時間：2023-08-18 17:38:53
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電子檔案存在的現(xiàn)實是檔案法規(guī)必須面對的事實?！吨腥A人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)中所稱的檔案應當對電子檔案給以明確的表述?！稒n案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。在檔案法定定義中，對檔案的形式列舉了“文字、圖表、聲像”三種形式，雖然也提到了“……等不同形式”，好像也可以將電子檔案包括在其中，但這似乎僅僅是出于立法技術(shù)的考慮，以便使法律具有必要的靈活性和穩(wěn)定性，它并不表明不需要對電子檔案給以明確的表述。因為電子檔案的大量產(chǎn)生已經(jīng)成為現(xiàn)實，取代紙質(zhì)檔案只是時間的問題。但是，電子檔案是一種完全不同于以往任何載體形式的檔案?！皬倪h古的泥板、石刻、羊皮紙、甲骨、竹簡，到近代的紙質(zhì)記錄，人類世世代代使用的都是人工可以識讀的記錄符號”，“人可以在各種書寫載體上直接寫入信息，也可以讀出這些信息”，而電子檔案的信息是非人工可以識讀的，“電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號――數(shù)字式代碼，將輸入計算機的任何種類信息都轉(zhuǎn)換成二進制代碼，即只用若干個0和1來表示?！薄爸挥型ㄟ^計算機特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識讀它?！雹匐娮訖n案實質(zhì)上是一種以0和1的數(shù)字代碼形式存儲在磁盤和光盤等載體上的檔案。它既不是文字形式，也不是圖表和聲像形式，而又可以將文字、圖表、聲像等形式全部包括在其內(nèi)。電子檔案應該是對國家和社會有保存價值的檔案的組成部分，而且將成為主要組成部分。如果還將電子檔案劃入“……等不同形式”中，不在檔案法定定義中給電子檔案以明確的表述，那么將會使電子檔案工作處于無法可依的被動地位，不利于國家對電子檔案的管理和積累。
二、“直接形成的……歷史記錄”這一表述檔案概念的術(shù)語還適不適合電子檔案?
《檔案法》在表述檔案定義時，使用了“直接形成的……歷史記錄”這一指明檔案最基本屬性的術(shù)語。雖然這里并沒有用“原始記錄”和“原件”等概念，但誰都清楚“直接形成的……歷史記錄”指的就是檔案是“原始記錄”，是“原件”而非復制件。如在吳寶康教授主編的《檔案學概論》中把檔案定義為：“檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其各種形式的原始記錄”，簡述為：“檔案是原始的歷史記錄”，并認為：“原始記錄性乃是檔案的首要的根本的屑性”，“所以檔案注重原本、原稿和孤本，很多檔案往往只有一份?！雹陉愓?、和寶榮教授主編的《檔案管理學基礎(chǔ)》把檔案定義為：“檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像及其各種方式和載體的歷史記錄”，簡述為“檔案是原始的歷史記錄”，他們也認為：“檔案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”。③盡管學術(shù)著作的檔案概念不能與《檔案法》中的檔案概念混為一談，但是檔案是原始記錄、是原件的意思應該是相通的。而且，陳兆、和寶榮教授的檔案定義與檔案法定定義是基本相同的，并在簡述中用“原始”代替了“直接形成的”。然而，電子檔案的出現(xiàn)卻沖擊了這種觀點。電子檔案是不是“直接形成的”，不好回答，但有沒有“原件”的問題，似乎已經(jīng)有了清晰的答案。不管是物理歸檔還是邏輯歸檔，電子檔案都很難再保持“原件”形式。先說物理歸檔，只要脫機保存，得到的必然是復制件，而不是計算機上原來形成的原件。邏輯歸檔雖然仍保留在原形成的計算機上，但因其可能被隨時修改刪除，而不得不進行數(shù)據(jù)備份，這數(shù)據(jù)備份就是復制。而且即便是不進行數(shù)據(jù)備份，隨著時間的推移，計算機老化或更新?lián)Q代，仍需要進行數(shù)據(jù)遷移，而所有的數(shù)據(jù)遷移，實質(zhì)上都是復制，結(jié)果得到的還是復制件，仍不是“原件”。電子檔案的這一特性，使保持其“原始記錄性”成為懸而未決的難題。它不僅使《檔案法》中的檔案定義難以包容，而且也給其如何表述出了難題。
三、電子檔案給檔案的開放與公布出了難題
按照《檔案法》的規(guī)定，檔案的開放與公布是兩個不同的概念?！皺n案開放是指由將原來處于封閉狀態(tài)的檔案依法向社會公開，供社會各方面利用，將過去控制在一定范圍內(nèi)使用的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楣┥鐣谩薄！皺n案的公布是指由國家授權(quán)的檔案館或機關(guān)，依法將可以向社會開放利用的檔案的全部或部分原文，或者檔案記載的特定內(nèi)容，通過報紙、刊物、圖書、聲像、電子出版物發(fā)表、電臺和電視臺播放、公眾計算機信息網(wǎng)絡傳播以及公開出售、展覽、公開陳列等形式，首次向社會公開，使社會知曉的行為?！雹軆烧叩膮^(qū)別就在于首次向社會公開。對檔案的開放與公布的規(guī)定，很顯然是針對檔案館保管的紙質(zhì)檔案而制定的。然而，隨著電子檔案的進館和館藏檔案的數(shù)字化，情況則發(fā)生了變化，使檔案的開放與公布出現(xiàn)了矛盾，電子檔案的開放與公布變得不再好區(qū)分而合二為一了。電子檔案信息主要是靠網(wǎng)絡傳播的。對于利用者來說，如果他不是非要到保存電子檔案的所在地去利用檔案，他利用電子檔案的惟一途徑就是計算機信息網(wǎng)絡。而如果人們不是通過網(wǎng)絡利用的話，那么電子檔案的優(yōu)越性就顯不出來了。然而，這就帶來一個問題，對于電子檔案來說，它的開放與公布是同時發(fā)生的。因為《中華人民共和國檔案法實施辦法》(以下簡稱《實施辦法》)第二十三條規(guī)定，檔案公布可以“通過公眾計算機信息網(wǎng)絡傳播”，這時，開放即公布，兩者沒有了區(qū)別。但是，由國有檔案公布而引起的糾紛是要檔案館來承擔的。在保管紙質(zhì)檔案為主的情況下，檔案館可以采取消極辦法，不管能不能引起糾紛的檔案一律不公布。但是對電子檔案來說就會出現(xiàn)矛盾和問題：一是利用者不會再出現(xiàn)任意公布或擅自公布尚未公布的開放檔案的現(xiàn)象，但是卻將原來利用者任意公布或擅自公布尚未公布的開放檔案可能造成侵害國家利益和公民合法利益的風險轉(zhuǎn)嫁給了檔案館；二是檔案館要避免上述風險，即使采取身份認證、訪問控制和聲明開放的檔案是未公布的檔案等措施也無濟于事。因為對利用者來說他利用的是檔案法規(guī)規(guī)定的檔案公布途徑傳播的檔案信息，是已公布的檔案信息。檔案館惟一有效的做法是不開放這些有可能引起糾紛的應開放的檔案，但這樣做又有違反檔案開放法規(guī)之嫌；三是檔案法規(guī)關(guān)于檔案開放與公布條款的規(guī)定，使電子檔案的開放與公布處在兩難的矛盾境地，如果默許電子檔案開放與公布是同時進行的做法，又會使檔案法規(guī)關(guān)于開放和公布的規(guī)定陷入尷尬的境地。
四、電子檔案同等效力的問題
《實施辦法》第二十一條規(guī)定：“各級各類檔案館提供社會利用的檔案，應當逐步實現(xiàn)以縮微晶代替原件。檔案縮微晶和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力”。這條規(guī)定的出發(fā)點主要是為了保護檔案原件的完整與安全，并對提供社會利用檔案應以縮微品和其他復制件等代替原件及檔案復制件的法律效力做出的規(guī)定。然而，電子檔案的產(chǎn)生，卻帶來了問題，其一，正如上文所述，電子檔案已難有“原件”的概念，而且不論是物理歸檔還是邏輯歸檔，最后都要脫機進館，也就是說檔案館所保存的電子檔案不可能有電子檔案的“原件”，而都是復制件。即使按照《電子簽名法》的規(guī)定被視為滿足法律法規(guī)規(guī)定的原件形式要求的電子檔案，本身也是復制件，只不過是賦予了與原件同等的效力，從理論上說并不是原件。沒有了“原件”，“檔案……其他復制形式”，“具有與檔案原件同等的效力”的規(guī)定對電子檔案就沒有了意義；其二，接收進館的電子檔案和館藏檔案的數(shù)字化檔案，實質(zhì)上它們都是檔案的復制件。而對這樣的檔案復制件，現(xiàn)有檔案法規(guī)規(guī)定很難使其具有與原件“同等效力”。不論是從檔案室脫機得到的上述電子檔案，還是在檔案館計算機網(wǎng)絡上得到的上述電子檔案，它們都是檔案復制件。對這些檔案復制件，如果要在其上加載檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記，按照《電子簽名法》的要求，必須對其進行加密處理，加密與解密都是一個比較復雜的技術(shù)問題。而對檔案收藏單位來說，要在電子檔案上加載檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記，不僅在技術(shù)操作上有比《電子簽名法》的規(guī)定復雜得多的問題，還有《電子簽名法》規(guī)定范圍之外的電子檔案“同等的效力”的問題，還有如何保證電子檔案就是與原件相同和證明其沒有被修改等等問題。如果不能針對電子檔案的特性，在檔案法規(guī)中做出相應的規(guī)定，就很難發(fā)揮電子檔案“與檔案原件同等的效力”。注釋：
①馮惠玲：認識電子文件《擁有新記憶――電子文件管理研究》摘要之一，檔案學通訊，1998(1)
②吳寶康主編，檔案學概論，北京：中國人民大學出版社，1988．1：32-41
③陳兆、和寶榮主編，檔案管理學基礎(chǔ)(修訂本)，北京：中國人民大學出版社，1996．5：10-16
一、電子政務系統(tǒng)中檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題
（一）電子政務系統(tǒng)檔案管理基本情況
電子政務檔案的出現(xiàn)是伴隨著計算機應用的日益普及和完善而產(chǎn)生的，國際上往往認為從上個世紀60年代起，計算機就對電子檔案產(chǎn)生了深遠的影響。60年代初期召開的倫敦國際檔案會議上，就提出了自動處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國際檔案會議上，也相繼對電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展進行了熱議，提出了在計算機上進行檔案應用的新概念，之后經(jīng)過了機讀文件、機讀檔案和電子文件等幾個發(fā)展歷程，近些年逐漸規(guī)范地使用了電子文件和電子檔案的準確概念。二十一世紀初，國家質(zhì)檢部門頒布實施了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對電子文檔進行了明確的定義，把在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件統(tǒng)稱為電子文檔。
上述概念和定義一個共同的特點就是，認為電子政務檔案是利用計算機設(shè)備進行存儲、閱讀和傳遞的文件類型。并且相比于傳統(tǒng)的文檔材料，電子政務系統(tǒng)檔案一般有這樣幾個特征：
一是電子政務檔案具有獨立性。由于電子檔案可以通過計算機網(wǎng)絡進行傳遞，所以相對來說沒有固定的存儲位置，并且能夠經(jīng)常變換存儲環(huán)境，經(jīng)常更換利用載體，但保持內(nèi)容和信息形態(tài)的固定。
二是充分利用計算機設(shè)備。由于電子政務系統(tǒng)中的檔案材料主要通過計算機來進行，所以對其軟硬件設(shè)施、操作系統(tǒng)依賴性比較強，無論是電子檔案的制發(fā)、存儲、處置，還是分類歸檔，往往均需要利用計算機來完成，所以一旦不依靠電腦設(shè)備，電子檔案將失去存在的空間。
三是存在一定的安全隱患。由于電子政務系統(tǒng)中的檔案是依靠計算機來完成，由于計算機中互聯(lián)網(wǎng)登陸的非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復制相對就非常容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來了一定的現(xiàn)實問題，如果原材料沒有備份，在傳遞的過程中，如果計算機硬盤系統(tǒng)出現(xiàn)了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。
（二）電子政務系統(tǒng)中檔案管理存在的問題
如前所述，電子政務系統(tǒng)中的檔案經(jīng)常面臨著一些薄弱環(huán)節(jié)，一旦處理不當，就會給檔案管理帶來安全隱患。主要問題表現(xiàn)在：
一是原有電子政務檔案遭到破壞。由于電子政務系統(tǒng)中的檔案資料在計算機或存儲介質(zhì)中予以保存，所以確保其真實、全面、完整地反映出來，具有很強的技術(shù)要求。
二是電子政務檔案安全隱患嚴重。現(xiàn)今網(wǎng)絡應用非常普遍，而互聯(lián)網(wǎng)有具有極強的開放、共享和自由特性，誰都能夠非常方便快捷地登陸互聯(lián)網(wǎng)，如果電子政務檔案經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)大量的傳遞、、瀏覽，就經(jīng)常會出現(xiàn)人為地破壞、修改、刪除等情況，給電子政務系統(tǒng)中的檔案管理帶來嚴重的安全風險隱患。
二、解決電子政務系統(tǒng)檔案管理問題的措施
針對上述問題，為了有效地防范電子政務系統(tǒng)中的檔案管理更加安全、科學、規(guī)范、高效，結(jié)合檔案管理工作實際，可以通過以下措施解決：
一是規(guī)范電子政務檔案管理體系建設(shè)。隨著電子政務檔案出現(xiàn)的越來越多，檔案管理機構(gòu)應當充分考慮到這種現(xiàn)實情況，加強電子政務檔案管理體系建設(shè)，健全完善統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標準，明確電子政務檔案管理流程和主要工作任務，明細歸檔的電子政務檔案材料的類別和技術(shù)難點，確保電子政務檔案管理的科學化、規(guī)范化和標準化。
二是完善電子政務檔案管理技術(shù)手段。在電子政務檔案接收、鑒定、存儲、應用等環(huán)節(jié)，提前做好各種準備工作，科學防范人為破壞、病毒侵擾、傳遞丟失等風險，并且提前做好備份，防止出現(xiàn)電子政務檔案管理技術(shù)手段缺失的問題。
三是健全電子政務檔案管理相關(guān)法規(guī)。強化法律法規(guī)建設(shè)，在現(xiàn)行檔案法中修改完善電子政務檔案管理的有關(guān)內(nèi)容條款，解決電子政務檔案管理法治環(huán)境的保障問題，做到有法可依、有法必依，增強電子政務檔案管理的法律效力。
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應用計算機技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。
總之，在計算機技術(shù)應用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術(shù)研討會”?？梢姡嘘P(guān)電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術(shù)應用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。
電子檔案信息安全的目標是實現(xiàn)檔案的真實性、完整性、機密性和可用性。圍繞電子檔案的安全目標，對電子檔案有一個規(guī)范的、統(tǒng)一的、客觀的安全評價標準。真實性是指：確保來源于真實可靠的電子檔案在經(jīng)過傳輸、遷移等過程后依然和初始檔案文件一致，沒有被破壞、擅自改動或偽造。完整性是指：確保電子檔案所包括的內(nèi)容、數(shù)據(jù)、相關(guān)的軟硬件說明、事件活動的相關(guān)信息等資料沒有缺損，保持原態(tài)的完整。機密性是指：確保電子檔案信息只允許合法的具有訪問權(quán)限的用戶訪問，非授權(quán)用戶無法訪問，保護檔案的機密性?？捎眯允侵福捍_保電子檔案信息應該滿足隨時調(diào)取、查閱、使用，檔案的保存不會因為管理、技術(shù)、時間等因素而導致不能訪問。要使電子檔案滿足真實性、完整性、機密性及長期可用性目標，就必須在構(gòu)建電子檔案信息安全體系時，從這些目標中找到一個合適的平衡點。
1.實體安全保護（物理安全），是指存儲檔案信息的庫房、計算機設(shè)備等電子檔案信息載體的安全，系統(tǒng)服務及時、系統(tǒng)設(shè)備硬件和相關(guān)設(shè)施運行正常，對于各種災害、故障要采用充分的預防措施，保證系統(tǒng)的實體硬件不受自然和人為的破壞。實體安全主要包括：環(huán)境安全、設(shè)備安全、載體安全。具體為存儲檔案信息的庫房、計算機機房等檔案儲載體的安全保管、防盜、防毀、防霉；防震、防火災、防水災、防電磁信息輻射泄漏、防止線路截獲、抗電磁干擾及電源掩護等。
2.網(wǎng)絡安全保護，是針對計算機網(wǎng)絡及其節(jié)點面臨的威脅和網(wǎng)絡的脆弱性，而采取的防護措施。由于電子檔案利用網(wǎng)絡傳輸越來越多，越來越普及，電子檔案信息的優(yōu)越性就表現(xiàn)在它能實時通過網(wǎng)絡暢通地提供給在線異地用戶使用，而網(wǎng)絡作為一種信息流通渠道，它的防衛(wèi)能力和抗攻擊能力較弱。因此，網(wǎng)絡的安全成為保障用戶真實有效地利用電子檔案信息的關(guān)鍵所在，網(wǎng)絡安全保護也因此而產(chǎn)生。網(wǎng)絡安全評價涉及實體安全、軟件安全、操作系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)安全等方面內(nèi)容；對計算機病毒戒備、防黑客入侵，防止針對網(wǎng)絡的攻擊與犯法行動進行檢測等方面設(shè)施；對把持訪問網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的用戶，防止非法鏈接或被誘騙等訪問把持措施；具有有審計與監(jiān)控功能，實行身份確認，對應用網(wǎng)絡監(jiān)控設(shè)備或?qū)崟r入侵檢測設(shè)備時，確保只有合法身份的用戶才允許建立鏈接。網(wǎng)絡安全是綜合了多方面因素的復合型需求。網(wǎng)絡安全是所有安全需求中最為復雜和最難控制的環(huán)節(jié)，網(wǎng)絡安全保護也是電子檔案信息安全保護的重要內(nèi)容。
3.軟件安全保護，是指電子檔案信息能在相應的軟件中安全運行流轉(zhuǎn)，禁止非法用戶的訪問，保證合法用戶的使用。保障電子檔案信息免遭破壞、更改或非法拷貝等保護措施。軟件安全保護包括：軟件自身安全，及與電子檔案信息相關(guān)的軟件及其說明的完整性。軟件存儲安全，電子檔案信息不被截取、修正或盜用。運行安全，合法用戶使用軟件時保證軟件的正常運行。通信安全，軟件的安全傳輸、加密傳輸、網(wǎng)絡安全完整下載。使用安全，是指避免合法用戶不能正常登錄、訪問、使用軟件。
4.信息安全保護，是指保證在系統(tǒng)中傳輸、存貯的電子檔案信息不被截取、修正或盜用，保護檔案信息的安全在網(wǎng)絡能夠正常運行的基礎(chǔ)上，我們要保證在系統(tǒng)中傳輸、存貯的電子檔案信息是安全的，不被截取、修正或盜用。檔案的屬性是原始記載記錄，計算機和網(wǎng)絡的不穩(wěn)固使得電子檔案信息的這一特征難以保證，而且電子檔案信息有密級限制，不能公開在網(wǎng)絡上傳輸，所以必須通過加密，來保證電子檔案信息在網(wǎng)絡傳輸時其安全。網(wǎng)絡上的傳輸使得電子檔案信息的完整性無法保證，所以保持完整性應采用有效的措施來進行，這對于電子檔案信息來說至關(guān)重要。一個單位或組織最核心的信息通常以數(shù)據(jù)庫的形式應用和保存，確保信息數(shù)據(jù)庫的安全對于電子檔案信息來說其作用十分重要。電子檔案信息的特點和安全要求，告訴我們建立一個完整系統(tǒng)的安全保障體系，必須對電子檔案信息從產(chǎn)生到永久保存的整個生命周期進行系統(tǒng)的保護。建立一個涵蓋電子檔案信息全部保存利用的目標體系、技術(shù)體系、程序體系至關(guān)重要。電子檔案信息的安全成敗在于最薄弱的環(huán)節(jié)。電子檔案信息安全保障目標的實現(xiàn)，必須使構(gòu)成電子檔案信息安全防范體系嚴密，沒有防患于未然那么整個安全就失敗了。電子檔案信息的安全保障是一個全面的體系，涉及電子檔案信息的流程，保存的管理和災難的恢復。
電子檔案災難恢復策略
災難恢復研究的不是災難本身，而是預防災難和應對災難的方法。災難恢復依賴于訓練有素的人和軟件工程的開發(fā)，更依賴于完善合理的恢復規(guī)劃。進行電子檔案數(shù)據(jù)信息的災難恢復，首先要理搞清有關(guān)災難恢復的基本概念，正確理解這些概念有助于更好地開展災難恢復工作。關(guān)于災難恢復的基本概念有災難、災難恢復、災難備份。災難：《重要信息系統(tǒng)災難恢復規(guī)劃指南》中對“由于人為或自然的原因，造成信息系統(tǒng)運行嚴重故障或癱瘓，使信息系統(tǒng)支持的業(yè)務功能停頓或服務水平不可接受、達到特定的時間的突發(fā)性事件，通常導致信息系統(tǒng)需要切換到備用場地運行”定義為災難。
災難恢復：《重要信息系統(tǒng)災難恢復規(guī)劃指南》中對“將信息系統(tǒng)從災難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復到可正常運行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務功能從災難造成的不正常狀態(tài)恢復到可接受狀態(tài)，而設(shè)計的活動和流程”定義為災難恢復。災難恢復策略在整個備份制度中占有相當重要的地位。因為它關(guān)系到系統(tǒng)在經(jīng)歷災難后能否迅速恢復。數(shù)據(jù)恢復通常分為：（1）系統(tǒng)恢復（全盤恢復），多為應用在網(wǎng)絡服務器發(fā)生意外的災難導致數(shù)據(jù)全部丟失、系統(tǒng)崩潰、計劃的系統(tǒng)升級、系統(tǒng)重組等狀況。（2）文件恢復，個別文件的恢復比全盤系統(tǒng)恢復常見得多。利用網(wǎng)絡備份系統(tǒng)的恢復功能，很容易恢復受損文件，瀏覽備份數(shù)據(jù)庫或目錄，找到該文件，就可將其恢復。（3）重定向恢復，重定向恢復是將備份的文件恢復到另外一個系統(tǒng)上或不同的位置，而不是進行備份操作時所在的位置。重定向恢復可以是個別文件恢復，也可以是整個系統(tǒng)恢復。
隨著當前信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應用，計算機普遍應用于自動化工程設(shè)計，電子檔案逐漸成為檔案管理的主要形式，是檔案管理中的一種新型模式。由此引起的對電子文件和電子檔案的管理,是檔案管理工作者需要面對的新問題。電子檔案能縮小檔案保存空間,快速傳遞交流信息,實現(xiàn)信息共享，與時代接軌，帶來了極大的方便,同時也給檔案工作帶來了一系列的新情況新問題。
一、電子文件對檔案管理學研究的影響
1.電子文件對檔案本質(zhì)屬性的影響
從本質(zhì)的角度上講，所有的檔案均具備原始記錄性的特征，這種特征主要體現(xiàn)在兩個方面上，即檔案內(nèi)容和檔案形式。正是因為檔案這一本質(zhì)特征的存在，使其與圖書、資料有所區(qū)別，也使檔案具備了法律憑證的作用。就電子文件而言，其與傳統(tǒng)檔案最為顯著的差別在于形成方式的不同，計算機是電子文件形成的重要載體，由于在計算機上能夠?qū)﹄娮游募M行隨意修改或復制，從而使得檔案原始記錄性這一特征不復存在。電子文件的原始記錄性及其憑證作用是否具備法律作用，成為目前檔案領(lǐng)域研究的重要課題，而且也成為電子文件是否能夠轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵之所在，其對檔案管理學的研究具有深遠的影響。
2.電子文件對檔案來源的影響
檔案的來源一直都是檔案管理學研究的重點課題，而在電子文件出現(xiàn)后，使得這一課題的研究方向發(fā)生了轉(zhuǎn)變。究其根本原因是電子文件的形成具有其自身的特點，它不再對應機關(guān)、組織和機構(gòu)，而是可以按照實際需要對文件信息進行修改和重新組合，故此檔案來源的確定，也不能僅僅局限在某一個特定的條件上，而是要闡明檔案的原始聯(lián)系，并了解檔案在全壽命周期內(nèi)的信息組合變化，逐步對檔案的來源原則進行豐富和完善?？梢姡娮游募某霈F(xiàn)，改變了檔案來源的研究方向，其對檔案的來源產(chǎn)生了一定程度的影響。
3.電子文件對檔案現(xiàn)代化研究的影響
在信息時代到來的今天，檔案現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案發(fā)展的必然趨勢，而這一目標的實現(xiàn)需要相關(guān)的技術(shù)作為支撐。可以說電子文件是時展的產(chǎn)物，它的出現(xiàn)進一步推動了檔案現(xiàn)代化建設(shè)進程，同時，也在一定程度上拓寬了檔案的研究內(nèi)容。為此，除了要對原有的檔案內(nèi)容加強研究之外，還應當不斷加大對各種支撐技術(shù)的研究力度，如計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)以及微縮技術(shù)等等，尤其是要加強對信息安全和通信技術(shù)的研究以及各種新技術(shù)在檔案中的應用研究，這對于檔案的現(xiàn)代化發(fā)展具有積極的促進作用。
4.電子文件對檔案保護技術(shù)的影響
對檔案進行保護與利用是檔案管理工作中較為重要的環(huán)節(jié)。隨著電子文件的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案保護理論及其相關(guān)技術(shù)已經(jīng)無法滿足實際工作需要。為此，要在不斷加大對傳統(tǒng)檔案載體保護技術(shù)研究力度的同時，深入研究電子文件檔案的保護技術(shù)，如新型檔案載體、保存環(huán)境、檔案原始性及完整性的保護措施等等。由此可見，電子文件的出現(xiàn)，不僅使檔案保護技術(shù)的研究領(lǐng)域進一步拓寬，而且也增大了研究難度，這給相關(guān)研究人員提出了新的挑戰(zhàn)。
二、電子文件生命周期理論對我國電子文件管理過程的啟示
電子文件生命周期管理理論對我國電子文件管理過程的指導體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計和運行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面，以保證電子文件在其整個生命周期受到嚴密的控制。即對電子文件進行全程管理，對電子文件生命周期中每個階段的管理，包括從電子文件的形成到其銷毀或永久保存這個完整的運動過程。要達到有效管理電子文件的目的，就要建立電子文件管理信息系統(tǒng)的準則，而建立相關(guān)準則，必須關(guān)注文件從孕育形成到銷毀或永久保存的每一個階段。其中，在文件的孕育階段，選擇適當?shù)拈喿x軟件是影響電子文件生命周期的關(guān)鍵因素，因為從軟件工程的角度來看，閱讀軟件的生命周期影響電子文件的品質(zhì)。在文件的概念設(shè)計階段，按照“前端控制”思想的精髓把電子文件各個階段的管理放在概念階段予以考慮。例如，在概念階段要及時采集必要的“背景信息”和“元數(shù)據(jù)”，以證實文件形成過程的真實可靠性；事先確定歸檔范圍，判定保存價值，確定采集時間和采集方式，以保證歸檔文件的完整性、準確性；事先設(shè)定某些方面的技術(shù)指標，如記錄載體、記錄格式等，以保證電子文件的長期可利用性。總之，對電子文件管理要從信息系統(tǒng)源頭做起，在概念階段即考慮作為檔案保管、利用的要求，把可能預先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，如果待系統(tǒng)應用后再作改動往往既費錢又復雜，而且有時不可能實現(xiàn)。在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計階段，檔案部門人員應協(xié)助軟件開發(fā)人員進行設(shè)計，對電子文件管理的各個過程提出合理的設(shè)計要求，使電子文件生命周期內(nèi)各個階段所有管理活動和管理要素統(tǒng)籌兼顧，強調(diào)各項管理內(nèi)容和要求無縫連接、系統(tǒng)整合和總體效應。
三、電子檔案管理的對策
1.歸檔的電子文檔進行規(guī)范整理
首先，有選擇地保留具有利用價值的電子文檔，對于事務性的電子文檔，使用完畢即可刪除;對需要保留的電子文檔采用電子鑒定法，通過制訂電子文檔鑒定標準、開發(fā)電子文檔鑒定軟件等方法，對電子文檔進行批量鑒定，以此提高工作效率，并保持鑒定標準的統(tǒng)一。其次，對電子文檔的分類整理可借用國家歸檔文件的整理。第三，對同一組織機構(gòu)、同一保管期限、同一級別的電子文檔按文件編號的大小進行排列。
2.采取嚴格的保密措施
首先，采用電子通信網(wǎng)絡系統(tǒng)中“雙密鑰碼”的方法進行加密。其次，做好文檔的開放與控制上網(wǎng)的界定工作。凡是屬于公開的文檔都可上網(wǎng)，對在保密期限的文檔，可根據(jù)其時效陸續(xù)解密上網(wǎng)。三是保障文檔的憑證作用。電子文檔的憑證作用在于其原始性，要維護電子文檔的原始性就要加強對電子文檔的安全審理，保證電子文檔不被修改和刪除，其一，要重點解決對電子文檔非法的訪問、拷貝和打印等問題，通過設(shè)置入口密碼、口令、注冊登錄等措施控制非法用戶的訪問，并通過特殊的服務措施控制用戶對文件的拷貝、下載打印等行為。其二，電子文檔制發(fā)單位在機內(nèi)輸入隱形條碼，以防止電子文檔被修改或刪除。其三，做好防火墻的防護工作。只有符合事先制定的網(wǎng)絡安全規(guī)定的信息才被允許通過，不符合的就要拒之墻外，以保護網(wǎng)上電子文檔的原始性和真實性。其四，做好光盤、軟盤、磁盤等電子文檔的保護和安全工作，購置專門裝具，創(chuàng)造良好的管理環(huán)境。
3.加強電子文件管理的信息化建設(shè)
檔案管理部門應加快電子文件管理的信息化建設(shè)，積極探索和實踐檔案管理新模式。首先，檔案管理人員應當充分了解并掌握電子文件檔案管
理軟件的特點及其使用方法，并對軟件的各種功能進行深入研究，如前端控制功能、全程管理功能等等。同時，還應針對用戶認證、電子簽名等方面進行應用研究，在保證檔案管理軟件安全、穩(wěn)定運行的基礎(chǔ)上，探索最符合本單位特點的工作模式。其次，加強檔案信息網(wǎng)絡的規(guī)范化、標準化建設(shè)，為電子文件形成、傳輸、歸檔、整理提供良好的網(wǎng)絡環(huán)境。再次，檔案管理部門應根據(jù)本單位的實際情況，落實紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的可行性方案，采取電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的管理模式，提高檔案管理工作效率。
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；電子文件；檔案；管理；
中圖分類號：TP391 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
隨著以計算機信息技術(shù)為依托的電子檔案生成和電子信息管理電子平臺的設(shè)計實施和推廣，檔案作為人類社會活動的產(chǎn)物，必然伴隨著社會活動運行方式的轉(zhuǎn)變，在形成、傳遞、存儲和利用等自身發(fā)展規(guī)律上發(fā)生相應的變化。當前計算機信息化系統(tǒng)正在逐步演化成為各類組織機構(gòu)業(yè)務運行的基本方式，網(wǎng)絡平臺也正逐漸成為各類單位信息運作的支撐平臺。對這些部門的檔案管理活動而言，運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎?，探索符合信息化特點的新的理念和新的方法。
一、電子文件的特點及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的區(qū)別
所謂電子文件，是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等磁性材料為載體的文字材料。主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件不同，這些不同也正是由檔案界最先感受到和最先引起關(guān)注的。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有其獨有的特點：
（一）電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備的輔助才能顯示并閱讀利用；
（二）電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞，信息的產(chǎn)生不再具有唯一性的特點，因此修改也十分方便；
（三）電子文件的利用可實現(xiàn)同時遠程共享，而不再受時間和距離的限制；
（四）電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場所的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、酸堿度及防磁性等條件的要求很高。
由于電子檔案顯示出的不同特性，就使我們的傳統(tǒng)檔案業(yè)務管理工作在流程和具體操作上面臨巨大的變化。
二、電子文件對檔案工作的影響
（一）電子文件對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領(lǐng)導者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出一份文稿真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，這種產(chǎn)生的 “唯一性”才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都可在計算機及相關(guān)設(shè)備上進行。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，它是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界研討的一系列新課題。
（二）對傳統(tǒng)檔案業(yè)務管理工作的影響
傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，長期的管理實踐使傳統(tǒng)的檔案工作形成了一套完整的工作規(guī)范。特別是檔案的業(yè)務管理工作，整個流程各個環(huán)節(jié)完備、保管制度嚴密、提供利用嚴格。而在文件形成過程中應用計算機后，電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁介質(zhì)上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、業(yè)務技術(shù)人員所共享。電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，隨時進行存貯。如果歸檔電子文件，必須在移交電子文件打印稿的基礎(chǔ)上，以磁盤或光盤的形式進行移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)，也就是檔案信息讀取系統(tǒng)。
1、對分類工作的影響。由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類將不可避免地被概念分類整理所取代。因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的必需，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多元的整序，不再需要通常對紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。2、對立卷工作的影響。2000年國家新的文件整理方法出臺后，在檔案整理過程中第一次引入了計算機輔助進行管理，由于計算機的強大貯存功能和查找記憶功能，直接應對每一份文件，就能輕而易舉地快速實現(xiàn)精確檢索。這樣以來，通過立卷實現(xiàn)檢索的傳統(tǒng)手工方法徹底失去了意義。在電子文件的歸檔過程中，模擬意義上的立卷同樣沒有任何意義，而以文件形成單位“件”為基本管理單位的保存和檢索成為電子文件管理的最好選擇。3、對價值鑒定工作的影響。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，因此對電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)的分析，將成為電子文件保存價值高低的重要內(nèi)容。
三、在新形勢下做好檔案工作的對策
（一）檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。當代社會新思想、新技術(shù)的產(chǎn)生和利用十分廣泛，檔案人員也要切實轉(zhuǎn)變觀念，要適應信息技術(shù)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要。因此，培養(yǎng)滿足信息時代需求的擁有各方面知識的復合型人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。
（二）保護好歸檔電子文件的真實性。在實行電子業(yè)務管理的過程中，電子文件將成為文件產(chǎn)生的主流，對新型電子文件的歸檔勢在必行。通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮應有的社會效用。
（三）建立文檔一體化管理模式。在電子業(yè)務建設(shè)的成熟階段，由單位統(tǒng)一建立起規(guī)范標準、密切相關(guān)聯(lián)結(jié)、互為保證、相對獨立的電子政務管理運行模式，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子文檔的統(tǒng)一有效管理。對電子文件的管理從文件的形成、文件的捕獲、歸檔、鑒定、管理、保管、利用等所有環(huán)節(jié)都進行前端控制，實現(xiàn)電子文件產(chǎn)生和電子檔案歸檔同步，鑒定同步，管理同步，利用同步。
浙江省象山縣第三人民醫(yī)院 315711
[摘要]隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，計算機管理已經(jīng)被應用于各行各業(yè)的各項管理之中，檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分對促進醫(yī)院發(fā)展起到不可替代的關(guān)鍵性作用，同時，檔案管理情況也側(cè)面反映了醫(yī)院的整體建設(shè)和風貌，信息環(huán)境下，醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理已是大勢所趨。鑒于此，本文對檔案現(xiàn)代化管理的概念和意義做了詳細闡釋，并深入探討了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化路徑，以期為醫(yī)院檔案管理提供更有效的理論指導。
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關(guān)鍵詞 ]醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化；構(gòu)建策略
一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化概念闡釋
檔案現(xiàn)代化管理指的是利用計算機技術(shù)、云存儲技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代化工具進行檔案信息管理，檔案現(xiàn)代化管理是以傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)而發(fā)展起來的。
檔案現(xiàn)代化管理可以通過計算機錄入檔案信息資料，使檔案信息的搜集、整理、查閱、利用變得更加方便，通過搜索引擎，檔案管理員和使用者可以即刻檢索出所需資料，大量節(jié)省了操作時間，并有效提高檢索準確率；檔案現(xiàn)代化管理實現(xiàn)了檔案的電子化存儲，檔案管理員和使用者查閱無需直接接觸檔案原件，利用互聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡存貯工具便可傳遞、閱讀文件，這種管理方式方便了檔案的保管和保存，無限延長了檔案壽命；檔案現(xiàn)代化管理實現(xiàn)了資源共享，進一步提升了檔案資料的開發(fā)和利用率。
信息化時代背景下，人們對信息的需求量和時效性要求越來越高，同時，隨著各單位工作開展，檔案的數(shù)量不斷增多，檔案庫容量趨于飽和，檔案管理人員不堪重荷，傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸暴露出自身缺陷，已經(jīng)無法滿足新時期的檔案管理工作要求，在這種情況下，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和檔案工作的數(shù)字化已經(jīng)是各大企事業(yè)單位的唯一選擇。
二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化構(gòu)建策略
（一）電子策略運用
1.建立適合于自身需要的檔案軟件管理系統(tǒng)。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，多種多樣的檔案管理軟件被開發(fā)出來，這些軟件各有特點，在選擇時，單位要優(yōu)先考慮經(jīng)過國家鑒定的正規(guī)化軟件，然后再根據(jù)自身需要，在原有軟件基礎(chǔ)上進行二次開發(fā)，建立適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，檔案管理軟件系統(tǒng)既要能滿足檔案部的工作需要，又要與其他行政辦公系統(tǒng)相連接，實現(xiàn)檔案的材料搜集、報送、接受、管理、修訂等的全程數(shù)字化管理，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化、自動化和網(wǎng)絡化。
2.利用計算機輔助檔案管理。檔案現(xiàn)代化管理要循序漸進地推進，首先在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，利用計算機工具實現(xiàn)檔案目錄信息的數(shù)據(jù)化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，然后再實現(xiàn)全文信息的數(shù)據(jù)化。單位中所有部門均要求利用計算機進行檔案材料管理，并通過一體化工作平臺匯總至檔案管理部門，檔案管理部負責管理和保存單位所有檔案資料，并為各個部分提供檔案查詢借閱服務，通過計算機輔助，檔案管理工作效率大大提升。
3.電子檔案管理。隨著社會信息化建設(shè)的不斷推進，無紙化辦公早已由概念逐漸實踐應用到各個領(lǐng)域中。電子檔案的誕生，也引領(lǐng)檔案管理工作進入了新時代。檔案的自動化和一體化管理，要求檔案管理部門重新設(shè)置工作流程。在每一份檔案文件形成伊始，檔案管理人員都要率先考慮后續(xù)檔案管理工作中的鏈接應用及長久保存問題。
（二）管理環(huán)境構(gòu)建
1.更新觀念，實現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化?？茖W理念意識對于檔案現(xiàn)代化管理具有現(xiàn)實的指導意義。面對新的技術(shù)、新的管理模式，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，走出封閉概念誤區(qū)，不斷學習，提升自身檔案管理專業(yè)水平和計算機技術(shù)應用水平，實現(xiàn)檔案管理人工操作向智能操作的轉(zhuǎn)變，建立資源優(yōu)勢，完成資源共建共享。此外，檔案管理部門以外的員工也應該提升對檔案管理的認識，特別是信息部門、人力資源部門，必須要具備一定的檔案管理意識和技能。
2.加強軟、硬件建設(shè)，促進管理技術(shù)現(xiàn)代化。傳統(tǒng)人工的檔案管理模式逐漸被淘汰，現(xiàn)代化檔案管理正在各大企事業(yè)單位中深入開展，在推進現(xiàn)代化檔案管理時，先進的基礎(chǔ)設(shè)施和硬件工具是最基礎(chǔ)的物質(zhì)條件。首先，要依據(jù)檔案室建設(shè)標準配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室和庫房等；其次，要配置現(xiàn)代化檔案管理工作所必須的計算機、掃描儀、服務器、硬盤、光盤、打印機、交換機等硬件工具，這些硬件工具是實現(xiàn)檔案數(shù)字化和自動化管理的重要保障；第三，在存儲保護檔案時，要注意配置空調(diào)、消防器、除塵器、監(jiān)控器等裝置，以確保檔案文件的安全保管；第四，選擇適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，并對檔案管理人員進行統(tǒng)一培訓，教予其掌握檔案管理的各項應用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。
（三）安全保障措施
1.建立科學統(tǒng)一的現(xiàn)代化檔案管理標準和規(guī)章制度。執(zhí)行檔案信息的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理制度，使檔案管理有章可循、有據(jù)可依。從材料收集、整理到存檔，檔案管理的所有流程環(huán)節(jié)都要做到條例清晰、條目明確，確保檔案資料的完整性，杜絕出現(xiàn)材料丟失、漏記、誤記現(xiàn)象。同時，檔案材料的內(nèi)容、分類以及編號等項目也都要求統(tǒng)一標準，并設(shè)置密碼，安全存放?，F(xiàn)代化檔案管理的方式、手段與傳統(tǒng)檔案管理截然不同，因此，檔案管理部門必須重新制定適用于現(xiàn)代化檔案管理運行機制的全新管理制度和使用規(guī)則。
2.加強安全技術(shù)的開發(fā)和應用?，F(xiàn)代化檔案管理具有管理高效、利用方便、傳遞快捷等優(yōu)勢，但同時，相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案也容易出現(xiàn)人為破壞、病毒攻擊、信息干擾，儲存?zhèn)鬏斨械男畔⑹Э氐劝踩珕栴}，另外，電子材料易改性和操作隱蔽性也給檔案信息的安全保護工作增加了很多難度，以上因素都可以造成電子檔案信息數(shù)據(jù)的丟失或污染，檔案內(nèi)容真實性難以確保。檔案管理部門和技術(shù)部門應重視檔案管理安全技術(shù)的開發(fā)和應用。如，防火墻技術(shù)、反病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)等。
三、結(jié)論
目前，社會各行業(yè)的信息化改革都在不斷深化，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇，如何高效管理，做好服務是新形勢下檔案管理人員需要討論的新課題。單位檔案管理要盡早地融入互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，開拓多種渠道，開發(fā)多種技術(shù)，有效借鑒社會其他領(lǐng)域和相關(guān)信息，放開眼光，創(chuàng)新發(fā)展，不斷加快檔案現(xiàn)代化管理進程。
參考文獻
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電子檔案信息的安全管理是一個過程，而不是一個產(chǎn)品，我們不能期望通過一個安全產(chǎn)品就能把所有的安全問題都解決。對各檔案管理系統(tǒng)來說，解決電子檔案信息安全的首要問題就是要識別自身信息系統(tǒng)所面臨的風險，包括這些風險可能帶來的安全威脅與影響的程度，然后進行最充分的分析與評價。只有采用科學有效的模型和方法進行全面的安全評價，才能真正掌握內(nèi)部信息系統(tǒng)的整體安全狀況，分析各種存在的威脅，以便針對高風險的威脅采取有效的安全措施，提高整體安全水平，逐步建成堅固的電子檔案信息安全管理體系。
一、電子檔案信息安全評價指標體系的組成
電子檔案信息系統(tǒng)是一個復雜的系統(tǒng)工程，既有硬件，又有軟件，既有外部影響，又有內(nèi)部因素，而且許多方面是相互制約的。因此，必須有一個規(guī)范的、統(tǒng)一的、客觀的標準。根據(jù)國內(nèi)外的電子檔案信息安全評估標準，國家對電子檔案信息和網(wǎng)絡信息系統(tǒng)安全性的基本要求，結(jié)合電子檔案管理和網(wǎng)絡管理經(jīng)驗，綜合考慮影響電子檔案信息安全的各種因素，建立電子檔案信息安全評價指標體系。
二、電子檔案信息安全評價指標體系權(quán)重確定方法
用若干個指標進行綜合評價時，其對評價對象的作用，從評價目的來看，并不是同等重要的。指標越重要，權(quán)的數(shù)值就越大；反之，數(shù)值小則可以說明其重要程度相對較低。合理地確定和適當?shù)卣{(diào)整指標權(quán)重，體現(xiàn)了系統(tǒng)評價指標中各因素之間的輕重有度、主次有別，更能增加評價因素的可比性。在安全評價中，具體確定權(quán)重的方法很多，如德爾菲法、主成分分析法、層次分析法、環(huán)比法等。其中，層次分析法比較適用于電子檔案信息安全的評價。層次分析法的核心是對決策對象進行評價和選擇，并對它們進行優(yōu)劣排序，從而為決策者提供定量形式的決策依據(jù)。它充分利用人的分析、判斷和綜合能力，適用于結(jié)構(gòu)較為復雜、決策準則較多且不易量化的決策問題。它將定性分析和定量分析相結(jié)合，具有高度的簡明性、有效性、可靠性和廣泛的適用性。而電子檔案信息安全指標體系因素多、主觀性強且決策結(jié)果難以直接準確計量，因而可以用層次分析法來確定指標體系的權(quán)重。層次分析法的基本步驟是：1、將復雜問題概念化，找出研究對象所涉及的主要因素；2、分析各因素的關(guān)聯(lián)、隸屬關(guān)系，構(gòu)建有序的階梯層次結(jié)構(gòu)模型；3、對同一層次的各因素根據(jù)上一層次中某一準則的相對重要性進行兩兩比較，建立判斷矩陣；4、由判斷矩陣計算被比較因素對上一層準則的相對權(quán)重，并進行一致性檢驗；5、計算各層次相對于系統(tǒng)總目標的合成權(quán)重，進行層次總排序。
三、電子檔案信息安全評價指標體系綜合評價方法
（一）電子文件的概念及種類
電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤和光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?/p>
電子文件具有兩個基本特征：一是電子文件是由電子計算機生成和處理的，其信息是以二進制數(shù)字代碼的形式記錄和表示的，所以也稱“數(shù)字文件”；二是電子文件具有文件的各種屬性，具有特定的用途和效力。
電子文件按著不同的分類方法可分成不同的類型。
1.按電子文件信息存在形式分類，可分為文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、影像文件、聲音文件等。
2.按文件功能分類，可分為主文件、輔文件、和工具性文件。主文件是指表達作者意圖，行使職能的文件；支持性文件是指生成和運行主文件的軟件；輔、工具性文件是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。
3.按文件生成方式分類，可分為計算機系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。
（二）電子文件的保護
電子文件的保護包括電子文件載體保護和電子文件信息保護兩個方面。
1.電子文件載體的保護
電子文件是由磁性載體和光盤承載的。保護電子文件載體要求做到以下幾點：一是庫房溫濕度應控制在17°到20°之間，相對濕度應控制在35%到45%之間，以避免磁性載體粘合層脫落，光盤變形以及記錄信息丟失等；二是防止灰塵、光線和有害氣體，以避免盤基在老化、變質(zhì)、損壞、磁粉脫落以及產(chǎn)生色斑等；三是、防止外來磁場破壞記錄信息，影響讀出效果；四是防止機械磨損和強烈震動，避免載體劃傷、彎折和紀律信息的損壞。
2.電子文件的保護
電子文件的保護一般采取以下幾項技術(shù)措施：
（1）保障計算機信息系統(tǒng)的安全。（2）信息加密技術(shù)。（3）簽署技術(shù)。（4）身份驗證技術(shù)。（5）消息認證技術(shù)。（6）防火墻技術(shù)。（7）仿寫技術(shù)。（8）信息備份技術(shù)。（9）防治計算機病毒。
二、電子檔案的保護
電子檔案是具有保護價值的，已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。對電子檔案的保護應依據(jù)其特性進行保存與維護，從以下幾個方面來保證電子檔案的安全可靠，使電子檔案能夠長期處于可理解，可準確提供利用的狀態(tài)。
（一）保證電子檔案的可用性
1.電子檔案載體的保存環(huán)境要求
一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關(guān)標準的要求，載體應直立排放、并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。
2.電子檔案載體的檢測與維護
為確保電子檔案信息的可靠性和完整性，應每年對電子檔案檢測一次。主要檢測載體表面是否損壞、變形，有無霉斑，并在相應的計算機設(shè)備控制下，對載體上的信息進行讀取校驗，以確定是否需要從新或更新。存貯在磁性載體上的電子檔案，應每4年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留。
3.建立電子檔案維護管理的信息文檔
對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格的控制與管理，以免因操作失誤而造成難以彌補的損失，為此必須建立電子檔案維護管理信息文檔，并由工作人員就電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄。
（二）保證電子檔案的可存取性
由于歸檔后的電子檔案，大都是在不同計算機系統(tǒng)上形成的，其內(nèi)容個事的編排也不盡一致。這種的技術(shù)和形式上的差異，必然會帶來在電子檔案需要進行恢復與還原時，所采用的技術(shù)方法上的不同。因此，為了對電子檔案在利用中得以準確、完整并以人們理解的方式進行顯示，就必須將所有與之有關(guān)的技術(shù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義及所用的軟硬件平臺等加以保存，以保證電子檔案的可存取性。
（三）保證電子檔案的可理解性
為使電子檔案的可理解性，就需要保存與其內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應包括：相關(guān)的其他文件系列名稱、存儲位置及相互關(guān)系；對電子檔案內(nèi)容中所引用的其他未被存貯的參考資料出處；在自然語言中不常用的詞語解釋；必要的與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息注釋等。
（四）電子檔案保存在電子文件階段的要求
電子文件的生命周期包括設(shè)計、形成和使用三個階段。為了使具有檔案價值的電子文件真實可靠，且適合保存，有關(guān)保存和歸檔要求應在電子文件的設(shè)計階段作出，隨后的一切相應措施也應在電子文件的形成和使用階段采取。
1.設(shè)計階段。電子文件的設(shè)計階段，必須根據(jù)電子文件歸檔后形成電子檔案的保存要求提出計劃。計算應明確保存電子文件所依靠的技術(shù)，規(guī)定歸檔的需求及保管期限。以便所設(shè)計的電子文件與系統(tǒng)能被有效地保存。
2.形成階段。為嚴格履行電子文件歸檔功能，在形成階段應對電子文件形成進行監(jiān)督，已落實設(shè)計階段提出的要求。若檔案部門未參與設(shè)計階段，則必須在形成階段對保管問題加以解決。若在形成階段，遇到設(shè)計階段沒有預計到的保管問題時，檔案人員應及時采取措施，對系統(tǒng)進行改進或變更。