時(shí)間：2023-10-10 15:58:54
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關(guān)鍵詞： 電子檔案； 傳統(tǒng)檔案； 管理
中圖分類號(hào)： G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1009-8631（2012）10-0041-01
電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對(duì)電子的內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢(shì)必埋下安全隱患，同時(shí)，還可對(duì)電子文件進(jìn)行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對(duì)比度等等，造成“原件”識(shí)別困難。相比之下，相對(duì)紙質(zhì)文件內(nèi)容進(jìn)行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質(zhì)文件一旦形成原件中所含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開(kāi)始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過(guò)程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。
電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實(shí)時(shí)記錄功能，隨時(shí)將需要保留的信息記錄下來(lái)。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。對(duì)于收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能記錄有關(guān)信息，對(duì)于以存儲(chǔ)載體方式進(jìn)行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已經(jīng)總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因次，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值“的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：
一、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件可以在文件辦理完畢后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期內(nèi)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負(fù)荷電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性，保證電子文件的法律憑證地位。
三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異
電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)的發(fā)展文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接受到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行合適轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。
四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同
因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件相應(yīng)的分類號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄方式，中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子文件檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開(kāi)發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，是人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)，提高單位電子檔案管理水平勢(shì)在必行，本人認(rèn)為還應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
（1）從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手。
（2）嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。
（3）健全電子文件的檢查審核制度。
（4）規(guī)范公文制作和控制程序。
（5）加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理。
【關(guān)鍵詞】電子檔案管理系統(tǒng)；流程管理；應(yīng)用
在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的系統(tǒng)工作。在傳統(tǒng)檔案管理中，一般都是采用紙質(zhì)檔案與人工管理這兩種方式。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用，電子檔案大量使用與其復(fù)雜性也同時(shí)增加，以往的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)的需求。由于電子信息技術(shù)的快速發(fā)展和大量的電子文件的產(chǎn)生使用、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、移交等等，于是，在電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，流程管理得到了普遍重視與應(yīng)用，并且取得了很好的效果。
一、電子檔案管理系統(tǒng)中存在的問(wèn)題及解決措施
（一）問(wèn)題。在電子檔案管理系統(tǒng)中，主要存在以下問(wèn)題：一是安全性問(wèn)題。檔案信息安全性指得就是信息載體安全性與傳輸安全性。電子檔案載體主要為光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等，其種類多且較為復(fù)雜，由于電子文件的生成、流轉(zhuǎn)與利用都會(huì)受到硬軟件和網(wǎng)絡(luò)等構(gòu)成的技術(shù)系統(tǒng)及數(shù)字環(huán)境的制約，這使得電子文件數(shù)字信息難以維持永久存取，導(dǎo)致電子文件性能不穩(wěn)定，容易出現(xiàn)失真的情況。同時(shí)對(duì)環(huán)境濕度、溫度、防磁等條件的要求也非常高，容易被破壞，導(dǎo)致載體不安全。而傳輸安全性主要為網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)黑客與計(jì)算機(jī)病毒是影響傳輸安全的主要因素。此外，電子文件非常容易被篡改，并且毫無(wú)痕跡，導(dǎo)致數(shù)字信息失真。二是電子文件的可識(shí)讀性問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，電子檔案載體是依賴系統(tǒng)，借助計(jì)算機(jī)來(lái)完成操作利用，因此不能從載體外表去判定正常與否，極易受整個(gè)系統(tǒng)環(huán)境等因素的影響，導(dǎo)致儲(chǔ)存信息無(wú)法識(shí)讀，因此影響了檔案的有效利用。
（二）措施。針對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)問(wèn)題而言，主要可以采取以下措施：一是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。在查閱利用檔案的過(guò)程中，設(shè)置通過(guò)驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令等權(quán)限限制訪問(wèn)與閱讀，按照國(guó)家相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全定級(jí)規(guī)定對(duì)檔案館（室）的數(shù)字檔案信息利用平臺(tái)進(jìn)行安全保護(hù)，并對(duì)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，以此提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。同時(shí)，安裝較為先進(jìn)的防火墻、防毒殺毒軟件等，以此避免計(jì)算機(jī)黑客、病毒的惡意攻擊入侵，確保檔案信息安全。二是強(qiáng)調(diào)檔案?jìng)浞?。檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)重要檔案及電子文件實(shí)行異地和異質(zhì)備份，確保電子文件的長(zhǎng)期可讀和檔案信息資源的絕對(duì)安全，異地備份應(yīng)選擇地理距離相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶地方為宜；異質(zhì)備份應(yīng)做好靜電復(fù)印、翻拍、數(shù)字化、縮微、仿真復(fù)制等工作，以確保檔案信息資源安全。在登記備份的要求上應(yīng)實(shí)行三套式，以滿足保存、備份和日常使用。
二、流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用
（一）流程管理概念。美國(guó)管理學(xué)家MichaelHammer指出：流程就是將一個(gè)或者多個(gè)輸入轉(zhuǎn)變成對(duì)用戶有價(jià)值的輸出活動(dòng)；而達(dá)文波特教授認(rèn)為：流程就是一系列結(jié)構(gòu)化的可測(cè)量活動(dòng)的集合，并且為特定市場(chǎng)或者與用戶提供特定輸出。由此可以看出，兩人均認(rèn)為：流程是以用戶（人）為導(dǎo)向（本），并且在輸出過(guò)程中重視體現(xiàn)用戶（人）價(jià)值。在某種程度上而言，流程主要包括六個(gè)要素：輸入資源、活動(dòng)、結(jié)構(gòu)、輸出結(jié)果、用戶、價(jià)值。
（二）流程管理應(yīng)用。在電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)規(guī)劃與建設(shè)實(shí)施引入流程管理，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，即工程龐大、環(huán)節(jié)眾多、復(fù)雜、涉及面廣。所以，在設(shè)計(jì)與實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，一定要重視流程管理的運(yùn)用。首先，在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)以改善傳統(tǒng)檔案館業(yè)務(wù)流程為新導(dǎo)向。在建設(shè)數(shù)字檔案館的時(shí)候，主要包括三個(gè)方面，即收集電子文件與檔案資源的數(shù)字信息、傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理、整合與開(kāi)發(fā)利用檔案數(shù)字資源。一般而言，電子檔案管理系統(tǒng)擔(dān)負(fù)著管理任務(wù)，需要在建設(shè)過(guò)程中強(qiáng)化以檔案需求者的利用為核心理念，以此保證電子檔案管理系統(tǒng)的有序建設(shè)。不管是數(shù)字信息收集，數(shù)字化處理，還是資源整合利用，都是圍繞檔案利用者的實(shí)際需求進(jìn)行，貫徹落實(shí)以人為本的原則，強(qiáng)化檔案利用者需求的導(dǎo)向作用。新的需求導(dǎo)向必然會(huì)沖擊傳統(tǒng)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，對(duì)原有工作職責(zé)與形式提出更全面、更高的要求。所以，需要合理調(diào)整原有業(yè)務(wù)流程，對(duì)工作流程中的業(yè)務(wù)關(guān)系加以梳理，以此實(shí)現(xiàn)和改進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的目標(biāo)，規(guī)范檔案信息資源建設(shè)。其次，流程管理可以顯著降低建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，減少建設(shè)成本。
在建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵照有關(guān)國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案資源數(shù)字化與信息資源安全儲(chǔ)存，以此實(shí)現(xiàn)流程管理控制與電子檔案價(jià)值鑒定的有效性，否則就會(huì)出現(xiàn)電子檔案失真、系統(tǒng)安全等風(fēng)險(xiǎn)，影響電子檔案管理系統(tǒng)作用的發(fā)揮。除此之外，在建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，實(shí)行前端控制，通過(guò)流程管理的引入，使每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理成為不可或缺的統(tǒng)一程序，并且盡量減少管理流程環(huán)節(jié)，提高管理效能，最大限度地降低建設(shè)成本?；诹鞒坦芾砝碚?，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)模型予以設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)模型中，首先收集與選擇要納入管理序列的檔案種類、范圍、內(nèi)容、歸檔時(shí)間等信息，并錄入系統(tǒng)，自動(dòng)根據(jù)歸檔日期予以分析，對(duì)信息是否需要?dú)w檔、保管多長(zhǎng)時(shí)間等予以初步確定；之后由檔案管理科室牽頭，組建專家鑒定小組，鑒定信息來(lái)源，確定不可公布或有限制的文件、檔案，列出清單予以報(bào)備審批。在審核通過(guò)之后，編制數(shù)字化檔案；然后對(duì)檔案予以檢索設(shè)置，并且充分考慮其訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置；最后，重視檔案的存儲(chǔ)與更新，并且進(jìn)行合理的備份，確保檔案的安全、準(zhǔn)確，提高檔案利用率。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，隨著電子檔案的產(chǎn)生與日益增加，為檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。并且隨著電子檔案的應(yīng)用與推廣，有效提高了檔案管理的效率與利用率。為此，在建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，為了確保系統(tǒng)的安全、有效，一定要重視流程管理的應(yīng)用，從而充分發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]潘志立.流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用研究[D].中南大學(xué),2013.
[2]楊穎琦.供電企業(yè)培訓(xùn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、流程管理[J].中國(guó)電力教育,2013(33):161-162.
論文摘要:為了更有效防止文件的非法訪問(wèn)和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。以犯罪行為心里學(xué)為理論指導(dǎo)，以安全事件過(guò)程管理為主線，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防、事中控制、事后審計(jì)的安全管理。
現(xiàn)在大家談?wù)摰叫畔踩?，首先想到的就是病毒、黑客入侵，在媒體的宣傳下，病毒、黑客已經(jīng)成為危害信息安全的罪魁禍?zhǔn)?。然而，?duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)造成重大破壞的往往不是病毒、黑客，而是組織內(nèi)部人員有意或無(wú)意對(duì)信息的窺探或竊取。從技術(shù)上來(lái)講，內(nèi)部人員更易獲取信息，因?yàn)閮?nèi)部人員可以很容易地辨識(shí)信息存儲(chǔ)地，且無(wú)需擁有精深的IT知識(shí)，只要會(huì)操作計(jì)算機(jī)，就可以輕易地獲取自己想要得資料，相對(duì)而言，黑客從外部竊取資料就比較困難，首先，他們要突破防火墻等重重關(guān)卡，然后，還要辨別哪些是他們想要的信息。
FBI和CSI對(duì)484家公司進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)安全專項(xiàng)調(diào)查，調(diào)查結(jié)果顯示:超過(guò)85%的安全威脅來(lái)自單位內(nèi)部，其中16%來(lái)自內(nèi)部未授權(quán)的存取， 14%來(lái)自專利信息被竊取， 12%來(lái)自內(nèi)部人員的欺騙，只有5%是來(lái)自黑客的攻擊;在損失金額上，由內(nèi)部人員泄密導(dǎo)致的損失高達(dá)60，565，000美元，是黑客所造成損失的16倍，病毒所造成損失的12倍。這組數(shù)據(jù)充分說(shuō)明了內(nèi)部人員泄密的嚴(yán)重危害，同時(shí)也提醒國(guó)內(nèi)組織應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部安全建設(shè)。
1 電子文檔泄密途徑主要有以下幾點(diǎn)
1)通過(guò)軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器、光盤(pán)驅(qū)動(dòng)器、光盤(pán)刻錄機(jī)、磁帶驅(qū)動(dòng)器等存儲(chǔ)設(shè)備泄密;
2)通過(guò)COM、LPT端口、調(diào)制解調(diào)器、USB存儲(chǔ)設(shè)備、1394、紅外線等通訊設(shè)備泄密;
3)通過(guò)郵件、FTP等互聯(lián)網(wǎng)方式 泄密;
4)接入新的通訊或存儲(chǔ)設(shè)備，如:硬盤(pán);
5)通過(guò)添加打印機(jī)、使用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)將資料打印后帶出;
6)通過(guò)便攜式電腦進(jìn)入局域網(wǎng)竊取信息，帶離單位;
7)隨意將文件設(shè)成共享，導(dǎo)致不相關(guān)人員獲取資料;
8)將自己的筆記本電腦帶到單位，連上局域網(wǎng)，竊取資料。
此外，還有很多其他途徑可以被別有用心的內(nèi)部人員利用以竊取資料。
2 傳統(tǒng)解決方案的弊端
傳統(tǒng)方案一:“我們已經(jīng)部署了防火墻或?qū)＞W(wǎng)”
防火墻或?qū)＞W(wǎng)可以防止外部人員非法訪問(wèn)，但不能防止內(nèi)部人員有意或無(wú)意地通過(guò)郵件或者移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備將敏感文件泄露。
傳統(tǒng)方案二:“我們給文檔設(shè)置了訪問(wèn)口令”
口令并不能從根本上解決問(wèn)題:先口令可以隨著文檔一起傳播;
其次即使設(shè)置了口令只能簡(jiǎn)單的區(qū)分用戶是否可以訪問(wèn)該文檔，而不能限制用戶對(duì)該文檔的操作權(quán)限(如復(fù)制、另存和打印等操作)。
傳統(tǒng)方案三:“我們安裝內(nèi)網(wǎng)安全管理系統(tǒng)封住電腦USB接口、拆掉光驅(qū)、軟驅(qū)、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)斷開(kāi)、不允許上互連網(wǎng)絡(luò) ”
文檔的原始作者泄密;文檔在二次傳播的過(guò)程中失、泄密。
3 電子文檔安全有效控制方案
為了更有效防止文件的非法訪問(wèn)和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。
以犯罪行為心里學(xué)為理論指導(dǎo)，以安全事件過(guò)程管理為主線，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防，事中控制，事后審計(jì)的安全管理。
3.1制定周詳?shù)氖虑邦A(yù)防策略
1) 控制信息傳遞途徑，如通訊設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備;
2) 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)接入保護(hù)，限制外來(lái)電腦接入局域網(wǎng);
3) 報(bào)警策略能夠提示非法接入;
4) 互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞阻斷策略能夠阻斷非法信息傳遞。
3.2 對(duì)泄密行為事中記錄和控制，并及時(shí)啟動(dòng)控制和報(bào)警策略
1) 對(duì)泄密過(guò)程進(jìn)行屏幕記錄，方便現(xiàn)場(chǎng)查看，事后回放;
2) 詳盡的電子文檔操作痕跡記錄，包括訪問(wèn)、創(chuàng)建、復(fù)制、改名、刪除、打印等操作，便于信息泄密事后追查;
3) 集中審查終端共享，防止共享泄密行為。
3.3 詳盡的日志信息，提高了事后追查的準(zhǔn)確率
1) 進(jìn)行電子文檔操作及屏幕記錄;
2) 對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞進(jìn)行記錄，便于信息泄密事后追查;
3) 審計(jì)系統(tǒng)用戶日志。
4 電子文檔安全系統(tǒng)功能及技術(shù)闡述
1)禁用設(shè)備
程序功能:可按某臺(tái)、某組或整個(gè)網(wǎng)絡(luò)禁止使用哪些設(shè)備，包括:存儲(chǔ)設(shè)備、通訊設(shè)備、打印設(shè)備、新加入的設(shè)備及其它屬性。
管理作用:根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定事前預(yù)防策略，根據(jù)策略對(duì)相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行禁止，預(yù)防文件泄密?？梢造`活的開(kāi)啟，不影響正常使用。
2)報(bào)警規(guī)則
程序功能:設(shè)置某個(gè)或某類文件的各種操作報(bào)警規(guī)則。
管理作用:對(duì)泄密者添加泄密設(shè)備(如:閃存、移動(dòng)硬盤(pán)等)實(shí)現(xiàn)及時(shí)報(bào)警，對(duì)相應(yīng)的文件或某個(gè)類型文件的操作實(shí)現(xiàn)及時(shí)報(bào)警，為安全事件發(fā)生后進(jìn)行及時(shí)管理提供幫助。
3)網(wǎng)絡(luò)端口管理(接入保護(hù))
程序功能:通過(guò)設(shè)置禁用139和445端口，控制共享端口。
管理作用:可根據(jù)需要靈活的設(shè)置外來(lái)計(jì)算機(jī)跟網(wǎng)內(nèi)計(jì)算機(jī)的通訊方向。
4)網(wǎng)絡(luò)共享
程序功能:可以及時(shí)查看和刪除網(wǎng)絡(luò)內(nèi)任意計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)共享文件夾。
管理作用:員工往往因?yàn)楣ぷ餍枰O(shè)置共享文件夾，卻容易被別有用心的員工或外來(lái)計(jì)算機(jī)竊取。
5)文檔操作
程序功能:可以詳細(xì)的記錄每個(gè)員工在本機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上操作過(guò)的文件，包括訪問(wèn)、創(chuàng)建、復(fù)制、移動(dòng)、改名、刪除、恢復(fù)以及文檔打印等記錄。
管理作用:讓泄密行為的痕跡得到監(jiān)控，為泄密行為的事中發(fā)現(xiàn)，事后追查提供了幫助，彌補(bǔ)了電子文檔安全管理中的最薄弱環(huán)節(jié)。
6)鎖定計(jì)算機(jī)
程序功能:可以鎖定網(wǎng)絡(luò)內(nèi)任意計(jì)算機(jī)的鍵盤(pán)和鼠標(biāo)操作。
管理作用:若發(fā)現(xiàn)網(wǎng)內(nèi)計(jì)算機(jī)有非法操作，可及時(shí)控制，挽回?fù)p失。
7)郵件、FTP和MSN監(jiān)控
程序功能:記錄通過(guò)POP和SMTP協(xié)議收發(fā)的郵件正文內(nèi)容及附件，如:Outlook、FoxMail等，可記錄通過(guò)web方式、FTP收發(fā)的郵件、傳輸?shù)奈募繕?biāo)去向及名稱。
管理作用:實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)傳遞信息的安全管理，實(shí)現(xiàn)郵件備份管理，提高事后追查的便利性。
8)上網(wǎng)限制
程序功能:通過(guò)多種策略規(guī)范員工上網(wǎng)行為，比如:收發(fā)郵件、瀏覽網(wǎng)頁(yè)、FTP、使用其它連接。若外發(fā)數(shù)據(jù)超過(guò)一定數(shù)值，可阻斷此類行為。
管理作用:方便管理者對(duì)網(wǎng)絡(luò)行為進(jìn)行集中控制，避免通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息泄密。
參考文獻(xiàn)
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系統(tǒng)建設(shè)的質(zhì)量治理框架
檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展信息化工作的質(zhì)量目標(biāo)是高效率、低成本地建設(shè)一個(gè)能夠支持現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)開(kāi)展的應(yīng)用系統(tǒng)。而電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)能否按照預(yù)期計(jì)劃高質(zhì)量建成，與參建人員綜合能力、基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境、現(xiàn)行法規(guī)制度，以及建設(shè)過(guò)程的規(guī)范性和科學(xué)性有很大關(guān)系，所以從系統(tǒng)建設(shè)之初就要明確影響質(zhì)量的關(guān)鍵要素和質(zhì)量控制框架。電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中所依賴的法規(guī)政策標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)建設(shè)需求、建設(shè)過(guò)程監(jiān)管、軟硬件設(shè)施支撐環(huán)境，以及參建人員能力和水平，都是決定電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵要素，如圖所示。從圖中可見(jiàn)，電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量不僅要從最終輸出的檔案管理系統(tǒng)角度進(jìn)行衡量，還需要追溯到建設(shè)過(guò)程中支撐、控制、輸入和監(jiān)管等環(huán)節(jié)的質(zhì)量。這是因?yàn)殡娮訖n案管理系統(tǒng)建設(shè)并非一次性的成品輸出，而是一個(gè)滾動(dòng)建設(shè)和持續(xù)完善的過(guò)程。此外，多個(gè)立檔單位與檔案保管單位之間的業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享等特點(diǎn)，決定了電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的復(fù)雜性和特殊性。由此，需要從系統(tǒng)建設(shè)的支撐環(huán)境、需求輸入、制度控制、過(guò)程監(jiān)督、功能實(shí)現(xiàn)、系統(tǒng)運(yùn)行和建設(shè)成效等方面進(jìn)行全過(guò)程管理，最終形成一個(gè)滿足檔案機(jī)構(gòu)實(shí)際需求的高質(zhì)量電子檔案管理系統(tǒng)。1.環(huán)境建設(shè)質(zhì)量治理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、建設(shè)項(xiàng)目資金等，是電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)支撐和電子檔案管理系統(tǒng)賴以生存的生態(tài)環(huán)境，決定了電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)成果能否得以使用。網(wǎng)絡(luò)與軟硬件設(shè)施，及其運(yùn)行管理機(jī)制，直接影響了電子檔案管理系統(tǒng)的功能使用、數(shù)據(jù)訪問(wèn)和業(yè)務(wù)開(kāi)展。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、中間件、存儲(chǔ)設(shè)施、服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)施的迭代更新速度很快，要求軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的更新?lián)Q代需要保障檔案系統(tǒng)的功能穩(wěn)定、安全可用和業(yè)務(wù)的連續(xù)性，環(huán)境基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量治理能力亟待改進(jìn)。2.需求分析質(zhì)量治理檔案機(jī)構(gòu)及其人員是電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的主體，決定了系統(tǒng)建設(shè)的方向和目標(biāo)。檔案部門(mén)人員根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，提出信息化環(huán)境下開(kāi)展檔案服務(wù)工作的目標(biāo)，最終形成系統(tǒng)建設(shè)需求，而需求的準(zhǔn)確性和完整性直接影響了電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施方案，因此檔案管理人員的需求分析能力至關(guān)重要。通常，需求分析由檔案管理業(yè)務(wù)人員和系統(tǒng)建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員協(xié)同完成，而雙方在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中需要不斷地溝通交流，明確潛在需求和需求可能變更的方向。需求的變化和更新是軟件系統(tǒng)建設(shè)的重難點(diǎn)，由此各方人員在分析系統(tǒng)需求時(shí)，不僅應(yīng)充分理解現(xiàn)有業(yè)務(wù)活動(dòng)流程、范圍和要求，還應(yīng)具有前瞻性思維，以發(fā)展的眼光來(lái)開(kāi)展需求調(diào)研和分析設(shè)計(jì)，確保系統(tǒng)建設(shè)需求能夠在較長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)保持有效。3.制度嵌入質(zhì)量治理法規(guī)政策遵從性是電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)區(qū)別于其他類型信息系統(tǒng)建設(shè)的重要特點(diǎn)之一。檔案管理機(jī)構(gòu)在開(kāi)展各類活動(dòng)時(shí)，需要在外部制度的基礎(chǔ)上，提煉出本單位應(yīng)遵循的條款和工作實(shí)施的具體要求。而后在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，將具體化的制度要求嵌入到系統(tǒng)中，盡可能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)化的制度遵從，減少人工參與度，更客觀、有效地執(zhí)行各項(xiàng)法規(guī)、政策、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這就要求電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)人員熟悉并深刻理解各個(gè)層級(jí)制度中約定的各項(xiàng)要求，研究其應(yīng)用場(chǎng)景及其間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，制定切合本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)的各項(xiàng)制度。同時(shí)還應(yīng)借助監(jiān)管手段和各種技術(shù)方法加強(qiáng)制度執(zhí)行的質(zhì)量，督促和檢查制度執(zhí)行過(guò)程中的漏洞與風(fēng)險(xiǎn)，并持續(xù)改進(jìn)。4.過(guò)程監(jiān)管質(zhì)量治理電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的信息化系統(tǒng)工程，對(duì)其建設(shè)過(guò)程的監(jiān)督和管理是保障質(zhì)量的重要措施。檔案信息化建設(shè)工作通常會(huì)采取政府招投標(biāo)和政府采購(gòu)等方式來(lái)選擇供應(yīng)商，并委托第三方機(jī)構(gòu)（承建方）來(lái)完成電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的具體任務(wù)。承建方負(fù)責(zé)方案設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、環(huán)境部署與集成調(diào)試；建設(shè)方負(fù)責(zé)全局規(guī)劃、整體設(shè)計(jì)、資金籌措、明確需求等重要工作。對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的可行性研究、方案論證、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、軟件開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)處理和系統(tǒng)測(cè)試等各個(gè)階段，承建方和建設(shè)方均應(yīng)采取過(guò)程質(zhì)量控制方法，檢驗(yàn)各自承擔(dān)的任務(wù)，同時(shí)監(jiān)督對(duì)方的工作。必要時(shí)還可引入第三方監(jiān)理公司來(lái)協(xié)助建設(shè)方對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度、成本、目標(biāo)、任務(wù)、范圍，以及合規(guī)性和有效性等進(jìn)行檢查。由此監(jiān)理方的質(zhì)量檢查、風(fēng)險(xiǎn)控制、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和診斷能力成為影響電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量的重要因素。5.功能實(shí)現(xiàn)質(zhì)量治理電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的一個(gè)重要的顯性成果就是將檔案業(yè)務(wù)融入信息系統(tǒng)的電子檔案應(yīng)用軟件系統(tǒng)，作為檔案部門(mén)及其人員開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)化工作平臺(tái)，其功能的完整性、流程的合理性、數(shù)據(jù)的規(guī)范性是助力檔案人員開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的重要保障。與一般的應(yīng)用軟件系統(tǒng)相比，電子檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量除了實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)的系統(tǒng)管理功能以外，還具有檔案業(yè)務(wù)的法規(guī)、政策和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)執(zhí)行性等特點(diǎn)，需要有標(biāo)準(zhǔn)符合性的質(zhì)量檢查。因此，電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)需要深入了解檔案業(yè)務(wù)事項(xiàng)、辦理流程及其政策、規(guī)范要求，才能保證系統(tǒng)功能完整、流程合理且數(shù)據(jù)規(guī)范。6.運(yùn)行維護(hù)質(zhì)量治理以往的煙囪式、自給自足的建設(shè)模式正在逐漸被淘汰，而共建共享成為新的系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施部署的共性特點(diǎn)。許多省級(jí)綜合檔案館統(tǒng)一建成了區(qū)域性的數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)行服務(wù)平臺(tái)，采取了海量存儲(chǔ)、云計(jì)算的虛擬服務(wù)模式。云計(jì)算的IT集約化服務(wù)模式在統(tǒng)一規(guī)劃、資源租賃、平臺(tái)支撐和應(yīng)用共享等方面具有較高的統(tǒng)籌性、規(guī)范性和專業(yè)性，但對(duì)各檔案管理機(jī)構(gòu)而言幾乎是個(gè)“黑盒子”，即檔案人員只需規(guī)范地按照操作規(guī)程使用，無(wú)需關(guān)注其背后復(fù)雜的技術(shù)方案和實(shí)現(xiàn)原理。一方面，這有助于檔案人員集中精力鉆研檔案管理業(yè)務(wù)、提升檔案信息服務(wù)；但另一方面，由于檔案人員缺乏技術(shù)知識(shí)，對(duì)外包服務(wù)的監(jiān)管和控制將成為提升電子檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量的一項(xiàng)重要任務(wù)。7.應(yīng)用成效質(zhì)量治理按時(shí)完成建設(shè)工作，并順利通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收、保障檔案人員能夠基于應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)展檔案工作，是電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的標(biāo)志性成果。系統(tǒng)建設(shè)不僅要保障建設(shè)方獲得一個(gè)高質(zhì)量的電子檔案管理系統(tǒng)，而且還需要承建方能夠在建設(shè)成本范圍內(nèi)取得良好的信譽(yù)，積累經(jīng)驗(yàn)和獲取收益。因此，衡量電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量，需要從建設(shè)工作成效多方面進(jìn)行檢查評(píng)估。近年來(lái)，“以評(píng)促建，以建促用”的電子檔案管理系統(tǒng)治理理念和方法已經(jīng)在我國(guó)各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)得到很好的推廣和應(yīng)用，使建設(shè)方、承建方、監(jiān)理方均能各盡其責(zé)、獲得最大的收益和顧客滿意度。
結(jié)語(yǔ)
一、數(shù)據(jù)資料管理與保密
機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊(cè)、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用、保管。
1、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。
現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職會(huì)計(jì)人員手工做記帳憑證，審核無(wú)誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記帳頁(yè)，審核后交現(xiàn)金出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在帳頁(yè)上蓋章，按月編頁(yè)碼裝訂成冊(cè)加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印妥為保管。
2、銀行記帳憑證、帳冊(cè)的輸出與保管。
銀行記帳憑證分機(jī)制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無(wú)誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行帳頁(yè)經(jīng)出納審核無(wú)誤后，出納和主管會(huì)計(jì)簽字蓋章，按日裝訂成冊(cè)，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊(cè)，并加蓋封印，妥為保管。
現(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊(cè)，妥為保管。
3、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管
轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無(wú)誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊(cè)，妥為保管。
4、科目匯總表、帳簿打印時(shí)間。
（1）現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。
（2）銀行余額調(diào)整表每月打印一次。
（3）總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。
（4）現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。
（5）會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)人員審核無(wú)誤后簽字生效。
5、其他
由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁(yè)上簽字蓋章，財(cái)務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。
二、數(shù)據(jù)備份管理
1、由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。
2、在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤(pán)循環(huán)使用，隔日進(jìn)行備份，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì)工作的干擾。
3、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。
4、機(jī)內(nèi)憑證及總分類帳、明細(xì)分類帳、報(bào)表，應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤(pán)備份，交會(huì)計(jì)檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
三、會(huì)計(jì)檔案管理
1、會(huì)計(jì)檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。
2、為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤(pán)必須貼上寫(xiě)保護(hù)標(biāo)簽，裝入盤(pán)套，放進(jìn)硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。
3、由打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。
4、隨計(jì)算機(jī)配置而來(lái)的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購(gòu)買的商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤(pán)，作為會(huì)計(jì)檔案保管。
信息時(shí)代的到來(lái)不僅逐漸改變著人們的生活方式和生活觀念，也改變著人們的工作習(xí)慣和工作方式。與花費(fèi)整個(gè)組織約6%～15%的收入的紙質(zhì)文檔相比，電子檔案的應(yīng)用能夠在很大程度上提高文件檔案歸整的科學(xué)性。盡管使用電子文件檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行處理已然成為新時(shí)代辦公的必然趨勢(shì)，但是隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，電子文件檔案管理中存在的各種問(wèn)題也隨之而來(lái)。
一. 電子文件檔案的概念及特點(diǎn)
根據(jù)2002年國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，可以得知電子文件是指“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”[1]。通過(guò)此定義可以看出，電子文件與其他形態(tài)的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。
電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲(chǔ)存位置可以隨著互聯(lián)網(wǎng)等發(fā)生變化，但是本身的內(nèi)容不會(huì)隨著復(fù)制和粘貼而發(fā)生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會(huì)占用太多的空間和時(shí)間，同時(shí)還能保證信息的原始性和永恒性。
電子文件檔案信息的非人工識(shí)別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)或者硬盤(pán)中，是數(shù)字化的信息，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)的智能解碼才能夠被轉(zhuǎn)換成人類可以識(shí)別的文字，而電子文件檔案信息不管在計(jì)算機(jī)內(nèi)部還是其他載體之間進(jìn)行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進(jìn)行。
電子文件檔案信息依賴于設(shè)備及環(huán)境。電子文件檔案信息的存儲(chǔ)、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)，沒(méi)有這些計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒(méi)有利用價(jià)值的文件。同時(shí)，由于電子文件檔案信息的存儲(chǔ)嚴(yán)重依賴與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所處的環(huán)境，包括濕度、溫度等都將對(duì)電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。
電子文件檔案信息的可共享性和相對(duì)不安全性。因?yàn)殡娮游募n案信息需要借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所以互聯(lián)網(wǎng)的存在使得電子文件檔案信息可以實(shí)現(xiàn)世界范圍內(nèi)的共享和利用，且共享文件的使用不受時(shí)間和空間的限制。另外，依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子文件檔案信息也會(huì)受到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)漏洞的影響，所儲(chǔ)存的信息有可能會(huì)被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對(duì)不安全性。
二. 我國(guó)目前電子檔案文件管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題
隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)在企事業(yè)單位的普遍應(yīng)用以及各機(jī)構(gòu)對(duì)文件檔案信息化管理認(rèn)識(shí)的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來(lái)愈受到人們的關(guān)注。雖然電子文件檔案管理系統(tǒng)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而得到了一定的發(fā)展，但是在實(shí)際生活工作的應(yīng)用中，依然存在許多問(wèn)題。
電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質(zhì)的文件檔案，它是依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公自動(dòng)化的一種數(shù)字化信息，紙質(zhì)版文件的復(fù)制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區(qū)別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區(qū)別信息的原始性，每個(gè)電子文件檔案的享有者都可以根據(jù)自身的需求和存儲(chǔ)的習(xí)慣，依靠自動(dòng)化的辦公實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的整合、分類以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。
電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第547期2014年第15期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中病毒等的存在會(huì)造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數(shù)據(jù)更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環(huán)境等影響，載體理化性質(zhì)的改變會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會(huì)誘使利益相關(guān)者的破壞或篡改，優(yōu)勢(shì)甚至吸引網(wǎng)絡(luò)駭客的關(guān)注。
電子文件檔案的管理缺乏高素質(zhì)的管理人員。電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質(zhì)的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機(jī)構(gòu)中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機(jī)構(gòu)中引進(jìn)了先進(jìn)的管理設(shè)備，但是沒(méi)有高技術(shù)人才的操作和監(jiān)管，仍然不能很好的發(fā)揮電子文件檔案管理系統(tǒng)的最大效用。
三. 電子文件檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)
電子文件檔案存儲(chǔ)量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲(chǔ)量卻異常大。一個(gè)2G的閃存盤(pán)大致可以儲(chǔ)存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲(chǔ)存節(jié)省了相當(dāng)大的空間。另外，依托于計(jì)算機(jī)的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)聲音、圖像、影像的存儲(chǔ)和處理。
電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時(shí)間進(jìn)行規(guī)整，并且根據(jù)文件內(nèi)容、文件保密度、文件儲(chǔ)存時(shí)間進(jìn)行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門(mén)進(jìn)行檢索和查閱。同時(shí)，電子文檔管理者可以對(duì)電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類號(hào)等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時(shí)對(duì)電子文檔進(jìn)行規(guī)整，可以避免文件的缺漏。
有利于信息整合和開(kāi)發(fā)利用。與紙質(zhì)文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)更為快捷的傳遞，建立科學(xué)的電子文件檔案管理系統(tǒng)，有利于實(shí)現(xiàn)信息資源的流通和信息價(jià)值的共享，能使檔案信息潛在的價(jià)值得到充分發(fā)揮，并為將來(lái)檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎(chǔ)。
四. 意見(jiàn)及建議
加快電子文檔工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。電子文件檔案的管理部門(mén)要轉(zhuǎn)變思維，從紙質(zhì)檔案工作的思路中走出來(lái)，加大對(duì)檔案管理工作的投入和重視，優(yōu)化配置現(xiàn)代化的電子文件檔案管理系統(tǒng)，配備優(yōu)良的硬軟件工作環(huán)境，最大程度上確保電子文檔現(xiàn)代化的可實(shí)施性
確保電子文件檔案可長(zhǎng)期使用。由于網(wǎng)絡(luò)安全性等問(wèn)題的存在，在電子文檔的管理中應(yīng)該定期對(duì)電子文檔進(jìn)行復(fù)制和保存，并定期更新網(wǎng)絡(luò)安全固件。也可以對(duì)文件既采用電子文檔進(jìn)行歸整的同時(shí)也進(jìn)行紙質(zhì)版歸檔，以保證數(shù)據(jù)的有效性并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)來(lái)源的可追溯性。另外，而對(duì)那些參考價(jià)值重大，信息價(jià)值較高的文件可以仍舊采用紙質(zhì)版進(jìn)行保存。
【關(guān)鍵詞】電子檔案管理系統(tǒng)；總體設(shè)計(jì)；技術(shù)研究；房地產(chǎn)檔案
房產(chǎn)管理部門(mén)在實(shí)施信息化管理過(guò)程中，需要整理大量的房產(chǎn)信息檔案資料、對(duì)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商房屋買賣進(jìn)行監(jiān)管、精簡(jiǎn)房地產(chǎn)辦公業(yè)務(wù)流程等。在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠快速的查詢房產(chǎn)檔案信息、降低產(chǎn)權(quán)檔案變更率、有效的整合大量房產(chǎn)數(shù)據(jù)信息，極大的提高了房產(chǎn)檔案管理水，為房地產(chǎn)業(yè)又好又快的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
1 房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念
1.1 可擴(kuò)展性
計(jì)算機(jī)技術(shù)具有發(fā)展速度快、硬件設(shè)備更新快等特點(diǎn)。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在房地產(chǎn)檔案管理中可以極大促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展，增添更多的房地產(chǎn)業(yè)務(wù)、刺激住房需求，因此，設(shè)計(jì)科學(xué)的房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)是房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)，在設(shè)計(jì)過(guò)程中要充分考慮電子檔案管理系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。
1.2 統(tǒng)一性
房地產(chǎn)業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)，建立電子檔案管系統(tǒng)需要處理大量的數(shù)據(jù)信息和各種業(yè)務(wù)。房屋的數(shù)據(jù)信息是交易辦證、產(chǎn)權(quán)管理的重要依據(jù)，電子檔案管理系統(tǒng)通過(guò)統(tǒng)一的測(cè)繪數(shù)據(jù)管理，采用接口入庫(kù)的方式，統(tǒng)一房屋的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，有效的避免了一房多買的現(xiàn)象發(fā)生，防止企業(yè)利用虛假信息欺騙購(gòu)房者。建立房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)后，房屋產(chǎn)權(quán)所有者對(duì)于房屋信息的修改變得方便快捷，只要在其企業(yè)相關(guān)部門(mén)登記修改，即可實(shí)現(xiàn)各個(gè)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一。采用統(tǒng)一性的理念設(shè)計(jì)房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)，有利于開(kāi)放系統(tǒng)，根據(jù)房地產(chǎn)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要進(jìn)行更深層次的應(yīng)用開(kāi)發(fā)。
1.3 安全性
房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中需要充分考慮房地產(chǎn)商、購(gòu)房者、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性需求，阻止外部的非法訪問(wèn)和入侵。系統(tǒng)可以根據(jù)需要設(shè)置身份認(rèn)證和管理權(quán)限。在系統(tǒng)授權(quán)數(shù)據(jù)信息資源的基礎(chǔ)上，確保用戶能夠快速游覽房屋信息，不同的用戶對(duì)應(yīng)不同應(yīng)用層次，有效的阻止非法訪問(wèn)和非法入侵。
2 房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)架
2.1 網(wǎng)絡(luò)硬件層
為了滿足房地產(chǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展需求，適應(yīng)系統(tǒng)技術(shù)的發(fā)展，方便Internet應(yīng)用下面將以多層B/S體系為例對(duì)網(wǎng)絡(luò)硬件層進(jìn)行介紹。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用層包括各種硬件結(jié)構(gòu)與實(shí)體，實(shí)體泛指數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)、傳輸、處理等各類硬件產(chǎn)品。例如：硬盤(pán)、U盤(pán)、數(shù)據(jù)線等。
2.2 數(shù)據(jù)服務(wù)層
數(shù)據(jù)服務(wù)層包括圖形數(shù)據(jù)、房產(chǎn)數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)等各種房屋信息數(shù)據(jù)的定義、維護(hù)與更新。數(shù)據(jù)服務(wù)層能夠有效的處理房產(chǎn)業(yè)務(wù)服務(wù)過(guò)程中的多種數(shù)據(jù)請(qǐng)求，通過(guò)管理數(shù)據(jù)信息來(lái)完成相關(guān)業(yè)務(wù)操作。
2.3 業(yè)務(wù)邏輯層
業(yè)務(wù)邏輯層是房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)中的核心層，該層也是用戶服務(wù)連接數(shù)據(jù)服務(wù)的橋梁。業(yè)務(wù)邏輯層接收用戶發(fā)來(lái)的請(qǐng)求，并通過(guò)容器管理對(duì)請(qǐng)求進(jìn)行相應(yīng)的處理，業(yè)務(wù)邏輯層還可以與數(shù)據(jù)服務(wù)層相互交數(shù)據(jù)，通過(guò)系統(tǒng)將數(shù)據(jù)反饋給用戶。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在房地產(chǎn)檔案管理中，形成完整的房地產(chǎn)檔案管理業(yè)務(wù)，這種業(yè)務(wù)主要功能為數(shù)據(jù)的匯總、提取、修訂和校驗(yàn)。
2.4 表現(xiàn)層
表現(xiàn)層具有較大的開(kāi)放性，它主要是面對(duì)廣大普通用戶，用戶通過(guò)游覽器登陸相關(guān)網(wǎng)站，根據(jù)網(wǎng)站上的界面提示訪問(wèn)所需要的數(shù)據(jù)信息資源，確保用戶界面的適用性和數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一性。
3 房地產(chǎn)電子檔案管理信息系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)
3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
數(shù)據(jù)庫(kù)信息設(shè)計(jì)需要建立以下六種信息表：第一，權(quán)限信息表。權(quán)限信息表在系統(tǒng)中顯示不同用戶的操作權(quán)限；第二，用戶信息表。用戶信息表主要是對(duì)用戶的基本信息進(jìn)行存儲(chǔ)，如編號(hào)、姓名和用戶權(quán)限等；第三，房地產(chǎn)權(quán)屬基本信息表。房地產(chǎn)權(quán)屬基本信息表主要是管理房屋權(quán)屬信息；第四，街道坐落表。街道坐落表是儲(chǔ)存房屋周圍的街道地址、交通狀況等信息；第五，抵押信息表。抵押信息表主要用于儲(chǔ)存抵押類型、受理時(shí)間、受理人等基本抵押信息；第六，查封登記表。查封登記表是用來(lái)記錄房屋權(quán)屬查封的基本信息。圖1為房地產(chǎn)工程信息系統(tǒng)圖。
3.2 房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)功能
建立房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)于房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，它可以實(shí)現(xiàn)全方位的信息共享，方便了解房產(chǎn)業(yè)務(wù)以及相關(guān)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)信息，并將數(shù)據(jù)信息劃分為相互關(guān)聯(lián)但又獨(dú)立存在的各個(gè)子系統(tǒng)，房地產(chǎn)企業(yè)的各個(gè)部門(mén)可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求，選擇不同的子系統(tǒng)功能。例如：測(cè)繪管理系統(tǒng)是測(cè)繪部門(mén)將采集的實(shí)測(cè)、預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)需要將生成任務(wù)；遠(yuǎn)程合同備案系統(tǒng)用于開(kāi)發(fā)商遠(yuǎn)程房屋買賣管理和合同樣本管理等，該系統(tǒng)可以根據(jù)房產(chǎn)審批的預(yù)售樓盤(pán)情況，控制開(kāi)發(fā)商預(yù)售權(quán)限；企業(yè)建立專門(mén)的房產(chǎn)網(wǎng)站，用戶只需要通過(guò)網(wǎng)站窗口就可以查詢房屋信息、各項(xiàng)業(yè)務(wù)的收費(fèi)信息、辦理備案申請(qǐng)等。
4 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)的建立有利于房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，本文闡述了可擴(kuò)展性、統(tǒng)一性、安全性等房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念，探討了房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)架的網(wǎng)絡(luò)硬件層、數(shù)據(jù)服務(wù)層、業(yè)務(wù)邏輯層和表現(xiàn)層，分析了房地產(chǎn)電子檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)和子系統(tǒng)功能，為房地產(chǎn)電子檔案管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)提供參考。
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關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng)；檔案；管理；對(duì)策
Abstract: in recent years, along with our country economy and the rapid development of science and technology, power system file management also faces a severe test of the information age. In this paper, the electric power system files management problems common in simple analysis, and to find out the countermeasures to improve these problems, in order to improve the power system file management quality and efficiency, and ultimately improve the economic benefit of enterprise, and promoting the continuous development of the economy.
Key words: electric power system; File; Management; countermeasures
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
隨著中國(guó)改革開(kāi)放的深度和廣度的不斷發(fā)展，我國(guó)的電力系統(tǒng)部門(mén)也按照國(guó)家的要求進(jìn)行了相應(yīng)的改革，轉(zhuǎn)變機(jī)制、創(chuàng)新電力企業(yè)的管理模式，有效調(diào)整勞動(dòng)力資源和生產(chǎn)力要素，從而達(dá)到了良好的管理效果。電力系統(tǒng)的檔案管理工作是電力企業(yè)管理中一個(gè)重要的組成部分，檔案是否能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提高檔案工作者的工作水平和服務(wù)能力，直接關(guān)系到電力企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的命脈。
一、我國(guó)電力系統(tǒng)檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題
（一）檔案歸檔不夠齊全、管理不夠規(guī)范
雖然我國(guó)早就頒布實(shí)施了《檔案法》，但由于主客觀多種原因，很多電力企業(yè)的職工對(duì)于《檔案法》并不十分了解，而且對(duì)于電力系統(tǒng)的檔案管理工作也不重視，重安全生產(chǎn)、輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。因而在很多電力企業(yè)中，對(duì)電力檔案管理工作存在著有法不依、有章不循的管理不規(guī)范現(xiàn)像。隨著企業(yè)改革的不斷深入，在一些電力企業(yè)進(jìn)行資產(chǎn)重組、單位轉(zhuǎn)制、項(xiàng)目招標(biāo)、指令體系認(rèn)證等工作中產(chǎn)生了很多新型帳外檔案資料，但是很多檔案工作人員對(duì)于新型的檔案資料都沒(méi)有充分的了解，加之收集的嚴(yán)重滯后性使得這些檔案在收集過(guò)程中很容易造成遺漏，進(jìn)而導(dǎo)致電力系統(tǒng)檔案資料收集不夠完整。
（二）電力系統(tǒng)的檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
我國(guó)很多電力企業(yè)的檔案員都不是檔案專業(yè)院校畢業(yè)的，沒(méi)有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)體系，所以對(duì)于檔案管理工作并不熟悉，加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門(mén)調(diào)來(lái)的，所以年齡結(jié)構(gòu)也趨于老齡化。因而這些員工對(duì)于檔案管理工作不光缺少專業(yè)知識(shí)和技巧，而且缺乏工作熱情，在舒適的環(huán)境里工作，貪圖安逸，因循守舊，不思進(jìn)取的現(xiàn)象十分普遍，整體的業(yè)務(wù)素質(zhì)很低。
（三）電力系統(tǒng)的檔案管理的信息化建設(shè)比較落后
當(dāng)今的社會(huì)是信息社會(huì)，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的各項(xiàng)工作必須實(shí)現(xiàn)信息化。信息化不僅是電力系統(tǒng)檔案管理工作的發(fā)展方向，更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。
目前，很多電力企業(yè)中檔案管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)水平十分落后，軟硬件設(shè)備都需要更新，這與現(xiàn)代化電力企業(yè)的發(fā)展十分不協(xié)調(diào)，致使相關(guān)的工程人員無(wú)法在現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱工程的檔案圖紙，影響工作效率。而且很多電力企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)和管理過(guò)程中形成的相關(guān)電子文件、檔案的管理工作中，沒(méi)有及時(shí)的將電子文件的收集、整理、歸檔和移交納入到建設(shè)項(xiàng)目檔案的工作制度，也沒(méi)有在合同中明確、監(jiān)理、施工單位要注意這個(gè)問(wèn)題。
（四）電力系統(tǒng)的檔案意識(shí)薄弱
雖然幾乎所有的電力企業(yè)都設(shè)有檔案部門(mén)，但在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中還是有很多企業(yè)不重視檔案管理的工作，“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案”的思想具有很大的普遍性，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工都認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性，所以，在電力系統(tǒng)管理工作中必須打破傳統(tǒng)的思維模式，將檔案管理工作的完成程度和職工的績(jī)效考核相聯(lián)系，進(jìn)而不斷強(qiáng)化企業(yè)員工的歸檔意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，以保證在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的有用資料及實(shí)物能夠及時(shí)歸檔。
（五）電力系統(tǒng)檔案管理工作中硬件投入不夠
硬件設(shè)施是電力系統(tǒng)檔案管理工作的一個(gè)重要基礎(chǔ)。隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，原來(lái)的檔案資料用房存在過(guò)于狹窄、檔案管理設(shè)備相對(duì)陳舊等問(wèn)題，很多已經(jīng)不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，而且存在著一定的安全隱患。從我國(guó)電力系統(tǒng)檔案管理的總體情況來(lái)看，普遍的存在著投入不足，硬件建設(shè)滯后等問(wèn)題，從而制約了檔案管理工作的發(fā)展。由于重視度不高，很多企業(yè)的檔案管理都達(dá)不到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，例如使用不標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案庫(kù)房缺少防火、防潮、防盜措施。檔案室的專用電腦、打印機(jī)、刻錄機(jī)很少能夠完全到位，影響了檔案工作的正常進(jìn)行，嚴(yán)重制約了檔案管理信息化的建設(shè)。
二、提高電力系統(tǒng)檔案管理的措施
（一）電力企業(yè)規(guī)范電力檔案管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)
電力企業(yè)必須嚴(yán)格遵照《中華人民檔案法》及《實(shí)施辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)的法律法規(guī)整理電力系統(tǒng)檔案資料，對(duì)歸檔的文件必須做到齊全完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和科學(xué)，案卷的質(zhì)量要達(dá)到國(guó)家的相應(yīng)要求和標(biāo)準(zhǔn)。
（二）加強(qiáng)檔案工作者的素質(zhì)
檔案工作的專業(yè)性很強(qiáng)，所以必須要求檔案工作者具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治素養(yǎng)。電力企業(yè)應(yīng)該積極到各大高校招聘專業(yè)的人才進(jìn)行檔案管理工作，因?yàn)樗麄儾粌H具有專業(yè)的檔案知識(shí)，還對(duì)檔案工作的相關(guān)文化、理論和科學(xué)技術(shù)了解較多，知識(shí)構(gòu)架比較新。而對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理員，要對(duì)其進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們及時(shí)地掌握相關(guān)的知識(shí)和技能，從而提高工作效率和質(zhì)量。
（三）加大對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)備投入
硬件是檔案管理工作的基礎(chǔ)。電力企業(yè)必須加大對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)施投入。不光要建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的寬敞明亮的資料庫(kù)房，而且要為庫(kù)房配備相應(yīng)的防火、防潮、防盜系統(tǒng)；更新檔案柜，使其符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；配備最先進(jìn)的電腦、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)和刻錄機(jī)等，從而對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理并建立相應(yīng)的信息庫(kù)，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質(zhì)量。
（四）嚴(yán)格規(guī)范電子文件的歸檔，增強(qiáng)檔案信息的實(shí)效
在工程的建設(shè)過(guò)程中，施工單位一般都對(duì)紙質(zhì)檔案有統(tǒng)一的載體和格式要求，在歸檔的同時(shí)，電力企業(yè)也需要將電子文檔歸檔，這樣可以有效提高檔案信息的實(shí)效性，方便相關(guān)人員的檢索和閱讀，實(shí)現(xiàn)企業(yè)部門(mén)之間的資源共享，整合檔案的編研工作。
三、結(jié) 語(yǔ)
電力系統(tǒng)檔案管理工作的成敗關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的質(zhì)量，也關(guān)系到我國(guó)電力經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。通過(guò)規(guī)范檔案管理制度，提高檔案管理著素質(zhì)，加大硬件投入等措施，不斷提高我國(guó)電力系統(tǒng)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，從而促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。
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隨著現(xiàn)代人們生活水平的提高，對(duì)住房的要求也越來(lái)越高，如在房屋戶型、房屋采光性、周圍環(huán)境等方面的認(rèn)知己經(jīng)在深刻的影響著整個(gè)房地產(chǎn)行業(yè)的建筑與銷售。顧客的數(shù)量不斷激增，但在客戶數(shù)據(jù)的管理中，大部分房地產(chǎn)企業(yè)仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理工具和方法 ，一些說(shuō)得上的變化可以說(shuō)是鳳毛麟角，如傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)柜取代密集的檔案也只是表面上的一些變化 。導(dǎo)致這種情況的原因是由于房地產(chǎn)客戶信息不同于普通文件，存在很大的差異。首先，它動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)，更新非常快，而且沒(méi)有規(guī)律可言，存在變動(dòng)頻繁等因素；其次，對(duì)客戶資料以戶為單位進(jìn)行整理的傳統(tǒng)思路決定了很難以檔案的管理方法進(jìn)行管理。但是，客戶資料形式和種類的發(fā)展以及經(jīng)營(yíng)方式的轉(zhuǎn)變又要求我們必須革新現(xiàn)有的資料管理方法。從現(xiàn)在客戶資料的形式和種類上來(lái)說(shuō)，已經(jīng)由原來(lái)的單一介質(zhì)發(fā)展到紙質(zhì)、電子檔案、圖片、影音資料等多種形式并存的狀況，從經(jīng)營(yíng)方式上來(lái)說(shuō)，隨著房地產(chǎn)體制改革的到位和深化，以服務(wù)主體和服務(wù)延伸的分散型管理方式和以集中核算為要求的現(xiàn)代資金管理方式無(wú)疑對(duì)現(xiàn)有的客戶檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)。
二、國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理自動(dòng)化程度隨著企業(yè)的發(fā)展，大多經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段 ：一是手工操作階段：案卷裝訂，文件目錄、案卷目錄手工抄寫(xiě)，檢索極為不便；二是半自動(dòng)化階段：計(jì)算機(jī)輔助立卷，實(shí)現(xiàn)了單機(jī)目錄檢索；三是自動(dòng)化階段：文件、檔案一體化管理，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)局域網(wǎng)檔案全文存儲(chǔ)與檢索；四是信息化階段：實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)檔案信息查詢。目前，絕大多數(shù)中國(guó)房地產(chǎn)企業(yè)仍處于第二階段，檔案管理工作嚴(yán)重滯后于其他管理 。業(yè)務(wù)部門(mén)與檔案部門(mén)各自為政、重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象極為嚴(yán)重，檔案人員大部分精力只能集中在檔案整理及檔案目錄輸入上，不利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，無(wú)法滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、開(kāi)發(fā)建設(shè)的需要，不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展。雖然國(guó)內(nèi)房地產(chǎn)公司管理客戶檔案，近年來(lái)已經(jīng)開(kāi)始探索，但仍然使用傳統(tǒng)的管理方法，在保存的數(shù)據(jù)依賴于物理媒體，沒(méi)有進(jìn)一步的數(shù)據(jù)集成和數(shù)字處理。客戶檔案沒(méi)有成型的管理系統(tǒng)，沒(méi)有形成檔案信息和營(yíng)銷信息的有機(jī)互動(dòng)，缺乏電子信息支持。在客戶檔案專業(yè)管理上，還基本采用人工管理模式，容易造成客戶檔案丟失問(wèn)題、死檔問(wèn)題、存放差錯(cuò)問(wèn)題和檔案磨損問(wèn)題，客戶檔案處于靜態(tài)存儲(chǔ)狀態(tài)，檔案之間彼此是孤立的，沒(méi)有建立起聯(lián)系，不能更好的為營(yíng)銷工作服務(wù)。對(duì)于存放物理檔案的密集架系統(tǒng)，幾乎所有的房地產(chǎn)企業(yè)都采用簡(jiǎn)單的手動(dòng)或電動(dòng)控制密集架的管理操作，尚未實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)密集架的有效控制，密集架僅僅作為一種節(jié)約空間的設(shè)備使用，對(duì)于存儲(chǔ)其中的龐大的客戶檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化的高效管理。實(shí)現(xiàn)文件管理系統(tǒng)在客戶檔案信息分析與管理中的應(yīng)用，對(duì)營(yíng)銷業(yè)務(wù)信息集成的標(biāo)準(zhǔn)化、新技術(shù)應(yīng)用來(lái)說(shuō)是一些新技術(shù)。
三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路
（一）以現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源為基礎(chǔ)
某房地產(chǎn)公司客戶檔案管理經(jīng)過(guò)多年的積累，形成了大約13.3萬(wàn)戶的紙質(zhì)客戶資料，擁有大量可用的系統(tǒng)資源和經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，近年來(lái)，對(duì)營(yíng)銷系統(tǒng)不斷改進(jìn)和升級(jí)，積累了一定的硬件設(shè)備，己有的網(wǎng)路環(huán)境、硬件設(shè)備、信息資料都可以集成到系統(tǒng)中，本次建設(shè)將充分利用現(xiàn)有系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，整合相關(guān)信息資源，新?tīng)I(yíng)銷系統(tǒng)上線后，原營(yíng)銷管理系統(tǒng)將作廢，其使用的兩臺(tái)服務(wù)器在該房地產(chǎn)項(xiàng)目的建設(shè)中可以充分利用。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中最大限度地利用現(xiàn)有的營(yíng)銷系統(tǒng)的先進(jìn)、實(shí)用的優(yōu)點(diǎn)，并結(jié)合新系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上。同時(shí)，完整的客戶檔案數(shù)據(jù)需要和調(diào)度運(yùn)營(yíng)、營(yíng)銷等相關(guān)部門(mén)的系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換和共享，信息的實(shí)時(shí)交換。
（二）統(tǒng)一性原則
為了保證顧客檔案數(shù)據(jù)規(guī)劃中的先進(jìn)性、實(shí)用性和可持續(xù)發(fā)展，需要發(fā)揮整個(gè)系統(tǒng)的集中管理優(yōu)勢(shì)以及在體系結(jié)構(gòu)上能夠持續(xù)不斷的擴(kuò)展和完善，該體系包括：統(tǒng)一的施工技術(shù)體系和技術(shù)規(guī)范；統(tǒng)一的建筑功能模塊結(jié)構(gòu)；統(tǒng)一的信息模型及其管理；統(tǒng)一的個(gè)體公司系統(tǒng)軟件、硬件及網(wǎng)絡(luò)支撐平臺(tái)；統(tǒng)一的軟件體系結(jié)構(gòu)、接口標(biāo)準(zhǔn)及通信機(jī)制；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程與業(yè)務(wù)功能的管理機(jī)制；統(tǒng)一的信息系統(tǒng)安全執(zhí)行體系和管理監(jiān)督平臺(tái)；統(tǒng)一的房屋系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)體系。
（三）以數(shù)據(jù)梳理為核心
通過(guò)構(gòu)建智能客戶檔案管理系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的公司客戶數(shù)據(jù)中心和數(shù)據(jù)中心的統(tǒng)一規(guī)劃決策分析。構(gòu)建統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的客戶資料，業(yè)務(wù)資源、服務(wù)資源、經(jīng)營(yíng)信息等靜態(tài)和動(dòng)態(tài)的客戶檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中心，在此基礎(chǔ)上提供統(tǒng)一、共享的功能與服務(wù)。從水平上分離核心數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)邏輯組件和業(yè)務(wù)流程。用基本穩(wěn)定的信息模型支撐相對(duì)穩(wěn)定但需不斷擴(kuò)展加強(qiáng)的業(yè)務(wù)邏輯構(gòu)件。以核心數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)邏輯構(gòu)件為基礎(chǔ)，支撐面向整個(gè)房地產(chǎn)市場(chǎng)需求的、且是靈活可變的業(yè)務(wù)流程需求。對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中心進(jìn)行抽取、清洗、加工、轉(zhuǎn)換，構(gòu)建營(yíng)銷決策分析數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，利用聯(lián)機(jī)分析和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支撐營(yíng)銷決策，做好客戶分析、經(jīng)營(yíng)環(huán)境診斷、市場(chǎng)預(yù)測(cè)。建立關(guān)系管理平臺(tái)，為營(yíng)銷輔助決策分析提供強(qiáng)大支持。
（四）以業(yè)務(wù)為依托
建立基于工作流技術(shù)的業(yè)務(wù)流程體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶檔案的數(shù)字化、存儲(chǔ)、維護(hù)、管理以及工作人員工作績(jī)效的全面管理。
（五）以流程監(jiān)督為手段
實(shí)施對(duì)客戶檔案工作質(zhì)量的監(jiān)督，通過(guò)對(duì)過(guò)程的閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵過(guò)程的全過(guò)程監(jiān)督管理。
四、系統(tǒng)必要性分析
在目前，銷售點(diǎn)―屬地銷售額結(jié)算中心―公司營(yíng)銷部三層組織架構(gòu)中，具體業(yè)務(wù)的下放與集約化管理之間形成了客戶檔案管理的真空。即，銷售點(diǎn)在辦理完業(yè)務(wù)后將客戶的一系列資料報(bào)送至總銷售中心存檔，自己并不留存資料，在查詢時(shí)要到中心。而受制于距離等的限制，查詢的效率非常低，不利于進(jìn)一步提升工作水平。隨著管理的變化，工作中的低質(zhì)量和低效率的現(xiàn)象需要加以改進(jìn)。
五、系統(tǒng)的創(chuàng)新點(diǎn)
智能型客戶檔案管理系統(tǒng)借助現(xiàn)代客戶關(guān)系管理思想和物流技術(shù)，建立集客戶檔案數(shù)據(jù)的存放、自動(dòng)同步、自動(dòng)定位、電子成像、查詢統(tǒng)計(jì)集檔案服務(wù)于一體的檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)集物理介質(zhì)與電子介質(zhì)與一體的管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)“按儲(chǔ)位碼放”。銷售部門(mén)客戶檔案存放時(shí)通常采用“一戶一個(gè)檔案袋，按冊(cè)存儲(chǔ)”的傳統(tǒng)管理模式，而新系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上借助現(xiàn)代倉(cāng)儲(chǔ)理念，以時(shí)間和業(yè)務(wù)類型為歸檔標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到客戶檔案在物理上分散存放，在邏輯上信息完整統(tǒng)一的效果。通過(guò)這一創(chuàng)新既解決了檔案盒的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一問(wèn)題，又為檔案的定位創(chuàng)造了條件，同時(shí)又解決了房地產(chǎn)公司長(zhǎng)期以來(lái)客戶檔案丟失、死檔、存放差錯(cuò)和檔案磨損問(wèn)題。