時(shí)間：2023-07-14 16:35:46
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理服務(wù)內(nèi)容的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】高校 檔案管理 服務(wù)創(chuàng)新 探究
檔案管理是我國(guó)檔案事業(yè)運(yùn)行過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)之一，相關(guān)人員對(duì)檔案資料進(jìn)行安全有效的管理，并為有需求的人提供切實(shí)的服務(wù)。而目前我國(guó)高校檔案管理工作開(kāi)展的現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，服務(wù)意識(shí)的缺乏、服務(wù)內(nèi)容的匱乏，勢(shì)必降低高校檔案管理工作的質(zhì)量，正因如此積極對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，是檔案管理者首要落實(shí)的工作任務(wù)，也是檔案事業(yè)工作中急需探究的問(wèn)題。
一、分析高校檔案管理服務(wù)的實(shí)際情況
1.對(duì)檔案管理工作缺乏重視
一直以來(lái)，高校管理者都將本校檔案管理工作視為對(duì)檔案資料的儲(chǔ)藏和保管，只有達(dá)到資料不遺失、內(nèi)容不外泄、信息能夠查詢(xún)到以及可以外調(diào)的效果就可以了，這是對(duì)檔案管理工作現(xiàn)實(shí)價(jià)值的埋沒(méi)，此時(shí)很多高校檔案管理工作形成了“重在說(shuō)，檔案資料的排列、管理以及應(yīng)用流于形式化”的格局；
2.管理方式與手段滯后，管理力度不足
目前，我國(guó)大部分高校檔案管理者都不是專(zhuān)業(yè)人員，也沒(méi)有被定期的去組織參加專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，此時(shí)他們對(duì)檔案資料管理的方法缺乏科學(xué)性與先進(jìn)性也是必然的，再加上對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)得不夠充分，因此，在對(duì)檔案資料進(jìn)行采集、鑒別、整理、歸檔等工序之時(shí)漏洞百出，有的管理員可能會(huì)因?yàn)殄e(cuò)過(guò)最佳的資料采集時(shí)間而沒(méi)有將關(guān)鍵性的檔案資料收集到檔案館內(nèi)，這對(duì)高校檔案事業(yè)的發(fā)展與運(yùn)行造成阻礙；
3.高校對(duì)檔案管理工作投入的經(jīng)費(fèi)不夠
這主要表現(xiàn)在高校檔案館內(nèi)硬件設(shè)施不足，難以滿足檔案管理者的工作需求，最終造成檔案管理工作效率低下的后果；此外經(jīng)費(fèi)投入不足還體現(xiàn)在高校沒(méi)有對(duì)檔案館內(nèi)設(shè)施進(jìn)行定期的檢查、維修以及保養(yǎng)，設(shè)備的更新更是無(wú)從談起，那么經(jīng)費(fèi)投入量不夠便成為了高校檔案管理事業(yè)發(fā)展的重大制約因素之一。
二、高校檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的對(duì)策
1.轉(zhuǎn)變管理觀念是服務(wù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)
半封閉檔案資源管理環(huán)境的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理者出現(xiàn)觀念陳舊、死板、服務(wù)理念弱化與淡薄的思維模式，因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的目標(biāo)，使管理者觀念發(fā)生轉(zhuǎn)型是必要的，只有這樣建檔、管檔、查詢(xún)以及歸檔工作環(huán)節(jié)才不會(huì)生硬化，管理者積極的對(duì)檔案資源進(jìn)行挖掘；為了全面優(yōu)化檔案資料的開(kāi)發(fā)與利用效率，應(yīng)該積極的運(yùn)用開(kāi)放式、個(gè)性化等多樣化的服務(wù)手段。
檔案管理者管理理念的轉(zhuǎn)變可以在以下幾方面體現(xiàn)：一是思維方式上的創(chuàng)新，不再是坐等用戶上門(mén)，而是堅(jiān)持“用戶至上、主動(dòng)效勞”的服務(wù)原則；二是以開(kāi)放式的服務(wù)觀念代替封閉化的服務(wù)觀念，強(qiáng)化檔案管理部門(mén)內(nèi)部合作關(guān)系的基礎(chǔ)上，把檔案管理工作與高校各項(xiàng)活動(dòng)相互滲透，不斷地拓展檔案資料推廣的范圍，將為社會(huì)群體和廣大公眾提供高校檔案資源這一服務(wù)內(nèi)容看做是分內(nèi)職責(zé)；三是為了使檔案管理服務(wù)工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的目標(biāo)，管理者不應(yīng)該僅僅憑借傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展管理工作，依據(jù)工作職能變化的情況，對(duì)服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行拓展同時(shí)對(duì)服務(wù)對(duì)象提出全新的標(biāo)準(zhǔn)；
2.建設(shè)健全現(xiàn)代化服務(wù)體系是檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的關(guān)鍵
此時(shí)要求檔案管理者具有標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)業(yè)技能，同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能有效的操控，這樣就可以在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的輔助下，使傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)型為現(xiàn)代化管理方式，此時(shí)檔案管理服務(wù)的質(zhì)量勢(shì)必會(huì)大幅度的提升；
為了建立健全現(xiàn)代化服務(wù)體系，可以從以下兩方面入手：一方面是加快對(duì)高校檔案網(wǎng)頁(yè)構(gòu)建的速率，不斷的填充網(wǎng)站的內(nèi)容，而檔案網(wǎng)頁(yè)的構(gòu)建是建立在用戶需求基礎(chǔ)上的，適時(shí)的為使用者提供切實(shí)的服務(wù)，例如信息介紹的服務(wù)內(nèi)容，主要包括高校檔案館的實(shí)況、具體服務(wù)項(xiàng)目以及方案管理程序等，現(xiàn)代化服務(wù)體系中的信息咨詢(xún)服務(wù)可以使用戶在檔案管理網(wǎng)頁(yè)上借助E-mail等渠道，能夠與檔案管理者實(shí)現(xiàn)信息溝通的目標(biāo)；服務(wù)內(nèi)容還包括對(duì)信息的開(kāi)發(fā)、網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航等；另一方面是全面落實(shí)高校檔案數(shù)字化管理工作，首先做好對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化管理工作，檔案管理者對(duì)檔案資料有序整理，分級(jí)鑒別；繼而落實(shí)檔案進(jìn)館的數(shù)字化建設(shè)工作，在高校校園網(wǎng)的輔助下，使電子檔案文件在網(wǎng)上落實(shí)傳遞、保管、立卷、歸檔以及查找等工作更具便捷性。
3.完善檔案管理方式以及實(shí)現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新
此時(shí)要求高校檔案管理者明確不同階段檔案管理工作存在的意義以及發(fā)展的特點(diǎn)，有針對(duì)性的對(duì)本校檔案管理服務(wù)提出有效的策略，使檔案管理人員應(yīng)用不同的管理方式去達(dá)到共同追求的目標(biāo)，服務(wù)內(nèi)容上的創(chuàng)新是指高校檔案管理的結(jié)構(gòu)參照實(shí)際狀況做出科學(xué)的調(diào)度與改進(jìn)，擴(kuò)大檔案資源征集以及接納的范疇，最終落實(shí)高校檔案結(jié)構(gòu)體系框架的完善工作，此時(shí)多樣式的服務(wù)形式并存，共同推進(jìn)高校檔案事業(yè)的快速、有效發(fā)展。
三、探究高校檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新發(fā)揮的意義
概括的講，高校檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新是高校教學(xué)以及管理等各項(xiàng)工作順利運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)條件，服務(wù)的創(chuàng)新是檔案管理工作效率提升的重要保障。管理者在對(duì)高校檔案管理工作服務(wù)改革與創(chuàng)新進(jìn)行研究的進(jìn)程中，勢(shì)必會(huì)面臨很多新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)，但是在高校教育改革的進(jìn)程中，檔案管理模式就會(huì)逐漸的與本校教育管理形式建立有效的紐帶，此時(shí)檔案管理工作就會(huì)切實(shí)的為高校教育服務(wù)，那么高校檔案管理工作彰顯服務(wù)性與創(chuàng)新性的光輝，為高校整體事業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。
服務(wù)理念是高校檔案管理工作不可缺少的組成成分，也是推動(dòng)其自身穩(wěn)定而有效發(fā)展的關(guān)鍵性因素。本文作者對(duì)現(xiàn)階段高校檔案管理工作的面貌進(jìn)行全面的分析，并闡述了管理服務(wù)創(chuàng)新發(fā)揮的現(xiàn)實(shí)意義，認(rèn)為高校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新將會(huì)成為未來(lái)教育事業(yè)發(fā)展與建設(shè)的重要保障之一，因此在這條任重道遠(yuǎn)的檔案資源管理的歷程中，管理者應(yīng)該樹(shù)立時(shí)刻創(chuàng)新的思維理念，在實(shí)踐中不斷的應(yīng)用新興的管理手段，有放矢的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整與創(chuàng)新，使高校檔案管理工作散發(fā)出異樣的光輝。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
隨著高科技的迅猛發(fā)展，我們已進(jìn)入一個(gè)電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時(shí)代，以電子信息為核心的高科技突飛猛進(jìn)并日益深入地影響到人們生活、學(xué)習(xí)和工作的方方面面。在新的歷史時(shí)期，高校檔案事業(yè)作為社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分，務(wù)必迅速、有效地提供檔案材料，為學(xué)校的教學(xué)、科研和黨政管理工作服務(wù)，充分發(fā)揮學(xué)校檔案在教育事業(yè)中的作用。
1.信息時(shí)代高校檔案管理的特點(diǎn)
第一，高校的館藏模式由傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化。過(guò)去，紙張一直是信息傳遞的主要載體和媒介。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)與應(yīng)用，產(chǎn)生了電子檔案，電子文件是依賴(lài)計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備、傳輸和處理的文件，電子檔案是電子文件歸檔保存的形式，它必須滿足檔案的一切要求。這種電子檔案真正實(shí)現(xiàn)了海量存儲(chǔ)。
第二，高校檔案管理正在逐步實(shí)現(xiàn)信息化。由于各高校辦學(xué)條件、經(jīng)費(fèi)狀況千差萬(wàn)別，從而影響著設(shè)備的合理配備，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)參差不齊，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各高校不同程度地開(kāi)展了檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作，根據(jù)自身的需要、特點(diǎn)及條件自主進(jìn)行高校檔案館（室）局域網(wǎng)與校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等的鏈接。
第三，高校檔案館（室）檔案服務(wù)模式多樣化。這表現(xiàn)在，從檔案實(shí)體管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變，管理范圍擴(kuò)大化、管理方法智能化，由此帶來(lái)服務(wù)模式的多途徑拓展。但仍有部分檔案工作者觀念陳舊，“重收集輕開(kāi)發(fā)”、“重保管輕利用”，滿足于“閉架借閱”、“你查我調(diào)”等傳統(tǒng)做法。
2.當(dāng)前高校檔案管理服務(wù)模式與信息化建設(shè)的差距
經(jīng)過(guò)近些年來(lái)的研究和實(shí)踐，檔案工作者對(duì)文件與檔案間的聯(lián)系、文件的生命周期理論、文檔一體化管理的必要性等問(wèn)題，基本達(dá)成了共識(shí):認(rèn)為檔案的管理應(yīng)該涵蓋文件的生成、流傳到歸宿的全過(guò)程;檔案人員的視角和職責(zé)應(yīng)該從文件的歸宿拓展至文件的“源”與“流”。檔案界的同仁們也正在努力實(shí)踐與探索。但目前大多的檔案管理工作仍是處于以檔案實(shí)體管理為主要內(nèi)容的后端管理方式。而歸檔前的文件管理工作由文書(shū)處理部門(mén)進(jìn)行管理。這種管理模式產(chǎn)生了以下問(wèn)題:
第一，文件的制成材料問(wèn)題。如紙張的質(zhì)量不符合要求，規(guī)格大小不一;油墨等書(shū)寫(xiě)材料達(dá)不到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);書(shū)寫(xiě)或修改文件使用圓珠筆、鉛筆等，造成歸檔后的檔案材料規(guī)格不統(tǒng)一、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。
第二，信息要素記錄的規(guī)范化和完整性問(wèn)題。有些文件在形成過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期與文件的落款日期不一致;文件的附件未在文件中注明或雖有注明但歸檔時(shí)只把正文歸了檔，而附件卻下落不明;一些重要的文件報(bào)表到歸檔時(shí)只留下了報(bào)表通知，而報(bào)表中的數(shù)據(jù)卻早已不見(jiàn);還有的重要會(huì)議記錄的記錄項(xiàng)目不完整等等。
第三，文書(shū)處理程序混亂問(wèn)題。文件的運(yùn)行路線不明確，造成一些文件運(yùn)轉(zhuǎn)途中擱淺;文件的登記制度不健全，致使歸檔時(shí)賬物不符。
第四，歸檔材料不齊全。由于不了解學(xué)校教育、科研及其管理工作動(dòng)向，因此無(wú)法掌握文件信息產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程、范圍及其時(shí)間，只能被動(dòng)地“收集”檔案，因此歸檔率受到了影響。
第五，電子文檔的原始性、可靠性和安全性問(wèn)題。電子文件的出現(xiàn)，使檔案存在形式與管理內(nèi)容發(fā)生了根本性的變化，它具有信息與載體相分離的特性，而多媒體技術(shù)的應(yīng)用更使檔案信息存在的形態(tài)呈多樣化趨勢(shì)。因此，電子文件的內(nèi)容是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于修改，而且失去了固定形式，從而使得電子檔案的原始性和憑證作用受到了巨大的沖擊。由于日常的檔案管理工作尚不能對(duì)其進(jìn)行過(guò)程監(jiān)控和管理，使得電子文件隨意性大，無(wú)論是其內(nèi)容的真實(shí)性還是其數(shù)據(jù)的可靠性均得不到保障。
3.高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新發(fā)展策略
第一，創(chuàng)新服務(wù)手段，滿足社會(huì)需求。首先，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，服務(wù)民生。高校檔案管理服務(wù)部門(mén)把全面加強(qiáng)檔案資源建設(shè)作為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，采取多途徑接收、征集檔案和主動(dòng)記錄等多項(xiàng)措施并舉，使館藏檔案大幅度增長(zhǎng)，館藏結(jié)構(gòu)不斷改善，尤其是加強(qiáng)照片檔案、多媒體檔案、實(shí)物檔案接收與管理，建立以教學(xué)、科研檔案為主體，兼顧 其他類(lèi)別檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)體系，教學(xué)名師、學(xué)術(shù)帶頭人、科研檔案、畢業(yè)論文等漸漸構(gòu)成高校檔案體系的主要內(nèi)容。為廣大教職工申報(bào)職稱(chēng)、學(xué)術(shù)交流服務(wù)。為用戶提供養(yǎng)老保險(xiǎn)、出具學(xué)生在校成績(jī)、補(bǔ)辦學(xué)歷證明等有償服務(wù)。
其次，建立檔案館(室)網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù)。這應(yīng)該成為高校檔案管理服務(wù)的一種重要形式。高校檔案管理服務(wù)要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息管理法制化。再次，建立電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢(xún)、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。再次，電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前由網(wǎng)絡(luò)版形成的電子文件的收集工作，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大的差異，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，高校檔案管理服務(wù)可以改變傳統(tǒng)工作模式，在第一時(shí)間收集到電子文件的歸檔。最后，開(kāi)展在線服務(wù)。高校檔案管理服務(wù)可以在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專(zhuān)題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通信，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢(xún)，提供查詢(xún)和資訊服務(wù)。
第二，拓展服務(wù)領(lǐng)域，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。首先，積極開(kāi)展信息服務(wù)的社會(huì)化。由主要為高校內(nèi)部的服務(wù)轉(zhuǎn)化為向社會(huì)全方位服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越來(lái)越復(fù)雜，同時(shí)也越來(lái)越離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需要必然將被檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。其次，轉(zhuǎn)變高校檔案管理服務(wù)的重心。從信息資源開(kāi)發(fā)的角度出發(fā)，高校檔案管理服務(wù)的重心應(yīng)該體現(xiàn)在工作理念、工作悟性、工作方法、工作手段和工作效率之中，應(yīng)該是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者，而不再是單純的檔案保管員。檔案館(室)也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，而應(yīng)該是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。應(yīng)建立以檔案信息搜集、加工、儲(chǔ)存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。再次，加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類(lèi)的知識(shí)和信息總量在劇烈增長(zhǎng)，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄實(shí)現(xiàn)資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。通過(guò)建立聯(lián)合目錄，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門(mén)充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源的利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)。
最后，構(gòu)建新的檔案網(wǎng)絡(luò)與檢索系統(tǒng)。充分利用現(xiàn)有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源在部門(mén)局域網(wǎng)或Internet中實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程服務(wù)，應(yīng)充分發(fā)揮高校檔案管理服務(wù)在國(guó)家信息化進(jìn)程中的應(yīng)有作用。高校檔案以其獨(dú)特的歷史性、直觀性和原始性，成為宣傳教育的重要材料。利用館藏精心籌辦校史展覽，已成為高校檔案管理服務(wù)開(kāi)展檔案宣傳、開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要載體形式。
4.結(jié)束語(yǔ)
高校檔案管理的創(chuàng)新，是信息化時(shí)代對(duì)檔案工作提出的必然要求。高校辦公自動(dòng)化和信息化建設(shè)將不斷有新的突破，新的管理模式會(huì)進(jìn)一步推動(dòng)高校數(shù)字化檔案館建設(shè)，作為高校檔案工作者以時(shí)不待我的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，加快高校檔案管理的創(chuàng)新。
參考文獻(xiàn)：
[1] 徐蔚.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案服務(wù)創(chuàng)新的措施[J].檔案時(shí)空.2013(08)
（赤峰學(xué)院 科技處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）
摘 要：高校檔案管理工作作為推動(dòng)高校發(fā)展、加強(qiáng)高校建設(shè)過(guò)程的基礎(chǔ)和不可或缺的一部分，它對(duì)高校維持高效的可持續(xù)發(fā)展具有重大意義.根據(jù)目前我國(guó)大多數(shù)高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，依然存在著不少的問(wèn)題和阻礙，而最大的問(wèn)題就是在服務(wù)方面缺乏充分的研究和創(chuàng)新.其中包括：缺乏服務(wù)意識(shí)；管理、方式等等的研究和創(chuàng)新，導(dǎo)致整個(gè)高校檔案管理工作受到阻滯，拉低工作效率，影響其工作質(zhì)量.因此，本文就服務(wù)意識(shí)下的高校檔案管理工作進(jìn)行探討與研究，從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀入手，分析其在服務(wù)方面面臨的問(wèn)題和存在的不足，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，從多方面進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，推動(dòng)高校整體教學(xué)質(zhì)量的發(fā)展.
關(guān)鍵詞 ：服務(wù)意識(shí)；高校檔案管理；解決對(duì)策；服務(wù)創(chuàng)新
中圖分類(lèi)號(hào)：G273文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1673-260X（2015）02-0142-03
檔案管理作為我國(guó)檔案事業(yè)的一部分，它通過(guò)檔案室工作人員對(duì)檔案資料的管理，為有需求的人或團(tuán)體提供相應(yīng)的服務(wù).為了充分體現(xiàn)高校檔案管理工作的價(jià)值，高校領(lǐng)導(dǎo)以及所有工作人員需充分明白服務(wù)意識(shí)的必要性和重要性，在提高檔案管理工作的效率，充分加強(qiáng)管理工作的同時(shí)，也要對(duì)相關(guān)服務(wù)意識(shí)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新和研究，將服務(wù)工作做到最好.
但就目前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，它的情況并不理想，由于高校對(duì)服務(wù)意識(shí)缺乏創(chuàng)新，從而導(dǎo)致檔案管理工作服務(wù)意識(shí)落后、服務(wù)設(shè)備的不完善與缺乏、高校檔案的循環(huán)利用性極低.這些情況的出現(xiàn)，在一定程度上對(duì)我國(guó)高校檔案管理工作造成影響，阻礙了其可持續(xù)發(fā)展.因此，為了解決這些問(wèn)題，應(yīng)從理論知識(shí)研究出發(fā)，首先制定相應(yīng)的解決方案，再通過(guò)實(shí)踐來(lái)得出相關(guān)結(jié)論，將理論和實(shí)踐相互融合，提高高校檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平，促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展.
1 高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析
高校檔案管理工作是將教育教學(xué)過(guò)程中所創(chuàng)造的具有價(jià)值性的內(nèi)容進(jìn)行記錄和保存.從而變成一種具有高校歷史性見(jiàn)證的產(chǎn)物，為師生對(duì)學(xué)校的認(rèn)知提供有利條件.就目前我國(guó)高校檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，它包括如下四個(gè)方面：
1.1 高校檔案管理工作缺乏重視，在高校管理中地位不高
高校檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的一部分，但是卻存在不受重視、地位不高的問(wèn)題，與其他高校管理工作相比，毫無(wú)地位可言，因此容易被人忽視.這在一定程度上，造成了我國(guó)高校檔案管理工作的阻滯.
1.2 傳統(tǒng)管理方式的局限性
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步、科技的迅速發(fā)展，電子化、信息數(shù)字化等技術(shù)已經(jīng)在人們的生活、學(xué)習(xí)、工作中得到普及，然而少數(shù)高校的檔案管理形式，仍局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理形式，使得檔案管理工作難以進(jìn)行，存在局限性.其局限性主要體現(xiàn)在:（1）由于高校的不斷發(fā)展，檔案資料信息也越來(lái)越多，紙質(zhì)檔案所需的保存空間也越來(lái)越大，這在一定程度上，造成了高校資源的浪費(fèi)，且不利于進(jìn)行有效管理.（2）紙質(zhì)檔案不利于長(zhǎng)期保存，將會(huì)影響高校檔案資料的完整性，造成高校檔案資源的丟失.（3）紙質(zhì)檔案的整體與收集耗費(fèi)人力、物力以及時(shí)間，且在一定程度上，降低了檔案管理工作的工作效率.
1.3 檔案管理工作人員現(xiàn)狀
1.3.1 人員分配不合理
大多數(shù)高校在檔案管理工作的人員分配環(huán)節(jié)，缺乏科學(xué)性，為檔案管理工作安排的工作人員數(shù)量太少，甚至只安排一個(gè)工作人員，影響整個(gè)檔案管理工作的工作效率.
1.3.2 缺乏基本職業(yè)素養(yǎng)
在高校檔案管理工作中，大多數(shù)工作人員管理意識(shí)不夠，對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，缺乏工作基本素養(yǎng).主要表現(xiàn)在：對(duì)工作不負(fù)責(zé)任、工作態(tài)度懶散、不夠仔細(xì)認(rèn)真、耐心不夠等等方面.這在一定程度上導(dǎo)致了對(duì)工作的疏忽，造成檔案遺失、檔案信息記錄錯(cuò)誤等現(xiàn)象，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值，讓其變得可有可無(wú)，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法被學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、師生們所重視.
1.3.3 缺乏專(zhuān)業(yè)性人才
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步、科技的迅速發(fā)展，電子化、信息數(shù)字化等技術(shù)在眾多領(lǐng)域已進(jìn)行了普及，高校檔案管理工作也不例外.為了順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中被廣泛應(yīng)用，由于其具有的高效、技術(shù)性特征，一般的工作人員無(wú)法進(jìn)行實(shí)際操作，因此專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員必不可少，但是就目前大多數(shù)高校而言，它們?nèi)狈?zhuān)業(yè)技術(shù)人才，無(wú)法將檔案管理工作的知識(shí)理論與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)進(jìn)行完美融合，拖慢檔案管理工作的進(jìn)程，阻礙其進(jìn)行有效發(fā)展.
2 高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的問(wèn)題不足
2.1 服務(wù)意識(shí)不夠
服務(wù)意識(shí)不夠是當(dāng)前高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的主要問(wèn)題，就目前大部分高校而言，它們?nèi)蕴幱诒粍?dòng)服務(wù)狀態(tài)，浪費(fèi)服務(wù)對(duì)象們的時(shí)間、精力.沒(méi)有做到“以服務(wù)對(duì)象為主”的原則，無(wú)法體現(xiàn)自己的工作職責(zé)和價(jià)值.這類(lèi)問(wèn)題的成因包括以下三個(gè)方面：（1）工作人員缺乏基本工作素養(yǎng)，工作意識(shí)不足，導(dǎo)致其態(tài)度馬虎，行為懶散；服務(wù)意識(shí)不夠，無(wú)法遵守服務(wù)原則，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)；責(zé)任意識(shí)不足，對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，對(duì)自己不負(fù)責(zé)任，沒(méi)有體現(xiàn)自身的工作價(jià)值.（2）高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)需求不清晰，造成工作人員無(wú)法順利開(kāi)展服務(wù)工作.（3）高校師生不及時(shí)給予有效建議，助長(zhǎng)工作人員懶散的氣焰.
2.2 服務(wù)管理不夠完善
服務(wù)管理，即對(duì)高校檔案管理工作人員服務(wù)對(duì)象提供的服務(wù)進(jìn)行管理，其中包括對(duì)服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率等的管理.由于檔案管理工作不被重視，造成檔案管理工作的服務(wù)管理不到位、不完善，具體體現(xiàn)在：（1）缺乏一套完整的服務(wù)管理體系.原本的服務(wù)管理體系無(wú)法支撐目前的管理，缺乏針對(duì)性，導(dǎo)致整個(gè)管理流程不夠規(guī)范，影響在服務(wù)過(guò)程中，對(duì)工作人員的管理.（2）服務(wù)管理缺乏具體化.目前大多數(shù)高校對(duì)檔案管理工作的服務(wù)管理太過(guò)形式化，缺乏具體的管理模式，平常太過(guò)簡(jiǎn)單化，抱著草草了事的心態(tài)，僅僅為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督檢查，而稍稍重視，之后又維持現(xiàn)狀.（3）服務(wù)思路不清晰.高校檔案管理工作人員自身服務(wù)思路不清晰，影響工作的正常落實(shí)，缺乏主動(dòng)意識(shí)性，無(wú)法給予服務(wù)工作有效性建議.使得服務(wù)管理工作無(wú)法進(jìn)行具體落實(shí)，缺乏具體化.
2.3 服務(wù)方法不全面，太過(guò)單一
就目前現(xiàn)狀而言，高校檔案管理工作的服務(wù)方法，以人工服務(wù)為主，以信息搜索、查詢(xún)?yōu)檩o，但這僅僅針對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備完善、基本網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已啟動(dòng)、高校檔案資料已完整入庫(kù)的高校，少數(shù)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)變化、沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行資料更新的高校就只能依靠單一的服務(wù)方法進(jìn)行服務(wù)管理工作的開(kāi)展.
然而，由于紙質(zhì)檔案種類(lèi)數(shù)量繁多且信息量過(guò)大，而檔案管理工作人員的人數(shù)和能力都存在一定的局限性，導(dǎo)致無(wú)法給予服務(wù)對(duì)象優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，無(wú)法確保服務(wù)質(zhì)量，達(dá)不到服務(wù)對(duì)象的目的，無(wú)法滿足其需求，造成服務(wù)管理工作的失職.
2.4 未開(kāi)展服務(wù)研究
服務(wù)工作本身就需要不斷進(jìn)行研究，使之不斷優(yōu)化和進(jìn)步，然而部分高校檔案管理工作，仍然沒(méi)有為其開(kāi)展服務(wù)研究，這在一定程度上，無(wú)法提升其服務(wù)管理水平，無(wú)法促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展.造成這種情形出現(xiàn)的原因如下：（1）對(duì)高校檔案管理工作不夠重視.（2）服務(wù)管理不到位.（3）工作人員工作意識(shí)不夠.
因此，高校檔案管理工作的服務(wù)研究需要高校的每一個(gè)人相互配合、共同努力，在完善服務(wù)方式的同時(shí)，還需進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)工作人員服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，同時(shí)，也要對(duì)服務(wù)管理進(jìn)行更深層次地研究，為促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展作貢獻(xiàn).
3 高校檔案管理工作中服務(wù)方面的有效措施
3.1 提高工作人員的服務(wù)意識(shí)
為了讓高校檔案管理工作更好地進(jìn)行，第一個(gè)需要強(qiáng)化提升的就是檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，其中包括責(zé)任認(rèn)知意識(shí)和工作意識(shí).首先工作人員應(yīng)明白自身所肩負(fù)的職責(zé)所在，明白檔案管理工作的必要性和重要性，改變?cè)緫猩⒌墓ぷ鞫龋岣咧鲃?dòng)積極的服務(wù)意識(shí)，然后用最大工作熱忱去創(chuàng)造自我價(jià)值，為服務(wù)對(duì)象提供最全面的服務(wù).最終達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展的目的.
3.2 建立健全的服務(wù)管理制度
為了方便高效管理工作中服務(wù)管理的有效進(jìn)行，應(yīng)建立一套完整的服務(wù)管理制度，方便檔案管理人員在有效開(kāi)展服務(wù)工作的同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化自己的服務(wù)意識(shí)，以達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展的目的.通過(guò)服務(wù)管理制度，對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)也可設(shè)立合理的獎(jiǎng)懲制度，提高工作人員的工作熱情.方便服務(wù)管理的有效進(jìn)行.
3.3 創(chuàng)新服務(wù)思路，采用多種服務(wù)方式
為了迎合社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，高校檔案管理工作的服務(wù)管理也應(yīng)該不斷地發(fā)展和完善，這樣才能創(chuàng)新服務(wù)思路，運(yùn)用不同的服務(wù)方式進(jìn)行工作.（1）提高工作人員對(duì)服務(wù)管理的相關(guān)認(rèn)知.（2）引進(jìn)外校先進(jìn)的服務(wù)方式.（3）強(qiáng)化、完善工作人員的服務(wù)思路.（4）利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新.
3.4 引進(jìn)國(guó)外高校先進(jìn)的服務(wù)管理方式，時(shí)常進(jìn)行人才交流
國(guó)內(nèi)高校的檔案管理工作遠(yuǎn)不如國(guó)外的先進(jìn)，導(dǎo)致這種情況的最主要因素是國(guó)外對(duì)檔案管理工作的重視程度比國(guó)內(nèi)高，他們將高校檔案管理作為學(xué)校的榮譽(yù)體現(xiàn)和辦學(xué)成果體現(xiàn)，為學(xué)校營(yíng)造了良好的檔案管理氛圍.且國(guó)外的檔案管理人才充足，他們?cè)谝欢ǔ潭壬?，推?dòng)了檔案管理工作的發(fā)展.因此，時(shí)常與國(guó)外盡心個(gè)人才交流必不可少，在交流的過(guò)程中，不斷取長(zhǎng)補(bǔ)短，引進(jìn)他們的先進(jìn)技術(shù)和管理方式，完善我國(guó)高校檔案管理工作的服務(wù)管理制度，同時(shí)，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作的發(fā)展.
3.5 增加基礎(chǔ)設(shè)備方面的資金投入
結(jié)合高校檔案管理工作的實(shí)際情況，提升自身的基礎(chǔ)設(shè)備水平，不斷進(jìn)行更新.用最全面的基礎(chǔ)設(shè)備結(jié)合理論知識(shí)，將高校檔案管理中的服務(wù)管理做到最好，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量.
4 高校檔案管理服務(wù)方面的創(chuàng)新
4.1 高校檔案管理服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新
隨著社會(huì)、科技的發(fā)展與進(jìn)步，高校檔案管理工作也在不斷完善和發(fā)展，為了與時(shí)俱進(jìn)，迎合現(xiàn)代化的教育潮流，就必須對(duì)高校檔案管理進(jìn)行不斷創(chuàng)新，而意識(shí)創(chuàng)新作為管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)，因此只有通過(guò)對(duì)高校檔案管理服務(wù)意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新.
為此，應(yīng)將創(chuàng)新精神貫穿在高校檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)工作的創(chuàng)新性和主動(dòng)性，從行為認(rèn)知上改變?nèi)藗儗?duì)檔案工作的了解，將原本被動(dòng)的服務(wù)意識(shí)變成主動(dòng)，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行不斷完善和更新，不斷強(qiáng)化創(chuàng)新能力，提高創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)高校檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展.
4.2 高校檔案管理服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新
在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，必須跟上時(shí)代變化的腳步，不斷地進(jìn)行檔案資料和信息的更新，并加入全新的檔案內(nèi)容和信息，保證檔案的完整性和全面性，有計(jì)劃地對(duì)檔案資源進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和更新，使其更實(shí)時(shí)、高效地為服務(wù)對(duì)象提供需求和服務(wù).
4.3 高校檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新
改變?cè)葌鹘y(tǒng)的服務(wù)形式，進(jìn)行改革創(chuàng)新，充分發(fā)掘高校自身的潛能，結(jié)合自身所有的技術(shù)設(shè)備和管理理論，不斷進(jìn)行完善、創(chuàng)新，采用多種多樣的服務(wù)方式去滿足用戶的需求，將服務(wù)內(nèi)容提升等級(jí)，以達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作快速發(fā)展的目標(biāo).
4.4 高校檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新
4.4.1 利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立健全的現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)
充分利用高校原有的有利因素，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，建立健全的現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)，將最全面、完整的高校檔案資料信息上傳到自身的局域網(wǎng)內(nèi)，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)系統(tǒng)，方便用戶快速及時(shí)地進(jìn)行信息查詢(xún)，讓網(wǎng)絡(luò)變成檔案管理服務(wù)的重要方式.提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，另外還需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，確保高校資源信息的安全性和保密性.
4.4.2 利用現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行現(xiàn)代化管理
為了與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)和社會(huì)發(fā)展，檔案管理工作，應(yīng)利用現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行現(xiàn)代管理，建立科學(xué)的檔案系統(tǒng)，不斷更新現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)備，如：打印機(jī)、掃描儀、投影儀等等基礎(chǔ)設(shè)備，為學(xué)校的發(fā)展奠定基礎(chǔ).
5 結(jié)束語(yǔ)
服務(wù)意識(shí)是高校檔案管理工作中必不可少的一部分，也是促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展的重要因素，本文通過(guò)高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析，以及在服務(wù)方面面臨的種種問(wèn)題進(jìn)行深入探討，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，并結(jié)合高校檔案管理服務(wù)方面的創(chuàng)新，提高檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.
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（一）信息化服務(wù)是人事檔案管理服務(wù)工作的重要手段和發(fā)展方向。人事檔案的信息化有利于提高檔案管理服務(wù)工作效率，實(shí)現(xiàn)查詢(xún)快速化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、證明出具規(guī)范化、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確化等目標(biāo)。有利于推進(jìn)檔案數(shù)字化，為跨地區(qū)檔案信息的共享和管理服務(wù)水平的提升奠定基礎(chǔ)。
（二）以人為本理念始終貫穿于人事檔案信息化管理與服務(wù)的整個(gè)過(guò)程。人事檔案管理與服務(wù)是針對(duì)組織或個(gè)體獨(dú)立的信息化服務(wù)工作，堅(jiān)持以人為本的理念，提高人事檔案的信息化管理與服務(wù)水平有利于充分利用現(xiàn)有資源，服務(wù)更多的人群，進(jìn)而真正做到以人為本。
（三）信息化服務(wù)是傳統(tǒng)人事檔案管理體制機(jī)制的有益補(bǔ)充。傳統(tǒng)的人事檔案管理與服務(wù)工作中存在的諸如棄檔、篡改檔、保管不嚴(yán)及管理與服務(wù)水平不高等弊端日益凸顯，這嚴(yán)重影響了人事檔案管理的整體質(zhì)量及檔案信息參考價(jià)值的有效發(fā)揮等。因此，通過(guò)對(duì)人事檔案信息化管理與服務(wù)工作的探討，有利于完善我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作體制機(jī)制，更好地為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。
二、我國(guó)人事檔案信息化管理與服務(wù)的現(xiàn)況
（一）人事檔案信息化管理與服務(wù)體系基本形成。按照人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，我國(guó)的人事檔案是由各級(jí)組織人社部門(mén)實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。伴隨著人事檔案管理體系的形成，我國(guó)由各級(jí)檔案管理部門(mén)組成的人事檔案信息化管理與服務(wù)體系框架初成，他為各級(jí)各部門(mén)在人力資源管理與開(kāi)發(fā)中提供了重要的信息依據(jù)，對(duì)人力資源的合理配置奠定了基礎(chǔ)性作用。
（二）人事檔案正在由傳統(tǒng)的管理服務(wù)模式向信息化管理服務(wù)模式發(fā)展。人事檔案的信息化管理與服務(wù)，就是通過(guò)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的有效利用，達(dá)到提高檔案的管理水平、服務(wù)效率及質(zhì)量和充分發(fā)揮人事檔案開(kāi)發(fā)與利用價(jià)值的目的。具體的說(shuō)就是利用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)對(duì)人員檔案信息進(jìn)行記錄及跟蹤，并進(jìn)行綜合分析，正是由于這項(xiàng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,大大提高了人事檔案的信息化管理與服務(wù)水平，有效摒棄了傳統(tǒng)人事檔案管理薄弱、內(nèi)容陳舊、信息不準(zhǔn)確、服務(wù)效率低等弊端。
三、我國(guó)人事檔案信息化管理與服務(wù)中存在的問(wèn)題
（一）工作人員綜合素質(zhì)不高。從我國(guó)各級(jí)人事檔案管理部門(mén)人事檔案管理工作的實(shí)際來(lái)看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專(zhuān)業(yè)化程度低、管理混亂等現(xiàn)象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價(jià)值作用的有效發(fā)揮。
（二）管理與服務(wù)體制不健全，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前許多部門(mén)（機(jī)構(gòu)）尤其是一些企事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，管理體制不健全，檔案管理設(shè)施、場(chǎng)地等不符合規(guī)定，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，信息化服務(wù)水平低，而人事檔案管理與服務(wù)工作是人事工作的重要組成部分，檔案管理服務(wù)水平低下的現(xiàn)狀，已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)快節(jié)奏的人事工作和國(guó)家發(fā)展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進(jìn)展與個(gè)人的事業(yè)發(fā)展。
（三）信息化管理與服務(wù)水平低，檔案價(jià)值功能弱化。人事檔案管理與服務(wù)的信息化，需要一套完整的工作制度、設(shè)施設(shè)備、信息技術(shù)等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導(dǎo)致了材料收集歸檔不全、不能及時(shí)更新、信息可靠性降低、管理與服務(wù)水平不高等現(xiàn)象的發(fā)生。服務(wù)模式在很大程度上還停留在過(guò)去的那種紙質(zhì)信息記錄，現(xiàn)代信息技術(shù)利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運(yùn)轉(zhuǎn)，缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)管理系統(tǒng)，不能充分發(fā)揮人事檔案的應(yīng)有功能。
四、以人文本，加強(qiáng)人事檔案信息化管理與服務(wù)的幾點(diǎn)思考
（一）大力優(yōu)化工作人員綜合素質(zhì)，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會(huì)知曉度。一是要強(qiáng)化工作人員的檔案意識(shí)。各級(jí)人事檔案管理部門(mén)既要強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)及重要性的認(rèn)識(shí)，更要注重培養(yǎng)提高檔案管理工作人員自身的政治素養(yǎng)與業(yè)務(wù)素質(zhì)，使工作人員充分認(rèn)識(shí)到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴(yán)格的工作人員錄（聘）用制度，選拔具有一定專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過(guò)采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營(yíng)造社會(huì)認(rèn)知檔案工作的濃厚氛圍。
（二）充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，整體提高人事檔案信息化管理與服務(wù)水平。為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的整體推進(jìn)，要定期開(kāi)展專(zhuān)職人員的技能培訓(xùn)，不僅是檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)方面的，還要包括計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)等應(yīng)用技能，以滿足新時(shí)期檔案信息化管理與服務(wù)工作的需要。
事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量及工作效率的必要條件。在現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理是及時(shí)、全面掌握單位整體情況的基礎(chǔ)，是分析事業(yè)單位運(yùn)行情況基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代檔案管理工作理論研究及經(jīng)驗(yàn)的豐富，事業(yè)單位必須加快檔案管理的創(chuàng)新與改革。以此滿足地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中對(duì)事業(yè)單位工作的需求，滿足新時(shí)期事業(yè)單位改革后的運(yùn)營(yíng)管理需求。
2事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑
2.1以事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題的掌握確定工作方向
在事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與完善中，首先需要對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行調(diào)研與分析，以此為基礎(chǔ)確定檔案管理創(chuàng)新途徑及內(nèi)容，促進(jìn)工作質(zhì)量的提高。因此，事業(yè)單位應(yīng)首先對(duì)自身的檔案管理進(jìn)行調(diào)研與分析，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足，以此為基礎(chǔ)確定工作方向。以具有針對(duì)性對(duì)策制定與執(zhí)行，保障檔案管理創(chuàng)新途徑的科學(xué)性與適用性。目前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中主要存在如下問(wèn)題，檔案管理工作不重視、檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高、現(xiàn)代化管理方式應(yīng)用不足、檔案檢索及利用效率低等問(wèn)題。因此，檔案管理的創(chuàng)新途徑及方向應(yīng)針對(duì)檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行制定，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理能力的提升。
2.2創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理能力
針對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題，事業(yè)單位需要對(duì)自身的檔案管理制度進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理需求及管理制度評(píng)價(jià)結(jié)論，確定檔案管理制度創(chuàng)新方向與內(nèi)容。針對(duì)事業(yè)單位檔案內(nèi)容及崗位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善與改進(jìn)。同時(shí)，對(duì)檔案管理制度中的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用情況，提高事業(yè)單位檔案管理能力。
2.3創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高事業(yè)單位檔案利用率
在我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理中，檔案利用率較低，影響了事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視，影響了檔案管理工作質(zhì)量。因此，事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)注重服務(wù)手段的創(chuàng)新，利用事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)制作檔案部門(mén)網(wǎng)頁(yè)，并增強(qiáng)網(wǎng)上信息檢索功能。模仿數(shù)字化圖書(shū)館的建立與運(yùn)用方式，提高事業(yè)單位內(nèi)部檔案使用率、提高檔案服務(wù)手段及服務(wù)水平。另外，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)還需要建立在線服務(wù)系統(tǒng)，針對(duì)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀，提供在線服務(wù)功能，促進(jìn)檔案管理水平及服務(wù)水平的提高，促進(jìn)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視。
2.4創(chuàng)新檔案資源共享，提高檔案管理服務(wù)能力
在我國(guó)事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，許多事業(yè)單位需要信息的共享提高工作效率及工作質(zhì)量。因此，現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新中還需要加強(qiáng)檔案資源的共享。針對(duì)事業(yè)單位間的合作需求、建立聯(lián)合目錄及共享體系。通過(guò)聯(lián)合目錄方式的應(yīng)用，使事業(yè)單位間能夠了解相互檔案資源情況。并以互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化檔案管理實(shí)現(xiàn)信息的互通，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力的提高。
2.5創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，提高檔案管理能力
針對(duì)我國(guó)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理需求、針對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀，我國(guó)事業(yè)單位還需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制。結(jié)合事業(yè)單位信息化檔案管理實(shí)施現(xiàn)狀、結(jié)合檔案管理工作時(shí)間，建立以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主、實(shí)體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)機(jī)制。以此為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)及管理技能的培訓(xùn)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平及綜合管理能力的提高。
2.6強(qiáng)化保密機(jī)制創(chuàng)新，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理能力的提升
在事業(yè)單位檔案管理中，保密工作是檔案管理的重要內(nèi)容。隨著數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化檔案管理技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，事業(yè)單位面臨著檔案管理保密工作創(chuàng)新需求。根據(jù)數(shù)字化、信息化檔案管理帶來(lái)的安全需求，事業(yè)單位必須建立相應(yīng)的保密機(jī)制。通過(guò)信息拷貝、信息傳輸?shù)认嚓P(guān)制度的建立，規(guī)范檔案管理人員保密工作。同時(shí)，對(duì)數(shù)字化檔案管理的計(jì)算機(jī)的使用等進(jìn)行強(qiáng)化，避免數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題帶來(lái)保密問(wèn)題，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理能力的提升。
3完善事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方案評(píng)測(cè)體系，保障檔案管理工作的有效開(kāi)展
在事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新中，必須建立創(chuàng)新方案評(píng)測(cè)體系。通過(guò)創(chuàng)新方案評(píng)測(cè)體系的建立，對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、創(chuàng)新內(nèi)容等進(jìn)行評(píng)測(cè)分析。確保創(chuàng)新途徑及創(chuàng)新內(nèi)容的科學(xué)性及適用性，避免創(chuàng)新方案編制不合理、內(nèi)容不合理等影響事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展。通過(guò)檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評(píng)測(cè)體系能夠?qū)?chuàng)新方案進(jìn)行有效評(píng)測(cè)，確保檔案管理及使用目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。另外，事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的建立，以獎(jiǎng)勵(lì)刺激使基層檔案管理人員能夠根據(jù)自身實(shí)際工作積極發(fā)揮創(chuàng)新主動(dòng)性，保障創(chuàng)新方案及創(chuàng)新內(nèi)容符合實(shí)際需求，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新能力的強(qiáng)化。
4結(jié)論
論文摘要：隨著電子計(jì)算機(jī)、電子載體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新要實(shí)行“三個(gè)轉(zhuǎn)變”：一是服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變；二是服務(wù)方式的創(chuàng)新，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變；三是服務(wù)手段的創(chuàng)新，由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。
隨著高科技的迅猛發(fā)展，我們已進(jìn)入一個(gè)電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時(shí)代，以電子信息為核心的高科技突飛猛進(jìn)并日益深入地影響到人們生活、學(xué)習(xí)和工作的方方面面。在新的歷史時(shí)期，高校檔案事業(yè)作為社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分，務(wù)必迅速、有效地提供檔案材料，為學(xué)校的教學(xué)、科研和黨政管理等項(xiàng)工作服務(wù)，充分發(fā)揮學(xué)校檔案在教育事業(yè)中的作用。因此，高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新已是勢(shì)在必行。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務(wù)創(chuàng)新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識(shí)的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)具有重要的推進(jìn)作用。高校作為國(guó)家科研的重要基地、培養(yǎng)高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的搖籃，在廣大教學(xué)、科研人員的實(shí)踐中產(chǎn)生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門(mén)保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開(kāi)發(fā)利用起來(lái)，才能體現(xiàn)它們應(yīng)有的價(jià)值。
高校檔案形成于高校各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面，是反映學(xué)校歷史面貌和發(fā)展變化的真實(shí)記錄。實(shí)踐證明，高校檔案對(duì)于推動(dòng)教育改革、提高教育教學(xué)質(zhì)量、科學(xué)管理學(xué)校、開(kāi)展教學(xué)研究、提高工作效率、維護(hù)學(xué)校權(quán)益、展示學(xué)校輝煌業(yè)績(jī)等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是高校管理不可缺少的環(huán)節(jié)，也是衡量一所高校管理水平高低的重要標(biāo)志。這個(gè)環(huán)節(jié)的好壞，直接關(guān)系到學(xué)校建設(shè)的整體風(fēng)貌。檔案工作者的任務(wù)就是科學(xué)地管理檔案，有的放矢地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，以滿足學(xué)校各類(lèi)人員對(duì)檔案信息的需求。然而，目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導(dǎo)地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數(shù)珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。
高校檔案作為一種客觀實(shí)體，它的作用發(fā)揮并不是主動(dòng)的，而是潛在的，需要通過(guò)人的勞動(dòng)，通過(guò)一定的科學(xué)的工作方法來(lái)管理、開(kāi)發(fā)才能發(fā)揮出來(lái)。為此，高校檔案管理部門(mén)必須以新時(shí)期高度發(fā)展的電子科技為依托，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新，從社會(huì)需要、學(xué)校需要的角度出發(fā)，以學(xué)校內(nèi)外的利用者為服務(wù)對(duì)象，以庫(kù)藏檔案信息為服務(wù)內(nèi)容，以多種服務(wù)方式為手段，為檔案的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造一個(gè)廣闊的空間，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。
二、電子時(shí)代的到來(lái)為高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新提供了技術(shù)支撐
一是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及。檔案的手工操作速度慢，不能適應(yīng)人們的要求。當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)已深入到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，在檔案工作中，計(jì)算機(jī)的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史，大量簡(jiǎn)單、重復(fù)的手工勞動(dòng)逐漸由計(jì)算機(jī)取代，大大提高了工作效率。此外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、激光掃描技術(shù)也為檔案工作的創(chuàng)新提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。
二是新的電子載體（材料）的出現(xiàn)和應(yīng)用。紙張?jiān)谝欢螘r(shí)間里幾乎是檔案工作唯一的載體，錄音帶、錄像帶只是鳳毛麟角。20世紀(jì)80年代后，新型載體大量出現(xiàn)，如磁帶、磁盤(pán)、激光視盤(pán)、電子文件以及數(shù)碼相機(jī)拍攝的圖像數(shù)據(jù)等。電子載體的應(yīng)用使檔案管理的手段從紙質(zhì)走向電子媒介，過(guò)去的一些紙質(zhì)資料被現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)所替代。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、處理速度快、輸出形式多樣的強(qiáng)大功能，使檔案信息服務(wù)更完善、更便捷。
三是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用。高校的優(yōu)勢(shì)在于具有完善的校園網(wǎng)，校園網(wǎng)的產(chǎn)生使檔案工作發(fā)生了質(zhì)的變化，一改傳統(tǒng)的手工操作為電子文件，變被動(dòng)工作為主動(dòng)工作，利用先進(jìn)的設(shè)備、科學(xué)的方法和手段，極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，電子時(shí)代的高校檔案工作者不再始終面對(duì)檔案本身實(shí)施一系列管理活動(dòng)，而是直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、館藏超時(shí)空化、服務(wù)有線化”，利用者足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文，既方便又快捷，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。
三、高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的對(duì)策與措施
服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新，從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變。檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的內(nèi)容是多方面的，高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來(lái)便萬(wàn)事大吉，而是要充分挖掘自身潛能，通過(guò)不斷完善、豐富、創(chuàng)新工作內(nèi)容，推動(dòng)服務(wù)工作向高水平、高層次發(fā)展。近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。檔案工作從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，已成為一種必然的趨勢(shì)。檔案的價(jià)值在于被利用，高校的檔案資源就像一座寶庫(kù)。高校檔案工作者要實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的創(chuàng)新，很重要的一點(diǎn)就是要堅(jiān)持“以利用為中心”的檔案工作指導(dǎo)方針，加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，以服務(wù)方式的主動(dòng)性、提供信息的系統(tǒng)性、編研成果的創(chuàng)造性等優(yōu)勢(shì)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的很多領(lǐng)域發(fā)揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發(fā)揮檔案資源作用，適時(shí)把相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化成編研成果，直接為高校的中心工作服務(wù)，從而使編研成果發(fā)揮出最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
服務(wù)方式創(chuàng)新，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。新時(shí)期高校檔案部門(mén)應(yīng)立足館藏、面向未來(lái)，大膽改革現(xiàn)有的高校檔案管理模式，在檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化、開(kāi)放性上下大力氣，建立管理科學(xué)、反應(yīng)敏捷、運(yùn)行靈活的管理體制，改變“重保管、輕利用”的做法，將重點(diǎn)放在檔案資源的開(kāi)發(fā)利用上，努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的社會(huì)化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。檔案管理者要強(qiáng)化參與意識(shí)，在校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下，緊緊圍繞學(xué)校的中心工作，積極參與學(xué)校的重大活動(dòng)，及時(shí)了解、掌握學(xué)校發(fā)展動(dòng)態(tài)，經(jīng)常深入教學(xué)、科研第一線，熟悉教研業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容，了解和掌握教職工對(duì)檔案信息的利用和需求，有針對(duì)性地開(kāi)展信息服務(wù)工作。同時(shí)，在檔案主管部門(mén)的協(xié)調(diào)下，加強(qiáng)高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作，廣泛開(kāi)展聯(lián)機(jī)檢索等業(yè)務(wù)，互通信息，促進(jìn)交流，改變各自為政的局面，優(yōu)化檔案信息資源配置，聯(lián)合搞好信息資源開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)資源共享。
服務(wù)手段創(chuàng)新，由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。服務(wù)手段的創(chuàng)新是檔案服務(wù)工作創(chuàng)新的載體，隨著計(jì)算機(jī)和多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加速融合發(fā)展，數(shù)字化檔案館的建設(shè)是21世紀(jì)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)。因此，必須加快檔案信息化建設(shè)步伐，把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段運(yùn)用到高校檔案管理工作中去，改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。檔案工作人員要借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，對(duì)文字、聲音、圖像等各種形式的信息統(tǒng)一進(jìn)行處理、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn)，從而改變傳統(tǒng)的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現(xiàn)方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者。同時(shí)，加強(qiáng)檔案館信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在因特網(wǎng)上建立檔案信息主頁(yè)，搞好網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，讓“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息；按照信息化標(biāo)準(zhǔn)建成的檔案館，能夠存儲(chǔ)大量各種形式的信息，用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便地獲得這些信息，并且其信息存儲(chǔ)和用戶訪問(wèn)不受地域限制。這種檔案館信息網(wǎng)絡(luò)能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲(chǔ)管理和查詢(xún)集成在一起，使這些信息得到最大限度的利用，從而改變過(guò)去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發(fā)放圍墻之內(nèi)的不利狀況。
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論文摘要:隨著電子計(jì)算機(jī)、電子載體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展,高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新要實(shí)行“三個(gè)轉(zhuǎn)變”:一是服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新,從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變;二是服務(wù)方式的創(chuàng)新,由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變;三是服務(wù)手段的創(chuàng)新,由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。
隨著高科技的迅猛發(fā)展,我們已進(jìn)入一個(gè)電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時(shí)代,以電子信息為核心的高科技突飛猛進(jìn)并日益深入地影響到人們生活、學(xué)習(xí)和工作的方方面面。在新的歷史時(shí)期,高校檔案事業(yè)作為社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分,務(wù)必迅速、有效地提供檔案材料,為學(xué)校的教學(xué)、科研和黨政管理等項(xiàng)工作服務(wù),充分發(fā)揮學(xué)校檔案在教育事業(yè)中的作用。因此,高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新已是勢(shì)在必行。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務(wù)創(chuàng)新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識(shí)的載體之一,匯集著大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用,對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)具有重要的推進(jìn)作用。高校作為國(guó)家科研的重要基地、培養(yǎng)高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的搖籃,在廣大教學(xué)、科研人員的實(shí)踐中產(chǎn)生了大量的科研成果,并成為高校檔案部門(mén)保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開(kāi)發(fā)利用起來(lái),才能體現(xiàn)它們應(yīng)有的價(jià)值。
高校檔案形成于高校各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面,是反映學(xué)校歷史面貌和發(fā)展變化的真實(shí)記錄。實(shí)踐證明,高校檔案對(duì)于推動(dòng)教育改革、提高教育教學(xué)質(zhì)量、科學(xué)管理學(xué)校、開(kāi)展教學(xué)研究、提高工作效率、維護(hù)學(xué)校權(quán)益、展示學(xué)校輝煌業(yè)績(jī)等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,是高校管理不可缺少的環(huán)節(jié),也是衡量一所高校管理水平高低的重要標(biāo)志。這個(gè)環(huán)節(jié)的好壞,直接關(guān)系到學(xué)校建設(shè)的整體風(fēng)貌。檔案工作者的任務(wù)就是科學(xué)地管理檔案,有的放矢地開(kāi)發(fā)檔案信息資源,以滿足學(xué)校各類(lèi)人員對(duì)檔案信息的需求。然而,目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導(dǎo)地位,各高校的檔案利用率仍很低,多數(shù)珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨屈a href=//shici.7139.com/2654/ target=_blank class=infotextkey>宋詞丁鋇慕錐?掩埋在歷史的灰塵之下。
高校檔案作為一種客觀實(shí)體,它的作用發(fā)揮并不是主動(dòng)的,而是潛在的,需要通過(guò)人的勞動(dòng),通過(guò)一定的科學(xué)的工作方法來(lái)管理、開(kāi)發(fā)才能發(fā)揮出來(lái)。為此,高校檔案管理部門(mén)必須以新時(shí)期高度發(fā)展的電子科技為依托,實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新,從社會(huì)需要、學(xué)校需要的角度出發(fā),以學(xué)校內(nèi)外的利用者為服務(wù)對(duì)象,以庫(kù)藏檔案信息為服務(wù)內(nèi)容,以多種服務(wù)方式為手段,為檔案的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造一個(gè)廣闊的空間,實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。
二、電子時(shí)代的到來(lái)為高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新提供了技術(shù)支撐
一是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及。檔案的手工操作速度慢,不能適應(yīng)人們的要求。當(dāng)今時(shí)代,計(jì)算機(jī)已深入到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域,在檔案工作中,計(jì)算機(jī)的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史,大量簡(jiǎn)單、重復(fù)的手工勞動(dòng)逐漸由計(jì)算機(jī)取代,大大提高了工作效率。此外,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、激光掃描技術(shù)也為檔案工作的創(chuàng)新提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。
二是新的電子載體(材料)的出現(xiàn)和應(yīng)用。紙張?jiān)谝欢螘r(shí)間里幾乎是檔案工作唯一的載體,錄音帶、錄像帶只是鳳毛麟角。20世紀(jì)80年代后,新型載體大量出現(xiàn),如磁帶、磁盤(pán)、激光視盤(pán)、電子文件以及數(shù)碼相機(jī)拍攝的圖像數(shù)據(jù)等。電子載體的應(yīng)用使檔案管理的手段從紙質(zhì)走向電子媒介,過(guò)去的一些紙質(zhì)資料被現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)所替代。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、處理速度快、輸出形式多樣的強(qiáng)大功能,使檔案信息服務(wù)更完善、更便捷。
三是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用。高校的優(yōu)勢(shì)在于具有完善的校園網(wǎng),校園網(wǎng)的產(chǎn)生使檔案工作發(fā)生了質(zhì)的變化,一改傳統(tǒng)的手工操作為電子文件,變被動(dòng)工作為主動(dòng)工作,利用先進(jìn)的設(shè)備、科學(xué)的方法和手段,極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比,電子時(shí)代的高校檔案工作者不再始終面對(duì)檔案本身實(shí)施一系列管理活動(dòng),而是直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理和傳輸,真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、館藏超時(shí)空化、服務(wù)有線化”,利用者足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文,既方便又快捷,實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。
三、高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的對(duì)策與措施
服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新,從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變。檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的內(nèi)容是多方面的,高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來(lái)便萬(wàn)事大吉,而是要充分挖掘自身潛能,通過(guò)不斷完善、豐富、創(chuàng)新工作內(nèi)容,推動(dòng)服務(wù)工作向高水平、高層次發(fā)展。近年來(lái),隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展,高校的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。檔案工作從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變,已成為一種必然的趨勢(shì)。檔案的價(jià)值在于被利用,高校的檔案資源就像一座寶庫(kù)。高校檔案工作者要實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的創(chuàng)新,很重要的一點(diǎn)就是要堅(jiān)持“以利用為中心”的檔案工作指導(dǎo)方針,加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環(huán)節(jié),以服務(wù)方式的主動(dòng)性、提供信息的系統(tǒng)性、編研成果的創(chuàng)造性等優(yōu)勢(shì)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的很多領(lǐng)域發(fā)揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發(fā)揮檔案資源作用,適時(shí)把相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化成編研成果,直接為高校的中心工作服務(wù),從而使編研成果發(fā)揮出最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
服務(wù)方式創(chuàng)新,由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。新時(shí)期高校檔案部門(mén)應(yīng)立足館藏、面向未來(lái),大膽改革現(xiàn)有的高校檔案管理模式,在檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化、開(kāi)放性上下大力氣,建立管理科學(xué)、反應(yīng)敏捷、運(yùn)行靈活的管理體制,改變“重保管、輕利用”的做法,將重點(diǎn)放在檔案資源的開(kāi)發(fā)利用上,努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的社會(huì)化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。檔案管理者要強(qiáng)化參與意識(shí),在校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下,緊緊圍繞學(xué)校的中心工作,積極參與學(xué)校的重大活動(dòng),及時(shí)了解、掌握學(xué)校發(fā)展動(dòng)態(tài),經(jīng)常深入教學(xué)、科研第一線,熟悉教研業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容,了解和掌握教職工對(duì)檔案信息的利用和需求,有針對(duì)性地開(kāi)展信息服務(wù)工作。同時(shí),在檔案主管部門(mén)的協(xié)調(diào)下,加強(qiáng)高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作,廣泛開(kāi)展聯(lián)機(jī)檢索等業(yè)務(wù),互通信息,促進(jìn)交流,改變各自為政的局面,優(yōu)化檔案信息資源配置,聯(lián)合搞好信息資源開(kāi)發(fā),實(shí)現(xiàn)資源共享。
服務(wù)手段創(chuàng)新,由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。服務(wù)手段的創(chuàng)新是檔案服務(wù)工作創(chuàng)新的載體,隨著計(jì)算機(jī)和多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加速融合發(fā)展,數(shù)字化檔案館的建設(shè)是21世紀(jì)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)。因此,必須加快檔案信息化建設(shè)步伐,把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段運(yùn)用到高校檔案管理工作中去,改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。檔案工作人員要借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù),對(duì)文字、聲音、圖像等各種形式的信息統(tǒng)一進(jìn)行處理、存儲(chǔ),實(shí)現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn),從而改變傳統(tǒng)的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現(xiàn)方式,將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者。同時(shí),加強(qiáng)檔案館信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),在因特網(wǎng)上建立檔案信息主頁(yè),搞好網(wǎng)絡(luò)化服務(wù),讓“死檔案”變成“活資源”,為利用者提供豐富鮮活的檔案信息;按照信息化標(biāo)準(zhǔn)建成的檔案館,能夠存儲(chǔ)大量各種形式的信息,用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便地獲得這些信息,并且其信息存儲(chǔ)和用戶訪問(wèn)不受地域限制。這種檔案館信息網(wǎng)絡(luò)能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲(chǔ)管理和查詢(xún)集成在一起,使這些信息得到最大限度的利用,從而改變過(guò)去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發(fā)放圍墻之內(nèi)的不利狀況。
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【關(guān)鍵詞】金融檔案外包管理
隨著金融體制改革的不斷深化，金融業(yè)務(wù)迅猛發(fā)展，隨之產(chǎn)生了大量?jī)?nèi)容豐富、載體多樣的金融業(yè)務(wù)檔案。如何對(duì)金融檔案進(jìn)行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融風(fēng)險(xiǎn)、金融犯罪等，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。
一、檔案在金融機(jī)構(gòu)管理中的重要作用
金融檔案是指各金融機(jī)構(gòu)在工作中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。包括：各金融機(jī)構(gòu)文書(shū)部門(mén)產(chǎn)生的文書(shū)檔案；會(huì)計(jì)、基建部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案；信貸部門(mén)產(chǎn)生的信貸檔案；客戶辦理業(yè)務(wù)時(shí)留存的各類(lèi)表單、資料、合同以及其他工作中產(chǎn)生的文字、圖表、光盤(pán)、磁盤(pán)等材料。金融機(jī)構(gòu)的文書(shū)檔案中有工作計(jì)劃、目標(biāo)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、總結(jié)、業(yè)務(wù)文件材料等等，具有一定的機(jī)密性，對(duì)金融機(jī)構(gòu)的管理起著重要的指導(dǎo)作用。金融機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案種類(lèi)包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證及其他類(lèi)，是金融機(jī)構(gòu)籌措資金、發(fā)放貸款或內(nèi)部財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生的，真實(shí)反映了金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的過(guò)程，反映了金融機(jī)構(gòu)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理的狀況，這些重要的會(huì)計(jì)資料如發(fā)生丟失、損毀等現(xiàn)象，將會(huì)給國(guó)家和金融機(jī)構(gòu)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。金融機(jī)構(gòu)的信貸檔案是金融機(jī)構(gòu)在辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的，記錄和反映信貸業(yè)務(wù)的重要文件和憑據(jù)，它是金融機(jī)構(gòu)防范信貸風(fēng)險(xiǎn)、依法收貸、化解不良資產(chǎn)和減少損失的重要依據(jù)。金融機(jī)構(gòu)其他各類(lèi)檔案也是金融機(jī)構(gòu)的重要?dú)v史資料，對(duì)金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理起著舉足輕重的作用。
金融是經(jīng)濟(jì)的核心，金融檔案是金融機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的歷史記錄，它與金融機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)管理活動(dòng)是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產(chǎn)生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機(jī)構(gòu)帶來(lái)的資金風(fēng)險(xiǎn)中，有著不可替代的作用。
二、金融機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀
（一）基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)
檔案庫(kù)房是保存檔案的場(chǎng)所和基礎(chǔ)設(shè)施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)還要求配備設(shè)施包括消防設(shè)施、空氣調(diào)節(jié)設(shè)施、專(zhuān)用檔案裝具、監(jiān)控防盜設(shè)施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數(shù)金融機(jī)構(gòu)沒(méi)有符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，而如果金融機(jī)構(gòu)自行建造符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，需要大量的財(cái)力、物力，因此金融機(jī)構(gòu)往往利用辦公用房作為檔案庫(kù)房，導(dǎo)致有的金融機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的檔案庫(kù)房面積偏小，防火、防盜、防潮等設(shè)施不全；有的金融機(jī)構(gòu)檔案庫(kù)接近水源，檔案受潮、霉變情況時(shí)有發(fā)生；有的金融機(jī)構(gòu)辦公、閱檔、庫(kù)房合并使用，用紙箱、麻袋來(lái)裝重要的檔案資料；有的金融機(jī)構(gòu)甚至將檔案和雜物堆放在一起，導(dǎo)致重要的檔案資料被當(dāng)作廢品賣(mài)掉等情況的出現(xiàn)。
（二）管理機(jī)制不健全
金融機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都是為金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)的，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案應(yīng)該是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體，是金融機(jī)構(gòu)多方面、多層次信息的體現(xiàn)，反映了金融機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學(xué)又不利于金融機(jī)構(gòu)發(fā)展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數(shù)金融機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)了檔案的真正集中管理，大多金融機(jī)構(gòu)各類(lèi)檔案往往按形成部門(mén)和檔案來(lái)源分散保管，比如：文書(shū)檔案由辦公室保管，會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門(mén)保管，信貸檔案由信貸部門(mén)保管，其他檔案也由產(chǎn)生部門(mén)自行保管，分支機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案也由分支機(jī)構(gòu)的內(nèi)設(shè)各部門(mén)分頭保管，沒(méi)有將本單位所形成的檔案按整體來(lái)進(jìn)行管理，更缺乏統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。這些情況勢(shì)必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對(duì)較弱，也容易出現(xiàn)人為方面的問(wèn)題。因此制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃，采用統(tǒng)一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。
（三）制度建設(shè)滯后
檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標(biāo)志之一。金融機(jī)構(gòu)制定規(guī)范的檔案工作制度，對(duì)自身檔案工作起著約束和導(dǎo)向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。由于金融行業(yè)的特點(diǎn)，目前金融機(jī)構(gòu)各類(lèi)檔案的具體要求各不相同，各門(mén)類(lèi)檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設(shè)上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內(nèi)容不全，沒(méi)有涉及檔案的統(tǒng)計(jì)、保密、利用等方面內(nèi)容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現(xiàn)成制度的情況，不符合本單位實(shí)際，不便于執(zhí)行；有的單位長(zhǎng)期以來(lái)沿用老的檔案管理制度，不注意對(duì)制度的完善修改，使制度的規(guī)定脫離了實(shí)際，不能起到規(guī)范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機(jī)構(gòu)檔案管理執(zhí)行上級(jí)單位的標(biāo)準(zhǔn)，有的金融機(jī)構(gòu)則執(zhí)行地方檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，有的金融機(jī)構(gòu)則執(zhí)行了長(zhǎng)期以來(lái)形成的習(xí)慣做法，使得檔案規(guī)范化管理步履艱難。
（四）檔案人員素質(zhì)不高
檔案人員的素質(zhì)如何，直接影響到檔案質(zhì)量的好壞。金融機(jī)構(gòu)檔案管理人員大多都是身兼數(shù)職，變動(dòng)頻繁，新手多，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案理論知識(shí)，沒(méi)有更多的精力投入到檔案管理中,檔案管理都是一個(gè)人摸索著干，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，加上制度建設(shè)不完善的問(wèn)題，在檔案整理上往往出現(xiàn)分類(lèi)、整理規(guī)則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無(wú)規(guī)律可循，檔案編號(hào)錯(cuò)號(hào)、漏號(hào)、跳號(hào)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，應(yīng)該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿足于檔案不丟失，裝進(jìn)袋子、鎖進(jìn)柜子，停留在你查我調(diào)的階段，更不要說(shuō)去對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，研究檔案的開(kāi)發(fā)利用等了。
三、解決金融機(jī)構(gòu)檔案管理困境的途徑
隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)金融的不斷發(fā)展，金融機(jī)構(gòu)檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問(wèn)題。紙質(zhì)檔案海量增長(zhǎng)，受到場(chǎng)地與資金限制，檔案堆積如山,金融機(jī)構(gòu)每年需花費(fèi)大量的人力、物力去整理、維護(hù);由于庫(kù)房緊張,檔案占用辦公室的面積，為此金融機(jī)構(gòu)要付出昂貴的租金或同值的機(jī)會(huì)成本；由于人手不足、無(wú)專(zhuān)業(yè)人才等問(wèn)題導(dǎo)致了金融機(jī)構(gòu)對(duì)其自身產(chǎn)生的金融檔案無(wú)精力進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理；檔案的管理不善，導(dǎo)致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經(jīng)濟(jì)損失，影響金融機(jī)構(gòu)的業(yè)績(jī)和管理。而要建立一個(gè)規(guī)范的，符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，對(duì)于單個(gè)的金融機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)耗時(shí)、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業(yè)務(wù)的檔案管理人員也將直接影響金融機(jī)構(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)能力。因此，無(wú)標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房、整理不規(guī)范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現(xiàn)階段金融機(jī)構(gòu)檔案管理普遍存在的問(wèn)題。
“新木桶理論”主張經(jīng)濟(jì)主體要找準(zhǔn)自己的經(jīng)營(yíng)優(yōu)勢(shì)，也就是做你最擅長(zhǎng)的，其余的則交給別人。追求低成本高回報(bào)是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國(guó)際金融業(yè)正通過(guò)金融服務(wù)外包的方式實(shí)踐著這一規(guī)則。金融服務(wù)外包作為一個(gè)新興行業(yè)，正在全球化的背景下迅猛發(fā)展。追求低成本高回報(bào)是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國(guó)際金融業(yè)正通過(guò)金融服務(wù)外包的方式實(shí)踐著這一規(guī)則。專(zhuān)業(yè)化的外包服務(wù)分工與運(yùn)作可以產(chǎn)生規(guī)模效益，對(duì)客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節(jié)約、質(zhì)量的提高、服務(wù)速度的加快，以及使企業(yè)更多關(guān)注于核心業(yè)務(wù)，更有效地分配和使用資源。
金融機(jī)構(gòu)可以將其非核心業(yè)務(wù)中的檔案管理業(yè)務(wù)交給專(zhuān)業(yè)的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行集中管理，中介服務(wù)機(jī)構(gòu)全面地、綜合地運(yùn)用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進(jìn)行整合，使得金融檔案管理規(guī)范、便于利用，使金融機(jī)構(gòu)可以節(jié)約成本，集中優(yōu)勢(shì)資源發(fā)展核心業(yè)務(wù)，優(yōu)化其市場(chǎng)戰(zhàn)略，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)。金融機(jī)構(gòu)檔案的外包管理，最大優(yōu)勢(shì)在于通過(guò)一定的專(zhuān)業(yè)分工，獲得外部規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，讓金融機(jī)構(gòu)更多關(guān)注核心業(yè)務(wù)，繼而實(shí)現(xiàn)節(jié)約生產(chǎn)成本，獲得利潤(rùn)最大化的目標(biāo)。因此檔案外包集中管理成為解決金融機(jī)構(gòu)檔案管理難題的唯一出路。
四、國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)
在國(guó)外，檔案中介業(yè)已經(jīng)發(fā)展得相當(dāng)成熟，并形成了一套公認(rèn)的運(yùn)作規(guī)則和模式。美國(guó)的商業(yè)性文件中心就是由私人創(chuàng)辦的檔案寄存機(jī)構(gòu)，配有現(xiàn)代化的文件存儲(chǔ)設(shè)施，專(zhuān)門(mén)為企業(yè)提供檔案的寄存服務(wù)，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國(guó)銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設(shè)立的Viewpoint Archive Service公司可以說(shuō)是應(yīng)運(yùn)檔案管理業(yè)務(wù)外包而產(chǎn)生的一種新型檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，它專(zhuān)門(mén)提供支票影像檔案的存儲(chǔ)與查詢(xún)服務(wù)。2002年底，美國(guó)第三大信息管理與檔案文件保管企業(yè)Guarantee公司進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)，向社會(huì)提供全方位的檔案文件保管寄存服務(wù)。
在國(guó)內(nèi)，也有不少檔案中介組織為社會(huì)提供檔案的整理、裝訂、保管等服務(wù)。1993就已成立的上海檔案咨詢(xún)服務(wù)中心，是我國(guó)較早的一家檔案中介機(jī)構(gòu)；北京碧海蘭臺(tái)咨詢(xún)有限公司、福建省文件檔案管理服務(wù)中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機(jī)構(gòu)也承擔(dān)了大量的檔案勞務(wù)性工作。西安銀博科技發(fā)展公司數(shù)據(jù)信息中心是主要從事銀行、政府機(jī)構(gòu)和大中型企事業(yè)單位文件檔案的數(shù)字化工程及后續(xù)維護(hù)與加工服務(wù)的機(jī)構(gòu)。近年來(lái)，他們先后為多家單位提供檔案數(shù)據(jù)的掃描錄入服務(wù)，包括建行陜西省分行會(huì)計(jì)稽核中心的掃描補(bǔ)錄、個(gè)人住房檔案合同收件及掃描、個(gè)人貸款檔案掃描錄入等外包服務(wù)。
五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式
雖然上述檔案中介機(jī)構(gòu)的成立解決了一些單位、部門(mén)檔案外包的需求，但專(zhuān)門(mén)為金融機(jī)構(gòu)服務(wù)的檔案中介機(jī)構(gòu)還是寥寥無(wú)幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩(wěn)定性等問(wèn)題，對(duì)將重要的檔案資料交給社會(huì)上一般的檔案中介機(jī)構(gòu)，金融機(jī)構(gòu)也還存在著擔(dān)憂與顧慮。2008年，具有金融服務(wù)職能的人民銀行南京分行營(yíng)業(yè)管理部所屬南京金融票據(jù)中心為南京地區(qū)金融機(jī)構(gòu)建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務(wù)平臺(tái)，積極主動(dòng)開(kāi)展金融檔案管理服務(wù)，為金融機(jī)構(gòu)提供了較更完善的金融檔案外包服務(wù)。
（一）為金融機(jī)構(gòu)提供多種檔案管理服務(wù)
金融檔案管理中心提供的檔案管理服務(wù)包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫(kù)房和裝具進(jìn)行存放，并負(fù)責(zé)庫(kù)房的日常管理，檔案的整理、調(diào)閱等由寄存者負(fù)責(zé)。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進(jìn)行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號(hào)、編制目錄、檔案調(diào)閱以及日常管理等服務(wù)。
（二）檔案寄存、托管的程序
金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價(jià)值，二是要自愿。接收的程序是：金融機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，檔案中心對(duì)金融機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量、種類(lèi)、寄存或托管時(shí)間以及費(fèi)用等進(jìn)行確認(rèn)并接受申請(qǐng)；雙方根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定，訂立檔案寄存、托管協(xié)議并簽名蓋章，明確雙方權(quán)利與義務(wù)；清點(diǎn)檔案數(shù)量、檔案的所屬年度、種類(lèi)、保管方式、密級(jí)等進(jìn)行清點(diǎn)檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據(jù)移交方確定的檔案數(shù)量、種類(lèi)、移交時(shí)間辦理交接手續(xù)。
（三）檔案的管理
1.檔案庫(kù)房硬件設(shè)施符合要求。檔案管理中心檔案庫(kù)房按照《中華人民共和國(guó)建筑工業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》乙級(jí)檔案館標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，配備了檔案密集架、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)防霉藥物、防鼠板等設(shè)備和物品，并在庫(kù)區(qū)內(nèi)設(shè)置24小時(shí)數(shù)字化視頻監(jiān)控錄像系統(tǒng)和防盜報(bào)警裝置及消防設(shè)施，達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)“八防”要求。
2.建立了檔案管理各類(lèi)制度。根據(jù)國(guó)家及省市各級(jí)檔案管理規(guī)定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務(wù)管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》、《檔案移交制度》、《庫(kù)房管理制度》、《庫(kù)區(qū)安全制度》等十幾項(xiàng)制度辦法；同時(shí)還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫(kù)房溫濕度登記簿、庫(kù)房檢查登記簿、庫(kù)房出入登記簿等一系列工作臺(tái)賬，將工作臺(tái)賬責(zé)任到人，保證了檔案管理的規(guī)范、安全、保密。
3.注重檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專(zhuān)以上學(xué)歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書(shū)和會(huì)計(jì)人員從業(yè)資格證書(shū)。每年檔案管理中心還對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議書(shū)，并組織他們參觀學(xué)習(xí)具有先進(jìn)管理檔案工作經(jīng)驗(yàn)的單位，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。
4.科學(xué)合理保管檔案。按金融機(jī)構(gòu)行業(yè)特征，檔案管理中心將托管檔案按機(jī)構(gòu)、年度、類(lèi)別等要素對(duì)檔案進(jìn)行整理、編號(hào)、造冊(cè)、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進(jìn)行登記，保證檔案能夠迅速準(zhǔn)確地查找到檔案。對(duì)寄存的檔案，實(shí)行封箱管理。金融機(jī)構(gòu)將檔案按年度分門(mén)別類(lèi)分別裝入專(zhuān)用檔案箱內(nèi)，每箱填寫(xiě)四張標(biāo)簽貼在箱子四面，標(biāo)簽內(nèi)容為寄存寄存單位名稱(chēng)、檔案種類(lèi)、箱號(hào)、箱內(nèi)卷數(shù)，備注等內(nèi)容。
（四）檔案的合理利用
寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權(quán)并未發(fā)生改變，只是將檔案暫時(shí)存放到了檔案管理中心。因此，對(duì)于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責(zé)任將保護(hù)好，同時(shí)也有義務(wù)保護(hù)檔案所有者的合法權(quán)益。
金融檔案管理中心為金融機(jī)構(gòu)提供的檔案查閱方式有現(xiàn)場(chǎng)查閱和遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查閱兩種。現(xiàn)場(chǎng)查閱時(shí)，金融機(jī)構(gòu)查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經(jīng)檔案管理中心工作人員核驗(yàn)無(wú)誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監(jiān)控設(shè)施的閱檔室內(nèi)進(jìn)行，查閱過(guò)程中，檔案管理中心的工作人員有權(quán)監(jiān)督查閱人員使用檔案的全過(guò)程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進(jìn)行修改、涂改等。查閱、復(fù)印檔案都必須進(jìn)行登記。遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查閱需要金融機(jī)構(gòu)首先要向檔案管理中心提出申請(qǐng)，登記用戶名使用人、身份證件及號(hào)碼、經(jīng)所在單位蓋章確認(rèn)后由檔案管理中心為其分配用戶名和初始密碼。在進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱時(shí)，首先填寫(xiě)遠(yuǎn)程查閱單，由檔案管理中心對(duì)需要查閱的檔案進(jìn)行掃描后存入檔案管理系統(tǒng)并通知查閱者進(jìn)行查閱，遠(yuǎn)程查閱時(shí)需要對(duì)該份檔案的查閱有效期做出規(guī)定。已經(jīng)寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經(jīng)金融機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字并經(jīng)單位蓋章，規(guī)定歸還時(shí)間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經(jīng)過(guò)寄存、托管單位同意，開(kāi)具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進(jìn)行查閱，確保金融機(jī)構(gòu)檔案的絕對(duì)安全。
六、建立檔案管理外包中心應(yīng)注意的問(wèn)題
建立統(tǒng)一的檔案管理中心，可以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢(shì)，采用高科技的檔案管理手段，降低檔案管理成本，從而使金融機(jī)構(gòu)從繁瑣的檔案管理工作中解脫出來(lái)、專(zhuān)注于核心業(yè)務(wù)，這是南京金融票據(jù)中心最初建立檔案管理中心這一服務(wù)平臺(tái)的初衷。經(jīng)過(guò)三年的發(fā)展，檔案管理中心目前已為南京地區(qū)十三家金融機(jī)構(gòu)提供了檔案管理的外包服務(wù)，檔案的品種從最初的單純的金融會(huì)計(jì)憑證管理發(fā)展到了會(huì)計(jì)檔案中的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿以及信貸檔案、客戶資料等，檔案的數(shù)量也達(dá)到了四百多萬(wàn)卷。由此看來(lái)，對(duì)于檔案管理的外包，金融機(jī)構(gòu)的需求量還很大。自南京金融檔案管理中心這一服務(wù)平臺(tái)建成以來(lái)，已有全國(guó)各地多家金融票據(jù)中心前來(lái)參觀學(xué)習(xí)。金融服務(wù)是人民銀行的重要職責(zé)之一，各地金融票據(jù)中心應(yīng)抓住這一契機(jī)，建立統(tǒng)一的檔案管理外包中心，向各金融機(jī)構(gòu)提供包括會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)的各種檔案管理服務(wù)，切實(shí)解決金融機(jī)構(gòu)的后顧之憂，真正體現(xiàn)央行金融服務(wù)內(nèi)涵。
一、檔案管理服務(wù)意識(shí)的轉(zhuǎn)變
社會(huì)變革和生產(chǎn)方式的改變促使我們必須進(jìn)行改變，一改以前服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽層脩糇灾鬟x擇提出需求，在平臺(tái)的端口界面設(shè)置篩選項(xiàng)目，方便用戶選擇，更快、更精準(zhǔn)的查找所需信息，并能夠通過(guò)用戶習(xí)慣進(jìn)行一定的推測(cè)，挑選一些用戶感興趣的信息。產(chǎn)出具有創(chuàng)新特色的信息服務(wù)，能夠更好地博得用戶喜愛(ài)。
二、檔案管理服務(wù)方式和功能的轉(zhuǎn)變