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導(dǎo)語：在電子化檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：檔案；電子化；優(yōu)點；問題
檔案工作從狹義上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作。從廣義上說，檔案是人類文明發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物，它物化并延續(xù)了人類的記憶，成為聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶，它把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實地記錄下來，使瞬間變成永恒，成為人們進行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象、準確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。
伴隨中國進入信息化社會，檔案管理與利用的電子化在檔案工作方面發(fā)揮著越來越重要的作用。尤其是，在高校檔案管理方面，由于高校繁重的教學(xué)管理使用了電子檔案而變得更加科學(xué)和便捷，并逐漸成為高校教育管理的重要組成部分，成為推動高校教育教學(xué)改革，促進高校的可持續(xù)發(fā)展的重要方式和不可或缺
環(huán)節(jié)。
縱觀近些年高等教育發(fā)展狀況，即：招生數(shù)量的擴大使得高校（含普通高校和成人高校）數(shù)量正在逐年遞增，同時，高校教師數(shù)量日益增多，高校中的教育教學(xué)檔案也成幾何數(shù)量增長。所以，每年會有數(shù)以千萬的教學(xué)檔案進行著改變和更新，這就需要進行及時的維護，因此，對高校教學(xué)檔案的管理工作形成巨大的挑戰(zhàn)和壓力。正是由于高校教學(xué)檔案工作量巨大，從而使得高校檔案工作顯得捉襟見肘，更新不及時。因此，使用電子化檔案就變得格外重要和迫切。可以說，無論是學(xué)生還是教師相關(guān)的檔案，還是專業(yè)相關(guān)的資料保存都需要電子檔案來輔助和保存，便于查詢和及時更新。
但是，高校檔案電子化也有其自身的問題。首先，先進的信息技術(shù)是進行高校檔案管理的重要手段，但是目前電子信息管理只起到了檢索、備份、交換等輔助作用，而高校中的教學(xué)檔案主要還是憑借紙質(zhì)作為其保管的媒介。究其原因就是因為相關(guān)的電子技術(shù)不能得到保障，換句話說就是，電子信息技術(shù)還遠遠沒有發(fā)展到目前高校對其電子教學(xué)檔案要求的高度上。其次，高校管理操作的標準化程度有待提高。由于目前眾多高校缺乏統(tǒng)一的標準，使得許多高校的電子化檔案不能進行集中統(tǒng)一管理，沒有起到互通有無的階段，致使教學(xué)檔案分散在各職能部門，文件材料收集不齊全、保存不完整，這就為教學(xué)檔案管理工作的效率帶來了困難。檔案管理人員人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
總之，在這個高度信息化的時代，隨著高校檔案管理工作的開展，電子檔案的意義和作用正被越來越多的人重視，立足于優(yōu)點，克服其不利之處，檔案工作者們應(yīng)該在檔案工作面臨的新形勢下不斷學(xué)習(xí)和保有高度的責(zé)任心迎接更新的挑戰(zhàn)，使高校檔案工作向著更加系統(tǒng)化、高效化的方向發(fā)展。
參考文獻：
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[關(guān)鍵詞]城建檔案 信息電子化 數(shù)學(xué)化建設(shè)
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》，為我國全面實現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準備。
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進程。
2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標準化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計算機、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。
關(guān)鍵詞： 醫(yī)院 人事檔案管理 電子檔案
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院從業(yè)人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。它是個人發(fā)展、醫(yī)院人才招聘、提拔和實現(xiàn)整個社會人才優(yōu)化配置的基本依據(jù)?，F(xiàn)代科技的發(fā)展為醫(yī)院人事檔案管理提供了便利，當然也對檔案管理提出了更高的要求，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下利用計算機建立電子檔案是新時代人事檔案管理的必然趨勢。
網(wǎng)絡(luò)建檔是社會進步和信息系統(tǒng)發(fā)展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對于過去的紙質(zhì)檔案，建立電子檔案則體現(xiàn)出更多的優(yōu)越性：
1.保存壽命長，不易損壞
檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優(yōu)盤等電子存儲介質(zhì)內(nèi)，不會因為像紙質(zhì)檔案一樣因為天氣、自然災(zāi)害和存放時間等的影響而發(fā)生破損、丟失的情況，即使經(jīng)過很長時間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現(xiàn)問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補，打破過去紙質(zhì)檔案袋的“唯一存在”，也就增強了醫(yī)院人事檔案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于電子設(shè)備存儲空間很大，對于醫(yī)院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導(dǎo)致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫(yī)院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調(diào)用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。
3.提取檔案方便
以前的人事檔案是放在一個專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個人的已屬不易，更不用說查找某些細節(jié)信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。
4.共享性
將檔案袋保存在醫(yī)院的檔案室里，個人的信息只被這所醫(yī)院擁有，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立的電子檔案則體現(xiàn)出鮮明的共享性。
通過網(wǎng)絡(luò)可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網(wǎng)上，跟各種醫(yī)藥科研網(wǎng)、醫(yī)學(xué)教育網(wǎng)以及人才網(wǎng)等一起共享信息，在這樣更寬的平臺上，對個人素質(zhì)的發(fā)展和醫(yī)院人事管理的提高都將起到很大的推動作用。如果最終能實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的人事檔案共享，那對我國的人才優(yōu)化配置都將是十分有利的。
5考核評價公開公平
在紙質(zhì)檔案內(nèi)的考核評價部分，一般是由單位上司或部門個人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內(nèi)容。醫(yī)院可以將電子檔案的這部分內(nèi)容掛在網(wǎng)上，考核評價結(jié)果予以公示，由全體工作人員來檢查核實或是由大家來一起考核個人的工作生活情況，給予評價。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實的反映個人情況，保證了人事檔案的真實性。
當然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫(yī)院檔案管理人員有較高的的專業(yè)能力。如何更好地實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：
首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設(shè)施，醫(yī)院應(yīng)該設(shè)立專門的微機室代替過去的紙質(zhì)檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機的正常工作以及網(wǎng)絡(luò)的通達。然后引進適合本單位人事檔案的管理信息系統(tǒng)，確保各種檔案信息的錄入、分類、統(tǒng)計、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機還是信息系統(tǒng)都要有良好的升級環(huán)境，能確保醫(yī)院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時代步伐。
然后，醫(yī)院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強的責(zé)任感，主動地搜集補充醫(yī)院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時全面。還有就是專業(yè)素質(zhì)，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業(yè)知識，同時還要具備信息技術(shù)的基礎(chǔ)知識，才能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高效地進行電子檔案的管理工作。同時他們還需要具有良好的職業(yè)素質(zhì)，不隨意泄露他人的檔案信息，不會因為其他單位或個人的利惑而非法借閱、修改檔案。
其次，醫(yī)院應(yīng)該建立完善的檔案管理制度。強調(diào)《中華人民共和國檔案法》的總體要求，同時建立自己單位的相關(guān)管理制度，一來可以使檔案管理更加的規(guī)范，防止不法分子以不正當?shù)氖侄伪I取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經(jīng)不法分子利用將貽害無窮，要切實做好保密工作。在這方面醫(yī)院應(yīng)該重點做好監(jiān)督管理的規(guī)范工作，挑選專業(yè)能力和道德素質(zhì)都較高的管理人才來擔(dān)任，合理設(shè)置崗位，上機操作的各個部分分別設(shè)置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監(jiān)督，以確保檔案管理的安全、有效。
最后，要進行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點、優(yōu)點、管理方法、對單位和個人的特殊要求等常識深入人心，增強醫(yī)院工作人員對個人檔案的重視意識，讓他們自覺地將自己的各種信息真實地提交給檔案管理員。讓醫(yī)院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫(yī)院對個人工作、服務(wù)態(tài)度、思想進步等各方面的考核、監(jiān)督工作都積極開展起來，這樣反過來也讓個人以更大的熱誠和更積極地態(tài)度投入到工作中去。
實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的電子化將使醫(yī)院人事管理具有更大的動態(tài)性和靈活性，使醫(yī)院的發(fā)展更緊跟時代的需求，當然也對醫(yī)院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫(yī)院都應(yīng)該努力完善自己的人事檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理的電子化，使其更加科學(xué)化，完備化。
參 考 文 獻
社會的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的普及，電子化逐漸深入我們的生活與工作中。人事檔案作為一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，是各單位記錄員工信息、招收員工、選拔人才等的重要依據(jù)，是干部晉級職稱、升職加薪的主要根據(jù)。[2]在衛(wèi)生事業(yè)單位中，加強電子化人事檔案的管理是加強行政管理的重要方面。如何提高電子化人事管理的水平，加深電子化技術(shù)在人事管理中的應(yīng)用，提高檔案管理的效率，體現(xiàn)電子信息化技術(shù)的價值，值得探討。
二、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的重要性
在人事檔案管理的過程中，因為檔案具備一定機密性與專業(yè)性，人事部門應(yīng)重視人事檔案并加強管理，及時解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。在衛(wèi)生事業(yè)單位中，因為人員調(diào)動較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛(wèi)生員退休、臨時聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛(wèi)生事業(yè)單位人員的流動性較強等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時進行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續(xù)配備不齊全、手續(xù)不完備等問題。
某些醫(yī)院注重藥物管理工作，注重對醫(yī)生、護士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫(yī)院負責(zé)人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現(xiàn)疏漏，直接導(dǎo)致了醫(yī)生升職時評判的片面性，導(dǎo)致某些優(yōu)秀醫(yī)生對醫(yī)院不滿而出現(xiàn)跳槽等現(xiàn)象，幸好醫(yī)院管理者及時認識到問題的嚴重性，加強對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫(yī)院的各方人事調(diào)動以及醫(yī)生升職等提供重要依據(jù)，醫(yī)院也因此而更上一層樓。
三、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀
（一）人員不足現(xiàn)問題突出
在我國多數(shù)地區(qū)的衛(wèi)生事業(yè)單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部醫(yī)生、護士以及其他部門人員來講人數(shù)可忽略不計。在一些較小的衛(wèi)生事業(yè)單位中，多數(shù)人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠?qū)Ｗⅰ６鄶?shù)人事部門的檔案材料無人整理、無人監(jiān)督，甚至出現(xiàn)人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。
（二）人員業(yè)務(wù)技能水平普遍偏低
嚴格來講，人事檔案管理工作是一門專業(yè)性較強的工作，其對閱卷的規(guī)范、閱卷質(zhì)量等要求較高。多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位因?qū)θ耸鹿芾矸矫娴牟恢匾?，?dǎo)致人事部門人員變動較為頻繁，導(dǎo)致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術(shù)水平不足，后期亦未受到專業(yè)化的培訓(xùn)，造成管理檔案的人事技術(shù)水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數(shù)據(jù)的準確性。
（三）管理手段滯后
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人事管理制度也在逐漸進行改革創(chuàng)新發(fā)展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發(fā)展卻仍顯欠缺。據(jù)調(diào)查，目前我國多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理仍然是較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，無論是檔案的儲存、整理還是保護，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個別位于發(fā)達城市的大型衛(wèi)生事業(yè)單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會已經(jīng)進入信息化管理時代，電子化、科學(xué)化、規(guī)范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛(wèi)生事業(yè)單位以及各企業(yè)的當務(wù)之急。
四、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理電子化應(yīng)用分析
（一）在衛(wèi)生事業(yè)單位建立電子檔案的必要性
在衛(wèi)生事業(yè)單位之中，單位的衛(wèi)生系統(tǒng)是一項較為復(fù)雜的系統(tǒng)，其中存儲著大量的人事信息檔案，在管理之時非常困難，若要做好衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)，方便管理人員管理的同時節(jié)省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數(shù)據(jù)庫存放檔案外，也應(yīng)對衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的信息進行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強對各部門的掌控。
（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應(yīng)用
在人事檔案管理中，相關(guān)檔案管理者可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)將人事檔案進行分門別類，如護士間可按照普通護士、高級護士等護士職位等級進行檔案分類，而醫(yī)生也可根據(jù)心腦科、骨科等從事職位進行分類，節(jié)省時間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網(wǎng)內(nèi)部進行資源數(shù)據(jù)的共享，當領(lǐng)導(dǎo)或者工作人員想要急需了解人員檔案時可直接上網(wǎng)查找，增加檔案透明度的同時，對數(shù)據(jù)庫的原始檔案也是一種保護。在檔案管理員進行檔案管理時，降低了工作壓力，提高了工作效率。
（三）電子化在檔案管理應(yīng)用中的風(fēng)險
在電子化廣泛應(yīng)用于人事管理檔案后，為企業(yè)部門帶來便利的同時也帶來了一定的風(fēng)險。其一，網(wǎng)絡(luò)的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時大大增強了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學(xué)以來的成長歷程、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，是人們求職時最重要的文件，若檔案被盜，對相關(guān)人員的人身安全會造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網(wǎng)絡(luò)而存在，雖然壓縮了紙質(zhì)檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網(wǎng)絡(luò)也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網(wǎng)絡(luò)的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會造成檔案丟失，甚至造成系統(tǒng)的崩潰。事實上，有利就有弊，電子化檔案的風(fēng)險雖然不可避免，卻可以進行有效的控制，將風(fēng)險控制在一定范圍內(nèi)，增強檔案管理者的電子信息化知識，為衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展提供保障。
五、結(jié)語
關(guān)鍵詞：電子檔案；電子文件；管理
中圖分類號：G271.4文獻標識碼：B文章編號：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02
一、檔案管理電子化
隨著電子信息化社會的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當今社會的檔案管理工作。檔案管理電子化的優(yōu)勢已日益凸顯，成為了社會發(fā)展的必然趨勢。
（一）檔案管理電子化是社會進步、科技發(fā)展的必然趨勢
辦公自動化、無紙化的進步，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機讀形式，要綜合系統(tǒng)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。
（二）檔案管理電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以檔案資料為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。第二，可縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。第三，檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。第四，檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。
（三）檔案管理要適應(yīng)新時期工作的需求
檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已經(jīng)不能滿足新時期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進程?，F(xiàn)有的機讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。
在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案管理電子化。
現(xiàn)有的檔案管理模式不能適應(yīng)電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
二、對電子文件的認識
信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計算機進行操作，傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列，從社會生活的角度來認識，電子文件是人們在各種活動中使用電子計算機作為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，例如，OA（辦公自動化）電子文件、E-mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動的技術(shù)性電子文件，例如CAD（計算機輔助設(shè)計）、CAM（計算機輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。
計算機應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非?？捎^。在中國較大的省、部級政府機關(guān)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中，每年約生成兩，三萬份電子文件，這些大量的電子文件，給人們的生活和工作帶來了巨大的變化。中國的檔案工作者逐步認識到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質(zhì)文件，如果使用或保管不當也會給人們帶來嚴重問題。
國家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國家“八五”規(guī)劃，國家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領(lǐng)導(dǎo)小組，并由國家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對電子文件的特性和管理方法進行研究，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》的國家標準已完成報批稿，正在進行試點工作，目前課題組正在制定我國的檔案行業(yè)標準《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》。
三、電子文件歸檔管理上遇到的問題
據(jù)了解，在很多辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計時沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一些部門的電于文件管理不嚴密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲器的容量問題，使新產(chǎn)生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲過于分散，未實現(xiàn)集中脫機保管，計算機系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理的適當辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時才考慮就已經(jīng)無法挽回了，下面對一些主要問題進行分析介紹。
（一）網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源
電子文件之所以涉及范圍迅速擴展、數(shù)量急劇增加，最主要的原因就是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展。計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展在短短幾年中就深入到世界的各個角落，可以想象，網(wǎng)上的信息量無疑是天文數(shù)字，何況互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)還正在高速發(fā)展過程之中。
（二）技術(shù)發(fā)展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難
日新月異的多媒體技術(shù)使電子文件的技術(shù)環(huán)境及存儲結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜。如果只限于單純的字處理范圍，電子文件信息處理的標準化程度還比較高，而且技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復(fù)雜的多種信息的混合物。例如，為適應(yīng)辦公習(xí)慣，在字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點或不同的數(shù)據(jù)庫中。又由于技術(shù)更新太快，非標準信息必然增多，使電子文件離開了特殊環(huán)境就失去了可讀性。
（三）保證電子文件的真實性、完整性、可靠性的技術(shù)難題很多
關(guān)鍵詞：配網(wǎng)工程項目檔案管理信息化
中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號：
配網(wǎng)工程項目檔案是電網(wǎng)系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分，它凝結(jié)了工程管理技術(shù)人員、操作人員的智慧，是工程建設(shè)過程、工程實體狀況、工程建設(shè)質(zhì)量的最原始，也是最真實和全面的記錄。在以數(shù)字信息化為代表的今天，緊跟時代步伐，突破傳統(tǒng)的工程項目檔案管理手段和模式，實現(xiàn)配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理已然是一個十分緊迫的話題。
1 配網(wǎng)工程項目檔案與電子化管理的重要性
1.1 配網(wǎng)工程項目檔案的特征
配網(wǎng)工程的檔案是電網(wǎng)建設(shè)改造過程中構(gòu)成的基礎(chǔ)材料，是全部工程建設(shè)的原始記錄。 其不但是配電網(wǎng)工程項目建設(shè)投產(chǎn)、竣工以及達標驗收時不可或缺的重要組成部分，更是將來電網(wǎng)生產(chǎn)運營、改建擴建等提供基礎(chǔ)材料和主要依據(jù)。配電網(wǎng)工程建設(shè)項目檔案工作主要具有以下個方面的特征：一是具有特定的工作對象。也就是對一項具體工程進行的檔案管理；二是具有特定的工作內(nèi)容。檢查、督導(dǎo)工程建設(shè)項目檔案資料的構(gòu)成、匯集、歸類等實行建設(shè)項目檔案的整理、鑒定、保存與進一步發(fā)掘使用；三是具有特定的作用。對工程項目之可行性研究、項目審核、工程規(guī)劃、工程施工管理、工程竣工驗收、工程質(zhì)量驗收評估、生產(chǎn)準備階段、試生產(chǎn)期間以及投產(chǎn)后的生產(chǎn)與管理等諸項工作創(chuàng)造依據(jù)與服務(wù)。
1.2 配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理的重要性
配網(wǎng)工程項目檔案是指在電力項目工程建設(shè)活動中直接形成的對企業(yè)有保存價值的文字、圖紙 圖表、聲像等各種載體文件材料。項目檔案收集得是否齊全、完整，內(nèi)容是否準確，直接影響到工程竣工投產(chǎn)后的生產(chǎn)、維護、改擴建乃至經(jīng)濟效益的產(chǎn)生和提高。而隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)的快速發(fā)展，配網(wǎng)工程項目檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢，做好配網(wǎng)工程項目檔案的電子化歸檔與管理，將成為工程項目順利開展以及日后提供利用的必要前提和保障。
傳統(tǒng)的檔案管理模式是利用紙張記錄文字、數(shù)據(jù)和圖形，利用照相機或攝象機膠片記錄影象，利用錄音機磁帶記錄聲音。這些都屬于模擬存儲介質(zhì)，主要工作是建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，難于實現(xiàn)高效率的信息處理、檢索和傳輸，存儲介質(zhì)占用的空間也很大。當前辦公自動化OA系統(tǒng)與項目管理軟件等先進手段連接起了方方面面的高速信息網(wǎng)絡(luò)，其服務(wù)結(jié)構(gòu)和服務(wù)目的都會出現(xiàn)質(zhì)的變化。
2 配網(wǎng)工程檔案管理中存在問題分析
就當前的配網(wǎng)工程項目檔案管理的整體情況而言，我們在工程檔案管理上的信息化程度并不高。一些電力公司甚至缺乏工程檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，一些檔案管理人員對計算機技術(shù)在檔案管理中運用不熟悉，對工程項目檔案電子化的管理方法與途徑也不了解。 具體而言，問題主要有以下幾個方面：
2.1 工程檔案管理手段落后
近年來，一些電力公司的工程項目檔案管理人員仍采用傳統(tǒng)的管理方法，把檔案只是作為一種文本和資料來保管。工程檔案管理人員的工作也僅僅是對檔案進行收集和整理。 但是，許多配網(wǎng)工程項目本身檔案文本的數(shù)量非常龐大，因而在工程項目建設(shè)過程中，傳統(tǒng)的管理手段雖然花費了大量的人力和物力，但是往往時效性比較差，很難做到與工程項目建設(shè)管理同步。
2.2 檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后
目前，一些電力公司雖然也在工程項目檔案的管理中引入了計算機， 但整體而言還停留在計算機制表和查閱等初級階段，沒有完全走上信息化管理的軌道。在檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上，數(shù)據(jù)信息不完整、不準確、不及時，造成工程電子檔案失真，不能反映現(xiàn)實情況，從而影響了檔案的使用，沒有發(fā)揮出信息化管理本身應(yīng)有優(yōu)勢。
2.3 工程檔案管理缺乏規(guī)范性
由于我國在配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理方面整體沒有明確的章程，造成工程檔案電子化管理過程中存在著許多不規(guī)范。在實際工作中，由于配網(wǎng)工程項目的施工單位很多，工程電子檔案的管理上缺乏程序化、規(guī)范化，直接造成工程檔案的信息化復(fù)雜，一些重要的電子文檔和資料由于保存不規(guī)范而丟失和毀損的現(xiàn)象時有發(fā)生。
2.4 工程檔案信息化缺乏人才
在數(shù)字化時代，配網(wǎng)工程檔案電子化管理不但需要懂檔案管理知識的人員，還要求管理人員能夠熟悉先進的信息科學(xué)和管理技術(shù)。但是，目前許多電力公司從事工程檔案管理的人員中，存在著嚴重的知識結(jié)構(gòu)不合理、文化層次水平不高等問題。不少企事業(yè)單位對工程項目檔案管理本身不夠重視，缺乏足夠檔案信息化技能培訓(xùn)。
3 配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理的對策
3.1技術(shù)支撐是配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理的基礎(chǔ)
高科技含量的現(xiàn)代多媒體軟件和技術(shù)的應(yīng)用是配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理的基礎(chǔ)。 工程檔案管理上有了技術(shù)力量的支撐，不僅能夠進行正常的數(shù)據(jù)維護，還可以保證工程項目檔案數(shù)據(jù)的準確監(jiān)控。
針對在配網(wǎng)工程項目建設(shè)過程中的特點，開發(fā)建立一套完整的工程文檔信息計算機管理系統(tǒng)是十分必要的，相應(yīng)的軟件監(jiān)控系統(tǒng)開發(fā)也是必不可少的。此外，工程檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)一體化后，我們在檔案信息的共享的同時，工程項目檔案本身也面臨著信息安全的新威脅，這就需要采取多種技術(shù)防范措施。所以說，完全由國內(nèi)某一家單位的檔案管理部分自主研發(fā)相關(guān)的技術(shù)難度較大，要克服目前信息技術(shù)力量不足的現(xiàn)狀，當前可以采取配網(wǎng)工程建設(shè)單位與高等院校和科研單位共同研發(fā)的方式，在關(guān)鍵技術(shù)領(lǐng)域開展一些的科技攻關(guān)項目合作，從而增強配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理的進程，同時提升工程檔案管理手段的高科技含量和標準化水平。
3.2 人才保障是工程項目檔案電子化管理的關(guān)鍵
依靠先進的技術(shù)來改善設(shè)備和管理手段是實現(xiàn)工程檔案管理電子化的前提，但檔案管理的現(xiàn)代化之路還要求必須有現(xiàn)代化素質(zhì)的檔案管理人才。在數(shù)字化時代的今天，實現(xiàn)工程檔案信息化需要培養(yǎng)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、數(shù)據(jù)庫分析與軟件開發(fā)、網(wǎng)頁制作與管理等方面的人才。
為了實現(xiàn)配網(wǎng)工程項目檔案信息管理系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)的無縫對接，讓項目決策者能及時夠掌握工程項目建設(shè)全過程的情況，檔案管理者還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要本單位的所有檔案信息，還應(yīng)該熟悉網(wǎng)絡(luò)的檔案信息資源，能夠給配網(wǎng)工程建設(shè)者提供更多的相應(yīng)檔案信息，從而提高建設(shè)者對整個工程的評估能力。
如何培養(yǎng)這方面的專業(yè)人才，首先，配網(wǎng)建設(shè)單位的檔案管理部門應(yīng)該積極提供專業(yè)現(xiàn)代化檔案信息化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平。其次，檔案管理部門要制定相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃，把培養(yǎng)工程檔案高素質(zhì)人才納入到部門的計劃當中，作為一項常規(guī)的內(nèi)容來抓緊落實。
3.3 制度規(guī)范是工程項目檔案電子化管理的核心
就目前配網(wǎng)工程項目檔案管理制度相比較而言，原有的檔案管理制度在本質(zhì)上是為了方便查詢，確保檔案的信息安全。要實現(xiàn)配網(wǎng)工程項目檔案電子化管理，核心在于檔案管理制度上的創(chuàng)新，制定出新的符合時展要求，適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展需要的制度和規(guī)范。
例如，配網(wǎng)工程建設(shè)單位的檔案管理部門制定的規(guī)范，能夠為本單位的檔案管理信息化提供保障，制定出相應(yīng)的策略來保障檔案信息化管理的實現(xiàn)。在實際操作中，各施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位和工程建設(shè)活動中所涉及的所有部門，都能夠應(yīng)按照工程檔案管理部門程序和規(guī)范按時將工程設(shè)計和建設(shè)過程中的各種文件和材料，分門類、分階段地整理歸檔，及時地利用多媒體技術(shù)上傳到工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，或者遞交至單位檔案管理部門，以確保做到工程檔案材料的完整齊全，使單位檔案能夠及時反映工程項目建設(shè)全過程的情況，便于工程建設(shè)者和決策者實現(xiàn)全過程監(jiān)控。
誠然，我們也要看到，雖然傳統(tǒng)的檔案學(xué)面臨著數(shù)字時代信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但就目前而言，新的一代適應(yīng)信息化需求的檔案學(xué)還沒有形成。目前，在配網(wǎng)工程項目電子化管理制度和規(guī)范方面還面臨著許多難題，這既為工程檔案管理者帶來了挑戰(zhàn)，也是前所未有的發(fā)展機遇。
4 結(jié)語
總之，隨著科技的進步，電子化已不可避免地進入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢下檔案電子化建設(shè)已經(jīng)成為時展的必然趨勢。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和逐步完善，配網(wǎng)工程項目檔案工作也必然面臨著從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，使工程檔案電子化發(fā)揮其高效的功能，是目前工程檔案管理工作者應(yīng)該不斷探討和研究的課題。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：電子檔案；信息化管理；安全性；發(fā)展趨勢
現(xiàn)在的檔案管理處于傳統(tǒng)文件式和電子式平分天下的情況，在一些新的機構(gòu)或單位一般都采用電子檔案的管理，因為電子檔案有著快速直觀的特點，但是有些重要部門或者以前的機構(gòu)，為了保障檔案的安全性或者資料太難整理沒有實現(xiàn)電子化管理。電子化檔案管理是一個必然趨勢，電子化檔案有著諸多優(yōu)點，但是也有著缺點，然而這些缺點是今后可以解決的，最重要的觀念的改變。
1電子檔案是檔案發(fā)展的趨勢
電子化、信息化辦公為我們的工作的便捷性和工作速度有著很大的提升。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，定制類軟件誕生，辦公質(zhì)量和速度得到更多的提升。因此檔案的電子化和信息化也是發(fā)展的必然性。因為電子檔案有著以下的幾個優(yōu)點：第一，電子檔案對辦公的場地要求小，在儲存大量的檔案時不需要檔案室，不需要房屋和場地的要求，有足夠安裝電腦的位置即可。大大減少了場地成本。第二，電子檔案記錄信息和查找信息的速度快，相比較傳統(tǒng)及檔案室設(shè)計，電子檔案只需要簡單的操作幾下鼠標和鍵盤就要可以查找到相應(yīng)信息。比檔案袋的方式速度提升了不少倍。第三，電子檔案復(fù)制速度快，有些檔案要需要共享時，電子檔案可以快速完成資料復(fù)制，但是傳統(tǒng)檔案管理速度慢，而且會經(jīng)常出現(xiàn)錯誤。同時電子檔案的文字都是由計算機編輯，能夠很好的識別。但是有些傳統(tǒng)檔案有人書寫，內(nèi)容有時很難辨認。
2電子檔案存在的缺點
2.1電子文件的安全性和長期保存性問題
電子數(shù)據(jù)的保存憑借的是計算機存儲硬件或者互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)。所以這也是電子檔案的弊病所在，中國人心里有種“眼見為實”的觀念，對利用計算機數(shù)據(jù)存儲檔案，因為看不到數(shù)據(jù)的具體存在始終對檔案的安全性抱有疑問，電子檔案在長期保存中受到計算機硬件的影響，如果存儲的硬盤損壞。將代表所有文件都可無法找回，但是利用最近的云技術(shù)可以擺脫數(shù)據(jù)對硬件的依賴，但是另一個問題還是電子檔案的重要缺點，那就是安全性。電子檔案可能被黑客入侵然后文件損失，或者被非法復(fù)制，以及程序員的失誤操作造成文件不可修復(fù)性毀壞等問題，也是電子檔案的安全性的重要問題。但是所有方法都不是完美的，傳統(tǒng)文件檔案管理也可能面臨火災(zāi)，盜竊等問題。電子檔案的入侵相對較容易，抗干擾能力差，同時數(shù)據(jù)修復(fù)能力較低，但這些是逐漸能被修復(fù)和改善的。
2.2紙質(zhì)和電子檔案并存的問題
對于我國而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用時間較長，在居民心中一向有著“白紙黑字”的想法。因此，部分地區(qū)并未大規(guī)模的普及電子檔案，其紙質(zhì)檔案依然占有大部分的檔案工作內(nèi)容。此時，紙質(zhì)和電子檔案并存的問題，直接影響我國的電子檔案普及和信息化管理工作。從目前的情況來看，兩種檔案形式并存問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，紙質(zhì)檔案往往會因為對環(huán)境要求較高，因此在長久的保存后，字體會模糊、頁面會發(fā)黃，此時要想再次輸入電子檔案，其阻力較大；第二，部分機密檔案或者是及其重要的文件，必須通過紙質(zhì)檔案來保存；第三，電子檔案的工作并未得到所有人的信賴，出現(xiàn)問題的時候，并不能第一時間找到紙質(zhì)檔案來對比，由此在客觀上形成了檔案形式的沖突，社會輿論的壓力也在客觀上為電子檔案工作造成了不小的影響。
3電子檔案信息化管理方案
3.1更新電子檔案的管理方法
電子檔案有著比傳統(tǒng)檔案優(yōu)良的特性，但是也有著缺點，有著對于安全性上人們的擔(dān)憂。為了彌補電子檔案存在的缺點，就要改變電子檔案的管理方法。首先就是按照檔案的重要程度建立適合相應(yīng)的防火墻，同時對于極重要的檔案建立相應(yīng)的鏡像，把鏡像文件給公眾使用，同時主體文件保護安全性，就算黑客入侵了鏡像檔案系統(tǒng)，也不會造成什么影響，只要再復(fù)制一個新鏡像就可以把被篡改的數(shù)據(jù)替換。檔案管理的日常工作時，應(yīng)該做好相關(guān)人員的培養(yǎng)工作，減少失誤操作，同時做好相應(yīng)的備份。同時做好云設(shè)備的應(yīng)用，把檔案建立在云上，保護在硬件出現(xiàn)問題時，檔案的安全性。另外要對檔案進行經(jīng)常性的審查，排除病毒以及做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)整理。電子數(shù)據(jù)如果把安全性問題解決了就逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案的地位，做到檔案全部的電子化。
3.2采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理
電子檔案信息化管理表面上比較優(yōu)異，但在實際的操作中，并不一定會獲得理想的效果，其安全隱患和威脅較多，很多方面都是有待健全的。為此，今后在電子檔案信息化管理過程中，還應(yīng)積極采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理，即對原始文件開展大量的保護和備份工作。電子檔案原始文件的管理，可嘗試從以下幾個方面出發(fā)。第一，電子檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行相應(yīng)的用戶確認工作。第二，電子檔案部門在開展信息化管理的過程中，必須和技術(shù)部門、法律部門等專業(yè)部門進行密切的配合，以此來保證信息化管理的標準化和自動化，減少各種不必要的矛盾和沖突。第三，由于原始電子文件的重要性，應(yīng)定期展開備份工作，保證所有的文件都有跡可循。第四，電子原始檔案在存儲的過程中，應(yīng)設(shè)定一定的密保措施，防止出現(xiàn)惡性事件；同時，每一次的電子檔案更新，都不要覆蓋之前的資料，應(yīng)保證檔案在調(diào)取過程中，可以清晰的展現(xiàn)出每一次的更新時間、更新內(nèi)容。第五，由于電子文件的原始性非常重要，因此應(yīng)對其采用最新的技術(shù)來完成，并且要經(jīng)過多項測試，需確保每一個方面都萬無一失。綜上所述，電子檔案信息化管理在目前的工作中，正在努力的開展，未來工作還會進一步提升。
4結(jié)論
在檔案的管理上懂得結(jié)合新的技術(shù)，把信息化融入其中。建立電子化檔案，在電子檔案的管理應(yīng)用中建立相應(yīng)的機制，認識到電子檔案的優(yōu)點和缺點。發(fā)揮電子檔案的優(yōu)點，對于缺點方面要結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)改善相應(yīng)的安全性上的問題。對于一些主要檔案管理可以采用兩種檔案管理模式共同進行方式，然后漸漸的電子檔案會占據(jù)檔案管理的主流地位。
參考文獻
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[2]邵文紅.淺談電子檔案管理[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2015(24).
[關(guān)鍵詞]照片檔案；電子化；管理
照片檔案是指國家機構(gòu)，社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的，以形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。照片檔案是每個企業(yè)、單位不同發(fā)展時期客觀而鮮活的歷史記錄，它從不同側(cè)面反映了企業(yè)、部門走過的漫長里程。照片檔案不僅對國家和社會有重要保存價值，更在企業(yè)單位的運行、經(jīng)營和發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，這些珍貴的歷史鏡頭利用價值和再利用率越來越高。然而傳統(tǒng)照片檔案的管理已經(jīng)適應(yīng)不了信息時代的發(fā)展，照片檔案提供利用受到了一定程度的制約。那么照片檔案怎樣管理才能更好的得到充分利用，才能充分實現(xiàn)資源的共享，與現(xiàn)代化相接軌呢？這就要求我們把照片檔案進行電子化管理。下面就怎樣做好照片檔案電子化管理闡述一下自己的觀點。
一、照片檔案電子化管理勢在必行
照片檔案電子化是指用數(shù)碼照相設(shè)備拍攝直接形成的靜態(tài)圖像文件或利用掃描儀將紙質(zhì)照片、底片掃描后形成的靜態(tài)圖像文件轉(zhuǎn)換成以數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像，并按照電子檔案要求進行的歸檔圖像文件。
（一）傳統(tǒng)照片檔案保管的弊端
1、傳統(tǒng)的照片檔案是以相紙、膠片等材料為載體，對環(huán)境的要求高，耐久性差，均會隨著時間的推移而出現(xiàn)褪色、發(fā)黃、圖像模糊等現(xiàn)象。
2、傳統(tǒng)的照片檔案管理方法是按不同的機構(gòu)、年份劃分，利用人工將照片夾在相冊中的，查找利用起來非常麻煩，若年份、內(nèi)容不清楚，想利用那就需要一冊一冊的查、一頁一頁的找，更是大海撈針。
3、隨著企業(yè)對外宣傳力度的加大，照片檔案更是企業(yè)的寶貴財富，為了更好地保存好這些歷史形象的儲存記錄，留住歷史的每個瞬間，更好地傳承企業(yè)優(yōu)秀文化歷史底蘊，就必須保護這些傳統(tǒng)的照片檔案。
（二）照片檔案電子化管理的優(yōu)點
1、檢索快捷，提高工作效率。照片檔案電子化管理檢索起來非常方便，只需輸入要查詢的照片內(nèi)容，隨時隨地都可以找到需要的照片檔案，立查即可，這樣為檔案工作人員節(jié)省大量查閱時間，降低了勞動強度，提高了工作效率。
2、成像、傳輸快，提高檔案利用率。從利用這個角度看，只要有通訊網(wǎng)絡(luò)，照片檔案不受時空限制，既可以直接拷貝，還可以以郵件形式迅速傳出，便于利用，充分實現(xiàn)檔案資源共享，適應(yīng)了現(xiàn)代社會高效率快節(jié)奏的要求。
3、保存安全方便，節(jié)省檔案庫房存儲空間。照片檔案電子化管理，使得檔案的載體變成光盤、磁盤或移動硬盤。這些載體不僅容量大、占用空間小、存放方便，能夠節(jié)省庫房存儲空間，而且保存與復(fù)制不存在變質(zhì)等問題。
傳統(tǒng)的照片檔案既在檔案利用過程中存在復(fù)制繁鎖、檢索查找不便、破損照片修復(fù)方法復(fù)雜等問題，還在利用照片質(zhì)量上存在問題，所以說，傳統(tǒng)的照片檔案管理方法顯然已經(jīng)不適應(yīng)檔案發(fā)展的需要，已經(jīng)嚴重影響了照片檔案的再次利用，已經(jīng)不同程度地制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。那么如何做好照片檔案的管理呢？這就要求實現(xiàn)照片檔案的電子化管理。
所以說照片檔案電子化管理勢在必行。那么如何做好照片檔案的電子化管理呢?筆者認為可以從以下幾個方面著手進行。
二、照片檔案實現(xiàn)電子化的方法
（一）傳統(tǒng)的照片檔案實現(xiàn)電子化的方法
1、將傳統(tǒng)的照片檔案利用掃描儀（數(shù)碼相機）逐張掃描（拍照）轉(zhuǎn)換成以數(shù)碼形式存儲于計算機或磁盤的靜態(tài)圖像，即轉(zhuǎn)換成數(shù)碼照片檔案，存放在計算機中。
2、按照原傳統(tǒng)的照片檔案歸檔方法，按照卷號順序、按年度、機構(gòu)或問題制作照片檔案目錄，編制目錄時新型的照片檔案的文字說明與原照片文字說明要一致，不得有絲毫差錯。
3、傳統(tǒng)的照片檔案與新型的照片檔案要同時存檔。筆者認為，傳統(tǒng)的照片檔案是不同的歷史時期形成的、真實的、原始資料，即便是電子化管理，其歸檔方法仍按原傳統(tǒng)照片歸檔方法進行，不得擅自打亂重排，要尊重歷史。
（二）新型的照片檔案實現(xiàn)電子化的方法
要想實現(xiàn)新型的照片檔案的電子化管理，就要實現(xiàn)數(shù)碼照片向數(shù)碼照片檔案的轉(zhuǎn)化。
1、數(shù)碼照片、數(shù)碼照片檔案和新型的照片檔案的含義
（1）數(shù)碼照片：用掃描、數(shù)碼照相設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。（2）數(shù)碼照片檔案：法人、其他組織和個人在各項社會活動中形成的，對國家和社會有保存價值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片和對該照片的文字說明兩部分組成。（3）新型照片檔案是指運用數(shù)碼影像技術(shù)與計算機技術(shù)形成的照片檔案。
2、新型的照片檔案的形成方法
（1）收集：在收集數(shù)碼照片時，不要幾年一起收，最好是隨時隨地收集，收集的照片，原則上應(yīng)為原件，以確保其原始性。修改過的照片不能作為檔案歸檔。（2）整理：整理出主題鮮明，好辯認的數(shù)碼照片歸檔。（3）分類：數(shù)碼照片要按照其形成年度-機構(gòu)（專題）進行分類。（4）排列：每一年度要建立一個照片檔案文件夾。文件夾下再按機構(gòu)（時間、重要程度等），以黨、政、工、輕、婦等先后順序進行排列。（5）編號:照片檔案文件夾內(nèi)的每一張數(shù)碼照片按其排列順序編號，即形成數(shù)碼照片號，命名規(guī)則為:年度―張?zhí)?，例?0110001.jpg，前4位表示年度，后4位表示張?zhí)?。?）編制照片檔案目錄：數(shù)碼照片檔案的整理應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》，每一張照片都應(yīng)有簡要、準確的文字說明，并能準確概括照片所反映的內(nèi)容。否則，再珍貴的照片，隨著時間的推移其使用價值也將大為遜色。（7）刻錄光盤：數(shù)碼照片文件存在電腦里，會占居大部分空間，從而導(dǎo)致計算機反應(yīng)速度變慢，存儲的照片檔案也存在安全隱患，為了保證照片檔案的安全，從長遠觀點看整理好的數(shù)碼照片檔案應(yīng)脫機保存，應(yīng)將照片檔案刻錄在光盤或存放在移動硬盤上。
第一，數(shù)碼照片檔案的存儲應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。軟磁盤不能作為數(shù)碼照片的存儲載體。最好采用只讀光盤為存儲載體。第二，同一個年度的數(shù)碼照片檔案應(yīng)刻錄在一張光盤中。第三，數(shù)碼照片光盤刻制內(nèi)容包括光盤說明文件、數(shù)碼照片文件目錄、數(shù)碼照片文件夾。第四，使用不含溶劑墨水的軟性標簽筆在光盤表面上書寫光盤標簽。第五，照片檔案刻錄成光盤就應(yīng)做防寫處理，避免擦劃、觸摸記錄涂層。
三、照片檔案電子化管理的具體方法
照片檔案的保管應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。
（一）照片檔案應(yīng)一式三套。一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
（二）存放時遠離強磁場、強熱源并與有害氣體、強紫外線隔離。
（三）環(huán)境溫度應(yīng)控制在17-22℃；相對濕度選定范圍為35%-45%。
（四）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放且避免擠壓，有條件的單位可以購買防磁柜等現(xiàn)代化設(shè)備保管光盤。
（五）切勿使盤片與化學(xué)溶液接觸，以免產(chǎn)生化學(xué)反映直接損壞光盤。
（六）正確使用光盤。不用臟手拿光盤，以免臟物附在光盤上。手拿光盤時用兩個手指夾住光盤的中心孔和外緣，不要在光盤表現(xiàn)留下指紋。
關(guān)鍵詞：信息時代；電子檔案；管理；電子化；應(yīng)用特點；應(yīng)用模式
1 電子檔案特點及其優(yōu)勢的分析
伴隨著國際全球化的趨勢，世界的電子信息體系越來越完善，電子計算的應(yīng)用是非常普及，是當下辦公的重要手段。在當下這個科技發(fā)展時代，電子計算機及其現(xiàn)代通信技術(shù)的結(jié)合，更有利于信息技術(shù)工作的開展，其進行了一系列的電子檔案的產(chǎn)生。廣義上來說，電子檔案就是工作過程中出現(xiàn)的具備一定價值的信息記錄資料。這里面涉及到不同形式的電子檔案形成、存儲及其管理形式，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案技術(shù)模式，新型的檔案管理具備更大的挑戰(zhàn)，這需要檔案工作人員給予充分的重視，積極做好電子檔案的管理工作，提升電子檔案的整體管理效益。
根據(jù)對當下電子檔案管理形式的分析，其文件記錄的形式是多樣化的，并且其整體的變化性比較大。一般來說，檔案管理工作都是需要由檔案人員進行操作的，其整體工作效率比較低，這是因為其受到了傳統(tǒng)檔案歸檔方法的克制。比如較為落后的查閱檢索形式，這就難以進行檔案作用的充分發(fā)揮。這就需要進行一種新型的檔案管理形式的應(yīng)用，比如進行電子檔案形式的應(yīng)用，利用計算機的方法將這些信息以數(shù)字化的形式存儲起來，積極做好相關(guān)的存儲及其歸檔工作，從而提升其整體應(yīng)用效益。
相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案具備非常大的優(yōu)越性，比如電子檔案信息的非直讀性特點。在實踐應(yīng)用過程中，電子檔案通過數(shù)字編碼形式的應(yīng)用，將這些內(nèi)容進行載體的記錄。為了更好的進行電子檔案的管理，需要做好相關(guān)的壓縮邊及其加密技術(shù)處理工作，保證其內(nèi)部內(nèi)容的充分解壓及其解密，從而滿足實際工作的需要。
為了更好的進行電子檔案的管理，需要落實好元數(shù)據(jù)及其信息背景的分析。這是因為電子檔案的元數(shù)據(jù)必須進行文件信息的依附，否則就無法進行電子文件原貌的恢復(fù)。電子檔案的應(yīng)用前提是電子文件，其一系列的傳送，需要進行網(wǎng)絡(luò)操作，這就需要進行文件背景信息的分析，更有效的進行檔案的隱患控制，從而滿足實際工作的需要。
通過對電子檔案的分析，更有利于進行電子檔案的優(yōu)越性的分析，電子檔案的應(yīng)用，更有利于簡化檔案管理工作程序，更有利于提升其工作效率。在當下信息化時代的今天，信息網(wǎng)絡(luò)體系的普及，更有利于推動電子檔案的管理及其信息利用工作，這就進一步的提升了工作人員的自身工作效率，進行其勞動強度的降低，更有利于提升其歸檔質(zhì)量，更有利于進行其檢索速度的提升，避免檔案管理人員的枯燥性。
在電子檔案應(yīng)用過程中，做好微機管理是必要的，從而有利于遺漏文件的有效查缺補漏。這就是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢，因為在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的工作過程中，由于其文書立卷工作的特點，經(jīng)常出現(xiàn)文件的不合理收集情況，從而導(dǎo)致其歸檔過程中的麻煩。通過對微機網(wǎng)絡(luò)管理形式的優(yōu)化，更有利于提升電子檔案的效益，這就需要保證微機管理的效益，進行工作人員自身工作時間的簡化，提升其整體業(yè)務(wù)水平。
通過對檔案管理電子化的應(yīng)用，進一步的提升文檔的保密性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用過程中，檔案的檢查需要進行整體利用，查閱人員可能僅僅需要進行一部分資料的查看，卻需要進行整卷檔案內(nèi)容的查看，這是非常不利于文檔管理的保密性的控制，通過對電子化檔案管理形式的應(yīng)用，更有利于提升檔案管理工作的保密性。更有利于進行檔案管理工作質(zhì)量的提升，更有利于進行查閱及其使用，保證文檔卷宗的高質(zhì)量及其高水平性。從而有利于檔案的查閱及其有效使用。這就需要做好電子檔案微機管理工作，保證檔案管理工作效益的提升，保證檔案工作的有效查閱及其使用，從而滿足當下工作的需要。
2 電子檔案管理體系的健全
在電子檔案的管理過程中，進行整體體制的健全是必要的，這需要進行電子文件的整體管理標準的優(yōu)化，進行文件管理及其檔案管理的統(tǒng)一化的協(xié)調(diào)，保證這兩者的統(tǒng)一性的發(fā)展。這就需要相關(guān)檔案人員做好自身的本職工作，保證文件的形成、歸檔、查閱利用等環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)。這都需要檔案部門做好相關(guān)的統(tǒng)一監(jiān)督工作，做好相關(guān)的指導(dǎo)工作。這也需要保證電子文件的科學(xué)化、合理化、統(tǒng)一化等的標準要求，保證對電子文件信息歸檔過程中的原始性及其真實性的控制。
除了要做好上述的工作，進行電子檔案的可轉(zhuǎn)換性的控制也是必要的，從而提升電子檔案的整體安全性，保證電子文件的不同載體上的應(yīng)用，保證其有效的相互轉(zhuǎn)換，這里面涉及到文件的簽字、印章等的工作需要。這里需要進行計算機的更高功能的開發(fā)利用，提升電子文件及其電子資料的保護效益。
在文檔的保密過程中，如果僅僅進行直讀模式的應(yīng)用，是不利于進行電子文件的整體性的保護的。如果在這一過程中，進行計算機的信息修改，就可能生成一系列的新的文件，里面還看不出任何的改動痕跡。如果不能做好相關(guān)的備份工作，數(shù)據(jù)修改后，其原先的文檔也會蕩然無存。這就需要進行檔案室的檔案資料信息的備份存檔工作，保證其今后工作的良好開展。
為了提升電子檔案管理的效益，進行控制及其管理方式的協(xié)調(diào)是必要的，這里需要應(yīng)用到使用權(quán)限的審核控制工作，需要針對各個人員進行級別的限制利用，積極做好相關(guān)權(quán)限的認定工作，保證系統(tǒng)注冊登錄工作的應(yīng)用，保證拷貝工作及其回收管理等的協(xié)調(diào)，這需要針對使用者的需求，做好權(quán)限的確認工作，保證拷貝制作效益的提升，避免進行載體上的整體存儲信息的拷貝，進行新型的技術(shù)手段的應(yīng)用，避免出現(xiàn)拷貝資料的再復(fù)制情況，提升電子檔案的整體安全性。
這就需要進行專業(yè)人員構(gòu)成結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，進行檔案管理人員自身素質(zhì)的優(yōu)化。在當下電子文件不斷發(fā)展的今天，進行一系列的高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)是必要的，保證檔案管理人員的有效培養(yǎng)，保證專業(yè)化的技術(shù)及其管理人員的引進，進行檔案工作的落實，保證對當下的檔案專業(yè)人員進行培訓(xùn)，保證現(xiàn)代化科技知識工作的良好開展，提升其應(yīng)用效益。當今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的工作人員隊伍。
通過對檔案管理工作的開展，更有利于進行檔案信息化建設(shè)的推定，進行檔案的數(shù)字化的優(yōu)化，滿足信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，進行電子檔案管理體系的健全，按照電子檔案的自身特點，進行硬件的建設(shè)，保證計算機技術(shù)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的協(xié)調(diào)性，滿足當下電子檔案的工作要求。提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。