時(shí)間：2023-07-14 16:35:41
導(dǎo)語(yǔ)：在電子文件與電子檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
按照市檔案局黨組的統(tǒng)一部署，市檔案局積極尋求北京市電子文件管理聯(lián)席會(huì)議成員單位的政策支持，北京市檔案局聯(lián)合北京市密碼管理局于2014年2月7日印發(fā)了《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（京檔發(fā)[2014]3號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）。本《辦法》共六章27條，針對(duì)電子文件的歸檔、電子檔案的移交與接收、電子檔案的保管和電子檔案的利用等制訂了較為全面的規(guī)定，并就目前仍容易產(chǎn)生歧義的名詞定義和新舊文件更替等方面進(jìn)行了明確。本《辦法》規(guī)范了我市電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，為維護(hù)歷史記錄完整，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)與利用，推動(dòng)檔案信息化又好又快地發(fā)展起到重要作用。筆者將按照《辦法》的章節(jié)，就其中較為重要的內(nèi)容以及《辦法》的有關(guān)條款與之前有關(guān)文件的要求不盡相同的方面進(jìn)行詳細(xì)解讀。
一、適用范圍
（一）實(shí)施范圍
本《辦法》的實(shí)施范圍包括：市和區(qū)（縣）所屬黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、人民團(tuán)體、國(guó)有企業(yè)及國(guó)有控股企業(yè)，其他組織參照?qǐng)?zhí)行。
（二）工作范圍
《辦法》適用的工作范圍包括：電子文件的歸檔，檔案室藏電子檔案的管理、利用與移交，檔案館接收電子檔案及館藏電子檔案的管理、長(zhǎng)期保存和利用等。即覆蓋電子文件自形成單位業(yè)務(wù)部門歸檔工作起，至電子檔案在檔案館長(zhǎng)期保存的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，及各工作環(huán)節(jié)的主要工作要求。
（三）北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）的建設(shè)
《辦法》明確界定北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）的建設(shè)模式、使用范圍和功能邊界。
1.建設(shè)模式
運(yùn)用集約化的系統(tǒng)建設(shè)手段，采取市檔案局（館）統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)，各使用單位分步部署、分別管理的模式。即由市檔案局（館）統(tǒng)一建設(shè)、部署并運(yùn)行北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心），各使用單位通過統(tǒng)一的入口使用該平臺(tái)并管理本單位的檔案數(shù)字資源。此外，社會(huì)公眾也將使用該平臺(tái)利用市和區(qū)（縣）檔案館藏的檔案數(shù)字資源，該平臺(tái)還將預(yù)留與中央檔案館和其他省區(qū)市檔案館及其他機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)接口，在條件成熟后實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的檔案數(shù)字資源交換功能。
2.使用范圍
覆蓋本市電子文件形成單位、市和區(qū)（縣）檔案館，并由市檔案局（館）建設(shè)完成后負(fù)責(zé)面向全市統(tǒng)一推廣使用，其中電子文件形成單位主要指市和區(qū)（縣）檔案移交單位，對(duì)于市和區(qū)（縣）不向國(guó)家綜合檔案館移交檔案的電子文件形成單位，若其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境符合接入條件，該平臺(tái)也可為其提供電子檔案的歸檔、管理和利用等主要功能。
3.功能邊界
起端為各使用單位的電子文件歸檔業(yè)務(wù)，終端為市和區(qū)（縣）檔案館的檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存，使用單位、市和區(qū)（縣）檔案館在兩端之間圍繞檔案數(shù)字資源開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)均包含在該平臺(tái)中。
二、名詞釋疑
本《辦法》重點(diǎn)描述并規(guī)范了電子文件和電子檔案的定義及用法，明確了電子文件歸檔和電子檔案管理工作應(yīng)遵循的“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”五項(xiàng)原則。此外，在過去制發(fā)的文件中提到過“邏輯歸檔”和“物理歸檔”的概念，這兩個(gè)名詞在本《辦法》中變更為準(zhǔn)確的“在線歸檔”和“離線歸檔”。
（一）電子文件
按照本《辦法》給出的定義，在本市檔案管理領(lǐng)域，電子文件特指可以經(jīng)過歸檔成為電子檔案的文件，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的系統(tǒng)文件、其他沒有歸檔價(jià)值的文件則不可再稱為電子文件。因此，電子文件應(yīng)當(dāng)具有原生性且具有歸檔價(jià)值，其載體唯一，內(nèi)容原始、真實(shí)、完整，是唯一原件。需要注意的是，有兩類數(shù)據(jù)在過去被誤認(rèn)為是電子文件：一是傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本，二是用于紙質(zhì)文件起草工作的電子版。上述兩類數(shù)據(jù)并非電子文件，今后在工作中應(yīng)注意區(qū)分。
（二）電子檔案
電子文件歸檔后稱電子檔案，即在本市檔案管理領(lǐng)域，電子文件歸檔后至長(zhǎng)期保存階段均統(tǒng)一稱為電子檔案。需要注意的是在電子文件定義中給出的兩類容易混淆的數(shù)據(jù)：傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本統(tǒng)稱為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本，應(yīng)納入檔案數(shù)字資源管理體系，但不可稱為電子檔案；用于紙質(zhì)文件起草工作的電子版不可歸檔為電子檔案，也不可向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。
（三）統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用和安全保密
1.統(tǒng)一管理：對(duì)電子文件管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件實(shí)行集中管理。
2.全程管理：對(duì)電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實(shí)行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。
3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)：制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子文件實(shí)行規(guī)范化管理。
4.便于利用：發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，對(duì)有價(jià)值的電子文件提供分層次、分類別共享應(yīng)用。
5.安全保密：按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子文件信息安全。
（四）在線歸檔和離線歸檔
1.在線歸檔：在不脫離計(jì)算機(jī)運(yùn)行環(huán)境的情況下，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，將電子文件的管理權(quán)限由形成部門向檔案部門移交的過程。
2.離線歸檔：將電子文件拷貝至移動(dòng)硬盤，由形成部門向檔案部門送達(dá)移動(dòng)硬盤的過程。
三、電子文件歸檔工作要求
限于篇幅，本部分僅對(duì)《辦法》第二章的規(guī)定中需要進(jìn)一步解釋的內(nèi)容進(jìn)行解讀。
（一）編制電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表
本《辦法》第七條規(guī)定，電子文件形成單位應(yīng)制訂電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門審核。市檔案局近期正在加緊起草《北京市電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制指南》（以下簡(jiǎn)稱《指南》），用以指導(dǎo)電子文件形成單位編制本單位的電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表。在《指南》印發(fā)前，電子文件形成單位暫時(shí)參照國(guó)家和我市有關(guān)傳統(tǒng)載體文件的規(guī)定，界定電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限。
（二）電子文件的實(shí)時(shí)歸檔
本《辦法》第八條規(guī)定，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理電子文件的單位應(yīng)在電子文件辦理完畢后實(shí)時(shí)歸檔。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理的表述具有以下三層基本含義：
1.信息系統(tǒng)支撐電子文件全部辦理、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。這里指的主要是電子公文，對(duì)于數(shù)碼照片和聲音、影像類等依托于拍攝、錄音設(shè)備形成的文件，或是由其他系統(tǒng)直接產(chǎn)生的無(wú)需經(jīng)過公文流轉(zhuǎn)程序的文件，也可實(shí)施在線歸檔。
2.信息系統(tǒng)具備電子文件網(wǎng)絡(luò)在線歸檔的功能。
3.信息系統(tǒng)具備在線的電子檔案存儲(chǔ)、管理和利用的功能。
（三）電子文件的數(shù)據(jù)類型
本《辦法》第十條規(guī)定了電子文件的數(shù)據(jù)類型和歸檔格式，各數(shù)據(jù)類型所代表的含義如下：
1.文本文件：指采用文字處理軟件生成的，記載字、詞、數(shù)字或符號(hào)等字符信息的文件。
2.數(shù)據(jù)文件：指通過各類數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)存儲(chǔ)和管理的，以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形式記錄的文件。
3.圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖軟件制作的圖形檔案，包括位圖文件和矢量圖文件兩種。
4.圖像文件：指采用數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等設(shè)備拍攝或掃描生成的靜態(tài)圖像文件。
5.影像文件：指采用數(shù)碼攝像機(jī)、視頻采集卡等設(shè)備拍攝或采集生成的，可同時(shí)記錄聲音、動(dòng)態(tài)影像等信息的文件。
6.聲音文件：指采用數(shù)字錄音設(shè)備生成的，記錄語(yǔ)音等聲音信息的文件。
（四）電子文件的形式變化
本《辦法》第十一條要求確保在信息交換、存儲(chǔ)和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容的真實(shí)、完整。其意義在于電子文件的特性決定其在進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換過程中，可能會(huì)產(chǎn)生諸如字體、字號(hào)、行間距、文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)等變化，與傳統(tǒng)載體檔案的管理要求不同，電子文件在歸檔和長(zhǎng)期保存過程中是允許形式發(fā)生不可避免的變化的，但是其所載內(nèi)容決不可有任何變化。
（五）電子文件的在線歸檔
按照本《辦法》第十二條的規(guī)定，電子文件可以在線歸檔。但是必須注意，用于電子文件在線歸檔的信息系統(tǒng)必須為信息系統(tǒng)，且該信息系統(tǒng)所能承載的文件密級(jí)等級(jí)必須與在線歸檔的電子文件的密級(jí)相匹配。在信息系統(tǒng)建設(shè)方面，國(guó)家有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。
四、電子檔案移交與接收工作要求
限于篇幅，本部分僅對(duì)《辦法》第三章的規(guī)定中需要進(jìn)一步解釋的內(nèi)容進(jìn)行解讀。
（一）電子檔案的移交時(shí)間
與傳統(tǒng)載體檔案形成滿20年向國(guó)家綜合檔案館移交的要求不同，電子檔案應(yīng)在歸檔后4年內(nèi)向市或區(qū)（縣）檔案館移交。4年指的是最長(zhǎng)的移交年限，市和區(qū)縣檔案行政管理部門可以根據(jù)本地區(qū)實(shí)際，在4年內(nèi)選擇合適的時(shí)間間隔設(shè)為電子檔案的移交年限。此外，待北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）運(yùn)行后，亦可實(shí)時(shí)移交。
（二）電子檔案移交與接收的主要工作
本《辦法》并未對(duì)電子檔案移交和接收過程的各項(xiàng)工作進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，市檔案局目前正在加緊起草《北京市電子檔案移交與接收辦法》，移交與接收相關(guān)工作的具體要求將在該文件中進(jìn)行規(guī)定。
（三）電子檔案的移交介質(zhì)
本《辦法》明確規(guī)定了電子檔案離線移交使用移動(dòng)硬盤作為數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)，這與我市過去使用光盤移交電子檔案的要求有所不同。用于離線移交工作的移動(dòng)硬盤必須為電子檔案移交工作專用，該移動(dòng)硬盤平時(shí)不得用作他處，不能存儲(chǔ)任何與移交工作無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù)。在線移交的相關(guān)要求將會(huì)在《北京市電子檔案移交與接收辦法》中進(jìn)行規(guī)定。在北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）運(yùn)行前，統(tǒng)一使用離線移交的方式開展電子檔案移交工作，暫不執(zhí)行在線移交。
（四）機(jī)構(gòu)改革過程中電子檔案的處置工作
按照《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字[2013]2號(hào)）規(guī)定，機(jī)構(gòu)撤銷或合并后檔案室所藏的電子檔案應(yīng)向相應(yīng)級(jí)別和類型的檔案館移交，或向合并后單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。任何機(jī)構(gòu)和個(gè)人均不得擅自處置或銷毀電子檔案。
五、電子檔案的保管工作
限于篇幅，本部分僅對(duì)《辦法》第四章的規(guī)定中需要進(jìn)一步解釋的內(nèi)容進(jìn)行解讀。
（一）電子檔案的異質(zhì)備份工作
本《辦法》規(guī)定市和區(qū)（縣）檔案館應(yīng)對(duì)館藏重要的電子檔案進(jìn)行異質(zhì)備份，對(duì)電子文件形成單位并無(wú)異質(zhì)備份的要求。這里存在三個(gè)主要問題：異質(zhì)備份的范圍、異質(zhì)備份的方式、異質(zhì)備份的可執(zhí)行性。
1.異質(zhì)備份的范圍：《辦法》中規(guī)定的是“重要的電子檔案”，這就意味著并非所有館藏電子檔案全部需要做異質(zhì)備份，而是要求市和區(qū)縣檔案館根據(jù)自己的館藏結(jié)構(gòu)，甄選部分重要性較高的電子檔案進(jìn)行異質(zhì)備份。
2.異質(zhì)備份的方式：考慮紙張的成本，市檔案館目前使用縮微膠卷作為電子檔案異質(zhì)備份的載體，區(qū)縣檔案館可以參照?qǐng)?zhí)行。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，異質(zhì)備份指的并非數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)在不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)中的備份，如在硬盤或磁帶中備份一套電子檔案并非異質(zhì)備份，異質(zhì)備份特指檔案信息在不同的信息承載媒介中的備份，如電子檔案異質(zhì)為縮微膠卷副本或是紙質(zhì)副本。
3.異質(zhì)備份的可執(zhí)行性：由于數(shù)據(jù)文件、圖形文件和圖像文件等多種電子檔案是無(wú)法異質(zhì)為縮微膠卷副本或紙質(zhì)副本進(jìn)行備份的，因此館藏電子檔案中能夠進(jìn)行異質(zhì)備份的僅僅是一部分，結(jié)合異質(zhì)備份的范圍問題，再次強(qiáng)調(diào)市和區(qū)縣檔案館電子檔案的異質(zhì)備份并非針對(duì)全部館藏，而是針對(duì)重要的、且能夠進(jìn)行異質(zhì)備份的部分電子檔案。
（二）電子檔案保管的總體要求
電子文件形成單位和市、區(qū)（縣）檔案館，應(yīng)當(dāng)配備電子檔案存儲(chǔ)、檢測(cè)、備份、遷移、恢復(fù)、安全防護(hù)、銷毀、利用等設(shè)備設(shè)施，完善保管環(huán)境條件，有效實(shí)施規(guī)范管理，維護(hù)電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。
（三）電子檔案的定期檢查
在電子檔案定期檢查的要求中，有兩個(gè)問題需要重點(diǎn)說明：一是抽樣率的計(jì)算方法；二是在定期檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題如何采取補(bǔ)救措施。
本《辦法》規(guī)定，人工抽檢存儲(chǔ)在脫機(jī)載體中的電子檔案，抽樣率不低于電子檔案總量的10%。這里的電子檔案總量指的是電子檔案總件數(shù)，而非總頁(yè)數(shù)。
在定期檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)如何采取補(bǔ)救措施呢？對(duì)于在線數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，應(yīng)使用本地脫機(jī)備份數(shù)據(jù)恢復(fù)；對(duì)于本地脫機(jī)備份數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，應(yīng)使用異地備份數(shù)據(jù)恢復(fù)；對(duì)于異地備份數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，使用本地脫機(jī)備份數(shù)據(jù)恢復(fù)。簡(jiǎn)言之，在線數(shù)據(jù)、本地或異地備份數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)，應(yīng)使用本地或異地備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，不能夠使用在線數(shù)據(jù)恢復(fù)本地或異地的備份數(shù)據(jù)。
（四）電子檔案的異地備份工作
電子文件形成單位的異地備份工作在《辦法》中規(guī)定的較為詳細(xì)，這里僅對(duì)市和區(qū)（縣）檔案館的異地備份工作進(jìn)行說明。市和區(qū)（縣）檔案館的異地備份地點(diǎn)分為兩個(gè)，一是北京市信息安全容災(zāi)備份中心，二是陜西省檔案館。市和區(qū)（縣）檔案館在上述兩個(gè)地點(diǎn)開展的異地備份工作均由市檔案局（館）統(tǒng)一承擔(dān)，各區(qū)（縣）檔案館僅需按照市檔案局（館）的通知要求及時(shí)報(bào)送需備份的電子檔案即可。
（五）電子檔案的脫機(jī)備份載體
本《辦法》對(duì)本市電子文件形成單位和市、區(qū)（縣）檔案館選型電子檔案脫機(jī)備份載體方面，做出了新的要求。即今后統(tǒng)一使用磁帶或硬磁盤，硬磁盤包括移動(dòng)硬盤和硬盤。由于不再將光盤列為備份介質(zhì)，各單位應(yīng)注意及時(shí)調(diào)整。至于是使用磁帶，還是使用硬磁盤作為備份介質(zhì)，各電子文件形成單位、市和區(qū)（縣）檔案館應(yīng)根據(jù)本單位的設(shè)施設(shè)備情況進(jìn)行選擇。此外，無(wú)論使用磁帶還是硬磁盤作為備份介質(zhì)，均應(yīng)在滿4年后進(jìn)行介質(zhì)更新，即將全部備份數(shù)據(jù)遷移至新的磁帶或移動(dòng)硬盤中。
（六）電子檔案的保管環(huán)境
電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)具備防塵、防磁場(chǎng)干擾、防電磁泄漏、防機(jī)械振動(dòng)、防有害氣體（二氧化碳、二氧化氮、氯氣等）、防光（主要是紫外線）、防霉變、防有害生物、防火、防水、防盜條件，進(jìn)行必要的溫度、濕度控制。具體要求參照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)即可。
（七）電子檔案保管的其他要求
電子檔案的管理措施和保管環(huán)境除了應(yīng)按照本辦法第二十一條執(zhí)行，還應(yīng)達(dá)到《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字[2013]2號(hào)）第二十五條的要求，具體如下：
1.所有設(shè)備、設(shè)施、軟件系統(tǒng)及各種載體應(yīng)性能優(yōu)良、運(yùn)行穩(wěn)定可靠，有利于保持?jǐn)?shù)據(jù)的長(zhǎng)期可讀性。
2.對(duì)發(fā)生數(shù)據(jù)損毀的電子檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)采取有效措施進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。
3.保存電子檔案的載體，應(yīng)選擇安全保密的場(chǎng)所，配備必要的保密防護(hù)設(shè)施。
4.按照國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)定，保存電子檔案的場(chǎng)所應(yīng)該封閉，存儲(chǔ)電子檔案的信息系統(tǒng)應(yīng)與其他信息系統(tǒng)實(shí)行物理隔離或采取符合保密標(biāo)準(zhǔn)要求的安全隔離措施，應(yīng)按照系統(tǒng)保存的密級(jí)和安全等級(jí)最高的電子檔案執(zhí)行信息安全與保密管理制度。
5.銷毀電子檔案應(yīng)履行審批手續(xù)。銷毀電子檔案，應(yīng)進(jìn)行監(jiān)銷并保證其內(nèi)容不可恢復(fù)。
6.電子檔案應(yīng)根據(jù)技術(shù)與管理的發(fā)展變化，及時(shí)進(jìn)行不同信息系統(tǒng)平臺(tái)間、不同信息載體間的遷移。
六、電子檔案的利用工作
限于篇幅，本部分僅對(duì)《辦法》第五章的規(guī)定中需要進(jìn)一步解釋的內(nèi)容進(jìn)行解讀。
（一）電子檔案的計(jì)算機(jī)檢索目錄制作標(biāo)準(zhǔn)
由于電子文件的特性，在歸檔時(shí)均應(yīng)以“件”為單位。因此，電子檔案的計(jì)算機(jī)檢索目錄層級(jí)也應(yīng)達(dá)到“文件級(jí)”。并且，計(jì)算機(jī)檢索目錄與電子檔案原文應(yīng)有效鏈接，在信息系統(tǒng)環(huán)境下，可通過計(jì)算機(jī)檢索目錄準(zhǔn)確定位并提取電子檔案原文。
（二）電子檔案利用的登記和審批流程設(shè)計(jì)
在利用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程中，應(yīng)按照《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南》（京檔發(fā)[2006]11號(hào)）的要求設(shè)計(jì)利用登記和利用審批流程，確保任何電子檔案不會(huì)超授權(quán)范圍利用、復(fù)制或公布。
（三）電子檔案的原件封存問題
本《辦法》明確了電子檔案封存保管要求，電子文件形成單位、市和區(qū)（縣）檔案館應(yīng)將館室藏電子檔案制作一套專門提供利用的版本上傳至利用系統(tǒng)，電子檔案的原始?xì)w檔數(shù)據(jù)不得提供利用。
七、《辦法》的施行時(shí)間和文件更新問題
本《辦法》自2014年2月7日起施行，由于《辦法》按照信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)一些舊要求做出了新的規(guī)定，電子文件形成單位、市和區(qū)（縣）檔案局（館）需要認(rèn)真學(xué)習(xí)，逐步按照新的要求調(diào)整本單位的相關(guān)工作。同時(shí)，為了避免本市在電子文件歸檔和電子檔案管理方面的多份文件在具體工作要求方面的沖突、以及在新的信息技術(shù)環(huán)境下更新相關(guān)規(guī)定，在本《辦法》施行當(dāng)日廢止了《北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》（京檔發(fā)[2004]14號(hào)）、《北京市國(guó)家機(jī)關(guān)電子文件歸檔工作規(guī)定（試行）》（京檔發(fā)[2007]2號(hào)）。
[關(guān)鍵詞]電子文件 電子檔案 特點(diǎn) 管理
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2014）02-0052-01
齊秀，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務(wù)中心助理館員，從事檔案管理工作。
趙淑華，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務(wù)中心助理館員，從事檔案管理工作。
一、電子文件、電子檔案的特點(diǎn)
（一）信息傳遞快
經(jīng)濟(jì)全球化把世界上不同國(guó)度、不同角落從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的人聯(lián)系在一起。世界并不陌生，也不顯得遙遠(yuǎn)，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)個(gè)體在短時(shí)間內(nèi)就能了解自己的商務(wù)活動(dòng)并作出反應(yīng)。電子信息通過網(wǎng)絡(luò)既可單向傳播，也可多向分散，由電子信息生成的電子文件成為傳播信息的重要渠道且波及面廣，無(wú)論是世界經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的前沿報(bào)道，還是某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)法規(guī)的公布都可以通過電子文件公布出來(lái)，很短時(shí)間內(nèi)世界上便可曉得經(jīng)濟(jì)的最新進(jìn)展。在沒有電子文件、沒有電子信息之前，可以想象讓全世界了解某項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的運(yùn)行、發(fā)展幾乎是不可能的。
（二）一體化趨勢(shì)強(qiáng)
電子文件、電子檔案具有記錄范圍廣、傳遞信息快、保存方便的優(yōu)勢(shì)，它不僅能縱向形成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的紀(jì)要，更能從橫向范圍內(nèi)把反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)議題影響的價(jià)值信息快速記錄下來(lái)。電子文件、電子檔案從記錄的完整角色看，更能充分做到“橫不缺項(xiàng)、縱不缺限”，無(wú)論是從時(shí)間角度還是空間角度都是完整、一體的發(fā)生作用。經(jīng)濟(jì)全球化也不是單向的，國(guó)家之間、公司之間甚至個(gè)人之間進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)從對(duì)話到最后達(dá)成協(xié)議并不是孤立的發(fā)生作用，它必然或無(wú)形中影響到其他國(guó)家或民眾的關(guān)注。特別是關(guān)系國(guó)計(jì)民生的重要國(guó)際會(huì)議議題，如改善衛(wèi)生服務(wù)、改善居住環(huán)境、加快扶貧等一系列問題都會(huì)使其他國(guó)家或民眾作出反應(yīng)并出臺(tái)相關(guān)政策應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化。從這層意義上講經(jīng)濟(jì)全球化又是一體化的過程。電子文件、電子檔案記錄內(nèi)容的完整性、一體化與經(jīng)濟(jì)全球化相對(duì)稱，它對(duì)國(guó)家根據(jù)國(guó)際形勢(shì)變化探究經(jīng)濟(jì)趨勢(shì)、推定經(jīng)濟(jì)走向、制定經(jīng)濟(jì)法規(guī)能產(chǎn)生重要影響，對(duì)國(guó)家在經(jīng)濟(jì)全球化中開展國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)提供了更為寬廣的信息來(lái)源。
（三）保存與查詢
經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了檔案工作的變革，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已不能完全適應(yīng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化，電子文件、電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)變得更加便捷，且保存簡(jiǎn)易。一旦紙質(zhì)檔案丟失，便可通過電子文件和保存的電子檔案進(jìn)行查詢，尤其是當(dāng)發(fā)生重大自然災(zāi)害，如暴雨、雷電、地震等災(zāi)難時(shí)，紙質(zhì)檔案一旦完全被毀，如有電子檔案異地備份保存，只要進(jìn)行原始電子文件恢復(fù)，將起到其他方式再現(xiàn)歷史不可替代的作用。特別是國(guó)家在經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)中應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)糾紛，如有電子文件、電子檔案保存，它將會(huì)給國(guó)家提供法律依據(jù)，打贏國(guó)際官司、挽回經(jīng)濟(jì)損失功不可沒。
二、電子文件、電子檔案的管理
（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
檔案作為真實(shí)記錄社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等各項(xiàng)活動(dòng)的第一手材料，是人類社會(huì)記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個(gè)國(guó)家或地區(qū)歷史文化財(cái)富的重要載體。伴隨信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案一樣，都是首都重要的信息資源和珍貴財(cái)富。各地區(qū)、各單位應(yīng)提高對(duì)保存電子文件和電子檔案重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將電子文件和電子檔案的管理納入本地區(qū)、本單位的信息化建設(shè)規(guī)劃。健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，將對(duì)電子文件形成及管理全過程的要求相應(yīng)納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、電子文件形成部門和檔案部門或人員的職責(zé)范圍，確保電子文件和電子檔案的真實(shí)、完整及有效性。
（二）做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)和應(yīng)用工作
各地區(qū)、各單位在開發(fā)設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)統(tǒng)籌考慮電子文件歸檔和電子檔案管理問題。檔案部門或人員應(yīng)在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)人員的技術(shù)指導(dǎo)及對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件形成全過程充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，全面、準(zhǔn)確地提出電子文件歸檔和電子檔案管理的功能需求。同時(shí)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用的整個(gè)過程中，系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)和維護(hù)人員要與檔案部門或人員密切合作，以保證辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子文件和電子檔案的有序形成和安全保存。
（三）及時(shí)做好電子文件的歸檔和電子檔案的移交工作
各單位應(yīng)將具有憑證和參考價(jià)值的電子文件納入歸檔范圍，并在歸檔電子文件時(shí)，同時(shí)歸檔同版本的紙質(zhì)文件及保證電子文件長(zhǎng)期可讀的相關(guān)數(shù)據(jù)和背景信息。檔案部門或人員負(fù)有對(duì)本單位電子文件形成、積累、整理、歸檔工作的監(jiān)督職責(zé)。各單位還要按照同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求，定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案。
關(guān)鍵詞：電子文件 特點(diǎn) 問題對(duì)策
中圖分類號(hào)：F407.63 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
隨著電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展和深化，特別是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常辦公中的廣泛運(yùn)用，由此產(chǎn)生的電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等都是屬于電子文件。電子文件是文件的一種，它具備文件的所有屬性，同時(shí)電子文件又以數(shù)字形式進(jìn)行記錄，并由計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行加工和處理。因此電子文件具有一般文件的特點(diǎn)，同時(shí)也具有獨(dú)特性，表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）整理過程簡(jiǎn)單，管理靈活。一般意義上的檔案管理模式是由文書處理部門立卷，檔案業(yè)務(wù)部門接收，按年份將文件歸檔。這種檔案管理模式對(duì)前期的檔案整理分類要求很高，自然也就需要檔案人員在這一環(huán)節(jié)上傾注更多的時(shí)間和精力。然而電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同，它可以在產(chǎn)生之初即時(shí)歸檔。因?yàn)殡娮游募蕾囉谟?jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，并且一個(gè)單位的文書處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員在共同的辦公信息管理系統(tǒng)中辦公。比如文書處理部門可以靈活處理電子文件的定稿，一方面可以將需要?dú)w檔的電子文件根據(jù)需要整理后交給檔案部門直接歸檔，另一方面也可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)將平時(shí)各個(gè)部門所產(chǎn)生的文書匯總后傳送給檔案部門，檔案部門再按照利用者的需求，盡快將有歸檔利用價(jià)值的電子文件下載或者刻錄成光盤的形式保存下來(lái)，最后作為電子檔案歸檔。
（2）載體信息容量大，易存取。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案是以實(shí)體的形式進(jìn)行歸檔保存的，當(dāng)然離不開大型庫(kù)房作為存儲(chǔ)空間，而電子文件是依附于各種載體存在的，這些載體的信息容量是前所未有的。并且電子文件不需要依賴于巨大的庫(kù)房和裝具，既可以節(jié)省存儲(chǔ)空間，又大大減少了人力、物力和財(cái)力。
（3）簡(jiǎn)化了利用手續(xù)，便于檢索和利用。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案環(huán)境下，利用者如果要借閱檔案，就必須到檔案室或檔案館辦理手續(xù)，查閱后假如需要檔案復(fù)制件，還需進(jìn)一步申請(qǐng)。在電子文件管理信息系統(tǒng)中，由于檔案管理部門和辦公室業(yè)務(wù)部門共同使用一個(gè)儲(chǔ)存電子文件信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶無(wú)需親自到檔案館，直接利用辦公室電腦連接檔案部門網(wǎng)站即可查找并利用所需檔案，并可方便快捷地進(jìn)行復(fù)制和存儲(chǔ)。
一、目前電子文件管理中存在的問題
從理論上看，電子文件具有檔案的本質(zhì)屬性和一般屬性，但是由于電子文件的一些特點(diǎn)不同于紙質(zhì)文件，所以我們?cè)诠芾黼娮游募r(shí)就不能采用和傳統(tǒng)文件一樣的方法。于是，在探索新的管理方法過程中出現(xiàn)了一系列問題。
（1）不能確保電子文件的可靠性和真實(shí)性。電子文件離不開計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這種強(qiáng)烈的依賴性使它的可靠性和真實(shí)性受到限制。電子文件是通過計(jì)算機(jī)將信息以數(shù)字代碼的形式記錄在載體上的，同時(shí)就必須依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能得到識(shí)別和利用。計(jì)算機(jī)可以保存電子文件的完整性，也可以變動(dòng)或者刪除電子文件，特別是稍有操作不當(dāng)，就會(huì)嚴(yán)重影響電子文件的原始性。所以，人們可能就會(huì)懷疑電子文件的真實(shí)性和可靠性。除此之外，因?yàn)殡娮游募男畔?nèi)容和載體是不在一起的，電子文件的存儲(chǔ)信息可以任意擴(kuò)展、濃縮或者改變它的存儲(chǔ)空間，也可以通過操作系統(tǒng)變動(dòng)在硬盤上的位置，或者將電子文件從原來(lái)的存儲(chǔ)硬盤中拷貝到其他的存儲(chǔ)載體，或者通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行公開。由此可見，電子文件時(shí)刻都處于被改動(dòng)、竊取、甚至消亡的境地，這就更加危害到了電子文件的真實(shí)性和可靠性。
（2）不能有效地保管和長(zhǎng)期保存電子文件。當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展，更新速度前所未有，特別是計(jì)算機(jī)設(shè)備中的軟硬件更新更快，再加上存儲(chǔ)材料的不長(zhǎng)久性，這就對(duì)電子文件的
保管和長(zhǎng)期保存帶來(lái)了挑戰(zhàn)。處于保管層次的電子文件，一般不可能只是在一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成，然而不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在內(nèi)容格式布局上都不盡相同，于是就會(huì)出現(xiàn)電子文件在形成時(shí)所依附的計(jì)算機(jī)技術(shù)不能滿足其保管階段的要求的現(xiàn)象。除此之外，由于存儲(chǔ)電子文件的載體并不是一成不變的，在長(zhǎng)期使用過程中，難免就會(huì)出現(xiàn)載體材料老化或者磁性自然消除的情況，也就造成了電子文件信息不存在或者識(shí)別失真的后果。當(dāng)然，很多部門和單位針對(duì)電子文件的有效保管和長(zhǎng)期保存問題，提出了不少有實(shí)踐意義的建議和做法，比如說引進(jìn)拷貝和再生性保護(hù)技術(shù)等，可是這些也只是當(dāng)下計(jì)算機(jī)發(fā)展情況下的權(quán)宜之策，要從根本上杜絕此類問題，還需要電子文件的管理者認(rèn)真琢磨和繼續(xù)探索。
（3）不能保證電子文件的法律憑證作用。電子文件作為一種新生事物，因?yàn)闊o(wú)法確保其真實(shí)性和可靠性，所以其法律憑證作用與紙質(zhì)文件相比，略顯不足?？墒牵m然由于技術(shù)上的
缺陷，我們不能確保電子文件的真實(shí)性和可靠性，但是這并不表明所有的電子文件的可靠性和真實(shí)性就該受到質(zhì)疑。同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，電子文件的數(shù)量與日俱增，“證據(jù)”、“證明”的這種作用必然就會(huì)慢慢依賴于電子文件。不可否認(rèn)的是，目前要使電子文件的可靠性和真實(shí)性得到有效保障，就只能依靠法律的幫助。也就是說有關(guān)部門要加強(qiáng)電子文件立法，確保嚴(yán)格有效的法律支持，借助法律的強(qiáng)制作用來(lái)約束人們的行為，對(duì)于那些專門靠破壞信息技術(shù)來(lái)竊取、修改電子文件信息的不法分子必須要依法進(jìn)行嚴(yán)厲懲罰。尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，有關(guān)部門需要對(duì)電子文件在網(wǎng)絡(luò)上的傳播和利用進(jìn)行規(guī)范，以此來(lái)維護(hù)電子文件的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。對(duì)于在網(wǎng)絡(luò)上隨意不負(fù)責(zé)任地傳播利用別人研究成果的行為，要進(jìn)行嚴(yán)
厲打擊和懲治。只有將電子文件管理合法化，以法律條文的形式確定下來(lái)，才能充分實(shí)現(xiàn)電子文件的法律憑證價(jià)值?？墒牵聦?shí)卻是目前有關(guān)電子文件的法律規(guī)范還很不完善，無(wú)法適
應(yīng)當(dāng)下電子文件迅猛增加的趨勢(shì)，因此，制定適合電子文件管理的法律也是需要解決的問題之一。
（4）網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，給電子文件的管理帶來(lái)了一系列新問題。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的不斷進(jìn)步，使得電子文件在各行各業(yè)都不同程度地大量形成，并有日益發(fā)展的趨勢(shì)。由于電子文件的獨(dú)特性，使得和普通的紙質(zhì)文件有所區(qū)別，帶來(lái)了一些新的管理問題。“網(wǎng)絡(luò)化”引起“文檔一體化”，掃除了傳統(tǒng)時(shí)間和空間障礙，更新了傳統(tǒng)檔案室的工作模式?？偠灾?，網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)了文件、檔案管理的新變革，與此同時(shí)，也對(duì)我們的管理工作提出了挑戰(zhàn)。
三、加強(qiáng)電子文件管理的技術(shù)措施
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代辦公技術(shù):檔案管理:影響:對(duì)策
一、引言
現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作是指，依托計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檔案管理工作?，F(xiàn)代辦公技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用其基礎(chǔ)在與檔案的無(wú)紙化與電子化。電子文件相較于紙質(zhì)文件有以下的特點(diǎn)：首先，電子文件需要借助一定的現(xiàn)代辦公設(shè)備進(jìn)行讀?。黄浯?，電子文件可以在計(jì)算機(jī)等其他電子設(shè)備上進(jìn)行傳輸與分享；最后，對(duì)于電子文件的管理不需要有場(chǎng)地的要求，但是計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)環(huán)境的要求較高。分析現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響需要建立在對(duì)電子文件的理解上進(jìn)行。
二、現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響
第一，電子文件易于修改，難以追蹤修改痕跡。由于在現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案都是電子化的文件，電子文件的篡改和偽造就成為檔案管理工作人員不得不關(guān)注的問題。電子文件相較于紙質(zhì)的文件，文件極易被人文修改，雖然當(dāng)前已經(jīng)具備先進(jìn)的技術(shù)防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依舊存在，文件保管事故也時(shí)常發(fā)生。此外，電子文件修改后極難識(shí)別修改的痕跡，雖然當(dāng)前檔案管理工作中應(yīng)用了許多先進(jìn)的檔案修改識(shí)別技術(shù)，但是仍舊不能保證百分之百的追蹤。電子文件易于修改且難以追蹤修改痕跡的特性對(duì)檔案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，現(xiàn)代辦公技術(shù)更新?lián)Q代較快?，F(xiàn)代辦公技術(shù)是依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)開展的，而現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)軟件的更新?lián)Q代是較快的，這要求電子文件必須不斷改變格式適應(yīng)新的技術(shù)。這種更新?lián)Q代表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，計(jì)算機(jī)硬件更新較快，使用年限較短。在存儲(chǔ)電子文件時(shí)，通常將電子文件存儲(chǔ)在瓷盤中，而電腦的磁盤壽命是有限的，通常說，磁盤的壽命是4年左右，這要求計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的檢修，更換磁盤。另一方面，計(jì)算機(jī)管理軟件更更新較快。在使用電子軟件進(jìn)行檔案管理后，軟件不會(huì)是一成不變的，軟件會(huì)適應(yīng)檔案管理工作的開展進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)與換代。在硬件與軟件的快速更新下，檔案的損壞與丟失成為檔案管理工作中的難題，這要求檔案管理工作做到完整和準(zhǔn)確。[1]第三，電子化文件原件難以界定。由于電子文件的制作與傳播是無(wú)實(shí)物化的，這就導(dǎo)致電子文件與紙質(zhì)文件相比難以界定文件的原件。紙質(zhì)的文件樂意通過文件的復(fù)印程度辨別是否是原件，而電子文件由于可以在計(jì)算機(jī)上顯示，許多人都可以使用移動(dòng)設(shè)備拷貝文件，不管主體是誰(shuí)，在何處拷貝，何時(shí)拷貝，他們獲得的文件都是與原件一般無(wú)二的文件。電子文件原件難以界定的特性，要求在檔案管理工作的開展中做到精確。[2]
三、現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理工作開展的對(duì)策
第一，做好電子文件的歸檔及保存工作。針對(duì)電子文件的以上特性，現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案的歸檔及保存工作。首先，檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案的記錄和查證工作，避免檔案在管理的過程出現(xiàn)被篡改和丟失的現(xiàn)象，保證檔案的完整；其次，檔案管理人員需要做好原件區(qū)別工作，保護(hù)原始文檔的原始信息，對(duì)于文件通過技術(shù)處理保障文件安全。例如，將歸檔文件的屬性設(shè)置為“只讀”，文件只可以被讀取卻不能輕易被改寫；最后，檔案管理人員需要確保檔案的安全，做好保存工作。檔案管理人員需要保障放計(jì)算機(jī)的機(jī)房達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的溫度及濕度，確保計(jì)算機(jī)硬件與軟件的不損壞，不影響硬件的運(yùn)行與工作。此外，檔案管理人員需要加強(qiáng)檔案讀取及傳播授權(quán)制度的建設(shè)，保證文件的傳播及接觸有跡可循，確保文件不被修改。第二，電子文件與紙質(zhì)文件進(jìn)行雙套管理。在當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作中，不少單位選擇將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行保管，這樣的保管方式雖然減輕了檔案管理的工作量，但是對(duì)于檔案管理工作的開展卻是極為不利的。由于當(dāng)前電子文件無(wú)法全面替代紙質(zhì)文件，電子文件在管理制度建設(shè)、管理技術(shù)與方法上仍有待提升，全面的電子化將在日后的檔案管理工作開展中埋下較大的隱患。針對(duì)這一現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為在開展檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)采用電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)進(jìn)行的雙套管理體系做到電子文件及紙質(zhì)文件的一一對(duì)應(yīng)，注意紙質(zhì)文件的歸檔工作。這樣做的目的是在電子文件遭到損壞及丟失時(shí)可以及時(shí)參考紙質(zhì)文件進(jìn)行恢復(fù)，不至于影響工作開展的進(jìn)度。第三，提高檔案信息安全意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作人員培訓(xùn)?，F(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作有很大的區(qū)別，電子文件的管理過程中需要檔案管理人員熟悉計(jì)算機(jī)及軟件，可以熟練操作系統(tǒng)。由于大部分檔案管理人員缺乏對(duì)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，大部分工作人員對(duì)于信息安全缺乏一定的意識(shí)，業(yè)務(wù)能力也較為生疏。筆者認(rèn)為，部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，只有組成高素質(zhì)的工作隊(duì)伍，檔案管理工作才能有序展開。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，各個(gè)領(lǐng)域在工作方式和內(nèi)容上都有了巨大的變化。檔案管理工作作為信息管理層面的重要工作，更應(yīng)該跟上現(xiàn)代辦公技術(shù)的普及腳步，細(xì)化管理制度，提升檔案管理認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)技術(shù)人員培養(yǎng)，為更好地開展檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)！
參考文獻(xiàn)：
[1]侯晉麗.淺談如何做好辦公室文件的檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(01).
【關(guān)鍵詞】電子文件；電子文件檔案；電子文件檔案化管理
一、引言
目前，高校隨著電子校務(wù)管理系統(tǒng)及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立和普及，文件從產(chǎn)生到處理過程可以不再使用繁瑣的紙張一步一步的完成，而是由計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化辦公設(shè)備取代，故電子文件的數(shù)量急劇增加，可以說高校辦公已經(jīng)進(jìn)入電子文件時(shí)代。從高校檔案管理角度，隨之而來(lái)的，就是怎樣管理電子文件檔案，以及如何管理電子文件檔案？電子文件n案還能夠像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣管理嗎？為什么說對(duì)高校電子文件施行檔案化管理是高校電子文件檔案管理的必然選擇？本文擬對(duì)上述問題談一下自己的思考。
二、電子文件的含義及特點(diǎn)
電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。其特點(diǎn)：①信息的非人工讀性。
數(shù)字信息在傳輸、存儲(chǔ)中有時(shí)會(huì)經(jīng)過壓縮、加密等處理，只有通過計(jì)算機(jī)特定的程序解碼、解壓或解密，才能人工識(shí)讀它。②系統(tǒng)依賴性。電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。③信息與特定載體之間的可分離性。電子文件中的信息不再對(duì)原記錄載體“從一而終”，而是可以在不同的載體上同時(shí)存在或相互轉(zhuǎn)換，卻不影響其內(nèi)容的真實(shí)。④信息的易變性。操作的方便性使得文件信息的改動(dòng)較為容易，另外，電子文件載體性能的不穩(wěn)定性，新的信息編碼方案、存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)軟件的不斷出現(xiàn)，都可能導(dǎo)致原有文件信息在讀取時(shí)產(chǎn)生變化。⑤信息存儲(chǔ)的高密度性。電子文件的信息存儲(chǔ)密度大大高于以往各種人工識(shí)讀的信息介質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大。⑥多種信息媒體的集成性。電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機(jī)組合，能夠更加真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況。
三、為保證電子文件檔案的真實(shí)性，必須施行前端控制
1.電子文件檔案真實(shí)性與文件載體
（1）電子文件檔案的管理，最重要的是保證其真實(shí)性。如果不真實(shí)，電子文件檔案就不能成為可信的法律證據(jù)和歷史記憶，其所表達(dá)的內(nèi)容也就沒有多少意義。
（2）傳統(tǒng)文件檔案保證其真實(shí)性的關(guān)鍵，是保證其原始載體的真實(shí)性。傳統(tǒng)上，只要保證文件載體就是文件創(chuàng)建者所使用的原始載體，就能夠保證文件的真實(shí)性。人們將保存文件原始載體的行為，稱之為歸檔管理。只要將文件的原始載體妥善地歸檔保存起來(lái)，就能夠保證傳統(tǒng)文件檔案的真實(shí)性。
（3）電子文件檔案只通過保存其所謂原始載體，已無(wú)法確認(rèn)文件的真實(shí)性。電子文件的出現(xiàn)對(duì)所謂原始載體的概念，以及相應(yīng)歸檔保存原始載體的行為，提出了挑戰(zhàn)。由于電子文件的特質(zhì)不同于傳統(tǒng)文件，電子文件內(nèi)容與載體的可分離性、電子文件結(jié)構(gòu)的兩重性和電子文件信息的易變性及易逝性，使得所謂原始載體已經(jīng)無(wú)法對(duì)文件的真實(shí)性起到保證作用了。
（4）正因?yàn)殡娮游募奶刭|(zhì)，更具體地說是電子文件載體的特質(zhì)不同于傳統(tǒng)文件：所以要保證電子文件的真實(shí)性，就需要在電子文件管理中，通過保存元數(shù)據(jù)全面記錄文件的來(lái)源信息和結(jié)構(gòu)，以及文件管理全過程，來(lái)保證文件始終是其創(chuàng)建者的真實(shí)意思。
2.電子文件檔案的真實(shí)性與前端控制
（1）根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，要想保證電子文件的真實(shí)性，只注重歸檔保存電子文件的內(nèi)容，只在后端歸檔環(huán)節(jié)上下功夫是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。要想保證電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性，就需要在文件形成的背景信息，以及與文件處理過程有關(guān)的信息等前端環(huán)節(jié)上下功夫，也就是要主動(dòng)地、有效地、規(guī)范地將這些信息記錄下來(lái)，并且有效地、有計(jì)劃地保存下來(lái)。
（2）即使要求在電子文件歸檔的同時(shí)，也一起歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)；但是，如果在電子文件形成處理過程中就忽視了對(duì)其背景信息的記錄，或者沒有考慮建立規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)；那么，所謂“歸檔元數(shù)據(jù)”就不可能真正實(shí)現(xiàn)：而保證電子文件真實(shí)性、完整性、有效性的基本條件也就喪失了。在電子文件檔案管理過程中，由于前端控制的缺失，將使得后端歸檔管理的作用大大縮水。
（3）電子文件管理的前端控制，是指盡可能把一切能夠提前進(jìn)行的保證文件檔案真實(shí)性的管理措施，盡量提前到文件形成階段進(jìn)行，甚至形成之前進(jìn)行。從而實(shí)現(xiàn)從電子文件開始形成時(shí)，就采取了保證文件真實(shí)性的各項(xiàng)措施：使電子文件在保證其真實(shí)性、完整性、有效性的條件下的“歸檔管理”，成為前端控制成果的接收。
（4）如果認(rèn)為電子文件管理可以在后端歸檔時(shí)，補(bǔ)充記錄背景信息等元數(shù)據(jù)，那是不符合實(shí)際的設(shè)想。因?yàn)檠a(bǔ)充記錄，不是實(shí)時(shí)記錄，往往不可能記錄齊全，會(huì)有很多漏記的信息，文件的真實(shí)性就得不到可靠地保證。補(bǔ)充記錄最多只能作為臨時(shí)補(bǔ)救措施使用，前端控制才是基本的、主要的措施。
四、為保證高校電子文件檔案管理工作得到有效實(shí)施，必須對(duì)電子文件施行檔案化管理
1.電子文件檔案化管理是科學(xué)有效歸檔的前提
（1）所謂電子文件檔案化管理，是指從檔案管理需要出發(fā)對(duì)電子文件從形成開始的整個(gè)運(yùn)動(dòng)的全過程，實(shí)行連續(xù)的、整體的、一體化的全程管理：確保并且能夠證明文件的真實(shí)性、完整性、有效性，使文件可以作為檔案保存和證據(jù)使用：文件不再區(qū)分為“文件管理”和“檔案管理”兩個(gè)階段。
（2）電子文件的“檔案化管理”與“歸檔管理”是兩種不同的管理措施?！皺n案化管理”是使電子文件具備成為檔案和法律證據(jù)的能力。具備了這種能力的電子文件，才有可能被歸檔，成為電子文件檔案。所以“檔案化管理”是為使電子文件檔案化而采取的管理措施，比如在電子文件形成開始階段就建立元數(shù)據(jù)著錄機(jī)制等。而“歸檔管理”則是在電子文件形成后，把文件認(rèn)定為檔案，再移交檔案部門管理。
（3）電子文件如果還像傳統(tǒng)文件那樣只在文件形成“后端”施行“歸檔管理”，那么電子文件歸檔以前的真實(shí)性無(wú)法得到保證。因?yàn)椋瑐鹘y(tǒng)文件的真實(shí)性可以通過確保載體的原始性來(lái)得到證明，因而可以在文件管理“后端”施行“歸檔管理”，但電子文件卻不能。所以，τ詰繾游募而言，不能用“歸檔管理”來(lái)代替“檔案化管理”?！皻w檔管理”實(shí)際上強(qiáng)調(diào)的是“后端控制”，而非“前端控制”。從檔案管理角度，對(duì)于電子文件而言，需要強(qiáng)調(diào)的恰恰是“前端控制”和“全程控制”。而對(duì)電子文件施行“檔案化管理”，才能使“前端控制”和“全程控制”真正落到實(shí)處。電子文件“檔案化管理”的重要意義在于，它是電子文件科學(xué)有效歸檔的前提；只有在此基礎(chǔ)之上，才可能科學(xué)而有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)所有各種類型電子文件的“歸檔管理”。
2.電子文件檔案化管理是高校電子文件檔案管理工作的必然要求
（1）由于電子文件內(nèi)容和載體可分離等可變性特點(diǎn)，客觀上要求，高校檔案管理工作必須向前延伸到對(duì)電子文件本身的管理，進(jìn)而必須再向前延伸到對(duì)電子文件開始形成階段的管理，甚至延伸到未形成階段的管理；也就是由事后的“后端控制”，變?yōu)檫m時(shí)的“前端控制”和“全程控制”，甚至是“超前控制”。
（2）從實(shí)際需要角度看，電子文件在形成過程中，不管實(shí)際運(yùn)動(dòng)到何種階段，不管文書處理程序有否已經(jīng)完畢，也不管文件價(jià)值大小，只要有客觀需要，電子文件就可以隨時(shí)被認(rèn)定為檔案或作為檔案使用。所以，在電子文件管理工作中，重要的是，對(duì)電子文件從一開始就要進(jìn)行檔案化管理，從而保證電子文件隨時(shí)可以被認(rèn)定為檔案或作為檔案使用。鑒于此種情況，電子文件只有在“后端控制”階段才能被認(rèn)定成檔案，才能進(jìn)行歸檔管理的傳統(tǒng)管理模式，顯然既不適應(yīng)客觀實(shí)際需要，也不太重要了。
（3）電子文件從形成到歸檔保存或銷毀是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程。在電子文件運(yùn)動(dòng)過程中，檔案管理工作應(yīng)從文件形成開始階段就提早、主動(dòng)介入，從源頭開始控制文件的狀態(tài)與質(zhì)量，把需要在文件運(yùn)動(dòng)過程中實(shí)現(xiàn)的檔案管理功能盡量在文件運(yùn)動(dòng)過程各個(gè)階段實(shí)現(xiàn)。提早、主動(dòng)介入不僅是確保電子文件真實(shí)性、完整性、有效性的有效措施，而且能夠優(yōu)化檔案管理功能，提高檔案管理效率。
[摘 要]信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用使醫(yī)院電子檔案管理工作呈現(xiàn)出前所未有的新局面，本文探討了信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值及其在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問題，并提出了一些醫(yī)院電子檔案管理工作的改進(jìn)策略，以切實(shí)提升醫(yī)院電子檔案管理的利用率，推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。
[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；醫(yī)院；電子檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119
[中圖分類號(hào)]G276 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02
當(dāng)前社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)已滲透至人們工作生活的方方面面，極大地推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，這也為提升醫(yī)院電子檔案管理工作的質(zhì)量及效率提供了契機(jī)。但信息技術(shù)在給醫(yī)院電子檔案管理帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了形式多樣且規(guī)格各異的電子文件，那些具備一定保存價(jià)值及利用價(jià)值的電子文件被加以歸檔，形成電子檔案。加強(qiáng)電子檔案的管理工作，是提高醫(yī)院管理效率的必然要求，也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的根本項(xiàng)目。
1 信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值
1.1 提升醫(yī)院電子檔案的管理水平
醫(yī)院借助信息化技術(shù)，對(duì)具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價(jià)值的醫(yī)院電子文件的形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及編研等一系列操作實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，可保證管理工作的連續(xù)性。根據(jù)電子檔案中的不同類型，諸如文字型文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、音頻文件、圖像文件、視頻文件、計(jì)算機(jī)程序以及多媒體文件等，采取與之相符的管理方式及管理規(guī)則，可有效提高醫(yī)院電子檔案的管理水平。
1.2 提高醫(yī)院電子檔案管理的靈活性、時(shí)效性
醫(yī)院借助信息技術(shù)，可以靈活地對(duì)電子文檔進(jìn)行修正或更改，使檔案電子管理工作更具靈活性，將其有效的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，與此同時(shí)，借助光盤、U盤等存儲(chǔ)載體，還可對(duì)電子文檔進(jìn)行移交、轉(zhuǎn)借。借助信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠有效實(shí)現(xiàn)資源共享，方便獲取并分享電子檔案及相關(guān)信息，檔案管理人員還可根據(jù)實(shí)際需要，及時(shí)獲取有效檔案信息，并加以整合，提升檔案管理的時(shí)效及效率。
1.3 完善醫(yī)院的信息化建設(shè)
信息化時(shí)代中，電子檔案在醫(yī)院檔案的重要性日益凸顯，應(yīng)用信息技術(shù)亦是醫(yī)院整體信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。通過建立并不斷完善醫(yī)院檔案管理的信息化平臺(tái)，并借助信息技術(shù)，統(tǒng)籌安排醫(yī)院信息及電子檔案工作，可促進(jìn)醫(yī)院各部門的協(xié)調(diào)管理，提高醫(yī)院管理效率，實(shí)現(xiàn)電子文檔的全文檢索，大大提升查檔的效率。且在利用及完善的過程中，還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的不足，予以修正，為醫(yī)院的信息化建設(shè)提供有力的保證。
2 醫(yī)院電子檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問題
信息技術(shù)在應(yīng)用過程中，難免會(huì)存在一定的問題。只有加強(qiáng)對(duì)這些問題的重視，不斷改進(jìn)，才能切實(shí)將信息技術(shù)有效地應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理中。使用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，大多采用批量處理的方式進(jìn)行操作，批量處理在大大提升工作效率的同時(shí)，也容易因?yàn)樾⌒〉氖д`造成嚴(yán)重的不良后果，加之文件大多涉及熱萁瞎悖涵蓋方向較雜，需要工作人員及時(shí)更新電子文件，以避免出現(xiàn)電子文檔丟失遺漏等問題。電子文件需借由信息技術(shù)進(jìn)行多元化轉(zhuǎn)變，才能由原本復(fù)雜的結(jié)構(gòu)、不一而足的形態(tài)、雜亂的存儲(chǔ)方式，轉(zhuǎn)變?yōu)榭蓺w檔、利用的電子文檔，而電子文件在多元化轉(zhuǎn)變的過程中，時(shí)常會(huì)受到外界非正常因素的影響，而出現(xiàn)文檔丟失的情況，造成不必要的損壞，破壞了電子檔案的完整性，影響了檔案管理工作順利開展。計(jì)算機(jī)開放性的特點(diǎn)使信息技術(shù)在表現(xiàn)出巨大優(yōu)越性的同時(shí)，也存在較為突出的信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全等問題。應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院電子檔案管理也勢(shì)必會(huì)存在一定的安全隱患，諸如計(jì)算機(jī)遭受病毒侵害、醫(yī)院網(wǎng)站受到惡意攻擊等，易造成電子文檔遭受損壞，因而對(duì)文檔的安全性有著較高的要求，其安全隱患問題不容忽視。此外，利用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)能力、嫻熟的電子信息技術(shù)操作能力、豐富的文化涵養(yǎng)等，才能適應(yīng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)整理以及難度較大的管理工作。
3 信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的有效應(yīng)用
3.1 完善電子檔案管理體系
優(yōu)質(zhì)可行的管理體系是將信息技術(shù)有效應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，可規(guī)范電子檔案形成、收集、歸檔等整個(gè)流程，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)電子信息技術(shù)應(yīng)用。醫(yī)院電子檔案管理體系應(yīng)結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況加以構(gòu)建和完善，以充分發(fā)揮電子檔案服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于醫(yī)院的功能。
一是充分借鑒并利用現(xiàn)代管理學(xué)中科學(xué)的理論及方法，形成切實(shí)可行的醫(yī)院電子檔案科學(xué)管理理論，并在實(shí)踐的過程中加強(qiáng)總結(jié)、發(fā)展，形成科學(xué)、合理的現(xiàn)代化檔案管理體系。
二是采取責(zé)任制體系，通過完善的管理制度、健全的管理機(jī)制，明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，使醫(yī)院電子文件的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度，將電子檔案管理工作的全過程納入到管理體系程序中，與相關(guān)人員的崗位職責(zé)進(jìn)行掛鉤，提升管理人員對(duì)醫(yī)院電子檔案管理有關(guān)規(guī)章制度的理解，落實(shí)責(zé)任分工，明確檔案管理的責(zé)任歸屬，實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)的有章可循，有據(jù)可查，落實(shí)到人，有效規(guī)范電子檔案管理行為，形成齊抓共管，有效管理的良好格局。
三是構(gòu)建行之有效的獎(jiǎng)懲制度，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異、成果顯著的檔案管理人員獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的人員予以適當(dāng)?shù)亩酱?，在充分提高職工?zé)任心的同時(shí)，增強(qiáng)其工作積極性，從而更好的完善醫(yī)院電子文檔管理體系。
3.2 建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)
建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是醫(yī)院電子檔案管理的重要舉措，是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息有效和快速歸檔、提升其利用率的關(guān)鍵。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不僅要考慮當(dāng)前電子檔案的需求，還需為以后的電子檔案更新做好充足準(zhǔn)備，保證有較高的性能，還應(yīng)便于反復(fù)修改。
一是做好電子文件的收集工作，及時(shí)收集草稿性電子文件和輔電子文件，并將電子文件生成的軟硬件環(huán)境和元數(shù)據(jù)的管理也納入收集范圍中，采取建立電子文件臺(tái)賬的方法，使每份電子文件均在《電子文件登記表》中登記。電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。做好電子文件的前期控制，并定期或不定期對(duì)醫(yī)院工作相關(guān)的電子文件加以收集、登記和備份，及時(shí)保存并登記、更新操作環(huán)境及數(shù)據(jù)，以保證電子文件收集的時(shí)效。
二是做好電子文件的歸檔工作，在確定電子文件歸檔范圍的基礎(chǔ)上，歸檔的范圍應(yīng)包括醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種載體電子文件，具有永久保存r值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。歸檔的時(shí)間也需保證連續(xù)性，同時(shí)將保存電子文檔的防磁柜溫度及相對(duì)濕度控制在合理范圍內(nèi)，為避免電子文件在長(zhǎng)時(shí)間保存過程中可能存在的儲(chǔ)存錯(cuò)誤，歸檔的電子文件應(yīng)一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，應(yīng)在解密后再制作拷貝，保證其安全性，對(duì)需要永久保存的電子文件，應(yīng)制作成紙質(zhì)版本予以歸檔。
三是利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正電子檔案管理中存在的不足，不斷豐富醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中檔案信息資料存儲(chǔ)的內(nèi)容，及時(shí)更新并補(bǔ)充信息內(nèi)容，滿足使用者對(duì)電子檔案信息的利用要求。為避免兼容器問題及數(shù)據(jù)流失，可在進(jìn)行數(shù)據(jù)資源管理時(shí)，將系統(tǒng)設(shè)置成自動(dòng)備份保存模式，最大限度減小損失，防止黑客襲擊，保證電子檔案數(shù)據(jù)安全。
四是實(shí)現(xiàn)文檔一體化，將檔案管理與文件管理有機(jī)的整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的統(tǒng)一與控制，借此清晰記錄并有效反映電子文件形成和辦理的全部動(dòng)態(tài)過程、相關(guān)的背景信息，保證電子文件的原始性和可靠性。
3.3 檔案隊(duì)伍專業(yè)化
檔案管理人員是開展檔案工作的行為主體，通過建立檔案專家人才庫(kù)，提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)，可實(shí)現(xiàn)依法治檔，進(jìn)而使檔案人才培養(yǎng)模式進(jìn)一步創(chuàng)新。只有現(xiàn)代化培訓(xùn)手段得到廣泛利用，檔案專業(yè)隊(duì)伍規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和整體素質(zhì)得到顯著提高，才能有效利用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院電子檔案管理，并充分發(fā)揮其價(jià)值。
一方面，通過考察、培訓(xùn)等培養(yǎng)教育方式，強(qiáng)化檔案干部培訓(xùn)，包括專業(yè)檔案理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子文件知識(shí)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)知識(shí)、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)操作運(yùn)用能力等素質(zhì)。醫(yī)院可在充分考察本院實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，詳細(xì)分析醫(yī)院對(duì)電子檔案管理的需要，并根據(jù)實(shí)際，制訂合理的電子檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，定期對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)考核，或是組織其外出學(xué)習(xí)考察，認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案管理方面的新知識(shí)、新規(guī)定和新要求，還可邀請(qǐng)行業(yè)專家前來(lái)醫(yī)院，傳授電子檔案管理的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)及研究成果，通過形式多樣的活動(dòng)，不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能及管理綜合能力，提高電子檔案的管理水平，使檔案管理人員在充分了解部門需求的基礎(chǔ)上，正確高效地開展電子檔案管理工作。
另一方面，可創(chuàng)新人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，營(yíng)造人盡其才的積極氛圍，促進(jìn)檔案管理人員自我提升。并將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入醫(yī)院電子檔案管理中，在電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中開展效率競(jìng)爭(zhēng)、時(shí)間競(jìng)爭(zhēng)和服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)，使電子檔案管理的工作氛圍充滿活力和生機(jī)，這不僅能充分調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的工作積極性，還能促使其不斷進(jìn)取，努力提升自身的專業(yè)水準(zhǔn)及各項(xiàng)素質(zhì)，以滿足醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展需要。
4 結(jié) 語(yǔ)
當(dāng)前社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，利用信息技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理工作，不僅是時(shí)展的需要，也是提升醫(yī)院檔案工作效率，推進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案管理也體現(xiàn)出日新月異的特點(diǎn)，相關(guān)人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值，充分了解醫(yī)院電子檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問題，從完善管理體系、建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、提高檔案管理人員素質(zhì)等方面著手，不斷改進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作，以切實(shí)提升其利用率，推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。
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關(guān)鍵詞：電子檔案；整理；保護(hù)
電子檔案指的是在社會(huì)生活中形成的、包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等的文字材料，其以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體。電子檔案的整理與保護(hù)工作是檔案管理工作重要的組成部分，檔案工作人員應(yīng)適應(yīng)社會(huì)與科技發(fā)展的需要，開拓檔案管理的各項(xiàng)功能，創(chuàng)新思維，以科學(xué)的方法做好電子檔案的整理與保護(hù)工作。當(dāng)前， 磁盤、光盤及磁帶等是電子文件歸檔的主要類型，按檔案種類分別進(jìn)行整與理組盤是做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵。
一、電子檔案文件的特點(diǎn)
與紙質(zhì)文件相比，電子檔案文件呈現(xiàn)如下特點(diǎn)：
首先，電子文件在閱讀使用時(shí)必須要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備，這也是其與直觀的紙質(zhì)文件最大的區(qū)別。
其次，電子文件的傳遞速度快。其處理與傳遞直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速完成。
再次，電子文件的共享利用不受距離與時(shí)間的影響。
最后，與紙質(zhì)文件相比，電子文件對(duì)保存的環(huán)境與條件要求不同，其對(duì)環(huán)境的溫濕度與防磁性等條件的要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于對(duì)保存場(chǎng)地面積的要求。
所以，電子文件的整理與保護(hù)需要有相應(yīng)的技術(shù)與設(shè)備，并根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)等實(shí)際情況來(lái)具體工作。由此可以看出，電子檔案管理并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，是一項(xiàng)十分復(fù)雜的技術(shù)工程。所以，檔案管理者要在認(rèn)真研究與不斷實(shí)踐過程中積極探索電子檔案的整理與保護(hù)的方法與技術(shù)，充分的發(fā)揮檔案服務(wù)于社會(huì)事業(yè)的作用。
二、電子檔案的歸檔整理
具備一只技術(shù)過硬的專業(yè)化的電子文件檔案整理隊(duì)伍，是開展檔案管理工作的必備條件。當(dāng)前不少檔案工作者計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不夠，還不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。所以，組織技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，盡快掌握信息管理自動(dòng)化基本知識(shí)與技能，是擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的首先要任務(wù)。
首先，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，認(rèn)真對(duì)待電子文件材料的收集整理工作。隨著每年電子數(shù)據(jù)的更新，在辦公自動(dòng)化條件下，在對(duì)公文實(shí)行電子信息處理時(shí)，對(duì)過期的數(shù)據(jù)應(yīng)按檔案室的統(tǒng)一要求由各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行鑒定、編目寄整理，并移交給檔案部門保存及定期歸檔。一般可在年度或任務(wù)完成后進(jìn)行電子文件的歸檔，并根據(jù)電子文件的存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命以及技術(shù)環(huán)境條件等，一般情況下不超過2-3個(gè)月。
其次，分類編目所收集到的電子文件。一個(gè)單位有多種多樣的電子文件類別，必須進(jìn)行科學(xué)的分類，才能對(duì)這些電子文件進(jìn)行分門別類的管理。要結(jié)合本單位的專業(yè)與電子文件內(nèi)容制定分類編號(hào)方案，并按門類劃分要求及分類編號(hào)方案的規(guī)定對(duì)電子文件進(jìn)行劃分，并把唯一固定的號(hào)碼給予每份電子文件，使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)整體。當(dāng)前，一般采取“雙軌制”把電子文件與紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案，也就是把紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起進(jìn)行歸檔，使兩套檔案內(nèi)容相同。使用不同的編目方法把其歸檔。檔案部門應(yīng)把相應(yīng)的電子文件的編碼與存址注在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中。另外，還需要在電子文件歸檔目錄的“備注”項(xiàng)中也注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的存址與檔號(hào)，這主要是便于利用時(shí)參照和互補(bǔ)。
最后，對(duì)已分類編目完畢的電子文件固定上架保存。檔案管理人員把經(jīng)過整理應(yīng)歸檔的的電子文件存入磁盤或者光盤。把歸檔電子文件采用數(shù)據(jù)壓縮工具進(jìn)行壓縮，但所采用的壓縮工具及壓縮過程必須統(tǒng)一規(guī)范。之后再將已確定的要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行一次備份操作。一般檔案室拷貝二套要保存的電子文件。一套保存，一套借閱。這主要是為其安全性與可行性考慮。然后再用專門的裝具把這些磁盤和光盤裝好，統(tǒng)一編號(hào)。再用檔案管理軟件為其制作目錄，以便以后檢索查詢。
三、電子檔案的保護(hù)
由于電子檔案的主要載體是磁帶、磁盤及光盤等，而這些介質(zhì)在承受外界不利因素的能力不強(qiáng)。常常由于保存不善而造成損壞、變形或破碎。即使不被損壞，而時(shí)間一長(zhǎng)，其存儲(chǔ)的信息也容易出現(xiàn)問題，導(dǎo)致電子文件被抹掉。而另一種情況是電子文件的管理人員違規(guī)操作計(jì)算機(jī)或不小心按錯(cuò)鍵，就會(huì)造成文件的破壞甚至被全部刪除。因此，檔案工作者必須使用專門的裝具裝載電子檔案載體并進(jìn)行有檢測(cè)及維護(hù)。
首先，為保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性，應(yīng)把電子檔案存放在具有防磁性能的裝具中。電子文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體不同，其防護(hù)設(shè)備與存放環(huán)境不僅需要在濕度、溫度、防光、防水、防蟲、防盜、防塵、防鼠及防雷電等方面加強(qiáng)管理外，還須在防強(qiáng)震、防磨損、防病毒等方面下功夫。
其次，要定期檢測(cè)與拷貝電子檔案，以確保電子檔案信息的可靠性。每年應(yīng)展開一次電子檔案的定期檢測(cè)工作，采取隨機(jī)抽樣或等距抽樣方式來(lái)進(jìn)行檢測(cè)。首先進(jìn)行外觀的檢查，看表面載體有無(wú)變形或者損壞的情況，表面涂層是否需要清潔和霉斑出現(xiàn)等。再進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用檢測(cè)軟件檢測(cè)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。檢測(cè)發(fā)現(xiàn)的出錯(cuò)的載體，要及時(shí)進(jìn)行更新與修正。
最后，要定期拷貝電子檔案，同時(shí)為確保檔案的安全性，要把原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間。必須對(duì)電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)進(jìn)行嚴(yán)格管理，維護(hù)、檢測(cè)和拷貝等操作過程應(yīng)及時(shí)記錄，這樣才能避免不必要重復(fù)的勞動(dòng)或者人為的操作失誤發(fā)生。
目前，我國(guó)電子檔案并沒有普及，但其發(fā)展十分迅速。有效保存與維護(hù)電子檔案，是一項(xiàng)十分復(fù)雜而重要的工作。檔案工作者應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，并采取有效措施，確保電子檔案的安全可靠，做好電子檔案的整理和保護(hù)工作，使其為社會(huì)生活做好服務(wù)工作。
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電子文件必須經(jīng)過相應(yīng)的設(shè)備讀取才能讓人們識(shí)別，它可以在不同的載體上進(jìn)行轉(zhuǎn)換并可同時(shí)存在，很容易被修改而不留下痕跡，可以不受時(shí)空限制實(shí)現(xiàn)信息共享，能使用文字、影像等多種信息方式。由于電子文件載體的不穩(wěn)定性難以保證其長(zhǎng)期地保存，電子檔案的保密性受到限制。電子檔案存在設(shè)備依賴性。離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無(wú)法生成、傳遞、識(shí)別。決定電子檔案設(shè)備依賴性的因素有：數(shù)字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設(shè)備更新因素、加密因素等。僅設(shè)備更新因素，就會(huì)給電子檔案的長(zhǎng)久保管帶來(lái)很大困難。電子檔案存在易更改性。由于對(duì)電子文件的更改能做到不留任何痕跡，所以為保證其安全需要解決很多技術(shù)難題。電子檔案具有多媒體集成性，文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成電子文件的內(nèi)容，使得其組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多，甚至?xí)斐赏环蓦娮游募男畔⒋嬖诓煌妮d體上，給保管帶來(lái)很多問題。從電子檔案的安全性來(lái)看，學(xué)校局域網(wǎng)容易受到計(jì)算機(jī)病毒感染，現(xiàn)有的“防火墻”等技術(shù)對(duì)“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網(wǎng)絡(luò)只設(shè)計(jì)了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對(duì)其進(jìn)行物理歸檔，一旦網(wǎng)絡(luò)毀壞，電子文件的丟失將難以避免。對(duì)于學(xué)校電子檔案存儲(chǔ)的安全性，由于存儲(chǔ)設(shè)備是電子設(shè)備，如果被盜取，受侵害的程度將遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)媒質(zhì)。另外，由于信息化手段采用統(tǒng)一字體、統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，喪失了手寫漢字的特征性，不利于檔案的真實(shí)性鑒別，受侵害的文件不易被發(fā)現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)性存在，通過網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)距離調(diào)用，已存檔的信息被修改、被盜用等風(fēng)險(xiǎn)依然存在，學(xué)校電子檔案的安全問題不可忽視。
二、學(xué)校電子檔案管理的安全性措施
（一）建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)
建立電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價(jià)值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給學(xué)校綜合檔案館（室）。學(xué)校檔案館（室）要承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督職能，選擇具有通用性文本、圖像與視頻電子文件格式，實(shí)行統(tǒng)一管理。通過上述措施，確保學(xué)校電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性與安全性。
（二）加強(qiáng)電子檔案載體的保管
學(xué)校必須將科室移交的具有保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備作為學(xué)校電子檔案長(zhǎng)期保存的載體。
（三）對(duì)電子檔案進(jìn)行“加密”處理
學(xué)校電子檔案要采取有效措施，分級(jí)管理進(jìn)行“加密”處理。在儲(chǔ)存電子文件的載體上應(yīng)當(dāng)注明檔案內(nèi)容的檢索標(biāo)識(shí)。通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮長(zhǎng)期保管和利用的價(jià)值。
（四）對(duì)電子檔案實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理
學(xué)校電子文件的歸檔管理，要求檔案管理貫穿到文件產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、歸檔的整個(gè)過程中。通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)施的歸檔，每一個(gè)操作環(huán)節(jié)都要體現(xiàn)檔案管理的具體要求，需要進(jìn)行規(guī)范的管理。學(xué)校電子檔案管理要明確歸檔流程和歸檔環(huán)節(jié)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)各科室的歸檔職責(zé)、工作內(nèi)容和管理權(quán)限進(jìn)行明確的劃定，而這些細(xì)節(jié)都必須在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就充分給以考慮，并能在具體操作中體現(xiàn)出來(lái)。完善學(xué)校電子文件歸檔制度。電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成檔案管理人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。
（五）實(shí)行“雙軌制”管理模式
目前，學(xué)校的檔案管理基本是實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的“雙軌制”管理模式。紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上有共性，也有差異性。有共性是因?yàn)殡娮訖n案也是檔案，具有檔案的一般特征和性能；有差異性是因?yàn)殡娮訖n案畢竟不是紙質(zhì)檔案，它有自己的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)使整個(gè)電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案有不同之處。學(xué)校的檔案載體要實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌運(yùn)行，電子檔案的比例也將逐步加大。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)有技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。因此，學(xué)校電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。
（六）提升檔案管理人員信息化素養(yǎng)
【摘要】本文分析了當(dāng)前電子檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，提出今后電子檔案管理和利用工作的應(yīng)對(duì)之策。
關(guān)鍵詞 機(jī)關(guān)；電子檔案；管理；利用
在當(dāng)前日常政務(wù)工作中，電子檔案的數(shù)量逐年遞增，因此，如何加強(qiáng)電子檔案的管理工作就成為檔案管理部門必須思考的問題。電子檔案作為全新的檔案管理形式，以其查閱便捷、存儲(chǔ)安全、管理方便、資源共享等優(yōu)勢(shì)，是傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法無(wú)法達(dá)到的。對(duì)于發(fā)改委綜合部門來(lái)說，加強(qiáng)電子檔案管理有利于節(jié)省多種資源、有利于提高服務(wù)質(zhì)量、有利于發(fā)揮效用需求，其重要意義顯而易見。
一、當(dāng)前電子檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題
電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。對(duì)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的比較，大致有以下3種不同：歸檔方式和時(shí)間不同、分類和編號(hào)管理不同、檔案保管方式不同。電子檔案管理過程中存在的問題：
（一）電子文件易修改性。由于電子文件沒有特定的字跡，因此在修改之后也找不到一絲修改過的痕跡，這不像紙質(zhì)文件，可以通過字跡來(lái)分辨出文件是否已經(jīng)修改過了。同時(shí)，電子文件在網(wǎng)絡(luò)上傳輸時(shí)，也有可能會(huì)遇到非法截獲或更改，這在防范上也是有一定難度的。
（二）電子文件界定原件困難性。電子文件的制作是在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上完成的，它是通過不同的媒介或網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行傳播的，可以同時(shí)在多個(gè)計(jì)算機(jī)上對(duì)同一個(gè)電子文件進(jìn)行展示，使得不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、不同的人所得到的相同內(nèi)容的文件就沒有區(qū)別了。
（三）電子文件檔案格式常換性。在人們?nèi)孢M(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)無(wú)論是軟件還是硬件都在以非?？斓乃俣茸儞Q著。因此，需要長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件檔案進(jìn)行格式和結(jié)構(gòu)上的變換，這和電子文件的最初形式也存在一定的區(qū)別。另外，由于目前的技術(shù)有限，還沒有普及電子文件的簽署技術(shù)，也就是說還不能在每一份電子文件上進(jìn)行蓋章和簽名。這也在一定程度上使得電子文件是否為原件的判斷比較困難。
二、今后電子檔案管理和利用工作的應(yīng)對(duì)之策
電子檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要而又十分細(xì)致的工作，實(shí)際工作中，我們應(yīng)該建立健全相關(guān)制度、規(guī)范利用方式方法、實(shí)行多種存儲(chǔ)方法，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高素質(zhì)，多方面地密切配合，多個(gè)角度展開工作，發(fā)揮電子檔案的效能。
（一）完善規(guī)章制度，加強(qiáng)資源整合共享。制度建設(shè)是規(guī)范化工作的基礎(chǔ)。要建立一套完整的檔案收集整理、查閱利用制度。檔案管理部門進(jìn)行收集檔案工作時(shí)，可利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)收集檔案，保證電子檔案及時(shí)更新，更好地滿足電子檔案利用者的需求。相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。電子文件的歸檔及管理工作應(yīng)該要明確電子文件形成部門、檔案管理部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門這三者的工作職責(zé)。做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來(lái)創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。
（二）加強(qiáng)系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)，保證數(shù)據(jù)讀取安全。系統(tǒng)讀取制度設(shè)計(jì)，是保證電子檔案安全最核心的部分。電子檔案信息容易遭到外泄，就是因?yàn)橄到y(tǒng)容易攻擊或者是內(nèi)部人員讀取后外傳。要進(jìn)行電子檔案加密技術(shù)，密碼必須復(fù)雜，防止破譯，而且要定期進(jìn)行密碼重設(shè)。要設(shè)置一定的訪問權(quán)限，對(duì)于不同的級(jí)別人員給予不同的訪問權(quán)限，在數(shù)據(jù)讀取時(shí)提供不同程度的檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)，進(jìn)行訪問時(shí)，通過核對(duì)密碼或者指紋比對(duì)的方式進(jìn)行身份驗(yàn)證。要加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)，對(duì)于聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)站儲(chǔ)存，必須定期地修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，加強(qiáng)防火墻設(shè)置，防止黑客攻擊。
（三）健全存儲(chǔ)模式，收集檔案確保完整。保管模式是管理工作的保證。為了進(jìn)一步保證電子文件數(shù)據(jù)的安全，對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)應(yīng)該采用“多軌制”。在現(xiàn)行法律背景下，文件生效的主要標(biāo)志就是印章和簽署，而現(xiàn)有技術(shù)條件下，那些有著憑證作用以及法律效力的文件，其保存形式主要還是采用紙質(zhì)方式。
（四）強(qiáng)化人員培養(yǎng)，提高檔案保護(hù)意識(shí)。人才素養(yǎng)是管理工作的基礎(chǔ)。檔案管理部門應(yīng)該更加重視對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，從根本上提升電子檔案管理水平。檔案人員只懂得傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須緊跟時(shí)代的步伐，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)電子文件和電子檔案的管理知識(shí)。我們應(yīng)采取專業(yè)培訓(xùn)、脫產(chǎn)學(xué)習(xí)、職稱培訓(xùn)等多種方式組織檔案人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息管理技術(shù)等方面的知識(shí)；邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家，召開電子文件和電子檔案管理現(xiàn)場(chǎng)推進(jìn)會(huì)，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，穩(wěn)步提升檔案工作者的業(yè)務(wù)水平。信息系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)與維護(hù)人員在熟悉信息知識(shí)的同時(shí)，也應(yīng)加強(qiáng)檔案管理方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，以利于管理者在電子文件形成、歸檔及電子檔案管理工作中的溝通、合作?？傊仨毺岣唠娮游募闹谱髡吆凸芾砣藛T的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。