時間：2023-10-10 15:58:33
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1基層檔案行政管理工作的現(xiàn)狀
根據(jù)筆者所在單位的實際工作和了解的情況，多數(shù)基層檔案局都將日常開展的業(yè)務指導、執(zhí)法檢查、檔案館測評、檔案室規(guī)范化認證工作作為檔案行政管理的主要工作來實施。不可否認，這些工作對檔案事業(yè)發(fā)展起了一定的促進作用，但同時，也帶來了諸多困惑。如，從事檔案法制工作的同志普遍感到，雖然檔案執(zhí)法檢查工作年年搞，對被檢單位的檔案工作也起到一定的推動作用，但難以取得推動檔案事業(yè)整體發(fā)展的成效。從事業(yè)務指導的同志也感到，雖然指導工作越做越細,指導面也越來越寬，但整體效果卻越來越差?？偟母杏X是，檔案工作的路是越走越窄、越干越不知道如何開展。這種情況和困惑，不僅在河南省存在，在其他省、市也同樣有。這一點，在最近召開的蘇魯豫皖毗鄰地區(qū)檔案工作聯(lián)誼交流會議上，我與其他省市的同志交流時得到了印證。究其原因，多數(shù)都認為是客觀原因造成的：一是認為《檔案法》太軟，缺乏可操作性；二是認為業(yè)務指導工作點多、面廣；人員少、任務重，難以面面俱到。但筆者認為，這些觀點只是表面現(xiàn)象，深層次的原因，是不明白檔案行政管理管什么，對依法行政理解有偏差。是主觀認識上的“錯位”，才造成了檔案行政管理實際工作中的“缺位”、“越位”。
2檔案行政管理管什么
《檔案法》第六條規(guī)定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導?！睆倪@里可以看出，檔案行政管理管理的對象或者說管理的標的物是社會檔案事務，而不是管理某一項具體的實體檔案或檔案工作。它管理針對的是事，而不是針對某一個單位、某一個部門，更不是針對某一個人。簡單地說，可以理解為，檔案行政管理管理的是與檔案相關的各種工作和事務。管理的重點不只是關注結果，更關注過程。過去，我們在實際工作中，由于沒有真正弄清檔案行政管理的含義，錯誤地將檔案業(yè)務指導等同于行政管理，將檔案工作的重點放在指導某一個系統(tǒng)、某一個單位，更多地將重點放在指導檔案工作人員如何整理檔案甚至具體的檔案實體整理方面，放棄了行政管理的主要職能。因此，必然會出現(xiàn)檔案行政管理部門開展工作難度大，為別人服了務而不被認同和理解的局面。
3如何才能做好檔案行政管理工作
3.1檔案行政管理必須依法行政。依法行政是行政管理的基本準則，檔案行政管理也不例外。對于檔案行政管理依法行政，這個依法，不只是依《檔案法》，而應當依照的是與檔案事務相關的各項法律、法規(guī)。當然，《檔案法》是主法，是檔案行政管理部門依法行政的主要依據(jù)，但由于其內容和要求相對都比較原則，缺乏具體的操作性，因此，在具體實施檔案行政管理的過程中，就必須借助于與檔案事務相關的各項法律、法規(guī)來進行補充和完善，只有這樣，才能做到“師出有名”、管理有據(jù)、內容豐富、過程有序、結果顯著。據(jù)不完全統(tǒng)計，就河南省而言，僅標題中涉及“檔案”的法規(guī)規(guī)章有17部。這些涉及檔案的法律、法規(guī)，都是檔案行政管理具體實施時可操作的依據(jù)。我們依據(jù)這些與檔案事務相關的法律、法規(guī)實施檔案行政管理工作，就解決了檔案工作中因管理“不到位”而“缺位”的問題。
一、管理的宏觀層面
1.長期保護策略。制訂我國瀕危檔案文獻遺產的長期保護策略。提出我國瀕危檔案文獻遺產保護的管理規(guī)章、管理機制、管理模式等；注重瀕危檔案文獻遺產的整理與保管的前瞻性、科學性、系統(tǒng)性，制訂瀕危檔案文獻遺產保護體系的基本框架及發(fā)展戰(zhàn)略，針對不同類型的檔案載體材料采用不同的保護模式與方法，對損壞程度和稀缺情況不同的檔案文獻遺產采取不同的保護計劃，還可采用數(shù)字化的手段進行搶救與保護。
2.專業(yè)法規(guī)。我國缺乏明確專指的檔案文獻遺產保護法律法規(guī)，與之相關的法律包含在現(xiàn)有的《中國人民共和國檔案法》中。雖然國家檔案局和各地方檔案局也了一些檔案文獻遺產的保護管理辦法或條例，但是這對于全國不同地域的檔案文獻遺產的全方位保護來說還遠遠不夠。在當今建設民主政治、法制社會的時代，法律法規(guī)的欠缺，會給檔案文獻遺產保護造成法律上的空缺或空泛，缺少執(zhí)法的依據(jù)。各地區(qū)檔案館應根據(jù)國家檔案法和相關遺產保護法等上位法健全和完善檔案文獻遺產保護的系統(tǒng)管理規(guī)章，對所有檔案文獻遺產的界定、分類、分級、保護措施、經費來源和利用原則、保護人員資格、責任、應急措施、搶救辦法等等制訂具體的標準或做出明確規(guī)定，把瀕危檔案文獻遺產保護和搶救工作結合實際進一步細化，為瀕危檔案文獻遺產的保護提供強有力的組織保障， 做對它的保護法制化，使之真正納入法制軌道。
3.保護政策與標準化。在政策導向上，國家和地方政府應適當考慮向檔案文獻遺產保護領域傾斜，鼓勵科技工作者積極參與瀕危檔案文獻遺產保護科技研究和實踐。同時，加強標準化建設，促進瀕危檔案文獻遺產保護的科學化、規(guī)范化管理。研究瀕危檔案文獻遺產保護標準體系的總體構成，研究各標準項目的適用范圍、主要內容及與相關標準的科學關系，將先進的共用關鍵保護技術和普遍認可的保護材料轉化為技術標準；重點開展瀕危檔案文獻遺產保存環(huán)境標準、檔案館功能設施標準等通用標準研究；進行不同類型瀕危檔案文獻遺產搶救與保護規(guī)范以及技術標準研究，推進瀕危檔案文獻遺產保護技術的發(fā)展及成果推廣，推進瀕危檔案文獻遺產保護標準體制、管理體制、運行機制的調整與完善。
二、 管理的微觀層面
加強對瀕危檔案文獻遺產的管理，根據(jù)檔案館自身特點對其實施特殊的管理方法，可以從一定程度上有效地提高瀕危檔案文獻遺產保護效率，達到預防性保護效果。
1.為信息瀕危的檔案文獻遺產提供特殊保管形式。通過提供特殊的保管形式，使得瀕危檔案文獻遺產對諸多影響因素具備更強的抵御能力，延緩其老化的速度，預防損壞的發(fā)生。而特殊保管形式的提供可依靠微氣候法實現(xiàn)?！拔夂蚍ㄊ侵笧閮r值重要、較為珍貴的文化遺產營造一個小環(huán)境，通過加強對其周圍微氣候的控制，達到重點預防的目的?！?001 年由國家檔案局召開的全國檔案局館長工作會議提出：“各級國家檔案館，尤其是副省級市以上檔案館可以嘗試建立‘檔案特藏室’，將特別珍貴、重要檔案集中保管，采用先進的設施、設備，對重點檔案實施特殊保管和提供利用。”檔案特藏室的建立是加強全國重點檔案搶救工作，改善重點檔案保管條件，保護我國檔案文獻遺產的重要舉措。檔案特藏室的建立和微氣候法的理念正好契合，即對最珍貴、急需保護的檔案文獻遺產提供特殊的管理方式和更加嚴格的環(huán)境控制，減緩其損壞的速度。建立特藏室的心問題是如何選擇特藏檔案，而正如第二章中論述的大多數(shù)信息瀕危的檔案文獻遺產均較為珍貴，具有較好的文化和研究價值，因此，可將信息瀕危檔案文獻遺產放入特藏室中進行保護。
2.制訂庫房巡檢制度，加大對瀕危檔案文獻遺產的關注。對館藏檔案文獻遺產整體調查的完成，并不意味著調查工作的結束。隨著時間流逝、環(huán)境變化、人為損壞等因素，調查結果中情況較好的檔案文獻遺產可能出現(xiàn)破損，破損較輕的檔案文獻遺產可能情況惡化，搶救后的檔案文獻遺產也可能出現(xiàn)新的問題。因此，調查工作的跟進必不可少。檔案館可在日常庫房工作內容中添加庫房巡檢制度，即在日常記錄溫濕度等環(huán)境指標的同時，隨機對檔案文獻遺產進行抽查。抽查數(shù)量可在全面調查數(shù)據(jù)的基礎上視具體情況而定。對于館藏中較為珍貴的檔案文獻遺產或之前調查中損壞情況較為嚴重和普遍的全宗，可重點抽查。第一步可 5 點取樣（一種重點調查的方法，即從庫房中選定 5 個不同的區(qū)域進行調查，進行定性分析），如發(fā)現(xiàn)問題可增為 8 點取樣，問題普遍可繼續(xù)增加取點數(shù)。通過增加取樣點可判斷該問題是局部問題還是庫房的整體問題，如局部問題可對局部進行抽樣調查或者普查，如是庫房的整體問題可根據(jù)之前調查的數(shù)據(jù)有選擇的進行復查。
一、全面把握檔案業(yè)務監(jiān)督指導的基本含義
1.檔案工作業(yè)務的監(jiān)督和指導主要集中在檔案管理基礎業(yè)務中，對檔案信息的加工過程進行監(jiān)督和管理。檔案管理部門主要以層級的形式存在，每個檔案管理部門都包含相對應的下屬部門，工作人員的監(jiān)督和指導行為是職責所在。
2.檔案工作的監(jiān)督和指導具有一定的特殊性，內容范圍相對較廣。第一是對機關、團體及各類單位的文件信息形成和利用的過程進行監(jiān)督和指導。第二是管理人員可以對檔案館的工作內容進行監(jiān)督和指導。第三是對檔案行政管理部門的工作進行監(jiān)督和指導。第四是對檔案學會、協(xié)會等的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。第五是對相關的檔案理論和科學技術研究所以及檔案管理培訓工作過程進行指導。
二、檔案業(yè)務監(jiān)督和指導的一般原則
1.統(tǒng)一領導原則。統(tǒng)一指導原則在檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，在黨的方針政策的正確引導下，檔案事業(yè)管理機構一般采用統(tǒng)一領導分級管理的原則，對檔案工作進行改進和完善，提升檔案工作人員的業(yè)務素質和能力，分層次分專業(yè)加強管理，提高檔案業(yè)務工作質量，達到管理監(jiān)督和指導的目的。
2.總攬全局原則。所謂的總攬全局原則主要體現(xiàn)在具體的檔案業(yè)務指導工作上，業(yè)務指導部門采用系統(tǒng)的理論來對檔案工作進行分級指導，協(xié)調處理局部與整體、局部與局部之間的關系。
3.分級指導原則。分級指導原則是指在檔案體系范圍內，根據(jù)統(tǒng)一領導分級管理的工作原則，按照指導部門及相關單位的數(shù)量、層次和規(guī)模，確定指導的寬度和范圍，以便指導者發(fā)揮自身的創(chuàng)造性和主動性開展工作。
4.分類指導原則。分類指導原則是指在具體工作業(yè)務中，對不同情況進行指導和分析，提出有針對性的工作要求和方法。做到具體問題具體分析，不片面采用相同的方法解決問題，針對指導對象的差異性，采用科學合理的指導路線。
5.重點指導原則。對存在問題較多的或檔案管理人員頻繁變更的單位進行個別重點指導，幫助他們盡快熟悉檔案業(yè)務，掌握基本操作技能，盡快進入工作狀態(tài)。對某一時期的重點活動或中心工作進行檔案業(yè)務指導和監(jiān)督，處理主要矛盾和次要矛盾的關系，完成重要檔案材料的歸檔工作。
6.專項指導原則。通過建立協(xié)作組的方式檢查各單位檔案工作情況，對其中帶有普遍性的問題進行專項指導。如發(fā)現(xiàn)各單位對專項材料的標題不符合規(guī)范，就可以通過專項指導來解決。針對各單位出現(xiàn)的問題，從結構、內容、文字概括等方面進行具體指導，明確規(guī)范，糾正錯誤。
三、做好檔案業(yè)務指導具體工作
1.加強聯(lián)系，進一步發(fā)揮檔案業(yè)務指導的作用。一是各級組織要認真貫徹國家檔案事業(yè)的法律、法規(guī)和地方關于檔案工作的方針政策，執(zhí)行檔案工作各項標準、規(guī)范，加強檔案基礎業(yè)務建設、檔案資源建設、檔案法制建設；二是要加強檔案行政管理部門與各系統(tǒng)、各級檔案部門的聯(lián)系、溝通，提高檔案工作網(wǎng)絡效能，保證檔案業(yè)務工作的完成和檔案工作整體水平的提高；三是掌握和了解檔案事業(yè)發(fā)展的經驗，不斷推進檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展。
2.轉變觀念，與時俱進改進業(yè)務指導方法。服務是檔案工作永恒的主題。業(yè)務指導工作一定要貫徹“服務”這個主題，在服務中實施監(jiān)督，在服務中體現(xiàn)指導。在具體工作中要轉變思想觀念，突破傳統(tǒng)做法，以機關、事業(yè)單位及國有企業(yè)為基地向各個領域、各個方面、各個層次全方位拓展，特別是私營經濟領域、信用體系建設領域也應納入檔案業(yè)務指導的范圍。
3.突出重點，注重業(yè)務指導工作的實效性。要做好對一般單位和一般業(yè)務工作的指導，要集中力量對重大活動、重點項目及改制企業(yè)檔案管理的指導力度和頻率。還要緊跟時展的脈搏，加強對檔案信息化建設、檔案資源開發(fā)利用工作的指導和監(jiān)督。
4.加強教育，提高檔案業(yè)務指導隊伍的工作水平。首先要提高認識，增強業(yè)務指導工作的責任感；其次要加強學習，提高法制政策水平和業(yè)務能力；第三要轉變作風，增強業(yè)務指導工作的實效。要經常深入實際，加強調查研究，掌握被指導單位的情況，及時發(fā)現(xiàn)工作中的亮點，總結和推廣先進經驗。要注意及時發(fā)現(xiàn)新情況、新問題，抓住重點、難點，加強研討，提出工作對策。第四要勇于創(chuàng)新，不斷探索業(yè)務指導工作的新思路、新方法。要善于從不合時宜的觀念、做法中解放出來，敢于突破傳統(tǒng)模式，與時俱進，開創(chuàng)符合檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律的檔案工作業(yè)務指導的新路子。
【摘要】：隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革，醫(yī)院的病歷檔案作為醫(yī)療衛(wèi)生機構的重要檔案，在準確記錄患者病情與治療過程以及維護醫(yī)院合法權益等方面發(fā)揮著至關重要的促進作用。但在現(xiàn)實生活中，病歷檔案的管理存在著一些問題。本我將從病歷檔案存在問題的角度出發(fā)，研究相應的解決對策。
【關鍵詞】：醫(yī)院；病歷檔案；管理；問題；解決對策
病歷檔案作為醫(yī)院臨床醫(yī)療工作全過程的記錄，不僅反映著患者疾病的產生、發(fā)展、病情的變化以及診療狀況，而且是衡量醫(yī)院醫(yī)療水平的重要依據(jù)。在醫(yī)療機構發(fā)展的過程中，加強對其的管理將有助于提升醫(yī)院檔案管理的質量與水平。但在實際的工作中，病歷檔案管理存在著一些問題。因此，強化對病歷檔案管理存在問題的研究并提出相應的解決措施，是當前人們熱衷研究的一大課題。
關于病歷檔案的概述
（一） 病歷檔案的含義
所謂病歷檔案，就是指醫(yī)療機構的工作人員根據(jù)患者的病情的產生與發(fā)展、病癥以及給出的診斷結果，所形成的體現(xiàn)病癥的各種圖像、文字、數(shù)據(jù)以及聲像等不同形式的記錄。它不僅反映醫(yī)務工作者醫(yī)療水平的高低，而且也體現(xiàn)著醫(yī)療機構的管理水平的高低。
病歷檔案的意義
病歷檔案的意義主要包含以下三個方面：一是病歷檔案具有一定程度上的社會功能，它是最為客觀反映患者住房治療的歷史性資料，現(xiàn)已成為解決醫(yī)療事件的重要文字資料，在維護患者、醫(yī)務工作者以及醫(yī)療機構的合法權益方面發(fā)揮著至關重要的作用；二是病歷檔案是反映醫(yī)療機構醫(yī)療水平高低與管理水平高低的重要信息資料，同時也是醫(yī)務工作者正確給出診斷與治療措施的重要依據(jù)，是考核醫(yī)務工作者工作與服務態(tài)度的重要標準；三是病例檔案有助于提升醫(yī)務工作者的專業(yè)素質與專業(yè)知識能力，病歷檔案是醫(yī)務工作者將醫(yī)學理論應用到實踐中的有效形式，加強對病歷檔案的分析與研究，總結其中的經驗教訓，將有助于促使醫(yī)務工作者專心研究自身專業(yè)，提升醫(yī)務護理的水平與質量，同時也是開展疾病預防活動的重要基礎。
針對病歷檔案管理存在問題的研究
問題之一——病歷檔案管理的工作人員業(yè)務水平低
病歷檔案管理的工作人員業(yè)務水平低的主要表現(xiàn)是：很多醫(yī)療機構的病歷檔案管理人員的人數(shù)少，不符合國家相關部門的要求。同時很多病歷檔案管理人員大都沒有受到過檔案管理知識的專業(yè)培訓，他們有的是從護理人員或者醫(yī)療人員中選的。這種現(xiàn)狀給病歷檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、信息開發(fā)與統(tǒng)計等工作帶來了很大的麻煩。
問題之二——病歷檔案管理的信息化建設落后
病歷檔案管理的信息化建設落后的主要表現(xiàn)是：隨著信息化技術的發(fā)展，很多醫(yī)院在內部建立了以計算機技術為核心的管理網(wǎng)絡。從患者入院到出院的每一個環(huán)節(jié)都相繼實現(xiàn)了計算機的信息管理，信息資源實現(xiàn)了院內共享。但是，大多數(shù)醫(yī)院的計算機信息管理網(wǎng)絡都是依據(jù)本院的財務狀況來設計的，并沒有根據(jù)患者的醫(yī)療活動來進行設計。再加上很多醫(yī)務工作者的計算機操作技能較差，要實現(xiàn)病歷檔案的信息化管理還需要一段時間。
問題之三——病歷檔案管理的法律制度不健全
病歷檔案管理的法律制度不健全的主要表現(xiàn)是：當前關于病歷檔案管理的法律法規(guī)與管理制度是不完善的，缺乏科學合理地鑒定標準。對于不按照國家相關規(guī)定制作檔案、報管檔案的人員，缺乏相應的處罰措施。病例檔案的檢索措施與工具的編制太過單一，還有一些醫(yī)療機構缺乏檢索工具。對于病歷檔案的鑒定銷毀，沒有遵守有關部門制定的銷毀程序，這使得很多有保存價值的病歷檔案沒有保存下來。
問題之四——病歷檔案的保管條件差
病歷檔案的保管條件差的主要表現(xiàn)是：很多醫(yī)療機構的高層管理人員沒有認識到病歷檔案的重要性，對于病歷檔案管理的活動經費的投入較少。很多醫(yī)療機構的病歷檔案的保存室比較破舊，缺乏現(xiàn)代化的管理設備與保護措施。在這種情況下，病歷檔案的保管條件較差，不僅不利于病歷檔案的查閱利用，而且不利于發(fā)揮病歷檔案的基本價值。
針對問題突出的解決對策的研究
對策之一——提升病歷檔案管理人員的業(yè)務素質
要提升病歷檔案管理人員的業(yè)務素質，就要做到以下兩點：一是要定期或者不定期對檔案管理人員進行專業(yè)知識的培訓，努力提升他們的專業(yè)知識與處理突發(fā)事件的能力；二是要聘請病歷檔案的專業(yè)人員開展講座或者演講等活動，在潛移默化中幫助病歷檔案的管理人員樹立正確的價值觀、工作觀，增強他們對工作的責任感和對醫(yī)院的歸屬感。
對策之二——加快病歷檔案的信息化建設
要加快病歷檔案的信息化建設，就要做到以下三點：一是要利用先進的計算機技術與網(wǎng)絡通訊技術，在醫(yī)療機構內部建立病歷檔案信息網(wǎng)，使得醫(yī)療機構內部的各個部門之間以及各個醫(yī)療機構之間可以達到信息共享的目標；二是加快對醫(yī)療機構內部的病歷檔案管理人員的培訓，建設一支專業(yè)素質高、技能好的檔案管理工作隊伍；三是要根據(jù)醫(yī)療機構發(fā)展的實際情況，制定明確的長遠規(guī)劃與發(fā)展目標，并與其他部門通力合作，以獲得技術與資金方面的全力支持。
對策之三——建立建全病歷檔案的管理制度與法律制度
要建立健全病歷檔案的管理制度與法律制度，需要做到以下兩點：一是要在醫(yī)療機構內部組織全體職工學習《檔案法》，并積極宣傳黨和政府關于檔案管理工作的政策與方針，逐步增強全體職工的知識能力與法制意識；二是要定期或者不定期在醫(yī)療機構內部開展演講比賽、知識講座、知識競賽以及座談會等活動，進行檔案管理與法制教育等方面的宣傳，從而在最大程度上加深工作人員對病歷檔案管理重要性的認識，提升病歷檔案的管理水平。
結語：
病例檔案是醫(yī)務工作者在給患者進行診斷、治療以及護理的過程中所形成的各種圖表、文字與聲像資料的歷史記錄，是醫(yī)療機構最有價值、最具特色的文字資料。但在現(xiàn)實的生活中，病歷檔案的管理存在著一些問題。因此，加快對病歷檔案管理存在問題的研究并提出相應的解決對策，是當前擺在人們面前的一項重大而有緊迫的任務。
參考文獻
［1］ 李翠紅.病歷檔案管理中存在的問題及對策［J］.山西檔案，2011（1）
［2］ 江紅、朱小菲.關于病歷檔案管理的思考［J］.四川檔案，2008（4）
1醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
就目前而言，醫(yī)院檔案管理工作中主要存在以下兩個問題：①管理制度不夠完善：管理制度不夠完善是我國很多醫(yī)院普遍存在的問題，尤其是中小型醫(yī)院。相關管理條例的缺失直接導致了醫(yī)院檔案管理水平的下降，從而導致重要文件的缺失，并且會影響醫(yī)院相關工作的高效開展。例如，若醫(yī)護人員不能及時找到重要的研究資料，就會導致工作效率的降低。②管理模式較為粗放：由于醫(yī)院管理人員對于檔案管理工作的忽略，導致醫(yī)院中檔案管理工作水平較低，沒有統(tǒng)一的管理標準，并且沒有科學的管理方法、管理模式，因此造成了管理效率低下、檔案內容混亂，為醫(yī)院檔案的歸檔和查閱增加了一定的難度。同時，醫(yī)院檔案管理質量的低下也會影響到整個醫(yī)院管理水平。
2“精細化管理”與“加減乘除法”的含義
2.1精細化管理
精細化管理是管理學中一個常見的概念，指通過落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，來實現(xiàn)管理工作的高效性。精細化管理的本質是將管理目標進行分解和細化，使之落實到每一個工作人員的身上，從而實現(xiàn)管理的有效性[1]。精細化管理方法最先應用于企業(yè)管理中，但隨著市場經濟社會的發(fā)展，很多事業(yè)單位也逐漸采用精細化管理方式進行管理。醫(yī)院中的檔案精細化管理指的是按照規(guī)范的管理方法安排好單位中的各項管理工作，不斷將工作細致化，精益求精，從而達到更好的管理效果。
2.2精細化管理中的“加減乘除法”
“加減乘除法”在數(shù)學中是最基本的運算方法，將該原理應用到醫(yī)院檔案管理工作中能夠有效提高管理質量?！凹臃ā敝傅氖遣粩嘣黾有碌臋n案內容、不斷采用新的保管方法、不斷提高檔案保護的技術、不斷增加檔案的利用者，不斷增加檔案錄入的項目數(shù)、被管理的檔案數(shù)、被整理和鑒定的檔案數(shù)、被數(shù)字化與開放化的檔案數(shù)，加大管理內容的范圍；“減法”是指采用先進的管理方法，降低管理成本，減少管理工作中的出錯率；“乘法”指不斷采用先進的管理方法來完善檔案管理的制度，調動檔案管理工作人員的積極性，提高管理工作的效率，使管理工作達到事半功倍的效果；“除法”是指消除管理工作的安全隱患以及摒棄管理工作中的弊端，不斷提高檔案管理的安全性和高效性[2]。將“加減乘除法”應用到醫(yī)院檔案精細化管理中，能夠對于現(xiàn)有管理工作制度進行精細的分析，做得好的方面繼續(xù)發(fā)揚，做得不好的方面盡量避免，從而使檔案管理工作的效率更高。
3“加減乘除法”在醫(yī)院檔案管理中的應用策略
3.1通過“加法”來加大檔案管理范圍
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關規(guī)定可知，檔案管理的內容應該包括國家相關機構、社會團體或者是個人所從事的與軍事、政治、經濟、文化、技術等能夠促進社會發(fā)展的并具有保存價值的文字、聲像、圖表等。本院已根據(jù)相關法律法規(guī)將符合以上特點的資料作為檔案管理的對象，并采用紙質或是電子的形式進行保存，包括上級的一些通知與通報、請示與批復，以及醫(yī)院運營期間的合同、規(guī)劃、協(xié)議、醫(yī)教研防文書、獎杯、證書等。然而精細化管理要求，在醫(yī)院不斷發(fā)展、醫(yī)療水平不斷提升的現(xiàn)如今，醫(yī)院檔案管理也應該與時俱進，不斷增加和細化檔案管理的內容，著重強調將醫(yī)患糾紛加入醫(yī)院檔案管理的內容中。醫(yī)患糾紛是指醫(yī)患雙方對于治療后果的認定產生分歧，或者是患方認為在治療過程中，其權益受到侵害，并要求相關的醫(yī)療機構對患方損失進行賠償?shù)氖录3]。對于醫(yī)患糾紛事件檔案的記錄應該注重細節(jié)，包括相關科室、責任人、糾紛原因、解決方式等，并將醫(yī)患糾紛與醫(yī)護人員的評價評級、績效考核等相掛鉤。糾紛案件的相關材料與說明收集后，應由科室主任審閱和簽字，并以一案一卷的形式進行保存。
3.2通過“乘法”來強化檔案管理力度
醫(yī)院檔案傳統(tǒng)管理方法中，管理模式單一、管理制度落后，因此管理效率低下。因此，應該加強檔案的管理力度。首先，應該制定明確的管理制度，相關制度應該參照《中華人民共和國檔案法》，并緊密結合醫(yī)院的實際情況來進行，不斷完善制度，嚴格執(zhí)行制度。①檔案管理人員應該執(zhí)證上崗，并進行定期培訓，確保其具有較高管理專業(yè)知識，了解管理工作的相關內容，并能及時更新自身知識，并將先進的技術手段應用到醫(yī)院檔案管理當中。②檔案室應該具有足夠的面積，并實施較好的防盜措施，例如安裝防盜門、防盜網(wǎng)等，檔案室內應該明確區(qū)分區(qū)域，并對于存放文件的區(qū)域實施監(jiān)控攝像管理[4]。③應該加強檔案室人員出入的記錄管理。所有進出檔案室的人員必須進行如實登記，且檔案的借閱必須有相關部門領導的簽字。其次，加強對于醫(yī)院運行過程中各類數(shù)據(jù)的收集和存檔管理，以便通過對于相關數(shù)據(jù)的分析，為醫(yī)院各項活動開展的管理和決策提供數(shù)據(jù)基礎。醫(yī)院中相關總結、計劃、督辦以及年鑒編纂等文稿的撰寫工作，應該由院辦副主任來完成。同時，應該將編纂年鑒、檔案收集、醫(yī)院重大事件以及相關宣傳工作相結合，完善醫(yī)院中各方面資料的采編，并生成固定院內刊物，對于醫(yī)院中各大小事件、工作動態(tài)進行記錄。該刊物將作為醫(yī)院中各項情報的第一手資料，客觀反映醫(yī)院各項科研成果、工作計劃等。
3.3通過“減法”來降低管理成本
傳統(tǒng)管理方法中，很多檔案采用紙質記錄方式。大規(guī)模的檔案撰寫工作不但會花費很大的人力、物力，并且出錯概率極高，并且紙質檔案會由于重復翻閱受到磨損，無論從人力、物力、財力角度而言，管理的成本均較高。尤其是在精細化管理的制度下，管理的內容、計算難度都不斷增大，手工抄錄和計算已經不能滿足相關檔案管理的要求。隨著電子科技的進步，數(shù)字化管理已經被廣泛應用于各項管理工作中[5]。因此，在允許的范圍內，我們可通過電子存檔的方法取代傳統(tǒng)的紙質存檔，實現(xiàn)管理工作的數(shù)字化、規(guī)范化，不但能夠降低管理成本，節(jié)省大量的人力、物力，還能夠有效減少管理工作中的錯誤率。同時，可以采用電子監(jiān)控設備對于檔案室進行監(jiān)控，并有專人負責監(jiān)控室，也能有效減少檔案管理工作中人力成本。在電子監(jiān)控室中，監(jiān)控人員可以同時對于幾個或是十幾個檔案室進行監(jiān)控，不但能夠提高監(jiān)控的效率，還能將檔案室中的實時狀況進行記錄。當有突發(fā)狀況發(fā)生時，電子監(jiān)控記錄能夠為辦案提供強有力的線索。電子監(jiān)控設備在檔案管理的應用中發(fā)揮了極大的作用。
3.4通過“除法”來消除安全隱患
醫(yī)院檔案管理工作中的安全隱患較多，例如火災、潮濕、盜竊、蟲咬等都可能會導致檔案的損壞。因此，檔案管理室中應該做好防火、防潮、防竊、防蟲的工作，將檔案保管安全工作精細化。檔案保管室內，應該杜絕火源，并且應備有足夠數(shù)量的滅火器，以免意外的火災導致檔案的損壞[6]。同時，紙質檔案應該妥善保存，避免直接與地面、墻壁接觸；還應加強檔案管理室內的巡邏工作，以免出現(xiàn)機密文件被盜的現(xiàn)象，還應做好檔案室內的定期殺蟲工作，避免紙質文檔遭到蟲咬破壞。除了檔案管理方式上的安全隱患，還應包括管理內容上的隱患。采用數(shù)字化檔案管理方式，能夠將相關的資料進行合理收集、科學歸檔，并定期對于相關檔案進行整理、歸類、排序、編號等，查閱時只需要將關鍵詞、檔案編號、文件名等輸入，就能快速搜索出相應的文檔、文件，有效消除傳統(tǒng)管理過程中亂序、遺失等危險因素。同時，還能有效實現(xiàn)多人同時查閱，提高查閱效率。
4結語
醫(yī)院檔案精細化管理扭轉了醫(yī)院檔案管理制度不完善、管理方法不科學、管理效率低下的趨勢，有效提高醫(yī)院中檔案管理工作的質量。將“加減乘除法”應用到醫(yī)院檔案精細化管理工作中，拓寬了管理內容的范圍、強化管理工作的力度、降低管理工作的成本，同時還能有效降低管理工作的安全隱患，使醫(yī)院相關檔案管理工作效率更高，為醫(yī)院的發(fā)展作出更大貢獻。
作者:耿玲 單位:淄博市中心醫(yī)院社?？?/p>
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