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導(dǎo)語：在檔案信息化建議的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
[關(guān)鍵詞]施工企業(yè)； 檔案管理； 運用； 創(chuàng)新
中圖分類號：G276 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）45-0209-01
引言
工程檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項目管理工作的真實過程，是工程建設(shè)過程中形成的歷史記錄，是工程管理的重要組成部分，因此，如何加強基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程質(zhì)量的一項非常重要的工作。
一、工程檔案管理存在的問題
（一）檔案管理意識不強
項目主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對基建檔案重要性缺乏足夠的思想認(rèn)識，學(xué)習(xí)宣傳落實的主動性不高，對《檔案法》知之甚少，加上基建工程隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，檔案管理職責(zé)沒有落實到具體人員，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，各行其是，造成檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清。此外，由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范。
（二）管理力量薄弱，設(shè)施不齊全
許多單位沒有建立工程檔案管理部門，工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設(shè)立專、兼職檔案人員。沒有專門的檔案工作場所，工程資料不能及時完整的整理歸檔，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。造成了對全局性和局部性情況掌握不靈、史料鑒定滯后，電子文件、信息化管理無從下手等問題，完全不能達(dá)到社會多元化的要求。
（三）工程檔案的管理不能適應(yīng)信息化建設(shè)的需要
信息化管理要求對包括紙質(zhì)檔案、聲像檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲。目前工程檔案管理仍停留在只對本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，不能適應(yīng)信息化及工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和水平。
二、加強工程檔案管理的建議：
（一）轉(zhuǎn)變觀念，增強對檔案重要性的認(rèn)識
樹立全局意識，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門要高度重視、積極配合，通過檔案利用實例，突出檔案管理的重要性，充分調(diào)動檔案人員工作的積極性和責(zé)任感，使廣大基建工程參與者及檔案資料利用者逐步認(rèn)識到檔案和檔案工作的重要性。
（二）完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案規(guī)章制度
根據(jù)工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機構(gòu)，配備專職檔案人員，并做好培訓(xùn)工作、宣傳工作，明確各自管理職責(zé)、權(quán)限，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。將工程施工文件歸檔工作列入到工程項目考核標(biāo)準(zhǔn)中，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。
（三）提高檔案信息化管理水平
1、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
配備計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。對紙質(zhì)檔案、照片、各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲。
2、提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)
建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。檔案工作人員要學(xué)習(xí)計算機和信息管理方面的知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。加強檔案學(xué)科的學(xué)術(shù)研究，進行必要的業(yè)內(nèi)學(xué)術(shù)交流，在學(xué)術(shù)思想交流所碰撞出的火花中探討更加科學(xué)、合理的檔案信息化建設(shè)體系。
3、采用先進的技術(shù)防護手段
建立一套有效的信息加密技術(shù)，安裝防病毒軟件和防火墻。的電子檔案采用移動插拔方式，以確保電子檔案信息的安全。
4、注重質(zhì)量，突出特色。首先應(yīng)該提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，完善信息化系統(tǒng)中傳輸平臺、采集平臺、存貯平臺、應(yīng)用平臺等子系統(tǒng)的功能；其次要突出特色，根據(jù)不同情況制定適合自身的檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略。
（四）、營造良好的電子檔案存放環(huán)境
1、保證電子檔案的原始性：電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術(shù)難度較大。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認(rèn)，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計算機內(nèi)存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被刪改，復(fù)制或纂改內(nèi)容都很難被識別。
2、保證電子檔案載體的物理安全。通常情況下電子檔案存儲在磁、光介質(zhì)上，這樣就必須創(chuàng)造一個適合于磁、光介質(zhì)保存的溫濕度環(huán)境。適當(dāng)?shù)臏貪穸瓤梢员苊馀蛎涀冃?，變脆老化。電子檔案存放的載體應(yīng)直立排放、避光、防塵、防變形，同時遠(yuǎn)離強磁場和有害氣體。
3、對電子檔案載體定期進行有效地檢測與維護。電子檔案載體受到環(huán)境的不良影響，應(yīng)定期檢測保存的電子檔案載體，及時處理存在的問題，保證電子檔案的安全性。檢測的過程應(yīng)注意電子檔案載體的外觀，查看其是否有損壞或變形，有無霉斑等；對其進行邏輯檢測，應(yīng)使用專業(yè)檢測軟件進行讀寫校驗，在遇到出錯的載體，應(yīng)及時進行修正，保證檢測的操作規(guī)范，不能出現(xiàn)人為損壞。
4、做好備份工作。由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件可變性的特點，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這需要切實做好以下兩個方面的備份：一方面要建立多套備份，一式兩份或一式三份，并分開保管，以免電子檔案載體意外損壞；另一方面針對電子檔案載體壽命短的特點，最好每隔三年進行一次保護性復(fù)制。
5、對一些重要的電子文件，要有相應(yīng)的紙質(zhì)文件。由于電子文件檔案的虛擬性和依賴性，假如發(fā)生意外或特殊情況（比如戰(zhàn)爭、長時間停電、病毒感染等），致使電子文件賴以存在的計算機系統(tǒng)無法正常工作，那時我們對存在磁盤、光盤等載體上的電子檔案將是束手無策。
結(jié)束語
充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。對施工過程中產(chǎn)生的技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，要積極進行檔案編研，提高檔案利用價值。利用計算機和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。緊緊圍繞企業(yè)的施工生產(chǎn)經(jīng)營工作，使檔案資料源于施工生產(chǎn)，服務(wù)于施工生產(chǎn)。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；信息化建設(shè)；問題；建議
在學(xué)校管理的各項工作中，檔案管理是其中較為重要的一部分。隨著教育改革進程的加快，學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理在應(yīng)用的過程中表現(xiàn)出了種種弊病，這種種弊病的解決在很大程度上依賴于學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)。但是由于學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)發(fā)展的時間較短，其中存在的弊病較多，因此，探究其信息化建設(shè)中的問題，提出相應(yīng)的改進建議，對實現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展具有重要的意義。
一、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容
學(xué)校檔案管理信息化指的是以發(fā)揮檔案的憑證作用為基礎(chǔ)，充分發(fā)揮檔案的信息功能，促使檔案內(nèi)容實現(xiàn)數(shù)字化，促使檔案傳遞實現(xiàn)信息化。其中檔案管理信息化的含義有三層：其一，促使檔案內(nèi)容實現(xiàn)數(shù)字化，以便于信息的讀取與存儲；其二，實現(xiàn)檔案信息傳遞、接收、儲存、利用的一體化，提升操作的便利性；第三，實現(xiàn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化，增強信息管理的便利性，提升信息的利用率。由此可知，學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)內(nèi)容也包括三個方面：第一，檔案信息數(shù)字化建設(shè)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)的含義是在掃描技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的支持下，以安全性、效益性和規(guī)范性為原則，將傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子檔案進行保存，從而構(gòu)成一個有結(jié)構(gòu)、有秩序的檔案信息庫。第二，檔案網(wǎng)站建設(shè)。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案管理機構(gòu)以公共信息服務(wù)網(wǎng)站為平臺，以網(wǎng)頁主頁的方式開展檔案宣傳工作、提供相關(guān)服務(wù)的服務(wù)型網(wǎng)站，其功能為交流、服務(wù)與宣傳，其構(gòu)成內(nèi)容為機構(gòu)信息、資源信息、工作信息和服用利用信息等。在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，檔案網(wǎng)站建設(shè)是重要步驟。第三，數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館是一種遠(yuǎn)程獲取檔案信息的方式，其建設(shè)的目的在于促使用戶能夠以便利快捷的方式獲取所需信息，其特點為：在功能方面其中心是存儲；在運行方面實現(xiàn)信息存取的網(wǎng)絡(luò)化；在存儲方面以無形的信息方法完成。
二、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的問題
學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的時間較短，其中存在的問題較多，具體分析如下：第一，重視程度較低。學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校的各項工作中受到的重視程度本來就比較低，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不完善，導(dǎo)致在其中投入的精力不足，投入的經(jīng)費不夠，與信息化建設(shè)相配套的基礎(chǔ)設(shè)施不健全，最終影響了學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的實現(xiàn)。第二，人才隊伍不健全。學(xué)校檔案管理人員長期使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，在檔案管理方面已經(jīng)形成定性思維，對信息化管理這種新型檔案管理方式的接受程度比較低，接受效率比較低。同時，因為相關(guān)的培訓(xùn)制度不健全，缺乏有效的培訓(xùn)激勵機制，使得原有的檔案管理人員出現(xiàn)固步自封的現(xiàn)象。再加之，專業(yè)的檔案信息化管理人員沒有實現(xiàn)有效的引進，人才隊伍不健全，最終影響了學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。第三，檔案管理制度不健全。受到檔案管理重視程度不足的影響，學(xué)校的檔案管理工作并沒有被納入政府工作體系，所以在學(xué)校檔案管理方面也沒有相關(guān)的規(guī)定，使得學(xué)校檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，影響了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，最終影響了檔案管理工作的信息化建設(shè)。
三、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的建議
針對上述問題，本文針對學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)提出以下建議：
第一，提升重視程度。首先，教育部門要針對學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)召集學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)召開相關(guān)會議，促使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重要性，端正學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對信息化建設(shè)的認(rèn)識，進而提升全體師生對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識，以在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持下在檔案管理信息化建設(shè)方面投入充足的精力、人力和物力，為檔案管理信息化建設(shè)的實現(xiàn)奠定良好的條件。
第二，完善人才隊伍建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，人才是決定檔案管理信息化建設(shè)效果的重中之重。在新形勢下，檔案管理人員不僅要做管理員，更好成為檔案信息的“數(shù)據(jù)庫”和“百事通”。為了達(dá)到這樣的要求，檔案管理員要主動提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，豐富自己的計算機應(yīng)用技能和數(shù)據(jù)庫能力，緊追檔案管理信息化建設(shè)的步伐。同時，學(xué)校要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期開展培訓(xùn)，號召全體檔案管理人員積極參與，并制訂定期考核計劃，對于未能通過考核的檔案管理員對其進行再教育，如再次考核不過關(guān)，就予以辭退處理。除此之外，學(xué)校檔案管理系統(tǒng)還要積極引進專業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)人才，做好信息化檔案系統(tǒng)的設(shè)計與維護工作，帶領(lǐng)全體檔案管理人員提升信息化建設(shè)素養(yǎng)，以最終建設(shè)一支高素養(yǎng)的信息化建設(shè)人才隊伍，以進一步推進檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐。
第三，完善制度建設(shè)。在學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)的過程中，對其產(chǎn)生阻礙的因素之一就是不規(guī)范的制度。建設(shè)規(guī)范的制度，要處理好標(biāo)準(zhǔn)化制度和規(guī)范化制度之間的關(guān)系，促使二者相互協(xié)調(diào)，共同進步。首先，要建設(shè)一個具有統(tǒng)一性的網(wǎng)絡(luò)目錄標(biāo)準(zhǔn)。因為檔案內(nèi)容較多，形式多樣，錄入標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致查閱困難。因此，要完善檔案管理的信息化建設(shè)就要統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以便提升檔案管理效率和查閱使用效率。其次，要建立一套較為完善的制度，比如建立電子檔案管理制度、重要場所的進出制度、電子檔案系統(tǒng)的安全運行制度等，以實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范管理。
第四，完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)。首先，要搭建一個學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)平臺，以《檔案法》的相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，規(guī)范檔案管理規(guī)章制度，對學(xué)校檔案進行分類處理；其次，要實現(xiàn)資源共享。學(xué)校檔案管理部門要聯(lián)合學(xué)校的其他部門制定檔案管理的聯(lián)合目錄，并形成完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以便于實現(xiàn)一體化管理，以便于實現(xiàn)資源共享。第五，完善硬件設(shè)備的配置。檔案管理的信息化建設(shè)在很大程度上依賴于硬件設(shè)備，因此，為了推進學(xué)校檔案管理信息化進程的實現(xiàn)，完善硬件設(shè)備配置是關(guān)鍵。檔案管理部門的相關(guān)人員要將所需的硬件設(shè)備進行統(tǒng)計，將其上報給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要盡快予以審批、撥款，完善硬件設(shè)備的配置，以完善檔案管理的信息化建設(shè)。
四、結(jié)語
隨著教育改革進程的加快，傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式在工作的過程中表現(xiàn)出了種種缺陷，不利于實現(xiàn)學(xué)校檔案的規(guī)范化管理，不利于提升檔案的利用水平。因此實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)具有重要意義。學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)包括三方面的內(nèi)容，分別是：檔案信息數(shù)字化建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)。目前存在的問題是重視程度較低、人才隊伍不健全、檔案管理制度不規(guī)范，針對這樣的問題，本文從提升重視程度、完善人才隊伍建設(shè)、規(guī)范制度建設(shè)、完善硬件配置、完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)五個方面對學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)進行了探究，具有一定的價值。
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案信息化；信息技術(shù)；人事檔案
中圖分類號：R197.3 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 16-0000-01
現(xiàn)在，醫(yī)院的檔案信息數(shù)量越來越多，檔案信息的載體也逐漸走向了多樣化，管理文檔趨于一體化，利用檔案信息則走向了網(wǎng)絡(luò)化，在這種情況下，檔案利用率越來越高，檔案利用也越來越迫切，那么傳統(tǒng)的檔案管理理論、模式等已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展，所以，我們必須加快醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)步伐。
一、醫(yī)院檔案管理信息化的內(nèi)容及實現(xiàn)意義
（一）醫(yī)院檔案信息化的基本內(nèi)容：（1）運用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。在檔案管理工作中，文書工作是基礎(chǔ)，是否可以處理好文書工作，對檔案的內(nèi)在質(zhì)量有著直接的影響。在新時代，我們每天都應(yīng)該用電腦把當(dāng)日的文件登記下來，在局域網(wǎng)里根據(jù)批次次序來傳閱，同時還要設(shè)置傳閱與催辦時間。利用網(wǎng)絡(luò)可以提高工作效率，并減輕檔案管理工作人員的工作量。（2）利用信息技術(shù)規(guī)范患者病歷檔案管理。在電腦中輸入各種手術(shù)的名稱，通過計算機來進行查詢分析，就可以把各種手術(shù)的綜合情況列出來。然后再利用局域網(wǎng)傳輸?shù)礁鱾€臨床科室，這樣就便于各個醫(yī)務(wù)工作人員在工作中及時地查閱資料。另外，利用信息化技術(shù)處理加工后的病案信息，還可以幫助醫(yī)務(wù)工作者對病例進行研究、總結(jié)并不斷改進自己的工作。
（二）醫(yī)院建立檔案信息化的現(xiàn)實醫(yī)院：（1）簡化工作程序，改善紙質(zhì)文檔的處理方式。在醫(yī)院里，醫(yī)院的檔案工作人員需要及時地把各種文件進行歸檔。過去，大部分文件都是紙質(zhì)的，只能用人力手工的方式來整理檔案，并進行記錄，這就需要花費很大的精力與時間?，F(xiàn)在通過信息化方式來處理檔案，就能夠解放大量的勞動力，同時提高工作效率。（2）整合信息資源，實現(xiàn)醫(yī)與醫(yī)之間的信息共享。檔案信息化對于整合和共享檔案信息資源有很大幫助。整合檔案資源主要目的就是突出其系統(tǒng)性、有效性與共享性，從而使其使用范圍得到進一步的擴大，這也是發(fā)展檔案事業(yè)的趨勢。相對于檔案原件來講，電子文件更加容易導(dǎo)航，能夠使其應(yīng)用范圍與應(yīng)用程度等都得到增強，從而實現(xiàn)檔案信息資源共享。（3）提升管理水平，有助于保護醫(yī)院里的信息檔案資料。傳統(tǒng)的檔案管理大多數(shù)采用紙質(zhì)的方式。而紙張會受到季節(jié)溫度、濕度等的影響，還得預(yù)防蟲鼠等破壞，這就增加了檔案庫房的工作難度。而通過信息化方式來管理檔案，則能夠使檔案信息形象化、直觀化，從而提高其運行效率，能夠使檔案檢索與檔案利用更加方便，同時還能夠節(jié)省存儲空間，使之更加安全。
二、當(dāng)前醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
（一）檔案管理格的局較為混亂，影響醫(yī)院的工作的效率。我國的醫(yī)療部門在檔案管理方面大多都采用的是多部門管理。在醫(yī)院中，綜合檔案室是行政辦公室的下屬單位，通常只負(fù)責(zé)一些財務(wù)檔案、科技檔案以及文書檔案等的管理。醫(yī)療文書檔案和其余的檢查影像檔案等的管理是由其它的醫(yī)務(wù)部門負(fù)責(zé)的。因為各個管理部門管理方式各不相同，也沒有明確的管理職責(zé)，而檔案管理工作又未能在考核中體現(xiàn)，這就導(dǎo)致出現(xiàn)了多頭管理、政策各不相同的情況，從而難以實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。
（二）檔案軟件系統(tǒng)開發(fā)較落后，影響信息化體系的建立?，F(xiàn)在，我國在檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)反面無論是速度還是水平都比較低，特別是醫(yī)院檔案管理軟件。如今醫(yī)院醫(yī)療檔案的數(shù)量以及種類增長速度特別快，同時在信息需求方面也更加廣泛，現(xiàn)有的信息軟件已然不能適應(yīng)時代需求，急需對檔案管理軟件進行升級和更新，增強其兼容性與可擴張性。
（三）檔案人員的信息素養(yǎng)不高，難以滿足現(xiàn)代檔案管理需求?，F(xiàn)在，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)都過于單一，缺乏熟練的計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)以及專業(yè)的檔案管理知識。檔案管理人員在工作中缺乏主動性與創(chuàng)新性，不能積極主動地提供自身的專業(yè)素質(zhì)，這是很難滿足現(xiàn)代醫(yī)療檔案管理的工作要求的。
三、進一步完善醫(yī)院檔案管理信息化水平的對策及建議
（一）重視信息化人才的培養(yǎng)，提高檔案信息管理水平。目前我國醫(yī)院的檔案工作人員大多數(shù)都是兼職，他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理知識，這就嚴(yán)重地影響了檔案管理工作走向現(xiàn)代化、信息化的步伐。因此，我們必須順應(yīng)時代的發(fā)展需求，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，加快檔案管理隊伍的改革進程，盡快完成全員上崗培訓(xùn)。
（二）加大檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，推動檔案信息管理現(xiàn)代化。醫(yī)院要加大投資力度，購置一些現(xiàn)代化的檔案管理軟件與硬件，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。在現(xiàn)代化管理中，計算機是不可或缺的工具。把醫(yī)院中各種檔案都存儲在計算機中，在使用相關(guān)檔案時就會特別方便，這樣既省時省力，也可以節(jié)約財力物力，從而提高工作效率。
（三）施行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理機制，保障檔案管理信息化的實現(xiàn)。實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，不但要配置現(xiàn)代化的設(shè)備，而且需要實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。在現(xiàn)代社會，醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案管理工作中，在內(nèi)容上、分類上、編號上以及案卷目錄等都要求符合標(biāo)準(zhǔn)化要求。醫(yī)院的檔案管理工作一定要做到有章可循、有法可依，每一個環(huán)節(jié)和步驟都必須清清楚楚、完整無缺，絕不可以出現(xiàn)檔案遺漏或者錯誤。
四、結(jié)語
總之，我國的醫(yī)療事業(yè)要想獲得可持續(xù)發(fā)展，首先醫(yī)院檔案管理方面必須實現(xiàn)現(xiàn)代化，這是醫(yī)院走向現(xiàn)代化管理的發(fā)展需要。作為醫(yī)療檔案管理工作人員，一定要認(rèn)識到信息化在檔案管理中的重要性，從而努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極地學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練操作各種現(xiàn)代化設(shè)備，這樣才能為醫(yī)院的檔案管理管理工作做出更大的貢獻。
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【關(guān)鍵詞】高校檔案管理，信息化建設(shè)，問題，建議
高校檔案是指高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它蘊含著豐富的信息資源。檔案信息化是實現(xiàn)資源共享，更好地為高校建設(shè)和服務(wù)的有效途徑。高校檔案信息化建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，在我國，高校檔案信息化建設(shè)中還存在著很多問題，本文在此闡述了高校檔案管理信息化實施中所存在的問題及并提出了一些相應(yīng)的建議，希望各位同仁多提寶貴意見，共同促進高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
一、高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題
1、高校對檔案信息化建設(shè)的資金投入不足，力度不夠。
高校檔案信息化建設(shè)是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要現(xiàn)代化、信息化的硬件設(shè)施、軟件設(shè)施、專業(yè)的管理人員及規(guī)范的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系等等各方面人力、物力的支持，因此檔案信息化體系的構(gòu)建需要大量的資金投入。然而由于觀念上的偏差，校領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字化檔案工作的重要性缺乏足夠認(rèn)識，高校對檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費投入較少，雖然近年來有所改善，但是現(xiàn)行資金的投入仍不能滿足高校檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的需要。
2、從事檔案管理的人員素質(zhì)偏低，業(yè)務(wù)不精。
高校檔案信息化管理的發(fā)展要求檔案管理人員不但應(yīng)具有檔案的專業(yè)知識而且還應(yīng)具有計算機信息技術(shù)的應(yīng)用能力。然而，由于一些歷史原因，很多高校檔案管理從業(yè)人員整體素質(zhì)普遍偏低，檔案管理意識不明晰、專業(yè)知識不全面、知識結(jié)構(gòu)完善、創(chuàng)新意識不突出等問題，導(dǎo)致檔案工作仍停留在原有的水平上，沒有創(chuàng)新和發(fā)展，影響著檔案管理信息化建設(shè)和高校檔案事業(yè)的發(fā)展。
3、檔案信息化資源相對分散，利用不充分。
隨著高校信息化的不斷發(fā)展，高校辦公也實現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化，不同部門都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年將產(chǎn)生大量的電子文件，這些數(shù)據(jù)涉及到教學(xué)、科研、行政、財務(wù)、后勤，是非常珍貴的資源。然而這些電子文件大多散落于各個部門，由于各個部門對電子文件的不重視，所以并沒有及時上交于檔案館，因此時間一長這些電子文件就大部分丟失，導(dǎo)致高校在信息化建設(shè)中對電子文件的利用很不充分，造成嚴(yán)重的信息資源浪費。
4、數(shù)字信息的安全性存在隱患。
高校檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，但電子文件對計算機軟硬件設(shè)備的依賴，不能直讀、易更改、信息與載體相分離的自身局限性對電子文件的長期保管和安全保存構(gòu)成了極大地威脅，計算機病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊也是檔案信息化管理中面臨的問題。同時，操作失誤、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟硬件故障的偶發(fā)因素也是不可避免的?？傊?，這些網(wǎng)絡(luò)的破壞因素和工作人員技術(shù)的限制都加大了檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的不安全成分，所以高校檔案信息化的安全問題也是我們不容忽視的問題。
二、高校檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對策略
1、增加資金投入力度，加快高校檔案管理信息化建設(shè)
校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到高校檔案實現(xiàn)信息化管理的重要性，加大檔案信息化建設(shè)工作的資金投入力度，加強硬件設(shè)施建設(shè)，根據(jù)自己的經(jīng)濟能力，從實際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，同時購置適當(dāng)?shù)男碌募夹g(shù)設(shè)備。有了硬件設(shè)備的支持，才能為高校檔案信息化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)配備相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫，規(guī)范檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)，充分實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、管理、統(tǒng)計和利用等服務(wù)。
2、重視檔案信息化人才隊伍的建設(shè)。
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項高科技項目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進一批人才，構(gòu)建一支知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設(shè)正常運行。首先，提高現(xiàn)有高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加大培訓(xùn)力度， 通過對外學(xué)習(xí)交流、檔案專業(yè)知識和信息技術(shù)培訓(xùn)等方式拓寬知識面，加強他們對新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的運用能力，提高他們掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次，根據(jù)本校檔案館（室）人員配備的具體情況，引進高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才， 盡量招聘一些有專業(yè)理論知識，掌握計算機信息技術(shù)、技能的綜合素質(zhì)的人才充實檔案隊伍。
3、完善電子檔案管理規(guī)章制度，強化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。
各高校檔案機構(gòu)必須根據(jù)國家《普通高校檔案管理辦法》及有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合自身實際情況，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度和具體實施細(xì)則，尤其要制訂電子檔案管理的規(guī)章制度，如電子文件管理實施辦法、電子檔案保密制度、電子檔案利用規(guī)范要求等等，通過規(guī)章、制度的約束，實現(xiàn)檔案收集、鑒定、整理、保管等各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
4、整合信息資源，使高校豐富的信息資源得以充分利用。
高校檔案部門要加強檔案信息資源建設(shè)，首先，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過手工著錄、掃描、數(shù)碼處理等方式有重點、有選擇地對紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實物檔案等館藏各類檔案數(shù)字化，擴大數(shù)字信息資源總量。其次，通過對電子文件的收集，按照數(shù)字化管理體系進行歸檔、整理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。再次，積極參與電子校務(wù)建設(shè)。檔案館可以牽頭對校內(nèi)的數(shù)字資源統(tǒng)一協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。依托校園網(wǎng)，將檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校其他系統(tǒng)如OA系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等有效銜接。使檔案部門的管理者通過校園網(wǎng)收集到這些系統(tǒng)形成的電子數(shù)據(jù)，其他部門亦可以借助網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)字化的檔案信息，形成檔案信息化服務(wù)的良性循環(huán)。
5、構(gòu)建信息化安全保障體系，使信息安全威脅最小化。
隨著信息化的發(fā)展，檔案的信息化也同樣面臨著一個信息安全問題。因此我們要重視信息安全問題，從技術(shù)層面上應(yīng)部署網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件，硬件防火墻，配備或培訓(xùn)合格的網(wǎng)絡(luò)管理員；從制度方面講學(xué)校應(yīng)建立嚴(yán)格的安全管理制度，杜絕非法操作；同時從管理層面上網(wǎng)絡(luò)管理員應(yīng)定期對硬件進行維護、定期升級、及時發(fā)現(xiàn)潛在問題。
總之，以信息資源為基礎(chǔ)，以計算機系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)為依托的高校檔案信息化建設(shè)是一項長期的任務(wù)，是一個龐大的系統(tǒng)工程，它需要我們廣大檔案管理工作者共同努力從多方面入手促進信息化建設(shè)，對于信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，及時制定相應(yīng)的應(yīng)對策略，在工作中也要積極與其他業(yè)務(wù)部門交流，共同促進高檔檔案信息化管理的發(fā)展。
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1.1檔案管理信息化水平低
目前，大部分企業(yè)檔案管理信息化水平低，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，對計算機及科學(xué)技術(shù)利用不足，導(dǎo)致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，錯誤地認(rèn)為信息化即數(shù)字化，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)水平較低。
1.2檔案管理不能為公司服務(wù)
傳統(tǒng)檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業(yè)檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業(yè)服務(wù)。好的企業(yè)檔案管理能在企業(yè)中起到積極的促進作用，在檔案中找到企業(yè)發(fā)展的興衰點，找到發(fā)展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)服務(wù)。
2信息化時代檔案管理的建議
2.1科技存檔
當(dāng)前的檔案管理工作應(yīng)該向數(shù)字化靠攏，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的科技化管理。科技化管理檔案主要運用現(xiàn)代化手段對檔案信息資源進行管理，以基本信息為管理對象，對各個部門信息行進數(shù)字化處理。在進行電子存檔時，首先，要建立相關(guān)檔案的網(wǎng)頁，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關(guān)部門網(wǎng)站制作網(wǎng)頁，使檔案管理服務(wù)于系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)，并形成科技化的電子檔案數(shù)據(jù)庫管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內(nèi)容的真實性和安全性，且快速實現(xiàn)資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上，應(yīng)實現(xiàn)檔案管理的自動化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。
2.2信息化管理
傳統(tǒng)檔案管理模式是以圖片、手寫信息、影像等為載體進行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，特別是國外先進檔案管理技術(shù)的引進，奠定了檔案管理科技化基礎(chǔ)，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫變?yōu)橛嬎銠C存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現(xiàn)代化和科技化。也從另一個角度要求檔案工作者加強學(xué)習(xí)檔案管理技能，適應(yīng)新形勢下的工作方式變更，更加快捷、準(zhǔn)確地為社會創(chuàng)造經(jīng)濟效益。
2.3工作重心向信息偏移
在傳統(tǒng)檔案整理實踐中，主要工作是檔案實體數(shù)據(jù)整理。在實際檔案管理中，檔案實體管理是對檔案的流程化控制。而計算機存檔技術(shù)給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來巨大挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理無法應(yīng)對電子信息時代的數(shù)字化處理要求，因此，檔案實體化管理越來越弱化。檔案管理事業(yè)的關(guān)注焦點從文件實體化向文件形成化發(fā)展，使文件整理和保管與科技有機聯(lián)系起來。
2.4培養(yǎng)信息化檔案管理人才
在檔案管理中，應(yīng)著重引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，全面提高工作人員素質(zhì)，積極改善檔案管理設(shè)備，提高檔案管理手段。為此，首先，要努力培養(yǎng)檔案管理的數(shù)據(jù)庫開發(fā)人才，只有優(yōu)秀的人才儲備，才能更好地服務(wù)于檔案管理工作。其次，企業(yè)要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機會，設(shè)立專門的培訓(xùn)機構(gòu)，提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平，加強工作人員的理論研討和學(xué)術(shù)交流。最后，要引進了解信息化的技術(shù)人才，具有現(xiàn)代化管理水平的管理人員，切實提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。
3結(jié)語
［關(guān)鍵詞］檔案；信息化建設(shè)；醫(yī)院；價值；地位
檔案管理是直接影響醫(yī)院管理工作能否順利進行的重要因素，也是衡量醫(yī)療機構(gòu)管理水平的重要依據(jù)。而醫(yī)院檔案管理主要是對醫(yī)院內(nèi)部的業(yè)務(wù)信息、員工信息、財務(wù)信息、人事信息以管理信息進行統(tǒng)一記錄和管理，以便能夠為醫(yī)院單位的各個部門提供具備完整性和準(zhǔn)確性的信息資料，有效促進各項工作的順利開展。檔案不僅記錄著醫(yī)院的成長過程，在醫(yī)院的未來發(fā)展中也能夠作為重要的參考依據(jù)，是促進醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分。而且醫(yī)療事業(yè)是一項具備較高實踐性和嚴(yán)格性的工作，在面對許多不同患者的時候所需要考慮到的情況相對較多，而醫(yī)院檔案是針對不同患者進行病情記錄的重要途徑，這些醫(yī)療經(jīng)驗的積累不僅能夠有效提高醫(yī)院的整體醫(yī)療水平，對于各項醫(yī)療研究也能夠起到重要的借鑒作用。因此，醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)不僅關(guān)乎醫(yī)院的內(nèi)部管理，也直接影響著醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展，與引進高水平的醫(yī)療人才和新型設(shè)施相比有著更高的價值。
1檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的必然性及意義
1.1提高醫(yī)院的管理水平
在我國社會發(fā)展的過程中，我國各個行業(yè)領(lǐng)域都在朝著信息化方向不斷發(fā)展，而我國醫(yī)院規(guī)模也越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)狀需求，為此就必須充分認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，從而不斷提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量。就目前來看，我國許多醫(yī)院已經(jīng)逐步加快了檔案信息化的建設(shè)進度，使得檔案信息管理更具有系統(tǒng)化和科學(xué)化，并在檔案信息的支撐下對醫(yī)療的服務(wù)模式作出了相應(yīng)調(diào)整和創(chuàng)新，有效提高了醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量和效率。同時，計算機圖像處理技術(shù)的進步使得醫(yī)學(xué)影像信息系統(tǒng)的建設(shè)有了更好的技術(shù)依據(jù)，并簡化了護理流程管理、臨床信息管理及行政管理等步驟，有效促進了醫(yī)院服務(wù)平臺的建設(shè)。此外，檔案信息化的建設(shè)，不僅能夠加強醫(yī)院管理，也能夠使醫(yī)院管理的各個流程得到優(yōu)化和完善，使醫(yī)院管理的工作效率得到進一步提升，對于醫(yī)院的服務(wù)水平和服務(wù)能力也能夠起到改善作用，從而使患者得到更好的醫(yī)療服務(wù)。
1.2適應(yīng)時展的實際需求
醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)不僅是醫(yī)院管理的內(nèi)部需求，更是滿足社會需求和時展需求的重要途徑，在一定程度上也是提高社會生產(chǎn)力的必然要求，而且檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)化管理的過程中也起著至關(guān)重要的作用，是為病患提供快捷服務(wù)的重要信息來源。同時，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有較高的交互能力，這就使醫(yī)院的全面信息化得到了有力支撐，某些傳統(tǒng)的人工操作流程都能夠通過人機得以實現(xiàn)。例如：在對病患進行診治的過程中，只需要通過人工操作進行病患的掛號和交款工作，其他的方面如檢查、化驗、處置等各個環(huán)節(jié)的檔案信息則可以通過病患繳費時獲取的醫(yī)療卡進行自動記錄和流轉(zhuǎn)，大大降低了檔案信息的收集工作，在很大程度上也為查詢和取單過程提供了便利條件，有效提高了醫(yī)院的運行效率。
1.3有效提高管理者的素質(zhì)
醫(yī)院檔案信息化使檔案管理人員的工作效率得到了進一步提高，也對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高要求。醫(yī)院的檔案管理人員要具備相應(yīng)的基本素質(zhì)。①檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的工作能力，也要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和道德素養(yǎng)，從而確保檔案管理工作的規(guī)范性。②檔案管理工作是一項極其復(fù)雜的工作，檔案管理人員不僅要做好當(dāng)下的工作，也要著重強化自身的服務(wù)意識和服務(wù)技能，從而促進檔案管理事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。③檔案信息化建設(shè)是一項涉及領(lǐng)域較多的工作，也是一項長期的工程，檔案管理人員不僅要提高自身的心理素質(zhì)，也要不斷加強計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力，從而確保檔案管理工作的有效進行。④檔案管理工作是一項流程較多的工作，所以檔案管理人員在進行工作時應(yīng)著重注意各個細(xì)節(jié)，并保持自身的工作熱情和工作精力，確保檔案管理工作的有效開展。
2醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的具體建議
2.1明確檔案信息化建設(shè)的基本原則
在醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)過程中，工作人員應(yīng)充分認(rèn)識到幾個重要的基本原則。首先是安全性原則，工作人員必須保證整個檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性，做好各項安全措施，例如：詳細(xì)檢查計算機的防火墻是否開啟，是否已安裝專業(yè)的殺毒防毒軟件，是否正確關(guān)閉了不常用且不利于系統(tǒng)安全的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，這些都是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中所必須考慮到的。其次是經(jīng)濟性原則，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項長期的工作內(nèi)容，在這種情況下就需要相應(yīng)的資金支撐，但是醫(yī)院所能投入的資金相對有限，為此就要詳細(xì)了解檔案信息化建設(shè)過程中各個環(huán)節(jié)的資金需求，以便能夠合理控制建設(shè)成本，從而提高資金的利用價值，有效促進檔案信息化建設(shè)和智能化建設(shè)。最后是全面性原則，檔案信息化建設(shè)過程中不僅要考慮到各種信息的記錄和管理，更要考慮到檔案信息的查閱、傳輸及利用，從而確保檔案管理系統(tǒng)的利用率和利用價值。
2.2優(yōu)化檔案管理的管理方式
通常在檔案信息化建設(shè)初步完成之后，就需要安排管理人員進行檔案管理工作，管理人員不僅要具備相應(yīng)的檔案管理知識和管理能力，也要詳細(xì)了解各個部門特點和信息系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)，以便能夠有效配合其他部門工作的開展，并確保在停電事故和災(zāi)害事故發(fā)生的時候能夠及時采取應(yīng)對措施，從而確保醫(yī)院內(nèi)部的運轉(zhuǎn)。同時，在進行檔案管理的過程中，也要制定相應(yīng)的管理制度，選擇科學(xué)的管理方式，使檔案管理人員管理檔案時能夠嚴(yán)格遵守保密性原則和真實性原則，并結(jié)合醫(yī)院的實際需求針對文化建設(shè)信息、病患信息及人事信息進行統(tǒng)籌管理，從而有效確保檔案管理的工作質(zhì)量，促進醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
3結(jié)語
在我國信息技術(shù)的發(fā)展過程中，檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中的必經(jīng)過程。如何做好檔案管理工作，如何優(yōu)化檔案信息的記錄及管理，如何提高檔案信息的利用率都是檔案信息化建設(shè)過程中所必須考慮到的，只有做好檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和管理質(zhì)量，才能夠有效提高醫(yī)院的運行效率，有效促進醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
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事業(yè)單位檔案管理信息化有利于事業(yè)單位檔案中的信息資源全面的開發(fā)，事業(yè)單位檔案信息資源的分享性提高。可以在事業(yè)單位檔案管理工作中信息可以進行遠(yuǎn)程傳送，可以將信息公開，因此方便快捷的進行核對，事業(yè)單位的辦公效率進一步的提高。事業(yè)單位檔案管理信息化是事業(yè)單位發(fā)展的必要條件。
一、目前事業(yè)單位檔案管理信息化的任務(wù)
事業(yè)單位檔案管理信息化中，建立信息資源的過程中存在兩大任務(wù)：①建立目前事業(yè)單位檔案目錄的數(shù)據(jù)庫與部分全文的數(shù)據(jù)庫。把全部儲存的信息都深入的挖掘出來，提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。目前最主要的是要不斷的完善數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，讓計算機的檢索功能的用處得到充分的發(fā)揮。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫之前，要求工作人員將事業(yè)單位目前的資源進行整理入庫，方便檔案資源的審核。對特殊的資源信息需要加強管理。②在數(shù)據(jù)庫建立之后，對事業(yè)單位檔案管理的信息資源進行入檔便于信息化的管理。目前隨著信息技術(shù)不斷的發(fā)展，事業(yè)單位的管理軟件也早就運用在管理大量的信息檔案中。因此要保證文件入檔的規(guī)范和完整性。需要對文件在電子入檔的時候的，對儲存、核對、錄入等一些工作進行監(jiān)督，要求工作人員按照其規(guī)范來進行。對電子檔案管理的安全和保密性加強，對電子檔案管理做到全面性的防護工作。
二、目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的問題
所以的事業(yè)單位都把檔案管理漸漸的信息化了，從專業(yè)的角度來看，信息化的建設(shè)速度還是達(dá)不到要求的，不同的事業(yè)單位在檔案信息化的建設(shè)上存在著差異。以下幾點將分析檔案信息化建設(shè)中存在的困難和問題。①事業(yè)單位中對檔案管理的人員對管理檔案的工作還不夠充分的認(rèn)識。事業(yè)單位檔案管理信息化在不斷的完善中，檔案信息化已經(jīng)步入正軌了，需要加強事業(yè)單位檔案的管理者的管理意識。在目前的管理工作中，很多的管理者對于檔案的管理工作不夠重視，經(jīng)常會以經(jīng)費不足或者是其他借口，來推遲對檔案信息化的建設(shè)工作，管理者的片面認(rèn)識，是阻礙檔案信息化發(fā)展的主要原因。②事業(yè)單位對于檔案管理信息化的建設(shè)投入的力度還不夠，阻礙著檔案信息化的發(fā)展。一些單位因為資金短缺，無法添設(shè)很好的硬件和軟件上的設(shè)施，對于檔案管理的信息化建設(shè)只發(fā)展到口頭和書面上，沒有辦法把檔案信息化進一步的實現(xiàn)，最終對檔案管理工作一直存在傳統(tǒng)的管理中，工作效率會因此受到影響。③ 在對于檔案管理的人員，素質(zhì)不高。最近幾年中，出現(xiàn)了一個普遍的現(xiàn)象，就是在事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)工作人員出現(xiàn)了緊缺。一些事業(yè)單位對檔案信息化的建設(shè)中投入了大量的資金，但是對于管理人員很少有是專業(yè)的，不具有計算機軟件這些方面的專業(yè)知識，也無法把新技術(shù)很好的吸收，在管理檔案的過程中對信息技術(shù)運用的不夠?qū)I(yè)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)只存在簡單的錄入和查找一些功能上。④在檔案管理信息化中，擁有功能全面辦公軟件的事業(yè)單位不多。目前單位的檔案信息化管理已經(jīng)是事業(yè)單位中的主流，很多的事業(yè)單位卻沒有操作簡單、功能全面的辦公軟件。一些擁有全面軟件的事業(yè)，都不能在短時間內(nèi)很好的掌握運用，也將影響著檔案信息化的建設(shè)工作。
三、事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展的建議
①事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的普及同時，檔案的數(shù)量和分類也在不斷的增長，這無疑是事業(yè)單位檔案管理信息化工作中的新挑戰(zhàn)，因此要對管理檔案的人員的教育進行加強。目前的社會中互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)在不斷的發(fā)展中，互聯(lián)網(wǎng)也得到了廣泛的應(yīng)用，事業(yè)單位的檔案信息共享的要求是越來越高，傳統(tǒng)的管理方式中無法將信息共享的問題已經(jīng)漸漸的顯露出來，因此加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的工作是目前的重點，需要相關(guān)的負(fù)責(zé)人對此進行重視，使管理人員了解到檔案管理信息化對事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用和意義。對檔案信息化的建設(shè)做出規(guī)劃，定制出近期的目標(biāo)和長遠(yuǎn)的目標(biāo)，將事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展進一步的推動。②事業(yè)單位需要增加對檔案管理信息化建設(shè)的投入。對檔案管理信息化建設(shè)大力的支持，完善檔案管理信息化建設(shè)所需要的各種技術(shù)和軟、硬件設(shè)施，將檔案管理的工作不斷的進行完善，將事業(yè)單位中的檔案管理工作信息化進一步發(fā)展。③按照事業(yè)單位的實際情況選擇適合事業(yè)單位檔案管理工作的辦公軟件。不但要重視事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，還需要對重視在事業(yè)單位檔案管理的工作中應(yīng)用軟件的開發(fā)，這能夠?qū)⑹聵I(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展更好的展開。④對檔案管理的工作人員進行素質(zhì)培訓(xùn)，提高他們的管理能力，培養(yǎng)出該事業(yè)單位的管理人才，加強管理人員對計算機知識的認(rèn)識和掌握。保證該事業(yè)單位檔案管理的人員擁有必須具備的工作技能和綜合素質(zhì)，以及滿足單位的實際需求。⑤事業(yè)單位檔案管理信息化，是促進事業(yè)單位發(fā)展的條件。檔案管理信息化，使事業(yè)單位中的工作效率有效的提高，有效的對政務(wù)進行公開。這些也都是事業(yè)單位一直努力的方向。
摘要：隨著珠三角、長三角以及京津冀地區(qū)經(jīng)濟一體化的發(fā)展，產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移的步伐明顯加速。公司總部與分公司之間會計檔案管理問題已引起關(guān)注。在信息化時代，會計檔案逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，會計檔案的產(chǎn)生與管理方法也相應(yīng)發(fā)生了根本性變化，如何在網(wǎng)絡(luò)信息時代對會計電子檔案實行安全管理，是財務(wù)部門亟待解決的一個重要問題。本文對電子會計檔案的特點及其管理中存在的問題進行分析，并提出解決的建議與對策。
關(guān)鍵詞 ：信息化；會計檔案；管理
改革開放以來，東部地區(qū)得到了優(yōu)先發(fā)展。珠三角、長三角地區(qū)以其獨特的地理位置和優(yōu)惠開放的經(jīng)濟政策吸引了大批人才和海外投資，已成為我國經(jīng)濟增長重要引擎。繼長三角、珠三角之后，近年來京津冀地區(qū)作為環(huán)渤海地區(qū)的經(jīng)濟核心也愈來愈受到國內(nèi)學(xué)者的關(guān)注，隨著京津冀一體化進程的加速，環(huán)渤海地區(qū)被稱作中國經(jīng)濟增長的“第三極”。經(jīng)濟一體化客觀上要求生產(chǎn)要素一體化，而地區(qū)之間發(fā)展的不平衡，必然帶來產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移的需要。目前，中東部、中西部、京津冀之間產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移非常普遍，這就產(chǎn)生了企業(yè)總部與分公司之間會計檔案管理問題。雖然信息化時代產(chǎn)生了會計電子檔案，為財務(wù)管理提供了便利，但也產(chǎn)生了安全問題。本文對電子會計檔案安全管理提出解決的建議與對策。
一、產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移背景下會計檔案的特點
（一）電子檔案成為主要工具
隨著計算機技術(shù)和信息化的發(fā)展，會計檔案逐漸由手工記賬向電子記賬轉(zhuǎn)變。電子檔案不僅包括紙質(zhì)檔案，也包括計算機、光盤存儲的會計數(shù)據(jù)及相應(yīng)的財務(wù)軟件系統(tǒng)，因此，其存儲的數(shù)據(jù)較非電子化檔案大好多倍。
（二）電子檔案傳閱頻繁
公司總部與分公司之間由于距離較遠(yuǎn)，會計報表以及往來審核項目需要通過網(wǎng)絡(luò)頻繁傳閱。隨著會計信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)在已經(jīng)實現(xiàn)了會計信息系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)的整合，達(dá)到資源共享。通過現(xiàn)代的會計檔案管理信息系統(tǒng)，對需要查閱的資料，只要在檔案信息管理系統(tǒng)中輸入相關(guān)資料的名稱或編碼，即可顯示該資料的全部相關(guān)信息及相關(guān)掃描附件，大大節(jié)約資料調(diào)取時間，提高了工作效率。
（三）電子檔案載體對環(huán)境要求高
電子檔案是先將數(shù)據(jù)存儲在計算機中，然后再以磁性介質(zhì)如軟盤，硬盤，磁帶，縮膠片為載體或以光盤的形式存放，因此對保管環(huán)境要求較高，要求能夠防磁、防潮、防塵、防震、防高溫等。此外，還要對存儲載體定期進行殺毒，否則存儲在計算機中的數(shù)據(jù)如果遭到病毒和黑客的攻擊，就有可能無法恢復(fù)，容易造成文檔損壞。
（四）電子檔案容易遭到破壞
電子檔案以文件形式存儲在計算機或其他專用存儲介質(zhì)上，容易被電腦病毒感染，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，甚至系統(tǒng)崩潰。由于電子檔案信息高度集中，一旦遭到黑客攻擊，數(shù)據(jù)就會被惡意篡改，并且修改后不易留下痕跡，造成會計數(shù)據(jù)失真。
二、會計電子檔案管理中存在的問題
（一）對會計電子檔案管理重視程度不高
目前，多數(shù)單位對會計檔案管理工作的理解僅限于檔案歸類、存放、查檔及到期銷毀，沒有意識到通過科學(xué)有效的會計檔案管理可以折射出企業(yè)有用的會計信息，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出經(jīng)濟決策的重要依據(jù)。會計檔案是企業(yè)整個經(jīng)濟活動的全部真實記錄，具有法律憑證的性質(zhì)。因此，保持會計檔案的完整性尤為重要。
（二）會計電子檔案管理制度不完善
伴隨著信息技術(shù)在會計領(lǐng)域中的應(yīng)用，會計工作越來越精細(xì)。但由于缺乏規(guī)范化的會計電子檔案管理制度，很多單位簡單地認(rèn)為，會計電算化系統(tǒng)只是數(shù)據(jù)處理的工具，對會計電子檔案管理的編輯、收錄、查閱以及銷毀全過程仍采用手工系統(tǒng)制度。在電算化的早期階段，由于大多數(shù)財務(wù)人員不精通計算機，有些單位便將會計電子檔案交給管理財務(wù)軟件的人員負(fù)責(zé)保存，久之便形成了習(xí)慣。財務(wù)軟件管理人員畢竟不是專業(yè)的檔案管理人員，容易造成會計數(shù)據(jù)丟失和自然的損害現(xiàn)象，使得會計信息不完整，失去了應(yīng)有的利用價值。
（三）安全管理和保密意識不強
在信息化條件下會計電子檔案傳閱交流雖然方便，但也容易造成泄密。當(dāng)用網(wǎng)絡(luò)傳輸會計文件時，一旦寫錯地址就會發(fā)生誤傳，造成不可挽回的損失。而讓計算機記住密碼的操作，很可能給黑客入侵造成機會。
（四）缺乏維護計算機系統(tǒng)的專業(yè)人員
電子會計檔案的管理及應(yīng)用離不開網(wǎng)絡(luò)傳輸。由于網(wǎng)絡(luò)本身具有一定的風(fēng)險，因此需要專業(yè)人員對計算機進行日常維護和網(wǎng)絡(luò)安全檢查。但目前情況下，中小企業(yè)很少聘用專業(yè)的計算機維護人員。大多數(shù)企業(yè)采取的辦法是對財務(wù)人員進行短期培訓(xùn)，然后讓這些人員充當(dāng)維護計算機系統(tǒng)的角色。由于財務(wù)人員很難在短期內(nèi)掌握計算機的維護技能，不能承接難度較高的工作，容易出現(xiàn)操作失誤。
三、信息化會計檔案的安全管理措施
（一）完善信息化會計檔案管理的各項制度
財務(wù)部門應(yīng)按照《會計檔案管理辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，建立健全會計電子檔案管理制度，主要包括以下三個方面的工作。第一，對會計檔案資料實行電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔，以達(dá)到資源共享，共同互補的作用。第二，建立信息化會計檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。通過多層權(quán)限管理、加設(shè)多層密碼、加強密碼設(shè)置的安全性、安裝正版防毒工具等有效措施，使企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的機密重要數(shù)據(jù)得到安全保護，不被非法訪問、竊取、冒用。第三，建立嚴(yán)格的會計檔案使用權(quán)限管理制度，既要防止內(nèi)部人員對外泄密，也要防止外部人員向內(nèi)竊取財務(wù)數(shù)據(jù)。
（二）做好細(xì)致的日常會計檔案管理工作
第一，需要明確會計電子檔案的管理內(nèi)容。會計電子檔案管理的內(nèi)容主要包括：（1 ）監(jiān)督會計電子檔案的生成程序；（2 ）保證會計電子檔案的安全性；（3 ）保證會計電子檔案的高效利用性。第二，要嚴(yán)格執(zhí)行會計電子檔案的安全管理制度。包括操作授權(quán)管理、修改手續(xù)管理、操作日志管理、計算機軟硬件管理等。第三，定期備份會計電子檔案。為了防止檔案材料丟失，建議對財務(wù)數(shù)據(jù)進行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災(zāi)害給整個信息化系統(tǒng)造成無法挽回的后果。
（三）確保會計信息化檔案保存環(huán)境的安全
針對電子檔案的自身特性，需要提供一個安全的保存環(huán)境。除了防盜以外，還應(yīng)注意庫房溫度、空氣濕度的要求。存放電子檔案的場所應(yīng)有防火、防潮、防磁、防塵、防熱等必備的硬件配套設(shè)施。入庫的電子檔案存儲介質(zhì)應(yīng)放入具有一定強度的軟件盒中，盡量豎直擺放，防止擠壓變形和意外的損壞。要做好計算機病毒的殺毒措施，防止財務(wù)專用機感染上計算機病毒，以保證電子檔案信息的安全。最后，要引入先進的管理技術(shù)、手段和方法，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理系統(tǒng)。
（四）提高財務(wù)人員和檔案管理人員的素質(zhì)
一方面，財務(wù)檔案管理人員通過計算機以及網(wǎng)絡(luò)知識培訓(xùn)，全面掌握財務(wù)軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)操作，熟悉會計電子檔案保存的要求。另一方面，要加強對會計人員職業(yè)道德建設(shè)的教育，要求財務(wù)人員嚴(yán)格遵循會計法規(guī)和行為準(zhǔn)則，客觀公正地辦理會計業(yè)務(wù)。
基金項目：
天津市財政局和天津市會計學(xué)會2015-2016年度重點會計科研項目，kjkyxm150902。
參考文獻:
[1]張貴，王樹強，劉沙等.基于產(chǎn)業(yè)對接與轉(zhuǎn)移的京津冀協(xié)同發(fā)展研究[J]. 經(jīng)濟與管理，2014，(4):14-20.
關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)；醫(yī)院；檔案管理；價值；地位
檔案管理是整個醫(yī)院管理工作中必備的一項基本任務(wù)，也是為醫(yī)院管理的整體規(guī)劃和系統(tǒng)化管理提供數(shù)據(jù)和信息依據(jù)的根本保障。
1檔案信息化建設(shè)的價值分析
當(dāng)今的社會是信息化的社會，互聯(lián)網(wǎng)為各行各業(yè)提供了更加方便而快捷的服務(wù)，也讓檔案管理工作在信息化的推動下能夠更好的為人民服務(wù)。因為檔案信息化建設(shè)可以為病人提供更加清楚而準(zhǔn)確的記錄資料，并且為他們建立非常詳盡的病歷，還有利于他們的后期查詢工作，這就為病人轉(zhuǎn)院或復(fù)診提供了更加便利的條件，只要提供病人的姓名，便要輕松的搜索到他的所有資料，為醫(yī)生的快速診斷提供了數(shù)據(jù)和信息依據(jù)。而且通過檔案信息化管理，還可以使醫(yī)院的各項管理工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和規(guī)范經(jīng)的狀態(tài)，讓管理層對醫(yī)院的財務(wù)狀況進行合理的掌控，對人動也有一個可靠的信息來源。因此，檔案信息經(jīng)建設(shè)不僅是時展的需要，更是提升醫(yī)院綜合性實力的需要。
2檔案信息化建設(shè)的地位及意義
檔案信息化建設(shè)不僅實現(xiàn)了整個檔案管理工作的自動化，有利于各種信息的流通與共享，而且還在很大程度上促進了醫(yī)生和患者關(guān)系的和諧性，在很大程度上減少了檔案查詢的時間，提高了辦事效率。而且通過信息化的檔案管理，使各項檔案資料都進行了電子存檔，確保了醫(yī)院信息資料的安全性，提升了醫(yī)院的整體服務(wù)水平，實現(xiàn)了醫(yī)院效益的最大化。
2.1是社會生產(chǎn)力發(fā)展的結(jié)果
醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的產(chǎn)物，更是現(xiàn)代化建設(shè)的必經(jīng)之路，要想提升醫(yī)院的綜合競爭力，就必須加強檔案管理工作，以適應(yīng)新時展的需要，要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺來為檔案信息的儲存及交互功能服務(wù)，這樣就可以在很大程度上使醫(yī)院的各項工作變得更加的簡單，既節(jié)約了人力、物力和財務(wù)，又實現(xiàn)了各個環(huán)節(jié)的有效銜接，在給醫(yī)院工作帶來很大便利，創(chuàng)造更大效益的同時，更方便的患者和家屬，取得了醫(yī)、患雙方的共贏。
2.2有效的提高工作效率
醫(yī)院每天都會有非常龐大的數(shù)據(jù)信息需要更新，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理，就會是一項非常繁重的工作，而在檔案信息化建設(shè)中，只要檔案管理工作者能夠掌握電腦知識，并進行熟練的計算機操作，就可以讓繁重的檔案整理及歸檔、分類等等工作得以簡化，大大的提高了工作人員的工作效率。
2.3提升醫(yī)院的綜合競爭能力
在社會的不斷發(fā)展中，醫(yī)院的競爭也越來越激烈，而醫(yī)院管理除了要具備醫(yī)學(xué)技術(shù)與專業(yè)技能之外，還要把綜合實力進行有效的提升，而檔案信息化建設(shè)就是在改革開放的大潮下，應(yīng)運而生的，通過檔案信息化建設(shè)，可以讓醫(yī)院的許多工作環(huán)節(jié)得到優(yōu)化和整合，有效的節(jié)約了資源，提高了效率，也使醫(yī)院的綜合競爭能力得到了保證。
2.4為醫(yī)院的發(fā)展提供信息參考
醫(yī)院檔案信息化建設(shè)可以把醫(yī)院的各項信息資料進行長期的保留和存檔，當(dāng)需要的時候，就可以快速的進行檔案的提取，為各個部門的需要提供查閱和參考數(shù)據(jù)。而且當(dāng)上級管理部門需要數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，就可以省去許多人力方面的資源，能夠運用計算機網(wǎng)絡(luò)來進行各項信息搜集和整理，有利于各項方針、政策的制定。
3結(jié)束語
總而言之，從當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀來看，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)新時代的變化，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院的發(fā)展中所呈現(xiàn)的價值和占據(jù)的地位越來越重要，它不僅可以為患者保存更加詳細(xì)而準(zhǔn)確的病歷資料，方便他們快速就醫(yī)，而且還能為醫(yī)院的人事管理工作提供可靠的信息支持，使檔案管理程序變得更加簡單而快捷，提高了醫(yī)院服務(wù)的質(zhì)量水平，更進一步的推動醫(yī)院工作的快速發(fā)展。
參考文獻:
[1]王樹勛.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的實踐探討[J].中國管理信息化,2017,20(10)