時(shí)間：2023-06-26 16:15:49
導(dǎo)語：在檔案管理的重要意義的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；重要性；問題
0.前言
在社會(huì)公共信息中人事檔案的管理是其中重要的一個(gè)部分，通過人事檔案的儲(chǔ)備我們可以系統(tǒng)的掌握人才的基本信息，從人力資源開發(fā)和管理的角度來看，可以通過這一部分來確定人才的匹配性，以便更好的運(yùn)用人才，給個(gè)人、企業(yè)以及整個(gè)社會(huì)帶來更好的經(jīng)濟(jì)效益。根據(jù)人事檔案的數(shù)據(jù)，我們能更好的處理人才和社會(huì)的關(guān)系，起到重要的人才與科技進(jìn)步的協(xié)調(diào)發(fā)展作用。當(dāng)然，人事檔案也是我國(guó)各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及企事業(yè)單位的人才表現(xiàn)記述和評(píng)定，可以促使人才之間的進(jìn)步競(jìng)爭(zhēng)，自然的反應(yīng)人才的品行，給社會(huì)帶來更大的作用。因此，人事檔案的管理工作也就對(duì)社會(huì)的人力資源管理有著不可或缺的作用。
1.人事檔案管理的重要意義和目前所遇到的問題
現(xiàn)代管理理論強(qiáng)調(diào)管理的核心是人的管理，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案對(duì)于每個(gè)人來說都非常重要，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的價(jià)值。它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無從得以保障。
1.1人事檔案管理的重要意義
對(duì)于用人單位來說，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，通過利用檔案可以清楚地了解一個(gè)人過去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。現(xiàn)代的機(jī)關(guān)、單位為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準(zhǔn)確地了解一個(gè)人，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合。而在用人過程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總、歸入本人檔案，作為考核依據(jù)，從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。
現(xiàn)階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有真實(shí)性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強(qiáng)的法律效力。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學(xué)和管理等工作服務(wù)，同時(shí)也為個(gè)人切身利益服務(wù)，幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。對(duì)于個(gè)人來說，無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審還是職稱評(píng)審、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。
1.2人事檔案管理中存在的問題
首先，真實(shí)性是檔案的基本屬性，失真使人事檔案失去了憑證價(jià)值。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，有的檔案材料中參加工作的年齡越填越小、學(xué)歷越填越高、工齡越填越長(zhǎng)、有的檔案材料甚至出現(xiàn)了有涂改痕跡的現(xiàn)象，嚴(yán)重削弱了檔案的權(quán)威性、嚴(yán)肅性,使得人力資源管理計(jì)劃中的配置、退休解聘、補(bǔ)充等計(jì)劃不能正確制定,必將給當(dāng)前配置及未來人力資源的開發(fā)和使用帶來極大的阻礙,從而有可能使單位錯(cuò)過很好的發(fā)展機(jī)遇。其次，人事檔案是一個(gè)人社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷的真實(shí)寫照,它是對(duì)一個(gè)人面貌的全面、歷史、客觀地反映，它能使考察者在翻閱檔案時(shí)，如見其人。但是，如今的人事檔案材料單一、內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，根本體現(xiàn)不出個(gè)性特色，在個(gè)人正常晉升和選拔中已經(jīng)失去了參考價(jià)值，進(jìn)而影響了一個(gè)人工作的積極性，導(dǎo)致單位整體工作水平及工作效率的低下,削弱了人事檔案對(duì)人力資源開發(fā)的價(jià)值。另外，人事檔案歸檔過程應(yīng)當(dāng)是一個(gè)前后銜接、連續(xù)劃一的有機(jī)整體，但長(zhǎng)期以來，由于宣傳力度不夠，個(gè)人重視不夠，導(dǎo)致了檔案材料分散、缺失。如：由于工作調(diào)動(dòng)，致使一部分檔案材料滯留在原工作單位；學(xué)生參加工作，檔案留在學(xué)校；取得學(xué)歷文憑，學(xué)歷材料存放在自己手里等等。當(dāng)前，人才流動(dòng)性大，各單位為提高工作效率，采取一系列措施引進(jìn)高素質(zhì)人才，其中就包括為引進(jìn)的人才重新建檔的情況。這些現(xiàn)象，嚴(yán)重破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，降低了人力資源管理的效力。
當(dāng)然還有一些其他方面的因素，導(dǎo)致人事檔案管理存在諸多問題：第一，用人隨意性；第二，人員不穩(wěn)定。人事檔案工作是一個(gè)專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨(dú)立的范圍、任務(wù)和程序。熟悉人事檔案業(yè)務(wù)需要一個(gè)過程，而忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)化程度高的特點(diǎn)，把人事檔案管理工作視為見習(xí)崗位，工作人員經(jīng)常流動(dòng)，勢(shì)必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會(huì)福利待遇，人才流動(dòng)受阻等，讓當(dāng)事人產(chǎn)生諸多不滿，成為影響社會(huì)和諧的因素。
2.解決人事檔案管理的基本措施
隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，更要注重對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求。要使其端正思想、增強(qiáng)意識(shí)、轉(zhuǎn)變方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要加強(qiáng)溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。要讓檔案管理人員肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識(shí)的重任，提高全民檔案意識(shí)，在全社會(huì)形成人人關(guān)心檔案的良好局面。
現(xiàn)代人力資源管理趨勢(shì)要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。要對(duì)檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性；在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時(shí),要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。
人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來源方面，從而以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會(huì)公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù),更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
3.結(jié)束語
隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
［1］潘姝.人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策［J］.麗水學(xué)院學(xué)報(bào).2005.
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；醫(yī)院管理；價(jià)值；地位
一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀分析
1.檔案內(nèi)容不夠完善和系統(tǒng)。目前很多醫(yī)院還沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，所以忽略了對(duì)檔案內(nèi)容的完善性管理，而且管理人員在進(jìn)行檔案內(nèi)容錄入時(shí)沒有針對(duì)不同進(jìn)行相應(yīng)的分類，這樣會(huì)丟失一些檔案內(nèi)容，不少檔案內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性，增加了查找的難度，也制約了醫(yī)院信息查找工作的進(jìn)一步落實(shí)。所以，醫(yī)院檔案內(nèi)容的完整性與系統(tǒng)性直接關(guān)系到醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀。2.檔案建設(shè)工作缺乏獨(dú)立性。大部分醫(yī)院并沒有針對(duì)檔案信息創(chuàng)建獨(dú)立的管理部門，使得檔案建設(shè)工作開展中缺乏一定的獨(dú)立性，這在一定程度上導(dǎo)致醫(yī)院各類檔案無法與其他檔案明確劃分。由于醫(yī)院檔案的數(shù)量眾多且種類復(fù)雜，想要有效的根據(jù)檔案內(nèi)容順利的開展醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)工作更是難上加難，尤其是與經(jīng)濟(jì)效益有關(guān)的核算工作，將會(huì)影響醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展，所以，醫(yī)院檔案的創(chuàng)建問題直接引發(fā)了醫(yī)院檔案管理工作的問題。3.檔案內(nèi)容得不到及時(shí)的更新，效用得不到真正發(fā)揮。檔案內(nèi)容會(huì)隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展而有所變化的，所以，在實(shí)際開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行更新?？墒?，很多醫(yī)院往往忽略了對(duì)檔案及時(shí)有效的更新，導(dǎo)致檔案管理內(nèi)容嚴(yán)重缺乏時(shí)效性，這樣就可能增加醫(yī)院管理人員的工作難度。另外，如果無法及時(shí)更新醫(yī)院檔案內(nèi)容，就會(huì)降低醫(yī)院檔案內(nèi)容的真實(shí)性，檔案內(nèi)容也無法體現(xiàn)出醫(yī)院的真實(shí)經(jīng)濟(jì)狀況，制約著醫(yī)院管理人員的工作落實(shí)，嚴(yán)重的還會(huì)影響醫(yī)院的未來長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，影響醫(yī)院資源的配置優(yōu)化，也會(huì)影響醫(yī)院服務(wù)工作的質(zhì)量提升。
二、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值
1.實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案與資料的有效整理。檔案所記載的都是醫(yī)院重要的信息和資源，對(duì)檔案進(jìn)行有效建立能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)檔案的有效整理。通過檔案管理人員完成對(duì)醫(yī)院檔案的整理，使得醫(yī)院各項(xiàng)資料能夠明確的標(biāo)準(zhǔn)日期和類別，而且依據(jù)檔案內(nèi)容的自身價(jià)值做好分類儲(chǔ)存。通過檔案管理人員檔案管理工作的落實(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案信息安全性的提升，還能降低醫(yī)院檔案信息的非法篡改，在一定程度上緩解了醫(yī)院管理工作的風(fēng)險(xiǎn)，提升了醫(yī)院管理工作的總體安全性。為內(nèi)部人員資料查看提供了方便。創(chuàng)建醫(yī)院檔案并進(jìn)行有效的管理，能夠?yàn)楦邔尤藛T決策時(shí)提供可靠的依據(jù)，便捷的查看到醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療用品的采購(gòu)、工程及技術(shù)合同和各項(xiàng)醫(yī)療票據(jù)的內(nèi)容，進(jìn)一步把醫(yī)院的現(xiàn)狀控制在一定范圍內(nèi)。醫(yī)院管理人員及檔案管理人員需要不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息的掌握程度，這樣才能有效提升醫(yī)院管理質(zhì)量，并且還能提升醫(yī)院工作人員查找資料的效率，最終充分體現(xiàn)出了醫(yī)院檔案管理工作的自身作用。2.明確醫(yī)院檔案管理的期限。檔案內(nèi)容有效的存儲(chǔ)和管理對(duì)于醫(yī)院之后的發(fā)展有很關(guān)鍵的參考意義。就拿財(cái)務(wù)檔案來講，醫(yī)院檔案可以對(duì)年度財(cái)務(wù)情況進(jìn)行整體統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而讓醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)告可以按照其管理期限進(jìn)行排列，一些財(cái)務(wù)報(bào)告起到了至關(guān)重要的作用，因此被長(zhǎng)期管理起來，但是一些財(cái)務(wù)報(bào)告依然能夠通過自身作用的高低程度進(jìn)行仔細(xì)劃分。如果能夠充分發(fā)揮出醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案資料的重要作用，那么醫(yī)院財(cái)務(wù)管理檔案則能夠進(jìn)一步確定下來。通過發(fā)揮醫(yī)院檔案資料在管理工作中的作用，能夠提升醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)濟(jì)發(fā)展的安全可靠性，還能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源的合理配置。
三、提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中地位的途徑
1.以增強(qiáng)檔案管理人員技術(shù)專業(yè)性為基礎(chǔ)。醫(yī)院開展管理工作主要是通過管理專業(yè)人員實(shí)施，所以醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的考核與培訓(xùn)，為其創(chuàng)造學(xué)習(xí)與交流的機(jī)會(huì)，并根據(jù)考核結(jié)果創(chuàng)建相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，這樣能夠提升其學(xué)習(xí)的主動(dòng)性。只有不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，才能充分發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案的自身作用，才能確保醫(yī)院檔案在管理工作中的重要價(jià)值。2.成立獨(dú)立的檔案管理部門。為了確保醫(yī)院發(fā)展過程中所形成的各項(xiàng)信息資料得到有效的保存和管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，需要?jiǎng)?chuàng)建獨(dú)立的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的建設(shè)工作，同時(shí)指派專職人員，另外，一些工作人員需要加強(qiáng)檔案管理工作的關(guān)注度，這樣才能更加明確醫(yī)院的收支狀況。3.充分發(fā)揮先進(jìn)信息技術(shù)的作用?？萍嫉目焖侔l(fā)展推動(dòng)了我國(guó)各個(gè)行業(yè)的進(jìn)步，在這種局勢(shì)下醫(yī)院開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)該全面發(fā)揮先進(jìn)信息技術(shù)的作用和優(yōu)勢(shì)，經(jīng)過認(rèn)真分析檔案信息在醫(yī)院檔案管理工作中的作用不難發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院檔案在管理工作起到了不可替代的作用。檔案管理人員的操作水平需要進(jìn)一步提升，充分發(fā)掘檔案資料的自身作用，并且創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理單位，并引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，這樣就能夠發(fā)揮出醫(yī)院檔案管理工作的最大功效，才能充分發(fā)揮檔案資料的自身作用，才能穩(wěn)固自身地位，才能給醫(yī)院的未來發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。另外，還要不斷加大醫(yī)院檔案管理工作的宣傳力度，才能讓人們進(jìn)一步了解醫(yī)院檔案管理工作，并推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。
四、結(jié)語
總之，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下醫(yī)療領(lǐng)域得到了非常廣泛的發(fā)展，人們對(duì)醫(yī)療服務(wù)的要求也越來越高。為了保證醫(yī)院各項(xiàng)工作能夠有序的進(jìn)行，需要加強(qiáng)檔案管理。首先醫(yī)院需要明確了解醫(yī)院檔案管理的實(shí)際發(fā)展情況，繼而針對(duì)開展醫(yī)院檔案在檔案管理中的價(jià)值及地位提升的途徑進(jìn)行探討和研究。
參考文獻(xiàn)：
[1]邱琳.淺談醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中的價(jià)值和地位[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(9):83-84.
[2]郭盼盼,景洪.淺談醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理建設(shè)中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(5):192.
【關(guān)鍵詞】油田；企業(yè)；檔案工作；信息化
本文以河南油田檔案管理為例，論述信息化建設(shè)的重要性。在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。檔案部門和各級(jí)政府要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作；另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。
一、加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化
一是檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案目錄數(shù)字化能有效提高檔案查詢和調(diào)閱的效率。河南油田檔案館以加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為首選，建立文書、財(cái)務(wù)、勘探開發(fā)、人事等各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)進(jìn)行檔案利用檢索，提高了檔案利用效率、檔案檢索速度、提高館（室）檔案的了解度以及檔案的查準(zhǔn)率。二是以“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、分批分期”的原則實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化。在全文數(shù)字化工作中優(yōu)先對(duì)特定時(shí)期，特殊原因造成的因形式和保管條件限制而導(dǎo)致部分損毀或即將損毀的檔案，紙質(zhì)較差或酸度較高的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化。三是在做好以上兩方面的同時(shí)，及時(shí)做好每年度電子檔案的歸檔案工作，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)格式，接收單位移交的電子目錄和電子文件以后將電子目錄導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，將電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案。四是依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本地區(qū)，本館的實(shí)際情況，對(duì)館藏中準(zhǔn)備上網(wǎng)公布的檔案，分門別類、分批分期的進(jìn)行數(shù)字處理。
二、依托OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理創(chuàng)建文檔一體化流程全新的理念
企業(yè)的信息化建設(shè)步伐加快。為承擔(dān)企業(yè)各種職能和各種業(yè)務(wù)活動(dòng)投入運(yùn)行了各種信息化管理系統(tǒng)，如何適應(yīng)新形式開展檔案工作，使信息系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件做到同步歸檔，是油田檔案工作面臨的新形式，油田經(jīng)過先后兩次到齊魯石化、揚(yáng)子石化等5家單位考察電子檔案歸檔情況。依據(jù)河南油田實(shí)際情況，建立了依托OA辦公信息系統(tǒng)的文檔一體化體系，使電子文件經(jīng)過起草、傳閱、審核、會(huì)簽等過程流轉(zhuǎn)完畢自動(dòng)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)完成歸檔收集的方式，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。 實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)經(jīng)過技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無逢的互操作平臺(tái)。計(jì)劃在不久的將來，我們將在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)ERP管理系統(tǒng)、工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)一體化歸檔案管理。
三、建立復(fù)合型的企業(yè)檔案管理隊(duì)伍
加強(qiáng)工作責(zé)任感，樹立現(xiàn)代化管理思想，要在掌握外語、機(jī)算網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)以及電子文件管理知識(shí)上下功夫，使檔案工作者具備一定的適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用服務(wù)。為適應(yīng)信息化檔案的形勢(shì)，我們要具備兩方面的技能，一是具備獲取、加工、利用信息的能力，我們要能夠明確社會(huì)的檔案信息需求，對(duì)所管理和獲取的檔案信息有進(jìn)行綜合分析的能力，并將加工的信息成果以一定的形式為利用者提供全新的、深層次的信息服務(wù)，并且能據(jù)此成為一個(gè)終身學(xué)習(xí)者；二是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案信息的技能。
四、加強(qiáng)電子文件全過程管理
由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質(zhì)文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應(yīng)對(duì)原稿進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。必要時(shí)應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從人口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案?jìng)浞?、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]范海英.淺談企業(yè)數(shù)字檔案館的開發(fā)與應(yīng)用[J].檔案管理.2011（2）
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由于檔案管理的特點(diǎn)在于它的原始性強(qiáng)，所以現(xiàn)階段我國(guó)部分醫(yī)院還存在著傳統(tǒng)的以手工管理為主的方式進(jìn)行檔案管理工作，嚴(yán)重制約檔案管理的工作效率，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。
（1）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不易保存，容易丟失腐蝕等。在防霉、防蛀、對(duì)破損的紙張的修裱加固、還有對(duì)擴(kuò)散字跡的恢復(fù)等方面的保護(hù)上面做工作，加上一些縮微、復(fù)印等復(fù)制檔案工作。雖然紙質(zhì)檔案在管理中存在諸多漏洞，但現(xiàn)今在檔案館中仍占據(jù)主要地位，因?yàn)樗哂须娮訖n案所不具備的原始性能與真實(shí)性，但是，紙質(zhì)檔案的唯一性、客觀性、可靠性、易損性等特點(diǎn)，這些紙質(zhì)檔案的失去或損壞，就意味著記憶的斷裂、缺失了原始憑證，對(duì)于檔案管理人員和企事業(yè)單位都是一項(xiàng)不可彌補(bǔ)的損失。
（2）紙質(zhì)檔案的保護(hù)性管理難度大且復(fù)雜。傳統(tǒng)檔案是以紙張、磁帶、膠卷等為儲(chǔ)存方式，這些存儲(chǔ)方式信息量少，占用空間大，對(duì)庫(kù)房管理有嚴(yán)格的要求：室內(nèi)溫度要達(dá)到14 ℃～20 ℃，相對(duì)濕度應(yīng)在50%至60%之間，還需要有效的防護(hù)措施如：防火、防水、防潮、防霉等“八防”防護(hù)性措施[1]。而電子檔案大部分是磁性材料，其存儲(chǔ)信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長(zhǎng)度以及空間占用都很小，對(duì)檔案庫(kù)房的管理與存放的很方便，并不特別要求檔案管理場(chǎng)地的面積，只需要注意防磁防潮，防止病毒感染。
（3）傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式檢索慢，嚴(yán)重影響工作速度。著錄卡片、目錄是以手工檢索為中心，不僅在編制階段占用大量工作時(shí)間，連檢索過程也非常繁瑣。而手工的檔案查詢方式是需要逐層地打開再逐項(xiàng)觀察查詢更顯得獲取信息和速度傳遞的緩慢，不僅需要增加人力，也需要耗費(fèi)大量紙張。在計(jì)算機(jī)作為辦公設(shè)備的情況下，電子文件要從文書轉(zhuǎn)化為儲(chǔ)存檔案的過程中，無需分類，組卷，因?yàn)樵谌诵曰挠?jì)算機(jī)軟件可以幫助管理者從任何角度方向進(jìn)行分類、組合、檢索，讓文件之間的時(shí)間、來源、內(nèi)容、形式等歷史聯(lián)系能被充分地表現(xiàn)出來，不需要對(duì)檔案的分類、組卷，也不存在案卷這一基本單位了。
（4）原始檔案管理模式需要占用大量庫(kù)存空間。醫(yī)院檔案具有種類繁多，信息復(fù)雜等特點(diǎn)。醫(yī)院原始紙質(zhì)檔案分為四個(gè)部分，第一是日常應(yīng)用溝通的文書檔案、照片檔案、人事檔案；第二是具有法律效力需專門保管的病歷檔案和司法簽定檔案；第三是數(shù)據(jù)精確相對(duì)專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、藥品目錄檔案；第四是科研檔案、X光膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查圖文檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案和利用計(jì)算機(jī)磁盤、數(shù)據(jù)等形成的電子檔案。各種各樣的檔案材料需要大量的庫(kù)房面積才能進(jìn)行存放，但是如果運(yùn)用一些數(shù)字化檔案材料就能節(jié)省大量的儲(chǔ)存空間，減少消耗?，F(xiàn)代科技中的電子信息存儲(chǔ)無論是用磁盤、磁帶還是光盤都具有高密度性，其存儲(chǔ)量是以往各種信息介質(zhì)所無法比擬，特別是具有“海量存儲(chǔ)”之稱的光盤，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間，便于存放[2]。
（5）電子檔案信息有更高的可共享性。傳統(tǒng)檔案由于受原件的制約，在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場(chǎng)；但現(xiàn)代化檔案管理可以人在異地，在同一時(shí)間，多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息，在實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)和上了互聯(lián)網(wǎng)后，人們?cè)谵k公室、家中就可以利用檔案信息了，甚至現(xiàn)在的電話會(huì)議，辦公會(huì)議等，也可以多人多地點(diǎn)同時(shí)進(jìn)行信息共享和查閱資料，更好地體現(xiàn)管理者的水平，節(jié)省了時(shí)間、人力、精力等。
實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化不僅是適應(yīng)大時(shí)代變革的要求，更是輔助院內(nèi)各科室做好工作的重要保障。檔案管理現(xiàn)代化即使非常方便，但是卻對(duì)傳統(tǒng)的管理模式提出不小的挑戰(zhàn)，具體有以下幾點(diǎn)需要管理者注意的。
（1）檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理的水平，要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)教育。要設(shè)立專員從事檔案管理工作，不能身兼多職，定期派送檔案管理人員去上級(jí)單位學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)調(diào)整檔案管理新方向，適應(yīng)新的工作需要，制定信息化建設(shè)的規(guī)劃和目標(biāo)，加大投入，吸引、培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理專業(yè)型人才，做好人才儲(chǔ)備工作，打好檔案管理工作基礎(chǔ)，出色的管理人員是做好信息化管理的重要保障；有良好的政治思想素質(zhì)是作為檔案管理人員的重要關(guān)鍵。檔案是每個(gè)企事業(yè)單位的重要財(cái)富，涉及企事業(yè)單位的重要機(jī)密，所以，檔案工作者必須具有高度的責(zé)任感、事業(yè)心、正確的政治思想方向，要有正確的人生觀、價(jià)值觀，世界觀等，忠誠(chéng)黨和人民的事業(yè)，還要有較高的政治鑒別能力，這些必備的素質(zhì)都是作為檔案管理人員的最基本要求。
（2）配備先進(jìn)的高科技信息化設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院管理者要加大財(cái)力投入，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀器、軟件系統(tǒng)等，用計(jì)算機(jī)等設(shè)備儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種檔案材料，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，加快了工作效率。運(yùn)用數(shù)碼相機(jī)或掃描儀把一些儀器設(shè)備的外形等圖文資料輸入計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)進(jìn)行處理，再進(jìn)行日常檔案資料的管理[3]，對(duì)一些圖片進(jìn)行更方便的資料查詢修改等工作，且可打印多份出來，逐步完善對(duì)檔案資料的管理，微機(jī)管理可以設(shè)置密碼等，有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，無論是對(duì)醫(yī)院本身查找資料，還是對(duì)其他查閱檔案的人都會(huì)快捷而準(zhǔn)確，同時(shí)也增加了檔案的保密度。
（3）只有信息化管理才能體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的多元化，實(shí)現(xiàn)檔案管理真正的輔助作用。醫(yī)院檔案管理信息數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)和應(yīng)用與臨床各科的緊密結(jié)合、融入和發(fā)展。醫(yī)院的檔案內(nèi)容包括：正常的文書資料、還有復(fù)雜的病例、病程記錄、光片、膠片報(bào)告、基建、設(shè)備、藥學(xué)等多元化的檔案資料，必定只有運(yùn)用高科技的信息化管理，與人性化的軟件設(shè)備才能高效率地做做好工作，給管理者有效可靠的真實(shí)數(shù)字依據(jù)。也必將帶動(dòng)醫(yī)院新一輪觀念的變革，從而開拓視野，在提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，更加醫(yī)院自身管理水平的提高，為醫(yī)院整體素質(zhì)的飛躍注入活力。
（1.青島大學(xué)附屬醫(yī)院醫(yī)學(xué)設(shè)備部，山東 青島 266000；
2.青島大學(xué)附屬醫(yī)院醫(yī)院辦公室，山東 青島 266000）
【摘 要】在進(jìn)行醫(yī)院的放射衛(wèi)生管理工作中，因要涉及到相應(yīng)的檔案管理工作，同時(shí)還要保護(hù)到工作人員在進(jìn)行這一工作的過程中，能夠完成相應(yīng)的檔案管理工作。
關(guān)鍵詞 醫(yī)院放射衛(wèi)生檔案；檔案管理；有效管理
我國(guó)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)雖不能和世界前列進(jìn)行技術(shù)上的對(duì)比，但是遍地開花的效應(yīng)也足以驕傲。我國(guó)在利用檔案管理放射衛(wèi)生檔案的過程中，因要涉及到大量的放射性問題，所以在進(jìn)行工作的過程中，就需要進(jìn)行一定的操作。
1 放射衛(wèi)生檔案的管理基本情況
我國(guó)在城市中，一般要針對(duì)數(shù)十萬人口的進(jìn)行醫(yī)療服務(wù)，其基數(shù)龐大，對(duì)于醫(yī)療工作而言，也就格外的沉重。與此同時(shí)醫(yī)院中的醫(yī)用x線診斷機(jī)，也需要大量的專業(yè)人員進(jìn)行操作和檢修，這也就加重了工作的力度。而每年進(jìn)行定期的檢查過程中，也要考慮到放射機(jī)械以及放射隔室中的一些衛(wèi)生安全問題。
2 檔案管理中的“六統(tǒng)一”
我們?cè)谶M(jìn)行放射衛(wèi)生檔案的管理中，一直嚴(yán)守六個(gè)統(tǒng)一進(jìn)行管理，而六個(gè)統(tǒng)一分別為：
第一，統(tǒng)一放射治療中的醫(yī)療許可證檔案管理，其中：（1）包括了放射治療許可證明的副本和放射醫(yī)療申請(qǐng)材料；（2）放射治療科目登記證明文件；（3）放射工作人員的員工證明或者相應(yīng)的證件復(fù)印件，在進(jìn)行管理的過程中，也應(yīng)該對(duì)工作人員進(jìn)行相應(yīng)的檢查以及培訓(xùn)，確保其在劑量的檢測(cè)中能夠完成放射工作；（4）在進(jìn)行此項(xiàng)管理中，應(yīng)具備相關(guān)的大型醫(yī)療設(shè)備配置許可證明；（5）放射工作人員在崗期間，應(yīng)時(shí)刻佩戴上崗證明或者相應(yīng)的復(fù)印件證明。
第二，統(tǒng)一放射性管理制度的檔案管理，這里面包括了針對(duì)放射管理中的衛(wèi)生管理機(jī)構(gòu)的合格任職，同時(shí)對(duì)其組織的職責(zé)在進(jìn)行相應(yīng)的放射衛(wèi)生領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行管理任職，在保證其制度合理的過程中，確保相關(guān)工作人員的健康安全，從而完成統(tǒng)一的放射制度管理。
第三，統(tǒng)一建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，我們?cè)谶M(jìn)行新建或改建、擴(kuò)建的過程中，應(yīng)該針對(duì)放射治療項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，在確保其符合相應(yīng)的放射衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)以后，能夠有效的完成相應(yīng)的評(píng)估工作。與此同時(shí)相關(guān)的衛(wèi)生行政部門也應(yīng)該給與相應(yīng)的批示，在確保項(xiàng)目施工屬于合理的同時(shí)能夠完成相應(yīng)的檔案資料。
第四，統(tǒng)一設(shè)備檔案，這里主要包括的就是對(duì)設(shè)備的名稱型號(hào)以及相關(guān)的數(shù)據(jù)等的檔案?jìng)浞荩谶M(jìn)行購(gòu)買日期、檢測(cè)報(bào)告以及相關(guān)的維修記錄中，也應(yīng)該進(jìn)行有側(cè)重性的對(duì)比。在應(yīng)用設(shè)備和軟件名稱進(jìn)行相關(guān)的儀器編號(hào)過程中，也應(yīng)該針對(duì)制造廠商給與的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格對(duì)比，從而達(dá)到設(shè)備檔案數(shù)據(jù)和現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)的嚴(yán)格統(tǒng)一。
第五，放射工作人員的人身健康檔案應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一管理，因放射工作人員在進(jìn)行這一管理工作的過程中，要進(jìn)行放射性工作，對(duì)于人體的技能會(huì)有一定的影響，為保證工作人人員的人身權(quán)益，我們就需要進(jìn)行嚴(yán)格的檔案統(tǒng)一。
第六，在進(jìn)行監(jiān)督的過程中必須確保其備份檔案的統(tǒng)一性，因放射性工作中，危害及其嚴(yán)重，我們?cè)谶M(jìn)行相應(yīng)的檔案?jìng)浞葜?，就需要考慮到監(jiān)督過程中的一些數(shù)據(jù)檔案，我們應(yīng)該從其中的意見書和處罰規(guī)定中，了解到不同時(shí)期，放射設(shè)備所出現(xiàn)的一些維修狀況。
3 管理過程中對(duì)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的優(yōu)化
在進(jìn)行衛(wèi)生的現(xiàn)代檔案管理過程中，對(duì)于其經(jīng)濟(jì)的優(yōu)化方面，是有很好的提升的。因結(jié)構(gòu)上的合理優(yōu)化，對(duì)于整體的管理方面都能夠更適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的發(fā)展觀念。我們?cè)谶M(jìn)行這一類管理機(jī)構(gòu)的建立中，也應(yīng)該考慮到多方面的狀態(tài)監(jiān)測(cè)結(jié)果，在有效的控制過程中，能夠確保相應(yīng)的工作任務(wù)能夠有序的完成。這樣也就能夠在確保工作人員的人身安全的同時(shí)，完成相應(yīng)的放射衛(wèi)生檔案管理工作。
這樣不僅對(duì)整體的發(fā)展有了更好的促進(jìn)，對(duì)于整體的發(fā)展來說，都是具有很好的促進(jìn)。在其發(fā)展的過程中，也能夠更好的促進(jìn)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整。
4 管理過程中所存在的問題以及改正的建議
在進(jìn)行醫(yī)院的放射衛(wèi)生檔案管理工作的進(jìn)行中，主要的問題就是管理過程中因放射性元素的影響導(dǎo)致的人員健康問題。而我們?cè)谶M(jìn)行這些管理過程中，也應(yīng)該更多的遵照《職業(yè)病防治法》進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)助管理，與此同時(shí)還應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的放射性管理?xiàng)l例辦法進(jìn)行相關(guān)的管理工作，需要確保員工在上崗前的健康，同時(shí)也要時(shí)刻的注意到員工在職期間的監(jiān)督狀況。
而我們?cè)谶M(jìn)行放射性衛(wèi)生檔案管理工作的過程中，也應(yīng)該考慮到這些放射性元素對(duì)醫(yī)護(hù)人員的影響。所以在建造病房的時(shí)候，就需要考慮到因素，乃至在進(jìn)行X光檢查的過程中，也應(yīng)該確保到后續(xù)的工程進(jìn)度。在進(jìn)行管理的過程中，也應(yīng)該進(jìn)行實(shí)時(shí)的維護(hù)和嚴(yán)格的管理。當(dāng)在職人員在進(jìn)行這一工作的過程中，也應(yīng)該針對(duì)其工作性質(zhì)，進(jìn)行相應(yīng)的防護(hù)措施。
5 結(jié)語
我們?cè)谶M(jìn)行管理過程中，因?yàn)橐紤]到放射性對(duì)人體的危害，所以在進(jìn)行這一工作中，也就需要考慮到這些因素，能夠在有限的管理中做到二者的完美結(jié)合，這樣才能夠確保相應(yīng)的工作中，能夠完成放射衛(wèi)生檔案的安全管理。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代 基建檔案管理
隨著互聯(lián)網(wǎng)的推廣、信息化浪潮席卷而來，與之而來的是醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)量的迅速膨脹，醫(yī)院建設(shè)規(guī)模的不斷發(fā)展壯大，由此醫(yī)院建設(shè)的改革變得越發(fā)堅(jiān)決且深入，在此過程中基建檔案作為承建整個(gè)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的根基，在有源可查，有據(jù)可依方面越來越體現(xiàn)出其不可代替的作用，當(dāng)前為避免其淹沒在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的洪流中，重中之重是做好基建檔案的歸檔、整理以及可持續(xù)使用，應(yīng)采取一切積極有效的措施，做好基建檔案的保護(hù)工作，在基建檔案管理過程中，堅(jiān)決杜絕破壞性因素的存在，使醫(yī)院的后期發(fā)展與規(guī)劃工作有據(jù)可依，這是每一位醫(yī)院基建檔案工作者的光榮使命與工作職責(zé)。
一、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
不管是在我們的生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)還是科學(xué)技術(shù)實(shí)踐活動(dòng)中，科技檔案作為我們發(fā)展的見證，都扮演著重要的角色，而基本建設(shè)檔案作為科技檔案的重要組成部分，在歷史的發(fā)展和延續(xù)的過程中，所占有的分量也是舉足輕重的。從內(nèi)容上來劃分，醫(yī)院基建檔案主要分為三種類型，即基建文件材料、施工文件材料與竣工文件材料。其中基建文件材料是醫(yī)院在建設(shè)項(xiàng)目之前準(zhǔn)備的文件資料，包括征地、立項(xiàng)以及規(guī)劃申請(qǐng)等資料；施工文件材料是醫(yī)院在施工過程中形成的文件資料，包括有關(guān)地基、基礎(chǔ)原材料、主體工程、安裝、裝飾裝修工程以及隱蔽工程等記錄和有關(guān)材料；竣工文件材料是指施工項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告以及竣工驗(yàn)收前各種專業(yè)圖紙的保存，包括建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、電氣等圖紙資料。
基建檔案作為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的重要資料，主要具備周期長(zhǎng)、整體性、專業(yè)性、現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)。其中基建檔案周期長(zhǎng)的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在：基建工程項(xiàng)目分為立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工及竣工等多個(gè)環(huán)節(jié)，在以上所有環(huán)節(jié)中，基建材料需經(jīng)多個(gè)部門而形成，此過程需要經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，因此，基建項(xiàng)目周期相對(duì)較長(zhǎng)?；n案的整體性主要表現(xiàn)在：基建工程對(duì)象為單體工程項(xiàng)目，具有一定的獨(dú)立性，所形成的基建檔案具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性與整體性?；n案的專業(yè)性主要表現(xiàn)在檔案形成及使用功能等方面存在較強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn)。基建檔案的現(xiàn)實(shí)性主要表現(xiàn)在普通文件資料歸檔后，現(xiàn)行功能已基本完成，后期主要用于歷史考查。與普通文件資料不同，基建檔案歸檔后，現(xiàn)行功能并未完成，其現(xiàn)行效用在后期較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)仍然得以運(yùn)用，可以說基建檔案具有非常強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。
基建檔案的形成過程涉及多個(gè)部門，包括項(xiàng)目規(guī)劃部門、勘察部門、設(shè)計(jì)部門、施工部門、監(jiān)理部門、建設(shè)單位主管機(jī)構(gòu)等?；n案的形成一方面反映出基礎(chǔ)建設(shè)工程的靜態(tài)面貌，另一方面反映出基建工程變化、發(fā)展的動(dòng)態(tài)過程，與基建工程的實(shí)際面貌具有極強(qiáng)的一致性。醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)工作的開展，醫(yī)院基建檔案是對(duì)它的全程記錄，在基建工程的統(tǒng)籌建設(shè)和后期管理具有極其重要的借鑒和指導(dǎo)價(jià)值，在醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)過程中，起到重要的作用。醫(yī)院基建檔案不僅為醫(yī)院的規(guī)劃、建設(shè)及管理工作提供有效依據(jù)，而且為產(chǎn)權(quán)糾紛、經(jīng)濟(jì)問題、歷史查證及科學(xué)研究工作提供重要素材，為較為復(fù)雜的項(xiàng)目施工環(huán)境提供重要參考資料，具有非常重要的價(jià)值，因此，逐漸獲得醫(yī)院相關(guān)管理者及建設(shè)單位的支持與鼓勵(lì)。
2012年，作為濰坊市唯一一所三級(jí)甲等中醫(yī)醫(yī)院，為解決病人反應(yīng)的濰坊醫(yī)院磁共振檢查擁擠、不方便的問題，考慮能否在內(nèi)科樓一樓東北側(cè)再購(gòu)置一臺(tái)磁共振，于是這塊基地的現(xiàn)狀、隱蔽管線分布以及所能承受的荷載成為了決策的關(guān)鍵，這就必須要有原來的結(jié)構(gòu)管線圖作為參照，否則無法準(zhǔn)確確定其承載力和管線分布，進(jìn)而無法進(jìn)行土方開挖以及一系列的后續(xù)施工。基于此，醫(yī)院基建檔案工作人員通過查找基建檔案資料，為施工人員提供了完整的結(jié)構(gòu)管線圖等有關(guān)資料，保證了基礎(chǔ)加固施工、磁共振的安置以及放射防護(hù)工作的順利進(jìn)行，這樣不僅為醫(yī)院節(jié)約了人力物力，更重要的是避免了施工過程中安全隱患。
雖然我院對(duì)基建檔案的管理存在不少成功的范例，但對(duì)照國(guó)家檔案法，國(guó)家基建檔案管理要求，醫(yī)院的基建檔案仍存在著不足和缺陷，有待于今后進(jìn)一步提高和重視。
二、基建檔案在其形式過程中存在的問題及產(chǎn)生的原因
在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，人們只重視電子版本基建檔案的整理和完善，忽略了對(duì)歷史基建檔案的規(guī)整和修復(fù)，從而造成了部分重要資料的缺失，具體表現(xiàn)在：一是注重工程建設(shè)的質(zhì)量、進(jìn)度、安全，忽視對(duì)檔案的管理，目前工程項(xiàng)目管理中普遍存在此種弊端。負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的管理人員，檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位，平時(shí)只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作，忽視建設(shè)工程中檔案資料的管理。
究其原因：首先醫(yī)院基建檔案管理的作用不像整個(gè)工程項(xiàng)目效益這么立竿見影，導(dǎo)致部分醫(yī)院對(duì)基建檔案的管理上不夠重視；其次醫(yī)院未將基建檔案管理工作納入醫(yī)院管理人員年度績(jī)效考核中，致使檔案管理人員態(tài)度不積極；最后醫(yī)院在基建檔案工作的模式上缺乏創(chuàng)新，甚至依然保持著一些陳舊的管理方式，影響檔案發(fā)揮其服務(wù)于醫(yī)院中心工作的作用。
二是基建檔案在管理上缺乏完善的制度，在檔案管理的職責(zé)上分責(zé)不明確，基建檔案涉及范圍廣、數(shù)量大、收集難、專業(yè)性強(qiáng)，加之醫(yī)院的基建項(xiàng)目往往持久性工程，期間不可避免產(chǎn)生大量簽證、聯(lián)系單、通知單等現(xiàn)場(chǎng)文件材料，但是由于醫(yī)院本身不是專業(yè)的房產(chǎn)開發(fā)商，其管理人員較之變動(dòng)頻繁，基建檔案管理制度不健全，同時(shí)缺少對(duì)基建文件系統(tǒng)的整編標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員缺乏對(duì)基建檔案及時(shí)收集、整理及歸檔的意識(shí)。在整個(gè)工程建設(shè)中建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位對(duì)本單位所擔(dān)負(fù)的工程項(xiàng)目的責(zé)任和任務(wù)不十分明確，或明確但執(zhí)行力度不夠，致使基建檔案歸檔針對(duì)性不強(qiáng)。此外，由于醫(yī)院本身性質(zhì)的特殊性，導(dǎo)致部分醫(yī)院工程項(xiàng)目驗(yàn)收了，但是基建檔案沒有及時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，造成歸檔資料缺失，為日后工程的改建、擴(kuò)建、維修等一系列工作帶來隱患。
三是前期針對(duì)工程項(xiàng)目的手續(xù)文件等資料的收集、整理工作存在漏洞，許多醫(yī)院通常沒有專門針對(duì)項(xiàng)目的籌建辦，更不用說專業(yè)的基建檔案的管理人員，由此導(dǎo)致工程項(xiàng)目前期的土地、規(guī)劃、立項(xiàng)、招投標(biāo)等資料的收集缺乏有效的監(jiān)管措施。有的文字資料，表格的內(nèi)容填寫不齊全、不規(guī)范、表達(dá)不準(zhǔn)確，有的圖紙質(zhì)量偏差。有的工程圖紙會(huì)審意見和設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單較多，但竣工圖上沒有作相應(yīng)的修改和注明變更號(hào)碼，造成竣工圖紙失去時(shí)效性和準(zhǔn)確性。有的文件沒有及時(shí)統(tǒng)一規(guī)整，隨著時(shí)間的推移，科室的輪轉(zhuǎn)，這些文件材料的收集整理難度越來越大，甚至遺失，而這些失誤有的很有可能給醫(yī)院造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。
導(dǎo)致以上諸多問題的產(chǎn)生的原因，總結(jié)起來主要有4個(gè)方面：
一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員基建檔案意識(shí)薄弱，重視基建檔案工作的力度不夠，負(fù)責(zé)基建工作的人員與檔案管理人員工作上缺乏溝通，步調(diào)不協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
二是醫(yī)院只注重臨床人才的培養(yǎng)，忽視了對(duì)基建檔案管理方面的人才引進(jìn)，對(duì)文本基建方案管理無法形成有效的監(jiān)管體系。
三是作為施工單位往往只重視工程的主體建設(shè)，工程的施工進(jìn)度，而施工資料的整理、收集和編制不能及時(shí)跟附整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度，沒有成立專項(xiàng)小組來做基建檔案的編制工作，更沒有完整的規(guī)章制度來保護(hù)并搞好竣工檔案的編制工作。
四是部分負(fù)責(zé)工程檔案資料編制的人員素質(zhì)差。有的甚至是由工地項(xiàng)目部施工員兼職，缺乏專業(yè)知識(shí)，同時(shí)對(duì)編制基建檔案的能力不足。
三、醫(yī)院基建檔案存在的問題、原因及對(duì)策
綜合幾年來自身在基建檔案的管理方面的經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際的工程項(xiàng)目，摸索積累了一些有利于基建檔案管理的方法，現(xiàn)詳述如下。
第一，抓落實(shí)、重時(shí)效。派專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)，重視和加強(qiáng)基建檔案收集、整理工作。在醫(yī)院的日常事務(wù)管理過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)積極配合醫(yī)院基建檔案工作人員，保證基建檔案工作的真正落實(shí)。第二，對(duì)于改擴(kuò)建或者項(xiàng)目維護(hù)工程，應(yīng)對(duì)地下管線進(jìn)行有效整理與完善，全面收集隱蔽資料，對(duì)地下管線的走向通過管線圖的方式仔細(xì)標(biāo)注，最后整理歸檔。我院在醫(yī)院基建檔案管理工作中，對(duì)全院約90%的地下管線等信息進(jìn)行了詳細(xì)標(biāo)注，以便于為今后的修整工作提供依據(jù)。
為進(jìn)一步保證醫(yī)院基建檔案的完整性與系統(tǒng)性，確保已歸檔檔案與工程實(shí)體項(xiàng)目、檔案記錄與施工情況的一致性，在基建檔案管理過程中，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，實(shí)施宣傳教育，提高檔案管理人員的檔案意識(shí)。
第二，建立健全基建檔案監(jiān)督管理機(jī)制，保證基建檔案資料與施工過程的同步進(jìn)行。
第三，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集與累積，與施工單位積極溝通，向其詳細(xì)講解歸檔要求及相關(guān)檔案內(nèi)容，保證檔案收集工作及資料累積工作專人專管，確保工程竣工檔案的完整性。
第四，強(qiáng)化對(duì)基建檔案管理工作相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理水平。
第五，采用行政管理手段，保證施工單位與建設(shè)單位對(duì)基建檔案的收集、整理與歸檔工作的順利配合。
一、高校檔案管理的重要意義
關(guān)于普通高校檔案管理的重要性，可從國(guó)家明確規(guī)定的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中看出端倪?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定高校應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作作為高校基礎(chǔ)管理工作，并應(yīng)當(dāng)將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學(xué)檔案資料、學(xué)生個(gè)人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對(duì)于高校的發(fā)展和規(guī)劃具有重要意義。
（一）高校檔案管理對(duì)于提升高校教學(xué)水平具有重要意義。教書、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對(duì)于社會(huì)的最重要的價(jià)值所在。高校的教學(xué)檔案主要包括高校在教育過程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學(xué)的資料。這些教學(xué)資料往往是集高校所有教師的知識(shí)、文化和教育方法等之大成，是高校教學(xué)過程中教師與學(xué)生們勞動(dòng)成果、學(xué)習(xí)成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發(fā)展的歷史變遷和當(dāng)時(shí)的思想動(dòng)態(tài)以及最先進(jìn)的教學(xué)理念、教學(xué)思想等。高校教學(xué)檔案資料對(duì)于今后的教學(xué)不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學(xué)生在教學(xué)過程中可以借鑒的寶貴資料。同時(shí)高校教研部門通過研究高校教學(xué)檔案，能夠適時(shí)評(píng)估當(dāng)前高校的教學(xué)質(zhì)量，為推進(jìn)教學(xué)改革和提高教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。
（二）高校檔案管理對(duì)于提升高?？蒲兴骄哂兄匾饬x。在開展教學(xué)活動(dòng)的同時(shí)開展科研活動(dòng)是高校建設(shè)的主要目標(biāo)之一。高校檔案管理對(duì)于科研檔案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研檔案記錄了高校在進(jìn)行科學(xué)研究過程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)方法、科研成果、科研目的、科研經(jīng)費(fèi)等關(guān)鍵要素。通過科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高校科研過程中存在的問題，提升高校科研水平，獲得更好的科研成果。
（三）高校檔案管理是高校進(jìn)行學(xué)生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學(xué)生檔案資料，主要記錄了高校學(xué)生的個(gè)人資料、學(xué)習(xí)成績(jī)、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會(huì)伴隨學(xué)生終身。高校學(xué)生檔案資料對(duì)于高校管理學(xué)生有重要作用[2]。通常高校學(xué)生都多大數(shù)千甚至上萬人，學(xué)生的整體狀況，包括學(xué)習(xí)狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實(shí)際管理過程中必須掌握的原始材料，通過對(duì)學(xué)生檔案的管理、分類，對(duì)于學(xué)生的家庭狀況了解，可以按需為學(xué)生申請(qǐng)?zhí)乩И?jiǎng)學(xué)金；通過了解學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)狀況，給學(xué)生分發(fā)獎(jiǎng)學(xué)金；通過了解學(xué)生的特長(zhǎng)與愛好，有針對(duì)性地培養(yǎng)學(xué)生的特長(zhǎng)；通過對(duì)于學(xué)生檔案的掌握，為學(xué)生未來的升學(xué)、就業(yè)提供幫助。這些都是高校檔案對(duì)于高校學(xué)生管理的意義。
（四）高校檔案管理對(duì)于高校黨政工作開展的意義。黨政工作也是高校的生存與發(fā)展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對(duì)于高校的人事管理和各個(gè)教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務(wù)資料等。高校黨政工作檔案對(duì)于高校教職工隊(duì)伍的管理，對(duì)于高校教職工、高校黨團(tuán)組織、黨團(tuán)活動(dòng)的開展以及高校整體政治生態(tài)具有現(xiàn)實(shí)意義。高校黨政工作是保證高校科學(xué)發(fā)展觀的理論依據(jù)，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開展提供了理論基礎(chǔ)，記錄了黨政工作開展?fàn)顩r。通過黨政檔案管理，提高了高校行政機(jī)構(gòu)改革，高校院系設(shè)置與調(diào)整，高校教職工績(jī)效考核，高校人事調(diào)動(dòng)管理等提供參考與評(píng)定依據(jù)，有利于高校黨政工作的順利開展。
二、高校檔案管理中存在的問題
高校檔案管理伴隨著高校的發(fā)展不斷進(jìn)步，然而由于當(dāng)前高校的國(guó)際化進(jìn)程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業(yè)化程度不斷加強(qiáng)，高校檔案管理在實(shí)際工作中也出現(xiàn)了一些與高校當(dāng)前發(fā)展速度不相符的問題，主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：
（一）高校對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現(xiàn)今的高校的高速發(fā)展不匹配，高校的教學(xué)規(guī)模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過程中片面重視高校對(duì)于教育、科研的作用，但沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據(jù)發(fā)達(dá)國(guó)家著名大學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)，高校檔案管理對(duì)于學(xué)校積累教學(xué)方法、分層管理學(xué)生、積累科研經(jīng)驗(yàn)有重要意義。
（二）我國(guó)高校檔案管理手段滯后。信息化的發(fā)展使檔案管理全面進(jìn)入了信息時(shí)代，然而我國(guó)多數(shù)高校的檔案管理發(fā)展水平嚴(yán)重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數(shù)高校沒有較為先進(jìn)的信息化管理體系來對(duì)高校檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設(shè)、分類、檢索等手段落后，導(dǎo)致檔案利用率低，不能充分發(fā)揮檔案在高校學(xué)生教育培養(yǎng)，科研過程控制以及重要資料的保存，教學(xué)過程的優(yōu)化和記錄等中的作用。同時(shí)高校對(duì)于檔案管理人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作滯后，使檔案管理相關(guān)人員難以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作的實(shí)際需要。高校檔案管理信息化系統(tǒng)沒有形成，一些形成了初步的檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理系統(tǒng)與高校校園網(wǎng)絡(luò)共建信息平臺(tái)中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國(guó)高校檔案管理中存在的主要問題。
三、高校檔案管理模式創(chuàng)新的路徑
（一）構(gòu)建高校高效檔案信息管理系統(tǒng)。高校先進(jìn)化的信息管理系統(tǒng)是提高高校檔案科學(xué)化管理的必要手段,在當(dāng)前社會(huì)信息化的進(jìn)程中,面對(duì)高校的教職工規(guī)模不斷擴(kuò)大的現(xiàn)實(shí),高校的科研、教學(xué)、學(xué)生信息檔案等檔案信息越來越復(fù)雜，海量檔案信息利用傳統(tǒng)手工檔案管理方式已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要，因此構(gòu)建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創(chuàng)新的必經(jīng)之路。構(gòu)建高校檔案信息管理系統(tǒng)的首要任務(wù)是調(diào)研檔案管理和檔案應(yīng)用過程中的實(shí)際需要，統(tǒng)一高校檔案管理信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和聯(lián)網(wǎng)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網(wǎng)、高校數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)庫(kù)來源等統(tǒng)一協(xié)議，確保高校檔案信息化管理體系能夠?qū)崿F(xiàn)校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、教育網(wǎng)等信息在有權(quán)限范圍內(nèi)共享，實(shí)現(xiàn)信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集，建議統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)，避免重復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。再次，在高校檔案信息化管理體系構(gòu)建過程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點(diǎn)就是安全性，安全性在網(wǎng)絡(luò)體系中可能會(huì)造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構(gòu)建過程中必須通過加強(qiáng)系統(tǒng)操作應(yīng)用權(quán)限，通過數(shù)據(jù)加密保護(hù)以及信息認(rèn)證和信息傳輸加密以及網(wǎng)絡(luò)簽名等方式加強(qiáng)高校檔案管理信息化體系的構(gòu)建。
（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對(duì)于高校教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)水平以及高?；诟咝n案管理在提升高校教學(xué)水平、提升高?？蒲兴?、提高高校進(jìn)行學(xué)生管理水平、提高高校黨政工作開展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現(xiàn)高校學(xué)術(shù)研究水平和科研技術(shù)水平的重要手段，高校管理者和政府相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過整合高校信息化檔案管理資源，合理規(guī)劃高校檔案管理的未來出路，通過不斷加大對(duì)高校檔案信息化管理的投資，構(gòu)建科學(xué)現(xiàn)代化的高校檔案信息化管理系統(tǒng)。國(guó)家對(duì)于檔案管理建設(shè)制定和出臺(tái)了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在高校檔案管理體系的建設(shè)中應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提高高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)水平。同時(shí)應(yīng)當(dāng)加大高校檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)、培養(yǎng)力度，專業(yè)人員，通過檔案管理理論和實(shí)際管理培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的人員素養(yǎng)，提升高校檔案管理的整體水平。
（三）創(chuàng)新高校檔案管理的實(shí)際應(yīng)用。高校檔案管理的主要目標(biāo)之一是為高校日常教研活動(dòng)和開展校園文體活動(dòng)提供幫助。創(chuàng)新高校檔案管理模式的主要目標(biāo)之一是提高檔案對(duì)高校各項(xiàng)管理工作的開展提供切實(shí)幫助。提高高校檔案管理的實(shí)際應(yīng)用首要任務(wù)是提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，應(yīng)當(dāng)與高校各個(gè)院系和相關(guān)職能部門之間做好信息聯(lián)動(dòng)，深層次研究和總結(jié)高校檔案信息中的對(duì)科研、教學(xué)和人事管理有價(jià)值的信息資料。其次應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化高校檔案信息的檢索、開發(fā)和利用。高校信息檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合各個(gè)部門、院系、科研小組的實(shí)際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權(quán)限范圍內(nèi)方便地檢索相關(guān)資料，從而提高高校檔案的利用和實(shí)際應(yīng)用，使檔案管理起到為科研、教學(xué)和校園管理服務(wù)的作用。
（四）創(chuàng)新高校檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制。高校檔案管理模式的創(chuàng)新和提升離不開專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)和管理人員。創(chuàng)新高校檔案管理模式必須培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)強(qiáng)、思想道德素養(yǎng)高的高校檔案管理團(tuán)隊(duì)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校檔案管理的崗位職責(zé)需要，優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，明確各個(gè)崗位的崗位職責(zé)和人員素質(zhì)條件。其次應(yīng)當(dāng)通過健全的管理制度和績(jī)效考核制度，規(guī)范檔案管理人員的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和工作績(jī)效，提高工作效率提高準(zhǔn)確率和積極主動(dòng)性，通過激勵(lì)制度保證檔案管理工作及時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。再次，通過可持續(xù)發(fā)展的教育工作和再學(xué)習(xí)制度保證檔案管理人員持續(xù)進(jìn)步、提高，及時(shí)學(xué)習(xí)最新、最前沿的檔案信息化管理知識(shí)，開展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術(shù)研討會(huì)等活動(dòng)保證檔案管理知識(shí)、人才培養(yǎng)的有效性。
四、結(jié)語
[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位 檔案管理 問題與對(duì)策
中圖分類號(hào)：F2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）10-0330-01
1.事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值
1.1 檔案管理可以提高事業(yè)單位的工作效率
加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的管理，可以大大提高事業(yè)單位的工作效率。事業(yè)單位可以通過檔案了解員工的工作情況。在以后工作過程中的問題，都可以通過檔案進(jìn)行匯總，從而使事業(yè)單位能夠及時(shí)的了解問題，解決問題。
1.2 檔案管理可以促進(jìn)單位更好發(fā)展
加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理，可以促進(jìn)單位更好的發(fā)展。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位建設(shè)都在不斷地發(fā)展。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案是事業(yè)單位的歷史記錄，事業(yè)單位要想發(fā)展，就必須通過檔案，找到制約自身發(fā)展的原因，從而找到解決方法，讓事業(yè)單位迅速發(fā)展。檔案是事業(yè)單位發(fā)展的縮影，事業(yè)單位只有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，才能獲得長(zhǎng)期的進(jìn)步和發(fā)展。
2.事業(yè)單位檔案管理存在的問題
2.1 事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不夠
當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視度往往不夠，很多事業(yè)單位認(rèn)為事業(yè)單位的任務(wù)就是工作，從而忽視了事業(yè)單位其他方面的管理。檔案管理從表面上看，與研究工作沒有直接聯(lián)系，所以校領(lǐng)導(dǎo)往往忽視了檔案管理工作，使事業(yè)單位的檔案管理水平低下。
2.2 檔案管理缺乏專業(yè)人員
許多事業(yè)單位的檔案管理工作水平低，檔案人員多是兼職，沒有固定人員來整理檔案。甚至許多管理人員，并沒有經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理一竅不通。檔案管理并不是簡(jiǎn)單地對(duì)于信息的收集和整理，而是一門科學(xué)。因此，對(duì)于檔案管理必須配備專業(yè)的檔案管理人員。
2.3 缺乏檔案管理硬件設(shè)施
檔案管理工作不僅要求有專業(yè)人員管理，同時(shí)還應(yīng)該配備相應(yīng)的硬件設(shè)施。想要做好檔案管理工作，硬件設(shè)施是必不可少的。有相當(dāng)一部分事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的投入不足，從庫(kù)房建設(shè)到檔案硬件的投入都不足。由于對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致了檔案管理設(shè)備的缺乏。由于缺乏相關(guān)的硬件設(shè)施，事業(yè)單位檔案管理工作往往很難順利進(jìn)行。
3.事業(yè)單位檔案管理的改善措施
3.1 提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視
事業(yè)單位檔案管理工作，必須由事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)親自組織，并且領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理負(fù)有直接責(zé)任。將管理工作納入事業(yè)單位的整體規(guī)劃和發(fā)展，事業(yè)單位在發(fā)展自身的同時(shí)，也要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作，對(duì)事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)步具有重要意義。強(qiáng)化檔案管理工作不只是，喊口號(hào)，開講座，還要真正的落實(shí)到日常工作當(dāng)中，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要積極地推進(jìn)檔案管理工作的開展，將其納入事業(yè)單位日常辦公事務(wù)之中。實(shí)行檔案管理常態(tài)化，系統(tǒng)化。此外還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于基層檔案管理人員思想教育，使他們清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義。牢固的樹立以檔案管理建設(shè)為本的理念，認(rèn)真負(fù)責(zé)的，對(duì)待日常的檔案管理工作。
事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案建設(shè)，利用檔案資料統(tǒng)管事業(yè)單位各項(xiàng)工作。檔案管理人員應(yīng)該主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持，把檔案管理納入事業(yè)單位整體發(fā)展規(guī)劃，即納入事業(yè)單位計(jì)劃和規(guī)劃、納入有關(guān)人員職責(zé)范圍、納入管理制度。在經(jīng)費(fèi)和辦公條件等方面加強(qiáng)投入，事業(yè)單位要制定專門的管理制度。制定管理人員職責(zé)，建好、管好、用好檔案資料。做好檔案資料的交接工作，防止由于人員變動(dòng)，造成檔案資料丟失。
3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
要想做好檔案管理工作，就必須擁有一支專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理人員，來負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。檔案管理是一門專業(yè)學(xué)科，不是簡(jiǎn)單地信息收集和整理，因此檔案管理工作需要配備專業(yè)人員。很多人認(rèn)為檔案管理工作和事業(yè)單位發(fā)展沒有太大的關(guān)系，因此沒有給予足夠的重視。這就造成很多信息缺乏及時(shí)的收集、整理、歸類和反饋。只有具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)的人員，才能夠?qū)n案進(jìn)行科學(xué)的整理和歸納，將檔案管理工作順利的進(jìn)行下去。專業(yè)人員更加明白檔案管理工作的重要意義，所以要想做好檔案管理必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求。
對(duì)于檔案管理人員，要強(qiáng)化他們的檔案意識(shí)，使他們從思想上和行動(dòng)上自覺配合檔案部門的各項(xiàng)工作。工作評(píng)估不僅包括事業(yè)單位的整體發(fā)展，也關(guān)涉到每位員工的切身利益。因此應(yīng)該發(fā)動(dòng)員工積極參與檔案建設(shè)，強(qiáng)化檔案意識(shí)。在平時(shí)的工作中自覺收集、整理檔案資料，并提交檔案室保管，合理使用。
3.3 完善檔案管理的硬件設(shè)施
事業(yè)單位應(yīng)該通過完善相關(guān)的硬件設(shè)施，推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化。要想更好地發(fā)展檔案管理工作必須完善各方面的硬件設(shè)施，例如：檔案管理室的建設(shè)，檔案管理信息化的建設(shè)等等很多方面。將計(jì)算機(jī)信息化與檔案管理工作的復(fù)雜化結(jié)合起來，從而簡(jiǎn)化檔案管理工作，方便檔案的收集、整理、查閱。總而言之完善檔案管理相關(guān)硬件設(shè)施，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，具有十分重要的意義。
4.小結(jié)
綜上所述，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在諸多問題，這在某些方面制約了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，樹立正確的檔案管理意識(shí)。由單位領(lǐng)導(dǎo)指揮，監(jiān)督檔案管理，全體員工積極參與，做好檔案的，收集、整理、保存、使用工作。另外對(duì)于檔案管理人員要加強(qiáng)培訓(xùn)，提升素質(zhì)。完善檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，增加在檔案管理方面的投入，積極推進(jìn)檔案管理信息化，現(xiàn)代化。檔案管理工作對(duì)于推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展，具有十分重要的意義。
參考文獻(xiàn)
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[3] 秦艷梅，周玉英.淺談電子檔案管理中幾個(gè)關(guān)鍵問題及其對(duì)策和建議[J].黑龍江史志，2009，（15）.
摘 要 隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案成為了一種重要的檔案類別。考慮到電子檔案自身特點(diǎn)，要想提高電子檔案管理的實(shí)效性，就要立足電子檔案管理實(shí)際，從管理理念、管理模式和人員培訓(xùn)等方面入手，確保電子檔案管理取得積極效果。
關(guān)鍵詞 電子檔案 管理理念 實(shí)效性
一、前言
隨著電子檔案資料的增多，如何提高電子檔案管理質(zhì)量，成為了檔案管理的重要內(nèi)容。基于電子檔案的特點(diǎn)以及電子檔案發(fā)展的快速性，做好電子檔案管理對(duì)滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義?；谶@一特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實(shí)效性，就要從管理理念更新、優(yōu)化管理模式和提高管理人員素質(zhì)入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實(shí)際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實(shí)效性。
二、電子檔案管理過程中，應(yīng)不斷創(chuàng)新管理理念
對(duì)于電子檔案管理而言，由于電子檔案是一種全新的檔案形式，不但在檔案保管方式和檔案形式上與傳統(tǒng)檔案不同，在其他管理方面也存在較大的差別，為了最大程度的滿足檔案管理需要，提高電子檔案管理的實(shí)效性，在電子檔案管理過程中應(yīng)積極更新管理理念，具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）電子檔案管理應(yīng)認(rèn)真分析電子檔案的特點(diǎn)
在電子檔案管理中，只有認(rèn)真分析電子檔案的特點(diǎn)，才能保證電子檔案管理工作得到有效開展。結(jié)合電子檔案的應(yīng)用和管理實(shí)際，電子檔案具有存儲(chǔ)空間小、存儲(chǔ)信息量大以及管理過程簡(jiǎn)單等特點(diǎn)，在實(shí)際管理中對(duì)保管條件要求不高。
（二）電子檔案管理應(yīng)把握正確的檔案管理原則
考慮到電子檔案管理的實(shí)際難度以及電子檔案的自身特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，只有掌握正確的檔案管理原則，才能提高檔案管理實(shí)效。為此，電子檔案管理應(yīng)把握高效性、全面性和準(zhǔn)確性原則，保證電子檔案管理取得積極效果。
（三）電子檔案管理應(yīng)善于利用現(xiàn)代化的管理手段
基于電子檔案的自身特點(diǎn)，以及電子檔案對(duì)管理手段的需求，在電子檔案管理中只有積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，才能提高電子檔案管理的整體效果。為此，我們應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的實(shí)際需求，合理選擇電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理手段。
三、電子檔案管理過程中，應(yīng)優(yōu)管理模式
（一）電子檔案管理應(yīng)合理優(yōu)化管理模式
由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案有著較大差別，在具體的管理模式上，電子檔案與傳統(tǒng)檔案存在必然差異。基于這一認(rèn)識(shí)，電子檔案應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，改革現(xiàn)有檔案管理模式，使其滿足電子檔案管理需要。
（二）電子檔案管理應(yīng)積極創(chuàng)新管理方法
電子檔管理過程中，采用電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理方法，已經(jīng)成為了電子檔案管理的重要選擇?；陔娮訖n案快速發(fā)展的特點(diǎn)，創(chuàng)新電子檔案的管理方法，并積極采用現(xiàn)代化信息化管理手段，構(gòu)建健全完善的檔案管理體系，對(duì)電子檔案管理而言具有重要意義。
（三）電子檔案管理應(yīng)提高管理模式的針對(duì)性
在電子檔案管理中，考慮到電子檔案的特殊性及其自身特點(diǎn)，電子檔案在管理模式優(yōu)化中必須要做到根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)選擇管理模式，并達(dá)到突出電子檔案管理目的和提高電子檔案管理水平的目的。因此，提高管理模式的針對(duì)性是十分必要的。
四、電子檔案管理過程中，應(yīng)提高管理人員素質(zhì)
電子檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統(tǒng)的檔案管理有著較大區(qū)別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)水平喝素質(zhì)?；谶@一認(rèn)識(shí)，電子檔案管理要想提高實(shí)效性，就要不斷提高管理人員素質(zhì)，具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）增加對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能
在電子檔案管理過程中，檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理效果有著直接影響。基于這一現(xiàn)實(shí)需要，電子檔案管理應(yīng)增加對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技能，使檔案管理人員的整體素質(zhì)得到全面提升，最終滿足電子檔案管理需要。
（二）正確分析電子檔案特點(diǎn)，提高技能培訓(xùn)的針對(duì)性
在檔案管理人員技能培訓(xùn)中，只有正確分析電子檔案的特點(diǎn)，并根據(jù)電子檔案管理的實(shí)際需求進(jìn)行技能培訓(xùn)，才能確保電子檔案管理取得實(shí)效。因此，在具體的培訓(xùn)中，應(yīng)突出管理手段的應(yīng)用以及管理理念的更新。
（三）根據(jù)電子檔案的管理需求，對(duì)檔案管理人員的正日素質(zhì)進(jìn)行合理評(píng)價(jià)
基于檔案管理人員對(duì)電子檔案管理的重要性，在電子檔案管理過程中，應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的特點(diǎn)和需求對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行合理評(píng)價(jià)，對(duì)不能滿足慣例需求的管理人員進(jìn)行相應(yīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
五、結(jié)論
通過本文的分析可知，基于電子檔案的特點(diǎn)以及電子檔案發(fā)展的快速性，做好電子檔案管理對(duì)滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義?；谶@一特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實(shí)效性，就要從管理理念更新、優(yōu)化管理模式和提高管理人員素質(zhì)入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實(shí)際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實(shí)效性。
參考文獻(xiàn)：
[1] 李明麗.淺談企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新[J].安徽科技，2014.08.