時間：2023-06-11 08:58:33
導(dǎo)語：在合同管理規(guī)范化的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、 高校合同管理中存在的問題
（一）合同簽訂主體混亂，缺乏合同管理機構(gòu)
高校合同管理涉及的多個部門，如基建工程與修繕項目（含設(shè)計、監(jiān)理、施工等）牽涉到基建處與后勤管理處；資產(chǎn)出租出借、對外投資牽涉到后勤管理處；物資設(shè)備采購、大宗物資采購、低價易耗品的定期采購牽涉到資產(chǎn)設(shè)備處；教材和圖書資料（含電子圖書資源）采購牽涉到圖書館；合作辦學(xué)牽涉到招生就業(yè)管理處；教科研的橫向課題牽涉到教科處；校企合作牽涉到各系部等等，造成誰都能以部門名義對外簽合同，一旦出現(xiàn)合同糾紛，誰都不承擔(dān)責(zé)任，誰都負不起責(zé)任，最后由學(xué)校承擔(dān)責(zé)任，同時多部門對外簽合同，往往給合同的收集、歸檔管理造成了難度，給學(xué)校財務(wù)管理帶來了風(fēng)險和損失。如我校僅中國移動的捐贈合同就分別與學(xué)工處、團委、招就處、后勤與產(chǎn)業(yè)處、信息中心簽訂六個不同內(nèi)容的合同，十分混亂，缺乏合同管理的主體，給學(xué)校的利益帶來了損失。
（二）合同缺乏流程管理，內(nèi)部牽制不到位
合同管理是全過程的系統(tǒng)，合同的管理分為制度、流程、表格、文本、檔案幾個方面的管理，流程管理又分為合同準備階段管理、合同簽約管理、合同履約管理、合同履約后管理。合同從訂立前常出現(xiàn)對對方單位資質(zhì)和履約能力審查不夠；合同簽署中出現(xiàn)合同沒有經(jīng)過承辦部門、財務(wù)、基建審計等部門聯(lián)合會簽，重大金額沒有經(jīng)過律師對合同主要條款的審核等；合同簽訂后出現(xiàn)沒有部門能監(jiān)督合同的履行情況，如合同是否按時完成，完成的質(zhì)量如何，是否有合同糾紛發(fā)生等；合同履行結(jié)束后，沒有主管部門將合同全部收集歸檔、妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料等等，結(jié)果給學(xué)校造成不必要的財務(wù)風(fēng)險、稅務(wù)風(fēng)險以及法律糾紛等。
（三）合同文本混亂，缺乏規(guī)范化的格式文本
很多高校由于缺乏合同管理主體機構(gòu)，合同大多由各合同承辦部門簽訂，合同的格式五花八門，專業(yè)性差，往往忽視違約責(zé)任、爭議解決等條款的約定，導(dǎo)致最終給學(xué)校帶來利益損失。如有些合同僅限于口頭搞“君子協(xié)議”，不簽訂書面合同；有的即使是書面合同，也不注意合同中的一些主要條款的約定及違約處理的約定；更有甚者為了便于應(yīng)付管理部門的審查,對于同一個項目,往往還要簽訂 “正規(guī)合同” 和“私下合同”兩份,“正規(guī)合同”形式正規(guī),內(nèi)容合法,但雙方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完備,實際上屬于不平等合同,會給高校的利益帶來很大損失,并容易造成合同糾紛。
二、高校合同管理規(guī)范化的具體措施。
（一）加強法制觀念，重視合同管理人員的培養(yǎng)
1、高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視學(xué)校的合同管理，加強對合同的宣傳和教育力度，強化全校教職工的合同意識和法制觀念，舉辦關(guān)于《合同法》、《專利法》、《科技合同法》、《商標(biāo)法》、《建筑法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等一系列法律法規(guī)講座，使教職員工能夠熟練地使用這些法律法規(guī)，這樣就能支持和理解合同管理工作，自覺遵守規(guī)章制度。
2、合同管理是一項專業(yè)性強、知識面寬、法律法規(guī)意識要求高、需要豐富實踐經(jīng)驗的管理工作，因此對合同管理人員的選擇和培養(yǎng)顯得尤為的重要。學(xué)?？梢愿鶕?jù)實際情況，定期或不定期組織合同管理人員進行合同相關(guān)法律法規(guī)知識的專業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)。通過培訓(xùn)使合同管理人員掌握合同訂立與管理的技巧，培養(yǎng)其職業(yè)素養(yǎng)，促使高校合同管理人員的業(yè)務(wù)水平不斷提高，保證合同的簽訂質(zhì)量。
（二）建立健全合同管理制度體系建設(shè)
1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校對各類合同的簽訂、履行和管理工作的規(guī)范，是全面推進依法治校，切實維護學(xué)校合法權(quán)益內(nèi)部合同管理的基本準則。在制度中對合同管理的機構(gòu)以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、變更、糾紛、責(zé)任等每一個工作環(huán)節(jié)均做出明確規(guī)定，明確對于涉及經(jīng)濟內(nèi)容的合同，達到規(guī)定金額的項目必須經(jīng)過正常的招投標(biāo)程序后，才能進入合同簽訂程序，規(guī)范簽訂主體，嚴禁以職能部門或院系名義對外簽訂合同。
2、要建立與合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不夠的，還必須對合同運行全過程的各個環(huán)節(jié)進行細致、深入的規(guī)定，使每個步驟的開展都有據(jù)可依，并處于有效的監(jiān)控狀態(tài)。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、資信調(diào)查制度和信用管理制度、合同授權(quán)委托書管理制度、合同履行及糾紛處理制度、合同基礎(chǔ)事物管理制度包括合同專用章管理、合同臺賬登記、合同檔案管理等。
（三）建立全過程流程管理和內(nèi)部監(jiān)督機制
1、合同準備階段。首先簽約前要對初次簽約主體資格進行調(diào)查，所有合同在簽訂前需要重點調(diào)查合作方有無簽約主體資格，了解其資質(zhì)、履約能力、既往的履約信譽等。重大合同在簽訂前需要聘請專業(yè)人才進行詳細的專項調(diào)查并制作調(diào)查報告。其次對有過合作關(guān)系的單位，平時要建立履約、信用檔案，建立不良記錄的信息管理制度，對列入不良記錄名單的應(yīng)限制其參與學(xué)校的相關(guān)經(jīng)濟活動，通過對客戶的資信信息、資信檔案、信用狀況、信用等級進行嚴格的制度化管理，最大限度地控制客戶的信用風(fēng)險。
2、合同簽署階段。合同簽訂中首先規(guī)范合同文本。盡量采用國家相關(guān)部門統(tǒng)一印制的格式合同或合同示范文本，規(guī)范合同文本，有利于明確合同主體的責(zé)任和合同爭議的解決，減少合同履約過程中的爭議。其次規(guī)范合同審批流程。每項合同的簽訂應(yīng)由承辦部門提出，合同承辦部門應(yīng)就合同主要條款、可行性及風(fēng)險進行全面審查，合同的審批流程分別經(jīng)過財務(wù)處、紀檢審計處、學(xué)院辦公室等部門審核合同的相關(guān)條款，建立合同會簽制。重大合同還需經(jīng)學(xué)校法律顧問審閱，主要對合同文本進行合法性、規(guī)范性審查。實行合同會簽審批流程，對每份合同的簽訂，層層把關(guān)，責(zé)任到位。再次規(guī)范法人授權(quán)委托制度。高校對外簽訂合同, 應(yīng)由作為法定代表人的校長或其委托人進行。未經(jīng)授權(quán), 任何人不得以學(xué)校名義對外簽約,杜絕職能部門或二級院系以本部門、本單位名義對外簽約。
3、合同履行階段。對合同實施動態(tài)化全程監(jiān)控。首先合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)對合同履行過程中的各個環(huán)節(jié)包括簽約、交貨、驗收到結(jié)算及時跟蹤、管理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。其次合同管理的核心內(nèi)容就是抓好執(zhí)行環(huán)節(jié)的財務(wù)控制，財務(wù)部門應(yīng)該嚴格按照合同的條款辦理結(jié)算手續(xù)，把好合同結(jié)算關(guān)，杜絕違反合同規(guī)定超進度付款現(xiàn)象的發(fā)生。
4、合同履行后階段。首先做好合同基礎(chǔ)事物管理，進行日常的合同臺賬登記和合同檔案的信息化管理，并及時進行合同評價分析。合同簽署后，合同管理部門應(yīng)及時將合同資料歸檔，妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料，實現(xiàn)合同檔案的信息化管理，同時適時引進合同的軟件化管理、使其能進行網(wǎng)絡(luò)化審核，規(guī)范化的管理，也便于合同信息資料的收集、整理、存儲、處理、分析和使用。其次紀檢監(jiān)督部門要檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，每年對合同進行年檢，檢查合同的簽訂和履行情況。通過檢查可以發(fā)現(xiàn)問題，分析尋找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取針對性的措施，保證合同的正確履行，提高合同的履行率，避免和減少合同糾紛。
合同的規(guī)范化管理，實際上是把經(jīng)濟監(jiān)督關(guān)口前移，用合同管理的方式去規(guī)范、約束經(jīng)濟行為，避免了經(jīng)濟活動中由于缺乏法制觀念給學(xué)校造成的不必要損失，由于校內(nèi)各職能部門全方位的參與，形成了監(jiān)督的機制，增強了經(jīng)濟活動的透明度，有效地抑制了腐敗行為，加強了黨的廉政建設(shè)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)把依法治校與加強學(xué)校管理、提高學(xué)校競爭力和維護學(xué)校自身合法權(quán)益有機結(jié)合起來。建立和完善合同管理，加強法制教育，提高法律意識，是高校完善合同管理，依法治校的必然產(chǎn)物。
參考文獻：
關(guān)鍵詞 公路統(tǒng)計 規(guī)范化管理
中圖分類號：F540.35 文獻標(biāo)識碼：A
0前言
隨著經(jīng)濟全球化的速度不斷加快，在公路工程項目建設(shè)中，工程的進度、質(zhì)量和效益是業(yè)主和施工單位共同追求的目標(biāo)。如何搞好公路工程建設(shè)期的統(tǒng)計，形成全面有效的統(tǒng)計信息系統(tǒng)，是公路工程建設(shè)時期的重要內(nèi)容。更是檢驗公路建設(shè)各項工作成敗得失及合理調(diào)配建設(shè)資金，制訂規(guī)范化管理條例的重要依據(jù)，因此在公路建設(shè)、養(yǎng)護等方面我們要做到，重視統(tǒng)計規(guī)范化管理，是全面搞好管理工作的基礎(chǔ)，促進公路規(guī)范化管理、科學(xué)化現(xiàn)代化的有力手段。
1公路統(tǒng)計工作規(guī)范化管理的意義
公路統(tǒng)計工作就要對公路建設(shè)活動等方面進行收集、整理和分析。統(tǒng)計工作以所得數(shù)據(jù)為起點，對數(shù)據(jù)進行加工匯總分類，然后運用統(tǒng)計方法對數(shù)據(jù)進一步研究，得出公路活動的一般規(guī)律，用以指導(dǎo)決策者進行決策，而再次獲得數(shù)據(jù)將檢驗并加強決策的正確性。統(tǒng)計工作貫穿于公路建設(shè)活動的各個領(lǐng)域，合理的統(tǒng)計方法是正確的方法論，反映出正確的信息。學(xué)習(xí)科學(xué)管理理念，使統(tǒng)計工作分階段進行，形成“人人有事做，事事無重復(fù)”的辦事過程，不但可以減輕工作的冗繁度，而且避免因分責(zé)不明而引起的重復(fù)作業(yè)，減少人力物力的消耗，
提高了辦事效率，充分發(fā)揮各部門的作用，提升工作人員的工作積極性。學(xué)習(xí)先進的統(tǒng)計方法，在統(tǒng)計工作中不斷完善管理思想理念，與時俱進，綜合各學(xué)科的內(nèi)容，全面地反映經(jīng)濟現(xiàn)象，確定數(shù)據(jù)的真實性、有效性，對認識客觀規(guī)律具有積極地指導(dǎo)作用，有利于全面決策。
2統(tǒng)計工作規(guī)范化管理與科學(xué)化的實施措施
2.1建立健全的完善專門的公路統(tǒng)計部門是公路統(tǒng)計規(guī)范化的必要條件
統(tǒng)計部門是統(tǒng)計工作進行的場所。健全的統(tǒng)計工作部門是規(guī)范化和科學(xué)化的載體。統(tǒng)計部門必須涉及各個統(tǒng)計的環(huán)節(jié)，分發(fā)統(tǒng)計報表，進行統(tǒng)計調(diào)查，匯總報表，數(shù)據(jù)的輸入，數(shù)據(jù)的處理，數(shù)據(jù)輸出等，都要有專門的工作人員去完成，使得統(tǒng)計工作的各個環(huán)節(jié)銜接良好，避免工作脫節(jié)，職責(zé)不清而延緩統(tǒng)計工作，也為能提升工作人員的工作激情。與領(lǐng)導(dǎo)者做決策時起了至關(guān)重要的作用。
2.2對信息的獲得要全面，收集、匯總、審核都要按程序進行，做到信息的全和準
數(shù)據(jù)是統(tǒng)計信息的靈魂。公路統(tǒng)計工作首先體現(xiàn)在對原始資料的搜集與整理方面。對于原始資料的收集，需要公路統(tǒng)計人員對工程的形象進度、資金到位等進行現(xiàn)場丈量、查看、統(tǒng)計以保障原始資料的真實性，以便做好及時的必要的工程、養(yǎng)護等管理。對于原始資料的加工和整理不是一件簡單的工作，它要求統(tǒng)計人員必須具備較高的專業(yè)水平和較高的文化素質(zhì)以外，還要要求做到細致、全面、真實的工作作風(fēng)。這是公路養(yǎng)護管理工程的第一步和基礎(chǔ)。
2.3加強隊伍建設(shè)，重視統(tǒng)計工作人員的綜合素質(zhì)在公路工程
實際工作中，由于進度統(tǒng)計報表并不作為工程計量支付的憑證，各施工單位的領(lǐng)導(dǎo)對統(tǒng)計工作不夠重視，認為統(tǒng)計報表只是一項應(yīng)付業(yè)主的工作，安排的統(tǒng)計人員并不是專業(yè)的統(tǒng)計人員，或是素質(zhì)較差的人員，這樣的統(tǒng)計人員往往事業(yè)心不足責(zé)任感不強，對統(tǒng)計工作的積極性、主動性差。甚至出現(xiàn)用不正確的統(tǒng)計方法進行統(tǒng)計，造成統(tǒng)計數(shù)據(jù)出錯、統(tǒng)計數(shù)據(jù)失誤等的現(xiàn)象，不能有效發(fā)揮統(tǒng)計工作的重要性。我們在網(wǎng)絡(luò)上圍繞統(tǒng)計工作中出現(xiàn)的各種問題進行講解，在群上解答各單位提出的問題，讓統(tǒng)計人員從中學(xué)到了不少統(tǒng)計知識，在做好統(tǒng)計工作的同時，提高了統(tǒng)計人員的素質(zhì)，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的質(zhì)量。
2.4重視統(tǒng)計分析和預(yù)測對于公路工程管理領(lǐng)域內(nèi)經(jīng)濟活動
規(guī)律形成深刻的認識，首先也要加強統(tǒng)計分析，否則無法了解公路管理當(dāng)中的一系列經(jīng)濟活動聯(lián)系和發(fā)展形成深刻認識。所以，科學(xué)準確的統(tǒng)計分析和預(yù)測，是制訂良好的公路工程計劃，合理調(diào)配各資金，使工程達到投入合理成效顯著的運行。我們必須認識到公路統(tǒng)計分析重要性的同時，也要做到統(tǒng)計分析要準確、細致、實效、全面、科學(xué)并做到有目的性，缺一不可，使統(tǒng)計分析資料更好的為公路管理的科學(xué)化發(fā)展服務(wù)。
2.5建立健全統(tǒng)計臺帳是統(tǒng)計規(guī)范化的重要內(nèi)容在做好統(tǒng)計
公路工程工期長，工程量多，統(tǒng)計工作量大，現(xiàn)在基本上都用計算機進行統(tǒng)計，建立統(tǒng)計臺帳可以對統(tǒng)計結(jié)果進行核對，及時發(fā)現(xiàn)和修改錯誤數(shù)據(jù)。統(tǒng)計臺帳既可反映某一時點的生產(chǎn)情況，又可反映一定時期的生產(chǎn)動態(tài)，還可預(yù)測未來的趨勢。通過臺帳可以根據(jù)需要任意提取或組合各項統(tǒng)計指標(biāo)，為統(tǒng)計分析提供基礎(chǔ)資料。統(tǒng)計工作在完成對外報送的同時，還應(yīng)負責(zé)向本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供其所需的統(tǒng)計信息，滿足管理決策、研究問題和了解情況的需要，在經(jīng)營決策中充分發(fā)揮統(tǒng)計工作的作用，提高統(tǒng)計工作者的地位。
2.6確保統(tǒng)計工作的及時性，是統(tǒng)計規(guī)范化的必要條件
統(tǒng)計時間相當(dāng)有限，如果有錯誤，再往返報送，就根本無法保證統(tǒng)計報表報送的及時性。為了保證報表準確無誤、及時報送，公路統(tǒng)計工作必須要充分利用網(wǎng)絡(luò)工具，建立QQ統(tǒng)計群，使用統(tǒng)一的河南公路統(tǒng)計平臺軟件，將所有標(biāo)段、監(jiān)理及工作站的統(tǒng)計人員納入專門的統(tǒng)計群進行管理，在網(wǎng)上進行統(tǒng)計報表的上報、審核，把報表參數(shù)放在群共享中，成員自行下載就可以得到統(tǒng)計報表的反饋信息，從根本上解決了統(tǒng)計報表信息的收集、處理、傳遞和反饋速度。為統(tǒng)計數(shù)據(jù)的及時、準確提供可靠的現(xiàn)代化的依據(jù)。
3結(jié)語
總之，在飛速發(fā)展的公路建設(shè)時期就需要一個現(xiàn)代化、規(guī)范化的統(tǒng)計隊伍。因此建立健全一個現(xiàn)代化、規(guī)范化的公路統(tǒng)計系統(tǒng)是我們每個交通參與者不可推卸的責(zé)任和責(zé)無旁貸的使命。
參考文獻
關(guān)鍵詞：工程簽證 規(guī)范化 造價管理 重要性
中圖分類號：TU723 文獻標(biāo)識碼： A
近年來，建筑行業(yè)日益繁榮。建筑單位只要在地區(qū)建設(shè)局備案就能獲得該地區(qū)工程競標(biāo)的權(quán)利，這就促使建筑行業(yè)的競爭日趨激烈。在這個環(huán)境下，投標(biāo)企業(yè)為了競標(biāo)成功只能通過降價讓利的形式，去降低承包商的利潤。為了彌補損失，承包商在施工過程中往往會通過簽證等方式增加費用。因此，為了合理維護業(yè)主方經(jīng)濟利益，保證工程造價，就必須加強工程簽證的規(guī)范化管理。
1 工程簽證規(guī)范化的重要性
工程簽證是指工程承包和發(fā)包雙方在工程施工過程中，按照合同中的相關(guān)規(guī)定和實際情況對工程的工期和造價費用以及賠償損失進行變更，并達成雙方共同認定的一次性的原合同外的補充協(xié)議。工程建設(shè)的規(guī)模和投資較大，周期一般較長。在長時間的建設(shè)過程中，工程設(shè)計全面地出現(xiàn)在施工的過程，并且根據(jù)實際的施工需要，進行工程量的變更；一般來說，工程建設(shè)需要的設(shè)備、材料的價格往往會隨著市場的波動而變化；而在施工過程中也會出現(xiàn)發(fā)包方交付的小額性臨時工程或者不適于進行招投標(biāo)等工程，工程的發(fā)包方和承包方都不可能準確的對工程造價進行預(yù)測。因此，在施工過程中會出現(xiàn)各種施工簽證以應(yīng)對這種突發(fā)性的問題。在工程建設(shè)的實際情況中，一些承包商為了獲得標(biāo)權(quán)，在競標(biāo)過程中，不惜一切代價墊資壓低報價來獲得競標(biāo)的優(yōu)勢。一旦競標(biāo)成功后，為了彌補降價競標(biāo)造成的損失，往往會通過增加簽證工程量、簽證內(nèi)容不合理或是偽造假簽證等手段將風(fēng)險轉(zhuǎn)移。這極大地偏離了施工正常管理秩序，提高了工程造價，嚴重損害了業(yè)主的經(jīng)濟利益，降低了工程的經(jīng)濟效益。因此必須加強工程簽證管理，保證工程簽證的規(guī)范化和合理化，從而有效地控制工程造價，保護業(yè)主的利益，提高工程的經(jīng)濟效益。
2 工程簽證管理中存在的問題
2.1工程設(shè)計約束性差
在工程施工現(xiàn)場的管理過程中，往往會出現(xiàn)由于施工設(shè)計的不具體、不全面、工藝銜接偏差等情況，從而導(dǎo)致局部工程項目的施工用料實際較設(shè)計偏差大。有時設(shè)計過程中對經(jīng)濟控制的重視不夠，導(dǎo)致很難施行多套方案進行論證。此外，過度重視建筑物的結(jié)構(gòu)強度和外觀美，忽視了工程費用。再者，在施工過程中，還存在著沒有經(jīng)過雙方商討先施工再上報的本末倒置等問題。工程內(nèi)容的完成需要進行簽證，總的說來，這項工程造價控制難度較大。
2.2簽證隨意性強
在施工管理過程中，普遍存在著現(xiàn)場資料管理不善的情況。應(yīng)簽證卻沒有簽證的現(xiàn)象，對于一些零星的用工，承包商隨意性強，簽證意識薄弱。為了避免麻煩，不簽證，而在結(jié)算過程中想要補簽證往往比較困難，給結(jié)算過程帶去很多不必要的經(jīng)濟糾紛。另外，由于一些業(yè)主和現(xiàn)場監(jiān)理的責(zé)任意識比較淡薄，對于需要簽字確認的項目卻沒有進行嚴格的考察。在后補簽證中工程量難以把握，施工時間模糊等問題也無法解決，從而造成現(xiàn)場簽證的不可控制性和預(yù)算造價的困難。在某些方面增加了工程造價，降低了工程監(jiān)理的有效性，也嚴重影響了合同外造價管理的有效性。
2.3簽證資料不規(guī)范
通常情況下，規(guī)范化的現(xiàn)場簽證必須按照書面協(xié)議的形式進行約定。除此之外，任何口頭協(xié)議都屬于無效簽證。當(dāng)然，手續(xù)齊全的書面現(xiàn)場簽證需要建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位三方面共同簽字蓋章才能生效。其中，任何一方的缺席都不符合規(guī)定，屬于不規(guī)范簽證，在結(jié)算過程中，也不應(yīng)予以采用。此外，在簽證過程中，業(yè)主的投資控制人員由于專業(yè)素質(zhì)不夠，不能準確掌握與工程有關(guān)的國家規(guī)定和行業(yè)規(guī)范，沒有工程造價相關(guān)基礎(chǔ)知識，簽證工程量計算不規(guī)范等原因，使得一些施工單位鉆了空子，利用一些欺騙性的手段制造虛假簽證。在預(yù)結(jié)算審核中，建設(shè)單位造價人員如果不了解現(xiàn)場情況，只能依照確認的現(xiàn)場簽證進行造價管理，這就極大地損害了自身利益。
3 工程簽證現(xiàn)存問題的解決對策
3.1增強工程變更的約束性
因施工設(shè)計不全面而在施工過程中發(fā)生設(shè)計變更是造成造價失控和建筑工程經(jīng)濟糾紛的重要原因之一。對此，初步設(shè)計階段應(yīng)對設(shè)計方案進行充分研究，明確設(shè)計單位的責(zé)任。開工前要做好圖紙會審，確保施工方案的可行性及經(jīng)濟適用性，以免在施工中發(fā)生重大設(shè)計變更；與此同時，對于不可避免的設(shè)計變更，應(yīng)提高重視，變更方案需經(jīng)設(shè)計院、建設(shè)方、監(jiān)理工程師共同認可并簽章后方可執(zhí)行；另外，應(yīng)嚴格按照變更情況增減相應(yīng)施工環(huán)節(jié)的造價，并辦理好相應(yīng)手續(xù)。
因建設(shè)單位要求和現(xiàn)場臨時狀況需要另外增加工程量的現(xiàn)場簽證，必須三方共同完成工程內(nèi)容及工程實際完成量的確認，對于隱蔽工程更要拍照留存，按照標(biāo)準的計量規(guī)范一條一簽證。能簽證工程量的不簽成人工工日和機械臺班，為以后預(yù)結(jié)算套用定額掃除障礙。
3.2嚴格現(xiàn)場簽證的資料管理
要提升工程現(xiàn)場簽證管理的規(guī)范性應(yīng)從每個簽證管理細節(jié)做起，具體應(yīng)采取以下幾項措施：1）確保簽證內(nèi)容完整、準確。簽證中必須明確工程量發(fā)生的原因、時間、工程項目具置、完成工程量等，有特殊工藝要求的必須備有參建各方認可的施工組織設(shè)計方案；2）現(xiàn)場簽證中無法使用準確文字和數(shù)字描述說明的條款應(yīng)繪制附圖或者其他可觀性資料，在這些資料中對于工程量計算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須明確標(biāo)注，有別于正常施工條件和特殊工藝做法的也要予以說明；3）及時處理現(xiàn)場簽證，以免因時間變遷造成簽證資料缺失，現(xiàn)場簽證資料在三方確認后，并且簽字蓋章后應(yīng)及時歸檔，并建立臺賬制度，包括對各類工程簽證的審批權(quán)限、簽證流程及其中各個環(huán)節(jié)的負責(zé)人、簽證單要求和相關(guān)注意事項進行明確，為各類簽證管理工作提供可靠的依據(jù)和參考；4）通過設(shè)立合同條款來防范增補簽證的發(fā)生；5）建立完善的簽證審核制度和責(zé)任追究制度，對于建設(shè)單位的現(xiàn)場管理人員違反規(guī)定隨意簽證或在簽證管理工作中的問題進行嚴肅追究，造成重大經(jīng)濟損失的應(yīng)追究其責(zé)任，維護工程簽證管理工作的嚴肅性。
3.3 提升建設(shè)單位現(xiàn)場管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
建設(shè)單位現(xiàn)場管理人員是工程建設(shè)過程中建設(shè)單位權(quán)利與職能的代表，擁有一定的現(xiàn)場簽證權(quán)利和合同管理義務(wù)。為了保證現(xiàn)場簽證管理的規(guī)范性和造價管理的有效性，應(yīng)該不斷提升自身的技術(shù)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面要熟悉《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法律法規(guī)及合同約定內(nèi)容，使其能夠依法行使自身權(quán)利和義務(wù)。另一方面，還需要了解一般常用定額計價規(guī)范和工程量計算規(guī)則，不僅有利于簽證工程量準確、合理，更為以后的預(yù)結(jié)算審核減少不必要的糾紛。
4 結(jié)束語
綜上所述，工程簽證在合同外造價管理中，具有十分重要的意義。在工程建設(shè)過程中，為了更準確地把握工程造價，提高工程建設(shè)的經(jīng)濟效益，就必須加強施工項目的簽證管理，提高工程項目簽證的準確性和合理性，從而有效地控制合同外工程的造價。
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合同管理是建設(shè)工程項目中的核心部分，工程項目管理的各方面工作都要圍繞著這個核心來開展。由于工程項目合同管理本身具有難度大、變量多，周期長等特點，合同內(nèi)容比較多，同一項目甚至有多個合同，在動態(tài)的執(zhí)行中，合同又很容易受到時間的影響，產(chǎn)生大量的變量信息和一些不可預(yù)見的信息內(nèi)容，合同信息數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理在合同控制、傳遞和變更管理中尤顯重要。因此，面對工程合同管理數(shù)據(jù)大且繁雜的信息量，主要依靠人為力量的傳統(tǒng)合同管理模式將會耗費管理人員大量的時間和精力，影響工作的效率。也難以滿足合同管理數(shù)據(jù)準確、嚴密、精細、快速提取的要求，對合同執(zhí)行狀況難以進行動態(tài)跟蹤，甚至因為不能隨時快速有效提供信息數(shù)據(jù)給企業(yè)管理層做決策，而不能有效滿足建筑企業(yè)之間的競爭要求。當(dāng)前，我國正處于信息化快速發(fā)展時期，為工程項目合同規(guī)范化管理建設(shè)創(chuàng)造了良好的實現(xiàn)條件，只有充分利用先進的信息規(guī)范化管理技術(shù)，才能全面提高工程項目管理人員的合同管理效率，從而提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平，增強企業(yè)競爭力，促進企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。
二、國內(nèi)工程項目合同管理的基本情況
1.傳統(tǒng)工程合同管理的現(xiàn)狀。傳統(tǒng)的工程項目合同管理主要體現(xiàn)在合同管理意識不強、管理不嚴格、職責(zé)不明確等方面，給工程項目的發(fā)展帶來一定負面影響。主要現(xiàn)狀有：（1）沒有完善的合同管理網(wǎng)絡(luò)，大多數(shù)企業(yè)都沒有形成職能明確的管理網(wǎng)絡(luò)，部門職責(zé)不清，現(xiàn)有管理人員的綜合素質(zhì)不高，尤其是缺乏專職合同管理人員；（2）沒有規(guī)范的合同管理工作流程，工作要求及職責(zé)不明確，且管理方式還以手工管理方式為主，合同管理水平低下，使得施工項目工程的管理和執(zhí)行得不到有效保障；（3）沒有規(guī)范的文檔管理制度，在簽訂書面合同時，往往不夠規(guī)范，周期長，合同履行過程中不夠理想且易給企業(yè)造成不可預(yù)計的損失；（4）合同管理數(shù)據(jù)不能形成統(tǒng)一規(guī)范的管理，丟失現(xiàn)象嚴重，查找調(diào)用費時費力，造成后期合同管理困難?？偟恼f來，合同體系不規(guī)范不健全，合同管理水平低，仍是我國建筑行業(yè)普遍存在的現(xiàn)象?；诖?，傳統(tǒng)的合同管理已無法滿足現(xiàn)代化建設(shè)工程項目發(fā)展的需求。2.工程項目合同規(guī)范化管理建設(shè)存在的問題。存在的問題主要如下：2.1思想認識不足，投入力度不夠。大多數(shù)企業(yè)對合同管理的重要性認識不夠，沒有建立完善的合同管理機構(gòu)，對合同風(fēng)險缺乏防范意識，沒有認識到合同管理是企業(yè)管理不可或缺的重要組成部分。因此在機構(gòu)設(shè)置、人員配備和經(jīng)費等方面支持不夠。2.2工程項目合同管理流程不夠明確，職責(zé)不清。大多數(shù)企業(yè)都沒有制訂統(tǒng)一規(guī)范的合同管理工程流程，由于缺乏統(tǒng)一的要求，各部門權(quán)責(zé)不分明，意見很難統(tǒng)一，造成權(quán)力大家爭、責(zé)任大家推的局面。甚至有些企業(yè)合同管理部門與其它相關(guān)部門缺乏溝通，各自為政，造成合同管理脫節(jié)，效率低下。這些都是企業(yè)管理之大忌，最終將給企業(yè)帶來重大的隱患。2.3合同文檔不規(guī)范不統(tǒng)一。建筑行業(yè)是一個高風(fēng)險行業(yè)，需要有規(guī)范統(tǒng)一的合同文檔來全面體現(xiàn)雙方的責(zé)任、權(quán)利和風(fēng)險。但有些業(yè)主和承包商不能完全按照合同規(guī)范文本簽訂合同，采用一些自制的、不規(guī)范的文本進行簽約。有些業(yè)主甚至通過自制的、籠統(tǒng)的、含糊的文本條件，避重就輕，轉(zhuǎn)嫁工程風(fēng)險。2.4合同監(jiān)督管理不到位?，F(xiàn)階段，在工程項目合同管理過程中，合同的申報審批、談判簽約、合同評審、履行等整個環(huán)節(jié)因無規(guī)范化管理，難以對合同全過程進行嚴格的監(jiān)督和管理。2.5工程項目合同管理中信息化程度還比較低。不少企業(yè)在進行工程項目合同管理的過程中，常常還是以傳統(tǒng)的手工操作為主要的管理方式，比如，在簽約前的合同審批和評審環(huán)節(jié)，涉及人員眾多，程序復(fù)雜，周期長，造成有些合同長時間不能簽定，嚴重影響工程項目的進展。不僅在一定程度上增加了建筑工程項目合同管理的成本費用，還嚴重影響了建筑工程項目合同管理效率，制約了建筑工程項目合同管理的現(xiàn)代化進程。2.6合同管理人員素質(zhì)不高。許多企業(yè)合同管理人員思想品德不過硬，文化水平不高，業(yè)務(wù)不精通，沒有受過正規(guī)的法律教育，缺乏系統(tǒng)的法律知識，無法對合同涉及的各項法律問題作出正確判斷，無法對合同進行有效的管理。
三、實現(xiàn)工程項目合同規(guī)范化管理的措施
規(guī)范化的本質(zhì)是“統(tǒng)一”，目的是“獲得最佳秩序和社會效益”，這也是規(guī)范化的基本出發(fā)點，是建設(shè)工程合同管理規(guī)范化的根本目的。針對以上工程項目合同管理的現(xiàn)狀和存在問題，筆者提出以下幾點措施對規(guī)范化管理建設(shè)進行探討。1.加強思想引導(dǎo)，加大宣傳力度，制定科學(xué)合理的合同規(guī)范化管理建設(shè)實施措施。不斷強化思想的引導(dǎo)，加大宣傳的力度，讓工程企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員樹立正確的工程合同管理意識，促進企業(yè)對工程項目合同管理的重視。積極組織工作人員學(xué)習(xí)建筑企業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)和合同管理知識，尤其是對于相關(guān)的《合同法》、《建筑法》等，從根本上提升從業(yè)人員的法律意識和專業(yè)知識，進而制定科學(xué)合理的合同規(guī)范化管理建設(shè)實施措施，有效增強建筑工程項目合同管理水平。2.結(jié)合行業(yè)特點，引進技術(shù)，建設(shè)集合度較高的工程項目合同統(tǒng)一管理平臺。傳統(tǒng)的管理方法效率相對較低，在當(dāng)前信息化時代，運用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)來進行合同管理是現(xiàn)代企業(yè)合同管理的必然趨勢。應(yīng)鼓勵工程企業(yè)根據(jù)相關(guān)工程行業(yè)的實際情況，結(jié)合企業(yè)自身特點，引進相關(guān)科學(xué)技術(shù)，以合同相關(guān)法律法規(guī)作為基本原則，結(jié)合合同操作全過程中的因素，構(gòu)建具有網(wǎng)上申報、審批、審查、簽訂管理、履行管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析匯總等功能，屬于企業(yè)自己的集合度較高的工程項目合同統(tǒng)一管理平臺，有效推進本企業(yè)工程合同規(guī)范化管理進程。3.建立工程項目合同規(guī)范化管理流程。要確保工程項目合同統(tǒng)一管理平臺有效運作，實現(xiàn)工程合同的規(guī)范化管理，筆者認為前提是需建立統(tǒng)一且規(guī)范的合同管理流程。首先，企業(yè)需形成一個完善的合同管理網(wǎng)絡(luò)，明確合同主管部門、承辦部門及其它相關(guān)部門的工作職責(zé)及要求，從而保障統(tǒng)一管理平臺各個環(huán)節(jié)運作的有效性。其次，企業(yè)需形成一個標(biāo)準化的合同操作流程，明確每個操作環(huán)節(jié)的功能及要求，以及操作的標(biāo)準流程指向，使操作人員有明晰、規(guī)范的工作指南，從而確保統(tǒng)一管理平臺快速、有效、規(guī)范的運作。最后，企業(yè)還應(yīng)制定一系列與合同相關(guān)的統(tǒng)一標(biāo)準程序文件，如在建工程一覽表、合同項目申報表、合同評審表、合同標(biāo)準模板、合同管理數(shù)據(jù)臺帳等，以保障統(tǒng)一管理平臺操作的有效性。建立工程項目合同的規(guī)范化管理流程，除了能夠保障統(tǒng)一管理平臺的有效運作，還能夠全面完善合同管理數(shù)據(jù)，易于對合同各個環(huán)節(jié)的控制，易于對合同項目全過程的監(jiān)管，也易于企業(yè)管理層查閱調(diào)用合同管理數(shù)據(jù)，快速做出經(jīng)營管理決策。
四、結(jié)語
Abstract: Along with development of market economy, colleges and universities are increasingly participating market behavior as civil subjects, and communicating ever-widening and in-depth with other social institutions. Contracts as the bridge between universities and other social institutions are the important embodiment of participation in social relations. Excellent contract management is not only good guarantee of the legitimate rights and interests of the colleges, but also the key process of Law-based administration. This article analyses the existent problems of college contract management, puts forward the corresponding countermeasures, aiming at providing reference to promoting the standardized and legal management of colleges.
關(guān)鍵詞： 依法治校；合同管理；法律風(fēng)險防范
Key words: managing university affairs according to the law；contract management；legal risk prevention
中圖分類號：G47文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1006-4311（2011）17-0222-02
1當(dāng)前高校合同管理中存在的問題
1.1 合同管理機構(gòu)缺位在高校內(nèi)部設(shè)置專門的合同管理機構(gòu)是搞好合同管理工作的前提和基礎(chǔ)。在學(xué)校層面，應(yīng)設(shè)置專門的合同管理機構(gòu)對全校合同進行統(tǒng)一管理，學(xué)校所屬各部門或單位也應(yīng)設(shè)立專門崗位對本部門合同進行統(tǒng)一管理。然而在現(xiàn)實中，合同管理機構(gòu)缺位導(dǎo)致合同簽訂和審批程序混亂無序，各部門各自為政、溝通不暢，學(xué)校對合同管理全過程缺乏統(tǒng)一監(jiān)控。[1]
1.2 合同訂立不盡規(guī)范
1.2.1 合同主體不適格高校作為獨立享有民事權(quán)利、承擔(dān)民事義務(wù)的事業(yè)單位法人，對外簽訂的各類合同都需以學(xué)校名義進行，學(xué)校的法定代表人或者其授權(quán)的委托人是合同的法定簽約人。這就意味著，學(xué)校所屬非法人部門或單位未經(jīng)授權(quán)是沒有資格以自身名義對外簽訂合同的。[2]而現(xiàn)實中，高校所屬非法人部門或單位未經(jīng)授權(quán)以自身名義簽訂合同的現(xiàn)象非常普遍。在司法實踐中，這類合同即使未經(jīng)學(xué)校授權(quán)而簽訂，只要已經(jīng)履行，則往往被認為實質(zhì)上已經(jīng)生效，由該合同所產(chǎn)生的種種后果也不可避免地由學(xué)校承擔(dān)。因此，高校須規(guī)范合同簽訂主體，消除隱患，避免和減少不必要的損失。
1.2.2 合同內(nèi)容不嚴謹高校對外簽訂的各類合同都應(yīng)嚴格依照民法通則、合同法等相關(guān)法律法規(guī)訂立，在體現(xiàn)合同雙方真實意思表示的基礎(chǔ)上，盡可能完備地對合同基本條款進行約定。在實踐中，合同承辦部門在簽訂合同時往往忽視對違約責(zé)任、爭議解決等條款的約定，認為違約、糾紛不可能發(fā)生，這類條款可有可無。而實際上，這類條款恰恰是不可或缺的，它可督促雙方積極履行合同義務(wù)，并提供處理合同糾紛的依據(jù)和方法。[3]此外，合同起草專業(yè)性較強，導(dǎo)致許多合同承辦部門不加修改地適用對方提供的合同版本，喪失主動權(quán)，不利于維護學(xué)校利益。
1.3 合同審核分工不明、流于表面合同審核是學(xué)校合同管理中不可缺少的步驟，也是學(xué)校法律風(fēng)險防控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。而實踐中，學(xué)校合同審核工作往往分工不明，沒有做到層層審核把關(guān)，學(xué)校合同管理機構(gòu)、財務(wù)處、招投標(biāo)管理辦公室等相關(guān)部門并未形成統(tǒng)籌協(xié)作。同時，由于學(xué)校的合同管理人員大多是非專業(yè)出身，法律意識、業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊，致使合同審核流于表面，缺乏專業(yè)性。
1.4 合同履行監(jiān)控不到位合同履行是指合同生效以后，雙方當(dāng)事人按照合同約定履行合同權(quán)利義務(wù)，從而使合同目的得以實現(xiàn)的過程。然而在實踐中，合同承辦部門往往忽視這一環(huán)節(jié)，對合同履行中的許多關(guān)鍵問題重視不夠，把握不足。例如，在合同執(zhí)行過程中，有時因具體情況變化需對原合同進行修改和變更，而這些變更項目往往只流于口頭層面，沒有以書面形式加以確定，這為合同后續(xù)履行、糾紛處理等埋下隱患。再如，學(xué)校往往沒有設(shè)立合同履行動態(tài)監(jiān)督機制，合同承辦部門執(zhí)行合同缺乏監(jiān)督控制措施，當(dāng)發(fā)生合同糾紛時，學(xué)校往往反應(yīng)不及，處于被動。
2加強高校合同管理的對策建議
2.1 完善合同管理制度建設(shè)完善合同管理制度為合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法治化進程奠定了基礎(chǔ)。第一，要依據(jù)《合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，建立高校的合同管理辦法。合同管理辦法是高校內(nèi)部合同管理的基本準則，對合同的立項、談判、起草、審核、簽署、備案、履行等各個環(huán)節(jié)進行全面部署、統(tǒng)一規(guī)定。第二，要建立合同管理辦法相關(guān)配套制度，對合同運作全過程的各個環(huán)節(jié)進行細致、深入的規(guī)定，使每個步驟的開展都有據(jù)可依，并處于有效的監(jiān)控狀態(tài)。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、合同法定代表人授權(quán)委托制度、合同審查會簽制度、合同專用章使用制度、合同檔案管理制度等等。[4]
2.2 構(gòu)建全程、動態(tài)的合同管理機制構(gòu)建全程、動態(tài)的合同管理機制，需要遵循以下幾個步驟
2.2.1 建立完善的合同管理機構(gòu)體系學(xué)校合同管理應(yīng)按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類管理，分工合作，加強監(jiān)督”的原則進行，即合同管理各個環(huán)節(jié)均應(yīng)按程序辦理，規(guī)范流程、嚴格制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工負責(zé)。學(xué)校應(yīng)設(shè)立合同管理委員會或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組作為合同管理的最高決策機構(gòu)，成員可由學(xué)校辦公室、紀檢、財務(wù)、審計、業(yè)務(wù)歸口管理部門負責(zé)人及法律事務(wù)室人員組成。法律事務(wù)室作為合同管理委員會的日常辦事機構(gòu)，歸口負責(zé)學(xué)校的合同管理工作。學(xué)校合同承辦部門、財務(wù)處、法律事務(wù)室應(yīng)在合同管理委員會或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，各負其責(zé)，各盡其職，通力協(xié)作，開展合同管理工作。
2.2.2 建立全程性、動態(tài)化合同管理流程①做好合同簽署的準備工作。合同簽訂前，合同承辦部門應(yīng)加大對合同相對方主體資格、資信情況的調(diào)查力度，將合同風(fēng)險防范關(guān)口前移，從源頭上規(guī)避法律風(fēng)險；合同承辦部門在簽訂各類合同前需申請《法定代表人授權(quán)委托書》，授權(quán)委托書須載明人姓名、事項、權(quán)限和期限，以此規(guī)范人的簽約行為；學(xué)校應(yīng)大力推行合同示范文本，[5]合同示范文本往往由專業(yè)法律人員制定，有效彌補了合同訂立人員法律水平參差不齊的狀況，使合同條款更加專業(yè)、準確、全面、嚴謹。②完善合同申報、審核、簽署相關(guān)流程。在申報環(huán)節(jié)，學(xué)?？筛鶕?jù)自身實際情況，按照合同金額對申報所需材料進行分類規(guī)定，對于小額合同，可采用簡單的申報程序，對于大額或重要的合同，可以要求合同承辦部門提供包括合同相對方資質(zhì)資格文件、招投標(biāo)文件等在內(nèi)的詳盡材料，學(xué)校進一步審查或復(fù)核；在審核環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴格執(zhí)行合同審查會簽制度，加大合同審核力度，由合同承辦部門、財務(wù)處、法律事務(wù)室按照各自職責(zé)對合同的專業(yè)技術(shù)問題、法律問題、資金使用問題進行全面審核把關(guān)，合同中如涉及重大事項、不確定或有爭議的事項，應(yīng)提請合同管理委員會或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組進行討論；在簽署環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴格規(guī)范合同專用章的使用，對于學(xué)校對外簽訂的各類合同，任何不具有法人資格的部門或單位都不能僅僅加蓋本部門行政章，而必須加蓋學(xué)校統(tǒng)一的合同專用章。③對合同履行進行動態(tài)、全程監(jiān)控，切實執(zhí)行合同履行跟蹤制度。[6]合同承辦部門須按合同約定，遵守誠實信用原則，全面履行規(guī)定的義務(wù)。在合同履行過程中，合同承辦部門及其他合同管理機構(gòu)應(yīng)加強對履行的動態(tài)監(jiān)督，對各個環(huán)節(jié)進行動態(tài)跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對履行過程中發(fā)生的合同糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時報告，法律事務(wù)室根據(jù)需要同專業(yè)律師研究案情、搜集證據(jù)、分清法律責(zé)任，并提出解決方案。④完善合同檔案管理工作。合同簽署后，合同承辦部門應(yīng)將合同資料及時歸檔，妥善保管合同正本、副本、談判記錄、往來函件、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料，建立信息化合同管理系統(tǒng)。
2.2.3 加大法制宣傳及人員培訓(xùn)力度合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)積極開展合同法律知識的宣傳教育活動，通過培訓(xùn)會、座談會、經(jīng)驗交流會等多種形式，向?qū)W校各部門或單位普及《合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，對合同管理人員的業(yè)務(wù)技能進行培訓(xùn)，增強合同管理人員的法制觀念和風(fēng)險意識，提高合同管理水平。
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【關(guān)鍵詞】施工企業(yè) 合同管理 現(xiàn)狀
1 引言
隨著我國經(jīng)濟體制改革的逐步深入, 建筑市場逐步走向規(guī)范與完善。2004年11月11日,中國正式加入WTO滿3周年了,這意味著中國加入世貿(mào)組織后的3年保護過渡期結(jié)束,2004年12月11日起建筑市場全面對外開放,中資、外資企業(yè)都將享受“國民待遇”。全球經(jīng)濟一體化是世界經(jīng)濟發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的趨勢,逐步對我國國民經(jīng)濟主要支柱的建筑業(yè)產(chǎn)生了重大影響,給國內(nèi)建筑施工企業(yè)帶來了較大的沖擊, 另外,市場經(jīng)濟的一個主要特征就是它的法律強制性,因此在建筑領(lǐng)域逐漸出臺了《合同法》、《招投標(biāo)法》、《建筑法》等以合同為主要內(nèi)容的法律。合同是聯(lián)系各合同主體的紐帶,任何一方違反合同,必然要受法律的制裁,從建筑市場總體情況來看,目前建筑市場競爭激烈,建筑企業(yè)利潤減少,合同的風(fēng)險加大。只有重視合同,重視合同管理,才能有效的降低工程風(fēng)險,增加企業(yè)利潤。
2 施工企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀
我國加入WTO后,施工企業(yè)與國際交往逐漸頻繁,到國外承包的工程及在國內(nèi)承包的國際投資項目也越來越多。嚴格的合同管理是這些國際工程的慣例,一般都嚴格使用FIDIC合同條件。
就目前國內(nèi)施工企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀而言,主要存在以下幾點問題:
(1)缺乏完全法制化的社會環(huán)境。建筑和合同法律體系不夠完善,部分法律條文不夠嚴謹,有空子可鉆。另外,有法不依、執(zhí)法不嚴的現(xiàn)象仍然存在。
(2)缺乏規(guī)范化的市場環(huán)境。業(yè)主利用買方市場的優(yōu)勢地位,提出苛刻的合同條件,施工單位為了生存不得不接受。業(yè)主在履行合同過程中隨意性太強,存在不按合同、不按規(guī)則和慣例辦事的現(xiàn)象。
(3)施工企業(yè)的合同法律意識和合同管理水平跟不上形勢的發(fā)展。一般來說,施工企業(yè)管理層對投標(biāo)、簽約工作還比較重視,但合同履行過程中的監(jiān)督、檢查、統(tǒng)計、考核、獎懲還缺乏有效的措施和方法。
(4)合同管理人才缺乏,對合同管理人才培養(yǎng)不夠重視。我國的合同管理起步較晚,合同管理人才缺乏。另外,由于外部環(huán)境不規(guī)范的因素太多,企業(yè)內(nèi)部還沒有形成重合同的意識和重視合同管理人才培養(yǎng)的環(huán)境。
在建筑市場上,不慎簽訂的一個合同就有可能給企業(yè)造成重大損失甚至面臨破產(chǎn)的窘境,因此,施工企業(yè)必須加強合同管理,以提高企業(yè)的生存能力和抗風(fēng)險能力。
3 加強合同管理的幾點建議
3.1 樹立合同觀念,加強合同意識
企業(yè)要對管理人員加強法制教育,特別是企業(yè)負責(zé)人、項目負責(zé)人、合同管理人員,不但要學(xué)習(xí)《建筑法》,更要學(xué)習(xí)《招標(biāo)投標(biāo)法》、《合同法》,使他們在工程項目管理中處處以合同為依據(jù),以合同管理為中心,只有這樣,才能按合同辦事,才能拿起法律的武器維護自身的合法權(quán)益。在國際工程中,合同管理更是項目管理的核心,尤其對承包商來講,可以說其合同管理直接關(guān)系到項目實施是否順利,自身的利益能否得到保護。
3.2 設(shè)立合同管理機構(gòu)、培養(yǎng)合同管理人才
一個合理的合同管理機構(gòu),以及對合同管理部門的權(quán)責(zé)及與其它職能部門之間的界面的合理界定,是合同管理成功與否的關(guān)鍵;合同管理人才,需要素質(zhì)高、學(xué)習(xí)能力強、知識面廣、責(zé)任心強,需進行在職培訓(xùn),組織專題學(xué)習(xí)和討論,學(xué)習(xí)的內(nèi)容有《合同法》、建設(shè)工程施工合同示范文本、《最高法院關(guān)于審理建設(shè)工程施工合同糾紛案件適用法律若干問題的解釋》等;建立有效交流渠道,以達到互相促進、互補不足的目的,明確合同管理人員的責(zé)權(quán)利,建立完善崗位競爭機制和獎懲機制,以機制促進人,
3.3 建立和完善企業(yè)的合同管理體系及合同管理制度
施工企業(yè)就合同管理全過程的每個環(huán)節(jié)建立和健全具體的可操作制度沒,這些環(huán)節(jié)應(yīng)包括:介紹信的開具、信息的跟蹤、合同的草擬、洽談、評審、用印、交底、責(zé)任分解、履約跟蹤、變更、索賠、違約、解除、終止等。使合同管理有章可循,規(guī)范合同簽訂程序,減少失誤。
3.4 建立合同管理信息系統(tǒng)
信息是合同管理的窗口。為了能及時掌握合同的實施情況,合同文件、變更記錄、補充協(xié)議、會議紀要、各方的來往函件等文件要及時傳遞給合同管理人員,在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天,合同管理應(yīng)建立在信息管理的基礎(chǔ)上,施工企業(yè)要充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢進行合同管理,可以建立局域網(wǎng),信息網(wǎng)站等。
4 總結(jié)
合同管理是一項高智能的工作,是一個復(fù)雜的體系,是項目管理的核心。面對我國建筑領(lǐng)域市場化的推進以及我國建筑業(yè)國際化的趨勢,沒有有效的合同管理,就不能實行有效的工程項目管理,就不能順利的完成工程預(yù)期目標(biāo),施工企業(yè)必須加強合同意識,只有合同管理規(guī)范化,才能在激烈的市場競爭中生存和發(fā)展。
參考文獻
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【關(guān)鍵詞】核動力院；經(jīng)濟合同
中國核動力研究設(shè)計院（以下簡稱：“我院”）是我國從事核反應(yīng)堆工程研究、設(shè)計、試驗、運行和小批量生產(chǎn)為一體的大型綜合性科研基地，是以研究設(shè)計核動力為主，帶動其它堆型反應(yīng)堆相關(guān)技術(shù)研究設(shè)計的國家戰(zhàn)略高科技研究設(shè)計院，隸屬于中國核工業(yè)集團公司，屬于國家事業(yè)單位。
隨著國家改革不斷深化，我院作為獨立的市場主體和法人實體，已置身于市場化、全球化和法制化的經(jīng)營環(huán)境中。現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要通過合同形式進行。合同是指當(dāng)事人雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的一種協(xié)議。根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)所訂立的合同，受法律保護。合同管理就是對合同簽訂前、合同簽訂過程中以及合同簽訂后相關(guān)注意事項、法律責(zé)任、風(fēng)險等進行全面掌控的一個過程。合同管理是決定現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個重要因素。為適應(yīng)國企規(guī)范化管理的需要，本文針對目前我院合同管理的現(xiàn)狀作了較為詳盡的分析，針對存在的問題提出了一系列應(yīng)對措施。
一、我院合同管理的現(xiàn)狀
1、法制觀念淡薄，風(fēng)險意識差
我院一些部門和單位仍存在法制觀念淡薄的問題。認為合同相對方主要是老客戶或信得過的大企業(yè)，不會發(fā)生糾紛，即使有糾紛通過協(xié)商就可以解決，不具備防患于未然的意識。因此，應(yīng)當(dāng)規(guī)范合同簽訂主體，避免因我院職能部門或非法人單位的行為導(dǎo)致院承擔(dān)責(zé)任。
2、合同管理體系不完善，管理制度不健全
目前，我院的合同管理體系尚不健全。在快速經(jīng)濟發(fā)展中，我院合同種類增多，涉及領(lǐng)域廣泛，管理部門較多，沒有進行合同歸口管理，各職能部門的分工不明確，責(zé)任不清晰。二級單位分散管理的現(xiàn)象十分突出，沒有上報和備案的程序和制度。
3、合同文本不規(guī)范
目前我院相當(dāng)數(shù)量的合同文本不規(guī)范，條款過于簡單，約定的意思不明確、不具體，極易產(chǎn)生糾紛。（1）數(shù)量、質(zhì)量約定不明。很多合同僅約定按需供貨，并無具體數(shù)量的約定。（2）違約責(zé)任約定不明。有的合同根本沒有違約責(zé)任條款，有的只簡單約定違約者承擔(dān)違約責(zé)任，這實際也等于沒有約定。（3）管轄約定不明。目前我院合同中普遍存在管轄約定不明的情況。一種情形是，一些合同中往往只簡單約定如發(fā)生糾紛協(xié)商解決，協(xié)商不成則通過仲裁解決或向人民法院提訟，而仲裁地或管轄法院則沒有明確約定，這就等于未約定仲裁。（4）退出機制約定不明。我院為國有單位，受上級主管部門要求，或政策性影響的情況時有發(fā)生，因此，如未約定退出機制，極易導(dǎo)致院在發(fā)生上述情況時無法終止或解除合同，并進一步導(dǎo)致院對外承擔(dān)責(zé)任。
4、合同簽訂后履行期間法律風(fēng)險防范意識不足
目前我院一些部門和單位仍存在合同簽訂即認為萬事大吉的觀念。在合同簽訂后即將合同束之高閣，未及時、審慎地行使合同權(quán)利。主要表現(xiàn)有：（1）合同履行過程中，在對方出現(xiàn)違約行為時，未及時主張院的權(quán)利，導(dǎo)致訴訟時效存在問題。（2）對于合同履行過程中的重要事項、重要節(jié)點，或者對方出現(xiàn)的違約行為等，缺乏以書面形式留存相關(guān)證據(jù)的習(xí)慣，導(dǎo)致我院在糾紛出現(xiàn)時處于被動地位。（3）對新的法律、法規(guī)關(guān)注不夠，導(dǎo)致合同履行存在法律風(fēng)險。
二、我院防范和化解合同風(fēng)險的對策
1、完善合同管理體系
為加強合同風(fēng)險防控管理，我們應(yīng)建立合同風(fēng)險防控專業(yè)化管理組織機構(gòu)，即在我院機關(guān)設(shè)立合同主管部門，并且配備具有經(jīng)濟法律專業(yè)背景的專職合同管理員，進行合同的風(fēng)險防控管理。同時，在二級單位也相應(yīng)配備經(jīng)過基本合同專業(yè)培訓(xùn)，又具備相關(guān)理工或管理類專業(yè)背景的兼職合同承辦員。這樣我院和各部門、各單位對合同的管理做到機構(gòu)、人員、制度三落實，形成完善的合同管理體系。
2、建立健全規(guī)章制度
要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，我院必須首先建立健全規(guī)章制度，使合同管理工作有章可循。通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效控制的狀態(tài)。
3、加強合同管理人員的培訓(xùn)
合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。我們應(yīng)采取“走出去”與“請進來”相結(jié)合的方法，加強合同管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員熟練掌握合同法律知識和簽約技巧。
4、加大合同管理的考核力度
我院應(yīng)高度重視合同管理工作，完善合同管理工作的考核機制，加大考核力度，對工作失誤造成院經(jīng)濟損失的單位和個人要追究經(jīng)濟責(zé)任乃至刑事責(zé)任，對工作成績突出的單位要予以表彰獎勵。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：企業(yè) 合同管理 信息化
中圖分類號：F270
文獻標(biāo)識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）08-260-02
一、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化概況
西山煤電設(shè)備租賃公司是西山煤電集團公司煤炭生產(chǎn)所需租賃設(shè)備的業(yè)務(wù)職能管理部門，受集團委托負責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的合同管理，主要負責(zé)以下三部分業(yè)務(wù)工作：一是負責(zé)集團9個生產(chǎn)礦綜采、綜掘、巖巷作業(yè)設(shè)備、移動瓦斯抽放設(shè)備的租賃業(yè)務(wù);負責(zé)設(shè)備的固定資產(chǎn)管理、技術(shù)選型、更新設(shè)備計劃申報、與制造廠簽訂技術(shù)協(xié)議、生產(chǎn)現(xiàn)場的技術(shù)管理和綜采工作面的設(shè)備銜接;參加租賃設(shè)備的招標(biāo)和設(shè)備的出廠驗收。二是負責(zé)租賃設(shè)備的修理，其中大修部分由集團統(tǒng)一計劃管理，中小修部分由設(shè)備租賃公司按核定檢修費指標(biāo)控制安排使用。三是負責(zé)集團9個礦和8個選煤廠機電配件的采購供應(yīng);負責(zé)各礦、選煤廠配件單耗指標(biāo)和配件儲備資金指標(biāo)的測算和考核，以及集團的配件信息化管理工作。
2007年以前，西山煤電設(shè)備租賃公司的合同管理一直采取手工和紙質(zhì)相結(jié)合的非信息化方式，由于標(biāo)的物種類繁多、業(yè)務(wù)量十分龐大，傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)合同管理方式不但工作量大，而且無法做到統(tǒng)籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。為切實提高合同管理的水平和效率，從2007年開始，西山煤電設(shè)備租賃公司依托西山煤電集團的配件信息化管理系統(tǒng)，逐步建立了自己的合同管理信息化系統(tǒng)，2012年對系統(tǒng)進行了技術(shù)升級。系統(tǒng)運行模式是，根據(jù)集團9個礦和8個選煤廠的配件需求計劃，生成對應(yīng)的采購合同，內(nèi)容包括配件的型號規(guī)格、招標(biāo)價、入庫價、供應(yīng)商等，系統(tǒng)自動記錄合同的履行狀態(tài)，通過合同臺賬監(jiān)測合同的簽訂、執(zhí)行情況;系統(tǒng)憑借計劃管理、供應(yīng)商管理、合同臺賬、驗收管理、合同臺賬、統(tǒng)計分析、隊組消耗控制、代儲管理等模塊和功能，基本實現(xiàn)了合同管理信息化。合同編號、軟件開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)平臺是該合同管理信息系統(tǒng)的三個主要支撐：
1.合同編號。合同編號是合同管理信息化系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)，直接關(guān)系到系統(tǒng)運行的效率，所以采用分級分類的編號形式。《設(shè)備租賃公司合同管理辦法》第九章規(guī)定，所有正式合同必須進行編號，編號規(guī)定如下：a、工業(yè)產(chǎn)品買賣合同編號為ZL+01+XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號。其中，ZL代表設(shè)備租賃公司，01代表工業(yè)產(chǎn)品買賣合同，XJ代表西山集團，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯?dāng)?shù)字，合同類別包括采掘、三機、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號是合同簽訂的順序編號。b、設(shè)備修理合同編號為ZL+04―XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號，合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。
2.軟件開發(fā)。合同管理信息化系統(tǒng)軟件以“先進、開放、實用”為指導(dǎo)思想，按照分層設(shè)計的思路，采用C++語言開發(fā)，通過通俗易懂的人機互動界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用實現(xiàn)了數(shù)據(jù)級的共享交換，合同與業(yè)務(wù)部門的工作流程實現(xiàn)了應(yīng)用級的互聯(lián)互通。
3.網(wǎng)絡(luò)平臺。合同管理信息化系統(tǒng)緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了設(shè)備租賃公司與各礦、廠機電科網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。網(wǎng)絡(luò)平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠機電科為接入層;各礦、廠信息中心為匯聚層;西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優(yōu)越性逐漸被各礦、廠認可。以信息化為手段的規(guī)范化標(biāo)準化合同管理從合同起草開始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結(jié)算，并以合同檔案的形式歸檔到系統(tǒng)，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統(tǒng)合同管理的復(fù)雜性和隨意性。
1.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實現(xiàn)了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動式控制向“調(diào)查分析決策落實跟蹤總結(jié)”的主動式控制的轉(zhuǎn)變;在管理方式上實現(xiàn)了由過去的手工經(jīng)驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環(huán)模式為主的精細化合同管理模式的轉(zhuǎn)變;合同管理的工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進了企業(yè)管理理念革新。
2.信息化確保合同數(shù)據(jù)真實有效。通過信息化管理，合同數(shù)據(jù)能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時反饋，在加強合同動態(tài)管理的同時，拓寬了收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保了合同數(shù)據(jù)的真實性、有效性，為招標(biāo)談判及標(biāo)后預(yù)算提供了詳細數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺。
3.降低管理成本，提高經(jīng)濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內(nèi)的噸煤成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低了庫存占用資金，優(yōu)化了庫存結(jié)構(gòu)，加強了對供應(yīng)商的約束和平衡，促進了公司降本增效。
三、對西山煤電設(shè)備租賃公司進一步提高合同管理信息化水平的建議
如何從操作性、事務(wù)性的傳統(tǒng)工作層面走向管理性、戰(zhàn)略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長遠問題。西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統(tǒng)日常運行和維護過程中，租賃公司以及各礦、廠機電科工作人員也發(fā)現(xiàn)了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規(guī)范化程度有待提高，表現(xiàn)為部分合同沒有嚴格執(zhí)行招標(biāo)采購價格，有的礦、廠業(yè)務(wù)科存在先使用配件、后簽訂合同的情況;二是信息化程度有待提高，表現(xiàn)為信息查詢、檢索功能尚不夠完善;三是工作效率有待提高，表現(xiàn)為系統(tǒng)登錄、人員操作速度較慢等。
以上問題的存在，既有少數(shù)工作人員認識不到位、責(zé)任心不強等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結(jié)合工作實際，對如何進一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴格界定合同審批程序和權(quán)限，明確崗位職責(zé)，提高管理規(guī)范化水平。
（1）審批程序：合同由設(shè)備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業(yè)務(wù)科共同辦理，嚴格按照公司合同審批表的流程執(zhí)行。設(shè)備出租合同由管理科審核，設(shè)備科復(fù)核，公司副經(jīng)理審批：設(shè)備退租合同由管理科審核，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批決定承修單位：產(chǎn)品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復(fù)審，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行;設(shè)備修理合同由設(shè)備科科長、技術(shù)科科長審查，管理科審核，公司法律顧問復(fù)審，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行。
（2）審批權(quán)限：各業(yè)務(wù)科科長是本部門合同管理的第一責(zé)任人，對所填寫的合同內(nèi)容條款負責(zé)，對審查發(fā)現(xiàn)不符合要求的合同，有權(quán)責(zé)令重新填寫;管理科除對合同內(nèi)容進行審核外，主要負責(zé)對簽訂合同對方的企業(yè)名稱、資質(zhì)材料、經(jīng)營資格和合同內(nèi)容中的價格、數(shù)量、履行期限、地點和方式進行把關(guān);公司法律顧問主要負責(zé)對合同文本條款內(nèi)容的規(guī)范性、合法性進行復(fù)審;公司副經(jīng)理除對合同內(nèi)容進行整體復(fù)核外，主要負責(zé)對合同的價格、質(zhì)量和產(chǎn)品技術(shù)要求進行把關(guān);公司經(jīng)理負責(zé)對全部合同實行監(jiān)控并簽發(fā)執(zhí)行。
（3）協(xié)調(diào)機制：各業(yè)務(wù)科室負責(zé)人，對本單位業(yè)務(wù)員簽訂的合同內(nèi)容，認為不合格不合法，有權(quán)退回合同，業(yè)務(wù)員重新簽訂;對按照規(guī)定屬于復(fù)審部分的合同內(nèi)容，認為不合格不合法的，有權(quán)組織有關(guān)部門進行合同審查，提出意見后，由經(jīng)理簽發(fā);合同業(yè)務(wù)員在簽訂合同過程中，對所采購配件的價格或設(shè)備修理預(yù)算要嚴格審查，采購?fù)瑔挝?、同品種、同規(guī)格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設(shè)備且鑒定結(jié)果相近、修理預(yù)算高于上期的，要在簽訂合同時附調(diào)價說明書，調(diào)價說明書需由業(yè)務(wù)科科長、副經(jīng)理、經(jīng)理審批后生效。
（4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環(huán)節(jié)，必須按照法律和專業(yè)標(biāo)準的要求，對合同全部內(nèi)容進行嚴格審查，發(fā)現(xiàn)問題立即匯報領(lǐng)導(dǎo)，嚴禁不合格或無效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發(fā)票，核對無誤后在發(fā)票上標(biāo)注合同編號，加蓋審核章，財務(wù)科方可結(jié)算，未經(jīng)管理科審核及蓋章的原始發(fā)票，財務(wù)科不得辦理結(jié)算手續(xù)。同時，配件產(chǎn)品買賣合同、設(shè)備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過合同有效期的合同，終止履行。
2.完善擴展系統(tǒng)模塊，提高信息查詢、檢索功能。
（1）合同進度管理模塊：分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊主要對合同履行進度等方面的信息進行準確分析和實施動態(tài)管理，將配件需求計劃與合同履行情況對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調(diào)整工作計劃;合同變更管理子模塊可根據(jù)原合同與變更后合同的對照表，自動生成變更清單，生成變更詳情表，計算變更凈值和變更費用，并及時反映變更后的總費用變化情況;合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計算管理、索賠證據(jù)管理等，為管理人員提供有關(guān)查詢、收集有關(guān)索賠的各類數(shù)據(jù)的服務(wù)等。
（2）合同文件管理模塊：進行合同數(shù)據(jù)的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數(shù)據(jù)有：招標(biāo)文件，投標(biāo)書，中標(biāo)通知書，配件清單，標(biāo)準規(guī)范和其他有關(guān)資料、技術(shù)要求等。
（3）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進行檢索，以便監(jiān)督合同的履行，分為有條件檢索和無條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進行檢索查詢，無條件檢索按合同條款的自然順序進行檢索;選擇條件可分為：合同編號檢索、主題詞檢索、條款檢索。
（4）合同查詢系統(tǒng)模塊：分為合同法律法規(guī)檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功能是對有關(guān)合同管理方面的合同法律法規(guī)及時更新查閱;常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調(diào)用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準確、快捷;其它子模塊是為了方便系統(tǒng)用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開發(fā)模塊。
3.加強合同管理信息化培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)和工作效率。合同管理信息系統(tǒng)用戶一般可分為系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)應(yīng)用管理員、申報人員、審查審批人員等，不同人員的操作界面有繁有簡，所需的專業(yè)知識和技能差別很大。系統(tǒng)維護人員和系統(tǒng)應(yīng)用管理員數(shù)量少，需要具有一定的計算機操作和簡單的編程知識，一般由IT專業(yè)人員組成;因為合同的大部分內(nèi)容由申報人員在申報合同時填寫，合同信息輸入完畢后才進入審查審批流程，所以申報人員的操作比較復(fù)雜;而審查審批人員按各自負責(zé)審查的內(nèi)容查看相關(guān)選項和合同條款后，選擇通過與否，其操作相對來說比較簡單。因此要加強合同管理信息化培訓(xùn)，必須針對不同對象編寫培訓(xùn)教材，采取集中學(xué)習(xí)與個人自學(xué)相結(jié)合的方式，讓員工在短時間內(nèi)了解與本崗位工作有關(guān)的系統(tǒng)功能和操作方法，達到事半功倍的效果。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：合同管理 信息 財務(wù)
隨著長江南京航道局進一步強化經(jīng)濟管理，尤其是對收入類合同、支出類合同的監(jiān)督，結(jié)合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理的要求采用“統(tǒng)一管理、分級控制”的原則，我們提出了開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)的設(shè)計構(gòu)想。合同管理信息系統(tǒng)是把紙質(zhì)合同關(guān)鍵信息電子化，并在系統(tǒng)中記錄合同的執(zhí)行金額，以財務(wù)的角度監(jiān)督合同覆行，既簡化管理，又抓住了合同最關(guān)鍵要素，提高管理的效率。通過合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的執(zhí)行管理，實現(xiàn)合同收、付款與財務(wù)的集成，最終實現(xiàn)合同實時管理，合同綜合分析和合同管理移動應(yīng)用。
合同管理信息系統(tǒng)主要構(gòu)想
合同管理信息系統(tǒng)是結(jié)合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理采取“統(tǒng)一管理、分級控制”的原則，進一步整合全局資源，強化合同業(yè)務(wù)財務(wù)一體化功能，同時強化合同審批、合同信息集中管理等職能，形成合同的全面信息化管理。合同管理信息化總體構(gòu)想是“統(tǒng)一管理”用合同管理平臺來實現(xiàn)，“分級控制”用合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺來實現(xiàn)，主要構(gòu)想以下幾點：①實現(xiàn)合同的無紙化管理、實現(xiàn)合同的存檔，合同綜合信息查詢；②合同的跟蹤，全過程實現(xiàn)電子化；③實現(xiàn)合同從起草到簽訂有規(guī)范的流程審批，保證合同是合規(guī)，合法，同時確保合同管理部門對合同有審查的作用；④通過系統(tǒng)提醒，服務(wù)財務(wù)、經(jīng)辦部門關(guān)注業(yè)務(wù)，確保合同按計劃執(zhí)行；⑤合同查詢：按單位年度、單位、名稱、金額等維度；⑥合同統(tǒng)計：按一定的條件進行綜合分析；⑦合同預(yù)警分析：代辦事項提醒，合同審批，到期款提醒、合同執(zhí)行提醒；⑧集成：以合同管理平臺為基礎(chǔ)，實現(xiàn)與已建成的財務(wù)系統(tǒng)、基建系統(tǒng)、等系統(tǒng)的信息集成；⑨合同管理采取全局統(tǒng)一管理、下屬單位分級控制的管理模式：架構(gòu)統(tǒng)一的合同管理平臺，通過平臺實現(xiàn)對下屬單位的合同統(tǒng)計、分析和監(jiān)控，實現(xiàn)全局合同管理規(guī)范化，合同統(tǒng)計統(tǒng)一化，提高合同管理水平和管理效率；⑩合同管理平臺后期更加深化應(yīng)用：監(jiān)控細化。例如：合同管理自動化、智能化：通過信息管理平臺，設(shè)置一定的約束條件，由系統(tǒng)自動產(chǎn)生對合同監(jiān)控、分析的提醒和報告，對合同進行預(yù)警；合同管理便捷化：通過信息管理平臺，提供統(tǒng)一的工作平臺，也可以通過Andriod智能手機，實現(xiàn)移動應(yīng)用對合同的查詢、分析、工作審批等內(nèi)容。
合同管理信息系統(tǒng)總體架構(gòu)
合同管理信息系統(tǒng)主要是依據(jù)局對合同指導(dǎo)要求，對全局合同的統(tǒng)一管理和監(jiān)督的平臺。總體架構(gòu)圖如下：
合同管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用
合同管理信息系統(tǒng)根據(jù)應(yīng)用的功能不同分為合同管理平臺和合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺兩個層面，合同管理平臺主要用于合同的后臺管理者對合同執(zhí)行的監(jiān)督與管理，合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺為合同承辦部門的日常業(yè)務(wù)使用。
1、合同管理平臺主要功能
平臺基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。合同管理信息與組織架構(gòu)對應(yīng)，便于分析下屬各單位的合同信息，保證信息的準確性。在合同管理平臺中對下屬各單位的各種數(shù)據(jù)信息進行定義，保證向下數(shù)據(jù)抽取的時候，能準確識別合同信息與單位信息匹配。
合同簽定前審批流程管理。合同草擬后，通過系統(tǒng)的標(biāo)準工作流引擎預(yù)先的合同審批流程，對草擬的合同進行審批，審批通過后，合同才能簽定。簽定后的合同一方面繼續(xù)保證合同管理平臺對合同的跟蹤、記錄，另一方面作為合同業(yè)務(wù)執(zhí)行管理平臺的輸入，由經(jīng)辦部門對合同再進行過程管理，并實現(xiàn)合同業(yè)務(wù)財務(wù)的一體化管理操作。
合同查詢。以合同號作為查詢的根據(jù)，實現(xiàn)對合同的相關(guān)信息查詢，查詢的時候可以與基建系統(tǒng)等其它系統(tǒng)集成，帶出合同審批信息，便于基建等系統(tǒng)中對合同的審批信息和相關(guān)信息的查詢，全面了解合同的全過程信息。注意要實現(xiàn)此功能，必須保證合同編號在合同系統(tǒng)、基建等其它系統(tǒng)中都是相同的且唯一的編號。具體實現(xiàn)過程如下圖：
合同統(tǒng)計分析。局下達合同統(tǒng)計要求，在合同管理平臺中開發(fā)格式報表，成功后，由平臺按條件，自動的從下屬單位的數(shù)據(jù)庫中進行抽取，并按平臺要求的條件進行匯總、分析和展現(xiàn)。具體工作流程如下：
合同管理平臺權(quán)限管理。設(shè)置人員對各機構(gòu)的查詢權(quán)，實現(xiàn)人員對各類合同的查詢權(quán)。在合同管理平臺中開發(fā)了各種分析、監(jiān)控報表，報表可以通過用戶授權(quán)，實現(xiàn)不同人員的不同查詢范圍和查詢權(quán)限。
平臺集成功能。由平臺實現(xiàn)南京航道局及其下屬各單位的合同管理系統(tǒng)集成，主要包含賬套的集成。賬套集成了，才能保證下屬單位的數(shù)據(jù)能自上而下的抽取，自下而上的傳輸。
2、合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺主要功能
合同統(tǒng)計分析。主要是開發(fā)各種報表，如上文所述的一系列分析，如支出合同一覽表、支出合同執(zhí)行進度監(jiān)控與分析、收入類型分析、資金類型分析等表。
合同執(zhí)行預(yù)警。根據(jù)合同的計劃收款日期和系統(tǒng)當(dāng)前日期對比，自定義提前預(yù)警的周期（天數(shù)），由系統(tǒng)自動提醒快到期未收款或付款的合同，提供給相關(guān)部門、人員參考，跟進合同的執(zhí)行情況，保證合同的按期完成和財務(wù)業(yè)務(wù)對應(yīng)工作的按期執(zhí)行。設(shè)置預(yù)警項目和對應(yīng)的預(yù)期規(guī)則等內(nèi)容；設(shè)置預(yù)警觸發(fā)條件、發(fā)送內(nèi)容、發(fā)送規(guī)則、接收對象等內(nèi)容；系統(tǒng)自動預(yù)警，產(chǎn)生預(yù)警報表，自動發(fā)送給相關(guān)人員，跟進業(yè)務(wù)。
移動應(yīng)用。移動應(yīng)用主是是通過Andriod智能手機平臺，進行合同的相關(guān)業(yè)務(wù)操作，達到以下管理或工作價值：隨時隨地查詢合同執(zhí)行狀況；隨時隨地進行合同相關(guān)流程的審批；通過移動終端快速的進行合同相關(guān)的查詢；系統(tǒng)的預(yù)警信息，發(fā)送到移動終端，保證業(yè)務(wù)信息及時有效的傳遞。
合同管理信息系統(tǒng)的安全保障
安全賬戶和登陸。合同管理平臺系統(tǒng)賬戶管理安全特點如下：賬戶密碼加密存儲；支持動態(tài)密碼登陸（認證）。
平臺安全記錄：用戶對系統(tǒng)訪問的記錄；用戶對資源操作的記錄；記錄數(shù)據(jù)的查詢；記錄數(shù)據(jù)的分析。
數(shù)據(jù)傳輸安全用戶終端和服務(wù)器的數(shù)據(jù)傳輸采用TCP/IP、ORM-RPC傳輸協(xié)議，數(shù)據(jù)包采用128位SSL加密，加密采用MD5算法。
數(shù)據(jù)庫訪問安全。數(shù)據(jù)庫訪問采用獨立的SQL語法體系和解析引擎，進行數(shù)據(jù)庫的查詢和更新操作。
結(jié)語