我國公眾的檔案意識普遍比較低下。據(jù)《中國統(tǒng)計年鑒》數(shù)據(jù)顯示，2013年國家綜合檔案館館藏檔案為44759.1萬卷，利用檔案為1477.8萬卷，其利用率約為3.3%。而歐美一些國家的檔案館開放利用率達(dá)到或超過60%。據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，在被問到“檔案部門的檔案宣傳有必要嗎”，僅有極少部分人回答“非常有必要”，大部分人認(rèn)為“自己從不關(guān)心檔案宣傳”，甚至有人認(rèn)為“檔案宣傳對自己作用不大”。可見，大部分公眾主動接受檔案宣傳的意愿很低，只有與自己親身利益相關(guān)的檔案，公眾才有進(jìn)一步查閱相關(guān)檔案的動力。
三、檔案宣傳工作中“營銷”策略的運(yùn)用
（一）產(chǎn)品策略――供需對應(yīng)，樹立品牌。1.抓住用戶的需求。檔案用戶具有區(qū)域性、層次性和群體性的特點。隨著社會和市場的發(fā)展，檔案用戶需求呈現(xiàn)出立體化和多元化的趨勢。人們利用檔案的動機(jī)不再僅僅局限于尋找解決問題的憑證或參考依據(jù)，而是涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、外交和民眾生活的方方面，學(xué)術(shù)利用需求、實際利用需求、普遍利用需求和休閑利用需求表現(xiàn)得日益明顯。不同區(qū)域和不同人群需求不同，應(yīng)在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，將館藏進(jìn)行重新組織、整合、分析后，編制用于解決群眾問題的二次、三次性綜合材料，滿足廣大用戶的需求。同時，提供與民眾利益密切相關(guān)的民生檔案，如家庭檔案、房產(chǎn)檔案、醫(yī)療保險檔案、社區(qū)檔案等，能取得較好的宣傳口碑。2.由于文化傳統(tǒng)、歷史的積淀，不同區(qū)域的檔案文獻(xiàn)資源具有自身獨(dú)特的亮點。如何將館藏亮點進(jìn)行有效宣傳，是樹立檔案品牌的關(guān)鍵。以福建省的僑批檔案為例，作為“信款” 合一的特殊家書，是特定歷史階段的草根文獻(xiàn)，是極為珍貴的世界性文化遺產(chǎn)。福建省檔案館將其作為館藏特色，通過展覽，在國內(nèi)、馬來西亞等展出，不僅是講述中國故事的第一手資料，成功申遺為福建省首個《世界記憶名錄》，更成功地塑造了館藏品牌。檔案宣傳的目的較好地實現(xiàn)了。因此，合理開發(fā)、利用館藏特色，有助于樹立館藏品牌形象。
（二）渠道策略――無孔不入，貼近群眾。隨著社會的發(fā)展，檔案宣傳工作的思路應(yīng)得到拓展。既要注重傳統(tǒng)媒體的宣傳，也要發(fā)展現(xiàn)代化新興媒體，還要關(guān)注中間的文化傳播媒介。檔案資源的宣傳工作更需要將傳統(tǒng)的宣傳方式與各種新媒體技術(shù)相結(jié)合起來，才能有效促進(jìn)檔案宣傳工作的有效進(jìn)行，吸引各個階層、各個年齡段的用戶了解、利用檔案。1.廣泛運(yùn)用檔案網(wǎng)站、博客、微博、微信等新媒體。利用檔案館網(wǎng)站展開宣傳，有利于充分發(fā)揮檔案部門的主動性，通過在主頁上設(shè)置郵箱、意見箱、論壇等，有助于增強(qiáng)與用戶的互動與交流，及時得到用戶的反饋，改進(jìn)宣傳策略。博客既有網(wǎng)絡(luò)傳播的特點，方便、快捷、宣傳面廣、時效性強(qiáng)，同時還兼顧名人效應(yīng)，例如檔案界著名的四大名博，憑借在業(yè)界的名氣，吸引年輕用戶的同時還能提升相關(guān)檔案的知名度。微博，內(nèi)容短小精悍，也可以相關(guān)鏈接和即時評論，正成為很多機(jī)構(gòu)和部門普遍運(yùn)用的傳播媒介。微信中的“掃一掃”、加朋友圈，或者以訂閱號的形式定期館藏相關(guān)的文章，成為日漸興起的傳播新渠道。2.繼承傳統(tǒng)傳播媒介。報紙、雜志、廣播、電視、展覽等傳統(tǒng)媒介依然具有很大的宣傳潛力和市場。與新興的媒介相比，老一輩的群體更傾向于選擇傳統(tǒng)宣傳方式。以展覽的方式宣傳館藏特色資源，利用公交移動電視、廣播等，將檔案與日常生活結(jié)合起來，在上下班高峰期進(jìn)行循環(huán)播放，達(dá)到深入人心的效果。3.大力開展名人講座、文化講堂等活動。大眾講堂和名人講座等通過講解人的演繹，知識性、趣味性、引導(dǎo)性較強(qiáng)，滿足公眾日漸強(qiáng)烈的知識、歷史渴求的同時，也滿足了人們的精神情感。既能很好地宣傳館藏檔案資源，也能在互動中引導(dǎo)人們?nèi)绾潍@取檔案知識，如何利用檔案，使宣傳的效果社會化。
（三）服務(wù)質(zhì)量策略――完善宣傳機(jī)制，以質(zhì)取勝。服務(wù)質(zhì)量如何，一方面需要檔案館內(nèi)部完善宣傳機(jī)制，保持宣傳工作的持續(xù)性、系統(tǒng)性，讓外部了解檔案部門內(nèi)部的動態(tài);另一方面需要檔案部門從日常工作的小處著手，用實際行動來證實。
首先，檔案部門需要宣傳部門制定完善的宣傳計劃，確保宣傳工作有條不紊。其次，需要邀請基層檔案工作者、社會公眾、新聞媒體、社會團(tuán)體、各級政府職能部門的廣泛參與，使檔案宣傳網(wǎng)絡(luò)覆蓋全社會，形成聯(lián)動化機(jī)制。再次，最重要的是檔案部門內(nèi)部的團(tuán)結(jié)協(xié)作，需要管理層、技術(shù)層和領(lǐng)導(dǎo)層齊頭并進(jìn)，構(gòu)筑完善、系統(tǒng)的宣傳領(lǐng)導(dǎo)體制。最后，檔案宣傳工作不能僅在活動或節(jié)日上“曇花一現(xiàn)”，而是要建立起持久性、長期性的宣傳機(jī)制。
只有名副其實地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，才能真正成功地宣傳。首先，需要工作人員態(tài)度良好，禮貌、周到。檔案工作人員是利用者接觸的第一個對象，是具有能動性的主人翁，必須肩負(fù)起全心全意為用戶服務(wù)的理念?？梢栽O(shè)置專門的咨詢和接待人員，指導(dǎo)前來利用的用戶。還可以利用網(wǎng)上、電話預(yù)約等為利用者節(jié)約時間成本。其次，對利用者提出的合理服務(wù)要求，要盡量滿足，對于無法滿足的需求，要講明原因，必要時提供可代替方案。最后，服務(wù)人員要平等對待每位利用者，使用戶感受到輕松、愉悅的氛圍。
關(guān)鍵詞:變電站，質(zhì)量管理，創(chuàng)優(yōu)，施工過程
引言
變電站是電網(wǎng)系統(tǒng)中重要部分，是電力工程建設(shè)的核心，如何提高工程質(zhì)量，確保運(yùn)行正常，滿足建設(shè)單位使用要求是加強(qiáng)變電站工程全過程管理的重要環(huán)節(jié)。開展工程創(chuàng)優(yōu)管理，旨在鼓勵工程參建單位牢固樹立質(zhì)量精品意識，強(qiáng)化工程建設(shè)質(zhì)量管理，推動變電站工程整體質(zhì)量水平上臺階。
1工程創(chuàng)優(yōu)管理組織保障措施
1．1創(chuàng)優(yōu)目標(biāo)的確定
工程質(zhì)量管理中首先是目標(biāo)的確定，根據(jù)變電站工程特點和施工企業(yè)的質(zhì)量承諾，制定工程項目質(zhì)量目標(biāo)全過程管理策略和措施。充分體現(xiàn)管理的科學(xué)性，技術(shù)的先進(jìn)性，施工工藝的創(chuàng)新性。以國家電網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程為參照，全面落實到變電站工程施工的全過程中，圍繞目標(biāo)，緊抓環(huán)節(jié)，層層落實。
1．2工程創(chuàng)優(yōu)組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
為確保工程創(chuàng)優(yōu)目標(biāo)實現(xiàn)，需要工程建設(shè)各方責(zé)任主體共同努力，因此，在工程開工之前要協(xié)調(diào)好各參建單位，確保創(chuàng)優(yōu)工作的落實，建立以建設(shè)單位牽頭的工作小組，勘察設(shè)計單位的項目負(fù)責(zé)人，業(yè)主項目經(jīng)理，施工項目經(jīng)理，總監(jiān)理工程師參加，進(jìn)行責(zé)任分工，明確各成員職責(zé)，并建立工程創(chuàng)優(yōu)的保證措施和管理制度。
1．3工程創(chuàng)優(yōu)前期策劃
建設(shè)單位首先應(yīng)制定(工程建設(shè)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃)提出工程創(chuàng)優(yōu)目標(biāo)和要求，勘察設(shè)計單位，監(jiān)理單位，施工單位依據(jù)建設(shè)單位策劃書詳細(xì)編制(工程創(chuàng)優(yōu)措施)將工程創(chuàng)優(yōu)亮點其控制要點在措施中體現(xiàn)，并將質(zhì)量目標(biāo)分解到單項工程及細(xì)節(jié)部位，并配以圖片說明。
2工程創(chuàng)優(yōu)主要措施
2．1設(shè)計過程質(zhì)量控制
1)加強(qiáng)對設(shè)計方案的合理性及先進(jìn)性評價，嚴(yán)格控制主要技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，充分進(jìn)行設(shè)計優(yōu)化，使工程設(shè)計既滿足使用功能要求，又經(jīng)濟(jì)合理，施工可行，節(jié)能環(huán)保。2)施工圖紙的審核，依照電力工程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及相關(guān)要求，確保施工圖質(zhì)量，避免設(shè)計不合理，設(shè)計深度不夠等缺陷，確保工程不受施工圖問題影響工程質(zhì)量。3)在施工過程中勘察設(shè)計單位要認(rèn)真履行勘察設(shè)計職責(zé)，向現(xiàn)場派經(jīng)驗豐富的工地代表，及時解決現(xiàn)場遇到的勘察設(shè)計中的相關(guān)技術(shù)問題，按規(guī)定要求參加工程驗收中的各個環(huán)節(jié)驗收過程，并履行簽證手續(xù)。
2．2工程質(zhì)量管理
1)充分發(fā)揮施工企業(yè)自身質(zhì)量控制體系的作用，把好每道工序關(guān)口，嚴(yán)格落實三級質(zhì)量驗收制度，以分項工程質(zhì)量保單位工程質(zhì)量，以工序質(zhì)量保整體建設(shè)質(zhì)量，堅持一次成優(yōu)，自然成優(yōu)，合理成優(yōu)質(zhì)量工作理念，堅持內(nèi)在質(zhì)量和觀感質(zhì)量的高度統(tǒng)一，為創(chuàng)優(yōu)打下堅實的基礎(chǔ)。2)對各主要工序，重要工程節(jié)點，制定專項施工方案和措施，并進(jìn)行技術(shù)交底，在工程關(guān)鍵部位和細(xì)部方面進(jìn)行技術(shù)攻關(guān)，堅持總結(jié)提升和創(chuàng)新成果，堅持創(chuàng)新差異化質(zhì)量特色，營造亮點。3)堅持測量、發(fā)現(xiàn)、統(tǒng)計、分析問題、持續(xù)改進(jìn)和方法。細(xì)節(jié)決定成敗，工程質(zhì)量管理過程要注重精細(xì)化管理，過程精品的理念，防止質(zhì)量通病的發(fā)生，并監(jiān)督落實工程全過程。4)堅持創(chuàng)新工藝技術(shù)，實施量化工藝流程，以點帶面，實施試點先行，樣板引路，先進(jìn)行局部樣板施工，經(jīng)過各方驗收合格后再全面鋪開，通過開展試點樣板等有效手段積累經(jīng)驗。
3施工過程主要質(zhì)量措施
1)加強(qiáng)對進(jìn)場設(shè)備及原材料的檢查，確保原材料質(zhì)量符合規(guī)范和設(shè)計要求。設(shè)備、材料的質(zhì)量直接影響施工實體的質(zhì)量。因此，要嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計三方設(shè)備開箱檢查驗收制度，確保設(shè)備質(zhì)量，同時對于施工單位自購材料，也要會同監(jiān)理單位一起對材料質(zhì)量進(jìn)行檢查，不僅要求材料的質(zhì)量合格證明等資料齊全，而且要加強(qiáng)對材料的外觀質(zhì)量的檢查，從而保證投入工程的設(shè)備、材料的質(zhì)量，進(jìn)而保證工程實體的質(zhì)量。2)加強(qiáng)對施工過程工序質(zhì)量、隱蔽工程質(zhì)量的控制、檢查。施工單位要按土建、電氣分別設(shè)置專業(yè)質(zhì)檢員，負(fù)責(zé)工程質(zhì)量驗收工作，確保每道工序驗收合格，并經(jīng)監(jiān)理工程師確認(rèn)才能進(jìn)行下一道工序的施工。還要經(jīng)常開展培訓(xùn)教育，提高全員質(zhì)量精品意識，使現(xiàn)場施工人員樹立起“檢查上道工序、做好本道工序、服務(wù)下道工序”的施工質(zhì)量意識。同時嚴(yán)格執(zhí)行對隱蔽工程的檢查驗收制度，對于主控綜合樓地基基礎(chǔ)，35kV配電室地基基礎(chǔ)等隱蔽工程，隱蔽前必須經(jīng)建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位共同驗收合格后方可隱蔽，杜絕隱蔽工程施工質(zhì)量隱患。3)加強(qiáng)成品保護(hù)，創(chuàng)建工程亮點。成品保護(hù)也是創(chuàng)優(yōu)中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，各工程項目部在工程建設(shè)管理中，必須以國家電力工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為基準(zhǔn)，針對后續(xù)施工作業(yè)及各專業(yè)交叉施工中造成對已完工程成品破壞現(xiàn)象，制定具體措施，強(qiáng)化保護(hù)意識，尊重成果，同時在實施過程中著力開展技術(shù)攻關(guān)活動，在工程關(guān)鍵部位和細(xì)部工藝上創(chuàng)建工程質(zhì)量特色和亮點。4)嚴(yán)格規(guī)范數(shù)碼照片的收集。影像資料是信息化管理中的重要資料，變電站工程要按照文件相關(guān)內(nèi)容，開展數(shù)碼照片的收集整理，將數(shù)碼照片的收集作為考核辦法的重要項，利用工程數(shù)碼照片影響管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)工程數(shù)碼照片影像資料的分類放置，便于檢索，靈活上傳，也便于公司管理部門對現(xiàn)場數(shù)碼影像拍攝質(zhì)量及數(shù)量提出及時指導(dǎo)，有效提高工程數(shù)碼照片影像資料管理水平。5)加強(qiáng)對工程資料的管理。強(qiáng)化工程資料的質(zhì)量管理作用，將檔案管理納入整個現(xiàn)場管理程序，開展檔案培訓(xùn)，要熟知檔案管理的“五歸”:歸什么，誰來歸，如何歸，歸在那，何時歸。“三性”:可利用性，憑證性，快捷使用性。檔案資料人員要根據(jù)國網(wǎng)公司標(biāo)準(zhǔn)化資料管理手冊各參建單位在施工過程中產(chǎn)生的資料，形成、積累、收集、歸檔、整編的資料放在盒子里是否系統(tǒng)，是否便于管理運(yùn)用檢索。注重資料的真實性，及時性，有效性。切實使工程資料能反映工程參建單位的工程質(zhì)量管理情況，實現(xiàn)檔案管理進(jìn)度與工程進(jìn)度同步，資料做到真實，完整，規(guī)范。
4監(jiān)理工作質(zhì)量管理
1)監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對現(xiàn)場物資的質(zhì)量檢查，組織安排和監(jiān)督材料、設(shè)備現(xiàn)場開箱檢查。原材料檢驗要求證明齊全，批量抽樣符合規(guī)定。2)全面控制施工過程，重點控制工序質(zhì)量，做好中間驗收，竣工驗收等工作。3)監(jiān)理單位認(rèn)真組織開展工程施工見證，旁站，巡視，平行檢驗，監(jiān)理初驗等活動。重點加強(qiáng)關(guān)鍵工序重點部位和關(guān)鍵控制點跟蹤檢查。4)在單位工程及總體驗收時，匯總施工單位和設(shè)計單位關(guān)于強(qiáng)制性條文的相關(guān)文件，形成(強(qiáng)制性條文驗收匯總表)以保證工程項目強(qiáng)制性條文執(zhí)行的嚴(yán)肅性和完整性。5加強(qiáng)對工程質(zhì)量的跟蹤回訪，總結(jié)經(jīng)驗和不足變電站工程投入使用后，要向運(yùn)行單位收集對工程質(zhì)量的意見，同時在運(yùn)行的過程中，對運(yùn)行設(shè)備的質(zhì)量、土建和安裝工程質(zhì)量等進(jìn)行回訪，對發(fā)現(xiàn)小問題和缺陷及時安排整改，同時分析問題出現(xiàn)原因和制定防范對策，從中總結(jié)經(jīng)驗，找出切實的改進(jìn)方法，避免以后工程中出現(xiàn)相似的問題，從而提高電網(wǎng)工程建設(shè)管理水平上臺階。
6結(jié)語
在工程建設(shè)管理眾多方面中，質(zhì)量管理是關(guān)鍵和核心，電力工程質(zhì)量創(chuàng)優(yōu)是電力工程質(zhì)量管理一項重要內(nèi)容，創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)工程獎，為工程參建各方確立一個共同挑戰(zhàn)目標(biāo)，有助于凝聚全體員工做出非凡的努力，提高工程質(zhì)量管理水平，完善企業(yè)質(zhì)量保證體系，爭創(chuàng)一流企業(yè)，贏得市場信譽(yù)，創(chuàng)造企業(yè)更大社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
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關(guān)鍵詞：電力檔案；編研利用；數(shù)字化
作者簡介：李雪（1978-），女，土家族，黑龍江方正人，國網(wǎng)湖南省電力公司湘西供電分公司，館員。（湖南 吉首 416000）
中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）26-0188-03
電力檔案工作的最終目的就是提供利用，促進(jìn)電力企業(yè)各項事業(yè)發(fā)展。檔案編研工作是增強(qiáng)利用服務(wù)的有效方式，更是提升檔案工作管理水平的重要途徑。新形勢下，借用信息化技術(shù)手段和現(xiàn)代化系統(tǒng)管理平臺，實現(xiàn)有效開發(fā)整合檔案信息資源，創(chuàng)新利用服務(wù)方式是我們亟待解決的問題。
一、檔案編研利用工作的現(xiàn)狀
現(xiàn)今，檔案信息管理及服務(wù)工作已經(jīng)步入新的歷史階段。企業(yè)檔案工作應(yīng)結(jié)合工作實踐與理論研究，將工作的側(cè)重點轉(zhuǎn)移至大力開發(fā)檔案信息資源，要與時俱進(jìn)、審時度勢，積極編撰出適應(yīng)知識化經(jīng)濟(jì)時代需求，應(yīng)用價值高的編研材料，努力推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步。對于這一點，我們雖開發(fā)了一些檔案信息資源，也通過網(wǎng)絡(luò)、實體借閱展開過檔案利用工作，但在信息化高速發(fā)展時期，有效服務(wù)于企業(yè)建設(shè)方面，我們始終還是沒有完全意識到開發(fā)高層次信息資源編研工作的重要性，將主要時間與精力依然大量投入在檔案的收集、整理、歸檔及提供普通利用服務(wù)等基本工作環(huán)節(jié)。當(dāng)然，這存在理論方面的問題，也受人員編制因素影響，但更多的還是認(rèn)識上的不足。所以，呼吁進(jìn)一步完善理論，不斷提升思想認(rèn)識，要通過理論大力推動實踐，有力促使高質(zhì)量的編研成果不斷涌現(xiàn)，使檔案編研工作真正能成為展現(xiàn)檔案工作實績，彰顯檔案工作價值的重點工作。
當(dāng)今，數(shù)字化的世界每時每刻都影響著檔案管理模式的變革，檔案編研工作應(yīng)以計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用為基礎(chǔ)，向科學(xué)化、數(shù)字化的管理軌道上不斷邁進(jìn)。面對信息時代的來臨，原檔案編研題目一陳不變，基礎(chǔ)工作薄弱，成果難以顯現(xiàn)，只能以紙質(zhì)載體形式保存，這些問題足以說明檔案信息資源開發(fā)的傳統(tǒng)守舊性及單一性，工作未形成開拓性、多元化的思路。在提供利用服務(wù)的實踐工作中，往往傾向關(guān)注于常規(guī)開放性和宣傳教育性的服務(wù)，而對編研這種需重研究和投入性的工作，缺乏足夠的認(rèn)識、理解及支持、重視?；谄髽I(yè)快速的發(fā)展需求及長遠(yuǎn)利益的實現(xiàn)，我們急需認(rèn)識到檔案智能型編研和技術(shù)型開發(fā)的緊迫性與必然性，檔案編研工作可以被認(rèn)作為一項由檔案管理部門加工、研究，輸出檔案信息，主動和全方位向企業(yè)員工們提供系統(tǒng)、科學(xué)的檔案利用服務(wù)的專門性工作。對檔案內(nèi)容進(jìn)行信息采集、整序、分析、加工而綜合制成的檔案信息半成品，通過數(shù)字化的顯現(xiàn)方式，能縮短用戶分散式查找利用檔案信息的時間，能最直接有效服務(wù)于利用者，提高工作效率，加快推進(jìn)工作進(jìn)程。努力實現(xiàn)深層、多元綜合性的開發(fā)編研，將檔案承載的信息從紙質(zhì)靜態(tài)轉(zhuǎn)化為數(shù)字動態(tài)，應(yīng)是我們倡導(dǎo)大力開發(fā)利用檔案信息資源的主要工作方向，此外，檔案編研產(chǎn)品還可以起到有效保護(hù)檔案原件的作用，并能不斷激發(fā)檔案工作者的學(xué)識和技能水平，促使企業(yè)加大對核心價值檔案信息的征集與保護(hù)力度，從而進(jìn)一步提升檔案信息資源建設(shè)綜合質(zhì)量?？偨Y(jié)起來就是，以計算機(jī)技術(shù)為后盾和支撐，著眼于檔案信息價值的復(fù)合層次的綜合開發(fā)，加大研究力度，是企業(yè)檔案工作的中心和重點，也是實現(xiàn)檔案利用服務(wù)水平和檔案工作水平提升的重要途徑。[1]
二、加強(qiáng)改進(jìn)檔案編研利用工作的主要途徑
1.制定編研工作規(guī)劃及機(jī)制，科學(xué)有效組織實施
十二五期間，隨著電力事業(yè)的發(fā)展，檔案工作各項領(lǐng)域都在順應(yīng)形勢不斷更新與拓寬，所以，我們對待編研工作，也完全有必要積極統(tǒng)籌規(guī)劃，組建機(jī)構(gòu)，擬定相關(guān)制度，實施科學(xué)的管理。知識經(jīng)濟(jì)化時代，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視編研工作，將譽(yù)為企業(yè)核心價值信息的檔案編研工作視為影響全局的大事來抓，要為檔案編研工作營造一個優(yōu)良的環(huán)境。編研工作務(wù)必要適應(yīng)新形勢，形成新思路，納入到企業(yè)管理活動中去。要讓企業(yè)中的高層領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)重要專責(zé)人員都了解，編研工作是一項專業(yè)性、研究性很強(qiáng)的工作，是由公司各項業(yè)務(wù)工作內(nèi)容組成的一個系統(tǒng)工作。這項工作的成效很大程度上取決于開展工作的組織措施和編研人員的素質(zhì)。實現(xiàn)編研工作的規(guī)劃，要依靠科學(xué)管理，要學(xué)會運(yùn)用“目標(biāo)管理”的原理，善于總結(jié)企業(yè)組織工作的經(jīng)驗。
2.注重溝通協(xié)調(diào)，擴(kuò)展工作對象，打破單一模式，確保信息安全
檔案管理部門要積極組織協(xié)調(diào)各職能部門、業(yè)務(wù)支撐機(jī)構(gòu)單位之間進(jìn)行相關(guān)溝通與交流，凝聚智慧，互提編研工作思路，通過召開座談會，交流編制各類編研成果目錄，徹底改變“關(guān)門編研”的工作狀況，要力爭實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，創(chuàng)新編研工作的新思路。編研工作的對象應(yīng)基于館（室）藏檔案的基礎(chǔ)，延伸面向到電力系統(tǒng)整體，樹立檔案資料編研一體化的意識，如：能特別反映到公司發(fā)展的相關(guān)背景材料及文獻(xiàn)資料，都應(yīng)作為編研的重要補(bǔ)充材料，從而提高編研工作的整體效應(yīng)與質(zhì)量。與此同時，編研工作還必須打破傳統(tǒng)單一僅利用文書檔案的狀況，要善于積極從科技檔案、財務(wù)檔案、照片檔案、聲像檔案中積極提取、開發(fā)信息，編制出具有較高科技含量及經(jīng)濟(jì)效益性的資料匯編。此外，為了確保編研信息資料的真實可靠性，可以聘請當(dāng)事人、有關(guān)權(quán)威機(jī)關(guān)，通過錄音取證、走訪調(diào)查、出具證明等有效方式嚴(yán)格認(rèn)定把關(guān)，以保證編研成果經(jīng)得起歷史的考證與人們的檢驗?？傊瑸榱擞欣诰幯泄ぷ黜樌咝д归_，就是要運(yùn)用各辦法和方式來豐富編研工作基石，努力確保編研信息資源的豐厚性及真實可靠性。[2]
3.精心調(diào)研，優(yōu)化完善選題，緊貼市場與經(jīng)營，突出利用成效
檔案部門要通過在電力企業(yè)中開展專題利用登記，發(fā)放《檔案利用效果登記表》、《檔案服務(wù)調(diào)查問卷》，開展企業(yè)中心工作座談或訪談等活動，充分參與和吸取企業(yè)各個部門的意見和經(jīng)驗，熟悉并根據(jù)各專業(yè)的工作性質(zhì)，結(jié)合實際，認(rèn)真探究電力企業(yè)及員工不同層面的利用需求。要及時收集電力企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展動態(tài)及市場需求，有針對性、多途徑地進(jìn)行檔案信息的研究開發(fā)，檔案的編研立題要善于更新改進(jìn)，在保持電力行業(yè)工作特點和亮點的基礎(chǔ)上，需更加與市場、電力體制改革方向緊密貼近。新時期的檔案編研工作需注重與企業(yè)單位的階段性工作重心或一定時期內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營的重大發(fā)展目標(biāo)相協(xié)調(diào)和適應(yīng)。致力于方便領(lǐng)導(dǎo)層的決策，服務(wù)奮斗在一線的基建、生產(chǎn)人員，使他們能夠更加直接和直觀獲取工作中所需要的有價值的信息，便于付諸實踐，從而降低企業(yè)運(yùn)營成本，不斷提高工作效率。
要提升檔案編研工作價值就要學(xué)會抓住機(jī)遇、隨時捕捉信息、因地制宜、靈活多變展開編研工作，不斷優(yōu)化創(chuàng)新選題和提升選題的準(zhǔn)確性，從而實現(xiàn)編研工作成果的功效得到充分發(fā)揮。電力企業(yè)可參考以下選題來展示編研成果并積極發(fā)揮編研功效。如服務(wù)于企業(yè)黨群管理工作，可編制《爭先創(chuàng)優(yōu)事跡匯集》、《企業(yè)文化成果展》、《局務(wù)公開專集》、《優(yōu)秀班組建設(shè)心得》、《歷屆工代會和職代會情況簡介》；為加強(qiáng)企業(yè)行政管理工作，可編制《企業(yè)電力工作年鑒》、《企業(yè)重大榮譽(yù)集錦》、《電力案例匯編》、《企業(yè)檔案利用效益效果情況匯編》、《電力設(shè)施保護(hù)法律法規(guī)匯編》、《企業(yè)工作診斷分析報告匯集》；為促進(jìn)經(jīng)營綜合管理水平提升，可編制《用電稽查典型案例》、《你用電、我用心典型事例》、《企業(yè)年度經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析報告》、《農(nóng)網(wǎng)建設(shè)與改造成果展示》、《一流縣供電企業(yè)達(dá)標(biāo)匯編材料》《三集五大成果匯集》；為提升生產(chǎn)技術(shù)、安全管理工作質(zhì)量，可編制《變電站設(shè)備臺帳匯編（35kV）、（110kV）、（220kV）部分》、《企業(yè)重大安全事故通報》、《電力稽查工作重要簡報》；為優(yōu)化企業(yè)基建工程管理，可編制《發(fā)電、變電、送電工程簡介》、《l10kV、220kV變電站主結(jié)線匯編》、《現(xiàn)有發(fā)電、變電、送電工程典型設(shè)計目錄匯編》、《工程名稱、工程編號對照表》、《三測量及水準(zhǔn)測量成果匯編》；積累借鑒審計工作經(jīng)驗，可編制《工程審計工作匯集》、《企業(yè)主要負(fù)責(zé)人離任審計報告匯編》；為強(qiáng)化干部、人才管理，加強(qiáng)改進(jìn)企業(yè)培訓(xùn)成效，可編制《中層及以上干部任免目錄》、《職員專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格統(tǒng)計表》、《培訓(xùn)工作簡報》等等。除此之外，檔案部門還可以對現(xiàn)有的檔案編研工作指導(dǎo)框架和編研體例進(jìn)行適當(dāng)?shù)难a(bǔ)充與完善，在堅持編研體例嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t下，大膽創(chuàng)新自身的編研方式、表達(dá)方式，時刻走在時代的前沿，努力形成一套適合本單位實際情況、獨(dú)具匠心的體例風(fēng)格規(guī)范，比如《科研成果應(yīng)用指導(dǎo)手冊》即是在原基礎(chǔ)上加入了“應(yīng)用指導(dǎo)”一項，這種在原基礎(chǔ)上的創(chuàng)新，更貼近實用的編研成果，會使得之前的科研結(jié)果更加具有生命力，從而提高檔案編研成果利用價值。[3]
4.運(yùn)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)管理平臺，全力打造數(shù)字化的檔案編研利用服務(wù)模式
（1）電力檔案數(shù)字化編研概念。即是把不同載體、不同記錄方式的檔案內(nèi)容信息錄入到電子計算機(jī)系統(tǒng)中，常用的方法有電子掃描、數(shù)據(jù)庫格式化轉(zhuǎn)換、電子數(shù)據(jù)的處理整合等，將檔案中所記載的文字、圖像、聲音等信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為計算機(jī)能夠識別的形式，進(jìn)而形成一個可供人們保管、利用、整合且與檔案原件具有相同真實性和可靠性的電子化檔案信息庫。檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢，會極大促進(jìn)電力企業(yè)檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案工作與企業(yè)，企業(yè)與社會的更緊密結(jié)合。
（2）電力檔案數(shù)字化編研利用工作的重要性。電力檔案數(shù)字化編研工作要積極參與到企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)等各個方面，要為企業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息支撐?？山Y(jié)合企業(yè)民主管理、電力體制改革的要求，將相關(guān)重要決策文件，如：“三集五大”體制建設(shè)方案、電力建設(shè)項目重大投資、城農(nóng)網(wǎng)改造下達(dá)資金、領(lǐng)導(dǎo)干部任用調(diào)整、組織機(jī)構(gòu)調(diào)整、電價變更，以及相關(guān)員工個人利益調(diào)資、職稱評定都可以及時公開在企業(yè)門戶內(nèi)網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng)中，從而徹底改變企業(yè)重要決策及民主公開信息常常難以通知到全體干部和員工、讓大家悉知的狀況；可應(yīng)用計算機(jī)多媒體處理軟件和打印技術(shù)，編輯制作成反映企業(yè)特色工作專題的光盤或宣傳展板，有效傳播電力企業(yè)文化，展示電力品牌建設(shè)成果；還可通過編制有關(guān)圖文結(jié)合的數(shù)字版的作業(yè)指導(dǎo)用書，使編研材料直觀生動、通俗易懂、易于學(xué)習(xí)操作。要善于開拓創(chuàng)新檔案信息資源共享路徑，將各種原始數(shù)據(jù)信息收集整理，并分類刻錄成系列數(shù)字光盤集中存儲收藏，建成系統(tǒng)的企業(yè)數(shù)據(jù)庫，同時還應(yīng)推廣應(yīng)用遠(yuǎn)程在線查閱功能，努力實現(xiàn)電力企業(yè)職工能夠相互查詢本單位及聯(lián)網(wǎng)單位的檔案信息及編研成果相關(guān)信息。
（3）利用信息化技術(shù)輔助進(jìn)行編研。與傳統(tǒng)的編研方式相比，計算機(jī)編研具有以下優(yōu)勢：首先，編研人員獲取檔案信息的方式變得更加快捷和方便，有助于編研工作質(zhì)量和效率的提高；其次，檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容更新變得更加容易和方便；復(fù)次，編研成品的載體選擇變得多樣化，既可以選擇單一載體，也可以選擇多媒體載體；最后，編研成果的傳播方式有了質(zhì)的飛躍，利用現(xiàn)代計算機(jī)信息傳輸技術(shù)，可以在短時間內(nèi)把編研成果傳輸?shù)椒?wù)對象，從而迅速提高工作效率。由于電力企業(yè)的高科技屬性，對于新科技成果和新技術(shù)的運(yùn)用要求較高，可以說，在未來計算機(jī)輔助編研技術(shù)會在電力企業(yè)檔案部門中越來越普及，充當(dāng)越來越重要的角色，成為進(jìn)行編研工作的主要方式。[4]
5.培養(yǎng)組建高素質(zhì)的檔案編研隊伍，加大檔案工作人員自身綜合能力建設(shè)力度
（1）科學(xué)組建檔案編研隊伍。檔案編研工作是一項具有創(chuàng)造性的科學(xué)研究工作。編研成品的質(zhì)量直接見證檔案編研工作者的智力能力及編研特征。要培養(yǎng)造就編研隊伍，就要使隊員人盡其長，通過明確分工及職責(zé)，促使編研組織工作科學(xué)合理化。要學(xué)會拿捏編研課題的難易度、編研涉及內(nèi)容的份量、掌握館（室）藏支撐信息及完成期限等情況。就企業(yè)而言，應(yīng)努力建立由檔案部門牽頭、各專業(yè)管理人員和一線的生產(chǎn)、基建、經(jīng)營、科技人員配合參加，根據(jù)需要適當(dāng)力邀歷經(jīng)相關(guān)事項的離退休同志作為補(bǔ)充的團(tuán)隊工作模式。要通過應(yīng)用獎懲機(jī)制，充分調(diào)動團(tuán)隊的積極性，力求實現(xiàn)編研成果共享、信譽(yù)共享，積極推動檔案編研工作的有效開展。
（2）加大信息時期檔案工作人員綜合能力的建設(shè)力度。
1）盡快實現(xiàn)角色的轉(zhuǎn)變，努力提升履職能力。在信息化時代，信息的知識性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。電力檔案工作者要適應(yīng)管理現(xiàn)代化的要求，就要力爭成為知識管理型人才。我們應(yīng)著重加速兩個方面的轉(zhuǎn)變：第一，注重培養(yǎng)優(yōu)良的協(xié)調(diào)溝通能力、社交公關(guān)能力、對環(huán)境的適應(yīng)能力，要由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變主動服務(wù)，才能有力提升檔案服務(wù)工作質(zhì)量和效果。第二，做學(xué)習(xí)的主人，做創(chuàng)新型的管理者，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)新知識，學(xué)習(xí)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)文化管理新知識，多關(guān)注企業(yè)中心重點工作動態(tài)，結(jié)合檔案管理新標(biāo)準(zhǔn)、新技術(shù)努力提升檔案管理工作水平，創(chuàng)新管理工作方法，加強(qiáng)對運(yùn)用計算機(jī)信息處理多種應(yīng)用的知識技能的學(xué)習(xí)，實現(xiàn)單一專業(yè)業(yè)務(wù)知識向多元化知識學(xué)習(xí)力度的轉(zhuǎn)變，努力成長為企業(yè)所需的復(fù)合型管理人才。
2）提升檔案現(xiàn)代化信息服務(wù)的能力。隨著電力企業(yè)各類信息系統(tǒng)的不斷深化和普及，檔案工作人員必須要加強(qiáng)信息化服務(wù)的能力。要主動出擊，在對信息需求充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，有針對性對不同層面的信息需求建立不同內(nèi)容和范圍、形式的服務(wù)設(shè)計，要有計劃地對電子文件信息資源進(jìn)行批量性的保護(hù)處理、開發(fā)并轉(zhuǎn)化制作成專題信息服務(wù)產(chǎn)品。在信息服務(wù)方式上，要通過輔導(dǎo)和培訓(xùn)教會用戶有效應(yīng)用檔案管理利用系統(tǒng)，使用戶全面掌握查詢利用流程、操作步驟及方法，通過有效檢索，系統(tǒng)自動過濾相關(guān)屬性，使用戶能快速地得到所需信息，同時，檔案人員還要加強(qiáng)對檔案系統(tǒng)編研庫數(shù)據(jù)的累積與及時更新，隨時為企業(yè)儲備好“知識食糧”，不斷增強(qiáng)利用企業(yè)核心信息時刻有效服務(wù)于企業(yè)的本領(lǐng)。
3）樹立正確思想，切實提高編研水平。在檔案編研過程中，我們應(yīng)常懷平靜之心，摒棄急功近利的思想，積極冷靜思索，要始終本著認(rèn)真開發(fā)檔案信息資源，全心全意提高服務(wù)水平的高度來認(rèn)識檔案編研工作，規(guī)劃編研工作，用心積累編研學(xué)識，腳踏實地做好編研工作。使檔案編研利用服務(wù)工作能真正推動企業(yè)生產(chǎn)力的進(jìn)步，促進(jìn)企業(yè)不斷壯大。[5]
三、結(jié)束語
信息高速發(fā)展的新時代，電力檔案管理編研利用工作任重而道遠(yuǎn)，如何從理論中不斷創(chuàng)新，從實踐中勇敢開拓，將成為每個電力檔案工作者必須面對和努力解決的重要課題。真正實現(xiàn)最高層次的檔案信息資源的開發(fā)利用，革新企業(yè)檔案的編研工作，應(yīng)是電力檔案工作者今后工作的重點奮斗目標(biāo)。也只有這樣，才能更深層次體現(xiàn)電力檔案工作的重要價值，促使高質(zhì)量的檔案知識高效服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展建設(shè)。
參考文獻(xiàn)：
[1]許虹.對企業(yè)檔案編研工作的幾點思考[J].時代經(jīng)貿(mào)，2010，（17）.
[2]劉賀.檔案編研要走特色創(chuàng)新的發(fā)展之路[J].黑龍江史志，2010，（17）.
[3]鄧聯(lián)文.新形勢下如何加強(qiáng)電力企業(yè)檔案工作管理[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2011，（33）.
【關(guān)鍵詞】歷史文化;檔案編研
歷史文化檔案是人類文化發(fā)展過程歷史的記錄，也是整個檔案最為重要的組成部分，對于研究區(qū)域文化發(fā)展歷史，擴(kuò)大文化工作影響，加快現(xiàn)代文化建設(shè)和現(xiàn)代歷史文化名城建設(shè)，具有十分重要的意義。隨著現(xiàn)代科技進(jìn)步及信息化和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，考古學(xué)及歷史文化研究工作得到進(jìn)一步加強(qiáng)，歷史文化檔案資料不斷豐富，但這些檔案資料有的還是原始的、零碎的，如何把這些檔案資料有系統(tǒng)地予以研究、歸類，成為一個整體的、系統(tǒng)的、能比較全面客觀地反映某一歷史時期的文化，并為社會所利用，是當(dāng)前檔案編研工作的重要任務(wù)之一。
一、歷史文化檔案編研工作的意義
（一）編研工作是檔案工作的重要組成部分。是檔案部門系統(tǒng)、廣泛地向社會提供利用服務(wù)的一項重要的基礎(chǔ)性工作。2004年，中央和國務(wù)院曾頒布了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，從國家政策層面上首次明確了文化檔案編研工作的戰(zhàn)略地位，強(qiáng)調(diào)“信息資源作為生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會財富，與能源、材料資源同等重要，在社會資源結(jié)構(gòu)中具有不可替代的地位”。
歷史文化檔案是檔案的重要內(nèi)容之一，歷史文化檔案的編研，也是檔案編研工作的主要內(nèi)容之一，在檔案編研工作中具有十分突出位置。余姚是省歷史文化名城，歷史文化底蘊(yùn)深厚，素有“文獻(xiàn)名邦”之稱，近年來，市檔案管理部門在社會各界的大力支持下，興起歷史文化檔案編研熱潮，目前編研歷史文化檔案已達(dá)100多種、200多冊。
（二）歷史文化編研工作是保護(hù)歷史文化檔案史料、方便利用的有效措施和途徑。歷史文化檔案大部分為孤本，如余姚市檔案館、博物館、五桂樓藏書樓收藏的“四先賢”等歷史文化名人的一些文稿和其它檔案資料，包括現(xiàn)代從海內(nèi)外收集的，絕大多數(shù)為孤本，在開展利用服務(wù)時，直接提供原件，容易破損，影響檔案質(zhì)量和壽命，導(dǎo)致這部分檔案不能對外開放。
而以編寫檔案史料的方式提供利用，可以使這些資料長久保存，又不影響它的開放利用。如王陽明的詩，目前分散在各種原始檔案中，且都是孤本，不利于利用，于是近年編研出版了《王陽明詩集》，在內(nèi)部發(fā)行，便于利用。
（三）開展歷史文化檔案編研工作，對于建設(shè)歷史文化名城具有重要作用。余姚歷史文化淵遠(yuǎn)流長，檔案資料十分豐富。余姚是七千年前的河姆渡文化遺址的發(fā)源地，曾是遠(yuǎn)古時期長江流域中華文明的搖籃;秦時建縣，明清時期形成的姚江文化，更是在中國文化思想史上具有重要地位，期間出現(xiàn)了王陽明、朱舜水、黃梨洲等杰出思想家，連同嚴(yán)子陵成為中國文化史上具有重大影響的余姚“四先賢”;抗戰(zhàn)時期，作為全國十九個革命根據(jù)地之一四明山抗日革命根據(jù)地，形成了獨(dú)特豐富多彩的革命文化。
這些歷史文化檔案，從上世紀(jì)九十年代后期就規(guī)劃編研出版《姚江文化叢書》，已陸續(xù)編研了二十余種檔案資料，如《姚江傳統(tǒng)建筑》《姚江文化史》《姚劇劇作選》《浙東抗日根據(jù)地革命文化史料》《姚江名人》《姚江風(fēng)俗》等，對余姚的歷史文化名城的軟件硬件建設(shè)起到了積極作用，特別是《姚江傳統(tǒng)建筑》對于傳統(tǒng)歷史特色街區(qū)的設(shè)計和名人建筑的復(fù)原，提供了大量真實的資料。
（四）開展歷史文化檔案編研工作，對于加強(qiáng)愛國主義教育也具有十分重要的意義。檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。通過編研，檔案可以提高社會利用率，擴(kuò)大公眾認(rèn)知度，很多檔案材料還通過再編研、再創(chuàng)作成為愛國主義教育題材。
根據(jù)河姆渡遺址發(fā)掘過程中所形成的檔案資料，編研成《河姆渡遺址》，并根據(jù)這個編研材料設(shè)計了河姆渡遺址文化遺址展覽，已成為省愛國主義教育基地;根據(jù)《浙東革命文化史料》《余姚文史資料?余姚解放四十周年專輯》等編研資料，在2015年4月革命老區(qū)梁弄鎮(zhèn)重新復(fù)原了抗日革命根據(jù)地的舊貌，已成為全國愛國主義教育基地;又如余姚姚劇團(tuán)根據(jù)王陽明和嚴(yán)子陵的編研資料，撰寫了《王陽明》《嚴(yán)子陵》劇作，在省內(nèi)公演，王陽明的“真三不朽”，嚴(yán)子陵的“高風(fēng)亮節(jié)”，被形象地展現(xiàn)出來，引起了強(qiáng)烈反響，被推薦為余姚中小學(xué)生愛國主義教育教材。
二、當(dāng)前歷史文化檔案編研工作存在的問題
（一）檔案保管的分散性。歷史文化檔案資料的豐富性和多樣性，決定了當(dāng)前檔案資料館藏的分散特點，但對于編研工作來講，不利于綜合開發(fā)利用。
余姚素有“東南名邑”之稱，歷史文化積淀十分豐厚，但沒有集中收集館藏，分別散藏在市檔案館、博物館、史志辦、黨史辦、政協(xié)辦、梨洲文獻(xiàn)館、文化館、圖書館及一些民間編研機(jī)構(gòu)、學(xué)會、協(xié)會和個人收藏愛好者手中。這對編研工作帶來了負(fù)面影響，如確定專題編研時，先要做大量協(xié)調(diào)工作，對各類分散的檔案進(jìn)行調(diào)查摸底，還要辦理借閱手續(xù)等。
另外，由于各類收藏檔案側(cè)重面不同，還存在著檔案的安全問題，這將給編研工作帶來較大影響。
（二）檔案編研的功利性。檔案編研是一項十分嚴(yán)肅、十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，承?dān)著“存史”的職責(zé)，真實性和嚴(yán)謹(jǐn)性是最為重要的原則，也是編研材料的價值所在。但是，一些單位和部門存在著為編研而編研，為出書而出書的偏向，如為召開某某名人學(xué)術(shù)研討會，為紀(jì)念某某名人幾十周慶典活動，由于編研工作時間倉促，收集查閱資料有限，草草出書，同時又請名家題詞，領(lǐng)導(dǎo)寫序等，帶有明顯的功利性，影響了編研成果的質(zhì)量。
（三）編研工作者知識的單一性。檔案編研工作者一般是單位在編人員，他們歷史文化知識豐富，工作勤懇，任勞任怨，年齡普遍較大，對歷史文化檔案編研工作作出了巨大貢獻(xiàn)。但隨著當(dāng)前科技的迅速發(fā)展，特別是信息化、數(shù)字化技術(shù)在檔案中的應(yīng)用，要求檔案編研工作者不僅要掌握檔案相關(guān)知識，掌握一些歷史、社會、經(jīng)濟(jì)方面的知識，還應(yīng)掌握相應(yīng)的外語及計算機(jī)知識，才能更好更有效地開發(fā)檔案信息資源。他們單一性知識又在一定程度上制約了編研工作的發(fā)展。許多編研者不善于利用數(shù)字化技術(shù)查找和編研檔案資料，也不懂外文，來查閱外籍人士對我國歷史文化的研究，如日本人對王陽明的“心學(xué)”“良知”的研究非常系統(tǒng)，著有大量學(xué)術(shù)論文;朱舜水在反清復(fù)明失敗后，東渡日本講學(xué)多年，他的“實學(xué)”思想在日本有巨大的影響，形成了大量豐富的檔案材料，由于不懂日文，一些編研工作者只能望文興嘆。
（四）編研工作的重復(fù)性。由于檔案保管的分散性和編研工作的功利性，又導(dǎo)致了編研工作的重復(fù)性。如對余姚市革命文化史料，不同部門曾出現(xiàn)過多次編研活動，形成了多個編研材料，如《余姚革命文化史料選編》《浙東抗日革命根據(jù)地史料選編》等，內(nèi)容大同小異。雖然文化和學(xué)術(shù)講究百花齊放、百家爭鳴，但對歷史文化檔案的編研工作由于其真實性和嚴(yán)謹(jǐn)性的特點，應(yīng)有序開展，不宜重復(fù)編研，否則就會浪費(fèi)有限的資源和財力物力。
三、歷史文化檔案編研工作新途徑
（一）統(tǒng)一規(guī)劃，增強(qiáng)歷史文化檔案編研工作合力。由于歷史文化檔案收藏的分散性，對歷史文化檔案的編研應(yīng)由權(quán)威部門統(tǒng)一規(guī)劃，還應(yīng)根據(jù)文化建設(shè)發(fā)展需要，根據(jù)歷史文化檔案特色，統(tǒng)一編制編研計劃，整合所有歷史文化檔案，整合編研人員力量，分階段實施，提升編研材料的質(zhì)量，擴(kuò)大編研成果的影響力。
如余姚自上世紀(jì)90年代開始，就對歷史文化檔案的編研工作制訂了規(guī)劃，由市政府出面協(xié)調(diào)，確定《姚江文化叢書》編研25冊，分別由檔案局、政協(xié)辦、史志辦、黨史辦、文化局等單位和部門落實，檔案材料實現(xiàn)共享，該叢書已基本編研完畢，對檔案的利用工作發(fā)揮了較大影響。
（二）精確選題，突出地方歷史文化特色和亮點。歷史文化檔案的編研，其目的是如何讓檔案更好為社會利用，更好地為文化建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會發(fā)展服務(wù)。因此歷史文化檔案的編研，一定要注重選題，選題上既要堅持有創(chuàng)意，突出特色，又要注重實用。
近年來，余姚編研了一大批具有地方特色的“精品”，除《姚江文化叢書》25冊以外，還編研出了《認(rèn)識黃宗羲》《河姆渡遺址》《余姚文史資料》（30多輯）、《余姚名人》，及反映抗戰(zhàn)文化的《紅色記憶》《古邑紅旗揚(yáng)》等，這些編研材料專題性強(qiáng)，有深度，具有一定的史料價值，體現(xiàn)了地方文化特色，有利于促進(jìn)余姚文化建設(shè)和歷史文化名城建設(shè)，在社會各界均產(chǎn)生了良好的影響。
（三）采用先進(jìn)技術(shù)，提高檔案編研現(xiàn)代化工作水平。隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，社會生產(chǎn)方式和生活方式發(fā)生了重大變化，人們對檔案的利用和需要已不滿足于過去在檔案室查閱復(fù)印一下資料的手工方式，數(shù)量大，時效性強(qiáng)，專題性和準(zhǔn)確性要求提高，這也要求歷史文化編研過程中采用計算機(jī)編目檢索技術(shù)、檔案編研材料數(shù)字化處理手段，實現(xiàn)編研材料的網(wǎng)絡(luò)化。編研材料的網(wǎng)絡(luò)化，是指一定區(qū)域內(nèi)，符合條件的檔案室、檔案館、博物館、文化館、圖書館等建檔單位，都可通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來查閱編研材料，以提升檔案編研工作水平，提高檔案編研材料的社會利用效率，更好地達(dá)到檔案編研工作服務(wù)社會、服務(wù)發(fā)展的目的。
（四）努力提高編研人素質(zhì)，提升檔案編研成果質(zhì)量。檔案編研工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性和知識性較強(qiáng)的工作，檔案編研人員應(yīng)具有良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，應(yīng)忠于職守，盡職盡責(zé)，確保檔案安全，自覺遵守檔案法律法規(guī)。檔案編研工作的專業(yè)性、技術(shù)性特點，要求檔案編研人員除了具備系統(tǒng)扎實的檔案學(xué)的基本理論、基本知識和基本技能外，還需要有淵博的歷史文化知識和地方文獻(xiàn)知識脈絡(luò)，及分析問題解決問題的能力，同時還要掌握一定的計算機(jī)技術(shù)水平和一定的外文知識，利用現(xiàn)代化的檔案檢索工具來吸納中外檔案材料，豐富歷史文化檔案編研材料，增強(qiáng)編研工作的實效性，提高編研成果的水平和質(zhì)量。
總之，歷史文化檔案編研工作是檔案工作的重要組成部分，是一項功在當(dāng)世，利于后代的偉業(yè)，也是一項持久的建設(shè)工程。作為檔案編研工作者，一定要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升自身素質(zhì)，勤奮工作，勇于探索，克服編研工作中存在的問題和困難，努力編研出更好、更多的歷史文化檔案材料，努力為文化建設(shè)服務(wù)，為社會服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]海.檔案信息資源開發(fā)利用，武漢大學(xué)出版社，2004.3