時間：2023-03-20 16:12:58
導語：在高校檔案論文的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
摘要：結合教改工作實際，針對教改工作中檔案工作的特點，就其中的特點、工作經驗、工作方法等進行了分析和總結。
關鍵詞：教學改革；檔案工作；建設
高校檔案是高校歷史的真實記錄，與高校各項工作緊密相連，它真實、詳盡、準確地反映著高校教學、科研和管理等工作的情況。譬如，隨著整個社會改革開放的深入，高校中的教學改革早已成為高校中心工作之一，與之相應的，也就有了相關的高校教改檔案工作。做好高校教改工作中的檔案建設，一方面，有助于推進高校教改工作深入進行；另一方面，也許極大地促進高校其他各項工作的開展。
1高校教改工作中檔案及檔案工作的特點
1.1高校教改檔案是高校教改檔案工作的真實記載。真實性是高校檔案的基本特征，相對于高校教改檔案亦如此，它真實記載著高等學校教育、教學改革的發(fā)生、發(fā)展、成果取得及推廣應用的全過程，是高等學校教改工作重要的信息資源庫。
1.2高校教改檔案工作是一項綜合性工程。高等學校教學改革千頭萬緒，錯綜復雜，它不光牽涉到教師的教學工作，還與學校的教育、教學管理工作、學生管理工作、科研開發(fā)和利用等工作密切相關。所以說，高校教改工作是一項整體性、綜合性工作，因為也決定了高校教改檔案具有系統(tǒng)、復雜、全面的特點。
1.3高校教改檔案工作具有創(chuàng)造性的特點。高校教學改革本身是一項創(chuàng)造性的活動，其主要目的就在于不斷地探索教育、教學及管理工作的新理論、新方法，并為培養(yǎng)高素質創(chuàng)新型人才服務。為適應高校教改工作，教改檔案工作也就必須具備創(chuàng)造性的特點。
2做好高校教改檔案工作的幾個方面
2.1加強高校規(guī)教改工作中檔案意識
從長期的檔案工作中，我們不難看出，檔案工作開展得好壞，與檔案形成者的檔案意識有著極為直接的聯(lián)系。加強檔案形成者的檔案意識，是切實做好高校教改檔案工作的前提條件之一。
一方面，教改檔案是高校教學改革工作的真實記載，它直接在教師教改實踐活動中形成，而且均是一些很有價值的檔案材料。為做好高校教改工作的檔案工作，首先，參與教改工作的每位教師應先意識到，在其從事自己的各項工作時，應該考慮到如何將工作中形成的文件材料按規(guī)定移交；否則，教改檔案工作的開展將成為無源之水。
2.2在高校教改檔案工作中推行“三納入”、“四同步”原則
“三納入”，即將檔案工作納入高校教改工作計劃之中，納入教改工作的日常管理范疇，納入教師及管理人員的崗位工作職責?！八耐健保礄n案工作與教改項目的申請、立項工作同步，與教改項目的中期檢查工作同步，與項目的結題驗收工作同步，與教改項目成果的鑒定、申報同步、工作同步等。
高校教改檔案工作是一項綜合性的工程，牽涉的范圍廣、人員多。為做好檔案材料的日常收集、整理等工作，保證教改檔案的質量，要求我們的檔案工作者及相關人員必須注意到教改工作的每一個環(huán)節(jié)。做好“三納入”、“四同步”工作，必將為高校教改工作與教改檔案工作的相互銜接提供有力保障，為高校教改檔案工作的良好開展提供更加堅實的基礎。
2.3切實做好高校教改檔案的開發(fā)利用工作
檔案工作，其最終目的在于開發(fā)和利用檔案。對于教改檔案工作而言，一方面，利用現在檔案，經過科學整理、分析，可為教改工作提供論證，補充完善教改構想；另一方面，圍繞教改資料，進行多渠道、多表達式地搜集檔案信息，科學編纂教改信息，為教改工作提供積極的多方位的服務；再者，針對教改實際需要，直接為教改服務，以充分調動廣大師生員工的教改積極性，推動教改工作順利進行。
另外，高校教改檔案工作作為一項具備創(chuàng)造性特點的工作，我們在開發(fā)檔案信息資源時，也就應該相應地進行一些創(chuàng)造性的探索工作。譬如，在檔案工作中，我們要變被動為主動，變“保管員”為“研究員”，密切注意高校教改動向，通過“搞活創(chuàng)新”，把“材料”轉化為“有生命”的東西，不斷為教改工作提供有益的參考和指導。
3做好高校教改檔案工作的作用
高校教改檔案工作作為高校檔案工作的一部分，它在為高校教育、教學和管理等項工作服務的過程中已愈來愈顯示出其重要性，它的作用也已逐漸得到人們的認可和贊同。
1.新生檔案內容要求不統(tǒng)一，新生檔案材料出現不齊全現象。新生檔案的主要來源為中學提供的檔案資料，主要反映學生在中學的基本情況和高考信息。隨著高校招生生源的不斷擴大，各種層次和方式的招錄手段增加，學生逐步實行網上招生錄取，使高校直接獲得原始、基本的紙質檔案材料較為困難。如新生在高中的畢業(yè)生登記表、成績表、入黨團志愿書、中學期間獎懲記錄；在高考期間的高考志愿表、高考成績、政審表、高校招生體檢表等一系列檔案資料不全，有的甚至連原始檔案都沒有，使高校無法建立起真正有效完善的新生檔案。
2.新生檔案轉遞方式不統(tǒng)一，新生檔案材料出現遺失現象。目前轉遞檔案主要存在有當地招辦直接轉遞學生檔案、中學直接轉遞學生檔案，有的甚至違反相關的檔案管理規(guī)定，由學生自行帶檔案入學的方式。檔案轉遞方式的多樣性和隨意性，造成了檔案保密性、完整性和真實性難以得到保證，嚴重的還造成檔案的丟失，使高校無法掌握新生的真實資料，使高校學生檔案的連續(xù)性嚴重脫節(jié)，使用人單位只能看到學生在大學期間的檔案，而不能了解到學生在高中時候的情況，造成由零開始重新建立個人檔案，無法保障高校學生檔案的嚴肅性和真實性，嚴重影響學生檔案管理工作的正常開展。
3.新生檔案管理部門交叉重疊，新生檔案管理不夠規(guī)范。高校學生檔案管理由于長期無明文規(guī)定，歸檔材料缺乏統(tǒng)一管理，歸檔部門未明確固定，造成各高校對學生檔案管理工作的模式較多，重視程度也不一樣。有些高校學生處、招生處、檔案室、二級學院等在新生入學時都在接收檔案，新生檔案資料的收集和建立沒有得到統(tǒng)一，使檔案的內容參差不齊，無法真正反映學生的全面情況，造成學生檔案在起步階段就造成缺失。加之各部門之間對學生檔案的頻繁變更、交接，造成了高校學生檔案無法正常進行管理，檔案質量難以得到保障。
二、規(guī)范建立新生檔案的措施
1.規(guī)范和完善學生檔案管理制度。建立起規(guī)范、完整的學生檔案，就必須依靠健全的規(guī)章制度。高校必須建立起一套包括由原始收集、整理、歸檔、充實、登記、移交等一系列環(huán)節(jié)組成的高校學生檔案管理制度，保證學生檔案材料產生過程的連續(xù)性，從學生檔案的建立開始就按制度規(guī)范運作，一開始就建立起新生的完整檔案，使學生檔案立刻進入正常流程，使工作事半功倍。如長江師范學院就專門制定了學生檔案管理辦法，明確了學生檔案工作崗位責任制，制定了學生檔案的收集、整理、轉遞、查詢等一系列的規(guī)范標準，使學生檔案管理工作逐步實現制度化和規(guī)范化。
2.統(tǒng)一指定檔案歸口部門。由于過去檔案傳遞方式的多樣性和接收部門的不統(tǒng)一，使高校無法建立完善的新生入學檔案。為規(guī)范檔案傳遞的歸口，應該指定一個部門來接收學生入學后轉遞的檔案。如長江師范學院做出規(guī)定，將各省市招辦或者中學郵寄的檔案全部歸口在招生處，由招生就業(yè)處統(tǒng)一接收各地轉來的檔案，改變以前多個部門同時接收的現狀。招生就業(yè)處在發(fā)放入學通知書同時向新生提醒不準個人私自攜帶檔案入學，如有新生自帶檔案入學的一律交予輔導員后統(tǒng)一再交到招生就業(yè)處整理歸檔。
3.明確新生檔案收集內容。為使高校學生檔案形成連貫性，使高校全面了解新生的個性品質、興趣愛好、個人特長等，有的放矢地組織因材施教，就必須在檔案建立之初就形成較為完善的內容。除要求有高考填報志愿表、體檢表、高中學籍登記表、高中畢業(yè)生登記表、入黨團材料等基本紙質資料外，還應把學生在中學時代體現出的綜合素質，如專業(yè)特長的獎勵、中學對學生的個人評價等納入學生檔案里作為高校學生檔案建立的重要基礎和依據。檔案管理人員在收到轉遞的學生檔案后，應認真核實檔案袋的資料內容，按照標準化、規(guī)范化的方式對紙質內容進行逐一清理，規(guī)范建立起新生檔案，并以此為基礎，逐步收集和完善大學時期的各種材料，充實在基礎檔案中，形成完善的高校學生檔案。
4.加強檔案意識培訓。有些高校檔案管理員和學生沒有意識到檔案的重要性，造成新生從入學起，就忽視了自身檔案的建立和完善，學生往往是在畢業(yè)之后，找到工作需要用檔案時，才會關注自身檔案，因而使大量有利于自身就業(yè)和發(fā)展的檔案資料或中學檔案因為沒有及時收集歸檔而白白喪失了大量的就業(yè)機會。因此要加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識，加強對學生檔案管理人員的培訓，逐步提高全體師生對檔案形成的正確認識，消除思想上的模糊性。還要通過與學生交流，讓學生清楚新生入學檔案的重要性，讓學生積極配合學校做好自身檔案的完善，形成學生與校方良性互動的檔案完善機制。
三、總結
（一）從載體形式上看，以傳統(tǒng)手工紙質材料檔案為主
檔案載體大體經歷了從甲骨、金石、竹簡到紙張等多次變革，從東漢時期改進造紙術到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級學院的檔案室的檔案基本上都是以紙質、實物為主要載體。紙質和實物載體檔案，直接決定了檔案保存的時間受到很大限制，不能長期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級學院作為高校教學單位，決定了從屬于二級學院的檔案室主要為教學服務，同時兼顧科研、管理服務。具體而言，在檔案材料方面，主要以學生的學業(yè)考試材料的存檔管理為主，同時包括教師科研及管理材料。而學生的學業(yè)考試材料又占所存檔案材料的絕大多數，包括學生每個學期末的考試材料和學生在第四學年的學位論文和實習材料。學生在學期末的考試材料存檔主要以教學班為單位，一個教學班一個檔案盒，如果材料太多一個檔案盒放不下，要兩個檔案盒存放。而一個教學班的單門科目的考試存檔材料主要包括存檔標示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績報告單、原始成績分析報告、學業(yè)成績報告單、平時成績材料（支撐材料一般保存5-10份）。學生的學位論文存檔材料一般包括論文、過程指導表格等。過程指導表格又包括本科畢業(yè)論文（設計）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設計）工作記錄封面、本科畢業(yè)論文（設計）選題申請表（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）任務下達書、本科畢業(yè)論文（設計）文獻綜述（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）開題報告書（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）選題變更審批表（教師用表）、畢業(yè)論文（設計）選題落實情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設計）中期檢查及指導記錄表（教師用表）、畢業(yè)論文（設計）書面成績評分參考標準（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設計）指導教師評分表、本科畢業(yè)論文（設計）評閱人評分表、本科畢業(yè)論文（設計）答辯記錄表、本科畢業(yè)論文（設計）答辯成績標準、本科畢業(yè)論文（設計）答辯成績評分表、本科畢業(yè)論文（設計）成績評定書、本科畢業(yè)論文（設計）成績匯總表、本科畢業(yè)論文（設計）公開發(fā)表情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設計）質量評估標準、本科畢業(yè)論文（設計）管理工作評價表等：（個表格，每個學生平均：,頁左右。在以上這些材料中，絕大多數二級學院觀念陳舊，以紙質材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數。紙質材料存檔有諸多弊端。首先，紙質材料不易長時保存，保存時間一般8至10年，超過10年的都要銷毀。其次紙質材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級學院一般都是臨時把一些空房間利用起來作為檔案室，空間有限。再加上紙質材料檔案占有一定空間，且每個學期都要新存入大量的學生學業(yè)考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統(tǒng)以紙質材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進的方式來代替它。
（二）資金相對短缺，硬件建設不夠，信息化程度低
高校二級學院的檔案室建設，大都面臨著資金相對短缺的困難。場所大都是由學院提供，一兩臺計算機，計算機的作用主要是用來打印，其他硬件建設根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級檔案室主要以紙質檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發(fā)展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強檔案的信息化建設，才能購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等，開通內部局域網，連接外部網絡，進行信息安全防護等。有了這些設備，才能把紙質檔案轉化為電子信息檔案，進一步促進二級學院檔案管理的信息化發(fā)展。
（三）管理人員復雜，檔案管理規(guī)范化程度不夠
高校檔案管理的信息化對檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門而系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，而且還要有信息化方面的技能。而現下高校普遍缺乏高素質的檔案管理專業(yè)人員，就更不要說什么二級學院了。這些二級學院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉來，或者是由一些教學水平排后的教師轉來，亦或者是由課時較少的教師臨時借調兼任，情況比較復雜。二級學院檔案室管理人員專業(yè)素養(yǎng)低，直接導致了檔案管理規(guī)范化程度不夠。就紙質檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現在學生的平時成績支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來說，沒有進行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。
二、信息化背景下高校二級學院檔案管理的新舉措
（一）從手工到現代，從紙質到數字化
首先，實現傳統(tǒng)檔案業(yè)務工作的改變，真正做到從手工到現代的轉變。二級學院傳統(tǒng)的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質稿相結合，一些材料必須要打印紙質稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動強度比較大，且周期長。必須改變這種手工與打印紙質稿相結合的現狀，真正實現檔案業(yè)務的現代化處理。具體而言，就是利用網絡，將相關電子信息檔案輸入到計算機中，針對檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設置一定的權限（絕對保密性的檔案信息設置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設置為驗證查閱，可以公開的檔案信息不設置查閱權限，對大眾公開查閱），這樣，可以方便不同的部門及人員查閱相關檔案文件信息。其次，實現傳統(tǒng)檔案管理模式的改變，真正做到從紙質到數字化的轉變。檔案信息的數字化就是指利用當前先進的數字化技術將紙質形式等載體方式存儲的信息轉化為可直接被計算機利用識別的形式，從而實現對數字化信息的合理有效的管理和利用。傳統(tǒng)的檔案工作是對實體檔案進行管理，而在數字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設立的軟件程序進行整理、排序，然后輸出。具體而言，對于二級學院的學生考試材料，學生考試試卷直接通過掃描的形式轉化為數字化形式，而其他的相關材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門別類以學年、學期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對于學生的畢業(yè)論文和實習材料，把打印紙質稿的過程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質版的材料保存份，如果上級檢查，可以把這,)份給他們。當然，檢查人員也可以直接到網上查閱。這樣，既節(jié)約了紙張等打印的辦公經費，也節(jié)約了存放紙質材料檔案的空間，可謂一舉兩得。
（二）大力加強二級學院的軟硬件和數據庫建設
首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎設施建設。軟件基礎設施是指必須開通網絡，即開通內部局域網，連接外部互聯(lián)網。硬件基礎設施是指必須購置先進的數字化的技術設備，像圖文影像掃描儀，數字化的音像制作系統(tǒng)、服務器、存儲設備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強二級學院的數據庫系統(tǒng)建設。對于作為高校檔案館的組成部分、為教學單位服務的定位而言，二級學院檔案室可以直接利用高校檔案館的數據庫，成為學校數據庫的一個分支和組成部分，這就對高校檔案館的數據庫系統(tǒng)建設提出了更高的要求。
（三）提高檔案管理人員素質，加強檔案管理規(guī)范化建設
二級學院檔案室加強檔案管理規(guī)范化建設，加速培養(yǎng)高素質的檔案專業(yè)管理人才是核心所在。二級學院檔案室的電子文件歸檔、電子檔案保存及開發(fā)利用等，都需要專業(yè)管理人員。二級學院檔案室的信息化建設是建立在檔案學與計算機科學專業(yè)基礎之上的。他們既應該具有專業(yè)的檔案學知識，也應該掌握現代網絡技術。為了提高高校二級學院檔案室管理人員的素質，應加強對管理人員的再教育和再培訓，使其掌握專業(yè)而系統(tǒng)的檔案學和電子信息學知識，從而為二級學院檔案室的檔案信息化程度的提高提供人員方面的支持。同時，也只有管理人員的素質上去了，檔案管理的規(guī)范化建設才能成為可能。
人事檔案是人事管理實踐活動的產物，是一個人成長經歷的記載，有原始材料和歷史證件組成，它記錄了一個人的個人經歷、德才表現及發(fā)展過程。它服務于本單位的組織人事工作，服務于當事人。高校人事檔案作為教職工的重要履歷資料，既是學校各級部門考察提拔干部的重要憑證，在人事制度和分配制度改革中有著舉足輕重的作用，又是改革發(fā)展的重要信息資源。
1.1人事檔案是組織人事工作的重要依據
新時期的高校人事制度要求組織及領導能夠“知人善任”，這就要求組織在選拔人才的時候能夠善于了解人、使用人和培育人，做到選賢舉能。因此，在選拔人才的時候要全面了解其歷史經歷，以能夠是學校的人事制度更加科學地制定。而人事檔案中記載著一個人的政治思想、道德水平、政策水平、組織活動能力、學歷知識水平、業(yè)務技術專長、家庭社會關系和身體健康狀況等。查閱一個人的人事檔案就能夠對被查閱者有一個較為全面的認識。上級組織只有將一個人的現實表現與歷史情況有機地結合在一起，才能全面的了解他，以能夠在日后的任用中揚長避短，調動教職工的積極性，為學校的發(fā)展貢獻自己的聰明才智并不斷完善學校的人事制度。
1.2人事檔案是維護個人權益和福利的法律信證
檔案在當今社會中的作用越來越重要，在學校中也是一樣，教職工如果沒有檔案，很多手續(xù)就無法辦理。隨著學校保障制度的建立與完善，在養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、生育保險、工傷保險、失業(yè)保險及退休后保險金的發(fā)放問題上，個人檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務、受保時間等都是最主要的依據，沒有人事檔案，社會保障與本人福利將受到影響。同時，在教職工的職稱評定時，也需要檔案作為信證，而職稱的評定直接與教職工的收入掛鉤。公平合理的分配制度能夠激發(fā)教職工的工作熱情，使他們更加積極地投身到學校的建設中去，為學校的發(fā)展服務。
2.文書檔案對高校發(fā)展建設的服務作用
高校文書檔案是高校管理的一個重要方面，是高校綜合工作的重要組成部分。良好的文書檔案管理，不僅能夠有助于健全文書處理工工作制度，提高公文質量，更有助于高校作風建設，提高高校工作效率。
2.1文書檔案在高校發(fā)展建設中的助手作用
文書檔案是高校檔案的集散地，無論是上級下達指示、下級請示工作，平行業(yè)務聯(lián)系，還是各部門人員查找資料，都要首先使用文書檔案。文書檔案作為高校信息傳遞的窗口，對高校各種工作起到很大的輔助作用。既可以收集各個職能部門的信息，為行政領導和各職能部門提供及時、準確的信息及咨詢服務，促進高校各項工作的順利開展，又可以為各部門的人員起草文書、擬辦、催辦等工作提供資料和借鑒，提高工作人員的辦事效率。
2.2文書檔案在高校發(fā)展中的基礎性作用
行政工作是學校工作的基礎性工作，作為行政工作的記錄者，文書檔案記錄著學校各種行政工作的通知、公告、文件等重要信息，對于日后開展行政工作具有很大的借鑒作用。行政人員可以通過查閱文書檔案了解類似事件在歷史中的處理方式，結合當前要求做出最佳的方案，提高行政管理水平。同時，文書檔案的存在還可以對行政工作人員進行必要的約束，工作人員所做的任何工作都會在文書檔案中有所記錄，一旦出現違紀的現象便會在檔案中有所記錄，這樣對工作人員的工作行為也是一種監(jiān)督，促使工作人員自覺地遵守規(guī)則，有利于高校和諧有序的發(fā)展。
3.基建檔案在高校發(fā)展建設中的作用
高校的基建檔案是高校建筑規(guī)劃、建設、管理；舊房改造、功能變化；校區(qū)開發(fā)、基礎建設的改建等的歷史檔案。高校中的基建檔案是指在高?；窘ㄔO管理和基本建設工程項目活動過程中直接形成的有保存價值的文件、圖標及聲像載體材料等。這些檔案是高校工程項目的歷史憑證，是各種工程建設、竣工驗收、交付使用等工程的依據，對校園規(guī)劃、施工管理以及解決產權、經濟糾紛等都有重要意義。
3.1基建檔案在高校建設中的可以多次利用
基建檔案承載了高校建設的大量信息，這這些信息的是科技人員、工程技術人員用集體智慧在實踐中不斷創(chuàng)造的成果，其中含有大量十分有價值的信息。這些信息并不是一次性的，而是可以為以后的工作提供借鑒，重復利用的。例如：工程設計檔案都是經過眾多科技人員的設計，經過實際施工的考驗，并在實踐中得到檢驗的成果，在以后工程中有相似的設計時，重復利用可以減少成本，提高工作效率和經濟效益，減少不必要的浪費，而且是提高設計質量的最佳途徑。
3.2基建檔案是高校建設的歷史憑證
在眾多的基建材料中有很多具有依據性的文件，例如基本建設工程項目任務書、建設書、批復報告、可行性研究、規(guī)劃、征地、計劃資料等，它們客觀地記載了當時的事實情況。在對學校進行改造的時候，利用這些檔案資料可以準確、迅速地完成改造任務，大量減少人力、物力的投入，既節(jié)省了時間又減少開支。如果施工單位與學校發(fā)生分歧，這些檔案資料可以為學校提供強有力的證據，以維護學校的利益，減少不必要的損失。
4.設備檔案在高校發(fā)展建設中的作用
在科學技術飛速發(fā)展的今天，國內外各種先進的教學儀器設備大批引進學校，尤其是教學實驗設備更是教學活動中不可或缺的儀器。學校作為非營利性的事業(yè)單位，引進這些設備需要大量資金，因此，管好用好這些設備顯得尤為重要。設備檔案的存在就為這些設備的正常運行、維修、技術改造提供科學技術依據，減少因為檔案缺失而造成的種種不便。設備檔案可以為計劃引進提供信息，為學校論證提供論據；為儀器設備使用把關，為領導決策當好參謀；為設備的維修、保養(yǎng)、技術改造提供有價值的技術依據，對學校的科學管理與發(fā)展起到巨大的促進作用。
5.教學檔案在高校發(fā)展建設中的作用
高校教學檔案是學校教學活動和教學管理工作狀況的真實記錄，是以文字、圖表及聲像等形式形成的歷史記錄材料，是反映和評價教學質量及教學管理水平的重要依據，具有保存價值。高校教學檔案是教學研究與改革的依據，它真實的記錄了以往教學活動的整個過程，集中了豐富的教學經驗，是十分珍貴的材料，它可以為提高教學質量，完善教學體系，改革教學方法提供寶貴的參考經驗，使教學的改革在取得可喜成果的同時更加省時、省力；教學檔案還具有重要的憑證作用，它能夠準確的反映出全體教職工的教學活動，為人們提供了無可置疑的證明材料和重要依據；教學檔案還有為院校間相互交流學習提供可靠的交流資料，提供有效地利用；教學檔案還是教學評估通過的保證，教學評估中的信息多取自教學檔案，雖然教學檔案本身沒有在教學評估中單獨設立條目，但評估指標體系的各個條目的評分標準都是以教學檔案所反映的情況作為依據的。
高校檔案的信息化建設過程中，還存在一些問題，如何解決好這些問題，加強高校檔案的信息化建設工作，是高校檔案管理者需要認真思考的。只有把這些問題進行妥善解決之后，才有可能將高校檔案信息化建設工作水平推向一個新高度。
1.1高校檔案信息化建設中的認識問題
高校檔案一般具有數量大、內容豐富、價值高的特點，能為學校制定發(fā)展規(guī)劃、教學質量歷史查詢等，提供重要的參考價值，所以，要求高校檔案管理部門，必須在高校建設需要的時候，迅速提供準確資料。原有的高校檔案信息管理，因為管理介質、工作方法等，無法滿足要求，鑒于此，必須對高校檔案實行信息化的改革建設。但是，在部分高校，相關管理人員對檔案信息化的重要性認識不夠，對檔案信息化建設缺乏必要的重視，導致高校檔案信息化建設發(fā)展遲緩。
1.2缺乏相應的規(guī)范制度，高校檔案信息化建設各自為政
高校檔案的信息化建設，不是僅僅局限于某一所高校，作為一項復雜的工程，高校檔案的信息化建設，涉及范圍廣，涵蓋高校數量多。當前，我國高校信息化建設，還沒有標準的規(guī)范制度，各高校在建設過程中，充分發(fā)揮自我主觀能動性，雖然信息化建設更加適合本校發(fā)展需要，但是，難以實現信息共享，沒有把高校檔案信息化建設的重大作用發(fā)揮出來。
1.3技術問題仍舊是制約信息化建設的重大問題
高校檔案信息建設，網絡設備和電子計算機設備作為基礎設備，通過各種網絡、數據儲存和分析等高新技術的支持發(fā)展起來，當前一個時期，高新技術仍舊是高校檔案信息化建設的一大瓶頸。高校中，因為對信息化檔案建設不夠重視，符合要求的硬件設備難以滿足，給檔案信息化建設帶來困難。此外，軟件技術也給高校檔案信息化建設帶來了問題。高校檔案信息化工作，需要多種軟件的有效支撐，保障網絡技術的通暢、數據安全存儲和分析、信息檢索的有效性和多平臺互訪等需求的實現。
1.4檔案管理人員的綜合素質有待提高
高校檔案信息化的建設，除了要保證客觀條件的滿足，還需要在建設中，發(fā)揮人的主觀能動性，根據實際需求，做好高校檔案信息化的建設工作。目前，高校信息化建設所依靠的中流砥柱，大多數是高校傳統(tǒng)檔案的管理者，落實高校信息化建設，改變傳統(tǒng)檔案管理者的觀念，非常重要。在檔案信息化建設中，還存在少部分管理者對于檔案信息化建設的排斥，對于引進的先進設備，沒有充分發(fā)揮其效果，而高校在信息化建設中引進的技術類人才，又缺乏檔案管理的實際操作水平和技能。所以，高校檔案信息化建設過程中，綜合人員的素質提高，非常必要。
2加強高校檔案信息化建設需要把握的幾點問題
2.1加強思想認識，做好基礎設施建設
高校檔案信息化建設，相關管理人員要從思想上進行認識，加大資金投入力度，保證基礎設施的建設。檔案信息化基礎設施的建設，包含計算機硬件和相關軟件兩部分的建設。購買符合信息化建設要求的基礎設施硬件，在此基礎上，搭建好軟件運行環(huán)境，為高校信息化建設，提供好基礎保障。
2.2檔案信息資源建設
檔案信息化建設的重要內容，就是做好檔案全文數字化工作，改變傳統(tǒng)的信息存儲方式，使用現代化的信息存儲設備，做好檔案信息資源建設。在檔案信息化建設的過程中，把握好信息建設規(guī)則，做好高校檔案信息資源建設工作。
2.3應用系統(tǒng)的建設
高校檔案信息化建設，使檔案數據能更便捷地使用，是檔案信息化的重要目標。所以，在檔案信息化建設中，要加強應用系統(tǒng)的建設。一方面，給檔案管理者提供管理便利，另一方面，為檔案的使用，提供良好的接口，促進檔案信息化建設。
2.4制定合理制度，加強人員建設
檔案管理信息化建設，是一項全面系統(tǒng)的綜合性工程，在這項工程建設過程中，要確定檔案信息化建設的標準，制定好建設規(guī)范，為檔案信息化建設，做好技術保障。檔案信息化建設過程中，還要加強相關人員綜合素質的提高，改變傳統(tǒng)觀念，利用現代科技，完成檔案信息化建設工作。信息化建設中加強人員綜合素質是關鍵，時代的發(fā)展要求檔案工作者，具有多專業(yè)，多學科的知識，首先要加強科學文化，基礎知識的學習，具備扎實的檔案學理論知識才能適應時代的發(fā)展，其次加強計算機業(yè)務知識和操作方法以適應檔案信息化建設的需要，同時，扎實的語言文字功夫也是從事檔案信息工作和編制規(guī)范信息的必要條件?？傊畽n案工作者要不斷加強自身的修養(yǎng)，不斷拓寬視野，更新和完善自己的知識，要與時俱進。
3結束語
1.1檔案管理工作重視程度不夠
檔案管理和學習一樣，只有日常管理得好，關鍵時候才能起到應有的作用，也正是因為檔案管理工作的這種收集整理的超前性和檔案作用顯現的滯后性，致使部分高校領導不夠重視檔案管理工作，檔案管理更多的是被認為只是收集，整理一系列活動信息，將教學活動內容記錄下來就可以了，這就導致，與其他行政部門相比，學校高層對檔案管理部門的設置不夠重視，對任職人員的專業(yè)程度要求程度不夠，多是有老師兼任檔案管理；而且歸檔不完整,檔案信息更新不及時，也給檔案查閱者造成困難。
1.2數字化建設目標不明確
當前，檔案信息化建設工作已在各大高校普遍開展，但是一部分高校在校園檔案信息化建設前期，并沒有嚴格結合本校的實際情況，也沒用對怎么樣有效進行信息化沒有嚴格的分析，就草率得跟風新建，旨在求大求全，功能建設得很多，真正能應用的上的功能大打折扣，這樣雖然在形式上也能滿足高校教育建設的要求，而實際上卻因為缺少針對性不能從根本上解決部分高校檔案管理實際的問題。從而也致使一些部門更習慣于使用之前的舊系統(tǒng)，如此一來，系統(tǒng)之間就很難實現資源及時有效的共享。
1.3檔案管理人員素質有待提升
人才是檔案信息化建設的保證，技術再先進，也得靠人才掌握和運用。而我國檔案信息化建設還處于起步的階段，當前檔案隊伍的整體素質與信息化發(fā)展的總要求還有一段距離。由于受領導重視不夠，檔案工作投入資金少等因素影響，很多院校的資料收集歸檔都存在著的隨意性，并且存在很多檔案工作者由其他教師臨時兼任現象，也沒有設置專門的部門進行管理，他們可能不但缺少所必須的敬業(yè)精神，也沒有相應的專業(yè)知識和業(yè)務能力，認為檔案管理工作就是收集、編排、歸檔等內容，沒有什么技術可言，而且檔案管理也并不是他們的本職，到了年底為了應付過關可能臨時突擊，平時并不將之作為工作重心。所以高校的檔案管理非常的不專業(yè)。與其他行政部門相比，檔案管理工作的時間跨度比較大，待遇福利等也不高，也不容易做出很大的工作成績，所以高校檔案管理人才流動很頻繁。
1.4數字化安全問題
信息化已經是整個世界發(fā)展的趨勢，于此同時信息化所帶來的的安全問題也日益凸顯。一般來說，它包含兩個方面的內涵：（1）數字化檔案系統(tǒng)本身所存在的缺陷，漏洞（不管是硬件上還是軟件上的）會造成檔案信息的損失；（2）容易遭受來自數字化檔案系統(tǒng)外界的攻擊（包括黑客惡意攻擊，計算機病毒或是由于作人員操作不失誤而造成的檔案損害，泄露等。
2如何有效解決高校檔案信息化問題
2.1強化數字化管理意識，與時俱進
要想真正實現高校檔案信息化管理，首先要從思想上提高學校檔案新信息化的管理意識。檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業(yè)務，是檔案工作向現代化邁進的必由之路。所以，高校的檔案信息化建設必須摒棄“認為檔案系統(tǒng)不重要，任何人都能干得好”等等的錯誤觀念，還必須從創(chuàng)造人才，培養(yǎng)人才，留住人才上想辦法。
2.2明確目標，以人為本
目前，高校檔案信息化建設目標，不僅在于實現高校檔案管理的科學化，更在于去追求廣泛主動的利用，以更好的發(fā)揮檔案的價值，服務于廣大師生。所以，在建設中，一方面就必需充分考慮到檔案工作者實際工作的合理性和便捷性，同時也應該為師生提供更為便捷的檔案服務平臺。另一方面，必須深入分析各高校和各類人員的實際需求，實事求是地進行信息化建設，合理地去掉一些不必要的功能建設，從“最需要”類目著手進行。因為校園數字化建設工作是個龐大的工程，不可能做到面面俱到，必須分清輕重緩急。
2.3培養(yǎng)“優(yōu)質數字化建設人才”是重點
（1）高校在為檔案信息化工作挑選人才時，要嚴格執(zhí)行德才兼?zhèn)涞脑瓌t。必須有著堅定的政治立場，良好的職業(yè)道德，而且不僅要有一定的檔案管理業(yè)務經驗和嫻熟的業(yè)務技能，也必須具備應有的數字化技術應用能力。（2）檔案教育培訓則是培養(yǎng)造就檔案干部隊伍的重要因素，必須加強現有檔案工作者的技術培訓和檔案管理業(yè)務知識的培訓，充分掌握軟硬件應用的一般知識，切實提高計算機應用能力，將檔案管理理論方法與信息技術手段的應用結合起來。（3）給高校信息化人才提供一個發(fā)展的空間和提升的平臺。更高的薪酬，更好的福利，一般來說是換工作的最大的原因，因此有必要設立專門的檔案管理部門，為信息化人才建立合理的員工分配機制和激勵機制，為檔案人才提供保障，安心工作
2.4建設安全的網絡防御系統(tǒng)
（1）制定數據備份計劃，定期對數據庫進行備份以防系統(tǒng)出錯時進行恢復工作；通過監(jiān)控系統(tǒng)日志，有效分析用戶日常操作系統(tǒng)所存在的問題。（2）采用有效的技術手段，如防火墻技術，即在檔案部門的內網與外網之間設置屏障，以確保內部信息不泄露，而將外部人員的非法訪問拒絕在外。（3）做好病毒預防工作，定期進行反病毒軟件查殺病毒并及時對軟件升級，同時也要從管理上預防病毒，加強職業(yè)道德教育，不得傳播，更不能制造病毒。
作者:余芳 單位:寧波大紅鷹學院
參考文獻:
1.高校教務檔案的組成。高校教務檔案是高等院校在教學程序運轉中所形成的具有重要儲存意義的各類資料的歷史記載，是凝結著院校師生以及教學管理工作人員勞動成果和智慧的寶貴財富。伴隨著高等教育的快速發(fā)展，教育改革的不斷深入以及教學工作水平的不斷提高，高校教務檔案管理作為高校整體管理的一部分，面臨著新的挑戰(zhàn)，必將為了適應學校的改革發(fā)展需要而要不斷地提高管理水平。對于高校教務檔案的構建或高校教務檔案的保管范圍，專家們存在不一樣的區(qū)別方式。周學穎根據資料類、籍貫類、考卷類、教學規(guī)劃類、教務保管類和章程規(guī)則類區(qū)分；郭榮祥根據政治管理、教務管理和籍貫管理區(qū)分；巫彩云卻是依據教學教務、教師檔案以及學員檔案區(qū)分；邱成華、葉建國、文莉蓉這些人則把高校教學檔案的保管范圍區(qū)分得更詳細。本文傾向于郭榮祥等專家的觀點，就其檔案管理的內容，認為高校教務檔案可以分成三類。但是總體上不管如何區(qū)分，都必須要在遵循《教育檔案劃分表》以及《中國檔案劃分法》劃分指標的前提下，聯(lián)系院校和單位的實際情況，本著容易貯存、方便使用的準則實施。
2.高校教務檔案的價值功能。高校教務檔案工作的重要性，是由教務檔案的價值與功能決定的。因此，從高校教務檔案管理的價值功能來看，筆者將其概括為如下三點。
（1）為資料考察提供憑據。教務檔案作為高校檔案管理體系的一個子系統(tǒng)，是教務管理工作運營的歷史記載，誠如在通常意義上的“空口無憑，立字為據”。教務檔案之所以擁有這樣的憑據功效，它的突出特征就在于它的初始性好，擁有別的信息不能替代的功能。教務管理者要深入地開展工作，探尋高校教學教務的特點和規(guī)律，草擬相關材料，解決相關問題等等，必然要參考教務檔案；教師要清楚往屆的課程狀況，用來指導教學科研，學生要清楚自己以前的學習狀況，要進行深造或去國外上學等等，也需要參考教學檔案。這一系列現象都說明了高校教學檔案所擁有的查詢憑據功效。
（2）為校務決策提供依據。高校教學檔案擁有提供決策支持的功效在于，教學檔案可以為保管人員、教師以及學員提供決策性、導向性、持續(xù)性以及擴張性的全面真實的指導憑據，為院校實施教務管理工作提供歷史憑據，為院校領導組織教務活動和教學決策，乃至確定教學改革方略，在依據教務檔案進行科學的分析并采取有效的方法方面給出合理、有力的支持。
（3）為教務管理提供資料和經驗支持。在實際工作中，教務管理人員應該怎樣正確地訂立教學規(guī)劃，合理地安排課程等等，除了要確立新的管理理念，不斷地掌握新的知識，還要結合過去的經驗和資料，從中汲取有益的營養(yǎng)。如教務管理人員在新的管理理念的指引下，翻閱教務檔案資料，并借鑒學習其他院校教務教學管理經驗，制定新的教學管理措施，為提升教務和教學工作質量提供資料和經驗支持。
二、高校教務檔案規(guī)范化管理中存在的問題
1.教務檔案保管人員檔案觀念薄弱，專業(yè)的教學檔案保管人員欠缺。目前在一些高校，檔案管理工作“談上去重要，實施起來次要，實際操作起來不行”的情況還是司空見慣的。很大一部分檔案保管人員兼任其他教務工作和行政事務工作，日常性工作的繁瑣再加上對檔案歸屬觀念的漠視，導致一系列初始資料沒能夠在第一時間歸入檔案管理。
2.教務檔案保管人員的整體素質需要進一步加強。教務檔案保管工作與日常性教務工作不同，它是一種保密性較強的工作，要求檔案保管人員要有較強的責任意識和使命意識，而做到堅守職責不泄露私密，這是檔案保管人員應該具備的最基本的職業(yè)素質。另外，教務檔案保管人員一定要有豐富的教學管理經驗、熟練的電腦操作技能和檔案保管業(yè)務水平。然而，目前一些高校的教務檔案管理工作不盡人意，其中很重要的原因就是相關人員的整體素質欠缺。
3.教學檔案承載體簡單，同現實情況脫節(jié)。目前一些高校的教學檔案承載體仍然是紙張。這些高校紙質檔案管理比較全面細致，但是非紙質檔案的保管卻沒有引起足夠的重視。紙張文檔擁有長遠、消極、穩(wěn)定不變等特征，相較于守舊的紙張檔案，非紙質檔案以其承載體的方式多樣化，資料的可操作性、可更改性、共同利用性、重復利用性以及遠程傳遞性的特征而表現出它特有的優(yōu)點，是現在和今后檔案管理的重要措施。盡管非紙質文檔存在不牢固性、非長遠性、不消極、易變化的特點，但它的優(yōu)勢是客觀存在的。我們應該從現實情況出發(fā)，紙質文檔和電子文檔相輔相成，提升教務檔案的科學化管理水平。
4.教學檔案歸檔不及時，利用程度低。目前有的高校在教學檔案存儲資料的使用方面大體上處于停滯狀態(tài)，經常是關注“入”而忽視了“使”，或是因為歸檔的延時拖拉，利用起來特別不便利，從而使教務檔案失去了應有的真正意義上的利用功效。
三、高校教務檔案規(guī)范化管理的對策
1.提高思想認識，增強對檔案管理工作的關注程度。檔案管理是一種很細微很繁雜的工作，并且檔案保管的時效性特征也制約著其重要意義需要在一段期限之后才可以表現出來，但是并不能因為這種情況就可以忽略對檔案保管工作的關注。一方面高校領導要對檔案保管工作給予高度關注，要加強領導，要在體制構建、團隊構建、管理方法和技能提高方面上給予協(xié)助和支持。另外，檔案保管人員更應該加強自身素質的完善和提高，以對檔案保管高度負責的精神，不斷提高檔案管理水平，提高教務檔案的利用率。
2.提升管理水平，實現教務檔案管理的現代化和規(guī)范化。當前，一些高校教務檔案管理在搜集、處理、歸類、存檔等工作上都不盡人意。教學機構的緊急任務之一是除舊革新，建立健全與時展同步的檔案保管體制，訂制出適合學校教務管理規(guī)律、擁有可管控性的各種教務檔案的管理章程和規(guī)則，使高校教務檔案保管步入體系化、制度化、合理化的正確軌道。訂立的章程規(guī)則應該含有教務檔案保管人員職位、職位任務、教務檔案立卷存檔的實行細則、教學檔案存檔范疇和保管日期、教學檔案存儲室必須制定的保密規(guī)則等等。
3.完善管理平臺，發(fā)揮教務檔案在院校教研中的功能。伴隨著信息技術的快速發(fā)展，位于科技領先水平的高校要借助計算機網絡手段，構建高校教學文檔管理資信體系，實現教務檔案管理的現代化。在信息資料存檔時應該關注紙質文檔信息和電子文檔信息的相輔相成的合理配置，依照合理的程序把準備歸檔的信息編碼整理，構建計算機網絡信息管理為主要手段的教務檔案管理平臺。檔案保管的最終目的是為了更合理地給使用者帶來便利。因此檔案管理者應盡職盡責，充分發(fā)揮教務檔案的應用效能，主觀能動地為教學研究等一系列工作大開方便之門。在這一點上，檔案保管人員應解放思想，更新理念，從封閉的傳統(tǒng)的檔案管理體制中解放出來，在完成好檔案保管各項根本性工作基礎上，加強對檔案管理工作的指導，增強包括全體師生在內的相關人員的檔案管理意識，提高檔案資料及時歸檔和合理利用的觀念，要讓相關人了解到，在教學活動和教務管理中所出現的檔案資料是院校的珍貴財富，一定要按規(guī)定系統(tǒng)存貯。檔案管理工作者還應該借助所有機會，傳遞館藏文檔資信，讓不同學科的研究人員了解文檔的現狀，并給他們的學術科研提供快捷的查詢服務，從而使他們能夠找到有意義有價值的學術科研資料，使教務檔案在提升學?？蒲兴椒矫姘l(fā)揮作用。
（一）數據庫建設存在問題
很多高校人事檔案室已基本配備計算機，條件好的高校配備了掃描儀、數碼照相機等現代化管理設備，但軟件系統(tǒng)未建設或未開發(fā)利用，現代化管理硬件設備形同虛設，不能發(fā)揮其作用，影響了檔案管理方式的轉型。數字化管理人事檔案的基礎是建立數據庫。數字化系統(tǒng)管理是將人才信息資源分類存儲于數據系統(tǒng)中。目前我國高校人事檔案系統(tǒng)建設處于初始階段，很多高校軟件系統(tǒng)未配置，一方面是資金問題。建設人事檔案數據庫需要一定的資金，目前高校人事檔案管理資金不足，系統(tǒng)建設資金未配置；另一方面管理人員水平問題。高校人事檔案管理人員計算機管理水平較低，不能完全掌握系統(tǒng)管理。
（二）缺乏現代化的檔案工作者
一支現代化檔案管理隊伍是數字化管理檔案的根本保證。數字化管理人事檔案，必須有專人管理和維護數據系統(tǒng)。第一，目前一些高校人事檔案管理員人手不夠，專職管理人員較少，大多是兼職或臨時工，只能應對日常的管理和查閱工作；第二，具備檔案專業(yè)本科及以上學歷人員較少，專業(yè)人才匱乏；第三，系統(tǒng)操作水平不高。很多高校人事檔案管理員計算機管理能力和水平普遍偏低，不能勝任系統(tǒng)管理操作，落后于現代化管理要求。而數字化管理檔案對計算機系統(tǒng)操作有一定要求，必須具備信息儲存、信息加工、數據處理、數據統(tǒng)計、網絡操作和網絡維護等能力和水平。
二、數字化管理高校人事檔案的對策
（一）更新觀念
實現高校人事檔案數字化管理，首先領導要轉變思想觀念，重視檔案管理人員的再教育，加強檔案管理人員現代化管理能力的培養(yǎng)，灌輸現代化管理理念和方法；其次，高校人事檔案管理工作者必須改變守舊思想，主動學習現代化辦公知識，提高計算機操作水平，提高軟件系統(tǒng)管理能力，熟練掌握現代化管理方法，成為新世紀檔案管理人才。
（二）修訂《干部人事檔案管理條例》
《條例》規(guī)范了紙質檔案管理的工作程序和管理規(guī)則，且強調干部人事檔案的保密性，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，“嚴禁任何個人私自保存他人的檔案”，數字化管理檔案中的“信息化公開”的要求無疑與《條例》相沖突，《條例》只適用紙質檔案，未明確數字化管理檔案的歸檔定義及法律效果，未規(guī)范數字化管理程序，因此實現數字化管理人事檔案必須修訂《條例》，才能保證數字化檔案信息合法性，保證高校人事檔案數字化管理有據可依，有章可循，促進資源信息共享。
（三）建立數據庫
高校人事檔案實現數字化管理，必須建立數據庫，配置軟件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)建設可根據各高校發(fā)展規(guī)模而定，規(guī)模大的高校可配置容量大，包容性強，性能好的軟件管理系統(tǒng)，容量大的系統(tǒng)適應面廣，使用年限長；規(guī)模小的高校，可利用高校計算機專業(yè)人才資源豐富的特點，聘請本校軟件系統(tǒng)專家開發(fā)實用性較強的人事檔案管理系統(tǒng)，錄入系統(tǒng)時以人為單位，設置格式化分類管理，按十大類設置管理區(qū)，如設置職稱區(qū)、職務區(qū)、學歷區(qū)、業(yè)績區(qū)、培訓區(qū)、工資區(qū)、考核區(qū)、政治面貌區(qū)、健康檔案區(qū)等。此軟件系統(tǒng)開發(fā)經濟實用，學習操作方便，有利于系統(tǒng)的更新與維護，數據庫的建立是實現數字化管理檔案基礎。
（四）強化系統(tǒng)的管理與維護
第一，遵守管理程序。高校人事檔案數據庫，必須嚴格遵守管理程序，由專人負責管理和維護系統(tǒng)。正確、真實、全面輸入人才信息，進行系統(tǒng)分類、錄入、數據統(tǒng)計和數據處理等工作程序；第二，規(guī)范操作。人事檔案數據庫需定期變更數據信息，在保證人事檔案數據庫完整、真實和準確的基礎上，增添新的檔案信息，同時發(fā)現錯誤信息必須及時修正，數據庫維護及更新時，必須及時記錄更正內容，注明更正信息原因、原信息內容及更新后的信息內容，記錄更正人，更正時間及地點；第三，及時更新系統(tǒng)。系統(tǒng)陳舊是導致信息丟失的主要因素，因此，為了減少人事檔案數據信息的丟失，必須更新管理設備，提高管理水平，加強數字化管理和技術處理，采用備份存儲、拷貝備存、仿真、保護原載體等措施，保證檔案信息資源在新技術條件下優(yōu)質保存、快速檢索、有效利用；第四，及時處理系統(tǒng)信息。
檔案數字化管理是將原紙質檔案進行數據處理，處理后進入數字化管理系統(tǒng)，為保證高校人事檔案信息多方位利用和備份存儲，必須利用一個計算機系統(tǒng)去模擬另一個計算機系統(tǒng)的操作來保護檔案數字化管理，做到有備無患，延長數字化檔案信息壽命；第五，數據的轉移。為保證存儲的數字信息能及時正常讀取和輸出，必須將重要的檔案信息進行備份存儲，有時必須對數據信息進行轉移，這是在原信息格式或其它硬件、軟件無法正常操作情況下，進行數字信息格式改變，以便保證人事檔案信息資源不被遺失，使數字信息從原有的技術環(huán)境遷移到新的技術平臺，對保護數字信息具有重要意義。
三、總結
1.很多高校在進行檔案管理時沒有更新思想觀念
高校的檔案信息管理是高校實現信息的時效性的基本途徑，所以，高校在進行檔案信息管理時，要不斷地充實檔案信息的內容，要用創(chuàng)新的觀念。但是，有些高校檔案信息管理人員沒有充分地認識到檔案信息管理的重要性和必要性，檔案信息管理人員的思想比較落后，沒有跟上檔案信息管理的步伐，只是用傳統(tǒng)的方法來管理檔案信息，缺乏創(chuàng)新意識。有些高校檔案信息管理人員沒有高度認識到檔案信息管理的意義所在，他們認為檔案信息的管理是無關緊要的事情，對學校的影響不大。有些高校雖然已經開發(fā)了檔案管理的軟件，但是軟件管理人員的管理能力差。
2.高校教學檔案信息管理人員的管理方法還需改善
有些高校的資金有限，在教學檔案的信息化管理方面存在一定的滯后性，導致了我國的高校檔案管理工作用人工進行操作的情況比較多見，信息化的管理手段沒能運用到高校教學檔案的管理中去，降低了教學檔案的管理效率。還有一些高校雖然信息化管理設備齊全，但是信息化的設備形同虛設，沒有很好地應用到教學檔案的管理工作中去。與此同時，有些高校的檔案管理已經建立了大大小小的信息化數據庫，但是，卻是各自為政的局面。
二、高校教學檔案信息化管理的措施
1.高校教學檔案管理信息化建設的核心功能和模塊
整個教學檔案管理系統(tǒng)要以核心功能模塊為主，要成立一個數據整合中心，實現對學生教學檔案信息的收集和整理，將數據存儲在計算機的數據庫中，數據庫中的數據要包含學生詳細的個人信息，同時還包括學生的檔案和各種有效的資料。
2.要建設學生教學檔案管理信息平臺
教學檔案信息不僅僅要呈現在學校網站的主頁上，同時，也要在教學檔案管理信息化平臺上呈現出來，要確保信息的時效性，并將信息公開化，便于管理。對所有的學生進行統(tǒng)一化管理，將管理的權利交予學院的領導，并將平臺上的信息進行定期的檢查和整合。
3.要完善教學檔案服務系統(tǒng)的建設
每一年，當新生報到時，學校都要對宿舍進行整體的安排，運用信息化系統(tǒng)可以實現住宿費的自動化管理，確保學生都辦理了校園一卡通。可以將學生辦理學生證和注冊卡的信息進行準確的記錄，防止有任何遺漏。對高校的教學檔案服務進行評價可以采用信息化平臺，學生可以在課下運用信息化管理系統(tǒng)自行選課，選擇自己喜歡的課程，對教學檔案管理的效果進行有效評價。
三、總結