時間：2023-05-29 16:02:07
導語：在合同審批及管理流程的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
一 、引言
隨著我國信息化飛速發(fā)展和工作精準管理程度的不斷提高，一些大型（尤其是發(fā)電企業(yè)）企業(yè)均已開始重視信息化管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工管理的必要性，開始進行信息化系統(tǒng)建設的統(tǒng)籌目標。國華公司于2003年開始統(tǒng)籌建設信息化系統(tǒng)平臺，經(jīng)過10余年的信息化建設發(fā)展，已成功建設了多個信息化系統(tǒng)，并在不同的業(yè)務范圍中起到至關重要的作用，如財務管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、供應鏈管理系統(tǒng)、供應商管理系統(tǒng)、BFS++管理系統(tǒng)和基建管理系統(tǒng)等。隨著國華公司管理精細化不斷提高，信息化管理需求不斷提升。按照國華公司信息化的管理要求和統(tǒng)籌目標，以公司業(yè)務需求內(nèi)容為導向，全面建設合同管理、費用中心、影像中心和銀企互聯(lián)信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)公司從業(yè)務到賬務的信息化管理目標，達到業(yè)務標準化、流程規(guī)范化、信息自動化的管理水平。
二、系統(tǒng)概況
財務信息系統(tǒng)（合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)、影像中心）介紹
如下圖所看到的，合同管理、費用中心、影像系統(tǒng)、銀企互聯(lián)是四個獨立建設的信息系統(tǒng)平臺，都用于不同的業(yè)務模型。與國華公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)無縫集成，使國華公司信息化系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)鏈，將信息數(shù)據(jù)不斷的流轉(zhuǎn)直到業(yè)務生命周期完結。在整個流轉(zhuǎn)過程中不論組織、項目、合同、職務、人員能夠得到相應的信息數(shù)據(jù)進行查詢和分析。使日常業(yè)務發(fā)生的盲區(qū)逐漸縮小，直至消失。
1.合同管理
（1）合同管理需求
合同管理信息系統(tǒng)主要為改變企業(yè)合同紙質(zhì)管理凌亂的現(xiàn)狀和打破部門間信息數(shù)據(jù)的壁壘，將合同整體進行信息化，數(shù)字化和統(tǒng)一化的管理。從預算、需求計劃到采購過程管理、合同簽訂、執(zhí)行完成，每一個環(huán)?中的信息緊密聯(lián)系，預算信息嚴格進行事前控制，事后分析。并且自動生成的網(wǎng)上可視化審批流程，更大程度地減少了合同相關環(huán)節(jié)的等待。完成業(yè)務自動生成賬務的管理思路，并自動根據(jù)業(yè)務信息化數(shù)據(jù)完成決策分析報表。整體加強了合同管理業(yè)務流程的規(guī)范、分析決策的支持、企業(yè)核心的競爭力、合同流程的監(jiān)控力度和數(shù)據(jù)的準確性。
（2）合同管理詳細功能介紹
合同費用預算管理。合同費用類型與財務預算關聯(lián)，當超合同費用預算時，進行預警，使合同管理工作由淺層被動管理向深層寬幅度主動管理，實現(xiàn)合同費用預算控制。
合同項目計劃管理。項目計劃的制定依據(jù)計劃類別、總金額、項目類型等進行制定，形成詳細的項目計劃單。按崗位職責、人員分權限設計，實現(xiàn)流程可定制化。項目計劃由兩部分構成，一部分根據(jù)（SCM）采購訂單編號在合同工作臺生成合同，另一部分委外、人工直接在合同模塊項目計劃手工填入形成。
合同臺賬審批管理。審批流依據(jù)合同費用類型及金額大小而制定，審批流設置結合各電廠授權手冊靈活定制。不同階段審批依據(jù)崗位、職責、人員相關聯(lián)，分配不同的權限進行管理設計。合同管理系統(tǒng)中實時顯示最新的審批流轉(zhuǎn)狀態(tài)，審批階段控制分“同意”“退回”“修改”三種，且保存顯示審批歷史記錄，包括修改痕跡。審批簽字可采用“手寫簽字”或“電子簽字”。
合同付款管理。合同付款包括預付款、進度款、結算款、質(zhì)保金等，合同結算由合同的經(jīng)辦人帶合同、發(fā)票及驗收單到財務進行結算?；üこ桃话惴侄啻谓Y算，人工、委外一般在驗收后一次性結算。合同付款各階段都顯示是否已付款標識，且付款審批通過后（驗證資金計劃），根據(jù)發(fā)票上已關聯(lián)的供應商、金額及發(fā)票時間進行付款，并在財務系統(tǒng)中創(chuàng)建分錄、打印憑證。
2.費用中心
（1）費用中心需求
費用中心信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)對員工費用報銷體系的數(shù)字化、信息化和統(tǒng)一化的管理，實現(xiàn)了員工單據(jù)填寫的合理性、高效性和規(guī)范性。做到了預算的事前申請、事中控制和事后分析。與合同管理模塊結合完成企業(yè)經(jīng)營事項業(yè)務的全面管控。并且自動財務憑證生成和自動生成的網(wǎng)上可視化審批流程，更大程度地減少了報銷單據(jù)的等待。費用中心信息系統(tǒng)整體加強了企業(yè)業(yè)務流程的規(guī)范、預算費用的監(jiān)控力度和數(shù)據(jù)的準確性。
（2）費用中心詳細功能介紹
個人業(yè)務處理。提供在線填單功能，即個人根據(jù)業(yè)務需要選擇相應的業(yè)務單據(jù)類型進行填寫；業(yè)務單據(jù)包括借款單、、還款單、費用報銷單、差旅費報銷單等；在提交單據(jù)未經(jīng)審批之前，個人可以撤消；提交單據(jù)后，系統(tǒng)自動生成唯一的單據(jù)號碼。
提供個人業(yè)務查詢功能，支持：查詢個人所有申請的單據(jù)，支持多維、組合、各種條件查詢；查詢個人審批過的所有單據(jù)，支持組合查詢；查詢個人單據(jù)的審批狀態(tài)；單擊查詢出的記錄可查看具體單據(jù)的情況。
領導審批處理。提供領導審批功能，即領導登錄系統(tǒng)默認界面為待審批業(yè)務清單界面，可點擊查詢每條單據(jù)具體情況；領導可根據(jù)情況審批是否同意單據(jù)；如同意，根據(jù)流程設定，單據(jù)將轉(zhuǎn)至上一級領導或轉(zhuǎn)至會簽部門審批，或到財務審批；如不同意，可附說明單據(jù)將返回提交人；領導可以對多條單據(jù)進行批處理審批。
財務業(yè)務處理。提供生成記賬憑證功能。單據(jù)審批通過后，財務人員定期可以通過本系統(tǒng)直接生成記賬憑證。生成的記賬憑證滿足賬務核算系統(tǒng)的要求；本系統(tǒng)處理的常規(guī)單據(jù)能無縫生成憑證，生成憑證后不再需要修改；生成憑證中應包括科目、摘要、金額、個人往來、項目等基本信息；財務人員可以單張或批量生成憑證。
3.銀企互聯(lián)
（1）銀企互聯(lián)需求
銀企互聯(lián)系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)財務系統(tǒng)與國內(nèi)商業(yè)網(wǎng)上銀行系統(tǒng)的無縫連接，完成資金預算的實時控制，供應商信息的標準化管理和自動生成付款信息明細與歷史記錄，實現(xiàn)了業(yè)務各個環(huán)節(jié)的狀態(tài)信息共享和閉環(huán)操作，將財務人員從繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、審核和錄入工作中解脫出來，減輕勞動強度和規(guī)避資金支付風險，提高財務操作的時效性和準確性。
（2）銀企互聯(lián)詳細功能介紹
銀行支付管理。銀企直聯(lián)系統(tǒng)直接涉及資金安全，并作為公司核心財務系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)的重要接口，把安全性放在系統(tǒng)建設的首位來考慮。利用多種先進的安全控制技術，結合公司自身的內(nèi)部控制體系與相關管理制度的建設，充分保證設備、網(wǎng)絡、系統(tǒng)、應用和數(shù)據(jù)的安全，同時控制內(nèi)外部、前后臺等多方面的安全性，確保交易處理的絕對安全。實現(xiàn)和主要銀行的直連，建立與銀行業(yè)務系統(tǒng)的實時連接通道，利用該通道向銀行發(fā)送交易指令和接收數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)集中高效的資金支付和調(diào)撥。
資金數(shù)據(jù)實時查詢和對賬管理?；阢y企直聯(lián)系統(tǒng)，實時獲取資金賬戶數(shù)據(jù)，實現(xiàn)及時、全面、準確地對企?I所有賬戶的資金變動情況進行有效監(jiān)控，并實現(xiàn)銀企自動對賬。賬務信息銀企同步，銀企互聯(lián)有機連接了企業(yè)財務系統(tǒng)和銀行業(yè)務處理系統(tǒng)，整合了雙方的系統(tǒng)資源，解決了長期困擾企業(yè)的銀企賬務信息不一致問題。
建立與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)間的信息接口。建立與費用報銷系統(tǒng)、基礎核算系統(tǒng)對接，實現(xiàn)信息快速準確傳遞，降低勞動強度，提高財務工作效率?？蓪︺y行提供電子對賬單進行查詢與展示。展示按照指定格式顯示，方便對賬操作。
4.影像中心
（1）影像中心系統(tǒng)需求
影像中心系統(tǒng)是企業(yè)信息化標準化的一部分，主要是將業(yè)務流程中附件進行統(tǒng)一管理。加強企業(yè)各部門原始憑證的上傳效率，為業(yè)務全流程提供支持和依據(jù)，財務可以根據(jù)條形碼管理掃描原始附件快速地找到系統(tǒng)業(yè)務流程，有效地提高了財務處理效率和紙質(zhì)憑證和信息化系統(tǒng)的相互追溯功能。
（2）影像中心系統(tǒng)詳細功能介紹
原始單據(jù)掃描管理。將原始發(fā)票和其他相應的附件，通過高拍功能生成影像后，傳入到影像管理系統(tǒng)，并掛入合同結算單中，隨后打印出系統(tǒng)自動生成的條形碼粘貼到附件上。將收集的紙質(zhì)票據(jù)通過高拍儀轉(zhuǎn)換為電子圖像數(shù)據(jù)，將電子圖像數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)進行同步傳遞。同時根據(jù)相關數(shù)據(jù)建立圖像索引，圖像能夠方便地進行檢索，有效地提高辦公效率。
條形碼管理。系統(tǒng)依照高拍儀設備編號規(guī)則自動生成實物條形碼，實物條形碼對系統(tǒng)單據(jù)號起到補充說明的作用。財務部門使用掃描槍對原始單據(jù)上的條形碼進行掃描，此時系統(tǒng)將自動找到對應的合同結算單或付款單，進行自動生成憑證操作。
憑證查詢管理。將合同、對賬單、發(fā)票等都掃描管理，財務部人員可以通過掃描原始單據(jù)上的條形碼，自動找到過賬后的憑證進行打印查詢。所以通過發(fā)票號、合同號、對賬單號等任何一個信息都可以查詢到相關的檔案。通過此功能，一次查詢就可以將整個業(yè)務鏈產(chǎn)生的所有檔案全部進行顯示調(diào)閱，極大地改善了審計查檔和調(diào)檔的問題。
三、系統(tǒng)實現(xiàn)的意義和成果
國華公司合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)、影像中心信息系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營事項從手工管理轉(zhuǎn)到信息化管理的過程，將各階段的業(yè)務信息透明、公開的共享給相應職責的崗位責任人，使分散在各部門業(yè)務事項緊密關聯(lián)，形成了一條標準的業(yè)務鏈，使業(yè)務信息數(shù)據(jù)更加準確、規(guī)范。
合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)和影像中心與國華公司現(xiàn)有的ERP管理系統(tǒng)進行了無縫結合，將信息數(shù)據(jù)共享使用，加強了信息數(shù)據(jù)的相互流轉(zhuǎn)和業(yè)務規(guī)范，減少了人為的基礎信息維護，加強我公司的各部門之間的聯(lián)動性。
合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)和影像中心信息系統(tǒng)在國華公司成功的使用后，解決了公司日常管理上許多困難點。如：減少了日常的統(tǒng)計工作量、預算的控制風險和人為的信息錯誤，加強了流程的規(guī)范化和數(shù)據(jù)的標準化等。
1.合同管理
（1）實現(xiàn)了日常合同中預算的接口管理，完全達到預算在合同管理中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。
（2）實現(xiàn)合同的全生命周期的管理，從需求計劃到合同會簽再到合同完結，在合同管理信息系統(tǒng)中每個環(huán)節(jié)都有清晰的生命軌跡。打破了公司各部門信息屏障，使業(yè)務更加標準、流程更加規(guī)范和信息更加準確。
（3）實現(xiàn)了網(wǎng)上審批管理，在合同管理信息系統(tǒng)中能夠事前預置審批流程，經(jīng)辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發(fā)送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權限下看到業(yè)務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。
（4）實現(xiàn)了業(yè)務自動生成賬務憑證管理，在合同管理信息系統(tǒng)中，財務人員可以通過業(yè)務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統(tǒng)生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。
（5）實現(xiàn)了合同管理各環(huán)節(jié)的追溯功能，在合同管理中可以根據(jù)某一環(huán)節(jié)的業(yè)務事項進行前后流程的追溯，使相關人員能夠?qū)崟r地了解到合同全生命周期的詳細過程。對我公司發(fā)生的人員流動、崗位交接等人動起到了關鍵作用。
（6）實現(xiàn)了合同管理報表查詢，根據(jù)合同管理信息系統(tǒng)的強大的基礎數(shù)據(jù)，使用報表工具開發(fā)客戶定制報表，方便日常信息的統(tǒng)計查詢和明細查詢。為公司合同管理部門提供管理上的決策支持。
2.費用中心
（1）實現(xiàn)了日常費用中預算的接口管理，完全達到預算在員工費用日常報銷中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。
（2）實現(xiàn)了員工自助報銷管理，員工可以根據(jù)日常事項，進行自助式的業(yè)務處理，如：借款、費用申請、費用報銷和還款功能，根據(jù)自身的實際情況發(fā)起業(yè)務流程直到業(yè)務辦理完成。
（3）實現(xiàn)了網(wǎng)上審批管理，在費用中心信息系統(tǒng)中能夠事前預置審批流程，經(jīng)辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發(fā)送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權限下看到業(yè)務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。
（4）實現(xiàn)了業(yè)務自動生成賬務憑證管理，在費用中心信息系統(tǒng)中，財務人員可以通過業(yè)務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統(tǒng)生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。
（5）實現(xiàn)了員工自助查詢功能，員工可以根據(jù)費用中心信息系統(tǒng)查詢到自己的費用事項辦理的整個過程和現(xiàn)單據(jù)狀態(tài)。直至財務生成憑證為止。
（6）實現(xiàn)了費用中心管理報表查詢，根據(jù)費用中心信息系統(tǒng)的強大的基礎數(shù)據(jù)，使用報表工具開發(fā)客戶定制報表，方便日常報銷信息的統(tǒng)計查詢和明細查詢。為公司統(tǒng)計費用發(fā)生情況帶來了方便。
3.銀企互聯(lián)
（1）銀企互聯(lián)系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)了 ERP系統(tǒng)付款數(shù)據(jù)與銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)的無縫連接，有效地減少了出納的工作量，和傳統(tǒng)的出納相比，提高了工作效率。
（2）實現(xiàn)了從憑證創(chuàng)建（總賬+應付）到付款信息電子數(shù)據(jù)的全流程傳遞與跟蹤管理，整個支付流程閉環(huán)在系統(tǒng)中完成，降低了人為操作失誤帶來的風險。
（3）功能模塊通過會計人員、資金管理人員權限劃分，實現(xiàn)了付款管理從憑證制證、發(fā)起付款、支付一級審核與二級審批的四級管理，極大提高了付款管理的準確性，降低了財務人員舞弊風險。
（4）實現(xiàn)安全性訪問支付功能，在保證付款數(shù)據(jù)安全的情況下，實現(xiàn)了付款業(yè)務各個環(huán)節(jié)的狀態(tài)信息共享。
（5）在銀企互聯(lián)模塊中設置了付款相關數(shù)據(jù)信息的狀態(tài)監(jiān)控與查詢功能，實現(xiàn)企業(yè)預算管理、現(xiàn)金流管理與支付管理的無縫連接和集成，有效提升了資金管理效率。
（6）在銀企互聯(lián)模塊中根據(jù)上級單位及公司領導管理意圖定制了分析管理報表，提升了公司資金支付管理的決策支持能力。
4.影像中心
【關鍵詞】ERP 流程規(guī)劃 控制體系
ERP系統(tǒng)是大型的綜合管理信息系統(tǒng)，幾乎涵蓋了企業(yè)日常經(jīng)營管理的所有方面，ERP系統(tǒng)的實施必然對企業(yè)原有的管理機制、控制流程等產(chǎn)生全面的影響，基于外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營的需要，全面或在一定范圍內(nèi)采用ERP系統(tǒng)加強企業(yè)管理已成為一種必然。企業(yè)管理以財務管理為中心，因此將企業(yè)財務管理思想與ERP系統(tǒng)的流程緊密結合、提升企業(yè)內(nèi)控水平成為ERP系統(tǒng)實施的主要目標。本文著重于從ERP系統(tǒng)的流程設計出發(fā)，結合本企業(yè)實施經(jīng)驗探討在ERP環(huán)境下外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制體系的構建。
一、 基礎流程規(guī)劃
ERP系統(tǒng)實施是一個長期的分階段的過程，在當前各外貿(mào)業(yè)務的ERP系統(tǒng)實施中，基本處于整合當前企業(yè)資源的第一階段，業(yè)務與管理流程的整合是這一階段的首要任務。對外貿(mào)企業(yè)而言，ERP系統(tǒng)實施的流程主要涵蓋了外貿(mào)業(yè)務、財務管理、人力資源、企業(yè)辦公、決策支持等，其中在ERP實施第一階段處于核心地位是外貿(mào)業(yè)務流程與財務管理流程的整合，其整合的質(zhì)量，直接影響到信息系統(tǒng)一體化運作的效率，也是未來提升企業(yè)管理能力的基礎。
（一）外貿(mào)業(yè)務流程規(guī)劃
外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務流程，因經(jīng)營產(chǎn)品、客戶、地區(qū)的不同，會有一些差異，但依然有較多的共性。一般而言，外貿(mào)業(yè)務包含報價、成交、簽訂外銷合同、組織貨源、簽訂生產(chǎn)（或采購）合同、生產(chǎn)或采購、成品出入庫、儲運報關、資金收付、核銷、退稅等過程。上述流程的組織及管理，不同企業(yè)有不同的側重點。外貿(mào)企業(yè)不同于生產(chǎn)企業(yè)，其業(yè)務細節(jié)受客戶、地區(qū)影響較大，系統(tǒng)中過于體現(xiàn)細節(jié)將難以適應未來業(yè)務的發(fā)展變化。因此，在外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務流程規(guī)劃中，依據(jù)財務管理與風險控制的需要，在業(yè)務流程中選取了合同簽訂、生產(chǎn)與采購、儲運報關、資金收付作為業(yè)務流程的重要節(jié)點，進行較為細致的規(guī)劃與設計，以下筆者以所在企業(yè)業(yè)務流程為例，簡要進行介紹。
1.報價成交
外貿(mào)業(yè)務的起點具有一定的模糊性，一般以報價成交開始，也有跳過該過程直接以簽署合同開始的?；诖?，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程規(guī)劃中僅僅將報價、成交過程作為一個業(yè)務人員用于輔助測算的工具，并不作硬性的條款與審核控制，系統(tǒng)為業(yè)務人員報價提供匯率、退稅率、歷史成交與采購信息、費用水平預測等資料輔助決策。如某報價經(jīng)客戶同意而成交，則該部分數(shù)據(jù)可為后續(xù)流程所使用，否則僅僅作為歷史數(shù)據(jù)存檔備查。
2.外銷合同
外銷合同決定了外貿(mào)業(yè)務的銷售價格與數(shù)量，ERP系統(tǒng)中的外銷合同，包含了實際業(yè)務中和外商簽署的實際出口合同信息與相關的成本測算信息，系統(tǒng)中資金和物流控制，均以此為基礎。因此業(yè)務人員必須錄入真實合同中的關鍵數(shù)據(jù)，如客戶、貿(mào)易國別、價格條件、付款方式、付款計劃、合同金額、采購明細預算等，為提高效率，業(yè)務重點數(shù)據(jù)必須錄入，后續(xù)控制所需數(shù)據(jù)可稍后補錄。
依據(jù)合同數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動計算出該合同項下盈虧指標，按審批權限遞交審批，合同必須經(jīng)過審批后方能生效并提交簽署，對部分符合預設條件的合同，系統(tǒng)設定自動審批通過。合同條款變更時，必須修改合同信息重新提交審批。
此處合同管理實際是對應財務管理中的 “事前預算”部分，依據(jù)該部分內(nèi)容系統(tǒng)按合同與具體款號商品生成盈虧預測表，涵蓋按商品計算的利潤指標，后續(xù)經(jīng)濟事項均以此為基礎進行審核與控制。
3.組織生產(chǎn)與采購
外貿(mào)企業(yè)生產(chǎn)組織與物料采購所需一切單據(jù)，均須以外銷合同為基礎生成。業(yè)務部門提出物料采購的建議供貨方與價格，采購部門負責具體采購，并登記料件入庫、耗用、商檢、測試、交期等信息形成物料采購流程信息，反饋業(yè)務人員以供安排生產(chǎn)或出運。同時依據(jù)建議采購量、采購與實際采購的價差、交期延誤率等指標形成采購部門的考核數(shù)據(jù)。
采購過程中的價格與數(shù)量及其耗用信息全程均由系統(tǒng)按外銷合同信息進行比對，如超出合同預算的合理范圍即發(fā)出預警信息，并要求必須提交審批，該部分的控制對應財務管理中的“事中控制”。
4.成品出入庫
基于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務特點，成品出運實際為由供貨商直送碼頭，事實上并不存在真正的出入庫過程，因此該部分在系統(tǒng)中以登記相關信息，打印出運所需單據(jù)為主，并不作審核控制。
5.儲運報關
該部分主要為單儲部門依據(jù)業(yè)務信息制單及復核業(yè)務數(shù)據(jù)的準確性，儲運報關流程中單據(jù)處于核心地位，其準確性決定了業(yè)務后續(xù)事項的順利與否。故而在此節(jié)點，系統(tǒng)強化了數(shù)據(jù)核查與流程管理，保證業(yè)務數(shù)據(jù)與單證數(shù)據(jù)、實際數(shù)據(jù)的一致性、準確性，并對報關、收匯等單據(jù)建立分類跟蹤預警體系，形成儲運進程、單據(jù)流程的一覽信息，提高單儲部門的管理效能。
6.資金收付
外銷業(yè)務資金收付主要包含收匯結算和國內(nèi)結算，與財務部門的關聯(lián)度較大，故該流程與財務流程緊密相關，主要置于財務流程中規(guī)劃，與財務流程相對獨立的主要是結算核價過程。
所謂結算核價，即是成品出運后，供貨商依據(jù)采購或加工合同向外貿(mào)企業(yè)收取貨款前雙方就成品加工或采購的價格作最終確認的過程。存在該過程的原因主要為采購及加工過程中，因工藝、設計缺陷、單耗變化、客戶要求改變等原因?qū)е聦嶋H成本與合同發(fā)生差異而需要重新確定成品采購單價。外貿(mào)業(yè)務的核價，是對此前業(yè)務成本信息的匯總，在業(yè)務流程中實際處于“事后決算”的地位。相對外銷合同而言，核價單所需信息要求更為準確詳盡，系統(tǒng)按合同、款號、商品種類等匯總在此之前發(fā)生的所有成本與外銷價格信息，由業(yè)務人員與相應數(shù)據(jù)比對后修改確認。分類采購單價、費用水平、單耗、單品利潤、相關在產(chǎn)品成本預算等主要控制指標均在合同范圍內(nèi)自動生成，并作為供貨商開票結算的依據(jù)；否則，則需按權限提交審批或重新核價。
7.核銷、退稅
核銷與退稅屬于業(yè)務流程的后續(xù)流程，不影響外銷業(yè)務進行，但對業(yè)務利潤的實現(xiàn)有實質(zhì)性的影響。核銷主要涉及報關、收匯、出運等單據(jù)的匯總比對，退稅主要設計報關、結算數(shù)據(jù)的比對匹配。該流程主要以紙質(zhì)單據(jù)的手工匹配為主，信息系統(tǒng)對其效率的提高幫助并不大，故而該部分流程任務主要以單據(jù)匹配結果數(shù)據(jù)導入及差異分析為主，確保后續(xù)業(yè)務核算中退稅金額與實際入賬金額一致。
（二）外貿(mào)財務流程規(guī)劃
財務系統(tǒng)的設計首要原則是遵循會計準則和企業(yè)會計制度，相對而言財務系統(tǒng)的流程較為標準化，以憑證、日記賬、明細賬、總賬、報表體系為主，結合業(yè)務流程獲取相關信息，為財務管理目標服務。事實上財務流程與業(yè)務流程具有較大不同；業(yè)務流程有一條明確的主線，所有的子流程均圍繞這一主線展開，以線性管理為主；而財務流程則具有模塊化的特點，針對一個管理目標，形成了多個管理流程，不同流程間并不必然具有聯(lián)系。因此，本文不再就憑證、賬務體系介紹財務流程，而就外貿(mào)企業(yè)為實現(xiàn)特定管理目標而設的若干主要財務流程作概要介紹。
1.資金流程
本流程的主要目標在于資金流量管理，結合了預算管理的部分理念，按資金流動的不同性質(zhì)，分為流入、流出、結存、計劃等4個主要的子流程進行操作，其中計劃流程貫穿始終，起到數(shù)據(jù)采集與分析的作用。
對外貿(mào)企業(yè)而言，資金流入的主要渠道為外匯收入，外匯權益的產(chǎn)生源于商品報關出運，因此該流程的起點為業(yè)務流程中的儲運報關。由單儲人員管理信用證、制單、交單、收匯登記，業(yè)務人員分拆認定，財務人員審核無誤后制證。主要控制點分為收匯計劃、收匯認定、逾期管理、數(shù)據(jù)修正等過程。流程中依據(jù)業(yè)務儲運狀態(tài)、收匯方式、各節(jié)點時間屬性等自動生成不同的管控數(shù)據(jù)，并隨業(yè)務進程的變化動態(tài)更新，實現(xiàn)從總體至明細，按客戶、合同、運編號、國別地區(qū)等不同維度收匯執(zhí)行情況的管控，分析差異，提供業(yè)務操作及決策依據(jù)。除收匯外，其他資金流入按其重要性也分別建立管控流程，如信貸資源、國內(nèi)收款等，在資金流入流程中，貫穿始終的是計劃與執(zhí)行情況的配套管理。
資金流出主要為采購款和費用支付等，該項流程的起點為申請人提出付款申請。為防范風險，本流程控制點適當前移至付款依據(jù)，即由申請人在付款依據(jù)的基礎上提出付款申請，在各審批點根據(jù)不同的付款依據(jù)提供相關審核信息，輔助審核人決策。本流程的重點在于付款依據(jù)上，針對發(fā)票、合同、協(xié)議等付款依據(jù)分類，分析相應的數(shù)據(jù)需求，將其置入付款申請中，在不增加申請人工作量的前提下，實現(xiàn)付款的鏈式管理。系統(tǒng)按照歷史數(shù)據(jù)及業(yè)務員付款信息、單證系統(tǒng)交單信息、儲運信息及其他相關的資金類信息預測未來某一時點企業(yè)資金狀況，設定預警指標，就未來資金狀況超限提出警示，為企業(yè)相關人員制定資金使用或籌資規(guī)劃提供決策依據(jù)。
資金結存主要為存款分布及使用狀況等，受限于銀行數(shù)據(jù)實時獲取權限尚未開放，當前僅能通過導入銀行數(shù)據(jù)，按日就銀行存貸款信息形成一覽表、總資金變動圖、分銀行、幣種資金變動情況，并通過匯總歷史數(shù)據(jù)，生成存款狀況、匯率等數(shù)據(jù)的歷史變動圖表。
2.往來流程
（1）國內(nèi)往來
國內(nèi)往來管理流程的核心是通過多維度數(shù)據(jù)分析與監(jiān)控，預防壞賬風險，由此目標出發(fā)，將往來管理流程分解為基礎查詢、賬齡分析、原因分析、信用額度管理4個子流程。
基礎查詢側重于數(shù)據(jù)獲取，按考核單元、部門、客戶等主要核算項組合統(tǒng)計分析國內(nèi)往來情況，該查詢又分為業(yè)務數(shù)據(jù)查詢及財務數(shù)據(jù)查詢，查詢結果分析可逐層穿透，直至原始單據(jù)，在任一穿透過程均提供財務與業(yè)務數(shù)據(jù)的比對，分析差異并查明原因，保證后續(xù)分析中基礎數(shù)據(jù)的準確性。
賬齡管理主要側重于當前往來款形成的時間分析，針對核銷后的往來數(shù)據(jù)，按預設的核算項統(tǒng)計超標往來項目，并向特定人員提供預警信息。
原因分析，重點關注往來的歷史形成，提供相應的明細信息，并可直接人工查詢。
信用額度管理，即依據(jù)歷史交易情況，針對某客戶或業(yè)務人員設立一定的信用額度，往來欠款記錄必須限定在額度范圍內(nèi)。該流程主要包含信用額度的計算及額度使用狀況動態(tài)管理。
（2）國外往來
國外往來主要為收付匯管理，該流程貫穿于整個業(yè)務與財務操作進程中，其中財務部分主要為制證與往來分析，包含基礎查詢、賬齡分析、分拆認定管理、匯差處理等。其中基礎查詢與賬齡分析類似于國內(nèi)往來管理，不再贅述。
分拆認定管理主要為復核外匯收支與對應合同、儲運編號的分拆認定情況，其準確性決定了收入及成本核算的準確程度，同時可以按合同、儲運編號、客戶等考核項反映應收應付狀況。
匯差處理主要為外匯實際收付日與記賬日、損益認定日之間由于時間差異導致的匯率差，按往來賬與成本收入入賬時的數(shù)額追溯調(diào)整。通過自動化處理極大的降低了追溯原始會計記錄的工作量，提高了匯差認定的準確性。
3.庫存流程
因外貿(mào)企業(yè)主要出口業(yè)務基本都屬于零庫存業(yè)務，其管理的主要目標是動態(tài)管理庫存的進銷及結存狀況，及時發(fā)現(xiàn)庫存流轉(zhuǎn)中的異常情況。
國產(chǎn)原材料主要用于生產(chǎn)工廠間調(diào)撥或直接銷售，其管理流程始于業(yè)務部門的采購預算，生產(chǎn)類材料的管理包含于采購預算、訂單采購、入庫、耗用、核價等業(yè)務流程及收受及開具發(fā)票、賬務處理等財務流程中，其管理全程采用預算管理模式，即以預算單全程控制訂購、耗用及結算情況，按合同號、訂單號、商品等核算項跟蹤購入原材料的預算、使用、結算、結余、單位用量情況，在各個業(yè)務環(huán)節(jié)設定預警指標，對超量訂購、超預算耗用、超期未用材料進行預警及監(jiān)控。
進口原材料管理主要用于進料加工，其管理流程始于外銷進料合同，其流程類似于國產(chǎn)原材料，所不同的是基于進口材料手冊核銷的需要，系統(tǒng)中按合同號、手冊號建立進口原材料臺賬，跟蹤進口材料的預算、進口、付匯、使用、結算、結余情況，并設置進口材料分攤子流程，將合同項下進口材料分攤至對應運編號項下，并按實際付匯匯率折算出進料成本直接或追溯計入相關出口運編號項下，同時設定預警指標，對超期未分攤、未核銷的進料進行監(jiān)控。
成品管理主要用于出口銷售及國內(nèi)內(nèi)銷，基于外貿(mào)企業(yè)成品零庫存的特點，該流程相對簡單，按合同號、運編號、考核單元等維度統(tǒng)計成品的購入、結算、結余情況，設定預警指標，對超期成品進行預警提示。
4.損益流程
損益管理是企業(yè)財務管理中較為重要的構成部分，是財務分析的重要構成部分，經(jīng)過需求分析，外貿(mào)企業(yè)損益管理的主要維度為損益區(qū)間、利潤中心、考核項。
損益區(qū)間是指參與分析的損益數(shù)據(jù)所處的時間段，時間段可以是時間段、月份列表、年度列表等。利潤中心指損益的核算項，可以是公司、業(yè)務部門、業(yè)務組、業(yè)務員、客戶、合同號、運編號等?？己隧椫咐麧?、銷售收入、銷售成本、費用等，損益管理的基本途徑是針對上述維度分類組合，形成所需數(shù)據(jù)源，通過表單化形式顯示，就數(shù)據(jù)結果分類統(tǒng)計，并可查詢數(shù)據(jù)明細直至憑證，形成類似下列主要損益管理流程：
（1）就設定時間按考核單元、客戶、運編號、合同號、業(yè)務類別分析：利潤、銷售收入、成本、出口、換匯成本、單位利潤、進口、投資收益、內(nèi)銷、費用的構成狀況、收匯情況、國內(nèi)往來情況。
（2）就本年所有月度按考核單元、客戶、運編號、合同號、業(yè)務類別分析：利潤、銷售收入、成本、出口、換匯成本、進口、投資收益、內(nèi)銷、費用、收匯情況、國內(nèi)往來情況的構成狀況。
（3）按杜邦方式建立先整體后逐級明細的業(yè)務信息管理平臺，包含產(chǎn)品、客戶、國別、資金、銷售、利潤、利潤、留存利潤、在手業(yè)務、工廠結算等內(nèi)容；結合業(yè)務信息，按考核單元分析本月報關、本年報關、本月財務出口、本年財務出口、工廠未結算報關金額、未收匯金額，并可實現(xiàn)逐級查詢。
（4）建立企業(yè)信息管理平臺，包含資金、利潤、銷售、趨勢預測及經(jīng)營性指標、財務指標的同比、環(huán)比分析。
（5）按業(yè)務完整性原則決定業(yè)務利潤考核，按不同業(yè)務類型設定單票業(yè)務完成標志，依據(jù)考核區(qū)間將已完成業(yè)務生成業(yè)務考核數(shù)據(jù)，同時將未完成業(yè)務結轉(zhuǎn)下一考核區(qū)間。
上述管理流程可基于基礎數(shù)據(jù)源任意組合，以滿足不同的管理目標。
財務流程的設計，實質(zhì)上分為基礎數(shù)據(jù)流程與財務管理流程，基礎數(shù)據(jù)流程的任務是與其他業(yè)務流程相對接，獲取其他業(yè)務流程數(shù)據(jù)并進行財務加工，形成符合財務規(guī)范的數(shù)據(jù)結構，生成符合標準化的財務報表；財務管理流程則是企業(yè)為實現(xiàn)自身特定的管理目標而設置，其核心是對全系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行組合分析，按管理目標進行再加工。
二、控制體系
ERP系統(tǒng)的控制體系設置，實質(zhì)上是基于管理目標，對相關流程中數(shù)據(jù)的綜合分析利用并進行預警?？刂企w系隨企業(yè)管理目標的變化而不斷修正，本文僅就當前外貿(mào)企業(yè)已建立的若干管理控制體系做簡要介紹。
（一）管控模型
筆者梳理出適應于外貿(mào)企業(yè)當前管理的5大管控模型：
1.實現(xiàn)財務控制點前移
（1）通過財務業(yè)務一體化建設，保證了業(yè)務數(shù)據(jù)的準確性和可使用價值。
（2）ERP系統(tǒng)依據(jù)財務制度、財務管理經(jīng)驗，在業(yè)務流程中設定財務控制預警點。
（3）通過已經(jīng)發(fā)生和正在發(fā)生的業(yè)務數(shù)據(jù)，按照提前設計的財務管控模型，對數(shù)據(jù)進行分析、判斷、預警，實現(xiàn)在線的財務監(jiān)管和財務干涉，實現(xiàn)財務控制點前移。
2.成本預算、票據(jù)管理、資金控制模型
（1）合同簽署時制作《預算單》，實現(xiàn)單品成本預測和盈虧預測。
（2）結算時，在預算單的基礎上制作核價單，實現(xiàn)預算與實際兩方面的管理和控制。
（3）對單耗和加工成本進行控制，對待生產(chǎn)、待采購部分，進行可能單耗和成本的預測。
（4）確定和供貨商的結算方式，從而確定雙方往來票據(jù)金額和應付款項金額，并以此數(shù)據(jù)作為控制額度，實現(xiàn)對付款時的智能控制和催票管理。
3.基于單項業(yè)務的銷售費用預算和控制模型
（1）通過《合同盈虧預測表》，預估直接銷售費用，如國際運保費、國內(nèi)費用等。
（2）在實際費用支出時，與預算進行比對，并根據(jù)控制模型自動預警或強行止付。
4.單項業(yè)務資金風險控制模型
（1）基于單項業(yè)務，自動進行資金盈余的計算和控制，如果單項業(yè)務的資金盈余小于0，則自動預警或者強行止付。
（2）單項業(yè)務資金虧損時，可使用考核單位滾存利潤支付，在保證資金風險控制的同時，保證了業(yè)務處理的靈活性。
5.經(jīng)營駕駛艙決策模型的建立
總結和提煉企業(yè)管理層的管理理念，圍繞進出口業(yè)務量、資金、庫存、利潤核算等關鍵指標，實現(xiàn)時間、部門、客戶、國別多維度的分析。為企業(yè)決策層提供不同層面的決策分析內(nèi)容。
（二）進銷存管理
1.銷售管理
綜合ERP中的報價成交、訂購、發(fā)運、開票、收款、流程的完整銷售流程，區(qū)分普通銷售、委托代銷、分期收款、直運、零售、銷售調(diào)撥等多種類型的銷售業(yè)務，對銷售價格和信用進行三維管理，形成銷售及信用管理網(wǎng)絡（見圖1）。
通過基于銷售訂單的全流程預算管理，監(jiān)控訂單進行過程中的利潤水平變化，及時對利潤造成重大影響的因素變動進行預警；同時以訂單為核心，對其相應的票據(jù)、應收、資金狀況進行一體化管理，保證應收應付款項的發(fā)生與實際權益的變動相一致，避免因代收代付、委托收支、預收預付等經(jīng)濟事項導致的或有經(jīng)濟糾紛。
2.采購管理
采購管理包含了從詢價、訂貨、到貨、入庫、開票到采購結算等流程，區(qū)分普通采購、受托代銷、分期付款、直運等多種類型的采購業(yè)務，對采購價格進行嚴格控制，對采購時間進行精細管理，對采購單據(jù)進行上下追溯，形成采購管理網(wǎng)絡（如圖2）：
其管理核心是控制采購成本、管理物料周轉(zhuǎn)進程，動態(tài)監(jiān)測采購進程中物料、票據(jù)與資金的匹配狀態(tài)，監(jiān)控采購成本異動，通過物料與票據(jù)周轉(zhuǎn)進程嚴格控制預付款，并隨時與采購進程比對，保障資金安全。
3.庫存管理與核算
外貿(mào)企業(yè)業(yè)務以零庫存出口業(yè)務為主，故對存貨的管理要求相對較低，僅需滿足企業(yè)日常出入庫、盤點、調(diào)撥、耗用等業(yè)務需要，并對庫存量、庫存成本、周期盤點、庫齡進行實時反映和監(jiān)控。財務主要從資金的角度管理存貨的出入庫業(yè)務，核算企業(yè)的入庫成本、出庫成本、結余成本，反映和監(jiān)督存貨的入庫、耗用、結存和資金占用情況。按存貨、部門、倉庫進行核算，支持多種計價方式，自動進行出入庫成本調(diào)整，處理各種異常；自動提取存貨跌價準備，形成完整的存貨賬簿，動態(tài)反映存貨資金的增減變動，為降低庫存，加速資金周轉(zhuǎn)提供管理基礎。
（三）流動資金管理
1.管理模型
實現(xiàn)流動資金管理的流程模塊主要涉及以下8項流程：（1）賬戶管理：銀行賬戶與內(nèi)部核算賬戶管理。（2）票據(jù)管理：對票據(jù)的購置、領用、作廢、報銷、催辦等進行管理。含對托收單據(jù)、承兌匯票、信用證、保證金等各環(huán)節(jié)進行管理。（3）融資管理：對貸款、貼現(xiàn)、保函、背書、信托資金劃轉(zhuǎn)等進行管理。（4）結算管理：內(nèi)部結算、外部結算。（5）資金成本核算：針對籌資支出，核算各級核算單位的資金成本。（6）額度管理：對客戶、各級核算單位實際資金額度進行管理。（7）資金預測：匯總資金收支預算情況，預測未來資金狀況。（8）資金決策及報表管理。上述流程最終形成資金管理網(wǎng)絡（見圖3）。
2.主要控制手段
（1）付款計劃包括：對應付款、預付款、應付票據(jù)等應付款項及工資和應付費用進行綜合管理，并對所有付款事項進行控制；對編制預算或事先預測的付款項目，提供實際付款金額和預算金額的比較，并進行控制；對超預算的付款事項進行預警管理；依據(jù)歷史現(xiàn)金流出信息，預測未來以日、周或月為單位現(xiàn)金流出；應付管理模塊中對供貨商賬戶進行控制，提供賬戶分析、預警報告、逾期清單以及靈活的信函功能，提供多種形式的對賬單和賬戶清單。
（2）收款計劃包括：對應收賬款、預收賬款、應收票據(jù)、應收出口退稅以及其他應收款的綜合管理，并對所有收款事項進行反映；建立賬齡分析制度和壞賬確認、收款確認及催賬機制；提供歷史的現(xiàn)金流入信息，并預測未來的現(xiàn)金流入；結合應付的現(xiàn)金流出管理，提供歷史的現(xiàn)金流量信息，預測未來的現(xiàn)金流量。
（3）資金頭寸管理包括：實時查詢企業(yè)內(nèi)部各級核算單位資金存量、資金來源及分布管理；集成賬務系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、應收/應付系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)相關流程數(shù)據(jù)，實時查詢資金成本并計入相關考核單位；對外建立與銀行、非銀行金融機構等合作伙伴的數(shù)據(jù)處理的接口，及時接收匯率、利率、資金變動等外部信息，及時核對賬務與實際資金信息差異。
（四）審批管理
外貿(mào)企業(yè)審批流程應與用戶權限管理緊密結合，嚴格按照從逐級審批權限，同級業(yè)務員不得互相修改查詢他人數(shù)據(jù)。
系統(tǒng)按其業(yè)務部門、業(yè)務員、合同號建立索引存放數(shù)據(jù)。實現(xiàn)數(shù)據(jù)的靈活輸入、輸出和處理，并按層次性數(shù)據(jù)設置權限。不同部門、不同業(yè)務員間不能互訪數(shù)據(jù)，但上級可訪問下級（部門、人員）數(shù)據(jù)，所有者可訪問其合同執(zhí)行的后續(xù)數(shù)據(jù)（單證、核算等）；設有部門經(jīng)理、主管經(jīng)理簽字權限，簽字后數(shù)據(jù)將不能進行刪改。
系統(tǒng)按其審批性質(zhì)分為業(yè)務審批（合同協(xié)議審批、外運單審批、核銷單領用審批）、付款審批（出口費用付款審批、內(nèi)購貨款付款審批、進口開證審批、進口付款審批）。業(yè)務審批實際上涉及到業(yè)務的各個環(huán)節(jié)。
對同一合同、單證或付款等內(nèi)容，可同時進行多人匯審，并簽署個人意見。
審批功能設置時除考慮到職務上的差別，還應考慮到不同人員審批金額與審批類型（不同類型的合同、不同性質(zhì)的付款）的不同，比如超過部門經(jīng)理審批金額上限或換匯水平的合同會自動轉(zhuǎn)交上級主管審核。
根據(jù)企業(yè)的實際管理設定自行定義審批內(nèi)容，在各個審批環(huán)節(jié)，分析其審批所需信息，提供迅捷的快捷查詢功能，瀏覽歷史業(yè)務信息、客戶往來信息、成本盈利水平比對信息、預算與實際進程信息、資金信息等等，為審批人作出準確判斷提供信息保障。同時依據(jù)預設的風險管控條件，在單項業(yè)務的各審批環(huán)節(jié)自動提供風險提示信息，如委托付款、代開發(fā)票、超限額付款等信息，將風險管控貫穿于整個審批流程中。
（五）決策分析體系
通過建立的決策分析體系，使經(jīng)營管理層可以及時、準確地對企業(yè)經(jīng)營成果進行有效分析，以此評價和判斷企業(yè)的財務狀況、經(jīng)營成果、經(jīng)營績效、財務風險、獲利能力等，實現(xiàn)控制點的前移。
ERP系統(tǒng)提供自定義功能及數(shù)據(jù)挖掘技術。實現(xiàn)各個業(yè)務環(huán)節(jié)、業(yè)務內(nèi)容的動態(tài)實時的進行數(shù)據(jù)挖掘、取、匯總，以及時、準確地進行企業(yè)經(jīng)營狀況分析，動態(tài)實時地獲得企業(yè)的真實經(jīng)濟運行狀況。
基于此管理目標，系統(tǒng)建立了KPI（績效管理）分析體系，基于ERP系統(tǒng)的模塊化結構，外貿(mào)企業(yè)可基于不同的管理目標快速制定出基于自身企業(yè)管理體系的KPI分析體系，如：財務比率分析（標準財務比率、理想財務報表、杜邦財務分析體系）；多期比較分析；結構百分比分析；趨勢分析等。
通過上述KPI分析體系模版，以杜邦比率分析、企業(yè)績效評價、獲利能力評價、成本差異、異常財務指標、現(xiàn)金流量分析為手段，建立決策分析體系（見圖4）。
在外貿(mào)企業(yè)的ERP系統(tǒng)中，財務系統(tǒng)具有核心地位，是整個企業(yè)管理的數(shù)據(jù)歸集與處理中心，一個完善財務信息系統(tǒng)，對于在ERP環(huán)境下的企業(yè)商業(yè)風險預警機制和風險管理系統(tǒng)具有良好的支持作用，并對企業(yè)成本領先戰(zhàn)略體系和全面成本管理系統(tǒng)予以保障。作為企業(yè)謀求新市場條件下競爭優(yōu)勢的先進管理手段，ERP系統(tǒng)所涉及的方面和應當實現(xiàn)的目標是不斷擴展的,在日趨激烈的市場競爭中,任何管理方法和手段的最終目標只有一個,即開發(fā)、保持和發(fā)展企業(yè)的競爭優(yōu)勢,使企業(yè)在競爭中立于不敗之地。
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傳統(tǒng)合同管理模式往往因人為的因素，可以在合同審查過程不太在意審批流程，可能會因為市場經(jīng)濟條件下一些項目工程要求完成時間比較緊急，項目承攬單位為了爭時間，搶速度，許多合同審查上跨越流程。這種得不到事前完全法律風險審查的合同必然會出現(xiàn)諸多法律風險問題。也只有建立了合同管理信息化系統(tǒng)，固化合同管理的業(yè)務流程，才可能明確各層級合同管理的權責，合同管理業(yè)務流程固化后，公司、項目合同管理的職責權限更清晰，人為的因素減少了，各部門根據(jù)角色確定的權限，按照規(guī)定處理自己的業(yè)務，能真正地實現(xiàn)管理上的標準化和規(guī)范化，合同審查的流程更為清晰，也徹底杜絕了項目先履行后補簽合同的現(xiàn)象。
二、合同管理信息化可以實現(xiàn)工程項目合同管理處于實時監(jiān)控狀態(tài)。
傳統(tǒng)合同管理模式往往僅關注事前審查程序是否完善，合同簽訂前的法律風險，對合同履行過程中、后的管理無人跟蹤和監(jiān)控。建立合同管理信息化系統(tǒng)，可為項目實現(xiàn)事前、事中、事后，全面、動態(tài)監(jiān)管合同，例如事前審批職能明確，固化各環(huán)節(jié)審查風險點，對合同中涉及法律問題的如工期、價款及支付方式、違約金、履約保證金、爭議管轄法院的選擇等，都有明確的約定和要求。“事中”實時監(jiān)控合同履行狀態(tài)，合同額是合約人員填入，通過開發(fā)設計使系統(tǒng)自動提醒每一合同履行節(jié)點，實時自動收集進入系統(tǒng)的合同資料、完善合同資料歸檔工作，“事后”與訴訟、仲裁等專項法律事務系統(tǒng)銜接、實現(xiàn)聯(lián)運管理。
三、合同管理信息化，可以實現(xiàn)開發(fā)、成本、施工、材料、財務等業(yè)務系統(tǒng)的聯(lián)動管理。
傳統(tǒng)合同管理模式由于只注重事前合同文本審批，缺乏多角度業(yè)務審查以及事中與事后監(jiān)管手段，導致項目實際成本與計劃成本，資金支出與收入，貨物的入庫與出庫等履行情況未能及時反映到相應業(yè)務系統(tǒng)。而合同管理信息化系統(tǒng)可以成為其他業(yè)務系統(tǒng)的主要互聯(lián)通道，如投資管理系統(tǒng)與招投標管理系統(tǒng)，兩者作為合同管理的前端管理流程，與合同管理系統(tǒng)緊密結合，從投資和招標立項、合同審批到合同正式成立、履行，全流程監(jiān)控企業(yè)投資、招標行為的法律風險，同時為項目成本、財務、生產(chǎn)等業(yè)務系統(tǒng)聯(lián)動。通過每個合同履行節(jié)點，分析出項目計劃成本的實際成本情況，成本的對比也可通過系統(tǒng)實時進行，隨時查看項目成本的控制情況。每個合同的財務數(shù)據(jù)也可直接采集，并復核產(chǎn)生的財務憑證，使業(yè)務數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)保持一致，達到財務數(shù)據(jù)的高度統(tǒng)一，每個合同應付款及賬款可以迅速地反應出來，企業(yè)債權、債務更明晰，及早發(fā)現(xiàn)資金缺口，及時應對，這樣我們可以避免許多不必要的經(jīng)濟糾紛。
四、合同管理信息化可以提高合同審查、審批效率，節(jié)約管理成本。
傳統(tǒng)合同管理模式中一個合同從審批到簽訂，最少都要二、三天時間，項目合同如今雖然也可通過網(wǎng)絡郵件傳輸，消除了物理距離的限制，但在合同審批中各職能部門的風險審查難以溝通，一些合同中發(fā)現(xiàn)的問題重復提出。而進行了合同管理信息化后，這些問題都可以解決，合同信息化利用信息網(wǎng)絡實現(xiàn)遠程辦公，不僅提高了傳輸速度，有效節(jié)約時間，同時，文本實現(xiàn)網(wǎng)絡共享，實現(xiàn)了部門聯(lián)動，減少了部門審查核對時間，提高了工作效率。通過信息系統(tǒng)，相關業(yè)務人員可以從大量的信息收集、文件制作、資料整理等事務中解放出來，將大部分時間投入到專業(yè)分析等業(yè)務工作中，將進一步優(yōu)化管理，節(jié)約管理成本，提高經(jīng)濟效益。
五、合同管理信息化能夠科學高效管理合同數(shù)據(jù)，及時反映項目經(jīng)營狀況。
傳統(tǒng)合同管理模式中由于缺少一個系統(tǒng)的信息化管理手段的支持，很難及時真實反饋相關數(shù)據(jù)，也無法通過數(shù)據(jù)反映企業(yè)經(jīng)營管理中一些真實狀況。通過合同管理信息化系統(tǒng)，可以科學高效地管理合同信息數(shù)據(jù)。項目合同中每個系統(tǒng)都要有預警數(shù)據(jù)線，項目成本超出報警、項目超付款報警、項目欠付款數(shù)額達一定比例報警等等，這些信息數(shù)據(jù)多角度反映項目合同管理情況，從而及時發(fā)現(xiàn)和預警法律風險，能預知風險，及早制定對策，出現(xiàn)糾紛時盡早介入，努力化解矛盾。從而使合同管理信息化在防范經(jīng)營風險中發(fā)揮著重大的作用。
六、結語
第一部分 總則
第一條 為了加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財務報銷行為,倡導一切以業(yè)務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。
第二條 本制度根據(jù)相關的財經(jīng)制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、工程相關支出及專項支出等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。
第三條 本制度適用公司全體員工。
第二部分 借支管理規(guī)定及借支流程
第四條 借款管理規(guī)定
(一) 出差借款：出差人員憑審批后的《出差申請表》按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。
(二) 其他臨時借款，如業(yè)務費、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應及時報帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。
(三) 各項借款金額超過5000元應提前一天通知財務部備款。
(四) 借款銷賬規(guī)定：(1) 借款銷帳時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經(jīng)主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷帳;(2)借領支票者原則上應在5個工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。
(五) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個人借款從工資中扣回。
第一條 借款流程
(一) 借款人按規(guī)定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致，不得涂改)、支票或現(xiàn)金。
(二) 審批流程：主管部門經(jīng)理審核簽字→財務經(jīng)理復核→總經(jīng)理審批。
(三) 財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續(xù)。
第三部分 日常費用報銷制度及流程
第二條 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內(nèi)，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。
第三條 費用報銷的一般規(guī)定
(一) 報銷人必須取得相應的合法票據(jù)(相關規(guī)定見發(fā)票管理制 度),且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名。
(二) 填寫報銷單應注意:根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應單據(jù);嚴格按單據(jù)要求項目認真寫，注明附件張數(shù);金額大小寫須完全一致(不得涂改);簡述費用內(nèi)容或事由。
(三) 按規(guī)定的審批程序報批。
(三) 報銷5000元以上需提前一天通知財務部以便備款。
第四條 費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單→ 須辦理申請或出入庫手續(xù)的應附批準后的申請單或出入庫單→部門經(jīng)理審核簽字→財務部門復核→總經(jīng)理審批→到出納處報銷。
第五條 差旅費報銷制度及流程。
(一) 費用標準:
職 務
交通工具
住宿標準
伙食標準
外埠市內(nèi)交通費用
一般員工
火車硬臥
120元/天
30元/天
30元/天
部門負責人
火車硬臥
150元/天
40元/天
40元/天
總經(jīng)理助理
飛機
200元/天
50元/天
50元/天
總經(jīng)理及以上
飛機
實報實銷
實報實銷
實報實銷
(二)費用標準的補充說明：
1. 住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，不予補償;超出住宿標準部分由員工自行承擔。
2. 實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返京時間為準，12：00以后出發(fā)(或12：00以前到達)以半天計，12：00以前出發(fā)(或12：00以后到達)以一天計。
3. 伙食標準、交通費用標準實行包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結算，原則上采用額度內(nèi)據(jù)實報銷形式，特殊情況無相關票據(jù)時可按標準領取補貼。
4. 宴請客戶需由總經(jīng)理批準后方可報銷招待費，同時按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣減出差人當天的伙食補貼。
5. 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。
(三) 報銷流程
1. 出差申請：擬出差人員首先填寫《出差申請表》，詳細注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預計差旅費用項目等，出差申請單由總經(jīng)理批準。
2. 借支差旅費：出差人員將審批過的《出差申請表》交財務部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。
3. 購票: 出差人員持審批過的出差申請復印件，到行政部訂票(原則上機票一律用支票支付，特殊情況不能用支票的，需事先書面說明情況，經(jīng)審批人簽字后報財務備案)。
4. 返回報銷：出差人員應在回公司后五個工作日內(nèi)辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標準填寫《差旅費報銷單》，部門經(jīng)理審核簽字，財務部審核簽字，總經(jīng)理審批;原則上前款未清者不予辦理新的'借支。
第六條 電話費報銷制度及流程
(一) 費用標準
1. 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質(zhì)和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準見行政部相關管理制度規(guī)定。
2.固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。
(二)報銷流程
1、 公司人力資源部每月初(10日前)將本月員工手機費執(zhí)行標準(含特批執(zhí)行標準)交財務部。
2、 財務部通知員工于每月中旬(20日前)按話費標準將發(fā)票交財務部集中辦理報銷手續(xù)。
3、 財務部指定專人按日常費用的審批程序集中辦理員工手機費報批手續(xù)。
4、 員工到財務部出納處簽字領款(每月25日前)。
5、 固定電話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經(jīng)理批示處理辦法。
第十一條 交通費報銷制度及流程
(一) 費用標準：
(1)員工因公需要用車可根據(jù)公司相關規(guī)定申請公司派車，在沒有車的情況下經(jīng)行政部車輛管理人員同意后可以乘坐出租車;
(2)市內(nèi)因公公交車費應保存相應車票報銷。
(二) 報銷流程
1. 員工整理交通車票(含因公公交車票)，在車票背面簽經(jīng)辦人名字，并由行政部派車人員簽字確認，按規(guī)定填好《交通費報銷單》。
2. 審批:按日常費用審批程序?qū)徟?/p>
3. 員工持審批后的報銷單到財務處辦理報銷手續(xù)。
第十二條 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程
(一)管理規(guī)定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司行政部統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負責。
(二)報銷流程
1.購置申請: 公司行政部每季度根據(jù)需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資產(chǎn)管理辦法規(guī)定報批。
2.報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)(包括結賬小票)交財務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。
3.費用歸集：財務部按月根據(jù)行政部提供的各部門領用金額統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關費用。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。
第十三條 招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程
(一)費用標準
1. 招待費：為了規(guī)范招待費的支出，大額招待費應事前征得總經(jīng)理的同意。
2. 培訓費:為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送人力資源。人力資源根據(jù)實際需要編制培訓計劃報總經(jīng)理審批。
3. 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫《資料申請表》，在報銷前必須到行政部資料管理人員處進行登記(資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字)。
4.其他費用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付。
( 二)報銷流程：
1. 招待費由經(jīng)辦人按日常費用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)。
2.培訓費由人力資源部人員根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。
3.資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序?qū)徟蟮膱箐N單及申請表到財務處辦理報銷手續(xù)。
4.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。
第四部分 工薪福利及相關費用支出制度及流程
第十四條 工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規(guī)定執(zhí)行。
第十五條 工薪福利支付流程
(一) 工資支付流程：(1)每月20日由人力資源部將本月經(jīng)公司總經(jīng)理審批后的工資支付標準(含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息)轉(zhuǎn)交財務部;(2)總經(jīng)理提供職工月度獎金分配表;(3)財務部根據(jù)獎金表及支付標準編制標準格式的工資表;(4)按工薪審批程序?qū)徟?(5)每月25日由財務部通過銀行形式支付工資;(6)每月末之前員工到財務部領工資條并與工資卡內(nèi)資金進行核實。
(二)臨時工資支付流程同工資支付流程。
(三)社會保險及住房公積金支付流程：(1)由人力資源部將由公司總經(jīng)理審批后的支付標準交財務部進行相關的財務處理;(2)住房公積金由人力資源部按工薪審批程序申請轉(zhuǎn)帳支票支付;社會保險金由財務部協(xié)助人力資源辦理銀行托收手續(xù)，財務部收到銀行托收單據(jù)應交人力資源部專人簽字確認，若有差異應查明原因并按實際情況進行調(diào)整。
(四)其他福利費支出由公司人力資源部按審批后的支付標準填寫報銷單→經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認→財務經(jīng)理進行財務復核→報總經(jīng)理審批，審批后的報銷單及支付標準交財務部辦理報銷手續(xù)。
第五部分 專項支出財務報銷制度及流程
第十六條 專項支出主要包括軟件及固定資產(chǎn)購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。
第十七條 軟件及固定資產(chǎn)購置報銷財務制度及流程。
(一) 填寫購置申請：按公司《資產(chǎn)管理制度》相關規(guī)定填寫《資產(chǎn)購置申請單》并報批。
(二) 報銷標準：相關的合同協(xié)議及批準生效的購置申請。
(三) 結賬報銷：
(1)資產(chǎn)驗收(軟件應安裝調(diào)試)無誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單(經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單);
(2)按資金支出規(guī)定審批程序?qū)徟?
(3)財務部根據(jù)審批后的報銷單以支票形式付款;(4)若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。
第十八條 其他專項支出報銷制度及流程
(一) 費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用(含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用)支出。
(二) 費用標準：此類費用一般金額較大，由主管部門經(jīng)理根據(jù)實際需要向總經(jīng)理提交請示報告(含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等)，經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見后報董事長及其授權人審批。
(三) 財務報銷流程
1.審批后的報告文件到財務部備案，以便財務備款。
2.簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，(合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應注明付款方式等)。
3.付款流程：
(1)由經(jīng)辦人整理發(fā)票等資料并填寫費用報銷單(填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定);
(2)按審批程序?qū)徟褐鞴懿块T經(jīng)理審核簽字→ 財務復核 →總經(jīng)理審批;
(3)財務部根據(jù)審批后的報銷單金額付款;(4)若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。
第六部分 報銷時間的具體規(guī)定
第十九條 為了協(xié)調(diào)公司對內(nèi)、對外的業(yè)務工作安排，方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下：
1.財務報銷：公司財務部每周四為財務報銷日。若當月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于財務部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷。
2.借支及其他業(yè)務的不受以上的時間限制，可隨時辦理。
第七部分 附則
【關鍵詞】事后合同；成因；危害；預防
企業(yè)作為市場經(jīng)濟活動的主體之一，一切生產(chǎn)經(jīng)營活動都要通過合同來實現(xiàn)。合同管理成為一項綜合性工作，涉及到企業(yè)的方方面面。能否實現(xiàn)合同的高效管理，把好合同關，成為企業(yè)能否健康發(fā)展的重要因素之一。
大慶石化公司物資供應中心是承擔著大慶石化公司生產(chǎn)建設物資的采購、接運、倉儲、供貨任務的服務型單位。多年來由于市場工期緊、配套保障難以到位、內(nèi)部管理鏈條長等多種原因，先辦業(yè)務后補簽合同的情況時常出現(xiàn)，給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動埋下很大隱患。
一、事后合同的成因及危害
合同的履行日期早于合同生效日期所形成的合同，統(tǒng)稱為事后合同。事后合同發(fā)生的原因主要有以下四方面：一是公司各項管理不協(xié)調(diào)，比如計劃或預算下達遲延、管理流程不合理。二是承辦單位的自身原因。有的是故意不簽訂合同；有的是不了解、不習慣事前簽訂合同；有的是不知道如何簽訂合同。三是合同管理制度、流程和合同管理人員的原因。如合同審查審批流程過長，審查審批人員超時限審批；部分合同管理人員系統(tǒng)操作不熟練、不及時等。四是在有些交易行為中我方處于弱勢地位，被迫接受先履行后補簽合同。通過對事后合同原因的分析，因主觀原因造成的事后合同、部分客觀原因造成的事后合同通過努力是可防可控并且可以避免的，少部分因客觀原因造成的事后合同，很難做到事前簽訂合同。
事后合同是粗放管理的體現(xiàn)，說明企業(yè)整個經(jīng)營管理制度和流程不夠協(xié)調(diào)統(tǒng)一，企業(yè)管理活動與生產(chǎn)經(jīng)營實際不相適應，管理目的沒有實現(xiàn)，如果事后合同處理不好，真的引起糾紛，對整個大慶石化公司的影響很大。
二、預防事后合同發(fā)生的方式
近年來，物資供應中心按照大慶石化公司的整體部署和要求，充分發(fā)揮合同綜合管理職能，切實把合同管理作為規(guī)范管理、提高水平、降低風險的一項重要舉措，有針對性地采取多項措施，認真組織開展事后合同專項治理工作，取得了一定成效。
1、加強合同系統(tǒng)培訓學習。合同業(yè)務人員的業(yè)務素質(zhì)，直接關系到大慶石化公司的合同管理水平。由于合同業(yè)務人員工作變動頻繁，為保證合同簽訂工作的順利開展，我們通過采取集中培訓與工作中輔導相結合的原則，對合同業(yè)務人員進行系統(tǒng)的應用培訓，加強合同業(yè)務人員的業(yè)務知識、法律知識的學習，并對事后合同的概念及法律風險進行分析講解，有效提高了合同業(yè)務人員的系統(tǒng)應用能力和水平。
2、加強合同流程跟蹤監(jiān)控。大慶石化公司物資供應中心發(fā)揮信息化、標準化管理優(yōu)勢，開展流程提示服務工作，督促相關人員及時處理系統(tǒng)內(nèi)的合同業(yè)務，運用信息化手段提高合同業(yè)務流程的執(zhí)行力，督促審查審批人員及時處理待辦的合同業(yè)務。對于申報簽訂的合同及時進行跟蹤監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給合同承辦人員，隨時解決合同簽訂過程中存在的問題，保證合同審查審批流程運行順暢，合同管理的工作效率和運行質(zhì)量顯著提高。
一、引言
隨著大數(shù)據(jù)、云會計[ 1 ]、移動互聯(lián)網(wǎng)等新興技術的發(fā)展與應用，從2012年開始，重慶海事局持續(xù)建設以財務集中核算為核心業(yè)務的財務云平臺。2013年制定了《重慶海事局經(jīng)濟合同管理辦法（試行）》，并根據(jù)財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡稱《內(nèi)控規(guī)范》），開發(fā)了“經(jīng)濟合同管理子系統(tǒng)”，初步實現(xiàn)了合同管理內(nèi)部控制信息化，為實現(xiàn)單位合同控制目標、降低合同風險、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保證。
在合同從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變到信息化管理的過程中，信息網(wǎng)絡化對信息質(zhì)量提出了更高的要求[ 2 ]，因此近年來學者們一直關注信息技術如何影響合同管理的問題。閆秀杰[ 3 ]認為合同款收付進度是判斷合同履行風險的重要參考證據(jù)，可以從會計核算角度，增設“合同”輔助核算方式對合同款收付涉及的會計業(yè)務進行獨立歸集，實現(xiàn)合同款收付過程明細管理。劉華等[ 4 ]認為可以應用知識管理的理論與方法構建合同管理信息平臺，其原理是以網(wǎng)絡為基礎，在總的合同管理信息平臺下構建合同庫、知識庫、專家?guī)旌椭R交流中心四個模塊。馬穎[ 5 ]認為建立合同內(nèi)部控制系統(tǒng)的過程是以控制為導向，使其在制度安排上更注重在合同準備、簽訂、履行及履行后的過程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動態(tài)風險在每個過程中都有相應的控制手段發(fā)揮作用，成為一個適時的動態(tài)過程控制系統(tǒng)。
綜觀現(xiàn)有研究，這些文獻主要是從合同管理的信息化手段、系統(tǒng)構建、控制方法等方面進行研究，很少涉及從信息化的角度去探討行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制問題。鑒于此，本文以重慶海事局基于財務云平臺的合同管理系統(tǒng)為研究對象，通過實地調(diào)研重慶海事局的合同管理內(nèi)部控制情況，然后從信息系統(tǒng)的角度去研究探討合同管理存在的內(nèi)部控制問題，并提出基于信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制改進及優(yōu)化措施。
二、重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及問題分析
（一）合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀及業(yè)務流程
重慶海事局是交通運輸部設置在長江干線負責重慶段水上安全監(jiān)督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執(zhí)法機關，下設12個海事處及26個海事執(zhí)法大隊。該單位于2013年7月1日起實施《重慶海事局經(jīng)濟合同管理辦法（試行）》，對合同的類型及合同簽訂主體、合同的管理、合同的簽訂、合同的履行、合同的變更與解除、合同的保管及法律責任等作出了詳細規(guī)定，基本形成了合同管理的內(nèi)部控制體系。
重慶海事局將合同管理主要分為合同訂立、合同履行和合同檔案管理三個階段。目前，合同訂立階段仍使用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)媒介流轉(zhuǎn)的方式進行，合同履行和合同檔案管理兩個階段已經(jīng)實現(xiàn)信息化管理。基于財務云平臺的合同管理，結合智能終端APP應用，實現(xiàn)了合同的移動審批、實時查詢和執(zhí)行分析等功能，解決了因為下屬機構眾多、地理位置分散而導致合同無法集中管理所帶來的風險。通過線下的經(jīng)濟合同調(diào)查、談判和在財務云平臺線上執(zhí)行合同錄入、審批、歸檔及查詢等，基本達到了重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標。重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的具體流程如圖1所示。
目前，重慶海事局的合同訂立階段在線下進行，由合同承辦部門具體負責經(jīng)濟合同的前期準備、調(diào)查、談判及文本的起草。合同起草完成后，以《重慶海事局經(jīng)濟合同審查表》為流轉(zhuǎn)媒介進入審批流程，相關職能審查部門負責人審查后再由復核小組進行審核，之后簽訂經(jīng)濟合同。合同履行階段流程由基于財務云平臺的合同管理系統(tǒng)進行，由合同承辦人通過“合同錄入”功能在合同簽訂完畢后錄入合同簽約對象的信息、金額、編號、日期等基本數(shù)據(jù)，并將合同文本及相關資料通過掃描的方式上傳到云平臺上以附件的形式保存，同時填寫合同的收支計劃并設置到期提醒功能。在計劃收支時間的前十日，系統(tǒng)會自動提示財務會計處的財務人員進行合同款項收付操作，根據(jù)項目的進度由相關負責人審批復核完成之后由財務人員向簽約對象收付款。履行完合同中明確的各項義務之后，財務會計處進行項目結算，由合同承辦部門進行歸檔操作。
經(jīng)濟合同相關職能審查部門及合同復核小組成員可以借助智能手機或平板電腦等移動智能終端通過APP應用隨時完成合同的審核，合同經(jīng)辦人員及財務人員也能夠隨時接入云平臺，實時查詢合同執(zhí)行進度，借助臺賬圖表等多維度分析合同履行情況，獲取合同信息，極大地提高了合同管理內(nèi)部控制的水平和效率。
（二）合同管理內(nèi)部控制存在的問題分析
合同的履行階段和檔案管理階段已經(jīng)通過云平臺初步實現(xiàn)對合同的信息化管理，但是合同管理內(nèi)部控制仍然存在下面的問題。
1.云平臺未實現(xiàn)合同調(diào)查信息化，存在無法有效分析簽約對象資信的風險
簽約對象的資信調(diào)查是簽約前一項非常重要的工作，該工作的落實可確認簽約對象是否有能力履行合同，從而降低交易風險。在進行合同前期調(diào)查時，基本上都是以傳統(tǒng)的方式在網(wǎng)上收集調(diào)查對象的資料或進行實地考察訪問，再進行主觀判斷其財產(chǎn)狀況、生產(chǎn)能力、經(jīng)營能力等。使用這種方式進行合同調(diào)查，比較主觀，容易受個人偏好影響而導致判斷失誤，最終可能使單位面臨較大的合同風險。重慶海事局雖然構建了云平臺，卻沒有充分利用云平臺的數(shù)據(jù)資源及大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術來構建合同調(diào)查對象的資信主題數(shù)據(jù)庫，以數(shù)據(jù)為依據(jù)客觀、全面地分析簽約對象的資質(zhì)、誠信度、業(yè)務能力和履約能力等資信情況。雖然重慶海事局的業(yè)務和合同類型都相對比較單一，并且有較穩(wěn)定的合作對象，但是一旦面臨新的合作對象，若未對簽約對象的資信情況進行全面分析，就會給合同的簽訂、履行埋下隱患，增大可能承擔經(jīng)濟損失的風險。
2.云平臺不能及時反映項目執(zhí)行進度，風險預警能力較弱
目前，重慶海事局的合同履行階段基于云平臺進行，利用合同管理系統(tǒng)可以實時查詢所有合同的執(zhí)行進度，在很大程度上解決了未實現(xiàn)信息化管理之前無法隨時了解每個合同執(zhí)行進度的問題。但是，由于風險的發(fā)生可能存在于合同管理的各個階段，訂立階段可能面臨合同條款存在漏洞、履行階段面臨逾期支付款項、檔案管理階段面臨合同或相關資料丟失的風險等，這就需要云平臺有一套較完備的評價機制對合同進行全生命周期的風險管理。在合同履行階段系統(tǒng)設計了“到期提醒”的風險防控功能，雖然利用該功能可以根據(jù)計劃收付款時間自動判斷并于十日前提示工作人員收付款項，但是由于系統(tǒng)無法主動監(jiān)控項目的執(zhí)行進度，存在項目進度和計劃收付款項進度不符的情況，使得到期提醒功能無法發(fā)揮其價值。因此，合同款項收付時間仍然由人為控制，逾期支付的現(xiàn)象還是可能出現(xiàn)，風險得不到控制時就會導致單位經(jīng)濟利益受損或面臨訴訟的風險。
3.云平臺上合同管理相關數(shù)據(jù)資源價值挖掘不夠，風險防控水平較差
大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)被視為新的生產(chǎn)要素會反饋到合同業(yè)務活動中，是進行合同管理決策、風險預測與規(guī)避的重要依據(jù)。重慶海事局合同管理涉及政府采購、建設項目、國有資產(chǎn)等多個業(yè)務板塊，這些業(yè)務過程都在云平臺上運行，形成了大量有價值的數(shù)據(jù)。盡管在重慶海事局利用云平臺對合同進行管理后，臺賬中的分析圖表功能可以很方便、直觀地為管理者提供多維分析，合同管理的效率和決策水平得到了一定程度的提高，但由于云平臺中合同管理只是圍繞其業(yè)務過程進行，對掃描版合同文檔中的文本、圖片、圖表等非結構化數(shù)據(jù)的利用不足，并沒有從大數(shù)據(jù)分析的角度去實施合同的電子檔案管理，因此對數(shù)據(jù)價值的挖掘還不夠，致使合同管理風險防控能力較弱。
三、基于財務云平臺的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進
重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標是實現(xiàn)合同管理的合規(guī)性與風險管控。根據(jù)合同管理的生命周期，結合財務云平臺設計，簡單地將重慶海事局合同管理系統(tǒng)分為合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同履行后四個階段，分別?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相關票據(jù)文件管理、風險預警、消息提示、合同檔案管理、統(tǒng)計與評估、合同查詢等功能，如圖2所示。
下面，針對重慶海事局合同管理內(nèi)部控制中存在的問題，結合財政部頒布的《內(nèi)控規(guī)范》中的合同控制內(nèi)容和合同全生命周期管理過程，基于現(xiàn)有云平臺中的合同管理系統(tǒng)功能應用，財務云平臺的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進流程如圖3所示。
主要從簽約對象資信的調(diào)查、合同草稿的擬定與初審、合同風險預警及風險防范等方面重點闡述基于財務云平臺對合同管理內(nèi)部控制的優(yōu)化與改進措施。
（一）利用大數(shù)據(jù)技術構建資信主題數(shù)據(jù)庫，全面分析簽約對象的資信情況
在合同簽訂前的合同調(diào)查階段，借助大數(shù)據(jù)技術拓寬數(shù)據(jù)采集來源，從云平臺和互聯(lián)網(wǎng)上采集到不局限于傳統(tǒng)的合同調(diào)查對象資信數(shù)據(jù)，包括云平臺上記錄的簽約對象的基本信息、相關項目、相關合同和資金統(tǒng)計、合同執(zhí)行進度、款項收付計劃執(zhí)行進度、合同狀態(tài)、金額分布統(tǒng)計等數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)上關于合同調(diào)查對象的財務報表、納稅信息、業(yè)務活動等半結構或非結構數(shù)據(jù)。所有關于合同調(diào)查對象的數(shù)據(jù)被系統(tǒng)地收集、存儲，利用大數(shù)據(jù)對海量的數(shù)據(jù)源做分類處理，整合構建資信主題數(shù)據(jù)庫，為大數(shù)據(jù)資信分析做基礎，使對簽約對象的資信調(diào)查更加科學、全面、準確。
同時，通過運用大數(shù)據(jù)技術對簽約對象的資質(zhì)、信譽和能力進行綜合評估，可以分析合同調(diào)查對象的競爭力和潛在風險，以此規(guī)范對合同調(diào)查對象的管理，在合同訂立階段為簽訂合同提供決策支持，規(guī)避合同風險。但是，對簽約對象的評級不能固化，可以根據(jù)其合同履行情況進行動態(tài)評價；對簽約對象的財務數(shù)據(jù)、業(yè)務數(shù)據(jù)等做采集、存儲、處理與分析，用信用等級來綜合評定簽約對象。
（二）增加及規(guī)范合同起草及初審功能，建立合同風險數(shù)據(jù)庫
在云平臺合同管理系統(tǒng)中增加合同起草功能，采用兩種方式實現(xiàn)合同信息的錄入。一是標準合同方式，使用者只需要在選擇合同類型之后填寫有關合同的關鍵性要素即可自動生成合同文檔；二是框架合同方式，將使用得比較頻繁的合同條款存入數(shù)據(jù)庫中，在起草時可將合同文檔按照通用框架列出，從數(shù)據(jù)庫中提取備選條款，即可通過選擇框架和合同條款后快速完成自定義合同的生成。為了防止合同內(nèi)容填寫不完整和不規(guī)范，增加了對合同草稿的初次審批流程。系統(tǒng)可以自動檢索數(shù)據(jù)庫及合同樣本，通過預先設定的規(guī)范條例等初審合同文本，輔助合同起草人補充完善文本內(nèi)容，避免提交審核后被退回，從而節(jié)省時間成本。例如，合同起草人完成合同錄入后，系統(tǒng)將文本內(nèi)容與標準化模板進行對比，對于存在規(guī)定但未填寫或者填寫有錯誤的地方給出提醒消息。
由于不同類型的合同風險點不一致，利用信息技術可以使系統(tǒng)基于合同分類來梳理不同環(huán)節(jié)的風險點和初審要素。在合同管理系統(tǒng)中，對重慶海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同進行風險梳理，然后形成風險數(shù)據(jù)庫，并存儲在云平臺中。這樣，系統(tǒng)進行初審后可以在合同審核流程的每個環(huán)節(jié)提醒相關職能部門的審核人員及復核小組成員在該環(huán)節(jié)需要重點防范的風險，這個過程需要界定審核過程中不同部門的審核職責，以降低合同訂立過程中的風險。例如，在合同管理系統(tǒng)中通過對合同類別進行區(qū)分后，按重慶海事局“三重一大”所界定的一定金額，系統(tǒng)會將此類合同自動傳輸?shù)接嘘P職能部門負責人進行審批。合同審批過程中流經(jīng)的具體審批部門會根據(jù)合同的類型及金額限定而有所不同，其流經(jīng)的具體審批步驟要求也會根據(jù)合同的類型有所差異。此外，系統(tǒng)存在審批流程而審批人未執(zhí)行該操作時，就會以待辦事項做出自動提示。
（三）建立合同執(zhí)行跟蹤機制，設計差異化的系統(tǒng)風險提示與預警功能
在云平臺的合同管理系統(tǒng)中增加合同實施進度階段信息錄入，建立合同執(zhí)行跟蹤機制，在合同管理各個階段的關鍵節(jié)點設置提醒來防控風險，實現(xiàn)對合同的全生命周期動態(tài)監(jiān)管。系統(tǒng)在關鍵節(jié)點推送消息提醒，借助智能手機或平板電腦等移動智能終端以郵件、短信或者消息的形式提醒相關人員及時跟進履行進度，規(guī)避合同履行風險。根據(jù)合同類型的差異，可以采用預警逐漸升級的方法對超期的合同做不同程度的提醒，使相關人員知曉合同的執(zhí)行情況，防范合同違約的風險。
合同履行過程中，根據(jù)合同中的具體條款會生成收付計劃，并通過系統(tǒng)對合同中界定的責權利及完成情況進行監(jiān)控，具體包括合同款項收付提醒、實際收付執(zhí)行情況記錄和項目執(zhí)行情況。對合同款項收付時間和收付金額需要進行嚴格控制，及時提醒按照合同計劃進行收付。通過對合同起草階段的信息化，將《內(nèi)控規(guī)劃》嵌入合同管理過程，實現(xiàn)從合同的錄入登記、審批、履行管理、監(jiān)控執(zhí)行、評估、查詢、統(tǒng)計等全生命周期的信息化作業(yè)模式，可以幫助實現(xiàn)合同的全流程規(guī)范化管理控制目標。
（四）強化合同管理全過程的數(shù)據(jù)分析與利用，提高合同管理風險防控水平
重慶海事局可以運用計算機、網(wǎng)絡技術實現(xiàn)合同的電子檔案管理，將合同文本及相關資料以文字、圖像等電子文件儲存在云上，為大數(shù)據(jù)分析提供海量的結構化、半結構化和非結構化的數(shù)據(jù)。對合同管理數(shù)據(jù)進行深度分析時，可以利用網(wǎng)絡爬蟲、Web信息采集和ETL等信息采集處理技術從互聯(lián)網(wǎng)和云平臺上獲取不同維度的目標數(shù)據(jù)集，再應用數(shù)據(jù)清洗、自動分類的方法把數(shù)據(jù)分別劃成不同的類別，然后對這些數(shù)據(jù)按采購人合同管理水平分析、合同執(zhí)行效率分析和簽約對象資信分析等主題劃分。例如，重慶海事局需要對合同管理風險進行分析，根據(jù)合同全過程管理的要求，針對采購合同的主要業(yè)務領域展開數(shù)據(jù)分析，分析合同在簽約對象調(diào)查、審核簽約、履行及歸檔各個階段所涉及的關鍵數(shù)據(jù)信息，通過統(tǒng)計分析合作對象資信情況、審查復核簽署管理、變更管理、合同執(zhí)行進度、合同款收付進度、合同檔案管理、資金統(tǒng)計等不同?h節(jié)的具體指標，對合同風險進行全面分析評價，并為合同風險管控提供輔助決策支持。
關鍵詞：應收賬款；控制；建議
筆者所在的單位是國務院國資委管理的大型央企—中國建筑材料集團有限公司的核心企業(yè)，國家重點扶持的特大型水泥集團——中國聯(lián)合水泥集團有限公司（以下簡稱“公司”）。公司擁有全資及控股大型水泥制造企業(yè)70余家，水泥年產(chǎn)能達1億噸，總資產(chǎn)近600億元人民幣。隨著產(chǎn)能規(guī)模的不斷增加，公司銷售業(yè)務大幅增長，為提高資金使用效率，防范經(jīng)營風險，特對水泥業(yè)務銷售收款控制提出如下建議：
一、明確在銷售收款過程中各有關單位職責
公司運營管理部：制定銷售政策；掌握各運營管理區(qū)、各企業(yè)收款動態(tài)；督促各運營管理區(qū)、各企業(yè)按時足額收回貨款。公司資產(chǎn)財務部：定期分析貨款回收對資金的影響；監(jiān)督各企業(yè)規(guī)范銷售、及時收款。企業(yè)營銷中心：按月編制銷售及回款預算；嚴格執(zhí)行公司銷售政策；負責客戶管理；簽訂銷售合同；負責貨款的對賬、催收；建立完整的銷售臺賬、收款臺賬、欠款臺賬。企業(yè)財務部：按制度規(guī)定確認收入實現(xiàn)和貨款回收；嚴格執(zhí)行信用管理制度、賒銷政策；定期與營銷中心和客戶核對應收款項余額，負責匯總分析和定期反饋應收款項賬齡、增減變動和逾期情況，通知并協(xié)助營銷中心進行賬款催收。
二、規(guī)范銷售收款方式及收款流程
按銷售收款時間將銷售收款類型劃分為現(xiàn)銷及賒銷。
（1）現(xiàn)銷收款方式及收款流程。對于水泥熟料的銷售業(yè)務原則執(zhí)行“款到發(fā)貨”的現(xiàn)銷政策。現(xiàn)銷業(yè)務流程為：1）營銷中心接受客戶要貨申請后，根據(jù)銷售政策確定給予客戶的銷售價格等銷售條件，并依據(jù)銷售條件編制銷售審批單；2）銷售政策范圍內(nèi)銷售審批單經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理批準后生效；與銷售政策有差異的銷售審批單須由企業(yè)總經(jīng)理、財務總監(jiān)、營銷中心總經(jīng)理等有關人員聯(lián)合批準后生效；3）如需簽訂合同，則根據(jù)銷售條件與客戶簽訂合同；4）企業(yè)財務部門對銷售審批單、銷售合同進行復核，收取貨款，開具發(fā)票；5）發(fā)貨部門根據(jù)有關銷售單證和已收款憑證，向客戶發(fā)貨；6）企業(yè)財務部門根據(jù)有關單據(jù)確認銷售收入，并進行會計記錄和賬務處理，營銷中心登記銷售臺賬。現(xiàn)銷業(yè)務要求：1）現(xiàn)銷業(yè)務結算原則以現(xiàn)金、支票、銀行匯款、銀行承兌匯票為主，避免收取商業(yè)承兌匯票、長期大額銀行承兌匯票和實物抵賬。2）若客戶確需以銀行承兌匯票結算，須按照當期承兌匯票貼現(xiàn)率加價。3）月度銀行承兌匯票收款比例不得高于當月現(xiàn)銷收入的30%。4）超過當月現(xiàn)銷收入30%以上的銀行承兌匯票收款及其他抵賬方式收款須經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理、財務總監(jiān)、營銷中心總經(jīng)理等有關人員聯(lián)合批準后執(zhí)行。
（2）賒銷收款方式及收款流程。對于水泥熟料的銷售業(yè)務須嚴格控制賒銷比例。賒銷業(yè)務流程為：1）營銷中心負責編制賒銷客戶檔案，包括賒銷客戶經(jīng)營業(yè)務領域、管理水平、財務狀況、以往信用記錄等信息，并定期更新；2）營銷中心依據(jù)賒銷客戶檔案制定賒銷客戶信用政策，編制信用客戶清單，并經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理、企業(yè)財務總監(jiān)、營銷中心總經(jīng)理等相關人員聯(lián)合審批后生效，同時提交企業(yè)財務部備查；3）營銷中心接受客戶要貨申請后，根據(jù)企業(yè)銷售政策確定給予客戶的銷售價格、信用期限、付款細則等賒銷條件，擬定銷售合同條款，編制信用客戶銷售審批單；4）銷售政策范圍內(nèi)的信用客戶銷售審批單及銷售合同經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理批準后生效；與銷售政策有差異的信用客戶銷售審批單及銷售合同須由企業(yè)總經(jīng)理、財務總監(jiān)、營銷中心總經(jīng)理等有關人員聯(lián)合批準后生效；5）所有賒銷業(yè)務，不論金額大小，必須與信用客戶簽訂銷售合同，賒銷業(yè)務銷售合同模版須經(jīng)公司法律顧問審核，在公司備案；6）營銷中心依據(jù)審批后的信用客戶銷售審批單及銷售合同為客戶辦理發(fā)貨手續(xù)；7）企業(yè)財務部門對信用客戶銷售審批單、銷售合同進行復核后，依據(jù)發(fā)貨明細，確認收入，開具發(fā)票；8）發(fā)貨部門根據(jù)有關發(fā)貨明細，向客戶發(fā)貨；9）企業(yè)財務部門根據(jù)有關單據(jù)確認銷售收入，并進行會計記錄和賬務處理，基地銷售部登記銷售臺賬。賒銷業(yè)務要求：1）賒銷定價原則上應按照當期1年期貸款利率*賒銷期限進行加價。2）各企業(yè)應嚴格控制賒銷比例，原則當月賒銷比例不得超過當月銷售收入的2%，超過2%以上的賒銷業(yè)務須報經(jīng)公司批準后發(fā)生。3）各企業(yè)應嚴格控制賒銷期限，根據(jù)客戶資信制定信用賬期，原則賒銷期限不得超過3個月，超過3個月以上賒銷期限的賒銷業(yè)務須報經(jīng)公司批準后發(fā)生。4）對于不能按照銷售合同條款按時足額支付貨款的信用客戶，在上筆欠款未清償前，暫停新業(yè)務發(fā)生。5）對賒銷業(yè)務實行保證金管理方式，在發(fā)生賒銷業(yè)務時分別向銷售業(yè)務經(jīng)辦人員、權利審批人員收取保證金，按照收回賒銷賬款的時間及金額，同期、同比例退還有關人員保證金。對于銷售政策范圍內(nèi)的信用客戶發(fā)生的賒銷業(yè)務向銷售業(yè)務經(jīng)辦人員收取5%的保證金；對于與銷售政策有差異的信用客戶發(fā)生的賒銷業(yè)務分別向企業(yè)總經(jīng)理、營銷中心總經(jīng)理、銷售業(yè)務經(jīng)辦人員等有關人員收取5%的保證金。
關鍵詞：內(nèi)部控制；高校；合同管理
一、引言
隨著財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的實施，高校內(nèi)部控制建設得到重視，合同管理是其中一項重要內(nèi)容。經(jīng)濟合同內(nèi)部控制管理體系以防范經(jīng)濟損失、法律糾紛、名譽受損為目的，根據(jù)合同類型分類確定歸口管理部門和合同執(zhí)行部門；明確簽訂合同的業(yè)務和事項范圍以及合同授權簽署權限；明確合同擬定、審批、執(zhí)行、登記保管等環(huán)節(jié)的程序和要求；定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進合同有效履行；加強合同信息安全保密工作，切實維護學校的合法權益。隨著相關主管部門對教育經(jīng)費使用的規(guī)范化程度和使用績效的重視，經(jīng)濟合同管理日趨重要。
二、合同管理內(nèi)部控制的目標
1.合同內(nèi)部管理制度體系完整。合同實行歸口管理、分級負責，合同授權審批和簽署權限明確。合同業(yè)務所涉及的崗位設置合理，符合不相容崗位相分離原則，各崗位職責分工明確。合同歸口管理部門、財會部門與職能部門之間有暢通高效的溝通協(xié)作機制。2.合同調(diào)查充分。詳細調(diào)查合同相對方的主體資格，對其資信、信譽、經(jīng)營狀況及履約能力有明確的掌握。合同談判準備充分，合同內(nèi)容與條款按照自愿、公平原則經(jīng)過充分磋商，雙方權利義務和違約責任明確，確保實現(xiàn)業(yè)務目標，學校權益得到可靠保障。3.合同文本準確表達簽訂雙方的真實意思。合同文本有嚴格的審核程序，法律關系復雜或后果影響大的合同文本適用會審制度。合同審批簽署權限合理，有規(guī)范的授權制度，合同簽署在簽署人的權限范圍內(nèi)。合同用印程序規(guī)范合理。4.合同履行全程跟蹤監(jiān)督管理，確保得到全面有效履行。合同價款支付嚴格按照合同約定執(zhí)行。合同糾紛在合規(guī)合法的前提下及時得以解決，維護學校利益。合同執(zhí)行過程中，履約條件發(fā)生變化能夠及時根據(jù)需要得以調(diào)整。合同補充與變更的授權審批權限明確，報告及時。5.合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準確。合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準確，合同和相關資料被及時統(tǒng)計、分類、歸檔和妥善保管，合同信息安全保密工作到位，合同管理檢查評估機制健全，合同實現(xiàn)全過程封閉管理。
三、合同管理控制風險點
（1）合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，導致合同存在風險隱患。（2）對須報經(jīng)國家有關主管部門審查或備案的文本合同，未履行相應程序。（3）合同的授權審批權限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權或越權審批，可能造成學校經(jīng)濟損失和法律訴訟的風險。（4）合同文本擬人員和合同審核人員責任劃分不清晰，缺乏有效溝通和協(xié)調(diào)，導致合同審核人員發(fā)現(xiàn)的合同不當內(nèi)容和條款未能被糾正。（5）合同審核審批滯后，可能導致合同存在的問題不能被及時發(fā)現(xiàn)，造成學校經(jīng)濟損失和法律訴訟的風險。（6）合同的簽署權限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權或越權簽署合同，可能造成學校經(jīng)濟損失和法律訴訟的風險。（7）合同簽訂授權書缺少授權范圍、授權時間、授權人簽字蓋章及被授權人個人信息，可能導致被授權人濫用授權，造成學校經(jīng)濟損失或引起外部法律糾紛。（8）未按規(guī)定程序加蓋學校合同專用章，或未經(jīng)授權在合同上加蓋學校各二級單位的公章、合同專用章，可能造成學校經(jīng)濟損失或引起外部法律糾紛。（9）合同條款中存在未明確約定的事項或約定不當事項，沒有及時補充、變更協(xié)議，導致合同無法正常履行。（10）對合同履行缺乏有效的監(jiān)督，未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導致單位經(jīng)濟利益受到損失的情況；或未能采取有效措施彌補損失，致使單位遭受損失；或由于疏于管理，未能及時催收到期的合同款項等。（11）未能詳細登記合同的訂立、履行和變更情況。（12）未對合同履行情況進行有效監(jiān)督并跟蹤記錄，可能導致合同糾紛處理時無依據(jù)可追溯。（13）合同變更未按規(guī)定嚴格審核審批或者審核審批流于形式，可能導致合同無法正常履行，造成學校面臨經(jīng)濟損失和法律訴訟風險。（14）合同糾紛處理意見未經(jīng)審核，可能導致糾紛無法處理或處理不當，造成學校在訴訟或仲裁中處于不利地位。（15）合同及相關資料的登記制度不健全，可能導致合同登記混亂，合同序號不順，或未詳細登記合同的訂立、履行和變更情況，影響合同的正常履行和糾紛處理工作。（16）合同及相關資料歸檔不規(guī)范，可能導致合同資料丟失，影響合同的正常履行和糾紛處理的舉證工作。（17）因保管不當導致合同泄密，導致單位或國家利益遭受損失。
四、高校合同管理現(xiàn)狀
高校內(nèi)部控制體系建設開展時間短，無論是在理論還是在經(jīng)驗、意識方面都存在欠缺之處。1.在管理機制方面。大部分高校負責合同監(jiān)督管理的歸口管理部門、歸口管理職能不明確，缺少合同履行監(jiān)督機制，未對合同履行過程進行監(jiān)管。學校未建立適用于全校范圍內(nèi)的合同糾紛處理機制，無法對合同經(jīng)辦部門的合同糾紛處理提供指導，合同經(jīng)辦部門遇到合同糾紛自行處理而無需經(jīng)學校審核，可能因處置不當給學校帶來聲譽、法律、經(jīng)濟等損失。2.在合同訂立環(huán)節(jié)。同類型經(jīng)常性業(yè)務沒有制定統(tǒng)一文本的格式合同，不能有效規(guī)避合同文本擬定過程中的風險；對合同當事人資信狀況和履約能力調(diào)查不夠充分，容易造成履約困難的風險；在合同簽署環(huán)節(jié)無權越權簽訂合同，可能會造成合同失效、業(yè)務不能正常開展。3.在合同履行環(huán)節(jié)。各業(yè)務部門、職能部門各行其是，合同簽訂、審查、監(jiān)督、法務等工作分散進行，缺少統(tǒng)一管理，松散的管理方式極易導致合同履行方面的風險發(fā)生。比如合同違約條款未能按實際違約情況履行，分步實施的合同未能按既定時間節(jié)點履行到位，收入合同因不涉及預算支出考核而無人追討款項等情況。4.在合同管理內(nèi)部控制方面。由于對內(nèi)部控制的理論方法掌握不透徹，認為控制效果與控制流程的環(huán)節(jié)多少成正比，參與流程控制的部門環(huán)節(jié)越多，控制效果就越好。基于這種認識基礎之上的合同管理內(nèi)部控制，往往導致程序煩瑣、影響工作效率。同時參與控制流程的各部門相互依賴，反而影響內(nèi)部控制質(zhì)量。5.專于合同管理的人力資源匱乏。合同管理工作、內(nèi)部控制流程的實施，都要依靠具有相應專業(yè)能力的人力資源。高校經(jīng)濟業(yè)務、合同管理的參與者大多為教師兼任，除了部分專業(yè)技術崗位外，都較缺乏會計、審計、基建、法律等方面的專業(yè)知識，即使有足夠數(shù)量的業(yè)務培訓也難以達到較高的專業(yè)水準，往往導致內(nèi)控管理流于形式，控制質(zhì)量因為人力資源的匱乏而受到相當制約。6.合同管理內(nèi)部控制信息化建設滯后。沒有建立完善的內(nèi)部控制信息化平臺系統(tǒng)，將合同管理的相關業(yè)務流程和關鍵風險點控制嵌入到信息系統(tǒng)加以固化。即使使用了信息化的合同管理系統(tǒng)，也存在信息孤島的現(xiàn)象，單一地進行合同業(yè)務管理，沒有做到與其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，因此無法有效解決業(yè)務管理與內(nèi)部控制兩張皮現(xiàn)象。7.缺少對合同執(zhí)行過程的跟蹤管理。合同管理具有持續(xù)性、動態(tài)性的特征，尤其對履約階段多、時間跨度大的合同。目前的合同管理內(nèi)部控制，對合同磋商、簽訂及保管等方面關注較多，對履約過程關注不多，履約過程中主要依靠項目實施部門自我監(jiān)督，既是裁判員又是運動員，控制薄弱。
五、加強高校合同管理的對策與建議
（1）強化制度建設，明確合同歸口管理部門，組織對合同業(yè)務的統(tǒng)一管理，使得松散的合同管理工作形成有機的整體；由其負責擬定合同管理相關制度并監(jiān)督參與合同管理的各業(yè)務單位、職能部門嚴格執(zhí)行以確保合同管理水平；建立合同歸口管理部門主持、相關職能部門參與的合同履行過程監(jiān)督機制，對合同履行情況跟蹤管理；對于學校日常發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，牽頭相關業(yè)務部門制定學校統(tǒng)一條款、經(jīng)過相關職能部門尤其是法務部門審定的格式合同，規(guī)范合同簽訂。（2）加強對內(nèi)部控制理論的學習理解，全面把握合同管理過程中的關鍵風險點，區(qū)分不相容崗位，在此基礎上合理設計合同管理內(nèi)部控制流程，既要避免煩瑣的程序影響工作效率，也要確保流程的控制效果達到要求。同時，只有對內(nèi)部控制理論理解透徹，才能實現(xiàn)對內(nèi)控流程有目的、有方向的動態(tài)調(diào)整，推動內(nèi)部控制程序不斷優(yōu)化發(fā)展。（3）重視加強合同管理流程參與部門、人員的內(nèi)控意識、內(nèi)控能力培訓。任何系統(tǒng)、流程的運轉(zhuǎn)都離不開人的因素。人力資源在合同管理流程中既是實施控制管理的主體，又是被控制管理的客體。因此合同管理控制對參與其中的人員提出了更高的要求，不僅要求業(yè)務水平高的復合型人才，更要對內(nèi)部控制相關理論理解透徹，同時也要具備良好的內(nèi)部控制職業(yè)道德。（4）通過計算機系統(tǒng)的應用，將合同管理流程加以固化，既涵蓋了合同管理的整個生命周期，極大提高了合同管理業(yè)務的處理速度，也減少了差錯和舞弊的發(fā)生，從而更加規(guī)范、更加高效。同時通過信息化管理系統(tǒng)的運用，使合同業(yè)務相關數(shù)據(jù)規(guī)范管理、互聯(lián)互通，為高校實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)管理提供了良好的平臺支撐。
參考文獻
1.代利剛.高職院校合同管理現(xiàn)狀及對策分析.商業(yè)會計，2019（10）.
關鍵詞:企業(yè) 采購業(yè)務 內(nèi)部控制
存貨是指企業(yè)在日常活動中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程中或提供勞務過程中耗用的材料、物料等。內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務活動的有效進行，保護資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。存貨是企業(yè)流動資產(chǎn)的重要組成部分之一，是企業(yè)生產(chǎn)循環(huán)中重要的一環(huán)，而采購是存貨業(yè)務流程諸多環(huán)節(jié)中的重點環(huán)節(jié)之一。采購業(yè)務流程主要包括編制需求和采購計劃、采購申請、供應商的選擇、制定采購價格、采購合同的簽訂、驗收入庫、結算付款等環(huán)節(jié)。采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點，既是企業(yè)“實物流”的重要部分，又與企業(yè)”資金流“密切相關。企業(yè)采購的物資和商品，在很大程度上決定了企業(yè)的生存和發(fā)展，因而企業(yè)應建立采購業(yè)務的授權制度和審核批準制度，對存貨進行集中采購，實行物歸一口原則，建立健全采購業(yè)務的內(nèi)部控制，加強采購業(yè)務的管理。
一、編制需求和采購計劃
需求部門應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據(jù)需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權限和程序?qū)徟髨?zhí)行。需求部門在提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應商。采購計劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，企業(yè)應當根據(jù)發(fā)展目標的實際需要，結合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過高或過低。采購計劃應納入采購預算管理，經(jīng)相關負責人審批后，嚴格執(zhí)行。
二、建立健全采購申請制度
企業(yè)應建立采購申請制度，生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出采購申請。依據(jù)購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。具有請購權的部門對于預算內(nèi)采購項目，應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調(diào)整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再辦理采購申請手續(xù)。具備審批權限的部門或人員應嚴格審批采購申請。
三、供應商選擇制度
選擇供應商是企業(yè)采購業(yè)務流程中非常重要的環(huán)節(jié)。供應商選擇不當，可能導致采購物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。企業(yè)應建立科學的供應商評估和準入制度，對供應商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應商網(wǎng)絡。采購部門應當按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應商，在切實防范舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。
四、采購合同管理
企業(yè)應根據(jù)采購需要、確定的供應商、采購方式、采購價格等情況與供應商簽訂具有法律約束力的采購合同，該合同對雙方的權利、義務和違約責任等情況作出明確規(guī)定。對大宗商品的采購應當采用招投標方式并簽訂合同協(xié)議，一般商品的采購可以采用詢價或定向采購方式并簽訂合同協(xié)議。雙方協(xié)商簽訂的合同條款，應符合國家和企業(yè)的相關規(guī)定。
五、采購價格管理
企業(yè)應制定科學的采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。采購價格應遵循“三同三比”的原則，即同名稱、型號規(guī)格比質(zhì)量，同質(zhì)量比價格，同價格的比費用，分別采取詢價、招標、專家會審、最高限價等形式確定采購價格。
六、驗收入庫制度
企業(yè)應制定明確的采購驗收標準，各級驗收部門或人員、采購部門、請購部門應當根據(jù)規(guī)定的驗收制度和批準的合同訂單、合同協(xié)議等采購文件，對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關內(nèi)容進行嚴格驗收，以確保其符合合同相關規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財務部門。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關機構應當查明原因并及時處理。給企業(yè)造成損失的，采購部門要按照合同約定向有關單位進行索賠。
七、結算付款