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事業(yè)單位人事檔案探索篇1

科學(xué)有效的人事檔案管理制度既能為人力資源工作提供有力的支撐，又能促進(jìn)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益最大化發(fā)展。但是，在實(shí)際的人事檔案管理中仍然存在諸多問(wèn)題，阻礙了人事檔案建設(shè)水平和管理水平的進(jìn)步與發(fā)展。因此，為切實(shí)保障人事檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的促進(jìn)作用，必須對(duì)原有的人事檔案管理加以改進(jìn)和創(chuàng)新，保證檔案管理工作開展的合理、科學(xué)、有序、真實(shí)，進(jìn)而更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。

一、人事檔案管理概述

（一）人事檔案管理的基本概念人事檔案管理主要指相關(guān)企事業(yè)單位的人事管理人員對(duì)組織內(nèi)部的員工檔案進(jìn)行收集歸檔、檢查核驗(yàn)、轉(zhuǎn)移交接、信息保密等一整套流程，從而對(duì)組織內(nèi)各部門、各層級(jí)工作人員進(jìn)行精細(xì)化管理，將員工的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷水平、社會(huì)關(guān)系等進(jìn)行嚴(yán)格歸檔，避免后續(xù)合作過(guò)程中出現(xiàn)糾紛，能夠更好地實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的人才運(yùn)用。切實(shí)保障單位內(nèi)部人員的信息長(zhǎng)期可追溯，使事業(yè)單位的用人程序更加規(guī)范、合理化，助力其長(zhǎng)期發(fā)展。

（二）人事檔案管理的內(nèi)容核對(duì)事業(yè)單位人事檔案時(shí)，需要對(duì)人事檔案進(jìn)行詳細(xì)的檢查，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。除了要檢查人事檔案是否出現(xiàn)遺漏、信息是否有誤之外，還需要仔細(xì)檢查人事檔案的儲(chǔ)存環(huán)境。當(dāng)今，事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理主要是圍繞著維護(hù)檔案信息機(jī)密、避免檔案材料損毀以及便于檔案提取使用三個(gè)維度展開的，并從三個(gè)工作目標(biāo)中延伸出四項(xiàng)人事檔案管理工作的基本內(nèi)容。1.信息歸檔。當(dāng)單位納新后，需要對(duì)新入職員工提交的個(gè)人人事檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)地檢查與核對(duì)，要細(xì)致核對(duì)檔案中的各項(xiàng)信息與檔案屬性，并將其歸檔至具體項(xiàng)目或位置、及時(shí)對(duì)名錄進(jìn)行更新，確保每一次的歸檔工作高效準(zhǔn)確完成，為后續(xù)的檔案調(diào)用提供便利。2.檔案查驗(yàn)。在完成人事檔案信息的分類歸檔處理后，還需要定期對(duì)過(guò)去的檔案進(jìn)行重新整理歸納，查驗(yàn)檔案中是否有錯(cuò)誤及遺漏，若有需要對(duì)其及時(shí)加以改正。同時(shí)，還要對(duì)檔案本身的保存狀態(tài)進(jìn)行檢查。此外，管理人員需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)為電子檔案后進(jìn)行保存。3.人事檔案轉(zhuǎn)移交接。人事檔案管理人員的工作內(nèi)容還包括對(duì)人事檔案的轉(zhuǎn)移交接。當(dāng)單位內(nèi)有人員調(diào)離或調(diào)入時(shí)，需要對(duì)涉及人員的人事檔案進(jìn)行交接，做好內(nèi)部的人事變動(dòng)記錄。4.檔案信息保密。人事檔案涉及個(gè)人隱私，人事管理部門應(yīng)當(dāng)做好保密工作，嚴(yán)禁使用員工的個(gè)人檔案進(jìn)行非法活動(dòng)。同時(shí)，對(duì)員工人事檔案的保密管理也有助于維護(hù)單位自身的信息私密性。

（三）人事檔案管理的重要性1.保障信息的真實(shí)性。工作人員需要全面構(gòu)建比較完整的人事檔案，以此為事業(yè)單位提供有效且真實(shí)的管理依據(jù)。此外，事業(yè)單位在整理、收集、保管和分析人事檔案的過(guò)程中如果出現(xiàn)操作不規(guī)范的問(wèn)題，也會(huì)影響檔案的真實(shí)性。2.全面體現(xiàn)人事問(wèn)題。構(gòu)建規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理體系除了能使工作人員全面了解自身工作內(nèi)容之外，還能全面體現(xiàn)人事問(wèn)題，有效滿足事業(yè)單位全面了解相關(guān)部門及崗位人才匹配情況的需求。3.規(guī)范企業(yè)工作。通過(guò)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的人事檔案管理體系進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，在體系構(gòu)建時(shí)需要制定標(biāo)準(zhǔn)化績(jī)效評(píng)定制度。通過(guò)這種評(píng)定方式來(lái)衡量相關(guān)工作人員是否能夠滿足崗位要求，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。因此，需要加強(qiáng)人事檔案管理，創(chuàng)新人事檔案管理方法，以保障人事檔案信息的完整性、真實(shí)性，為人才選拔提供可靠的依據(jù)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員統(tǒng)籌管理意識(shí)不強(qiáng)盡管很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作已經(jīng)完成了信息化全面覆蓋，但人事檔案管理人員仍然起著重要的主導(dǎo)性作用?，F(xiàn)今，人事檔案管理工作仍存在管理人員統(tǒng)籌管理意識(shí)不強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)不高等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，且這種意識(shí)層面的欠缺也廣泛存在于管理層。在新時(shí)代發(fā)展背景下，事業(yè)單位規(guī)模日益擴(kuò)大，內(nèi)部員工架構(gòu)日益復(fù)雜，隨之而來(lái)的就是員工人數(shù)的劇增以及組織架構(gòu)的層級(jí)細(xì)化，若對(duì)人事檔案的管理仍停留于表面，而沒(méi)有形成系統(tǒng)管理的清晰底層邏輯，就極易在單位內(nèi)部埋下隱患。高效的檔案管理方式對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用，但在具體實(shí)施過(guò)程中，很多管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更加重視業(yè)務(wù)拓展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，這也是檔案管理人員管理意識(shí)欠缺的原因之一。忽視檔案信息管理對(duì)單位和部門發(fā)展的重要意義，使得人事檔案管理工作僅停留在表面上。在人事檔案管理的過(guò)程中，如果無(wú)法保證檔案的系統(tǒng)性和真實(shí)性，就會(huì)使人事檔案管理失去意義，進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位工作的開展產(chǎn)生不利影響。

（二）檔案管理制度不健全在當(dāng)前的社會(huì)背景下，各行各業(yè)的人事變動(dòng)都較為頻繁。同樣，人事檔案管理人員也不例外，當(dāng)檔案管理人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，若沒(méi)有細(xì)致完善的管理制度作為參考，一旦出現(xiàn)檔案管理人員的離職或調(diào)動(dòng)，會(huì)給接任者的管理工作造成極大困難，很難迅速進(jìn)入工作狀態(tài)，拉低了整體的工作效率。在這種情況下管理人員的主觀意識(shí)會(huì)得到凸顯，在遇到困難時(shí)多依靠自己的主觀理解切入工作，長(zhǎng)此以往，會(huì)在人事檔案管理工作中造成漏洞，還可能引發(fā)組織與員工個(gè)人之間的糾紛。因此，為使人事檔案管理能夠長(zhǎng)期有效地進(jìn)行，就必須制定一套適合本單位的檔案管理制度，管理者和人事部門相關(guān)人員應(yīng)從全局發(fā)展的視角出發(fā)，對(duì)單位的發(fā)展?fàn)顩r和內(nèi)容組織架構(gòu)進(jìn)行全面研究，并以此作為依據(jù)制定相關(guān)檔案管理制度，從而使管理制度更加適配實(shí)際的管理工作，為管理人員的工作提供便利，減少因管理人員職位變動(dòng)帶來(lái)的負(fù)面影響。

（三）檔案管理方式過(guò)于僵化在一些傳統(tǒng)型事業(yè)單位中，其人事檔案管理模式仍舊停留在人工層面，即便引入了信息技術(shù)手段，也只是將資料的存儲(chǔ)方式從紙質(zhì)遷移到電腦系統(tǒng)中，并未使用新技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前復(fù)雜高頻的人事變動(dòng)，成為阻礙人事檔案管理的嚴(yán)重問(wèn)題。問(wèn)題主要集中在兩方面：一是人事檔案的形式問(wèn)題；二是檔案信息的調(diào)取問(wèn)題。當(dāng)下的部分事業(yè)單位，仍沿用較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案材料，且因缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)存在檔案紙張大小不統(tǒng)一的情況。另外，規(guī)格不統(tǒng)一還容易引發(fā)檔案整理過(guò)程中的遺漏，且零散紙張一旦丟失，尋回概率很小，長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看并不利于單位的長(zhǎng)期發(fā)展。依托人工手段進(jìn)行檔案資料管理的方式也給檔案調(diào)取和查詢帶來(lái)困難。

（四）人事檔案管理效率有待提升目前，很多事業(yè)單位忽視人力資源管理存在的必要性，缺乏對(duì)人事檔案資源的合理化開發(fā)與應(yīng)用。在單位內(nèi)部的管理中，人事檔案資料常保存在特定的管理部門，利用率不高，最終導(dǎo)致單位內(nèi)部的資料越來(lái)越多，失去原有的應(yīng)用價(jià)值。除此之外，有些檔案的管理方式比較落后，已無(wú)法滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，不具備時(shí)效性和適用性，阻礙了人事檔案建設(shè)水平的發(fā)展和升華。此外，許多事業(yè)單位的檔案管理缺乏對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，相關(guān)的檔案信息化管理工作要求工作人員不具備專業(yè)技術(shù)能力，人員綜合素質(zhì)不高，缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)的正確認(rèn)識(shí)，也限制了信息化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)，不利于事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的開展。當(dāng)前，很多事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過(guò)程中，主要管理人員由其他崗位轉(zhuǎn)崗而來(lái)，導(dǎo)致相關(guān)管理人員專業(yè)水平不足，甚至不具備人事檔案管理的基礎(chǔ)條件。

三、提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的有效對(duì)策

（一）加強(qiáng)組織內(nèi)外的教育培訓(xùn)，組建一支精英人才隊(duì)伍針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理人員統(tǒng)籌管理意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理工作者的定期教育培訓(xùn)。例如，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行能力考核，對(duì)人事檔案的接收、轉(zhuǎn)出、調(diào)取、查閱等流程加強(qiáng)培訓(xùn)，提高工作要求，保證檔案管理人員能滿足管理崗位的基本專業(yè)能力要求。要對(duì)檔案管理者的思維進(jìn)行革新拔高，多開展專業(yè)講座，邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家學(xué)者進(jìn)行講學(xué)，使人事檔案管理人員具備統(tǒng)籌管理的全局觀，將工作視野從單個(gè)檔案資料放大到單位人事關(guān)系的全局中，從而對(duì)自己的工作內(nèi)容實(shí)現(xiàn)整體把握。事業(yè)單位不僅應(yīng)要求檔案管理者的能力和思維達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，更應(yīng)對(duì)檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)和道德表現(xiàn)予以重視，畢竟人事檔案的管理涉及眾多員工的個(gè)人隱私，工作內(nèi)容具有一定的敏感性和私密性，因而員工本人的良好職業(yè)素養(yǎng)決定了其在工作中能否妥善處理一些敏感性問(wèn)題。加強(qiáng)管理工作規(guī)范監(jiān)督和員工之間的組織內(nèi)部監(jiān)督，保證人事檔案管理工作客觀、公正地完成。

（二）科學(xué)理論與工作實(shí)際耦合，建立健全檔案管理細(xì)則人事部門人員應(yīng)當(dāng)深入研讀組織內(nèi)部已有的檔案管理規(guī)范，結(jié)合工作中的實(shí)際情況，保留仍具有重要指導(dǎo)意義的條款，刪去或修改過(guò)時(shí)的規(guī)范條例，初步擬定人事檔案管理規(guī)范。按照初步擬定的規(guī)范進(jìn)行3個(gè)月的實(shí)踐，從實(shí)際工作中考驗(yàn)所擬定規(guī)范的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，并對(duì)存疑部分做好記錄，試驗(yàn)期結(jié)束后組織管理層和人事部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員進(jìn)行商討，對(duì)所擬定的管理規(guī)范條款進(jìn)行二次調(diào)整細(xì)化，這個(gè)不斷調(diào)整的過(guò)程可能會(huì)持續(xù)較長(zhǎng)一段時(shí)間，直至規(guī)范在實(shí)際工作中具有較完善的指導(dǎo)意義。值得注意的是，在人事檔案管理規(guī)范制定過(guò)程中，要始終強(qiáng)調(diào)工作人員行為的合法性，規(guī)范檔案管理者的行為，并對(duì)違反規(guī)則的人員采取懲罰措施，保護(hù)好員工個(gè)人檔案的安全性，推動(dòng)人事檔案管理工作向前邁進(jìn)。

（三）依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)平臺(tái)，創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理模式新時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)盡快完成智慧辦公轉(zhuǎn)變，對(duì)于人事檔案管理來(lái)說(shuō)，要對(duì)過(guò)去遺留的紙質(zhì)檔案資料盡快掃描存檔，完成無(wú)紙化辦公。電子存檔模式不僅查找起來(lái)更為方便，且能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)期保存，同時(shí)，也可以大量節(jié)約紙張資源，為單位節(jié)約資金。此外，人事檔案管理相關(guān)人員也要建立起獨(dú)有的人事檔案管理一體化平臺(tái)，在管理平臺(tái)上加載信息數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案查找邏輯等，這就需要擁有一支專業(yè)技術(shù)扎實(shí)的計(jì)算機(jī)團(tuán)隊(duì)，能夠根據(jù)實(shí)際情況搭建實(shí)用性高的人事檔案管理平臺(tái)。值得一提的是，隨著新時(shí)代大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)的發(fā)展，在人事檔案管理一體化平臺(tái)的搭建過(guò)程中，可以使用大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)、人工智能技術(shù)等，一來(lái)擴(kuò)大人事檔案儲(chǔ)存空間，二來(lái)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的超強(qiáng)信息運(yùn)算處理能力，幫助檔案管理者對(duì)數(shù)量巨大的人事檔案進(jìn)行整理分類，使人事檔案管理工作獲得事半功倍的效果。

（四）加大對(duì)人事檔案建設(shè)的重視，提升對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)為提升人事檔案建設(shè)水平，事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案建設(shè)工作的重視，增加各環(huán)節(jié)的資金投入，建立健全科學(xué)的檔案管理制度，優(yōu)化管理機(jī)制，根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)和規(guī)劃部署。首先，事業(yè)單位應(yīng)完善原有的管理體系，明確各環(huán)節(jié)工作人員的內(nèi)容和職責(zé)，配置專業(yè)的人事檔案信息管理人員，切實(shí)保障檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。其次，構(gòu)建科學(xué)合理的薪酬激勵(lì)機(jī)制和績(jī)效考核體系，激發(fā)管理人員的工作積極性。將相關(guān)的考核制度落實(shí)到工作環(huán)節(jié)之中，逐步建立公平、公正、公開的工作環(huán)境，確保管理人員之間的良性競(jìng)爭(zhēng)。

（五）優(yōu)化人事檔案資源配置，提高檔案的實(shí)用性良好的資源配置能夠有效提升人事檔案管理的建設(shè)水平，為事業(yè)單位的發(fā)展注入源源不斷的動(dòng)力。為順應(yīng)新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)自上而下地整合內(nèi)部資源，借鑒和參考其他單位或部門的人事檔案管理模式，根據(jù)自身實(shí)際的戰(zhàn)略規(guī)劃和發(fā)展目標(biāo)，不斷對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新、優(yōu)化和完善。結(jié)合下一步工作的相關(guān)要求，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)、高效的管理制度和方案，規(guī)范管理人員的工作行為和工作態(tài)度，盡快構(gòu)建現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。優(yōu)化內(nèi)部的人力資源配置，組建一支高水平、高素質(zhì)、高技能的管理團(tuán)隊(duì)，建立信息化網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，借助智能設(shè)備和軟件對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，彌補(bǔ)傳統(tǒng)人工錄入的不足，在節(jié)約人力、物力、財(cái)力的基礎(chǔ)上，提高人事檔案管理的實(shí)效性和實(shí)用性，使人事檔案管理工作更加便捷?？傊?，對(duì)于事業(yè)單位而言，人事檔案管理尤其重要。因此，新時(shí)代背景下人事部門的檔案管理工作應(yīng)被給予高度重視，適當(dāng)提高工作人員準(zhǔn)入門檻，提高工作人員福利，確保人事檔案的信息安全，并跟隨時(shí)代發(fā)展步伐不斷作出調(diào)整改善，使人事檔案管理工作更好地為事業(yè)單位的總體目標(biāo)服務(wù)。

作者:楊梅 單位:哈爾濱市呼蘭區(qū)委組織部

事業(yè)單位人事檔案探索篇2

一、干部人事檔案工作的重要性

干部人事檔案形成于黨的組織建設(shè)、人才服務(wù)、人事管理等各項(xiàng)工作中，反映干部政治品質(zhì)、工作作風(fēng)、廉潔自律、家庭狀況以及社會(huì)關(guān)系等情況。干部人事檔案是選拔任用、教育培養(yǎng)、監(jiān)督管理干部和評(píng)價(jià)鑒定人才的重要支撐，是社會(huì)信用體系的組成部分，是維護(hù)干部自身權(quán)益的依據(jù)，是黨重要的執(zhí)政資源。因此，鑒于干部人事檔案的重要性，事業(yè)單位應(yīng)高度重視干部人事檔案工作。[1]

二、干部人事檔案工作中存在的問(wèn)題

(一)對(duì)干部人事檔案工作重視程度不夠部分事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)干部人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)和重視，在人才、設(shè)備、資金等方面未提供足夠的資源支持，阻礙了干部人事檔案工作的開展。同時(shí)，部分工作人員也未認(rèn)識(shí)到干部人事檔案工作的重要性，干部人事檔案工作仍停留在簡(jiǎn)單的文件材料收集與整理上，對(duì)如何有效利用人事檔案服務(wù)本單位建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍缺少思考；更有部分工作人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，不能嚴(yán)格執(zhí)行檔案流轉(zhuǎn)程序，造成檔案遺失等嚴(yán)重后果。部分人員對(duì)干部人事檔案工作的主動(dòng)配合意識(shí)不強(qiáng)，不重視自身人事檔案文件材料的更新補(bǔ)充，不能及時(shí)提供相關(guān)人事檔案文件材料和信息；個(gè)別人員甚至出于個(gè)人目的，提供虛假的材料和信息，以致組織部門無(wú)法通過(guò)人事檔案了解到干部的真實(shí)情況。由此導(dǎo)致干部人事檔案工作的質(zhì)量不高，服務(wù)事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)發(fā)揮的作用有限。

(二)干部人事檔案工作人才隊(duì)伍力量薄弱人才是單位事業(yè)發(fā)展的基石，優(yōu)秀的檔案管理人員是干部人事檔案工作可持續(xù)發(fā)展的重要資源。受傳統(tǒng)觀念的影響，部分事業(yè)單位缺乏對(duì)干部人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，檔案管理人員配備不強(qiáng)，專業(yè)素養(yǎng)較低。主要表現(xiàn)在：部分單位干部人事檔案管理人員年齡較大，雖具有比較豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但接受新事物的能力較差，不能有效運(yùn)用各種信息技術(shù)手段提高干部人事檔案工作效率。[2]部分單位由兼職人員從事干部人事檔案工作，因兼職人員實(shí)際從事干部人事檔案工作的時(shí)間有限，而干部人事檔案工作政策性、專業(yè)性較強(qiáng)，若沒(méi)有具備豐富工作經(jīng)驗(yàn)和較高專業(yè)知識(shí)的專業(yè)檔案管理人員就很難保證干部人事檔案工作的質(zhì)量。另外部分單位由于經(jīng)費(fèi)有限，忽視對(duì)干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和能力的提升，導(dǎo)致人事檔案管理人員對(duì)政策要求的理解及專業(yè)知識(shí)的掌握有限，不能滿足新時(shí)代干部人事檔案工作的新要求。[3]

(三)干部人事檔案工作制度不完善干部人事檔案工作涉及面廣、內(nèi)容繁多，是一項(xiàng)較復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，任何工作環(huán)節(jié)的疏忽都有可能導(dǎo)致檔案文件材料的錯(cuò)誤、遺漏等問(wèn)題。因此，為確保干部人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性，必須要有一套完善的干部人事檔案工作規(guī)章制度來(lái)保證人事檔案管理工作的順利開展。現(xiàn)實(shí)中部分事業(yè)單位由于對(duì)干部人事檔案工作重視程度不夠，導(dǎo)致未建立干部人事檔案工作規(guī)章制度；部分事業(yè)單位雖然建立了干部人事檔案工作規(guī)章制度，但往往照搬國(guó)家有關(guān)制度規(guī)范，沒(méi)有與單位的實(shí)際情況相結(jié)合，以致制度規(guī)范的可操作性不強(qiáng)；有些事業(yè)單位干部人事檔案工作規(guī)章制度多年不修訂，不符合國(guó)家對(duì)干部人事檔案工作的最新要求，干部人事檔案不規(guī)范問(wèn)題頻發(fā)。

(四)干部人事檔案工作信息化水平不高將信息技術(shù)應(yīng)用到干部人事檔案工作中，可以幫助干部人事檔案管理人員高效完成人事檔案文件材料的收集、整理、歸檔等工作，降低干部人事檔案管理人員的工作強(qiáng)度；運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行干部人事檔案內(nèi)容準(zhǔn)確性、規(guī)范性和全面性的檢查，避免檔案中出現(xiàn)錯(cuò)漏；同時(shí)通過(guò)干部人事檔案信息化，可以有效對(duì)干部人事檔案進(jìn)行備份保護(hù)，大大降低干部人事檔案遭受毀滅性破壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，很多事業(yè)單位信息化意識(shí)薄弱，管理觀念、管理模式落后，導(dǎo)致干部人事檔案管理仍停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理階段，信息化水平很低。[4]隨著干部人事檔案管理工作逐步規(guī)范化，干部人事檔案文件材料的種類及數(shù)量越來(lái)越多，如果依舊按照傳統(tǒng)的檔案管理方式開展干部人事檔案管理工作會(huì)導(dǎo)致干部人事檔案管理工作的效率下降，干部檔案文件材料信息的錯(cuò)誤增多以及紙質(zhì)檔案原件損壞頻發(fā)等問(wèn)題。

三、干部人事檔案工作改進(jìn)提升的對(duì)策

(一)領(lǐng)導(dǎo)重視，提高全員參與意識(shí)干部人事檔案工作能否高質(zhì)量的開展，很大程度上與單位領(lǐng)導(dǎo)是否重視有關(guān)，只有領(lǐng)導(dǎo)重視才能帶動(dòng)全員參與的積極性。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為單位干部人事檔案工作的開展配備足夠的資源，設(shè)置干部人事檔案專用庫(kù)房，實(shí)施庫(kù)房“八防”管理，配置溫濕度計(jì)、除(增)濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)，電腦、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備。同時(shí)還要廣泛宣傳干部人事檔案工作對(duì)于單位和干部本人發(fā)展的重要性，使干部人事檔案工作獲得單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和干部員工的高度重視和積極配合，在獲得榮譽(yù)、職務(wù)晉升、取得學(xué)歷后及時(shí)將相關(guān)檔案文件材料提交干部人事檔案管理部門存檔；同時(shí)加大對(duì)提供虛假檔案文件材料及篡改檔案信息等行為的處置力度，營(yíng)造良好的干部人事檔案工作氛圍。

(二)嚴(yán)管厚愛(ài)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)事業(yè)單位應(yīng)從政治素質(zhì)好、作風(fēng)正派、專業(yè)能力強(qiáng)的黨員干部中選配人員從事干部人事檔案工作。對(duì)工作人員在職稱評(píng)定、績(jī)效分配等方面適當(dāng)予以政策傾斜，提高他們的工作積極性。對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的干部人事檔案管理人員應(yīng)注重培養(yǎng)使用，使他們毫無(wú)顧慮地把主要精力放在干部人事檔案工作上，保持干部人事檔案工作隊(duì)伍的穩(wěn)定。還要加大對(duì)干部人事檔案管理人員在培訓(xùn)學(xué)習(xí)方面的支持力度，通過(guò)培訓(xùn)使干部人事檔案管理人員了解到干部人事檔案工作最新相關(guān)政策要求，掌握相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，切實(shí)提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。要從思想、學(xué)習(xí)、工作、生活等方面關(guān)心干部人事檔案管理人員，從嚴(yán)管理與關(guān)心愛(ài)護(hù)相結(jié)合，建設(shè)一支敬業(yè)愛(ài)崗、樂(lè)于奉獻(xiàn)、具有“安、專、迷”精神的干部人事檔案隊(duì)伍。

(三)緊跟政策，建立健全檔案管理制度事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案造假問(wèn)題處理辦法(試行)》等法律制度，建立符合本單位實(shí)際情況的干部人事檔案工作制度。制度內(nèi)容應(yīng)包括干部人事檔案的建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞，檔案文件材料的收集、鑒別、整理、歸檔、保管以及檔案信息化等管理工作的要求；應(yīng)涵蓋干部人事檔案的查(借)閱、檔案信息研究、干部人事檔案審核以及干部人事檔案違規(guī)違紀(jì)行為處罰等內(nèi)容。單位還應(yīng)及時(shí)跟蹤國(guó)家有關(guān)干部人事檔案工作的最新文件精神和政策要求，做好本單位人事檔案工作制度的制修訂工作，確保本單位干部人事檔案工作持續(xù)符合國(guó)家相關(guān)政策和要求。同時(shí)也應(yīng)做好干部人事檔案工作規(guī)章制度的宣貫工作，以確保制度執(zhí)行到位。干部人事檔案工作規(guī)章制度的宣貫不僅要面向干部人事檔案管理人員，還應(yīng)包括每一名干部。同時(shí)，為避免流于形式，還應(yīng)做好規(guī)章制度執(zhí)行的監(jiān)督檢查工作，對(duì)違反規(guī)章制度的行為及時(shí)予以糾正，并根據(jù)情節(jié)給予相應(yīng)處分。

(四)與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案信息化水平事業(yè)單位應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)在干部人事檔案工作中的作用，以提高干部人事檔案工作效率。首先應(yīng)配備檔案信息化工作所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，同時(shí)應(yīng)加大檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)力度，建立統(tǒng)一的檔案信息化工作平臺(tái)。借助檔案信息化工作平臺(tái)，單位人力資源管理部門可以快速地獲取有關(guān)干部員工的相關(guān)知識(shí)、素質(zhì)、能力等信息，通過(guò)量化分析，更好地為單位人力資源管理工作的開展和干部人才資源的配置提供支撐服務(wù)。在充分利用信息化工作平臺(tái)的同時(shí)，要做好干部人事檔案的安全保密工作，包括授權(quán)專人負(fù)責(zé)信息化工作平臺(tái)的操作及維護(hù)，并設(shè)置相應(yīng)的密碼保護(hù)，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的編輯、查閱等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，防止非法拷貝、篡改人事檔案信息情況的發(fā)生；同時(shí)還應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。各事業(yè)單位應(yīng)高度重視干部人事檔案工作，加強(qiáng)干部人事檔案人才隊(duì)伍建設(shè)、建立健全工作制度、優(yōu)化工作流程、提高信息化水平，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)干部隊(duì)伍中的作用，推動(dòng)干部人事檔案工作的制度化、規(guī)范化、信息化，為干部本人、單位及黨和國(guó)家事業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

作者:劉運(yùn)峰

事業(yè)單位人事檔案探索篇3

1人事檔案管理工作兩大作用

人事檔案管理工作并非可有可無(wú)，對(duì)于事業(yè)單位而言其具有以下兩個(gè)重要作用：一是促進(jìn)人力資源的有效利用。信息技術(shù)的發(fā)展，將人們推進(jìn)了信息化、大數(shù)據(jù)的時(shí)代，人們對(duì)信息數(shù)據(jù)的收集、分析和運(yùn)用也越來(lái)越熟練。事業(yè)單位在育人、用人、留人過(guò)程中，在結(jié)合人事檔案信息綜合分析的基礎(chǔ)上，可以將單位內(nèi)人崗配置情況一目了然，能夠使人力資源得到更合理、更科學(xué)地利用。例如，經(jīng)過(guò)對(duì)入職人員檔案資料中的教育、工作經(jīng)歷等情況進(jìn)行具體分析后，可以將不同的人員安排到與之能力相匹配的崗位，從而達(dá)到人盡其才、物盡其用的良好人力資源管理效果。二是確保人事調(diào)整的科學(xué)高效。事業(yè)單位內(nèi)人員的增補(bǔ)流動(dòng)、崗位的調(diào)整和職級(jí)的升降都是比較常見(jiàn)的事情，科學(xué)高效的人事調(diào)整能夠促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序順暢開展，因此人事調(diào)整前對(duì)員工檔案資料的梳理和分析就必不可少。人事檔案中記載了員工在職期間工作表現(xiàn)等情況，因此確保檔案信息的準(zhǔn)確、詳細(xì)和完整，是實(shí)現(xiàn)人事調(diào)整科學(xué)高效的基礎(chǔ)。

2當(dāng)前檔案管理工作的不足

當(dāng)前的檔案管理工作仍停留在人工整理操作階段，將信息技術(shù)引入其中的案例少之又少，這使得檔案管理工作日益僵化，顯露出越來(lái)越多的弊端：一從利用效率看，很多檔案都是被束之高閣，從未得到有效研究和利用；二從存儲(chǔ)空間看，紙質(zhì)檔案需要大量空間安置；三從保管流轉(zhuǎn)看，檔案信息丟失和損毀時(shí)有發(fā)生；四從管理成本看，需要投入大量的人力物力。造成當(dāng)前檔案管理工作弊端的一個(gè)重要原因就在于規(guī)范化管理的缺失。如果事業(yè)單位的最高負(fù)責(zé)人到基層員工，都沒(méi)有在思想上形成對(duì)規(guī)范化管理的統(tǒng)一和認(rèn)識(shí)，在實(shí)踐中達(dá)成共識(shí)的制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，那么該單位的檔案管理工作就會(huì)停滯不前，無(wú)法發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值和效益。當(dāng)今社會(huì)已邁入信息化時(shí)代，而當(dāng)前檔案管理的工作思維和模式卻與信息化時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)相去甚遠(yuǎn)，限制了檔案資料價(jià)值的發(fā)揮。要想扭轉(zhuǎn)這一困境，勢(shì)必要將信息技術(shù)與規(guī)范化管理手段相結(jié)合，才能持續(xù)提升檔案資料的有效利用，為事業(yè)單位工作的高效開展提供有力支持。比如在嘗試用微信進(jìn)行檔案信息的收集和流轉(zhuǎn)時(shí)，檔案管理部門在進(jìn)行實(shí)操規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)制定時(shí)要充分結(jié)合微信使用特點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)管理成本與檔案價(jià)值最大化的共贏。

3推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化的具體措施

檔案管理工作不僅能促進(jìn)事業(yè)單位人力資源的有效利用，還能確保人事調(diào)整的科學(xué)高效。然而在當(dāng)前檔案管理工作中，無(wú)論是檔案資料的利用效率、存儲(chǔ)方式，還是檔案管理部門的工作思維仍存在著許多不足，這使得檔案管理工作停滯不前，檔案資料價(jià)值得不到充分發(fā)掘。因此，改變和優(yōu)化當(dāng)前檔案管理工作的思路和模式勢(shì)在必行，筆者提出以下推動(dòng)檔案管理規(guī)范化的具體措施，以期能幫助激發(fā)檔案資料的更多價(jià)值。

3.1從事業(yè)單位思維模式著手事業(yè)單位首先要從思想上突破當(dāng)前檔案管理工作的局限。只有從思想上充分認(rèn)識(shí)到規(guī)范化管理對(duì)檔案工作的必要性和重要性，事業(yè)單位才能將相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)不打折扣地落實(shí)和監(jiān)管。事業(yè)單位一方面要抓投入，從資金、技術(shù)、設(shè)備等方面加大對(duì)檔案管理工作的支持，改善工作條件；一方面還要抓人，從人員選用、福利待遇及專業(yè)技能培訓(xùn)等方面不斷提升檔案工作管理的規(guī)范化。

3.2從人事檔案管理工作人員技能培訓(xùn)著手由于對(duì)檔案管理工作不夠重視，事業(yè)單位檔案管理部門中工作人員的學(xué)歷參差不齊、職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)也相對(duì)較低，這就使得檔案管理工作在開展過(guò)程中缺乏專業(yè)性、科學(xué)性和規(guī)范化。因此，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有計(jì)劃、有重點(diǎn)的職業(yè)技能培訓(xùn)，例如借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，為員工提供視頻、直播、專家指導(dǎo)答疑等線上學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。另外還可以在線下組織案例討論、知識(shí)競(jìng)賽等活動(dòng)，將學(xué)習(xí)成果與崗位升降考核掛鉤，為員工中創(chuàng)造富有激情的良性競(jìng)爭(zhēng)工作氛圍[1]。

3.3從人事檔案工作管理機(jī)制著手健全完善的人事檔案工作管理機(jī)制能夠推動(dòng)檔案管理向規(guī)范、高效的方向不斷靠近。首先，事業(yè)單位應(yīng)在遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的前提下，對(duì)自身現(xiàn)有的檔案管理制度查缺補(bǔ)漏，確保檔案工作的每一道程序都有具體明細(xì)的要求和標(biāo)準(zhǔn)。其次，事業(yè)單位還應(yīng)成立專門的監(jiān)督隊(duì)伍，對(duì)單位內(nèi)人事檔案管理工作效果進(jìn)行月度、季度、年度的跟蹤和檢查，以確保檔案資料的準(zhǔn)確完整和有效利用[2]。

3.4從人事檔案信息化管理著手互聯(lián)網(wǎng)、信息化已成為當(dāng)今社會(huì)的鮮明標(biāo)簽，科技的更新迭代對(duì)各行業(yè)的工作模式變革都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。事業(yè)單位應(yīng)積極主動(dòng)將信息技術(shù)引入檔案管理工作中，讓先進(jìn)科技成為推動(dòng)檔案管理工作邁上新臺(tái)階的強(qiáng)大助力。在具體的人事檔案工作實(shí)施過(guò)程中，可以從以下兩點(diǎn)推進(jìn)信息化：第一是檔案信息數(shù)字化。通過(guò)建立信息化檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)版文字或?qū)嵨餀n案資料掃描、拍照、錄像等方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘮?shù)字化，這就極大提升了檔案調(diào)取、借閱、分析和流轉(zhuǎn)的效率。第二是檔案存儲(chǔ)數(shù)字化。經(jīng)過(guò)電子化數(shù)字化處理的人事檔案信息，可被存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)、云盤或網(wǎng)絡(luò)虛擬空間，這不僅減少了大量的占地面積，還能降低檔案資料泄露和丟失損毀的風(fēng)險(xiǎn)。

3.5從人事檔案管理工作資金投入著手以往事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作的關(guān)注和投入都不夠，導(dǎo)致檔案管理在硬件和軟件方面長(zhǎng)期都處于老舊落后狀態(tài)。因此事業(yè)單位要大力給予檔案管理工作資金方面的支持，為檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化創(chuàng)造良好條件。一方面應(yīng)加大硬件資金扶持，用于引進(jìn)信息處理技術(shù)、購(gòu)置檔案管理設(shè)備、配備通風(fēng)機(jī)、干燥機(jī)、滅火器等相關(guān)設(shè)備，為檔案管理人員創(chuàng)造舒適的工作環(huán)境，同時(shí)也為檔案信息資料的保存提供良好條件。另一方面還應(yīng)加大軟件資金投入，既要對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員加強(qiáng)職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，也要不斷調(diào)整和改善檔案管理人員的薪酬福利，引進(jìn)專業(yè)對(duì)口人才，為檔案管理人員提供有晉升發(fā)展空間的工作平臺(tái)，從內(nèi)部推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化。

3.6從人事檔案管理人檔分離著手各行業(yè)人才的流動(dòng)勢(shì)必會(huì)涉及人事檔案的調(diào)出和接收等相關(guān)事宜，事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)人才的入離異動(dòng)情況，建立相應(yīng)的人檔分離人事檔案管理機(jī)制，并結(jié)合具體實(shí)際幫助員工實(shí)現(xiàn)入離職手續(xù)的快速辦理[3]。

3.7從人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)著手事業(yè)單位系統(tǒng)內(nèi)部門之間的信息共享和交換頻繁，因此建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)非常有必要，其不僅能實(shí)現(xiàn)各類檔案資料的快速分類和調(diào)取，還能促進(jìn)人事檔案工作的規(guī)范化管理?；谑聵I(yè)單位數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，檔案管理工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，可提升人事檔案資料存儲(chǔ)、更新的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.8從人事檔案管理安全性著手人事檔案包含著員工個(gè)人資料、崗位獎(jiǎng)懲等多方面信息，事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)行妥善保管，杜絕人事檔案信息被泄露或損毀的風(fēng)險(xiǎn)。首先，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密安全意識(shí)教育和培訓(xùn)，激發(fā)工作人員強(qiáng)烈的責(zé)任感。其次，檔案管理工作人員必須認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵循檔案管理規(guī)章制度。例如對(duì)于人事檔案的借閱，需要征得人事部及借閱者直屬領(lǐng)導(dǎo)一致同意后，方能辦理借閱手續(xù)，并確保檔案按時(shí)、完整歸還和歸檔；對(duì)于離職人員檔案的調(diào)出，也應(yīng)先確認(rèn)新單位的調(diào)出函后，再將人事檔案按對(duì)方要求寄出；此外，對(duì)于人事檔案的存儲(chǔ)，還應(yīng)注意將紙質(zhì)版與電子版分開保存，全面保障資料的安全。

3.9從檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)著手高素質(zhì)專業(yè)人才，能夠加速檔案管理規(guī)范化進(jìn)程，為檔案管理工作帶來(lái)全新的思路與活力。因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加快規(guī)范化管理步伐，不斷健全和完善檔案管理各項(xiàng)制度標(biāo)準(zhǔn)、充分激發(fā)檔案管理人員愛(ài)崗敬業(yè)的主人翁精神，讓其在工作崗位上展現(xiàn)出高專業(yè)、高效率和高價(jià)值。在信息化社會(huì)中，信息交流的方式、途徑和速度都已發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案信息同樣也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極探索和嘗試信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，讓檔案信息的交互更具時(shí)代感和先進(jìn)性。事業(yè)單位檔案管理人員必須主動(dòng)學(xué)習(xí)并熟練掌握各種現(xiàn)代辦公軟件與設(shè)備，不斷提高自身的信息素養(yǎng)，用信息化思維為用戶提供更精準(zhǔn)、更有價(jià)值的檔案管理服務(wù)。就事業(yè)單位而言，也必須立足于檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化這一目標(biāo)，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、競(jìng)賽考核等多樣化手段對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，逐步培養(yǎng)出集現(xiàn)代化技術(shù)操作能力和信息化時(shí)代素養(yǎng)于一身的專業(yè)檔案管理人才，將檔案管理工作帶上新臺(tái)階。

4總結(jié)

信息化的浪潮，已經(jīng)在不斷推動(dòng)著事業(yè)單位人事檔案工作向規(guī)范化管理的目標(biāo)前進(jìn)。一方面規(guī)范化管理對(duì)于檔案管理工作價(jià)值提升、檔案信息電子化數(shù)字化實(shí)現(xiàn)、檔案信息安全保障、檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)提升等方面能起到積極促進(jìn)作用，另一方面事業(yè)單位規(guī)范化管理的實(shí)施，仍處于起步導(dǎo)入階段，在制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程等方面還需要不斷摸索、調(diào)整和完善。因此，事業(yè)單位及其檔案管理人員既要敢于改革創(chuàng)新，也要堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性將人事檔案管理推向新的高度。

作者:劉婷婷 單位:延安市價(jià)格認(rèn)定中心