時間：2023-06-07 16:19:24
導語：在檔案一體化管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.137
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）12-0-01
1 圖書檔案一體化管理概述
1.1 圖書檔案一體化管理的含義
圖書和檔案是以文獻信息為基礎而形成的產物，兩者作為信息的重要來源，雖然管理信息的形式不同：圖書完成信息的橫向管理，檔案實現(xiàn)信息的縱向管理。但這兩者的最終目的都是開發(fā)和利用信息價值。所謂圖書檔案一體化管理是指：整合圖書和檔案兩者各自獨立的管理系統(tǒng)，使兩者協(xié)調統(tǒng)一，實現(xiàn)網(wǎng)絡資源共享，為千萬用戶們提供方便而且綜合性很強的檢索服務。
1.2 圖書檔案一體化管理價值
隨著科學技術的不斷更新發(fā)展，信息資源數(shù)量也不斷增加，這使圖書檔案管理的整合工作迫在眉睫。傳統(tǒng)的圖書館及檔案管理顯然無法跟上資源更新?lián)Q代的速度。通過圖書和檔案管理的整合，實現(xiàn)資源的共享，提供最佳的解決方案，滿足用戶的需求，除此之外，還可加速圖書和檔案管理的發(fā)展進程。一體化管理的優(yōu)勢表現(xiàn)在：能夠在現(xiàn)代技術與互聯(lián)網(wǎng)的基礎之上，實現(xiàn)資源信息的共享，進而滿足用戶全方位和多元化的資源需求，促進圖書與檔案整合性的科學管理。
2 醫(yī)院圖書檔案一體化管理存在的問題
2.1 管理體制滯后，缺乏統(tǒng)一性
雖然圖書和檔案兩者幾乎同出一源，但是目前我國大部分醫(yī)院將圖書和檔案管理工作，分置在不同的系統(tǒng)，造成書籍和文件管理上的碎片化，這兩方面的工作人員也沒有足夠的溝通和交流。這不僅妨礙了管理工作的發(fā)展進程，還無法給用戶們提供多元化和系統(tǒng)化的資源信息。這樣的管理系統(tǒng)顯然無法達成資源共享，而且還會導致許多的資源信息重復存儲，并流失一些重要的資源信息，管理工作無法明確分配，在某種程度上浪費了大量人力、物力。
2.2 缺少綜合型高素質人才
往往能夠擔當圖書館檔案管理工作并將其合理運轉起來的人都是綜合型的高素質人才。實現(xiàn)圖書和檔案管理一體化必須著重從人的角度研究剖析。因為醫(yī)療書籍包括檔案的管理都具有特殊性，因此，對在職的人員就有了較高的要求：一要具備合理清晰構建知識結構系統(tǒng)的能力；二是要能夠熟練掌握多方面領域知識；三是要清楚各方面階段的發(fā)展特征。
然而事實并非如此，截至目前，我國大部分醫(yī)院從事圖書和檔案管理工作的高素質綜合型人才非常稀缺，甚至部分醫(yī)療機構沒有專業(yè)管理人員，使圖書館的檔案管理工作難以整合發(fā)展，更阻礙了信息資源管理水平的提高。
2.3 缺乏完善的基礎信息設施
能否擁有完善的信息基礎設施決定著圖書館和檔案管理工作能夠順利的進行，這也是實現(xiàn)圖書館和檔案管理綜合控制的基本要素。目前，盡管已有不少醫(yī)院開始應用信息基礎設施來介入管理，但設備的質量和數(shù)量還不能達到規(guī)定的標準。一些醫(yī)院的基礎信息設備甚至是幾臺為數(shù)不多的筆記本電腦，而且還需要人工進行信息搜索。由于圖書檔案管理的網(wǎng)絡環(huán)境建設受限，因此，降低了管理的效率，而且還難以實現(xiàn)資源的共享。
3 加強圖書檔案一體化管理的對策
3.1 完善管理體制的建設
學習國家政策、法規(guī)，合理開發(fā)符合標準化的信息資源，建立圖書檔案館一體化管理機制，積極號召鼓勵這些圖書檔案館參與到建設一體化的管理活動中來。建設圖書檔案管理一體化的監(jiān)管體系，確保圖書館和檔案館順利實現(xiàn)信息資源共享。與此同時，醫(yī)院各級領導積極推動制度改革，加快圖書檔案一體化管理完善步伐。
3.2 專業(yè)化人才的引進和培養(yǎng)
在醫(yī)院圖書檔案一體化管理改革進程中，人才隊伍建設是一項必要環(huán)節(jié)。它不僅是圖書檔案整合性專業(yè)管理的保障，同時也為現(xiàn)代科技管理提供重要人才支撐。醫(yī)院可以通過引進和培養(yǎng)這兩種方式來開展人才隊伍的建設。醫(yī)院相關部門要定期組織溝通和交流，在醫(yī)院內外部，推廣臨床和實踐知識教育。與此同時，引進具備現(xiàn)代管理才能、掌握先進設備的操作技能、擁有良好外語能力的專業(yè)人才進行有針對性的培養(yǎng)。
文件生命周期理論認為，檔案由文件轉化而來，是文件中的特殊部分;文件和檔案是同一事物在不同運動階段上價值形態(tài)變化的體現(xiàn)。文件是文件管理的物質對象，它與檔案的密切關系說明了文件管理與檔案管理存在必然的內在關系，即文件管理是檔案管理的前期工程、起始工程;檔案管理是文件管理的繼續(xù)和發(fā)展。文件管理的質量將直接影響檔案管理的成敗，管理和處理好現(xiàn)行和半現(xiàn)行文件，是檔案館館藏的質量保證。由此可見，把文件、檔案管理看成一個統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，即實現(xiàn)文檔一體化管理，從整體上組織控制文件、檔案信息，既可加強檔案部門對文件管理的超前控制，又能保證入館質量，減少重復勞動，節(jié)約人力、財力、物力。毫無疑問，以文件生命周期理論為指導所提出的文檔一體化管理是科學的、合理的。然而在實際工作中，文檔一體化思想并沒有得到充分體現(xiàn)，存在將文件、檔案分別對待的情況。
二、實現(xiàn)文件檔案一體化管理的關鍵
文件與檔案既有區(qū)別，又密切相關。文件強調的是現(xiàn)行效用，而檔案注重的是長遠價值。文件轉化成檔案不是其本身發(fā)生質的變化，而是依據(jù)其運動周期不同階段的不同作用所進行的不同劃分，是同一事物價值形態(tài)變化的體現(xiàn)。檔案可以被理解成是由于它們的特定價值而必須保存起來的某個機構或組織的所有的現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件。這種觀點已被越來越多的檔案工作者所認識和接受。盡管如此，傳統(tǒng)檔案的管理工作是與文件工作分開的。大多是在機關內分設兩個部門，分別負責文書處理工作和檔案管理工作。兩者以立卷歸檔為界，文件在歸檔前屬文書部門管理，歸檔后屬檔案部門管理。在這種管理體制下，文件在兩個相互封閉的系統(tǒng)里分開運行，文書處理和檔案管理各自為政，致使檔案質量得不到可靠保證，檔案資源不能充分發(fā)揮作用;出現(xiàn)了文書部門收集不全文件、檔案部門收集不全檔案、業(yè)務部門利用不全檔案的惡性循環(huán)。
(一)電子文件的真實性、完整性與電子文件保存系統(tǒng)緊密相關
電子文件的真實性、完整性與電子文件保存系統(tǒng)緊密相關，如果在文件形成之初不能采取技術與管理措施使其真實性、完整性得到控制，則形成的電子文件轉化為檔案后，其憑證價值將難以得到肯定。此外，如果不在文件形成之初就由最關心其檔案價值的部門對其進行控制與管理，一些有價值的電子文件可能會由于工作人員疏忽或對文件價值的不理解而從系統(tǒng)內清除、刪掉，這將造成有價值的電子文件流失而無檔可歸。
(二)電子文件需要預先的檔案干預
電子文件來自計算機，計算機技術導致了相關的信息管理原則，可以有效地進行信息處理，把它作為實現(xiàn)一個組織目標的有效手段，這是信息技術的一種戰(zhàn)略作用。在計算機內，管理程序以迅捷的電子化方式進行。新開發(fā)的“工作流程”軟件，可以通過完整的工作程序來自動處理電子文件。這一電子工具的應用，導致了機構工作形式的完全變化。文件管理在計算機信息系統(tǒng)內進行，而不再是一個機構內純粹手工進行的行政管理或公文運行。檔案工作提前介入文件的管理，到文件制作形成過程中去指導工作，直接對文件進行鑒定、著錄，使文件管理與檔案管理部分重疊，使文件從產生到最后利用形成一個無縫系統(tǒng)，這樣才便于對文件的保護與存取。所謂文檔一體化管理，它是將原紙質文件歸檔管理系統(tǒng)中的許多“后控制”手段提到了最前端，主張在電子文件形成前采取行動，以保證其歸檔質量，即將傳統(tǒng)理論對實體保管對象的關注，轉變成對文件、文件形成者及其過程的有機聯(lián)系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性的關注。所有這些都遠遠超過了對文件進行傳統(tǒng)的檔案保管。這種保管模式因此又被稱為“后保管模式”、“前端控制思想”。這樣實行的結果，就使文件管理工作與檔案工作真正熔為一體，再也無法將兩者明確區(qū)分。
三、結論
【關鍵詞】高校；圖書；情報；檔案一體化管理；可行性；意義
中圖分類號：G27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）09-183-01
隨著社會的發(fā)展，知識經(jīng)濟和數(shù)字技術化占據(jù)越來越重要的地位，并滲透各行各業(yè)。在這樣的歷史趨勢下，檔案、圖書、情報的管理也被賦予了新的概念，但同時也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。高校應利用現(xiàn)有的多媒體技術，充分發(fā)揮檔案、圖書、情報的綜合效能，讓知識信息更好地位高校的教育事業(yè)服務。高校實行檔案、圖書、情報資料一體化管理，也是社會發(fā)展的必然趨勢。
一、實施高校圖書情報檔案一體化管理的可行性
（一）高校圖書、檔案、情報一體化管理有共同的理論基礎
圖書、情報、檔案有三個共同的特性，即信息性、知識性、服務性，且圖書、情報、檔案工作也都屬于為大眾提供知識信息的服務工作，這也是圖書、情報、檔案的共同理論基礎。圖書館學是研究和開發(fā)文獻信息資源的，需要掌握圖書資料與情報信息的收集、分類、編目、流通、參考咨詢、文獻檢索、情報服務等方面知識與技能。情報學是研究情報的產生、傳遞、利用規(guī)律和用現(xiàn)代化信息技術與手段，使情報流通過程、情報系統(tǒng)保持最佳效能狀態(tài)的一門科學。檔案學是探索檔案、檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。三者之間也是相互借鑒、共同發(fā)展的。
（二）信息數(shù)字化時代為高校圖書、情報、檔案實現(xiàn)一體化提供了可能
圖書、情報、檔案實現(xiàn)一體化，可以是網(wǎng)絡環(huán)境下的融合即虛擬圖書館、虛擬情報所和虛擬檔案館，信息化的時代背景為其提供了可能性。圖書、情報、檔案都是用來承載知識信息的，具有同源性，而如今信息化時代使之相互獨立，信息對載體的依賴性也越來越低。這樣我們就可以將信息從傳統(tǒng)的載體中解放出來，讓信息在網(wǎng)絡環(huán)境下獲得自由，利用數(shù)字技術將不同時間、不同地點的數(shù)字化圖書、情報、檔案信息互相連接。這樣一來，我們不僅可以及時提供用戶所需要的信息，還可以實現(xiàn)信息資源共享，讓更多的人享受到圖書、情報、檔案一體化所帶來的便利。
二、實施高校圖書情報檔案一體化管理的意義
（一）高校圖書檔案和情報一體化管理有利于降低成本
目前我國高校圖書、情報、檔案各自為政，相互之間并沒有太多的聯(lián)系，而我們都知道圖書、情報、檔案是具有很大的同源性的，這種分散且重復率高的管理是存在很大弊端的。不僅是對人力物力的極大浪費，對高校的建設成本也有很大的要求。因此，為了降低不必要的浪費，減輕高校壓力，圖書、情報、檔案實行一體化管理勢在必行。建立高校圖書、情報、檔案一體化管理機制，對圖書、情報、檔案進行統(tǒng)一的分類和檢索，有利于開發(fā)更多的文獻和信息資源，還能適當降低管理成本；對館內業(yè)務人員進行培訓，加強學術交流，培養(yǎng)一批精通圖書、情報、檔案處理技巧，熟悉信息檢索技術，同時還具有一定的計算機知識的“一體化”管理人才，實現(xiàn)工作人員的最大化利用，降低管理成本；改進技術裝備，協(xié)調計算機的開發(fā)與利用，實現(xiàn)校園信息網(wǎng)絡的統(tǒng)一管理，充分利用網(wǎng)絡平臺。降低管理成本。
（二）高校圖書檔案情報一體化管理有利于資源共享
資源共享可以做到資源利用率的有效提高，減少閑置資源甚至浪費，還可以促進資源流通發(fā)展，提高流通率加速社會發(fā)展，是社會發(fā)展的必然趨勢。信息資源共享是指圖書館在自愿、平等、互惠的基礎上，通過建立圖書館與圖書館之間和圖書館與其他機構之間的各種合作、協(xié)作、相互協(xié)調關系，利用各種技術、方法和途徑，開展共同提示、共同建設和共同利用信息資源，以最大限度地滿足用戶信息資源需求的全部活動。現(xiàn)如今無論哪個單獨的圖書館、檔案館、情報所都無法完全滿足用戶的需求，而這一矛盾的唯一解決辦法就是加強相互之間的協(xié)作，組織聚攏分散獨立的信息資源，形成綜合優(yōu)勢，發(fā)揮整體功能，全面實現(xiàn)資源共享。而在我們信息化的時代背景下，網(wǎng)絡虛擬圖書館、虛擬情報所和虛擬檔案館同樣適用，而且會應用地更好。計算機可代替人力實現(xiàn)更多更高技能的操作，實現(xiàn)知識信息存儲與快速檢索，滿足更多用戶的更多要求。圖書、檔案和情報一體化管理有利于全面實現(xiàn)資源共享，是歷史發(fā)展的潮流也是必然趨勢。
三、結語
由此可見，高校實現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化管理是切實可行的，它對用戶、高校甚至是整個社會的影響也是深遠的。高校應積極主動探索與學習圖書、情報、檔案的一體化管理，探索制定統(tǒng)一的管理標準和方法，嘗試并創(chuàng)造出極具特色的管理模式，降低高校自身發(fā)展成本，推動信息網(wǎng)絡化社會的發(fā)展。
參考文獻：
藥品和其它企業(yè)的產品有所不同，藥品的特性決定了藥品的質量必須合格，藥品質量直接關系到人的生命安全，因此藥品的質量是其特性的根本所在。藥品從研發(fā)流程、注冊、批量生產一直到上市銷售，都必須具備嚴格的程序以控制其質量。
藥品生產企業(yè)從對藥品進行研發(fā)開始，目的就是為了將其標準化、批量化帶入市場，以滿足患者治療需求，同時收獲一定的經(jīng)濟效益。而上述從藥品雛形到銷售，都是一個系統(tǒng)性的、緊密聯(lián)系的過程，該過程就是藥品的一體化。因此可知，藥品生產企業(yè)中藥物檔案的設計以及研究檔案的出現(xiàn)，都是以藥品為中心進行的工作，研究檔案和藥物檔案最終都是對藥品的一個整體性反映，也屬于一體化的完整工作流程。
藥品從研發(fā)階段開始，到注冊、生產，最終進入市場銷售，這一過程是新型藥物誕生的完整過程。以此而言，與藥品相關的資料和文件也會及時記錄在案，并歸類至檔案中，該檔案就成為了相對完整的、具有新意義的檔案，也就是藥品注冊檔案。藥品的注冊檔案是藥品生產企業(yè)的研發(fā)標準、生產技術等相關重要項目的綜合體現(xiàn)，因此其重要性不言而喻，藥品企業(yè)的管理者也應該對其進行高度的重視。
二、探索藥品生產技術檔案的新管理模式
我國頒布的《藥品GMP認證檢查指南》以及《藥品生產質量規(guī)范》中，對藥品企業(yè)的質量管理部門進行了硬性要求，即這些部門建立藥品檔案時應該以其種類為依據(jù)，能夠隨時調出藥品的質量變化和種類審批流程，同時，安排專人對其進行管理。
通過了解，藥品生產技術檔案的內容有以下幾點：第一，對藥品進行介紹，例如藥品名稱、規(guī)格、配方、生產工藝和流程等方面；第二，申請和審批藥品的相關文件，如注冊藥品的證書、藥物使用標準、藥物的不良反應和禁忌等相關內容；第三，生產質量標準以及藥品主要原料和成品的質量標準。
上述質量檔案是對多種藥品檔案的歸納。我國目前藥品生產企業(yè)有如下問題：藥品的科研、注冊、質量等方面的檔案管理沒有明確的責任分工，且沒有明確的管理標準和名稱統(tǒng)計，檔案之間互相重疊，對企業(yè)的檔案管理帶來了嚴重的負面影響，最后導致藥品生產企業(yè)陷入了管理雜亂、無序的泥潭中。藥品生產企業(yè)不同一般企業(yè)，比較特殊，如果希望促進其檔案管理進一步完善，那么就必須將相關規(guī)定修訂得更加切實，藥品生產企業(yè)對于檔案的一體化分類管理應該更加熟練，將藥品的注冊、科研、質量檔案進行有機綜合，最終形成獨立運營的檔案類別，通過不斷完善和科學化的手段對檔案進行管理，推動藥品生產企業(yè)效益的穩(wěn)步提升。
更重要的一點，是令藥品具有源頭的可追溯性。這也是GMP的基本要求。
三、建立完善的檔案一體化管理模式
我國一直實行的是GMP藥品認證管理制度，而該制度的不斷實施，對我國藥品生產企業(yè)帶來了創(chuàng)新和變革。相關企業(yè)在發(fā)展潮流中，遵循藥品檔案統(tǒng)一管理的原則，及時建立檔案管理部門，對所有藥品檔案進行一體化管理。該一體化檔案的內容應該有以下幾類：藥品注冊時所登記的信息、在批量生產時的所有記錄、GMP檢查和系統(tǒng)數(shù)據(jù)、藥品不良反應測試結論、藥效穩(wěn)定性測試結果、藥品質量文件等相關資料。
關鍵詞：圖書情報；檔案；一體化管理；可行性
1994年我國正式邁進互聯(lián)網(wǎng)時代，并正式得到西方發(fā)達國家的認可，從1994年發(fā)展至今，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)融入到我們生活、工作的方方面面，當今人類已經(jīng)離不開互聯(lián)網(wǎng)。除了對人類的影響，互聯(lián)網(wǎng)當傳統(tǒng)信息載體更帶來沖擊性的影響。尤其是十提出互聯(lián)網(wǎng)+的時代，給很多行業(yè)的發(fā)展帶來巨大發(fā)化。利用互聯(lián)網(wǎng)傳播信息，其具有傳播速度快，傳播形式多樣、傳播內容豐富等優(yōu)點，就當今時代而言，互聯(lián)網(wǎng)改變了傳統(tǒng)信息儲存和傳播的方式，利用互聯(lián)網(wǎng)整合信息資源、實現(xiàn)信息資源的無空間無時間限制共享，已經(jīng)成為的當今互聯(lián)網(wǎng)乃至未來互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展方向。在這樣的背景下，圖書情報檔案資料作為信息資源的一種，如何利用互聯(lián)網(wǎng)對其實現(xiàn)一體化管理成為當今研究的主要問題
1 圖書、情報、檔案工作中亟待解決的問題
1.1 文獻資料的重復購置、計算機設備的重復配置等
單位各部門之間信息不賢ǎ各自為政，文獻資料重復購置；網(wǎng)絡化、信息化發(fā)展到今天，計算機成了日常工作的必備工具，用來處理加工圖書、檔案工作的軟件、硬件設備出現(xiàn)重復配置。
1.2 人力資源浪費
計算機應用，大大提高了工作效率，對于資料的收集和加工提供了更加方便的條件?？蒲袉挝灰话阄墨I量和檔案案卷量并不是特別大，圖書、檔案、情報每項工作都配備一套人馬，著實是人力資源的浪費。
1.3 讀者需求得不到滿足
隨著互聯(lián)網(wǎng)的進一步發(fā)展，各類信息資源得到進一步共享和創(chuàng)新，人們對各類信息資源的需求也不斷上升。在互聯(lián)網(wǎng)時代，單一的信息服務方式已經(jīng)不能滿足人類需求，人們更希望能夠接收到多元化、個性化、不限空間時間限制的信息資源服務，除此之外，更希望提供的信息資源具有新穎、完善、多樣化、范圍廣等特點，人們期望在盡可能短的時間內獲取更大價值的信息資源。
一方面，由于部分情報文獻被個人占有，這些被個人占有的情報文獻難以共享，普通群眾難以獲取這部分信息資源，如果想要借讀，更需要通過復雜的審核程序，同時，由于館藏地點的限制，這就增加了人們借讀的難度，給讀者帶來不便。
另一方面，由于圖書館管理員對讀者缺乏信息資源的全面認知，更缺乏對讀者需求和檢索的認知，在為讀者提供信息資源時，往往不全面。此外，由于部分圖書館管理員缺乏對圖書館管理經(jīng)驗，在對圖書進行分類中，沒有按照不同類別進行分類，導致讀者在尋找信息資源時無從下手，增加了讀者搜索信息資源的難度。
1.4 館舍的浪費
庫房、查閱室、采編室等也存在重復設置的問題，有一些是可以合并使用的。單位的藏書、檔案庫存一般數(shù)量不會很大，當下各自為政，分屬不同的管理部門，各自配備一套庫房、查閱室以及復印室等，造成館舍的巨大浪費，有些功能相疊的館舍完全可以共用或合并，如查閱室、復印室甚至庫房等都是可以共用的。
2 實現(xiàn)一體化管理的理論依據(jù)
長期以來，絕大多數(shù)單位都設有檔案、圖書、情報資料室，都是單位的基礎工作，服務對象又都是同一用戶，由于我國知識管理自成體系，處于分散管理體制，學術交流僅限于內部和自我調節(jié)導致這些工作始終都未得到壯大和發(fā)展。鑒于此，應當將檔案、圖書、情報等信息資源進行統(tǒng)一管理，建立相應的信息系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)帶來的優(yōu)勢，利用各種設備、技術管理這些檔案、情報信息資料，以實現(xiàn)檔案、情報等信息資源的共享。
2.1 圖書、情報、檔案具有同源性
熟知檔案學、圖書館學、情報學三者是建立檔案圖書情報一體化的基礎，這三者具有共同的特點，他們都屬于文獻型信息資源。如圖書的手稿是檔案，將檔案文件匯總印刷后就成為圖書。同時，檔案和圖書也可以轉化為情報?？傊瑱n案、圖書、情報具有同源性特點。
2.2 檔案圖書情報在管理方法上具有相似點
圖書和情報在工作內容上同屬于對信息實現(xiàn)收集、加工、輸出的過程，而檔案和圖書都旨在提出那個管理和利用。檔案、圖書、情報三者在工作方法上都有分類、邊牧等方式，而在職能上都屬于文獻、信息的服務機構。總體而言，檔案、圖書、情報的本職職能以及工作性質、程序具有一致性。
2.3 服務對象一致性
面向的服務對象是本單位的科研技術人員，一體化管理方便讀者查找利，節(jié)省讀者的寶貴時間，有利于綜合利用所有信息，從而提高了信息資源利用率。
2.4 三者的局限性決定了三者的互補關系
2.4.1 圖書的局限性
圖書雖然為人們提供多種信息知識，但其也具有缺點，主要體現(xiàn)在兩個方面，第一方面是圖書的真實性有待考究，和檔案、情報相比，圖書真實性比較差，因為它是對社會社會實踐中得出的知識系統(tǒng)加工的結果，不能供人們查考史實。第二方面是圖書信息的更新速度較慢。圖書提供給人們的信息一般是經(jīng)過系統(tǒng)化整理的，圖書的整理過程經(jīng)歷了信息采集、編錄、印刷、出版等過程，這一過程耗費的時間比較久，往往是圖書完成了，但信息的有效性已經(jīng)過期。因此，人們往往難以從圖書中獲取最新的信息資料。
2.4.2 情報的局限性
情報來源于人們實踐活動中的第一手資料和檔案提供的第二手信息，這也就意味著情報在收集的過程中會出現(xiàn)變化。此外，情報在傳遞過程中也會面臨“三人成虎”的局面，導致情報信息失真。
2.4.3 檔案的局限性
檔案雖然是人們實踐活動中的第一手資料，但和圖書、情報相比，其依然具有局限性。第一，信息具有有效性，當檔案存放長久，就失去了信息有效性。一般檔案都有一個有效期限，當過了這個有效期限，就失去了價值。如某單位所保存的檔案是針對某個問題進行討論后得到的檔案，當問題解決，這個檔案就沒有其價值。第二，檔案具有內向性。由于大部分檔案是單位內的文獻資料，因而對外界具有一定的保密性。
圖書、情報、檔案三者都具有其局限性，但將三者結合后，這些局限性就得有互補解決，因而對圖書、情報、檔案實現(xiàn)一體化管理具有其現(xiàn)實價值。能夠為人們提供完整的信息資料。
2.5 形成統(tǒng)一系統(tǒng)
貝塔朗菲定律中表示：整體屬系統(tǒng)的屬性的功能往往大于鼓勵系統(tǒng)的功能。這一句話和眾人拾柴火焰高具有相同的道理。將貝塔朗菲定律利用在圖書、情報、檔案管理中，將三者形成統(tǒng)一的系統(tǒng)，這個系統(tǒng)提供給人們的功能作用往往比單獨系統(tǒng)的作用功能大，這里所闡述的意思，就是我們經(jīng)常提及的1+1>2。
3 實現(xiàn)檔案、圖書、情報資料管理一體化的保障
想要實現(xiàn)檔案、圖書、情報的一體化管理，必須建立完善的管理系統(tǒng)。但在建立管理系統(tǒng)中，雖然檔案、圖書、情報具有諸多相似性，但畢竟它們各分門別類因而在建立管理系統(tǒng)中，還需要建立統(tǒng)一的管理機構。經(jīng)過分析討論，采用科W合理的指導方案實現(xiàn)對檔案、圖書、情報的統(tǒng)一管理。如建立聯(lián)合目錄，用統(tǒng)一的著錄格式和編排，使文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)資源互補，提高利用用率。
實現(xiàn)檔案、圖書、情報一體化管理離不開基礎設施。在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展下，應當利用計算機，以計算機提供的通信系統(tǒng)為支柱，利用各種自動化管理設施（包括輸出輸入設施等），實現(xiàn)對檔案、圖書、情報的統(tǒng)一管理。
專業(yè)人才隊伍的建立是實現(xiàn)圖書、情報資料、檔案管理一體化的條件。管理水平與管理人員的素質有著密切聯(lián)系，只有具備了檔案、圖書等相關專業(yè)知識和熟練駕馭現(xiàn)代信息技術，并能協(xié)調資源的整合和管理的復合型人才，才能適應信息建設的需要。
4 加快圖書、情報、檔案一體化管理應用的對策
4.1 改變傳統(tǒng)思維，統(tǒng)一思想認識
首先爭取領導的支持，將圖書、檔案、情報三項工作合并到一個部門，行政上要統(tǒng)一管理。從具體業(yè)務人員角度上，要消除思想局限，在思想上要明確實現(xiàn)檔案、圖示、情報的統(tǒng)一化管理是時展需要，同時也是經(jīng)濟發(fā)展提出的要求。實現(xiàn)圖書、情報、檔案的一體化管理是當今迫切需要解決的問題。
4.2 制度統(tǒng)一的工作規(guī)范
在統(tǒng)一管理檔案、圖書、情報時，要從三者全局出發(fā)，制定統(tǒng)一的規(guī)范制度，既要實現(xiàn)對三者的統(tǒng)一管理，又要實現(xiàn)對三者的獨立管理，加強三者的橫向、縱向、交叉聯(lián)系。只有根據(jù)檔案、圖書、情報三者的特點和聯(lián)系建立起來的統(tǒng)一管理系統(tǒng)，才能實現(xiàn)一體化管理。在運作管理中，也才能實現(xiàn)三者的相互補充、相互協(xié)調、相互發(fā)展。
4.3 建立一體化信息服務平臺
科學技術發(fā)展下的各項技術是保證檔案、圖書、情報實現(xiàn)一體化管理的基礎，因此需要建立一個以軟硬件設備為基礎，以計算機提供的各項功能為核心的一體化信息服務平臺，利用一切可以實現(xiàn)檔案、圖書、情報共享的物質條件，確保圖書檔案情報一體化信息服務平臺能順利運行。
圖書檔案情報一體化信息服務平臺具有諸多優(yōu)點，它實現(xiàn)了圖書、檔案、情報的互補聯(lián)系，節(jié)約了文獻的重復投入，使信息可以實現(xiàn)高效、高速的利用。
除了以上，建立圖書檔案情報一體化信息服務平臺更避免傳統(tǒng)管理方式中的重復操作，避免了人力、物力、財力的浪費，更可以促進圖書、檔案、情報管理向現(xiàn)代化發(fā)展。
4.4 加強隊伍建設，培養(yǎng)通用型人才
圖書、情報、檔案一體化需要一支具有新型知識結構的通用型人才隊伍。這一支通用型人才隊伍除了要具有圖書館管理的相關理論知識，更要掌握先進的計算機水平，掌握檔案、圖書、情報的相關理論資料，只有這樣的人才隊伍，才能為圖書檔案情報一體化管理提供后盾支持。
總之，建立圖書檔案情報一體化管理系統(tǒng)是時代需要同時也是經(jīng)濟發(fā)展需求，建立圖書檔案情報一體化管理系統(tǒng)不僅使傳統(tǒng)中的單獨、分散管理得到統(tǒng)一優(yōu)化管理，更節(jié)約了人力、物力、財力，使投入的各項資源都得到最大化利用。這對于經(jīng)費和人力資源都比較匱乏的單位而言，具有十分重要的意義。
參考文獻
[1] 段偉.圖書情報檔案一體化建設探析[J]，情報探索，2007（8）
[2] 張芳霖.信息時代圖書情報檔案一體化管理研究[J]，檔案學通訊，2003（3）
[3] 辛楊.圖書、情報、檔案一體管理[D].山東大學碩士學位論文：2012.5.20
關鍵詞：圖書情報檔案； 網(wǎng)絡環(huán)境； 一體化管理
中圖分類號：G48 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2015）04-147-002
一、引言
信息化時代對于圖書管理提出更高的要求，比如圖書情報檔案一體化管理就是在網(wǎng)絡背景之下應運而生的產物；它不僅囊括了傳統(tǒng)圖書館的功能，又充分結合網(wǎng)絡的力量為用戶提供較為集中的信息處理服務；極大地滿足了高校的教學科研工作，豐富了用戶體驗，是信息化時代圖書館工作人員高效率工作的前提。圖書情報檔案一體化管理的一個重要特點就是實現(xiàn)了資源共享，為用戶所提供的服務具有高度標準化，然而現(xiàn)在的圖書館在一體化管理上存在一些問題，本文就此展開具體的研究。
二、基于網(wǎng)絡背景下圖書情報檔案一體化管理含義
“一體化”廣泛應用于社會生活的各行各業(yè)，其含義就是將兩種或者兩種以上沒有關聯(lián)的個體緊密的結合在一起，從而使這些個體形成一定的協(xié)同效力，進而為社會提供更加齊全的服務。
而圖書情報檔案管理一體化的思想在上世紀八十年代就已經(jīng)被學者提出，其具體的含義就是把圖書、情報、檔案各自的優(yōu)勢相結合在一起，形成一種互補性優(yōu)勢；再運用計算機通信技術構建完善的數(shù)據(jù)資源共享以及網(wǎng)絡共建的系統(tǒng)，從而為用戶提供豐富且一體化的數(shù)據(jù)資源服務。
三、基于網(wǎng)絡背景下圖書情報檔案一體化管理的必要性與可行性
（一）圖書情報檔案一體化管理的必要性
1.三門學科融合的需要。圖書館學、情報學以及檔案學從古至今并沒有明顯的界限，在歷史上它們也經(jīng)常出現(xiàn)分分合合的過程。因此這三個成員之間所具備的共同的性質，就使得圖書情報一體化管理在信息時代的網(wǎng)絡背景下成為可能。
2.教學科研、信息資源共享的需要。高校科研與教育活動隨著信息化技術的發(fā)展變得越來越活躍，而科研教育活動的展開需要全方位以及多角度的信息數(shù)據(jù)。而目前高校的圖書情報管理與檔案管理是分而治之，難以互相滲透，難以為用戶提供全方位的資料。
信息資源共享由于其巨大的作用而應用于各行各業(yè)，自然也包括網(wǎng)絡背景之下的圖書情報檔案管理。信息資源共享的技術就是把圖書、情報、檔案的資源運用一定的技術使其緊密的結合在一起，進而為用戶提供全方位的信息資源，滿足用戶的需求。
3.網(wǎng)絡環(huán)境的需要。在以前，人們需要閱讀，總是到圖書館去，并且使用的是紙質書籍；而現(xiàn)在，人們可以足不出戶的感受到閱讀的樂趣，而這一切都是由于數(shù)字圖書館的建立。數(shù)字圖書館不僅在形式上與傳統(tǒng)圖書館有巨大的差別，而且其內容也囊括了所有圖書館、檔案館以及情報中心的各種資料，因而為人們提供與時俱進的服務的前提，必須是圖書情報檔案三者走向融合。
（二）圖書情報檔案一體化管理的可行性
1.同宗同源性的可行性。圖書、情報、檔案在現(xiàn)代信息管理這門專業(yè)之中分別作為不同的科目所存在，這也就從一個側面反映了這三者之間的同宗同源性。一般來說，具有共同特性的事物才有可能形成一體化，而這三者之間恰恰有這種共性。比如一種資料，既可以稱之為圖書，也可以成為情報，也可以成為檔案，這就使得這三者的一體化管理成為可能。
2.網(wǎng)絡環(huán)境提供可行性?，F(xiàn)代科學技術的發(fā)展，尤其是指信息技術，為圖書情報檔案一體化管理提供有利的保障。這種技術指的就是信息技術、通信技術、數(shù)據(jù)庫技術等，這些技術通過信息基礎設施以及國際互聯(lián)網(wǎng)的對接，種種的網(wǎng)絡通信信息技術，使得圖書情報檔案走向一體化成為可能。
3.思想觀念的轉變提供可行性?；ヂ?lián)網(wǎng)技術的發(fā)展改變了人們傳統(tǒng)的觀念，取而代之的就是互聯(lián)網(wǎng)信息資源共享觀念。其中體現(xiàn)共享意識的重要表現(xiàn)就在于網(wǎng)絡環(huán)境之下信息資源的流通與服務、文獻數(shù)據(jù)的傳遞與交換、共享編目等網(wǎng)絡共享方面，都形成了圖書、情報、檔案一體化管理所必須具備的網(wǎng)狀信息鏈，這些技術也體現(xiàn)了人們的共享意識。
四、我國網(wǎng)絡背景下圖書情報檔案實現(xiàn)一體化管理所存在的問題
（一）法律法規(guī)不健全
圖書館、情報中心以及檔案局三者隸屬于不同的管理部門，比如，圖書館隸屬于文化部門以及教育部門；情報隸屬于科技部門；而檔案則隸屬于檔案局；圖書、情報、檔案三個成員各自為政，使這三者領導階層對于實現(xiàn)一體化管理意見存在一定的分歧。
法律法規(guī)方面在國外圖書館一體化管理之中已經(jīng)有了成功的經(jīng)驗，有很多國外圖書館在成立之初已經(jīng)頒布了一體化管理的法律法規(guī)，在圖書館之后的管理中再對其予以完善。
（二）人才的匱乏
一般來說，構建一個完善的圖書情報檔案一體化管理系統(tǒng)，需要兩種類型的人才：第一種就是熟悉圖書、情報、檔案管理工作特點的人才；第二種就是擅長系統(tǒng)構建、數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡的構建維護、網(wǎng)絡資源的共享等方面的計算機技術人才，同時第二種人才還需要兼?zhèn)涞谝环N人才所具備的圖書情報檔案一體化管理能力。但是，我國目前的發(fā)展現(xiàn)狀是這兩種人才都極度的短缺。
（三）網(wǎng)絡技術標準不統(tǒng)一
由于我國的圖書、情報、檔案分屬于不同的部門，各自為政現(xiàn)象突出，這就使得這三者在網(wǎng)絡技術標準上存在不統(tǒng)一的現(xiàn)象。具體表現(xiàn)在數(shù)據(jù)資源的采集、匯編、導入、檢索等方面的技術存在不標準的現(xiàn)象；而實現(xiàn)一體化的圖書情報檔案管理，必須要有統(tǒng)一的技術標準，才能夠使系統(tǒng)正常運行、用戶也能夠快捷而又完整的搜索到數(shù)據(jù)信息，進而滿足用戶的信息需求。
（四）利益不均衡問題
我國學者對于圖書、情報、檔案這三個成員的利益平衡機制的研究還沒有取得一定的成果。所謂利益平衡機制，就是根據(jù)圖書館、情報所以及檔案館的館藏資源的多少來確定其所享有的權利；但是我國學者還沒有研究出這三個成員的貢獻與其享有的權利之間的平衡關系。
五、基于網(wǎng)絡背景下圖書情報檔案一體化管理的措施
（一）健全相關法律法規(guī)
當前圖書情報檔案一體化管理需要的就是有關信息政策以及信息法律方面的立法；雖然有關這三者在法律之上有一些表現(xiàn)，就比如《電子出版物管理規(guī)定》，但是立法的不斷完善才能滿足信息時代的要求，比如在信息政策方面，應包括信息技術因素立法、信息市場因素立法等；在信息法律之上，包括信息市場立法、信息利益分配立法、知識產權保護立法等。
（二）提升從業(yè)人員自身水平
第一，在高校開設圖書情報檔案一體化管理的相關課程，在所開設的課程之中既包括圖書情報檔案一體化管理工作的核心內容，還包括相關的組織協(xié)調管理課程，更包括構建一體化管理所需的計算機人才；第二，對已經(jīng)在圖書、情報或者檔案方面供職的人員，應對他們開展相關培訓工作，并且開展相應的計算機操作以及系統(tǒng)開發(fā)維護的培訓課程，從而使這些在職人員得以勝任網(wǎng)絡環(huán)境之下圖書檔案管理的一體化操作。
（三）統(tǒng)一技術標準
目前我國的圖書館、情報中心以及檔案館分別屬于不同的主管部門，這就使得圖書館、情報中心以及檔案館管理水平不一，且相關技術標準與要求也不統(tǒng)一。因此，在構建圖書情報檔案一體化建設管理之初，需要制定統(tǒng)一技術標準。技術標準的統(tǒng)一，使用戶及時獲取其需要的數(shù)據(jù)資源，也能夠使圖書情報檔案一體化管理成為可能。比如三者必須使用統(tǒng)一的網(wǎng)絡結點，使計算機可以在不同的局域網(wǎng)之上聯(lián)網(wǎng)；同時，一體化的圖書檔案管理實現(xiàn)館際互借以及資源共享，還需要使網(wǎng)絡支持廣域網(wǎng)集成管理。
（四）均衡利益
解決利益問題，最重要的就是需要完善現(xiàn)有的利益平衡機制。而完善利益平衡機制就需要結合三個機構的管理現(xiàn)狀以及國外已經(jīng)掌握的經(jīng)驗，比如國外一體化管理采用的是雙軌運行機制，這種機制包含市場機制以及公益機制，即在構建一體化管理之初，需要與圖書、情報以及檔案三方簽訂協(xié)議，明確投入多少與收益成正比，從而激發(fā)三方機構的積極性；同時，如果三方機構之中的一方需要某類數(shù)據(jù)資源時，其他有條件的成員必須向其提供其所需要的數(shù)據(jù)資源，而在此過程之中所產生的費用由三方共同承擔。由此，可以極大的減輕三方的利益矛盾，促進一體化的順利開展。
六、結語
圖書、情報以及檔案三方機構形成一體化管理，是適應網(wǎng)絡時代的需要，更由于有了信息技術的支持而具備極強可行性。不過由于我國探索圖書情報檔案管理還處于初級階段，因而難免會出現(xiàn)一些問題，因此本文針對探索之中所出現(xiàn)的問題研究了一些改善措施，希望本文的一些觀點具備一定的建設性，以便為用戶提供更優(yōu)質的數(shù)據(jù)資源服務。
參考文獻：
[1]李群，劉維榮.圖書、檔案、情報一體化管理在歐美發(fā)展的新趨勢[J]中國檔案，2006（2）：66-67
關鍵詞：醫(yī)院；檔案信息化；信息技術；人事檔案
中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 16-0000-01
現(xiàn)在，醫(yī)院的檔案信息數(shù)量越來越多，檔案信息的載體也逐漸走向了多樣化，管理文檔趨于一體化，利用檔案信息則走向了網(wǎng)絡化，在這種情況下，檔案利用率越來越高，檔案利用也越來越迫切，那么傳統(tǒng)的檔案管理理論、模式等已經(jīng)無法適應時代的發(fā)展，所以，我們必須加快醫(yī)院檔案管理信息化的建設步伐。
一、醫(yī)院檔案管理信息化的內容及實現(xiàn)意義
（一）醫(yī)院檔案信息化的基本內容：（1）運用信息技術實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。在檔案管理工作中，文書工作是基礎，是否可以處理好文書工作，對檔案的內在質量有著直接的影響。在新時代，我們每天都應該用電腦把當日的文件登記下來，在局域網(wǎng)里根據(jù)批次次序來傳閱，同時還要設置傳閱與催辦時間。利用網(wǎng)絡可以提高工作效率，并減輕檔案管理工作人員的工作量。（2）利用信息技術規(guī)范患者病歷檔案管理。在電腦中輸入各種手術的名稱，通過計算機來進行查詢分析，就可以把各種手術的綜合情況列出來。然后再利用局域網(wǎng)傳輸?shù)礁鱾€臨床科室，這樣就便于各個醫(yī)務工作人員在工作中及時地查閱資料。另外，利用信息化技術處理加工后的病案信息，還可以幫助醫(yī)務工作者對病例進行研究、總結并不斷改進自己的工作。
（二）醫(yī)院建立檔案信息化的現(xiàn)實醫(yī)院：（1）簡化工作程序，改善紙質文檔的處理方式。在醫(yī)院里，醫(yī)院的檔案工作人員需要及時地把各種文件進行歸檔。過去，大部分文件都是紙質的，只能用人力手工的方式來整理檔案，并進行記錄，這就需要花費很大的精力與時間?，F(xiàn)在通過信息化方式來處理檔案，就能夠解放大量的勞動力，同時提高工作效率。（2）整合信息資源，實現(xiàn)醫(yī)與醫(yī)之間的信息共享。檔案信息化對于整合和共享檔案信息資源有很大幫助。整合檔案資源主要目的就是突出其系統(tǒng)性、有效性與共享性，從而使其使用范圍得到進一步的擴大，這也是發(fā)展檔案事業(yè)的趨勢。相對于檔案原件來講，電子文件更加容易導航，能夠使其應用范圍與應用程度等都得到增強，從而實現(xiàn)檔案信息資源共享。（3）提升管理水平，有助于保護醫(yī)院里的信息檔案資料。傳統(tǒng)的檔案管理大多數(shù)采用紙質的方式。而紙張會受到季節(jié)溫度、濕度等的影響，還得預防蟲鼠等破壞，這就增加了檔案庫房的工作難度。而通過信息化方式來管理檔案，則能夠使檔案信息形象化、直觀化，從而提高其運行效率，能夠使檔案檢索與檔案利用更加方便，同時還能夠節(jié)省存儲空間，使之更加安全。
二、當前醫(yī)院在檔案管理信息化建設中存在的問題
（一）檔案管理格的局較為混亂，影響醫(yī)院的工作的效率。我國的醫(yī)療部門在檔案管理方面大多都采用的是多部門管理。在醫(yī)院中，綜合檔案室是行政辦公室的下屬單位，通常只負責一些財務檔案、科技檔案以及文書檔案等的管理。醫(yī)療文書檔案和其余的檢查影像檔案等的管理是由其它的醫(yī)務部門負責的。因為各個管理部門管理方式各不相同，也沒有明確的管理職責，而檔案管理工作又未能在考核中體現(xiàn)，這就導致出現(xiàn)了多頭管理、政策各不相同的情況，從而難以實現(xiàn)標準化管理。
（二）檔案軟件系統(tǒng)開發(fā)較落后，影響信息化體系的建立?，F(xiàn)在，我國在檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)反面無論是速度還是水平都比較低，特別是醫(yī)院檔案管理軟件。如今醫(yī)院醫(yī)療檔案的數(shù)量以及種類增長速度特別快，同時在信息需求方面也更加廣泛，現(xiàn)有的信息軟件已然不能適應時代需求，急需對檔案管理軟件進行升級和更新，增強其兼容性與可擴張性。
（三）檔案人員的信息素養(yǎng)不高，難以滿足現(xiàn)代檔案管理需求。現(xiàn)在，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員的知識結構都過于單一，缺乏熟練的計算機網(wǎng)絡應用技術以及專業(yè)的檔案管理知識。檔案管理人員在工作中缺乏主動性與創(chuàng)新性，不能積極主動地提供自身的專業(yè)素質，這是很難滿足現(xiàn)代醫(yī)療檔案管理的工作要求的。
三、進一步完善醫(yī)院檔案管理信息化水平的對策及建議
（一）重視信息化人才的培養(yǎng)，提高檔案信息管理水平。目前我國醫(yī)院的檔案工作人員大多數(shù)都是兼職，他們缺乏專業(yè)的檔案管理知識，這就嚴重地影響了檔案管理工作走向現(xiàn)代化、信息化的步伐。因此，我們必須順應時代的發(fā)展需求，加強業(yè)務培訓工作，加快檔案管理隊伍的改革進程，盡快完成全員上崗培訓。
（二）加大檔案管理的基礎設施，推動檔案信息管理現(xiàn)代化。醫(yī)院要加大投資力度，購置一些現(xiàn)代化的檔案管理軟件與硬件，實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理。在現(xiàn)代化管理中，計算機是不可或缺的工具。把醫(yī)院中各種檔案都存儲在計算機中，在使用相關檔案時就會特別方便，這樣既省時省力，也可以節(jié)約財力物力，從而提高工作效率。
（三）施行檔案標準化管理機制，保障檔案管理信息化的實現(xiàn)。實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，不但要配置現(xiàn)代化的設備，而且需要實現(xiàn)標準化的管理方式。在現(xiàn)代社會，醫(yī)院檔案標準化指的是在檔案管理工作中，在內容上、分類上、編號上以及案卷目錄等都要求符合標準化要求。醫(yī)院的檔案管理工作一定要做到有章可循、有法可依，每一個環(huán)節(jié)和步驟都必須清清楚楚、完整無缺，絕不可以出現(xiàn)檔案遺漏或者錯誤。
四、結語
總之，我國的醫(yī)療事業(yè)要想獲得可持續(xù)發(fā)展，首先醫(yī)院檔案管理方面必須實現(xiàn)現(xiàn)代化，這是醫(yī)院走向現(xiàn)代化管理的發(fā)展需要。作為醫(yī)療檔案管理工作人員，一定要認識到信息化在檔案管理中的重要性，從而努力提高自己的業(yè)務素質，積極地學習并掌握現(xiàn)代化信息技術，熟練操作各種現(xiàn)代化設備，這樣才能為醫(yī)院的檔案管理管理工作做出更大的貢獻。
參考文獻：
[1]魯梅.淺議醫(yī)院檔案管理的信息化建設[J].中國實用醫(yī)藥，2011，12.
[2]胡桂周，劉瑾.探討實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設的意義與作用[J].廣東檔案，2011，01.
1.1檔案管理信息化水平低
目前，大部分企業(yè)檔案管理信息化水平低，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，對計算機及科學技術利用不足，導致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認識檔案信息化建設的內涵，錯誤地認為信息化即數(shù)字化，導致檔案管理的信息化建設水平較低。
1.2檔案管理不能為公司服務
傳統(tǒng)檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業(yè)檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業(yè)服務。好的企業(yè)檔案管理能在企業(yè)中起到積極的促進作用，在檔案中找到企業(yè)發(fā)展的興衰點，找到發(fā)展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)服務。
2信息化時代檔案管理的建議
2.1科技存檔
當前的檔案管理工作應該向數(shù)字化靠攏，從實體檔案管理轉變?yōu)閷π畔①Y源的科技化管理?？萍蓟芾頇n案主要運用現(xiàn)代化手段對檔案信息資源進行管理，以基本信息為管理對象，對各個部門信息行進數(shù)字化處理。在進行電子存檔時，首先，要建立相關檔案的網(wǎng)頁，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關部門網(wǎng)站制作網(wǎng)頁，使檔案管理服務于系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)，并形成科技化的電子檔案數(shù)據(jù)庫管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內容的真實性和安全性，且快速實現(xiàn)資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上，應實現(xiàn)檔案管理的自動化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。
2.2信息化管理
傳統(tǒng)檔案管理模式是以圖片、手寫信息、影像等為載體進行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，特別是國外先進檔案管理技術的引進，奠定了檔案管理科技化基礎，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫變?yōu)橛嬎銠C存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現(xiàn)代化和科技化。也從另一個角度要求檔案工作者加強學習檔案管理技能，適應新形勢下的工作方式變更，更加快捷、準確地為社會創(chuàng)造經(jīng)濟效益。
2.3工作重心向信息偏移
在傳統(tǒng)檔案整理實踐中，主要工作是檔案實體數(shù)據(jù)整理。在實際檔案管理中，檔案實體管理是對檔案的流程化控制。而計算機存檔技術給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來巨大挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理無法應對電子信息時代的數(shù)字化處理要求，因此，檔案實體化管理越來越弱化。檔案管理事業(yè)的關注焦點從文件實體化向文件形成化發(fā)展，使文件整理和保管與科技有機聯(lián)系起來。
2.4培養(yǎng)信息化檔案管理人才
在檔案管理中，應著重引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，全面提高工作人員素質，積極改善檔案管理設備，提高檔案管理手段。為此，首先，要努力培養(yǎng)檔案管理的數(shù)據(jù)庫開發(fā)人才，只有優(yōu)秀的人才儲備，才能更好地服務于檔案管理工作。其次，企業(yè)要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機會，設立專門的培訓機構，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平，加強工作人員的理論研討和學術交流。最后，要引進了解信息化的技術人才，具有現(xiàn)代化管理水平的管理人員，切實提升檔案管理部門的服務質量。
3結語
在當前信息技術不斷更新?lián)Q代，計算機網(wǎng)絡應用不斷滲透到人們日常生活的形勢下，與時俱進，加強民政檔案信息化建設，促進民政工作更好地服務群眾，方便群眾就具有十分重要的現(xiàn)實意義。具體來說，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）有利于提高民政檔案管理效率
傳統(tǒng)的以人工為主要工作方式的民政檔案管理方式，耗費大量的人力、時間和場地對繁雜的民政檔案信息進行收集整理、分類歸檔和儲存保管，檔案管理花費的周期場，工作流程繁雜，容易導致檔案遺失或損壞等問題。建設現(xiàn)代民政檔案信息化管理，運用現(xiàn)代信息技術和計算機網(wǎng)絡技術對民政檔案進行管理，能夠更好地保管民政檔案的原始資料，省卻了大量的人力對檔案的收集、分類、歸檔和保管工作，縮短了檔案從收集到入庫的周期，避免了對原始檔案資料的人為損壞，同時也大大減少了民政檔案存放占用較大空間的問題。同時，運用現(xiàn)代信息技術對民政檔案進行歸類，不僅比人工操作更為便捷，花費時間更少，同時也更為智能，方便了使用者對民政檔案的檢索和使用。
（二）提高了對民政檔案的開發(fā)利用
民政檔案管理的最終目的是為了充分利用檔案，讓檔案為民政事業(yè)和群眾服務。傳統(tǒng)的民政檔案管理偏重于對檔案的收集、保管，由于技術原因，對民政檔案的開發(fā)利用十分不便，造成了民政檔案本身的效能無法發(fā)揮出來，不能更好地為民政事業(yè)服務。信息化的民政檔案管理方式，徹底改變了傳統(tǒng)民政檔案重保管，輕利用的弊端，用戶運用現(xiàn)代信息技術，就可以隨時隨地對檔案進行檢索和查閱，突破了時間和空間的限制，大大提高了民政答案的利用效率。
（三）提高了民政檔案傳播的時效性
利用信息技術對民政檔案進行管理，可以大大縮短使用者從提出檔案查閱需求到檢索查閱檔案之間花費的時間，民政部門通過運用現(xiàn)代的信息傳播技術，建立網(wǎng)站，通過移動互聯(lián)網(wǎng)技術，運用各種新型的信息傳播媒介，可以進一步擴大民政檔案信息的宣傳途徑，能夠及時更新、補充、維護民政檔案信息，確保民政檔案信息的真實性、可靠性和權威性。
二、提高民政檔案信息化管理的要點
（一）完善民政檔案信息化管理制度
信息技術為檔案管理帶來便利的同時，也要防范由此造成的檔案信息泄露等問題。為確保民政檔案管理工作的保密性和安全性，應當加強對檔案信息化管理的制度建設，包括管理的標準、安全保密制度和信息技術規(guī)范等，防止民政檔案信息泄露，或者被別有用心的人使用。
（二）提高對民政檔案特色化服務能力
民政檔案信息化建設的實際，是為檔案信息資源的宣傳、開發(fā)、利用提供平臺和渠道。民政部門應當針對社會需求的熱點，開展民政檔案定制等特色化服務，優(yōu)化民政檔案管理。
（三）提高民政檔案管理者技能水平
一方面，積極引入檔案管理專業(yè)的高素質人才，提高現(xiàn)代檔案管理的人才技能水平；另一方面，加強對檔案管理人員的信息化管理水平，通過組織工作人員參加各種培訓、職業(yè)道德教育等，培養(yǎng)其信息化管理能力，提高保密意識，促進其專業(yè)技能水平的不斷提高。
三、結語