時(shí)間：2023-07-25 16:50:53
導(dǎo)語：在電子政務(wù)檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：電子政務(wù)；檔案問題；反思
一、對(duì)前端控制和全程管理理論的反思
（一）前端控制和全程管理理論之間的矛盾
在電子文件時(shí)代，前端控制和全程管理的思想和理念已經(jīng)被普遍認(rèn)同，尤其是前端控制的理念更是被認(rèn)作新時(shí)代、新思維的代表管理理念。筆者要在這里探討的是前段控制和全程管理的不合理之處。
首先，前端控制和全程管理理念在實(shí)施過程中遇到現(xiàn)實(shí)的尷尬。兩種理念都是從檔案管理的角度出發(fā)來進(jìn)行理論構(gòu)建和設(shè)想的，強(qiáng)調(diào)對(duì)電子文件整個(gè)生命周期實(shí)施全面管理，這本沒有任何缺陷，但是上述兩個(gè)理論在實(shí)施的過程中本身就存在著矛盾和分歧：如果對(duì)電子文件的生命周期實(shí)施了全過程管理，那么就意味著檔案管理部門需要對(duì)檔案管理的全過程實(shí)施參與，那么所謂的前端和后端也就沒有了意義，因?yàn)椴还苁乔岸斯芾磉€是后端管理都是檔案管理的共同部門，只是分別起到規(guī)劃和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重視程度是一樣的，強(qiáng)調(diào)前端和后端顯得非常沒有必要，在這種情況下重視前端管理是難以實(shí)現(xiàn)的一件事情，這兩個(gè)理論在實(shí)踐的過程中本身存在著邏輯上的矛盾，經(jīng)事實(shí)證明，在實(shí)際運(yùn)行的時(shí)候確實(shí)存在著尷尬之處。
其次，前端控制和全程管理在實(shí)踐中喪失可行性。在電子檔案時(shí)期，從電子文件形成電子檔案管理的的整個(gè)生命周期中，文件的形成這和檔案的保管者共同承擔(dān)著管理的職責(zé)，這讓檔案管理工作能夠各司其職、各有其職，也就是前端管理和后端管理是不存在誰被誰領(lǐng)導(dǎo)的問題的，不同階段的管理者分別承擔(dān)著將電子文件轉(zhuǎn)化成電子文檔的職責(zé)。我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案室在工作流程上前邊承接文件形成部門，后邊連接檔案館，機(jī)關(guān)的檔案室和各個(gè)部門之間的關(guān)系應(yīng)該是平等的，在不存在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的前提下，機(jī)關(guān)檔案室是沒有權(quán)利干涉前端的文件形成工作的，與后續(xù)的檔案管理工作之間也僅僅是業(yè)務(wù)承接的關(guān)系，其對(duì)檔案館工作的干預(yù)力度幾乎可以忽略不計(jì)，讓機(jī)關(guān)檔案室對(duì)檔案管理全過程進(jìn)行監(jiān)督無疑是異想天開。筆者認(rèn)為機(jī)關(guān)檔案室要認(rèn)清自身在檔案管理整個(gè)生命周期的核心地位，發(fā)揮自身承前啟后的重要作用，做到各謀其政、相互促進(jìn)，這樣才能讓電子文件和電子檔案工作管理的全過程順暢、安全。
（二）認(rèn)清機(jī)關(guān)檔案室在整個(gè)電子檔案生命周期中的作用和地位
不論是從理論還是實(shí)踐上，檔案部門都難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，電子政務(wù)系統(tǒng)中機(jī)關(guān)檔案室是非常重要的一環(huán)，也是接收永久電子檔案、形成數(shù)據(jù)檔案館的重要平臺(tái)。我們對(duì)其要有明確的定位。
首先，建立一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，使之具有極強(qiáng)的包容性。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)該和各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間都要有接口，這樣才能保證電子文件在形成伊始就被歸檔，將單位內(nèi)部需要移交的文件最大限度地接收和保存下來，后續(xù)的檔案管理工作才有實(shí)施下去的可能性，所以機(jī)關(guān)檔案室建立的檔案系統(tǒng)應(yīng)該具有很大的包容性，能夠?qū)⑶岸诵纬傻奈募暾?、真?shí)地、可靠地接收和保存下來，并保證數(shù)據(jù)的可用性。
其次，檔案管理工作應(yīng)該專業(yè)化。機(jī)關(guān)檔案室在工作中一方面提供完善的檔案檢索和檔案應(yīng)用服務(wù)，讓機(jī)關(guān)的各項(xiàng)職能活動(dòng)和管理活動(dòng)能夠獲得能夠在檔案信息的支持下運(yùn)行下去，發(fā)揮自身在信息化建設(shè)上的優(yōu)勢(shì)，為單位內(nèi)部專業(yè)化的檔案管理提供自己的見解和意見；另一方面則要負(fù)責(zé)向檔案館移交需要永久保存的檔案資料，確保移交工作的完整性和連續(xù)性，為檔案館的工作提供必要的基礎(chǔ)支持。當(dāng)前我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)還處于起步的階段，很多問題和制度還處于設(shè)想階段，機(jī)關(guān)檔案室作為信息化檔案建設(shè)的引領(lǐng)者，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供一些具有參考意義的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，使得數(shù)字檔案館建設(shè)能夠少走一些彎路。
二、電子檔案的真實(shí)性問題反思
在我國(guó)電子政務(wù)系統(tǒng)中所牽涉的真實(shí)性問題包含兩個(gè)方面的含義，一方面是文件在形成過程中的真實(shí)性，另一方面是文件在形成過后的真實(shí)性。兩方面真實(shí)性的要求涵蓋了對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)真實(shí)、客觀地進(jìn)行反應(yīng)的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。這也就引發(fā)了以下兩個(gè)管理問題：
第一是文件形成部門直接決定了數(shù)據(jù)真實(shí)性。前端文件形成部門負(fù)責(zé)維護(hù)文件在形成和辦理過程中的真實(shí)性和完整性，避免其被篡改和損壞。這是其系統(tǒng)維護(hù)和建設(shè)工作中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，也就意味檔案部門是不能保證文件在形成過程中是否沒有被損壞或者篡改，只能保證文件在歸檔之后不被破壞。另外，文件內(nèi)容是否和客觀真實(shí)相符更加是文件形成部門的職責(zé)，檔案部門更是難以干涉。如果前端工作部門都難以決定文件的形成是否真實(shí)、客觀地反映了業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，那么檔案部門就更沒有辦法追究前端文件系統(tǒng)中形成文件的可信性。這就意味著各個(gè)文件形成單位給了檔案部門什么樣的文件，檔案部門在原則上就要盡自己的本分和職責(zé)將文件保持在接收來的狀態(tài)，不可因?yàn)槲募谡鎸?shí)性上可能上的瑕疵而不予歸檔。檔案部門在文件形成部門送來的文件是真實(shí)的情況下需要接收，即便是不完全真實(shí)的，也有義務(wù)將其保存在接收的原始狀態(tài)下，不真實(shí)的電子文件歸檔工作就是當(dāng)前檔案工作的真實(shí)狀況。
第二是檔案部門需要負(fù)責(zé)檔案歸檔之后的真實(shí)性。文件只有在歸檔之后，檔案部門就有責(zé)任和義務(wù)保證檔案歸檔之后的文件具有真實(shí)性，如果在其管理過程中出現(xiàn)了篡改和錯(cuò)誤使用的情況，檔案部門需要對(duì)此全權(quán)負(fù)責(zé)。所以我們了解到保證COPY電子文件的真實(shí)性并為電子檔案的保存提供合適的環(huán)境成為檔案管理部門必須要思考的問題，也就是說維護(hù)電子檔案的原始性與真實(shí)性才是檔案部門的職責(zé)所在
在這種情況下，檔案部門需要對(duì)自身的職責(zé)進(jìn)行全面地梳理。總體上來講，檔案部門需要固守檔案本來的屬性，對(duì)于電子檔案的真實(shí)性全面負(fù)責(zé)，這是檔案部門最根本的職責(zé)，電子文件的真實(shí)性與否并不是檔案部門的職責(zé)。我們?cè)谶@里還需要明確的是檔案部門不僅僅需要在檔案保存的過程中維護(hù)其真實(shí)性，還需要在向客戶提供檢索服務(wù)的時(shí)候保證檔案的真實(shí)性。
參考文獻(xiàn)：
[關(guān)鍵詞]電子政務(wù)；電子檔案管理；必然聯(lián)系
在網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的今天，各級(jí)政府部門利用計(jì)算機(jī)處理政務(wù)已相當(dāng)普遍，這就出現(xiàn)了電子政務(wù)。電子政務(wù)是信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的有機(jī)融合，其本質(zhì)是以網(wǎng)絡(luò)為工具，以用戶為中心，以應(yīng)用為靈魂，以便民為目的的現(xiàn)代化政府管理模式。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，電子政務(wù)的根本意義并不在于其表現(xiàn)形式，而在于其能否為公眾提供實(shí)用的信息和服務(wù)。電子政務(wù)的功能不能僅僅停留在與政府有關(guān)的靜態(tài)信息上，而要最終實(shí)現(xiàn)政府信息資源與社會(huì)信息資源的無縫集成，從而使政府真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、管理信息化和決策科學(xué)化的新型管理模式。然而，從我國(guó)目前情況看，電子政務(wù)信息資源普遍存在著信息內(nèi)容少、信息質(zhì)量不高、信息流通慢等方面的問題。另一方面，作為一種重要的原生性資源，檔案信息資源的建設(shè)卻長(zhǎng)期不為社會(huì)所重視。因此，實(shí)施檔案信息資源與電子政務(wù)信息資源的合作開發(fā)，共建我國(guó)高水平的基礎(chǔ)信息資源庫，是電子政務(wù)信息資源建設(shè)的合理途徑與方法。
一、電子政務(wù)與電子檔案及之間的必然聯(lián)系性
電子政務(wù)與電子檔案管理之間存在著密切聯(lián)系，同時(shí)決定了電子政務(wù)與電子檔案相互依托的關(guān)系。
1.電子政務(wù)與電子檔案的定義
電子政務(wù)是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時(shí)間、空間和部門分隔的限制，建成一個(gè)精簡(jiǎn)、高效、廉潔、公平的政府運(yùn)作模式，以便全方位地向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明、符合國(guó)際水準(zhǔn)的管理與服務(wù)。
電子檔案是指經(jīng)過鑒定，具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件。
2.兩者之間的必然聯(lián)系性
檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位以及個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。電子政務(wù)信息按來源可以分為兩大部分：第一部分是傳統(tǒng)政府部門在政務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種歷史記錄和文件信息，包括各級(jí)政府頒布的法律法規(guī)、政策、各種統(tǒng)計(jì)信息等；第二部分主要是在電子政務(wù)環(huán)境下政府部門在各種中形成的各種電子化、數(shù)字化政務(wù)信息。由此可見，政府部門是電子檔案的重要形成者，政務(wù)電子信息是電子檔案的重要來源，經(jīng)過鑒定具有保存價(jià)值的電子政務(wù)信息就會(huì)轉(zhuǎn)化為電子檔案。因此，兩者之間是密切聯(lián)系的兩個(gè)主體，兩者的聯(lián)系是必然選擇。
二、電子政務(wù)下的電子檔案管理
1.要進(jìn)一步解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，營(yíng)造電子檔案管理與電子政務(wù)的同步發(fā)展的良好環(huán)境
各級(jí)政府機(jī)關(guān)檔案管理部門要敢于參與，積極主動(dòng)爭(zhēng)取參加到本部門的電子政務(wù)建設(shè)中，為電子政務(wù)與電子檔案合作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。因此，1要樹立創(chuàng)新意識(shí)，按電子政務(wù)建設(shè)的程序有規(guī)律地介入其中，提出與之配套管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和電子文件形成運(yùn)轉(zhuǎn)、留存與開發(fā)設(shè)計(jì)原則；二樹立市公眾意識(shí)，堅(jiān)持以政府信息公開位原則，以不公開位例外，滿足社會(huì)需求的政府行為；三樹立學(xué)習(xí)意識(shí)，要學(xué)習(xí)國(guó)際上電子政務(wù)建設(shè)的先進(jìn)管理方式，勇于嘗試或應(yīng)用最新適用技術(shù)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加速檔案管理在電子政務(wù)建設(shè)中的國(guó)際化進(jìn)程，今早實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)更廣范圍內(nèi)的使用。
2.對(duì)電子政務(wù)文件實(shí)行前段控制
電子文件有易改性、易逝性等特點(diǎn)，如果還按照過去的樣子，展昭文件的存檔順序按部就班的管理電子檔案，那電子檔案的真實(shí)性就無法保證了，電子文件的流失也是不可避免的，不且還會(huì)造成部分重復(fù)工作。因?yàn)殡娮游募跉w檔之前就有可能已被改動(dòng)，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時(shí)就已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進(jìn)行標(biāo)引工作，這無疑是增加了勞動(dòng)量。因此，政務(wù)工作中的電子文檔必須貫徹“前段控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對(duì)于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動(dòng)。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，檔案人員就要參與設(shè)計(jì)、進(jìn)行指導(dǎo)；就應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個(gè)整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個(gè)流程之后，將相關(guān)文件實(shí)時(shí)歸檔。
三、關(guān)于電子政務(wù)與電子檔案管理關(guān)系的思考
從以上的分析中，我們可以看出電子政務(wù)與電子檔案關(guān)系至少可以歸納為以下幾點(diǎn)：
1.電子政務(wù)是電子檔案管理的源頭；電子檔案管理是電子政務(wù)的效率所在。
2.電子檔案管理是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要內(nèi)容；電子政務(wù)建設(shè)在本質(zhì)上涵蓋了電子檔案的管理。
【關(guān)鍵詞】電子檔案；服務(wù)；高職院校；行政管理工作
隨著現(xiàn)代社會(huì)的積極發(fā)展，科學(xué)技術(shù)得以充分應(yīng)用，保證各個(gè)發(fā)展領(lǐng)域的有效執(zhí)行。在高職院校檔案管理工作中，基于傳統(tǒng)的管理方式無法符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，整體上存在較多缺點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，需要實(shí)現(xiàn)檔案電子化，并應(yīng)用到行政管理工作中，能維護(hù)整體的安全性。
一、電子檔案
電子檔案是社會(huì)組織在實(shí)際辦公以及管理工作中，基于對(duì)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的利用，通過視頻、圖像以及音頻等多個(gè)形式進(jìn)行傳輸、儲(chǔ)存。與傳統(tǒng)檔案是相對(duì)的。在社會(huì)實(shí)踐發(fā)展中，電子檔案的使用，具備更高的參考價(jià)值。在整體上，具備一定特點(diǎn)。如：電子檔案信息為我國(guó)的大數(shù)據(jù)信息，需要利用現(xiàn)代化設(shè)備才能對(duì)其使用。如：電子檔案需要通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備才能對(duì)信息進(jìn)行傳輸，消除了時(shí)間與空間上的界限。對(duì)電子檔案進(jìn)行保存期間，不需要為空間提出更高要求。
二、電子檔案服務(wù)的優(yōu)勢(shì)
（一）電子檔案的服務(wù)，能促進(jìn)工作效率的穩(wěn)定提升?；谛畔⒒l(fā)展要求，計(jì)算機(jī)的使用具備更大優(yōu)勢(shì)。將電子檔案應(yīng)用到高職院校行政管理工作中，能保證工作效率的提升。比如：使用傳統(tǒng)檔案，在信息錄入的時(shí)候?qū)⑾拇罅咳肆?，還需要利用文字進(jìn)行儲(chǔ)存和統(tǒng)計(jì)，無法在整體上維護(hù)其準(zhǔn)確性。但是，電子檔案的使用則不同，基于現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息采集和儲(chǔ)存，簡(jiǎn)化了檔案的錄入和管理工作，也能在整體上增強(qiáng)其可靠性，將其引入高職院校行政管理工作中，將為整體提供較大幫助。（二）檔案分享效果得以增強(qiáng)。將電子檔案應(yīng)用到高職院校中，促進(jìn)行政管理工作的積極發(fā)展，也能展現(xiàn)良好服務(wù)。對(duì)于傳統(tǒng)檔案，在信息搜索以及提取工作中，將更為復(fù)雜，不僅發(fā)展中規(guī)模更大，實(shí)現(xiàn)的長(zhǎng)距離檔案調(diào)節(jié)工作也很不方便，從而導(dǎo)致檔案損傷等問題的產(chǎn)生。因此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案電子化，能促進(jìn)管理工作的高效發(fā)展?；诂F(xiàn)代化辦公軟件的應(yīng)用，各個(gè)人員進(jìn)行檔案搜索的時(shí)候更方便，增強(qiáng)其準(zhǔn)確性，也能獲得良好的檔案分享效果。（三）降低檔案的管理成本。在高職院校中，使用電子檔案能為信息保存工作提供方便，也能在一定程度上降低使用成本和實(shí)施要求。使用傳統(tǒng)檔案對(duì)周邊環(huán)境溫度要求高，當(dāng)處于比較潮濕和干燥環(huán)境下，將引發(fā)檔案問題的產(chǎn)生，并造成更大損失。同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)綠色校園建設(shè)，使用電子檔案也能達(dá)到資源的節(jié)約性，保證檔案信息在更安全的環(huán)境下保存。（四）提升檔案的傳輸速度。當(dāng)文件資料數(shù)量巨大的時(shí)候，基于傳統(tǒng)的方式，需要使用車對(duì)其運(yùn)輸。但是，電子檔案的使用存在較大不同，僅需要利用儲(chǔ)存卡，能實(shí)現(xiàn)信息資料的傳輸。所以，在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，并對(duì)電子檔案進(jìn)行應(yīng)用具有十分重要的作用，能提升其傳輸速度，也能保證整體的安全性。將其應(yīng)用到高職院校中，進(jìn)行信息傳輸工作更為普遍。一般情況下，傳統(tǒng)檔案信息傳遞需要郵遞方式，在對(duì)其傳輸過程中，受多個(gè)因素的影響，將引發(fā)文件的丟失或者損壞，也會(huì)在整體上造成更大損失。因此，電子檔案的使用，不僅能提升傳輸速度，也能保證信息的安全性。
三、電子檔案容易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)
（一）安全性。電子檔案儲(chǔ)存期間，占據(jù)的空間小，能實(shí)現(xiàn)更快的傳輸速度。但是，該特點(diǎn)也導(dǎo)致電子檔案面臨損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn)，并造成不良后果。在大數(shù)據(jù)信息化發(fā)展時(shí)代，對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，都是字體和標(biāo)識(shí)。在該情況下，將產(chǎn)生相同的檔案，當(dāng)無法對(duì)其真實(shí)性進(jìn)行區(qū)分的時(shí)候，將給人們帶來較大損失。同時(shí)，隨著網(wǎng)絡(luò)普及速度的加快發(fā)展，導(dǎo)致很多工作存在信息修改現(xiàn)象，所以，其安全性要更加重視。（二）完整性。傳統(tǒng)檔案中，將其應(yīng)用到行政管理工作中將出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，無法對(duì)其進(jìn)行有效修改。對(duì)于電子檔案，能對(duì)大量的行政管理信息進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)批量工作，能促進(jìn)工作效率的穩(wěn)定提升。當(dāng)發(fā)現(xiàn)其存在問題的時(shí)候，也能對(duì)其有效修改。盡管如此，電子檔案儲(chǔ)備的環(huán)境更為開放，如果無法實(shí)現(xiàn)信息更新，將引發(fā)信息不足等問題，對(duì)其使用期間能導(dǎo)致資料不完整。（三）長(zhǎng)期性。在大數(shù)據(jù)發(fā)展下，電子檔案成為主要發(fā)展趨勢(shì)，也展現(xiàn)其新的發(fā)展領(lǐng)域。將電子檔案應(yīng)用到高職院校行政管理工作中，將發(fā)揮十分重要的作用，在整體上，是需要設(shè)備來實(shí)現(xiàn)的。但是，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新，設(shè)備也需要進(jìn)行更新，當(dāng)設(shè)備產(chǎn)生問題的時(shí)候，很難找到適合的硬件對(duì)信息資料進(jìn)行讀取和儲(chǔ)存，從而影響電子檔案的使用壽命。
四、傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，服務(wù)好學(xué)校行政管理
（一）構(gòu)建電子檔案。在高職院校實(shí)際發(fā)展過程中，為了促進(jìn)行政管理工作的積極執(zhí)行，需要在工作中，為其建立相關(guān)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫的成立，能將電子檔案和傳統(tǒng)檔案進(jìn)行結(jié)合，也能在管理工作中，保證人力管理工作的規(guī)范性。所以，在實(shí)際建設(shè)和發(fā)展下，需要基于相關(guān)要求，為每個(gè)文件設(shè)計(jì)一個(gè)電子文件鏈接，也要為紙質(zhì)檔案設(shè)立合理的存放位置，保證檔案目錄數(shù)據(jù)庫在使用的時(shí)候更合理，為行政管理工作的信息查詢、檢索工作等創(chuàng)建條件。在為其建立電子檔案的時(shí)候，需要使用更為專業(yè)的軟件，以促進(jìn)電子檔案使用期間獲得更大方便。根據(jù)現(xiàn)代大數(shù)據(jù)的發(fā)展要求，可以在使用期間，提供計(jì)算機(jī)軟件，并在計(jì)算機(jī)中為其設(shè)立幾個(gè)目錄，以達(dá)到電子檔案的存放目的。對(duì)于紙質(zhì)檔案和電子檔案的接收工作，要以數(shù)碼照相或者掃描的方式對(duì)其儲(chǔ)存。當(dāng)將紙質(zhì)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)化后，電子檔案會(huì)在是數(shù)據(jù)庫中產(chǎn)生。針對(duì)現(xiàn)存的電子檔案，還需要對(duì)其備份，以免受各個(gè)因素的影響導(dǎo)致丟失等問題。對(duì)于電子檔案中目錄的設(shè)立，需要根據(jù)其級(jí)別和權(quán)限，禁止他人對(duì)其修改，以維護(hù)檔案信息的真實(shí)性。在這種發(fā)展形式下，高職院校師生不僅能查詢電子檔案，也能維護(hù)行政管理工作的有效執(zhí)行。（二）實(shí)現(xiàn)電子檔案的應(yīng)用。為了在高職院校中對(duì)電子檔案充分應(yīng)用，需要根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，分析學(xué)校的具體條件以及行政管理情況、檔案的服務(wù)情況和建設(shè)情況等。并通過校園網(wǎng)、公共網(wǎng)以及政府服務(wù)網(wǎng)等對(duì)其服務(wù)，保證在最大程度上促使電子檔案價(jià)值充分發(fā)揮。第一，對(duì)學(xué)校局域網(wǎng)的應(yīng)用。電子檔案能為高職院校行政管理工作進(jìn)行服務(wù)，所以，在實(shí)際使用期間，基于對(duì)學(xué)校局域網(wǎng)的應(yīng)用，能為其開展服務(wù)平臺(tái)，保證學(xué)校的師生都能基于網(wǎng)絡(luò)訪問電子檔案，達(dá)到信息的共享化。當(dāng)打開檔案目錄后，可以輸入文件名，以最快的速度對(duì)目錄進(jìn)行查詢，保證能獲得檔案信息。第二，政府服務(wù)網(wǎng)的使用。在高職院校實(shí)際發(fā)展過程中，實(shí)現(xiàn)行政管理工作，都促進(jìn)學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展。基于政府服務(wù)網(wǎng)的使用，為其構(gòu)建服務(wù)平臺(tái)，能提高學(xué)校的實(shí)際發(fā)展地位，增強(qiáng)其影響力。比如：在服務(wù)平臺(tái)中，教師共享學(xué)生的學(xué)業(yè)情況，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線使用和在線查詢，能為工作的執(zhí)行提供指導(dǎo)意見，也能根據(jù)實(shí)際情況促進(jìn)行政管理工作的合理性，從而為高職院校的積極發(fā)展提供保障。第三，公眾網(wǎng)的使用。高職院校的積極發(fā)展是對(duì)社會(huì)進(jìn)行服務(wù)，為其構(gòu)建交流平臺(tái)，構(gòu)建電子信息檔案，是其中的主要途徑。基于公眾網(wǎng)的使用，在服務(wù)工作中，不僅能滿足社會(huì)大眾的發(fā)展需求，也方便學(xué)校在開展行政管理工作時(shí)，對(duì)社會(huì)信息進(jìn)行采集與收集，保證信息資源得以充分應(yīng)用。同時(shí)，在服務(wù)工作中，也能有針對(duì)性地對(duì)行政管理進(jìn)行調(diào)整，維護(hù)學(xué)校的積極發(fā)展方向。當(dāng)前，通過對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)檔案進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案在服務(wù)發(fā)展中具備更大優(yōu)勢(shì)，高職院校也在逐漸轉(zhuǎn)變。但是，電子檔案在高職院校行政管理工作中的應(yīng)用還存在一些問題。在大數(shù)據(jù)發(fā)展時(shí)代，電子檔案的應(yīng)用能滲透到高職院校的各個(gè)環(huán)節(jié)中，也能對(duì)行政管理工作中的多個(gè)問題進(jìn)行應(yīng)對(duì)，但并不是短期內(nèi)才能完成的，還需要實(shí)現(xiàn)高職院校內(nèi)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，對(duì)電子檔案充分應(yīng)用，保證在高職院校行政管理工作中實(shí)現(xiàn)電子化工作，從而為高職院校的積極發(fā)展提供服務(wù)。（三）實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案信息化管理系統(tǒng)的結(jié)合。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，實(shí)現(xiàn)管理工作，促進(jìn)工作效率和水平的提升。該系統(tǒng)中為技術(shù)資源與信息資源，能在整體上對(duì)信息進(jìn)行自動(dòng)采集和處理，也能與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息的綜合處理能力。在高職院校實(shí)現(xiàn)的自動(dòng)化發(fā)展背景下，電子檔案成為學(xué)校改革發(fā)展過程中的重要資源，面對(duì)這些復(fù)雜信息，需要將辦公自動(dòng)化與電子信息檔案進(jìn)行結(jié)合，以促進(jìn)電子檔案信息管理工作的規(guī)范性，也能符合當(dāng)前的行政管理需要。
五、總結(jié)
基于以上的分析和研究發(fā)現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)發(fā)展時(shí)代，基于工作中的實(shí)際要求，實(shí)現(xiàn)電子檔案的應(yīng)用，能更好地服務(wù)高職院校行政管理工作，也能為工作整體提供方便，滿足當(dāng)前的發(fā)展需求，也實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。
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電子政務(wù)是針對(duì)政府部門之外的各大企業(yè)和用戶的，針對(duì)的對(duì)象不同。電子政務(wù)的發(fā)展是順應(yīng)了計(jì)算機(jī)的發(fā)展而發(fā)展的，是全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，只有具備了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，才能更好地發(fā)展電子政務(wù)。電子政務(wù)是與其他相關(guān)的技術(shù)相結(jié)合的，電子政務(wù)的辦事效率比較高，質(zhì)量也比傳統(tǒng)的檔案管理要高出很多，這都是電子政務(wù)的優(yōu)勢(shì)。當(dāng)下運(yùn)用電子政務(wù)就是為了提高政務(wù)部門的辦事效率，電子政務(wù)可以高速地傳輸信息資源?，F(xiàn)在，怎樣開發(fā)資源、整合資源、優(yōu)化資源，以及發(fā)展信息相關(guān)產(chǎn)業(yè)，是電子政務(wù)發(fā)展的關(guān)鍵任務(wù)。電子政務(wù)的發(fā)展是一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)，涉及到的范圍是比較廣泛的，可以涉及到社會(huì)當(dāng)中的各個(gè)方面，特別是信息量比較多的地方。電子政務(wù)的發(fā)展，慢慢會(huì)從政府部門擴(kuò)展到社會(huì)的各個(gè)層面上去。如今，高校的人數(shù)和知識(shí)量都是非常密集的，所以電子政務(wù)在高校中的運(yùn)動(dòng)也是非常廣泛的，需要高校在平時(shí)的工作中大量地使用電子政務(wù)技術(shù)，以達(dá)到高校工作的優(yōu)質(zhì)化，從而減少工作用時(shí)，跨過很多物質(zhì)上的障礙，最終達(dá)到信息的精準(zhǔn)、公開，權(quán)利也更加透徹，工作更加到位、周全、高效。但是，伴隨著電子政務(wù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)在電子文件的數(shù)量越來越多，這些電子文件對(duì)于高校來說是非常珍貴的資源，是需要謹(jǐn)慎保管的，不能丟失。如果一旦丟失對(duì)于高校和社會(huì)都是非常重大的損失，所以要慢慢地把電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案進(jìn)行妥善地保存和管理。電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案相比，電子檔案有以下特征：①電子檔案在儲(chǔ)存和保存的方法上是紙質(zhì)版檔案做不到的，電子檔案主要用光碟、硬盤等工具進(jìn)行保存。這樣看來，電子文件是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件沒辦法做到的；②電子文件的信息不會(huì)和制定的載體相聯(lián)系，相關(guān)聯(lián)的僅僅是一些特定的承載物體；③電子文件可以直接利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行快速地傳遞，并且在修改的過程中是沒有痕跡可尋找。
2電子政務(wù)運(yùn)用到高校檔案中的各種問題
2.1電子文件的去處
雖然說電子檔案是一種比較集中的保存方式，是比較方便快捷的，但是電子文件有太多的信息需要建立和傳輸，而現(xiàn)在電子文件還沒有做到完全以電子檔案的形式進(jìn)行保管，導(dǎo)致的后果就是，現(xiàn)在很多的文件有人處理，但是在處理完之后就沒人保管了，在傳輸之后做不到及時(shí)保存，處在無人監(jiān)管的狀態(tài)下。此外，現(xiàn)在要對(duì)電子文件進(jìn)行管理是比較難的，因?yàn)楝F(xiàn)在的保管技術(shù)方面還不是非常完善，需要尋找新的方法。所以，現(xiàn)在很多的電子文件是沒辦法做到穩(wěn)妥保管的，目前迫切的任務(wù)就是建立完善的系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行有效地整理保管。
2.2電子文件的前期處理
傳統(tǒng)的檔案整理和管理是在處理完之后直接交給檔案管理人員就可以的，這份檔案從交給檔案管理部門開始就算被保管起來了。而如今的電子檔案管理擺脫了紙質(zhì)版的管理方式，進(jìn)入到計(jì)算機(jī)的應(yīng)用中來，實(shí)現(xiàn)了電子化自動(dòng)管理的模式。從紙質(zhì)版的檔案管理到電子版的檔案管理是從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)的過程，是一個(gè)很大的轉(zhuǎn)變過程。
2.3檔案保管過程中的資源利用
電子檔案的管理和保管是需要借助軟硬件來實(shí)現(xiàn)的，可是對(duì)于現(xiàn)在的高校來說，具備相關(guān)的技術(shù)性的資源畢竟是有限的，在這樣資源有限的情況下，就需要檔案管理部門既要使用本部門的資源，也需要借助整個(gè)高校的技術(shù)資源，一起來完成這件事情，一起來解決這個(gè)問題。
2.4電子檔案的定位
因?yàn)殡娮訖n案本身的一些特征，導(dǎo)致對(duì)于電子檔案的定位出現(xiàn)了很大的難度，確定電子檔案的原始性是確保電子文件的重要環(huán)節(jié)。電子檔案的可變更性和消息的可分割性，導(dǎo)致電子檔案在產(chǎn)生或者傳送中有很被動(dòng)的現(xiàn)象存在，還導(dǎo)致電子檔案的改變沒有跡象可尋找。修稿后的檔案是不是和原來的檔案一樣，也是很難區(qū)分的。所以，電子文件的定位是現(xiàn)在面臨的比較大的一個(gè)難題。
2.5電子檔案的公開性
如今是一個(gè)信息時(shí)代，人們的生活是比較多元化的，這就需要更加準(zhǔn)確的信息服務(wù)。電子檔案信息是政府部門開放的、主要的消息來源，政府部門的消息公開對(duì)于消息共享是很有好處的。政府部門是電子消息使用最多的部門，所以電子信息化應(yīng)該從機(jī)關(guān)開始實(shí)施。同時(shí)，政府機(jī)關(guān)應(yīng)該在消息開發(fā)使用上進(jìn)一步完善，需要政府機(jī)關(guān)之間的消息溝通和群眾之間的信息交流，才能讓電子檔案發(fā)揮到極致。
3高校電子檔案的電子政務(wù)化的想法
3.1變更傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的管理方式
加速電子文件管理的更改，首先要做的事情其實(shí)不是技術(shù)方面的，而是工作人員想法上的改變，說白了就是需要先改變檔案工作人員的思想問題，讓傳統(tǒng)的檔案工作人員接受電子版的檔案管理方式，慢慢地適應(yīng)電子檔案的工作方式，一步一步地從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化成電子版的檔案工作，從開始的重視文件的保管力度轉(zhuǎn)化成重視檔案的利用度。雖然說傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案管理已經(jīng)有了成型的管理方式，但正是因?yàn)檫@樣，我們需要抓緊時(shí)間從紙質(zhì)版的形式轉(zhuǎn)化成電子版的形式，如果不先從工作人員的思想上進(jìn)行改變的話，就很難做到體制的改變。
3.2檔案管理部門對(duì)檔案需要統(tǒng)一管理
檔案的整理和歸檔是很重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，目的就是能夠妥善地保管檔案，不出現(xiàn)丟失的情況。在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候，歸檔也是非常關(guān)鍵的一個(gè)部分，如果做不到嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乇４鏅n案，將會(huì)有很多的檔案出現(xiàn)安全隱患。所以在具體工作中，需要各部門認(rèn)清楚自己的職責(zé)和任務(wù)，做好自己的工作。檔案工作人員需要進(jìn)一步深入到現(xiàn)有的檔案管理上面去，對(duì)于電子檔案的接件、處理和保存工作進(jìn)行指揮，保管好電子檔案的原始資料，做到電子檔案的一致管理，提高檔案管理的質(zhì)量。
3.3落實(shí)與電子檔案相符合的制度
要想做好電子檔案的建立和保管，是需要很多部門一起努力的，這不僅與文件保管部門相關(guān)，還需要與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門相配合。檔案的管理無論是紙質(zhì)版還是電子版都應(yīng)該嚴(yán)格地規(guī)范，避免不規(guī)范的現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案保管的原則就是雙管齊下，制度和原則缺一不可，由國(guó)家統(tǒng)一管理。進(jìn)行檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)很重大的事情，必須加入我國(guó)的信息建設(shè)中，共同發(fā)展。
3.4增大人才團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)人員素質(zhì)
在當(dāng)前的環(huán)境下，電子檔案想要進(jìn)一步發(fā)展，最緊迫的任務(wù)就是需要將檔案工作人員的水平提上去，需要有更加嚴(yán)格的要求，工作人員不僅僅需要學(xué)會(huì)檔案管理的正常工作，還需要學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用，掌握電子技術(shù)，并且要學(xué)會(huì)接收文件、整理、歸檔等工作，以及做好檔案管理時(shí)間內(nèi)的護(hù)理工作，這些都要求檔案工作人員多學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)，對(duì)于檔案工作人員要定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，讓工作人員掌握更多的知識(shí)，盡快地適應(yīng)電子檔案的管理和維護(hù)，這樣才能真正地做好檔案管理工作。電子檔案建設(shè)的最重要因素就是不能離開人才這個(gè)因素，要針對(duì)電子檔案的專業(yè)知識(shí)培養(yǎng)專業(yè)化的人才，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)及電子檔案管理方面的知識(shí)，才能達(dá)到電子檔案建設(shè)的要求。高素質(zhì)的專業(yè)人才培訓(xùn)是電子檔案建設(shè)的必要因素，由于電子檔案工作的特殊性質(zhì)，對(duì)于檔案工作人員的要求比較高，電子檔案的建立和相關(guān)技術(shù)知識(shí)是密不可分的，所以一定是需要專業(yè)的知識(shí)的。
4電子檔案建設(shè)需要腳踏實(shí)地
要堅(jiān)持科技是第一生產(chǎn)力，堅(jiān)持科學(xué)的方式建立電子檔案工作，電子檔案工作是一項(xiàng)比較新穎的工作，這就更加需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度來對(duì)待。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案相對(duì)比，電子檔案的保管需要更加謹(jǐn)慎和嚴(yán)格，而且現(xiàn)代科技是快速發(fā)展的，電子版檔案的管理方法要隨著時(shí)間的變化不斷地創(chuàng)新，這樣才能更好地發(fā)展下去，這就更加需要檔案管理人員團(tuán)結(jié)作戰(zhàn)。電子檔案的建立過程也需要嚴(yán)格地遵守法律法規(guī)，讓電子檔案更加的合法化。還有，就是要把最先進(jìn)的科技加入到電子檔案的管理中來，電子檔案隨著科技的不斷發(fā)展，正在迅速地發(fā)展和發(fā)揮著作用。當(dāng)然，伴隨著快速地發(fā)展也將出現(xiàn)很多不同的問題，所以我們需要仔細(xì)地分析新問題，采取好的管理方式，處理好電子檔案保管的問題，讓電子版檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案都能有作用可以發(fā)揮。電子檔案轉(zhuǎn)變了我們舊的觀點(diǎn)，讓新的科技進(jìn)入我們的生活中，是一件很好的事情。
5結(jié)語
1.推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)腳步
我國(guó)檔案信息化建設(shè)，必須要保證檔案電子化建設(shè)過程有法可依、有據(jù)可循。有效提升我國(guó)高校檔案電子化管理水平，是當(dāng)前我國(guó)高校的一個(gè)重要發(fā)展方向和難題。《檔案法》以及國(guó)家、地方以上的法律法規(guī)構(gòu)建了一種互相促進(jìn)、互相制約的法律法規(guī)，這是當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的重要保證。
2.推動(dòng)我國(guó)電子網(wǎng)絡(luò)的安全管理
網(wǎng)絡(luò)安全問題是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)需要克服的重要難題，這也是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展過程中遇到的一個(gè)很大的難題。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)發(fā)展速度非常快，網(wǎng)絡(luò)在給人們帶來便利的同時(shí)，也是一把雙刃劍，帶來了很多的負(fù)面不良影響，甚至引起了很大的信息威脅，當(dāng)前利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理檔案信息已經(jīng)成為了一種應(yīng)用廣泛的處理方式。在計(jì)算機(jī)完成檔案信息處理后，需要靈活地同步開展檔案文件、電子化管理、網(wǎng)絡(luò)信息保密工作，這是我們充分實(shí)現(xiàn)、保證電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全開展的重要前提條件。
3.促進(jìn)檔案系統(tǒng)數(shù)字資源搭建
檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源管理，主要需要開展兩方面的工作，一方面就是對(duì)現(xiàn)行系統(tǒng)歸檔文件的收集和整理，另一方面就是對(duì)館藏檔案實(shí)施數(shù)字化信息收集和整理。對(duì)現(xiàn)行系統(tǒng)檔案歸檔處理，需要對(duì)辦公自動(dòng)化過程中出現(xiàn)的各種電子文件進(jìn)行系統(tǒng)管理。館藏檔案數(shù)字化，主要是利用高端掃描儀設(shè)備，對(duì)檔案館內(nèi)的各種文件、圖片信息、影視媒體等實(shí)施有效處理，以數(shù)字化電子文件形式將檔案館內(nèi)的各種文件、圖片信息、影視媒體等加以呈現(xiàn)和保存，從而實(shí)現(xiàn)電子文件替代紙質(zhì)文件的效果。檔案數(shù)字化建設(shè)可以對(duì)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)完善處理，使檔案資源體系更加健全，使電子信息更加全面。實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化處理，查閱人員在查閱檔案過程中，可以通過搜索方式快速獲取，使得查閱、搜索、保存等各項(xiàng)工作開展更加方便、效率，提升了檔案工作管理效率，從而更好的為社會(huì)提供相應(yīng)的信息服務(wù)。
4.提升檔案信息化管理人才的綜合素質(zhì)水平
檔案信息化建設(shè)是我國(guó)當(dāng)前面臨的一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，對(duì)于人才的要求也是多方面的。就當(dāng)前檔案管理部門的人才素質(zhì)水平情況來看，可以從幾方面加以解決。第一步就是針對(duì)當(dāng)前從業(yè)人員培養(yǎng)情況進(jìn)行認(rèn)識(shí)和分析，開展各項(xiàng)培養(yǎng)活動(dòng)和教育活動(dòng)，幫助這些工作人員有效提升檔案管理理論；第二是幫助學(xué)生更加熟練地掌握電子信息化檔案管理方面的相關(guān)操作技能和操作步驟，使其對(duì)整個(gè)操作流程更加熟悉，具備更加有效的管理理論和操作技巧，熟練掌握檔案信息化電子建設(shè)過程中的相關(guān)知識(shí)和內(nèi)容；第三是對(duì)本部資源實(shí)施持續(xù)優(yōu)化和改善，吸引更多高技術(shù)專業(yè)性人才；第四是積極組織更多的工作人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)和接受培訓(xùn)指導(dǎo)，邀請(qǐng)資深專家進(jìn)行指導(dǎo)和講解，及時(shí)對(duì)相關(guān)工作人員的工作情況進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)。
5.電子政務(wù)環(huán)境下優(yōu)化檔案管理
在當(dāng)前電子管理環(huán)境下，需要對(duì)檔案格式進(jìn)行統(tǒng)一優(yōu)化處理。電子信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用廣泛，文檔格式需要根據(jù)具體需要設(shè)置不同的標(biāo)注格式。這是提高電子檔案管理水平的重要保證。高校在完成檔案信息化管理過程中，需要不斷推動(dòng)電子政務(wù)實(shí)施，積極參與到相關(guān)的電子政務(wù)管理?xiàng)l例制作過程中，將高校電子政務(wù)建設(shè)和檔案電子信息化管理相結(jié)合，從而更好地開展高校檔案信息化建設(shè)工作，提升信息化建設(shè)效率。
6.結(jié)束語
2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立約束機(jī)制。自20*年機(jī)構(gòu)改革以來，我局認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)文件精神，結(jié)合自身實(shí)際情況，重新制定了各股室的工作職責(zé)，加大了對(duì)檔案調(diào)閱工作的管理，做到調(diào)閱檔案由分管領(lǐng)導(dǎo)親自審批。同時(shí)，加強(qiáng)了對(duì)廣大干部職工的宣傳教育，增強(qiáng)了大家的檔案意識(shí)和自覺遵守檔案工作制度的自覺性。通過建立健全工作職責(zé)和檔案管理制度，我局檔案管理工作逐步走上了規(guī)范化的管理軌道。
3、加強(qiáng)硬件建設(shè)，創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件。為了檔案的規(guī)范化管理，我局在原有設(shè)施的基礎(chǔ)上，添置了檔案柜、空調(diào)、打印復(fù)印掃描一體機(jī)、照相機(jī)、吸塵器和專用電腦，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案的管理、利用提供了良好的硬件支持。
4、加強(qiáng)軟件建設(shè)，實(shí)行了科學(xué)、規(guī)范的管理。我局檔案管理工作始終堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，幾年來，堅(jiān)持不懈地做好以下幾方面的工作：一是在檔案部門的指導(dǎo)下，機(jī)關(guān)文書材料均按照新的歸檔要求進(jìn)行整理。二是推行各股室業(yè)務(wù)檔案資料由兼職檔案員預(yù)先組卷，綜合檔案在接收時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真逐卷審查，對(duì)不完善的待完善后再上交。文書檔案方面，20*年歸檔文件永久類7盒，定期類7盒，其中黨群類文件3盒，行政類文件6盒，業(yè)務(wù)類文件5盒;20*年歸檔文件永久類8盒，定期類5盒，其中黨群類文件2盒，行政類文件5盒，業(yè)務(wù)類文件6盒;業(yè)務(wù)檔案方面，地籍資料目前按照省國(guó)土資源廳的要求，正在建設(shè)城鎮(zhèn)化地籍?dāng)?shù)據(jù)庫，預(yù)計(jì)年底將完成“數(shù)字國(guó)土”的基礎(chǔ)工作;三是認(rèn)真落實(shí)八防措施，堅(jiān)持測(cè)量并記錄庫房溫濕度，添置防蟲、防霉藥劑，定期進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理;四是在正常管理的同時(shí)注重檔案的開發(fā)利用，編制各類案卷目錄等多種檢索工具。嚴(yán)格按規(guī)章辦理借閱手續(xù)，填寫利用檔案登記簿，建立了利用效果登記簿。
5、檔案工作的努力方向。我局在檔案管理工作中做了一些扎實(shí)有效的基礎(chǔ)性工作，取得了一定的成績(jī)，但與檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范化要求還有不少差距。我們將進(jìn)一步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，克服人員緊張的困難，加強(qiáng)檔案建設(shè)。一是加大《中華人民共和國(guó)檔案法》的宣傳貫徹力度，提高全體工作人員的檔案意識(shí)，明確檔案工作的地位和作用，確保檔案工作的順利開展;二是抓好檔案人員的政治業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，進(jìn)一步提高他們的檔案管理水平和實(shí)際工作能力，及時(shí)解決工作中存在的問題;三是繼續(xù)做好每年的資料收集、整理、組卷、建檔、保管和開發(fā)利用工作，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。
二、保密工作情況
1、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)工作責(zé)任。我局歷來重視保密工作，成立了由局長(zhǎng)為組長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)、各股室負(fù)責(zé)人為成員的保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)全系統(tǒng)的保密工作統(tǒng)一部署安排。并強(qiáng)調(diào)各股室，尤其是要害股室、要害部位要認(rèn)真組織本股室工作人員深入學(xué)習(xí)上級(jí)文件精神，組織安排好宣傳、落實(shí)，認(rèn)真開展好自查活動(dòng)。
2、認(rèn)真開展保密工作教育和宣傳。經(jīng)常組織主要人員集中學(xué)習(xí)《保密法》及有關(guān)制度，采取以會(huì)代訓(xùn)的方式，傳達(dá)保密工作會(huì)議精神，學(xué)習(xí)保密法規(guī)及文件，總結(jié)工作，布置任務(wù)，并就全局保密工作的現(xiàn)狀及問題進(jìn)行研討，探索行之有效的保密工作方法和措施，使大家進(jìn)一步明確了當(dāng)前保密工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)和工作要求，保密工作意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)，更加深入地把握了新形勢(shì)下保密工作常識(shí)，提高了對(duì)保密工作的警覺性。
3、加強(qiáng)保密工作硬件設(shè)施的建設(shè)。各部門計(jì)算機(jī)實(shí)行專人管理，設(shè)置隔離卡，實(shí)現(xiàn)外網(wǎng)與局內(nèi)網(wǎng)完全隔離，規(guī)范了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理。我局局域網(wǎng)包括政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和政務(wù)外網(wǎng)兩套網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)格按照國(guó)家保密要求建設(shè)內(nèi)、外網(wǎng)，每個(gè)辦公室均鋪設(shè)內(nèi)網(wǎng)點(diǎn)，根據(jù)工作需要鋪設(shè)外網(wǎng)點(diǎn)，內(nèi)、外網(wǎng)用物理隔離卡進(jìn)行物理隔離，不存在內(nèi)、外網(wǎng)交叉接入現(xiàn)象。政務(wù)內(nèi)網(wǎng)用于運(yùn)行內(nèi)部辦公系統(tǒng)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)管理，通過路由器和網(wǎng)閘接入國(guó)土資源信息專網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)省、市、縣三級(jí)國(guó)土資源信息共享和交換;在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)方面，我局根椐上級(jí)要求，采用安全審計(jì)，內(nèi)網(wǎng)安全管理、防火墻、物理隔離網(wǎng)閘等，在需要的內(nèi)、外網(wǎng)點(diǎn)，使用硬盤隔離卡，有效的控制內(nèi)、外網(wǎng)的數(shù)據(jù)隔離，保證內(nèi)網(wǎng)資料的安全性;在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理方面，我局采用內(nèi)網(wǎng)智能防護(hù)系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)物理隔離為主，內(nèi)網(wǎng)智能防護(hù)系統(tǒng)為輔的結(jié)構(gòu)，對(duì)u盤、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行安全管理，目前已禁止全局內(nèi)網(wǎng)u口的使用，特殊情況須使用時(shí)，先對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行殺毒，以保證內(nèi)部資料的安全性。內(nèi)網(wǎng)智能防護(hù)系統(tǒng)我們選用××內(nèi)網(wǎng)防護(hù)系統(tǒng)。通過與內(nèi)網(wǎng)核心交換機(jī)相連，可實(shí)現(xiàn)用戶桌面監(jiān)控、管理、補(bǔ)丁分發(fā)、外設(shè)及接口管理、資產(chǎn)管理、接入管理等功能，對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的機(jī)密文件的使用情況，包抱文件的拷貝、刪除、修改、上傳、用郵件附件發(fā)送、用即時(shí)聊天軟件傳輸?shù)刃袨檫M(jìn)行監(jiān)控;限制和管理主機(jī)各種外設(shè)的使用。不存在在外網(wǎng)計(jì)算機(jī)中處理內(nèi)部工作文件現(xiàn)象，并通過內(nèi)網(wǎng)向縣委辦、政府辦報(bào)送信息。同時(shí)，對(duì)重點(diǎn)部位都配置了“三鐵”(鐵窗、鐵門、鐵柜)、“四防”(防盜、防火、防潮、防鼠)。強(qiáng)化國(guó)家秘密載體治理，全面執(zhí)行《國(guó)家秘密載體保密治理規(guī)定》，密件文件在收發(fā)、傳閱、使用、保管和清退等各個(gè)環(huán)節(jié)做到登記明確、手續(xù)清楚，不擅自擴(kuò)大知悉范圍。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)保密治理，堅(jiān)持誰上網(wǎng)誰負(fù)責(zé)的原則有效地加強(qiáng)了載體的保密治理工作。
4、加強(qiáng)機(jī)要文件的管理，堅(jiān)持雙向登記制度。配備和確定了專(兼)職保密人員，逐步建立完善了保密工作制度。培訓(xùn)了新上崗人員，對(duì)文件及保密廢資料回收銷毀工作做了具體檢查部署，建立了文件保密廢資料登記銷毀程序。及時(shí)登記、傳閱、清理和回交機(jī)要文件，自查中未發(fā)現(xiàn)一起違法事件。
5、重要會(huì)議和重大活動(dòng)的保密管理。在重要業(yè)務(wù)中要求保密工作機(jī)構(gòu)進(jìn)行保密治理和監(jiān)督，及時(shí)組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)開展好本單位的重大事項(xiàng)中的保密工作，建立健全了相關(guān)保密規(guī)章制度。在會(huì)議和活動(dòng)前制定有保密工作預(yù)案，明確專人負(fù)責(zé)每次會(huì)議和活動(dòng)中的保密工作，按照保密要求對(duì)參加人員范圍進(jìn)行了嚴(yán)格控制，并提出明確的保密要求，會(huì)議結(jié)束時(shí)做到了及時(shí)清場(chǎng)，重要會(huì)議文件印制、分發(fā)、清退、銷毀等環(huán)節(jié)符合保密要求。對(duì)信息的、上網(wǎng)和新聞報(bào)道都嚴(yán)格規(guī)范的保密審查程序。
三、電子政務(wù)建設(shè)情況
實(shí)施和推行電子政務(wù)，是深化行政體制改革的一項(xiàng)重要舉措，是促進(jìn)依法行政和實(shí)施政務(wù)公開的重要途徑。近幾年來，在縣委、縣政府和上級(jí)主管部門的正確領(lǐng)導(dǎo)和大力支持下，我局高度重視國(guó)土資源電子政務(wù)建設(shè)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確目標(biāo)任務(wù)，配備專業(yè)人員，加大資金技術(shù)投入，并與實(shí)際應(yīng)用緊密結(jié)合，本著以建設(shè)帶動(dòng)應(yīng)用，以應(yīng)用促進(jìn)發(fā)展的原則，全面推進(jìn)國(guó)土資源電子政務(wù)建設(shè)。
(一)、電子政務(wù)建設(shè)基本情況
1、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。我局電子政務(wù)建設(shè)工作按照全省的統(tǒng)一部署，投資××余萬元采購了服務(wù)器、路由器、交換機(jī)、防火墻、智能防護(hù)系統(tǒng)等設(shè)備，按照標(biāo)準(zhǔn)新建了中心機(jī)房，完成了政務(wù)內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置、機(jī)房設(shè)備、系統(tǒng)軟件安裝等工作，于20*年底基本建成兩套并行、完全物理隔離的網(wǎng)絡(luò)線路，分別應(yīng)用于政務(wù)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了省、市、縣縱向網(wǎng)絡(luò)的互連互通。
2、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。一是電子政務(wù)平臺(tái)建設(shè)。為確保在年底前全面實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)應(yīng)用，進(jìn)行了電子政務(wù)建設(shè)前期準(zhǔn)備工作。目前已安裝電子政務(wù)平臺(tái)，并對(duì)各股室人員進(jìn)行了配置，現(xiàn)正對(duì)各股室業(yè)務(wù)流程進(jìn)行摸底。二是門戶網(wǎng)站建設(shè)。門戶網(wǎng)站是電子政務(wù)的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開的窗口。我局門戶網(wǎng)站于20*年正式開通，今年我們又對(duì)門戶網(wǎng)站進(jìn)行了改版。三是公文傳輸系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)了省、市、縣級(jí)橫向和縱向傳輸，局電子政務(wù)管理員能嚴(yán)格按照內(nèi)網(wǎng)的應(yīng)用要求，做到每天××次以上進(jìn)內(nèi)網(wǎng)查看接收文件、信息，及時(shí)做好登記備查工作。
3、制度建設(shè)。我局認(rèn)真執(zhí)行省、市關(guān)于信息化建設(shè)的各項(xiàng)制度，并根據(jù)我局的實(shí)際情況制定了《計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理辦法》、《計(jì)算機(jī)機(jī)房管理規(guī)定》、《網(wǎng)絡(luò)保密規(guī)定》、《電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)管理實(shí)施細(xì)則》等制度，并在工作中把各項(xiàng)制度落到實(shí)處，做到制度規(guī)范，操作嚴(yán)謹(jǐn)。
(二)、存在的困難與問題
我局信息化和電子政務(wù)工作仍處于起步摸索階段，信息化水平低，信息資源的開發(fā)利用率較差，電子政務(wù)應(yīng)用領(lǐng)域不寬，存在著不少不足。一是一些部門認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠;二是門戶網(wǎng)站共建機(jī)制尚未較好建立，信息來源少，更新不及時(shí)，應(yīng)用層次不高;三是部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)未能有效整合，資源不能共享，產(chǎn)生“信息孤島”，造成了資源浪費(fèi)等現(xiàn)象;四是電子政務(wù)建設(shè)的資金投入力度不夠，資金籌集難;五是技術(shù)力量弱，信息化專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍的建設(shè)和培養(yǎng)工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)。
(三)、下一步工作計(jì)劃
1、十月份計(jì)劃全面實(shí)行電子政務(wù)，業(yè)務(wù)全面網(wǎng)上運(yùn)行。
2、十一月份計(jì)劃對(duì)各相關(guān)股室電子政務(wù)應(yīng)用情況進(jìn)行摸底，進(jìn)一步優(yōu)化、完善電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)。
3、全面推進(jìn)電子政務(wù)縱向網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，計(jì)劃把××個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)國(guó)土所接入電子政務(wù)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子政務(wù)應(yīng)用，目前已制定鄉(xiāng)鎮(zhèn)國(guó)土所聯(lián)網(wǎng)方案。
4、建設(shè)好視頻會(huì)議系統(tǒng)，已安排視頻會(huì)議場(chǎng)所，可容納××人，實(shí)現(xiàn)在本局參加視頻會(huì)議。
5、加強(qiáng)門戶網(wǎng)站建設(shè)，按照國(guó)土資源部縣級(jí)政務(wù)網(wǎng)站評(píng)比細(xì)則對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行改版并完善，建立完善網(wǎng)站信息報(bào)送制度，保證網(wǎng)站信息及時(shí)更新，做好網(wǎng)站的運(yùn)行維護(hù)工作，整合信息資源。
關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；前置掃描；后置掃描；優(yōu)化模式
1、引言
隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案的管理、查詢、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)都出現(xiàn)了革命性的變化。通過掃描、OCR識(shí)別、數(shù)字?jǐn)z影等高新技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別可處理、順序固定的數(shù)字檔案信息資源庫，以實(shí)現(xiàn)資源共享，這就是檔案數(shù)字化。數(shù)字化建設(shè)是信息化時(shí)代信息數(shù)字化發(fā)展的產(chǎn)物，是檔案工作現(xiàn)代化在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，是提高檔案管理水平的必然要求。
按照《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求，貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，傳統(tǒng)載體檔案必須數(shù)字化，配套建設(shè)電子檔案接收系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)便捷查閱。
在行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案的管理中，結(jié)合日常工作的特點(diǎn)，一般采用前置掃描和后置掃描兩種模式進(jìn)行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。
2、后置掃描
目前，大多數(shù)國(guó)土資源局都采用年度歸檔的方式。流程為：各部門在規(guī)定時(shí)間之內(nèi)，將相關(guān)文檔匯總至檔案管理機(jī)構(gòu)。由檔案管理機(jī)構(gòu)組織，集中進(jìn)行掃描入庫。這種方式行業(yè)上一般稱之為“后置掃描”。
年度將檔案統(tǒng)一掃描錄入系統(tǒng)，有利于最大限度的保存紙質(zhì)文檔，檔案內(nèi)容完整、排列有序，便于使用者查閱，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。后置掃描的優(yōu)點(diǎn)如下：
（1）檔案齊全，不多不少
各部門都已經(jīng)對(duì)檔案進(jìn)行了梳理和清理，保證了檔案資料的齊全。同時(shí)，剔除了收件材料中不需要?dú)w檔的資料，可以確保要掃描的材料都是要?dú)w檔的。
（2）無需調(diào)序，一一對(duì)應(yīng)
由于歸檔時(shí)都按照檔案規(guī)定編好了頁碼，后置掃描的時(shí)候不用考慮調(diào)整案卷內(nèi)順序，只需要按照紙質(zhì)材料的順序掃描入庫，提高了掃描的效率。
（3）服務(wù)外包，質(zhì)量可靠
后置掃描可以委托外包，嚴(yán)格按照歸檔要求掃描、制圖、質(zhì)檢入庫，確保符合江蘇省“特一級(jí)”規(guī)范。檔案室可以集中精力檢查質(zhì)量，確保歸檔數(shù)字化成果合格。
然而，一年一度的集中掃描在實(shí)時(shí)性方面有所欠缺，無法給業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供實(shí)時(shí)材料審批。
3、前置掃描
目前電子政務(wù)系統(tǒng)上，有很多單位提出在收件時(shí)即將相關(guān)材料進(jìn)行掃描，進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)輔助審批審核，然后結(jié)合后期審批材料，或補(bǔ)掃，或自動(dòng)生成影像文件，直接將電子件導(dǎo)入檔案系統(tǒng)。這種方式行業(yè)上一般稱之為“前置掃描”。
前置掃描在實(shí)時(shí)性上表現(xiàn)突出，在大廳收件時(shí)即掃描，可以提供給業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)審批，是審批、辦公流程中的重要環(huán)節(jié)。然而，受制于掃描設(shè)備等客觀條件，前置掃描在圖像的質(zhì)量、掃描效率等方面仍然存在一定欠缺。
（1）影像質(zhì)量難以保證
由于是大廳收件掃描或拍照，圖像很難嚴(yán)格達(dá)到國(guó)標(biāo)的200DPI，或能滿足OCR的300DPI。為了提高收件效率，圖像傾斜、去污等工作一般很難同步實(shí)施。掃描的材料既不美觀，也無法作為合格的影像文件歸檔，容易形成“數(shù)字垃圾”。
（2）一次掃描不全，需要多次補(bǔ)掃，難以控制成本
由于僅是大廳收件掃描，整個(gè)審批發(fā)證環(huán)節(jié)中的補(bǔ)充材料以及審批材料無法掃描，都需要在后置時(shí)補(bǔ)掃。而如果補(bǔ)掃，又牽涉到收件文件順序和檔案編目不同的問題，需要花費(fèi)很大精力和時(shí)間來調(diào)整頁序，判斷是否掃描過。
（3）需要頻繁調(diào)整實(shí)體檔案和電子檔案的順序，極易出錯(cuò)
工作人員還要同時(shí)調(diào)整紙質(zhì)和掃描件的頁序，極易發(fā)生錯(cuò)誤。而類似將審批材料直接輸出成JPG格式的圖像文件，又不符合檔案管理上要求的真實(shí)性，與原件直接掃描產(chǎn)生的文件有較大差異。
4、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的優(yōu)化模式
一般情況下，大家都認(rèn)為，權(quán)源材料在窗口收件時(shí)掃描過了，為什么在檔案歸檔時(shí)還要再掃描一次。應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)逐漸形成材料，在事件辦理完時(shí)，補(bǔ)掃描一下最后的材料就可以歸檔了。
但實(shí)際上，很多時(shí)候不能采用后置掃描的原因是因?yàn)橛写嬖谝韵氯齻€(gè)困難：
第一，真實(shí)的歸檔成本未必是“前置掃描”更低，也就是存不存在重復(fù)勞動(dòng)的問題。收件的材料中，有很多是不必歸檔的；而歸檔的材料中，又一定要收件后審批的過程以及結(jié)論性的材料，這些都是收件時(shí)沒有的。所以，無論前置掃描做不做，“二次掃描”都是必然的。只是針對(duì)收件收過的材料，是不是需要重復(fù)掃描的問題。
這里面真正的問題是：從收件的全部材料里，整理出真正檔案上必要的材料，并按照檔案的要求和排列順序排列。然后還要等審批流程走完后，再把審批結(jié)論和過程材料插到總的待歸檔材料的前面，重編相關(guān)頁碼。如果前期掃描后，這里需要插入的就是紙質(zhì)和影像兩種，同時(shí)著錄材料的順序還要一并調(diào)整。
在這種情況下，前置掃描和后置掃描的區(qū)別就在于，前置掃描要對(duì)著錄、紙質(zhì)和影像做三次篩選和排序，而后置掃描是把紙質(zhì)整理好，去除不需要?dú)w檔的材料后，一次錄入掃描，不用擔(dān)心順序和對(duì)應(yīng)。客觀地講，前置掃描未必比后置掃描節(jié)省工作量，實(shí)際情況是在大多數(shù)情形下，更容易產(chǎn)生對(duì)應(yīng)錯(cuò)誤。
第二，是歸檔材料的內(nèi)部順序。收件上是從權(quán)源到結(jié)論逐步形成的，而檔案上是要求“結(jié)論在前”的。這導(dǎo)致前置掃描的頁序與真實(shí)歸檔的頁序差別很大，最后歸檔的人員需要同時(shí)整理紙質(zhì)材料，還要再在軟件里調(diào)整掃描文件頁序，極容易造成錯(cuò)亂。
我們要認(rèn)真份析收件材料中不需歸檔的，和需要調(diào)整順序的理清楚，不能只羅列兩種材料的不同，這是無助于解決歸檔的實(shí)際工作的。
第三，是如何將收件材料與歸檔的編目自動(dòng)結(jié)合的問題。這里的問題是，即使解決了材料內(nèi)部的篩選和排序問題，收件材料如何按照業(yè)務(wù)規(guī)程和檔案室管理要求歸入對(duì)應(yīng)的目錄號(hào)和分類又是一個(gè)問題。
更重要的是要明確，這些收件材料在歸檔前，是按照什么規(guī)則，歸到哪個(gè)目錄號(hào)上，按什么順序編目。這個(gè)問題不解決，是無法考慮檔案軟件和業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口的。
5、建議采用的模式
為了適應(yīng)無紙化辦公的要求，既能夠支持電子審批，又能夠有效地控制成本，提高檔案的管理水平，就必須將前置掃描與后置掃描結(jié)合起來。具體流程如下：
（1）收件時(shí)采用前置拍照設(shè)備，滿足審批需要
在電子政務(wù)收件時(shí)，配備USB口的攝像頭或其他設(shè)備，直接在收件對(duì)紙質(zhì)檔案拍照進(jìn)入電子政務(wù)系統(tǒng)，全力滿足無紙化審批需要。這種設(shè)備與平板掃描儀相比，前置拍照設(shè)備的效率大為提高，成本也顯著降低。
（2）后期按年度嚴(yán)格按檔案標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施
以年度為單位，由檔案館組織專門隊(duì)伍，或聘請(qǐng)專業(yè)檔案數(shù)字化團(tuán)隊(duì)，借助高速掃描儀等專業(yè)設(shè)備，嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行后置掃描。
（3）檔案數(shù)據(jù)共享聯(lián)通
隨著《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》以及《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》的陸續(xù)出臺(tái)，加快檔案信息電子化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。
1.檔案管理信息電子化建設(shè)的必要性
隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，信息電子化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，檔案管理信息電子化可用詳實(shí)的檔案信息是否完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證，這樣才能決策的及時(shí)、正確，以保障管理措施的適當(dāng)。對(duì)此，檔案信息化有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮重要的作用。第三，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息電子化，可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享，同時(shí)，亦可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性。
2.如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息電子化
首先，要實(shí)現(xiàn)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。只有建設(shè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工。并要建立和完善局域網(wǎng)，使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。
其次，要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息電子化項(xiàng)目的試點(diǎn)與推廣工作。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，并選取一定數(shù)量的具有行業(yè)代表性的單位進(jìn)行信息化建設(shè)的試點(diǎn)，并提供相應(yīng)的資金和技術(shù)資源支持。檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。
第三，要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息電子化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。需要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，通過業(yè)務(wù)流程、生命周期、信息技術(shù)和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等，業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等，技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。第四，要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息電子化人才素質(zhì)培養(yǎng)。信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，因此針對(duì)檔案管理信息電子化人才應(yīng)積極進(jìn)行思想教育，有計(jì)劃有組織地進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握信息技術(shù)的新知識(shí)。檔案人員還要邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐，不斷提高檔案信息化管理的水平，這樣才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。
3.目前檔案管理信息電子化工作中存在的問題
3.1 戰(zhàn)略定位不準(zhǔn)確，理論研究不深入。在2006年編制的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中提出“以檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)”的工作任務(wù)，但檔案管理信息電子化工作仍然存在中長(zhǎng)期的總體指導(dǎo)思想、戰(zhàn)略目標(biāo)、基本原則、主要任務(wù)與發(fā)展架構(gòu)尚不清晰，檔案信息化在檔案工作發(fā)展與改革的地位與作用還不十分明確，檔案信息資源在國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展中的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源地位尚未確認(rèn)等等問題。雖然目前關(guān)于檔案管理信息電子化的理論著作較多，但都只停留在了實(shí)踐方法和技術(shù)應(yīng)用的層面上，理論研究不夠深入，并未形成系統(tǒng)的檔案管理信息電子化理論研究。
3.2 法律支持空缺，地位認(rèn)識(shí)不足。檔案管理信息電子化已日益成為社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，但國(guó)家相關(guān)檔案法規(guī)中尚無檔案信息化概念與要求的相關(guān)表述，這與檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀、規(guī)律及其檔案事業(yè)發(fā)展、社會(huì)發(fā)展的要求不相吻合，造成檔案信息化建設(shè)、管理的法律失據(jù)現(xiàn)象，大大地阻滯了檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。除此之外，雖然這幾年各級(jí)檔案部門對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)有所提高，但是總體上檔案部門對(duì)檔案信息化在新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略地位認(rèn)識(shí)不足，危機(jī)意識(shí)和機(jī)遇意識(shí)不強(qiáng)，嚴(yán)重影響了檔案信息化的推進(jìn)，也影響了檔案事業(yè)的改革與發(fā)展。
檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。那怎樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化呢？
1必須加快檔案管理基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)
檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，是檔案信息資源建設(shè)的保障，是成功建設(shè)各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)的先決條件，檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)的優(yōu)劣，直接影響到檔案管理現(xiàn)代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設(shè)的平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)。首先，我們要加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使檔案覆蓋到網(wǎng)絡(luò)的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)。其次，要加強(qiáng)檔案管理軟件的開發(fā)，使其較好地應(yīng)用于檔案網(wǎng)絡(luò)之中，建立起穩(wěn)固的檔案信息資源共享的支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。再者，要對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，需要建立各種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目錄和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息服務(wù)的整體水平。
2檔案管理信息化與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展
檔案信息資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史產(chǎn)物，是對(duì)歷史的一種真實(shí)的、有效的記錄，是國(guó)家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設(shè)電子政務(wù)過程中不可缺少的重要信息資源。我們應(yīng)當(dāng)把檔案信息化建設(shè)融入于國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境內(nèi)，在依法行政、政務(wù)公開的大局中去思考，合理建設(shè)，合理規(guī)劃。這樣，才能使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分，發(fā)揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設(shè)作為檔案部門目前和以后的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來做，而且同時(shí)也要把檔案信息化建設(shè)工作作為政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分。兩者合一，穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。
3提高檔案管理現(xiàn)代化水平
在信息資源洶涌澎湃的當(dāng)今社會(huì)，高品質(zhì)、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設(shè)能否良好運(yùn)行的條件，提高管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案部門能否順利進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵所在。我們要借鑒當(dāng)代管理學(xué)中優(yōu)秀的科學(xué)理論依據(jù)和方法，結(jié)合檔案管理的實(shí)際工作，在實(shí)踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。我們還要不斷將現(xiàn)代社會(huì)中先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現(xiàn)代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業(yè)化和自動(dòng)化。
4加強(qiáng)檔案管理中信息技術(shù)人才的培養(yǎng)
在信息化社會(huì)中，決勝的關(guān)鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質(zhì)高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時(shí)又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對(duì)這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)，加大其培養(yǎng)力度，采用科學(xué)的、優(yōu)質(zhì)的培養(yǎng)手段，強(qiáng)化人才培養(yǎng)體制，建立起以管理人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點(diǎn)、高科技人才為骨干的檔案管理隊(duì)伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。另一方面，必須對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。
5統(tǒng)一檔案信息資源管理規(guī)范