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導語：在檔案化管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
檔案之有用，源于之其特有的、強大的憑證價值和參考（情報）價值。曾經(jīng)指出：經(jīng)驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，離不開檔案與檔案工作。檔案管理作為國家利益的捍衛(wèi)力，經(jīng)濟發(fā)發(fā)展的拉動力，社會進步的保障力，科技創(chuàng)新和文化繁榮的促進力，其管理具有重要意義。在信息化浪潮中必須確保先進科學技術手段和科學管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結合，提高檔案工作整體水平。隨著信息時代的發(fā)展。檔案管理方式已發(fā)展到以電子檔案為中心，業(yè)務處理過程檔案化以應用為中心的新模式。本文將對檔案的現(xiàn)代化管理進行分析，提出幾點意見［1］。
1 檔案工作的概述
廣義上的檔案工作是指檔案事業(yè)，所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學研究、檔案的宣傳及出版等工作。狹義上的檔案工作是指檔案管理工作，具體業(yè)務工作內容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用八個環(huán)節(jié)，前六個環(huán)節(jié)稱為基礎工作，后兩個環(huán)節(jié)稱為編研利用工作。檔案工作具有管理性,服務性和政治性［2］。
隨著時代進步，現(xiàn)代檔案工作發(fā)生了以下四點轉變：
1.1 在工作定性、定位方面，從附屬性、機要性轉為服務性、職能性；
1.2 在工作格局方面，從封閉轉為開放，從以保管為主導，轉為以開發(fā)利用為主導；
1.3 在服務對象方面，從單純?yōu)轭I導服務、為本單位內部服務，轉為同時面向全員和社會服務；
1.4 在服務方式方法上，從被動的、手工的、內向型的服務，轉為主動的、開發(fā)性的、數(shù)字化和網(wǎng)絡化的服務
當前檔案管理主要存在的問題為檔案總量偏少，載體形式單一，并且載體結構具有缺陷。
其相應的解決措施為：
(1)密切關注經(jīng)濟社會發(fā)展和各項工作的新領域、新業(yè)務、新事物，拓展建檔范圍，加強收集工作；
(2)健全檔案管理制度，保障檔案收集完整；
(3)在檔案結構的多元化上下功夫，重視各種門類、各種載體特別是電子文件的歸檔和收集。
2 檔案的現(xiàn)代化管理
2.1 構建現(xiàn)代化檔案管理新理念。
構建現(xiàn)代化檔案管理新理念，需要明確的檔案管理任務和發(fā)展目標：以妥善保存檔案，便捷應用為發(fā)展目標。
2.2 解決適用、配套的管理設施。
不少檔案管理設施仍停留在50、60年代的木制柜，由于條件有限落實困難，溫濕度控制乏術。檔案資料堆積混雜，
檔案基本管理設備缺乏［3］。
因此，在檔案管理中需要注重場所，裝具以及信息化設施使用情況，確保檔案的妥善管理。
2.3 實行制度化、規(guī)范化、標準化管理。
制度化、規(guī)范化、標準化三者之間有密不可分的關系。制度是對各方關系、行為準則、辦事程序作出統(tǒng)一規(guī)定。規(guī)范是對工作的數(shù)量、質量、方式、方法等作出統(tǒng)一規(guī)定。標準是對普遍性的業(yè)務技術作出統(tǒng)一規(guī)定。制度根據(jù)法律、法規(guī)、政策制定，偏重宏觀，以調整關系、規(guī)范秩序為主要目的，有強制性。規(guī)范、標準以科學、技術以及普遍性的經(jīng)驗的綜合成果為基礎制定，偏重微觀業(yè)務，側重業(yè)務性、技術性和操作性，一般屬非強制性。其中，檔案工作的標準化為重中之重。
檔案工作的標準化是一個過程，即標準的制訂和實施的實踐過程。其實質為簡單化，統(tǒng)一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。
檔案工作標準化體系的構成包括檔案工作基礎標準，檔案工作業(yè)務技術標準以及與檔案工作標準相關的標準。
——檔案工作基礎標準。包括檔案專業(yè)基本術語標準、檔案館代碼編制標準，檔案種類劃分標準，檔案計量單位標準，檔案統(tǒng)計工作標準，等等。
——檔案工作業(yè)務技術標準。包括檔案收集標準、檔案整理標準、檔案編目與檢索標準、檔案統(tǒng)計標準、檔案鑒定標準，檔案保管與保護標準，等等。
——與檔案工作標準相關的標準。如：文件制成材料質量標準，底圖、藍圖制作規(guī)范，竣工圖編制標準，技術文件格式，國家機關公文格式，CAD電子文件光盤存儲與歸檔標準，等等。檔案工作標準體系，就其橫向結構而言，一般分為國際標準、國際區(qū)域性標準、國家標準、行業(yè)或專業(yè)標準、地方標準、企業(yè)標準等。
因此，在檔案工作標準化的實施過程需要增強貫徹標準化的意識；認真學習、掌握標準文本的內容、要求；要有推行標準的保障措施，運用法律、經(jīng)濟、行政手段保證標準的貫徹執(zhí)行。
2.4 大力推進檔案信息化。
檔案信息化既是整個檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎，也是體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化水平的主要標志。檔案信息化的三大任務，分別為文檔一體化管理，電子文件歸檔管理和檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化。
2.5 著力進行檔案信息資源的有效開發(fā)。
檔案信息資源開發(fā)具有很大的潛在價值，但其目前有以下問題：1、檔案資源匱乏；2、數(shù)字化程度低；3、可檢索性差。因此應該大力開展檔案信息資源的有效開發(fā)。
3 結語
檔案的現(xiàn)代化管理是檔案事業(yè)不斷進步的重要動力和源泉，做好檔案管理，思想上要高度重視，要根據(jù)自身的情況來確定工作思路，加強檔案的基礎業(yè)務工作，重視檔案收集完整和齊全，重視檔案編研工作，重視檔案信息化建設和實現(xiàn)網(wǎng)絡化的查閱和檢索，積極爭取職能部門的支持，存進檔案管理與信息化的結合，推動其不斷發(fā)展。只有現(xiàn)代化管理，才有使檔案管理具有更廣闊的發(fā)展空間。
參考文獻
［1］ 王麗梅. 簡談新時期檔案管理工作的重要性［J］. 青年文學家, 2011, (10)
［2］ 衛(wèi)雙囤. 談檔案的管理和有效利用［J］. 山西檔案, 2011, (S1)
一、改變傳統(tǒng)觀念，以現(xiàn)代化的管理理念進行檔案管理
現(xiàn)代化的管理理念，是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重中之重，正確的現(xiàn)代化管理理念能夠對醫(yī)院信息化建設及檔案資源的有效利用起指導作用。首先，應轉變傳統(tǒng)的管理理念，不斷樹立先進的管理思想，并堅持學習科學的管理理論，然后采用與之相適應的管理方式和方法，以此來達到預定目標；其次，醫(yī)院檔案管理人員應緊跟我國檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢與時俱進，改變與現(xiàn)代化檔案管理不相適應的思想和管理理念，逐步轉變?yōu)橐揽肯冗M的科學技術和科學管理的觀念；再次，醫(yī)院檔案管理人員應建立與當前信息化時代相適應的檔案意識，轉變以往傳統(tǒng)的重管理輕利用、墨守陳規(guī)的守舊觀念，變被動地檔案服務為主動服務，變封閉式為開放式，這樣不僅有利于適應現(xiàn)階段社會發(fā)展的要求，同時也能滿足知識經(jīng)濟時代的需要。
二、加強醫(yī)院硬件設施建設，推進管理方式現(xiàn)代化
當前，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已經(jīng)很難適應醫(yī)院發(fā)展的要求。為此，必須加大基礎設施及辦公設備的投入力度，借此來實現(xiàn)自動化、電子化及規(guī)范化的檔案管理，充分發(fā)揮出網(wǎng)絡信息技術的優(yōu)越性，進而提高工作效率和工作質量。醫(yī)院應按照檔案室的建設標準，為其配置獨立的辦公室、庫房和檔案閱覽室等，并購置相應的計算機、檔案密集架以及復印機等辦公設備，給檔案管理提供必要的基礎保障。同時，應結合醫(yī)院的特點，優(yōu)選最為合適的檔案管理軟件，并組織有關管理人員進行學習、培訓，以此來促進其現(xiàn)代化管理水平的提高。此外，在營造良好檔案管理環(huán)境的同時，還應建立并完善規(guī)范的檔案管理體系，充分發(fā)揮出現(xiàn)代化設備的優(yōu)越性，以科學發(fā)展觀為指導改革現(xiàn)有的管理體系，達到檔案管理方式現(xiàn)代化的要求。
三、建立健全現(xiàn)代化檔案管理標準及各項規(guī)章制度
就醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化而言，并不僅僅是由設施配置網(wǎng)絡化、信息化決定的，管理方式也同樣有著不容忽視的作用。首先，應做到檔案管理標準化、規(guī)范化，使管理工作有標準可循、有制度可依，工作中的各個環(huán)節(jié)均應做到目標明確、條理清晰，以此來確保檔案的完整性，防止檔案中最要內容遺失的情況的發(fā)生，正確系統(tǒng)地進行記錄、存檔。想要做好以上工作，各相關部門必須統(tǒng)一檔案管理標準；其次，可以說計算機網(wǎng)絡是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提條件，所以，在軟件的開發(fā)上必須具有較強的實用性和權威性。但由于各個部門采用的軟件系統(tǒng)均有所不同，從而形成了諸多新的載體檔案，若不制定一個統(tǒng)一的管理標準，則有可能會造成這類檔案平白無故的流失。而現(xiàn)代化的檔案管理在管理方式及方法上均與常規(guī)管理有所不同，如果仍舊以常規(guī)的管理制度來規(guī)范新的運行機制，效果勢必會大打折扣。因此，必須建立并完善新的管理制度；輸入密碼及信息目錄的編制；檔案存儲信息的利用等。只有這樣才能確保醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的順利開展。
四、提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質和專業(yè)水平
無論任何管理工作的開展，人都是最重要的因素之一。醫(yī)院檔案管理工作本身是一項系統(tǒng)性、專業(yè)性較強的技術型工作，尤其是在醫(yī)院實現(xiàn)網(wǎng)絡信息化管理以后，更要求管理人員必須有較高專業(yè)水平。而管理人員的綜合素質和專業(yè)水平的高低直接關系著現(xiàn)代化檔案管理工作是否能夠真正落實到位。因此，為了確保檔案管理工作的質量及現(xiàn)代化檔案管理的順利開展，醫(yī)院應采取相應的措施不斷提高管理人員各方面的綜合能力，以適應現(xiàn)代化檔案管理的要求。首先，醫(yī)院應將檔案人員的培養(yǎng)工作歸入到人才培養(yǎng)計劃當中，通過再教育、專業(yè)培訓、開展各類學習班更新知識等方式，建立一支高素質、高水平的檔案管理隊伍，以此來適應檔案業(yè)務發(fā)展的需要；其次，對在職的檔案管理人員進行專業(yè)的崗位培訓學習，提高其應用理論解決實際問題的能力，并不斷熟悉和掌握各種信息軟件、網(wǎng)絡工具、多媒體等科技含量較高的技術地應用，為實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理奠定堅實基礎；再次，醫(yī)院應鼓勵員工通過自學來豐富自身的知識和專業(yè)能力，不斷提高綜合素質。
1.在檔案信息化視角下，科研檔案管理存在的問題
經(jīng)過閱讀大量的文獻，對科研檔案管理存在的問題進行分類并標明比重，從表1中，可以明顯看出科研檔案管理存在的最大問題便是“軟硬件設施”，其次是檔案的收集和整理，對檔案的錯誤認識及保密工作，下面，將一一解釋下面問題。
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對科研檔案工作的錯誤認識在科研單位，具體從事研究項目的科研人員對檔案的認識模糊，將科技檔案的收集和提交排除在科研工作之外，甚至不了解需要歸檔的范疇、要求和重要性。在科研工作中，注重課題申報、立項、實施，但不能同時積極進行科技檔案的整理，經(jīng)常推遲檔案提交，即便提交也不完整[1]。
1.2科研檔案收集和整理中的問題在科研檔案提交時，特別容易走入兩個誤區(qū)。一種是粗略收集，缺漏現(xiàn)象較明顯，在名義上提交的檔案名都有，但實際上質量較差或缺少重要原始記錄；另一種是收集廣而全，將歸檔范圍之外的資料也放進科研檔案中，從而主次不分，查閱和利用困難。由于信息時代的到來，科研檔案的形式和存儲介質越來越趨于多樣化，在收集的過程中，會無意識地忽視錄音、錄像、照片、磁盤、光盤等。最后是指實體檔案的收集和管理容易被忽略。主要表現(xiàn)在隨意堆放實體檔案，不注意管理和維護。
1.3檔案設施建設中的問題在一些科研機構中，由于一些限制如人員和場地等，檔案數(shù)量也較少，因此在設施配置配置方面很多都采取將就的態(tài)度。在有些單位甚至都沒有標準的檔案管理庫房，僅使用數(shù)間辦公室代用；不能按檔案標準來實現(xiàn)辦公、閱覽、庫房三分開；對于專門檔案柜和密集架，也僅使用普通兩節(jié)柜來代替存放；在有些單位，甚至連“八防”設施也不全；對于檔案設施必要的辦公設備、監(jiān)控設施等也不能達到要求。
1.4在檔案信息化建設中，易出現(xiàn)的問題在檔案信息化建設的過程中，存在以下幾個誤區(qū)。一是對于檔案信息化的理解較片面。在科研單位中，科研檔案管理人員將檔案信息化僅僅理解為紙質檔案的數(shù)字化掃描和網(wǎng)絡化。二是認為一切都以“信息化”為重。在有些科研單位中，科研檔案管理人員認為只有“信息化”了，就可以疏于檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎工作，造成首末倒置。三是認為檔案信息化建設勞民傷財?shù)挠^念。對于檔案信息化必要的設施則采取能拖就拖的態(tài)度，不愿意投資。
2.科研院所檔案信息化管理的措施和建議
2.1完善安全措施有網(wǎng)絡的地方，就會存在很多不安全因素，再加上電子檔案容易被盜，所以要建立一個安全防范措施設置文件保密措施即采用身份認證、權限認證的方式控制檔案登陸系統(tǒng)，安裝殺毒軟件定期對計算機進行殺毒并且對檔案和數(shù)據(jù)進行及時的備份防止黑客或者其他人員侵入系統(tǒng)。
2.2健全檔案管理體系科研院所要加強對檔案信息化建設的領導、檢查與監(jiān)督：落實專門機構或專人負責，加強領導、統(tǒng)一規(guī)劃，主管部門在對科研院所進行評估的時候，要將檔案工作作為重要的評估內容，以督促其做好檔案信息化工作[2]。
2.3提高工作人員的技能和水平傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不能再適應科研院所對檔案的利用和需求了，主要是因為所耗費的成本的較高，因此要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式就必須提高檔案管理人員的技能和水平。首先對他們進行培訓，主要與檔案信息化管理方面有關，這樣不僅讓他們熟悉有關檔案信息化管理方面的操作，并且在工作能夠運用自如，另外也要讓他們樹立起職業(yè)道德和工作責任心，更新管理理念。
[關鍵詞]檔案信息化建設；檔案管理
1.引言
隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢，在企事業(yè)單位中，檔案管理的信息化建設作為檔案建設工作中重要的組成部分，如今已經(jīng)廣泛運用到了檔案管理工作之中，并且發(fā)揮著重要的作用。近幾年來，檔案管理建設由傳統(tǒng)模式逐漸過渡到現(xiàn)代模式，并逐步朝著信息化、數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。檔案管理信息化建設在結合單位自身實際情況的同時，運用先進的現(xiàn)代信息技術統(tǒng)一對檔案信息資源進行科學有效的管理，這在一定程度上既提高了企事業(yè)單位的工作效率，也有利于檔案管理規(guī)模的不斷擴大和發(fā)展。但在檔案管理事業(yè)的具體發(fā)展轉型中，仍舊存在著部分問題尚待解決，只有徹底清除這些阻礙，才能夠不斷推動檔案信息化建設進程，使之在長期的信息化建設中得到充分的發(fā)展。
2.檔案管理信息化建設的內涵及意義
檔案管理信息化是指國家檔案行政管理部門結合單位自身的實際情況，運用現(xiàn)代化科學信息技術對在檔案工作中涉及的信息資源進行統(tǒng)一的組織和規(guī)劃，旨在實現(xiàn)檔案信息的傳遞、接受、利用及存儲，并逐步實現(xiàn)資源共享。檔案管理的信息化建設對現(xiàn)代檔案管理工作具有十分重要的意義。實際上，現(xiàn)代檔案管理工作中的檔案信息多以電子文件的形式保存，與傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式相比能夠有效避免檔案的原材料在長時期的保存過程中受到損壞，從而確保檔案資料的完整性和準確性。此外，檔案管理信息化還能夠一定程度上提高各單位檔案工作的辦事效率，在保證檔案信息傳輸速度的同時確保信息的安全性，從而實現(xiàn)信息資源的交流和保存。
3.檔案信息化建設及檔案管理工作中出現(xiàn)的問題
3.1檔案管理的標準化水平較低。我國對檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，在具體實施過程中更是缺乏良好的規(guī)范性和準確性，部分企事業(yè)單位的檔案管理水平仍舊有待提高。此外，各個地區(qū)和單位檔案管理建設的進度各不相同，且對檔案的信息化建設缺乏足夠重視，部分地區(qū)甚至嚴重落后，這也導致各個地區(qū)和單位無法全面有效地開展檔案信息資源的統(tǒng)一建設，阻礙了檔案管理工作的完善和發(fā)展。
3.2缺乏資金支持。檔案管理信息化建設需要充足的資金支持來完善工作中的專業(yè)軟硬件設備，從而為檔案信息化建設提供相關基礎設施支持，也為檔案管理工作提供良好的環(huán)境條件。但從目前信息化建設發(fā)展過程中看，有關單位對檔案信息化管理的資金投入力度遠遠不夠，大都缺乏高性能的基礎設施，部分企業(yè)和單位在后期檔案的儲存和完善中，也未能對檔案進行及時有效的維修升級，從而影響了檔案管理信息化建設的發(fā)展。
3.3對檔案信息化建設管理的重視程度不夠。部分企事業(yè)單位的檔案管理人員對檔案管理信息化建設的認識不夠全面，重視程度遠遠不夠，也對現(xiàn)代檔案管理模式信息化、數(shù)字化的轉變進程缺少足夠的了解，部分單位內部更是缺乏完整的質量監(jiān)督體系，從而導致相關管理人員無法對檔案信息化管理的工作情況進行全面有效的掌握，致使檔案管理工作帶有一定程度的滯后性，這對檔案管理的發(fā)展進程造成了阻礙。
3.4缺少檔案管理信息化的專業(yè)人才。檔案管理的信息化建設工作對相關人員的專業(yè)知識和技術要求較高，不僅要求其掌握專業(yè)的檔案信息化科學技術和管理知識，還需要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)和工作經(jīng)驗，在具體工作時結合實際情況對檔案進行數(shù)字化管理。但目前從事檔案管理信息化建設的專門人才數(shù)量較少且素質不高，并且缺乏一定的管理和工作經(jīng)驗，不利于檔案管理及檔案信息化建設工作水平的提高。
4.加強檔案管理及檔案信息化建設的措施辦法
4.1推動檔案管理工作規(guī)范化及標準化進程。目前我國各地、各系統(tǒng)的檔案管理工作仍舊缺乏規(guī)范性，在具體檔案管理信息化建設過程中依舊存在著不少漏洞。對檔案管理及信息化建設的具體工作流程制定統(tǒng)一的工作標準，這不但有助于企事業(yè)單位提高辦事效率和資源利用率，還能從根本上確保檔案管理的工作質量。實際上，技術人員在將紙質資料文字轉化成數(shù)字化信息的工作過程中，不僅要對檔案資料進行錄入、掃描等工作，還包括檔案歸檔、存儲等其他具體工作程序，這之中的每一步程序都需要具體詳細的行業(yè)規(guī)范來約束，只有這樣，才能將檔案管理和信息化建設工作落實到實處，以防止日后工作中出現(xiàn)一系列問題。
4.2增強檔案管理基礎設施建設。加強檔案管理的基礎設施建設，首先應當加大對檔案管理工作的資金投入。只有各企事業(yè)單位將檔案管理工作的資金落實到位，全面了解和宣傳檔案信息化建設工作的重要性，才能確保有專門的資金購買質量可靠的軟硬件設施，保證之后檔案管理工作的有序進行。另外，在保證軟硬件基礎設施正常運行的同時，也要加強對計算機網(wǎng)絡平臺的建設完善，不斷運用先進的信息多媒體技術建立健全檔案管理網(wǎng)站，實現(xiàn)信息資源的全面共享。
4.3提高對檔案管理信息化建設的認識水平。相關企事業(yè)單位應當定時定期對檔案管理及信息化建設的工作人員開展培訓教育工作，使之充分認識到檔案資料信息化管理的重要性，增強宣傳力度的同時不斷強化對檔案管理模式轉變的認識。此外，有關單位和部門管理階層及領導應當不斷提高自身的責任意識，運用有效措施和手段不斷建立健全檔案管理工作責任體系，使檔案信息化建設的工作合理有序進行。
5.加強對檔案管理信息化建設人才隊伍的培養(yǎng)
檔案管理的人才隊伍建設及培養(yǎng)是檔案信息化建設中的重要環(huán)節(jié)，也影響著檔案信息化管理水平的高低。但就目前檔案管理工作的實際情況來說，從事檔案管理信息化建設的高級人才數(shù)量匱乏，技術人員的專業(yè)知識水平也有待提升。因此，各企事業(yè)單位應當積極引進檔案信息化管理專門人才，不斷壯大檔案信息化建設的工作隊伍，提高建設的工作能力和工作水平。另一方面，也要增強對現(xiàn)有檔案信息化建設工作人員的管理力度，強化其專業(yè)知識和技能的培養(yǎng)，不斷擴充檔案管理信息化建設的人才隊伍。
6.結束語
如今，信息化已經(jīng)成為當今社會發(fā)展的重要標志之一，檔案管理的信息化建設勢在必行，它不但影響著各企事業(yè)單位檔案管理工作水平和質量，還對經(jīng)濟建設的發(fā)展有著重要意義。實際上，檔案管理的建設是一個長期且復雜的工作，需要多方面進行配合，只有不斷發(fā)現(xiàn)并及時解決檔案管理及檔案信息化建設過程中出現(xiàn)的各類問題，才能更好的推動檔案管理工作的發(fā)展進程，實現(xiàn)資源的全面有效利用，不斷加快信息化建設的步伐。
參考文獻
[1]付野.試論檔案管理的信息化建設[J].機電兵船檔案，2012（6）
【關鍵詞】檔案；管理；工作
1.進一步提高對檔案管理規(guī)范化認識促進檔案管理工作現(xiàn)代化
（1）檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，。我們要在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。其中，公文制發(fā)是檔案工作達到規(guī)范化、標準化的前提條件，堅持“以本單位形成文件為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關鍵環(huán)節(jié)；提高案卷質量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證；利用計算機管理檔案，是使檔案工作達到規(guī)范化，標準化的有效途徑。
（2）做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。
（3）檔案管理規(guī)范化工作是檔案現(xiàn)代化管理的重要組成部分，是衡量檔案管理水平的重要標志之一。充分有效地開展檔案規(guī)范化工作，對于總結檔案工作經(jīng)驗，探索、掌握檔案工作規(guī)律，提高檔案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我們要充分認識做好檔案工作的重要性，立足于檔案管理長遠發(fā)展大計，緊緊圍繞檔案管理為中心工作，切實加強對檔案工作的領導，遵循檔案管理原則，把檔案工作列入本單位總體發(fā)展規(guī)劃和計劃，納入工作人員的崗位職責，納入工作評估指標，并同步布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
2.加強檔案管理規(guī)范化工作必要措施分析
2.1實施正確的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關鍵環(huán)節(jié)
（1）相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。
（2）在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好二個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
2.2公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。
2.3加強檔案工作的組織領導是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的必要舉措
首先，為進一步加強對檔案工作的領導，單位要成立校檔案工作委員會。檔案工作委員會研究決定檔案工作的重大事宜，審議通過檔案工作規(guī)劃，負責對各單位檔案工作進行監(jiān)督、檢查和考核。同時成立檔案室，是檔案工作的職能部門，是永久保存和提供檔案利用的機構。各單位、各部門相應成立檔案工作領導小組，領導小組組長由各單位分管檔案的領導擔任，成員由各單位檔案員和有關工作人員組成。各單位應根據(jù)實際工作需要配備一定數(shù)量的檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。其次，加強檔案工作隊伍建設。要建設一支高素質檔案工作隊伍，是做好檔案工作的基礎。各單位、各部門要根據(jù)檔案工作需要明確本單位檔案員，同時加大檔案員的教育培訓力度，定期組織檔案員進行業(yè)務學習，切實提高檔案人員的檔案基礎知識與基本技能；為檔案員提供外出學習機會，開闊眼界，拓展思路，盡快提高檔案工作水平。要充分調動廣大檔案工作者熱愛檔案工作、做好本職工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性，努力建設一支相對穩(wěn)定的專兼職檔案員隊伍。
2.4提高案卷質量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
關鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；知識經(jīng)濟
檔案管理現(xiàn)代化是針對于傳統(tǒng)手工檔案管理模式而論的，其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在信息載體管理對象和模式方面的不同。一方面，檔案管理現(xiàn)代化改變以往單單依靠紙質管理的不足，實現(xiàn)信息載體的數(shù)據(jù)化管理，整個檔案管理信息可以共享，具有靈活性強，易貯存的優(yōu)勢；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化可以將整個檔案的收集，整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)通過現(xiàn)代化科技手段進行監(jiān)控，實現(xiàn)電子智能化的計算機管理，從而改檔案管理水平，有針對性克服以往“等、靠、要”的檔案管理模式。這樣形成了以數(shù)字化的信息技術管理模式，有利于發(fā)揮檔案的信息資源優(yōu)勢，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。從而更好的為社會提供更最優(yōu)質的服務。
一、檔案管理現(xiàn)代化的內容
關于檔案管理的現(xiàn)代化，對此問題的看法主要有三種觀點，其特點有：①強調檔案管理中的方法的現(xiàn)代化與手段的現(xiàn)代化。管理方法的現(xiàn)代化是指在檔案管理中，運用現(xiàn)代科學管理的原理與方對檔案工作進行正確的決策和科學高效率的管理；管理手段的現(xiàn)代化是指應用電子計算機、縮微技術等現(xiàn)代先進的生產技術與設備對檔案管理運行的各個環(huán)節(jié)進行有效的管理與控制。②強調檔案管理方法與組織的現(xiàn)代化，但也重視檔案管理技術與設備的現(xiàn)代化。這一觀點把檔案組織現(xiàn)代化放在極其重要的位置上，認為只有重視檔案組織與方法的現(xiàn)代化，進而以組織與方法的現(xiàn)代化來推動技術與設備的現(xiàn)代化，這樣能為檔案管理現(xiàn)代化打下一個堅實的基礎。③強調檔案管理與現(xiàn)代市場經(jīng)濟的形勢相結合，強調檔案信息的服務社會化。在強調市場經(jīng)濟的同時也重視組織管理的科學化、檔案館藏布局的與館藏結構的合理化、技術與設備的現(xiàn)代化等要素的現(xiàn)代化。
綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化可以表述為：適應社會主義市場經(jīng)濟的對檔案工作的新要求，以檔案服務的社會化為指導，通過檔案管理的組織與方法的現(xiàn)代化，逐步采用現(xiàn)代先進到科學設備、管理技術，使檔案管理達到高質高效服務國家與社會的目的，并使其逐步達到當代世界的先進水平。
二、檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀
1.我國自引進檔案自動化管理技術以來取得的成效
（1）我國目前已經(jīng)自主研究開發(fā)了檔案管理的計算機管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)涵蓋了大量數(shù)據(jù)，由搜索、統(tǒng)計等項目發(fā)展起來并逐漸完善，提高了搜索效率。
（2）檔案管理工作逐漸規(guī)范。將檔案進行優(yōu)化管理的前提是數(shù)據(jù)的準確性和完整性，這種嚴謹、規(guī)范的工作態(tài)度落實到每一位工作者身上。
（3）我國還培養(yǎng)了一批優(yōu)秀、專業(yè)的檔案管理工作者。檔案管理逐漸現(xiàn)代化要求工作者既熟悉的掌握計算機基本知識，又能擁有檔案管理的實用技能，這就對檔案管理工作者的知識層面和實踐層面提出雙重考驗，而我國目前正在培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)高素質人才。
2.檔案管理自動化亟待改進的地方
（1）管理人才數(shù)量少，素質不夠。由于此行業(yè)在我國剛起步，目前設立檔案管理這一專業(yè)的高校很少，這就決定了相關人才的數(shù)量少；高校中在深化體制化改革，對新興行業(yè)認知的不夠決定了學生素質不夠。
（2）發(fā)展不平衡。目前辦公自動化和信息自動化已經(jīng)成為一大趨勢，如金融、會計、電信、事業(yè)單位等對其應用廣泛，然而其他行業(yè)對于計算機的應用比較少，仍人工管理，這就大大降低了辦公效率。應用地域也不平衡，如東部沿海地區(qū)對計算機的依賴遠遠大于中西部落后地區(qū)。
（3）認知程度低。目前有的單位的計算機利用率很低，甚至閑置，管理的現(xiàn)代化沒有真正落實，沒有認識到信息管理是一個循序漸進的過程，沒有將信息先正確、準確、分類的編錄到計算機中是不可能利用這些信息的。
三、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的相關措施
1.培養(yǎng)現(xiàn)代化人才
在知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展的時代，檔案部門面臨著市場經(jīng)濟、知識經(jīng)濟以及高新技術應用的挑戰(zhàn)。因此，需要培養(yǎng)一批精通專業(yè)知識和信息技術的高層次檔案信息管理人才，在不斷接收新知識、新方法、新思想的同時，加強技能培訓和知識更新，鑄造一個熟悉網(wǎng)絡技術知識、現(xiàn)代管理知識以及數(shù)字化技術知識等新型化的高層次的檔案管理隊伍。
2.扎實做好對數(shù)據(jù)的編錄
高效率的運用好數(shù)據(jù)和信息的前提是在前期準確、完整的輸入數(shù)據(jù)。要實行文件和檔案的一體化，必須認識到前期工作的必要性和重要性，要明確工作目標，對整個工程做出統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排任務，并且將任務準確落實到現(xiàn)實中。將成體系的工作分成一個個小的項目，具體安排到小組中甚至明確每個人的責任，實時的把握工作進度，又宏觀的看到整個項目的系統(tǒng)性、綜合性和優(yōu)化性。將數(shù)據(jù)標準化的錄入計算機后，按照檔案數(shù)據(jù)化的規(guī)范編制索引和一系列細節(jié)，保障文檔的質量和數(shù)據(jù)的可靠、完整性。
3.提高認知程度
進入信息化時代，計算機技術融入到辦公體系中是時代潮流，必須認識到信息管理現(xiàn)代化的必要性和意義，提高新一代的青少年甚至整個社會對它的認知?？梢匀ジ咝Ｖ虚_展知識講座或是檔案管理技能的相關比賽或是辯論賽逐漸增強社會對檔案管理這一行業(yè)的認知。
4.更新檔案管理觀念
當前計算機技術迅速發(fā)展，計算機在檔案管理的應用逐漸深化，依賴性逐漸提高，時代的潮流要求人們的觀念和行動逐漸進化。觀念指導人們的行為，因此，要不斷更新檔案管理的觀念，拋棄傳統(tǒng)的檔案管理理論，在新興的理念上不斷發(fā)展檔案管理。
隨著科學技術的迅猛發(fā)展，檔案管理工作現(xiàn)代化勢在必行，檔案信息存儲及處理的數(shù)字化、信息收集和傳遞的網(wǎng)絡化成為檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢，檔案管理部門應積極應用計算機技術來進行檔案管理，通過不斷探索與實踐，創(chuàng)造出迅速、準確、有效的檔案管理手段，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐。
參考文獻：
[1] 徐雁. 淺析檔案管理現(xiàn)代化[J]. 開封教育學院學報. 2009（03）
檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡，建立全國檔案信息網(wǎng)絡，并入國家信息網(wǎng)。不難看出，檔案管理的信息化包含以下幾個方面內容：實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，將不同載體的檔案資源轉化為數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案資源的合理配置，建立起規(guī)范的、標準的、目錄數(shù)據(jù)庫及技術支撐平臺；檔案信息共享，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案資源的共享化，檔案管理人員需要有較好的知識結構、具有專業(yè)的檔案管理知識和一定的計算機操作能力；檔案管理工作必須科學化，能在正確的系統(tǒng)論、管理論的基礎上做出正確的決策。
檔案管理信息化的前提是規(guī)范化和標準化。由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎差，案卷質量不高，共享性差，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移檀性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一的標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案管理工作的信息化。檔案信息化建設是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立各部門檔案是重要的信息資源這—重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立信息化檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現(xiàn)代化管理相適應的管理體系和運行機制，提高檔案的服務質量。同時，要以現(xiàn)代科學理論為指導，根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律和檔案的特點進行合理地組織、計劃和控制，實現(xiàn)管理方法科學化、管理機構高效化、管理形式現(xiàn)代化。
檔案管理信息化，就要加強對電子文件的歸檔管理，對各種不同類型不同載體的檔案進行數(shù)字化，為保證電子文檔的真實、完整、有效，應制定電子檔案管理方法。計算機技術的應用是檔案管理技術現(xiàn)代化的中心，而計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務標準化為基礎的，要科學制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化。檔案信息化體系由基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設五個方面構成，其中尤為重要的是基礎設施建設和檔案信息資源建設兩項內容。
檔案管理信息化，必須要確保檔案信息的安全性和完整性。檔案信息的安全包括檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全。安全管理制度應從機房管理、軟件管理、操作、監(jiān)督等多方面著手，以維護計算機系統(tǒng)的物理安全。軟件方面的問題可以通過技術手段來解決，在選擇、設計檔案管理系統(tǒng)時要充分考慮到系統(tǒng)的安全性把它作為一個重要的指標。
檔案管理信息化，必須重視檔案業(yè)務流程的重組。檔案管理信息化建設是在網(wǎng)絡環(huán)境下，通過計算機技術和現(xiàn)代網(wǎng)絡技術在檔案管理中的廣泛應用，改變原有的手工作業(yè)管理模式為自動化集成管理的工作方式，在這一變革中，檔案業(yè)務流程的重組包括：檔案信息收集、管理方式的改變。數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結合，實現(xiàn)文檔一體化可以自動完成各類檔案資料的統(tǒng)計工作，繪出各類統(tǒng)計報表；檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡環(huán)境下將實現(xiàn)自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數(shù)檔案資源可通過計算機網(wǎng)絡進行查閱和對外提供服務；檔案指導、編研工作從有形實體向虛擬網(wǎng)絡轉變等。信息技術重建檔案管理的運行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案組織機構、業(yè)務流程，管理體系越來越不適應檔案管理信息化的趨勢，所以有必要從管理理念到組織機構，從業(yè)務內容到業(yè)務流程進行有效重組，以適應變革的要求。
關鍵字：檔案；管理；現(xiàn)代化
0 引言
所謂檔案管理的現(xiàn)代化，是指在科學的思想指導下，運用合理有效的方法和手段，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進行改革，加快實現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理，使之獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結果，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。現(xiàn)代化的檔案管理從信息化、虛擬化、標準化等多個方面對傳統(tǒng)的檔案管理進行了糾正，對檔案管理提出了更高的要求。
1 檔案管理現(xiàn)代化的內容
1.1 檔案管理的信息化
檔案管理信息化是指在檔案管理中運用信息技術來提高檔案工作現(xiàn)代化水平，它是新時期檔案管理的核心內容，主要包括檔案信息資源建設和檔案基礎平臺建設兩個方面，通過信息化的渠道和方式，加強對于檔案資源的利用與開發(fā)，提高檔案信息資源的共享程度。
1.2 檔案管理的虛擬化
傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙張為載體，實行手工管理的模式。在這種管理模式下，信息與載體是不能分割的，信息共享具有很大的難度。而且在管理過程中，需要進行一系列諸如收集、整理、鑒定、編目等環(huán)節(jié)，在耗費大量的時間和人力的同時，工作效率也不高。檔案管理的現(xiàn)代化則提倡檔案管理的虛擬化，也就是以計算機為檔案的載體，運用智能化的計算機管理模式對檔案進行管理。這種管理模式在很大程度上節(jié)約了時間，節(jié)省了人力，提高了工作效率。
1.3 檔案管理的標準化
檔案管理的現(xiàn)代化很重要的一點在于檔案管理的標準化。檔案現(xiàn)代化管理依賴于網(wǎng)絡這種載體。而網(wǎng)絡具有很大的開放性和不安全性，所以更需要制定相應的管理標準，對檔案數(shù)據(jù)的交換、信息的傳遞、資料的共享等等步驟進行詳細的規(guī)定，使得檔案管理有據(jù)可循。只有在統(tǒng)一的標準規(guī)范之下進行檔案管理的工作，才能取得好的成效。
2 檔案管理現(xiàn)代化的必要性
2.1 自身發(fā)展的需要
隨著我國經(jīng)濟和科技的快速發(fā)展，信息化程度的提高，我國的檔案事業(yè)也面臨著挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越不能適應社會發(fā)展的需要。計算機、網(wǎng)絡等新技術的應用對檔案管理提出了新的要求。在這樣的情況下，運用新手段新方法，實施檔案管理的現(xiàn)代化，能夠適應新的發(fā)展形勢，提高檔案管理工作的效率，有利于檔案事業(yè)的更好發(fā)展。
2.2 加強保護的需要
另外，由于傳統(tǒng)的紙質載體自身質量的缺陷以及保護手段的落后，很多檔案已經(jīng)出現(xiàn)了一些諸如褪色、無字等問題，給檔案管理帶來了極大的不便。若要加強對這些檔案的保護，則要求我們運用現(xiàn)代化的管理方法，將這些檔案以電子的形式保存起來，避免因為紙張的損壞導致檔案信息丟失的問題。
2.3 充分利用的必要
傳統(tǒng)的檔案管理還具有“獨占性”的特點，一旦某段時間有人使用，其它人就不能再利用。實施現(xiàn)代化的檔案管理，能夠很好地解決這一問題，有效地加強檔案的共享性。需要的人可以在網(wǎng)絡這個平臺上同時進行使用。
3 檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題
盡管檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)是大勢所趨，但就目前的形勢看來，檔案管理現(xiàn)代化的進程中依然存在著各種各樣的問題。
3.1 缺乏專門的管理人才
檔案管理現(xiàn)代化中首先存在的問題便是缺乏專門的管理人才。由于長時間以來，我們的檔案管理運用的都是傳統(tǒng)的管理模式，所以在很大程度上忽視了對現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。在這樣的情況下，檔案管理中的人才很少有能力同時掌握先進的科學技術和管理技能。他們并不能適應現(xiàn)代化的檔案管理模式，很多人還停留在傳統(tǒng)的管理階段，既沒有掌握現(xiàn)代化的管理知識，也缺少對現(xiàn)代化設備的操作技能。
3.2 缺乏先進的管理設備
另外，由于檔案管理意識的不足和資金投入的有限，造成檔案管理中缺少先進的檔案管理設備，軟硬件設施都嚴重滯后于檔案管理現(xiàn)代化的需要。至于檔案管理中至關重要的檔案管理自動化軟件，雖然很大程度上有利于檔案的現(xiàn)代化管理，但由于其開發(fā)技術的不成熟，所以造成了文件和檔案之間的脫節(jié)以至于管理變得極為分散，從而使系統(tǒng)中的檔案信息難以集中管理使用，致使檔案信息資源不能得到有效的共享，嚴重影響了檔案管理現(xiàn)代化的進程。
3.3 缺乏有效的管理方法
檔案的現(xiàn)代化管理中存在的另一個重要的問題是管理方法的問題。由于現(xiàn)代化檔案管理實施的時間較短，大多數(shù)部門還沒有形成一套比較有效的管理方案，所以檔案管理基本處于無序的狀態(tài)。管理人員只能根據(jù)自身的理論知識和實踐經(jīng)驗進行摸索。在這種情況下，盡管有關部門對檔案文件的格式和標準做出了相應的規(guī)定，但在實際操作過程中由于缺乏有效的方法指導，依然會出現(xiàn)各種各樣的問題，對檔案的管理造成了不良的影響。
4 實施檔案管理現(xiàn)代化的方式
4.1 人才的培養(yǎng)
實施檔案管理的現(xiàn)代化，首先在于加強對人才的培養(yǎng)?，F(xiàn)代化的檔案管理對工作人員提出了多方面的要求。與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強的技術水平和管理水平。與此同時，最好還能具備較強的開拓創(chuàng)新意識，從而加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。在這樣的情況下，首先要建立嚴格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過各種有用的形式加強對人才的培訓，例如聘請專門的老師教授他們計算機方面的相關知識，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識等。通過教育培訓，使得這些管理人員逐漸擁有全方面的能力，能夠應對現(xiàn)代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現(xiàn)代化管理的質量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設的順利進行。
4.2 設施的引進
另外，實施檔案管理的現(xiàn)代化，還在于要引進先進的管理設備。現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對于設備和技術的依賴性較強。在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關的辦公設備，加強現(xiàn)代技術在檔案管理中的應用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級政府應加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費支持，幫助他們引進先進的技術和設備。而現(xiàn)代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟效益。
5 結語
綜上所述，在新的經(jīng)濟和科技形式下，推進檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)是大勢所趨，它不僅能夠滿足檔案管理自身的需要，也能夠加強對檔案的保護和利用。但與此同時，由于現(xiàn)代化的檔案管理模式還不成熟，所以在運行過程中還存在著各種各樣的問題，例如缺乏管理人才、管理設備、管理方法等。在此情況下，要運用合理的方法，通過人才的培養(yǎng)、設備的引進等方式，加強檔案管理的現(xiàn)代化水平。
參考文獻
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【關鍵詞】醫(yī)院檔案；管理；標準化
doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.055
現(xiàn)代信息技術快捷、高效、準確、便利的優(yōu)勢，深刻地影響著新時期檔案管理工作，它不僅給檔案管理工作帶來了機遇，也使傳統(tǒng)的檔案工作面臨著前所未有的嚴峻挑戰(zhàn)。因此，必須加快醫(yī)院檔案管理的標準化建設，使醫(yī)院檔案信息資源發(fā)揮最大的效益。檔案管理標準化，對于規(guī)范和健全檔案管理工作具有重要的歷史意義和現(xiàn)實意義。
1醫(yī)院檔案管理標準化的內容
醫(yī)院檔案管理標準化是醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研管理標準化的有機組成部分，是整個檔案工作標準化的一個子系統(tǒng)。它應包括檔案管理標準和工作標準兩部分。
管理標準是指以特定的程序和形式頒布的統(tǒng)一規(guī)定和規(guī)范。包括各類文件材料的歸檔范圍、歸檔要求及保管期限、案卷質量標準、檔案鑒定標準、檔案復制件縮微品質量標準、計算機輔助管理標準等[1]。因此，標準在一定條件下和一定時期內保持了相對的統(tǒng)一和穩(wěn)定。
工作標準主要包括醫(yī)院檔案室以及各職能部門和各類工作人員的標準，同時，還應包括各部門工作標準中的檔案內容要求、檔案工作程序標準、檔案工作網(wǎng)絡建設要求等[2]。
隨著醫(yī)院檔案工作的發(fā)展，經(jīng)驗的積累，標準也在不斷地修改、完善和提高，這就是檔案工作的發(fā)展趨勢。實踐證明，檔案標準化管理才能使檔案工作步入了一個標準化、規(guī)范化的軌道，將檔案事業(yè)引入了社會進步和發(fā)展的軌道，進一步促進醫(yī)院檔案的科學管理。
2醫(yī)院檔案標準化建設中存在的問題
醫(yī)院在發(fā)展，醫(yī)院管理已基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，這就要求有高效、及時、方便的現(xiàn)代化檔案管理與之適應，作為醫(yī)院，應更新觀念，加大人力、物力、財力的投入，將檔案的現(xiàn)代化管理納入醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略。目前醫(yī)院檔案標準化建設中存在的問題如下。
2.1標準化建設水平偏低，數(shù)據(jù)庫建設滯后由于我國醫(yī)院檔案標準化建設起步較晚，技術水平偏低，制度建設不夠完善，人們的思想觀念滯后，目前，研制出的不少檔案系統(tǒng)應用軟件功能單一，標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。盡管近些年一些醫(yī)院檔案室大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大都自建自用，規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，社會服務水平較差。而且大多是條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多醫(yī)院檔案室雖然聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，無法實現(xiàn)實質性的資源共享。這就需要管理部門和檔案工作者齊心協(xié)力，共同研究，盡快制定出統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，使各館(室)的發(fā)展有一個統(tǒng)一的方向，減少發(fā)展的盲目性。
2.2缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調機構目前，由于受醫(yī)院管理體制和運行機制的影響，各醫(yī)院檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政的局面。盡管許多醫(yī)院檔案部門已意識到資源共享的重要性與必要性，但還是比較缺乏館際之間合作的具體行動。國家還沒有一個統(tǒng)一的組織機構來規(guī)劃協(xié)調，使各醫(yī)院檔案館網(wǎng)絡化建設工作達成合作，進而達到互助、互利、互惠、資源共享。
2.3經(jīng)費投入不足由于對檔案管理施行標準化的認識不足等原因，目前投入經(jīng)費不足是制約我國醫(yī)院檔案管理標準化建設的一大障礙。在檔案標準化建設過程中，需要大量的資金，配備所需設備及設備維護，沒有充足的資金投入是無法實現(xiàn)的。
2.4檔案管理隊伍人員素質較低，結構不合理在檔案標準化建設中，必須有既懂計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型高水平的專業(yè)人才。目前，醫(yī)院檔案人員隊伍整體素質仍普遍較低，又缺乏學術研究、史料研究的能力，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，不適應檔案網(wǎng)絡化建設和醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
3加快醫(yī)院檔案管理標準化建設的幾點建議
3.1面向未來，更新觀念，抓好檔案管理標準化檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的技術保障和重要前提，但要實現(xiàn)它也不是一蹴而就的，因此，要樹立標準化建設的觀念和信心，把眼光瞄向未來，充分認識到?jīng)]有標準化，就沒有現(xiàn)代化。在當前和今后一段時期，加強標準化建設是檔案管理現(xiàn)代化的核心內容，這是一項十分艱巨和細致的工作。
3.2加快檔案信息化建設隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)教研工作管理中形成的歸檔材料愈加豐富，檔案管理模式正轉向以檔案實體數(shù)字化信息的形式向社會提供服務為中心，目標在于實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享[3]。而數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設，是實現(xiàn)這一目標的關鍵。醫(yī)院檔案工作應抓住歷史機遇，加快檔案信息化建設的進程，使之更好地為醫(yī)院改革和可持續(xù)發(fā)展提供服務。
3.3促進檔案信息利用的社會化醫(yī)院檔案管理部門應當在保證整體利益不受損害的前提下，更大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務。廣大醫(yī)院檔案工作者既要強化服務意識，打破只為醫(yī)院內部黨政管理、醫(yī)療、教學、科研服務的思維定式，還要注意提高服務水平和服務效果。
3.4加強檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎設施目前，醫(yī)院自身對檔案管理部門的有限投入已成為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設的瓶頸。建設軟硬件基礎設施是醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設的基礎。因此，加大經(jīng)濟投入，加強基礎設施建設，是保證醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設得以進行的先決條件。在硬件方面，醫(yī)院應給予財力上的支持；在網(wǎng)絡和軟件方面，醫(yī)院檔案部門應發(fā)揮檔案網(wǎng)、醫(yī)院網(wǎng)的平臺作用，吸引和運用院內計算機、信息等學科的技術、人才力量，以高性能軟硬件基礎設施為檔案管理系統(tǒng)提供保障。
3.5優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊伍檔案工作人員整體素質如何關系到醫(yī)院檔案信息的整理、利用和開發(fā)，關系到醫(yī)院檔案工作標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進程。要優(yōu)化檔案管理隊伍，一方面充分發(fā)揮醫(yī)院設施齊全、科研水平高等優(yōu)勢，培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。另一方面通過繼續(xù)教育的形式，普及信息化管理知識。通過專題培訓和實際操作，提高現(xiàn)有檔案管理工作者的工作水平。要不斷補充青年檔案管理人員來充實隊伍，從而使檔案管理隊伍的年齡結構優(yōu)化。
總之，在我國醫(yī)院規(guī)模日益強大的今天，加強醫(yī)院檔案管理的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化建設，是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案信息開發(fā)與服務水平的必由之路。因此，各醫(yī)院要積極創(chuàng)造條件，加快標準化建設步伐，另外，除了醫(yī)院自身的重視和努力外，還需要國家檔案主管部門的宏觀調控和大力支持，使醫(yī)院檔案標準化建設盡快上一個新臺階，以適應現(xiàn)代化前進的步伐。
參考文獻
[1] 烏慶正.搞好檔案資源建設之淺見[J].山東檔案，2010，13(3)：22.
[2] 谷風靜.要關注檔案信息化建設[J].蘭臺世界，2009，15(11)：26.