時間：2023-08-02 16:37:28
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關(guān)鍵字：會計檔案管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
一、 會計資料收集不完整、及時會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
會計資料的收集要以會計業(yè)務(wù)為主線，凡具有保管價值的所有會計事項記錄、核算資料、財務(wù)管理類的資料，都應(yīng)及時收集，不得遺漏，如發(fā)現(xiàn)缺少的資料，應(yīng)及時向有關(guān)的當事人追回或采取必要的補救措施，以確保會計檔案資料的完整性。依據(jù)《會計檔案管理辦法》，會計檔案資料主要包括：
1、 會計憑證類：包括外來和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、其他會計憑證。
2、 會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計帳簿。
3、 財務(wù)報告類：分為月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明及其他財務(wù)報告。
4、 其他類：包括銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
實行會計電算化單位的會計檔案主要包括三個方面的內(nèi)容：
（1）由計算機打印輸出的各種書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料。這些打印輸出的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料應(yīng)當符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，根據(jù)有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
（2）以磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)存儲的會計數(shù)據(jù)（會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)），在未打印成書面形式之前，應(yīng)當妥善保管并留有副本。這些介質(zhì)都應(yīng)當視同會計資料或檔案保管。
（3）會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料和軟件程序，也應(yīng)當視同會計檔案保管。
二、會計檔案的整理和歸檔不科學、不合理
對會計檔案的整理和歸檔要根據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求，制定科學規(guī)范的分類編號方法和歸檔時限，建立會計檔案保管清冊、移交清冊、借閱登記單等，保證會計檔案內(nèi)容完整、整理歸檔及時、手續(xù)完備，并按會計檔案分類編號規(guī)則整理會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，合理確定擺放各類會計檔案的位置，提高利用效率。
1、會計月度終了，將會計憑證按順序排列、整理，連同所屬原始憑證，按要求裝訂成冊，正確填寫記賬憑證封面，填寫并粘貼包角并蓋好騎縫章。正確填寫會計檔案憑證案卷目錄。
2、年度終了，將會計賬簿、會計報表（實行電算化核算的單位，首先應(yīng)打印出紙質(zhì)的會計帳簿、會計報表）及其他資料（主要是銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單）按《會計檔案管理辦法》要求分類整理、編頁碼、裝訂成冊，正確填寫封面各項內(nèi)容，填寫并粘貼標簽，填寫會計檔案賬簿案卷目錄、會計檔案報表案卷目錄及會計檔案其他類案卷目錄。對于上級、財政部門下達專項資金、部門預(yù)算指標等文書檔案也應(yīng)及時收集交由單位檔案部門整理歸檔。
三、會計檔案的保管、移交不完好、及時財務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財會檔案管理機構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實際工作中財務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機構(gòu)，檔案工作由會計人員兼職。財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲嫏n案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
在明確會計業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上，指定專人負責單位的會計檔案，負責會計檔案資料的收集、整理、裝訂、保管，并保持相對穩(wěn)定。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制會計檔案移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案移交清冊中應(yīng)列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止時間和檔案編號、應(yīng)保管期限等內(nèi)容。
四、會計檔案借閱、銷毀不規(guī)范、嚴密有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅持原則，不認真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，須經(jīng)本單位負責人批準，方可提供查閱或復(fù)制，并辦理借閱、復(fù)制登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)建立、健全會計檔案借閱、復(fù)制登記制度。
根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，各單位保管期滿的會計檔案，應(yīng)由本單位檔案部門會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀待銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等。單位負責人必須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見并簽章。會計檔案銷毀時，應(yīng)當由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員參加，并由同級財政部門派員參加監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級審計部門派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)對照會計檔案銷毀清冊上所列內(nèi)容逐一清點核對并在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章。
五.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠， 缺乏充分的認識， 意識淡薄，導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，沒有專職的財務(wù)檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學管理。
六紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。
[關(guān)鍵詞]會計檔案：科學管理：會計
一、會計檔案的管理
高校會計檔案產(chǎn)生于會計工作過程中，財務(wù)部門和檔案部門對會計檔案歸檔的準確、完整以及檔案的保管負有直接的責任。通過會計工作，即從憑證到賬簿、從賬簿到報表，連續(xù)地記錄和反映高校的教學、科研、基建投入等各種經(jīng)濟活動，是重要的經(jīng)濟信息資源。由此可見，高校會計檔案管理工作是一項復(fù)雜細致而又要求嚴密的工作，做好該校會計檔案管理工作對高校教育改革和發(fā)展有著重要的意義。
1999年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管，移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任?！敝贫ā稌嫏n案管理辦法》的目的，就是為了加強會計檔案的科學管理統(tǒng)一全國會計檔案工作制度，更好地為社會主義經(jīng)濟建設(shè)事業(yè)服務(wù)。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它記錄和反映了各種資產(chǎn)變化情況以及引起這種變化原因，它是經(jīng)濟業(yè)務(wù)的史料和證據(jù)。具體范圍包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和其他專業(yè)資料如單位的財務(wù)預(yù)算、計劃、制度、規(guī)章等文件材料。鑒于計算機廣泛運用于各單位、企業(yè)的會計核算當中，《會計檔案管理辦法》規(guī)定這些單位應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案同時未排除采用磁帶、磁盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)會計檔案。
高校會計檔案在社會主義經(jīng)濟建設(shè)中具有極其重要的作用。
二、高校會計檔案的整理、收集、立卷與歸檔
我們學校是有兩所學校合并后組建的，在資料完整、安全保密、及時歸檔、鑒定和銷毀等方面都存在著管理不規(guī)范、不統(tǒng)一等問題。會計檔案的整理，就是把零散的和需要進一步條理化的會計文件，通過科學的分類、組合、排列和編目，組成一個有序體系的過程。會計檔案的整理工作的基本程序，可分為：分類、組卷、卷內(nèi)文件的整理、案卷封面的編目、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制。會計檔案的整理在檔案管理工作中具有重要的意義，是會計檔案收集后提供利用、發(fā)揮作用的前提條件之一，為會計檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計和利用提供科學基礎(chǔ)，以維護會計檔案的安全與完整。
會計檔案的收集是通過執(zhí)行歸檔制度來實現(xiàn)的。必須遵循會計檔案資料自然形成的規(guī)律，保持會計檔案資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分會計檔案的保管價值，便于科學管理和利用原則，同時，要嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放、嚴防銷毀、散失和泄密。檔案管理機構(gòu)和會計檔案管理人員必須認真對待，努力做好。
會計憑證是會計檔案的重要組成部分。會計憑證要做到裝訂整齊、完整牢固，妥善保管，便于查閱。整理會計憑證，要把所有應(yīng)歸檔的會計憑證收集齊全，整理記賬憑證的附件，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后將記賬憑證按適當厚度分成若干本后裝訂成冊。認真填好會計證的封面，封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項的最基礎(chǔ)的索引和憑證，要填好卷脊標簽上的“×年×月憑證”和案卷號。將裝訂好的憑證入盒，由專人負責保管。
各種賬簿按照現(xiàn)金、銀行存款等會計科目以封面、啟用表、目錄、帳頁、封底的順序裝訂成本，據(jù)以逐本登記會計檔案(會計賬簿)封面。會計賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。
會計報表統(tǒng)一收集、整理，按照封面、財務(wù)情況說明書及附列資料和編制表說明、會計報表、封底的順序，并按時間的先后整理裝訂成冊，登記會計檔案(會計報表)目錄，逐項寫明報表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會計機構(gòu)負責人審核、蓋章后，由主管報表人員負責裝盒歸檔。立卷的會計資料在本部門保存一年后移交本單位檔案管理機構(gòu)。
三、會計檔案的保管、銷毀、調(diào)閱和利用
為了加強會高校計檔案的科學管理，使會計資料更好地為學校管理和教育教學提供便捷的信息服務(wù)。按照《會計檔案管理辦法=}要求，應(yīng)加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實把會計檔案管好。
會計檔案的保管期限，據(jù)其特點，分永久保存和定期保存兩種，會計檔案應(yīng)有適宜的存放場所和物質(zhì)設(shè)施，集中存放。并采取必要的技術(shù)手段防止蟲蛀、鼠咬、霉爛等造成毀損。
高校會計檔案必須建立一支專兼職檔案管理人員隊伍，加強學校檔案工作，提高檔案管理水平。檔案人員應(yīng)注重開發(fā)和利用會計檔案，積極挖掘會計檔案的信息，與其他檔案信息進行有機結(jié)合，我們將有關(guān)文書檔案存檔文件打印三份一份同底稿存入卷中，一份作為全年校發(fā)文件匯集；一份作為專題文件(如工資、職稱、經(jīng)費)匯集。這樣做對檔案材料的準確立卷、組卷歸檔大有好處能夠清晰的反映學校的歷史面貌，在工資調(diào)整、干部任免等工作中發(fā)揮了很好的作用，使檔案利用功能得到了有效的發(fā)揮。這些檔案在我校的去籌過程中，為專家組提供了詳盡的、真實的資料，為我校成功的去籌起到了至關(guān)重要的作用。
檔案的最終目的是提供利用，加強學校檔案工作的根本目的是服務(wù)于學校的發(fā)展，因此，我們積極的參加省市課題組的科研工作，為教學和科研提工作有效的服務(wù)，還參加了“江蘇省教育科學‘十一五’規(guī)劃”2009年度王兆敏教授主持的《基于費恩曼教學思想的教學模式創(chuàng)新與學習方式轉(zhuǎn)變的研究》課題組，為他們提供了大量真實的、正確的資料。
為了保證會計檔案的安全性和完整性，提高會計檔案的利用率，本學校建立了嚴格的調(diào)閱登記制度和借還登記制度，校內(nèi)有關(guān)部門和人員需要查閱會計檔案的，必須經(jīng)財務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)的批準，并在財務(wù)檔案管理人員的監(jiān)督查閱、復(fù)印。如果是外單位借閱檔案，檔案原則上不得借出，如有特殊需要，查賬人首先以書面報告形式向財務(wù)檔案管理部門提出申請，說明查賬的原因或理由，經(jīng)財務(wù)、檔案管理部門負責人簽字同意后，在校綜合檔案室填寫檔案查閱登記表，辦理登記手續(xù)后。在檔案管理人員的監(jiān)督下，方可到校綜合檔案室閱檔室查閱會計檔案。如需要復(fù)印會計資料，必須由會計檔案管理人員完成復(fù)印，任何人不得在會計檔案上做記錄、涂改、拆封和抽換，不得拆散原卷冊。
會計檔案銷毀時，應(yīng)編制“會計檔案資料銷毀清單”，報送檔案主管部門批準，由檔案主管部門和會計主管部門、審計部門、紀委派專人逐項清點核對，監(jiān)督銷毀，并由監(jiān)督銷毀人員在“會計檔案資料銷毀清單”上加蓋印章證明，“會計檔案資料銷毀清單”仍舊歸檔立案保存。
總之，高校會計檔案必須按照《會計法》、《檔案法》和學校制定的《會計檔案管理辦法》認真執(zhí)行，并建立和健全檔案管理的各項規(guī)章制度，使高校會計檔案管理工作盡快納入規(guī)范化、標準化的軌道。
[參考文獻]
[1]徐榮偉.《如何加強高校會計檔案管理》《蘭臺世界》[i].2007／03.
為完善公司的管理體系，規(guī)范公司的經(jīng)營行為，促進全公司的持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強公司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟效益服務(wù)，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實際，制定本辦法。
一、總則
1.目的：為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《科學技術(shù)檔案工作條例》，特制定本辦法。
2.適用范圍：本辦法適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料。
二、檔案整理及分類標準
公司的檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。主要分為文書檔案、基建工程檔案、儀器設(shè)備檔案、財務(wù)人事檔案、函等類型：
1.公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記、公司章程、股東名簿、組織規(guī)程及辦事細則等方面的文件材料；
2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；
3.行政類文件：政府機關(guān)核準文件，本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復(fù)。
4.黨團工青婦方面的文件；
5.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；
6.勞動工資、人事、技術(shù)職稱審批、獎懲、法律事務(wù)管理方面的文件材料；
7.經(jīng)營管理方面的文件材料；
8.儀器、設(shè)備方面的文件材料；
9.基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工方面的文件材料；
10.聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。
11.電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>
12.其它具有利用和保存價值的文件材料。
三、檔案管理歸檔工作
1.設(shè)立檔案管理員，隸屬總經(jīng)理辦公室，對公司內(nèi)的檔案資料實行統(tǒng)一管理。
2.各部門設(shè)立二級(兼職)檔案員，二級（兼職）檔案檔案員對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。
3.總經(jīng)理辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。
4.人事檔案、財務(wù)檔案分別由人力資源部、財務(wù)部設(shè)專人配合總經(jīng)理辦公室檔案管理員進行管理。
5.歸檔各部門應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案移交公司檔案室。
6.歸檔范圍及管理：
（1）各類資質(zhì)文件、規(guī)章制度、人事檔案、會議記錄紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由總經(jīng)理辦公室負責歸檔。
（2）涉及到的有關(guān)工程資料、項目合同、工程圖紙等與工程施工有關(guān)的資料由匯新環(huán)?？萍加邢薰矩撠熣砑皻w檔，并按規(guī)定及時向檔案室移交。
（3）各類證件：如營業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機構(gòu)代碼證正、副本由總經(jīng)理辦公室負責歸檔。如IC卡、貸款卡；國稅、地稅稅務(wù)登記證副本；開戶許可證等及各類財務(wù)憑證、帳薄、報表等均由財務(wù)部負責歸檔。
(4)涉及黨團青工婦等各種文件材料，由黨群辦公室負責歸檔。
（5）凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規(guī)定進行整理、保管。
四、文書檔案歸檔基本要求
1.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù)）無缺頁、破損現(xiàn)象。即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
2.在歸檔的文件材料中，每份文件的正件（原件）與附件（復(fù)印件、掃描件）分別立在一起，文電應(yīng)合一歸檔。
3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。
4.下發(fā)文件要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔。重要文件如部門需用可進行復(fù)印。
6.工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由公司檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6. 庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7.與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。
2.凡到公司檔案室查閱檔案者，要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料。
4.對于違反保密規(guī)定，泄露公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，復(fù)印、抄寫檔案資料者，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)董事長或總經(jīng)理同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借或復(fù)印檔案資料給他人。
4.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
5.借閱檔案時，不得刪改、涂寫、拆損案卷，閱后要及時歸還。
八、檔案銷毀制度
1.檔案是企業(yè)的寶貴財富，是企業(yè)的真實歷史記錄，檔案的銷毀，必須嚴格執(zhí)行國家有關(guān)規(guī)定。
2.對已超過保存期限的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，相關(guān)利害關(guān)系部門需對上報銷毀的檔案進行全面，認真的鑒定，并寫出書面報告，提出存毀意見上報主管領(lǐng)導(dǎo)審定。
關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案 管理 高校
一、高校財務(wù)檔案管理的特征
1.檔案內(nèi)容的專業(yè)性
高校日常財務(wù)活動有兩根收支主線，與之相對應(yīng)的財務(wù)檔案包含兩個內(nèi)容：一是財務(wù)收支票據(jù)類，如學生學費收據(jù)、助學金和獎學金發(fā)放清單、科研和教學經(jīng)費支出單據(jù)、辦公支出單據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù)、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)等；二是財務(wù)核算專業(yè)憑據(jù)，如工資獎金福利津貼發(fā)放表、單據(jù)賬表類、銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表以及財務(wù)檔案保管、移交、銷毀清冊等。財務(wù)檔案完整地反映了高校經(jīng)濟活動過程和財務(wù)狀況。
2.存儲載體的多樣性
高校財務(wù)檔案采用紙質(zhì)實物和電子媒介兩種形式保管，紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔。計算機技術(shù)的運用，使財務(wù)檔案的存儲不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還拓展到以光盤、U盤等形式存儲的電子數(shù)據(jù)文件。電子文件可隨時傳輸和讀取、內(nèi)存空間小，保存期長、解決了大量財務(wù)檔案難以保存和利用的問題，但同時也帶來了信息安全隱患。
3.管理過程的政策性
財務(wù)檔案管理的政策性強。高校財務(wù)檔案的管理從檔案的收集、整理、歸檔乃至查閱、銷毀等全過程，都必須依照財務(wù)工作和財務(wù)檔案管理工作的各項政策規(guī)定嚴格執(zhí)行，比如檔案管理人員的操作權(quán)限、存檔內(nèi)容、存檔方式、移交時間、借閱手續(xù)、保管期限、銷毀監(jiān)控等。如果因管理不善造成財務(wù)檔案信息泄密或毀損，給學校帶來損失的，必須按規(guī)定從嚴追究相關(guān)人員的責任。
4.綜合辦學水平的體現(xiàn)
作為高校日常管理的基礎(chǔ)性工作，財務(wù)檔案管理是反映高校經(jīng)濟活動的重要信息資源，其管理水平?jīng)Q定了財務(wù)檔案工作的成效，并直接影響到學校的綜合管理水平。高校財務(wù)檔案是學校辦學規(guī)模、經(jīng)濟業(yè)務(wù)、教學科研活動、社會活動等發(fā)展歷程的重要見證，直接體現(xiàn)學校的綜合辦學水平。
二、高校財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀
1.重紙質(zhì)檔案輕電子檔案
財務(wù)檔案管理中紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)同步歸檔。但有些高校財務(wù)檔案的管理仍依賴傳統(tǒng)的手工操作，財務(wù)信息資源習慣以紙質(zhì)介質(zhì)保管，電子檔案管理意識淡薄，對財務(wù)數(shù)據(jù)文件沒有以電子文檔的形式及時備份和歸檔，造成財務(wù)信息資源的散失和毀損。
2.重行為習慣輕制度規(guī)范
高校財務(wù)檔案管理人員大多不是科班出身，也沒有進行過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因而他們不具備財務(wù)方面的知識結(jié)構(gòu)、檔案管理水平較低、對檔案管理軟件的運用能力不夠，僅憑過去的經(jīng)驗或習慣進行日常財務(wù)檔案的管理，沒有將電子檔案納入其管理的范疇，對財務(wù)檔案信息載體中的電子文檔、程序文件等無法采取相應(yīng)的保護措施。
3.重后續(xù)管理輕前期基礎(chǔ)
原始憑證和記賬憑證的填制和審核、財務(wù)報表的編制等前期工作是否及時、真實和完整直接決定財務(wù)檔案管理的質(zhì)量。有些高校由于檔案管理人手不足，只重視財務(wù)檔案移交的后續(xù)管理，忽視財務(wù)檔案的前期基礎(chǔ)管理，過程控制意識淡薄，認為原始財務(wù)憑證的整理、歸檔工作是可有可無的，不重視對日常財務(wù)信息資料的收集處理、歸檔、傳遞和控制等，財務(wù)檔案的真實性和完整性難以保證。
4.重保管輕利用
管理好財務(wù)檔案是為了更好的利用財務(wù)檔案。通過對財務(wù)數(shù)據(jù)信息的分析，可以把握高校財務(wù)活動的特點，了解高校辦學規(guī)模、辦學水平、教學科研狀況及不足之處，有利于學校的健康持續(xù)發(fā)展。但有些高校對財務(wù)檔案重保管輕利用。財務(wù)檔案的管理只停留在收集、整理和歸檔等工作上，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，缺乏多元化的信息資源開發(fā)利用和服務(wù)的功能，開發(fā)利用程度有待提高。
三、加強高校財務(wù)檔案管理的措施
1.健全規(guī)章制度
完善財務(wù)檔案的內(nèi)控制度，做到安全可靠、保密嚴格；規(guī)范財務(wù)檔案的保管制度，做到專人專管、職責分明、權(quán)限清晰，防止財務(wù)檔案資料分散保管、歸屬不明的現(xiàn)象發(fā)生；完善財務(wù)檔案的調(diào)閱和移交制度，做到程序合法、手續(xù)嚴格、監(jiān)管到位，實物檔案原件原則上不得外借，電子文件未經(jīng)批準嚴禁擅自復(fù)制，防止財務(wù)檔案資料的流失和損壞；健全財務(wù)檔案的銷毀制度，做到事先造冊、先審批后銷毀。
2.重視手工會計
計算機技術(shù)的應(yīng)用大大提高了財務(wù)工作效率和財務(wù)檔案管理水平，但這并不等于可以因此摒棄手工會計工作，因為手工會計是財務(wù)會計的最基本最嚴密的形式，是已經(jīng)成熟的嚴格的管理制度。計算機技術(shù)環(huán)境下財務(wù)檔案的管理采取人機分工，合理規(guī)定哪些流程由人工完成，哪些程序由計算機操作、哪些過程應(yīng)在操作人員的干預(yù)下由計算機完成、哪些手工操作方式應(yīng)憑借信息技術(shù)得以體現(xiàn)。
3.夯實硬件和軟件基礎(chǔ)
硬件設(shè)施和軟件設(shè)施是財務(wù)檔案管理工作的基礎(chǔ)，是提升財務(wù)檔案利用效率的保證。硬件設(shè)施主要包括檔案庫房、計算機房以及各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備等。大部分高校財務(wù)檔案庫房、計算機房設(shè)備簡陋，有些甚至沒有專門的財務(wù)檔案庫房，軟件設(shè)施檔次低。為此要逐步加大財務(wù)檔案管理的硬件投入，配置檔次高的專門的財務(wù)檔案庫房和計算機房，及時更新硬件設(shè)備，保障財務(wù)檔案規(guī)范化管理的硬件條件。要逐步提升財務(wù)檔案管理軟件的檔次，所使用的財務(wù)軟件和財務(wù)檔案管理軟件應(yīng)能迅速、準確、全面地提供管理信息，又能滿足系統(tǒng)升級、換代、聯(lián)網(wǎng)的要求。
4.提高管理人員素質(zhì)
財務(wù)檔案管理人員的整體素質(zhì)直接決定會計信息的質(zhì)量。為此，高校必須加強財務(wù)檔案管理隊伍建設(shè)，提高其整體素質(zhì)。應(yīng)培養(yǎng)財務(wù)檔案管理人員事業(yè)心與責任感，發(fā)揮其積極性、主動性。適當引進計算機信息技術(shù)專業(yè)的優(yōu)秀人才，并鼓勵其進修培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)財務(wù)檔案管理工作。對財務(wù)檔案管理在職人員進行針對性的培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。
參考文獻：
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隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在財經(jīng)領(lǐng)域的應(yīng)用與發(fā)展，會計工作逐步實現(xiàn)了電算化與核算集中化，生成了完全不同于傳統(tǒng)手工核算的電算化會計檔案，其形式和種類日益增多，同時政府及其他利益相關(guān)者對高校財務(wù)數(shù)據(jù)的關(guān)注與需求也日趨多樣化，對高校會計檔案的管理提出了更高的要求。
一、高校電算化會計檔案的特點
（1）電算化會計檔案拓展了會計檔案的內(nèi)容和形式
電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案的內(nèi)涵更廣泛，不僅包括打印輸出的紙質(zhì)會計憑證、會計賬簿和會計報表，還包括了電算化系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計核算軟件及其他相關(guān)財務(wù)軟件程序等全套數(shù)據(jù)與文檔資料。
（2）電算化會計檔案更方便查找，提高了數(shù)據(jù)處理和加工的工作效率
會計電算化條件下，會計數(shù)據(jù)的集成化、綜合化程度較高，各類各項數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)度也大幅提高，使得數(shù)據(jù)的查詢方便快捷，同時對數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計、整理和測算也可直接利用計算機來完成，大幅縮短了工作時間，提高了工作時效。
（3）電算化會計檔案對存儲技術(shù)與條件要求很高
磁性介質(zhì)或光盤的廣泛應(yīng)用和存在，對電算化會計檔案的存儲技術(shù)提出了更高要求，其數(shù)據(jù)資料保存受存儲時間、存儲數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、存儲介質(zhì)質(zhì)量、存儲環(huán)境及存儲時間等因素的影響很大，若保存不當很容易遭到破壞。
（4）電算化會計檔案保管的安全性與完整性要求更高
會計電算化條件下，大量會計數(shù)據(jù)都保存在相關(guān)計算機及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，信息數(shù)據(jù)處理合成高度集中，加之數(shù)據(jù)的非法修改可不留痕跡，一旦遭到病毒侵襲或黑客等人為破壞，很容易造成系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)外泄、毀損，對會計信息的安全性與完整性帶來極大挑戰(zhàn)。
（5）電算化會計檔案對其管理人員素質(zhì)與技能有更高要求
現(xiàn)代信息化財務(wù)集中核算形式下，高校會計電算化不斷深入發(fā)展，生成的電算化會計檔案的內(nèi)容與形式不斷拓展，結(jié)構(gòu)組成也愈發(fā)復(fù)雜和綜合，相關(guān)管理人員只有在掌握豐富會計知識及熟悉了解財務(wù)系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上，同時具備較強的計算機操作與管理技術(shù)以及扎實的檔案管理技能等綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能適應(yīng)電算化會計檔案管理工作的要求。
二、高校電算化會計檔案管理存在的問題
（一）對電算化會計檔案管理的認識不到位，沒有明確的管理和規(guī)劃目標
傳統(tǒng)會計檔案構(gòu)成單一且格式相對統(tǒng)一，管理工作比較容易，相關(guān)財務(wù)主管人員已形成了固有的觀念，因此，對電算化會計檔案管理重視不夠，缺乏對電算化會計檔案的了解，沒有明確的管理和規(guī)劃目標，其工作帶有一定的盲目性，導(dǎo)致電算化會計檔案管理不到位，增加了相關(guān)工作的風險。
（二）原會計檔案管理制度陳舊，與電算化會計檔案管理的要求脫節(jié)
電算化會計檔案較之傳統(tǒng)會計檔案發(fā)生了很大的變化，對其管理的內(nèi)容和要求也隨之發(fā)生了明顯的變化，原基于傳統(tǒng)會計檔案管理的制度在管理內(nèi)容、管理方式及目標等方面已無法適應(yīng)電算化會計的需要，以致相關(guān)工作無所適從，內(nèi)容不明、職責不清，給電算化會計檔案的管理工作開展帶來極大的困難。
（三）電算化會計檔案內(nèi)容不完整，保管方式不統(tǒng)一
（1）沒有明確規(guī)定電算化會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間
沒有明確哪些文件資料屬于紙質(zhì)檔案或電子檔案的歸檔范圍，歸檔時間也未明確，以致有些應(yīng)打印輸出或光盤備份的數(shù)據(jù)資料沒有按照統(tǒng)一時間及時收集、立卷，造成會計檔案的遺漏或丟失。
（2）沒有明確規(guī)定電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理的統(tǒng)一分類標準與方法
電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理沒有統(tǒng)一的依據(jù)和標準，各時期的生成、收集、整理、保管方法與方式不一致，以致其會計信息所涵蓋的內(nèi)容與表達方式不同，不便于查找、整理、存儲及保管，同時也增加了不同時期之間會計數(shù)據(jù)比對的難度。
（3）沒有及時保存不同版本的會計軟件及相關(guān)電子數(shù)據(jù)與資料
實行會計電算化的時間越長，其財務(wù)軟件與會計檔案的版本就越多，在對會計軟件升級后，沒有及時存儲升級前后不同版本的會計軟件與其中的會計數(shù)據(jù)資料，并歸檔保存，致使在新升級的會計軟件中無法調(diào)閱不同版本的會計數(shù)據(jù)檔案，造成會計數(shù)據(jù)檔案的不連續(xù)性，嚴重影響了電算化會計檔案的正常使用。
（4）紙質(zhì)檔案及相應(yīng)電子檔案的生成及收集保管方式不同步、不統(tǒng)一
會計電算化模式下，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)與電子會計檔案并存，但相關(guān)人員不清楚哪些會計檔案必須要紙質(zhì)保存、哪些會計檔案必須光盤備份，造成紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案的生成、收集、保管方式在相同或不同會計年度的連續(xù)時間段內(nèi)前后不同步、不一致，大幅降低了會計檔案數(shù)據(jù)的橫向及縱向可比性。
（四）電算化會計檔案管理內(nèi)控制度不健全
（1）電算化會計崗位內(nèi)控制度不健全
會計電子數(shù)據(jù)平常是實時存儲于計算機及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，很容易被病毒攻擊或人為修改，且不易留下痕跡，電算化會計崗位內(nèi)控制度又不健全，使得會計電子數(shù)據(jù)生成環(huán)節(jié)上相關(guān)人員的職責權(quán)限過大或重疊或空缺，相互之間無法有效牽制，加大了會計檔案數(shù)據(jù)不完整、不準確甚至泄漏、遺失的風險。
（2）電算化會計檔案管理的流程以及其相關(guān)部門與人員的職責權(quán)限不明確
沒有明確規(guī)定電算化會計檔案管理的流程或環(huán)節(jié)，相關(guān)部門與人員不清楚應(yīng)辦理哪些手續(xù)、經(jīng)過哪些環(huán)節(jié)來完成電算化會計檔案的傳遞、收集、立卷、歸檔與保管等工作，以及自身在此過程中的職責和權(quán)限，推諉扯皮事件時有發(fā)生，導(dǎo)致電算化會計檔案管理工作無法順利開展。
（3）電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度不規(guī)范
高校財務(wù)部門未按規(guī)定設(shè)置專門的財會檔案管理機構(gòu)，由財務(wù)人員兼任檔案管理工作，為了自身查閱方便自行就地保存，所有財務(wù)人員均可自行查詢拿取，不相容崗位沒有完全分離，對應(yīng)的崗位職責也沒明確；多年來未及時將會計檔案移交給檔案管理部門保管，而且只歸檔，未按定期清理，以致會計檔案毀損不能及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)，同時沒有明確各類檔案的保管期限，年代久遠已無保存價值的會計檔案也未定期鑒定后及時銷毀，占用了大量的存放空間，極易發(fā)生霉變或丟失，增加了相關(guān)管理的工作量及成本。
（4）電算化會計檔案管理查詢、借閱制度不完善
沒有建立嚴格的查詢、借閱審批制度，沒有履行必要的查詢、借閱登記與歸還查驗等手續(xù)，不便于實時監(jiān)控會計檔案去向及明確相關(guān)人員責任，無法保證會計檔案的安全完整。
（五）電算化會計檔案管理技術(shù)存在安全隱患
一方面，電算化會計軟件系統(tǒng)升級換代加快，版本隨之不斷增多，不同版本的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及其輸入輸出格式也不統(tǒng)一，以致電子檔案存儲結(jié)構(gòu)與紙質(zhì)檔案形式各不相同，只能將其分開備份與打印輸出，進一步加劇了會計檔案管理的復(fù)雜程度與工作量。另一方面，會計檔案管理人員自身的能力及素質(zhì)不高，對檔案管理與計算機及信息處理的知識掌握不夠，在相關(guān)管理細節(jié)及網(wǎng)絡(luò)安全防范上工作不到位，這就造成電子數(shù)據(jù)很容易受到病毒攻擊或外部環(huán)境的不良影響，提高了工作錯弊或失誤及會計檔案數(shù)據(jù)丟失的可能性。
三、高校電算化會計檔案管理改進的對策
（一）提高財務(wù)人員的電算化會計檔案管理意識，明確管理和規(guī)劃目標
加強對電算化會計檔案特性及相關(guān)管理法規(guī)制度的了解，充分認識電算化會計檔案管理的復(fù)雜性、綜合性與重要性，增強管理意識，不斷提高相關(guān)管理人員的財務(wù)系統(tǒng)、電子檔案及計算機信息等方面的知識水平與業(yè)務(wù)處理能力等綜合素質(zhì)，還需要根據(jù)時展的需要，對這一塊人員要加大培訓(xùn)，以便他們所擁有的綜合能力能夠更好的適應(yīng)環(huán)境變化所帶來的新要求；另外一方面應(yīng)該制定相應(yīng)的長期發(fā)展規(guī)劃，明確其管理的目標和任務(wù)，確保電算化會計檔案管理的有序、依法進行。
（二）建立電算化會計檔案管理的各項制度
（1）建立電算化會計檔案的收集、立卷制度
明確規(guī)定統(tǒng)一納入紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的會計數(shù)據(jù)及文字資料的歸檔范圍，并根據(jù)不同檔案的性質(zhì)統(tǒng)一勘定其歸檔時間，全面、及時地收集相應(yīng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案，予以統(tǒng)一整理、標示并立卷。
（2）建立電算化會計檔案的歸檔、保管制度
①明確規(guī)定電算化會計檔案的生成、、制式、收集、整理的統(tǒng)一分類標準與方法，以使各時期的會計檔案在生成至歸檔保管的方法與方式上保持統(tǒng)一，保證其會計信息體現(xiàn)的內(nèi)容與方式前后一致，便于分類收集、整理、保管及實時查找與匯總處理。
②明確規(guī)定電算化會計檔案的紙質(zhì)保存與光盤備份的關(guān)聯(lián)方式與關(guān)聯(lián)程度，協(xié)調(diào)統(tǒng)一兩大類會計檔案的同步管理，以保障電算化會計檔案相關(guān)對應(yīng)的一致性及其內(nèi)容的完整性。
③明確規(guī)定會計核算系統(tǒng)升級前后不同版本下會計軟件及其會計數(shù)據(jù)資料的存儲及保管的方式，并擬定最新升級系統(tǒng)調(diào)閱關(guān)聯(lián)歷史數(shù)據(jù)庫的規(guī)則與方法，以保持不同年限會計數(shù)據(jù)信息的連續(xù)性與相關(guān)性。
（3）建立電算化會計檔案的定期備份、復(fù)核制度
建立統(tǒng)一的電算化會計數(shù)據(jù)AB備份與復(fù)核機制，明確備份的時間間隔、備份方式與數(shù)量、備份責任人、標示制式及保管方法等相關(guān)要素，并設(shè)立備查賬簿予以登記，同時規(guī)定定期復(fù)核檢查的內(nèi)容、時限及修復(fù)方式等，確保電子檔案的安全與完整。
（三）健全電算化會計檔案管理內(nèi)控制度
（1）健全電算化會計崗位內(nèi)部控制制度
強化電算化會計崗位權(quán)限的管理，重新設(shè)定調(diào)整會計電子數(shù)據(jù)生成環(huán)節(jié)上個相關(guān)人員的崗位職責與權(quán)限范圍，按會計數(shù)據(jù)的重要性與機密程度建立分級調(diào)閱規(guī)則，建立多用戶、分權(quán)限管理的層級約束機制，減少會計電子數(shù)據(jù)發(fā)生錯漏與外泄的幾率，確保數(shù)據(jù)的完整和安全。
（2）規(guī)范電算化會計檔案管理流程，明確相關(guān)部門與人員的職責權(quán)限
確立并規(guī)范電算化會計檔案管理的流程與環(huán)節(jié)，明確其各環(huán)節(jié)上應(yīng)辦理的各項手續(xù)及對應(yīng)的相關(guān)部門與人員職責和權(quán)限，以便對電算化會計檔案管理的全過程進行有效監(jiān)管，以免遺漏關(guān)鍵控制點，增加電算化會計檔案錯漏或遺失的風險。
（3）健全電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度
按照不相容崗位分離的原則，設(shè)置專門的財會檔案管理機構(gòu)或指定專人來保管電算化會計檔案，并建立定期清理、銷毀制度，及時全面了解會計檔案的保存狀態(tài)，對已發(fā)現(xiàn)毀損的會計檔案要及時恰當修復(fù)，對已超出保管期限的會計檔案應(yīng)請專業(yè)人員依法履行鑒定程序，對于符合銷毀規(guī)定的會計檔案編制銷毀清冊并依法定程序及方式進行銷毀，對于保管期限已滿但涉及未清債權(quán)債務(wù)和其他未了事項的原始憑證則不得銷毀，應(yīng)單獨抽出重新立卷，并在所屬相關(guān)銷毀清冊備注欄內(nèi)及相關(guān)保管清冊欄內(nèi)予以標示注明。
（4）健全電算化會計檔案的查詢、借閱制度
建立健全電算化會計檔案的查詢、借閱審批制度，明確規(guī)定學校內(nèi)部各級部門與人員查詢、借閱會計檔案的必須填寫會計檔案的查詢、借閱申請表并由財務(wù)部門負責人審核批準簽字加蓋財務(wù)部門公章后方可辦理相關(guān)查詢、借閱登記手續(xù)；明確規(guī)定外單位查詢、借閱會計檔案的必須開具單位介紹信及證明并出示相關(guān)證件，與填寫的會計檔案查詢、借閱申請表一并交由學校主管領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)部門負責人審核批準簽字加蓋學校公章后方可辦理相關(guān)查詢、借閱登記手續(xù)；同時會計檔案管理人員應(yīng)做好上述查詢、接閱資料的實時跟進及借還查驗等后續(xù)工作。對不符合規(guī)定的查詢、借閱事項，會計檔案管理人員有權(quán)拒絕辦理。
（四）提升電算化會計檔案管理技術(shù)，加大軟硬件投入力度，整合優(yōu)化信息系統(tǒng)
逐步轉(zhuǎn)變提升電算化會計檔案管理技術(shù)，不斷增強會計檔案管理人員的檔案管理與計算機及信息處理的綜合業(yè)務(wù)能力，加大各項軟硬件設(shè)施設(shè)備的投入力度，引入現(xiàn)代會計檔案信息化管理模式，將會計檔案管理的全過程納入信息化管理范疇，整合優(yōu)化信息系統(tǒng)資源配置，建立集會計檔案的信息采集、自動分類、編輯統(tǒng)計、歸檔標識、立卷存儲、分期保管及查詢、借閱與清理、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)于一體的數(shù)字化系統(tǒng)，實現(xiàn)與財務(wù)管理信息系統(tǒng)的資源共享及同步升級，并依據(jù)“集中管理，分權(quán)調(diào)閱”的原則，構(gòu)建會計數(shù)字化檔案管理體系，以期適應(yīng)現(xiàn)代會計電算化不斷發(fā)展的需要。
關(guān)鍵詞：會計；檔案；管理
衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計工作，隨著當前衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的改革任務(wù)的深入進行，它的財務(wù)管理任務(wù)越來越繁重，財務(wù)管理在衛(wèi)生監(jiān)督和管理工作中的地位和作用越來越重要。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案（會計憑證、會計賬簿和會計報表及其他會計核算專業(yè)材料等），它記錄著衛(wèi)生監(jiān)督資金運動的重要史料的證據(jù)。因此全面加強衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案管理，切實提高衛(wèi)生監(jiān)督財務(wù)管理水平，為促進和保障衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的健康發(fā)展做出了積極的貢獻。
1衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計資料的歸檔
1.1衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計憑證的歸檔衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計憑證是記錄衛(wèi)生監(jiān)督資金運動、明確經(jīng)濟責任的書面證明，是辦理衛(wèi)生監(jiān)督各項費用的征收和登記的依據(jù)。它是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計核算的基礎(chǔ)、是處理賬務(wù)的依據(jù)、是事后查考的依據(jù)。它的記賬憑證根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的資金運動及衛(wèi)生監(jiān)督各項收費原始憑證編制而成，會計憑證的歸檔應(yīng)按日期順序、會計記賬憑證及時裝訂，裝訂的順序以憑證排列先后次序為準進行歸檔。
1.2衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計賬簿的歸檔賬簿是由賬頁組成的簿籍。它全面、理想、系統(tǒng)、綜合記錄著衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的資金運動的發(fā)生。它是將衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。各會計事項一方面要記入有關(guān)的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計賬簿與會計記賬憑證應(yīng)同時歸檔。
1.3衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表的歸檔會計人員都必須全面熟練地操作衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表處理方法。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表應(yīng)按月、季、年上報及時歸檔。
1.4其他相關(guān)會計資料的歸檔衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計人員調(diào)動的交接手續(xù)、會計檔案向本單位或上級部門的檔案室移交歸檔的會計檔案的移交手續(xù)等，這都是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計資料歸檔中不可缺少的。
2衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案的業(yè)務(wù)安全性
2.1衛(wèi)生監(jiān)督資金運動資料數(shù)據(jù)的收集和錄入數(shù)據(jù)的安全性衛(wèi)生監(jiān)督資金運動資料數(shù)據(jù)的正確收集與數(shù)據(jù)的正確錄入是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計資料歸檔安全性的依據(jù)，它體現(xiàn)了衛(wèi)生監(jiān)督資金運動的真實性和可靠性。也是司法訴訟取證的重要依據(jù)。
2.2衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案的安全存儲與備份衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案可按檔案劃分的種類、保管的期限、保管的要求，對會計檔案用科學的原則和方法進行紙類檔案存儲管理。還要把紙類檔案的內(nèi)容用計算機進行安全備份管理，便于檔案保存和查找。雙重的存儲與備份的安全性可使會計檔案不能損壞或丟失。
2.3會計的電算化運用到衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計核算中，必須考慮其系統(tǒng)的安全性為了確保系統(tǒng)安全、可靠地運行，應(yīng)防止對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案數(shù)據(jù)庫的各種破壞，因此必須重視系統(tǒng)安全性設(shè)計。系統(tǒng)是由相應(yīng)的管理人員來實施和維護的，無關(guān)人員無權(quán)進入系統(tǒng)，同樣沒有數(shù)據(jù)修改權(quán)限的財務(wù)人員只能瀏覽衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案，不能修改會計檔案數(shù)據(jù)。會計電算化應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案進行安全備份管理。
2.4會計檔案期滿銷毀的安全性本單位檔案部門提出銷毀意見，必須同會計部門共同鑒定；嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負責人在會計銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案時，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，清點所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報告本單位負責人，另一份歸檔備查。保管期滿的會計檔案但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證會計檔案銷毀清冊，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止［1］。
3衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案的管理安全性
3.1對一些記錄著有關(guān)繳費個人及單位的含保密信息的資料要進行特別管理對有特殊繳費的個人及單位的資料要絕對保密，有特殊原因的也不能透露。
3.2檔案書寫衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計紙類檔案的書寫必須字跡工整、清楚，不得有筆誤（如有必須按財務(wù)有關(guān)規(guī)定辦理），不得涂改，必須減少安全隱患的存在。
3.3加強檔案管理工作人員的安全意識和保密意識確保檔案的完整與安全是檔案工作的重要方面，檔案管理工作人員要始終牢記使命，把安全和保密工作放在首位，要做到警鐘長鳴。加強檔案工作人員的安全教育與培訓(xùn)，使安全意識深入人心，要制定檔案安全管理工作預(yù)案。同時加大檔案保管力度，在內(nèi)部明確庫管責任，理順管理關(guān)系，切實做好檔案的防火、防盜、防蟲、防塵、防霉、防光、防潮、防有害氣體的“八防”工作，必要時對檔案庫房的防火、防盜改造，提高安全防范能力［2］。
3.4衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案的利用能為最高領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供準確的資金運動數(shù)據(jù)把好衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案在工作中利用的安全關(guān)，增強安全利用意識，完善檔案利用手續(xù)，制定會計檔案的借閱制度，建立檔案利用安全責任制，確保會計檔案不丟失、不泄密。綜上所述，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案是衛(wèi)生監(jiān)督部門依法開展業(yè)務(wù)的憑證，是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)執(zhí)法過程的質(zhì)量記錄，同時也是體現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的管理水平的一個重要方面。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理中最重要的組成部分，它的安全性可以保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的順利進行，它的安全性可以避免司法訴訟，它的安全性關(guān)系到衛(wèi)生監(jiān)督工作的開展。加強衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案管理工作人員的安全意識也是保證衛(wèi)生監(jiān)督工作正常開展的重要因素。
參考文獻
關(guān)鍵詞：會計檔案問題對策
會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學問，需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強會計檔案管理可以促進財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟建設(shè)和經(jīng)濟體制改革服務(wù)。
一、會計檔案管理工作中存在的問題
1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，沒有專職的財務(wù)檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學管理。
2.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
3.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅持原則，不認真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4.財務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財會檔案管理機構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實際工作中財務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機構(gòu)，檔案工作由會計人員兼職。財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲嫏n案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
5.紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。有的單位將會計信息存人磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.統(tǒng)一思想，加強領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認識，規(guī)范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出：“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展?！薄稌嫏n案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
2.加強會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了．會計檔案案卷質(zhì)量的高低?！稒n案法實施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責之一?！稒n案法》第九條規(guī)定：“檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識?！币虼?，各單位應(yīng)該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，在財務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到重要的作用。
3.建立健全財務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。要使財務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務(wù)檔案工作人員職責》、《財務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財務(wù)檔案保密制度》、《財務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務(wù)檔案管理工作有章可循。
4.要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明。
關(guān)鍵詞：獨立； 現(xiàn)代化； 規(guī)范
中圖分類號：R197.322 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2012）03-175-001
筆者在醫(yī)院做財務(wù)檔案管理工作已數(shù)載，醫(yī)院財務(wù)檔案日趨增多，檔案存檔及管理方式也在不斷變化，逐步由紙質(zhì)到計算機網(wǎng)絡(luò)甚至無紙化辦公。筆者根據(jù)工作中的得與失，談?wù)剬︶t(yī)院財務(wù)檔案管理的一些見解。
一、了解醫(yī)院財務(wù)檔案內(nèi)容
財務(wù)檔案是各機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進行經(jīng)濟活動的原始記錄和真實反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。作為一名醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員，對醫(yī)院財務(wù)檔案的內(nèi)容應(yīng)了如指掌，俗話說：知己知彼，百戰(zhàn)不殆。醫(yī)院財務(wù)檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分,是對醫(yī)院資金的籌集、分配、使用、清償?shù)葮I(yè)務(wù)進行決策、計劃、組織、執(zhí)行和控制等工作的總稱。醫(yī)院的財務(wù)管理一般包括:建立和健全醫(yī)院財務(wù)管理機構(gòu)和規(guī)章制度;根據(jù)基本建設(shè)規(guī)劃、大型醫(yī)療設(shè)備采購、零星土建維修、藥品采購、衛(wèi)生材料采購等資料編制財務(wù)計劃;資金籌集、資金投放、資金分配和清償以及日常的資金、財物管理;辦理應(yīng)收應(yīng)付款的結(jié)算;核算分析財務(wù)計劃的執(zhí)行情況;監(jiān)督財經(jīng)紀律遵守情況等。加強財務(wù)管理,可以促進醫(yī)院合理地使用資金,提高資金使用效率,加速資金周轉(zhuǎn),降低醫(yī)療服務(wù)成本,提高醫(yī)院經(jīng)濟效益。
二、設(shè)置獨立的財務(wù)檔案部門
設(shè)置獨立的財務(wù)檔案部門，財務(wù)檔案的安全和保密性才能得以保障。檔案部門是財務(wù)檔案管理工作的組織保證，設(shè)置獨立財務(wù)檔案部門是工作的需要也是法律規(guī)章的要求。還要配備專人，實現(xiàn)財務(wù)檔案的有效管理，這樣才能保證檔案保管規(guī)范，保證檔案的完整、安全和保密。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對財務(wù)檔案工作重視，保證管理工作所需的人力物力，依據(jù)法規(guī)，考慮實際工作需要，配備專人管理財務(wù)檔案，把檔案清點、裝訂成冊，做好匯總清冊記錄，保證財務(wù)檔案整齊有序、內(nèi)容齊全：做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲、防鼠工作，嚴格執(zhí)行安全與保密制度，建立健全檔案的歸檔、借閱、移交、銷毀等登記管理制度，切實保障會計資料的安全、完整、保密，是加強財務(wù)檔案管理、提高管理質(zhì)量、發(fā)揮檔案價值、實現(xiàn)財務(wù)檔案管理有效的根本保證。
三、明確醫(yī)院財務(wù)檔案管理的范圍
醫(yī)院財務(wù)檔案管理的范圍從狹義上講包括:醫(yī)院會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務(wù)預(yù)算、財務(wù)決算等書面形式的會計核算資料,上級部門下發(fā)的會計文件、制度、法規(guī)等財務(wù)管理資料,隨著會計電算化的發(fā)展,很多磁質(zhì)的會計資料也成為財務(wù)檔案的管理范疇;從廣義上講,還包括收費票據(jù)存根、作廢單據(jù)等。
醫(yī)院財務(wù)檔案管理滲透在日常財務(wù)管理的每一個方面，完備、有序的財務(wù)檔案管理為醫(yī)院財務(wù)管理提供了原始、真實的資料。醫(yī)院財務(wù)檔案管理的第一步是按照文件規(guī)定和有關(guān)要求辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，第二步是財務(wù)檔案管理的具體操作，即日常對財務(wù)檔案資料的收集、整理、分類和存檔保管。財務(wù)檔案管理必須做到明確責任，嚴格執(zhí)行規(guī)章制度。
四、提高財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)
會計人員對財務(wù)檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低，因此，財政部門必須加強會計人員培訓(xùn)，將會計檔案管理及操作技能培訓(xùn)作為會計從業(yè)人員的崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容常抓不懈，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識及操作技能，經(jīng)常進行監(jiān)督、評比、考核，將檔案規(guī)范化內(nèi)容納入日常管理工作中，從源頭上做好會計檔案管理的規(guī)范化與標準化工作，提高案卷質(zhì)量，對確保會計資料及國有資產(chǎn)的安全完整具有重要意義。
五、做好財務(wù)檔案的收集工作
要及時出齊當日預(yù)處理會計憑證，憑證內(nèi)容要正確無誤，能清楚地反映會計業(yè)務(wù)的內(nèi)容，并確保附件完整。要以“當日業(yè)務(wù)當日清”為原則，借、貸款完畢的憑證要及時登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬，結(jié)出當日余額，與實有現(xiàn)金庫存核對無誤，并要定期與銀行對賬單核對。財務(wù)檔案整理必須以會計業(yè)務(wù)為主線，明確各崗位會計檔案管理責任，從會計檔案內(nèi)容的準確性、及時性，到歸檔手續(xù)的完備性、有效性，再到保管技術(shù)的先進性，環(huán)環(huán)相扣，節(jié)節(jié)相關(guān)，隨會計業(yè)務(wù)過程一同進行。
六、用現(xiàn)代化手段管理醫(yī)院財務(wù)檔案
充分利用現(xiàn)代管理手段管理財務(wù)檔案。財務(wù)檔案已由原始的紙質(zhì)檔案發(fā)展到電子的、磁質(zhì)的，由于電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)易被修改，應(yīng)嚴格執(zhí)行計算機的授權(quán)、審批制度，加強安全保密措施，建立會計軟件多用戶、分權(quán)限管理方法，對數(shù)據(jù)及時維護、備份，以防人為惡意修改、病毒侵害導(dǎo)致信息損失、失真。對電算化會計資料的分類、歸檔、整理，應(yīng)充分利用優(yōu)質(zhì)的磁帶、磁盤、光盤、微縮膠卷等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，對存儲介質(zhì)進行編號，標明時間、內(nèi)容，分門別類進行管理，以充分壓縮存儲空間，減少存儲成本。信息化會計以其強大的核算管理功能，是會計發(fā)展的必由之路，加強電算化會計檔案管理，切實保障醫(yī)院經(jīng)濟的正常運行、資產(chǎn)的安全完整、堵塞經(jīng)營漏洞。實現(xiàn)信息資源網(wǎng)絡(luò)共享,才能逐步實現(xiàn)醫(yī)院財務(wù)管理的現(xiàn)代化。計算機網(wǎng)絡(luò)化體系的開展必須在合理的管理體制、完善的規(guī)則制度、穩(wěn)定的工作秩序、嚴密的內(nèi)部監(jiān)控制度的基礎(chǔ)上實施。財務(wù)管理工作程序化，管理業(yè)務(wù)標準化，報表文件統(tǒng)一化，數(shù)據(jù)資料完整化，才能真正使計算機網(wǎng)絡(luò)化在醫(yī)院財務(wù)管理中發(fā)揮作用。
1 現(xiàn)階段基層醫(yī)療機構(gòu)財務(wù)會計檔案現(xiàn)狀
1、重視程度不足，人員素質(zhì)不高
對基層醫(yī)療機構(gòu)而言，財務(wù)會計核算管理是記錄歷史，服務(wù)現(xiàn)實，具有承上啟下意義的一項重要工作。但當前，為數(shù)眾多的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)負責人對此項工作的認識程度不足，覺得是可有可無的工作，潛意識中存在應(yīng)付思想，致使財務(wù)管理未能納入醫(yī)院的重點工作得到落實，從而流于形式。會計資料的審核是確保其質(zhì)量的重要措施之一，也是會計人員的職責，但實際工作中由于會計職能的弱化，會計的監(jiān)督職能未能很好地發(fā)揮作用，不能確保會計資料的真實、合法，或者是合法的會計資料掩蓋了非法的經(jīng)濟行為。同時由于裝訂是由會計人員來完成，一般采取誰收集、誰裝訂的方法，難以保證其統(tǒng)一的整齊規(guī)范和美觀大方。同時，領(lǐng)導(dǎo)的不甚重視也直接影響了醫(yī)院職工對財務(wù)檔案管理的態(tài)度，整體觀念的淡薄制約了資金的投入和傾斜，醫(yī)療財務(wù)檔案管理工作普遍存在著經(jīng)費不足，設(shè)備陳舊以及專業(yè)人員匱乏的弊端，對整體工作造成不利。
2、沒有設(shè)置獨立的檔案部門，沒有或未及時向檔案部門移交會計檔案
檔案部門是財務(wù)會計檔案管理工作的組織保證，設(shè)置獨立檔案部門是工作的需要也是法律規(guī)章的要求。但實際工作中很多基層醫(yī)療機構(gòu)，大多數(shù)均未設(shè)置此機構(gòu)，各類檔案工作由檔案形成人員負責，大量的收費票據(jù)由收費處保管，會計憑證裝訂保管由收集的會計人員負責，會計賬簿、其他會計資料、電算化系統(tǒng)管理及介質(zhì)存儲等。由于會計機構(gòu)內(nèi)部沒有指定專人負責會計檔案管理，各處工作分散、存放分散、管理環(huán)節(jié)分散，電算化會計資料未及時打印出來，沒有清點、裝訂成冊及沒有匯總的清冊記錄，造成檔案保管不規(guī)范，難以保證檔案的完整、安全和保密。根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，設(shè)有檔案部門的，當年形成的財務(wù)會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，原則上應(yīng)由會計機構(gòu)編制清冊移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。會計機構(gòu)必須按期將應(yīng)當歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門。實際工作中，會計機構(gòu)為了查詢方便，或者由于裝訂歸檔不及時，會計檔案長期擺放在財務(wù)部門，要么未按期向檔案部門移交，要么不向檔案部門移交。
3、未充分開發(fā)利用檔案
財務(wù)會計檔案屬專業(yè)檔案，除具有普通檔案的一般特征外，另一突出特征就是其專業(yè)性，由此決定了財務(wù)會計檔案管理人才所應(yīng)具備的知識結(jié)構(gòu)，但目前的現(xiàn)狀是會計管理機構(gòu)沒有專職的檔案管理人才，基層醫(yī)療機構(gòu)檔案部門沒有專門的管理財務(wù)會計檔案的人才。作為基層醫(yī)療機構(gòu)的重要經(jīng)濟史料，大量的經(jīng)濟檔案由會計管理機構(gòu)人員兼職管理，僅能做到收集整理歸檔；檔案部門的職能也僅為保存與提供利用，而對于檔案價值的體現(xiàn)，即檔案的開發(fā)利用幾乎為零。由于開發(fā)利用不充分，不能有效體現(xiàn)檔案的價值，直接影響人們對會計檔案重要性的認識，對會計檔案的有效管理極為不利。
4、會計檔案銷毀難
會計檔案的銷毀是會計檔案管理一系列工作中不可缺少的重要一環(huán)。實際工作中這一環(huán)節(jié)往往不受重視，大有無人來銷、無人敢銷毀的局面。究其原因，一方面是數(shù)量大，開展工作需花費大量的人力物力；另一方面是鑒定銷毀缺乏可操作性規(guī)定。
2 強化基層醫(yī)療機構(gòu)財務(wù)會計檔案管理的對策
配備專業(yè)人員，提升人員素質(zhì)。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)，由于多數(shù)基層醫(yī)療機構(gòu)財務(wù)會計檔案工作無專人負責，這一系列工作有的環(huán)節(jié)由會計兼職，有的環(huán)節(jié)根本沒有執(zhí)行，更談不上會計檔案的管理?；鶎俞t(yī)療機構(gòu)的財務(wù)會計檔案與人事檔案、病歷檔案同等重要，基右攪蘋構(gòu)規(guī)模不斷擴大、就醫(yī)環(huán)境不斷改善、人民生活水平、保健意識不斷提高的情況下，檔案數(shù)量也激增。因此設(shè)立專門的檔案部門、配備專人管理會計檔案尤顯必要。一個合格的財務(wù)會計檔案管理人員除了具備一定的職業(yè)道德外，還必須具有與職務(wù)相匹配的專業(yè)技能。為此，基層醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)強化對財務(wù)會計檔案管理人員的培訓(xùn)，加強對檔案管理、操作技能等的提升，使得財務(wù)會計檔案管理人員能夠全而熟練地掌握相關(guān)的基礎(chǔ)知識和操作技能，從而靈活適應(yīng)崗位需要。同時，要實行常態(tài)機制，定期或不定期地針對財務(wù)檔案管理人員進行監(jiān)督、考核、評比等工作，將結(jié)果納入日常管理中，加大人員的重視程度，激發(fā)其積極性，也有效提升財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。并要嚴格執(zhí)行安全與保密制度，建立健全檔案的歸檔、借閱、移交、銷毀等登記管理制度，切實保障會計資料的安全、完整、保密，是加強會計檔案管理、提高管理質(zhì)量、發(fā)揮檔案價值、實現(xiàn)會計檔案管理有效的根本保證。
提高財務(wù)會計檔案利用率。對于基層醫(yī)療機構(gòu)而言，其不僅要重視財務(wù)會計檔案管理的收集和保管等各項工作，還必須從基層醫(yī)療機構(gòu)的整體建設(shè)出發(fā)，結(jié)合基層醫(yī)療機構(gòu)的發(fā)展理念和發(fā)展規(guī)劃，積極探索提升基層醫(yī)療機構(gòu)財務(wù)會計檔案效率的途徑，改進基層醫(yī)療機構(gòu)的服務(wù)現(xiàn)狀。一方面，基層醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)切實更新服務(wù)理念，改變傳統(tǒng)的被動服務(wù)方式，樹立先導(dǎo)思想，積極主動地開發(fā)整理財務(wù)會計檔案中的信息，挖掘可用資料，努力開拓財務(wù)會計檔案管理利用的新途徑，切實提升基層醫(yī)療機構(gòu)的經(jīng)濟效益。另一方面，基層醫(yī)療機構(gòu)要認清信息化發(fā)展的大形勢，改進傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理模式，積極推進電算化進程，提升基層醫(yī)療機構(gòu)財務(wù)會計檔案管理的信息化水平。
總之，在醫(yī)改不斷深入的今天，基層醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)以科學發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，充分重視財務(wù)會計檔案管理，加大投入，不斷提升財務(wù)會計檔案管理的應(yīng)用水平，進而提高基層醫(yī)療機構(gòu)包括財務(wù)會計在內(nèi)的管理水平。
參考文獻