時(shí)間：2022-07-17 05:05:58
導(dǎo)語(yǔ)：在會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的影響的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了一篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
摘要:本文結(jié)合會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的重要性和功能,從組織控制、操作控制、處理控制三個(gè)方面論述了內(nèi)部控制的措施。
關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制 措施
一、內(nèi)部控制概述
建立內(nèi)部控制的目的就是為了保證由數(shù)據(jù)處理功能所產(chǎn)生的信息具有準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性、有效性以及保證數(shù)據(jù)處理功能本身具有有效性;使會(huì)計(jì)處理符合會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求;防止違法行為的發(fā)生;提高信息系統(tǒng)的效率和效益;提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力;促使企業(yè)提高管理決策的正確性。
二、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的功能
1. 預(yù)防性控制功能。它是通過防止或阻止錯(cuò)誤、災(zāi)害、事故、舞弊等的發(fā)生來避免各種災(zāi)害。
2. 檢測(cè)性控制功能。它是通過找出、發(fā)現(xiàn)已經(jīng)發(fā)生的錯(cuò)誤、災(zāi)害、事故以及舞弊現(xiàn)象來防止危害的擴(kuò)大或使危害得到補(bǔ)償。
3. 糾正性控制功能。它是通過更正和糾正已檢測(cè)出的錯(cuò)誤,處置發(fā)生的舞弊行為,以及處理和補(bǔ)救已發(fā)生的災(zāi)害等來減輕危害,使系統(tǒng)恢復(fù)正常。
三、內(nèi)部控制的措施
(一)組織控制
1. 電算化部門與用戶部門問職責(zé)的分離
在會(huì)計(jì)電算化的情況下,電算化部門除了對(duì)數(shù)據(jù)采集部門所送來的數(shù)據(jù)按一定程序進(jìn)行處理外,不能負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)和執(zhí)行、也不能保管除計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以外的資產(chǎn)。一般設(shè)置數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、維護(hù)管理等新的崗位。這些崗位將承擔(dān)起內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用,達(dá)到保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠,提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量的目標(biāo)。
2. 電算化部門內(nèi)部的職能分離
在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理中,將不相容職能予以分離是十分必要的,但是會(huì)計(jì)電算化卻常常將這些職能集中化。因此,在電算化部門內(nèi)部,應(yīng)該適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行職員分離,以補(bǔ)救不相容職能集中化的不足。一般來說,電算化部門內(nèi)部應(yīng)做到以下的職能分離。
(1)系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計(jì)的分離。將系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計(jì)分離開來,有利于分別檢查系統(tǒng)的設(shè)計(jì)相應(yīng)用程序的設(shè)計(jì),不過,這兩者不嚴(yán)格分離并不會(huì)嚴(yán)重削弱內(nèi)部控制。
(2)系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計(jì)與系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)的分離。沒有這種分離,系統(tǒng)程序就可能在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下對(duì)應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)文件做出變更。
(3)系統(tǒng)分析、應(yīng)用程序設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)與操作職能分離。如果讓系統(tǒng)分析員和程序設(shè)計(jì)員運(yùn)行程序,他們就有機(jī)會(huì)對(duì)程序和文件進(jìn)行非法修改。
(4)獨(dú)立的檔案保管職能。實(shí)行獨(dú)立的檔案保管職能有助于防止任何未經(jīng)批準(zhǔn)而使用程序、文件和系統(tǒng)資料的行為。
(二)操作控制
操作控制的目的是通過規(guī)范的計(jì)算機(jī)操作來保證信息處理的高質(zhì)量,減少產(chǎn)生差錯(cuò)和未經(jīng)批準(zhǔn)而使用文件、程序和報(bào)表的機(jī)會(huì)。操作控制是通過制定和執(zhí)行規(guī)范的操作規(guī)程來實(shí)現(xiàn)的。規(guī)范的操作規(guī)則主要有以下幾個(gè)方面:
1. 操作運(yùn)行規(guī)則。計(jì)算機(jī)操作員應(yīng)遵循操作指南中的規(guī)定進(jìn)行操作。
2. 機(jī)器操作規(guī)則。應(yīng)為計(jì)算機(jī)輸入輸出設(shè)備的運(yùn)行設(shè)立規(guī)范的操作規(guī)則。
3. 用機(jī)時(shí)間記錄規(guī)則。應(yīng)對(duì)每個(gè)上機(jī)操作者所用時(shí)間進(jìn)行記錄,以便考核計(jì)算機(jī)完成的任務(wù)以及每項(xiàng)任務(wù)所用機(jī)時(shí)。
4. 控制臺(tái)記錄規(guī)則。操作系統(tǒng)應(yīng)編寫控制臺(tái)記錄,即記錄操作系統(tǒng)的所有活動(dòng)、設(shè)備的使用情況和操作員的行動(dòng)。
5. 嚴(yán)密的監(jiān)管規(guī)則。規(guī)范的操作規(guī)則還應(yīng)要求對(duì)操作活動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查,包括定期地對(duì)控制臺(tái)記錄、操作記錄和用機(jī)時(shí)間記錄,加以審查和比較。
6. 機(jī)房守則。這涉及到設(shè)備的使用、程序的存放、文件的處置等方面,目的是為了使機(jī)房保持良好的秩序,以減少程序和數(shù)據(jù)損失和破壞的風(fēng)險(xiǎn),保證保密的輸出信息不落入未經(jīng)允許使用的人之手。
(三)處理控制
1. 數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)。可靠的和合適的數(shù)據(jù)處理要求應(yīng)用程序所處理的數(shù)據(jù)是正確的,而處理正確的數(shù)據(jù)意味著要讀入正確的文件和文件中的記錄,而且所處理的業(yè)務(wù)與主文件所包含的業(yè)務(wù)相配。有效性檢驗(yàn)是為了發(fā)現(xiàn)用錯(cuò)文件、記錄和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的情形,其措施包括:
(1)文件標(biāo)簽檢驗(yàn)。打開文件時(shí),應(yīng)檢查文件的內(nèi)部標(biāo)簽,以便確認(rèn)使用的文件是所需的文件以及所需的版本。
(2)記錄標(biāo)識(shí)檢測(cè)。在處理順序文件時(shí),應(yīng)用程序是依次讀文件中的記錄的。為保證要讀的下一記錄在邏輯順序上是正確的(即確是下一記錄),應(yīng)用程序應(yīng)在處理該記錄前檢測(cè)一下記錄的標(biāo)識(shí)(關(guān)鍵字)。
(3)業(yè)務(wù)代碼檢測(cè)。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件通常包括不同類列的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),每類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要得到不同的處理。業(yè)務(wù)類型可以出業(yè)務(wù)代碼來辨別。每類業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)代碼均被應(yīng)用程序讀入,以便決定由哪一段應(yīng)用程序來進(jìn)行處理。
(4)順序測(cè)試。秩序混亂的文件會(huì)導(dǎo)致在處理順序文件的過程中遺漏記錄,導(dǎo)致文件的誤用,導(dǎo)致文件排序或合并操作的失敗。因此,應(yīng)用程序應(yīng)通過比較前后兩次讀入的記錄的關(guān)鍵字來檢查記錄的順序。
2. 余額檢查。費(fèi)用和收入類賬戶在期末—般沒有余額。因此,可以在程序中設(shè)置余額檢查指令。在借貸記賬法下,大部分負(fù)債和所有者權(quán)益類賬戶的期末余額應(yīng)在貸方,而資產(chǎn)類賬戶的期末余額應(yīng)在借方。因此,可將此作為余額合理性標(biāo)準(zhǔn)編人程序。當(dāng)程序運(yùn)行時(shí),就可對(duì)賬戶余額進(jìn)行合理性檢查。
3. 試算平衡。程序根據(jù)記賬方法中的試算平衡法對(duì)全部賬戶的期末余額進(jìn)行檢驗(yàn)。如果不平衡,說明處理有錯(cuò),需進(jìn)行查找和更正。
4. 總賬和明細(xì)賬余額核對(duì)法。將某——賬戶所有明細(xì)賬的余額相加的結(jié)果應(yīng)與總賬余額相符。
四、結(jié)語(yǔ)
總之,發(fā)展會(huì)計(jì)電算化,是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化,促進(jìn)會(huì)計(jì)改革的重要保證。而加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制工作,則將有助于企業(yè)更好地利用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)組織會(huì)計(jì)工作,為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的會(huì)計(jì)信息,從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
1 會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的影響
(1)內(nèi)部控制的范圍發(fā)生變化。
(2)內(nèi)部稽核機(jī)制發(fā)生變化。實(shí)行電算化后,由于會(huì)計(jì)電算化的工作自動(dòng)化、控制的程序化,各種手續(xù)都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理統(tǒng)一執(zhí)行,會(huì)計(jì)工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化,許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡(jiǎn)化,會(huì)計(jì)人員無法直接參與和控制,一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行,其審查、稽核機(jī)制被削弱。
(3)內(nèi)部控制的重點(diǎn)有所轉(zhuǎn)移。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,內(nèi)部控制的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到對(duì)原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)的控制、會(huì)計(jì)信息的輸出控制、人機(jī)交互處理的控制、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間連接的控制等幾個(gè)方面,尤其是原始數(shù)據(jù)的輸入方面。
(4)會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)方式的改變。
(5)內(nèi)部控制的形式發(fā)生變化。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,內(nèi)部控制由原先的單一人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿斯た刂坪统绦蚧刂葡嘟Y(jié)合。會(huì)計(jì)電算化的程度不同,程序化控制的數(shù)量也會(huì)有所不同,一般來說,電算化程度越高,采用的程序化控制要求也越多。
(6)內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化。在電算化環(huán)境下,除了人這個(gè)執(zhí)行控制的主體外,許多內(nèi)部控制方法主要通過會(huì)計(jì)軟件來實(shí)現(xiàn),因此,在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)中,控制的重點(diǎn)已不再僅僅是人,還包括人工處理控制、原始數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)控制、會(huì)計(jì)信息輸出控制、人機(jī)交互處理控制、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間連接控制等多方面。
2 電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制的管理特征
(1)操作授權(quán)口令化。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,操作員的口令和密碼是進(jìn)入會(huì)計(jì)系統(tǒng)的唯一通道,與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)授權(quán)人員簽章不同的是,口令和密碼更容易被丟失和盜取,引發(fā)不易察覺的會(huì)計(jì)資料失真。
(2)系統(tǒng)失控的隱蔽性。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,許多應(yīng)用程序本身就帶有內(nèi)控的功能,如果企業(yè)在初期設(shè)置時(shí)沒有考慮周全,由于程序運(yùn)行的重復(fù)性,往往會(huì)使失控情況長(zhǎng)期不被發(fā)現(xiàn),造成很大的損失。
(3)系統(tǒng)缺乏交易痕跡。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,文件記錄的控制功能大大減弱,一旦企業(yè)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,由于部分交易幾乎沒有痕跡,難以追查出錯(cuò)源頭。比如每一筆會(huì)計(jì)分錄的錄入系統(tǒng)都會(huì)要求借貸平衡,可是如果錄入的會(huì)計(jì)科目錯(cuò)誤而審核時(shí)又沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn),將會(huì)使查找非常困難,可能最終需要查找每一張記賬憑證。
(4)控制范圍擴(kuò)大。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,不僅要對(duì)交易處理控制,還要對(duì)系統(tǒng)權(quán)限控制,修改程序控制,網(wǎng)絡(luò)安全控制等等。
(5)信息存儲(chǔ)安全風(fēng)險(xiǎn)增大。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,會(huì)計(jì)信息以電磁信號(hào)的形式存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)中,容易丟失或損壞,如果沒有及時(shí)存儲(chǔ),甚至需要全面恢復(fù)系統(tǒng)。
(6)電子商務(wù)的應(yīng)用增加了網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上報(bào)稅、遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程審計(jì)等新功能的出現(xiàn),必須要求相應(yīng)的內(nèi)部控制程序。
3 完善會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的幾點(diǎn)建議
(1)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的控制。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會(huì)計(jì)制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等,做好會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作控制主要是在單位內(nèi)部建立起一套全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及完整的規(guī)范化數(shù)據(jù)格式。
(2)具體控制電算化下的會(huì)計(jì)處理操作。為了保證信息處理質(zhì)量,減少產(chǎn)生差錯(cuò)和事故的概率,應(yīng)制定嚴(yán)格的指計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)處理具體操作步驟和具體要求,如:各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批并具有完整、真實(shí)的原始憑證;數(shù)據(jù)錄入員對(duì)輸入數(shù)據(jù)有疑問,應(yīng)及時(shí)核對(duì),不能擅自修改;發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的,需按系統(tǒng)提供的功能加以改正,如編制補(bǔ)充登記或負(fù)數(shù)沖正的憑證加以改正;開機(jī)后,操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場(chǎng);要做好日備份數(shù)據(jù),同時(shí)還要有周備份、月備份等等。
(3)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)資料的管理。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后,隨著存儲(chǔ)介質(zhì)的改變,對(duì)會(huì)計(jì)資料管理的要求也更加嚴(yán)格。應(yīng)采取各種安全保證措施,做好防消磁、防火、防潮和防塵等工作,采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的,要定期進(jìn)行檢查和復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失,所有的軟件文檔資料、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式、程序說明書和源程序清單均應(yīng)按機(jī)密文件管理,報(bào)廢的計(jì)算機(jī),應(yīng)將其硬盤徹底格式化,以防數(shù)據(jù)泄密。
(4)加大對(duì)復(fù)合型會(huì)計(jì)電算化人才的培養(yǎng)力度。對(duì)電算化管理人員的培訓(xùn)工作要經(jīng)常性地進(jìn)行,并結(jié)合經(jīng)驗(yàn)交流,使培訓(xùn)收到實(shí)效。在吸納高校會(huì)計(jì)電算化畢業(yè)新生的同時(shí),還應(yīng)選拔具有一定計(jì)算機(jī)知識(shí)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)骨干到高校進(jìn)修計(jì)算機(jī)專業(yè),這樣新老結(jié)合,高、中、低結(jié)合的會(huì)計(jì)電算化人才隊(duì)伍就會(huì)形成,必將推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化工作的進(jìn)一步提高。
(5)加強(qiáng)內(nèi)部控制審計(jì)工作。對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行定期審計(jì),審查電子數(shù)據(jù)與打印存檔資料的一致性,審查數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性,防止出現(xiàn)非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象,對(duì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行的各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止任何形式的漏洞存在。
會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一個(gè)歷史性飛躍,它不但減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提供了會(huì)計(jì)效率,而且大大提高了會(huì)計(jì)信息處理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性,有助于企業(yè)加強(qiáng)管理,提高經(jīng)濟(jì)效益和競(jìng)爭(zhēng)能力。會(huì)計(jì)電算化在給企業(yè)單位帶來巨大效益的同時(shí),對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制產(chǎn)生了重大影響。認(rèn)真探討會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的影響,對(duì)建立健全電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度,加強(qiáng)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制有重大的意義。
一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的影響
1.內(nèi)部控制的范圍擴(kuò)大
在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的條件下,會(huì)計(jì)內(nèi)部控制主要針對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理,通過憑證傳遞程序,規(guī)定每個(gè)工作點(diǎn)完成的任務(wù),并在傳遞程序中選擇控制點(diǎn)進(jìn)行內(nèi)部控制。由于電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,所以電算化會(huì)計(jì)下的內(nèi)部控制還要包括系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會(huì)計(jì)軟件維護(hù)控制以及電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)使用過程中的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制等,會(huì)計(jì)電算化擴(kuò)大了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的范圍。
2.內(nèi)部控制制度發(fā)生了變化
會(huì)計(jì)電算化改變了原有的會(huì)計(jì)組織體制,會(huì)計(jì)工作組織和崗位發(fā)生了很大變化。原來根據(jù)會(huì)計(jì)事務(wù)的性質(zhì)設(shè)置的各業(yè)務(wù)核算組已經(jīng)被撤銷,與之相聯(lián)系的各崗位之間的職權(quán)分離、相互制約的牽制制度也發(fā)生了改變或不復(fù)存在。大中型企事業(yè)單位新設(shè)置的會(huì)計(jì)部門由總會(huì)計(jì)師、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備組、操作維護(hù)組、財(cái)務(wù)管理組、會(huì)計(jì)檔案組和系統(tǒng)開發(fā)組等組成。其中,財(cái)務(wù)管理組是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的核心部門,崗位劃分比原來更細(xì),并提高了財(cái)務(wù)管理要求。所以在電算化會(huì)計(jì)條件下,必須構(gòu)建內(nèi)部牽制制度。
3.內(nèi)部控制的形式和重點(diǎn)發(fā)生了變化
會(huì)計(jì)電算化使會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化,一些傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式已無存在的意義,如科目匯總、試算平衡、賬賬核對(duì)、賬證核對(duì)等。由于會(huì)計(jì)核算工作全部由計(jì)算機(jī)完成,整個(gè)處理過程分為數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三個(gè)環(huán)節(jié),從輸入會(huì)計(jì)憑證到輸出會(huì)計(jì)報(bào)表,可以一氣呵成。如果系統(tǒng)安全可靠,沒有非法操作收稿日期、修回日期或計(jì)算機(jī)病毒的破壞,是不會(huì)出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的,所以數(shù)據(jù)正確性控制的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到了數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)。同時(shí),計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也給我們提供了先進(jìn)的控制技術(shù),使內(nèi)部控制的許多方法和措施可以利用計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行控制,如數(shù)據(jù)正確性的校驗(yàn)、操作權(quán)限控制等。計(jì)算機(jī)控制比人工控制更嚴(yán)格、更可靠,它可以克服人工控制的隨意性。總之,在電算化會(huì)計(jì)條件下,會(huì)計(jì)內(nèi)部控制方式已部分被計(jì)算機(jī)所取代,由人工控制轉(zhuǎn)移為人機(jī)控制。
4.網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的應(yīng)用和發(fā)展給會(huì)計(jì)內(nèi)部控制提出了新問題
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)也迅速發(fā)展起來。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)不僅使會(huì)計(jì)核算從事后變?yōu)閷?shí)時(shí),而且使財(cái)務(wù)管理從靜態(tài)走向動(dòng)態(tài),從財(cái)務(wù)部門走向整個(gè)企業(yè),走向企業(yè)外部,極大提高了財(cái)務(wù)管理效率。目前的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件的功能主要包括網(wǎng)上采購(gòu)、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結(jié)算、遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)控制、遠(yuǎn)程報(bào)稅、遠(yuǎn)程報(bào)關(guān)、遠(yuǎn)程審計(jì)、在線資金調(diào)度、異地轉(zhuǎn)賬等。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)使會(huì)計(jì)介質(zhì)全面發(fā)生變化,出現(xiàn)各種電子單據(jù),如各種發(fā)票、結(jié)算單據(jù)等。在新的形勢(shì)下如何加強(qiáng)這些功能的控制是會(huì)計(jì)內(nèi)部控制必須面對(duì)的新問題。
二、建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度
會(huì)計(jì)電算化使原有手工會(huì)計(jì)核算方法下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度失去作用,它對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的正常進(jìn)行,預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)所發(fā)生的錯(cuò)誤、舞弊和故障,及時(shí)提供正確可靠地會(huì)計(jì)信息,這就要求我們建立一整套適合電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,以保證會(huì)計(jì)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和安全。
1.電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)控制
電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,一般來說投資較大,對(duì)整個(gè)企業(yè)的影響也較大,往往需要對(duì)原有的管理體制進(jìn)行較大的變革。所以在開發(fā)前必須進(jìn)行可行性分析,從經(jīng)濟(jì)上、技術(shù)上、組織上論證開發(fā)新系統(tǒng)的必要性和可能性,進(jìn)行資本預(yù)算和效益評(píng)估,必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)和專家的批準(zhǔn)和認(rèn)可。在軟件的開發(fā)過程中,必須認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家和地方頒布的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,包括《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》等。在新系統(tǒng)使用的準(zhǔn)備階段要加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn),提高系統(tǒng)操作和系統(tǒng)管理人員對(duì)新系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解,以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中,要采取有效的控制手段,做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,如人員從新配置、清理賬目、準(zhǔn)備初始數(shù)據(jù)、規(guī)范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據(jù)本單位的情況選擇合適的轉(zhuǎn)換方法,一般可采取并行轉(zhuǎn)換,新舊系統(tǒng)并行一段時(shí)間,以檢驗(yàn)新系統(tǒng)的正確性。如果會(huì)計(jì)軟件在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題,或者由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及經(jīng)營(yíng)環(huán)境發(fā)生變化,需要對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行維護(hù),就必須對(duì)會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制。一般來說,如果軟件本身錯(cuò)誤或軟硬件變化而需進(jìn)行維護(hù),由系統(tǒng)管理員提出申請(qǐng),如果需要擴(kuò)充系統(tǒng)功能或因會(huì)計(jì)核算制度方法變化而需要進(jìn)行維護(hù)由會(huì)計(jì)部門提出申請(qǐng),由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人、總會(huì)計(jì)師和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)軟件維護(hù)申請(qǐng)進(jìn)行審批。批準(zhǔn)后由專職會(huì)計(jì)軟件維護(hù)人員進(jìn)行修改維護(hù),其他人員不得進(jìn)行維護(hù)。對(duì)較大的修改變動(dòng)或功能擴(kuò)充性維護(hù),應(yīng)事先制訂具體的維護(hù)計(jì)劃。軟件修改后要進(jìn)行試運(yùn)行和組織驗(yàn)收,驗(yàn)收通過并正式下達(dá)使用通知后,修改后的軟件才能投入正式運(yùn)行。
2.組織控制
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)部 門的組織機(jī)構(gòu)和崗位分工必須進(jìn)行重新調(diào)整,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理將集中在計(jì)算機(jī)操作部門,要重新設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)各部門之間和部門內(nèi)部各崗位之間的內(nèi)部牽制制度。一是要進(jìn)行部門之間的職責(zé)劃分控制,系統(tǒng)開發(fā)組、系統(tǒng)操作組、系統(tǒng)維護(hù)組、財(cái)務(wù)管理組等各級(jí)之間的不相容職責(zé)應(yīng)當(dāng)盡可能分離,劃清各自的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)處理范圍。如系統(tǒng)操作組負(fù)責(zé)進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理,而不能進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù),而系統(tǒng)開發(fā)組和系統(tǒng)維護(hù)組不能有會(huì)計(jì)軟件的操作權(quán)和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的決定權(quán)等。二是要進(jìn)行部門相鄰的崗位分工控制,建立崗位責(zé)任制,明確職責(zé),責(zé)任到人。其重點(diǎn)是系統(tǒng)操作組內(nèi)部的崗位分工,同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)開發(fā)、專職會(huì)計(jì)員、檔案員等的控制,應(yīng)做到相互牽制、相互制約、防止出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。如系統(tǒng)操作組內(nèi)系統(tǒng)管理員、操作員、審核員及維護(hù)員的職權(quán)是不相容的,必須明確劃分工作范圍和職責(zé)權(quán)限,不能兼任。三是要建立并嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的人事管理制度,加強(qiáng)內(nèi)部控制,對(duì)某些關(guān)鍵崗位要實(shí)行定期輪換制度。
近年來,電子信息技術(shù)取得了高速的發(fā)展,越來越多的企業(yè)開始在內(nèi)部推行會(huì)計(jì)電算化,在構(gòu)建電算化系統(tǒng)之后,企業(yè)的財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)核算環(huán)境都會(huì)發(fā)生很大的改變:首先,因?yàn)橐肓擞?jì)算機(jī)去協(xié)助完成企業(yè)財(cái)務(wù)工作,大大加快了會(huì)計(jì)信息的處理速度,也在很大程度上提升了會(huì)計(jì)核算的可靠性與準(zhǔn)確性,降低了人工計(jì)算或是疏忽大意可能導(dǎo)致錯(cuò)誤的幾率;其次,傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)處理方式下的內(nèi)部控制已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)代會(huì)計(jì)電算化的高要求,這也為企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的進(jìn)步空間。因而,怎樣有效發(fā)揮企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的快捷、高效作用,怎樣保證企業(yè)物資財(cái)產(chǎn)的安全,為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策提供更加完整、更加準(zhǔn)確的信息,為企業(yè)創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益,是會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的新要求,也是關(guān)乎企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要任務(wù)。
一、會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)
自上世紀(jì)九十年代之后,計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展可謂是突飛猛進(jìn),會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)的應(yīng)用也越來越普遍,已經(jīng)逐漸成為未來的發(fā)展趨勢(shì)?？梢钥吹?會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的運(yùn)用是一次重大變革,對(duì)會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)界的發(fā)展都具有無法估量的重大影響,這主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:
一是提升了企業(yè)會(huì)計(jì)工作的效率與質(zhì)量。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境中,企業(yè)絕大部分的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)都是由計(jì)算機(jī)協(xié)助完成的,這不僅在很大程度上提高了會(huì)計(jì)信息處理的效率,同時(shí),由于計(jì)算機(jī)核算方法的應(yīng)用也提升會(huì)計(jì)核算的精準(zhǔn)度。
二是提高了企業(yè)表現(xiàn)信息的能力?，F(xiàn)階段,隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展,會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)的應(yīng)用正在不斷地得以完善與提升。不難想到,會(huì)計(jì)電算化完全代替手工會(huì)計(jì)核算已成為大勢(shì)所趨,而且已經(jīng)在政府部門與企事業(yè)單位得到了廣泛的使用。同時(shí),會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用也為企業(yè)內(nèi)部控制帶來了更高的要求,許許多多的新問題與新矛盾陸續(xù)出現(xiàn),特別是在加入世界貿(mào)易組織之后,我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展邁進(jìn)了快速發(fā)展車道,我國(guó)的企業(yè)也逐漸走上國(guó)際舞臺(tái),參與到國(guó)際市場(chǎng)分工與競(jìng)爭(zhēng)之中。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境中加強(qiáng)內(nèi)部控制不僅是企業(yè)會(huì)計(jì)控制的基本要求,也是新時(shí)期會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)的客觀需要,因而,必須充分結(jié)合企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的特征,建立規(guī)范、合理、科學(xué)的內(nèi)控制度,并不斷的完善與補(bǔ)充,以提升企業(yè)內(nèi)控管理的績(jī)效。
二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制提出了更高的要求
內(nèi)部控制指的是企業(yè)或是其他組織為了確保內(nèi)部資產(chǎn)的安全、保護(hù)信息的準(zhǔn)確與安全、促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)政策的有效施行、控制經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)、提高生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率、避免舞弊行為的發(fā)生,以最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)而開展的各項(xiàng)管理性活動(dòng)、制定的各項(xiàng)制度方法等的總和。會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用在為企業(yè)工作處理帶來高效率與高精確度的同時(shí),也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了更高的要求,這些正說明了加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的必要性:
1.保證原始數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性
在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境中,由計(jì)算機(jī)協(xié)助處理的數(shù)據(jù)都在程序的嚴(yán)格控制之中,計(jì)算機(jī)對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)地處理與加工,并將結(jié)果儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)之上。企業(yè)內(nèi)部所有的記賬、結(jié)賬、編制報(bào)表以及會(huì)計(jì)分析等工作都是在電腦程序的嚴(yán)格控制下進(jìn)行的,但是,原始數(shù)據(jù)依然是由人工錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的,一旦在原始數(shù)據(jù)的輸入與審核中出現(xiàn)差錯(cuò),電腦程序無法識(shí)別,只能按照原始數(shù)據(jù)將錯(cuò)就錯(cuò)的進(jìn)行計(jì)算。所以說,電腦系統(tǒng)加工處理信息的準(zhǔn)確度在很大程度上取決于所錄入原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,這要求在企業(yè)內(nèi)部所有信息的處理過程與方法都必須是合理、規(guī)范的,這樣才可以確保會(huì)計(jì)信息的完整性、真實(shí)性與精準(zhǔn)性。
2.拓展了內(nèi)部控制的范圍與對(duì)象
在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)處理方式下,企業(yè)內(nèi)部控制強(qiáng)調(diào)的是交易處理,絕大多數(shù)的控制對(duì)象是會(huì)計(jì)工作人員。但是,在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境中,建立與應(yīng)用會(huì)計(jì)系統(tǒng)的復(fù)雜性帶來了很多新的控制問題,例如,控制系統(tǒng)權(quán)限、保護(hù)磁性介質(zhì)信息以及控制程序完善等等。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境中,所有的初始數(shù)據(jù)都出自憑證數(shù)據(jù)庫(kù),倘若人為輸入不當(dāng),就會(huì)導(dǎo)致明細(xì)賬、日記賬、臺(tái)賬甚至?xí)?jì)報(bào)表中出現(xiàn)錯(cuò)誤,因此,原始數(shù)據(jù)的錄入是否準(zhǔn)確直接決定了整個(gè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的成敗,這正是內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當(dāng)然,計(jì)算機(jī)程序間的鏈接控制、人機(jī)合作中的控制、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的導(dǎo)出控制等工作也是會(huì)計(jì)電算化環(huán)境中企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
3.規(guī)避電腦檔案無紙化的風(fēng)險(xiǎn)
在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)處理方式下,企業(yè)發(fā)生的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都被記錄在紙張上,增加、修改以及刪除了的記賬憑證或是會(huì)計(jì)賬簿都能夠從印章與筆跡上明確的區(qū)分責(zé)任。自從推行會(huì)計(jì)電算化之后,記賬憑證與賬簿都變?yōu)榇鎯?chǔ)于磁性介質(zhì)上的文件或是記錄格式,也就是會(huì)計(jì)核算的無紙化,任何修改數(shù)據(jù)的行為都不留痕跡。同時(shí),電磁介質(zhì)也比較容易受損壞,而且會(huì)有毀損或是丟失的危險(xiǎn),這是會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)資料保管上的新要求,企業(yè)必須找尋到完好保管紙質(zhì)與磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料的有效方法,這也證明了企業(yè)開展內(nèi)部控制的必要性。
4.增加了會(huì)計(jì)工作的安全控制難度
電子信息技術(shù)的高速發(fā)展以及在企業(yè)會(huì)計(jì)中的普及帶來了許多新問題,在電算化環(huán)境中,以往以計(jì)算機(jī)為核心的安全性防范方法已經(jīng)不再適合企業(yè)運(yùn)用,經(jīng)過計(jì)算機(jī)程序傳輸?shù)臄?shù)據(jù)很難保證其完整性與可靠性。這是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開放性為一些非法網(wǎng)友提供了可乘之機(jī),網(wǎng)絡(luò)病毒的傳播也給電算化系統(tǒng)引發(fā)了很大的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)今,財(cái)務(wù)處理軟件的功能,例如遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程審計(jì)以及遠(yuǎn)程報(bào)表等都必須設(shè)置控制環(huán)節(jié),這無疑增加了企業(yè)會(huì)計(jì)程序安全控制的困難。
上述這些要求說明原有的企業(yè)內(nèi)部控制已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展,強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)部控制已經(jīng)刻不容緩。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的應(yīng)用,計(jì)算機(jī)輸出的會(huì)計(jì)信息、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等資料對(duì)企業(yè)的影響越來越大,必須依靠嚴(yán)格的控制才能確保其準(zhǔn)確性與可靠性,也只有進(jìn)行不斷的研究、調(diào)整與完善,才能真正保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性與可靠性,進(jìn)而提升企業(yè)的效益。
一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的表現(xiàn)
隨著新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的出臺(tái)和實(shí)施及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)的運(yùn)用已滲透到各個(gè)領(lǐng)域,電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)已在會(huì)計(jì)領(lǐng)域廣泛運(yùn)用。如何在提高會(huì)計(jì)處理的及時(shí)性、準(zhǔn)確性的同時(shí)確保會(huì)計(jì)電算化的安全,已成為會(huì)計(jì)各電算化單位需要解決的問題。一是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)改變了會(huì)計(jì)憑證的形式。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化,各類會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表的生成方式、會(huì)計(jì)信息的儲(chǔ)存方式和儲(chǔ)存媒介也發(fā)生了很大的變化。原先反映會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)處理過程的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會(huì)計(jì)資料的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行,每一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí),有關(guān)該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī),并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄。原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了。原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對(duì)、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成了。原來書面形式的各類會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式?chǔ)存在磁性介質(zhì)上。二是內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化。手工會(huì)計(jì)與電算化會(huì)計(jì)對(duì)會(huì)計(jì)信息的控制有很大的不同,通過以下分析了解會(huì)計(jì)電算化核算下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制形式的變化。手工會(huì)計(jì)中的一些平衡檢查在電算化會(huì)計(jì)中將移入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部,通過計(jì)算機(jī)程序體現(xiàn)出來。如,記賬憑證的借、貸平衡效驗(yàn);賬戶中期末余額、期初余額、本期發(fā)生額的檢查;各核算業(yè)務(wù)模塊間數(shù)據(jù)的核對(duì);報(bào)表數(shù)據(jù)的鉤稽關(guān)系檢查、會(huì)計(jì)平衡的等式的檢查等等,會(huì)計(jì)電算化后難以發(fā)揮牽制作用。
二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制存在的問題
一是兼容性差。由于各個(gè)系統(tǒng)都是自行開發(fā),各自使用不同的操作平臺(tái)和支持軟件,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同,編程風(fēng)格各異,各軟件公司為技術(shù)保密,相互沒有交流和溝通,沒有業(yè)界的協(xié)議,自然也就沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,很難在不同系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。二是系統(tǒng)內(nèi)部銜接性差。這不僅增加了工作量,而且因?yàn)橛扇斯ず怂?、人工輸入等人為因?必然增加出錯(cuò)機(jī)率,使得財(cái)會(huì)軟件不能充分發(fā)揮它的管功效和預(yù)測(cè)功能。三是數(shù)據(jù)保密性、安全性差。很多時(shí)候,財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù),是企事業(yè)單位的絕對(duì)秘密。所謂的加密,也無非是對(duì)軟件本身的加密,防止盜版。在我國(guó),計(jì)算機(jī)熱起來大約不到十年,而且真正普及應(yīng)用也不過三五年,或者說現(xiàn)在仍然沒有達(dá)到普及水平。人們對(duì)它的認(rèn)識(shí),自然不盡相同。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,計(jì)算機(jī)對(duì)輸入的數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行加工處理,所有的記賬、分析及編制會(huì)計(jì)報(bào)表等工作均在計(jì)算機(jī)程序的控制下自動(dòng)進(jìn)行。一旦輸入操作不當(dāng),將會(huì)引發(fā)明細(xì)賬、總賬乃至?xí)?jì)報(bào)表等一系列錯(cuò)誤,造成輸出信息的失真。因而數(shù)據(jù)輸入不當(dāng)?shù)目刂茊栴}成為內(nèi)部控制中最重要的控制環(huán)節(jié)。
三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制措施
加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化,對(duì)加強(qiáng)和改進(jìn)財(cái)務(wù)管理是極為重要的,要對(duì)會(huì)計(jì)電算化可能出現(xiàn)的問題,進(jìn)行認(rèn)真分析研究,有針對(duì)性地采取措施。首先,加強(qiáng)系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制。建立授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可機(jī)制。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項(xiàng)目,不論是自行組織開發(fā)還是購(gòu)買商品化軟件,都必須遵循國(guó)家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門指定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)階段就要對(duì)使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高這些人員對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解,以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。外購(gòu)的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和時(shí)間。要嚴(yán)格程序修改控制。企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)變化及經(jīng)營(yíng)環(huán)境變化,可能導(dǎo)致使用中的軟件進(jìn)行修改,計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)過一段時(shí)期的使用也會(huì)發(fā)現(xiàn)一些需要進(jìn)行修改的地方。因此,軟件的修改是難以避免的。對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行修改必須經(jīng)過周密計(jì)劃和嚴(yán)格記錄,修改過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制,修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報(bào)告,經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施修改,計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改,所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。其次,加強(qiáng)管理控制。管理控制是指建立起一整套內(nèi)部控制制度,以加強(qiáng)和完善對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)涉及的各個(gè)部門和人員的管理和控制。要完善組織機(jī)構(gòu)設(shè)置。企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化后,應(yīng)對(duì)原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,以適應(yīng)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求?？梢园磿?huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不同形態(tài),劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會(huì)計(jì)信息分析組等;也可以按會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)主管、軟件操作、審計(jì)記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。再次,明確職責(zé)劃分。會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離,計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)一樣,對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門經(jīng)手到底,必需分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門承擔(dān)。最后是加強(qiáng)日?？刂?。業(yè)務(wù)發(fā)生控制。業(yè)務(wù)發(fā)生控制又稱程序檢查,主要目的是采用相應(yīng)的控制程序、甄別、拒絕各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。由于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng),處理速度非?？?如果輸入的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,處理結(jié)果就會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò),在數(shù)據(jù)輸入時(shí)如果存在哪怕是很小的錯(cuò)誤數(shù)據(jù),一旦輸入計(jì)算機(jī)就可能導(dǎo)致錯(cuò)誤的擴(kuò)大化,影響整個(gè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此,企事業(yè)單位應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制,保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)通訊控制是為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯(cuò)誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。企事業(yè)單位應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全、可靠。數(shù)據(jù)處理控制。數(shù)據(jù)處理控制是指對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對(duì)、對(duì)字段、記錄的長(zhǎng)度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長(zhǎng)度、檢查文件的標(biāo)識(shí)、檢查文件是否被感染病毒等。數(shù)據(jù)輸出控制。數(shù)據(jù)輸出控制是為了保證輸出信息的準(zhǔn)確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù) 控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸人數(shù)據(jù)相一致,輸出數(shù)據(jù)是否完整,輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要,數(shù)據(jù)的發(fā)送對(duì)象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定,要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告編號(hào)、收發(fā)、保管工作等。