時間：2023-05-31 14:56:07
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關鍵詞：會計檔案 管理 作用
1.前言
會計檔案為會計核算工作處理的專業(yè)資料，其映射出單位各項經(jīng)濟業(yè)務，具體涵蓋會計憑證、賬目、報表材料、信息化應用存儲軟件等。其屬于國家檔案資料的重要內(nèi)容之一，在企業(yè)、事業(yè)單位會計管理與經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮了核心價值作用。為此，強化會計檔案管理尤為重要，我們只有明晰其現(xiàn)實特征，針對管理階段中存在的問題制定科學有效的應對策略，方能激發(fā)會計檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升企事業(yè)單位核心競爭力。
2.會計檔案特征
會計檔案的形成需要應用會計核算手段，其同企事業(yè)單位從事的經(jīng)濟活動以及財務收支密切關聯(lián)，因而需體現(xiàn)科學專業(yè)性。會計核算主體應用賬戶的設置、填寫與管理憑證、記賬、經(jīng)營成本核算、資產(chǎn)清查管理與會計報表等方式，針對會計對象實施持續(xù)全面的詳細登記以及管理監(jiān)督。由此決定會計核算應體現(xiàn)實踐的嚴密性。
3.會計檔案核心作用
會計檔案為企事業(yè)單位從事會計分析以及審計核查必不可少的依據(jù)，因此其體現(xiàn)了優(yōu)質(zhì)的依據(jù)作用。同時會計檔案還體現(xiàn)了一定的憑證作用，可成為單位考察評估會計事項的有效證明材料。會計檔案可作為企事業(yè)單位探索經(jīng)濟發(fā)展、研究財政事務的優(yōu)質(zhì)資料，因此，可將會計檔案用作某個區(qū)域或機構(gòu)經(jīng)濟發(fā)展、財務管理的史料基礎。
4.會計檔案實踐管理中包含的問題
目前，企事業(yè)單位管理會計檔案工作中，體現(xiàn)了一定現(xiàn)實問題，即管理制度不全面。一些單位決策領導層忽略了會計檔案管理的重要性，沒有形成整體的會計檔案建檔、歸檔管理、查閱借還以及銷毀體制，進一步令會計檔案實踐管理體現(xiàn)出一定的無序性。對于檔案資料的裝訂也存在不規(guī)范性，一些企事業(yè)單位財務機構(gòu)，主體由管理檔案員工進行資料的裝訂，較易令檔案保存一段時間后，形成破損或丟失。再者，一些企事業(yè)單位保管會計檔案欠缺妥善性，令應用壽命顯著下降，沒有達到管理的標準期限。
5.強化會計檔案管理科學策略
5.1優(yōu)化會計檔案管理工作體制，完善裝訂立卷
為完善會計檔案管理，各企事業(yè)單位財務機構(gòu)人員，應正視會計檔案管理工作重要性，依據(jù)財政部門以及檔案管理機構(gòu)相關精神，就實際發(fā)展狀況，編制管理會計檔案工作機制。應就檔案的歸檔管理、立卷、查借歸還、管理期限、銷毀以及資料移交等制度進行細化明確，令其有據(jù)可依，逐步邁上科學管控的軌道。檔案資料的立卷裝訂為管理工作的起步階段，可為后續(xù)的優(yōu)化管理夯實基礎。為此，工作人員應提升責任感，依據(jù)會計檔案管理規(guī)定，將會計憑證按冊裝訂。應認真細致的核查原始會計憑證在裝訂粘貼過程中是否牢固，內(nèi)容是否完整，每冊厚度是否相同，應確保裝訂的完整、結(jié)實，同時體現(xiàn)一定的美觀性。
5.2規(guī)范會計檔案資料查借手續(xù)，做好移交管理
規(guī)范的會計檔案管理可預防信息資料的不良丟失，因此企事業(yè)單位財務機構(gòu)應創(chuàng)建細致全面的查借手續(xù)。內(nèi)部會計人員可進行直接的借閱。而他類部門員工與外單位員工在借閱時應履行詳細登記手續(xù)，填寫姓名、借閱的檔案信息以及時間，并簽字確認。在還回會計檔案之時，工作人員則應細致的檢驗，確認是否完好無損，有否存在涂改以及破壞資料的現(xiàn)象，預防會計檔案流通階段中的缺損、不完整、丟失以及泄露現(xiàn)象。財務部門應依據(jù)會計檔案管理規(guī)定，定期移交應予以歸檔的會計資料到管理檔案機構(gòu)，不應隨意進行封閉的保管。同時檔案部門應定期進行會計檔案資料的點收，履行工作職責，做好交接手續(xù)的辦理。對會計憑證檔案應按冊以及序號進行逐個清點，并遵循記賬要領進行賬簿的全面核實。同時應核查備案資料完整性，確保賬表一致、信息相符，提升會計檔案信息的真實性以及充實性。歸檔處理的各項會計檔案，應遵循原卷冊封袋的原則，倘若需要進行拆卷，則應聯(lián)合經(jīng)辦人一同負責整理，明確職責分工。
5.3科學開展會計檔案的綜合鑒定以及銷毀工作
做好會計檔案的綜合鑒定與銷毀工作尤為重要，應依據(jù)規(guī)范原則標準，對超期檔案信息進行再次評估，分析其應用價值。將不具保存效用的會計檔案全面剔除銷毀。實踐工作中應體現(xiàn)良好的科學性，檔案管理機構(gòu)應出具鑒定意見，并聯(lián)合單位會計部門構(gòu)建鑒定小組，進行全面細致的評估。資料需要銷毀時，應撰寫銷毀報告，填寫審批表格，報告之中應涵蓋鑒定評估檔案信息的具體時間，資料銷毀的總量以及簡要的內(nèi)容信息等，而后經(jīng)手人以及負責銷毀人員應履行必要的簽字蓋章手續(xù)。當銷毀報告通過審批后便可實施具體的銷毀，同時檔案以及財務部門應委派工作人員進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保安全、順利、高效的操作。
6.結(jié)語
總之，會計檔案資料信息量豐富，具有良好的應用價值。為此我們應明確其核心作用，針對實踐管理中存在的問題制定科學有效的應對策略，方能激發(fā)會計檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升其應用效率水平，為企事業(yè)單位的經(jīng)營建設、經(jīng)濟活動管理、創(chuàng)新探索提供科學參考依據(jù)，促進其實現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。
參考文獻：
[1]孟秀麗.淺談境外機構(gòu)會計檔案的歸檔管理[J].北京檔案，2011（5）
[2]孫紅雁、邱明東、王櫻樺.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].商業(yè)會計，2012（19）
一、會計檔案的定義和內(nèi)容
會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(一)會計憑證類:原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。
(二)會計賬簿類:總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。
(三)財務報告類:月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
二、會計檔案管理中存在的問題
(一)會計檔案保管不規(guī)范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管;有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案;有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案;還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。
(二)會計檔案立卷不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全;有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。
三、會計檔案管理存在問題的解決措施
(一)加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。由單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理的會計檔案，應嚴格按照會計檔案整理的有關規(guī)定，明確會計檔案的所有權是單位，單位會計機構(gòu)將會計檔案整理規(guī)范，在會計機構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設立檔案機構(gòu)的，應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。
(二)規(guī)范會計檔案立卷。 裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業(yè)務發(fā)生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。 年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表” 。
(三)規(guī)范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續(xù)。
(四)規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領導審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權債務為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領導。
(五)加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
(六)完善會計檔案管理的各項規(guī)章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續(xù)。實行會計委派制的地區(qū)和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份
(七)加大會計檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
參考文獻
[1]《中華人民共和國檔案法》.
[2]《中華人民共和國會計法》.
關鍵詞：會計檔案；管理
會計檔案是記錄和反應經(jīng)濟業(yè)務的專業(yè)材料，是重要的歷史材料和證據(jù)。具體的會計檔案是指機關、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟活動中直接形成會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等?！稌嫹ā泛汀稌嫽A工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等相關政策、法規(guī)都對會計檔案的界定、裝訂整理、保管使用、移交銷毀等內(nèi)容進行了明確的規(guī)定。但是由于各種原因，會計檔案在管理中還存在著問題，這些問題一直影響會計檔案管理水平的進一步提高。
1 對于會計檔案管理中存在的問題分析
1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致檔案管理職能缺失。許多單位只重會計業(yè)務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員，普遍存在一人多崗現(xiàn)象，對于財務檔案管理職能，則由專職會計人員擔任。這樣，在人員精力、主要工作職能與檔案管理發(fā)生沖突時，往往會以弱化檔案管理職能、降低檔案管理質(zhì)量為代價。這種現(xiàn)象，必然使得檔案質(zhì)量下降，不能嚴格按照會計檔案管理規(guī)定收集，保管、使用。
2.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高，特別是對原始憑證的審核與監(jiān)督不夠。原始憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生情況的重要資料和證據(jù)，它的真?zhèn)螞Q定著會計信息資料的正確性和準確性，由于社會上存在大量的制假票據(jù)現(xiàn)象，真假很難區(qū)分；其次對于發(fā)票收據(jù)的使用范圍沒有嚴格的界定，只要有稅務監(jiān)制章或財政監(jiān)制章，不論記載的內(nèi)容是否屬于票據(jù)的適用范圍，一律按合法的處理；再次會計從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，責任心等地差異，最終都導致不合法原始憑證在會計信息資料中普遍存在。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業(yè)道德，不堅持原則，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導致會計信息失真。
3.會計憑證填制、檔案裝訂、整理不規(guī)范。有的財務部門領導認為規(guī)范要求沒有太大的實際意義，導致會計憑證填制不規(guī)范，檔案資料裝訂松散，檔案標準不統(tǒng)一普遍存在，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
4.電子檔案管理不到位。隨著會計電算化的廣泛實施，電子檔案已經(jīng)成為會計檔案的重要組成部分。軟件的安裝的光盤、升級程序、定期備份的數(shù)據(jù)、電子報表等。由于財務工作人員不是專業(yè)的計算機管理人員，對于軟件及計算機的維護、數(shù)據(jù)的保護等工作的重要性認識不夠，認為都在電腦上存放著，不會出問題，不會丟失，但是一旦機器由于人為及自然災害受損，丟失的數(shù)據(jù)將無法彌補，造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。
2 提升會計檔案管理工作的有效對策
1.統(tǒng)一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規(guī)范管理?！稒n案法實施辦法》第五條指出：“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展?！薄稌嫏n案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。制定詳細的會計檔案管理崗位職責，在職責中明確崗位責任，制定崗位標準，提出崗位要求，以便真正把檔案用活用細用充分。
2.加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，各單位應該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內(nèi)容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育和培訓，才能針對經(jīng)濟活動中出現(xiàn)的新食物新問題找出不同情況情況下地業(yè)務處理規(guī)范。只有不斷組織學習和培訓，才能讓會計人員及時掌握業(yè)務的新形式和特點，針對性的提高業(yè)務水平和處理問題的能力。在會計檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得檔案相關信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到重要的作用。
3.規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領導審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關欄內(nèi)注明，直到由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權債務時為止。
4.結(jié)合會計電算化工作特點，制定電子檔案管理辦法。將軟件交檔案室保存；會計數(shù)據(jù)定期備份至少兩份，分別存放，存放時應注意磁性儲存介質(zhì)應該放置在遠離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護；在保存好電子數(shù)據(jù)的同時，將與之配套的文檔數(shù)據(jù)及時打印歸檔；安排軟件維護人員，定期對軟件進行維護、升級；安排專業(yè)計算機人員定期對計算機運行狀況進行檢測、查殺病毒；做好計算機硬件的配備工作，建立局域網(wǎng)絡，不要將安裝了財務軟件的計算機與互聯(lián)網(wǎng)直接相連。在近幾年財務會計檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計算機現(xiàn)在的會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復到舊的版本即可解決，但該問題的出現(xiàn)嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的資料文件。
總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，提高會計人員責任心和使命感，會計檔案管理工作就會取得不斷進步。
參考文獻
[1]馬秀英.談會計檔案管理的規(guī)范[J].天津財會，2012（4）.
關鍵詞：石油企業(yè) 會計 檔案 管理
在石油企業(yè)中，會計檔案的管理主要是對生產(chǎn)經(jīng)營活動進行綜合管理。在石油會計檔案中包含的內(nèi)容有比較強的紀實因素。這就引起了企業(yè)管理層的重視，其中企業(yè)優(yōu)化管理要不斷的進行創(chuàng)新。但是從目前企業(yè)的會計檔案中可以看出目前我國會計檔案中存在著許多問題，其主要的表現(xiàn)是：編寫不夠規(guī)范、其中的科目不夠正確、數(shù)據(jù)之間存在著矛盾。這就是石油企業(yè)在會計檔案中存在著問題。因此要對這種會計檔案進行不斷的改革，提高管理的層次以及相關的管理規(guī)范程序。
1、石油企業(yè)會計檔案管理中存在的主要問題
在我國石油企業(yè)的會計檔案中，由于石油企業(yè)的種類多、專業(yè)多但是在石油會計檔案的管理中對于檔案的編撰、建檔、使用以及歸檔工作，對于石油企業(yè)存在的特殊模式就有一定的積極作用。但是在檔案的管理中存在著：對于會計檔案的重視程度不夠高，其中會計檔案的管理中存在著認識性的不足，主要的表現(xiàn)在：對于會計檔案沒有進行專業(yè)的會計檔案人才培養(yǎng)，基本上對于會計部門的人才培養(yǎng)側(cè)重點放在了對資產(chǎn)、成本、資金的管理方面，會計檔案的編撰人員都是一些兼職人員。這其中就有可能造成前期與后期的內(nèi)容不對應，思路和文法不一致，影響了會計檔案的整體效果；會計檔案的信息反應的不夠到位。會計信息的圖表比較專業(yè)。這就造成經(jīng)濟信息不夠明顯的表現(xiàn)，這就給非會計專業(yè)的管理人員造成了一定的困難。會計信息所反映的經(jīng)濟內(nèi)容不連續(xù)，沒有在會計檔案上進行詳細的記載。這種會計信息的存檔，影響了下一個會計年度的連續(xù)性。會計信息反映的內(nèi)容不夠完善。對于會計檔案的編寫格式不合理。
2、石油企業(yè)會計檔案管理的基本思路
在石油企業(yè)的會計檔案的管理中，要抓住其中基本的思路，明確會計檔案管理的重要性。這就要求會計管理人員要做到：要充分的認識和提高會計檔案在推動企業(yè)發(fā)展中的地位和相關的作用。對于會計檔案的管理在石油企業(yè)中有著特殊的作用。會計檔案的管理直接影響著企業(yè)經(jīng)營的戰(zhàn)略因素。在檔案的管理中，要借助石油企業(yè)檔案管理體系的平臺，通過會計檔案來具體的反應企業(yè)生產(chǎn)的經(jīng)營活動，最終促進企業(yè)生產(chǎn)改革的發(fā)展。
要對會計檔案實施科學的管理。由于會計檔案信息量比較大，其中涉及的范圍、內(nèi)容以及專業(yè)的知識比較多，因此在管理中要采用科學的方式進行管理。對于基礎信息，要借助與財務報表，采取定量化的方式進行，要根據(jù)石油企業(yè)的經(jīng)營狀況進行，對于收入、支出、盈虧進行具體的研究。其中收入項目是對主營業(yè)務收入、其他業(yè)務收入、投資收益、營業(yè)外收入、補貼收入進行具體的研究。相對應的研究支出和盈虧。在企業(yè)的活動中，同樣借助企業(yè)的財務報告，采取定量與定性相結(jié)合的方式進行。對于每年會計部門為了要配合生產(chǎn)經(jīng)營其他管理部門要開展強化資金運營、推行成本管控、優(yōu)化應收款項管理以及加速資金運作的效率等進行活動的研究。要開展會計檔案人才的培訓。重視對于石油企業(yè)會計檔案的人才培養(yǎng)，這就要求在管理中要根據(jù)具體的分班進行，要掌握基本的檔案學的知識，能夠規(guī)范的進行會計檔案的管理工作。在管理中要重點突出，培養(yǎng)專業(yè)的頂尖人才。進行專業(yè)系統(tǒng)的學習。要培養(yǎng)高管人才，這樣帶動管理。
3、在石油企業(yè)會計檔案的管理中要注意的問題
3.1其中管理的檔案要符合一般的原則
檔案的管理要按照檔案撰寫的規(guī)定、在管理中要做到規(guī)范、準確、嚴格，要如實的反應經(jīng)濟活動中的具體情況。反應重大的經(jīng)濟狀況，對于項目、技術以及收益要保證準確性的信息。
3.2信息的數(shù)據(jù)口徑
對于會計檔案的信息口徑要一致。要根據(jù)正確的方法以及要根據(jù)專業(yè)的部門在管理中確定正確的數(shù)據(jù)口徑，對于提供的數(shù)據(jù)要保證會計的年度工作量、以及企業(yè)增加值的數(shù)據(jù)。對于其中涉及的工資、薪金以及勞動生產(chǎn)的效率要以人力資源部門的信息為依據(jù)。要保證準確的數(shù)據(jù)信息。
3.3在石油信息管理中的可持續(xù)發(fā)展的問題中
由于我國對于石油企業(yè)的財務考核在不斷的變化，例如在2010年跟2011年中，集團公司要求各個油田上報的會計信息增加利稅信息。而在2011年就變成了稅費問題。其中對于這兩種費用的信息管理要正確使用。這種現(xiàn)象就造成了信息的連續(xù)性。其中在利稅的信息上可以變換稅費的信息，就是在利稅的考核上添加具體的時期，這種辦法就是企業(yè)經(jīng)營的可持續(xù)性戰(zhàn)略。
4、總結(jié)
在對石油企業(yè)的會計檔案管理中，為了保證會計檔案管理信息的準確性、可靠性，這就要求石油企業(yè)的管理人員在對會計檔案進行管理的同時要及時的發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，以便及時的進行解決，保證會計檔案的合理性、準確性，能夠為企業(yè)提供有效的信息資源以及檔案管理工作，保證企業(yè)的順利發(fā)展。因此在石油企業(yè)檔案管理工作中，要加強對會計檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)的管理策略，讓企業(yè)會計檔案作為企業(yè)改革發(fā)展的重要手段。
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隨著我國經(jīng)濟水平和科學技術的不斷發(fā)展，越來越多高職院校采用會計電算化的方式進行日常工作，會計檔案的內(nèi)涵和外延都產(chǎn)生了深刻的變化，而新的會計檔案形式仍然沒有規(guī)范的管理方法和處理措施，這是促成高職院校會計檔案管理混亂的原因之一。而我國現(xiàn)階段高職院校多數(shù)由中專學校升格合并，多校合并時沒有對需要銷毀的會計檔案進行清理，也極易造成管理不當?shù)默F(xiàn)象。
會計核算專業(yè)資料具體包括會計憑證類、會計賬簿類、財務會計報告類和其他類會計核算資料，而這四大類資料就構(gòu)成了會計檔案的全部范圍。眾所周知，會計檔案不僅僅是會計活動的產(chǎn)物，同時也是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料與證據(jù)。所以，保管好會計檔案可以方便在必要的時候進行查閱和審計。而在高職院校當中的會計檔案有以下幾類：
會計憑證：是一種記錄經(jīng)濟業(yè)務和明確經(jīng)濟責任，并且按一定格式編制的據(jù)以登記會計賬簿的書面證明。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務最初發(fā)生時就馬上填寫的書面證明，包括如飛機票、火車票等外來原始憑證或借款單、工資發(fā)放明細表等自制原始憑證。而記賬憑證則是以原始憑證為依據(jù)，作為記入賬簿內(nèi)各個分類賬戶的書面證明，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。
會計賬簿：會計賬簿具有一定格式并且由相互聯(lián)系賬頁所組成，是通過序時、分類等方式全面的記錄一個單位經(jīng)濟業(yè)務事項的會計檔案。連接會計憑證和會計報表的中間環(huán)節(jié)就是設置和登記會計賬簿，做好會計賬簿的工作對于加強經(jīng)濟管理具有非常重要的意義。
財務會計報告：是指高職院校對國家上級主管部門提供的反映單位某一特定日期財務狀況的書面文件。包括資產(chǎn)負債表、收入支出表、財政補助收入支出表和附注等。
其他：包括上級主管部門下發(fā)的有關財會文件，高職院校內(nèi)部制定的有關財會部門的制度文件和銀行存款對賬單、y行存款余額調(diào)整表、國庫統(tǒng)一支付對賬單、會計檔案移交清單和會計系統(tǒng)支持軟件及密碼等。其他類會計檔案也是高職院校會計檔案的重要組成部分，而這部分會計檔案也常常與文書檔案相混淆。
會計檔案的重要性
會計檔案是單位總結(jié)經(jīng)驗、確定責任事故、分析和判斷事故原因、打擊經(jīng)濟犯罪的重要依據(jù)之一。單位可以通過會計檔案所提供的過去經(jīng)濟活動史料。對本單位進行經(jīng)濟前景預測，并由此預測作出實際經(jīng)營決策，進一步編制相關財務、成本計劃。鑒于會計檔案的重要性，《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定，各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和。
會計檔案管理問題
對會計檔案的重要性認識不夠。有領導和財務人員對會計檔案的管理不重視，沒有充分認識到會計檔案承上啟下的重要作用，人為不重視的觀念是導致會計檔案管理混亂的首要原因。領導對會計檔案管理的忽視容易造成會計檔案管理人員在管理會計檔案時疏忽大意，沒有做好相應的管理和保密工作，使會計檔案的管理雪上加霜。
會計檔案的鑒定銷毀不及時。目前，全國高職院校所存放的會計檔案大多數(shù)都已經(jīng)超過法律規(guī)定的存放年限，應給予銷毀的會計檔案大量堆積，而沒有對會計檔案進行定期清理不僅造成了大量陳年會計檔案的累積，在不利于查閱的情況下也占用了相當大的儲存空間。造成該現(xiàn)狀的原因有以下幾點：責任意識缺失和執(zhí)行力度的不強，大部分高職院校在會計檔案的管理過程中不愿意銷毀到達存放期限的會計檔案，擔心承擔相關責任；現(xiàn)階段大多高職院校由中專學校升格合并而成，但在合并時大量會計檔案沒有進行及時的清理和銷毀，只是簡單將兩校的會計檔案搬到一起作為合并；上級主管部門和財務部門缺乏相應的監(jiān)督，致使會計檔案銷毀工作不能如期進行；高職院校領導和財會人員對會計檔案銷毀工作不重視。由于銷毀會計檔案不僅要承擔相應責任，也需要消耗大量人力物力財力，而有點領導會認為不能銷毀上個領導任期所產(chǎn)生的會計檔案，避免承擔責任耗時耗力。
會計檔案管理問題的解決措施
會計檔案管理人員方面：會計檔案管理人員平時應積極主動宣傳相關會計檔案管理法規(guī)，通過潛移默化的宣傳加強財務工作人員和相關領導對會計檔案管理的重視度，盡早將會計檔案管理工作納入工作指標當中。同時會計檔案管理人員也應當積極提升自身職業(yè)修養(yǎng)素質(zhì)，參與培訓，做好對會計檔案正確分類、立卷、銷毀等管理工作。
高職院校單位方面：不僅僅是會計檔案管理人員，從全單位和領導的角度上來看，也應當自上而下的加強對會計檔案的管理重視，設置專門管理會計檔案的崗位，劃撥固定的會計檔案室，做好檔案室的設施工作，包括防潮防蟲等。
加強對會計檔案重要性的宣傳力度。通過宣傳學習提升財務人員對會計檔案重要性的理解和認識。多舉辦培訓班，提升會計檔案管理人員素質(zhì)和財務人員職業(yè)能力，確保會計檔案的正確管理。
完善相關管理制度和責任辦法，明文列出會計檔案銷毀的責任歸屬，明確各會計人員的職權范圍，定期銷毀會計檔案。
會計委派制是由政府部門和產(chǎn)權管理部門以所有者身份，委派會計代表政府和產(chǎn)權管理部門監(jiān)督國有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營和財務管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統(tǒng)會計管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務集中制”。
1.“會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調(diào)動等實行集中統(tǒng)一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。
2.“財務集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構(gòu)，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經(jīng)濟利益關系，將會計核算權從單位行政管理權分離出來，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監(jiān)督管理為一體。委托單位資金的所有權、審批權、使用權不變，委托單位有權向會計核算中心查詢本單位的財務狀況、資金結(jié)余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權的范圍內(nèi)對單位資金享有財務核算權和資金使用的監(jiān)督權，無支配和使用權。
目前，會計委派制下會計檔案管理的現(xiàn)狀大致是：
一、委派會計受財政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級，會計檔案管理方式卻發(fā)生了變化。各村的財務全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會計統(tǒng)一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會計檔案。
二、會計集中核算地區(qū)或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規(guī)定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于會計核算中心是新成立的機構(gòu)，大多是租用或騰出幾間房當做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報銷、辦公擠在一起，沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規(guī)范整理，混亂堆放在柜子里。
綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現(xiàn)為：
1.有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌嫏n案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。
2.紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)?！薄稌嫽A工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實行會計電算化的單位，有關電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理?！比欢鴮嶋H工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。
3.會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業(yè)務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達到規(guī)范化標準，更談不上科學管理。
4.財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業(yè)務指導與監(jiān)督。財政部門只管會計業(yè)務規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
5.會計檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。只突出強調(diào)了會計業(yè)務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認為，應做好以下幾個方面的工作：
1.加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)移交。
2.加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
關鍵詞：缺陷與不足 應對措施 會計檔案 規(guī)范化管理
會計檔案是各單位檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理的重要組成部分，也是單位會計基礎工作的總結(jié)和歸宿?？墒?，會計工作的連續(xù)性，導致會計檔案工作的重要性易被弱化，會計檔案規(guī)范化管理工作的質(zhì)量、水平也就難以得到保證。
一、會計檔案管理中
普遍存在不足與缺陷
1.對會計檔案工作實施規(guī)范化管理的認識不到位，導致會計檔案管理與單位檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)嚴重偏離現(xiàn)象。檔案工作主管領導以為只要夯實了會計基礎工作，檔案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的會計裝具，一切便迎刃而解。這種只重視會計前期業(yè)務的行為，必然導致放松會計檔案的管理工作，將檔案管理僅僅當成會計業(yè)務的一種簡單延續(xù)。思想決定行動，有這種觀念的單位，會計管理工作人員往往會缺乏會計檔案的管理意識，也缺乏會計檔案基本理論知識，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的會計檔案理論學習與操作訓練，造成對現(xiàn)代化的會計電算化檔案信息理解不清，最后只能是會計檔案的保管員而不是管理員。
2.會計業(yè)務檔案材料和文書檔案材料收集不全。很多單位對會計業(yè)務工作材料會注意留存，而對上級機關及單位收發(fā)文沒有足夠重視，造成上級文件及單位形成的文書文件遺漏或者不全，導致歸檔會計文件材料與會計業(yè)務檔案材料相脫離，影響會計檔案的收集率及歸檔的完整性，進而影響單位整體的檔案規(guī)范化管理。
3.導向錯誤。會計工作重業(yè)務輕檔案管理的現(xiàn)象，必將導致會計人員檔案管理能力弱化。長期以來，一些單位會計檔案人員沒有得到相應的待遇，對檔案工作失去興趣，業(yè)務上不求上進，不能安心本職工作，對待會計檔案的管理工作從內(nèi)心層面就出現(xiàn)了松懈現(xiàn)象：對于不符合會計檔案規(guī)定，不合要求的會計檔案材料任其合法化地歸檔而不清除。這不僅會造成會計檔案工作的不規(guī)范，而且直接導致會計信息不真實，對單位、對國家造成嚴重的后果。
4。會計檔案規(guī)范化管理程度低。由于對會計檔案重要性認識不足，有的單位連基本的檔案管理機構(gòu)也沒有，更談不上規(guī)范化管理。有的單位雖然有會計檔案崗位，但軟、硬件設備不足，很難正常開展工作。有的單位雖然有會計檔案管理崗位，但領導經(jīng)常會臨時指定某會計人員兼任，這樣做的結(jié)果就是單位的會計憑證、會計賬簿等會計檔案無法規(guī)范化整理，更談不上會計檔案的鑒定及過期會計檔案的銷毀工作，這無疑為后續(xù)的檔案整理帶來極大困難，直接導致會計檔案開發(fā)利用的效率低，甚至無法開展利用工作。
5.電算化會計技術的使用，電子檔案的形成增加了會計檔案管理的難度。如果不能及時對電算化會計檔案進行有效收集、整理和保存，同樣會導致單位會計信息檔案管理的松懈，容易造成會計檔案信息資源的丟失。缺乏對會計電算化檔案存取的研究，或拖延的時間過長，則會使會計檔案信息因為軟件的更新?lián)Q代影響導致無法讀取，直接影響會計檔案信息的有效利用。
6.會計檔案信息化管理程度不高。不少單位的會計檔案數(shù)字化工作尚未開始，信息化只停留在概念范圍內(nèi)，并沒有付諸實施。外部環(huán)境不成熟，內(nèi)部準備不充足是影響會計檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展的內(nèi)在因素。
二、規(guī)范會計檔案管理的應對措施
1.加強組織領導。近幾年來，由上級業(yè)務主管部門對各單位檔案規(guī)范化管理進行年度檢查，極大地促進了單位領導對本單位檔案工作的重視。各單位普遍增加了對檔案事業(yè)經(jīng)費的投入，檔案管理的軟硬件都得到比較大的提高。從這個方面說，上級業(yè)務主管部門的重視和加大檢查力度，能有效地促進單位領導重視會計檔案工作，并投入足夠的人力、物力、財力以保證單位會計檔案工作常態(tài)化、制度化。
2.建立完善的會計檔案材料收集制度。會計檔案的基礎是會計工作材料完整的收集過程，各單位應根據(jù)相關檔案法規(guī)和辦法，結(jié)合《會計檔案管理辦法》制定出適合本單位會計檔案管理細則，嚴格按照會計檔案管理規(guī)范化要求，組織力量夯實檔案規(guī)范化工作基礎，對會計檔案形成過程各個環(huán)節(jié)進行嚴密監(jiān)控和檢查，以保證會計檔案工作的各個環(huán)節(jié)有序進行，實現(xiàn)會計檔案走上規(guī)范化管理的道路。
3.要把會計檔案管理工作提高到和會計日常工作同等重要地位。會計檔案管理是會計基礎工作的生命延續(xù)，不論在認識上還是實踐上，都必須把整個會計基礎工作包括會計檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，按照同樣重要的原則安排好工作。會計檔案管理人員必須按照會計檔案規(guī)范化要求，不折不扣地做好本單位的會計檔案管理工作，在工作實踐中提高會計檔案管理員的作用至關重要。單位要為會計檔案管理人員參加繼續(xù)教育開綠燈，加大培訓的力度，徹底改革會計檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，讓每一個會計檔案管理人員都能掌握會計檔案工作的基本技能和基礎知識。
4、會計檔案規(guī)范化管理常抓不懈。為了保證單位會計檔案一如既往地做到常規(guī)化、科學化、規(guī)范化，制訂并出臺規(guī)范化的管理制度是落實的關鍵。會計檔案規(guī)范化管理制度的制定必須有明確的工作目標，各負其責。如《單位會計檔案人員崗位職責》、《單位會計檔案規(guī)范化管理制度》等。制度的制定一定要與單位的實際相結(jié)合，可操作性強，會計檔案管理才能有法可依、有章可循。
5.確保會計電算化生成的大量電子會計檔案的安全、穩(wěn)定、可用。會計電算化工作中形成的大量電子文件檔案具有載體多樣化，更新常態(tài)化，保管要求特殊化的特點。應購置專門的存貯設備，并注意備份保存并設專人進行管理，對外一律不開放。應確保歸檔的會計電子檔案能直接導入單位檔案規(guī)范化管理軟件，同時設置立卷部門才能調(diào)閱的會計檔案查閱授權，防止會計檔案數(shù)據(jù)泄密。歸檔的會計電子檔案材料可開展適當?shù)木幯泄ぷ?，如基礎數(shù)據(jù)匯編和財會法規(guī)方面的文件匯編等，便于工作查詢，為領導決策提供便利。
6.努力實現(xiàn)會計檔案管理信息化。信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢，會計檔案信息也應隨著科學技術的發(fā)展而不斷優(yōu)化。會計信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會計檔案信息材料的正常延續(xù)和過渡。如果不能恢復原來的管理系統(tǒng)，那么原存會計檔案形同虛設，因此在實現(xiàn)會計檔案信息化貯存時，必須留存相應的開啟利用系統(tǒng)。所以，在進行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的會計檔案載體。電子文件檔案的有效、安全管理必須有相應的保管條件，如購置防磁柜等專門貯存電子檔案的設備。在實際操作時必須做到磁性儲存介質(zhì)應該放置在遠離磁場的地方，并嚴格按照防高溫、防霉、防塵等“八防”措施進行保護。因此，必須固化會計檔案信息安全措施，嚴防發(fā)生泄密事件，確保會計檔案的安全與穩(wěn)定。
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會計檔案管理是企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，其中記載著企業(yè)財務發(fā)展的歷程、財務發(fā)展的情況、財務報表、資金流轉(zhuǎn)情況等內(nèi)容。這些資料都屬于企業(yè)內(nèi)部的機密性材料，能夠為企業(yè)的信息決策提供過依據(jù)，對企業(yè)未來良好的發(fā)展具有重要的意義。為此，企業(yè)必須將會計檔案管理作為企業(yè)管理的重點工作，充分利用信息化的特點，實現(xiàn)會計檔案管理的現(xiàn)代化建設。
1.當前會計檔案管理形勢分析
社會信息化條件下，為會計檔案管理帶來了一些新形勢和新變化，主要表現(xiàn)在以下三個方面：
第一，與電子檔案及電子安全相關法律法規(guī)的出臺為應用電子會計檔案提供了基礎。近些年來，國家頒布的有關信息與網(wǎng)絡技術的相關法律法規(guī)相繼出臺使得電子檔案管理在法律上也得到了相應的肯定。如，2012年8月出臺的《電子檔案移交與接收辦法》，對電子檔案移交與接收工作進行了規(guī)范，并且明確了電子檔案載體的標注內(nèi)容和存儲結(jié)構(gòu)。類似上述這類法律文件的出臺，為電子會計檔案管理提供了法律保障，使電子會計檔案管理具有可實施性【1】。
第二，電子商務、網(wǎng)絡銀行等的發(fā)展使得原始憑證以電子數(shù)據(jù)的形式存在。原始憑證是會計檔案管理的重要組成部分，也是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成的證明，并且傳統(tǒng)的原始證明均已書面和紙質(zhì)的形式存在。然而，隨著電子商務和網(wǎng)上銀行的發(fā)展，原始憑證開始以電子數(shù)據(jù)的形式存在，越來越多的經(jīng)濟業(yè)務證明不再以紙質(zhì)的形式產(chǎn)生，原始憑證形態(tài)的變化定會使得會計檔案管理的形式發(fā)生相應的變化。
第三，會計檔案的信息源作用將會逐漸受到人們的重視。會計管理信息化的主要目標就是實現(xiàn)會計職能由傳統(tǒng)財務會計向現(xiàn)代管理會計理念轉(zhuǎn)變。在這一轉(zhuǎn)變過程中，傳統(tǒng)的財務會計系統(tǒng)加工處理形成的財務固化信息已經(jīng)難以滿足企業(yè)內(nèi)部管理者的信息需求，因此會計人員將會更加注重檔案信息源的作用，并且通過各種數(shù)據(jù)處理工具來滿足企業(yè)科學的管理對經(jīng)濟信息的需求。
2.當前會計檔案信息化中存在的缺陷
2.1宏觀管理存在缺陷
現(xiàn)存的有關會計檔案管理的法律規(guī)范體系主要1984年頒布的《會計檔案管理辦法》，該辦法在1998年獲得第一次修訂，在2011年7月又再次提出修改意見。盡管修改意見已經(jīng)提出，然而最終的定稿仍未正式確定和發(fā)文，并且在修改的內(nèi)容上也是部分的修訂與補充，并未發(fā)生實質(zhì)性的改變，對電子檔案管理的具體內(nèi)容以及形成過程規(guī)范也沒有涉及，使得會計檔案管理信息化的宏觀管理存在明顯的缺陷【2】。
2.2電子檔案管理未得到重視
在我國，會計管理工作主要由各級的財政管理部門負責，與此同時行業(yè)部門對其所屬單位的會計工作肩負著指導、管理和監(jiān)督的責任。然而，在實際工作中，由于受到人力、物力和財力的限制，各級財會部門的管理人員并沒有對單位具體的會計工作實施有效的管理，行業(yè)主管部門在會計管理中發(fā)揮的作用也逐漸衰弱，管理機制落實不夠到位，電子檔案管理處于一種無人問津的狀態(tài)，嚴重缺乏重視。
2.3會計軟件存在問題
傳統(tǒng)的會計檔案管理，在會計電算化階段需要從紙質(zhì)的憑證中選取部分的信息手工輸入到電算化系統(tǒng)之中，通過部分軟件的掃描能夠?qū)⒓堎|(zhì)轉(zhuǎn)化為電子圖片存放于系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，這一做法比較適合紙質(zhì)原始憑證。但是，隨著電子發(fā)票等的出現(xiàn)，許多大量的原始憑證開始以電子數(shù)據(jù)的形式存在，而現(xiàn)有的軟件不能直接對電子數(shù)據(jù)源進行轉(zhuǎn)換，從而導致會計信息與原始業(yè)務數(shù)據(jù)源之前的聯(lián)系被割斷。
3.完善會計檔案信息化的有效對策
3.1對相關法律法規(guī)進行完善
信息化背景下，會計檔案最大的變化就是反應經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證以及反應會計業(yè)務處理過程的記賬憑證、報表等的電子數(shù)據(jù)化，這就對會計檔案管理相關的法律法規(guī)提出了更高的要求【3】。會計檔案管理相關的法律法規(guī)不能僅停留于對原始法規(guī)的修改和補充上，而應該進行不斷地創(chuàng)新與突破，依據(jù)電子數(shù)據(jù)化所帶來的變化，并結(jié)合現(xiàn)有的《檔案法》、《會計法》等內(nèi)容，對電子檔案管理的法律法規(guī)的概念、內(nèi)容、傳遞和保管等進行不斷的補充和完善。
3.2重視宏觀管理
依據(jù)目前我國會計檔案管理信息化的現(xiàn)狀，單位會計檔案管理工作的質(zhì)量和成效不佳，這主要與部門宏觀管理的不善和缺失有關部分省份已經(jīng)初步建立起了會計人員工作考核機制，并且通過稅務部門的信息反饋對會計人員的工作水平和工作表現(xiàn)等進行考核與評分。雖說這一做法在某種程度上有利于稅務部門征稅工作的順利進行和開展，但是其在目的和程序上依舊比較片面。因此，要全面加強單位會計檔案管理的工作，首先還是要加強會計檔案工作的宏觀管理，將管理的主體由會計人員轉(zhuǎn)向企業(yè)，并依據(jù)會計法的相關規(guī)定來規(guī)范會計檔案管理工作的各項內(nèi)容。同時，會計管理部門應該將會計檔案管理的各項條例納入企業(yè)會計基礎工作的內(nèi)容之中，并結(jié)合各方信息對企業(yè)會計工作進行年度考察，并且將這種考察與單位的稅收檢查與優(yōu)惠以及信用評級等進行相互的關聯(lián)，在此基礎之上來不斷完善單位會計人員的考核機制，以此來實現(xiàn)對企業(yè)單位會計檔案管理工作的宏觀管理。
3.3對平臺建設給予重視并加強標準化建設
加強會計檔案信息化管理平臺的標準化建設，主要從兩個方面入手：其一，要重視原始憑證標準化和交換平臺的建設，不斷提高會計軟件對電子原始憑證的處理能力。在會計電算化時代，賬務系統(tǒng)的唯一入口就是記賬憑證，各業(yè)務系統(tǒng)的外部數(shù)據(jù)主要依靠手工輸入。而在會計信息化時代，電子數(shù)據(jù)逐漸增多，需要通過標準接口完成原始憑證的導入。而要實現(xiàn)這一過程，就必須建立電子原始憑證的元數(shù)據(jù)標準，形成電子原始憑證數(shù)據(jù)交換平臺，從而為會計軟件自動處理原始憑證打下堅實的基礎。其二，要重視會計檔案歸檔的標準化建設。信息化條件下，會計檔案歸檔的保管可以采用紙質(zhì)形式，但這種形式不利于數(shù)據(jù)的二次利用，為了能夠有提高數(shù)據(jù)的二次利用，可以采用電子文件的形式，通過運用XBRL技術實現(xiàn)平臺與軟件的無關性，從而不斷完善電子檔案的生成和歸檔工作。
摘 要 目前我國煤炭企業(yè)正步入轉(zhuǎn)型發(fā)展、資源整合的重大時期，加強會計檔案管理工作對于煤炭企業(yè)財務管理信息化建設來講具有十分重要的意義。本文結(jié)合信息化時代背景，對煤炭企業(yè)的會計檔案管理工作做了一些有利的探討，指出了目前煤炭企業(yè)會計檔案管理工作存在的不足，提出了會計檔案管理的思路和對策，以期推動煤炭企業(yè)會計檔案管理水平進一步提高。
關鍵詞 煤炭企業(yè) 會計檔案 管理
隨著我國煤炭企業(yè)步入轉(zhuǎn)型發(fā)展和資源整合的重大時期，煤炭企業(yè)會計檔案管理迫切需要跟上企業(yè)發(fā)展的步伐。在過去礦務局的基礎上改制后組建的國有企業(yè)通過近幾年的跨越式大發(fā)展，走多元化一體化道路逐步形成了具有煤炭開采、煤化工、火力發(fā)電、房地產(chǎn)等多個產(chǎn)業(yè)的大型煤炭企業(yè)集團。由于受傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制和舊的手工賬下的會計檔案管理辦法的雙重影響，煤炭企業(yè)會計檔案管理逐步地與財務管理信息化的要求不相適應。會計信息化發(fā)展提高了會計核算、資產(chǎn)資金管理的準確性，進一步規(guī)范了操作流程，提升了財務人員的工作效率，降低了他們的勞動強度，使他們從繁重而繁瑣的核算工作中解脫出來，更好地參與到企業(yè)的經(jīng)營管理決策中來。加強會計檔案管理工作既是當前企業(yè)財務管理信息化發(fā)展的客觀需要，也是時展的必然訴求。管好用好會計檔案是企業(yè)每一個財務工作者的重要責任，也是會計工作向高水平方向發(fā)展的重要前提。
一、會計檔案管理工作中存在的問題
1.對會計檔案管理工作的重視度不夠。不少企業(yè)重會計業(yè)務工作，忽視會計檔案管理工作，未設置專職的會計檔案管理員，在制度設計上缺少檔案保管項目，監(jiān)督管理缺乏。這種作法導致會計業(yè)務工作于檔案保管工作差距日益拉大，不利于企業(yè)的管理水平的提升。會計檔案的鑒定、銷毀工作遲延拖沓，不少單位的會計憑證、會計賬簿多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，認為地將會計檔案的鑒定銷毀工作一拖再拖，導致新的憑證檔案不能順利歸檔，會計部門暫行保管的憑證超出一年的情況甚至成為普遍現(xiàn)象，這甚至影響到后續(xù)會計業(yè)務的開展，從而影響了財務管理工作的質(zhì)量和效果。
2.會計檔案制度缺乏具體操作規(guī)程，責任不明確。目前國家會計培訓教材往往偏重于規(guī)范會計業(yè)務操作，屬于會計檔案管理內(nèi)容，主要是規(guī)范了保存年限等內(nèi)容，對于具體的裝訂等方面沒有做具體要求。具體檔案保管操作規(guī)范需要企業(yè)在本企業(yè)會計制度中自行規(guī)范。會計檔案是會計信息的載體，對于檔案要求不明確，會計人員執(zhí)行主觀性偏大造成會計檔案達不到管理要求。對于合同類會計檔案，財務部門往往錯誤認為合同屬于煤礦企業(yè)管理科管理，自己就無須整理了，這樣不僅導致了會計檔案不全，還造成了財務付款缺乏依據(jù)，不能按照合同進度進行付款，甚至出現(xiàn)超付，給企業(yè)帶來了一定的財務風險。
3.會計檔案整理工作不夠規(guī)范，未能實行分類別管理。往往在整理歸檔時側(cè)重于會計憑證、會計賬簿、會計報表資料的打印、裝訂歸檔，但是與會計業(yè)務相關的文件資料并沒有進行整理，如財務決算批復、審計意見等資料未能及時附到憑證后面。部分煤礦財務由于出料單多裝訂到憑證后面較厚，出于省事而未作為憑證附件單獨裝訂。對于資料的輕重緩急區(qū)分不夠，遺漏重要會計文件的存檔工作，給未來查閱帶來了不必要的麻煩。會計檔案在銷毀時未能及時將土地使用權等涉及資產(chǎn)購置的憑證、未了結(jié)的債權債務的原始憑證及時抽出，導致對未來會計期間會計工作產(chǎn)生重大影響。
4.會計檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)不高，責任心不強。從業(yè)人員由于缺乏檔案管理經(jīng)驗，對檔案的基本操作規(guī)程、財務檔案的歸檔范圍等標準不清楚。有的單位甚至存在財務人員利用會計檔案管理的職權違反會計法規(guī)，私自偽造、篡改、變換原始憑證、記賬憑證，為個人謀取私利。有的單位為完成虛假收入指標，在沒有實際經(jīng)營業(yè)務的情況下違反國家稅收征管和發(fā)票管理規(guī)定，為他人虛開、為自己虛開、讓他人為自己虛開、介紹他人虛開增值稅專用發(fā)票，玩企業(yè)的考核辦法于股掌之間，欺騙上級監(jiān)管部門。有的則為了完成項目部經(jīng)營指標而人為調(diào)劑原煤與項目部利潤。建假賬、建賬外賬、虛列成本設置“小金庫”行為造成會計核算工作的很不規(guī)范，會計信息失真，進而影響了企業(yè)集團的戰(zhàn)略決策。
5.財務檔案管理重書面資料，輕視電子檔案的保管。隨著計算機普及和網(wǎng)絡信息化的迅猛發(fā)展，企業(yè)逐步地考慮到將紙質(zhì)文檔以電子文本的形式保存下來，但是由于保存措施不當，未能進行防火、防水、防潮、防盜等工作導致數(shù)據(jù)丟失。由于沒有及時辦理借閱手續(xù)，導致不知所蹤難以找回。由于網(wǎng)絡傳播的普遍性和及時性，不經(jīng)意間透露的企業(yè)的某些會計檔案信息有可能會被人利用，泄露企業(yè)的商業(yè)機密，給企業(yè)造成不必要的損失，加強電子數(shù)據(jù)安全性成為當務之急。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.提高認識，切實加強對會計檔案工作的領導。我國會計法律體系的基本法《會計法》第二十三條規(guī)定：“各單位對會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定?！眴挝回撠熑素撚幸婪ㄞk理本單位會計工作移交和保管會計檔案資料的責任。單位負責人作為會計工作的主要責任人，要進一步提高對檔案工作的認識，樹立“對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想”的理念，從維護企業(yè)真實面貌的高度，切實加強對本單位檔案工作的組織領導，把檔案工作列入議事日程，納入本單位發(fā)展規(guī)劃，及時解決會計檔案管理工作中的實際困難和問題。本單位的財務機構(gòu)負責人要把會計檔案工作列入本部門年度崗位目標責任制考核，落實會計檔案工作人員職責，有效地開展工作，為會計檔案工作創(chuàng)造有利條件，確保會計檔案完整有效。
2.加強會計從業(yè)人員的檔案管理知識的考核培訓，提高管理人員的知識技能和職業(yè)道德素養(yǎng)。作為會計檔案整理的直接責任人，專職（或兼管）會計檔案管理人員對會計檔案規(guī)范化整理的認知和熟練度，直接決定了會計檔案工作質(zhì)量。會計檔案工作是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，會計檔案管理人員除了具有較強的專業(yè)技能以外還要求具有一定的檔案管理能力，培養(yǎng)知識技能全面的會計檔案管理人員是做好新形勢下財務管理工作的保證。要從政治上、工作上和生活上關心愛護會計檔案工作人員，為他們排憂解難，選派會計人員參加檔案部門舉辦的崗位培訓和繼續(xù)教育，充分調(diào)動和發(fā)揮好會計檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，不斷提高企業(yè)財務部門會計檔案管理水平。
3.建立健全本單位會計檔案工作機構(gòu)，明確工作職責。為落實會計檔案管理責任制，加強會計檔案工作，做到管理到位、責任到人，各單位要建立健全會計檔案室，明確財務機構(gòu)負責人和專（兼）職會計檔案員，會計檔案管理員要保持相對穩(wěn)定，若要更換則要做好交接手續(xù)。會計檔案室主要履行以下職責：貫徹執(zhí)行會計檔案法律法規(guī)，建立健全會計檔案工作規(guī)章制度；對本部門和相關業(yè)務部門會計文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督；統(tǒng)一保管財務部門的各種會計檔案，并按規(guī)定向本單位檔案室移交；負責所保管會計檔案的提供和利用；協(xié)助稅務、財政機關查閱會計檔案；完成領導安排的工作任務。建立健全會計檔案收集整理、立卷歸檔、安全保密、開發(fā)利用、鑒定銷毀、檔案人員崗位責任制等制度，并嚴格執(zhí)行。因管理不善或給檔案造成嚴重損失的，依法追究有關負責人及直接責任人的責任。財務工作實行定期輪崗制度，會計檔案管理人員也不例外，通過檔案管理工作定期輪崗有利于提高財務檔案管理工作水平。
4.會計檔案管理內(nèi)容按照會計檔案管理辦法，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理的實際情況以及事務特點，將會計檔案分類進行管理以提高會計檔案利用率。會計檔案可以按照來源不同分為內(nèi)部會計檔案和外部會計檔案。外部會計檔案是按照會計檔案管理規(guī)定要定期移送到檔案管理部門的資料，如年度財務報告、會計憑證、會計賬簿等，而內(nèi)部會計檔案是財務部門自行保存的會計檔案，如預算管理類報告、工程管理類、稅政管理類、資產(chǎn)資金管理類、合同管理類等等。在整理檔案時要根據(jù)檔案的連續(xù)性、系統(tǒng)性加以篩選保存，制定統(tǒng)一格式，實行標準化管理，便于查詢利用。
5.建立健全會計檔案安全機制，維護企業(yè)商業(yè)機密。安全是會計檔案工作的頭等大事，必須高度重視，警鐘長鳴。信息技術的發(fā)展給我們的工作帶來巨大的變化，電子文檔在信息存儲上相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔具有空間小而容量大的特點。這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來嚴峻的挑戰(zhàn)，但并不意味著紙質(zhì)檔案不重要。我們要在保留一份紙質(zhì)會計檔案的同時，保留一份電子檔案，實現(xiàn)雙備份，雙保險。在保存上對電子信息要定期刻制光盤加以保存。要定期檢查檔案保管情況，制定檔案安全應急方案，確保檔案絕對安全。在信息化時代，會計信息作為一種資源在企業(yè)經(jīng)營管理工作中的地位越來越顯得重要，企業(yè)應當加強信息資源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企業(yè)設置了財務信息專網(wǎng)，要設置權限限制非本企業(yè)財務人員登錄訪問，及時修改登錄密碼，防止財務信息泄露。對于財務部門以外人員要求提供財務報告、審計報告等會計信息要建立健全責任追究制度，未經(jīng)財務部門負責人的批準不得對外提供企業(yè)的財務信息，否則要承擔相應的經(jīng)濟法律責任，情節(jié)嚴重的還要加以辭退。
6.深化ERP系統(tǒng)應用，實現(xiàn)記賬憑證與原始憑證電子檔案聯(lián)查功能。會計核算軟件中不能僅僅是賬務處理系統(tǒng)，應當深化會計檔案功能的應用，實現(xiàn)記賬憑證與相關原始憑證和支持文件的聯(lián)查功能。目前個別國產(chǎn)軟件如用友的NC系統(tǒng)實現(xiàn)了該功能，即在編制憑證分錄的同時，能夠在對應的憑證分錄上實現(xiàn)相關文件資料的上傳和查閱功能，但不足的是對于上傳附件的大小不能限定，造成了資源的極大浪費。因此應當在滿足電子查閱功能的同時，最大限度提升系統(tǒng)空間的使用效率，加強憑證附件上傳的監(jiān)督管理工作，防止無效文件上傳，并定期做好數(shù)據(jù)備份工作。
總之，會計檔案工作應當要緊密聯(lián)系會計信息化發(fā)展的時代要求，在遵守現(xiàn)有的檔案管理法律法規(guī)的基礎上積極采取有效措施，探索創(chuàng)新會計檔案管理模式，促進煤炭企業(yè)財務管理工作更上一個新臺階。
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