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關鍵詞：電子文檔；管理；利用
電子文檔與傳統(tǒng)文檔在載體、使用和保存方式方面存在著諸多不同，給傳統(tǒng)檔案管理帶來了新問題和挑戰(zhàn)。如何對電子文檔進行科學有效的管理，更好地為企業(yè)的經營決策提供服務，是擺在檔案管理工作者目前的一個嶄新的課題。
一、電子文檔的優(yōu)勢
首先是共享性的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的紙質文檔是一種“有形的信息資源”，其利用的人數(shù)、時間、地點都受到限制，而且在保存上也存在著巨大風險。而電子文檔在虛擬的計算機環(huán)境下，成為了“無形的信息資源”，打破了紙質文檔“有形”的觀念，使同一份文檔可以在同一時間、不同地點被多個需求者以多種方式利用。其次是利用多樣性的優(yōu)勢。電子文檔利用的方式是多樣的，利用者可以結合自身所需，利用計算機進行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文檔信息的利用效率。由于電子文檔的可操作性，利用者的利用空間變得更為廣闊了。一般紙質文檔是不能對檔案內容進行改變的，而電子文檔對內容及格式的改動是輕而易舉的。有了電子文檔可以更方便快速的對文件信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制等，更好的滿足利用者的各種需求。最后電子文檔的充分有效利用有利于保護紙質文檔的原件。將文檔數(shù)字化在網(wǎng)絡計算機的環(huán)境下以數(shù)字化信息的形式的提供給文檔利用者，因為數(shù)字化文檔的重復利用是無損耗性的，所以并不存在著重復利用會使電子文件損耗、老化的現(xiàn)像，使文檔的原件不會受損，如此一來電子文檔的利用很好的保護了文檔原件。在日常環(huán)境下，電子文檔的原件保護性遠遠優(yōu)越于其他形式載體的文件。眾所周知，紙質文檔上的信息會隨著利用次數(shù)的的增加，導致紙張載體被損耗，字跡也越來越老化，紙質文檔的原件就很容易受到損失和破壞；但電子文檔卻與紙質文檔不同，電子文檔的復制、打印不會對電子文檔的文件內容造成損傷，正常的電子文檔利用行為不會對電子文檔的壽命產生任何影響，其原件仍保存在電子文檔的載體中，也不會受到影響。
二、電子文檔管理存在的問題
（一）電子文檔與傳統(tǒng)文檔的保存有很大不同。傳統(tǒng)文檔只要避開天災人禍，遵守保管要求，一般情況下就可以實現(xiàn)長期保存。而電子文檔則過多地依賴于軟硬件設備，如果沒有設備，就無法讀取，同時，電子文檔易被更改、易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、易遭病毒侵害等。這些都極大地影響了電子文檔的有效使用和長期保存。
（二）計算機的更新?lián)Q代對電子文檔保存具有重大影響。隨著科技進步，計算機系統(tǒng)更新?lián)Q代后，不少以前的老版本電子文檔無法在新的軟硬件環(huán)境下直接使用，給電子文檔的長期有效使用增加了難度。例如：在軟件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003計算機操作系統(tǒng)平臺中，如要使用DOS操作系統(tǒng)下形成的電子文檔，有的須遷移到上述平臺，或在上述平臺中仿真DOS環(huán)境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位計算機平臺中也存在著不同程度的兼容問題。
（三）辦公自動化系統(tǒng)與電子文檔管理系統(tǒng)不兼容，給電子文檔的歸檔和整理造成困難。采用計算機及網(wǎng)絡辦公管理的單位，使用的辦公自動化系統(tǒng)多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而單位檔案室的檔案管理系統(tǒng)，是由檔案行政管理部門推廣的、符合檔案管理標準和規(guī)范的標準。二者的設計單位不同、采用的電子文檔格式不同，因此電子文檔須先轉為規(guī)定格式后才能歸檔，也增加了電子文檔歸檔的難度。
三、加強電子文檔管理的措施
（一）檔案工作者要端正思想。檔案工作者要充分認識到電子文檔與傳統(tǒng)文檔同樣重要，更要認識到由于電子文檔自身的特點和局限性需要檔案管理人員付出更多的心血。電子文檔的管理要靠技術條件實現(xiàn)，其保管期限不僅取決于其內容，還取決于載體壽命、計算機軟硬件的生存周期和電子文檔與計算機軟硬件的一致性。要統(tǒng)一電子文檔的軟硬件設施，對電子文檔的形成、收集、歸檔進行全過程管理，并使管理標準化、規(guī)范化、制度化。應規(guī)定電子文檔歸檔的技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求。確保電子文檔的真實性（內容、結構和背景信息與形成時的原始狀況一致）、完整性（內容、結構、背景信息和表明屬性的數(shù)據(jù)，包括格式、編排結構、軟硬件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等無缺損）、有效性（可理解、可被利用、信息可識別、存儲系統(tǒng)可靠、載體完好和兼容）等。此外還要做好安全防護，保證電子文檔的內容和載體安全。
（二）制定行之有效的管理制度和辦法。要明確規(guī)定電子文檔管理的有關要求，例如電子文檔格式：文字型電子文檔的通用格式為TXT、XML、RTF，掃描型電子文檔的通用格式為PDF、JPEG……對于通過其他途徑收集的不符合上述格式的電子文檔，具備轉換條件的要盡量轉換，如無法轉換，則將相關軟件一并收集。此外，要注明有關參數(shù)，如用CAD或繪圖等設備取得的圖形電子文檔，注明其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)；對通用軟件產生的電子文檔，收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。只有這樣，才能保證在操作系統(tǒng)和工具軟件版本升級的情況下仍能保持電子文檔的可處理性。
一、對檔案管理工作人員思想建設方面的要求
目前，我國檔案管理工作水平雖然步入了全新的階段，即由原來傳統(tǒng)的紙質檔案逐漸轉變?yōu)槿缃竦碾娮有畔⒒瘷n案，但是在檔案管理工作中仍存在者效率低、質量差等問題，究其根本是由于檔案管理工作人員對檔案管理工作的重視程度不足造成的。檔案管理人員對檔案管理工作的不重視可以體現(xiàn)在對檔案文件和材料的收集不完整、對檔案的保存不完善以及對檔案的分類不合理等幾個方面。第一，提升重視程度。檔案管理工作是一項具有多元化、步驟性強的工作，可以粗略劃分為檔案的采集、分類、保存、調動等幾個板塊的內容。隨著現(xiàn)代化檔案管理工作的推進，許多檔案管理人員對于檔案的采集過分依賴于信息技術來進行，而不再仔細地核對或審查，從而導致部分檔案缺失、遺漏或錯誤采集等。這主要是由于這些檔案管理人員對檔案管理工作不重視造成的，從而體現(xiàn)為工作態(tài)度馬虎、管理意識低下等現(xiàn)象。第二，加強程序性。檔案管理工作所牽涉的范圍較廣、工作時間具有不確定性，只有將每個環(huán)節(jié)都落到實處，才能保證檔案管理工作不出紕漏和差錯。然而，要保證檔案管理工作的有序開展，僅僅提高檔案管理工作人員對此項工作的重視程度是遠遠不夠的，有關部門還應該加強對檔案管理工作的程序性建設，為檔案管理工作提供可靠的保障。在實際檔案管理的過程中，應根據(jù)各類檔案管理工作的性質和流程制定相應的規(guī)章制度，對不同類型的檔案采取不同的收集方式和管理措施，以提高檔案的保存和利用價值，實現(xiàn)檔案資源優(yōu)化。
二、對檔案管理工作人員綜合能力方面的要求
在新時期下，檔案管理工作逐漸實現(xiàn)了現(xiàn)代化和信息化，因此，在對檔案管理工作人員的綜合能力要求方面也逐漸傾向于向更高、更全面的方向發(fā)展，具體可以體現(xiàn)在對檔案管理人員學習能力、專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理技術應用能力以及綜合思維分析能力等幾個方面。第一，學習能力的要求。就現(xiàn)階段而言，檔案管理工作已經基本上實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，從檔案材料的收集、登記、歸檔和調動等方面均可以通過信息技術來完成，這也就要求檔案管理者不斷適應現(xiàn)代化進程的發(fā)展，并不斷與時俱進，學習先進的知識和技術。檔案管理人員只有擁有較強的學習能力，才能適應現(xiàn)代化檔案管理工作的發(fā)展，從而在實際工作中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，以保證檔案管理工作的順利開展并促進其健康發(fā)展。第二，專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理技術應用能力的要求。現(xiàn)代化背景下對于檔案的管理工作需要將收集、整合、管理與信息化技術相互連接起來，因此，檔案管理工作人員需要具有扎實的專業(yè)知識，并不斷培養(yǎng)和提升其自身的現(xiàn)代化技術應用能力，以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。第三，綜合思維分析能力的要求。隨著現(xiàn)代化進程在檔案管理工作中的不斷深入，檔案管理人員不能只對現(xiàn)有的檔案材料進行采集和管理，還需要具有較為全面的思維及分析能力，對細微的信息進行及時的處理。同時，檔案管理者還應從大方面著手，對有內在聯(lián)系的檔案資料進行對比分析，發(fā)現(xiàn)其隱藏的微觀數(shù)據(jù)。此外，對于較為復雜的檔案材料要及時歸檔和處理，發(fā)現(xiàn)其內部存在的聯(lián)系與規(guī)律，以為今后的調檔和使用提供便捷。
三、對檔案管理工作人員心理素質方面的要求
通過上文的闡述可以清楚的了解到，檔案管理工作的程序性很強，且在實際工作中步驟繁雜、管理人員的能力不易體現(xiàn)，是一種較為枯燥乏味但需要認真對待的工作。因此，從事這一項管理工作的人員，除了具備良好的綜合素質和較高的思想政治覺悟之外，還應擁有良好的心理素質。只有擁有良好的心理素質，才能在飛速發(fā)展的現(xiàn)代化社會中從事相對于枯燥單一的檔案管理工作，并將這份工作處理得井井有條。
四、結語
【關鍵詞】醫(yī)院檔案；管理；信息化；對策
隨著當前信息技術的不斷發(fā)展，信息技術已經被廣泛的應用在我們的生活中和工作中，在醫(yī)院的檔案管理工作也逐漸的開始應用信息技術。信息技術管理的優(yōu)勢是十分明顯的，其能夠讓醫(yī)院的管理工作變得更加的快捷高效，是醫(yī)院管理體制的一次重大變革。
一、醫(yī)院信息化檔案管理的重要性
一方面，醫(yī)院能夠通過高效合理的檔案管理收集到具有價值的信息資料，通過對信息資料的深入分析，又能夠找到醫(yī)院在服務能力、醫(yī)療能力等方面的問題，這樣醫(yī)院才能制定針對性的措施進行學習和改善。而現(xiàn)代城市的發(fā)展促使醫(yī)院的規(guī)模越來越大，需要管理的檔案資料也逐年增加。如果只依靠傳統(tǒng)的紙質檔案管理，既浪費紙張資源和空間資源，也容易因為檔案保存不當產生很多嚴重的后果。而信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠解決這些問題，容納海量的檔案信息，提高醫(yī)院檔案信息的全面性和真實性。這樣檔案信息才具有更高的利用價值，也能夠促進醫(yī)學技術的不斷提高。
另一方面，醫(yī)院檔案管理的信息化能夠增強醫(yī)院與病人之間的聯(lián)系，為病人和其他同行提供更加多元的信息服務。一般來說，信息化的檔案管理可以實現(xiàn)不同醫(yī)院之間的信息共享和信息傳輸。這樣病人即使在不同醫(yī)院就診，醫(yī)生也能快速找到病人的病歷，節(jié)省診療的時間；而醫(yī)生專家之間也能夠進行更加暢通的學術交流，相互學習借鑒成功的診療經驗。這對于提高醫(yī)生總體的醫(yī)學水平也具有重要的意義。
二、信息化檔案管理的特點
與傳統(tǒng)的人工檔案管理方式相比，信息技術支撐下的醫(yī)院檔案管理有一些新的特點和優(yōu)勢。首先，信息化時代的醫(yī)院檔案管理工作具有較強的時效性。信息技術下的檔案資料能夠以電子信息的方式保存，工作人員在填寫資料和收集Y料的過程中所耗費的時間大大縮短，這就提高了檔案管理工作的效率。而醫(yī)院的檔案管理經常涉及到病人的過往病史、個人信息等等，應該在需要的時候以最快的速度調度出來供病情參考，才能為挽救病人節(jié)約更多寶貴的時間。
其次，信息化檔案管理更加重視對檔案的綜合運用。由于紙質檔案搬運起來部分不便，很多檔案都是收集起來放到保管室封閉管理，而沒有充分發(fā)揮檔案資料對于醫(yī)院建設的積極作用。而信息化的檔案管理使得查閱和提取檔案的操作更加簡單快捷，工作人員只需要進行一些計算機操作，就能迅速的調取需要的檔案信息。這樣信息就能夠被充分的利用起來，為醫(yī)院的發(fā)展決策提供更多可靠的參考，并促進醫(yī)院服務質量的全面提高。
三、醫(yī)院信息化管理建設的策略
（一）加強技術建設
醫(yī)院檔案管理工作的信息化離不開先進技術的支持，為此，醫(yī)院必須不斷引進先進的計算機設備和軟件技術，從硬件技術上為檔案管理的信息化創(chuàng)造良好的環(huán)境。這就要求醫(yī)院相關部門密切關注該領域的最新技術，花費更多的資金和精力去引入先進的信息技術和軟件系統(tǒng)。醫(yī)院應該將傳統(tǒng)的紙質信息轉化為電子信息，并按照一定的規(guī)律編排出比較完整的檔案信息管理體系，方便醫(yī)生和病人隨時查詢。同時，檔案管理的信息化建設還應該以提高綜合服務水平為導向，建設檔案管理電子系統(tǒng)的信息平臺。因為大量繁復的檔案編寫工作都是由醫(yī)院內部工作人員進行的，而醫(yī)生和病人只要能夠通過信息平臺查詢到想要的資料即可。因此，醫(yī)院必須建設完善的檔案信息平臺，滿足實際的使用需要。
（二）加強人才建設
當然，醫(yī)院檔案管理的信息化必然意味著對專業(yè)人才的需求。只有擁有專業(yè)的檔案管理知識，并熟練掌握電子信息系統(tǒng)操作方法，同時還具備一定醫(yī)學知識的工作人員才能勝任這一工作。醫(yī)院引入的大量現(xiàn)金設備和軟件系統(tǒng)都需要專門的人員進行管理和操作，檔案管理及其信息平臺的建設才能正常進行。這就要求醫(yī)院建立起一支現(xiàn)代化的檔案管理隊伍，包括建立起健全的人才引進制度和管理制度，以優(yōu)厚的待遇吸引檔案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重視對檔案管理工作人員的培訓，不斷提高其專業(yè)技術和思想素質。這樣檔案管理工作人員才能跟上時代的變化，及時掌握新技術，并且以認真踏實的工作態(tài)度對待檔案管理工作。
（三）加強制度管理
為了保證醫(yī)院檔案管理工作的信息化、自動化進程，醫(yī)院還應該通過有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加強法律法規(guī)的相關宣傳，使檔案管理工作人員認識到信息化的重要性，并掌握信息化檔案系統(tǒng)的管理方法，保證檔案信息能夠得到恰當?shù)睦?。通過法律宣傳，能夠使各部門明確檔案管理的職責所在，同時也了解信息化建設應該遵循的規(guī)則。另一方面，也要加強對檔案管理信息化的監(jiān)督，對收集資料、保存資料的過程進行檢查，以保證資料數(shù)據(jù)的正確性和真實性。檔案管理信息化過程中的各項操作都應該符合規(guī)范，避免違規(guī)行為。
四、結束語
綜上所述，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中非常重要的一部分，加強醫(yī)院檔案信息化管理已經成為當前醫(yī)院發(fā)展的重要趨勢。因此面對醫(yī)院檔案信息化管理建設應當引起高度的重視，采取科學有效的建設策略，讓醫(yī)院檔案信息化管理工作得到不斷的完善。
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1.1構建人才信息數(shù)據(jù)庫
在整個人資管理工作當中，人事檔案管理是一項非?；A的工作，因為它可以為人資管理提供必要的信息數(shù)據(jù)，構建出一個完整的人才數(shù)據(jù)庫，這樣企業(yè)在進行人資管理的過程當中，能夠通過閱讀人才數(shù)據(jù)信息，來對其員工進行分類，同時作出良好的人資管理決策。例如，人事檔案管理中會記錄每一個企業(yè)員工的優(yōu)點和工作情況，在對這些檔案進行閱讀的過程當中，人資管理人員可以對人才有更加明確的了解。一旦企業(yè)需要進行戰(zhàn)略調整和戰(zhàn)略部署，需要調用人才支持，可以根據(jù)這些報告來進行工作分配決定，以便于保證員工的工作效率和工作效果。而對員工而言，做自己擅長的工作，更有利于發(fā)揮自己的優(yōu)勢，不僅能夠幫助企業(yè)，實現(xiàn)企業(yè)的生產目標和發(fā)展目標還能夠幫助員工，完成自己的個人目標。工作的合理性不斷增強，也能夠幫助企業(yè)留住更多的人才。
1.2優(yōu)化人資管理工作
人資管理工作當中的人事檔案管理，不僅為人資管理工作提供基礎的數(shù)據(jù)信息，更重要的是它能夠促進企業(yè)中不同部門之間的信息共享。現(xiàn)代化的人事檔案管理工作并不是傳統(tǒng)的紙質文檔的存儲，許多企業(yè)在人資管理系統(tǒng)當中，都單獨開辟了人事檔案管理區(qū)域。人資管理系統(tǒng)當中的人事檔案管理，讓各個部門之間的信息不再閉塞，信息的交流能夠讓各個部門和各個組織之間更加自由和快速地進行人員的調配。
例如，某公司的產品部要舉辦新品會，而在這一過程當中，產品部門需要合適的人才來進行新品會的策劃。因此，產品部門可以在系統(tǒng)上進行策劃人才的遴選，然后通過合適的流程來進行策劃人員的調配?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作，能夠讓企業(yè)在發(fā)展的過程當中，快速地集中人才，從而支援不同部門的工作，不僅提升了人資管理的工作效率，還有效地促進了企業(yè)的統(tǒng)籌發(fā)展。
1.3協(xié)助企業(yè)高層決策
一個企業(yè)的發(fā)展，離不開企業(yè)高層的良好決策，而企業(yè)高層在決策的過程當中，必須考慮到企業(yè)本身的發(fā)展情況，而企業(yè)的人才發(fā)展情況也是企業(yè)高層在決策過程當中所必須考慮到的關鍵性部分。例如，企業(yè)在發(fā)展的過程當中，必然需要思考企業(yè)需要什么樣的人才，企業(yè)未來的發(fā)展過程中又需要多少人才？而這些內容都需要通過人事檔案管理工作來進行配合。除此之外，企業(yè)在進行戰(zhàn)略決策的過程當中，必須要對企業(yè)的人才情況進行一定的考量。例如，某企業(yè)決定進行項目合作之時，必然要對項目的數(shù)量進行一定的限制，否則超出企業(yè)的承受能力，則會導致項目合作失敗。此時，企業(yè)就需要借助人事檔案管理工作來對企業(yè)的人才進行評估，以便于衡量出企業(yè)在一段時間內的項目合作數(shù)量限度。而對于人資管理工作而言，正是因為有了人事檔案管理工作，才能夠良好地預測出企業(yè)所需要的人才，同時對企業(yè)現(xiàn)有的人才，進行一定的評估。一旦發(fā)現(xiàn)目前企業(yè)現(xiàn)有的人才出現(xiàn)問題，還可以進一步進行解決，避免企業(yè)出現(xiàn)人才損失。
2人事檔案管理的關鍵點
隨著時代的發(fā)展以及《中華人民共和國檔案法》的正式實施，新時期的人事檔案管理工作，也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。雖然科技發(fā)展的新時期，人事檔案管理的工作方式日趨信息化和標準化，但是人事檔案管理工作也面臨著一些困難。這就需要人事檔案管理工作作出一定的改革，把握新時期工作的關鍵點，才能不斷為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮更多的作用。
2.1勇于進行制度創(chuàng)新
對于企業(yè)而言，各個部門的工作在新時期，都必須勇于進行制度和方式上的創(chuàng)新，這樣才能做到與時俱進，提高管理水平。對于企業(yè)的人事檔案管理工作而言，在進行的過程當中，必須敢于利用信息科學技術，來對目前的工作進行整理和分析。實際上許多企業(yè)的人事檔案管理工作并沒有專項的制度和準則，這就很容易導致相關的工作人員在工作的過程當中毫無章法。在新時期，企業(yè)不斷謀求制度上的合規(guī)性，因此，人事檔案管理工作也應該進行制度上的創(chuàng)新和完善。不僅要對人事檔案管理工作的內容進行制度上的要求，還要對相關的工作人員進行一定的要求。例如，工作人員的素質、工作人員工作的方式和方法以及工作的流程，都要具體進行制度上的規(guī)定。當然，雖然需要制定相應的制度，但是不能讓制度限制了員工的創(chuàng)造力。只有這樣才能做到人事檔案管理工作真正意義上的制度創(chuàng)新，保證人事檔案管理工作，能夠對企業(yè)的人事檔案信息進行深度的開發(fā)和挖掘，為企業(yè)提供現(xiàn)代化的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫。
2.2加強與信息技術的結合
時代的發(fā)展，讓信息科學技術發(fā)揮著重要的作用，對于人事檔案管理工作而言，加強與信息技術的結合，能夠提升其工作效率，還能提高其工作質量。各大企業(yè)幾乎都已經開始應用人資管理系統(tǒng)，而人資管理系統(tǒng)當中，也一定有人事檔案管理模塊。但實際上人事檔案管理模塊，在目前的人資管理系統(tǒng)當中仍然局限在信息的單純集合，并沒有完全實現(xiàn)智能化的分析與管理。這就導致人事檔案管理系統(tǒng)只是將線下的人事數(shù)據(jù)轉換成線上的數(shù)據(jù)庫。實際上真正的人事檔案管理系統(tǒng)，不應該僅僅是信息的集合，還應該智能化地對企業(yè)的人才數(shù)據(jù)進行分析。這種分析報告應該包括企業(yè)人才的穩(wěn)定情況，以及企業(yè)人才的成長情況。而企業(yè)的管理者在管理的過程當中，通過對這些數(shù)據(jù)報告的調取，可以全面地對企業(yè)人才情況進行掌握。這樣就可以對其員工進行專項化的培訓，全面提升企業(yè)員工的綜合素質，為企業(yè)提供更多的優(yōu)秀人才。除此之外，人事檔案管理工作系統(tǒng)還應更加智能化，進而幫助企業(yè)對企業(yè)的人才需求進行智能化分析，同時為相關的工作人員提供一定的工作建議，這樣才能不斷提升人事檔案管理的智能化程度。
2.3提升相關工作人員的綜合素養(yǎng)
無論是哪一個部門的工作都需要工作人員優(yōu)秀的綜合素養(yǎng)進行支持。許多企業(yè)的人事檔案管理工作，被認為是一項可有可無的工作，因此，從事這項工作的員工不受重視，而且其綜合素質也十分堪憂。但是正如前文所述，人事檔案管理在人資管理當中起著非?；A性的作用，而且它對于企業(yè)的決策，以及人資管理的發(fā)展，都有著重要的意義，因此，重視人事檔案管理工作員工的素質也是非常重要的。這就需要企業(yè)在進行人事檔案管理工作人員招聘的過程當中，積極對相關工作人員的素質進行考核，嚴格遴選。除此之外，還應該對人事檔案管理工作人員進行必要的培訓。對于人事檔案管理工作人員而言，不僅需要具備檔案管理的工作技能，還應該具有人資管理的工作技能，因此，該項工作的難度并不低。
關鍵詞新形勢；檔案管理；規(guī)范化對策
目前中國處在新時代背景下，現(xiàn)代化信息技術普遍運用于社會的生產和生活中。特別在檔案管理工作方面，逐步在健全信息化管理體系?，F(xiàn)代化信息技術給檔案管理工作帶來發(fā)展新機遇同時，仍然遇到了大量的問題。如何在新形勢下，加強檔案管理工作，促進檔案管理工作的規(guī)范化，這是值得我們研究的重大目標。
1在新形勢下檔案規(guī)范化管理遇到的問題
在新形勢下，為檔案管理工作注入了新活力，促使我國檔案管理工作取得了一定的成績。但是不容忽視的是，我們同時也遇到了一系列的挑戰(zhàn)性問題，導致檔案管理工作存在著很多的隱患，并不能適應我國檔案事業(yè)改革發(fā)展的要求。
1.1不重視檔案管理工作
在新形勢下，檔案管理工作的內容比較多，具有一定的復雜性，對檔案管理者有了更嚴格的要求。加強檔案管理工作，保證檔案管理工作更加規(guī)范化具有重大的意義。但是據(jù)了解，有部分檔案單位管理者，還沒有意識到規(guī)范化管理的重要性，不僅還沒有編制完整的制度，規(guī)范和約束檔案管理工作，并且檔案管理方法存在一定的落后性，鑒于此情況下，導致檔案管理工作存在很多的隱患，并不能適應現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。以此同時，大部分企業(yè)比較重企業(yè)經濟效益，而忽略檔案管理工作，使得在檔案管理方面，投入力度嚴重缺乏，致使資源配置工作具有局限性，職工的責任心不強，并缺少健康進取思想，檔案管理工作達不到新形勢創(chuàng)新的要求，經常沿用以前的方式，檔桿管理工作難以規(guī)范化的發(fā)展。
1.2檔案管理體系不健全
隨著社會和經濟飛快的發(fā)展，促進了國內多數(shù)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的管理制度逐步的健全。然而關于企業(yè)檔案管理工作，依然缺乏健全的檔案管理制度，致使檔案管理者操作缺乏規(guī)范性，并且檔案管理工作在落實的時候不規(guī)范；相關資料顯示，目前有部分企業(yè)尚未針對已有的檔案管理制度進行創(chuàng)新，不符合在新形勢下檔案管理和運用的要求，還是在使用過去的檔案管理體系，這樣導致檔案管理工作，發(fā)生激烈的矛盾，檔案管理工作效率降低，檔案管理工作很難實現(xiàn)規(guī)范化。
1.3管理方法落后、信息化程度較低
目前我國的計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、現(xiàn)代化信息技術都得到飛速的發(fā)展，這些高科技廣泛運用于人們的工作和生活中，在促進社會發(fā)展中起到重要的作用。通過將先進的技術應用于檔案管理工作中，符合新形勢對檔桿管理工作的要求。但是現(xiàn)階段技術和管理有效地結合，仍然存在缺陷，還沒有創(chuàng)建網(wǎng)絡管理平臺，在檔案管理方面，信息化程度比較低，一般采用的檔案管理方法，就是紙制以及手工登記方法，導致檔案缺乏完整性和準確性，不利于檔案的利用，降低了檔案管理工作的質量和效率，還沒有構成檔案和現(xiàn)代化技術結合的關系。具體的來說，目前國內的網(wǎng)絡化和信息化水平明顯地上升，但是在檔案管理企業(yè)，由于受到了人為或外因素的影響，大多數(shù)企業(yè)還沒有將先進的信息化技術應用到檔案管理中，難以使信息化技術起到突出的作用，導致檔案管理工作存在很多的隱患，信息化以及規(guī)范化程度待提高，致使檔案管理工作產生低效化以及低質量現(xiàn)象，不利于企業(yè)良好的發(fā)展。
1.4檔案管理員素質參差不齊
在新形勢下，要求檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化，所以對檔案管理員，有了更嚴格的要求。不僅要檔案管理員具備專業(yè)化知識，還要求掌握現(xiàn)代化技術。但是現(xiàn)階段檔案管理員的素質參差不齊，有部分專業(yè)化程度較低，特別是計算機的應用和先進管理軟件的應用，有一些檔案管理員還沒有掌握，只是歸納和整理相關檔案資料，缺乏自主地采集檔案資料的認識，并且檔案管理人員缺少培訓，知識和技能難更新，導致有部分檔案管理者無法突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，從而不能很好地適應信息化和規(guī)范化檔案管理工作的需求。
2在新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的策略
2.1重視檔案管理工作的規(guī)范化
對于檔案單位的領導者而言，他們應及時更新理念，充分地認識到檔案管理工作的重要性以及必要性。首先單位領導者要明白檔案規(guī)范化管理的作用以及意義，在檔案管理工作中，合理的分配規(guī)范化檔案管理的人力、設備以及財力等資源，從而為企業(yè)更好更快的發(fā)展打下堅實的基礎，幫助企業(yè)獲得更大的市場競爭力。具體的來說，作為檔案單位領導者，不僅要重視檔案管理工作的規(guī)范化，還要求在檔案管理工作方面，加大投入力度。例如說，在檔案管理工作過程中，對那些運作時間長，經常要維修、并且較落后的計算機，有必要進行淘汰掉，對計算機進行更換或者是更新，增加全新型具有良好性能的計算機，同時要安裝最正版、最新出、較有名的信息管理軟件。另外在檔案單位內部，還可以設立維修部門，招收具備專業(yè)化計算機知識和技能的人員，定期對計算機設備展開檢修和保養(yǎng)，對軟件實時更新、對病毒進行查殺，以此保證檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化。
2.2健全檔案管理體系
從客觀的視野來分析，在新形勢下開展檔案管理工作，要求在各方面采取有效的處理，不可以存在任何的隱患。從縱觀全局的角度分析，檔案管理工作經常產生諸多的問題，少不了相關規(guī)章制度的影響。所以在檔案管理工作中，不僅要構建完善的檔案管理體系，還應當針對現(xiàn)有的檔案管理制度進行創(chuàng)新和改革，從不同的方面處理好健全檔案管理制度的問題，彌補制度存在的一些不足之處，本質上改善檔案管理工作的質量。首先是細節(jié)方面的制度，有必要堅持貫徹落實。我國人口數(shù)量大，所以檔案的數(shù)量也很大。鑒于此狀況下，全部的檔案，都應當健全細節(jié)管理工作，包含了編號處理工作、錄入處理工作、取出管理工作、轉移處理工作等。在進行每一項工作的時候，都需求進行具體的記錄，而且將相關的責任落實到負責人，讓檔案管理員清晰自己的職責，防止存在模糊問題。其次是整體方面的制度。目前的檔案管理工作，已經獲得了廣大人們群眾的關注，不論是哪一個方面發(fā)生了問題，必然會構成一定的影響。只有對檔案管理制度進行階段性更新和改革，對制度內容結構加大優(yōu)化和彌補力度，才可以確保檔案管理工作的規(guī)范化開展，實現(xiàn)有據(jù)可依的目的，最后創(chuàng)造出很高的社會價值。
2.3優(yōu)化檔案管理的方法和技術
在新形勢下，企業(yè)檔案管理工作加快了發(fā)展的步伐，過去的檔案管理技術和方法，已經難以符合規(guī)范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統(tǒng)一的紙制檔案資料，要想實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，具有一定的難度，過去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時間，而且有可能效果卻不佳。鑒于此，通過將先進的新興電子技術和信息化技術，有效運用到檔案管理工作中，使得計算機操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過程中，使用先進的科技，即便獲得較大的機遇，同樣會面臨極大挑戰(zhàn)。首先要加強現(xiàn)代化技術的實效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢下檔案管理工作具體的要求和存在的問題，將管理和技術有效地結合，研發(fā)出符合企業(yè)實際需求的信息化和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，從而使現(xiàn)代化技術在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時，將現(xiàn)代化技術融入到檔案管理工作時，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規(guī)范性和保密性，避免檔案由于技術工具使用不合理，而發(fā)生檔案泄漏或者丟失的現(xiàn)象。所以還需要強化加密系統(tǒng)建設，對于電子檔案系統(tǒng)進行定期性檢查，對電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。除此之外，在提升單子檔案信息化水平的時候，應當擯棄過去人工管理方法，可以給各份資料創(chuàng)建一個電子檔案，例如針對全部人工記錄資料，通過用掃描儀，將資料掃入到計算機里面，進而生成電子檔案，并且保證日后錄入檔案都是以電子檔案為主，通過相關檔案管理軟件，把全部檔案資料根據(jù)類型和時間實施歸檔好，還應當創(chuàng)建專業(yè)的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，節(jié)約人力的時間的投入，進一步提升檔案管理工作的質量和效率。
2.4培養(yǎng)檔案管理者的素質
在新形勢下，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。由于檔案管理工作的內容比較多，信息量比較大，管理具有復雜性和難度，對檔案管理工作人員要求比較高，作為一名檔案管理者，一定要具備良好的綜合素質。但是據(jù)了解，目前企業(yè)檔案管理工作人員的素質良莠不齊，有些檔案管理員并沒有達到相關崗位的要求，特別是不擅長運用信息化技術。所以說，有必要培養(yǎng)檔案管理者的整體素質，企業(yè)可以了解市場環(huán)境，結合檔案管理者的具體情況，從而制定出培訓計劃，并且針對性加強培訓教育，幫助他們豐富檔案管理知識，提高他們運用信息化技術的水平，并且規(guī)范檔案管理員的行為，增強他們的責任心，從而提高檔案管理工作的效率，保證多項檔案管理工作更加規(guī)范化進行。
3總結
在新形勢下，企業(yè)的檔案管理工作獲得了一定的發(fā)展機遇，同時受到諸多因素的影響，也存在極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經不能適應信息化和現(xiàn)代化管理的要求，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。這就要檔案單位充分地意識到檔案管理工作的作用，結合企業(yè)的實情，構建完善的檔案管理體系，通過先進的管理方法和技術，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養(yǎng)工作，從而推動檔案管理工作的規(guī)范化。
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1.1完整性要求維護醫(yī)院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫(yī)院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。
1.3科學性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對醫(yī)院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統(tǒng)來進行科學管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調，實行檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規(guī)范性要求，除了要制訂各項醫(yī)院檔案管理業(yè)務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規(guī)手段來實現(xiàn)。
1.5經濟性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經濟效益。由于我國大多數(shù)檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統(tǒng)運行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢，將各種現(xiàn)代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點
醫(yī)院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫(yī)院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉程序而言醫(yī)院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發(fā)檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫(yī)院的各項工作服務。
2.3醫(yī)院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點。[3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質,增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學化、現(xiàn)代化和標準化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對醫(yī)院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經成為我們工作的當務之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設和制度建設多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態(tài)。醫(yī)院應通過認真地調查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作,醫(yī)院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫(yī)院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規(guī)范化。
3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫(yī)院檔案的標準化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規(guī)定。檔案要做到標準化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內容。
4結論
檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質量標準等都面臨著機遇和挑戰(zhàn)。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，針對醫(yī)院檔案管理的特點和要求，探索知識經濟時代新形勢下的醫(yī)院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫(yī)院檔案管理水平，強化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內容，促進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。
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一、現(xiàn)階段中職學校檔案管理工作中存在的問題
1.對檔案管理重要性認識不足。檔案涵蓋內容較多，通過檔案管理水平就可以了解學校發(fā)展狀況。但實際上很多中職學校并不能認識到這一點，并認為學校與政府機關不同，檔案管理不必過于重視，只要檔案不被損壞即可。這些都與其沒有認識檔案管理重要性有很大關系，這樣就導致檔案管理出現(xiàn)了經費不足、管理不科學的情況。
2.相關工作人員專業(yè)水平差。由于對檔案管理重要性認識不足，使得很多中職學校并沒有專門的檔案管理人員，即便有，這些工作人員的專業(yè)水平也很差，難以獨立承擔檔案管理工作。很多檔案管理者所學專業(yè)也不是檔案管理，接受崗前培訓的更是少之又少，他們不僅專業(yè)水平差，更不了解基本檔案知識，無法完成檔案分類、歸檔與整理等工作，這樣就使檔案管理缺乏規(guī)范性。
3.管理方式落后。由于傳統(tǒng)管理思想影響較深，很多中職學校依然在采用原有管理方式，導致檔案管理工作與新時期要求不符。部分學校還存在手工填寫檔案的形式，即便歸檔后也要由管理人員進行再次加工，這樣不僅增加了相關工作人員的工作量，還降低了檔案真實性，致使檔案利用價值大大下降。
4.檔案收集不完整。檔案收集不完整、質量不達標也是中職學校檔案管理中常見問題，究其原因主要與管理人員流動性大有關。管理人員的更換很容易使管理工作脫節(jié)，檔案信息也容易丟失。再加上部分工作人員不重視檔案管理，對于檔案資料的收集與整理也不用心，經常出現(xiàn)重要資料被當做無用資料被處理的情況，這樣就很容易使檔案資料出現(xiàn)不完整現(xiàn)象。
二、新時期中職學校方案管理工作的優(yōu)化對策
1.對檔案管理工作有新的認識。要做好新時期中職學校檔案管理工作，最關鍵的就是要求相關工作人員對檔案管理工作有新的認識，不斷用新理念與新行為強化自己。如相關工作人員應通過學習了解檔案管理的重要性，并用新思想、新理念開創(chuàng)新路徑，根據(jù)學校實際情況建立可行規(guī)章制度。中職學校管理者也要經常在會議上強調檔案管理的重要性，要求相關人員細心工作，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，采取有效措施加以解決，只有這樣才能是做好新時期檔案管理工作，促進中職教育改革。
2.不斷提高相關工作人員的素質。工作人員素質高低將直接影響到管理水平。首先，增加檔案管理人員數(shù)量，提升對從業(yè)人員質量的要求，所有從業(yè)者都要具有檔案管理經驗，最好為檔案管理專業(yè)畢業(yè)。其次，重視檔案管理軟件培訓工作，要求所有人員通過考核才能上崗工作，確保其專業(yè)技能熟練。最后，做好考核工作，看其在工作中是否遵守規(guī)章制度，是否做到檔案保密等。
3.規(guī)范檔案管理建設。為使檔案管理建設更顯規(guī)范化，首先，應重視現(xiàn)代化的融入，認識中職學校檔案管理的重要性，將其看做是學校寶貴資源。其次，所有工作都要做到與時俱進，構建完善、科學的管理機制，保證檔案管理能夠與現(xiàn)代社會發(fā)展要求相一致。最后，應用現(xiàn)代檔案管理軟件等辦公設備，無論是檔案歸檔還是查詢都要實現(xiàn)現(xiàn)代化，只有這樣才能提高檔案管理水平。
關鍵詞：學校檔案管理 信息化建設 檔案管理質量
學校的檔案是學校成長的歷史記錄，同時也是對于全校師生工作及學習情況的記載。檔案管理在教學管理中占有十分重要的意義。同時，學校檔案管理具有很強的現(xiàn)實性和時代性，因此學校檔案管理與信息化建設是密不可分的，其信息化建設必須順應時展的要求。但當前檔案管理信息化建設工作中存在很多問題，加強對其的管理是學校建設的必然要求。
一、學校檔案管理信息化建設工作中存在的問題
（一）檔案管理人員素質偏低
從目前來看，學校檔案管理部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中最缺乏的是檔案、信息處理的復合型人才，人才的缺乏阻礙了學校檔案管理信息化的建設，同時也阻礙了先進技術在檔案管理中的運用。在檔案管理部門，檔案管理人員的素質比較低下，既真正檔案管理，又懂得檔案管理信息化建設的人才少之又少。另外，還有的管理人員并非檔案管理的專業(yè)人員，他們對檔案管理沒有發(fā)揮作用。這種現(xiàn)狀無疑對檔案管理的信息化建設產生了很大的制約作用。在這種情況下，即使引進了現(xiàn)代化設備，也不能充分發(fā)揮作用，更淡不上檔案信息電子化了。因此學校檔案管理人員素質成為制約先進技術應用的重要因素。
（二）學校軟硬件設施不足，基礎設施較差
現(xiàn)在很多學校檔案管理基礎設施較差，這主要是由于學校檔案管理這一體系沒有得到我國教育政府的高度重視，他們所投入的經費不夠完善相應的設施，目前在我國還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄的檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設的形式各行其是，這種檔案信息管理系統(tǒng)和計算機系統(tǒng)的規(guī)范性、服務性、開發(fā)性較差，根本無法滿足資源共享的要求，很多檔案管理部門使用的計算機軟件不一樣，規(guī)格各異，缺乏通用性，況且，目前也沒有一個能夠統(tǒng)一文件檢索和可用于檔案信息管理的計算機管理軟件，這種兩者之間的不協(xié)調影響了電腦完成學校檔案管理的工作，制約了學校檔案管理信息化的發(fā)展。
（三）學校領導對于檔案管理信息化建設重視程度不夠
在學校檔案管理的信息化建設上，相對來說領導對于檔案管理信息化建設重視程度不夠。在以經濟建設為中心的今天，很多檔案管理人員沒有充分的認識到檔案管理的信息化建設的重要性。因此在檔案管理中他們沒有將信息化建設作為重點來抓，學校的教學管理部門即使認識到這個問題，但卻忽略了檔案管理信息化是始終貫穿于整個檔案管理工作的，他們還處于盲目的階段，沒有建立起完善的領導決策機構，也沒有制定總體管理規(guī)劃，形成了思想落后的管理模式。同時有很多工作還停留在繁瑣、復雜、混亂的境況中，不能充分利用現(xiàn)有的信息化技術，也沒有形成一套科學化的管理機制，很多檔案管理人員信息化建設的觀念滯后，他們還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，依照原來的教學管理理論和方法，用陳舊的管理理念對檔案進行信息的管理，同時也因為他們缺乏經驗的交流、總結和協(xié)作，使管理人員對于更新信息化建設的理念更加無從談起。
二、如何做好檔案信息化建設工作
（一）加強學校檔案管理隊伍的建設
當今國際競爭日益激烈，經濟全球化也日益明顯。隨著信息化的發(fā)展，使得我們已經處在一個信息空前豐富的時代，這個時代要求每一位學校檔案管理人員必須懂得檔案管理的思想，在管理過程中必須掌握科學的管理方法，具有管理經驗和創(chuàng)新能力，熟練掌握各種基本網(wǎng)絡技術的檔案管理信息系統(tǒng)，成為技術型、復合型、創(chuàng)新型的高素質檔案管理人員。同時檔案管理人員除了不斷提高自己的專業(yè)水平之外，還要運用信息技術，樹立終生的信息化建設意識。使檔案管理人員能夠掌握先進的硬軟件設施，不斷更新的軟、硬件系統(tǒng)，提高自己綜合素質和專業(yè)水平，并使其更好地為檔案管理服務，提高檔案管理效果，優(yōu)化檔案管理方式，從而反作用于檔案管理管理的信息化建設。同時在檔案管理信息化建設中，還應樹立檔案工作系統(tǒng)意識、檔案工作信息意識、檔案工作法律意識、改革意識、開放意識、科技意識識等一系列全新的觀念，實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)工作的觀念創(chuàng)新。
（二）加大對學校檔案管理系統(tǒng)方面的投入
加大對學校檔案管理系統(tǒng)方面的投入要從實際情況出發(fā)，就要以發(fā)展的眼光看檔案管理系統(tǒng)。加大對其的投入，首先要從資金上，因為在日常的系統(tǒng)維護中，由于系統(tǒng)的特點，許多問題常常是廣大檔案管理人員無法解決的，需要軟件開發(fā)公司的技術員來解決，這樣造成的維護費會比較高。另外，檔案管理系統(tǒng)對于服務器硬件要求也是比較高的，所以檔案管理信息化需要比較大的資金投入，檔案管理人員要力爭國家的財政每年都要有固定的經費投放到檔案信息化建設中，要舍得投入財力，配置與檔案信息化相適應的軟、硬件設施。作為上級檔案主管部門，要與相關部門溝通協(xié)商，共同提出解決辦法，在政策上給下級部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設得到更快的發(fā)展。其次，要加強檔案管理系統(tǒng)的后期個性化修改，使之方便管理，提高管理效率。
（三）完善學校的檔案管理信息體系
檔案信息化建設的任務，就是在通過對影響檔案管理的各因素出發(fā)，加強管理，不斷的改進方法，保證人才培養(yǎng)質量目標的實現(xiàn)。因此，在學校檔案信息化建設的任務中，必須積極完善科技檔案信息體系，要改變傳統(tǒng)的信息化管理模式，創(chuàng)新管理模式，順應學校檔案的時代性和現(xiàn)實性，對學校檔案信息化工作進行全面的管理，這已經成為學校檔案信息化發(fā)展的客觀要求。
總之，加強學校檔案信息化建設是一項可持續(xù)發(fā)展的工程，加強信息化建設，首先要認識到該過程中存在的問題，針對這些問題從各個方面出發(fā)，采取有效的方法多管齊下，提高學校檔案信息化建設的有效性和可行性，確保工作的順利進行。
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關鍵詞：石油單位；人事檔案；管理；創(chuàng)新；探究
隨著國民經濟的迅速發(fā)展，石油企業(yè)得到較快的發(fā)展。石油單位的管理知識不斷更新，管理手段逐步國際化，使得我國石油單位對管理人才提出了更高的要求。本文即將分析石油單位人事管理方面存在的弊端，進一步提出創(chuàng)新研究策略，促進石油企業(yè)管理水平的極大提升。
一、石油單位人事檔案管理存在的弊端
1.認識存在偏差
人事檔案管理屬于石油單位人力資源管理的重要組成部分，有些企業(yè)對其重視力度不夠。由于受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，部分石油單位認為人事檔案管理需要投入大量的時間和精力，而沒有任何收益。這樣，人事檔案管理工作進入靜止的狀態(tài)。與此同時，有些石油單位缺乏專業(yè)性的人事檔案管理者，存在人事部門人員身兼多職的現(xiàn)象。對于人事檔案管理，一般用來保存或者查閱，檔案通常處于無人管理或者無任問津的狀況。以上這些現(xiàn)象說明，石油單位對人事檔案管理工作缺乏重視。
2.管理體制不夠健全
通過調查分析，大部分的石油單位在人事檔案管理制度方面，幾乎處于一成不變的狀態(tài)。例如：當錄用了新的員工，將其檔案轉進來并進行儲存，平常需要時就調出來閱覽，一旦員工辭職之后，就會將其檔案轉出，員工對于檔案沒有任何的管理權。這樣強化的制度，導致在員工離職時，有些企業(yè)為了留住員工而強制性扣留其檔案，使得員工與企業(yè)之間難以和諧，非常不利于企業(yè)的發(fā)展。
3.職工能力參差不齊
由于職工缺乏專業(yè)的檔案管理知識及技術操作能力，容易導致檔案不及時歸檔的現(xiàn)象產生，對同一個問題的檔案信息反饋慢，缺乏連續(xù)性，檔案信息不具有連續(xù)性與時效性，也就缺失了檔案本身的價值。同時，因為缺乏先進的理論指導或者法律法規(guī)約束，我國當前的石油單位人事檔案管理理論仍然存在滯后性，難以達到國際水準，導致人事檔案管理工作變成無源之水，引發(fā)了諸多問題。例如：石油企業(yè)變更產權后，檔案的流向問題、石油單位人事檔案的法律地位問題等。
二、石油單位人事檔案管理創(chuàng)新研究策略
1.加強檔案管理意識
石油單位想要提高人事檔案管理工作的效率，首先加快石油單位人事檔案管理觀念的轉變，深刻意識到人事檔案管理工作的重要性，增強檔案管理人員的責任心及事業(yè)心。其次，樹立人事檔案管理在石油單位發(fā)展中的地位，并且宣傳人事檔案管理工作的必要性。最后，在人事檔案管理中做好規(guī)范性，確保人事檔案信息的全面性，更好的為石油單位的發(fā)展服務。
2.創(chuàng)建完善的管理機制
在石油單位的人事檔案管理中，針對滯后且制約企業(yè)管理的機制務必擯棄及改革。通過不斷更新和健全石油單位的人事檔案管理模式。有利于石油單位人事檔案管理的創(chuàng)新研究。在人事檔案管理中，要強調科學化、數(shù)字化，不僅要在調閱檔案時做到精準性，迅速的定位，而且要在調離檔案過程中，做到嚴謹性及合理科學性。所以說，構建科學完善的人事檔案管理制度，具有重大的作用。完善的管理制度有利于提升人事檔案管理工作的效率，最大化體現(xiàn)檔案的價值，提高石油企業(yè)管理的水平。除此之外，石油單位可以構建一個有效運行的信息管理體系，便于每個部門可以快速使用檔案信息，也方便檔案相關工作人員進行管理，在整個石油企業(yè)運行系統(tǒng)中切實達到無障礙資源共享目標。再者，比較完善的管理制度在建立并投入使用中，就應要求石油單位每位員工各司其職，明確崗位責任，保證每個部門之間緊密配合協(xié)調，實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)更加安全高效運行。
3.培養(yǎng)檔案管理人員的綜合能力
石油單位人事檔案信息量龐大，這就要求檔案管理工作者具備良好的綜合能力。因此，石油企業(yè)要注重人事檔案管理者的培訓工作，定期因地制宜來創(chuàng)建科學合理性的培訓活動，以此來有效培養(yǎng)企業(yè)人事檔案管理者的綜合素質。同時石油單位還要加大人事檔案管理部門的建設投入資金，加強硬件與軟件建設，保證人事檔案管理工作多項設備有效分配，為人事檔案管理工作效率的提高打下堅實的基礎。作為檔案管理人員，則要積極學習檔案管理專業(yè)理論知識，提升自身的職業(yè)綜合素養(yǎng)，提高檔案管理工作的效率。當然，單憑學習檔案專業(yè)知識是遠遠不夠的，要想成為一個合格的檔案管理工作者，還應熟練掌握計算機的操作技能。這就要求石油單位組織檔案管理者，參與計算機培訓考試，加強職工的科學技術教育，進而使得職工能夠充分運用先進的信息系統(tǒng)，來進行人事檔案管理工作。這就要求企業(yè)強化人事檔案的信息網(wǎng)絡化建設。在人們的生產生活中，網(wǎng)絡信息技術的廣泛運用給人們帶來了方便，石油企業(yè)應將信息網(wǎng)絡化作為人事檔案管理的發(fā)展方向。例如，目前諸多石油單位在人事檔案管理中，都配置了電腦及數(shù)字化設備，通過對其充分的利用，有效的提升了石油企業(yè)的管理水平。有些企業(yè)運用科學網(wǎng)絡化的管理模式，來不斷補充和健全文字式檔案具有的漏洞。通過這樣不但便于檔案的日常管理、查閱以及完善，同時企業(yè)還構建人才資料儲存庫，這樣人事檔案信息資源得到有效優(yōu)化，檔案的利用率不斷提高。
三、總結
時代的進步及社會的飛快發(fā)展，對于人事檔案管理工作要求越來越高。只有將人事檔案管理工作做到與時俱進，不斷改革創(chuàng)新，才能適應新時期企業(yè)發(fā)展的要求，才能更好的為石油企業(yè)生產各個環(huán)節(jié)服務。但是，目前我國石油單位人事檔案管理工作中還存在缺陷，企業(yè)還要加大人事檔案管理的革新力度，使其更好的為社會和企業(yè)的經濟發(fā)展作出貢獻！
參考文獻
[1]楊明.有關新時期電力企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新思考[J].現(xiàn)代國企研究，2016，（20）：10.