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導(dǎo)語：在財務(wù)檔案管理規(guī)范的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】 高校； 會計； 檔案管理
中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）09-0123-02
會計法是以處理會計事務(wù)的各種經(jīng)濟(jì)關(guān)系為對象。以此為核心，各級會計組織需對各類社會組織的經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支進(jìn)行分析、檢查等經(jīng)濟(jì)管理活動。高校作為立國之本的教育服務(wù)業(yè)，需加強(qiáng)貫徹十精神，切實有效履行國家賦予的重要社會責(zé)任，評價高校社會責(zé)任履行的效果，會計監(jiān)督必不可少，會計檔案管理作為這項工作的重要依據(jù)，亦顯得尤為重要。
一、會計檔案真實是推進(jìn)法制化管理的基礎(chǔ)
任何一個經(jīng)濟(jì)組織和團(tuán)體都離不開經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)濟(jì)責(zé)任的考核，而會計系統(tǒng)是這一歷史使命的直接承擔(dān)者，會計系統(tǒng)加工形成的報表的信息資料將成為重要的歷史檔案資料留作高校運營管理等重要歷史事件核查的重要依據(jù)，而會計資料檔案的真實性、完整性和可靠性是重要基礎(chǔ)。
（一）會計檔案質(zhì)量決定了高校的考核質(zhì)量
會計資料是高校會計檔案的重要構(gòu)成部分，而會計資料一般是指高校會計人員根據(jù)法定程序加工而成的會計信息。這些會計資料為報表使用者展現(xiàn)了高校的財務(wù)狀況和各項預(yù)算資金運用的合規(guī)性。現(xiàn)代社會中，高校會計信息的使用者已延伸至各層級的政府主管部門與監(jiān)管機(jī)構(gòu)，直接影響國家宏觀經(jīng)濟(jì)調(diào)控與教育體制改革與發(fā)展秩序。高校運營管理是否踐行了法制化軌道，在其會計檔案中必將有明確體現(xiàn)，是上級機(jī)關(guān)事后考評的依據(jù)。低質(zhì)量的會計資料不可能作出客觀、高質(zhì)量的高校績效考核。
（二）會計檔案質(zhì)量提供了教育產(chǎn)業(yè)反腐的利器
會計的基本職能是通過核算行使財務(wù)監(jiān)督職能，需以高校實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為對象，以真實完整的會計資料檔案為依據(jù)，對高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項進(jìn)行的檢查與控制，實現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督職能，并為外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)提供真實的高校會計資料進(jìn)行檢查鑒定，以便對高校運營管理與會計管理的評價。近年來高校搬遷及其他基建工作中查處出來的腐敗案件，以及違規(guī)挪用教學(xué)科研經(jīng)費等貪污案件，無一不是從會計檔案中找出端倪，無一不需要會計資料作為有力證據(jù)。
（三）會計檔案合規(guī)管理實現(xiàn)了管理手段的提升
我國《會計法》在立法宗旨和修訂內(nèi)容上，均對確保會計資料質(zhì)量、規(guī)范會計管理作出了明確的法律要求，表明《會計法》的根本任務(wù)就是規(guī)范會計活動，力求會計資料完整可靠，為提高高校運營管理和財務(wù)管理效率及穩(wěn)定財經(jīng)秩序保駕護(hù)航。會計電算化系統(tǒng)的廣泛運用，在一定程度上也杜絕了手工賬務(wù)處理的隨意行為，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了規(guī)范。為此，電子會計檔案的管理也顯得尤為重要。
二、會計檔案管理的局限與挑戰(zhàn)
會計資料檔案的真實完整性高度依賴于信息加工處理過程的可靠性，挑戰(zhàn)會計檔案資料真實性的主要影響因素包括會計制度體系的科學(xué)性、內(nèi)控體系的嚴(yán)密性和技術(shù)支持平臺的安全性。
（一）會計制度規(guī)范體系仍不夠細(xì)致
當(dāng)前體現(xiàn)國家宏觀調(diào)控政策意圖與市場管理目標(biāo)的高校會計管理體制還處于改革調(diào)整過程中，所執(zhí)行的會計制度相對企業(yè)會計準(zhǔn)則的資產(chǎn)組等概念而言完備性不足，對于高校自行采購的零星設(shè)備核算并未強(qiáng)制要求按項目進(jìn)行歸類核算，各高校容易從自身利益出發(fā)在法律框架范圍內(nèi)偏離法規(guī)主旨來謀求套取預(yù)算收入等的局部利益，通過將同一個較大項目的采購活動規(guī)避在政府統(tǒng)一采購系統(tǒng)之外，化整為零，讓事后監(jiān)督無法將業(yè)務(wù)的真實面貌還原，給監(jiān)管帶來一定困難。在一定程度上誘發(fā)了會計資料造假，導(dǎo)致留存的會計檔案可靠性和完整性不足。而電算化手段引入會計工作之后，高校在修訂自身會計檔案管理制度等方面不夠及時，會計電算化檔案保管只注重數(shù)據(jù)的保管而忽視數(shù)據(jù)環(huán)境（軟件系統(tǒng)和硬件環(huán)境）的管理，甚至因疏于管理導(dǎo)致會計檔案的自然損壞甚至人為破壞，形成會計資料信息失真的潛在風(fēng)險。
（二）利益驅(qū)動導(dǎo)致造假，內(nèi)控措施不到位
當(dāng)前市場上銷售的企業(yè)會計電算化軟件在基本界面上能夠防范操作人員的舞弊行為，但出于特殊需要的高校部分會計管理軟件，則可能通過自行開發(fā)實現(xiàn)，雖然操作界面并不出現(xiàn)后臺數(shù)據(jù)管理窗口，但可通過快捷組合熱鍵開啟這類隱藏數(shù)據(jù)管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考慮，試圖利用電算化會計系的隱藏數(shù)據(jù)管理窗口來操縱謀求局部利益，試圖給小集體帶來額外的經(jīng)濟(jì)收益，被修改過的會計系統(tǒng)所披露的會計信息體現(xiàn)了其自身利益最優(yōu)的結(jié)果，不能反映高校預(yù)算執(zhí)行的實際效果，屬于有動機(jī)地操縱會計系統(tǒng)生成了虛假信息，降低了會計資料檔案的真實性和可靠性。
（三）會計支持系統(tǒng)的安全性仍留隱患
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)越來越多地滲透到人們工作與生活的方方面面，各高校已經(jīng)推行了會計電算化核算管理，使得防控會計舞弊更為隱蔽，查處難度被加大，會計檔案真實性受到挑戰(zhàn)。除了一些單機(jī)版會計電算化軟件會隱藏快捷熱鍵開啟的數(shù)據(jù)管理窗口可供隱蔽修改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)外，基于自建服務(wù)器使用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化系統(tǒng)，也可以與軟件提供商的售后服務(wù)人員通過軟件維護(hù)途徑直接在服務(wù)器上篡改相關(guān)數(shù)據(jù)，操作手段更為隱蔽，這些行為的專門立法尚未引起重視。此外，基于網(wǎng)絡(luò)的會計電算化信息系統(tǒng)還存在著諸多安全隱患，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的開放性，易被病毒攻擊等不利因素依然存在。若不強(qiáng)化系統(tǒng)控制，電算化會計帶來的危害和損失將遠(yuǎn)高于手工會計系統(tǒng)。
三、多角度創(chuàng)新會計檔案管理模式
會計檔案管理的日趨規(guī)范是一項系統(tǒng)工程，需要高校管理層高度重視，并有效做好管理制度建設(shè)、管理技術(shù)手段升級和從業(yè)人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。
（一）制度建設(shè)上實施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級管理
要緊緊圍繞國家財政部及檔案局在2011年聯(lián)合下發(fā)的會計檔案的管理辦法征求意見稿開展檔案管理工作，建立統(tǒng)一而明確的會計檔案管理工作制度，即會計檔案管理需實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的模式。建議進(jìn)一步細(xì)化、同級財政部分作為統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)主體，將高校電算化條件下的會計檔案管理實行權(quán)限分離，軟件的正常核算操作由高校自行管理，而數(shù)據(jù)的后臺維護(hù)則由上級主管部門統(tǒng)一采購和付費，一旦發(fā)現(xiàn)協(xié)助高校違規(guī)篡改數(shù)據(jù)行為，將解除服務(wù)合同，并向公安機(jī)關(guān)報案，加大其違規(guī)成本。
（二）技術(shù)手段上采用未來通用的報表格式
會計文件和相關(guān)法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會計軟件來處理。我國正著手開始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可擴(kuò)展商業(yè)報告語言）各項準(zhǔn)備和試運行工作。這一技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)傳遞數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)服務(wù)器存在于高校本地，可統(tǒng)一建立在同級或上級財政管理部門，杜絕后臺進(jìn)入服務(wù)器修改數(shù)據(jù)庫的可能。同時，采用這一獨立而開放的國際標(biāo)準(zhǔn)語言后，可對信息進(jìn)行分類并加上標(biāo)簽，就使得這些信息在經(jīng)濟(jì)組織內(nèi)部和外部能夠更加方便有效地對財務(wù)信息進(jìn)行自動搜尋與使用。隨著會計報告范圍的延伸，也能促使改變當(dāng)前單一的通用財務(wù)報告模式轉(zhuǎn)向更豐富多樣的交互財務(wù)報告模式，為會計信息需求者更加高效利用會計資料檔案提供便利。
（三）從業(yè)準(zhǔn)入上持續(xù)提高檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)
要實現(xiàn)會計檔案管理工作的連續(xù)性和有效性，會計檔案管理人員不僅需具備優(yōu)秀的職業(yè)道德素質(zhì)，也要具備一定的會計從業(yè)知識，對會計基本流程和要素具有職業(yè)敏感性。不能把會計檔案管理當(dāng)成普通圖書管理員的角色，不僅要在崗位準(zhǔn)入上和工作中能切實堅持履行職責(zé)，遵守各項法規(guī)，模范履行會計檔案管理工作中的各項規(guī)章制度，保持廉潔與公正，還要加強(qiáng)對審計業(yè)務(wù)、計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全、會計電算化等信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，加大檔案管理者對前臺財務(wù)核算人員的后期監(jiān)督與約束作用。
【參考文獻(xiàn)】
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[2] 魏黎.會計檔案質(zhì)量控制的基本途徑[J].黑龍江檔案，2009（4）.
1.1醫(yī)院檔案管理設(shè)備落后，管理人員不專業(yè)
檔案管理屬于醫(yī)院建設(shè)“軟實力”的內(nèi)容，卻沒有受到足夠的重視、引起足夠的關(guān)注。一方面，在檔案管理規(guī)范化中出現(xiàn)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識、檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定的情況，轉(zhuǎn)崗、工作輪換致使檔案管理人員的隨機(jī)性、流動性增大，帶來許多問題與隱患。檔案管理人員的專業(yè)知識與技能匱乏，沒有受到專業(yè)的訓(xùn)練，管理素質(zhì)差異大，降低了檔案管理的效率，延緩了檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。另一方面，檔案室的設(shè)備落后，使檔案檢索復(fù)雜、耗時且檢索方式單一，影響檔案的使用價值，阻礙檔案管理規(guī)范化的發(fā)展。
1.2醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案安全意識不強(qiáng)
檔案管理工作在醫(yī)院管理系統(tǒng)中占有重要位置，但各醫(yī)院的風(fēng)險檔案管理制度并不健全，例如，光片、財務(wù)及病例等檔案資料分散于各管理部門，使檔案不完整，缺乏系統(tǒng)性的安全管理。檔案資料的分散，造成風(fēng)險檔案不能得到持續(xù)、全面的后期更新，因此，建立具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度非常必要，這對于醫(yī)院“軟實力”的提高以及質(zhì)量安全的改進(jìn)不可或缺。檔案管理制度不健全降低了檔案管理人員的工作積極性，使其檔案安全意識薄弱，從而導(dǎo)致檔案信息滯后、檔案管理工作落后于醫(yī)院建設(shè)。
2醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效措施
2.1建立完整的風(fēng)險管理檔案工作組織
醫(yī)院組建管理組織，成立以院長為領(lǐng)導(dǎo)的三級管理委員會，制定醫(yī)院風(fēng)險管理政策，對管理工作進(jìn)行評審和改進(jìn)；制定醫(yī)院風(fēng)險管理程序，處理與風(fēng)險管理檔案有關(guān)事宜；定期召開會議評估風(fēng)險，并組織危險因素調(diào)查，根據(jù)問題發(fā)展的態(tài)勢，制定出解決方法和改進(jìn)措施。醫(yī)院質(zhì)量控制部要按照風(fēng)險管理原則制定調(diào)查表或報告，按時向醫(yī)院管理委員會報告。
2.2創(chuàng)新管理檔案信息
根據(jù)大醫(yī)院體系龐大、部門數(shù)量多以及科室林立的情況，實現(xiàn)檔案信息化管理是今后發(fā)展的必然趨勢，它可以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和具體化，具有開發(fā)性和實用性。為實現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和價值性，信息化檔案管理可以使檔案資料準(zhǔn)確、完整和可信。醫(yī)院各部門要根據(jù)具體情況，結(jié)合自身條件，使用多元化的檔案信息管理手段，使信息化管理既與現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)管理相連接，又形成獨立的信息化管理系統(tǒng)。
2.3完善檔案管理制度
醫(yī)院檔案管理必須具有嚴(yán)格性，條理清晰，提高醫(yī)院檔案管理水平離不開系統(tǒng)完整的檔案管理制度，要制定嚴(yán)格明確的規(guī)章制度，設(shè)立高效合理的管理程序，積極完善檔案管理制度。查找現(xiàn)存管理制度上的缺陷，認(rèn)真調(diào)查檔案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根據(jù)各個部門的需要，具體情況具體分析，實行多種載體存檔，檔案統(tǒng)一監(jiān)督，為后期信息檔案的查找、利用與開發(fā)打下良好基礎(chǔ)。
2.4提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
醫(yī)院風(fēng)險檔案管理需要較高專業(yè)素質(zhì)的管理人員，以提高檔案管理的效率，進(jìn)一步推動醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。例如，在《檔案法》中規(guī)定檔案管理人員必須盡職盡責(zé)，遵守紀(jì)律和規(guī)則，與此同時，要不斷提高自己的專業(yè)知識。檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高，可通過培訓(xùn)、實行高位責(zé)任制以及配合硬件設(shè)施建設(shè)等形式，提高管理人員的工作積極性，提高其責(zé)任心，并定期進(jìn)行工作總結(jié)。
2.5加大資金投入
第一，改進(jìn)檔案管理環(huán)境，安排專門的檔案室，建立獨立的檔案室、閱覽室以及辦公室，設(shè)置陳列室、微機(jī)室。關(guān)注檔案保護(hù)，配備全套的保護(hù)設(shè)備，制定完整的檔案資料保護(hù)措施。例如，防火，防潮和防蟲等。檔案管理人員要保持檔案室的清潔、整齊，延長檔案資料的保存時間。第二，更換檔案管理硬件設(shè)施，配備計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、打印機(jī)、掃描儀；安裝防盜門、鐵窗欄、遮陽布；添加溫度計、吸塵器、滅火器；配備檔案柜、密集架等，做到“八防”。
3醫(yī)院風(fēng)險管理檔案規(guī)范化的重要性
[關(guān)鍵詞]財務(wù)管理 規(guī)范化 制度 建設(shè)
近年來,我們在各級黨委、政府的正確領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門的精心指導(dǎo)下,牢固樹立“全心全意為人民服務(wù)”的宗旨,以群眾滿意與否為檢驗工作成敗的唯一標(biāo)準(zhǔn),多措并舉,標(biāo)本兼治,狠抓管理,既保護(hù)了基層干部,又維護(hù)了農(nóng)民利益,做到了還干部一個清白,給群眾一個明白,我鄉(xiāng)農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化水平得到顯著提高,為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會穩(wěn)定奠定了堅實基礎(chǔ)。具體做法如下:
一、選好財會人員,配強(qiáng)農(nóng)經(jīng)隊伍
(一)選好聯(lián)村會計。根據(jù)實際,我鄉(xiāng)本著“公開、公正、平等、競爭”的原則,通過公開選拔,選配了4名作風(fēng)正、業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員擔(dān)任“聯(lián)村會計”。
(二)聘好村記賬員,通過這一機(jī)制,為各村配備了一名素質(zhì)高、業(yè)務(wù)強(qiáng)的記賬員,為全鄉(xiāng)農(nóng)財管理更加規(guī)范化起到了促進(jìn)作用。
(三)抓好人員培訓(xùn)。為使農(nóng)村財務(wù)管理人員在思想上不落伍,業(yè)務(wù)上不掉隊,我鄉(xiāng)制定了定期培訓(xùn)制度,在抓好聯(lián)村會計業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時,每年至少對農(nóng)村記賬員和民主理財小組人員進(jìn)行一次統(tǒng)一培訓(xùn)。
二、強(qiáng)化制度建設(shè),夯實管理基礎(chǔ)
(一)完善規(guī)章制度。我鄉(xiāng)針對實際,重新修定了農(nóng)村財務(wù)管理制度,內(nèi)容包括財務(wù)預(yù)決算制度、集體資產(chǎn)管理制度、固定資產(chǎn)管理制度、資金管理制度、開支審批制度、按時報賬制度、債權(quán)債務(wù)管理制度、民主理財制度、財務(wù)公開制度、干部離任審計制度、檔案管理制度、責(zé)任追究制度。
(二)加強(qiáng)票據(jù)管理。根據(jù)財務(wù)制度規(guī)定的要求,嚴(yán)格審核村集體經(jīng)濟(jì)收支原始憑證。一是對村級機(jī)械工程款實行稅票掛賬制;二是除村集體對村民發(fā)放的青賠、勞務(wù)款使用省統(tǒng)一的專用票據(jù),其他支出項目都必須使國家正規(guī)票據(jù)。這些制度的實行使我鄉(xiāng)票據(jù)規(guī)范化水平得到了顯著提高。
(三)加強(qiáng)資金管理?！白兆А笔俏亦l(xiāng)的難點問題,針對這一問題,我鄉(xiāng)制定了系列辦法:對村級承包費,實行農(nóng)經(jīng)中心與合同監(jiān)管中心聯(lián)合辦公制;對有關(guān)協(xié)調(diào)資金,實行統(tǒng)一轉(zhuǎn)撥制;對村級自收款項,嚴(yán)格限期上交制。這些制度的實行從源頭上遏制了村內(nèi)收入不入賬或坐收坐支等不良現(xiàn)象的發(fā)生。
(四)加強(qiáng)支出管理。我們規(guī)定各村在工作開展中要做到量力辦事、勤儉辦事。各項支出要做到年初有計劃,開支不超標(biāo)。特別是嚴(yán)把通訊費、報刊費的限額標(biāo)準(zhǔn)。近年來,我鄉(xiāng)各村通訊、報刊費等均未出現(xiàn)過超額現(xiàn)象。
(五)加強(qiáng)代資管理。我們對各村資金實行專戶存儲制度,資金支取實行“雙印鑒”制度,切實保障了村集體對資金的使用權(quán)和支配權(quán),從未出現(xiàn)挪用、侵占村集體資金現(xiàn)象。
三、規(guī)范辦事程序,提升規(guī)范水平
(一)是規(guī)范賬務(wù)處理程序。我們統(tǒng)一印制了“財務(wù)處理程序流程圖”,村級一律按照財務(wù)流程處理賬務(wù)。
(二)實行七字會簽制度。2005年,我們對村級提款實行了“自下而上、一事一提、七字會簽”制度。村級提款先由村兩委班子成員、村民代表研究同意,并附會議記錄,大額支出由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后,然后把會議記錄交農(nóng)村財務(wù)核算中心,由核算中心開出《提款計劃》,《提款計劃》先由村支部書記、村委會主任、村記賬員簽字,然后由聯(lián)村會計簽字,再由管區(qū)書記進(jìn)行監(jiān)督簽字,最后由核算中心主任簽字。最后由聯(lián)村會計根據(jù)提款計劃開出提款收據(jù),經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后,須由記賬員到農(nóng)村財務(wù)核算中心提款。
四、加強(qiáng)民主監(jiān)管,推進(jìn)財務(wù)公開
(一)加強(qiáng)民主管理。各村依法建立了民主理財小組,各村每月財務(wù)收支情況在入賬前須先由民主理財小組審核蓋章簽字,否則鄉(xiāng)核算中心不予入賬。公開的內(nèi)容也必須經(jīng)理財小組審核,才可公開。目前,我鄉(xiāng)民主理財小組在財務(wù)管理工作中發(fā)揮出了積極的促進(jìn)作用。
(二)實行定期公開。為切實解決下賬不及時的問題,年初,我們規(guī)定了嚴(yán)格的定期財務(wù)報賬及公開制度,即每月1―5日為集中報賬日,每月8日為集中公開日。到時由村記賬員帶手續(xù)完備的合格票據(jù)、有關(guān)資料及賬本到鄉(xiāng)下賬,并負(fù)責(zé)將公開資料按時公開。現(xiàn)在我鄉(xiāng)村級財務(wù)下賬及公開工作非常及時有序。
五、實行多項措施,積極化解債務(wù)
(一)增收化債。利用油田資源優(yōu)勢,積極協(xié)調(diào)資金,增加收入化解債務(wù)。
(二)節(jié)支化債。我們?nèi)媛鋵嵈寮壛阏写M制度、報刊費限額征訂制度、村級辦公用品實行集中采購制度。
(三)進(jìn)行債權(quán)債務(wù)沖抵化解。在協(xié)商自愿的情況下,動員債權(quán)債務(wù)人,對結(jié)互抵,沖銷集體負(fù)債。
(四)理清各戶債務(wù)進(jìn)行沖抵。如勝利村原來村欠戶,戶欠村,債權(quán)債務(wù)比較混亂,我們?yōu)槠淅砬鍌鶛?quán)債務(wù),各戶進(jìn)行沖抵,化解債務(wù)2.6萬元。
(五)盤活存量資產(chǎn)化債。我們對村集體閑置的固定資產(chǎn)經(jīng)村民代表會議同意后,公開拍賣,進(jìn)行化債。
六、嚴(yán)格審計監(jiān)督,確保不出問題
我們根據(jù)區(qū)農(nóng)經(jīng)站要求,結(jié)合本鄉(xiāng)的實際,每年財務(wù)清理時確定三分之一左右的村為重點內(nèi)部審計單位,由農(nóng)經(jīng)服務(wù)中心會同該村民主理財成員一起組織清理。平時,要明確三名兼職審計人員,對干部離任、專項工程、土地征用等農(nóng)民負(fù)擔(dān)及群眾反映強(qiáng)烈的突出問題,組織專門審計,形成書面報告,同時,對審計出的問題,認(rèn)真處理,發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重違紀(jì)問題,及時交鄉(xiāng)紀(jì)委負(fù)責(zé)處理。
七、實行會計電算化,做好檔案管理
關(guān)鍵詞：農(nóng)村財務(wù)；規(guī)范化；思路對策
農(nóng)村財務(wù)管理不僅是一項經(jīng)濟(jì)工作，同時也是一項嚴(yán)肅的政治工作，是農(nóng)村基層組織、思想、政權(quán)建設(shè)的需要。因此必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真搞好村級財務(wù)管理工作。中央和省一再要求要認(rèn)真搞好村級財務(wù)的管理，并作為建設(shè)社會主義新農(nóng)村工作的一項大事來抓。之所以如此重視農(nóng)村村級財務(wù)管理工作，是因為農(nóng)村財務(wù)管理是一項政策性很強(qiáng)的工作。由于目前村級財務(wù)管理中還存在著不規(guī)范的問題，影響了農(nóng)村工作的正常運轉(zhuǎn)，使得村黨支部缺乏號召力和凝聚力，各種公益事業(yè)難以興辦，所以完善和規(guī)范農(nóng)村財務(wù)管理制度在當(dāng)前已是刻不容緩。
隨著農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，農(nóng)村財務(wù)管理已顯得相對滯后，農(nóng)村集體財務(wù)管理混亂，迫切需要進(jìn)行規(guī)范。如何切實解決當(dāng)前農(nóng)村村級財務(wù)管理中存在的問題，筆者認(rèn)為，必須從以下幾方面入手。
一、提高農(nóng)村會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)會計法規(guī)制度的培訓(xùn)，為農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化做好人力資源準(zhǔn)備
農(nóng)村財務(wù)管理既是一項政策性很強(qiáng)的工作，又是一項業(yè)務(wù)性極強(qiáng)的工作。因此，穩(wěn)定財會人員隊伍，提高財會人員素質(zhì)至關(guān)重要。財會人員被確定之后，一般不要隨意變動，以穩(wěn)定財會人員隊伍。這里關(guān)鍵是要嚴(yán)格財會人員的任免程序，必須實行持證上崗制度，并建立崗位責(zé)任制，財會人員要明確自己的權(quán)利和義務(wù)。為提高財會人員的素質(zhì)，要切實加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期或不定期地進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，穩(wěn)定隊伍，提高素質(zhì)，為農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化做好人力資源準(zhǔn)備。
多年來財會人員隊伍不穩(wěn)定問題一直困繞著農(nóng)村財務(wù)管理工作，要改變這種現(xiàn)狀，有必要建立一支高素質(zhì)的，穩(wěn)定的會計隊伍。因此，一是應(yīng)健全財會人員任免制度。凡經(jīng)群眾推薦，村委會上報，鄉(xiāng)鎮(zhèn)考核合格，應(yīng)由鄉(xiāng)鎮(zhèn)會計管理站審批并統(tǒng)一頒發(fā)聘書；二是建立財務(wù)人員人事管理制度。對村級財會人員的配備、考核、聘任以及勞動報酬、崗位責(zé)任制等均做出明確規(guī)定，不經(jīng)鄉(xiāng)主管部門批準(zhǔn)，不得任意調(diào)換和聘任財會人員；三是對鄉(xiāng)村財會人員進(jìn)行全面清查，建立會計人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以便儲備和統(tǒng)一調(diào)配整個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的會計人員。
財會人員是村鄉(xiāng)里的“內(nèi)當(dāng)家”，一定要有全局觀念和法制觀念，要有較高政治覺悟、專業(yè)知識和專業(yè)技能，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。為此，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視對村級財會人員的培養(yǎng)，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，爭取盡快地把國家改革的有關(guān)政策和新的財稅制度，貫徹落實到鄉(xiāng)村一級；同時鄉(xiāng)村也要建立會計人員持證上崗制度，即要求會計人員必須按照其資格證的級次，持證應(yīng)聘相應(yīng)崗位之職，保持財會隊伍穩(wěn)定。為農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化做好人力資源準(zhǔn)備。
二、加強(qiáng)農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化必須要堅持“五個統(tǒng)一”，有效化解農(nóng)村財務(wù)管理的矛盾
加強(qiáng)財務(wù)規(guī)范化管理，必須要堅持“五個統(tǒng)一”即：統(tǒng)一思想，規(guī)范監(jiān)督程序；統(tǒng)一帳、表、冊、據(jù)，規(guī)范會計操作程序；統(tǒng)一審批手續(xù)，規(guī)范支出管理；統(tǒng)一業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范交接手續(xù)；統(tǒng)一檔案專柜，規(guī)范財務(wù)資料。只有這樣才有利于農(nóng)村的財務(wù)行為進(jìn)一步規(guī)范，從而可以給群眾一個明白，還干部一個清白，農(nóng)民也不必為財務(wù)問題而上訪，干部也不必因財務(wù)管理而費心，干群關(guān)系將更加密切，為農(nóng)村和諧社會的建設(shè)創(chuàng)造有利的條件。為此，各級鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)都必須提高對村級財務(wù)重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、強(qiáng)化管理，使之逐步納入規(guī)范化，法制化的軌道。農(nóng)村財務(wù)規(guī)范化就是要求村級的各項收入、財政對農(nóng)村的轉(zhuǎn)移支付和部門對農(nóng)村撥付的資金，都要規(guī)范繳付手續(xù)，統(tǒng)一管理，有效監(jiān)督。這樣可使村級收入管理得到加強(qiáng)，有效遏制亂收費、亂攤派行為，進(jìn)一步減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)。村級各項支出均在村財鄉(xiāng)管部門的全程監(jiān)督下使用，資金使用進(jìn)一步規(guī)范和透明，不僅避免了資金使用的盲目性，還可有效地杜絕擠占、挪用等違紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生。
三、健全農(nóng)村財務(wù)管理化的各項管理制度，做好農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化的制度保證
建立健全規(guī)章制度，使村級財務(wù)管理有章可循，是搞好財務(wù)管理規(guī)范化的重要保證。為使農(nóng)村村級財務(wù)管理有章可循，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家農(nóng)業(yè)部、財政部新頒布的《村合作經(jīng)濟(jì)組織會計制度》和《村合作經(jīng)濟(jì)財務(wù)制度》這兩個新制度。新《制度》針對目前村級財務(wù)混亂的種種現(xiàn)狀，對現(xiàn)金管理、固定資產(chǎn)管理、費用開支管理、票據(jù)管理、農(nóng)民負(fù)擔(dān)款項和共同生產(chǎn)費管理、義務(wù)工和積累工管理、財會人員及財會賬目管理、財務(wù)審計與民主理財?shù)确矫娑甲髁司唧w規(guī)定。對完善村集體經(jīng)濟(jì)組織財務(wù)會計工作，推進(jìn)村級財務(wù)管理經(jīng)?；?、規(guī)范化、制度化將起到十分重要的作用。
關(guān)鍵詞：農(nóng)村財務(wù)；管理；對策
中圖分類號：F810.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）09-0-01
基層農(nóng)村財務(wù)管理不僅是一項經(jīng)濟(jì)工作，更是維護(hù)農(nóng)村社會穩(wěn)定和農(nóng)村基層政權(quán)建設(shè)的必要保證。所以必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真搞好村級財務(wù)管理工作。各級領(lǐng)導(dǎo)部門都強(qiáng)調(diào)要認(rèn)真搞好村級財務(wù)的管理，并作為新農(nóng)村建設(shè)工作當(dāng)中的一項大事。之所以如此重視農(nóng)村村級財務(wù)管理工作，是因為農(nóng)村財務(wù)管理是一項政策性很強(qiáng)的工作，嚴(yán)重影響到農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、農(nóng)村社會的穩(wěn)定和黨群、干群之間的關(guān)系。目前村級財務(wù)管理中還存在著不規(guī)范的問題，嚴(yán)重影響了基層工作的有序進(jìn)行，直接影響到我國社會主義新農(nóng)村建設(shè)和人民群眾生活水平的提高，各種公益事業(yè)難以興辦，所以規(guī)范完善農(nóng)村財務(wù)管理工作是急需解決的大事。
所以，為適應(yīng)新形勢下農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，基層農(nóng)村財務(wù)管理的缺點逐漸暴露出來，農(nóng)村集體財務(wù)管理混亂，迫切需要進(jìn)行規(guī)范。如何切實解決當(dāng)前農(nóng)村村級財務(wù)管理中存在的問題，作者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行。
一、提高農(nóng)村會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)會計法規(guī)制度的培訓(xùn)，為農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化做好人力資源準(zhǔn)備
農(nóng)村財務(wù)管理既是一項政策性很強(qiáng)的工作，又是一項業(yè)務(wù)性極強(qiáng)的工作。因此，穩(wěn)定財會人員隊伍，提高財會人員素質(zhì)至關(guān)重要。財會人員被確定之后，一般不要隨意變動，以穩(wěn)定財會人員隊伍。這里關(guān)鍵是要嚴(yán)格財會人員的任免程序，必須實行持證上崗制度，并建立崗位責(zé)任制，財會人員要明確自己的權(quán)利和義務(wù)。為提高財會人員的素質(zhì)，要切實加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期或不定期地進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，穩(wěn)定隊伍，提高素質(zhì)，為農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化做好人力資源準(zhǔn)備。
多年來財會人員隊伍不穩(wěn)定問題一直困擾著農(nóng)村財務(wù)管理工作，要改變這種現(xiàn)狀，有必要建立一支高素質(zhì)的，穩(wěn)定的會計隊伍。因此，一是應(yīng)健全財會人員任免制度。凡經(jīng)群眾推薦，村委會上報，鄉(xiāng)鎮(zhèn)考核合格，應(yīng)由鄉(xiāng)鎮(zhèn)會計管理站審批并統(tǒng)一頒發(fā)聘書；二是建立財務(wù)人員人事管理制度。對村級財會人員的配備、考核、聘任以及勞動報酬、崗位責(zé)任制等均做出明確規(guī)定，不經(jīng)鄉(xiāng)主管部門批準(zhǔn)，不得任意調(diào)換和聘任財會人員；三是對鄉(xiāng)村財會人員進(jìn)行全面清查，建立會計人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以便儲備和統(tǒng)一調(diào)配整個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的會計人員。
財會人員是村鄉(xiāng)里的“內(nèi)當(dāng)家”，一定要有定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，爭取盡快地把國家改革的有關(guān)政策和新的財稅制度，貫徹落實到鄉(xiāng)村一級；同時鄉(xiāng)村也要建立會計人員持證上崗制度，即要求會計人員必須按照其資格證的級次，持證應(yīng)聘相應(yīng)崗位之職，保持財會隊伍穩(wěn)定。為農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化做好人力資源準(zhǔn)備。
二、加強(qiáng)農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化必須要堅持“五個統(tǒng)一”，有效化解農(nóng)村財務(wù)管理的矛盾
加強(qiáng)財務(wù)規(guī)范化管理，必須要堅持“五個統(tǒng)一”即：統(tǒng)一思想，規(guī)范監(jiān)督程序；統(tǒng)一賬、表、冊、據(jù)，規(guī)范會計操作程序；統(tǒng)一審批手續(xù)，規(guī)范支出管理；統(tǒng)一業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范交接手續(xù)；統(tǒng)一檔案專柜，規(guī)范財務(wù)資料。只有這樣才有利于農(nóng)村的財務(wù)行為進(jìn)一步規(guī)范，從而可以給群眾一個明白，還干部一個清白，農(nóng)民也不必為財務(wù)問題而上訪，干部也不必因財務(wù)管理而費心，干群關(guān)系將更加密切，為農(nóng)村和諧社會的建設(shè)創(chuàng)造有利的條件。為此，各級鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)都必須提高對村級財務(wù)重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、強(qiáng)化管理，使之逐步納入規(guī)范化，法制化的軌道。農(nóng)村財務(wù)規(guī)范化就是要求村級的各項收入、財政對農(nóng)村的轉(zhuǎn)移支付和部門對農(nóng)村撥付的資金，都要規(guī)范繳付手續(xù)，統(tǒng)一管理，有效監(jiān)督。這樣可使村級收入管理得到加強(qiáng)，有效遏制亂收費、亂攤派行為，進(jìn)一步減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)。村級各項支出均在村財鄉(xiāng)管部門的全程監(jiān)督下使用，資金使用進(jìn)一步規(guī)范和透明，不僅避免了資金使用的盲目性，還可有效地杜絕擠占、挪用等違紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生。
三、健全農(nóng)村財務(wù)管理化的各項管理制度，做好農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化的制度保證
建立健全規(guī)章制度，使村級財務(wù)管理有章可循，是搞好財務(wù)管理規(guī)范化的重要保證。為使農(nóng)村村級財務(wù)管理有章可循，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家農(nóng)業(yè)部、財政部新頒布的《村合作經(jīng)濟(jì)組織會計制度》和《村合作經(jīng)濟(jì)財務(wù)制度》這兩個新制度。新《制度》針對目前村級財務(wù)混亂的種種現(xiàn)狀，對現(xiàn)金管理、固定資產(chǎn)管理、費用開支管理、票據(jù)管理、農(nóng)民負(fù)擔(dān)款項和共同生產(chǎn)費管理、義務(wù)工和積累工管理、財會人員及財會賬目管理、財務(wù)審計與民主理財?shù)确矫娑甲髁司唧w規(guī)定。對完善村集體經(jīng)濟(jì)組織財務(wù)會計工作，推進(jìn)村級財務(wù)管理經(jīng)常化、規(guī)范化、制度化將起到十分重要的作用。
因此，建章立制是村級財務(wù)管理的一項重要內(nèi)容，當(dāng)前要解決村級財務(wù)混亂狀況，最迫切的任務(wù)是在一定區(qū)域內(nèi)針對財務(wù)管理現(xiàn)狀，從財務(wù)收支結(jié)算管理、集體資產(chǎn)管理、民主理財與財務(wù)公開、會計核算管理、會計檔案管理、財會人員與崗位職責(zé)等方面制定一套統(tǒng)一的、切實可行的財務(wù)規(guī)章制度。要在兩個新制度的基礎(chǔ)上，從各村的實際出發(fā)，建立健全切實可行的村級財務(wù)管理、民主管理和財務(wù)公開制度，以及現(xiàn)金、銀行存款管理、債權(quán)債務(wù)管理、集體資產(chǎn)臺賬管理、票據(jù)管理、檔案管理、財務(wù)開支審批、財會人員崗位職責(zé)、報賬員崗位職責(zé)、會計人員管理，村組干部離任審計，“一事一議”籌資籌勞管理，會計電算化等多項制度，做到以制度管人，以制度規(guī)范工作程序，建立健全約束機(jī)制。促進(jìn)農(nóng)村財務(wù)管理工作的規(guī)范化運作。同時，村級財務(wù)必須堅持收支兩條線，實行先收后支，杜絕以收抵支、差額入賬、坐支現(xiàn)金等現(xiàn)象。建立“一支筆”審批制度，控制多頭批款， 同時，嚴(yán)格執(zhí)行村級重大開支由村民商定的原則，使民主理財、民主監(jiān)督真正落實到，實處，保證農(nóng)村財務(wù)管理的規(guī)范化、制度化。
所以，我國農(nóng)村發(fā)展正處在結(jié)構(gòu)變革和社會轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，為了保證農(nóng)村綜合改革和全面建設(shè)小康社會的順利進(jìn)行，從管理制度和機(jī)制等方面進(jìn)行科學(xué)規(guī)范打好基礎(chǔ)顯得尤為重要。相信只要各級領(lǐng)導(dǎo)和部門，支持和重視農(nóng)村財務(wù)會計工作，《會計法》將得以有效實施，農(nóng)村財務(wù)會計工作將逐步走向法制化、規(guī)范化軌道，農(nóng)村社會穩(wěn)定將會有所改觀，全面建設(shè)社會主義小康社會和建設(shè)社會主義新農(nóng)村的宏偉目標(biāo)就一定能夠?qū)崿F(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生單位；會計檔案；策略
對于經(jīng)濟(jì)活動的記錄以及評價來說，會計檔案十分重要的證據(jù)和資料，其中包括了會計賬簿、會計憑證和財務(wù)會計報告等會計核算資料。在衛(wèi)生單位中，會計檔案也具備一些特性，我國衛(wèi)生部頒布的《醫(yī)藥衛(wèi)生單位財務(wù)檔案管理辦法》中指出，衛(wèi)生單位會計檔案的歸檔對象通常是指：“財會管理、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中形成的不同類型的具有長期保存價值的文件材料。”
ξ郎單位檔案保管人員來說，其責(zé)任和義務(wù)就是要規(guī)范衛(wèi)生單位會計檔案的管理工作，要認(rèn)真看待會計檔案對衛(wèi)生機(jī)構(gòu)起到的基礎(chǔ)性作用，要盡可能的通過會計檔案管理提供給對象便利的服務(wù)，并且要確保會計檔案查閱便捷、存放有序、銷毀妥當(dāng)和保管嚴(yán)密。
一、衛(wèi)生單位會計檔案管理現(xiàn)狀
筆者通過在衛(wèi)生單位多年的工作經(jīng)驗，總結(jié)了目前衛(wèi)生單位中會計檔案管理工作的現(xiàn)狀和一些誒問題。主要包括以下幾點內(nèi)容：
1.領(lǐng)導(dǎo)階層不夠重視
衛(wèi)生單位內(nèi)的會計檔案工作時從上至下進(jìn)行的。在現(xiàn)實的工作情況中，衛(wèi)生單位的領(lǐng)導(dǎo)層，例如上級管理部門和會計主管部門，通常只看重單位的實際經(jīng)濟(jì)效益和財務(wù)會計報告，而忽視了會計檔案工作在保障財務(wù)系統(tǒng)正常順利運行的重要性和基礎(chǔ)作用，更有甚者根本沒有把檔案管理工作考慮在會計人員評級的范疇之中。
2.檔案管理人員疏于整理
在很多衛(wèi)生單位中，會計檔案的管理人員往往只是把管理工作簡單的理解為將會計檔案整理入庫，而沒有定期地對已經(jīng)歸檔的檔案進(jìn)行整理和清理。長此以往，各種檔案不停的雜亂無章的累積在檔案庫房中，使得某些檔案超過了保管日期而未被人發(fā)現(xiàn)，另外，還導(dǎo)致了一部分還沒有了解的債權(quán)債務(wù)原始憑證沒有提取出來單獨設(shè)立管理卷，進(jìn)而導(dǎo)致衛(wèi)生單位的財務(wù)順勢。實際上，在現(xiàn)實工作中，定期對歸檔檔案進(jìn)行整理與清理時檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)母幼⒅氐墓ぷ鲀?nèi)容。
3.業(yè)務(wù)工作人員意識不強(qiáng)
除卻衛(wèi)生單位內(nèi)檔案管理人員對工作內(nèi)容理解偏差外，還有一些其他的業(yè)務(wù)工作人員也缺乏規(guī)范使用檔案的觀念。在衛(wèi)生單位中，往往有一些工作人員僅為了方便，而沒有按照規(guī)定在借閱檔案或者資料時進(jìn)行記錄，使得當(dāng)檔案遺失時，無法找到責(zé)任的承擔(dān)人；還有一部分工作人員在借閱資料后沒有主動的歸還，而使得一些檔案在需要時無法及時獲??；此外，沒有按照編號進(jìn)行歸還也使得之后對檔案的搜查變得困難。這些意識薄弱的體現(xiàn)，都是會計檔案管理雜亂的誘因。
4.電子財務(wù)檔案管理失序
隨著科技的發(fā)展，數(shù)據(jù)的云端化在各行各業(yè)展開，會計的電算化也逐漸普及到了衛(wèi)生單位，檔案信息的電子化也逐步變成檔案管理的工作內(nèi)容之一。但是，在現(xiàn)實中，大部分的衛(wèi)生單位在進(jìn)行電子檔案歸檔工作時都缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度對工作過程進(jìn)行規(guī)范和控制。在會計電算化的過程中，系統(tǒng)安裝光盤、相關(guān)會計電子數(shù)據(jù)、用戶服務(wù)卡和磁盤都由經(jīng)辦人管理，而如果經(jīng)辦人調(diào)崗或者辭職，這些檔案數(shù)據(jù)也極容易被遺失。
二、規(guī)范衛(wèi)生單位會計檔案管理工作策略
對于衛(wèi)生單位檔案管理工作上目前出現(xiàn)的這一些列問題，筆者提出了幾點對應(yīng)的策略：
1.轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案管理意識
衛(wèi)生單位主管部門衛(wèi)生局及業(yè)務(wù)主管部門財政局、檔案局應(yīng)切實重視會計檔案的管理工作，這3個部門應(yīng)當(dāng)傾力合作，共同把會計檔案管理記入會計人員的業(yè)務(wù)績效考核的內(nèi)容之中，要嚴(yán)格處罰沒有按照規(guī)定使用會計檔案的工作人員。此外，就算在平時工作時，衛(wèi)生單位各部門的領(lǐng)導(dǎo)也要提高巡視監(jiān)察會計檔案管理工作的強(qiáng)度。只有領(lǐng)導(dǎo)階層開始認(rèn)識到會計檔案管理的重要性，主動承擔(dān)帶頭的責(zé)任，才能更加高效的提高會計檔案管理工作人員的責(zé)任意識，提高其他業(yè)務(wù)工作人員按照規(guī)定規(guī)范使用借閱會計檔案的意識。
2.建立嚴(yán)格的會計檔案管理制度
衛(wèi)生單位的會計檔案的特征通常包括內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)、與民生緊密關(guān)聯(lián)、部門零散以及機(jī)密程度強(qiáng)等，這就導(dǎo)致了衛(wèi)生單位的會計檔案工作管理任務(wù)多、管理難度高且管理責(zé)任重等困難。所以，雖然在《檔案法》和《醫(yī)藥衛(wèi)生單位財務(wù)檔案管理辦法》中提出了規(guī)范會計檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，但每個衛(wèi)生單位的內(nèi)部情況存在差異，因此也要結(jié)合衛(wèi)生單位內(nèi)部的實際情況來制定能夠在該單位具體落實的檔案管理機(jī)制，特別是在統(tǒng)一妥善的對電子檔案同紙質(zhì)檔案進(jìn)行共同管理這一方面的工作。
3.加強(qiáng)會計檔案管理人員的培訓(xùn)
衛(wèi)生單位中，將會計檔案管理規(guī)范化落實的事檔案管理工作人員，因此，要確保衛(wèi)生單位的檔案管理工作規(guī)范化順利長期的進(jìn)行，就要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，成立責(zé)任意識強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的高品質(zhì)檔案管理團(tuán)隊。每個衛(wèi)生單位都應(yīng)當(dāng)積極的對會計檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員和其他業(yè)務(wù)人員的法制意識以及職業(yè)道德，加強(qiáng)管理人員的額專業(yè)性，規(guī)范其他業(yè)務(wù)人員使用檔案的過程。此外，衛(wèi)生單位還應(yīng)該儲備足夠的會計檔案管理人才，這些人才不僅要能夠適應(yīng)現(xiàn)階段單位的會計檔案工作，最好還能夠?qū)Σ粩嘧兓奈磥戆l(fā)展做出及時的反應(yīng)。
會計檔案保管工作本就十分單調(diào)枯燥，而衛(wèi)生單位的會計檔案工作更是十分繁雜，所以，規(guī)范衛(wèi)生單位的會計管理工作意義十分重大。而作為衛(wèi)生單位的會計檔案管理工作人員，則應(yīng)該不斷的提升自身的責(zé)任意識以及專業(yè)能力，積極主動的為規(guī)范衛(wèi)生單位的會計檔案管理工作作出貢獻(xiàn)，為建立完善的檔案管理機(jī)制奉獻(xiàn)自身的才識。
關(guān)鍵詞:會計檔案管理 規(guī)范管理 建議
中圖分類號:F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)07-157-02
會計檔案是經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營活動、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會計檔案,可以幫助財務(wù)人員核查歷史,為工作提供事實依據(jù),還可以從中學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識,借鑒到先進(jìn)的管理方法,對會計工作起到推動作用。筆者根據(jù)多年管理會計檔案的經(jīng)驗,談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會計檔案的一些體會。本文提出外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計檔案,服務(wù)企業(yè),提高財務(wù)工作效率。
一、會計檔案管理現(xiàn)狀和不足
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和會計體系的日趨完善,財務(wù)管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財務(wù)管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實行財務(wù)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。會計檔案管理工作是財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。
1.會計檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會計檔案為四類。這四類主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項其他類的會計檔案中所指的“其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料”,多為銀行對賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽(yù)證書,其他諸如會計檔案移交清單以及近年來增加的風(fēng)險管理、內(nèi)部控制評價等有利用價值的財務(wù)資料均未按會計檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。
2.會計檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會計檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。
3.會計檔案保管條件較差。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天,財務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會計檔案管理工作作為財務(wù)工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會計資料保管條件差,有的單位未設(shè)立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。
4.會計檔案管理技術(shù)落后。由于空間的限制,很多單位的會計檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術(shù)管理會計檔案。
5.會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。很多單位管理會計檔案的人員不懂得會計檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結(jié)束過程中的每一個環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。
二、會計檔案管理內(nèi)容
按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營管理具體情況以及財務(wù)管理特點,筆者認(rèn)為將會計檔案應(yīng)分為兩類分別管理,以提高會計檔案利用功效、提高財務(wù)工作效率。
1.會計檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、細(xì)致化,財務(wù)工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細(xì)化,日后可保存利用的會計資料越來越多。
(1)外部會計檔案。是指按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定的、定時移交檔案管理部門保管的會計檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設(shè)的檔案管理部門妥善保管。
(2)內(nèi)部會計檔案。是指與財務(wù)管理和會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)、由財務(wù)人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務(wù)中形成的或搜集的(除外部會計檔外)具有連續(xù)利用價值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會計檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會計檔案由財務(wù)部門內(nèi)部負(fù)責(zé)保管。
2.內(nèi)部會計檔案管理內(nèi)容。外部會計檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點對電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財務(wù)部門崗位分工提出內(nèi)部會計檔案管理的一些想法,供探討。
內(nèi)部會計檔案根據(jù)業(yè)務(wù)傳遞及管理要求,明確崗位責(zé)任,細(xì)化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:
(1)預(yù)算管理類。預(yù)算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向,圍繞各項經(jīng)濟(jì)活動,采用價值量和實物量等形式,通過預(yù)算對公司業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進(jìn)行整合,分配資源,落實責(zé)任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評價,實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理活動。
財務(wù)預(yù)算依據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算編制,業(yè)務(wù)預(yù)算是基礎(chǔ)、財務(wù)預(yù)算是核心,所以編制財務(wù)預(yù)算搜集的業(yè)務(wù)預(yù)算,包括年度預(yù)算和中長期預(yù)算等;上級單位預(yù)算的批復(fù)、預(yù)算分解方案、預(yù)算執(zhí)行分析報告、年度業(yè)績考核、預(yù)算管理的有關(guān)文件以及其他預(yù)算資料。
(2)工程管理類。工程財務(wù)管理是企業(yè)財務(wù)管理的重要方面,項目繁多,涉及的資金量非常大,所以財務(wù)部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項目批準(zhǔn)立項的有關(guān)資料、工程概預(yù)算、工程投資計劃、按項目編制的材料設(shè)備領(lǐng)用計劃和退庫匯總清單、工程管理有關(guān)文件、工程管理報表、工程項目審計報告等。
(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點報告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關(guān)文件、資產(chǎn)管理報表。
(4)稅政管理類。單位納稅申報表、進(jìn)項稅抵扣表、單位代扣個人所得稅申報表、稅務(wù)稽查處理等有關(guān)外部檢查決定或意見書、稅政管理有關(guān)文件、稅政管理報表。
(5)合同管理類。購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價有關(guān)的協(xié)議、其他經(jīng)濟(jì)合同、合同管理臺賬。
(6)電價電費(包括各種財政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報表(財務(wù)報表編制依據(jù))、電價電費分析報告、電價電費管理文件、電價電費管理報表、電力交易電量結(jié)算單。
(7)財務(wù)稽核類。年度稽核計劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報告、被稽核單位整改報告、年度稽核工作總結(jié)。
(8)其他類。年度財務(wù)工作計劃、年度財務(wù)工作總結(jié)、財務(wù)綜合分析報告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領(lǐng)購申請表、發(fā)票存根、年檢登記、變動等資料、會計工作移交清單、各種債權(quán)債務(wù)訴訟的有關(guān)資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認(rèn)單、企業(yè)年度工作報告、企業(yè)內(nèi)控評價報告、企業(yè)全面風(fēng)險管理報告等。
三、內(nèi)部會計檔案規(guī)范管理
1.會計檔案歸檔原則。
(1)財務(wù)部門各專責(zé)根據(jù)崗位職責(zé),在日常工作中形成具有保存利用價值的資料,必須歸檔管理。
(2)歸檔的會計資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系,充分考慮會計檔案的業(yè)務(wù)傳遞及崗位類型特點。
(3)會計檔案按外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時間銜接性。
(4)根據(jù)財務(wù)部門崗位設(shè)置情況,篩選各崗位有關(guān)具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會計檔案資料。
(5)內(nèi)部會計檔案具有重點性和適用性。
(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,便于查詢利用。
(7)會計檔案管理專責(zé)具體負(fù)責(zé)會計檔案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立財務(wù)部門內(nèi)部會計檔案管理流程。按照財務(wù)工作崗位要求、業(yè)務(wù)傳遞順序以及工作特點,制定財務(wù)部門內(nèi)部會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和崗位檔案移交程序,確定會計檔案在財務(wù)部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進(jìn)行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會計工作的連續(xù)性和會計檔案的實用性。
3.會計檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會計檔案必須科學(xué)管理,要求單設(shè)庫房或柜架,排列科學(xué)、存放有序;外部會計檔案的電子檔案按照國家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時間和姓名,貼好保護(hù)簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴(yán)防損毀、散失和泄密。
4.利用信息化平臺,積極采用會計檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化,提升科學(xué)管理會計檔案,提高會計檔案查閱速度和利用效率。
5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會計檔案管理人員是集多種技能于一身的復(fù)合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財務(wù)專業(yè)知識,還要具備計算機(jī)信息處理技術(shù),因此要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育,解決會計檔案制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的根本。
6.內(nèi)部會計檔案由財務(wù)部門內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)管理,根據(jù)利用時間確定保管期限,內(nèi)部會計檔案屬財務(wù)部門所有。
四、建立內(nèi)部會計檔案管理的現(xiàn)實意義
會計檔案具有原始性和不可替代性,管理強(qiáng)調(diào)“及時收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會計檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實意義。
1.有利于提升財務(wù)管理的整體水平。財務(wù)集約化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,貫穿于財務(wù)工作始終,會計資料保存的越多、越細(xì),借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規(guī)定以外的會計檔案,為了財務(wù)工作整體水平的提高,財務(wù)部門必須建立本部門內(nèi)部會計檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會計檔案管理有關(guān)事項,確定各個環(huán)節(jié)規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn),體現(xiàn)財務(wù)管理專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。
2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會計檔案,由于存放在財務(wù)部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。
3.便于財務(wù)人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動)后即刻開展工作。財務(wù)工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財務(wù)風(fēng)險,崗位設(shè)置必須符合不相容原則,同時財務(wù)工作必須定期輪崗制度,財務(wù)工作所具有的這些特性,決定了會計檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財務(wù)人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會計檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財務(wù)工作。
4.適應(yīng)高效配合外部監(jiān)管要求。近年來,國資委和上級管理部門為了實現(xiàn)監(jiān)督管理職責(zé),確保國有資產(chǎn)保值增值,經(jīng)常直接或聘請中介機(jī)構(gòu)實施各種監(jiān)督檢查和審計。不同的檢查和審計機(jī)構(gòu),需要提供相同的財務(wù)資料,為了高效配合檢查和審計工作的有效開展,避免不必要的重復(fù)勞動,內(nèi)部會計檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動成本。
高校會計檔案是在高校從事教學(xué)、科研、行政管理和培訓(xùn)等其他會計核算活動中形成的、記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的原始發(fā)票、合同等具有保存價值的各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。根據(jù)新的《會計檔案管理辦法》，會計檔案主要包括紙制檔案和電子檔案兩種形式。
1 新舊《會計檔案管理》辦法的對比分析
1.1 總體情況對比
新《會計檔案管理》辦法共31條，在原來的基礎(chǔ)上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進(jìn)一步完善了會計檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會計檔案的一部分；其次，增加并明確了對電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會計檔案的銷毀程序、明確了會計檔案出境的管理要求、調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，延長了會計檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。
1.2 管理要求對比
新辦法從會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對電子檔案的管理規(guī)定。明確了電子檔案在滿足一定條件時，單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，進(jìn)一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會計檔案移交時，應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對于特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交；電子會計檔案銷毀時，由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
1.3 管理期限對比
為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會計檔案的實際利用需求，新辦法明確了會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類。新辦法明確了對于需要定期保管的企業(yè)和其他組織的會計檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對賬單等保管期限為10年。
2 當(dāng)前高等學(xué)校會計檔案管理存在的問題
2.1 會計檔案管理制度不健全
高校缺乏學(xué)校內(nèi)部的具體的會計檔案管理制度，目前高校財務(wù)管理基本已實現(xiàn)會計電算化管理，但是卻沒有相應(yīng)的電子會計檔案管理辦法，沒有根據(jù)自己的實際情況將會計電算化產(chǎn)生的程序文件和數(shù)據(jù)庫等電子資料納入學(xué)校會計檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對會計的紙制版材料進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管等。
2.2 高校會計檔案管理人員的知識與經(jīng)驗
高校會計檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識與經(jīng)驗，對會計檔案人員及設(shè)施投入不足。目前，大部分高校的會計檔案管理人員大都是會計人員兼任，會計檔案只停留在對紙制檔案的保管，不具備電子會計檔案管理的專用?O備。那些兼任的會計人員更多的只懂會計的專業(yè)知識，而缺乏檔案管理知識。同時會計檔案管理人員更換和流動過于頻繁，再加上大都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)，對會計檔案管理要求缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知，再加上會計檔案的數(shù)量逐漸增多，高校會計檔案的質(zhì)量無法保證。高校容易忽視對專門的會計檔案的管理，沒有專門的經(jīng)費投入，導(dǎo)致會計檔案管理的水平很低。
2.3 高校缺乏對會計檔案的電子化管理
大部分高校都已實現(xiàn)會計電算化，有相應(yīng)的財務(wù)核算軟件進(jìn)行會計核算和結(jié)算。這些會計軟件可以實現(xiàn)對會計賬簿和報表的電子化保存，高校會定期將會計賬簿和報表打印輸出并裝訂成冊，實現(xiàn)電子檔案的紙制化保存，但是對于賬目的原始發(fā)票等支持材料并沒有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊的會計檔案沒有實現(xiàn)電子化管理。各高校使用的財務(wù)軟件全套文檔資料及財務(wù)原始數(shù)據(jù)和備份數(shù)據(jù)也沒有連同會計檔案同時歸檔管理并分別存放于三個以上地點。高校針對電子檔案的管理意識和制度都還不夠，沒有專門的電子檔案電子化管理制度及設(shè)施等。
3 規(guī)范并優(yōu)化高校會計檔案的建議和對策
3.1 提高并加強(qiáng)會計檔案管理工作的認(rèn)識
高等學(xué)校的會計檔案管理屬于檔案管理的一部分，應(yīng)受到相關(guān)部門的高度認(rèn)識，加強(qiáng)投入。它是國家各類檢查以及科研結(jié)題審計的重要支撐材料，是學(xué)校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應(yīng)加強(qiáng)對會計檔案管理的重要性認(rèn)識并增加對會計檔案的投入，妥善安全保管、科學(xué)有序存放，保證會計檔案的完整性，方便及時查閱和利用。
3.2 建立并健全高校會計檔案的管理制度
各高校應(yīng)根據(jù)新的《會計檔案管理》辦法的要求，結(jié)合自身實際情況，出臺或修訂具體的會計檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時制定會計檔案工作目標(biāo)，將會計檔案管理工作納入學(xué)校內(nèi)部治理范圍，促進(jìn)會計檔案管理規(guī)范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會計檔案檢查監(jiān)督制度。由高校財務(wù)部門和檔案管理部門的主要負(fù)責(zé)人聯(lián)合，開展會計檔案檢查，并將檢查結(jié)果記錄在案留存，不斷地促進(jìn)高校會計檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會計檔案保管制度。在會計檔案保管上，對電子會計檔案及其數(shù)據(jù)元，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)與其讀取平臺一并保存，應(yīng)實行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會計檔案管理內(nèi)部牽制制度。應(yīng)建立以內(nèi)部管理、會計控制和審計監(jiān)督為核心的內(nèi)控體系。以經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度、不相容職務(wù)和崗位為風(fēng)險點，具有相互牽制和監(jiān)督作用的會計檔案的內(nèi)部牽制機(jī)制。
3.3 加強(qiáng)高校會計檔案管理人員的隊伍建設(shè)
高等學(xué)校的會計檔案管理人員大都是專業(yè)的會計人員，缺乏檔案管理的經(jīng)驗和認(rèn)識，缺乏全面綜合會計檔案管理知識。因此，高校應(yīng)配備專業(yè)的會計檔案管理人員，對會計檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，保證會計檔案管理人員既懂得會計電算化的相關(guān)知識，又懂得檔案管理的專業(yè)知識，進(jìn)而提高本單位的會計檔案管理水平。
3.4 加大會計檔案管理工作的投入
高校應(yīng)提高對會計檔案管理工作的高度認(rèn)識，加大對會計檔案工作的投入，改善會計檔案管理工作環(huán)境，既要適應(yīng)安全保管會計檔案的需要，又要提高會計檔案管理水平和效率。保證足夠的會計檔案存放空間，同時配備專用的計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，方便查閱。
3.5 提高會計檔案管理的信息化程度
高等學(xué)校應(yīng)該根據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，采用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)對會計檔案的管理，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)高校會計檔案的數(shù)字化、信息化與數(shù)字影像技術(shù)，不斷實現(xiàn)高校會計檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。
關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目；檔案管理；對策
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI編碼：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011
Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project
YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun
（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）
Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.
Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure
“十一五”以來，我國對“三農(nóng)”的投資力度不斷加大，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)也不斷加強(qiáng)。以農(nóng)業(yè)部歸口管理的農(nóng)業(yè)基本建設(shè)資金為例，“十一五”期間，國家安排農(nóng)業(yè)基本建設(shè)投資830.97億元，較“十五”增長了1.77倍，2010年投資總量是2005年的2.9倍。與此同時，國家對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的管理力度也在不斷加強(qiáng)，分別于2003年、2004年、2007年頒布了《農(nóng)業(yè)部基本建設(shè)項目財務(wù)管理辦法》、《農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目管理辦法》、《農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)定》及《基本建設(shè)項目檔案管理辦法》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等一系列管理辦法。但是，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的承擔(dān)單位很大部分是科研事業(yè)單位，專業(yè)管理意識較差，重建設(shè)、輕管理的思想非常嚴(yán)重，尤其是對檔案的管理缺乏重視，沒有將檔案管理提高到應(yīng)有的層次上。
筆者擬就農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目建設(shè)檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合自身單位在農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出相應(yīng)的解決對策，力爭對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)檔案管理作出一定的貢獻(xiàn)。
1 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案的概念
農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目，是指全部或部分使用農(nóng)業(yè)部管理的基本建設(shè)投資，以擴(kuò)大生產(chǎn)（業(yè)務(wù)）能力或新增工程效益、增強(qiáng)農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁和事業(yè)發(fā)展能力為主要目的而實施的新建、改擴(kuò)建、續(xù)建工程項目。 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案即指在整個農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目建設(shè)過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種載體的文件材料。農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案在工程建設(shè)階段是農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的全過程真實記錄和歷史憑證，在利用中是國家發(fā)展和支持農(nóng)業(yè)的憑證和依據(jù)，在農(nóng)業(yè)決策中是國家農(nóng)業(yè)建設(shè)項目投資的重要參考。
2 農(nóng)業(yè)基本項目建設(shè)項目檔案的特點
2.1 涉及主體多方位性
農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目從提出項目方案到項目竣工驗收，涉及主管單位審批、農(nóng)業(yè)部及財政部審批、地方政府部門及設(shè)計、施工、監(jiān)理、材料及儀器設(shè)備供應(yīng)商等多方位的主體，這決定了農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案材料來源具有廣泛性。
2.2 涉及內(nèi)容的整體性
農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的檔案應(yīng)是以該項目或者該項目的一個單項工程為單位形成的一整套資料，從內(nèi)容上看是一個有機(jī)的整體，從項目方案的提出到項目的批復(fù)到施工到竣工驗收，每個階段是緊密相連、不可或缺的，這些構(gòu)成一個整體。
2.3 涉及專業(yè)的復(fù)雜性
農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目涉及勘察設(shè)計、環(huán)保、建安、結(jié)構(gòu)、給排水、配變電、消防、儀器設(shè)備等眾多專業(yè)領(lǐng)域，這些專業(yè)領(lǐng)域在整個項目建設(shè)過程中的有機(jī)結(jié)合，決定了項目檔案管理所涉及專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。
2.4 保存時間具有長久性
根據(jù)國家建設(shè)部《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328—2001）規(guī)定，建設(shè)項目檔案資料的保管期分為永久、長期和短期三種，長期保管的基本建設(shè)項目檔案資料實際保管期限不得短于建設(shè)項目的實際壽命。農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案資料在項目竣工驗收后相當(dāng)長一段時間內(nèi)仍發(fā)揮作用，仍具有較高的保存價值，在保存時間上具有長久性。
2.5 服務(wù)三農(nóng)效益評價的重要性
農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的宗旨是服務(wù)三農(nóng)，增強(qiáng)農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁和事業(yè)發(fā)展能力，因而項目建成之后的效益評價就顯得十分重要。應(yīng)從經(jīng)濟(jì)效益、社會效益及生態(tài)效益等方面來綜合評價該農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的效益，能讓建設(shè)單位對該項目公益能力做一個自我評估，從長遠(yuǎn)來看對建設(shè)單位的總體布局以及發(fā)展方向具有一定的指導(dǎo)意義，也能為上級主管單位投資決策作為一定的參考。
3 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理存在的主要問題
3.1 建設(shè)主體對檔案管理意識不強(qiáng)
農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案資料不齊全、整理不規(guī)范的現(xiàn)狀，究其根源是建設(shè)主體對檔案規(guī)范管理的意識不強(qiáng)，對檔案管理的認(rèn)識不到位，一味重視工程質(zhì)量、進(jìn)度和資金使用情況，沒有意識到檔案管理的重要性。由于建設(shè)單位對檔案管理意識不強(qiáng)，從而施工單位、設(shè)計單位及監(jiān)理單位等各相關(guān)單位都不會對規(guī)范化的檔案管理有足夠的重視，未按照建設(shè)項目檔案管理的要求歸檔資料，或者未設(shè)置專業(yè)人員專門負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理工作，從而造成部門資料缺失，影響檔案的成套性和完整性。
3.2 檔案資料收集整理缺乏規(guī)范性和實效性
部分農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的承擔(dān)者是科研事業(yè)單位，這些單位的檔案管理人員對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的建設(shè)過程并不了解，對檔案資料的來源認(rèn)識不清，無法準(zhǔn)確、及時地將搜集到的檔案資料歸類。部分具有法律效力的關(guān)鍵性資料原件丟失，僅留存復(fù)印件，或者重要文件簽字、蓋章不齊全，文件資料存在涂改痕跡等現(xiàn)象普遍存在，文件資料的整理缺乏規(guī)范性，使得歸檔資料的價值大打折扣，也給日后項目驗收帶來一定的隱患。
由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案存在上述涉及主體多方位性及涉及專業(yè)復(fù)雜性的特點，從項目立項到竣工驗收需要經(jīng)歷很長的一個周期，檔案資料不能及時歸檔的現(xiàn)象非常普遍。往往某一建設(shè)工序完成，相應(yīng)的檔案資料歸集并未到位，而項目建設(shè)卻進(jìn)入下個環(huán)節(jié)，檔案資料后補(bǔ)的現(xiàn)象普遍存在，而這樣留下的痕跡會對日后檔案資料的查閱造成很大的誤差，檔案管理工作不能與建設(shè)工程同步發(fā)展的現(xiàn)象在項目竣工驗收時常會遭到質(zhì)疑，對建設(shè)單位造成不良影響。
3.3 系統(tǒng)化檔案管理意識薄弱
鑒于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理存在涉及內(nèi)容整體性的特點，項目建設(shè)的每個階段是緊密相連、不可或缺的，是一個有機(jī)整體。因而項目各個階段產(chǎn)生的檔案資料也應(yīng)是一個連續(xù)的、有跡可循的整體，應(yīng)將各個階段產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化管理，不能只重視施工階段的工程資料，而輕視項目立項、初步設(shè)計等階段的資料，任何一個階段的檔案資料缺失或者不規(guī)范都會造成整體檔案質(zhì)量下降，建設(shè)單位應(yīng)樹立牢固的系統(tǒng)化檔案管理意識。
3.4 檔案管理的硬件投入不足
國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部于2007年頒布的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》要求建設(shè)項目在形成紙質(zhì)檔案的同時，還應(yīng)收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件，并加強(qiáng)電子檔案管理。因而，在此基礎(chǔ)上，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目實現(xiàn)信息化管理是十分必要的。在項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的大量電子文件，須跟紙質(zhì)文件一樣，嚴(yán)格按照國家相應(yīng)電子文件的歸檔要求，并與紙質(zhì)版的同步錄入。這較之前的管理理念、技術(shù)處理及設(shè)備方面都有了較大變革，而農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的承擔(dān)單位絕大部分在這方面的投入是明顯不足的。
3.5 檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高
建設(shè)項目檔案管理人員的專業(yè)水平也是影響檔案質(zhì)量的關(guān)鍵因素，由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案涉及內(nèi)容的廣泛性，大部分建設(shè)單位檔案管理人員并不具備這方面的專業(yè)知識，甚至存在兼職人員管理檔案的現(xiàn)象，加上基本建設(shè)項目檔案管理方面的培訓(xùn)比較少，他們對檔案的收集、鑒定、分類、歸檔等工作不熟悉，導(dǎo)致項目檔案資料質(zhì)量不高、流失嚴(yán)重。
4 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理的對策
4.1 增強(qiáng)檔案管理意識，完善檔案管理制度
首先應(yīng)加強(qiáng)對建設(shè)項目檔案管理規(guī)范及農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目管理辦法中相關(guān)檔案管理規(guī)范的宣傳力度，從上到下各級領(lǐng)導(dǎo)都要牢固樹立重視檔案管理意識，使建設(shè)單位及施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等相關(guān)單位都認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作放在與工程質(zhì)量同等重要的位置，這是做好基本建設(shè)項目檔案管理工作的有力保證。
4.2 竣工驗收檔案資料管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行
從項目的提出、方案的設(shè)計開始，隨著項目建設(shè)的環(huán)環(huán)相扣，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的檔案資料的收集、整理，與建設(shè)項目的立項、勘察設(shè)計、建設(shè)施工、竣工驗收同步進(jìn)行，形成全過程化的管理體系，將檔案管理的理念貫穿整個項目建成過程，保證檔案資料的齊全、準(zhǔn)確。
由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目涉及主體的多方位性，參與建設(shè)的設(shè)計、施工、監(jiān)理、儀器設(shè)備供應(yīng)商等都是該項目檔案管理的范圍，因而對這個范圍內(nèi)主體的檔案資料也必須管理到位。例如設(shè)計單位應(yīng)向建設(shè)單位提交設(shè)計文件資料，監(jiān)理單位應(yīng)提供監(jiān)理日志等一系列資料，施工單位應(yīng)提供竣工圖等，建設(shè)單位應(yīng)及時做好這些文件資料的收集工作，也可由上述單位分階段向建設(shè)單位檔案管理人員移交上述資料，并認(rèn)真檢查檔案內(nèi)容是否齊全、質(zhì)量是否符合歸檔要求，如不符合歸檔要求，應(yīng)停止進(jìn)入下一步建設(shè)程序，待該階段的檔案資料規(guī)整到位后方可進(jìn)入下一步建設(shè)，這樣從源頭上對項目建設(shè)檔案質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，確保檔案資料管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。
4.3 建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理制度體系
建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理制度體系是牢固樹立檔案管理意識的具體表現(xiàn)，只有健全檔案管理制度，才能使農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理有章可循、有法可依。首先，要力爭將建設(shè)項目的一整套檔案資料收集、積累、整理及歸檔落到實處，明確建設(shè)過程中建設(shè)主體與其他參與主體的職責(zé)，使檔案管理意識貫穿于項目建設(shè)的每一階段，形成從項目的籌劃、立項、開工直至竣工驗收首尾相接、全過程管理的系統(tǒng)化體系。其次，將檔案資料的管理落實到人，通過制定檔案資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案資料管理納入合同管理范圍，通過合同對檔案資料的質(zhì)量、完整程度、數(shù)量等作出規(guī)范，明確建設(shè)單位對檔案資料的要求，以便對各參與主體形成一定的約束，確保檔案資料規(guī)范化。對于不符合歸檔要求的資料，應(yīng)及時與參與單位溝通、協(xié)調(diào)，并給予指導(dǎo)解決。
4.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
除了制度上對檔案管理加以統(tǒng)籌規(guī)范外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是影響檔案工作的重要因素。電子信息化的應(yīng)用和普及，推動了檔案管理的信息化，也給檔案管理人員帶來很大的挑戰(zhàn)。面對檔案管理新技術(shù)的挑戰(zhàn)，檔案人員應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極主動參加檔案管理相關(guān)理論培訓(xùn)和講座，及時學(xué)習(xí)和掌握運用現(xiàn)代信息，與時俱進(jìn)，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。
總之，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理是一門系統(tǒng)化工程，應(yīng)不斷探究其內(nèi)在規(guī)律，加強(qiáng)對檔案的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，有效利用檔案管理成果，推進(jìn)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)的發(fā)展。
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