時間：2023-05-30 15:13:54
導(dǎo)語：在人事檔案一般管理方法的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1.轉(zhuǎn)變管理人員的觀念
在高校中，傳統(tǒng)的干部人事管理是封閉式的，在管理過程中，給人留有一種神秘感，這種傳統(tǒng)的管理理念，存在很所弊端，例如：一些有才華的年輕人，在傳統(tǒng)的人事管理觀念中，不能輕易的改變自身職業(yè)，并且因為這些人父輩的原因，無法選擇自己的職業(yè)，其子孫后代都要受到傳統(tǒng)職業(yè)觀念的影響而無法自由選擇工作。而新制度的人事檔案管理，是利用建立人才市場對人才的才能加以重視，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的管理觀念，新制度下人才的檔案，不再是決定其一生或子孫后代職業(yè)的工具，而是工作單位用來參考的資料，所以，新制度下的人事檔案管理，在改革之后，有著重要的意義。
2.能夠滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求
在高校干部人事檔案管理改革過程中，相關(guān)人員會利用各種先進(jìn)技術(shù)去處理人事檔案管理工作，摒棄傳統(tǒng)的手工記錄方法，而這種改革，能夠滿足現(xiàn)代社會對人才資料的迫切渴望，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法并不能有效地對人才信息進(jìn)行處理，所以，現(xiàn)代化人事檔案管理工作能夠更好地滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求。
二、高校干部人事檔案管理工作中存在的問題
1.缺乏完善的管理制度
目前，一些高校在干部人事檔案管理工作中，存在很多不足之處，其中，管理制度不完善是主要問題，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，缺乏監(jiān)督機(jī)制。目前，一些高校在干部人事檔案管理方面，雖然對其進(jìn)行的嚴(yán)格的保密，但是在一定程度上，還會存在資料泄漏問題，在遞交資料、檢查內(nèi)容等階段，都沒有建立監(jiān)督機(jī)制，使得檔案在輸送過程中，不能更好的做遞交出來，材料在一些重要階段中堆積，一些工作人員不對自身工作負(fù)責(zé)，甚至出現(xiàn)檔案丟失等嚴(yán)重后果。第二，缺乏現(xiàn)今的管理手段。近年來，一些高校在干部人事檔案管理方面，存在管理手段落后的問題，甚至還在應(yīng)用傳統(tǒng)的手工管理方法，一些高校為了節(jié)省管理成本，不引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，人事檔案在記錄過程，無法保證信息的準(zhǔn)確性，對高校人事檔案管理工作造成不良影響[1]。
2.人事檔案管理工作人員素質(zhì)問題
目前，一些高校在干部人事檔案管理過程中，管理工作人員的素質(zhì)還存在不足之處，具體問題表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，落后的身份觀念。部分人事檔案管理人員在工作過程中，帶著有色眼光進(jìn)行工作，對家境優(yōu)越的人才檔案仔細(xì)處理，對一般家庭的人才檔案處理不認(rèn)真，很容易造部分人事檔案不健全的后果，對高校人事檔案管理工作以及社會風(fēng)氣造成不良影響[2]。第二，缺乏檔案管理的意識。部分高校在干部人事檔案管理工作中，不重視管理人員的專業(yè)素質(zhì)，在引進(jìn)管理工作人員的過程中，對其沒有嚴(yán)格的要求，同時，一些人對人事檔案管理的認(rèn)識不全面，不能按照規(guī)定的時間將自己的檔案交付到相關(guān)部門。這樣，就會使人事檔案管理工作不能有效執(zhí)行，經(jīng)常會有工作人員違反相關(guān)規(guī)定，甚至為接下來的工作造成不良影響[3]。第三，缺乏崗位競爭意識。在高校人事檔案管理工作中，很多工作人員都認(rèn)為自身的工作很穩(wěn)定，在工作過程中，不愿意與其他工作人員競爭，尤其是一些工作時間較長的工作人員，在工作崗位上，不能盡職盡責(zé)，無法積極執(zhí)行自身工作，也不能有效提升自身工作效率，使高校人事檔案管理工作無法得到更好的改革，在發(fā)展過程中舉步不前，對國家的發(fā)展產(chǎn)生不良影響[4]。
三、新制度下人事檔案管理與發(fā)展
1.服務(wù)環(huán)境的優(yōu)化
相關(guān)人員要想對高校的人事檔案管理的管理效能，就要對服務(wù)環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。首先，要對人事檔案管理工作的職責(zé)進(jìn)行科學(xué)的完善，使檔案管理者能夠提升政治與業(yè)務(wù)的水平，與此同時，相關(guān)人員還要對管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格要求，使其可以熱愛自身的崗位。其次，在聘請管理人員之前，對管理人員的專業(yè)素質(zhì)與管理水平施加嚴(yán)格要求，保證其專業(yè)素質(zhì)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。最后，要求工作人員將自身所管理的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的劃分，收集相關(guān)資料，對資料加以研究，對人事檔案進(jìn)行鑒別，然后將檔案歸入存檔中。最后要保護(hù)人事檔案，在每一個工作環(huán)節(jié)中，都要仔細(xì)認(rèn)真，保證可以將服務(wù)環(huán)境優(yōu)化，更好的為人們提供人事檔案管理的服務(wù)效能[5]。
2.檔案的收集與整理
在高校人事檔案管理工作中，收集與整理工作是極為重要的，相關(guān)人員要對自己的工作加以重視，保證能夠更好地執(zhí)行工作。首先，要將當(dāng)年新檔案進(jìn)行全面的收集與整理，例如：干部的任免、職稱的晉升、年終的考核、入黨材料、獎勵等，同時，要保證收集與整理資料的真實性，在收集過程中，要對相關(guān)人員進(jìn)行跟蹤考察，在真實性得到保證之后，還要健全相關(guān)手續(xù)，更好的提升檔案管理的質(zhì)量。另外，工作人員要與用人單位取得聯(lián)系，在形成檔案之前，高校的工作人員要對其進(jìn)行全面的指導(dǎo)。同時，高校還要將人事檔案的信息進(jìn)行及時的交換，為此可以建立完善的制度，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)建立檔案材料的收集系統(tǒng)，將人事檔案的材料利用網(wǎng)絡(luò)途徑發(fā)送給用人單位，階段性的與其聯(lián)系，保證人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展[6]。
3.管理部門功能的增加
在高校人事檔案管理過程中，管理人員不僅要對人事檔案管理工作負(fù)責(zé)，還要對檔案輸送的下一站進(jìn)行嚴(yán)格的管理。所以，高校的人事管理部門必須將自身所更新的資料輸送給檔案管理部門，待檔案產(chǎn)生以后，必須及時對其進(jìn)行分類處理，與此同時，還要重視業(yè)務(wù)溝通工作，及時地對人事檔案加以整理，并且標(biāo)注目錄，為統(tǒng)一管理工作做準(zhǔn)備。
4.明確管理職責(zé)
在高校人事檔案管理工作中，職責(zé)的明確是較為重要的，只有對管理職責(zé)加以明確，相關(guān)人員才能在自身的工作崗位上盡職盡責(zé)，更好的完成檔案管理工作，相關(guān)負(fù)責(zé)人還可以制定獎懲制度，獎勵工作執(zhí)行情況較好的員工，懲罰工作執(zhí)行情況較差的，為高校人事檔案管理工作的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
四、結(jié)語
人事檔案是組織人事部門按照黨的組織原則和政策在培養(yǎng)、選拔和任用人才等工作中形成的記載職工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，也是考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。
二、人事檔案管理存在的問題
但隨著國家改革開放的進(jìn)程加快和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺?！八罊n棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負(fù)功能愈加顯現(xiàn)，在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”――食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此，傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié)，新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺。目前。人才流動性較大，人才流動中的區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制逐步在釋放，發(fā)展人事業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準(zhǔn)入政策，推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。因此，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會化、 電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。
（一）內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高
一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發(fā)展，職工人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。
（二）使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低
在整理檔案過程中，企業(yè)沒有啟用人力資源信息化系統(tǒng)建設(shè)工作，大部分是靠手工操作，費(fèi)時、費(fèi)力，效率低，與企業(yè)管理水平整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。
三、有關(guān)人事檔案管理的建議
保持職工人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學(xué)性，但隨著企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的發(fā)展和人力資源管理工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟人力資源管理工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：
1、實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。職工人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。
2、改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實行信息化管理，提高檔案管理的信息化。對于職工人事檔案的檢索，利用姓氏檢索的方式進(jìn)行，這種方法有一定的科學(xué)性，但用記起來費(fèi)時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機(jī)管理人事檔案信息化，運(yùn)行人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于人事檔案的保密和安全。
3、分類管理。干部人事檔案一般由組織部門按管理權(quán)限建立并管理，而工人檔案則由人事部門進(jìn)行建立和管理。目前形勢下，則需要打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由組織人事部門一并建立并統(tǒng)一管理。
關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 思考
人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案能歷史全面地記載個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實績等信息，使企業(yè)的各類人才都能在適合自己的工作崗位上充分發(fā)揮每個人的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性。
Abstract: the understanding of personnel files management in the new era characteristic and effect, analyse the problem of existence and inadequacy, and do a good job of personnel archives management work, to mobilize staff enthusiasm for work, complete units and individuals of the objectives and tasks, promoting economic and social progress has certain positive significance.
Key words: personnel file management thinking
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
一、分析人事檔案的特征
人事檔案工作經(jīng)過幾千年歷史進(jìn)程的總結(jié)提高，已形成了自己獨(dú)立的體系和規(guī)律，有專門的法規(guī)和管理方法，有獨(dú)立的范圍和任務(wù)。人事檔案的主要有四個特點(diǎn)：一是機(jī)密性，人事檔案中記載了個人的自然情況、健康、婚姻狀況、政治面貌、業(yè)務(wù)成果等方面的情況，其中有些涉及個人隱私，在相當(dāng)時期內(nèi)是保密的。不能對外開放，一般只能由單位人事部門掌握。在成為歷史檔案死亡解密之前，具有機(jī)密性，這是由人事檔案的內(nèi)容特點(diǎn)決定的。二是主體性，人事檔案是以個人為單位，按內(nèi)容分類整理立卷的，這與人事管理工作的實踐相適應(yīng)，“一人一卷”方便利用和查找，符合人事檔案工作的基本原則，是切實可行的。三是動態(tài)性，人事檔案立卷之后， 不是一成不變的，其內(nèi)容將隨著個人社會實踐活動的增加而不斷豐富增加。因此，人事檔案的歸檔不可能一次完成。需要不斷收集和追加材料，直至一個人死亡，才停止歸檔材料的收集。四是派生性，各級組織人事部門在工作中形成的有關(guān)人員的履歷、工資、黨團(tuán)材料，考核、任免、學(xué)習(xí)進(jìn)修、思想政治表現(xiàn)等方面的人事材料匯集起來，共同形成人事檔案。所以，人事檔案是依附于組織人事部門產(chǎn)生的，是組織人事部門工作的衍生物。
二、人事檔案管理中存在的問題
（一）人事檔案信息資源利用率低。歷來人事檔案工作就被認(rèn)為是保密性很強(qiáng)的工作，人事檔案作為國家檔案的重要組成部分，是黨和國家的機(jī)密，這給人事檔案披上了神秘的面紗。“還有就是現(xiàn)單位人事檔案利用工作大多是被動服務(wù)，只是等待領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員來查閱， 缺乏主動精神，而且利用材料主要是黨團(tuán)材料、落實材料和工資調(diào)資方面的，真正用于人才選拔，培養(yǎng)開發(fā)及預(yù)算等方面的較少，沒有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用?！绷硗?，人事檔案檢索工具單一，查找方式落后，案卷質(zhì)量不高，嚴(yán)重限制了其信息服務(wù)和交流作用的發(fā)揮。相對于歷史檔案、文書檔案的宣傳活動較少，使人事檔案信息資源開發(fā)利用的廣度和深度受到極大的制約。
（二） 人事檔案內(nèi)容缺乏實用性和真實性。 隨著我國改革開放和社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，各企事業(yè)單位紛紛涌入市場，流動人口增多，再加上一些單位和個人對人事檔案的認(rèn)識不足，我國人事檔案出現(xiàn)了 “分散多頭” 管理現(xiàn)象。 其主要表現(xiàn)在兩個方面： 一是保管分散， 人事檔案有的保存在當(dāng)前的用人單位， 有的保存在過去的單位， 還有的保存在人才交流中心， 甚至保存在私人手中， 使得一個單位的人事檔案處于一種“分散” 的管理狀態(tài)； 二是隸屬混亂， 參加主管人事檔案的有組織部門、 人事部門、 勞動部門等， 甚至一些無權(quán)保存或管理人事檔案的科室、 部門和單位也來保存和管理人事檔案， 人事檔案出現(xiàn) “多頭” 管理狀態(tài)， 常常導(dǎo)致在出現(xiàn)問題的時候各個部門之間權(quán)責(zé)不明， 相互推諉。也有些基層單位檔案意識淡薄， 檔案材料收集不齊， 不能做到及時補(bǔ)充新材料， 導(dǎo)致部分檔案材料內(nèi)容不完整， 不能跟上個人經(jīng)歷的變化， 給工作帶來諸多不便。不少單位的人事檔案掛靠勞動人事部門管理，大都沒有專職人員分管人事檔案工作， 人事檔案長期無人整理， 沒有經(jīng)過嚴(yán)格審查， 材料是否真實無人監(jiān)督， 根本做不到“歸檔齊全完整、 鑒別認(rèn)真、 分類準(zhǔn)確、 編排有序、目錄清楚、 裝訂整齊” 的要求， 嚴(yán)重存在零亂無序和丟失部分檔案內(nèi)容的問題。
（三） 人事檔案管理手段落后， 信息化程度低。相比較當(dāng)今世界計算機(jī)信息管理系統(tǒng)的高速發(fā)展，我國干部人事檔案管理方法， 僅局限于 “看堆式” 的管理，計算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用。重管理， 輕服務(wù)， 方法繁瑣， 不易操作， 反應(yīng)較慢，信息化、 現(xiàn)代化管理水平不高， 檔案的功能沒有充分挖掘和發(fā)揮，使用起來很不方便。 特別是在基層單位、 邊遠(yuǎn)地區(qū)， 基本上還停留在經(jīng)驗管理和手工操作的階段， 這越來越滿足不了現(xiàn)實工作的要求。
三、人事檔案的收集方法
（一） 定向收集。 就是向形成人事檔案或與形成人事檔案有關(guān)的單位和部門收集。 因為個人工作的現(xiàn)單位、 原單位、上級主管部門(含職稱評定和科技成果評定、 獎勵部門)可能形成有關(guān)人員的人事材料。為了做到不致遺漏， 可根據(jù)有關(guān)人員的經(jīng)歷和社會活動變化情況．列出有關(guān)單位和部門的名單， 逐一進(jìn)行收集。
（二）按時收集。由于人事檔案的形成具有持續(xù)性的特點(diǎn)， 其收集工作必須堅持經(jīng)常化。 所謂按時收集， 包括隨時收集、 定期收集和不定期收集幾種情況。隨時收集，是根據(jù)形成人事檔案的時間特點(diǎn)和掌握的信息，及時向有關(guān)部門進(jìn)行收集。 定期收集，是根據(jù)本單位工作的實際情況， 確定每個季度或每半年與有關(guān)部門聯(lián)系， 收集在一定階段內(nèi)形成的人事材料。 不定期收集， 就是從人事檔案管理和利用的實際需要出發(fā)， 不確定收集的具體時間。這三種收集方法相互配合、 相互補(bǔ)充， 在實際工作中應(yīng)當(dāng)靈活掌握，使收集工作能夠持續(xù)有效地開展。
（三） 追蹤收集。這種方法是根據(jù)人事檔案內(nèi)容的需要， 沿著人事檔案在清理、 核對中發(fā)現(xiàn)的問題和線索進(jìn)行的收集， 它是幫助拾遺補(bǔ)闕的一種重要措施。以上是人事檔案收集的主要方法，在具體工作中也可根據(jù)不同情況采取其他一些方法， 例如， 對于人事檔案管理基礎(chǔ)差、 存在問題較多的單位， 就需要集中一定的時間。集中人力， 廣泛動員， 突擊進(jìn)行收集工作； 對于人事檔案管理較好、 制度健全、 內(nèi)部分工責(zé)任明確的單位， 有關(guān)部門和人員能主動、及時地向人事檔案機(jī)構(gòu)移交歸檔， 就此簡化了收集的方法和形式。 總之， 人事檔案收集工作應(yīng)當(dāng)立足單位實際， 尊循其形成規(guī)律， 以收集齊全、 完整，能夠適應(yīng)人事管理工作的需要為原則，積極主動地為人事管理工作服務(wù)。
四、 加強(qiáng)人事檔案管理的建議
（一） 合理選拔配備人員， 提高人事檔案管理水平。人事檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的高低，對提高人事檔案管理水平， 推動人事改革步伐， 有著極為重要的作用： 一是要合理配備人員。 按照有關(guān)規(guī)定， 管理千卷以上檔案的單位， 需配備一名專職檔案工作人員， 千卷以下的要有兼職工作人員， 并且主要精力從事人事檔案工作。二是要嚴(yán)格挑選檔案管理人員。檔案工作是一項政策性、 保密性很強(qiáng)的工作， 要注重選拔事業(yè)心強(qiáng)、 作風(fēng)正、 守紀(jì)律、 守機(jī)密、 具有一定工作能力和文字水平的人員從事檔案工作。三是要加強(qiáng)檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。要加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度， 或上級領(lǐng)導(dǎo)能多為從事人事檔案工作人員創(chuàng)造培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會， 走出去開闊視野， 向兄弟單位檔案工作先進(jìn)單位去學(xué)習(xí)他們的新鮮經(jīng)驗， 吸取營養(yǎng)， 充實思想、 提高認(rèn)識。
（二） 創(chuàng)新人事檔案管理方式，使管理工作現(xiàn)代化、 信息化。雖然紙質(zhì)檔案最具原始憑證性，但在人們流動性增強(qiáng)的情況下， 紙質(zhì)檔案的弊端也更加明顯。這就要求把原先的紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案， 從實際情況來看， 沿用幾十年的人事檔案具有偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、 不具公共性和共享性， 不能動態(tài)反映個人信息狀況等缺陷，這樣的人事檔案在市場經(jīng)濟(jì)當(dāng)中所起的作用有限甚至是不良的， 因而它不具備市場經(jīng)濟(jì)價值。加之紙質(zhì)型人事檔案傳遞過程中的人為性， 也可能導(dǎo)致因磨損而毀壞乃至個人信息失真的現(xiàn)象。 倘若實行人事檔案電子化， 查閱檔案人員利用計算機(jī)在不接觸紙質(zhì)檔案的前提下就可以看見檔案原件， 既可以提高檔案的查閱速度， 節(jié)約人力、 物力， 也可以減少對紙質(zhì)檔案的磨損，有利于人事檔案的保密和安全。
（三） 創(chuàng)新人事檔案的管理制度， 實行人事檔案管理社會化。人事檔案管理社會化就是要求圍繞人事檔案工作所開展的人事認(rèn)定、 人事爭議、 人事流動、 檔案保管等必須讓渡給擬建或已有的社會中介機(jī)構(gòu)―― ―人事事務(wù)所、 人才交流中心、 公民文件中心等，讓公共權(quán)力機(jī)構(gòu)或公共事業(yè)單位與公共雇員 “袖手旁觀” ， 從而充分實現(xiàn)社會的 “人事” 和公共管理。例如， 人事工作的認(rèn)定與仲裁可以交給人事事務(wù)所， 人才的開發(fā)與流動可以由專門的人才交流中心完成，人事檔案可以由專門建立的公民文件中心保管。
人事檔案管理社會化的意義在于，一方面通過規(guī)范人事工作、 嚴(yán)肅人事檔案內(nèi)容，可以有效杜絕因人事檔案產(chǎn)生的種種失真現(xiàn)象， 克服現(xiàn)行人事檔案制度所出現(xiàn)的種種弊端，使人事檔案制度走向公平、 公正； 另一方面也極大地節(jié)約各種社會成本， 減少各個單位瑣碎的、 復(fù)雜的 “人事臃腫” ， 從而把更多的時間、 精力用于其本職工作。 當(dāng)然， 其社會化的意義還在于打破城鄉(xiāng)、 區(qū)域、 部門、 行業(yè)、 身份和所有制的限制， 推動人力資源逐步實現(xiàn)由 “單位所有”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣小?這一遠(yuǎn)景目標(biāo)。
[關(guān)鍵詞]高校人事檔案管理現(xiàn)狀的分析；完善；解決的途徑
一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析
以個人為單位反映和記錄本人德才表現(xiàn)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等情況的人事材料稱為人事檔案。對于高校而言，由于人事檔案的功能作用不同決定了不同的管理模式，高校人事檔案一般的模式是按歸口管理，如：組織部門來管理干部檔案；人事部門來管理教職工檔案；教務(wù)部門、學(xué)生部門及系（院）來管理學(xué)生檔案。人事檔案是高校人事管理和人員開發(fā)的基礎(chǔ)性工作，但單位往往重視程度不夠，意識薄弱，認(rèn)為管理人事檔案只是一項保管性的工作，做到不泄密、不丟失、能應(yīng)付外調(diào)和查檔就足以了。認(rèn)為檔案用處不大，所以就造成資金投入不足、檔案室基礎(chǔ)設(shè)施落后、管理人員素質(zhì)相對較低。配備設(shè)備時，因地制宜、因陋就簡，將閱檔、倉庫、辦公合用一間辦公室，缺乏安全措施沒有做到防火、防潮、防盜等專業(yè)要求。陳舊的管理手段，勢必影響到了檔案的完整性與安全性，檔案內(nèi)容不完整的原因很多，有的在本人填寫的時候就不準(zhǔn)不實，他們只想到個人的私利，在檔案填寫過程中將“工齡填長、年齡填小，文憑填高”。還有一些在具體工作中，將不重要的檔案、可裝不可裝的檔案全部裝進(jìn)來，造成了檔案內(nèi)容的繁鎖。
二、完善的必要性
檔案，記錄著一個人人生歷史軌跡，關(guān)系到本人的切身利益。對于單位來說也是調(diào)動、聘用、晉升、工資調(diào)整等多方面工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。隨著社會的不斷發(fā)展，人才的交流互動也更加頻繁，高校引進(jìn)人才通過檔案能夠更快、更詳細(xì)地了解本人，充分體現(xiàn)了檔案資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)化成了人才勢，進(jìn)而促使和推動了高校的發(fā)展。高校人事制度的不斷改革也需要完善檔案管理相關(guān)方面的體制，完善管理模式，適應(yīng)改革步伐。過去人事檔案工作側(cè)重于政治服務(wù)，現(xiàn)在要側(cè)重服務(wù)于高校教育事業(yè)的發(fā)展，服務(wù)于高校教學(xué)科研；過去注重人才的政治歷史，現(xiàn)在重視人才的德、績、勤、能、廉的情況，為黨和國家培養(yǎng)和選拔人才提供依據(jù)。因此隨著時代的發(fā)展，完善高校人事檔案，為高校改革和發(fā)展提供有價值的服務(wù)。
三、完善的途徑
1.加強(qiáng)高校人事檔案科學(xué)化、法制化管理
人事檔案工作制度化管理能夠提高工作效率，是高服務(wù)質(zhì)量的前提和保證。如果沒有制度來制約就會無章可循、無所適從，檔案工作是一項繁雜，頭緒眾多的工作，必須統(tǒng)一規(guī)劃，嚴(yán)格按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則進(jìn)行，在工作中建立工作細(xì)則、崗位職責(zé)以及各項規(guī)章制度，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、保密措施，并且嚴(yán)格按照制度辦事，強(qiáng)化管理做到保密，杜絕泄密、竊密、失密等現(xiàn)象。對檔案工作的管理方法、原則、質(zhì)量等方面做出統(tǒng)一的科學(xué)的技術(shù)規(guī)范以及長遠(yuǎn)的規(guī)劃，從而使檔案工作由復(fù)雜變?yōu)楹唵巍⒂呻s亂變?yōu)榻y(tǒng)一，避免了重復(fù)性勞動，同時既節(jié)約了物力、人力資源，還保證了檔案工作質(zhì)量、提高了技術(shù)水平。
2.不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)
人事檔案工作人員在管理檔案工作中擔(dān)負(fù)著繁重的任務(wù)，由于整日忙于事務(wù)性工作，對工作中出現(xiàn)的新問題、新情況不知如何處理，封閉意識較強(qiáng)。在新形勢下，新問題的不斷出現(xiàn)，要求我們檔案管理人員把人事檔案工作與社會結(jié)合起來。由被動服務(wù)轉(zhuǎn)為主動服務(wù)，加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員需要有較高的政治思想覺悟，嚴(yán)格按照黨的各項方針、政策辦事；要堅持原則，秉公辦事、認(rèn)真履行崗位職責(zé)，在實踐中不斷提高自身的政治思想水平；同時，還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，傳統(tǒng)的、原有的管理手段和保護(hù)技術(shù)是適應(yīng)不了新形勢的。隨著新問題的出現(xiàn)對檔案管理人員也提出了更高的要求，在工作中要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，拓展相關(guān)知識面，加強(qiáng)學(xué)習(xí)人事檔案管理軟件，認(rèn)真掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，有力于高校人事檔案的快速健康發(fā)展。
3.努力做好高校人事檔案的整理及存檔工作
【關(guān)鍵詞】人事檔案；人才流動；管理模式
隨著中國現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)的建立與發(fā)展，戶籍制度與人事制度都發(fā)生了相應(yīng)的改革，而與人事制度相關(guān)聯(lián)的人事檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式無論是從管理上還是制度上都已不能與當(dāng)今社會發(fā)展相適應(yīng)，因此，在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，新型的人事檔案管理模式逐漸被人們運(yùn)用到實際的工作當(dāng)中。
一、新型人事檔案管理模式的含義
近些年來，我國市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，信息化程度更新越來越快，在進(jìn)行人事化檔案管理時就具有了社會化、開放式等特點(diǎn)，下面我們對其特點(diǎn)進(jìn)行分析。
1.社會化
社會化才可以保證人才流動的快速運(yùn)作。伴隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的逐漸形成，我國各類經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，形成了國有企業(yè)占主導(dǎo)地位，其它企業(yè)爭相發(fā)展的局面，并相繼涌現(xiàn)出外資企業(yè)、合資企業(yè)與各類私人企業(yè)等。人才流動更加頻繁。傳統(tǒng)方式的人事檔案管理與新時代的發(fā)展形式不符，傳統(tǒng)的人事檔案管理只是單純的收集本單位人員的資料，主要記載個人的工作經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等基本資料，沒有面向社會進(jìn)行公開化的記載。
2.開放式
在市場經(jīng)濟(jì)的條件下，人事檔案管理也在進(jìn)行改變，無論是管理形式還是管理方法都進(jìn)行了或多或少的轉(zhuǎn)變。在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，人事檔案管理開始面向整個社會，其服務(wù)特點(diǎn)與對象具有一定社會性。對管理也發(fā)生一定的轉(zhuǎn)變，不在單純的管理本單位的人員，而是對全社會人員進(jìn)行流動性管理，擴(kuò)大了其涵蓋范圍，增加可管理人員的庫存。為社會提高完整的人事檔案，有效促進(jìn)人才的流動與社會的發(fā)展。
我們將傳統(tǒng)的認(rèn)識檔案管理模式與新型人事檔案管理模式進(jìn)行對比，不難發(fā)現(xiàn)其中的區(qū)別。傳統(tǒng)的人事檔案管理在進(jìn)行工作是時單純的對本單位人員資料進(jìn)行記錄，并且只對內(nèi)開放，供本單位內(nèi)部人事使用，而新型人事檔案管理模式大大增加了人事檔案的來源，促使人事檔案內(nèi)容豐富，選擇性增強(qiáng)。人事檔案來源的廣泛性與內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性是由人事檔案的管理機(jī)構(gòu)與管理、服務(wù)對象的社會性決定的。
3.多樣性
當(dāng)今社會企業(yè)與企業(yè)之間的競爭越來越激烈，要想在激烈的競爭中生存，就必須擁有優(yōu)秀的人才，人才是企業(yè)的立足之本。在面臨人才的選擇問題時，可以利用人事檔案對人才進(jìn)行一定的了解，在進(jìn)行選擇適合公司或者企業(yè)發(fā)展的人才?，F(xiàn)在的人事檔案管理模式具有多樣性的特點(diǎn)，這是由查閱人事檔案者類型、用途的多樣性導(dǎo)致的。同時，新的人事檔案管理模式使人事檔案不在局限于本單位，開始面向全社會，除上級組織需要外，還可以滿足各種類別的需求，被組織和個人查閱。
二、新型人事檔案管理模式的特點(diǎn)
1.新舊人事檔案管理模式并存發(fā)展
傳統(tǒng)人事檔案管理政出多門，當(dāng)前人事檔案總體上是單位人事部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務(wù)中心、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是“檔隨人走”的傳統(tǒng)人事管理模式的反映，既制約了人才流動，又影響了人事檔案管理質(zhì)量。然而，在當(dāng)今乃至很長的時期內(nèi)，傳統(tǒng)人事檔案管理仍將繼續(xù)延用，但其較為封閉、內(nèi)向的管理特點(diǎn)不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的方法。作為新型人事檔案管理模式，是在市場經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的新模式，是對人事檔案管理模式的補(bǔ)充。建立新型人事檔案管理模式，社會化、開放化特點(diǎn)將更為人們所接受。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更為充實和完善。
2.新型人事檔案管理模式的主要受眾群體為流動人員
流動人員包括了辭職、辭退、離開單位和沒有工作單位的人員，其檔案與一般人事檔案相比具有較為特殊的特點(diǎn)。由于流動人員沒有固定的工作單位、工作變動大，人事檔案大多由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機(jī)構(gòu)具有社會性、開放性和市場性的特點(diǎn)，適用于社會化、開放式檔案管理模式。流動人員能夠把自己的人事檔案托管到人才交流中心管理，減少了很多不必要的麻煩，方便了工作和生活。像中國南方人才市場就有一個制度相對完備、人員較為專業(yè)的人事檔案托管中心，只要流動人員每年繳納一定的托管費(fèi)，其人事檔案可以長期寄存在該單位，同時還有專業(yè)人員管理流動人員的工資、職稱、社保等問題。但現(xiàn)今由于許多人才交流中心并沒有得到行業(yè)內(nèi)很好的規(guī)范化管理，在很多人才檔案管理方面變相成為其制約流動人員的賺錢手段，由靈活管理變成了制約，使得新型人事檔案管理模式的靈活管理的原意變了味。人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來源方面，由“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費(fèi)”過渡到公共財政全額提供經(jīng)費(fèi)，從而建立社會公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。在今后的工作中，有關(guān)部門也應(yīng)加強(qiáng)管理，制定相關(guān)規(guī)定，使得流動人員“物盡其才”，人事檔案管理工作真正做到靈活方便。
3.公共利用人事檔案的需求越來越多
新的社會發(fā)展趨勢將更為開放，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數(shù)量與質(zhì)量更為快速，在更大范圍內(nèi)實行社會化開放式人事檔案管理模式將是必行之道。
我國政府機(jī)構(gòu)改革將越演越烈，在精兵簡政后的機(jī)構(gòu)改革管理上，小單位自行管理人事檔案的模式將逐漸消失，同時，政治體制改革的深化，機(jī)構(gòu)管人的理念也逐漸淡化，“干部本位”思想也逐漸淡化并消失，企業(yè)干部、教師、科研人員、大中專畢業(yè)生可自由擇業(yè)，人才成為單純的社會人，人事檔案社會化、開放式管理模式逐漸成為一種通用的管理模式。
三、新型人事檔案管理模式的出現(xiàn)對社會形成的意義
建立規(guī)范化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理的新型人事檔案管理模式，有利用于人事檔案的快速、公開、透明的利用，達(dá)到人才流動、人盡其才的目的。
四、結(jié)語
只有與時俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價值，牽一發(fā)而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。
參考文獻(xiàn)：
在事業(yè)單位改革進(jìn)程中，人事檔案繼續(xù)發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，諸如轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具出國、考研等有關(guān)證明。它為人事、人才開發(fā)提供信息和數(shù)據(jù)，在發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才工作中起了不可替代的積極作用。
一、事業(yè)單位人事檔案的重要作用
事業(yè)單位檔案管理主要是指在信息化互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下，對檔案管理核算、分析、控制及監(jiān)督等工作進(jìn)行現(xiàn)代化管理模式，通過運(yùn)用信息化軟件設(shè)備，及技術(shù)，實現(xiàn)人機(jī)結(jié)合的管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)主要由人、信息化軟件、硬件組成。每一部分都起著非常重要的作用。
事業(yè)單位檔案管理使得檔案管理業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間實現(xiàn)了完美的結(jié)合中，將的事業(yè)單位檔案管理的各個流程都有機(jī)的結(jié)合在一起，并進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理，大大加強(qiáng)了傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理方式的時間和空間的限制，對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新提供了有效的平臺。信息化和技術(shù)的使用，使得事業(yè)單位檔案管理在應(yīng)用方面更加有效和實用性。其次，人事檔案管理工作既是一項政治性工作，又是一項專業(yè)性工作。人事檔案管理工作的政治性，首先表現(xiàn)在它與黨的政治路線、方針、政策有著密切的聯(lián)系。其次表現(xiàn)在人事檔案管理工作是一項政策性很強(qiáng)的工作。檔案信息的收集、鑒別、取舍、清理和利用等工作的開展，都是在一定的政策指導(dǎo)下進(jìn)行的，它要求各級人事部門和檔案管理者必須高度重視、自覺搞好這項工作，使之有效地履行其政治使命。人事檔案是一項專業(yè)性的工作，這種專業(yè)性就體現(xiàn)在它具有獨(dú)立的對象即人事檔案。人事檔案產(chǎn)生于人事管理活動，有自己獨(dú)特的性質(zhì)和功能。根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)所從事的人事檔案的科學(xué)管理，是人事檔案管理的一項重要的要求，這就決定了人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性。再次表現(xiàn)在人事檔案管理工作具有專門的工作方法，它要求按照一定的原則、方法和科學(xué)的程序，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地保管好人事檔案，準(zhǔn)確、迅速、及時地開發(fā)人事檔案信息。
事業(yè)單位檔案管理和日常運(yùn)營的協(xié)同化。信息化和技術(shù)可以消除事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)之間的連接性問題，實現(xiàn)協(xié)同統(tǒng)一化管理，使得部門之間的檔案管理信息都可以實現(xiàn)共享，從而改變業(yè)務(wù)之間的不同步問題，并可以實現(xiàn)與銀行之間的協(xié)調(diào)合作關(guān)系，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新。
二、目前事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容存在的突出問題
（一）在市場經(jīng)濟(jì)條件下，人們在思想觀念上有淡化人事檔案的傾向，但對大多數(shù)人來說，人事檔案神秘、政治色彩濃厚的固有意識依然存在，個人要想查閱、復(fù)印檔案中的某項內(nèi)容必須經(jīng)過組織人事部門審查登記，個人對檔案中的具體內(nèi)容并不知曉，對個人檔案的準(zhǔn)確性、真實性、全面性更是一無所知，這種管理方法，一是意義不大，二是人為的增加了個人和單位之間的距離感。
（二）人事檔案缺少公開透明度
首先，在市場經(jīng)濟(jì)的社會前景下，事業(yè)單位檔案管理動態(tài)化。在信息化和環(huán)境下，會計的數(shù)據(jù)是實時更新的，通過對數(shù)據(jù)的輸入使得系統(tǒng)內(nèi)部的檔案管理信息數(shù)據(jù)是由靜態(tài)向動態(tài)管理跨越。對于事業(yè)單位檔案管理信息的處理是實時的，動態(tài)的，檔案管理的報表都是從年、季、月、日都不同，都是在更新。
其次，長期以來由于人事檔案的機(jī)密性，造成了人事檔案的神秘化，雖然人事檔案的這一特點(diǎn)是特定年代的產(chǎn)物，但是，學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、出國、考察、社會交流日趨活躍，人們的價值觀念隨著社會的發(fā)展而發(fā)生深刻的變化，在紛繁復(fù)雜的社會背景下。
三、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案的管理與利用
（一）圍繞改革，服務(wù)改革
事業(yè)單位檔案管理集中化。通過信息化和技術(shù)的運(yùn)用，無論是從管理層面還是技術(shù)層面，都是集中化管理，通過內(nèi)部資源的整合，使得內(nèi)部業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)都是統(tǒng)一的，集中化的，由各個部門的檔案管理信息傳輸?shù)綑n案管理部門，實施集中化管理，使得檔案管理信息配置更優(yōu)化。
（二）規(guī)范制度是保障，注重克服薄弱環(huán)節(jié)
維護(hù)事業(yè)單位人事檔案的真實可靠，是事業(yè)單位人事檔案管理工作的基本要求，近幾年來，我國市場比較活躍，包括合并，交易規(guī)?？焖贁U(kuò)張。這些并購重組業(yè)務(wù)均涉及到事業(yè)單位檔案管理的問題，按照目前相關(guān)稅法規(guī)定，分為一般性檔案管理處理規(guī)定和特殊性檔案管理處理規(guī)定，不同的處理方式對各方繳納的所得稅影響自然不同，才能有效保障干部檔案的完整、準(zhǔn)確、實用。對于容易出現(xiàn)不合規(guī)的問題。這就要求合并必須具有一批通曉檔案管理的管理人才。此外，在購并業(yè)務(wù)中保持與檔案管理部門的良好溝通也是必不可少的，在業(yè)務(wù)處理中遇到不明白不清楚的問題，及時與檔案管理部門溝通如何處理，可以將風(fēng)險化解在事前。
【關(guān)鍵詞】科研院所 人事檔案 信息化管理
近年來，隨著我國科研院所建設(shè)與改革步伐不斷加快，其人才引進(jìn)以及人才流動速度也不斷加快，使得人事檔案材料數(shù)量與種類不斷增多、檔案更新速度不斷提高，傳統(tǒng)的人事檔案制度已無法滿足其管理的需要，信息化的人事檔案管理成為科研人事管理的重要手段。[1]
目前，我國大部分科研院所建立了不同檔次的人事檔案管理信息系統(tǒng)，但由于歷史和現(xiàn)實的原因，仍然有諸多問題亟待解決。
一、科研院所人事檔案特點(diǎn)
人才隊伍的建設(shè)是關(guān)系到科研院所發(fā)展的大事，其人事管理涉及到人才選擇引進(jìn)、培養(yǎng)、考察、分流職稱評定、離退休等各個方面。[2]人事檔案是以個人為單位的，能反映個人履歷、科研水平、思想道德等各個方面的經(jīng)組織審核并歸檔保存的文本、照片和聲相等檔案資料。[3]科研院所是以科研為主要業(yè)務(wù)、以知識為主要產(chǎn)出的特殊單位，其人事不僅涉及到科研人員還涉及到相關(guān)后勤與服務(wù)人員，其人事檔案具有自己獨(dú)特的特點(diǎn)。
（一）人事檔案復(fù)雜
科研機(jī)構(gòu)人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，對應(yīng)的人事檔案門類相當(dāng)復(fù)雜，由于其特殊的社會作用與人才評價制度，更進(jìn)一步加大了其人事檔案的復(fù)雜程度。
（二）檔案流動頻率高
隨著國家對人才的重視和吸引人才方式的不斷變化，以及科研院所對人才培養(yǎng)鼓勵其走出去返回來的政策，使得科研機(jī)構(gòu)人才流動性變大，相應(yīng)的人事檔案轉(zhuǎn)檔速度隨之加快。
（三）人事檔案歸檔難度大
我國科研院所一般具有多年的歷史，歷史的原因?qū)е氯瞬艡n案不全、存在檔案空白期；而隨著科研院所業(yè)務(wù)領(lǐng)域的擴(kuò)展和人才引進(jìn)幅度的變化，來自全國各地甚至海外的人才，其檔案涉及到學(xué)歷、體檢、獎懲、教學(xué)科研成果等各個方面，檔案很難完整、真實、準(zhǔn)確以及及時的歸檔。
（四）檔案種類多
科研院所中除個人基本信息外，還大量涉及到科研成果、獎懲記錄等重要信息，這些信息不僅有文字文本形式，更多的是圖像、聲音、視頻影像等資料，種類繁多。
二、科研院所人事檔案管理信息化存在的問題
人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動，而信息化管理則是通過信息化的手段，將個人檔案數(shù)字化并通過計算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)快速、及時的提供人員各方面的信息的管理方式。目前，我國科研院所在人事檔案信息化管理上主要存在以下問題。
（一）缺乏總體規(guī)劃、人事信息共享落后
信息化管理人事檔案，源動力便是信息技術(shù)，而我國相關(guān)技術(shù)雖然在近年來發(fā)展迅速，但是卻大多數(shù)集中在“北上廣”等一線城市，其他城市缺少技術(shù)型人才的支撐。[4]使得國家級或者一線城市的科院院所信息化水平高，而其余城市受到資金、技術(shù)、人力等限制人事檔案信息化水平低。不平衡的信息化狀況使得人事信息共享存在物理障礙。同時，大多數(shù)單位所建立的管理系統(tǒng)，通常用于上級領(lǐng)導(dǎo)的政績考核憑據(jù)，并非真正的使用資源，在資源管理方面，無法實現(xiàn)資源共享的管理需要。管理系統(tǒng)中通常會設(shè)有一定的使用權(quán)限，各部門賬號登入后，僅能夠查閱本部門人事檔案信息，部門之間的資源互通共享并沒有落實。
（二）信息管理形式落后，人事資料收錄不全更新慢、不符合科研院所人事的特點(diǎn)
大部分的科研人事檔案信息管理，其管理模式仍然是在管理者的機(jī)上進(jìn)行信息的匯集、整理、修改和查閱，而并未使用者開放相應(yīng)的權(quán)限。管理方缺乏個人參與的信息匯集往往使得人事資料收錄不全，信息錯誤百出。而在信息存儲處理中，系統(tǒng)并不能針對科研院所人事的特征，對不同的信息種類進(jìn)行收集和分類管理，仍然局限在文本與圖像上，不能及時的更新科研人員的流動信息和人事檔案，存在檔案落后于現(xiàn)實的情況。大部分的檔案管理套用商業(yè)模式，不能有效體現(xiàn)出科研人員的信息特征，根據(jù)檔案無法對一個人作出全面完整的評價，不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和選拔。
（三）信息化管理保密和安全度不夠，專業(yè)人才缺失，系統(tǒng)易受網(wǎng)絡(luò)攻擊
由于建設(shè)目的、經(jīng)費(fèi)以及專業(yè)管理人才等因素的影響，大多數(shù)科研院所人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺采用的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)比較落后，易受攻擊，系統(tǒng)資料被盜的情況普遍存在。而在人事人才方面，由于人事檔案信息管理是社會普遍性的人才缺口，科研院所對該類型人才的不夠重視，提供的工資較少，使得人才檔案信息管理者限于能力和年齡，學(xué)習(xí)信息化知識和技術(shù)較差，無法滿足信息管理的需求。
三、提高科研院所人事檔案管理信息化水平的對策
針對科研院所人事檔案管理信息化出現(xiàn)的問題，需要從多個方面進(jìn)行改革，突破制約信息化發(fā)展的限制因素。
（一）加強(qiáng)認(rèn)識，提高國家、科研單位對人事檔案信息管理建設(shè)的重視
鼓勵信息化高水平地區(qū)支援中西部低水平地區(qū)信息化的發(fā)展，打破部門不共享制度，從制度的高度提出信息共享的管理需求。
（二）更新管理形式、強(qiáng)調(diào)科研人員參與個人檔案信息建設(shè)
針對科研院所人才引進(jìn)、審查及流動性的特點(diǎn)，提供一定的權(quán)限吸引科研人員參與個人人事檔案的建設(shè)，鼓勵其完善個人檔案及時更新人事信息。在信息系統(tǒng)建設(shè)中，要充分考慮到科研人員檔案資料多種類的特點(diǎn)，預(yù)留存儲視頻、音頻等大體積數(shù)據(jù)的接口。
（三）加強(qiáng)安全認(rèn)識，引進(jìn)或培養(yǎng)專業(yè)的信息化人事檔案管理人才
在信息系統(tǒng)建設(shè)時，要充分考慮科研院所信息的對外保密性要求，加強(qiáng)系統(tǒng)安全性建設(shè)，同時，為保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，可以通過引進(jìn)或培養(yǎng)的方式為人事管理部門輸入專業(yè)的信息人才。
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關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院校 人事檔案 信息化管理
1.醫(yī)學(xué)院校人事檔案管理的特點(diǎn)及實現(xiàn)信息化的重要性
人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和調(diào)配等人事工作中的記錄材料，記載了個人在不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，客觀記錄和反應(yīng)了個人成長經(jīng)歷、家庭基本情況、社會關(guān)系及個人德、能、勤、績等各方面的材料。高校人事檔案是人事部門對教職工管理的重要憑證和開展各項工作的基礎(chǔ)，高校對教職工的考核、調(diào)動、人才的選拔等重要人事活動都要以人事檔案為基礎(chǔ)。高校人事檔案對高校的師資隊伍建設(shè)、教學(xué)科研人才選拔、黨政管理都有著重大作用。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術(shù)和成熟的檔案管理軟件運(yùn)用到人事檔案管理工作中來，實現(xiàn)高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率，為高校培養(yǎng)、選拔人才、建立人才信息庫提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。然而醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理有著其特殊性，表現(xiàn)在：一般高校只是單純由院系組成，人員主要是教職員工；醫(yī)學(xué)院校不僅是由院系組成，還有附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院，教職工不僅承擔(dān)各院系的教學(xué)工作，還承擔(dān)各附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院的醫(yī)療工作，其人事檔案有著人員眾多、分布廣泛、專業(yè)性等特點(diǎn)。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案實現(xiàn)信息化管理不僅對學(xué)?？蒲?、教學(xué)人才的建設(shè)、人才庫信息資源的利用、共享有著極其重要的意義，對附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院醫(yī)療人才的梯隊建設(shè)、醫(yī)療科研人才的選拔也有著重要的意義。
2.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實現(xiàn)信息化存在的困難
信息化作為當(dāng)今社會的大趨勢，它對人事檔案管理工作提出了新的要求，需要檔案管理工作者利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和新的管理方法，提高人事檔案管理工作的效率和檔案信息的利用率，更好地為學(xué)校的人事工作服務(wù)。然而，大多數(shù)醫(yī)學(xué)院校對人事檔案的管理還處于傳統(tǒng)的管理模式，基本上還采用原始的手工方式，局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的信息化。人事檔案管理人員的計算機(jī)僅限于統(tǒng)計檔案數(shù)目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內(nèi)記錄的重要信息進(jìn)行錄入、存儲和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類和統(tǒng)計，信息化管理水平較低。這也直接導(dǎo)致了大量涉及人事的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作只能依靠手工完成，造成了反復(fù)勞動和人力資源的極大浪費(fèi)。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理工作更有其特殊性，院校本部和附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院人數(shù)龐大，分布分散，要實現(xiàn)信息化存在的困難眾多，例如：
2.1人事檔案管理模式落后
一些醫(yī)學(xué)院校對人事檔案的管理還處在傳統(tǒng)的手工保管模式，跟不上信息化時代的發(fā)展。雖然學(xué)校對檔案部門配備了計算機(jī)，但檔案部門對計算機(jī)的應(yīng)用尚處在初步階段，甚至只限于簡單的利用EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數(shù)的統(tǒng)計等，缺乏使用檔案信息軟件對人事檔案信息進(jìn)行錄入和人事檔案資源利用。在這種落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，導(dǎo)致人事檔案信息儲存少或幾乎沒有，從而大大影響了信息資源的利用，影響了工作效率。尤其是醫(yī)學(xué)院校這種比一般院校要人數(shù)龐大、分布分散的特殊院校來說，這種傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)學(xué)?？焖侔l(fā)展的需要。
2.2人員配備、軟硬件設(shè)施投入不夠
實現(xiàn)人事檔案信息化管理是一項繁重的工作任務(wù)，需要通過檔案部門工作人員的不懈努力。但目前的情況是，大多數(shù)院校的人事檔案部門都存在人員配備不足的情況。雖然配有專門的部門或者專人，但對應(yīng)龐大的檔案數(shù)，配備的人員嚴(yán)重不足；并且人事檔案信息化管理對檔案管理人員的要求更高，不僅要求管理人員不僅精通檔案管理業(yè)務(wù)，也要求掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備對人事檔案進(jìn)行信息化管理。同時，人事檔案部門的計算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備落后，并且缺乏掃描儀、微縮設(shè)備等這類檔案信息化必備的硬件設(shè)施。實用的檔案信息系統(tǒng)軟件的開發(fā)和利用更為缺乏，無法實現(xiàn)對人事檔案管理的信息化和資源的利用。
2.3對檔案信息資源的利用不夠
要實現(xiàn)人事檔案信息化管理其核心內(nèi)容就是通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，對人事工作中產(chǎn)生的各類信息，特別是對教職工在教學(xué)科研工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)行存儲、加工、檢索、傳輸，為學(xué)校人事檔案工作提供即時、高效的服務(wù)。只有實現(xiàn)了人事檔案資源的共享，才能提高人事檔案管理和利用效率。但目前人事檔案管理部門對檔案信息的管理只停留在使用簡單的EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數(shù)、人員數(shù)的統(tǒng)計等，缺乏檔案信息軟件對信息進(jìn)行錄入，對人事檔案資源的利用僅限于查詢各下屬單位的檔案數(shù)、人員基本情況等信息，利用率太低，無法實現(xiàn)對人事工作提供信息化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。
3.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實現(xiàn)信息化的途徑及辦法
3.1轉(zhuǎn)變管理模式，提高人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識
要實現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，必須轉(zhuǎn)變當(dāng)前傳統(tǒng)的管理模式，擺脫陳舊的管理思路，切實提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，需要學(xué)校及人事檔案管理人員提高現(xiàn)代化意識，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息儲存技術(shù)、多媒體技術(shù)、安全保護(hù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等對人事檔案進(jìn)行信息化管理；用信息管理的理念創(chuàng)新工作理念，加強(qiáng)對人事檔案信息的綜合分析，多角度、多層次地探討檔案資源的開發(fā)，進(jìn)一步提高信息利用率，促使人事檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)成為學(xué)校組織、人事等相關(guān)部門的信息庫和參謀部，并實現(xiàn)信息資源共享。
3.2培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)復(fù)合型人才，加大軟硬件設(shè)施的投入
要實現(xiàn)人事檔案信息化管理，不僅要檔案管理人員具有較高的政治素質(zhì)和扎實的業(yè)務(wù)知識，更需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、熟練運(yùn)用信息化設(shè)備的能力。醫(yī)學(xué)院校要重視復(fù)合型檔案人員的培養(yǎng)，這是推進(jìn)醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理的核心工作，也是推動人事檔案建設(shè)的關(guān)鍵。同時加大人事檔案信息化的軟硬件設(shè)施投入，營造現(xiàn)代化檔案管理平臺，把傳統(tǒng)的手工保管模式轉(zhuǎn)變到服務(wù)現(xiàn)代人事管理和助力學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)上來，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化。
3.3建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高資源利用率，同時加強(qiáng)保密安全
人事檔案信息化管理系統(tǒng)的最重要的部分是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，它主要包括檔案人員的基本情況、職務(wù)和職稱情況，學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門開展管理工作所需的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，利用率高，而且能夠消除重復(fù)的數(shù)據(jù)收集存儲，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個結(jié)構(gòu)合理，功能完善，可共享的人才信息資源，可隨時為醫(yī)學(xué)院校各部門的業(yè)務(wù)管理提供多功能、深層次的信息服務(wù)。但是，人事檔案信息一旦實現(xiàn)了資源共享肯定存在著一定的風(fēng)險，常發(fā)生在傳輸、錄入、存儲、調(diào)用等等過程中。因此，進(jìn)行信息化管理必須加強(qiáng)檔案管理制度和信息技術(shù)兩方面的安全。一方面，完善檔案信息的安全管理制度，對檔案的保管；檔案材料的整理、歸檔；檔案信息的保護(hù)、傳輸以及利用要制定統(tǒng)一嚴(yán)格的流程，尤其是對管理人員對信息資源庫權(quán)限的控制，采用授權(quán)驗證入庫制度，防止無關(guān)人員的隨意進(jìn)入；按照相應(yīng)訪問者的身份，設(shè)置對人事檔案資料相應(yīng)的訪問權(quán)限。另一方面，要加強(qiáng)安全技術(shù)和開發(fā)安全軟件，防止非法入侵。檔案信息資源的利用和共享依托了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大了人事檔案信息泄密的風(fēng)險，所以必須采用相應(yīng)的安全技術(shù)，例如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、VPN技術(shù)、跟蹤監(jiān)測技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、數(shù)據(jù)資源備份等對資源數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)，同時增強(qiáng)計算機(jī)防范病毒侵入的能力。只有這樣才能化解醫(yī)學(xué)院校人事檔案資源的安全保密與檔案資源利用、共享之間的矛盾，實現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，為學(xué)校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
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關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 信息化管理 對策 發(fā)展
中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1004-4914（2012）08-071-02
隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，高校建設(shè)步伐的迅速加快，對人才的需求和利用日益擴(kuò)大，人員的流動不斷增加，檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多。加強(qiáng)人事檔案的信息化管理，已經(jīng)成為高校人事檔案管理必須面對的問題。
一、人事檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
高校人事檔案信息化建設(shè)，主要是指人事檔案管理和建設(shè)工作中，檔案管理模式從傳統(tǒng)的以面向檔案實體保管為重點(diǎn)，向檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和向社會提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變，不斷提高管理效率和服務(wù)水平的過程。主要表現(xiàn)為：
1.重要檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在高校中教職工人事檔案記載的信息，是與教職工的切身利益密切相關(guān)的信息，具有證據(jù)性與法律性。在職工的工作履歷、職稱評聘、工資晉升、干部考核以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的證據(jù)和參考作用。因此，它的使用頻率特別高，很需要信息化建設(shè)。
2.檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。在高校實際工作中，由于受到時效性強(qiáng)、傳達(dá)范圍廣、地域制約等因素影響，往往會大量使用電子文件檔案，也需要信息化建設(shè)，并且需要加強(qiáng)科學(xué)利用和管理，從而做到信息共享以及保密和安全。
3.現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)化。高校一般都有幾十年甚至上百年的發(fā)展史，人動大而且復(fù)雜，這就更需要加快信息化建設(shè)，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范。這對個人的工作和職稱評定以及發(fā)展有著重要的作用，從而使信息資源得到充分的利用。
二、目前高校人事檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題
1.高校領(lǐng)導(dǎo)檔案信息化意識不強(qiáng)。一些學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理工作的重視程度還不夠，沒有真正從戰(zhàn)略的高度認(rèn)識檔案信息化管理的重要意義和作用，不同程度地出現(xiàn)了疏于指導(dǎo)，政策不予傾斜，不愿太多投入經(jīng)費(fèi)等問題，使檔案信息化成為難以落實的空話。
2.檔案材料不全，內(nèi)容失真。真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料，有的內(nèi)容前后不符，如出生年月公歷、農(nóng)歷隨意填寫，且沒有說明。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)，只有成績，沒有差錯。對這些情況，人事檔案部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格地審核把關(guān)，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，給檔案的利用帶來困難。沒有一些本該有的履歷表、年度考核表，本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不健全。有的單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集和堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致內(nèi)容不全。
3.人事檔案材料不能充分體現(xiàn)高校人員的特點(diǎn)。高校集教學(xué)、科研和服務(wù)社會三大功能于一身，由于不同高校培養(yǎng)人才的側(cè)重點(diǎn)不同，教師、科研人員所在機(jī)構(gòu)，所從事的學(xué)科、學(xué)位、職稱等方面的復(fù)雜性，使得高校的人事檔案門類復(fù)雜多樣。目前高校的人事檔案幾乎都是套用干部檔案的管理模式，這樣的檔案無法對一個人作出全面完整的評價，不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和選拔。
4.信息安全系統(tǒng)不健全。人事檔案具有高度的保密性，信息安全問題尤為重要。目前，一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的安全意識淡薄，在日常管理和軟件開發(fā)上都沒有將安全問題放在首位。導(dǎo)致人事檔案信息化管理缺乏應(yīng)有的安全保障，人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰的技術(shù)，先進(jìn)的技術(shù)和理念都沒有得到很好的應(yīng)用。
5.資源建設(shè)和人才建設(shè)不同步。許多單位的人事檔案管理幾乎沒有系統(tǒng)性的資源建設(shè)和人才建設(shè)計劃，更不用說投入。沒有資源做后盾的系統(tǒng)平臺形同虛設(shè)，沒有強(qiáng)大的人力資源作保障，系統(tǒng)平臺就不會有強(qiáng)大的生命力。
6.高校人事檔案信息化管理的必然性。高校人事檔案管理是人事管理工作中一項必不可少的基礎(chǔ)性工作，它具有真實性、客觀性、動態(tài)性和機(jī)密性，是從各方面考察與了解高校工作人員的重要依據(jù)。但是由于各種原因，很多高校人事檔案工作仍停留在傳統(tǒng)的管理階段，檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，僅局限于收集、鑒別、整理和裝訂材料，以至于不能形成綜合性的人力資源信息，從而不能上升到發(fā)現(xiàn)人才、使用人才，以及為人力資源決策提供全面、可靠的服務(wù)高度。
信息化技術(shù)的高速發(fā)展和計算機(jī)的開發(fā)與應(yīng)用，為人事檔案工作的信息化管理創(chuàng)造了新的條件。目前各高校正積極努力運(yùn)用現(xiàn)代化計算機(jī)手段，建立人事檔案的信息化系統(tǒng)，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，這是社會發(fā)展對人事檔案管理的必然要求。
三、加強(qiáng)高校人事檔案信息管理的相關(guān)對策
1.提高檔案管理的現(xiàn)代化意識。人事檔案工作的特殊性造成了檔案管理人員管理意識的封閉性，要改變這種局面，必須不斷更新觀念，勇于進(jìn)取，認(rèn)真學(xué)習(xí)國家的方針政策，關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，深入學(xué)習(xí)與實踐科學(xué)發(fā)展觀，把高校人事檔案工作與社會活動結(jié)合起來，使檔案工作緊隨時展。在信息化時代，要努力強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識、信息化意識、計算機(jī)管理檔案意識，切實加快人事檔案工作由手工管理向計算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。
2.深化改革，建立健全的人事檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時建立新的、（下轉(zhuǎn)第73頁）（上接第71頁）更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使人事檔案工作更加制度化，規(guī)范化，在材料的收集方面，要建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實。在材料的鑒別方面，明確鑒別的內(nèi)容，對材料進(jìn)行有效的鑒別，確保檔案安全可靠。在有關(guān)人員查閱傳閱檔案時，要明確人事檔案利用方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。檔案管理人員還要積極主動地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時更新、補(bǔ)充檔案新材料。
3.建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，加強(qiáng)信息資源庫的建設(shè)。一是要建立高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，將人事檔案原始材料通過電子手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進(jìn)行管理、使用。二是要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將人事檔案的日常管理通過計算機(jī)實現(xiàn)信息化管理。三是建立高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間的良好互動。
4.實現(xiàn)管檔人員專業(yè)化。加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，必須有一批高素質(zhì)管理人員作保證。針對目前高校的實際情況，可通過以下途徑充實管理隊伍：一是直接引進(jìn)所需人才，從應(yīng)屆畢業(yè)的大學(xué)生中選擇檔案專業(yè)的，進(jìn)行上崗培訓(xùn)后放到管理一線，在業(yè)務(wù)水平和管理能力上予以提高。二是發(fā)掘高?，F(xiàn)有的可用人員，在現(xiàn)有的管理人員中挑選骨干力量，鼓勵他們繼續(xù)教育。繼續(xù)教育是對在職專業(yè)技術(shù)人員的知識、技能進(jìn)行補(bǔ)充、增新、拓寬和提高的有效途徑，對提高管理人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平意義重大。三是提高全員素質(zhì)，通過校內(nèi)外舉辦的培訓(xùn)班、進(jìn)修班等多種形式，對現(xiàn)有人員現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)性技術(shù)設(shè)備的操作技能進(jìn)行培訓(xùn)，使他們成為既熟悉業(yè)務(wù)知識又懂得計算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才。
5.創(chuàng)新管理機(jī)制，完善法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。首先，要改進(jìn)檔案利用查詢手段。積極采用信息技術(shù)手段、管理方法、管理制度，制定網(wǎng)絡(luò)查詢，充分利用檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)限管理辦法以及安全管理協(xié)議等。其次，為電子檔案的憑證作用提供法律依據(jù)。在信息技術(shù)手段能夠確保數(shù)字化檔案的真實性的前提下，電子檔案的法律憑證作用也應(yīng)該得到承認(rèn)。為此，對相關(guān)法律舉證條款需進(jìn)行修改，各行各業(yè)涉及到的法律憑證體系和制度也需相應(yīng)改變，以此來保證檔案憑證作用的有效發(fā)揮。
四、結(jié)束語
高校人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案事業(yè)發(fā)展的需要，人事檔案管理應(yīng)與時俱進(jìn)，只有進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，安全保障體系建設(shè)，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，才能適應(yīng)信息時代對人事檔案管理的需要。
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