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電子檔案是按照檔案管理規(guī)范有目的地保存起來的具有參考憑證價值的、包含背景信息的、采用一定的形式封裝起來的電子文件。與傳統(tǒng)檔案儲存形式相比較，主要有以下兩個特點：
（一）對設(shè)備和技術(shù)等材質(zhì)的依賴性。電子檔案主要是以某種電子設(shè)備作為載體，通過具體技術(shù)將紙質(zhì)檔案材料內(nèi)容轉(zhuǎn)換成一定的語音、視頻、音頻形式儲存在磁盤、光盤等存儲設(shè)備上，在需要使用時進行相應(yīng)的操作轉(zhuǎn)化，輸出為需要的形式。電子檔案由于載體材質(zhì)的特定性，使得電子檔案的管理和利用基本依賴于計算機等電子設(shè)備，對計算機的配置要求以及操作人員的操作能力都提出了相當?shù)囊蟆?/p>
（二）受時空限制小。由于電子檔案存儲所需的載體體積小、存量大，占用空間小，得電子檔案可以把所有信息一并存儲在一個載體上，只要保存得當，電子檔案可以利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地傳輸，不受制于時空的限制，有利于實現(xiàn)資源共享，提高辦公效率。
（三）加強電子檔案管理，有利于提高辦公效率。針對電子檔案易于存儲、攜帶便捷、易于編輯、傳輸迅速等優(yōu)點，提高電子檔案管理，可以節(jié)省很大的人力、物力、財力，大大提高辦公高效率。
（四）加強電子檔案管理，有利于推動檔案信息化建設(shè)。電子檔案管理工作對管理者的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。
二、電子檔案管理和應(yīng)用中存在的問題
（一）安全性不能完全保證。由于電子形式材料的輸出和輸入方式簡單方便，可以重復(fù)利用，因此，電子文件的內(nèi)容可以被輕易的篡改，甚至被惡意盜取、銷毀，這使電子檔案的原始性和完整性受到嚴重挑戰(zhàn)。
（二）載體材質(zhì)影響完整性。由于電子檔案的載體多數(shù)是光盤、移動硬盤、磁盤等，這類載體受人為因素影響表較大，因載體丟失、失誤操作等可能會造成電子檔案信息丟失并不可修復(fù)。
（三）電子檔案非常容易受到黑客和病毒的侵犯，輕則導(dǎo)致信息被篡改和竊取，重則會使信息全部丟失，且由于病毒種類繁多，更新速度很快，因此必須時刻警惕這些潛在的威脅，保證電子檔案運行環(huán)境的安全。
（四）電子設(shè)備配置、電子檔案管理者的能力都會影響電子檔案的管理和應(yīng)用。
三、電子檔案管理和應(yīng)用的措施
（一）加強規(guī)章制度建設(shè)。電子檔案管理部門要根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)要求，制定科學(xué)完善的電子檔案歸檔標準和管理制度，使檔案工作者在收集、整理、歸檔、移交、利用和統(tǒng)計的時候有章可循，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，尤其是政治意識和責(zé)任心。
（二）加大硬件投入。電子技術(shù)日新月異，計算機、存儲設(shè)備等技術(shù)更新非常迅速，要保證資金和技術(shù)支持，以使電子檔案管理工作與時俱進。另外，一定要做好安全保密工作，因為檔案信息涉及到大量私密材料，一旦泄露或丟失將會對個人和單位造成災(zāi)難性損失。
（三）做好安全工作，一方面要維護網(wǎng)絡(luò)安全，防止電子檔案被非法竊取和篡改。另一方面要加強管理人員安全防范意識，特別是在目前形勢下，信息已經(jīng)成為個體之間最具價值的財富，個別集團或國家以巨大的利益誘惑檔案管理者、竊取重要機密，因此，作為電子檔案的管理者，如意志不堅定，很容易被利用，使個人或國家蒙受損失，必須從思想到行動上加強對檔案管理工作人員的管理，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。
（四）做好電子檔案材料安全防護。要根據(jù)電子檔案的公開情況和保密級別，區(qū)別制定相應(yīng)的管理制度來保障材料的安全。比如對于已經(jīng)完全開放的電子檔案，可以在驗證使用者身份后，允許其直接拷貝利用；而對于一些保密性較高的材料，一定要制定多重保密措施，嚴防電子檔案被隨意修改、復(fù)制。
四、結(jié)語
一、電子檔案的優(yōu)點和缺點
（一）電子檔案優(yōu)點
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結(jié)、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經(jīng)過計算機系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環(huán)保
利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險。因此，在電子檔案的技術(shù)難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點和缺點
（一）紙式檔案的優(yōu)點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張在高溫、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當避免機械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應(yīng)對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴謹、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當具有合法性、原始性等特點。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點：
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。
2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因為紙質(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質(zhì)檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進行文字數(shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現(xiàn)了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴謹?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實施策略如下：
1.針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；保護
中圖分類號：G271.4 文獻標識碼：B 文章編號：1009-9166（2011）023(C)-0124-01
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，電子資料已成為檔案資料的重要組成部分。檔案工作也已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式，做好電子檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。筆者對電子檔案的管理與保護問題談幾點認識。
一、電子檔案的定義及特點
所謂電子檔案是指人們在社會活動中形成的，具有保存價值的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的數(shù)字資料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、音像資料等。電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，與傳統(tǒng)檔案文件比較，電子文件有以下幾個特點：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。電子檔案的優(yōu)越性表現(xiàn)在四個方面。一是直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效。在知識經(jīng)濟時代的當下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。二是微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。三是微機管理更有利于文檔的保密。過去查閱檔案時是整卷提供利用。四是微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于利用。
二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用
（一）電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。（二）電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發(fā)平臺的選擇。二是硬件要求。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計。四是應(yīng)用程序設(shè)計。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機確認合法性。
三、電子檔案的管理與保護的措施
（一）推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實。在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。（二）加強電子檔案歸檔制度建設(shè)。各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應(yīng)注意以下問題：注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時機應(yīng)適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。（三）電子文件是高科技的產(chǎn)物。它的各種性能是由技術(shù)決定的，隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。（四）電子文件從形成到歸檔利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的真實性。因此，建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。（五）做好電子文件歸檔工作，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。（六）電子文件檔案一般應(yīng)采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。（七）電子文件，從理論上講能夠長期保存，不易磨損，不怕外界磁場的影響，不會受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。（八）提高檔案管理人員的文化素質(zhì)，使電子檔案管理向立體化方向發(fā)展，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)檔案管理人才，要使檔案管理人員不斷“充電”，不斷補充“能量”，以求適應(yīng)。
關(guān)鍵詞：信息化；電子文檔；醫(yī)院檔案；影響；對策
自我國進入二十一世紀以來，我國電子信息技術(shù)發(fā)展迅猛。在醫(yī)院的信息化建設(shè)中，電子檔案管理工作逐漸趨向自動化、規(guī)范化、虛擬化方向改進完善，現(xiàn)已成為檔案管理和信息化建設(shè)工作中不可或缺的環(huán)節(jié)。但在具體的管理工作中，在管理及電子文檔使用的方式上存在許多的問題，并對醫(yī)院的檔案管理工作造成了直接影響，為此，本文就電子文檔在醫(yī)院的使用現(xiàn)狀及影響進行具體分析，然后提出相應(yīng)的可行性建議。
一、電子文檔的定義及其特點
電子文檔是通過計算機硬盤、磁盤以及光盤等帶有磁性的存儲物件，來記錄人們行為活動中所產(chǎn)生的文字及圖片等材料，且能夠通過計算機、互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等進行傳送、檢索及使用等行為的文件。其相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其所具有的優(yōu)點有以下幾個方面：檢索便捷，可網(wǎng)絡(luò)傳輸；流通方面，能最大限度的實現(xiàn)資源共享；電子文檔所記錄的范圍不僅局限于檔案，還包括圖書、情報等其它資料；易寶存，不存在有害生物侵襲而出現(xiàn)損毀的現(xiàn)象；占地面積小，節(jié)能環(huán)保。
二、電子文件對醫(yī)院檔案管理工作的影響
電子文件之所以能迅速替代紙質(zhì)檔案來記錄檔案等其它材料，這些都得益于電子文件使用帶來的便捷性，但電子檔案在使用的過程中同樣具有一定的缺陷。首先電子文件的使用必須依靠計算機等設(shè)備，這種唯一性必將對檔案管理工作的各個層面造成巨大的影響，例如檔案管理人員、檔案儲存模式、答案管理模式以及服務(wù)方式等等。
（一）對管理者的影響
首先，就檔案管理的工作人員來說，管理者必須要掌握一定的計算機技能，同時也要對電子文件的儲存和使用方式達到熟練應(yīng)用的程度，同時還要對檔案儲存載體的性能有一定的掌握，以實現(xiàn)對電子文件的永久使用與保存。
（二）對存儲環(huán)境的影響
電子文件的儲存載體是一些具有磁性的磁盤、光盤等材料，這種特殊的材質(zhì)存放與保存便對環(huán)境有一定的要求，首先要控制環(huán)境的溫濕度，其次是存放環(huán)境是能夠防靜電、方磁、防擠壓碰撞等要求。
（三）對管理方式的影響
而在電子文件的管理中，管理方式也是極為重要。雖然電子文件的管理主要依靠計算機完成，但在具體的操作中，想要實現(xiàn)電子文件的有效管理與保存，需要根據(jù)電子文件的性質(zhì)及先關(guān)要求來采取相應(yīng)的可行性方式。為此，筆者就其中主要的三個方面進行重點闡述：首先，電子文件由于傳輸快、易復(fù)制等特性，注定了電子文件在保存的過程中容易遭到攻擊、被竊取，因此，從某種程度上來說，電子文件的保存相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更難；其次，紙質(zhì)檔案由于自身的局限性，使用頻率逐漸減低，但在某些方面仍然要使用，因此，兩種檔案共存的管理模式給電子檔案的管理造成一定的影響；最后，由于電子文件使用過程中帶來的便捷性以及電子信息技術(shù)的不喑墑煊敕⒄梗為電子文件的使用提供了一個良好的發(fā)展環(huán)境，同時也解決了紙質(zhì)檔案管理中的各種不便。
（四）對服務(wù)方式的影響
電子檔案庫的建立最主要的原因便是為檢索及使用服務(wù)提供了巨大的便利，在電子信息技術(shù)的支持下，相比于傳統(tǒng)的檢索服務(wù)，電子檔案的建立給檢索服務(wù)帶來翻天覆地的變化，大大提升了檢索效率，但這種改變需要給檔案管理部門、服務(wù)對象一定的適應(yīng)期，同時也要在服務(wù)模式上做出一定的改變。
對安全性的影響
電子文件保存的安全性涉及多個方面，筆者就其中最為主要的三個方面進行具體分析：首先，由于電子文件的特殊性，可以實現(xiàn)信息與載體的分離，因此，這便給電子文件的原始性、完整性以及不可更改性等性質(zhì)的保障帶來巨大影響，這也是當下急需解決的問題；其次，電子文件的檢索與網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)都是由局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)所連接的，因此極易遭受駭客攻擊；最后，電子文件的使用設(shè)備及載體存在一定的電磁泄露問題，這也是電子文件保存安全性中重點考慮的問題。
三、對策分析
電子文件的使用雖然給人們帶來巨大的便利，但在其使用的過程中，其對檔案管理工作產(chǎn)生的影響也是各層面的，為了更好的幫助醫(yī)院進行檔案管理工作，針對電子文件的使用及檔案工作的對策進行研究是非常有必要的。
（一）檔案學(xué)理論研究角度
筆者根據(jù)多年從事相關(guān)工作的經(jīng)驗，在檔案學(xué)理論研究角度中，總結(jié)了以下兩點：首先要開拓研究實驗，擴大研究范圍，從多個學(xué)科的領(lǐng)域中去研究問題；其次便是針對檔案的一體化管理進行研究，這不只是建立一個簡單的信息共享平臺，更是醫(yī)院辦公自動化、數(shù)字檔案庫和信息化建設(shè)的關(guān)鍵。
（二）檔案管理角度
1.加強人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
首先，在醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)中，首先需要加強團隊建設(shè)。檔案管理工作需要檔案業(yè)務(wù)能力強且掌握一定的計算機技術(shù)和信息化技術(shù)的管理人才，但在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理的綜合素質(zhì)水平普遍偏低，且專業(yè)知識結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)能力還有待加強，這與信息化建設(shè)要求和標準存在一定的落差。為了更好的建設(shè)信息化檔案，各大醫(yī)院應(yīng)該注重檔案管理人員的培訓(xùn)，同時積極開展相應(yīng)的競賽與培訓(xùn)活動，從而更好的幫助團隊提升專業(yè)素質(zhì)能力，打造一支精良的信息化管理團隊。
2.加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)，努力提高服務(wù)質(zhì)量
就目前醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀來說，改進并完善檔案管理制度與流程能有效的促使檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，例如在電子文件從建立到歸檔這一系列環(huán)節(jié)中，針對其中的薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，制定完善的機制，加強員工專業(yè)素養(yǎng)與服務(wù)意識的培訓(xùn)，這樣不能有效的提升服務(wù)質(zhì)量，還能促使檔案管理工作更加高效化。
3.加強檔案信息化應(yīng)用研究，努力探索新形勢下檔案管理工作的新模式
針對當下醫(yī)院檔案管理工作的缺陷，注重電子文件的應(yīng)用與研究，結(jié)合自身實際情況，構(gòu)建一套全新的檔案管理模式是重要的。因此在電子文件的應(yīng)用與研究中，要充分掌握檔案管理軟件的使用方式，在探索全新管理模式的過程中，可以汲取國外發(fā)達地區(qū)組織機構(gòu)答案管理模式的優(yōu)點，然后在根據(jù)自身情況建立一套完善的信息管理體系。
四、結(jié)語
檔案管理工作的優(yōu)化，首先要從管理團隊的建設(shè)中出發(fā)，其次是管理模式與管理流程的改進與優(yōu)化。其次，也要注重科學(xué)理論的研究，幫助管理者更好的提升管理能力，同時幫助醫(yī)院的檔案管理模式與流程適應(yīng)時代的腳步。
參考文獻
[1] 何麗.電子文件對醫(yī)院檔案管理工作的影響探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（23）：54.
工程信息是廣播電視系統(tǒng)檔案當中的一個重要內(nèi)容,因此要重視管理工程信息檔案。當建成系統(tǒng)發(fā)射臺時,會累積下大量文件,在文件當中記載著建設(shè)工程時的經(jīng)驗以及成就等,因此此類文件具有較高的參考價值以及保存價值,要重視存檔管理。具體方法如下:人工完成收集資料的工作,同時保證收集好的資料具備完整性與真實性的特征;收集好之后,將電視廣播系統(tǒng)的特征作為依據(jù),對工程資料進行規(guī)范的、科學(xué)的整理;隨后將檔案目錄,包括主題、分類以及案卷目錄編制到計算機內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫當中,利用數(shù)據(jù)庫的管理功能實現(xiàn)電子信息化管理[2。對檔案原件進行相應(yīng)的轉(zhuǎn)化,使之成為二次信息;同時按照數(shù)據(jù)庫當中的特定格式輸入原始信息;根據(jù)人工指令將信息的索引以及目錄等輸入到數(shù)據(jù)庫中,從而高效管理接收檔案、檢索檔案、借閱檔案以及歸還檔案等工作。存儲音像檔案的載體通常為磁性材料,但磁性材料容易受到多種環(huán)境因素,如熱源、光源等的影響,材料自身也存在著缺陷;因此,在保存音像檔案時,需要嚴格控制溫度以及濕度。此外,新式播放設(shè)備也有可能無法讀取一些老式的存儲載體,這將會給嚴重干擾正常管理工作。為了克服以上缺陷,提高管理質(zhì)量,則應(yīng)采用數(shù)字化的方式存儲音像檔案。在計算機當中,應(yīng)建立起專門管理音像檔案的數(shù)據(jù)庫,以方便于大量存儲音像數(shù)據(jù);還應(yīng)保證數(shù)據(jù)庫具有一定的安全防御機制,以免數(shù)據(jù)信息被外部人員竊取作非法用途;在數(shù)據(jù)庫當中存儲音像數(shù)據(jù)時,要做到格式統(tǒng)一,并將便于用戶查詢作為管理的基本原則。另一方面應(yīng)在管理系統(tǒng)當中設(shè)計出檢索程序以及下載程序,以便使用戶能夠快速獲取所需的片段資料以及鏡頭資料,進而使管理音像資料的效率得到大幅度的提高。還要注意對音像檔案進行規(guī)范管理,根據(jù)電視廣播行業(yè)的特點,對收集音像檔案、整理音像檔案以及借閱音像檔案的方法進行完善,并建立起使用電子管理系統(tǒng)的相關(guān)規(guī)章與制度;從而保證合理使用檔案、科學(xué)規(guī)范管理檔案,以免音像資源被浪費或無端流失。檢索以及借閱檔案是檔案管理當中的一個重要內(nèi)容,為了便于檢索與借閱,采用計算機當中的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行管理勢在必行?？梢愿鶕?jù)文件外形特征以及文件內(nèi)容設(shè)計出相應(yīng)的檢索系統(tǒng)。在檢索系統(tǒng)當中應(yīng)包括文件的卷號、目錄號、縮微號、全宗號以及分類號等,將以上文件信息連同保管的期限、附注以及密級等管理項目輸入到計算機的既定卡片當中;隨后采用計算機對以上資料進行整理,使之成為能夠存儲于移動數(shù)據(jù)庫的格式,從而方便于高效檢索?？偠灾?采用計算機對檔案進行檢索,能夠?qū)崿F(xiàn)多途徑利用檔案以及高效利用檔案。在借閱檔案方面,應(yīng)確保管理系統(tǒng)能夠有效控制借閱工作,只允許借閱人員在計算機當中閱讀所需的文件,而不允許將文件帶走閱讀,以便完善檔案的保密工作。
完善廣播電視檔案的電子信息化管理策略
在制作以及處理電子文件時,都需要用到計算機;因此計算機的軟件以及硬件設(shè)備性能將會對檔案管理造成影響。對此,要保證硬件設(shè)備實現(xiàn)正常運行;并安排專人對管理軟件進行監(jiān)控,在設(shè)置管理系統(tǒng)的密碼時,應(yīng)確保專人操作。此外,還要將殺毒軟件安裝于計算機當中,并定期對計算機以及數(shù)據(jù)庫進行殺毒,從而預(yù)防病毒入侵,避免數(shù)據(jù)信息泄露,對檔案安全造成威脅。因為采用電子信息化的方式對文件進行管理,需要將文件變?yōu)殡娮訖n案;而計算機當中的電子檔案容易遭到人為因素或其他因素的破壞。所以在管理檔案時,應(yīng)制定出科學(xué)的備份方案,以便在部分文件遭到破壞時,能夠迅速啟用備份,盡快恢復(fù)數(shù)據(jù)信息。在制定備份方案時,應(yīng)根據(jù)電視廣播系統(tǒng)的實際情況,從而保證備份的有效性以及實用性。在存儲備份文件時,應(yīng)按照保密類型文件保存的方式進行處理。因為電子檔案存在著特殊性,當計算機的軟件環(huán)境以及硬件設(shè)施出現(xiàn)故障時,則會危害到檔案的完整性;再加上病毒入侵以及操作失誤等問題的出現(xiàn),將可能會給檔案資料帶來嚴重損失。而紙質(zhì)檔案可以實現(xiàn)長期保存,且真實性較強;對此,可以通過管理紙質(zhì)檔案來避免以上問題可能導(dǎo)致的危害。將紙質(zhì)管理與電子管理兩種方法結(jié)合起來即為理想的檔案管理手段。筆者通過查閱相關(guān)資料發(fā)現(xiàn),目前對紙質(zhì)文件以及電子文件進行歸檔與管理時,多采用了兩種方式。具體內(nèi)容如下:同時對磁介質(zhì)以及紙介質(zhì)進行歸檔,且保證兩套檔案具有相同的內(nèi)容;一旦電子檔案出現(xiàn)異常,即可以采用紙質(zhì)檔案使其恢復(fù)正常。筆者建議,在管理好電子文件的同時,也應(yīng)管理好紙質(zhì)文件,從而保證檔案可以得到永久的以及安全的使用。
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；網(wǎng)絡(luò)；安全；制度
中圖分類號：TN711 文獻標識碼：A 文章編號：
電子檔案不同于紙質(zhì)檔案的特征決定其在管理利用及其安全保障方面的復(fù)雜性。如何保存、維護電子檔案，使之安全、可靠并可準確提供利用是檔案工作急需解決的問題。由于電子檔案便于存儲、復(fù)制、傳遞，給檔案管理和利用帶來諸多便利。電子檔案又具有對計算機系統(tǒng)的依賴性。信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性。一旦計算機系統(tǒng)出現(xiàn)故障，或者人為有意無意地刪除及病毒、黑客的侵襲，管理不善。都會造成巨大的損失。因此，建立電子檔案信息安全保障體系。完善檔案信息安全管理體制，保證檔案的原始性。真實性、完整性是十分必要的。
1 電子檔案的利用管理
電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案相比，顯著不同的是更快捷、更為便。但這必須建立在電子檔案所依賴的技術(shù)上，且必須滿足必要的先決條件和采取相應(yīng)的管理措施才能實現(xiàn)。
電子檔案提供利用，一般有三種方法，即提供拷貝，網(wǎng)絡(luò)傳輸，直接利用。
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化。導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。從信息安全角度出發(fā)，主要應(yīng)從對用戶和提供利用者的管理、對利用者提供拷貝和強化利用中的安全措施三個方面加強管理。
2. 電子檔案的安全保障
2.1 可靠的網(wǎng)絡(luò)是電子檔案信息安全的根本保障
可靠的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和硬件設(shè)備是檔案工作網(wǎng)絡(luò)正常運行和電子檔案信息安全的根本保障。
檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)采用先進成熟的高速以太網(wǎng)技術(shù)，選用性能優(yōu)越的服務(wù)器，并設(shè)置雙服務(wù)器。主、從服務(wù)器應(yīng)分別放置在異地機房內(nèi)，無論主服務(wù)器何時出問題，從服務(wù)器都可替代主服務(wù)器，保證系統(tǒng)在出現(xiàn)故障時能夠連續(xù)運行。同時，采用磁盤陣列、硬盤鏡像等硬
性容錯技術(shù)。檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)耍由雙路專線供電。檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要與一切外網(wǎng)實行物理隔離，網(wǎng)間需要交換數(shù)據(jù)時，可采用數(shù)據(jù)遷移方法，先從一個網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)庫中將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到可寫光盤、熱插拔硬盤等介質(zhì)。再將存儲介質(zhì)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)人另一個網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中。
2.2 數(shù)據(jù)安全是檔案原始性，真實性、完整性的必要條件
檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實性、完整性是檔案工作的靈魂。因此。采取嚴密的技術(shù)措施，建立可靠安全的存儲架構(gòu)，防止非法訪問、非法操作、病毒入侵等事件的發(fā)生，最大限度地保障檔案數(shù)據(jù)的安全是十分必要的。
2.2.1 防止數(shù)據(jù)丟失的主要措施是數(shù)據(jù)備份
對長久保存的檔案數(shù)鋸應(yīng)該拷貝到耐久性好的可寫光盤載體上，禁止使用軟磁盤長期保存電子檔案?？啼浌獗P時采用整盤刻錄方式，不得使用多段刻錄等方式。一般刻錄三套，一套封存，一套供查閱利用，第三套異地保存。對于加密的電子文件。則應(yīng)在解密后再完成上述工作。歸檔載體應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。光投應(yīng)放在盒中直立存放，做到防塵、防變形，避免陽光直接照射，遠離強磁場、熱源，并與有害氣體隔離。環(huán)境溫度應(yīng)控制在14～24記之間，相對濕度控制范圍為45%～60%。隨著計算機技術(shù)和設(shè)備的更新發(fā)展，存儲載體或電子檔案數(shù)據(jù)會出現(xiàn)兼容性問題。屆時應(yīng)更換先進、可靠的存儲載體進行復(fù)制。復(fù)制后舊版存儲載體應(yīng)至少保留三年。庫存的電子檔案每五年要依次進行有效性、安全性檢查，對存儲載體的壽命、存儲載體的兼容性等問題進行抽查，抽檢率不得低于3仰"，發(fā)現(xiàn)問題要及時補救。系統(tǒng)設(shè)備更新時必須制定嚴格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準確無誤并能在新系統(tǒng)申運行。
2.2.2常產(chǎn)生新數(shù)據(jù)的電子檔案系統(tǒng)，可選用性能較穩(wěn)定、費用較低的磁帶介質(zhì)作為數(shù)據(jù)載體。
因磁帶機和計算機系統(tǒng)是分工的，錯誤不會復(fù)寫到磁帶介質(zhì)上，可以防止將人為錯誤、病毒、數(shù)據(jù)錯誤備份下來。只要保存好足夠長時間的歷史數(shù)據(jù)，就一定能恢復(fù)正確的數(shù)據(jù)。備份后的磁帶放于遠離機房的安全地帶，即便出現(xiàn)大的災(zāi)難，整個系統(tǒng)崩潰了，統(tǒng)管理員也可以利用異地存放的磁帶迅速恢復(fù)系統(tǒng)的運行。存儲在磁帶上的電子檔案，每年應(yīng)倒帶一次，五年轉(zhuǎn)存一次。
2.2.3 利用有盤工作站的硬盤空間對服務(wù)器中的相關(guān)數(shù)據(jù)進行備份
如各子系統(tǒng)檔案管理人員要及時備份本系統(tǒng)管理的有關(guān)數(shù)據(jù)各單位要及時備份本單位的重要數(shù)據(jù)等。萬--服務(wù)器發(fā)生不可抗拒的破壞，也可以利用各工作站硬盤中的數(shù)據(jù)進行恢復(fù)。
軟件備份與人工保護相結(jié)合，在發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出錯或服務(wù)器故障時，備份之前的數(shù)據(jù)，可以用軟件方法恢復(fù)，備份之后的數(shù)據(jù)可以利用手工的文字記錄恢復(fù)。
預(yù)防黑客攻擊的最有效辦法是實行內(nèi)部網(wǎng)與一切外網(wǎng)的物理隔離。對于開放網(wǎng)絡(luò)，要定期更換管理員口令，避免因管理賬號被人為破壞后，管理員無法注冊而使系統(tǒng)管理陷于癱瘓。構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)的主要目的是實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息共享，因此網(wǎng)絡(luò)對用戶來說是開放的，但由于各種信息十分重要，某些數(shù)據(jù)甚至還具有保密性，不能隨意修改。只允許部分人使用，必須對網(wǎng)絡(luò)的開放程度進行限制?？梢赃\用系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件的相應(yīng)功能，合理設(shè)置系統(tǒng)的使用權(quán)限。在實際操作中應(yīng)設(shè)定數(shù)據(jù)庫的安全等級，對不同級別的人員進行不同的訪問授權(quán)，通過安全設(shè)定，確保各類數(shù)據(jù)庫只能被經(jīng)授權(quán)的合法用戶使用。未經(jīng)授權(quán)的用戶無論通過什么程序和軟件工具都不能訪問數(shù)據(jù)庫。這樣。就可以既保證數(shù)據(jù)共享。又保證數(shù)據(jù)的安全。還應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理軟件具有的目錄和文件權(quán)限設(shè)定功能，禁止用戶對無關(guān)目錄進行讀寫，禁止對其工作站中用戶自用的某些目錄進行讀寫。對一些公共目錄只允許讀，不允許寫。
檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)安裝高可靠性的防火墻，經(jīng)常更新殺毒軟件，預(yù)防病毒人侵。工作站要安裝硬盤保護卡，采用無軟驅(qū)工作站。嚴禁用檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的微機玩游戲、拷貝與檔案無關(guān)的軟件和數(shù)據(jù)。防止信息被非法篡改、插人和刪除，亦可采用數(shù)字水印技術(shù)保護信息的完整性。
科學(xué)管理是確保電子檔案安全規(guī)范的關(guān)鍵
確保電子檔案數(shù)據(jù)安全，除了上述軟、硬件措施之外?？茖W(xué)管理是關(guān)鍵。
建立電子文件歸檔管理制度。保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。電子文件存檔時必須檢查病毒等危害計算機的隱患，對于不能清除隱患的電子文件不得存擋。封存的電子檔案不得利用和外借。
建立電子檔案的提供利用管理制度。提供利用的主要方式是電子檔案拷貝和網(wǎng)絡(luò)查詢，網(wǎng)絡(luò)查詢和拷貝利用要進行嚴格的身份認證和查詢登記。并采取技術(shù)手段防止提供的內(nèi)容被再復(fù)制。在向公眾網(wǎng)上載檔案數(shù)據(jù)時，要提高信息安全意識。防止失密、泄密事件的發(fā)生。為此，必須建立健全檔案信息及網(wǎng)絡(luò)運行保密措施，嚴格審查上網(wǎng)檔案信息，辦理登記簽字手續(xù)。
建立服務(wù)器管理制度。每天記錄服務(wù)器的各種操作，包括設(shè)備的檢查記錄、服務(wù)器啟停記錄、對數(shù)據(jù)庫的日常維護記錄、服務(wù)器運行情況和對用戶的監(jiān)控記錄等，堅持對服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進行日檢、周檢用檢，并進行詳細的記錄，確保計算機系統(tǒng)的正常運行。
建立工作站管理制度，為每臺工作站建立工作日志。記錄每個工作站上機的操作員的開關(guān)機時間、上網(wǎng)操作內(nèi)容、系統(tǒng)運行情況、操作員姓名等。并建立檢查、監(jiān)督機制，防止人為造成的機器故障和數(shù)據(jù)錯誤。
建立數(shù)據(jù)庫日常維護制度、網(wǎng)絡(luò)安全保密制度、病毒預(yù)防和檢查制度等。技術(shù)人員定期對數(shù)據(jù)庫進行維護，對各工作站的數(shù)據(jù)錯誤給予及時修改，經(jīng)常對各工作站巡回檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)故障隱患及時排除。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；電子檔案；管理
0.前言
在現(xiàn)今企業(yè)的管理與辦公中，計算機得到了普遍的運用，許多企業(yè)的檔案或資料均逐漸利用電子檔來對其進行保存。企業(yè)傳統(tǒng)的檔案存儲主要是通過歸檔立卷的方式進行管理的，這種方式的工作量較大，工復(fù)雜，查閱比較麻煩；而電子檔案與之相比具有極大的優(yōu)越性，例如電子檔案具有海量的信息存儲能力、密度性較高、集成和可用性較高，且能夠進行智能化的管理和識讀。筆者將結(jié)合質(zhì)監(jiān)工作中企業(yè)電子檔案的管理與應(yīng)用進行說明。
1.企業(yè)電子檔案的管理
檔案信息電子化指的就是將企業(yè)生產(chǎn)過程中所出現(xiàn)的檔案信息機讀或者是紙質(zhì)形式為主的物質(zhì)對象，通過微機對檔案資料加以收集，且對其進行一定程度的加工處理，使其轉(zhuǎn)變?yōu)槲C軟件形式的二次文獻資料，提供給廣大人們使用的一個過程[1]。
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相對比，電子檔案具有一定的優(yōu)越性，即傳送速度較快，簡單方便，比紙質(zhì)圖紙的生命力更加強烈，能夠保存更長的時間，并且查找、存儲、設(shè)計等方面都更加的便捷。因此，企業(yè)的各項管理工作當中，電子檔案已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。電子檔案將企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)作為核心，緊抓檔案工作作為企業(yè)服務(wù)的關(guān)鍵點，實現(xiàn)將準確的信息，在恰當?shù)臅r間、以恰當?shù)姆绞?，傳送至正確的對象，以便服務(wù)于企業(yè)的現(xiàn)代化生產(chǎn)與建設(shè)。
檔案信息電子化能夠確保檔案信息和最新的技術(shù)順利相接，網(wǎng)絡(luò)當中擁有數(shù)量極為龐大的電子檔案，要求人們對其進行合理、有效的管理，以便于人們的查找與應(yīng)用。企業(yè)電子檔案的管理具有三大特點，即價值性、真實性以及系統(tǒng)性，只有這樣方能提供給企業(yè)更為全面、周到、人性化的服務(wù)?？梢?，在企業(yè)中實現(xiàn)檔案信息的電子化管理是一種必然趨勢。
2.企業(yè)電子檔案的應(yīng)用
2.1確保信息的安全
對企業(yè)檔案進行管理最為主要的目標就是服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營與生產(chǎn)。在目前社會信息快速發(fā)展的時代，電子檔案的發(fā)展與建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對快速發(fā)展社會的一種必然趨勢。而做好電子檔案的基礎(chǔ)條件就是加強對電子檔案的管理。從最初的紙質(zhì)膠卷、文檔以及圖片轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾?，必須?jīng)過一個發(fā)展的過程。因此，必須嚴格依據(jù)國家所規(guī)定的數(shù)據(jù)標準，對著錄項目與檢索語言進行統(tǒng)一化的管理，并且對數(shù)據(jù)的制作與檢索標識進行標準化管理，以便確保檔案數(shù)據(jù)的檢索的真實、正確[2]。因為存儲的設(shè)備的讀寫速度較快，一旦被盜取，那么將造成極為嚴重的后果。所以，應(yīng)該要保證存儲設(shè)備的安全可靠性，實行專機專用原則，且定期對其進行軟件與硬件的優(yōu)化升級，定時對其進行維護，從而確保存儲設(shè)備擁有較好的運行狀態(tài)。對檔案信息進行轉(zhuǎn)換、傳送以及存儲時，必須保證信息的完整、真實以及準確，特別是在電子文件歸檔與管理時，必須處理好標引與著錄工作。此外，還應(yīng)該構(gòu)建文件的備份和恢復(fù)系統(tǒng)，一旦發(fā)生信息的丟失，只需開啟這個系統(tǒng)就能將丟失的信息恢復(fù)。對各種網(wǎng)絡(luò)病毒進行預(yù)防，避免網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)受到入侵。
2.2確保檔案收集整理的完整性
傳統(tǒng)的檔案中，一次的處理失誤或者是筆誤，所引發(fā)的影響不大，并且在日后的錄入時極易被發(fā)現(xiàn)。而對文件進行批量的收入，一次性處理的文件量較大，一旦出現(xiàn)問題將導(dǎo)致極大的影響。電子檔案實現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)據(jù)化。信息化的基礎(chǔ)條件使得檔案管理的作用被充分發(fā)揮出來，為用戶提供了極為便捷的平臺，用戶只需在個人電腦上就能對所需的信息進行搜索。所以，電子檔案可以達到檔案收集與整理的目的。企業(yè)業(yè)務(wù)流程數(shù)字化的實現(xiàn)，最為直接的影響就是出現(xiàn)了大量的電子檔案，其是企業(yè)業(yè)務(wù)正常開展了一個極為重要的因素[3]。由此可見，企業(yè)電子檔案的長時間保存與使用，對企業(yè)的長遠發(fā)展與運行效果起決定作用，具有極為重大的現(xiàn)實意義。
2.3電子檔案具備長期可讀性
伴隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案和文件在企業(yè)中得到了普遍使用。檔案信息是社會資源中一種十分重要的資源，對檔案信息進行有效的管理，并且將其作用充分發(fā)揮出來，最重要的一點就是進行電子檔案的管理。電子文件的特性使得電子文件的收集與積累手段受到了一定的限制。為了能夠?qū)χ匾募男薷倪^程進行保存，應(yīng)該收集并積累好文件的原件。此外，企業(yè)的檔案管理建立在先進應(yīng)用軟件為技術(shù)依托，網(wǎng)站為平臺的基礎(chǔ)上，對電子文件進行全文數(shù)據(jù)化，并且在網(wǎng)站中進行實時的運用和管理，以確保企業(yè)的電子檔案的管理處于正常、健康的狀態(tài)，并且在一定的軌道中不斷向前進步，進而為企業(yè)的健康、快速、可持續(xù)發(fā)展提供強有力的保證。
3.結(jié)束語
伴隨著企業(yè)社會化大生產(chǎn)腳步的不斷前進，電子檔案管理的理念的不斷發(fā)展，一定會給企業(yè)電子檔案的管理帶來巨大的改變。因此，質(zhì)監(jiān)工作人員應(yīng)該對電子檔案進行仔細的研究與探索，處理好電子檔案的應(yīng)用問題，并采取各種有效措施提升電子檔案的使用率，提升企業(yè)檔案管理為企業(yè)經(jīng)營與生產(chǎn)提供服務(wù)的程度與水平，且采用相對應(yīng)的管理方式、手段以及模式等對電子檔案管理進行規(guī)范，以便促使企業(yè)電子檔案管理工作朝更好的方向發(fā)展。 [科]
【參考文獻】
[1]劉福才，劉玲玲.試論現(xiàn)代信息條件下企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].科技風(fēng)，2009，（10）：76.
關(guān)鍵字：自動化 電子文件 檔案
現(xiàn)代社會的網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)達，簡單的紙質(zhì)辦公已經(jīng)跟不上當代形式的要求，全新的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式既能簡化了辦公程序，又能提高了工作效率，同時，也能使檔案工作實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化管理。在這種新辦公方式下，就產(chǎn)生了電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件并存的情況，如何能科學(xué)、高效、合理的收集、整理和歸檔電子文件，是我們進一步研究新的課題。
一、無紙化辦公的特點
辦公自動化是Office Automation的縮寫（簡稱OA系統(tǒng)），本意為利用技術(shù)的手段提高辦公效率，進而實現(xiàn)辦公的自動化處理。它的產(chǎn)生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。
（一）電子文件改變了文件處理和運轉(zhuǎn)方式
電子文件中的信息不是靜態(tài)、固定不變的，可以隨時進行存儲或刪除，其內(nèi)容可以從一種載體上分離出來轉(zhuǎn)移到另一種載體上。其利用也不受時空限制，能夠同時滿足多用戶的需要，實現(xiàn)信息共享。
（二）節(jié)約人力、物力，有效的提高了工作效率
協(xié)同辦公是大多數(shù)企業(yè)實行無紙化辦公的最主要出發(fā)點。通過無紙化辦公，企業(yè)的會議紀要、工作總結(jié)、質(zhì)檢報告、通知通告等，都可以通過OA系統(tǒng)向特定對象予以，由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行閱批，整個過程完全實現(xiàn)了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，大大減少了辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材，既節(jié)省了人力、物力、財力，又實現(xiàn)了信息共享。同時，運用電腦進行操作后，文件的存檔以及查找等更加方便，快捷，從而大大提高了工作效率。
二、電子檔案的收集、整理、歸檔和保管
（一）電子檔案的收集和整理
？電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的電子文件均屬收集范圍。各單位在工作活動中形成或采用的具有查考利用價值的各類電子文件及各種計算機應(yīng)用系統(tǒng)形成的電子文件（包括相應(yīng)的計算機系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)文件）均應(yīng)歸檔保存。
（二）電子文件的歸檔
1、明確電子文件的歸檔條件，嚴把歸檔檢測關(guān)。首先，必須確定歸檔范圍是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，在對電子文件進行歸檔時，完成文書處理程序后再歸檔保存；其次，要有完整、齊全的電子文件相輔。對于收發(fā)文來說，必須是全文信息，從文件設(shè)計、修改和形成階段做起，使電子文件格式與環(huán)節(jié)相匹配。確保電子文件的歸檔質(zhì)量，認真檢查電子文件內(nèi)容是否完整、真實、有效，是否感染電子病毒。從計算機或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁盤或光盤等載體以便長期保存。嚴格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。
2、建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)體系。電子文件的歸檔管理還在摸索之中，在某些單位或部門，辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，沒有形成網(wǎng)絡(luò)體系，不同軟件形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，給電子文件歸檔造成困難。其主要原因：一是沒有統(tǒng)一管理，同一單位多個部門，多層管理，各自為政，多數(shù)檔案工作者缺乏計算機網(wǎng)絡(luò)知識，使建成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不能完全符合檔案傳輸要求。二是電子文件是靠網(wǎng)絡(luò)生存，一旦網(wǎng)絡(luò)被破壞，電子文件就會丟失。
3、明確電子文檔管理標準。隨著電子文件的不斷產(chǎn)生使工作效率及社會效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等問題。這就需要抓緊制定電子文件的管理標準，如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全、密級以及專利維護等標準，逐步完善電子文件的全過程管理制度，做到標準化、規(guī)范化、制度化。
三、電子文件檔案的保管和利用
（一）電子檔案的利用
電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分得到利用才能體現(xiàn)其價值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統(tǒng)計；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目芍苯訉徍?，需要提交領(lǐng)導(dǎo)批準的則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權(quán)時間允許范圍內(nèi)進行有效登記，利用到期后自動收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱要有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行下載保存。電子文件打印功能應(yīng)進行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當使用數(shù)字水印技術(shù)對電子文件版權(quán)進行保護。
（二）電子文件的保管
由于電子檔案的載體為磁盤、磁帶、光盤等，這些介質(zhì)抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因為保存不善會造成破碎、形變或其它損壞，也可能由于操作不當造成文件的破壞或被全部抹掉。所以檔案工作者必須對電子檔案載體使用專門的裝具和進行有效的檢測與維護。