時(shí)間：2024-04-17 15:37:27
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理的基本要求的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案 電子檔案 信息化管理
一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理，采用兩級(jí)管理的方式，隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來(lái)以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統(tǒng)檔案管理對(duì)象是紙質(zhì)的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用之后，檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無(wú)紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無(wú)法進(jìn)行有效管理。
（二）檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務(wù)水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應(yīng)用信息化管理技術(shù)之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時(shí)間內(nèi)提升業(yè)務(wù)管理水平，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)之后，會(huì)出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開(kāi)展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進(jìn)行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢(shì)下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個(gè)方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺(tái)的建立
根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基本要求，檔案信息化資源平臺(tái)的建立，需要開(kāi)發(fā)資源計(jì)劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動(dòng)化、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺(tái)規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺(tái)的建立，必須在開(kāi)發(fā)檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件整理標(biāo)準(zhǔn)，再行信息資源的整合，該平臺(tái)的建立必須開(kāi)發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫(kù)：首先是文件級(jí)和案卷級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)公文管理網(wǎng)站，將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布；其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，主要包括文書(shū)檔案和科技檔案，通過(guò)掃描的方式，轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過(guò)檢索獲取；再次是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過(guò)以上數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲(chǔ)存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時(shí)能夠有效確保檔案信息的及時(shí)性和完整性。
（二）便捷查詢利用手段的開(kāi)發(fā)
房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過(guò)便捷查詢利用手段的開(kāi)發(fā)，對(duì)檔案的利用管理流程進(jìn)行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類編號(hào)，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對(duì)之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過(guò)條件檢索的方式，迅速在目錄清單當(dāng)中找到目標(biāo)檔案，然后快速鎖定紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)位置，或者可以直接調(diào)用紙質(zhì)檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進(jìn)一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關(guān)的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個(gè)字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個(gè)關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動(dòng)過(guò)濾之后，彈出所需相關(guān)檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質(zhì)檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務(wù)器1臺(tái)，序列號(hào)347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺(tái)，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個(gè)；Evolution Pro工程掃描儀2臺(tái)；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺(tái)；HP Colorlaserjet 3700激光打印機(jī)1臺(tái)；聯(lián)想開(kāi)天M400PC機(jī)4臺(tái)；筆記本電腦4臺(tái)；不間斷電源1個(gè)；數(shù)碼攝像機(jī)1臺(tái)；數(shù)碼相機(jī)1臺(tái)，加1G內(nèi)存。軟件方面配置：Windows2000 Server標(biāo)準(zhǔn)版10用戶操作系統(tǒng)；Oracle 9i標(biāo)準(zhǔn)版10用戶數(shù)據(jù)庫(kù)軟件；清華紫光軟件，用于網(wǎng)站建設(shè)、全文檢索、OCR應(yīng)用軟件升級(jí)。
（四）應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)
首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過(guò)對(duì)檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。其次是日常管理，根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容，通過(guò)軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計(jì)、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設(shè)置，根據(jù)檔案管理的需求，以及結(jié)合檔案管理的工作結(jié)構(gòu)，為適應(yīng)用戶的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全，檔案應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時(shí)，面臨越來(lái)越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時(shí)候，提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關(guān)的管理要求，在日常管理當(dāng)中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習(xí)慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，因此很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，影響檔案管理工作的有效開(kāi)展。為此，筆者認(rèn)為房地產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過(guò)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，方可為檔案管理工作的開(kāi)展，創(chuàng)造有利的條件。
參考文獻(xiàn)：
[1]張瑩.創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2013，（8）：107.
關(guān)鍵詞：城市規(guī)劃?rùn)n案；數(shù)字化；管理
城市規(guī)劃?rùn)n案的數(shù)量相對(duì)比較大，同時(shí)在管理的過(guò)程中也存在著很多的難題，檢索需求也相對(duì)比較大，在現(xiàn)代城市規(guī)劃?rùn)n案管理的過(guò)程中，一定要積極的去利用數(shù)字化檔案管理技術(shù)的合理應(yīng)用，采用數(shù)字化檔案管理在技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)，從而更好的提升管理的質(zhì)量，滿足更高層次的要求。
1 數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用分析
數(shù)字花檔案管理通常就是將紙質(zhì)的文件用掃描或者是錄入的方式直接將相關(guān)的內(nèi)容存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)當(dāng)中。數(shù)字化檔案管理技術(shù)在應(yīng)用的過(guò)程中，檔案信息檢索和備份十分的便捷，同時(shí)，它也減少了對(duì)空間的占用，提高了空間的利用效率。對(duì)我國(guó)城市建設(shè)過(guò)程中城市規(guī)劃?rùn)n案管理的要求一定要有所了解，在當(dāng)今的城市規(guī)劃當(dāng)中，應(yīng)該積極的引進(jìn)數(shù)字化的檔案管理技術(shù)，同時(shí)還要采取有效的措施加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，這樣才能更好的滿足現(xiàn)代的城市規(guī)劃?rùn)n案管理的基本要求。同時(shí)還要在工作中建設(shè)一個(gè)數(shù)字信息化水平相對(duì)比較高的管理中心，針對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的具體要求對(duì)系統(tǒng)中的硬件和軟件設(shè)施進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，這樣才能更好的確保管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2 城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理的分析
2.1 注重硬件設(shè)施的選型與配置，滿足城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理需求
城市規(guī)劃?rùn)n案在應(yīng)用的過(guò)程中，其數(shù)量非常大，同時(shí)檢索的要求也比較嚴(yán)格，所以就必須要有先進(jìn)穩(wěn)定的硬件設(shè)施作為支撐，計(jì)算機(jī)硬件方面要不斷的提高配置，這樣才能更好的保證計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的速度和能力，滿足城市規(guī)劃?rùn)n案的要求，所以在數(shù)字化建設(shè)額過(guò)程中，一定要充分的考慮到檔案數(shù)據(jù)處理的具體要求，同時(shí)還要選擇恰當(dāng)?shù)挠布O(shè)施。防止硬件設(shè)施自身能力不足而產(chǎn)生的負(fù)面影響。在重視硬件設(shè)施選擇的同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)備份工作的數(shù)字化建設(shè)，只有這樣，才能更好的提升檔案內(nèi)容的可靠性和安全性。
2.2 科學(xué)選擇數(shù)字化檔案管理軟件系統(tǒng)
為了更好的實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃?rùn)n案管理的基本要求，城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化當(dāng)中一定要科學(xué)的選擇管理軟件，充分的考慮到城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的實(shí)際情況，在圖紙數(shù)據(jù)的檢索和應(yīng)用方面，數(shù)字化管理當(dāng)中一定要對(duì)軟件進(jìn)行嚴(yán)格的測(cè)評(píng)，同時(shí)還要以此為基礎(chǔ)做好后續(xù)的工作，只有這樣，才能保證科學(xué)目標(biāo)的確立和實(shí)現(xiàn)。在選擇和測(cè)試軟件的時(shí)候，一定要選擇合適的方法，此外還要保證軟件自身的安全性和穩(wěn)定性，只有這樣才能更好的保證系統(tǒng)的積極作用得以充分的體現(xiàn)。
2.3 建立城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理體系，保障管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)
為了更好的保證城市規(guī)劃?rùn)n案管理的質(zhì)量和水平，在城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理中，一定要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)完備的工作機(jī)制。對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作的需求和數(shù)傳統(tǒng)工作的差異，去建立和完善一個(gè)比較科學(xué)的檔案管理體制，在工作中還應(yīng)該以數(shù)字化檔案工作的基本要求為前提，保證城市規(guī)劃?rùn)n案工作的順利進(jìn)行。此外，還要建立一個(gè)細(xì)致的管理體制，按照工作的實(shí)際需要去設(shè)置工作崗位，明確不同崗位人員應(yīng)該承擔(dān)的職責(zé)，只有這樣，才能更好的保證城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理工作的正常進(jìn)行。
2.4 引入績(jī)效考核機(jī)制，保障城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理質(zhì)量
在現(xiàn)代城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理需求的層面上來(lái)說(shuō)，城市規(guī)劃管理部門應(yīng)該在工作中積極的引入績(jī)效考核機(jī)制，這種機(jī)制的應(yīng)用可以對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門的工作質(zhì)量和工作水平進(jìn)行考察和評(píng)價(jià)，再以考核的結(jié)果為基礎(chǔ)，減少工作中出現(xiàn)其他問(wèn)題的可能性，此外還要將績(jī)效考核制度當(dāng)做是重要的核心，對(duì)數(shù)字化檔案管理額人員的工作水平和工作效果進(jìn)行客觀的科學(xué)的評(píng)價(jià)。在這一過(guò)程中還要以崗位職責(zé)的要求當(dāng)做一個(gè)基本的標(biāo)準(zhǔn)和原則，對(duì)你崗位人員的工作水平進(jìn)行全面的考評(píng)。對(duì)工作中的問(wèn)題應(yīng)該及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)，測(cè)評(píng)機(jī)制的應(yīng)用使得檔案管理工作人員的工作積極性更高，工作的質(zhì)量也有了非常顯著的提升。
2.5 強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理軟硬件系統(tǒng)的維護(hù)，保障檔案管理工作質(zhì)量
針對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理需求、針對(duì)檔案管理工作中信息系統(tǒng)安全需求，城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理工作中應(yīng)加強(qiáng)軟硬件系統(tǒng)的維護(hù)管理。針對(duì)現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下病毒、木馬等危險(xiǎn)因素，城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門應(yīng)加強(qiáng)軟硬件系統(tǒng)的維護(hù)管理。通過(guò)軟硬件防火墻、殺毒軟件的安裝，提高城市規(guī)劃?rùn)n案信息安全。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案錄入、管理人員計(jì)算機(jī)安全信息知識(shí)的培訓(xùn)。由計(jì)算機(jī)操作人員為基本單位，定期升級(jí)防病毒軟件數(shù)據(jù)庫(kù)，減少危險(xiǎn)網(wǎng)站登錄對(duì)系統(tǒng)安全的影響。通過(guò)軟硬件系統(tǒng)的維護(hù)、管理，提高城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化系統(tǒng)安全水平，保障城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字信息安全。
3 注重人才培養(yǎng)與引進(jìn)，促進(jìn)城市規(guī)劃?rùn)n案管理水平的提高
我國(guó)傳統(tǒng)城市規(guī)劃?rùn)n案管理中，多采用紙質(zhì)文件檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理?，F(xiàn)代數(shù)字化檔案管理技術(shù)對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。因此，現(xiàn)代城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門應(yīng)加強(qiáng)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。針對(duì)數(shù)字化檔案管理技術(shù)需求，對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)工作。從計(jì)算機(jī)硬件應(yīng)用環(huán)境保護(hù)、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用技巧的培訓(xùn)入手，強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理人員基礎(chǔ)操作能力。在此基礎(chǔ)上，強(qiáng)化檔案管理人員的計(jì)算機(jī)安全知識(shí)，以此為基礎(chǔ)提高城市規(guī)劃?rùn)n案信息安全。針對(duì)數(shù)字化檔案管理工作需求，城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門還需要加快相關(guān)人才的引進(jìn)，以軟硬件維護(hù)人才引進(jìn)為基礎(chǔ)、以檔案管理崗位人才引進(jìn)為重點(diǎn)，促進(jìn)現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理工作的開(kāi)展。在我國(guó)現(xiàn)代化城鎮(zhèn)建設(shè)中，城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作重要性日益凸顯。為了滿足現(xiàn)代城市建設(shè)中規(guī)劃?rùn)n案管理工作需求，城市規(guī)劃部門應(yīng)加快數(shù)字化檔案管理技術(shù)的運(yùn)用。以數(shù)字化檔案管理技術(shù)優(yōu)勢(shì)，滿足城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作需求。同時(shí)，針對(duì)數(shù)字化檔案管理工作對(duì)管理體系、人員素質(zhì)等因素影響，加快管理體系的建立與完善。同時(shí)，針對(duì)數(shù)字化檔案管理對(duì)軟硬件系統(tǒng)的需求，引進(jìn)高新技術(shù)人才。針對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作內(nèi)容，科學(xué)設(shè)計(jì)軟硬件系統(tǒng)，以此為基礎(chǔ)，保障城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理工作質(zhì)量，促進(jìn)我國(guó)城鎮(zhèn)化建設(shè)工作的開(kāi)展。
結(jié)束語(yǔ)
當(dāng)前，我國(guó)的城市化發(fā)展水平有了非常顯著的提升，在城市規(guī)劃和建設(shè)的過(guò)程中也出現(xiàn)了越來(lái)越多的檔案，以往的紙質(zhì)檔案不僅查找困難，同時(shí)在很多的方面也需要改進(jìn)，在這樣的情況下，我們必須要采取有效的措施來(lái)提高城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化管理的質(zhì)量和水平，從而也為我國(guó)的城建工作提供良好的條件。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：油田企業(yè)；檔案管理；工作
中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2013）03-0068-02
油田企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，也是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在油田勘探開(kāi)發(fā)工作中，起著重要的作用，油田企業(yè)檔案是促進(jìn)油田發(fā)展的助推器，為了更好地發(fā)揮油田企業(yè)檔案管理在油田建設(shè)發(fā)展中的作用，最大限度地實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案的價(jià)值，為油田企業(yè)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和各項(xiàng)工作服務(wù)，本文聯(lián)系油田企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際，粗談一點(diǎn)見(jiàn)解和認(rèn)識(shí)。
1 油田企業(yè)檔案管理工作的重要性和必要性
油田企業(yè)檔案管理主要是油田生產(chǎn)開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄和重要憑證以及行政文書(shū)和人事檔案管理，縱連油田發(fā)展諸多重要?dú)v史階段，記述了油田生產(chǎn)開(kāi)發(fā)的全過(guò)程，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發(fā)展極其重要的無(wú)形資產(chǎn)，是油田勘探開(kāi)發(fā)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)，是油田發(fā)展做強(qiáng)做大、承前啟后的保證。因此，為了更好地發(fā)揮油田檔案管理工作的作用，使檔案管理工作更加規(guī)范科學(xué)，我們必須對(duì)油田檔案管理工作的現(xiàn)狀有一個(gè)清醒的了解，充分認(rèn)識(shí)其重要性和必要性。目前，在油田企業(yè)檔案管理工作中，或多或少對(duì)其重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，其主要表現(xiàn)如下幾個(gè)方面。
一是領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)檔案管理工作抓得并不十分緊。有的認(rèn)為檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，只是一般的后勤輔工作。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開(kāi)發(fā)上，很少過(guò)問(wèn)檔案管理工作，更談不上提上議事日程，上儲(chǔ)量、上產(chǎn)量是頭等大事，有了產(chǎn)量，有了儲(chǔ)量，領(lǐng)導(dǎo)層就有了功績(jī)。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業(yè)管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設(shè)，走走過(guò)場(chǎng)，對(duì)出現(xiàn)的諸多問(wèn)題也是說(shuō)說(shuō)完事，談不上檢查考核落實(shí)，致使檔案管理工作被冷落。
二是檔案管理工作者在檔案管理工作中，缺乏高度的責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、認(rèn)真細(xì)心的工作態(tài)度，不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在油田生產(chǎn)建設(shè)中的具大作用。因此，工作中按部就班，工作模式常態(tài)化、老式化，缺乏創(chuàng)新精神，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，結(jié)果導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)失位現(xiàn)象，不是資料漏失，就是目條與實(shí)際內(nèi)容不相符，如此等等，只能說(shuō)明一個(gè)問(wèn)題，那就是我們檔案管理工作者本身對(duì)自己從事的職業(yè)缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)。
三是油田企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案管理工作支持力度不夠，缺乏主動(dòng)配合，齊抓共管。檔案管理工作是一個(gè)集體大項(xiàng)目，不能只依靠幾個(gè)檔案管理工作者就能做好檔案管理，在油田勘探開(kāi)發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中，隨著油田的發(fā)展，大量的原始資料、憑證記錄需要登記管理成卷，工作量大，內(nèi)容之多，離開(kāi)了油田各部門的支持配合，原始檔案就容易發(fā)生漏失現(xiàn)象，原始的資料不完整，有欠缺，勢(shì)必為今后查閱歷史資料留下空白和遺憾，這樣談何為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的歷史依據(jù)。
以上種種現(xiàn)象不一而舉，至少能說(shuō)明這樣一個(gè)問(wèn)題，從領(lǐng)導(dǎo)到職工，從油田各部門到檔案管理工作者，對(duì)檔案管理工作的重要性和必要性還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。
2 目前油田檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題
隨著油田生產(chǎn)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，油田檔案管理工作水平有了一定的提高，檔案管理工作在一定程度上逐步向科學(xué)化、規(guī)范化、程序化邁進(jìn)，油田各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持力度較之過(guò)去有了一定的提升。但是，恕筆者直言，目前在油田檔案管理工作中，相對(duì)于管理科學(xué)、規(guī)范程序的要求還有一定的距離，其主要問(wèn)題有如下幾個(gè)方面。
一是檔案管理工作制度化的管理程序還比較欠缺，相關(guān)要求執(zhí)行不到位。油田檔案管理工作表面上都制定了一定的相關(guān)制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實(shí)中也形同虛設(shè)，結(jié)果導(dǎo)致從源頭上檔案收集就不規(guī)范，少數(shù)部門和單位對(duì)于需要?dú)w檔的資料想交就交，檔案管理人員在收集資料過(guò)程中，上跑下竄，其結(jié)果導(dǎo)致有的重要資料檔案都不能及時(shí)歸檔，時(shí)間一長(zhǎng)必然造成資料丟失現(xiàn)象。
二是檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過(guò)程中存在著類別不清，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理不相符等問(wèn)題，查找一個(gè)資料不能準(zhǔn)確及時(shí)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，影響了檔案利用的價(jià)值。
三是檔案管理模式上缺乏綜合性。目前，在油田以廠處單位為例，檔案管理層面多，沒(méi)有綜合管理。廠處級(jí)單位的檔案室由廠處辦公室下設(shè)的一人或兩人專業(yè)管理。同時(shí)，組織科、勞資科的人事檔案分別由他們自己的科室直接管理，這樣，檔案管理工作在一個(gè)單位內(nèi)部劃分多個(gè)層次，結(jié)果導(dǎo)致檔案管理不能統(tǒng)一要求，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范科學(xué)化管理。
四是檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，直接影響檔案管理工作水平。近來(lái)來(lái)，隨著企業(yè)的深化改革，油田內(nèi)部進(jìn)行了一系列重組，檔案管理人員內(nèi)部涌進(jìn)了不少新人，這些新人上崗后，從思想上對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作是一個(gè)輕松的活，領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)新加入檔案管理隊(duì)伍的員工也沒(méi)有進(jìn)行系列的培訓(xùn)教育，即使有的單位組織了培訓(xùn)學(xué)習(xí)，也是流于形式。這種狀況勢(shì)必影響了檔案管理工作水平的提高。
五是檔案借閱程序上存有欠缺和漏洞，極容易造成檔案資料丟失或泄密。在單位內(nèi)部，有的部門或領(lǐng)導(dǎo)為了查閱檔案，并沒(méi)有履行相關(guān)手續(xù)，因?yàn)槭鞘烊?，是上下?jí)，是同部門，所以借閱時(shí)打個(gè)招呼就完事。這樣下去，使檔案借閱制度如同虛設(shè)，給檔案管理工作帶來(lái)較大隱患。因此，必須要引起我們的關(guān)注。
六是檔案管理人員缺乏經(jīng)常性的保密教育，保密的原則性有待進(jìn)一步加強(qiáng)。有的檔案管理工作人員茶余飯后，總是愛(ài)交談檔案資料的相關(guān)內(nèi)容，這樣容易造成泄密，給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)負(fù)面影響。
3 做好檔案管理工作的措施和建議
檔案管理工作在油田建設(shè)發(fā)展中起著極其重要的作用，為了加強(qiáng)和提高油田檔案工作水平，服務(wù)油田生產(chǎn)發(fā)展，適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，使油田檔案工作再上一個(gè)新臺(tái)階，筆者認(rèn)為，當(dāng)前在油田企業(yè)檔案管理工作中，應(yīng)做好如下幾項(xiàng)工作。
一是油田企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視和支持企業(yè)檔案管理工作，要以對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)、對(duì)職工高度負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)的責(zé)任感，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到對(duì)檔案管理工作重視到位，投入到位，要定期聽(tīng)取檔案管理工作的匯報(bào)，及時(shí)研究解決檔案管理工作中的相關(guān)問(wèn)題，為檔案管理工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造良好環(huán)境。同時(shí)，要舍得對(duì)檔案管理工作經(jīng)費(fèi)的投入，改善檔案管理工作的硬件設(shè)施，為檔案管理工作提供良好的物質(zhì)條件。
二是改革現(xiàn)有的檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理的工作模式。油田各單位、各層次、各門類形成的全部檔案，要實(shí)行集中統(tǒng)一管理。這是企業(yè)檔案管理工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對(duì)油田企業(yè)檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。因此，我們必須改革現(xiàn)有的檔案管理模式，將企業(yè)內(nèi)部各個(gè)門類形成的檔案，實(shí)行統(tǒng)一管理，定崗定人，明確職責(zé)，強(qiáng)化管理，使油田企業(yè)檔案管理工作達(dá)到和符合檔案法律法規(guī)對(duì)檔案管理工作的基本要求。
三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著油田企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的不斷發(fā)展，為企業(yè)檔案管理工作提出了新的更高要求，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，在全油田范圍內(nèi)必須要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。因此，油田領(lǐng)導(dǎo)要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們精通檔案管理工作，為全油田檔案管理工作開(kāi)創(chuàng)新局面打好基礎(chǔ)。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的保密教育，提高他們的政治素質(zhì)。
四是加強(qiáng)檔案的收集和整理，確保檔案資料準(zhǔn)確完整。做好檔案資料的收集和整理，是檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的基本要求，檔案管理人員必須熟悉和掌握檔案資料收集的渠道和方法，對(duì)檔案形成的全過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與檢查，確保從源頭上收全收準(zhǔn)檔案資料。只有這樣，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率才能達(dá)到一個(gè)較好的標(biāo)準(zhǔn)。
五是檔案資料要統(tǒng)一規(guī)范，達(dá)到和符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。公文制作是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)和前提，在制作檔案資料時(shí)，首先是公文用紙要好，幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。其次，排版形式要統(tǒng)一，字跡要清楚，引用文字要合理，用字要規(guī)范。只有這樣，才能符合國(guó)家規(guī)定和總公司要求。
總之，為了使油田檔案管理工作不斷適應(yīng)油田勘探開(kāi)發(fā)生產(chǎn)的發(fā)展，我們必須不斷地探索油田企業(yè)檔案管理的新途徑、新方法。只有這樣，才能提高油田企業(yè)檔案管理工作水平，使檔案管理工作在油田勘探開(kāi)發(fā)和生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理問(wèn)題對(duì)策
人事檔案是人才信息的重要載體，是人才成長(zhǎng)的主要信息資源，是每個(gè)人自身成長(zhǎng)過(guò)程中的歷史真實(shí)記錄，是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要憑證和依據(jù)，用人單位可以通過(guò)利用人事檔案這個(gè)重要的信息資源來(lái)歷史地、全面地考察職工，發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才。
隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理出現(xiàn)了許多新情況、新問(wèn)題。如何面對(duì)新的挑戰(zhàn)，人事檔案的科學(xué)管理就顯得更為重要了，因?yàn)槿耸聶n案管理工作涉及到每一個(gè)職工的切身利益，它是歷史地、全面地了解一個(gè)人和正確選用人才的基礎(chǔ)，也是做好人事管理工作的必備條件之一，這項(xiàng)工作的好壞直接影響到人事工作的效率和質(zhì)量。因此，加強(qiáng)人事檔案管理工作、提高人事檔案管理水平，管好用好人事檔案，就可以為本單位人事工作進(jìn)行科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)，同時(shí)對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)、人才預(yù)測(cè)等方面都起著十分重要的作用，筆者結(jié)合多年來(lái)人事檔案管理的實(shí)踐，就當(dāng)前基層事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策談幾點(diǎn)體會(huì)。
一、當(dāng)前基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
1.一些基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。
由于人事檔案管理工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，不容易取得明顯成績(jī)，所以一些單位的領(lǐng)導(dǎo)特別是基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，他們認(rèn)為人事檔案工作就是簡(jiǎn)單的收存材料、抄抄寫(xiě)寫(xiě)、裝訂成冊(cè)、一般的保管等事務(wù)性工作，對(duì)單位的主流工作來(lái)說(shuō)是無(wú)關(guān)緊要的工作，只要保證人事檔案不丟失，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就是就萬(wàn)事大吉了。因此，在實(shí)際工作中就存在著基層單位領(lǐng)導(dǎo)未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成了忙起來(lái)就忘掉、用的時(shí)候才想起的現(xiàn)象。正因?yàn)檫@些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致本單位的人事檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，這不僅影響了人事檔案管理人員的積極性和人事檔案管理的工作水平，更重要的是這樣的人事檔案管理情況很難高質(zhì)量地為人才隊(duì)伍建設(shè)、人才資源開(kāi)發(fā)和人才流動(dòng)提供服務(wù)。
2、人事檔案管理不夠完善
2.1在一些基層單位中人事檔案轉(zhuǎn)遞及交接工作存在較多的問(wèn)題。第一，檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)。一些單位對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞工作不夠重視，往往是職工已調(diào)離本單位但檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)卻遲遲沒(méi)有辦，致使檔案還滯留在原單位，造成人檔分離現(xiàn)象；第二，個(gè)別人事檔案管理人員在接轉(zhuǎn)檔案、調(diào)出調(diào)入、審核工資或工齡、退休等工作需要查檔案時(shí)，不能嚴(yán)格履行查閱檔案手續(xù)，也不按規(guī)定辦事，什么人都能查閱，致使個(gè)人信息泄漏；第三，一些單位的各個(gè)部門與管檔單位協(xié)調(diào)不夠，各做各的，需要用檔案時(shí)，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，而是將檔案借離管檔單位，甚至有的是借出好長(zhǎng)時(shí)間不歸還，其中不乏有個(gè)別人借機(jī)鉆空子，抽取個(gè)人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性；第四，按人事檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，但在一些單位檔案管理人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，檔案工作的移交不按程序辦，也不按檔案交接工作的基本要求去做，對(duì)要移交的檔案不檢查，不清理，不登記，沒(méi)有移交手續(xù)，造成工作程序不完整，移交的材料不齊全、責(zé)任不明確。
2.2、人事檔案材料及時(shí)收集、歸檔工作還很不到位。第一，由于形成材料的部門對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)還不夠等原因，對(duì)所形成的檔案材料沒(méi)有及時(shí)收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成人事檔案材料內(nèi)容不完整。例如：一些畢業(yè)生的成績(jī)單、授予學(xué)位決定、派遣證、畢業(yè)生登記表等材料在轉(zhuǎn)遞中有缺失；一些調(diào)動(dòng)人員的檔案中缺少轉(zhuǎn)正定級(jí)材料、參加保險(xiǎn)情況、工資審批表、考核材料、入黨團(tuán)等材料；第二，一些檔案管理人員在收集過(guò)程中一直是以被動(dòng)的方式進(jìn)行收集，在接收檔案時(shí)，他們只針對(duì)轉(zhuǎn)出檔案單位的現(xiàn)有目錄清查材料的數(shù)量，而沒(méi)有認(rèn)真查閱檔案中必備的材料是否齊全，也沒(méi)有想方設(shè)法把所缺的相關(guān)材料補(bǔ)齊，等到整理檔案時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺少材料，這時(shí)再去尋找時(shí)，往往因相隔時(shí)日已久，原單位已經(jīng)不存在或原管理檔案人員轉(zhuǎn)崗，導(dǎo)致相關(guān)材料難以收集整齊，致使有相當(dāng)一部分人員的檔案中材料缺失，造成檔案材料收集不齊全。第三，一些基層人事檔案管理人員在人事檔案的分類、整理工作中，沒(méi)有仔細(xì)認(rèn)真地核實(shí)過(guò)檔案中是否還缺少相關(guān)材料，只是把檔案中現(xiàn)有的材料進(jìn)行分類整理和裝訂成冊(cè)，這就造成人事檔案材料的內(nèi)容不完整、資料缺漏等。
2.3對(duì)人事檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不夠，基礎(chǔ)配套設(shè)施不到位，造成保管條件比較落后。由于一些基層單位對(duì)人事檔案管理工作重視不夠，在設(shè)備配備上大多采取“因陋就簡(jiǎn)”的原則，沒(méi)有專門配備的檔案室，即使配備了檔案室也是辦公、閱檔、倉(cāng)庫(kù)共用一間，沒(méi)有按人事檔案管理的要求將“三室”分開(kāi)；還有一些單位沒(méi)有配備必備的設(shè)施設(shè)備，甚至有的單位就連防火、防潮、防盜等手段也只是停留在較低的水平上，致使人事檔案無(wú)法得到有效的管理。
3、基層單位人事檔案管理力量薄弱，專業(yè)人員少、業(yè)務(wù)知識(shí)不熟悉。
3.1有些單位雖然有專職的人事檔案管理人員，但管理檔案人員配備不到位，沒(méi)有按規(guī)定比例去配備工作人員，使得人均管理的檔案數(shù)量過(guò)多，整理工作量大，不能滿足檔案工作的正常開(kāi)展。
3.2一些單位檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，經(jīng)常更換、變化較大。由于人事檔案管理工作的銜接是要有一個(gè)熟悉的過(guò)程，管理人員業(yè)務(wù)剛熟練就被換走，新來(lái)的人又要有一個(gè)熟悉過(guò)程，這樣就容易造成業(yè)務(wù)斷層現(xiàn)象，也會(huì)造成人事檔案管理工作滯后。
3.3一些單位沒(méi)有設(shè)專職人員對(duì)人事檔案進(jìn)行日常管理，都是兼職人員。由于這些人身兼數(shù)職，人事檔案管理工作只是他們工作的一部分，他們平常主要精力都放在要完成的主要崗位的工作任務(wù)上了，沒(méi)有更多的時(shí)間來(lái)管理人事檔案，由于工作精力投入不足，他們對(duì)所形成的人事檔案材料只能作為要保存的資料加以收集堆放，檔案材料多年不能進(jìn)檔，或只是機(jī)械的放入檔案袋中，致使人事檔案管理工作只停能留在收、存階段，無(wú)法進(jìn)入鑒別、分類、整理、歸檔等規(guī)范管理階段。
3.4人事檔案管理人員隊(duì)伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊，大多數(shù)基層單位的人事檔案管理人員都是半路出家，他們雖然具備相應(yīng)的文化水平，但缺乏檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)和基本技能，其業(yè)務(wù)知識(shí)和管理能力只能依靠自己在檔案管理工作中的摸索來(lái)慢慢地積累，可以說(shuō)，這些基層人事檔案管理人員在思想觀念和管理水平以及分析處理問(wèn)題的基本能力上還跟不上時(shí)展的需要。
4、人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化建設(shè)還不到位。
隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，計(jì)算機(jī)信息化的水平也在不斷提高，人事檔案工作的現(xiàn)代化、信息化也成為一個(gè)單位辦公自動(dòng)化的重要組成部分。但是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中得到廣泛運(yùn)用，再加上一些基層單位人事檔案管理工作人員專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)及基本技能還不夠扎實(shí)，致使一些單位只是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，而在資料檢索、調(diào)閱檔案等工作程序中仍習(xí)慣用手工操作，無(wú)紙化辦公基本沒(méi)有實(shí)施，這樣既不利于人事檔案的保管，又影響了人事檔案管理的質(zhì)量和工作效率，也大大降低了人事檔案信息資源的利用率，不利于人事檔案服務(wù)于人事工作，也不利于人才開(kāi)發(fā)和人才競(jìng)爭(zhēng)快捷高效的需要。
二、新時(shí)期基層事業(yè)單位人事檔案管理工作的對(duì)策與思考
1、提高思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案意識(shí)。
從人事檔案工作所面臨的問(wèn)題來(lái)看，首先是要解決好基層單位領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)重視是做好人事檔案管理工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)支持是提高人事檔案管理水平的關(guān)鍵。因此，各單位領(lǐng)導(dǎo)一定要充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，要把人事檔案工作放在事關(guān)本單位人才隊(duì)伍建設(shè)、人才開(kāi)發(fā)的高度來(lái)對(duì)待，并將其納入本單位的重要議事日程，對(duì)人事檔案工作要給予必要的支持，做到經(jīng)常過(guò)問(wèn)，定期監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，同時(shí)還要注意調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，加強(qiáng)對(duì)他們的培養(yǎng)和教育，以增強(qiáng)他們做好人事檔案工作的責(zé)任感、光榮感和緊迫感，肩負(fù)起自己的職責(zé)，提高人事檔案管理的工作水平，更好的為人才隊(duì)伍建設(shè)、人才資源開(kāi)發(fā)和人才流動(dòng)服務(wù)。
2、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)、完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理水平。
2.1、基礎(chǔ)建設(shè)是提高人事檔案管理水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證人事檔案管理質(zhì)量的基本手段，而單位領(lǐng)導(dǎo)的支持則是提高人事檔案管理水平的關(guān)鍵，也是提升人事檔案管理水平的堅(jiān)強(qiáng)后盾。因此，要想讓人事檔案得到有效管理就必須加大經(jīng)費(fèi)投入，做好人事檔案管理設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)和更新，只有將必備的基礎(chǔ)配套設(shè)施配備齊全，才能為人事檔案的有效管理提供可靠的保證。
2.2、要提高人事檔案管理水平，首先是要讓人事檔案管理人員真正認(rèn)識(shí)到管理檔案的重要性，提高管理意識(shí)、增強(qiáng)責(zé)任心，其次是要加強(qiáng)人事檔案的制度化建設(shè)，因?yàn)橹贫炔粌H是指導(dǎo)我們工作的一種手段，更是規(guī)范人事檔案部門使其順利工作的保障。進(jìn)一步完善人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，可以使單位的人事檔案管理工作更加有序化，規(guī)范化，同時(shí)也可以規(guī)范人事檔案管理人員的行為，激勵(lì)他們工作的積極性，使其能夠嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度對(duì)人事檔案進(jìn)行管理和提供利用，防止管理中的任意性，使人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)更高、要求更嚴(yán)，工作水平得到有效提升。
2.3、認(rèn)真做好檔案轉(zhuǎn)遞、利用及交接工作。
在檔案轉(zhuǎn)遞、利用及交接工作中必須做到：①、在人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出過(guò)程中，檔案管理人員要嚴(yán)格按規(guī)矩辦事，檔案隨人走，特別是針對(duì)人員流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞不同步的，該轉(zhuǎn)遞的一定要及時(shí)轉(zhuǎn)遞，盡量避免“人檔分離”情況的發(fā)生；②、在檔案利用過(guò)程中，必須建立健全檔案利用的管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料要有登記，查閱、借閱檔案要有登記并且不能將檔案借離出檔案保管單位，這樣就可以有效地制約檔案材料造假、銷毀、涂改等人為因素；③、在檔案管理人員離崗或調(diào)動(dòng)時(shí)，一定要嚴(yán)格遵循《檔案管理工作規(guī)范條例》的原則，嚴(yán)格按照人事檔案管理程序辦理，對(duì)要移交的檔案要嚴(yán)格按照檔案交接工作的基本要求去做，認(rèn)真檢查，認(rèn)真清理、認(rèn)真核實(shí)，確保所有檔案材料真實(shí)、準(zhǔn)確、全部交接。④、對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的，實(shí)行責(zé)任追究，真正做到以制度維護(hù)管理，以管理保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好人事檔案管理工作。
2.2、加強(qiáng)人事檔案材料收集、歸檔工作，保證人事檔案材料的完整性。
維護(hù)人事檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確與安全，是人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，檔案材料的及時(shí)收集和歸檔，是人事檔案材料內(nèi)容完整的重要保證。人事檔案材料是否準(zhǔn)確和完整，涉及到用人單位對(duì)一個(gè)人的正確評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，也關(guān)系到每個(gè)職工的切身利益和前途。因此，一定要加強(qiáng)人事檔案管理部門檔案材料收集、歸檔等管理工作。首先，形成檔案材料的部門要加強(qiáng)人事檔案材料及時(shí)歸檔意識(shí)，對(duì)新形成的檔案材料收集、整理好后及時(shí)移交到管檔單位；接收檔案的單位要將收集到的與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真篩選、細(xì)致鑒別，對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回材料形成的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，避免出現(xiàn)遺留問(wèn)題，對(duì)符合要求的檔案材料做到及時(shí)入檔，避免時(shí)間長(zhǎng)了人事檔案材料的遺失，這樣就可以確保人事檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。
3.加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。
3.1人事檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)管理人員素質(zhì)要求較高的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，特別是在新形勢(shì)下要做好人事檔案管理工作，就必須要有一支在思想上、政治上、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等方面具有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。因此，各單位要注意加強(qiáng)人事檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)，在選用人事檔案管理人員時(shí)一定要選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、熱愛(ài)檔案工作、熟練檔案業(yè)務(wù)、安心本職工作、具有奉獻(xiàn)精神的工作人員來(lái)從事此項(xiàng)工作，并要注意對(duì)他們的培養(yǎng)，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
3.2人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其管理人員業(yè)務(wù)的熟悉程度來(lái)自于長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)的積累，如果人員頻繁變動(dòng)，不僅不利于人事檔案工作人員業(yè)務(wù)水平的提高，也不利于人事檔案管理工作水平的提高。因此，人事部門應(yīng)該按照要求配備檔案專職人員或者配備至少是以人事檔案工作為主的兼職檔案人員來(lái)負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，并一定要保持人事檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，以減少檔案管理工作中差錯(cuò)的發(fā)生，這樣才能增強(qiáng)人事檔案管理人員做好工作的信心、增強(qiáng)責(zé)任感、充分發(fā)揮他們的積極性與創(chuàng)造性，才能使他們真正為提高人事檔案工作的管理水平做出貢獻(xiàn)。
3.3人事檔案管理人員的素質(zhì)是搞好人事檔案管理工作的重要保證。人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于管理人事檔案的工作人員，而不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)和提高做好人事檔案工作的自覺(jué)性，是做好人事檔案工作的前提，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)是做好人事檔案管理工作的重要保障。因此，人事檔案管理人員要想提高工作效率、提高人事檔案管理的質(zhì)量，就必須了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，要認(rèn)真鉆研人事檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，不斷提高自己管理檔案的技術(shù)水平，以便準(zhǔn)確地掌握人事檔案管理知識(shí)，并能將其熟練地運(yùn)用到工作中去，自覺(jué)地做好人事檔案管理工作。另外，人事檔案管理人員還要培養(yǎng)自己踏實(shí)細(xì)致的工作作風(fēng)、不怕苦、不怕累、勤勤懇懇、任勞任怨、不計(jì)名利、甘于奉獻(xiàn)；還要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，積極探索新的管理模式，以便提高人事檔案管理的質(zhì)量和工作效率，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。
4、利用現(xiàn)代化、信息化管理手段加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作科學(xué)化管理。
目前，每個(gè)行業(yè)每個(gè)領(lǐng)域的信息化水平都在快速提高，檔案管理的信息化也越來(lái)越受到人們的關(guān)注，其重要性也受到廣泛的認(rèn)同。檔案管理的信息化，與傳統(tǒng)的手工管理相比，是一個(gè)劃時(shí)代的轉(zhuǎn)變，在管理和利用的高效性、便捷性上具有無(wú)以倫比的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，也對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的定位提出更高的要求，有很多新的問(wèn)題擺在面前，主要有以下內(nèi)容：類型較多，檔案管理信息系統(tǒng)需要管理的檔案種類非常多，并且具有復(fù)雜性，涉及到的行業(yè)也很多，有實(shí)體檔案與電子檔案，這基本上把所有的檔案實(shí)體類型以及電子檔案類型都包含了，并且還要管理到位。與此同時(shí)，還要與未來(lái)可能出現(xiàn)的檔案實(shí)體類型與電子類型相適應(yīng)并兼容。在各個(gè)行業(yè)中，很多單位都有各種信息系統(tǒng)建立，但是，在經(jīng)過(guò)相應(yīng)的產(chǎn)生與利用以后，就會(huì)有很多信息累計(jì)在系統(tǒng)中，并且，這些電子信息的出口也是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，需要按照檔案管理的要求來(lái)進(jìn)行管理。
2、現(xiàn)階段電子檔案管理技術(shù)分析
電子檔案管理系統(tǒng)功能需求的實(shí)現(xiàn)主要通過(guò)混合的方式，其中檔案管理的功能、收集與整編功能、系統(tǒng)維護(hù)功能、文件管理功能、編研開(kāi)發(fā)功能、光盤制作功能以及數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能等都是通過(guò)交互性的處理來(lái)實(shí)現(xiàn)，B/S模式通過(guò)"WEB/中間件/服務(wù)器"的J2EE技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)。主要包含以下子系統(tǒng)：一是信息采集部分，主要是對(duì)數(shù)據(jù)采集的完成。采用數(shù)據(jù)一體化的接口，按照信息采集的相應(yīng)流程和要求，把每個(gè)信息系統(tǒng)中等待歸檔的信息進(jìn)行采集，淺談新時(shí)期電子檔案管理問(wèn)題文/邢軍岐本文從探討新時(shí)期電子檔案管理的重要意義出發(fā)，詳細(xì)闡述了電子檔案管理的重要性和重要地位。接著筆者又深入分析了現(xiàn)階段我國(guó)的電子檔案管理技術(shù)。最后，結(jié)合自身多年工作研究經(jīng)驗(yàn)，筆者進(jìn)行了關(guān)于電子檔案管理的完善性策略分析。摘要再通過(guò)收集整編就可以實(shí)現(xiàn)分散式或集中式的檔案整理，通過(guò)導(dǎo)入數(shù)據(jù)功能，就可達(dá)到離線數(shù)據(jù)收集或歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。在進(jìn)行電子檔案信息收集的過(guò)程中，會(huì)有實(shí)體檔案的收集、整理、移交以及接收伴隨，在進(jìn)行電子檔案業(yè)務(wù)流程的處理時(shí)，也會(huì)有與實(shí)體檔案相關(guān)的工作同時(shí)進(jìn)行處理。二是檔案管理的部分，主要是對(duì)日常檔案管理工作的完成。在管理檔案數(shù)據(jù)時(shí)，主要是對(duì)檔案信息日常管理工作的完成，管理過(guò)程要與實(shí)體檔案管理過(guò)程相統(tǒng)一，并遵從檔案管理的基本流程和基本規(guī)則，再結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)加以優(yōu)化。檔案統(tǒng)計(jì)是完成檔案管理工作中各種統(tǒng)計(jì)的工作，也是管理的一部分。三是開(kāi)發(fā)利用部分，主要是對(duì)檔案研發(fā)工作的完成，同時(shí)還有各種方式的檔案提供利用。不但利用與實(shí)體相關(guān)的檔案信息，還要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把各種檔案的檢索與利用提供出來(lái)，主要有信息的、全文檢索以及分類檢索等多種方式。專業(yè)檢索主要是有針對(duì)性的對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案信息進(jìn)行專門的開(kāi)發(fā)，并能提供系統(tǒng)的調(diào)用，給業(yè)務(wù)系統(tǒng)帶來(lái)專用的信息服務(wù)，提供很大的便利。四是系統(tǒng)維護(hù)的部分，主要是對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的相關(guān)數(shù)據(jù)維護(hù)工作的完成。主要有各種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)置與維護(hù)，權(quán)限的管理，系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置與維護(hù)等。系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)給整個(gè)檔案管理提供了非常大的支持，也給檔案管理系統(tǒng)提供了基礎(chǔ)性的平臺(tái)。不但滿足了用戶檔案資源的管理需求，同時(shí)，還使系統(tǒng)的擴(kuò)展需求得到了滿足，使歸檔的流程變得更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。除此之外，還對(duì)日常數(shù)據(jù)的維護(hù)提供了便利，對(duì)于系統(tǒng)管理員來(lái)講是個(gè)非常強(qiáng)大的工具包。
3、新時(shí)期電子檔案管理完善性策略分析
第一，建立規(guī)范的管理機(jī)制。第二，創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。第三，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。第四是建設(shè)復(fù)合型管理隊(duì)伍。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，其成功的根本就是檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，這對(duì)于檔案信息化的發(fā)展質(zhì)量與速度起著決定性的作用。無(wú)論是信息時(shí)代文件的登記與輔助立卷，還是歸檔與檢索，都是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這也就對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，不但要對(duì)電子文件的特征與電子檔案的全程規(guī)范非常熟悉，并且，還要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)知識(shí)進(jìn)行掌握，才能保證檔案信息的安全性、完整性。另外，檔案管理人員不但要把本職工作做好，還要對(duì)自我學(xué)習(xí)的意識(shí)不斷強(qiáng)化，積極參加信息化教育的培訓(xùn)，對(duì)專業(yè)知識(shí)不斷更新，才能使自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作水平與信息化管理相適應(yīng)，才能順利實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，培訓(xùn)的主要內(nèi)容有計(jì)算機(jī)、信息工程、網(wǎng)絡(luò)等方面的基礎(chǔ)知識(shí)。除此之外，檔案管理部門還要讓檔案管理人員對(duì)檔案發(fā)展的趨勢(shì)進(jìn)行及時(shí)了解，對(duì)現(xiàn)代科學(xué)在檔案工作中的應(yīng)用及時(shí)地了解，才能使他們的工作技能得到真正的提高。
4、結(jié)束語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院管理：檔案管理
隨著信息時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院的檔案管理逐步向規(guī)范化深入，不但包含了醫(yī)療文書(shū)，而且醫(yī)院所有的信息也納入檔案管理的范疇，從以前的紙質(zhì)檔案，到現(xiàn)在的電子檔案，反映了醫(yī)院工作的歷史和現(xiàn)狀。
我院是以醫(yī)、教、研為一體的綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，除每年承擔(dān)大量的教學(xué)工作外，在醫(yī)療、護(hù)理、后勤、財(cái)務(wù)、人事、檔案管理等各個(gè)方面構(gòu)成一個(gè)既獨(dú)立又相互依存的管理模式。隨著醫(yī)院的改革發(fā)展，形成了大量的文書(shū)、檔案、病歷檔案、聲像檔案及基本建設(shè)檔案。這些檔案載體形式多樣，內(nèi)容廣泛，較為分散，給檔案管理工作帶來(lái)了一定的困難。
1 、做好檔案管理工作的基本要求
1.1檔案要為醫(yī)院管理工作服務(wù)
提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量是整個(gè)醫(yī)院管理的中心，檔案工作就必須緊緊圍繞這個(gè)中心進(jìn)行管理并服務(wù)于它。在醫(yī)院管理中，要確保檔案的齊全和完整是有一定困難的，它涉及的部門多，成分復(fù)雜，專業(yè)性強(qiáng)。因此，亟需在醫(yī)院的有關(guān)職能科室及業(yè)務(wù)科室建立一個(gè)由檔案工作人員指導(dǎo)下的文書(shū)立卷工作網(wǎng)絡(luò)，定期向檔案室移交檔案，避免檔案材料的殘缺、損傷或丟失，造成檔案材料的不齊全，特別是要做好醫(yī)院管理過(guò)程中環(huán)節(jié)薄弱的檔案收集和整理工作，這樣才能更好地為醫(yī)院管理工作服務(wù)。
1.2 檔案要為提高醫(yī)療質(zhì)量服務(wù)
醫(yī)院檔案工作要以臨床、醫(yī)技、護(hù)理、科研形成的檔案為工作重點(diǎn)，因?yàn)樗婕暗结t(yī)療質(zhì)量的管理。因此，要制定和完善有醫(yī)院工作特點(diǎn)的各項(xiàng)規(guī)章制度和歸檔制度。根據(jù)檔案管理特點(diǎn)，在更高層次上監(jiān)控檔案的形成、收集、整理以及開(kāi)發(fā)利用，確保醫(yī)院檔案管理能更好地為提高醫(yī)療質(zhì)量服務(wù)。
1.3檔案要為醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)服務(wù)
建立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案對(duì)每一個(gè)醫(yī)護(hù)人員廉潔行醫(yī)，樹(shù)立良好的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)起著非常重要的作用。醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案是記載醫(yī)務(wù)工作者職業(yè)道德、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)形象的專門檔案，包括醫(yī)德醫(yī)風(fēng)自傳、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、先進(jìn)事跡、表?yè)P(yáng)或批評(píng)信件材料、醫(yī)療差錯(cuò)等等，有關(guān)反映醫(yī)德醫(yī)風(fēng)內(nèi)容的材料。這些材料是醫(yī)務(wù)工作者醫(yī)德醫(yī)風(fēng)表現(xiàn)的好與壞、真實(shí)、客觀的記錄，是糾正醫(yī)療行業(yè)不正之風(fēng)的重要舉措之一，它對(duì)提高醫(yī)療質(zhì)量，改善服務(wù)態(tài)度起著舉足輕重的作用。
1.4檔案要為醫(yī)院基本建設(shè)服務(wù)
加強(qiáng)醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)，也是醫(yī)院圍繞醫(yī)院醫(yī)療工作，為醫(yī)院服務(wù)的一項(xiàng)不容忽視的重要工作。基本建設(shè)是基礎(chǔ)，在醫(yī)院建設(shè)中占很重要的地位。如基建施工，從開(kāi)始的報(bào)告、圖紙，到竣工驗(yàn)收等一系列項(xiàng)目形成的文件、資料，都是日后醫(yī)院歷史面貌的再現(xiàn)和依據(jù)，再加儀器設(shè)備，尤其是大型的進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備，從購(gòu)進(jìn)的報(bào)告、合同、維修等，到報(bào)廢終止使用所形成的文件及統(tǒng)計(jì)資料，證明了在使用階段，它為醫(yī)院所創(chuàng)收的經(jīng)濟(jì)效益有多少，為患者確診、輔助治療的社會(huì)效益又有多大。因此在醫(yī)院發(fā)展中，必須注意收集各項(xiàng)活動(dòng)形成的各種文件材料，做到檔案資料的系統(tǒng)、齊全、完整，才能真實(shí)地反映整個(gè)醫(yī)院工作的歷史面貌及醫(yī)院工作的管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)
2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性
醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過(guò)程的階段性
醫(yī)院檔案管理過(guò)程可分為檔案室管理和檔案館管理 2 個(gè)階段。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，具有過(guò)渡性； 在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。
2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性
醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來(lái)為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。
3、做好醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)
隨著醫(yī)院管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者，在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此，建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)和體制建設(shè)
通常情況下多數(shù)醫(yī)院的檔案管理沒(méi)有獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書(shū)之中，與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任，抓好歸檔材料的收集、整理，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本
醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)步驟、各個(gè)環(huán)節(jié)，從最初的收集整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整無(wú)遺漏。
3.4加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)道德修養(yǎng)，增強(qiáng)責(zé)任心
檔案管理者必須定期參加專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)，提高檔案方面的理論知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理工作的責(zé)任心和法制觀念。
總之，探索知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平、強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理、豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容、促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)具有重要的意義和應(yīng)用價(jià)值。
參考文獻(xiàn)
[1]牛家旺. 檔案管理信息化下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)[J]. 中國(guó)中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育，2010，12（8）：200-201.
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案管理工作的必然要求?；诖?，本文在分析現(xiàn)代化管理技術(shù)在檔案管理工作中可能性的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)代化檔案管理方法進(jìn)行探討。
關(guān)鍵詞：
檔案管理 現(xiàn)代化 信息技術(shù)
一、現(xiàn)代化條件下檔案管理工作的可能性分析
1.現(xiàn)代化的信息技術(shù)為檔案管理工作提供了廣闊的前景
隨著科學(xué)的不斷發(fā)展，人類對(duì)科學(xué)技術(shù)的研究和開(kāi)發(fā)能力也隨之逐步提高，從科學(xué)技術(shù)的新技術(shù)來(lái)看，從20世紀(jì)50年代以來(lái)的第一代計(jì)算機(jī)研究成功，電腦技術(shù)的進(jìn)步正在發(fā)生巨大的改變，這些技術(shù)是當(dāng)前檔案管理可以借鑒的基礎(chǔ)。從管理角度來(lái)看，人類知識(shí)的增加，原有的管理模式、經(jīng)營(yíng)理念、管理理論，已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的要求，只有在使用新的管理理論、管理理論的基礎(chǔ)上，才能真正符合人民的實(shí)際需要。因此，使用現(xiàn)代信息技術(shù)條件來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案的科學(xué)管理，已成為時(shí)展的必然。
2.檔案管理工作需要科學(xué)的進(jìn)行現(xiàn)代化的管理
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。紙質(zhì)化的檔案管理，不僅效率較低，而且不能滿足人們的實(shí)際需要。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各類檔案的數(shù)目不斷增加，這種紙質(zhì)的管理模式，早已不再適用。科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用也就越來(lái)越多，人們可以使用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。例如，可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行歸類、檢索、統(tǒng)計(jì)，人們?cè)趯ふ腋鞣N各樣的信息，只需要用電腦一個(gè)簡(jiǎn)單的搜索就能掌握相關(guān)信息。這不僅有助于提高管理的效率，而且還大量節(jié)省了人力、物力。因此，對(duì)檔案管理實(shí)施現(xiàn)代化的管理，已成為檔案管理發(fā)展的一種必然要求。
二、現(xiàn)代化的檔案管理的基礎(chǔ)路徑
1.現(xiàn)代化的檔案管理工作要取得的領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持
第一，要切實(shí)重視對(duì)檔案管理現(xiàn)代化工作的資金投入。確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)可以順利進(jìn)行的基本保障是資金的投入，只有在資金支持的情況下，才能真正引入先進(jìn)的科學(xué)和技術(shù)條件，從而可以加強(qiáng)對(duì)管理人才的引入，進(jìn)而確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。第二，領(lǐng)導(dǎo)要站在歷史和發(fā)展的角度正確看待檔案管理現(xiàn)代化工作。在過(guò)去的檔案管理模式中，只需要人的參與就可以完成，這種方式效率落后，滿足不了人民群眾對(duì)檔案管理的真實(shí)要求。而面臨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展與進(jìn)步，領(lǐng)導(dǎo)只有真正用發(fā)展的眼光認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，才能確保本單位、本地區(qū)的檔案管理工作走在其他單位、其他地區(qū)的前列。第三，多管齊下，加強(qiáng)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的監(jiān)督和管理。檔案管理現(xiàn)代化的工作需要具備各種管理制度和管理?xiàng)l件，在這種情況下，領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)監(jiān)督，一是加強(qiáng)對(duì)資金使用的監(jiān)督，二是加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)管理制度的監(jiān)督，三是加強(qiáng)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的指導(dǎo)等方面。讓檔案管理現(xiàn)代化工作在領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)下，科學(xué)正確地發(fā)展。
2.努力培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才
首先，要建立檔案管理專兼職隊(duì)伍。目前，由于檔案管理室的工作人員較少，因而影響到檔案管理的水平。面對(duì)這種情況，不但要加大對(duì)檔案管理室的人員投入，還可以在單位的其他部門抽調(diào)部分工作人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理等各項(xiàng)工作，從而保證在人員充足的情況下，進(jìn)一步提升檔案的管理水平。這樣，就形成了檔案管理的專兼職人員相結(jié)合的管理隊(duì)伍，有效確保了檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。其次，要加大對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，讓他們掌握較為先進(jìn)的管理技術(shù)。擁有著熟練的管理經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的管理技術(shù)是做好檔案管理現(xiàn)代化的前提。除此之外，還必須舍得投資。一是加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)；單位可以聘請(qǐng)檔案管理行業(yè)和高科技技術(shù)領(lǐng)域的行業(yè)人才對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓廣大檔案管理人員掌握先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)，為實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化奠定人才基礎(chǔ)。二是提高對(duì)檔案管理人員的工作待遇，確保他們積極參與到檔案管理工作中去。
3.建立符合檔案管理現(xiàn)代化的管理模式
檔案管理的現(xiàn)代化管理模式中所進(jìn)行的所有活動(dòng)，它的基礎(chǔ)都是在統(tǒng)一安排中進(jìn)行的。因此，制度的完善是是否確保檔案管理現(xiàn)代化管理模式的基本要求。對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，符合現(xiàn)代化的管理模式的管理制度主要有檔案的收集制度、整理制度、移交制度、立卷制度、查閱制度及管理人員制度等。檔案管理部門要根據(jù)自身部門的實(shí)際情況制定相關(guān)的制度。在具體操作上，檔案管理部門要對(duì)工作管理人員進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，要嚴(yán)格按照制度的要求進(jìn)行，防止任何形式違反制度的情況存在。對(duì)于廣大員工來(lái)說(shuō)，員工是借用、查看檔案的主體。因此，還需要依據(jù)廣大員工實(shí)際情況制定相關(guān)的管理制度，特別是要突出現(xiàn)代化的管理制度。如可以建立員工借閱檔案制度、歸還制度等，這些制度要統(tǒng)一利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)條件，讓所有員工都能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)了解自己所查閱檔案的基本內(nèi)容、借閱情況等。
三、結(jié)語(yǔ)
1 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的作用
檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其主要是以檔案資源為主要對(duì)象，以管理檔案的有關(guān)理論為指導(dǎo)，依托檔案工作，結(jié)合國(guó)家檔案管理以及信息社部門的相關(guān)要求，而展開(kāi)的收集、整理、開(kāi)發(fā)、保管以及利用檔案的工作。目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發(fā)展趨勢(shì)，同?r也是保障社會(huì)文明進(jìn)步的重要前提。在我國(guó)的檔案管理史中，最重要的環(huán)節(jié)就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業(yè)發(fā)展實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對(duì)于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。
2 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 管理技術(shù)、人才缺乏
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過(guò)程中，工作人員管理技術(shù)缺乏，專業(yè)信息技術(shù)人才缺乏，管理經(jīng)驗(yàn)以及管理意識(shí)缺乏等，是目前檔案管理工作面臨的首要問(wèn)題。而由于檔案管理人員缺乏相關(guān)的信息技術(shù)以及管理知識(shí)，使得檔案的保密工作、管理工作以及查閱工作等，出現(xiàn)了各種各樣的問(wèn)題。同時(shí)由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應(yīng)用和推廣，加之相關(guān)管理工作缺乏一定的統(tǒng)一性，因此使得信息化檔案管理不能獲得有效的推進(jìn)。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理行業(yè)的發(fā)展也面臨較大的挑戰(zhàn)。同時(shí)在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的過(guò)程中，信息技術(shù)以及管理知識(shí)的相對(duì)缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開(kāi)展受到了阻礙。因此必須引進(jìn)大量的檔案管理專業(yè)人才，同時(shí)不斷增加專業(yè)信息技術(shù)人才，才能促使信息化檔案管理能夠達(dá)到較高的水平。
2.2 檔案管理性質(zhì)理解不正確
檔案管理工作不僅僅是簡(jiǎn)單保存各種形式、各種工作的文檔以及歷史記錄，同時(shí)它也是領(lǐng)導(dǎo)考察工作的重要憑證和制定決策的基礎(chǔ)依據(jù)，甚至還是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及科學(xué)研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領(lǐng)域中，相應(yīng)的管理人才非常少，主要原因有兩點(diǎn)：一是針對(duì)檔案管理的工作內(nèi)容，很多人的理解都不正確，這就使得開(kāi)發(fā)和利用檔案資源方面出現(xiàn)了一定的缺陷。二是針對(duì)檔案管理工作的性質(zhì)，人們的理解也缺乏一定的正確性，且最初開(kāi)展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務(wù)，且對(duì)象是單位上的一些工作人員。但目前檔案管理工作的功能以及業(yè)務(wù)等不斷在拓寬，且檔案保密、開(kāi)發(fā)、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。另外很多人在找工作的過(guò)程中，比較喜歡見(jiàn)效早、上手快的工作，且普遍認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)有光明的前途，因此很多人不愿意從事檔案管理的相關(guān)工作。
2.3 信息化檔案管理理念缺乏
目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問(wèn)題。同時(shí)管理技術(shù)落后、管理模式陳舊，未能順應(yīng)時(shí)展，采用先進(jìn)的信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，也是其面臨的重要問(wèn)題。目前，國(guó)內(nèi)各大行業(yè)，如銷售、設(shè)計(jì)、餐飲，甚至是快遞行業(yè)，都逐漸應(yīng)用到了信息化技術(shù)，但是在檔案管理領(lǐng)域中，信息化發(fā)展則非常緩慢。在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進(jìn)，則需要相關(guān)工作人員堅(jiān)持不懈地進(jìn)行建設(shè)，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過(guò)程中面臨的各種問(wèn)題。
3 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略
3.1 增強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)
針對(duì)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問(wèn)題，首先相關(guān)部門需要采取一定的措施，不斷增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)，即組織其進(jìn)行定期的管理技術(shù)教育和培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)其檔案管理責(zé)任意識(shí)，使管理人員能夠形成一個(gè)具有嚴(yán)明紀(jì)律的工作隊(duì)伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務(wù)。而在對(duì)管理人員開(kāi)展教育培訓(xùn)的過(guò)程中，需要不斷增強(qiáng)其檔案管理安全保密意識(shí)，并對(duì)信息化檔案管理加強(qiáng)建設(shè)，同時(shí)根據(jù)我國(guó)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定出嚴(yán)格的檔案管理安全保密制度，并對(duì)安全保密人員加強(qiáng)實(shí)踐和教育，從而增強(qiáng)其應(yīng)用水平，以便達(dá)到信息化檔案管理的基本要求。
3.2 樹(shù)立信息化檔案管理意識(shí)
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機(jī)構(gòu)、工作人員以及相關(guān)機(jī)構(gòu)需要對(duì)該項(xiàng)工作的發(fā)展前景進(jìn)行明確，并且要對(duì)檔案管理工作的具體性質(zhì)進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)和解讀，特別是針對(duì)檔案管理的安全保密工作，必須對(duì)管理人員加強(qiáng)安全保密意識(shí)的培養(yǎng)，避免不法分子通過(guò)各種途徑對(duì)檔案信息進(jìn)行非法竊取，從而避免給社會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)在加快建設(shè)信息化檔案管理的過(guò)程中，還需要科學(xué)地規(guī)劃?rùn)n案信息管理工作，增強(qiáng)檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應(yīng)有的價(jià)值。例如企業(yè)在對(duì)檔案信息管理進(jìn)行推進(jìn)的過(guò)程中，不能對(duì)信息技術(shù)人才進(jìn)行大量的招攬，同時(shí)也不能招攬一些不具備檔案信息管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的人才，因?yàn)檫@些人才往往缺乏相應(yīng)的檔案管理素質(zhì)，而已經(jīng)招攬的人才，則必須對(duì)其進(jìn)行集中培訓(xùn)和教育，不斷增強(qiáng)其信息化檔案管理的意識(shí)，增強(qiáng)其檔案管理安全保密意識(shí)。
3.3 加快實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，相關(guān)的管理結(jié)構(gòu)必須具有較為長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目光，且對(duì)于檔案管理行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)規(guī)律以及發(fā)展趨勢(shì)具有較為清晰的認(rèn)識(shí)。同時(shí)既要加強(qiáng)研究檔案管理安全保密的技術(shù)性，也要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理制度以及技術(shù)進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和改革，以確保檔案管理的絕對(duì)保密性。同時(shí)要將檔案管理信息軟件與檔案管理的實(shí)際內(nèi)容進(jìn)行有效的匹配，不斷增強(qiáng)信息化檔案管理的效率。另外要將信息化檔案管理工作進(jìn)行有效的落實(shí)，不斷制定出先進(jìn)的檔案管理信息化制度，以便快速推進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。例如，由于當(dāng)前信息化檔案管理的相關(guān)軟件相對(duì)較少，因此在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程中，其面臨著較大的阻礙。因此必須對(duì)信息化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)加以明確，以確保真正意義上實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理。
科技檔案信息化管理的目標(biāo)要求就是充分利用現(xiàn)有的通信、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)等先進(jìn)技術(shù)，在國(guó)家、行業(yè)以及單位科技檔案管理法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的框架下，用信息化手段來(lái)保障和促進(jìn)科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)、利用等提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，科技檔案開(kāi)展信息化管理，重點(diǎn)可以從以下方面進(jìn)行。
第一，采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的自動(dòng)編目、檢索、立卷和標(biāo)引等工作。對(duì)科技檔案實(shí)施自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索是應(yīng)用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動(dòng)編目是將收集到的科技檔案相關(guān)信息制成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項(xiàng)目全等優(yōu)勢(shì)。自動(dòng)檢索是通過(guò)查找檔案目錄并利用檔號(hào)、題名、責(zé)任者、分類號(hào)、關(guān)鍵詞等檢索標(biāo)志，迅速、準(zhǔn)確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動(dòng)檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準(zhǔn)率高，能最大限度地滿足利用者要求。計(jì)算機(jī)自動(dòng)立卷是計(jì)算機(jī)以科技檔案目錄中每份文件的有關(guān)存錄項(xiàng)為依據(jù)將某方面具有共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動(dòng)對(duì)同一卷的卷內(nèi)文件進(jìn)行排列和編號(hào)等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質(zhì)量，改善了效率。科技檔案自動(dòng)標(biāo)引是計(jì)算機(jī)通過(guò)對(duì)科技檔案題名或全文信息進(jìn)行字詞切分、對(duì)內(nèi)容特征進(jìn)行分析，提取及給出正式主題詞或分類號(hào)的過(guò)程，科技檔案自動(dòng)標(biāo)引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。
第二，采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的借閱、統(tǒng)計(jì)、編研及保管環(huán)境的自動(dòng)控制?？萍紮n案的借閱管理和統(tǒng)計(jì)工作復(fù)雜而繁瑣，而通過(guò)采用信息化手段進(jìn)行自動(dòng)借閱管理和統(tǒng)計(jì)，對(duì)科技檔案的利用登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行自動(dòng)管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的借閱管理，重點(diǎn)涉及內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：用戶的借閱資格驗(yàn)證、借閱情況登記、歸還登記和自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，還能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案資料的自動(dòng)編輯處理，不但能夠提供對(duì)科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠?qū)萍紮n案資料進(jìn)行文字編輯處理和排版印刷等工作，實(shí)現(xiàn)科技檔案資料的自動(dòng)編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中，對(duì)檔案保管環(huán)境的自動(dòng)控制非常重要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案排架進(jìn)行自動(dòng)管理，能夠結(jié)合科技檔案登記數(shù)據(jù)庫(kù)的信息，給出檔案庫(kù)房架位的分配圖，實(shí)現(xiàn)架位的自動(dòng)分配，為新進(jìn)科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進(jìn)行自動(dòng)監(jiān)測(cè)和管理。
第三，加強(qiáng)培育科技檔案管理的信息化人才。對(duì)科技檔案實(shí)施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關(guān)鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的主體，也是實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進(jìn)的中堅(jiān)力量，因此需要加強(qiáng)科技檔案信息化人才培訓(xùn)，使科技檔案管理的信息化活動(dòng)能順利開(kāi)展，并實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
2、結(jié)束語(yǔ)