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人事檔案電子化管理

時(shí)間:2023-05-15 16:31:37

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人事檔案電子化管理

第1篇

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的建立,我們邁進(jìn)了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。為充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的成果,使醫(yī)院檔案工作從傳統(tǒng)工作模式向電子化模式發(fā)展,強(qiáng)化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環(huán)節(jié)的手段和效率,跟上社會(huì)信息電子化發(fā)展的步伐,為經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。

1 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

目前醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式,其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時(shí)的記錄、不具公共性和共享性、不能動(dòng)態(tài)反映個(gè)人信用狀況等缺陷。傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發(fā)達(dá)的今天,變的難以適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公快速、便捷的要求:第一,查詢效率低,當(dāng)前的人事檔案中有相當(dāng)材料如各級(jí)表彰、外出進(jìn)修等檔案多保管在各職能部門,遇到歸檔或查詢問題時(shí),工作量大,勞動(dòng)強(qiáng)度大。檔案員要經(jīng)常往返于各職能部門和庫(kù)房之間,有的人事檔案材料上百頁(yè),為了防止丟失,查閱前后都要核對(duì)頁(yè)碼、內(nèi)容。第二,檔案安全性難以保證。由于直接對(duì)原始資料查閱,為防止查詢?nèi)藛T對(duì)原件的毀壞、涂改,要派專人負(fù)責(zé)陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況,由于沒有備份也無從查對(duì),將承擔(dān)不必要的損失。第三,歸檔困難。由于資料的變動(dòng)(增加或更新),如年度考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、學(xué)歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時(shí)查詢的情況時(shí)有發(fā)生,不可避免地發(fā)生歸檔錯(cuò)誤。一旦出現(xiàn)此類問題,就有可能將上千卷檔案從新整理,牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁,導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。第四,管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的,有時(shí)只能查部分內(nèi)容,但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱,很難控制。大量的紙制文檔,只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記,無法體現(xiàn)出檔案狀況,缺乏一套對(duì)檔案出、入庫(kù)記錄和檔案變動(dòng)的管理系統(tǒng)。

1.2檔案信息電子化管理存在的問題

檔案信息電子化雖然能使檔案部門能夠更好地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和提高工作效率,檔案信息資源得到更充分的利用,但是在認(rèn)識(shí)檔案信息電子化好處的同時(shí),我們也應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到,檔案部門面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn):

1.2.1原始性及真實(shí)性的問題。

電子文件的原始性及真實(shí)性的問題集中在以下幾方面:(1)電子文件可以被原樣復(fù)制,也可以被改動(dòng)后而不留痕跡。(2)電子文件的真實(shí)性保證是伴隨其生命始終的不間斷過程。(3)電子文件與載體相分離,使其信息的原始性和內(nèi)容的真實(shí)性的衡量標(biāo)準(zhǔn)帶有相對(duì)性。隨著側(cè)重點(diǎn)不同、技術(shù)基礎(chǔ)不同,使不同部門對(duì)電子文件的真實(shí)性認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)了不同的定位情況,從而使對(duì)真實(shí)性的確認(rèn)帶有相對(duì)性。

1.2.2通用性問題。人事檔案工作和人事信息工作相輔相成,密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式,人事信息的主要內(nèi)容與人事檔案的原始記錄也應(yīng)是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高,這兩項(xiàng)工作雖然不能等同替代,但很多具體項(xiàng)目是重復(fù)的。在現(xiàn)代人事管理模式中,無論是各級(jí)組織部門還是基層單位,人事檔案工作和人事信息工作都是相對(duì)分離的,分工也很明確,有的還隸屬于不同的職能科室。由各級(jí)各部門開發(fā)的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多,兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息,但側(cè)重點(diǎn)各不相同,信息轉(zhuǎn)換或共享又有困難。 會(huì)造成人事信息失實(shí),影響人事工作的正常開展。另一方面,檔案管理系統(tǒng)中的主要數(shù)據(jù)來源于人事檔案,而且一般采用隨時(shí)維護(hù)的形式,在材料歸檔的同時(shí)就要更新信息,具有真實(shí)性、權(quán)威性。但由于多數(shù)單位已有了人事信息系統(tǒng),檔案管理系統(tǒng)中的人事信息往往不被重視,利用率低。檔案工作公共服務(wù)平臺(tái)建設(shè)需有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),如果各個(gè)檔案部門各自為政依照自己的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)平臺(tái),如財(cái)務(wù)部門工資軟件與人力資源信息管理軟件不同,不僅浪費(fèi)大量的資金重復(fù)建設(shè)不兼容的平臺(tái),也為醫(yī)院將來整合各科室檔案信息資源帶來的困難,得不償失,所以盡快由上而下制定一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)顯得至關(guān)重要。從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看,如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,以后各部門之間進(jìn)行信息共享或聯(lián)合開發(fā),就很可能由于數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的差異帶來不兼容的問題。

1.2.3憑證價(jià)值問題。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本,沒有草稿與印稿的區(qū)別,也沒有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對(duì)其可靠程度的不信任和矛盾心理,目前難以成為合法的證據(jù)。

2 開展人事檔案的電子化管理工作的必要性

2.1新時(shí)期人事工作的迫切需要。進(jìn)入新世紀(jì)以來,運(yùn)用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時(shí)期人事工作,更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),這是新時(shí)期人事工作的迫切需要,也是信息化工作發(fā)展的趨勢(shì)和必然要求。只有進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作,才能檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。

2.2已具備了物質(zhì)條件設(shè)施

現(xiàn)在各大醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)已基本上實(shí)現(xiàn)了寬帶化,絕大部分都實(shí)現(xiàn)了電腦化辦公。這為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息電子化管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。而電子檔案的軟件技術(shù)及相關(guān)管理辦法的研究不斷深入,也為人事檔案信息電子化管理提供了技術(shù)上的保障。在現(xiàn)有的設(shè)備基礎(chǔ)上增設(shè)相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)、管理軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件及相應(yīng)的設(shè)備,即可實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理。

2.3人事信息規(guī)范的需要。在日常管理中,形成了大量的信息,這部分信息絕大部分是用手工管理的,不僅耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng),重復(fù)勞動(dòng)多,工作量大,效率低,而且由于手工管理,就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞,使信息內(nèi)容不規(guī)范,信息系統(tǒng)流程不科學(xué)。要改變這種狀況,就需要用現(xiàn)代化工具管理干部信息,不斷提高信息的規(guī)范程度與利用率。

2.4提高人事檔案管理水平的需要。隨著經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革的不斷深化,人事檔案管理也應(yīng)不斷提高科學(xué)管理水平。這就要求我們?nèi)シe極探索人事檔案管理工作的新路子,建立起與經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理模式,采用現(xiàn)代化管理手段與方式來管理人事檔案,更好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的作用,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式。

3 進(jìn)一步規(guī)范人事檔案的電子化管理

3.1人事檔案管理與人事信息管理同步化,是實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)管理的合理模式,要推動(dòng)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理,有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上,可將檔案管理與人信息這兩類系統(tǒng)合二為一,開發(fā)推廣全國(guó)統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動(dòng),提高工作效率,又可保證信息的準(zhǔn)確、完整和新鮮,提高信息資源的利用率。

3.2強(qiáng)化制度化建設(shè)規(guī)范人事信息管理

因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。加上檔案工作人員計(jì)算機(jī)水平有限,如不及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,一旦發(fā)生問題數(shù)據(jù)難以恢復(fù),損失很大。同時(shí),計(jì)算機(jī)管理帶來了信息維護(hù)、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔,更要面臨系統(tǒng)安全的巨大挑戰(zhàn)。檔案工作是一項(xiàng)保管保密要求高的特殊性工作,在這一領(lǐng)域應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問題。規(guī)范操作程序,對(duì)保密等相關(guān)問題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度,使檔案工作人員有據(jù)可依,最大限度地減少管理上的漏洞。

3.3提高檔案管理人員技術(shù)水平

由于缺乏有力的約束機(jī)制,各單位檔案管理人員配備普遍不足。實(shí)行計(jì)算機(jī)管理要求在較短時(shí)間內(nèi)建立數(shù)據(jù)庫(kù),并在日常工作中及時(shí)信息維護(hù),檔案管理人員的工作量明顯加大,計(jì)算機(jī)管理帶來的工作效率的相對(duì)提高還不明顯。使用檔案管理系統(tǒng)使人員配備不足的矛盾更為突出。多數(shù)單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統(tǒng)。要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。

3.4加強(qiáng)電子文件歸檔管理。單位檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求,加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),確保電子文件真實(shí)、完整、有效,上級(jí)主管單位進(jìn)行電子文件歸檔管理的試點(diǎn)工作,及時(shí)總結(jié)、推廣經(jīng)驗(yàn),引導(dǎo)、規(guī)范機(jī)關(guān)電子文件的歸檔工作。同時(shí)加強(qiáng)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案接收的研究,并根據(jù)工作實(shí)踐制定電子檔案管理辦法。一些管理軟件運(yùn)行環(huán)境要求高,要進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐度?。同時(shí),檔案工作的高度保密性要求配備專用的電子設(shè)備,并由專人管理。各單位可根據(jù)自己的實(shí)際視情而選用合適的信息化管理模式。

第2篇

檔案的記錄都是關(guān)于工作人員的基本信息的,每個(gè)工作人員的詳細(xì)情況都會(huì)記錄在里面,除了人員的一些基本信息,還包括人員的技術(shù)水平、專業(yè)水平的記錄,對(duì)應(yīng)的崗位安排和崗位設(shè)置,以及他們?cè)诠ぷ鲘徫簧系墓ぷ骺?jī)效,所受過的獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰等等,每個(gè)人的檔案都實(shí)實(shí)在在被記錄在檔,是人才信息的重要記錄。信息化技術(shù)的到來是我們的人事單位檔案管理工作有了一個(gè)很大的發(fā)展變化,這樣的信息化管理,不僅極大地縮減了成本,而且提高了管理效率,管理的安全性也得到了極大地提高,同時(shí)給我們?cè)诓樵儠r(shí)帶來了極大地方便,我們?cè)趯?duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充修改,信息傳遞和保存都得到了極大地改善。

一、信息化管理存在的問題

1.信息化管理沒有統(tǒng)一?范的管理標(biāo)準(zhǔn)

信息管理,不僅要求信息全面真實(shí),同時(shí)還要保證管理的規(guī)范統(tǒng)一,實(shí)現(xiàn)人事檔案在不同的單位之間的信息共享與交流,這樣更好地有利于人才的合理分配和人員調(diào)動(dòng)。因此,良好的人事管理工作進(jìn)行的前提就是要保證我們管理工作的基礎(chǔ)是穩(wěn)定的,那就是要建立規(guī)范統(tǒng)一的信息管理,然而在實(shí)際的檔案管理中,我們的規(guī)范性并沒有達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),每個(gè)單位都是自己獨(dú)立的管理方式,單位與單位之間并沒有形成一個(gè)統(tǒng)一。

2.人事檔案管理利用價(jià)值有限

我們?cè)谶M(jìn)行人事檔案管理工作的時(shí)候,雖然儲(chǔ)備了大量的人事信息,以備隨時(shí)開發(fā)人才、調(diào)配人才,使得能夠被最大限度地發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì),創(chuàng)造其價(jià)值,充分調(diào)動(dòng)人員的積極性,但是很多時(shí)候,我們的檔案都是被記錄進(jìn)去后很少再重新調(diào)出來進(jìn)行研究使用或者更新調(diào)動(dòng),我們的管理價(jià)值沒有被充分發(fā)掘出來,所有的檔案管理表成了一種檔案保管,只有在偶爾的人員調(diào)動(dòng)時(shí)才找出來翻閱一下用來查找核實(shí)一些信息,所以不利于人事檔案管理的利用價(jià)值的發(fā)揮。

3.管理模式落后

我們傳統(tǒng)的檔案管理模式是相對(duì)落后的,大部分處于純手工整理或者半手工管理,這樣就極大地降低了工作效率,而且管理工作的安全性和準(zhǔn)確性也沒有十足的保證,稍一疏忽,就會(huì)造成信息的錯(cuò)誤或遺失,若有事關(guān)檔案的調(diào)動(dòng)等其他外在因素的影響,只要記錄錯(cuò)誤,對(duì)人才的前途就會(huì)存在著風(fēng)險(xiǎn)性的影響。綜合各種實(shí)際情況,落后的管理模式使得我們的管理工作量大,效率低下,安全性低,靈活性低,使用查找檔案比較困難。

4.人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

很多檔案管理人員并不是專業(yè)人員,還有一些管理知識(shí)相對(duì)比較薄弱的管理人員,并沒有接受過專業(yè)的管理培訓(xùn),所以他們?cè)趶氖聶n案管理工作時(shí),不僅工作效率低下,而且水平僅僅停滯在電腦的基本操作上,離我們提倡的信息化檔案管理的要求還相差甚遠(yuǎn),所以這就要求我們有專業(yè)的檔案管理人員和熟悉電腦知識(shí)的高素質(zhì)工作人員。

二、信息化管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)信息化管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展,我們?nèi)粘5纳?、工作都逐步離不開信息技術(shù),在人事檔案管理方面的工作,信息量是十分巨大的,這就要求管理人員具有專業(yè)的檔案管理水平,熟悉信息化管理,所以我們要加大對(duì)檔案管理人員的信息化專門培訓(xùn),提高工作人員的工作專業(yè)水平,為檔案管理工作培育高素質(zhì)的管理人才看,提升我們的檔案管理工作水平。

2.轉(zhuǎn)變管理模式

我們要實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定的檔案管理工作目標(biāo),首先基礎(chǔ)就是管理模式的專業(yè)化和規(guī)范化,我們要根據(jù)實(shí)際情況作出仔細(xì)科學(xué)的分析,提出一種科學(xué)的管理模式,以前我們純手工的管理存在著很多弊端,所以我們要利用我們的信息技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行服務(wù),使得我們的檔案能夠得到調(diào)理的整理、歸類、統(tǒng)計(jì)等。

3.開發(fā)出信息化檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫(kù)

由于人事檔案的信息量較大,所以我們需要一個(gè)強(qiáng)大的檔案管理軟件,能夠?qū)θ耸聶n案進(jìn)行準(zhǔn)確的分析和科學(xué)的整理歸類,以便檔案的靈活保存,這樣不僅提高了檔案管理的安全性,同時(shí)還提高了我們?cè)谑褂貌檎覚n案時(shí)的方便性,極大地減輕了管理工作人員的工作任務(wù),提高了工作的效率,同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的資源共享,有助于人才的合理分配,所以要開發(fā)一個(gè)強(qiáng)大的信息化管理軟件數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)我們的人事檔案進(jìn)行管理。

4.重視人事檔案信息入檔及修復(fù)工作

人事檔案管理工作必須嚴(yán)肅認(rèn)真對(duì)待,包括檔案的生成、收集及驗(yàn)證、歸檔等,所以在實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的過程中,要加大對(duì)人事檔案信息入檔及修復(fù)工作的重視,不要出現(xiàn)檔案的信息錯(cuò)誤或者遺失,如果有需要修復(fù)的檔案就要及時(shí)進(jìn)行修復(fù),恢復(fù)數(shù)據(jù),保證認(rèn)識(shí)檔案的權(quán)威性和真實(shí)性。

5.發(fā)揮檔案信息管理平臺(tái),充分運(yùn)用電腦檔案

第3篇

管理的具體建議?!娟P(guān)鍵詞】檔案室;人事檔案;管理

現(xiàn)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案由具有人事權(quán)利的單位自己管理,沒有采用現(xiàn)在社會(huì)上普遍使用的人事方式,實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的集中化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理。但是這種老的人事檔案管理方式也有著它自己的優(yōu)勢(shì),對(duì)于人事的檔案,很多單位沒有掌控權(quán),放在人才交流中心的人事檔案具有流動(dòng)性,對(duì)于相對(duì)比較固定的機(jī)關(guān)事業(yè)單位,需要這種單位自主管理員工人事檔案的方式,這樣很多不必要的人員流動(dòng)才能進(jìn)一步被控制。

一、人事檔案管理存在的問題

(一)管理的方式相對(duì)落后。一些單位的人事檔案管理制度相對(duì)比較松散,沒有明確的專人管理,對(duì)于人事檔案一般職工可以輕松看到,甚至自己能拿到自己檔案。這就造成了很多管理方面的隱患,很多單位利用檔案的管理阻礙正常的人才流動(dòng)。例如,明文規(guī)定允許事業(yè)單位人員參加的正常的公開招聘,很多時(shí)候就是由于原單位扣著其檔案不放,阻礙了優(yōu)秀人才的正常流動(dòng),這就是一種管理理念存在落后思想所造成的。

(二)管理的手段相對(duì)單一。很多單位由于辦公條件的影響,造成了很多地方的人事檔案管理缺乏手段,沒有專門的人事檔案管理的場(chǎng)所,甚至沒有專門的密碼柜。嚴(yán)重影響了人事檔案的嚴(yán)肅性和保密性,由于辦公條件所限,很多單位人員的檔案甚至出現(xiàn)了丟失,很多管理人事檔案的人員不是專業(yè)人員,對(duì)人事檔案的管理缺乏手段和方法,造成很多不必要的錯(cuò)誤和問題。很多單位的人事檔案沒有相對(duì)應(yīng)的電子化管理,需要大量的人工操作完成每年一次的人事檔案的常規(guī)管理。

二、利用搬遷機(jī)會(huì) 進(jìn)一步提升單位人事檔案管理

檔案室的搬遷是提高人事檔案管理的好機(jī)會(huì),需要進(jìn)一步提高管理的理念和思想。檔案室條件的改善有利于人事檔案的有序管理,有利于人事檔案調(diào)閱、增減的規(guī)范化,有利于避免因?yàn)槿耸聶n案造成的管理糾紛,進(jìn)一步維護(hù)了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性,保障了人事檔案的真實(shí)性、可靠性。

(一)進(jìn)一步加大培訓(xùn)力度,提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性,對(duì)管理人員的要求十分嚴(yán)格,不僅是業(yè)務(wù)能力方面,更是管理人員的政治性、黨性的體現(xiàn),需要進(jìn)一步加大對(duì)管理人才的政治思想教育,要求其以對(duì)黨、對(duì)單位高度負(fù)責(zé)的態(tài)度管理人事檔案,不能因?yàn)榕c誰的關(guān)系好,就私自給誰看檔案,甚至篡改檔案。政治立場(chǎng)在保持高度的堅(jiān)定的基礎(chǔ)上,要進(jìn)一步增加業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí),一個(gè)有著高度思想覺悟的人沒有專業(yè)的管理方法和手段,人事檔案還是會(huì)出現(xiàn)不必要問題的,加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部的人事檔案管理的培訓(xùn),組織專業(yè)的教師開展培訓(xùn),進(jìn)一步開展人事檔案互查活動(dòng),實(shí)現(xiàn)兄弟單位之間的取長(zhǎng)補(bǔ)短。

(二)進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化管理,促進(jìn)人事檔案管理的有序進(jìn)行。隨著檔案室的搬遷,管理?xiàng)l件的改善,可以進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理相應(yīng)規(guī)章制度的完善,原來沒有條件的,現(xiàn)在有條件了,可以實(shí)現(xiàn)有序管理了。因此,可以以此為機(jī)會(huì),進(jìn)一步規(guī)范人事檔案調(diào)閱增減等操作的流程,對(duì)于需求調(diào)閱人事檔案的,需要有專門的文件,需要調(diào)出檔案的,需要有調(diào)檔函。需要查閱相應(yīng)檔案信息的,要有兩個(gè)人在場(chǎng)方可調(diào)閱,這些管理制度都可以借助檔案室條件的改善,進(jìn)一步規(guī)范起來,從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的有序管理。

(三)進(jìn)一步拓展管理手段,實(shí)現(xiàn)電子管理的可能。檔案室的搬遷是一種硬件大環(huán)境的改善,由此可以進(jìn)一步提出電子化人事檔案管理的可行性方案,實(shí)現(xiàn)管理手段的進(jìn)一步拓展。因?yàn)楹芏鄦挝蝗藛T眾多,各種身份人員檔案管理有著不同要求,人工管理人事檔案的難度很大,一旦將主要的人員檔案信息電子化,將有利于人事檔案的調(diào)取和查閱,大大降低了人員的工作量。

三、結(jié)語

由于各種原因,有歷史遺留的問題、有人員管理更替的問題等等,造成了一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理出現(xiàn)很多問題,埋下了很多不必要的隱患。以檔案室的搬遷為機(jī)會(huì),進(jìn)一步提升人事檔案管理人員的政治敏感性、專業(yè)素養(yǎng),不斷增加規(guī)范化操作流程,有效拓展電子檢索管理,將有利于單位科學(xué)、合理地管理人事檔案。

參考文獻(xiàn):

第4篇

【關(guān)鍵詞】人事檔案;公路局;困境;管理;信息化建設(shè)

1994年,我國(guó)正式確立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制,從而使我國(guó)的勞動(dòng)人員的變更速度加快。進(jìn)入21世紀(jì)后,特別是我國(guó)加入世貿(mào)組織后,這種現(xiàn)象更加明顯,致使之前的人事檔案管理弊端日益明顯,加之人事檔案管理人員對(duì)檔案管理不重視,使得人事檔案的管理陷入困境。因此,如何對(duì)人事檔案工作進(jìn)行科學(xué)、有效地管理,使其更好地發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的價(jià)值,更好地服務(wù)于社會(huì),成為當(dāng)前我國(guó)各單位亟需解決的問題。

一、人事檔案管理對(duì)公路局的意義

(一)公路局選拔人才的根據(jù)。

人事檔案記載了公路局員工的基本信息,是公路局了解單位員工的最直接資源。公路局通過人事檔案可以了解單位內(nèi)部員工的各類信息,從而為單位選拔人才提供依據(jù)。因此,只有對(duì)公路局的人事檔案進(jìn)行科學(xué)、有效地管理,才能更好地使單位了解單位的人才情況,從而保證單位能夠?qū)崿F(xiàn)人才的充分利用,為每一位員工配置適合自己的崗位,實(shí)現(xiàn)人才資源的充分利用,避免人才資源的浪費(fèi)。

(二)公路局合理配置人才的依據(jù)。

每個(gè)人都既有優(yōu)點(diǎn),又有缺點(diǎn),如果不對(duì)人才進(jìn)行合理的配置,就不能使員工發(fā)揮自己的長(zhǎng)處、避免自己的短處,從而也就不能很好地發(fā)揮員工工作的積極性和主動(dòng)性,從而降低了單位的勞動(dòng)效率、阻礙了人才資源的有效流動(dòng),導(dǎo)致單位出現(xiàn)人才擠壓的現(xiàn)象,對(duì)單位造成很大的損失。

(三)保證公路局人才數(shù)量和類型的科學(xué)化。

只有對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的管理,才能更好地掌握單位需要的員工數(shù)量和類型,為單位接下來的人才選撥進(jìn)行預(yù)測(cè),保證單位人員的充分利用,防止出現(xiàn)人才空缺和過渡飽和的現(xiàn)象。只有這樣,才能保證單位對(duì)人才的使用做到人盡其才。單位為了保證在對(duì)人才的使用過程中做到人盡其才,一般會(huì)對(duì)單位的人力資源的現(xiàn)狀進(jìn)行整合,從而為以后人力資源的合理利用提供依據(jù)。

二、公路局人事檔案管理存在的問題

(一)公路局人事檔案管理模式過于單一。

干部人事檔案管理模式是當(dāng)下公路局最普遍的人事檔案管理模式,這種管理模式對(duì)員工比較固定的單位來說是比較適合的,但當(dāng)今社會(huì)是人員流動(dòng)最快速的社會(huì),這種單一的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)對(duì)人才進(jìn)行管理的需要。

(二)公路局人事檔案管理體制十分僵硬。

我國(guó)的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建立之后,人們的思想也變得越來越活躍,人們?yōu)榱双@得更好的發(fā)展,通常會(huì)選擇跳槽,但公路局卻不肯將員工的人事檔案還給員工,導(dǎo)致出現(xiàn)了各種檔案問題,例如,“虛假檔案”“檔案流失”等,非常的不利于人事檔案的管理。

(三)公路局檔案管理人員素質(zhì)低。

公路局的人事檔案管理人員有很多不是專業(yè)的檔案管理人員,他們對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí),沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作對(duì)單位的作用和價(jià)值,而且由于他們大多不是專業(yè)的檔案管理人員,業(yè)務(wù)能力比較低,在人事檔案的管理上存在很多的缺陷,很難將單位的人事檔案管理工作做好。

三、健全公路局人事檔案管理的具體措施

(一)完善公路局人事檔案的管理制度。

公路局在人事檔案管理方面,要形成一套完整的檔案管理制度,從而保證人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化,使其真正為單位的人才利用提供準(zhǔn)確的參考資料,真正發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。同時(shí)也要改變公路局人事檔案管理模式單一和體制僵硬的問題,為單位人才的流動(dòng)提供便利,真正實(shí)現(xiàn)人才的合理流動(dòng),從而發(fā)揮人才的最大價(jià)值。

(二)提高公路局人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。

人是一切工作的基礎(chǔ),公路局人事檔案工作的好壞,首先取決于人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)的好壞。因此,公路局在招聘人事檔案管理人員時(shí),一定要選擇文化水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、職業(yè)道德高的人,在確定之后,要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn),使其一方面熟悉人事檔案管理的工作內(nèi)容和技巧,另一方面形成吃苦耐勞的工作精神,從而保證所招聘的人員能真正勝任公路局的人事檔案管理工作。

(三)推進(jìn)公路局人事檔案管理的信息化建設(shè)。

21世紀(jì)是一個(gè)信息化的社會(huì),人事檔案的電子化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì),各個(gè)單位都基本實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理的電子化,電子化的檔案管理模式與紙質(zhì)檔案管理的結(jié)合,更好地保證了單位對(duì)人才資源的充分利用。這就要求公路局首先把原先紙質(zhì)的人事檔案通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊娜耸聶n案,從而建立完備的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

四、結(jié)語

綜上所述,人事檔案管理的好壞與公路局人才資源的合理利用密切相關(guān),也是提高公路局員工工作能力的重要參考依據(jù)。為了更加方便、有效地利用公路局的人事檔案為公路局的發(fā)展服務(wù),公路局必須改變?cè)械娜耸聶n案管理制度。建立新型的人事檔案管理模式和體制,使人事檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

【參考文獻(xiàn)】

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第5篇

【關(guān)鍵詞】高職院校;信息化;檔案管理;管理創(chuàng)新

目前,隨著檔案信息化建設(shè)步伐的加快,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于人事檔案管理工作。但針對(duì)高校的人事檔案信息管理工作來說,則存在著檔案管理人員認(rèn)識(shí)不夠、管理方式傳統(tǒng)落后、缺乏適應(yīng)性較強(qiáng)的人事檔案管理系統(tǒng)等不足。這些因素嚴(yán)重制約了高校信息檔案管理工作向著更長(zhǎng)遠(yuǎn)的方向發(fā)展,影響檔案管理效果?;诖?,加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。

一、當(dāng)前高職院校信息化檔案管理的要點(diǎn)探析

(一)紙質(zhì)文件與電子文件歸檔仍需同步重視。電子檔案管理模式下,歸檔載體變得更為多樣,同一份檔案會(huì)有紙質(zhì)與電子兩種形式。因此,電子檔案在安全性上能得到較高的保障。及時(shí)電子文件損壞,也有原版紙質(zhì)原件文件。這也就是為什么在電子化檔案管理模式下,仍需重視對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔的原因[1]。在當(dāng)今高校,檔案管理電子化推進(jìn)進(jìn)程進(jìn)展不一,甚至存在著辦公電子化尚未完全普及的現(xiàn)象。這其中難以推進(jìn)的原因較為多樣,最常見的原因即為資金不足,更深層次的原因在于國(guó)家針對(duì)電子檔案的法律管理部分立法尚未完善,雖然其在查閱借取方面較為便捷,但同樣一份文件,紙質(zhì)版檔案一定比電子版檔案有法律效力。針對(duì)這一現(xiàn)狀,高校檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸檔檔案所涉及的類別,法律意義,實(shí)際效力進(jìn)行更深一步探討。不論何時(shí),都不應(yīng)當(dāng)放松對(duì)紙質(zhì)文件的管理,檔案歸檔時(shí)必須保持同步,同時(shí)立卷。控制兩者相互歸檔時(shí)紙質(zhì)文件與電子文件能夠相互對(duì)應(yīng),在數(shù)據(jù)庫(kù)中能找到每一頁(yè)的詳細(xì)內(nèi)容。

(二)電子檔案的安全管理需得到加強(qiáng)。檔案安全管理,一方面需要充足的技術(shù)支持;另一方面需要檔案管理人員自身具備足夠的安全意識(shí)。從數(shù)據(jù)庫(kù)安全方面,軟硬件能否穩(wěn)定運(yùn)行,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否安全,是否存在數(shù)據(jù)庫(kù)漏洞等內(nèi)容均是影響因素。故在實(shí)際工作中,要做好電子檔案的安全管理,需緊抓如下工作:思想認(rèn)知維度,要認(rèn)識(shí)到檔案泄露后對(duì)于高校對(duì)于社會(huì)的影響,能夠從工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中層層把關(guān)、層層負(fù)責(zé),強(qiáng)化流程管理[2]。安全技術(shù)維度,定期開展對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新,更新其內(nèi)部病毒防范機(jī)制,用戶準(zhǔn)入機(jī)制等。做到未經(jīng)授權(quán)的用戶無訪問檔案權(quán)利,獲得部分訪問權(quán)限的用戶僅可開放一定權(quán)限;同時(shí)在數(shù)據(jù)傳輸途中,能夠做到數(shù)據(jù)不被攔截,數(shù)據(jù)加密等安防性干預(yù)。在檔案的閱讀與更改方面,也是影響檔案安全度的重要因素之一,在此將引出安全管理能力的第二點(diǎn),檔案內(nèi)容原始性的保證。電子檔案作為數(shù)據(jù)的集中性表現(xiàn),其在內(nèi)容與形式上很容易被改動(dòng),不論是出于有意或是無意。故在系統(tǒng)安全性防范文件原始性保存方面,應(yīng)對(duì)具備檔案修改權(quán)限的用戶層層限制,最大程度的做到無權(quán)限的用戶難以進(jìn)入,看不見,改不了。通過措施干預(yù)保證電子檔案的真實(shí)性與完整性。當(dāng)有關(guān)檔案管理細(xì)則發(fā)生更改時(shí),應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件核心精神,對(duì)電子檔案操作模式重新規(guī)劃。針對(duì)重要程度較高的,且需長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)保存的文件,人事任命文件等,辦理權(quán)限需交由專人,并單獨(dú)設(shè)置一監(jiān)督人員,嚴(yán)禁越權(quán)辦理,嚴(yán)格按照規(guī)定操作程序開展工作。從設(shè)備配備的安全角度來看,應(yīng)單獨(dú)設(shè)置一處理電子檔案的電腦,且接入的網(wǎng)絡(luò)屬單獨(dú)支線的校園內(nèi)部網(wǎng),最大限度地提升專用網(wǎng)絡(luò)安全程度。同時(shí),在電子檔案準(zhǔn)入制度方面,則應(yīng)用用戶口令予以約束,定期更換統(tǒng)一的用戶口令,也減少了信息泄露的幾率,即使對(duì)于存在檔案管理人員人動(dòng)的情況,也不會(huì)發(fā)生檔案信息泄露;從信息存儲(chǔ)安全的角度看,部分高校存在多個(gè)校區(qū),但高校整體間的人事檔案信息是共用的,則此時(shí),檔案管理人員需根據(jù)學(xué)校自身情況及部門設(shè)置,選擇是否需要異地存儲(chǔ),多套備份等[3]。

(三)采取多元化管理措施,保證電子檔案能長(zhǎng)期有效保存。電子檔案的儲(chǔ)存完整性受到多方面因素限制,詳細(xì)為檔案讀取系統(tǒng)的解碼方式、儲(chǔ)存介質(zhì)理化性質(zhì)是否穩(wěn)定、電子檔案磁盤放置方式能否保證磁盤與磁盤之間不受影響等。具體到實(shí)際人事檔案管理工作來說,則需注意以下事項(xiàng):首先,能否開展對(duì)電子檔案的有效維護(hù)與檢測(cè)??紤]到電子檔案載體較為多樣,各類載體的理化性質(zhì)有著些許差異,不能按照統(tǒng)一的保管模式管理,同時(shí)加之以儲(chǔ)存環(huán)境難以受到人為因素調(diào)控,則無形中增加了信息儲(chǔ)存的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。另外,除對(duì)電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外,還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存,或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。因此,應(yīng)對(duì)電子文件至少每半年開展一次信息安全性檢測(cè)與備份。并將每次驗(yàn)收與檢測(cè)的結(jié)果記錄到檔案管理登記表中。這類電子介質(zhì)存儲(chǔ)的硬盤等載體,均專人、專地儲(chǔ)存,且不得外借。同時(shí)建立相關(guān)信息管理維護(hù)日志,為日后復(fù)核工作的開展提供便利。

二、高職院校信息檔案創(chuàng)新化建設(shè)的對(duì)策與管理干預(yù)

(一)人事檔案管理信息化,網(wǎng)絡(luò)化。將通過審批的人事檔案全部電子化處理,并錄入數(shù)字化檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)中。根據(jù)檔案類別的不同,予以同類型分類,并建立多種匯總檢索方式,使電子檔案的查找方式能更加多元化。對(duì)于特殊類型檔案來說,如保密級(jí)別較高的、僅具有一份檔案,對(duì)安全保存要求較高的檔案,應(yīng)在常規(guī)保管基礎(chǔ)上,根據(jù)檔案密級(jí),設(shè)置相關(guān)的查閱權(quán)限,保證僅有特定人群可對(duì)檔案內(nèi)容予以查看。針對(duì)部門間的檔案,其他與之無關(guān)的人或部門調(diào)取需通過審批,并對(duì)調(diào)取檔案的目的進(jìn)行說明,只有被授予使用權(quán)限的用戶才能擁有部分查閱權(quán)限。這樣嚴(yán)密的權(quán)限劃分,有助于檔案信息在內(nèi)部信息共享范圍內(nèi),安全的查閱。對(duì)于使用者而言,安全性與工作效率均能得到同步提升,而對(duì)于管理者而言,通過在檔案信息庫(kù)中應(yīng)用SQL語句編碼方式,可使得檔案的查詢、管理、系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)信息收集變得更為方便,極大地減少了檔案管理日常的工作量。

(二)上級(jí)管理部門應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化的重視,增加資金設(shè)備與人才投入。人事檔案信息化建設(shè)初期需要投入大量的人力、物力、財(cái)力,一是在設(shè)備上的投入如掃描儀、專用的檔案管理系統(tǒng)、打印機(jī)、編碼系統(tǒng)等均需要投入大量的資金。當(dāng)上述條件均具備后,為滿足檔案管理的要求,需要對(duì)系統(tǒng),設(shè)備實(shí)時(shí)更新。有條件的高校,應(yīng)結(jié)合設(shè)備使用主客觀情況,制定相關(guān)預(yù)算,用足夠的資金保障來更快的推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程[3]。二是在人才上的投入。檔案管理信息化,一方面需要從業(yè)人員具備扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ);另一方面需要從業(yè)人員具備能夠滿足工作需要的計(jì)算機(jī)操作技能。在信息化建設(shè)的初期,高校應(yīng)聯(lián)合檔案管理人員,與本校的信息技術(shù)教師,共同探討出適宜學(xué)校實(shí)際情況的信息化管理方式。對(duì)于部分軟硬件條件配備不充足的環(huán)節(jié),高校應(yīng)適當(dāng)借助外部力量,外部軟件研發(fā)團(tuán)隊(duì),共同做好信息化人事檔案的建設(shè)。

(三)應(yīng)用更為簡(jiǎn)潔底層編碼語言,充實(shí)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的內(nèi)容。人事檔案是學(xué)校長(zhǎng)時(shí)間的人才資源積累的成果,如若對(duì)檔案內(nèi)容加以合理利用,則能將檔案管理所起到的成效進(jìn)一步延伸,從而強(qiáng)化其人才信息資源庫(kù)的作用[4]。根據(jù)學(xué)校人事檔案調(diào)取的實(shí)際需要,研發(fā)更多的,滿足實(shí)際需要的功能,從而為各類人才提供信息化的服務(wù)。在錄入檔案初期,應(yīng)在檔案內(nèi)容中將體現(xiàn)人才工作水平的項(xiàng)目著重體現(xiàn),在擴(kuò)大檔案信息資源庫(kù)的同時(shí),錄入更多高質(zhì)量的人才信息。

(四)創(chuàng)建新型檔案管理人才考核模式。信息化時(shí)代,對(duì)檔案管理人才提出了更高的要求。高校必須對(duì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)予以全面更新,詳細(xì)為:信息資源開發(fā)素質(zhì)、計(jì)算機(jī)能力素質(zhì)、信息化檔案管理知識(shí)素質(zhì)。將傳統(tǒng)上的紙質(zhì)檔案管理工作,轉(zhuǎn)換為電子化檔案管理形式,例如檔案的歸檔、立卷、整理等,傳統(tǒng)方式下人工錄入不僅錯(cuò)誤率高,且耗費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng),對(duì)于檔案錄入字體的清晰度,筆墨選用等方面要求較多,這是傳統(tǒng)檔案管理模式下的弊端。而應(yīng)用電子化檔案管理模式,則能一站式的將上述工作通過電腦錄入,準(zhǔn)確且便捷完成,不必?fù)?dān)心字體錄入不清,選用的筆墨不符合規(guī)定等繁雜的要求。故只有將檔案管理與計(jì)算機(jī)操作技術(shù)緊密融合,充分挖掘檔案的價(jià)值,才能更好地開展檔案管理工作。當(dāng)今優(yōu)秀的檔案管理人員,不僅需要具備細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硇膽B(tài),開展實(shí)際工作,還應(yīng)對(duì)檔案中所蘊(yùn)含的價(jià)值予以充分挖掘,總結(jié)規(guī)律,開展專題研究,著成。在提升自身工作能力的同時(shí),頭腦中的知識(shí)也可以不斷更新,這類人才是新時(shí)代高校檔案管理所迫切需要的人才,所有檔案管理人員都應(yīng)向著這一方向發(fā)展。故而,在檔案管理人員的考核方面,可按照以下模塊展開考核:檔案管理實(shí)踐能力、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作能力、信息化檔案管理能力、與素質(zhì)拓展模塊的考核[5]。根據(jù)考核成績(jī)分布,也使得檔案管理人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ髦械谋∪觞c(diǎn)予以識(shí)別,展開針對(duì)性地工作訓(xùn)練。

三、結(jié)語

綜上,無紙化辦公是文職工作發(fā)展的必然趨勢(shì),更是檔案界發(fā)展的主流方向。高校在進(jìn)行人事檔案管理是越依賴計(jì)算機(jī),無紙化進(jìn)程推進(jìn)速率也就越快。伴隨著高校每年應(yīng)儲(chǔ)存、管理的人事檔案越來越多,傳統(tǒng)的純手工工作方式將會(huì)帶來巨大的工作量。因此,高職院校應(yīng)緊跟社會(huì)發(fā)展信息化的腳步,結(jié)合發(fā)展實(shí)際,革新理念,整合資源,充分挖掘人事檔案所蘊(yùn)含之價(jià)值,為更好地推進(jìn)人事檔案之于學(xué)校發(fā)展不斷奮斗,為部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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第6篇

社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加速,使社會(huì)面貌發(fā)生了翻天覆地的變遷,知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代悄悄來臨,我國(guó)不論是社會(huì)、政治還是經(jīng)濟(jì)、文化都發(fā)生著重大變革,各行業(yè)迎來了新機(jī)遇,在新的時(shí)代和社會(huì)背景下,做為管理學(xué)中重要環(huán)節(jié)的人事檔案管理,也由傳統(tǒng)的人工手工管理向著信息化管理的方向不斷轉(zhuǎn)化,使得了檔案管理、檔案查詢。人事檔案管理信息化建設(shè)并不長(zhǎng),會(huì)管理的不會(huì)計(jì)算機(jī),會(huì)計(jì)算機(jī)的不懂管理,由于溝通協(xié)調(diào)不暢通,有了技術(shù),但還是應(yīng)用軟件開發(fā)不到位、不精確,特別是在實(shí)踐操作中,有些軟件不適用,影響了管理的科學(xué)系統(tǒng)性,有些合適的軟件,由于操作人員經(jīng)驗(yàn)少,還不能熟練應(yīng)用操作,各種原因引起的問題,在人事檔案管理中屢見不鮮,只有相關(guān)部門和人員不斷加強(qiáng)認(rèn)識(shí),勇于探索、不斷創(chuàng)新,才能有效地促進(jìn)人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

1人事檔案管理信息化建設(shè)意義

1.1有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理

人們生活在強(qiáng)大的信息時(shí)代,對(duì)各類信息的挖掘并形成資源價(jià)值是時(shí)代的要求,對(duì)人事檔案管理納入信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理是當(dāng)前需要解決的重點(diǎn)問題,只有不斷順應(yīng)時(shí)代潮流,才能把笨拙的工作轉(zhuǎn)換成靈活的流程,只有實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,才能從根本上提高人事檔案管理工作效率。

1.2有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享

信息化加強(qiáng)關(guān)聯(lián)效應(yīng),通過不同信息的交叉管理應(yīng)用,可以轉(zhuǎn)化成不同的商機(jī),可以說,信息資源已經(jīng)提升為現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種重要戰(zhàn)略資源。加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的信息化建設(shè)工作,有利于發(fā)揮人才最大價(jià)值、有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享、有利于為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),通過科學(xué)的管理,對(duì)人事信息進(jìn)行加密,推進(jìn)人才建設(shè)發(fā)展。

1.3有利于方便對(duì)人事檔案信息的查閱

以往查詢一個(gè)檔案需要很長(zhǎng)時(shí)間,現(xiàn)在卻不同了,不同的信息通過計(jì)算機(jī)集成處理,多么復(fù)雜的數(shù)據(jù)都迎刃而解,變得簡(jiǎn)化起來。數(shù)字化和電子化極大的便利了檔案查詢流程,館藏人事資料和紙質(zhì)檔案信息已經(jīng)被告高數(shù)字化取代,方便人們對(duì)人事檔案信息的隨時(shí)查閱,更好地發(fā)揮檔案使用價(jià)值。

1.4有利于開發(fā)和利用檔案資源

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)使檔案信息資源開發(fā)和利用效率大大增加,在人事檔案管理工作中起到重要作用,這種全新的管理模式,促進(jìn)了管理方式的轉(zhuǎn)變,特別是推進(jìn)了人事檔案的利用率,人事檔案就是為人事工作服務(wù)的,通過對(duì)軟件的開發(fā)應(yīng)用,可以建立多層次、立體化、全方位的人事檔案資源集成模式,這種科學(xué)的管理模式,完全滿足了當(dāng)今時(shí)代對(duì)檔案工作的各種需求,符合社會(huì)發(fā)展,服務(wù)了經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

2人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施的配備不完善

有的地區(qū)不能完全實(shí)現(xiàn)電子管理,有的地區(qū)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理,但卻不能聯(lián)網(wǎng),不同的差異造成我國(guó)檔案信息還不夠健全,有的地方或單位,在現(xiàn)代信息這么發(fā)達(dá)的情況下,依然保持傳統(tǒng)的人工管理,對(duì)現(xiàn)代管理科學(xué)持懷疑態(tài)度,不重視電子信息管理,對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施配備不全,特別是基礎(chǔ)設(shè)施的計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等缺失。影響了人事檔案信息的發(fā)展和有效傳輸。

2.2缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

有的單位因?yàn)椴幌牍_信息,沒有把人才信息公布出來,或者只通過局域網(wǎng)進(jìn)行內(nèi)部管理,人事檔案管理信息化建設(shè)不科學(xué),實(shí)現(xiàn)信息管理的前提是標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù),只有標(biāo)準(zhǔn)完善了,才能確保人事檔案信息的質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)作用功能?,F(xiàn)實(shí)是,有些單位從自身利益出發(fā)進(jìn)行管理,并沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn),造成檔案信息網(wǎng)絡(luò)不夠通暢,無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享,使現(xiàn)代檔案管理不能充分展示其強(qiáng)大的功能。

2.3檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低

檔案管理的好壞關(guān)鍵在人,管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)是決定檔案管理的重要因素。我國(guó)還沒有人事檔案管理高素質(zhì)專業(yè)人才,許多管理人員都是臨時(shí)的,或者是不夠?qū)I(yè),整體維持在一個(gè)較低的水平內(nèi),在現(xiàn)代信息手段高度發(fā)達(dá)的今天,遠(yuǎn)無無法滿足人事檔案信息化管理要求。有些管理人員粗心大意,檔案輸入信息,為人事檔案資源的管理和使用帶來較大的風(fēng)險(xiǎn)。

3人事檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)策

3.1配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備

要想很好的進(jìn)行科學(xué)管理,就要不斷加大投入力度,購(gòu)買先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,實(shí)現(xiàn)技術(shù)設(shè)備的快速更新,建立一套完整健全的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng),這是人事檔案信息化管理的重要硬件設(shè)備,也是信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ),也是進(jìn)行檔案信息傳輸和共享的主要方式。通過科學(xué)的管理,提高人事檔案信息化管理工作的效率,推動(dòng)人事檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展。

3.2實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化

目前,我國(guó)各級(jí)人事檔案管理不完全是電子化的,還有紙質(zhì)材料的存在,這是我國(guó)現(xiàn)行體制決定的。檔案管理部門要同時(shí)對(duì)兩者進(jìn)行收集并形成管理系統(tǒng),通過信息維護(hù)將原始檔案信息和檔案資料錄入微機(jī),最終建立一個(gè)全國(guó)范圍的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.3確保人事檔案信息的安全

實(shí)現(xiàn)信息資源共享與信息安全是共存的,二者相互協(xié)調(diào)統(tǒng)一。只有不斷強(qiáng)化檔案信息安全,才能保證信息不泄漏。在檔案信息真實(shí)性的前提下,需要各級(jí)檔案管理部門一定要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限建設(shè),加大安全保護(hù)措施,對(duì)違法泄漏使用信息的情況,要做到嚴(yán)格執(zhí)法,加大打擊層面,保證網(wǎng)絡(luò)安全可靠。檔案管理人員要做到嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事,不能隨意泄漏相關(guān)人員的信息,為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的安全提供多重保護(hù)。

3.4提高人事檔案管理服務(wù)水平

利用計(jì)算機(jī)將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進(jìn)行分類、提取和加工,通過不同載體實(shí)現(xiàn)數(shù)字存儲(chǔ),形成遠(yuǎn)程傳輸和交流,滿足人們對(duì)人事檔案信息的各種需求,提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。這就需要進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平,不斷開發(fā)創(chuàng)新各項(xiàng)環(huán)節(jié)流程,使人事檔案發(fā)揮更大的作用。

第7篇

1.1多人管理

我國(guó)的人事檔案管理部門是建立在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的,很多的人事檔案管理都是由用人單位來保管的.隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的建立和改革,流動(dòng)人口越來越多,很多的單位與個(gè)人都不了解人事檔案的基本內(nèi)容,出現(xiàn)了多人管理的現(xiàn)象,主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面:第一,分散保管.有的人事檔案保存在過去的單位.有的人事檔案保存在當(dāng)前的單位,有的人事檔案保存在人才交流部門,甚至有的還保存在個(gè)人手上,造成一個(gè)單位內(nèi)的人事檔案處在分散保管的形式.第二,混亂保管.很多單位的人事檔案不僅隸屬于組織、人事、勞動(dòng)等部門,還隸屬于很多無權(quán)保管的部門,導(dǎo)致多人管理的現(xiàn)象.這種人事檔案管理的方法不僅阻礙了人事檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展,影響其真實(shí)與權(quán)威性,還阻礙了人才的流動(dòng)與人力資源的配置.

1.2檔隨人走

目前我國(guó)的人事檔案大多數(shù)呈現(xiàn)檔隨人走的現(xiàn)象,而這樣現(xiàn)象并不能夠適應(yīng)現(xiàn)階段市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)人事檔案的基本要求,嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進(jìn)步,不利于人事檔案的開發(fā)與利用.當(dāng)隨人走的管理方式,造成大部分的人事檔案散布于社會(huì)的每一個(gè)角落.嚴(yán)重影響了人事檔案工作的前進(jìn)方向和發(fā)展.

1.3封閉式管理

目前我國(guó)的人事檔案管理的透明度問題受到了很多人的關(guān)注與重視,很多媒體也相繼報(bào)道出了一些因人事檔案的不透明而對(duì)當(dāng)事人的利益造成損害的案例,這一問題的出項(xiàng),說明了改革人事檔案管理的必要性.人事檔案是對(duì)當(dāng)事人的個(gè)人經(jīng)歷、工作能力和誠(chéng)信情況的真實(shí)歷史記錄,因此人事檔案應(yīng)公開化、透明化,若人事檔案過于保密,使得公民對(duì)人事檔案有一定的畏懼感,會(huì)嚴(yán)重阻礙了人事檔案的開發(fā)與利用.

1.4手段落后

隨著科學(xué)技術(shù)的基部與發(fā)展,我國(guó)的人事檔案在在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的推動(dòng)下,手段明顯落后,并不適合現(xiàn)代化技術(shù)的需求.部分的單位雖然也在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理,但其軟件的開發(fā)達(dá)不到要求,人事檔案管理職員的素質(zhì)不高,很難熟練使用計(jì)算機(jī),造成人事檔案管理的發(fā)展并沒有實(shí)質(zhì)性的突破,多數(shù)還是手工運(yùn)行,只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類,且操作不便,效率低.有的單位只是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)或是檢索,且存儲(chǔ)量較少,實(shí)用性差,對(duì)檢索利用的管理有一定的影響,達(dá)不到現(xiàn)代化的科學(xué)、合理、系統(tǒng)化的管理.

1.5材料、信息不真實(shí)

用人單位的人事檔案信息內(nèi)容完整、準(zhǔn)確,是人事檔案部門對(duì)人事檔案管理的基本要求,但在實(shí)際生活中存在很多的不足,如員工的人事檔案必備資料不完整,包括畢業(yè)證書、技能證書等,很多重要的信息找不到,甚至出現(xiàn)鑒別錯(cuò)誤的問題,將一些手續(xù)不全或是有問題的信息進(jìn)行歸檔,嚴(yán)重影響了人事檔案管理信息的真實(shí)性.還有的單位對(duì)員工的人事檔案信息沒有及時(shí)整理并歸檔,造成人事檔案管理的混亂,甚至有的單位并沒有配套的基礎(chǔ)設(shè)備,且人事檔案資料隨意放置,且管理環(huán)境較為復(fù)雜.很多的單位不重視人事檔案管理工作,制度不嚴(yán)謹(jǐn),執(zhí)行力度不足,人事檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出或是查看都不按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行,嚴(yán)重違反了法律法規(guī).

1.6素質(zhì)低

隨著人力資源管理的不斷加強(qiáng),其管理手段也得到了進(jìn)一步的改革和調(diào)整,對(duì)管理人員的知識(shí)、專業(yè)化等提出了更高的要求.但實(shí)際與要求之間存在著很大的差距與不足,如管理人員的配備比不足,出現(xiàn)了兼職管理或是無人管理的現(xiàn)象,人事檔案管理人員的素質(zhì)低,沒有原則性,對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不足,缺少奉獻(xiàn)的精神,整體的素質(zhì)低.

2改革與創(chuàng)新

單位的決策人員需要高度重視人事檔案管理的工作,全面掌握檔案管理的基本要求.只有最高領(lǐng)導(dǎo)層高度重視其管理工作,各部門才會(huì)主動(dòng)參與到人事檔案管理工作,表現(xiàn)出員工對(duì)人事檔案管理工作的積極性,人事檔案管理人員應(yīng)真實(shí)詳細(xì)的記錄員工工作能力和特長(zhǎng)興趣等一些基本內(nèi)容,尤其是職員在單位的工作表現(xiàn)和誠(chéng)信情況,這對(duì)當(dāng)事人的職業(yè)生涯有很大的影響力,它能夠正確判斷員工的人格品行,因此,單位要建立一個(gè)完善的人力資源管理制度,就需要從人事檔案管理的改革與創(chuàng)新做起[2].

2.1宣傳

綜合各企業(yè)或部門的人事檔案管理實(shí)際情況,利用各種手段對(duì)其加大宣傳力度,如廣告、報(bào)紙、電視或網(wǎng)絡(luò)等手段,確定人事檔案在今后工作中的作用和地位.采用宣傳的方法,使公民能夠正確認(rèn)識(shí)到:在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,不論是單位之間的競(jìng)爭(zhēng),還是部門之間的競(jìng)爭(zhēng),主要是進(jìn)行人才競(jìng)爭(zhēng).若單位或是部門忽視了人事檔案管理工作,或是不了解人事檔案所蘊(yùn)藏的人才信息內(nèi)容,就不會(huì)發(fā)現(xiàn)并使用人才,及不會(huì)在競(jìng)爭(zhēng)中得到進(jìn)步和發(fā)展.想要增強(qiáng)干部人員的檔案意識(shí),樹立法制、服務(wù)觀念,就要將人事檔案管理的工作加入到日常工作中,時(shí)時(shí)刻刻進(jìn)行記錄和把握每一個(gè)員工的工作表現(xiàn)和能力.

2.2體制

我國(guó)的人事檔案已經(jīng)由“單位檔案”向“社會(huì)檔案”的方向轉(zhuǎn)變,呈現(xiàn)出人事檔案管理工作的社會(huì)化的.因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間受到社會(huì)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)制度的約束,人們對(duì)人事檔案管理是國(guó)家的或是單位的傳統(tǒng)觀念比較根深蒂固,從上學(xué)到畢業(yè)工作,個(gè)人工作的選擇空間很小,造成人事檔案變成了單位檔案.隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的發(fā)展,人的屬性也發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的改變:人是屬于社會(huì)的而不是僅屬于某單位或地區(qū)的.只是在某時(shí)間,個(gè)人與部門簽有勞動(dòng)合同法,存在著勞動(dòng)關(guān)系,若接觸勞動(dòng)關(guān)系,那么人就屬于社會(huì),個(gè)人和社會(huì)的共同發(fā)展的主要條件是人才的流動(dòng),因此,切實(shí)實(shí)行社會(huì)化管理的人事檔案管理改革創(chuàng)新,是單位檔案到社會(huì)檔案最大轉(zhuǎn)變.人事檔案管理的制度應(yīng)以承諾將人事檔案信息與企業(yè)的勞動(dòng)合同分開,才是發(fā)展個(gè)人流動(dòng)的前提,才能實(shí)現(xiàn)社會(huì)化的人事檔案管理.

2.3政策

社會(huì)化的管理是人事檔案管理的目標(biāo),但創(chuàng)新和決策的層次較高,且需要結(jié)合其他的社會(huì)創(chuàng)新改革才能夠?qū)崿F(xiàn),不能獨(dú)自完成,因此,在加強(qiáng)人事檔案社會(huì)化的管理制度的前提下,要對(duì)其進(jìn)行政策創(chuàng)新.根據(jù)目前的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)而言,確定各區(qū)域人事管理部門對(duì)相關(guān)的組織是否對(duì)具有人事檔案管理的資格很重要,并進(jìn)行年審制度,頒發(fā)證書.科學(xué)、合理性的規(guī)范人事檔案的信息,盡量少出現(xiàn)長(zhǎng)久或是不合時(shí)宜的信息,樹立公開、公正的原則,將人事檔案進(jìn)行透明化,尊重公民的人事檔案知情權(quán),把人事檔案當(dāng)作社會(huì)信息資料之一,使每一位公民都有維護(hù)個(gè)人檔案的權(quán)利.只有將人事檔案成為透明化,才能充保障人事檔案的當(dāng)事人合法權(quán)利.將行政執(zhí)法考核的內(nèi)容加上人事檔案管理歸類,加大考核力度,保證落實(shí)各項(xiàng)政策的制度.

2.4真實(shí)

人事檔案信息的真實(shí)性是對(duì)人事檔案的基本要求.人事檔案的真實(shí)性主要有兩個(gè)方面:第一,客觀性、完整性,這也是最基礎(chǔ)的真實(shí)性,人事檔案的客觀完整性,能滿足人事檔案管理人員對(duì)職員信息的管理和了解;第二,人事檔案特有的的特性,它不僅能體現(xiàn)人事檔案的價(jià)值,還能滿足人事檔案管理人員對(duì)職員的選擇和使用.真實(shí)性的前提與基礎(chǔ)是第一個(gè)方面,第二個(gè)方面是對(duì)第一個(gè)方面的補(bǔ)充和深化.如果人事檔案沒有客觀性與完整性,那么人事檔案就失去了它特有的基礎(chǔ)和權(quán)威;若人事檔案的信息沒有真實(shí)的特性就會(huì)失去它的存在價(jià)值和意義.只有這兩個(gè)方面相互依存,相互結(jié)合,才能體現(xiàn)檔案管理存在的必要性.人事檔案真實(shí)性管理是要求人事檔案管理人員需具有政策、責(zé)任和創(chuàng)新著三個(gè)方面的觀念,針對(duì)不同類型的管理人員,采用不同的歸檔制度,特別是能夠反映個(gè)人能力、素質(zhì)水平的資料.

2.5管理進(jìn)程

網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的存在為現(xiàn)代化人事檔案的管理工作提供了便捷,人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化,不僅可以進(jìn)行資源共享,加快檔案透明化的速度,方便當(dāng)事人的查看,還能真正的發(fā)揮人事檔案自身的功能與作用,更好的服務(wù)于單位.所以,人事檔案管理的改革可以實(shí)行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理,但人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的前提,是人事檔案要進(jìn)行的電子化.首先將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案,即將人事檔案內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi),利用電子化的方法建立個(gè)人信息系統(tǒng).其次在人事檔案電子化后進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化,在保證檔案信息保密的規(guī)定基礎(chǔ)上,利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì),將人事檔案內(nèi)容進(jìn)行資源共享.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是新型的儲(chǔ)存檔案資料的方式,它能夠?qū)⒉煌瑓^(qū)域、單位或是載體的人事檔案的資料,用網(wǎng)絡(luò)化的方式保存下來,利用網(wǎng)絡(luò)形式將信息連接起來,不但能提高人事檔案信息的使用率,還是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享的有效方法[3].

2.6素質(zhì)教育

對(duì)人事檔案管理人員的要求必須專業(yè)和知識(shí)化,因?yàn)檫@項(xiàng)工作已經(jīng)向向現(xiàn)代化和科學(xué)化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變.因此不但提高了人事檔案管理人員的敬業(yè)精神與職業(yè)素養(yǎng),還要求其工作人員必須能夠靈活使用并維護(hù)人事檔案當(dāng)事人的知情權(quán).人事檔案管理人員在工作中不能只聽上級(jí)的一面之詞,而隨意錄取或是刪掉某位人力資源管理人員,應(yīng)嚴(yán)格考核,通過競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)錄取,選拔出真正的人才.此外,還應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn),提高綜合素質(zhì),對(duì)今后的職位晉升或是福利待遇上加大關(guān)注力度.

3結(jié)語

第8篇

關(guān)鍵詞:人事檔案;事業(yè)單位;信息化;管理

中圖分類號(hào):F24文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):16723198(2013)23009902

0引言

隨著事業(yè)單位管理體制的改革工作的迫切進(jìn)行,提升人事檔案管理水平也成為事業(yè)單位人事部門所關(guān)注的焦點(diǎn)。人事檔案是事業(yè)單位與企業(yè)在對(duì)本組織的成員的使用與管理過程中所形成的檔案。用于記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn),以個(gè)人為單位組合起來,以備考察的文件材料。將人事檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、整理、收集和提供利用的活動(dòng)。人事檔案管理對(duì)于規(guī)范人事管理工作的流程具有重要意義。本文根據(jù)事業(yè)單位人事檔案的管理所出現(xiàn)的問題,關(guān)于如何提升事業(yè)單位人事檔案的管理水平提出了相應(yīng)的建議與解決方案,以期對(duì)事業(yè)單位管理水平的提高有一定的促進(jìn)和借鑒意義。

1事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

伴隨著檔案管理中所出現(xiàn)的“虛假檔案”“死檔棄檔”等現(xiàn)象日益增多。有關(guān)事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案制度的管理,從而徹底改變?cè)袀鹘y(tǒng)的人事檔案制度的缺陷。充分發(fā)揮其作為社會(huì)公共管理工具的有效作用。

1.1人事檔案內(nèi)容不夠完善

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方式給現(xiàn)象的人事檔案管理水平的提高帶來了一定的阻礙行。而一成不變的檔案內(nèi)容更是模式老套,格式僵化,反映問題的檔案極其少。不能真實(shí)的反映出人才的信息,所提供的信息的真實(shí)性尤其是有關(guān)個(gè)人能素養(yǎng)等方面的問題更是讓人對(duì)此表示懷疑。

1.2檔案虛假依舊存在

一些檔案由于人事檔案管理制度的不健全以及事檔案的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而缺少真實(shí)性,難以發(fā)揮其真正的功效及作用。檔案虛假的狀況,并沒有得到更好地改善,故意篡改檔案的現(xiàn)象更是時(shí)有發(fā)生。倘若,有關(guān)部門和負(fù)責(zé)人不加以處理,人事檔案的管理部門就會(huì)形同虛設(shè)。

1.3人事管理重視度不夠

一些單位人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài),領(lǐng)導(dǎo)往往不重視人事檔案管理工作,導(dǎo)致人事檔案工作質(zhì)量偏低,難以為整個(gè)單位的人才建設(shè)服務(wù),充分發(fā)揮其功效。

1.4人事檔案信息資源沒有達(dá)到有效利用

由于一些單位無紙化閱檔基本沒有實(shí)施,只是對(duì)職工個(gè)人的基本信息進(jìn)行記錄,對(duì)職工在工作生活中形成的原件卻不予收錄。給檔案的長(zhǎng)久性保存工作帶來了極大的不便,嚴(yán)重制約了信息資源的開發(fā)利用。甚至影響信息服務(wù)以及彼此之間的交流互動(dòng),導(dǎo)致人事檔案信息資源沒有達(dá)到有效利用。

1.5人事管理人員不專業(yè)

為提高的檔案管理水平,專業(yè)的人事管理人員是必不可少的。然而在一些事業(yè)單位,檔案的管理工作卻是由一些對(duì)檔案收集意識(shí)淡薄的非專業(yè)人士所擔(dān)任的。這樣就極易影響檔案管理質(zhì)量和水平的提高。倘若不加以管理檔案資料的流失等問題也會(huì)出現(xiàn)的。

1.6人事檔案利用水平低

提高人事檔案的利用價(jià)值與功能,提供人事決策參考,是人事檔案管理工作的重要目的。然而檔案管理制度執(zhí)行的不力的現(xiàn)象頻繁發(fā)生,檔案利用方式單一,使用范圍有限,沒有把握好檔案收集、整理以及保管的過程,導(dǎo)致檔案工作規(guī)范性減弱,人事檔案管理工作缺乏約束。

2事業(yè)單位人事檔案管理的新途徑

2.1推動(dòng)人事檔案管理的社會(huì)化

2.1.1人事檔案應(yīng)適應(yīng)社會(huì)管理要求

建立一個(gè)集中的人事檔案保管機(jī)構(gòu),極有利于促進(jìn)人事檔案應(yīng)適應(yīng)社會(huì)需求,對(duì)于解決“分散多頭”等問題的出現(xiàn),適應(yīng)人員角色轉(zhuǎn)化的需要。

2.1.2改革人事檔案管理體制

集中開發(fā),統(tǒng)一管理人事檔案信息資源,是實(shí)現(xiàn)今天人事檔案社會(huì)化管理所必須的。而傳統(tǒng)的微觀管理存在人員調(diào)配不合理、制度不完善、監(jiān)督過程缺乏科學(xué)化管理等諸多問題。因此,為了推動(dòng)人事檔案管理機(jī)構(gòu)的社會(huì)化,必須將檔案部門、人事檔案信息資源的管理對(duì)傳統(tǒng)的體制改革。

2.1.3設(shè)置滿足現(xiàn)實(shí)需要的管理機(jī)構(gòu)

為滿足現(xiàn)實(shí)需要,促進(jìn)人事檔案信息的整理與整合,建立健全事業(yè)單位行業(yè)聯(lián)網(wǎng)的人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)??刂乒芾頇C(jī)構(gòu)的規(guī)模與數(shù)量,尊重市場(chǎng)的瞬息變化,根據(jù)時(shí)代要求以及信息化建設(shè)的需要,完善檔案部門的監(jiān)督與管理、人事和社保門部相關(guān)的組織部門工作必須加強(qiáng),滿足整個(gè)工作單位的需要。

2.1.4加大人事檔案管理的財(cái)政投入

加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入,改善人事檔案管理?xiàng)l件和設(shè)施。從物質(zhì)上以及客觀環(huán)境中的諸多因素等角度出發(fā),增大財(cái)政支出,進(jìn)而使事業(yè)單位加大對(duì)人事檔案管理工作的注意,貫徹檔案管理的重要性。

2.2促進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化

2.2.1人事檔案管理電子化

傳統(tǒng)人事檔案管理紙質(zhì)化所出現(xiàn)的一系列問題,針對(duì)人事檔案所存在的制度困難,紙質(zhì)版檔案整理不當(dāng)。所以,為了促進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化,實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化是必不可少的。因此,為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理電子化,建構(gòu)社會(huì)信用系統(tǒng),便于整個(gè)人事檔案資料的管理,真正實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化和處理。

2.2.2人事檔案管理信息化

為提高人事檔案信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性,提高整個(gè)檔案信息管理工作的效率。為了增強(qiáng)檔案信息管理的時(shí)效性,一般都是通過以下方式來實(shí)現(xiàn)的:首先,通過網(wǎng)絡(luò)查詢,實(shí)現(xiàn)全社會(huì)共享。充分利用科學(xué)技術(shù)的現(xiàn)有資源,真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化。其次,加快人事檔案管理信息化建設(shè),充分利用現(xiàn)代信息化設(shè)備諸如掃描儀、照相機(jī)等,真正推動(dòng)電子數(shù)據(jù)資料代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)版的信息整理的科學(xué)化。當(dāng)然,加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè),加大培訓(xùn)力度,培養(yǎng)高素質(zhì)、高學(xué)歷、不落伍的復(fù)合型人才。提高工作人員的技能水平。進(jìn)而,真正實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員,相關(guān)部門檔案管理的信息化。

2.2.3人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化

通過系統(tǒng)軟件支持,實(shí)現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)、查詢、利用等功能,進(jìn)行人才信息資源的整合,有利于推動(dòng)人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的真正實(shí)現(xiàn)。然而,針對(duì)人事檔案信息不標(biāo)準(zhǔn),不科學(xué),不合理等諸多問題的出現(xiàn),必須通過對(duì)人事檔案信息形成、存儲(chǔ)、交換各個(gè)過程和階段的監(jiān)察和監(jiān)督,必須建立健全統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的計(jì)算機(jī)軟、硬件環(huán)境以及其他客觀的外部的環(huán)境。

2.2.4人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的日益提高,人事檔案信息管理的科學(xué)化日益增強(qiáng)。充分利用信息的網(wǎng)絡(luò)資源,真正推動(dòng)人事檔案管理工作的進(jìn)一步科學(xué)化以及提升管理工作的合理性,

發(fā)揮人事檔案對(duì)社會(huì)、組織和個(gè)人的價(jià)值,人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是極其必要的。充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),真正實(shí)現(xiàn)信息資源的共享,推動(dòng)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。既符合時(shí)展對(duì)于人事檔案信息管理工作的要求,也符合事業(yè)單位信息資源真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.3人事檔案內(nèi)容適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)變化

我們必須要認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)的人事檔案的管理制度存在著諸多問題。諸如,人事檔案內(nèi)容選材缺乏多元化的特點(diǎn),相關(guān)部門人員任意涂改,處理問題不客觀公正,人事檔案不夠完善真實(shí)詳盡。然而,面對(duì)這樣的問題,從根本上解決該問題,必須保障人事檔案內(nèi)容適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)變化。為了保障現(xiàn)行檔案資料的正常運(yùn)行,必須與時(shí)俱進(jìn),順應(yīng)時(shí)展要求。以創(chuàng)新的思維,進(jìn)行體制改革,及時(shí)反映時(shí)代經(jīng)濟(jì)的需求。對(duì)于推動(dòng)我國(guó)人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展,具有極大的促進(jìn)作用。

3結(jié)束語

伴隨著時(shí)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,對(duì)于事業(yè)單位人員的信息的要求和利用率也越來越高。這在一定程度上,意味著事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。針對(duì)人事檔案管理制度存在的諸如人事檔案內(nèi)容不夠完善,虛假檔案,人事管理重視度不夠,人事檔案信息資源沒有達(dá)到有效利用,人事管理人員不專業(yè)等問題,必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),開拓創(chuàng)新的思想,以符合時(shí)代要求和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的思想為指導(dǎo),建立人事檔案社會(huì)化開放式管理模式也是極為重要的。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,本文依據(jù)現(xiàn)實(shí)的實(shí)踐需要,根據(jù)事業(yè)單位人事檔案管理工作所存在的一系列的問題。提出了相應(yīng)的解決方案及途經(jīng),促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)

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第9篇

二十一世紀(jì)網(wǎng)絡(luò)的普及以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)造了更為有利的發(fā)展條件現(xiàn)在是一個(gè)信息共享的時(shí)代,各種信息鋪天蓋地,能有效獲取自己所需要的信息資源是非常重要的。為了實(shí)現(xiàn)檔案資料與數(shù)據(jù)的共享,企業(yè)建立并開發(fā)人事檔案管理網(wǎng)站,來提高我國(guó)檔案信息的傳遞與接受效率。我國(guó)人事檔案信息的分享與傳遞,是通過現(xiàn)代化的通信技術(shù)與電子計(jì)算機(jī)設(shè)備的有效結(jié)合來實(shí)現(xiàn)的。

二、人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化的重要意義以及要注意的問題

(一)人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化的重要意義

首先,人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化有助于將人事檔案信息發(fā)揮更為重要的作用,使其真正做到物盡其用,也就是說,通過人事檔的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理可以更為及時(shí)地記錄員工的成長(zhǎng)資料,并可以向有關(guān)部門提供及時(shí)的、有效地、客觀的以及科學(xué)的人事資源信息,有利于用人單位更夠合理的、科學(xué)的選擇自己所需人才,從而有利于實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。其次,人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案載體的保護(hù),保證人事資源信息的完整性,提高認(rèn)識(shí)檔案信息的使用價(jià)值。以前紙質(zhì)的人事資源信息的記錄容易丟失或損壞。可是通過電子信息庫(kù)等方式對(duì)人事資源的信息進(jìn)行管理和查閱,不僅可以提高人事檔案的使用率,還避免了紙質(zhì)檔案的破壞和丟失。再次,人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化有利于保證人事檔案信息的真實(shí)性和實(shí)效性。人事檔案的這種網(wǎng)絡(luò)化和信息化的管理方法,使得人事檔案更加系統(tǒng)和規(guī)范,便于日后的及時(shí)性補(bǔ)充以及查閱和使用等。最后人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化有利于提高人事部門的工作效率,企業(yè)在進(jìn)行某項(xiàng)決策,或者調(diào)遣人力資源時(shí),企業(yè)的管理者可以直接查閱信息化的檔案資源管理庫(kù),可以更為快速地做出了解員工的真實(shí)資料,并能有有效地做出正確的決策。

(二)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)注意的問題

第一,要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的原始性以及真實(shí)性的確認(rèn)。這是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的人事檔案是紙質(zhì)的,并且具有固定的格式,然而現(xiàn)在的人事檔案大多采用電子化的方式進(jìn)行儲(chǔ)存,缺乏統(tǒng)一的格式要求,這不利于實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的真實(shí)性的確認(rèn),可是由于信息化與網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理更為及時(shí),在社會(huì)上應(yīng)用的非常廣泛,若是它的準(zhǔn)確性出現(xiàn)問題,所造成的影響可能會(huì)波及到很多方面,所及確保人事檔案的真實(shí)性就顯得尤為重要。這就要求,人事部門在一開始經(jīng)行信息輸入時(shí)要對(duì)所輸入的信息的真實(shí)性以及全面性經(jīng)行有效地檢查,對(duì)此企業(yè)可以利用現(xiàn)代化的技術(shù),如電子信息加密技術(shù)、簽署技術(shù)以及身份驗(yàn)證技術(shù)等來確保信息的真實(shí)性和可靠性。第二,根據(jù)實(shí)際工作制定人事檔案信息化的相關(guān)規(guī)定。企業(yè)管理者根據(jù)工作的實(shí)際需要,從技術(shù)、業(yè)務(wù)以及管理三個(gè)層面制定并完善認(rèn)識(shí)檔案信息化的相關(guān)規(guī)定,來避免人事檔案管理工作過程中的盲目性和隨意性,可以確保人事檔案信息管理過程中,數(shù)據(jù)的真實(shí)性、統(tǒng)一性和可靠性等。加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理,建立相應(yīng)的制度規(guī)范以及監(jiān)督體制,可以有效地防止檔案信息被篡改,從而保證了檔案信息的完整性和真實(shí)性。第三,嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、保障人事檔案的管理安全?,F(xiàn)在是一個(gè)信息化與網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用在帶給我們便利的同時(shí)帶來了一些隱患,人們信息的安全性變得越來越低,甚至說好多人的信息在網(wǎng)絡(luò)上就是公開的、透明的。人事檔案對(duì)企業(yè)的員工來說是比較機(jī)密的個(gè)人信息,對(duì)企業(yè)來說也是非常重要的內(nèi)部資料,所以嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、保障人事檔案的安全,嚴(yán)禁處理檔案信息的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)連接,嚴(yán)格執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)信息的保密協(xié)議對(duì)企業(yè)和員工來說都是非常重要的。

三、結(jié)語