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檔案信息電子化的現(xiàn)狀
檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差：檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
檔案信息電子化的益處
可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影Ⅱ向了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。檔案事業(yè)超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。
慎重選定技術(shù)路線，信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征
目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機口工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進技術(shù)，使經(jīng)濟效益的合理性和技術(shù)的先進性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進技術(shù)的發(fā)展，再進行每一項具體的決策。
實事求是地改進管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
一、檔案信息電子化管理常見問題
1.認知度偏低
檔案信息的電子化管理是檔案管理專業(yè)發(fā)展歷史上一次劃時代的進步與飛躍，傳統(tǒng)檔案管理形式結(jié)合現(xiàn)代化計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統(tǒng)，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統(tǒng)管理模式與固有的業(yè)務(wù)操作理念使大多數(shù)檔案管理人員仍然習(xí)慣于既有的檔案管理手法，對于電子信息化體系的功效與作用認識程度偏低，了解不深。傳媒行業(yè)管理層對于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展也不夠了解和重視，滿足于現(xiàn)有的檔案管理與應(yīng)用程度，沒有從根本上認識到電子信息化對提高企業(yè)行業(yè)工作效率和效能的重要促進作用。傳統(tǒng)檔案管理方式的低效率又使現(xiàn)有的工作人員面臨著較大的工作量無眠顧及新知識、新技能的學(xué)習(xí)與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。
2.缺乏科學(xué)完整的體系
作為新時代經(jīng)濟發(fā)展與改革的產(chǎn)物，檔案管理的電子信息化在當(dāng)前的中國還沒有健全的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行完備、全面的指導(dǎo)和約束。因此，不同地區(qū)和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過程中不僅發(fā)展速度各有快慢，而且出現(xiàn)了分類不一、標(biāo)準(zhǔn)各異的問題。缺乏科學(xué)完整體系的問題不僅使檔案信息電子化發(fā)展缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，更嚴(yán)重阻礙了在全國范圍內(nèi)推行標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建?？茖W(xué)完整的體系不僅有利于實現(xiàn)檔案信息電子化的高質(zhì)與高效，改變傳統(tǒng)檔案管理模式耗費大量人、財、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對行業(yè)發(fā)展的參考與指導(dǎo)作用，幫助行業(yè)在未來發(fā)展中作出正確決策。
二、優(yōu)化措施
1.根據(jù)檔案的類別與級別區(qū)別管理
做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級，不同類別和級別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業(yè)的發(fā)展與擴大，檔案資料的發(fā)展趨勢必然是數(shù)量越來越多，規(guī)模越來越龐大。沒有分類和分級的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對于檔案的儲存與使用而言將是降低工作效率甚至導(dǎo)致失誤與錯誤的災(zāi)難。一般來說，檔案基本可以分為兩大類：重要、關(guān)鍵類；相對次要、普通類。重要和關(guān)鍵的檔案信息在數(shù)量可以承受的范圍內(nèi)可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數(shù)字化檔案資料。此時較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質(zhì)一般是本地服務(wù)器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級病毒庫、打補丁以及安全檢測等。檔案資料所在單位應(yīng)安排專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理人員負責(zé)這些檔案信息的電子化管理工作。相對次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術(shù)，在盡量降低存貯成本的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案的大批量保存與便捷的調(diào)用。云存貯的優(yōu)勢在于費用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準(zhǔn)備大量存貯設(shè)備，也不需要為維護和管理在云端的存貯設(shè)備另外花費金錢，只需要支付少量的上網(wǎng)費用便可享受幾乎無止境的存貯容量。劣勢在于安全性相對不足，一旦將數(shù)據(jù)存放于“云”上，等于喪失了對數(shù)據(jù)的絕對控制權(quán)，無論出于何種目的，云儲存服務(wù)提供商或其他個人或集團都有機會偷窺或竊取這些數(shù)據(jù)。這再次凸顯了檔案分類與分級的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應(yīng)當(dāng)只將相對次要、普通的檔案信息通過“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。
2.定期梳理檔案重要程度，調(diào)整安全級別
[關(guān)鍵詞]檔案；電子化；管理
加快檔案電子化管理，是實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化，提高檔案管理系統(tǒng)工作效率的重要手段。所謂檔案電子化管理，就是以檔案資料、紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案進行收集、篩選和分層次歸納，使之轉(zhuǎn)化成微機軟件形式的信息使用過程。
雖然與紙質(zhì)文件的保存管理相比，電子文件的管理極大地節(jié)省了人力資源，提高了工作效率，既節(jié)省空間，又便于查找整理。但同時也應(yīng)該清醒的認識到，電子文件的保存和管理也是一項極為艱苦細致且難度極大的工作，推動檔案電子化管理，需要普及提高對電子系統(tǒng)的知識，提高對檔案電子化管理的認識。
首先，要清醒的認識到目前依舊存在不足
一、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。各部門開發(fā)的軟件不能互通，沒有適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的軟件系統(tǒng)。由于不能進行互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，極大地限制了檔案管理電子化，制約了信息化的進程。
二、層次不一，缺乏規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案電子化管理信息共享的要求。
三、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有待提高。檔案著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，無法全面實施和推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，限制了檔案電子化管理的可行性。
四、現(xiàn)有的檔案整理分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)檔案管理電子化的要求。
五、檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案電子化管理，一定要有現(xiàn)代化的管理人員，掌握先進的技術(shù)，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。
認識上述問題之后，要推動檔案電子化管理工作，必須普及和提高對電子化管理的認識，明確目標(biāo)和要求。
其次，必須提高電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
將工作的著眼點從計算機系統(tǒng)，擴大延伸到電子文件的保存和管理工作。做到對檔案管理電子文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。規(guī)范化管理是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)準(zhǔn)，在做好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。
最后，檔案管理要做到電子文件歸檔
一、通過計算機信息管理網(wǎng)，開通電子歸檔專遞線路
隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過專門挑選，反映了職能活動的概貌。上網(wǎng)前，按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是保存管理的重點。對那些未輸入到計算機信息管理網(wǎng)上的卻依舊具有保存價值的電子文件，應(yīng)及時對電子文件進行編目整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向管理部門傳輸。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。
二、推進檔案信息電子化
將已歸檔的電子文件改為只讀文件――即不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。對于長久保存于介質(zhì)層的電子文件，監(jiān)控外界磁場影響、口氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵蝕，需要定期復(fù)制的嚴(yán)格履行程序，以防止信息丟失。所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打??；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。
三、檔案管理人員培養(yǎng)
一、檔案信息電子化的現(xiàn)狀
1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室 藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室 藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的 為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室 對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
4檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
關(guān)鍵詞：電子化；檔案工作；影響；益處
一、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1.傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由技術(shù)人員、檔案人員所共享。這就使得檔案與文件之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作原則、方法及流程，如文件的立卷歸檔制度。檔案工作流程的起點是文件的歸檔立卷工作，也是檔案工作和文書工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，通常一年歸檔一次。而電子文件隨時更改，隨時產(chǎn)生，存貯在計算機光盤或磁盤中。因而，其對計算機具有很強的依賴性。倘若歸檔，必須采用光盤或磁盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2.由于電子文件載體與信息的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的內(nèi)容特征和形式特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行多角度、有效、迅速的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的使用者可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。
3.由于電子文件的保存價值同時取決于其可讀性和自身價值，其鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、方法均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其參考價值和憑證價值確定保管期限，而電子文件一方面由于用戶的需要，數(shù)據(jù)和信息不斷地補充和修改，另一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其管理、鑒定方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管要求、方法以及對外利用和檢索等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
二、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以室藏檔案資料采用機讀形式做為主要物質(zhì)對象，用計算機對檔案文獻進行不同層次的加工和篩選、收集，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1.可充分發(fā)揮和利用現(xiàn)有計算機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案室對計算機的開發(fā)功能簡單，應(yīng)用單一，有的僅僅用于文件打字貯存或檔案著錄，使用的低效率造成時間、財力、物力和人力的極大？良費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題一選材一編輯一出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，導(dǎo)致信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。而檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3.檔案信息電子化，可多次產(chǎn)出，一次投入，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，期望農(nóng)場給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
4.檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到各個部門及領(lǐng)導(dǎo)，就拓寬了服務(wù)范圍，擴大了社會影響，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
5.檔案信息電子化，可使最新技術(shù)順利地與檔案信息接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在建設(shè)階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的要求和變化，使現(xiàn)在的檔案電子化，為將來“信息高速公路”中有一份檔案信息打下基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞：文書檔案 管理 電子化
中圖分類號：C93 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0745（2013）05-0196-01
隨著當(dāng)前社會中計算機技術(shù)和信息技術(shù)不斷的開發(fā)和利用，人們對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的出現(xiàn)了高水準(zhǔn)，高系統(tǒng)化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。為了能夠滿足當(dāng)前人們對檔案管理過程中的系統(tǒng)化，精確化，各種先進的技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不斷的加快，成為當(dāng)前為人們提供準(zhǔn)確信息的前提，用以滿足當(dāng)前人們對信息的需求。
一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點
電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進技術(shù)進行工作的前提和基礎(chǔ)，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
1，電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計算機來查詢。計算機擁有強大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。
2，信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節(jié)約型社會的理念。
第三，電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。
第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力等，安全性也隨之降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，只要有互聯(lián)網(wǎng)，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象，綠色節(jié)能，大大節(jié)省了人力、物力和財力。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點
首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
2、電子檔案的安全問題隨著網(wǎng)絡(luò)的普及而變得更為嚴(yán)峻： 現(xiàn)在，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，或者使用計算機病毒，病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題都對電子檔案的安全性構(gòu)成了威脅。人們通過安裝殺毒軟件等方式來減少病毒的入侵，設(shè)置專門人員維護計算機和局域網(wǎng)，這就為管理帶來了另一筆費用，購買殺毒軟件，增加人員開支。
第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問題。電子文件的通用問題比較嚴(yán)重，現(xiàn)在全世界各大軟件開發(fā)公司都相對獨立，為了獲得更多經(jīng)濟效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進行轉(zhuǎn)換格式。同時也增加了經(jīng)費的支出，要同時購買多種格式的軟件，以便使用。
三、加快推進檔案信息化技術(shù)的基本原則
1、科學(xué)化規(guī)范化和精細化原則。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細化是強化電子文檔管理的重要原則，因為文檔管理本身就是一項嚴(yán)謹(jǐn)細致的工作，必須要進一步細化檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率要求。
2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質(zhì)量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰(zhàn)。所以，要堅持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎(chǔ)上提高工作效率，不斷增強信息化條件下檔案管理的全安系數(shù)，強調(diào)安全使用和管理。
3、效益與質(zhì)量兼顧的原則。因為檔案信息數(shù)字化建設(shè)的艱巨性、復(fù)雜性和繁重性，因此需要投入相當(dāng)?shù)娜?、財、物力，所以，要堅持效益與質(zhì)量兼顧的原則，研究自身實力，分析客戶需求，強化建檔質(zhì)量，思考快捷安全建檔的途徑。
四、改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實際問題，本人結(jié)合相關(guān)資料總結(jié)以下方案：第一，針對安全性問題，使用局域網(wǎng)，讓文書檔案只能在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)傳輸，給文書檔案的傳輸控制在一個ip地址范圍內(nèi)，防止文件流向外網(wǎng)。比較常用的辦法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的ip地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，加強人員管理，針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，定期進行教育培訓(xùn)。經(jīng)過定期的教育培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強的責(zé)任心，同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等，加強思想教育，樹立較強的責(zé)任意識，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發(fā)生，達到檔案管理的保密要求。
五、結(jié)束語
現(xiàn)代社會是一個信息高速發(fā)展的社會，是一個科學(xué)技術(shù)不斷進步的社會，文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載歷史發(fā)展的興衰歷程，同時也客觀真實地反映著生產(chǎn)經(jīng)營過程中重要事件，成為歷史軌跡的再現(xiàn)者?，F(xiàn)在，科學(xué)技術(shù)正在日新月異的發(fā)展著，信息科學(xué)已經(jīng)影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當(dāng)前社會發(fā)展中主要的檔案管理手段。信息化文書檔案管理已經(jīng)逐步取代老式的紙質(zhì)檔案管理，更是實現(xiàn)檔案管理過程中對其精確化劃分和系統(tǒng)化整理的有力基礎(chǔ)和前提條件。文書檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。因此在其工作中實現(xiàn)電子化成為其發(fā)展過程中的必然結(jié)果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎(chǔ)。加強科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻：
[1]南劍茜；文書檔案管理信息電子化應(yīng)用《商場現(xiàn)代化》2011年第03期
［關(guān)鍵詞］文書檔案 信息電子化應(yīng)用 存在問題 應(yīng)對方法
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。
一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應(yīng)對方法
文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
四、結(jié)束語
文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統(tǒng)信息的安全。
參考文獻：
[1]徐莉：淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學(xué)報，2001，5
[2]裴承志 奧多：辦公自動化與文書檔案管理[J]．中國冶金教育，2002，2
【關(guān)鍵詞】電子文件；現(xiàn)狀；應(yīng)用；注意事項
近年來，隨著信息化的迅猛發(fā)展，建設(shè)領(lǐng)域電子文件與電子檔案大量產(chǎn)生并廣泛應(yīng)用，如何保證信息時代城鄉(xiāng)建設(shè)活動的真實歷史記錄長期保存和隨時利用，已成為各地建設(shè)部門，特別是城建檔案管理部門、建設(shè)系統(tǒng)各業(yè)務(wù)管理部門以及工程建設(shè)、施工、勘察設(shè)計、監(jiān)理等單位所面臨的一項緊迫而艱巨的任務(wù)。為保證建設(shè)電子文件與電子檔案的真實性、完整性和有效性，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，2007年11月，國家建設(shè)部辦公廳制定并了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》，并于2008年1月1日起實行。本文結(jié)合本單位的工作實際，淺談有關(guān)電子檔案管理的應(yīng)用體會，愿與有關(guān)從業(yè)人員共同探討。
1.電子文件特點 電子文件歸檔管理區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，它有如下特點：
1.1信息的非人工識讀性。
電子文件使用了人工不可識讀的記錄符號――數(shù)字式代碼，這種代碼人工是無法直接破譯它的含義，只有通過計算機特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識讀它。電子文件只有依賴于計算機系統(tǒng)，才具有生命力，才能發(fā)揮作用。
1.2信息的可變性。電子文件的增刪十分容易，不留痕跡，計算機系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔被大量動態(tài)文檔所取代，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補充，以反映最新信息。
1.3信息存儲的高密度性。電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，隨著技術(shù)的進步，電子介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大。檔案管理長期存在著文件的數(shù)量與存儲能力的矛盾。隨著技術(shù)的進步，電子介質(zhì)的存儲密度將繼續(xù)加大，把一個檔案室?guī)觳貦n案全部裝進一只皮箱不再是神話。
1.4信息的可操作性。電子文件可以隨時適應(yīng)人們的需要，修改、調(diào)閱可以跨越時空界限。
2. 電子文件歸檔現(xiàn)狀
2.1電子文件歸檔不到位。由于計算機電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法管理會更細致、周全、易于操作。目前電子文件收集，常常執(zhí)行不到位。
2.2電子文件歸檔管理人員職責(zé)不明確。很多單位電子文件歸檔管理主要由計算機人員操作，多數(shù)計算機操作人員對檔案工作較為陌生，而檔案管理人員管理對檔案管理比較專業(yè)，但對計算機應(yīng)用還不熟悉，這樣容易對檔案管理造成脫節(jié)。 2.3歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實性無法保障，且缺乏可讀性。目前很多部門檔案管理僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進行鑒別，對其內(nèi)容的真實性、可讀性未把關(guān)，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時歸檔，無法提供可利用的資料。
3. 電子文件在我單位的應(yīng)用
工程檔案電子化的應(yīng)用，使我單位在工程檔案管理方面變得系統(tǒng)與規(guī)范，在檢索方面變得快捷和方便，做到最短的時間檢索出的工程全文電子竣工檔案。目前，我們的市政工程和房建工程從項目報建報批的準(zhǔn)備階段階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、工程驗收備案文件均可實現(xiàn)軟件全文檢索利用。那如何保證電子檔案的系統(tǒng)性、完整性、真實性？首先必須保證紙質(zhì)檔案的質(zhì)量。針對這個各單位普遍憂心的問題，我單位主要采取分階段、分責(zé)任部門進行嚴(yán)格的把控，具體通過五個階段來保證電子檔案的最終質(zhì)量。
（1）在工程施工合約簽訂后，我單位作為建設(shè)單位由檔案管理部門負責(zé)建設(shè)單位就與工程檔案管理主管部門簽訂《城建檔案報送責(zé)任書》。同時，對施工單位和建設(shè)單位現(xiàn)場負責(zé)人及監(jiān)理單位進行檔案相關(guān)要求培訓(xùn)，把紙質(zhì)檔案和電子檔案整理方法和要求提前告知。把握檔案指導(dǎo)的最佳時期。
（2）在工程施工過程中，檔案管理部門采購定期、不定期形式對各施工單位、監(jiān)理單位資料的整理情況進行抽查，并進一步跟蹤落實整改情況和給予適時地指導(dǎo)。
（3）在工程驗收時，各單位共同填寫《工程竣工檔案初步驗收意見書》，主要由施工單位對竣工檔案進行自檢，自檢合格情況寫明并簽章確認；監(jiān)理單位對監(jiān)理文件進行自檢，對施工文件、竣工圖進行檢查，形成意見簽章；建設(shè)單位工程負責(zé)部門對竣工檔案進行檢查驗收，形成意見簽章；然后由公司檔案管理部門進行檔案預(yù)審，對檔案資料提出整改意見，負責(zé)填寫《建設(shè)工程竣工檔案驗收申請表》報工程檔案主管部門，并參加工程竣工驗收會議。這樣每個階段，每個單位對工程竣工檔案都有把控。
（4）工程檔案接收時嚴(yán)格審核紙質(zhì)與電子版內(nèi)容的一致性，對電子版成果進行檢查的同時，發(fā)現(xiàn)頁面不正、缺頁、不清晰等現(xiàn)象，要及時進行補充和修編，進一步確保了電子檔案的的格式、質(zhì)量、系統(tǒng)完整。
（5）對于檔案專用的電腦，本單位要求不得聯(lián)網(wǎng)，并由專人負責(zé)，對于電子化的數(shù)據(jù)進行異地備份，以防萬一電腦損壞而造成的數(shù)據(jù)丟失，并采取必要的安全防護措施。
電子文件內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強，各單位檔案部門不一定能夠保證電子文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。因此，需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，各個部門通力合作，才能使單位的電子檔案管理工作更上一臺階。
4. 電子文件歸檔注意事項 在電子文件歸檔過程中，應(yīng)注意以下幾個方面：
4.1明確職責(zé)、完善制度，措施到位。應(yīng)根據(jù)本單位情況，依據(jù)電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實性、可讀性保障原則，制定本單位電子文件歸檔管理制度。必要時輔以一定的行政、經(jīng)濟手段，保證電子檔案的質(zhì)量。
4.2統(tǒng)一電子文件歸檔格式。在工程項目中，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立一系列標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的格式。由檔案管理部門對工程項目電子文件進行編號、著錄、刻錄、標(biāo)識，保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實、有效，便于長久利用。
4.3合理配置資源，包括設(shè)備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計算機軟、硬件平臺支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設(shè)備是從事電子文件歸檔管理的前提。此外，電子文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用都要由電子文件管理人員負責(zé)實施完成，盡快培訓(xùn)一批檔案人員來負責(zé)電子文件的管理。
4.4尊重并貫徹前端控制思想。對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)實施全過程管理，以保證電子檔案的質(zhì)量。電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔不同，傳統(tǒng)的做法可以不管文件形成過程中的具體細節(jié)，只要根據(jù)文件的保存價值，在工程項目結(jié)束后對其進行收集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通的。電子檔案的歸檔從工程項目立項、設(shè)計文件形成之時起，檔案管理者就要立即介入，進行監(jiān)督、指導(dǎo)，提出文件運行的環(huán)境背景、元數(shù)據(jù)，劃定該歸檔的文件范圍，敦促其進行適時歸檔，防止電子文件的丟失，保證電子文件的完整、準(zhǔn)確。
關(guān)鍵詞：檔案；電子化管理；現(xiàn)狀；對策
中圖分類號：G275 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9599 (2012) 09-0000-02
計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展對人們的工作、生活產(chǎn)生了極大的影響，科技的進步不僅提高了人們的生活質(zhì)量，還對人們的日常工作模式產(chǎn)生了深刻的影響。電子化技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛使用，檔案的電子化管理無論是在檔案的管理質(zhì)量上還是管理模式上，都是以往檔案管理模式所無法比擬的，檔案電子化管理具有極大的優(yōu)勢。
一、檔案電子化管理概述
（一）檔案電子化管理概念。檔案的電子化管理是指檔案管理人員利用計算機硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段，對檔案資源實行計算機現(xiàn)代化管理的過程。檔案電子化管理包括檔案的收集、整理、卷內(nèi)目錄錄入、文件上傳和查閱、利用，是檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。檔案的電子化管理實現(xiàn)了多種學(xué)科知識、多部門協(xié)作和多專業(yè)配合的系統(tǒng)化管理體系，是當(dāng)今各行各業(yè)進行檔案管理的趨勢?，F(xiàn)代電子化檔案的發(fā)展改變了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意義。
（二）檔案電子化管理的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理需要借用大量的紙質(zhì)媒介，在檔案的記錄、使用以及交流過程之中都具有極大的不便，檔案的電子化管理有效的解決了這些管理上的難題。首先，檔案的電子化有利于保護檔案的原件。檔案具有重要的參考價值，過多的使用和借閱檔案原件會造成檔案原件的損害，甚至?xí)G失重要的資料。檔案的電子化文件方便了人們的查閱，極大程度上保護了原件。其次，檔案的電子化提高了檔案管理部門的工作效率。人們只要輸入要查找的關(guān)鍵字，計算機檔案管理系統(tǒng)就能迅速調(diào)閱電子檔案或定位該紙質(zhì)檔案存放位置，縮短了查找的時間，極大的提高了工作效率。再次，節(jié)省人力，減少經(jīng)費的支出。原來的檔案管理部門由于檔案材料極多，需要大量的檔案管理人員，管理部門不僅要投入大量的經(jīng)費，還造成了管理部門的臃腫。此外，檔案管理的電子化還對資源實現(xiàn)共享使檔案成了“活”的記錄，檔案是用來做分析的，并非用來一味保留的，利用檔案做數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)挖掘，這樣我們的檔案才有價值，我們的信息化也才更有動力！
二、我國檔案電子化管理的現(xiàn)狀
隨著改革開放的日漸深入，全球化的信息浪潮和先進的技術(shù)早就席卷了我國的大江南北，我國的檔案管理信息化、數(shù)字化在各行各業(yè)檔案管理中已經(jīng)普遍推廣使用。但是，目前我國的檔案電子管理還存在一定技術(shù)上和管理上的問題，需要我們進行正確的認識。
（一）對檔案電子化管理的認識水平比較低。檔案管理的電子化和信息化是在新時期新形勢下對檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認識和有效利用。但是長期以來人們對檔案管理的電子化認識具有一定的狹隘性，一些人僅把檔案管理的電子化和分類保存聯(lián)系在一起，認為把卷內(nèi)目錄用計算機打印出來就是檔案管理計算機化了；一些人認為電子化的管理不可靠，電腦若出現(xiàn)問題整個電子文檔便不復(fù)存在了；有些人認為，花十幾萬甚至二三十萬上套檔案管理系統(tǒng)不值得；
（二）檔案保密方面的問題。檔案是單位的寶貴財富，檔案的保密性與真實性是檔案管理人員最為注重的。檔案管理的電子化實現(xiàn)了管理的便捷，在很大程度上實現(xiàn)了資源的共享，但是也加大了檔案管理的風(fēng)險。計算機檔案信息管理系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)和查詢?yōu)樘卣鞯臄?shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫的安全，計算機系統(tǒng)正的常運行，都需要有相當(dāng)計算機知識的人員來維護，檔案管理人員目前還沒有達到較高的計算機水平，檔案管理的電子化對他們的工作帶來了極大的挑戰(zhàn)和不便。
（三）檔案電子化管理技術(shù)上的問題。檔案的電子化管理對計算機設(shè)備具有極強的依賴性，硬件方面，單機版的需要較高的計算機配置，網(wǎng)絡(luò)版的需要服務(wù)器、交換機、網(wǎng)線等的支撐；軟件方面，需要一支非常專業(yè)的計算機軟件開發(fā)隊伍，經(jīng)過對檔案工作深刻細致的調(diào)研，開發(fā)出檔案管理軟件系統(tǒng)，按照檔案管理的要求科學(xué)地、標(biāo)準(zhǔn)地、規(guī)范地、簡潔地完成電子檔案的錄入、生成、上傳、查閱、銷毀、各種報表統(tǒng)計等。此外，檔案的電子化管理國家尚沒有形成統(tǒng)一的規(guī)則，檔案電子化管理的質(zhì)量還有待提高。
（四）電子檔案的法律效力問題。我們知道原始紙質(zhì)的檔案材料經(jīng)相關(guān)部門的蓋章，具有極強的法律效力。在查閱檔案或者傳達命令時都需要加蓋印章的原始檔案材料，電子版的檔案在現(xiàn)階段不具有很強的法律效力。電子版的檔案目前只限于信息的通報和會議的通知，對于比較正式的人事任命和處理決定，相關(guān)部門還需要出示加蓋印章的檔案材料。電子檔案還不能得到相關(guān)部門的認可，同樣它也不具有很強的法律效力。
三、對檔案電子化管理的幾點思考
時代在進步，科技在發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)阻擋不住信息化技術(shù)前進的腳步。同時在這場信息技術(shù)革命中，各個行業(yè)都不能置身其外。檔案的管理工作是一件技術(shù)性和保密性極強的工作，廣大的檔案管理部門以及檔案管理人員要在現(xiàn)有管理技術(shù)的水平上加強對檔案管理電子化的認識，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善檔案的電子化管理。
（一）檔案電子化管理技術(shù)的提高。廣大的檔案管理部門以及相關(guān)的使用部門之所以不信賴檔案的電子化管理，主要原因還是檔案電子化技術(shù)的不成熟。技術(shù)的革新是檔案信息化的靈魂，檔案電子化缺乏了技術(shù)上的支撐勢必只是一句空話。首先，配備性能良好、質(zhì)量可靠的計算機設(shè)備。這是檔案管理部門進行電子化管理的保障。其次，設(shè)計出適合檔案管理部門的檔案信息管理軟件，使檔案管理實現(xiàn)真正的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動化、系統(tǒng)化。此外，檔案管理部門還要提高檔案管理人員的計算機水平，保證計算機軟件和硬件的正常運行。
（二）維護電子檔案的安全。檔案極具重要的參考價值和歷史價值，檔案電子化管理的安全問題也是檔案電子化管理最要注重的問題。首先，檔案管理部門要保存一套完整的、真實的紙質(zhì)檔案原件，在電子檔案丟失和損毀的情況下，可以進行電子檔案的修復(fù)。其次，管理部門的信息共享機制要有嚴(yán)格的規(guī)劃和限制，檔案管理部門不能將機密的檔案到互聯(lián)網(wǎng)上，建立自己部門的信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度。此外，檔案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到對檔案的方便使用，又做到對檔案的嚴(yán)格保密。最重要的是做好數(shù)據(jù)庫備份，常殺病毒，保證數(shù)據(jù)安全的。
（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員要摒棄以往傳統(tǒng)手工管理的死板模式，傳統(tǒng)管理下的檔案里里外外都是老古董。檔案的利用只限在一定范圍內(nèi)和少數(shù)人之中，對外提供服務(wù)的工作幾乎沒有開展，使許多有利用價值的檔案成為死檔案，嚴(yán)重制約了檔案工作的自身發(fā)展。在使用新的管理手段時，要加強自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，管理部門人員要認識到電子檔案管理的優(yōu)越性，放下對檔案管理電子化的戒備心理，在這場電子革命中充分實現(xiàn)管理手段的更新。其次，管理人員要定期進行學(xué)習(xí)，掌握先進的管理手段，在運用電子化技術(shù)進行檔案管理的同時，做好電子檔案的保密工作。此外，檔案管理人員還要嚴(yán)防檔案管理部門以外人員對檔案的使用，加強本部門的保密制度建設(shè)，嚴(yán)格遵守本部門的使用細則和信息共享細則。在做好本職工作的同時，增強自身素質(zhì)。
（四）轉(zhuǎn)變觀念，加強電子檔案的法律效力。檔案管理的電子化進程還是一個比較漫長的過程。在檔案的電子化管理中，不僅檔案管理部門的人員需要轉(zhuǎn)變觀念，加強對電子化技術(shù)的認識，相關(guān)部門也要改變傳統(tǒng)的觀念，改變對電子檔案的認識。立法工作者還要結(jié)合國外的案例，對我國電子檔案的法律效力做出正確的定位。世界范圍內(nèi)的信息技術(shù)革命是不可避免的，相關(guān)法律部門要配合檔案管理人員做好檔案的電子化管理，增強檔案管理人員進行檔案管理電子化改革的信心。相關(guān)的使用部門也要在認定中轉(zhuǎn)變觀念，承認電子檔案的效力。
結(jié)語：
檔案管理的電子化是檔案管理部門迎合時展潮流的重要產(chǎn)物，檔案的電子化管理趨勢不可避免。檔案的電子化管理在檔案的使用、保存以及傳送上都具有極大的便利，是對原有檔案管理模式的更新。由于受以往檔案管理模式的影響，現(xiàn)階段我國范圍內(nèi)的檔案電子化管理還存在一定的問題。檔案電子化管理是一個復(fù)雜而漫長的過程，相關(guān)的管理部門要在現(xiàn)有管理技術(shù)的基礎(chǔ)上加強學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變原有的觀念和態(tài)度，增強對檔案管理電子化的認識，真正實現(xiàn)檔案管理的信息化、技術(shù)化、便利化。
參考文獻：
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