時(shí)間：2023-10-13 16:08:21
導(dǎo)語：在檔案與合同管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
OA系統(tǒng)是利用現(xiàn)代辦公技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)成的一種人機(jī)信息處理系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)由辦公機(jī)構(gòu)、辦公人員、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和辦公信息等要素構(gòu)成，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的辦公人員通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)跨時(shí)間、跨地點(diǎn)的協(xié)同辦公，同時(shí)通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，可以使得辦公信息傳遞更加快捷方便，辦公事務(wù)處理更加自動(dòng)化，極大提高了辦公活動(dòng)的高效率。
早期受到技術(shù)水平及辦公設(shè)備的限制，我國(guó)檔案收集采用的文件均是手工制作的紙張文件。傳統(tǒng)文件在使用過程中容易受損且保存時(shí)間較短，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件內(nèi)容信息的實(shí)用性，不利于其自身使用價(jià)值的發(fā)揮。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動(dòng)下，我國(guó)企事業(yè)單位的規(guī)劃管理開始偏向于電子文件管理。經(jīng)過最近幾年的推廣運(yùn)用，企事業(yè)單位開始意識(shí)到電子文件的便捷性、安全性、可靠性。然而，電子文件除具有一般文件的基本特性外，與紙質(zhì)文件相比，還有一些自身的特性。主要有：
（一）對(duì)硬件和軟件的相對(duì)依賴性。電子文件一般是由數(shù)字設(shè)備生成的，產(chǎn)生于一定的硬件和軟件環(huán)境。以前由于信息技術(shù)發(fā)展水平的制約，數(shù)字產(chǎn)品的硬件、軟件更新?lián)Q代后，相互之間兼容性較差，造成電子文件存儲(chǔ)、讀取等對(duì)原生成環(huán)境存在依賴性。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，這一問題在一定程度上有望得到解決。但在原始性、真實(shí)性保持方面的問題還需要從文件的生成運(yùn)行過程中采取管理和技術(shù)措施進(jìn)一步研究解決。
（二）非直讀性。電子文件不能為人直接閱讀，需要借助特定的數(shù)字設(shè)備和相關(guān)軟件才能閱讀，這就需要采取遷移等措施和手段保持電子文件的長(zhǎng)期可讀性。
（三）信息與載體的相對(duì)分離性。與紙質(zhì)文件相比，電子文件的載體與其信息的結(jié)合是松散的，電子文件雖然也需要依附于一定形式的載體上，但載體相對(duì)于信息內(nèi)容來說不再具有原始性、一致性和唯一性。
二、加強(qiáng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子文件檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策
檔案作為真實(shí)記錄社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等各項(xiàng)活動(dòng)的第一手材料，是人類社會(huì)記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個(gè)國(guó)家或地區(qū)歷史文化財(cái)富的重要載體。伴隨OA系統(tǒng)在企事業(yè)單位的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案一樣，都是重要的信息資源和珍貴財(cái)富。由于電子文件檔案的出現(xiàn)和發(fā)展時(shí)間短，暴露的問題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅，因此，如何加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個(gè)全球面臨的亟待解決的重要課題。
關(guān)鍵詞：合同管理；油田企業(yè)；作用
合同管理是對(duì)油田企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部管理和外部經(jīng)營(yíng)的主要內(nèi)容，同時(shí)對(duì)油田業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方面有著重大意義，由于油田企業(yè)中的管理制度是一項(xiàng)繁雜的系統(tǒng)工作，油田企業(yè)之間的業(yè)務(wù)合作、與顧客的經(jīng)濟(jì)來往都是以合同形式和合同管理，所以，合同管理具備著基礎(chǔ)性、復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性的重要特征。
一、合同管理概述
合同管理是當(dāng)事人雙方或數(shù)方確定各自權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，不等同于法律條款但依法成立的合同也具有法律約束力。一般情況下合同管理可以分為四個(gè)階段：合同準(zhǔn)備階段、簽署階段、履行階段、結(jié)束管理階段。合同管理工作的有效開展可以為企業(yè)在市場(chǎng)中提高競(jìng)爭(zhēng)力，保障企業(yè)的資產(chǎn)安全。合同管理的全過程是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，以致合同失效截止。因此，需要對(duì)簽訂前后的管理起到重視，系統(tǒng)性是對(duì)涉及合同條款內(nèi)容的所有部門進(jìn)行整體管理。動(dòng)態(tài)性是重視履約全過程中的情況變化，明確掌握對(duì)自身不利的變化，及時(shí)有效地將其修改、變更、補(bǔ)充以及終止。石油企業(yè)應(yīng)用依法治企的重要途徑就是合同管理制度，不斷提升合同管理水平，建立健全與企業(yè)相應(yīng)的合同管理制度，根據(jù)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)則制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同的不足以及不合法之處，以致油田經(jīng)濟(jì)損失的避免。在提升合同管理水平的同時(shí)，需要將每個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管工作做好，為保障合同履行合理合法，對(duì)企業(yè)的口碑和信譽(yù)做到維護(hù)。對(duì)油田企業(yè)加大專業(yè)化的管理，能將成本的投入最小化和經(jīng)濟(jì)效益的最大化，且能夠減少在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中的經(jīng)濟(jì)糾紛減少。
二、合同管理制度在油田企業(yè)中的問題
（一）管理理念落后油田企業(yè)的合同管理存在著一定的問題，合同管理應(yīng)該是全過程參與全方位照顧的。有些管理人員未深刻地意識(shí)到管理職能的重要性，進(jìn)行合同管理的時(shí)候就會(huì)有一些盲目操作，對(duì)油田企業(yè)可能會(huì)在管理是面臨地風(fēng)險(xiǎn)沒有進(jìn)行科學(xué)地分析，就開始實(shí)施管理。對(duì)合同管理只有片面的認(rèn)識(shí)，合同地風(fēng)險(xiǎn)控制不僅僅是通過單一的獎(jiǎng)懲制度來管理，一切理論不貼近實(shí)際的話都是鏡中花水中月沒有價(jià)值，在不了解企業(yè)內(nèi)部的控制，沒有結(jié)合油田企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況來做出相應(yīng)管理，就會(huì)有潛在風(fēng)險(xiǎn)的可能，其次，油田企業(yè)內(nèi)部普遍存在合同管理制度的不重視以及管理理念的落后情況，且法律意識(shí)也存在欠缺，對(duì)合同管理制度和合同管理工作的敷衍了事，簽訂合同也是如此。此外，認(rèn)為管理工作是合同有關(guān)部門的責(zé)任，與自身無關(guān)，以及風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和重視程度不足。
（二）形式主義會(huì)審合同會(huì)審是有形式主義的形象存在，是由于會(huì)審人員的不負(fù)責(zé)，合同的起草結(jié)束，在開展有關(guān)部門對(duì)合同實(shí)施會(huì)審時(shí)，會(huì)審的部門隨意讓一名工作人員的參加，其中，有的工作人員對(duì)合同內(nèi)容一竅不通，導(dǎo)致在會(huì)審時(shí)發(fā)生各持己見無法達(dá)成共識(shí)。在一些情況下合同定稿需要經(jīng)過會(huì)審三次或三次以上，再次的會(huì)審中出現(xiàn)會(huì)審人員的變動(dòng)情況出現(xiàn)，合同會(huì)審的嚴(yán)肅性欠缺，合同會(huì)審簽字過程中由于一些部門不看清合同條款就盲目簽字，從而導(dǎo)致合同會(huì)審形式主義的發(fā)生。
（三）盲目簽訂合同在簽訂合同的過程里有許多問題的存在，首先，雙方在簽訂合同時(shí)對(duì)對(duì)方資質(zhì)不審核或者是審核不嚴(yán)謹(jǐn)，在對(duì)方企業(yè)不了解的情況下盲目的簽訂合同，是會(huì)給油田企業(yè)帶來一些不必要的麻煩和一些經(jīng)濟(jì)損失，其次，由于合同的多次變更，沒有對(duì)合同的標(biāo)額和期限商定明確就簽訂，或者是由于實(shí)際工作過程中任意更改工作量，導(dǎo)致與原合同不相符而不能根據(jù)合同如期履行。最后，由于合同簽訂之前沒有做好充分的論證調(diào)查，導(dǎo)致合同欠缺履行的具備條件而終止合同。
（四）檔案管理混亂由于油田企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作的重要性也越發(fā)突顯。在大量的檔案信息下，企業(yè)的發(fā)展需求已經(jīng)不再適用于傳統(tǒng)的檔案管理模式，已對(duì)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展起到一定的影響，雖然在油田企業(yè)檔案管理中推行自動(dòng)化，但其在實(shí)際運(yùn)用中，存在著自動(dòng)化水平過低的問題，影響了檔案管理的工作率。許多油田企業(yè)對(duì)檔案管理的工作不夠重視，導(dǎo)致在對(duì)檔案管理的過程中檔案類型劃分不明確、檔案數(shù)據(jù)丟失、檔案內(nèi)容混亂以及檔案數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確等等問題。檔案管理的混亂在檔案索性方面能夠明顯體現(xiàn)出，類型不明確、層次混亂，因此，導(dǎo)致索引困難，對(duì)油田企業(yè)的日常工作帶來嚴(yán)重影響。
三、發(fā)揮合同管理制度在油田企業(yè)中的作用對(duì)策
（一）樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)法律風(fēng)險(xiǎn)的防控，是全體、全過程、全方位的管理，制度體系的防控管理也是達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)防控的因素。需按照自身的經(jīng)營(yíng)情況，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，逐漸加大對(duì)外經(jīng)濟(jì)的交往、生產(chǎn)流程以及自身管理環(huán)境的法律風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)知，因此，建立健全對(duì)應(yīng)地風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)制度體系，讓制度體系合法且高效應(yīng)用。制度體系的落實(shí)對(duì)企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)具備實(shí)際意義，因此，在重視風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)控制體系建設(shè)的同時(shí)，需對(duì)目前制度體系加大落實(shí)工作。只有將各項(xiàng)制度轉(zhuǎn)換成各職能部門和相關(guān)崗位員工的自覺性，才能使制度體系發(fā)揮出有效作用。其次，制度體系不僅是作為書面上的意義，還應(yīng)轉(zhuǎn)化為企業(yè)整體的行為模式，且保持制度體系和企業(yè)整體意志的協(xié)同。油田企業(yè)應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的培訓(xùn)，使企業(yè)管理者以及員工的整體制度理念獲得創(chuàng)新和加強(qiáng)。法律的意義不只是應(yīng)用法律手段去解決出現(xiàn)的法律糾紛，而是在對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)運(yùn)用手段實(shí)施防控。所以，根據(jù)油田企業(yè)的實(shí)際情況，創(chuàng)新開展全員法制教育，且提升全員守法經(jīng)營(yíng)，依法維權(quán)的法律意識(shí)，對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的加大提升。
（二）加強(qiáng)合同建設(shè)合同管理制度可關(guān)系到企業(yè)未來發(fā)展的趨勢(shì)，為了加強(qiáng)合同的建設(shè)我們可采用建立健全合同管理制度，首先，規(guī)范合同的管理，樹立優(yōu)良的企業(yè)形象，在對(duì)合同建設(shè)中，需采用統(tǒng)一歸口管理與分類專項(xiàng)管理相結(jié)合的形式，由指定的部門全面負(fù)責(zé)油田企業(yè)合同管理的全面工作，進(jìn)行統(tǒng)一管理。在提升合同管理水平時(shí)，需將合同管理工作專業(yè)以及專門化，設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)和人員對(duì)管理合同的負(fù)責(zé)，從而完善合同制度達(dá)到合同管理規(guī)范、科學(xué)、法律，制定符合實(shí)際的合同管理制度，使管理工作有章可循。對(duì)合同建設(shè)的主要內(nèi)容包含，合同的歸口管理，資信調(diào)查、簽訂、審核審查、登記以及備案。合同管理制度雖然在油田企業(yè)合同管理工作中起到重要保障，擔(dān)任需要不斷加強(qiáng)管理制度，讓合同管理制度具備操作性，合同管理制度需包含合同管理方法、合同管理人員崗位的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、生產(chǎn)以及履約能力保障合同質(zhì)量依法合理，合同內(nèi)容條款完善，具備可實(shí)行性。最終，促進(jìn)實(shí)施合同示范文本，對(duì)合同文字通順保障，其表達(dá)明確清晰，期限、名稱等等。
（三）加強(qiáng)審查工作由于全球化的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用越來越廣泛，因此，在這種發(fā)展趨勢(shì)下，油田企業(yè)的審查工作可根據(jù)其自身實(shí)際的情況，建立健全相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫體系，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)研發(fā)審查管理軟件，使用電子設(shè)備記錄相關(guān)信息。同時(shí)，對(duì)檔案資料信息化管理的同時(shí)，企業(yè)還可以關(guān)注社會(huì)的動(dòng)向，對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的完善，引用先進(jìn)的設(shè)備管理技術(shù)，加大系統(tǒng)智能共享的建立，提升數(shù)據(jù)的共享，其次，對(duì)于企業(yè)管理層需提升對(duì)審查工作的重視程度，在企業(yè)管理的同時(shí)，只有管理層對(duì)工作審查的開展程度重視，可直接影響員工對(duì)工作的積極性。
（四）科學(xué)管理檔案1、明確管理檔案機(jī)構(gòu)根據(jù)政府相關(guān)政策法規(guī)的落實(shí)，明確管理檔案或者具備檔案管理方法，企業(yè)需通過有關(guān)部門認(rèn)定具有相應(yīng)條件才能作為管理方，在油田企業(yè)破產(chǎn)、重組以及合并后，應(yīng)及時(shí)的將檔案交接到接收單位，沒有落實(shí)的企業(yè)職工檔案可由人才交流中心管理，待落實(shí)后再轉(zhuǎn)入。員工在解除勞動(dòng)合同關(guān)系后，把該檔案交接到勞動(dòng)保障行政部門的人才交流中心。離職人員的檔案由人才中心管理，為以后就業(yè)做準(zhǔn)備。2、對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提高對(duì)檔案管理人員采選時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)謹(jǐn)選取，需符合新形勢(shì)下檔案工作的要求，選拔一批資歷高、年紀(jì)輕以及思想政治素質(zhì)高，并且具有計(jì)算機(jī)操作水平的人才，能夠高效完成檔案管理中的各項(xiàng)工作。其次，提高檔案管理人員素質(zhì)，制定合理的培訓(xùn)目標(biāo)，經(jīng)過分批集中學(xué)習(xí)的方法，不斷提高管人員的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)技能，根據(jù)實(shí)際的工作所遇到的問題開展討論，取長(zhǎng)補(bǔ)短達(dá)到共同提高。激勵(lì)檔案管理人員加深自我學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)?？蓮挠吞锲髽I(yè)內(nèi)部進(jìn)行員工檔案工作交流，解決實(shí)際困難、研討新的發(fā)展思路提供平臺(tái)，將檔案管理人員進(jìn)行目標(biāo)管理，按照年終考核，且激發(fā)檔案管理人員的工作動(dòng)力和激情。
關(guān)鍵詞：合同備份；檔案管理；工程管理；創(chuàng)新
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、建筑工程管理中創(chuàng)新模式的發(fā)展及應(yīng)用
1.1 建筑企業(yè)工程管理的創(chuàng)新觀念
時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步推動(dòng)了建筑行業(yè)的高速發(fā)展，為了順應(yīng)時(shí)展的潮流，建筑企業(yè)就應(yīng)不斷改革創(chuàng)新管理模式，采用最新的項(xiàng)目管理體制，確定現(xiàn)代化的項(xiàng)目管理目標(biāo)，包括質(zhì)量管理、成本管理、進(jìn)度管理、安全管理四大目標(biāo)[1]。管理過程中應(yīng)該充分落實(shí)合同中的條款，確保四大管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，并且通過先進(jìn)的項(xiàng)目管理思想合理的協(xié)調(diào)好四個(gè)目標(biāo)之間的關(guān)系，可以通過集成管理、范圍管理來進(jìn)行，并借助網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)、掙值法等來進(jìn)行控制。目前天津市在進(jìn)行建筑工程管理時(shí)已經(jīng)開始使用項(xiàng)目管理技術(shù)來進(jìn)行有效的控制，并取得了顯著效果。
2.2 不斷創(chuàng)新建筑企業(yè)管理體制
為了提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，采用科學(xué)的工程管理方法，并且在項(xiàng)目管理過程中應(yīng)該建立明確的責(zé)任制度。合理協(xié)調(diào)工程各利益相關(guān)方之間的關(guān)系，不斷深化改革傳統(tǒng)的管理模式中的不足之處，不斷使用先進(jìn)的、創(chuàng)新性的管理模式。除此之外，建筑企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)合同管理和企業(yè)內(nèi)部管理，采用SWOT分析法來提高企業(yè)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力[2]。通過管理模式的創(chuàng)新來提高建筑企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，降低工程成本、提高工程質(zhì)量、縮短工期、降低風(fēng)險(xiǎn)。
2.3 建筑企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新管理
科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了建筑施工技術(shù)的改革創(chuàng)新，建筑企業(yè)為了更好地進(jìn)行工程管理，就應(yīng)不斷推進(jìn)信息化管理模式來不斷提高企業(yè)的工程管理效率和質(zhì)量。目前，天津市的許多建筑企業(yè)已經(jīng)開始使用project軟件、夢(mèng)龍軟件等信息技術(shù)來進(jìn)行項(xiàng)目管理。因此，建筑企業(yè)應(yīng)該大力使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)來促進(jìn)建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在提高技術(shù)能力、管理能力的同時(shí)應(yīng)注意信息技術(shù)、管理軟件的學(xué)習(xí)，不斷提高建筑工程的信息化管理。
二、建筑工程合同檔案管理
2.1、提高合同檔案管理的重視程度
為了進(jìn)一步提高建筑工程合同檔案的應(yīng)用效果，首先應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，不斷加強(qiáng)合同檔案管理意識(shí)。這就要求單位各部門的領(lǐng)導(dǎo)不斷強(qiáng)化自身的合同檔案意識(shí)，提高對(duì)合同檔案管理重要意義的認(rèn)識(shí)程度。并且要求合同檔案管理部門認(rèn)真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發(fā)合同檔案管理人員的工作熱情和責(zé)任意識(shí)。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報(bào)工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實(shí)際工作中，要對(duì)合同檔案工作做出近期和遠(yuǎn)期的工作任務(wù)，并制定工作計(jì)劃。
2.2、配備專業(yè)的合同檔案人員
為了提高合同檔案管理效率，應(yīng)該配備專職的合同檔案人員，創(chuàng)建一支專業(yè)化、職業(yè)化的合同檔案管理團(tuán)隊(duì)。建立一支高素質(zhì)水平、高技術(shù)水平、高素質(zhì)職業(yè)修養(yǎng)的合同檔案管理團(tuán)隊(duì)。與此同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該鼓勵(lì)合同檔案人員勤勉務(wù)實(shí)的精神，為建筑工程創(chuàng)建一支強(qiáng)有力的合同檔案管理隊(duì)伍。我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理部門專職人員的培訓(xùn)工作。讓之有充分的機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)黨和政府部門制定的有關(guān)政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關(guān)的法律法規(guī)，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識(shí)與理論來充實(shí)自己、提高自己，開闊思維，適應(yīng)新世紀(jì)社會(huì)對(duì)合同檔案管理人員的高要求。在學(xué)習(xí)知識(shí)的同時(shí)，也應(yīng)該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻(xiàn)、嚴(yán)于律己、認(rèn)真工作、保守秘密的優(yōu)良品質(zhì)。
2.3、 加強(qiáng)對(duì)兼職人員的培訓(xùn)和績(jī)效考核
單位應(yīng)該定期對(duì)合同檔案兼職人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業(yè)技能，并且能夠?qū)⑦@些技能運(yùn)用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應(yīng)和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應(yīng)該建立健全責(zé)任制度和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績(jī)效制度來進(jìn)行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。
2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)
財(cái)務(wù)部門應(yīng)將合同檔案部門所需經(jīng)費(fèi)列入到單位的財(cái)務(wù)計(jì)劃中，并將其落實(shí)到實(shí)處。其次，單位應(yīng)該抓住拆遷機(jī)會(huì)，通過合同檔案管理來加強(qiáng)硬件設(shè)施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機(jī)等硬件設(shè)施，從這些方面來落實(shí)合同檔案的管理工作。
2.5、提高合同檔案管理工作的現(xiàn)代化水平
城建合同檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代合同檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對(duì)城建合同檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制城建合同檔案管理軟件，建立數(shù)字合同檔案和多媒體合同檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
2.6、 加強(qiáng)對(duì)建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作
加強(qiáng)對(duì)建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作是建筑工程業(yè)合同檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以確保建筑工程業(yè)合同檔案發(fā)揮其重要作用?？梢酝ㄟ^配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業(yè)科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發(fā)科技合同檔案的重要內(nèi)容，并且通過不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，更好進(jìn)行建筑工程科技合同檔案的開發(fā)和利用。
2.7、 加快合同檔案信息化建設(shè)步伐
信息技術(shù)的不斷發(fā)展為建筑工程業(yè)合同檔案的信息化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。建筑工程合同檔案管理應(yīng)不斷引進(jìn)先進(jìn)的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學(xué)創(chuàng)新管理機(jī)制，并將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到建筑工程業(yè)合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業(yè)數(shù)據(jù)庫。
三、合同管理
為了確保建筑工程的順利展開，目前在進(jìn)行項(xiàng)目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項(xiàng)目管理的核心環(huán)節(jié)[4]。天津市緊跟先進(jìn)的工程管理發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新完善合同管理，逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化的工程管理。合同管理是一項(xiàng)具有復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性的系統(tǒng)工程，因此在合同管理過程中不應(yīng)該進(jìn)行程序化管理，而應(yīng)該講究管理藝術(shù)，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進(jìn)行合同管理。目前，已經(jīng)產(chǎn)生了先進(jìn)的合同管理軟件，在進(jìn)行合同管理時(shí)應(yīng)不斷推廣使用合同管理軟件，促進(jìn)工程管理的現(xiàn)代化水平。
合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應(yīng)認(rèn)真收集、整理、分類、登記、保存、編號(hào)、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學(xué)性和規(guī)范性。除此之外，還應(yīng)對(duì)合同的履行情況進(jìn)行認(rèn)真的分析評(píng)價(jià)，不斷總結(jié)教訓(xùn)、積累經(jīng)驗(yàn)，為更好地進(jìn)行今后的工程管理奠定基礎(chǔ)，不斷提高合同管理的現(xiàn)代化、信息化水平。
結(jié)束語：文章中筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)天津市建筑企業(yè)的工程管理的創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)行了簡(jiǎn)要的介紹，并對(duì)合同管理以及檔案管理進(jìn)行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！
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關(guān)鍵詞：企業(yè)合同；合同檔案；檔案管理
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在現(xiàn)今社會(huì)大環(huán)境下，企業(yè)為了維護(hù)自身的權(quán)益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場(chǎng)秩序和社會(huì)關(guān)系的重要紐帶，不僅成為了企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要文件，也是解決各種事務(wù)糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業(yè)合同檔案的管理，發(fā)揮其在現(xiàn)代企業(yè)管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據(jù)此，本文根據(jù)合同建立的必要性，結(jié)合目前企業(yè)合同管理中存在的問題對(duì)企業(yè)合同檔案的管理進(jìn)行闡述。
2 企業(yè)合同檔案建立的必要性
企業(yè)合同是指該企業(yè)合同承辦部門為了實(shí)現(xiàn)某種經(jīng)濟(jì)目的，依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，代表該企業(yè)與平等民事主體之間簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。企業(yè)合同檔案是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業(yè)合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。作為一家核電企業(yè)集團(tuán)下的二級(jí)子公司，涉及的合同大多數(shù)是以核電技術(shù)服務(wù)合同為主，與核電廠的運(yùn)行和服務(wù)工作都密切相關(guān)。因此，做好本企業(yè)的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部環(huán)境的影響
隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，全球大環(huán)境日新月異，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的日益增強(qiáng)，近年來，國(guó)家提倡大力發(fā)展核電，對(duì)本企業(yè)的發(fā)展勢(shì)必帶來重大影響。國(guó)家引進(jìn)、消化、吸收AP1000和發(fā)展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務(wù)的本企業(yè)，管理層在順應(yīng)時(shí)展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強(qiáng)法制法律觀念，處理國(guó)際關(guān)系時(shí)，需要取長(zhǎng)補(bǔ)短，汲取精髓，遵循規(guī)則，增加自身合同風(fēng)險(xiǎn)化解能力，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。而企業(yè)為維護(hù)自己的利益， 在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，提供技術(shù)服務(wù)時(shí)會(huì)簽訂許多合同協(xié)議。眾多的合同文本需要保存， 勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生合同檔案， 因此，企業(yè)需建立完善科學(xué)的合同檔案管理機(jī)制③。
2.2 內(nèi)部發(fā)展的需求
企業(yè)每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數(shù)方根據(jù)國(guó)家法律和行政法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的和明確相互間的權(quán)利義務(wù)而訂立的一種契約，它只適用于合同當(dāng)事人，對(duì)合同當(dāng)事人之外的任何單位和個(gè)人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業(yè)的合同主要以技g服務(wù)為主，當(dāng)然也有采購合同，租賃合同、勞動(dòng)合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現(xiàn)任何糾紛或問題，當(dāng)事方都需要通過利用合同檔案進(jìn)行處理和解決。為此企業(yè)要發(fā)展，要保持穩(wěn)定，遵照合同規(guī)章履行相應(yīng)條款，必須要建立合同管理辦法⑤。
3 企業(yè)合同檔案管理中存在的問題
3.1 合同收集歸檔不及時(shí)
目前，企業(yè)合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負(fù)責(zé)商務(wù)活動(dòng)的部門進(jìn)行管理，而采購合同是由業(yè)務(wù)需求部門自行負(fù)責(zé)?；旧?，合同審批流程是由合同承辦人負(fù)責(zé)，在起草、審核、審批以及履行合同時(shí)，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對(duì)比較分散，且在走流程時(shí)所花的時(shí)間不確定，周期長(zhǎng)短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進(jìn)行移交的，但往往移交歸檔不及時(shí)，甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現(xiàn)。
3.2 合同檔案的管理不規(guī)范
現(xiàn)國(guó)家對(duì)合同檔案的管理沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，對(duì)企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應(yīng)宏觀性的依據(jù)文件和具有指導(dǎo)性的工作指南。企業(yè)對(duì)合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現(xiàn)僅對(duì)合同文本進(jìn)行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應(yīng)該歸檔哪個(gè)文本，沒有明確的說法。至于與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔(dān)保書、抵（質(zhì)）押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會(huì)議紀(jì)要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進(jìn)行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。
3.3 合同檔案質(zhì)量有待加強(qiáng)
現(xiàn)階段，企業(yè)對(duì)文件的管理沒有專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行把控，雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)，但其職責(zé)并不對(duì)企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進(jìn)行負(fù)責(zé)。部門里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責(zé)范圍和工作要求企業(yè)沒有文件對(duì)崗位進(jìn)行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號(hào)出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。
4 深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同檔案管理制度
企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，也是當(dāng)事人重要的法律憑證⑥。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號(hào)原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。
按照國(guó)家對(duì)檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實(shí)行集中統(tǒng)一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動(dòng)的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、資質(zhì)、信譽(yù)的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。
4.2 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理
現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個(gè)專門的獨(dú)立類別來管理，對(duì)已要求歸檔的合同文本要加強(qiáng)質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強(qiáng)管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性。
在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時(shí)，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認(rèn)識(shí)到企業(yè)合同檔案的重要性。在實(shí)際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問題時(shí)，通過利用合同檔案時(shí)，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護(hù)自身權(quán)益時(shí)起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會(huì)到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結(jié)果會(huì)大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對(duì)合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時(shí)，能準(zhǔn)確、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平
“信息的價(jià)值正在于傳播，而不在于儲(chǔ)藏。”在信息化快速發(fā)展的今天，通過檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲(chǔ)起來，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用一體化。以這種標(biāo)準(zhǔn)化的方式進(jìn)行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，對(duì)合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號(hào)及檔案管理工作都實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的在線處理和管理，完成實(shí)現(xiàn)合同管理一體化的目標(biāo)，保證合同檔案信息的齊全、準(zhǔn)確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案⑨。
企業(yè)在辦公平臺(tái)上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準(zhǔn)備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實(shí)現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強(qiáng)，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進(jìn)行更改；另外，對(duì)紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加強(qiáng)宣傳，樹立檔案意識(shí)和法律意識(shí)
近年來，企業(yè)加大了對(duì)部門兼職文檔員和檔案人員的培訓(xùn)力度，但對(duì)企業(yè)合同檔案方面的培訓(xùn)相對(duì)比較少，爭(zhēng)取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓(xùn)。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關(guān)的法律知識(shí)和簽約技巧，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)合同檔案管理人員的合同法律意識(shí)與工作責(zé)任感；另一方面加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員的檔案意識(shí)和法律意識(shí)，為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，努力推進(jìn)檔案宣傳的常態(tài)化，將宣傳滲透到日常工作中。
4.5 處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系
《合同法》規(guī)定：當(dāng)事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當(dāng)?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對(duì)方造成損失，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會(huì)涉及當(dāng)事人的一些重要機(jī)密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對(duì)合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴(yán)格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)工作⑩。
5 結(jié)束語
在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強(qiáng)重視企業(yè)合同檔案管理，建立完善的管理機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)合同管理人員的效率意識(shí)和效益意識(shí)，才能有效提高企業(yè)經(jīng)驗(yàn)合同檔案的管理水平，最終提升企業(yè)業(yè)務(wù)糾紛法律抗風(fēng)險(xiǎn)能力。如果糾紛一旦發(fā)生，我們可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容和原始依據(jù)，依法維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，將企業(yè)發(fā)展壯大。
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合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。是與其他法律關(guān)系主體之間設(shè)立、變更、終止、民事權(quán)利關(guān)系的局面文件，包括合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形的表現(xiàn)所載內(nèi)容形式。合同管理是對(duì)企業(yè)各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎(chǔ)管理，合同管理也是企業(yè)管理的一個(gè)組成部分。
筆者針對(duì)一些問題，在實(shí)際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點(diǎn)一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對(duì)合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進(jìn)行了專題討論，并對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同承辦部門、貨物驗(yàn)收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責(zé)分工等問題作了進(jìn)一步明確，對(duì)合同簽訂程序進(jìn)行有序的結(jié)合，對(duì)合同立項(xiàng)、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時(shí)間跨度長(zhǎng)，這對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問題，采取實(shí)時(shí)跟蹤，避免“先改造后補(bǔ)簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對(duì)簽訂的合同，及時(shí)收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財(cái)務(wù)審計(jì)部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒ā８鶕?jù)國(guó)家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實(shí)際情況與特殊性的要求，對(duì)合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對(duì)利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，進(jìn)行鑒定、歸檔、利用等、一個(gè)年度內(nèi)按月份一個(gè)流水號(hào)。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進(jìn)行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號(hào)歸檔號(hào)-年度-月份-流水號(hào)，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強(qiáng)度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補(bǔ)充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時(shí)代，同時(shí)為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對(duì)本盒檔案材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、變更等情況進(jìn)行說明，對(duì)案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
關(guān)鍵詞：建設(shè)單位；合同；實(shí)施；管理
0 引言
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)和法治理念的建設(shè)，合同管理成為了建設(shè)施工項(xiàng)目的重要內(nèi)容。但是由于建設(shè)單位沒有在合同實(shí)施的過程中做好合同管理工作，導(dǎo)致施工進(jìn)程受到了影響。因此如何在在合同實(shí)施中做好合同管理工作成為了建設(shè)單位需要解決的問題。下面就此進(jìn)行討論分析。
1 建設(shè)單位合同管理概述
在建設(shè)單位的合同管理中，涉及的合同類別眾多，比如勘察合同、設(shè)計(jì)合同、咨詢合同、施工承包合同、供貨合同、總承包合同等。建設(shè)單位的合同管理，不僅包括對(duì)合同的談判、簽訂、履行、變更和解除等過程的控制和管理，還包括對(duì)所有合同進(jìn)行籌劃的過程。建設(shè)單位合同管理的具體工作包括：根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，確定設(shè)計(jì)任務(wù)委托模式和施工任務(wù)承包模式、選擇合同文本、確定合同計(jì)價(jià)方法和支付方法、合同履行過程的管理與控制、合同索賠等。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目往往由許多參與單位承擔(dān)不同的建設(shè)任務(wù)和管理任務(wù)，如勘察、設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備安裝、工程監(jiān)理、物資供應(yīng)、業(yè)主以及政府監(jiān)督管理部門，各個(gè)參與單位工作目標(biāo)不相同，相互的責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)關(guān)系需要建設(shè)單位通過合同管理來實(shí)現(xiàn)。建設(shè)單位支付合同價(jià)款，控制工程項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、投資，保證工程建設(shè)活動(dòng)順利進(jìn)行都離不開合同管理。有效的合同管理，是促進(jìn)參與工程建設(shè)各方全面履行合同約定的義務(wù)，確保按時(shí)、保質(zhì)、保量完成建設(shè)目標(biāo)的重要手段。
2 做好建設(shè)單位合同管理的總體思路
2.1 建立完善的合同管理制度體系
為加強(qiáng)對(duì)業(yè)主方合同管理，提高經(jīng)濟(jì)效益，結(jié)合公司實(shí)際，依據(jù)我國(guó)相關(guān)合同管理方面的法律法規(guī)，制定相應(yīng)的合同管理制度，促進(jìn)公司的正常運(yùn)行和優(yōu)化管理，應(yīng)該建立健全合同管理制度體系，通過制度來規(guī)范合同管理過程。合同管理制度，必須明確合同適用的范圍、合同談判負(fù)責(zé)人員、合同簽訂參與人員、合同內(nèi)容方面的要求、合同簽訂的工作程序、合同的檔案管理等多方面的內(nèi)容。合同適用范圍方面，必須明確公司哪些合同需要按照制度來執(zhí)行。合同談判負(fù)責(zé)人員方面，應(yīng)根據(jù)工程規(guī)模和類別，由不同部門專業(yè)負(fù)責(zé)人或者領(lǐng)導(dǎo)來負(fù)責(zé)談判，并嚴(yán)格執(zhí)行公司的監(jiān)督監(jiān)察程序。合同簽訂與參與人員方面，應(yīng)結(jié)合公司實(shí)際，建立相應(yīng)的招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組和紀(jì)檢監(jiān)察組，對(duì)整個(gè)合同簽訂進(jìn)行規(guī)范。在合同內(nèi)容方面，應(yīng)明確合同的主體及當(dāng)事人的名稱、地址，合同的形式，合同標(biāo)的，數(shù)量及質(zhì)量要求，履行期限、地點(diǎn)和方式，合同擔(dān)保及違約責(zé)任等。在合同內(nèi)容的審批審查方面，應(yīng)結(jié)合公司實(shí)際，明確經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、法律顧問、分管經(jīng)理等各自的職責(zé)范圍。合同簽訂的工作程序方面，明確合同簽訂應(yīng)該按照什么流程辦理，比如，由乙方先簽字蓋章，然后，交由合同經(jīng)辦人再辦理本公司的相關(guān)合同簽訂流程。合同檔案管理方面，要充分認(rèn)識(shí)到合同檔案管理的重要性，并建立相應(yīng)的制度，明確檔案管理主要責(zé)任人，通過對(duì)合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。
2.2 建立高素質(zhì)的合同管理隊(duì)伍
建設(shè)單位可能接觸到的合同，相對(duì)其他單位來說更為廣泛和全面，而單位的合同管理人員是合同的具體實(shí)施者，要切實(shí)提高合同管理水平，必須要求合同管理人員具備較高的素質(zhì)，建立一支具備高素質(zhì)的合同管理隊(duì)伍。具體說來：（1）合同管理人員應(yīng)具備較高的理論水平，應(yīng)掌握合同管理方面的法律法規(guī)，掌握公司合同管理方面的規(guī)章制度，掌握各類合同的特點(diǎn)。
（2）合同管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的合同談判能力，具備一定的合同風(fēng)險(xiǎn)防范能力。再次，合同管理人員應(yīng)具備一定的職業(yè)道德、廉潔奉公的精神。
（3）高素質(zhì)的合同管理隊(duì)伍，需要儲(chǔ)備優(yōu)秀的人才，管理部門要做好招聘、培訓(xùn)、激勵(lì)等各項(xiàng)工作，通過以上幾方面工作的開展，建立一支高素質(zhì)的合同管理隊(duì)伍。
3 通過過程控制做好合同管理工作
對(duì)于建設(shè)單位來說，合同相對(duì)較多，合同管理工作量大，如何從過程中做好管理顯得尤為重要。從合同簽訂過程來說，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面來開展工作。
3.1 做好合同簽訂前的準(zhǔn)備工作
在眾多的勘察、設(shè)計(jì)、施工、供貨、咨詢公司中，各個(gè)公司的實(shí)力、技術(shù)水平參差不齊，建設(shè)單位要通過招標(biāo)和談判簽訂一份較為理想的合同，對(duì)于節(jié)約成本、控制工期、確保質(zhì)量有著重要意義。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，就需要建設(shè)單位的管理者及合同管理相關(guān)工作人員，從項(xiàng)目決策、招標(biāo)開始，就要針對(duì)所招標(biāo)的項(xiàng)目進(jìn)行必要的論證，做好項(xiàng)目分析、評(píng)估、決策、合同預(yù)審等相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。通過預(yù)審來了解投標(biāo)方的一些基本情況，比如，投標(biāo)方的技術(shù)力量、設(shè)備裝備能力、企業(yè)資信、獲獎(jiǎng)榮譽(yù)以及社會(huì)評(píng)價(jià)情況等。對(duì)于項(xiàng)目較多的建設(shè)單位來說，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立有關(guān)資料的專門資料庫和信息網(wǎng)，并注意補(bǔ)充與完善，將一些具備相應(yīng)資質(zhì)、實(shí)力雄厚的單位納入建設(shè)單位的信息庫。
3.2 做好合同簽訂后的技術(shù)資料管理工作
建設(shè)單位作為合同的甲方應(yīng)做好合同風(fēng)險(xiǎn)管理。合同簽訂前，做好相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)分析和預(yù)測(cè)，并采取相應(yīng)的對(duì)策和計(jì)劃，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)種類及內(nèi)容進(jìn)行有效識(shí)別。合同簽訂后，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，必須嚴(yán)格履行合同規(guī)定的各項(xiàng)責(zé)任與義務(wù)，做好合同技術(shù)資料管理工作。合同文件和技術(shù)資料是合同管理的基本依據(jù)，因此應(yīng)建立和健全施工往來函件的簽收、發(fā)放登記制度。根據(jù)合同規(guī)定的工作范圍、技術(shù)規(guī)范、設(shè)計(jì)圖紙要求等，做好合同技術(shù)資料管理工作。
3.3 做好合同變更管理工作
作為建設(shè)單位，從投資估算、設(shè)計(jì)概算到施工圖預(yù)算、工程結(jié)算和竣工決算，一級(jí)控制一級(jí)，加之合同履約情況的不確定性，使工程的變更不可避免。因而建設(shè)單位必須重視工程變更，加強(qiáng)變更價(jià)款的管理。首先，在設(shè)計(jì)質(zhì)量上，嚴(yán)格把關(guān)，大力推行設(shè)計(jì)監(jiān)理制度，盡可能降低設(shè)計(jì)變更的數(shù)量；在項(xiàng)目發(fā)包階段，要由有編制資格的造價(jià)咨詢單位編制工程量清單，減少工程的計(jì)算偏差，減少因業(yè)主提供的工程量清單與施工圖紙不符造成的工程價(jià)款的變更；在施工合同履行階段，加強(qiáng)合同管理工作，按照國(guó)家公布的施工合同示范文本進(jìn)行合同管理工作，在有條件的地區(qū)和部門，也可以采用國(guó)際通用的FIDIC條款簽訂合同、管理合同?？傊?，要全方位加強(qiáng)管理，盡量減少工程價(jià)款的變更。在采購合同方面，因?yàn)椴少徑ㄔO(shè)工程合同簽訂后，仍存在原設(shè)計(jì)方案、材料、設(shè)備、施工環(huán)境等方面的不確定性，將可能發(fā)生工程合同變更，而工程變更又伴隨著合同價(jià)格和工期的調(diào)整。這既是合同雙方利益的焦點(diǎn)，也是采購建設(shè)工程合同管理中的難點(diǎn)。對(duì)建設(shè)單位來說，這帶來了挑戰(zhàn)，如果合同變更存在管理疏漏，極有可能會(huì)造成不必要的浪費(fèi)，使工期延誤，使自身利益受到損失。因而，對(duì)于建設(shè)單位來說，要采取積極的態(tài)度，在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，及時(shí)提出解決方案，盡可能防止變更，將造價(jià)的變動(dòng)控制在最小范圍內(nèi)。
4 結(jié)語
綜上所述，合同管理工作貫穿施工的全過程，是施工項(xiàng)目管理的重要組成部分，有效地進(jìn)行合同管理工作有著重要的意義。通過合同管理，不但可以更好地平衡施工項(xiàng)目，加快施工進(jìn)度，降低施工的成本，而且還可以協(xié)調(diào)各負(fù)責(zé)單位的關(guān)系，提高施工項(xiàng)目的質(zhì)量，為企業(yè)創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞:電力企業(yè);檢修項(xiàng)目;合同管理
一、電力企業(yè)設(shè)備檢修項(xiàng)目概述及合同管理特點(diǎn)
隨著技術(shù)不斷進(jìn)步，電力企業(yè)的設(shè)備參數(shù)、容量及復(fù)雜程度也隨之增大。為了設(shè)備的安全性和經(jīng)濟(jì)性，電力企業(yè)設(shè)備檢修工作成為企業(yè)重要的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作。電力企業(yè)檢修項(xiàng)目通常工期緊、專業(yè)性強(qiáng)、工程量大、合同標(biāo)的額大，同時(shí)合同的類別眾多，一般包括施工合同、設(shè)備采購合同、承攬合同、技術(shù)服務(wù)合同、工程總包合同、監(jiān)理合同。相對(duì)于電力企業(yè)其他合同，檢修項(xiàng)目合同往往更加復(fù)雜，這也對(duì)合同管理工作提出了更高的要求，需要企業(yè)各部門協(xié)作完成。
二、電力企業(yè)設(shè)備檢修項(xiàng)目合同需注意的風(fēng)險(xiǎn)
(一)合同簽約前需注意的風(fēng)險(xiǎn)
電力企業(yè)設(shè)備檢修項(xiàng)目按照法律法規(guī)要求需要項(xiàng)目承包人具有相應(yīng)的工程承包資質(zhì)、電力承裝、承試資質(zhì)和特種設(shè)備維修和改造資質(zhì)。在合同簽訂前，合同承辦部門就需要對(duì)合同相對(duì)方主體進(jìn)行審查，確保其有相應(yīng)的資格、資質(zhì)和業(yè)績(jī)。按照法律規(guī)定，非法定代表人簽署合同必須持有授權(quán)委托書，否則合同效力待定。合同承辦部門應(yīng)嚴(yán)格審查合同相對(duì)方簽約人員是否有權(quán)代表其企業(yè)，同時(shí)所持有的授權(quán)書記載事項(xiàng)是否具體有效。為防范風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，電力企業(yè)設(shè)備檢修項(xiàng)目合同應(yīng)使用書面形式不允許使用口頭合同，合同蓋章生效后方可執(zhí)行合同內(nèi)容。
(二)合同履行中需注意的風(fēng)險(xiǎn)
在項(xiàng)目承包領(lǐng)域，工程項(xiàng)目違法分包、轉(zhuǎn)包會(huì)給企業(yè)帶來極大的隱患。在合同履行期間，合同承辦部門應(yīng)嚴(yán)格審查項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等關(guān)鍵人員是否與合同中的約定一致，杜絕違法分包、轉(zhuǎn)包的現(xiàn)象出現(xiàn)。電力企業(yè)設(shè)備檢修項(xiàng)目在合同履行中往往會(huì)出現(xiàn)工程量變更等情況。當(dāng)合同履行過程中合同需變更的，合同各方應(yīng)簽訂書面的補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)當(dāng)由合同承辦部門提請(qǐng)新的合同審批程序進(jìn)行審核。經(jīng)招標(biāo)、投標(biāo)確定的合同，合同承辦部門不得隨意對(duì)合同變更。
(三)合同糾紛及履行完畢后需注意的風(fēng)險(xiǎn)
當(dāng)合同糾紛產(chǎn)生后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)匯報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)人員。企業(yè)應(yīng)成立糾紛解決小組，討論糾紛解決方案，同時(shí)收集合同履行中相關(guān)證據(jù)，固定對(duì)方違約證據(jù)。在糾紛解決前，合同承辦部門送達(dá)到對(duì)方的書面材料均需要法務(wù)部門審核，同時(shí)向?qū)Ψ礁犊罴捌渌男泻贤男袨橐残枰匆筮M(jìn)行審批方可進(jìn)行。電力企業(yè)設(shè)備檢修項(xiàng)目在合同履行完畢后，合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并將合同原件及相關(guān)材料及時(shí)送檔案室保管。
三、電力企業(yè)設(shè)備檢修項(xiàng)目合同管理的建議
(一)制定合同專項(xiàng)規(guī)章制度
基于電力企業(yè)設(shè)備檢修項(xiàng)目合同的特殊性，各企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況制訂《電力企業(yè)設(shè)備檢修項(xiàng)目合同管理辦法》，針對(duì)設(shè)備檢修項(xiàng)目合同的特點(diǎn)及易發(fā)生的問題制定有效的規(guī)章制度進(jìn)行約束，使合同管理做到有規(guī)可循。同時(shí)企業(yè)在制定合同管理制度時(shí)應(yīng)保證規(guī)章制度條款的合法、合規(guī)。
(二)加強(qiáng)合同印章管理
電力企業(yè)應(yīng)重視合同專用章的管理，企業(yè)的合同專用章應(yīng)由專人保管，兩人操作，一人蓋章，一人監(jiān)督，并且存放合同專用章的保險(xiǎn)箱鑰匙和密碼兩人分開管理。印章管理人員在用印之前，必須有經(jīng)過各部門對(duì)合同審核會(huì)簽同意意見方可用印蓋章。企業(yè)要建立合同印章臺(tái)賬制度，同時(shí)杜絕人情用章，堅(jiān)持合規(guī)操作，保證合同專用章的正常使用和安全。
(三)提高合同檔案管理水平
合同承辦人員要及時(shí)將設(shè)備檢修項(xiàng)目合同和執(zhí)行上述合同相關(guān)文件資料原件進(jìn)行收集整理后及時(shí)歸檔保存。企業(yè)檔案部門要加強(qiáng)檔案移交管理、歸檔管理、檔案借閱管理和檔案保密管理，最大限度防范和減少風(fēng)險(xiǎn)，更好的為企業(yè)服務(wù)。
(四)開展合同后評(píng)價(jià)工作
設(shè)備檢修項(xiàng)目結(jié)束后，電力企業(yè)應(yīng)定期對(duì)合同開展后評(píng)價(jià)工作。企業(yè)可以組織內(nèi)部專家或中介機(jī)構(gòu)針對(duì)項(xiàng)目中合同管理出現(xiàn)的問題進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并形成后評(píng)價(jià)報(bào)告，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，防范風(fēng)險(xiǎn)、堵塞漏洞，全面提升檢修項(xiàng)目合同工作的綜合管理水平。
四、結(jié)語
綜上所述，電力企業(yè)應(yīng)對(duì)設(shè)備檢修項(xiàng)目合同管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都要充分重視，保障企業(yè)合法權(quán)益。全面的、系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的合同管理才能防范合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，增強(qiáng)企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，提高電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
［參考文獻(xiàn)］
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關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；支出合同；信息化管理
中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2015）017-000-01
隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化和近年來事業(yè)單位的改革，紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)加大了事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的檢查。事業(yè)單位對(duì)自身經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的管理顯得尤其重要。合同支出即是事業(yè)單位較大資金支出的有效依據(jù)，利用信息系統(tǒng)把控住合同關(guān)鍵環(huán)節(jié)，控制好合同支出，就是較大層度上管理好事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。本文將分析事業(yè)單位支出合同存在的風(fēng)險(xiǎn)，并引入信息系統(tǒng)，有針對(duì)性地提出解決措施。
一、事業(yè)單位支出合同存在的風(fēng)險(xiǎn)
事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同管理，建立健全合同管理內(nèi)控制度，合理設(shè)立合同管理崗位，形成財(cái)務(wù)部門和合同管理部門溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同管理和預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合。目前，事業(yè)單位主要存在以下三方面的風(fēng)險(xiǎn)：
（一）事業(yè)單位對(duì)合同對(duì)方的資格審查不嚴(yán)，對(duì)方是否具有能力和資格未審查，可能造成對(duì)方違約，引起經(jīng)濟(jì)損失。
（二）經(jīng)濟(jì)合同管理沒有專門的審批程序，專門的人員管理、未歸口專門的部門統(tǒng)籌。目前，事業(yè)單位涉及到的支出合同往往是相關(guān)部門和單位負(fù)責(zé)人直接溝通，就簽訂了合同，未履行相應(yīng)的審查程序和后續(xù)管理，無財(cái)務(wù)、專業(yè)技術(shù)人員、法律人員等參與。
（三）合同簽訂后，沒有對(duì)應(yīng)合同臺(tái)帳登記，付款的金額沒有仔細(xì)核對(duì)，存在多付款的風(fēng)險(xiǎn)。付款完畢的合同，沒有妥善保管合同檔案，存在合同原件遺失的風(fēng)險(xiǎn)。
二、引入信息系統(tǒng)，加強(qiáng)事業(yè)單位支出合同管理
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，設(shè)立相應(yīng)合同制度
事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視層度直接和單位業(yè)務(wù)流程的操作流程緊密相關(guān)，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)意識(shí)到合同管理、財(cái)務(wù)審計(jì)檢查，就是支出合同過程檢查、檔案檢查，應(yīng)該大力加強(qiáng)合同制度化的建設(shè)。設(shè)立合同經(jīng)辦人制度、合同審核審批制度、合同建黨存檔制度、合同履行考核制度、合同內(nèi)容保密制度等相應(yīng)的規(guī)章制度，讓合同簽訂前和簽訂后的流程有章可循、責(zé)任到人。
（二）合同簽訂前，形成五級(jí)審核的信息系統(tǒng)
合同簽訂前，需要經(jīng)辦人員進(jìn)行合同的調(diào)查，充分了解合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況，專業(yè)性強(qiáng)的合同，需要專業(yè)技術(shù)人員的審核，同時(shí)需要法律、財(cái)務(wù)部門的一同會(huì)審，再由領(lǐng)導(dǎo)審批。
引入信息系統(tǒng)，形成五級(jí)審核流程（見下圖），把這個(gè)流程銜接進(jìn)入日常辦公系統(tǒng)，上一流程完成后，才能進(jìn)入下一流程，不能跳級(jí)完成，有效避免了無資格審查，無財(cái)務(wù)、專業(yè)技術(shù)、法律人員等參與的情況。
五級(jí)審核信息系統(tǒng)流程圖：
【辦人員調(diào)查和明確合同的關(guān)鍵內(nèi)容 ⒓際踝ㄒ等嗽鄙蠛思際醴矯婀丶內(nèi)容 7律專業(yè)人員審核法律方面關(guān)鍵條款 げ莆袢嗽鄙蠛瞬莆窀犢罘矯嫣跫 チ斕幾據(jù)權(quán)限審批簽訂合同。
合同簽訂前的五級(jí)控制是整個(gè)支出合同關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制的重中之重，把握住合同簽訂的“前口”，就把握住合同風(fēng)險(xiǎn)控制的“咽喉”。
（三）合同履行階段，引入信息系統(tǒng)二級(jí)復(fù)核臺(tái)帳把關(guān)
合同簽訂后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同內(nèi)容的付款條件，照章辦事。按照已付款、未付款等情況，對(duì)每個(gè)合同進(jìn)行編號(hào)，設(shè)立臺(tái)帳管理，登記審核每個(gè)合同每次付款情況和金額。引入信息系統(tǒng)（見下圖），形成財(cái)務(wù)內(nèi)部二級(jí)復(fù)核、財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)雙方對(duì)賬復(fù)核的臺(tái)帳管理制度。信息系統(tǒng)的二級(jí)復(fù)核，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門未完成2個(gè)步驟將不能作為財(cái)務(wù)支付的依據(jù)，有效避免付款條件的未核實(shí)和未監(jiān)督的情況、對(duì)合同付款金額數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。
二級(jí)復(fù)核信息系統(tǒng)流程圖：
〔莆衲誆慷級(jí)復(fù)核：
合同履行階段，出現(xiàn)需要變更和解除合同的情況，需要按照合同簽訂的五級(jí)審核、二級(jí)復(fù)核信息系統(tǒng)進(jìn)行重新簽訂，完成付款流程。
（四）合同執(zhí)行完畢后，規(guī)范檔案管理和后續(xù)管理
設(shè)立專門的部門對(duì)合同進(jìn)行管理存檔，引入信息系統(tǒng)，將合同進(jìn)行編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、分類、歸檔，同時(shí)登記合同執(zhí)行、變更等情況并形成電子檔案。對(duì)簽訂前的詢價(jià)、招投標(biāo)等資料連同合同原價(jià)，按照檔案管理辦法進(jìn)行檔案管理。財(cái)務(wù)部門還應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及的合同，視同賬務(wù)處理的依據(jù)，按照財(cái)務(wù)憑證保管年限進(jìn)行存檔管理。
合同后續(xù)管理還應(yīng)包括二方面工作。一是對(duì)合同信息安全保密工作，要求工作人員不能隨意泄漏國(guó)家、商業(yè)和工作秘密；二是對(duì)合同關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制人員、信息系統(tǒng)人員進(jìn)行績(jī)效考核，涉及簽訂合同的經(jīng)辦人員和付款人員，造成單位經(jīng)濟(jì)利益受損的情況應(yīng)扣除相應(yīng)績(jī)效工資。
三、結(jié)語
引入信息系統(tǒng)對(duì)“簽訂合同、合同付款”等流程進(jìn)行了程序化管理，信息系統(tǒng)的開發(fā)需根據(jù)每個(gè)單位的實(shí)際情況，結(jié)合“內(nèi)部控制”的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)合同管理的流程就是理順單位費(fèi)用支出的流程。把控住事業(yè)單位費(fèi)用支出信息化建設(shè)，就能建立健全合同管理的內(nèi)部控制制度，把控住執(zhí)行合同的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)合同環(huán)節(jié)的全過程管理，有效防范經(jīng)濟(jì)合同存在的風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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（一）企業(yè)法律顧問在合同管理中的主要工作
根據(jù)多年來我國(guó)企業(yè)的合同管理實(shí)踐，一個(gè)企業(yè)的合同管理工作主要包括建立健全合同管理規(guī)章制度、加強(qiáng)合同授權(quán)和審核管理、妥善保管合同專用章和檔案、推行標(biāo)準(zhǔn)合同文本和實(shí)現(xiàn)合同管理信息化等工作。企業(yè)法律顧問在合同管理中主要工作：
1．制定合同管理總體規(guī)劃企業(yè)合同管理規(guī)劃是企業(yè)合同管理的頂層設(shè)計(jì)，具有指導(dǎo)性、方向性和前瞻性。企業(yè)法律顧問通過深入細(xì)致的調(diào)查研究，準(zhǔn)確把握企業(yè)合同管理發(fā)展的方向和現(xiàn)狀，充分利用自己的專業(yè)法律知識(shí)，提出本企業(yè)合同管理總體規(guī)劃方案，供領(lǐng)導(dǎo)研究決策。
2．建立健全合同管理規(guī)章制度建立健全合同管理規(guī)章制度是企業(yè)法律顧問的一項(xiàng)重要工作。企業(yè)法律顧問應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，制定切實(shí)可行的合同管理制度，主要包括合同歸口管理制度、合同分類分項(xiàng)管理制度、合同管理人員資格制度、合同授權(quán)委托制度、合同審查制度、合同會(huì)簽和審批制度、合同專用章管理制度、合同監(jiān)督檢查制度、合同糾紛調(diào)處制度、合同臺(tái)帳及統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度、合同歸檔制度、合同管理考核與獎(jiǎng)懲制度等。對(duì)已有的不適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì)以及本企業(yè)的實(shí)際情況規(guī)章制度也應(yīng)在實(shí)踐中不斷的修訂完善，使企業(yè)的合同管理工作有章可循，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。
3．參與重大合同的談判、起草工作合同談判是簽訂合同的前奏。談判不僅關(guān)系到雙方的利益，也關(guān)系到合同的履行，談判的結(jié)果直接決定了合同條文的具體內(nèi)容。合同的起草則是合同雙方設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議草擬和定稿的過程。起草合同是訂立和履行合同，設(shè)立、變更終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的基礎(chǔ)和先決條件。由于合同特別是重大合同的談判和起草涉及諸多法律問題，需要企業(yè)法律顧問主導(dǎo)或參與。企業(yè)法律顧問按照本單位規(guī)章制度的要求，全程參與企業(yè)重大合同的談判與起草，充分運(yùn)用法律規(guī)定促進(jìn)雙方達(dá)成協(xié)議，嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，為企業(yè)謀取經(jīng)濟(jì)利益。
4．審查合同、防范風(fēng)險(xiǎn)日常合同管理中，除了少部分重要合同需要企業(yè)法律顧問親自起草外，大部分合同則需要企業(yè)法律顧問進(jìn)行審核把關(guān)。合同審查會(huì)簽是合同管理工作的重要內(nèi)容，是企業(yè)法律顧問的重要職責(zé)。企業(yè)法律顧問在合同審查中的主要工作主要是對(duì)合同的合法性、可行性以及周密性進(jìn)行審核。通過合同審核，起到法律把關(guān)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估以及事先預(yù)防的作用。
5．指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查企業(yè)各類合同簽訂和履行情況企業(yè)法律顧問履行合同管理職能不僅體現(xiàn)在合同起草、審核、參與談判等環(huán)節(jié)，而是貫穿合同履行的全過程，要指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門簽訂合法、有效、有利于合同目的實(shí)現(xiàn)的合同，并動(dòng)態(tài)跟蹤合同履行情況，及時(shí)提供必要的指導(dǎo)，要與財(cái)務(wù)、審計(jì)及有關(guān)部門積極配合，定期開展合同簽訂、履行情況的檢查，督促有關(guān)部門做好合同簽訂和履行工作。
6．參與合同的重大決策企業(yè)合同的重大決策是企業(yè)針對(duì)涉及合同內(nèi)容的重大問題，按照規(guī)定的權(quán)限和程序所進(jìn)行的決策。企業(yè)法律顧問參與企業(yè)合同的重大決策主要是保證決策的合法性和可行性。
7．組織合同法律培訓(xùn)合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。企業(yè)法律顧問組織開展有針對(duì)性的合同法律培訓(xùn)工作，使合同管理鏈條中的各個(gè)環(huán)節(jié)的人員都能了解并熟練掌握合同法律相關(guān)知識(shí)，提高合同法律意識(shí)和素質(zhì)，有利于貫徹落實(shí)企業(yè)合同的依法管理，同時(shí)也為企業(yè)法律顧問履行管理職責(zé)奠定很好的工作基礎(chǔ)。
8．建立健全合同臺(tái)帳、檔案切實(shí)做好合同臺(tái)帳、檔案的管理工作對(duì)于及時(shí)掌握合同履行情況，實(shí)行計(jì)劃動(dòng)態(tài)管理具有重要意義。企業(yè)法律顧問除了建立健全與合同相應(yīng)的合同管理臺(tái)賬及統(tǒng)計(jì)報(bào)表，還要對(duì)起草和審查的合同逐個(gè)建立檔案，與合同有關(guān)的文書、電報(bào)和圖表及法律顧問的法律意見書也同時(shí)歸檔。
9．對(duì)本企業(yè)合同專用章、法人授權(quán)委托書和空白合同進(jìn)行管理加強(qiáng)對(duì)合同專用章、法人授權(quán)委托書以及空白合同等的管理，是防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)法律顧問制定相應(yīng)的規(guī)章制度并保證嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，為企業(yè)把好防范風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)口。
10．參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟活動(dòng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，企業(yè)法律顧問及時(shí)提出解決的辦法，直接或協(xié)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行處理，參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟活動(dòng)，并對(duì)糾紛解決情況進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)損害企業(yè)合法權(quán)益的行為，及時(shí)加以糾正和制止。
11．調(diào)查研究，及時(shí)總結(jié)企業(yè)法律顧問定期對(duì)本企業(yè)合同簽訂、履行情況進(jìn)行調(diào)查研究、統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)，向領(lǐng)導(dǎo)提出加強(qiáng)合同管理的意見和建議，同時(shí)通過總結(jié)積累經(jīng)驗(yàn)，如日后發(fā)現(xiàn)類似問題，可以及時(shí)對(duì)癥下藥。
（三）企業(yè)法律顧問在合同管理中的地位合同管理是一項(xiàng)法律專業(yè)性很強(qiáng)的工作，企業(yè)法律顧問在合同管理中居于重要地位，起主要作用。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是由于合同本身的特征，決定了合同管理工作不是簡(jiǎn)單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，涉及大量的法律專業(yè)問題，是其他部門的人員所不能勝任的。二是由于合同管理大都采取的是由企業(yè)法律顧問所在的部門即企業(yè)法律顧問部門或者法律事務(wù)部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門、各單位分口管理的模式。法律顧問所在的部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，專門承擔(dān)企業(yè)合同管理工作的職能，是企業(yè)規(guī)范合同管理、依法經(jīng)營(yíng)的重要組織保障，具有其他職能部門不可替代的作用。三是如果合同管理工作是由其他職能或者業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，也需要企業(yè)法律顧問從合同審查、人員培訓(xùn)、管理制度的起草審核以及合同糾紛的處理解決等方面協(xié)助配合。
冶金地質(zhì)企業(yè)加強(qiáng)企業(yè)法律顧問合同管理職能的必要性
隨著我國(guó)社會(huì)主義法制建設(shè)的逐步推進(jìn)，越來越多的冶金地質(zhì)企業(yè)都已深刻認(rèn)識(shí)到合同管理在企業(yè)管理中的重要性，由法律事務(wù)機(jī)構(gòu)作為合同的歸口管理部門更有利于合同管理工作的開展的觀點(diǎn)也開始被大多數(shù)企業(yè)所認(rèn)同并逐漸采納。近幾年來，一部分冶金地質(zhì)企業(yè)已經(jīng)開始逐漸加強(qiáng)企業(yè)法律顧問制度的建設(shè)，設(shè)置專職企業(yè)法律顧問負(fù)責(zé)合同管理，取得了一定的成果。但仍有大部分企業(yè)未認(rèn)識(shí)到企業(yè)法律顧問對(duì)企業(yè)合同管理的重要作用，至今尚未建立健全企業(yè)法律顧問制度，未配備法律顧問人員、未將法律事務(wù)機(jī)構(gòu)作為合同歸口管理部門。有的企業(yè)雖然設(shè)立了法律顧問機(jī)構(gòu)，但沒有全過程介入合同項(xiàng)目的審查、決策、論證等重大經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，造成企業(yè)重大決策缺少法律審查環(huán)節(jié)。有的企業(yè)缺少專職法律顧問工作人員，兼職較多，且素質(zhì)參差不齊，處理疑難糾紛和預(yù)防法律風(fēng)險(xiǎn)的能力相對(duì)較弱，沒有起到法律顧問應(yīng)有的作用。
冶金地質(zhì)企業(yè)與大部分的國(guó)有企業(yè)一樣，由于長(zhǎng)期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，企業(yè)市場(chǎng)意識(shí)、法律意識(shí)以及契約意識(shí)不強(qiáng)，合同管理不夠規(guī)范，企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)控制乏力。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的進(jìn)一步深化，冶金地質(zhì)企業(yè)面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)越來越大，為有效預(yù)防、減少合同風(fēng)險(xiǎn)，冶金地質(zhì)企業(yè)迫切需要加強(qiáng)法律顧問合同管理職能，規(guī)范法律顧問工作程序，提高法律顧問的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)合同管理，防范合同陷阱，預(yù)防、減少企業(yè)法律和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
1.有利于保證合同的合法性合同是企業(yè)對(duì)外交往、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要載體，是重要的法律文件。合同的訂立、履行、變更、終止過程中存在大量的法律因素，只有具備法律專業(yè)知識(shí)和企業(yè)法律事務(wù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)法律顧問才能充分注意到其中的關(guān)鍵和要害，因此，由企業(yè)法律顧問負(fù)責(zé)合同管理是保證合同合法、有效的必要條件。
2.有利于提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化企業(yè)法律顧問在合同參與及管理過程中，通過制定完善的合同管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理法制化，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平。同時(shí)企業(yè)法律顧問在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中能夠充分利用相關(guān)的法律法規(guī)，規(guī)避合同法律風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)謀取最大利益。
3.有利于防范合同風(fēng)險(xiǎn)合同是一種經(jīng)濟(jì)行為，法律介入合同事務(wù)只是為這種經(jīng)濟(jì)行為控制法律風(fēng)險(xiǎn)。合同法律風(fēng)險(xiǎn)既有因違法帶來的顛覆性的損害，也有因合同無效而帶來的合同目的落空，更多的是因合同表述不利而帶來的合同陷阱，這些不利因素的識(shí)別與避免需要具有專業(yè)法律知識(shí)、豐富從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)法律顧問的參與，方能防范和化解合同風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)法律顧問負(fù)責(zé)合同管理有利于防范合同風(fēng)險(xiǎn)。
4.管理有利于合同糾紛的解決企業(yè)法律顧問全程參與、統(tǒng)一管理合同有利于合同糾紛的解決不僅體現(xiàn)在爭(zhēng)議和糾紛發(fā)生時(shí)，企業(yè)法律顧問能夠及時(shí)有效的企業(yè)處理合同爭(zhēng)議或糾紛，運(yùn)用專業(yè)法律知識(shí)最大化的為企業(yè)爭(zhēng)取合法權(quán)益。