時間：2023-06-21 09:05:34
導(dǎo)語：在城市建設(shè)檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
第二條城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案）是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條本規(guī)定適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的管理。
第四條城建檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一管理、多套分存的原則，建立健全以市城建檔案館為中心，以各縣（市）城建檔案館（室）為基礎(chǔ)的城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
第五條市建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本市城建檔案管理工作。各縣（市）建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)的城建檔案管理工作。
市、縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)，具體負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)城建檔案的日常管理工作，其范圍是：
（一）貫徹執(zhí)行有關(guān)城建檔案工作的法規(guī)、規(guī)章；
（二）接收、收集需要長期和永久保存的城建檔案資料；
（三）負(fù)責(zé)城建檔案資料的管理及利用工作；
（四）對重要工程的竣工檔案資料進(jìn)行核查；
（五）對各有關(guān)單位、部門的城建檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)；
（六）開發(fā)城建檔案信息資源,為城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理服務(wù)。
第六條市、縣（市）檔案行政主管部門應(yīng)當(dāng)在業(yè)務(wù)上加強對城建檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第七條縣（市）政府應(yīng)當(dāng)配備與城建檔案管理任務(wù)相適應(yīng)的工程技術(shù)和檔案專業(yè)人員，并對所需經(jīng)費予以保障。
第八條各有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)做好城建檔案資料的整理、歸檔、移交工作，保證城建檔案的齊全、準(zhǔn)確、安全和有效利用。
第九條市、縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)重點管理下列檔案資料：
（一）城市建設(shè)工程檔案：
1、工業(yè)建筑工程：包括工廠、礦山等。
2、公共和民用建筑工程：包括文化、教育、衛(wèi)生、體育以及住宅等建筑工程。
3、城市市政公用基礎(chǔ)設(shè)施工程：包括道路、橋涵、給排水、燃?xì)?、供熱、照明和市容、環(huán)衛(wèi)、環(huán)保設(shè)施等工程。
4、城市基礎(chǔ)設(shè)施工程：包括電廠、變電站、郵政電信樞紐、城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)輸配線路、鐵路、公路、港口、機(jī)場、公交等工程。
5、園林綠化、風(fēng)景名勝建設(shè)工程：包括公園、綠地、文物古跡、雕塑以及紀(jì)念性、標(biāo)志性建筑設(shè)施等工程。
6、城市防災(zāi)工程。
7、城市人防工程。
8、軍事工程：包括除軍事營區(qū)和軍事管理區(qū)以外的各類工程設(shè)施及穿越市區(qū)的地下管線及有關(guān)地下隱蔽工程。
（二)城市建設(shè)各相關(guān)部門在城市規(guī)劃、市政、環(huán)保、房地產(chǎn)、人防等管理活動中形成的城建檔案資料。
（三）各有關(guān)單位在城市建設(shè)方面形成的科研成果資料以及與城市建設(shè)相關(guān)的城市歷史、自然資源、生態(tài)環(huán)境等基礎(chǔ)資料。
人防工程、軍事工程涉及國家和軍事秘密的除外。
第十條列入城建檔案管理范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位在組織竣工驗收前，應(yīng)當(dāng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收。城建檔案管理機(jī)構(gòu)預(yù)驗收工作應(yīng)在建設(shè)單位提請之日起五日內(nèi)完成，重大建設(shè)工程的預(yù)驗收工作期限不超過十日。驗收合格后，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件。
第十一條建設(shè)單位在取得工程檔案認(rèn)可文件后，方可組織工程竣工驗收。建設(shè)行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，應(yīng)當(dāng)查驗工程檔案認(rèn)可文件。
第十二條建設(shè)工程竣工驗收合格后，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在三個月內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報送準(zhǔn)確、齊全的竣工檔案材料(原件)。
已建成的工程項目無現(xiàn)狀圖或竣工檔案不齊全、不準(zhǔn)確的，其產(chǎn)權(quán)單位應(yīng)進(jìn)行補測、補繪，并在補測、補繪后一個月內(nèi)將檔案移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。
建設(shè)單位可以委托城建檔案管理機(jī)構(gòu)代為整理、編制工程檔案，整理、編制的費用由委托單位支付。
第十三條城市建設(shè)各相關(guān)部門形成的城建檔案,應(yīng)自形成之日起一年內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。
城市房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的移交期限，按省建設(shè)行政主管部門的規(guī)定執(zhí)行。
各有關(guān)單位在城市建設(shè)方面形成的科研成果以及與城市建設(shè)相關(guān)的城市歷史、自然資源、生態(tài)環(huán)境等基礎(chǔ)檔案資料，應(yīng)在形成之日起三個月內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。
第十四條本市市區(qū)的城建檔案向市城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交；其他各縣（市）城建檔案向所在地城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。
移交單位在向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交檔案正本的同時，應(yīng)當(dāng)自存檔案副本。
第十五條城建檔案不重復(fù)接收或移交。
對國家機(jī)關(guān)利用檔案或者單位、個人利用其移交、捐贈、寄存檔案的，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)無償提供服務(wù)。
第十六條對在城建檔案的收集、整理、保護(hù)、利用和理論研究等工作中作出顯著成績或向國家捐贈珍貴城建檔案的單位和個人，由建設(shè)行政主管部門給予表彰和獎勵。
第十七條工程建設(shè)單位不按照規(guī)定移交建設(shè)項目竣工檔案的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令限期改正，并處以一萬元以上五萬元以下罰款。
對于檔案管理尤其是城市建設(shè)檔案管理的形成，一般來說要經(jīng)歷文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔等程序，這些程序主要都是由人工的手寫操作來完成的。但是，我們現(xiàn)代化的城市建設(shè)檔案管理要和時代接軌就要充分的掌握電子計算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)，并且做到現(xiàn)代化技能的準(zhǔn)確掌握。這樣才能將電子計算機(jī)的便捷操作和以上的檔案管理程序相融合使得程序簡單、方便、快捷。這樣就逐步的實現(xiàn)了辦公自動化。而這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要城市建設(shè)檔案管理工作者去掌握和運用。所以需要我們的工作人員積極地鍛煉并提升掌握專業(yè)技術(shù)的技能。最后，我們國家在全國范圍內(nèi)實施數(shù)字化城市的建設(shè)，這種先進(jìn)的管理方式和方法在城市建設(shè)檔案管理同樣適用。我們要將信息化和數(shù)字化作為檔案管理和時代接軌的契機(jī)和抓手。這樣我們的城市建設(shè)檔案工作者就要積極的將這些技術(shù)和信息與自身的崗位職責(zé)結(jié)合到一起，在學(xué)習(xí)的過程中不斷地進(jìn)行實踐操作。這樣可以提升自身的專業(yè)素養(yǎng)以及豐富了自己的信息化知識，逐步地和現(xiàn)代前沿技術(shù)接軌。
二、運用數(shù)字化理念進(jìn)行城市檔案管理
可以說，在城市建設(shè)檔案管理的工作中，信息量的匯集使得我們應(yīng)該學(xué)習(xí)現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，不斷地整理檔案，并將城市建設(shè)檔案和先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，摒棄之前陳舊的工作方式，摒棄繁瑣的復(fù)雜勞動。具體來說，之前的城市建設(shè)檔案管理中，在工作人員進(jìn)行立卷工作的時候，要注重理解每一種類型。所以，工作者要針對自己的準(zhǔn)確理解對于每一種類別的文件進(jìn)行整理和運用。在這里，因為每個人的理解方向是不一樣的，就算是針對同一份文件也有著不同的分類，這樣就容易出現(xiàn)一些不好的狀況。不利于檔案工作的進(jìn)行。但是如果我們可以充分的運用現(xiàn)代技術(shù)和時代接軌，充分的將數(shù)字化的技術(shù)應(yīng)用到其中，在整理的過程中要將數(shù)字化的電子傳輸以及電子軟件進(jìn)行歸類，將這些立卷工作的分門別類，之后將這些類別整理成目錄進(jìn)行紙質(zhì)打印，這樣就可以有著清晰的類別，摒棄了之前沒有秩序的分類，不論哪個人來進(jìn)行工作，都可以根據(jù)計算機(jī)并按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件的整理，并可以很輕松的進(jìn)行檢索，輕而易舉的找到自己需要的檔案。運用數(shù)字化的方式，一切歸納和整理的工作都可以通過程序進(jìn)行檢索。這樣是對工作效率做了很大的提升。充分的將計算機(jī)的優(yōu)勢發(fā)揮了出來，并減少了人工操作的困難。這樣和時代技術(shù)的接軌，對于城市建設(shè)檔案管理來說是一個質(zhì)的飛躍。
三、不斷的加強繼續(xù)教育
【關(guān)鍵詞】城市建設(shè)；檔案管理；措施
一、城建檔案在城市建設(shè)中的地位與作用
（一）城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的重要依據(jù)
城市規(guī)劃是城市發(fā)展的前提。要制定一個科學(xué)的、符合實際的并具有前瞻性的城市規(guī)劃，必須依靠那些真實記載著該城市在建設(shè)過程中形成的檔案資料，并以此為基礎(chǔ)，進(jìn)行創(chuàng)新拓展。而城建檔案真實地反映城市的現(xiàn)代化進(jìn)程，更是城市規(guī)劃的重要依據(jù)。所以，從某種意義上來說，城建檔案是城市各項事業(yè)發(fā)展的綜合指標(biāo)的反映，包含著大量城市建設(shè)的重要訊息，我們的城市建設(shè)，絕對不能忽視城建檔案工作。例如，城市建設(shè)中舊城區(qū)的改造、新城區(qū)的開發(fā)、基礎(chǔ)設(shè)施的改建、擴(kuò)建等，如果缺乏充分足夠的城建檔案資料作為參考，一切從零開始的話，其工作難度之大，是難以想象的。因此，掌握系統(tǒng)、完整、可靠的城建檔案資料，是制定城市規(guī)劃的前提條件，是進(jìn)行城市建設(shè)和管理，乃至今后發(fā)展的重要依據(jù)。
（二）城建檔案是市民工作和生活有序進(jìn)行的重要保障
城市的主體是人，城市的建設(shè)與發(fā)展是以保障人民生活正常進(jìn)行為前提的。黨和政府提倡以人為本，落實到實際工作中就是要城建工作不擾民。水、電、氣、通訊、交通這幾項都是人民日常生活的基礎(chǔ)資源，關(guān)于這些設(shè)施的檔案必須完整而且足夠準(zhǔn)確，才能在高速的城市建設(shè)中保持市民的工作生活有序進(jìn)行。
（三）城建檔案是提高城市防災(zāi)抗災(zāi)減災(zāi)救災(zāi)能力的重要資料
城建檔案作為城市規(guī)劃和基礎(chǔ)建設(shè)的不可再生的歷史紀(jì)錄，對城市在預(yù)防和抵御自然災(zāi)害方面有著十分重要的作用。一個城市一旦遭受自然災(zāi)害破壞，城建檔案就會立刻顯示它的特殊功能。2008年發(fā)生的“5?12”汶川大地震、2010年發(fā)生的玉樹大地震都告訴我們，一張地圖，甚至一張管網(wǎng)圖，對迅速恢復(fù)城市的關(guān)鍵工程設(shè)施系統(tǒng)，都具有不可替代的作用。
二、現(xiàn)階段城市建設(shè)項目檔案管理的狀況
（一）檔案收集、處理不盡規(guī)范
案收集來源不均衡。一是從整體情況看，檔案資料收集地上多，地下少；實踐中，城建檔案管理部門很難將所有的城市建設(shè)項目檔案收集起來，存在遺漏問題；二是從管理權(quán)限上看，建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)部門內(nèi)部檔案收集得多，外部收集得少；三是從分類大綱上看，部分檔案收集存在漏項，甚至是空白。
（二）檔案收集方式過于單一
案利用率低，實踐中，城市建設(shè)相關(guān)單位、機(jī)構(gòu)對城建檔案的認(rèn)知程度不高，不到用時，絕不查閱，導(dǎo)致城建檔案的利用人次、卷次等指標(biāo)都非常低，難以發(fā)揮檔案的積極作用。主要反映在紙質(zhì)檔案收集比較多，特種載體檔案少，滿足不了城建檔案信息化管理的需要。
（三）檔案收集內(nèi)容不準(zhǔn)確
有些已收集的城建檔案，信息缺失嚴(yán)重、審批程序不合理等，有的材料混亂性東西多，缺乏關(guān)鍵理論。
（四）檔案人才缺失
新形勢下，檔案管理需要專業(yè)的人才。但是，從目前許多地區(qū)的城建檔案管理實際工作看，許多檔案管理人員都是業(yè)余的，或者成為了一些年齡大、能力低的機(jī)關(guān)干部的“避風(fēng)崗”，這顯然不適應(yīng)于未來發(fā)展的要求。
（五）信息化建設(shè)中，硬件投入滯后
城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉(zhuǎn)，而目前其硬件配置、網(wǎng)絡(luò)組建仍然滯后。在國內(nèi)一些大型圖書館或者先進(jìn)院校的圖書檔案管理機(jī)構(gòu)中，檔案管理已經(jīng)全部實現(xiàn)了信息化操作。但是，在城建檔案管理領(lǐng)域，僅靠有限的人力實施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用，顯然不能適應(yīng)信息化快速發(fā)展的要求。
三、提高城市建設(shè)檔案管理工作水平的對策
（一）加強城市建設(shè)檔案人才隊伍建設(shè)
首先，應(yīng)該從增加檔案館人員的編制上入手，使得相關(guān)的城市建設(shè)信息能夠被及時、專業(yè)的處理。其次，則應(yīng)該從城市建設(shè)信息的收集上入手。隨著現(xiàn)階段城市工程建設(shè)上馬項目的增多，城市建設(shè)檔案信息收集的工作量也在呈現(xiàn)不斷增長的狀態(tài)當(dāng)中，而且城市工程建設(shè)項目增長的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了相關(guān)工作人員數(shù)量的增長速度。因此，要想解決這個矛盾就要從其他方面入手，例如建設(shè)單位要在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時，應(yīng)對工程文件的收集、管理及移交作明確要求，各參建單位要把檔案工作管理職責(zé)責(zé)任到人，從根本上解決較為突出的問題。單純的增加相關(guān)工作人員的數(shù)量并不能夠解決問題，只有從實際應(yīng)用出發(fā)，組建一支專門從事城市建設(shè)檔案管理工作的人員隊伍，只有從解決問題出發(fā)，
進(jìn)行相對應(yīng)的改善才能夠真正意義上完成城市建設(shè)工程檔案收集和整理的工作。
（二）提高城市建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范化水平
（1）對檔案進(jìn)行全面的核查，在對竣工檔案資料進(jìn)行移交時，包括前期準(zhǔn)備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和系統(tǒng)。
（2）檔案信息化工作的基礎(chǔ)是檔案的著錄。由于每個城市建設(shè)檔案管理單位的條件不同，應(yīng)該研究制定統(tǒng)一的《城建檔案著錄細(xì)則》，以實現(xiàn)檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
（3）合理組卷，在整理過程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容混亂，無頁碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時需要重新進(jìn)行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。組卷合理化和規(guī)范化不僅有助于科學(xué)管理、優(yōu)化館藏，還能提高計算機(jī)管理的利用效率。
（4）檔案分類號以及檔案題名的準(zhǔn)確無誤有助于提高檢索查準(zhǔn)率。對一些含義不清或模糊的題名要進(jìn)行及時的處理，避免出現(xiàn)計算機(jī)無法識別的情況。
（三）提高城市建設(shè)檔案管理工作的信息化水平
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，促進(jìn)了先進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，城市建設(shè)檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化：借助相應(yīng)的軟、硬件平臺，通過掃描、錄入等方式，實現(xiàn)檔案的“三態(tài)”同步，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索和在線閱覽，大大提高了城建檔案的利用效率。我們的社會已經(jīng)處于一個信息爆炸的時期，信息技術(shù)的在各行各業(yè)獲得了巨大的發(fā)展。城建的檔案管理也必須跟上時展的步伐，將一些已經(jīng)不符合或者陳舊的管理模式加以改進(jìn)和創(chuàng)新，以此更好的為城市建設(shè)提供服務(wù)。將先進(jìn)的信息技術(shù)引入到城建檔案管理上來，從根本上提高城建檔案管理工作的信息化水平。
（四）提高社會的“檔案意識”和檔案的“社會意識”
為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是城市建設(shè)檔案工作的根本目的，也是我們一切工作的出發(fā)點和落腳點，是我們自身的價值所在。我們必須緊緊圍繞這個中心，為社會提供全面、及時、準(zhǔn)確的檔案信息，充分發(fā)揮自身的價值。我們要注重服務(wù)理念、方式方法的不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)由傳統(tǒng)服務(wù)向現(xiàn)代服務(wù)的轉(zhuǎn)變：一是要改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念，如指引群眾通過“依申請公開”的方式申請利用。二是開展城建檔案編研工作，將信息整理加工成冊，提供給社會利用。三是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將信息主動給社會。城建檔案部門一定要充分提高“社會意識”，由此提高自身價值。
另外，城建檔案部門還要加強自身的宣傳，通過提供良好的服務(wù)來提升整個社會的“城建檔案意識”。
結(jié)語
城市建設(shè)項目的檔案是城市建設(shè)項目活動中產(chǎn)生的圖像一致、原始的具有保存價值的實際記錄。然而，做好城市建設(shè)項目的檔案管理工作不是幾個人就可以輕松完成的，而是需要每個責(zé)任主體和相關(guān)人員的重視和努力。我們要制定相應(yīng)的具體措施，基于相關(guān)的法律法規(guī)，加強城市建設(shè)項目的檔案管理，從而使它進(jìn)入良性循環(huán)的軌道。
參考文獻(xiàn)
[1]胡琴.淺析如何加強城市建設(shè)項目的檔案管理[J].文史月刊，2012，08：34-35.
【關(guān)鍵詞】城市建設(shè)檔案；檔案管理；信息化
城市建設(shè)的發(fā)展離不開城建檔案管理。城市管理可以直接從檔案管理體現(xiàn)出來，其主要表現(xiàn)為技術(shù)要求高、工作量大。在城市發(fā)展建設(shè)過程中產(chǎn)生一系列具有長期甚至永久保存價值的資料及文件，這就要求檔案管理相關(guān)部門要將城建檔案進(jìn)行科學(xué)有效的收集、分類、整理、歸檔，并且建立一套完整的管理體系。城建檔案管理不僅能夠為城市未來的擴(kuò)建、維護(hù)提供及時、有效的資料支持，并且能夠綜合不同階層對城市管理的評價，經(jīng)過收集、整理之后反饋給城建相關(guān)部門，從而優(yōu)化施工方案、優(yōu)化城建設(shè)計，減少不必要的投資，為城市發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
一、檔案管理在城市建設(shè)發(fā)展中起到的作用
（一）促進(jìn)城市未來建設(shè)發(fā)展。檔案管理促進(jìn)城市發(fā)展主要作用表現(xiàn)在以下兩個方面：一是能夠為未來城市發(fā)展提供動態(tài)管理資料及科技資料，通過情報資料、書面、雜志、電子郵件等方式表現(xiàn)出來，為城市未來發(fā)展提供科學(xué)、合理的理論依據(jù)。二是通過城市各階層管理，為城市未來建設(shè)提供更加全面的服務(wù)。城建檔案作為城市發(fā)展的信息集合體，不同時期的城市建設(shè)、管理方式能夠幫助城建工作吸取過去的經(jīng)驗，從而更好地發(fā)展。通過檔案信息記錄各個階段的總結(jié)、研究，為未來城建工作提供更加先進(jìn)的管理模式。
（二）檔案管理是城市建設(shè)中的重要組成部分。一個城市的形象是通過城市文化建設(shè)體現(xiàn)的，一個良好的城市文化能夠提供人民的自豪感、使命感以及凝聚力。城市檔案正是城市文化中的一部分或者是子系統(tǒng)，而檔案室正是可以表現(xiàn)不同單位文化屬性的部門，檔案室作為檔案管理的重要場所，同樣也是不同機(jī)構(gòu)的信息中心。要充分發(fā)揮檔案室的作用，利用其文化屬性，就要將檔案室建立成一個集教育、文化、宣傳、服務(wù)為一體的管理機(jī)構(gòu)，讓其成為城市文化中心。通過檔案記錄城市文化面貌，從而提高城市文化的知名度及市民的使命感和榮譽感。
由于城市建設(shè)管理工作的多樣性、綜合性等特點，要求檔案管理要更加深層次地挖掘信息資源，以能夠最大化為城建工作服務(wù)為根本目的。檔案管理工作的展開要以城市建設(shè)為中心，逐漸進(jìn)行完善、整合，開發(fā)出全新的服務(wù)領(lǐng)域。并且檔案管理要充分利用先進(jìn)技術(shù)與方法，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域及服務(wù)對象，最大程度上提高城建文化品牌形象。
二、加快城市建設(shè)檔案管理信息化的方式
信息化城建檔案管理是指城建檔案管理機(jī)構(gòu)利用信息技術(shù)，通過對城市信息資源廣泛利用及深度開發(fā)，逐漸提高城建檔案的指導(dǎo)、接受、決策、管理、水平，從而加強城建檔案管理機(jī)構(gòu)的社會效益及經(jīng)濟(jì)效益的過程。信息化城建檔案要求管理形式信息化、管理環(huán)節(jié)自動化、信息決策智能化、信息資料電子化。由于我國城建檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)較晚，其還處于初期發(fā)展階段，想要促進(jìn)城建檔案信息化必須要做到以下幾點：
（一）樹立城建檔案信息化觀念。信息化城建檔案管理建設(shè)是以城建檔案為基礎(chǔ)，運用信息技術(shù)進(jìn)行管理。信息化城建檔案同樣也是管理機(jī)構(gòu)未來的發(fā)展方向，其信息化管理的完善程度直接影響著檔案管理機(jī)構(gòu)在信息時代下的地位。如今，我國信息化城建檔案管理依舊在起步階段，這與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展嚴(yán)重不符。所以，城建檔案管理工作必須摒棄傳統(tǒng)的管理方式及觀念，必須將城建檔案管理融入現(xiàn)代化城市建設(shè)中，正確認(rèn)識信息化城建檔案管理對城市建設(shè)未來發(fā)展的作用。根據(jù)城市發(fā)展實際情況制定一個符合城市發(fā)展檔案管理計劃，利用信息技術(shù)讓城建檔案更加透明、高效，最終使城建檔案管理能夠與社會發(fā)展、城市建設(shè)相適應(yīng)。
（二）建立信息化城建檔案管理配套設(shè)施。信息化城建檔案管理的配套設(shè)施是跟上社會發(fā)展、城市建設(shè)步伐的重要方式。如今，我國城建檔案建設(shè)的滯后性非常嚴(yán)重，例如應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才隊伍建設(shè)都與社會發(fā)展、城市建設(shè)不適應(yīng)。如今的信息化城建檔案管理的主要問題在于：一方面，如今的信息化城建檔案管理還不夠完善，檔案資料庫無法開發(fā)全部的信息，其廣度及深度無法滿足社會需求，并且對于信息化檔案管理的軟硬件投資無法與社會發(fā)展相適應(yīng)；檔案管理工作人員無法勝任信息化檔案管理深度、廣度的要求。所以，根據(jù)這類問題，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗，建立健全信息化城建檔案管理，加強對信息化管理的資金支持，為今后的信息化檔案管理發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)，并且加大人才的引進(jìn)及工作人員的培訓(xùn)，讓其能夠更加適應(yīng)信息化檔案管理的需求。另一方面，針對城建檔案信息開發(fā)利用問題，在很多情況下檔案管理依舊存在很強的主觀性，使信息開發(fā)價值、深度、服務(wù)水平都會受信息化管理者水平的影響。所以，在信息化城建檔案管理中要將其管理制度不斷完善，其信息決策要更加民主、客觀，避免“一人獨大”的情況出現(xiàn)。在管理者方面要施行“能者居上”的理念，確保管理者的素質(zhì)過硬，保證信息化城建檔案管理的合理性。
（三）樹立城建檔案信息化的社會觀念。想要樹立信息化檔案社會觀念，要求檔案管理機(jī)構(gòu)不僅要做信息收集工作，而且還要加強檔案管理的督導(dǎo)工作，通過分析、研究檔案管理問題，進(jìn)而優(yōu)化城建檔案管理制度。
總之，未來城建檔案管理會更加公開化、全面化，為社會提供更加真實、可靠的信息，因此我們必須樹立一種檔案管理的社會觀念，把城建檔案管理發(fā)展當(dāng)作每一位公民的義務(wù)，從我做起、從大眾做起。
【參考文獻(xiàn)】
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城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復(fù)雜性。城建檔案涉及了城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、城市環(huán)境保護(hù)、抗震防災(zāi)、城市規(guī)劃管理政策法規(guī)等數(shù)十個方面或?qū)I(yè)，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構(gòu)筑物、管線、設(shè)施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的記錄，其復(fù)雜性可想而知。城市無論是興旺還是衰落，都在時刻經(jīng)歷著不斷變化的過程，而作為真實記錄城市發(fā)展變化過程的城市建設(shè)檔案，其保管的城建信息具有動態(tài)性的特征。動態(tài)性就是要求檔案管理能夠及時提供真實反映城市建設(shè)管理現(xiàn)狀的最新信息，發(fā)揮檔案信息的時效性作用。大到與城市相關(guān)的系統(tǒng)性基礎(chǔ)設(shè)施的改擴(kuò)建、尤其是地下系統(tǒng)的建設(shè)，中到某一個建設(shè)工程的改擴(kuò)建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設(shè)和法律依據(jù)，如果不能保證其準(zhǔn)確性和可靠性，將會給國家、企業(yè)、個人造成重大經(jīng)濟(jì)損失，甚至引起災(zāi)害性事故。
2 當(dāng)前城市建設(shè)工程檔案的管理現(xiàn)狀
2.1 相關(guān)檔案管理人員的工作積極性不高
當(dāng)前，存在一部分的檔案管理人員自身的工作積極性不高，很多檔案管理人員思想意識松懈，制約檔案管理工作成效的提高。尤其是一些施工現(xiàn)場檔案采集與保存的工作人員，對于檔案管理的流程和認(rèn)識不足，導(dǎo)致檔案資料存在損毀和丟失的風(fēng)險。此外，還有一些企業(yè)對于檔案管理人員自身的專業(yè)性考察不夠，甚至一些非檔案管理專業(yè)畢業(yè)出身的人，去管理檔案資料，造成了檔案資料的管理混亂，成效不高。
2.2 現(xiàn)代化檔案管理的設(shè)施與配套不足
近年來，現(xiàn)代化檔案管理的模式，越來越成為很多企事業(yè)單位的發(fā)展方向。然而，還是存在一部企事業(yè)單位對于現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展認(rèn)識不足，相關(guān)的預(yù)算和自己投入不夠，導(dǎo)致了很多企事業(yè)單位的檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)檔案管理中的“紙上談兵”，給檔案資料的查閱、調(diào)閱等一些列的后期檔案服務(wù)帶來了不便，檔案利用率和成效性不高。
2.3 檔案管理與模式缺乏現(xiàn)代檔案管理的思維與模式
傳統(tǒng)的檔案管理模式往往重視對紙質(zhì)檔案資料的管理，沒有認(rèn)識到現(xiàn)代化檔案管理對檔案資料采集、保存、后期服務(wù)帶來的巨大潛力。雖然現(xiàn)代化檔案模式的不斷發(fā)展，然而在思想模式和工作實踐中，很多管理人員依然沿用著傳統(tǒng)檔案管理的模式，對于信息化時代電子檔案管理與發(fā)展缺乏深入的認(rèn)識和了解。
3 提高城市建設(shè)工程檔案管理成效的思考
3.1 提高認(rèn)識，凸顯檔案管理人員自身的主觀能動性
任何管理行為的發(fā)生，都離不開人的因素。在現(xiàn)今城建工程檔案資料的管理中，管理人員自身的管理思維和認(rèn)識是制約和影響檔案管理成效提高的重要認(rèn)識。所以，我們首先就是要解決人的問題。作為檔案管理的主管部門，應(yīng)該切實的提高每一個檔案管理人員自身的思想認(rèn)識，樹立良好的檔案管理視角和思維，以積極主動的工作心態(tài)，投入到企事業(yè)單位檔案管理工作中。
3.2 重視制度建設(shè)與完善，發(fā)揮崗位的職能性
制度的建設(shè)和完善，是充分保障檔案管理工作成效提高的重要因素。在城建工程檔案管理中，作為檔案管理的主管部門，應(yīng)該切實的重視檔案管理的制度建設(shè)與完善，細(xì)化崗位的要求與原則，充分的發(fā)揮崗位的職能性與職責(zé)性。堅持以制度管人、以制度約束人，做到有制度必須依靠、有制度可以依靠、違反制度要追究、追究過程要嚴(yán)肅的模式，促進(jìn)每一個檔案管理人員從自身做起，提高每一個檔案管理崗位的成效性，推動城建工程檔案管理的健康穩(wěn)定發(fā)展。
3.3 加強資金投入，加快建設(shè)現(xiàn)代檔案管理
好馬配好鞍?？此仆嫘Φ囊痪湓挘_是對現(xiàn)代檔案管理配套與投入的深刻寫照。未來推動現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展，企事業(yè)單位應(yīng)該切實的加強資金投入，推動現(xiàn)代化視角下檔案管理事業(yè)的發(fā)展。比如盡快投入數(shù)字化檔案管理設(shè)施，加快建設(shè)數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)，避免紙質(zhì)檔檔案原件在不斷的調(diào)閱中受到的損毀風(fēng)險，同時電子化檔案的發(fā)展也保證了檔案資料后期服務(wù)的便捷性與一致性。
3.4 科學(xué)的對每一個檔案管理人員進(jìn)行考核和評價
科學(xué)的考核與評價對衡量每一個檔案管理人員自身服務(wù)的重要標(biāo)準(zhǔn)。在現(xiàn)今城市建設(shè)工程檔案資料的管理中，相關(guān)主管部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)粗狂的考核模式，細(xì)化考核的內(nèi)容與條款，把關(guān)乎到每一個檔案管理過程、行為、思維、觀念都納入到考核與評價的體系中去，形成一個公平、公正、科學(xué)的考核生態(tài)圈，并且把考核的結(jié)果與每一個檔案管理人員自身的福利、待遇等相掛鉤，推動檔案管理成效的不斷提高。
3.5 信息時代下檔案管理人?T自身的發(fā)展
現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展下，每一個檔案管理人員應(yīng)該切實的重視自身檔案管理素質(zhì)與專業(yè)水平的提高。比如現(xiàn)階段，每一個檔案管理人員可以利用信息時代的優(yōu)勢，進(jìn)行相關(guān)檔案管理的技能培訓(xùn)與再學(xué)習(xí)，與時俱進(jìn)，提高自身的專業(yè)素質(zhì)、拓展管理視野，為推動現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
1.具備良好的照片檔案意識
照片檔案是聲像檔案的分支，也是檔案重要的組成部分，同樣具有重要的作用。照片檔案為使用者提供工作所需的同時，也不斷深入到各個領(lǐng)域的服務(wù)當(dāng)中，所以，照片檔案的重要性不斷突顯出來。務(wù)必要強化照片檔案的意識，同時也要對城市建設(shè)中照片檔案的重要性予以重視，注重照片檔案的收集。
2.制定健全與完善的歸檔制度
為了更好的適應(yīng)城市的發(fā)展與建設(shè)，城市建設(shè)照片檔案被廣泛應(yīng)用。所以，同樣需要把城市建設(shè)的照片檔案積極的融入到城市建設(shè)檔案體制中，進(jìn)而對照片檔案進(jìn)行規(guī)范的管理，同時還需要將照片檔案與紙質(zhì)檔案同時納入到政府出臺的規(guī)定與細(xì)則中，并且明確的規(guī)定出照片檔案的歸檔時間、收集的質(zhì)量要求以及范圍和內(nèi)容等。
3.具備照片檔案收集的配套硬件設(shè)施
與紙質(zhì)檔案不同的是，城市建設(shè)的照片檔案所需要的硬件設(shè)施也有所不同，需要具備照相機(jī)、攝像機(jī)以及電腦等專業(yè)的設(shè)備?，F(xiàn)階段，照片是可以利用數(shù)碼技術(shù)來存儲在電腦中的，并且往年的帶底片的照片也需要使用特殊的保管用品，因此，對于濕度與溫度的要求也有所提高。所以，在進(jìn)行城市建設(shè)照片檔案的收集時，硬件設(shè)施需要配備齊全。
4.對照片檔案的收集程序進(jìn)行規(guī)范
在進(jìn)行照片檔案收集的過程中，為了能夠有效的保證進(jìn)館照片檔案的質(zhì)量與規(guī)范，需要在與建設(shè)單位進(jìn)行簽訂合同時，積極的明確照片檔案的責(zé)任與義務(wù)，并對建設(shè)單位所報送的城市建設(shè)照片檔案進(jìn)行相應(yīng)的制約。與此同時，針對建設(shè)單位在實際施工中所形成的城市建設(shè)照片檔案進(jìn)行不定期的指導(dǎo)以及服務(wù)，對于不同的施工階段也需要進(jìn)行拍攝，進(jìn)而形成聲像的檔案。除此之外，還需要對常規(guī)的建設(shè)進(jìn)度進(jìn)行拍攝與收集，在正常的程序中保證照片檔案的收集。
二、城建照片檔案的收集策略
1.對照片檔案進(jìn)行跟蹤收集
針對工程建設(shè)的實際施工進(jìn)度來對工程的不同階段以及節(jié)點進(jìn)行實時跟蹤與拍攝，盡量短時間內(nèi)進(jìn)行收集。同時，對于比較重點的工程建設(shè)需要強化指導(dǎo)與聯(lián)系，并且進(jìn)行重點的收集，進(jìn)而有效的保證照片收集的質(zhì)量與效率。
2.對照片檔案專題進(jìn)行及時全面的收集
照片檔案的專題收集就是對能夠反映出專題內(nèi)容的照片進(jìn)行收集，可以包括單位系統(tǒng)的專題、開展攝影展過著是相應(yīng)的內(nèi)容專題等活動進(jìn)行專門的收集。針對收集到的新照片與老照片，根據(jù)其照片內(nèi)容來深入了解城市地區(qū)的建設(shè)發(fā)展過程。也可以針對某一建筑的新老照片來體現(xiàn)其歷史文化的價值與文物價值等，并且還能夠使不同歷史時期的照片內(nèi)容與景觀風(fēng)貌等真實的展現(xiàn)出來。
3.做好照片的翻拍以及拍攝工作
在照片檔案收集的過程中，照片的翻拍與拍攝工作具有重要的意義。通過鎖定性的翻拍或者是拍攝，可以以檔案的角度來進(jìn)行科學(xué)合理的選擇，并且可以有效的彌補照片檔案管理實際收集工作中的缺陷與不足。例如，在對城市建設(shè)照片檔案的征集過程中，會存在一些角度或者內(nèi)容、內(nèi)部的裝飾與細(xì)部的結(jié)構(gòu)不理想的情況，這樣就可以進(jìn)行補充的拍攝。
4.對數(shù)碼照片進(jìn)行全面的收集
因為檔案具有憑證的作用，所以，在收集電子照片的過程中需要與傳統(tǒng)照片的收集方式相同，必須符合聲像檔案的管理工作歸規(guī)范，同時還需要保證與電子檔案的歸檔辦法相互吻合。在長時間的實踐應(yīng)用中，紙質(zhì)照片的收集已經(jīng)與電子照片的收集共同使用，進(jìn)而為照片檔案的管理工作以及檔案信息資源的共享提供了有利的條件，同時也是城市建設(shè)照片檔案收集工作的新突破。
三、城建照片檔案的管理策略分析
1.對照片檔案進(jìn)行科學(xué)的篩選
首先，照片檔案收集過程中的照片必須是真實的，這樣才能保證照片檔案的真實性與有效性，進(jìn)而充分的發(fā)揮自身憑證的作用。其次，照片檔案需要具備底片與照片以及相應(yīng)的文字說明。照片自身具有一定的局限性，并且只具備視覺的形象，無法為使用者提供工程項目變化的復(fù)雜關(guān)系，也不能體現(xiàn)出工程項目的條件與背景，所以需要附加文字解釋與說明。
2.對照片檔案進(jìn)行合理的鑒定
對城市建設(shè)照片檔案的鑒定內(nèi)容不僅需要保證照片檔案中照片的真實性與必要的文字說明，除此之外，還應(yīng)保證照片內(nèi)容的完整性。所以，在進(jìn)行照片收集的過程中需要保證照片內(nèi)容的完整，并且能夠全面的反映出工程建設(shè)前后的對比效果。與此同時，需要保證城市建設(shè)照片檔案的質(zhì)量，照片需要保證內(nèi)容明確，影像清晰，并且要保證照片底片定影與水洗要充分。
四、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：東營市重點工程 檔案管理
中圖分類號：C93文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
正文：東營市作為黃藍(lán)兩大國家戰(zhàn)略交匯城市，面臨重大發(fā)展機(jī)遇，推動“十二五”發(fā)展，工作的關(guān)鍵和主攻方向就是加快推進(jìn)黃藍(lán)兩大國家戰(zhàn)略的實施，建設(shè)高效生態(tài)經(jīng)濟(jì)區(qū)和藍(lán)色經(jīng)濟(jì)區(qū)。確定一批重點建設(shè)工程項目是東營市中心城發(fā)展最迫切需要的，是廣大人民群眾熱切期盼的，對東營市的建設(shè)發(fā)展，對提升黃河三角洲中心城市的形象，對保障改善民聲非常重要。精心組織實施好這批項目，東營將發(fā)生重大變化，民生將得到極大改善。
一、東營市的重點工程建設(shè)項目需要嚴(yán)格的檔案管理
東營市公布2014年全市重點工程項目，其中重點建設(shè)項目78個，重點推進(jìn)項目14個，主要包括農(nóng)業(yè)、工業(yè)、服務(wù)業(yè)、城市建設(shè)、能源交通基礎(chǔ)設(shè)施和社會民生五大方面。
要將這些事關(guān)城市發(fā)展大計的重點工程做細(xì)、做精，離不開建立科學(xué)高效的項目推進(jìn)機(jī)制和管理機(jī)制和嚴(yán)格高效的項目檔案管理。建設(shè)工程在基本建設(shè)活動中產(chǎn)生的全部工程文件是聯(lián)系緊密，互為依存，不能割裂的系列文件?！?】
二、加強工程檔案管理的重要性
工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是工程建沒過程中的真實記錄，它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄．是寶貴的信息資源，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力。對工程后期檢測、維修、改建、擴(kuò)建、拆除和其他工程建設(shè)具有指導(dǎo)利用、借鑒參考及工程科學(xué)技術(shù)研究等有著重要的作用，建筑工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯(lián)系。通過對它的管理、編研、開發(fā)和利用．必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動城市建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富。
三、做好工程檔案管理的措施
東營市黃河水城管理委員會辦公室主要負(fù)責(zé)黃河水城管理委員會的日常管理工作，承擔(dān)管轄區(qū)域內(nèi)市政設(shè)施、園林綠化、環(huán)境衛(wèi)生的養(yǎng)護(hù)管理工作，承擔(dān)中心城西城區(qū)改造建設(shè)任務(wù)和金湖銀河生態(tài)工程建設(shè)。在推進(jìn)黃河水城深度開發(fā)、改善中心城水系水質(zhì)，加快金湖銀河生態(tài)工程和西城老城區(qū)改造建設(shè)、保障改善民生、提高城市環(huán)境質(zhì)量等方面實現(xiàn)了新突破，緊緊圍繞全市中心工作大局，不斷拓展檔案工作，在檔案資源上夯實基礎(chǔ)，在檔案開發(fā)利用上出成果，在檔案信息化建設(shè)上求突破，在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)上下功夫，在檔案創(chuàng)新服務(wù)上做文章，努力建設(shè)素質(zhì)好、業(yè)務(wù)精的新時期檔案隊伍，為全市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和高效生態(tài)經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)提供了有力支撐和保障。
（1）重視工程檔案管理工作，提高檔案管理水平。建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤服務(wù)于工程，特別是在項目建設(shè)初期。遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，工程檔案管理人員應(yīng)盡早加入工程，對項目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，盡早收集。在簽訂承包合同時必須設(shè)工程檔案要求的條款，明確參與施工各單位的檔案職責(zé)。【2】將工程檔案管理納入工程建設(shè)管理程序，建立健全工程檔案管理體制，做到工程檔案工作與工程建設(shè)同步。【3】【4】有些建筑公司，對工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。而且，一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內(nèi)業(yè)資料分散于工程技術(shù)科、試驗室、合同管理等部門，工程后期人員繼續(xù)撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間。鑒于上述原因，在工程建設(shè)中加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，對各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行大量培訓(xùn)。理解建筑工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。
（2）加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是建筑工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。西城改造重點實施續(xù)建項目10個，新建項目11個。其中，續(xù)建項目有濰坊路、嵩山路、菏澤路、天目山路、東營河橋、魚臺路及耿井片區(qū)雨污水管道維修疏通工程、耿井片區(qū)雨污水管線維修、影視街、商河路綜合改造、賓平街、西城北污水處理廠外管網(wǎng)工程、黃河路（西一路至西四路）綠化提升工程、勝利廣場周邊支路和西城道路及橋梁維修工程，新建項目有油城廣場片區(qū)、工益集團(tuán)及科技館片區(qū)、勝動集團(tuán)片區(qū)、黃河鉆井運輸二公司片區(qū)改造工程、西五路道路工程、賀蘭山路道路工程、云門山路道路工程、西城部分道路景觀改造工程、南一路建設(shè)工程、城市道路照明項目、危橋大修工程。除上述項目，2014年西城改造指揮部還參與廣利河及五六干合排截污干管維修、城市管理示范街項目西城部分、老廣蒲溝截污干管及泵站維修、西城道路市政消防栓建設(shè)等項目實施，同時負(fù)責(zé)測井公園、淄博路西延（東營區(qū)段）等工程實施。項目多、任務(wù)重，但所有工程項目堅持集中統(tǒng)一管理，建立專門的工程檔案室，配備專門的檔案管理人員， 深入現(xiàn)場，做好對工程檔案的服務(wù)工作。東營市金湖銀河生態(tài)工程檔案管理人員在主動做好對工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時，對工程項目進(jìn)行清查、摸底、分析研究，積極探索，不但深入現(xiàn)場進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而且還與建設(shè)單位就工程的有關(guān)特殊事項進(jìn)行現(xiàn)場勘查，了解工程的實際情況。做好項目檔案的示范樣本，現(xiàn)場指導(dǎo)、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務(wù)工作，創(chuàng)出了重點工程服務(wù)的新路子。
（3）嚴(yán)把工程竣工驗收備案工作是工程建設(shè)項目管理的最后一道程序。工程竣工驗收備案工作形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設(shè)行政主管部門日后管理工程的重要依據(jù)，而且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結(jié)合起來．委托各級城建檔案管理機(jī)構(gòu)管理．對深化建設(shè)工程管理體制．規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設(shè)長期有效的監(jiān)督機(jī)制是十分必要的。
（4）有效利用計算機(jī)資源，建立檔案檢索系統(tǒng)。提高檔案管理水平，提高檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便對檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號。
（5）加強對檔案管理人才培訓(xùn)，建立高水平工程檔案管理?，F(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開現(xiàn)代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質(zhì)的管理人員。實踐證明，集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時間短、見效快、針對性強、覆蓋面廣，能大大提高建設(shè)單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對工程檔案的管理能力，對東營市工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到了積極的促進(jìn)作用。這種培訓(xùn)將檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個切實的保障。
結(jié)語：綜上所述．重點建設(shè)項目工程檔案管理工作在城市工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會的重要手段之一，因此．認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作非常必要，我們要嚴(yán)格落實有關(guān)的法律規(guī)章制度，制定具體的措施，確保整體工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道。
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關(guān)鍵詞：中小城市；地下管線；基礎(chǔ)設(shè)施檔案；管理
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
城市地下管線工程，是指城市新建、擴(kuò)建、改建的各類地下管線（含城市供水、排水、燃?xì)狻崃?、電力、電信、工業(yè)等地下管線）及相關(guān)的人防、地鐵等工程。是城市基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，是城市規(guī)劃建設(shè)管理的重要基礎(chǔ)信息，是城市賴以生存和發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，堪稱城市的“生命線”。
在改革開放和社會經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的新形勢下，中小城市建設(shè)在開發(fā)建設(shè)中可謂異軍突起，許多的地面設(shè)施逐步轉(zhuǎn)入地下，城市立體化程度越來越高。地下建筑物、構(gòu)筑物和其它各種隱蔽工程設(shè)施之間，相互制約的關(guān)系非常密切，城市地下基礎(chǔ)設(shè)施工程已成為現(xiàn)代化城市設(shè)施的重要組成部分。這對城建檔案管理工作提出了更高、更新的要求，加強中小城市建設(shè)中地下管線基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理勢在必行。
1 當(dāng)前中小城市建設(shè)中地下管線基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理的現(xiàn)狀與問題分析
地下管線工程作為城市政府財力基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)的重要組成部分。中小城市在開發(fā)建設(shè)中，與之配套的各種給排水、熱力、電力、通信等地下管線縱橫交錯。在看到這些建設(shè)成就的同時，我們也應(yīng)該清醒地認(rèn)識到政府財力基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理還存在一些薄弱環(huán)節(jié)，遠(yuǎn)不能適應(yīng)城區(qū)超常規(guī)建設(shè)發(fā)展的需要，下面就結(jié)合實際工作來談?wù)勔恍┛捶ǎ?/p>
地下管線工程檔案真實地記載了地下管網(wǎng)工程從籌建到驗收的整個過程，已經(jīng)成為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作不可缺少的基礎(chǔ)性資料。掌握和摸清城市地下管線的現(xiàn)狀，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供不可或缺的基礎(chǔ)信息資料，已經(jīng)成為抗震、防災(zāi)、避免管線事故和保證城市人民的正常生產(chǎn)、生活和城市發(fā)展的需要。
根據(jù)城市地下管線工程檔案管理現(xiàn)狀，構(gòu)筑地下管線工程檔案收集和管理的有效機(jī)制不僅成為當(dāng)前中小城市開發(fā)建設(shè)發(fā)展的迫切需要，也成為加強政府財力基礎(chǔ)設(shè)施工程管理的需要。據(jù)初步統(tǒng)計，在中小城市建設(shè)中，涉及基礎(chǔ)設(shè)施特別是地下管線類專業(yè)檔案所占的比例很少，主要是由于以下原因造成的：
一是對城市地下管線檔案管理的認(rèn)識嚴(yán)重不到位。重規(guī)劃，輕管理；重地面建筑，輕地下管線；重施工建設(shè)，輕地下管線檔案的歸檔現(xiàn)象十分突出。
二是部門之間條塊分割，檔案資料互相封鎖，信息資源難以共享。近年來城市建設(shè)迅速發(fā)展，城市規(guī)模不斷擴(kuò)大，但對城市地下管線檔案信息的集中統(tǒng)一管理十分欠缺。地下管線動態(tài)管理信息不暢通，無法實現(xiàn)信息資源共享。
2 加強中小城市建設(shè)中城市地下管線基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案管理勢在必行
筆者認(rèn)為，切實加強中小城市地下管線基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案統(tǒng)一管理已經(jīng)迫在眉睫，應(yīng)引起高度重視。因此，有關(guān)部門應(yīng)協(xié)同配合，以相關(guān)制度和現(xiàn)代科技為依托，建立務(wù)實、高效的綜合地下管線工程檔案收集和管理機(jī)制，具體應(yīng)采用以下解決方式：
2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識，推進(jìn)地下管線工程檔案管理納入法制化管理。
2005年5月1日建設(shè)部頒布了《城市地下管線工程檔案管理辦法》（136號令），可以說是規(guī)范、加強城市地下管線工程檔案管理的一個契機(jī)，該辦法為地下管線工程檔案歸檔提供了法律依據(jù)，對加速城市地下管線工程檔案管理的規(guī)范化提供了重要的法律保障。
隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展，城市地下空間的不斷開發(fā)利用，我們應(yīng)深刻認(rèn)識到，加強中小城市地下管線基礎(chǔ)設(shè)施工程管理是在必行。
首先需要加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識、明確責(zé)任，重視地下空間的開發(fā)利用和有效管理；把城市地下管線信息管理納入重要議事日程，力求做到地上地下統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一運行和管理。其次，在遵照《城市地下管線工程檔案管理辦法》，執(zhí)行檔案相關(guān)收集、管理工作的同時，應(yīng)依據(jù)《建筑法》、《檔案法》、《規(guī)劃法》及相關(guān)的城市建設(shè)與城建檔案管理的法規(guī)，結(jié)合中小城市建設(shè)實際，制定《城市地下管線工程檔案辦法》實施細(xì)則，加強地下管線檔案的收集、管理、開發(fā)和利用，把地下管線工程檔案管理納入建設(shè)事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，并抓好各個環(huán)節(jié)工作的落實措施，推動工作深入開展。嚴(yán)格執(zhí)行地下管線工程規(guī)劃許可、施工許可、備案管理等管理程序，使地下管線的管理有法可依、有章可循。為建立健全地下管線檔案信息由靜態(tài)向動態(tài)管理的轉(zhuǎn)變提供有力保障。
2.2 運用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段，實現(xiàn)地下管線信息綜合動態(tài)管理。
地下管線工程檔案更新是系統(tǒng)保持生命力的重要條件，只有不斷更新，實行動態(tài)管理，才能使工程檔案更好的為現(xiàn)實服務(wù)。所謂地下管線網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)是通過把地理位置不同的各專業(yè)管線單位的計算機(jī)連接起來，及時準(zhǔn)確的溝通各專業(yè)數(shù)據(jù)的收集、傳輸、存儲和處理，使用戶信息和數(shù)據(jù)做到共享，方便地提供各種應(yīng)用和決策信息。
只有充分利用高科技手段掌握各類地下管線分布結(jié)構(gòu)和變化情況，做到線路明、情況清，才能在城市建設(shè)中不打被動仗。因此，應(yīng)該立足當(dāng)前所能應(yīng)用的技術(shù)，結(jié)合管線信息化建設(shè)的規(guī)律，將地下管線信息化管理分三個階段完成。第一階段：普查城市地下管線，建立地下管線數(shù)據(jù)庫，建立地下管線信息管理系統(tǒng)，建立地下管線信息交流和共享機(jī)制，為城區(qū)規(guī)劃、建設(shè)和管理提供地下管線工程檔案資料的檢索、查詢和應(yīng)用。第二階段：建立嚴(yán)格的信息更新和檔案歸檔制度，實現(xiàn)地下管線動態(tài)管理。即建立起有法規(guī)約束的地下管線數(shù)據(jù)更新機(jī)制，及時采集新建的地下管線數(shù)據(jù)并更新管線數(shù)據(jù)庫。第三階段：實現(xiàn)地下管線信息多元化的應(yīng)用。在保證信息安全的前提下，做到地下管線信息數(shù)據(jù)最大限度地開發(fā)和利用。
因此應(yīng)以城建檔案管理部門為依托建立管線數(shù)據(jù)管理服務(wù)中心，其作為管線數(shù)據(jù)共享和交換的公共平臺，整合各專業(yè)管線單位的數(shù)據(jù)資源，負(fù)責(zé)城市地下管線信息的收集、整理，以及地下管線工程檔案的建檔入庫、查詢、應(yīng)用和動態(tài)更新，最終實現(xiàn)綜合管線信息集中管理和信息共享，更好的服務(wù)于小城鎮(zhèn)的開發(fā)建設(shè)。實現(xiàn)地下管線信息由靜態(tài)向動態(tài)管理的新格局，預(yù)防各種管線事故發(fā)生，提升城市防災(zāi)和應(yīng)急救援的保障機(jī)制。
2.3 建立綜合協(xié)調(diào)機(jī)制，實現(xiàn)地下管線基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案集中統(tǒng)一和有效管理。
城市地下管線管理涉及面廣，各地建設(shè)主管部門應(yīng)當(dāng)積極爭取當(dāng)?shù)卣闹С?，加強組織與協(xié)調(diào)，積極處理好產(chǎn)權(quán)管理與運營管理的關(guān)系，要密切合作，形成合力。管線數(shù)據(jù)的行業(yè)管理是確保管線數(shù)據(jù)更新、利用工作順利開展的重要條件之一。但目前，在中小城市建設(shè)中，有許多現(xiàn)實問題直接制約著城建檔案管理部門對地下管線工程竣工檔案管理工作的有效開展。
針對地下管線工程檔案管理中出現(xiàn)的問題，筆者認(rèn)為：城市地下管線管理應(yīng)該在政府主管部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由城市建設(shè)管理部門牽頭，制定有關(guān)管理法規(guī)，設(shè)立綜合地下管線專業(yè)管理部門，可將目前各專業(yè)管線權(quán)屬單位的管線管理職能和建設(shè)職能分離，采用社會化運作的方式，將管線的建設(shè)職能交由專業(yè)建設(shè)公司來承擔(dān)，形成管線建設(shè)的市場化。一是在遵循統(tǒng)一規(guī)劃的前提下，按照建設(shè)程序，成立地下管線建設(shè)專業(yè)部門，負(fù)責(zé)地下管線的建設(shè)、使用維護(hù)、更新改造。二是建立代表政府的集中管理管線數(shù)據(jù)資料的部門。城建檔案管理部門負(fù)責(zé)地下管線普查實施工作，同時是城市基本建設(shè)檔案的保管單位，應(yīng)被列為管線數(shù)據(jù)資料集中管理部門和城市地下管線管理系統(tǒng)的管理和維護(hù)中心，為政府決策提供依據(jù)。三是加大竣工驗收聯(lián)合整治工作力度。竣工驗收是工程基本建設(shè)程序的最后階段，也是工程造價管理的收尾階段，是對建設(shè)成果和投資效果的總檢查。凡未進(jìn)行竣工驗收的工程，工程質(zhì)量監(jiān)督部門一律不予竣工驗收和竣工備案，工程造價審核部門部門一律不予進(jìn)行工程決算審核，財政部門一律不予撥付工程款。
2.4 發(fā)揮社會輿論監(jiān)督作用，做好地下管線基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案建設(shè)和管理。
關(guān)鍵詞：規(guī)劃審批檔案；檔案管理；信息化建設(shè)
一、前言
規(guī)劃審批檔案是指在城市規(guī)劃管理活動中形成的具有憑證作用和保存價值的文字、圖紙等相關(guān)材料，它包括建設(shè)用地規(guī)劃審批檔案（含選址意見書）、建設(shè)工程規(guī)劃審批檔案、建設(shè)工程竣工核實檔案。在整個城市建設(shè)檔案管理中，規(guī)劃審批檔案占館藏比重多為90%以上，且由于規(guī)劃審批檔案更具應(yīng)用性和保密性，更成為了城建檔案管理中的重中之重。當(dāng)前，隨著數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我們城市生活中的滲透，信息化技術(shù)在城市規(guī)劃當(dāng)中的應(yīng)用得到了長足的發(fā)展，而作為城市規(guī)劃內(nèi)容之一的規(guī)劃審批檔案管理，加強其信息化建設(shè)，對于促進(jìn)城市規(guī)劃檔案資料管理具有積極的促進(jìn)作用。為此，本文就城市規(guī)劃審批檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行簡要闡述，以供參考。
二、城市規(guī)劃審批檔案的特點及檔案數(shù)字化的優(yōu)點
（一）城市規(guī)劃審批檔案的特點
1. 法律權(quán)威性。城市規(guī)劃審批檔案包括了由規(guī)劃行政主管部門核發(fā)的選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等“一書兩證” 的原件，是按相關(guān)法律及其他法規(guī)性文件所規(guī)定的法定程序形成的，匯聚了諸多職能部門，如發(fā)改委、國土部門、規(guī)劃部門、環(huán)保部門、消防部門等的相關(guān)單位的審批意見，是土地使用、工程建設(shè)的憑據(jù)，具備法律的權(quán)威性。在辦理建設(shè)項目產(chǎn)權(quán)證的過程中，它起到法律憑證的作用。
2.客觀真實性。城市規(guī)劃審批檔案直觀的反映了建設(shè)項目各方面的情況，在“一書兩證”載明建設(shè)項目的施工單位名稱、工程的性質(zhì)、建筑的面積、功能、造價等信息，具有客觀真實性。
3. 內(nèi)容廣泛性。因為城市規(guī)劃管理業(yè)務(wù)的類別眾多，城市規(guī)劃審批檔案內(nèi)容也相應(yīng)體現(xiàn)出廣泛性，包括了單位及個人建設(shè)工程的報建、建筑物的改造、功能變更、建設(shè)單位變更、建筑物廣告、建筑物裝修等內(nèi)容。
4. 地位重要性。城市規(guī)劃審批檔案是城市規(guī)劃管理工作中的前提和條件，其涉及城市規(guī)劃管理中的建筑用地的申請、審批工程的選址、施工放線、批后管理等等工作內(nèi)容，可以說，規(guī)劃審批檔案不完整或是管理工作不到位，都將給城市規(guī)劃管理工作帶來一定的困難，其在城市規(guī)劃管理工作中具有非常重要的地位。
（二）檔案數(shù)字化的優(yōu)點
1. 檔案管理數(shù)字化，通過現(xiàn)代化的檢索工具，支持模糊查詢及組合查詢，用戶在查詢時非常方便，能快速的檢索到自己需要尋找的檔案信息，使之能快速的提供詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)信息。
2. 改善檔案的利用方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案，可增強對檔案原件的保護(hù)，使檔案的使用更為安全，同時又可很好地防止檔案原件被篡改，大大減少了原件受損或遺失的可能性。
3. 檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化，可使檔案信息實現(xiàn)超時空流動，讓辦公人員足不出戶就可以方便地調(diào)閱利用檔案，擴(kuò)大了檔案的利用空間，使之由原始的保管中心轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒌目刂浦行摹?/p>
4. 檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化，即改變了原始的檔案紙質(zhì)信息只供一人查閱的局限性，它可以同時供所需的用戶進(jìn)行查閱，不受時間和空間等限制，大大提高了其使用效率。
三、當(dāng)前城市規(guī)劃審批檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及面臨的問題
（一）隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展，建設(shè)項目的數(shù)量激增，規(guī)劃審批檔案的數(shù)量明顯增加。且隨著公民法治意識的增強，當(dāng)前越來越多人開始關(guān)注城市規(guī)劃設(shè)計與審批管理，使得規(guī)劃審批檔案的利用率開始逐年增長。但當(dāng)前，我國大部分城市規(guī)劃審批檔案管理中數(shù)據(jù)的提取率和入庫率還很低下，致使著錄數(shù)據(jù)檢查不方便和入庫不及時，暫時不能滿足于人們對信息的即時需求。
（二）縱觀當(dāng)前我國大部分城市規(guī)劃檔案數(shù)字化使用的系統(tǒng)，后臺數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)完全不同，其是先借助外部程序，將數(shù)字化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換處理，使之結(jié)構(gòu)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)相同后，方可進(jìn)行入庫工作。而在數(shù)據(jù)提取成功后，如發(fā)現(xiàn)其中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常，則需把數(shù)據(jù)修改后再全部重新提取。這樣一來，不僅數(shù)據(jù)導(dǎo)入步驟繁多，且修改步驟復(fù)雜繁瑣，重復(fù)勞動量大，工作效率不高。
（三）我國現(xiàn)階段城市規(guī)劃審批檔案管理水平普遍不高，往往只能滿足于計算機(jī)的簡單操作，不能站在整個城市規(guī)劃的全局上，對規(guī)劃審批檔案進(jìn)行高層次的現(xiàn)代化信息管理，使之更好地服務(wù)于城市規(guī)劃管理。
四、完善城市規(guī)劃審批檔案信息化建設(shè)的建議
（一）完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施
要完善城市規(guī)劃審批檔案信息化建設(shè)，首要的任務(wù)就是要完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，即根據(jù)實際需要配備計算機(jī)軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，選擇先進(jìn)、成熟、適用的技術(shù)，使之能完成業(yè)務(wù)管理、事務(wù)管理、檔案利用服務(wù)等工作。同時，為了進(jìn)一步提高城市規(guī)劃審批檔案管理的技術(shù)水平，還應(yīng)努力與資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相互融合，構(gòu)成一個有機(jī)的整體，形成從數(shù)據(jù)錄入到數(shù)據(jù)管理再到數(shù)據(jù)加工輸出全過程的應(yīng)用。
（二）制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，推進(jìn)規(guī)劃審批檔案的數(shù)字化
要完善規(guī)劃審批檔案管理的信息化建設(shè)，則應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，繼續(xù)做好規(guī)劃審批檔案的管理和利用工作，加強對各檔案管理工作的指導(dǎo)，推進(jìn)規(guī)劃審批檔案的數(shù)字化，整合各檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)，采取各種措施做好檔案安全工作。
（三）優(yōu)化城市規(guī)劃審批檔案系統(tǒng)的措施
1. 完善數(shù)據(jù)檢索功能
規(guī)劃審批檔案數(shù)字化系統(tǒng)主要是對建筑工程審批和竣工驗收審批這兩類規(guī)劃審批檔案進(jìn)行著錄、掃描錄入數(shù)字化，并對此建立匹配相應(yīng)的索引信息，存儲到后臺檔案管理系統(tǒng)的案卷件表中，以供以后的處理和利用。而在這一過程中，要完善數(shù)字化系統(tǒng)的檢索功能，則是加強對檔案著錄數(shù)據(jù)以及關(guān)聯(lián)影像文件的檢查，以減少檔案數(shù)據(jù)資料的出錯率。
如：①卷內(nèi)文件序號按流水遞增，當(dāng)插入新文件時，后面的文件序號可以自動按序增加。②對文件的頁號與序號按規(guī)則自動檢測，不可出現(xiàn)頁號小于序號的情況。③按階段設(shè)置的邏輯關(guān)系來檢查用戶輸入的各文件階段信息及邏輯關(guān)系是否正確，建筑工程審批檔案的階段中必須有工程階段，竣工驗收審批檔案默認(rèn)所有階段為竣工階段。④在著錄信息提交時按設(shè)置規(guī)則檢查檔號是否合法，過濾某些字段中的非法字符。
2. 簡化數(shù)據(jù)入庫的工作流程
對數(shù)據(jù)入庫的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，即主要是依據(jù)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫存儲結(jié)構(gòu)對數(shù)字化系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲方式進(jìn)行改造，即分為“文件著錄信息”和“電子影像”，然后簡化數(shù)字化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接口操作流程，按檔案類型、檔案號等條件將接口表數(shù)據(jù)分批量導(dǎo)入到正式庫，如“接口表（以檔案管理系統(tǒng)為準(zhǔn)）”+“影像文件（按服務(wù)器目錄存放）”，隨后進(jìn)行檔案資源管理和檔案的利用管理，最終提高檔案資源的采集、管理以及利用的效率。
3. 其他方面的系統(tǒng)優(yōu)化
為更進(jìn)一步的減少檔案管理人員的工作量，提高工作效率，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，還應(yīng)做好以下系統(tǒng)的優(yōu)化工作，即：①部分字段信息設(shè)置默認(rèn)值或者可以根據(jù)規(guī)則繼承信息；②根據(jù)序號前后相鄰的兩個文件的頁號，自動計算出文件頁數(shù)；③著錄控件大小和位置按用戶操作習(xí)慣調(diào)整；④在進(jìn)行著錄過程時，可按三個層次將案卷進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄；⑤在進(jìn)行著錄過程中，可直接在全引目錄上對如“”房檔“案件”等特殊形式的檔案在電腦上按人名、地址和時間等用案卷目錄直接錄入，然后分門別類，給出一個分類號；⑥為提高檢索效率，可在著錄的過程中，用“關(guān)鍵詞”代替原本的“主題詞”，即用揭示主題內(nèi)容的關(guān)鍵詞、詞匯等進(jìn)行標(biāo)識，在錄入電腦后用電腦的批量處理功能進(jìn)行一一分類。
（四）不斷提高城市規(guī)劃檔案管理人員的綜合素質(zhì)
城市規(guī)劃檔案管理人員不能只滿足于掌握簡單的計算機(jī)應(yīng)用知識，而應(yīng)不斷更新自身的觀念，調(diào)整心態(tài)，學(xué)習(xí)并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識和現(xiàn)代化技術(shù)，對紛繁復(fù)雜的規(guī)劃審批數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)引、分類和有效管理，使之能發(fā)揮出最大的利用價值，滿足于城市規(guī)劃管理的最大需求。
當(dāng)前，我國城市規(guī)劃檔案管理部分應(yīng)加大對檔案管理工作人員的信息化培訓(xùn)工作，按照分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要的原則，不斷提高其業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，使其能熟練掌握先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)以及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備和新方法。同時，還可公開向社會上引進(jìn)一些具備信息服務(wù)設(shè)計、系統(tǒng)分析能力、數(shù)據(jù)開發(fā)和分析能力、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計和管理能力等人才，使之能全方位地對信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保規(guī)劃審批檔案的安全性和應(yīng)用性。
（五）繼續(xù)推進(jìn)規(guī)劃審批檔案信息平臺成果應(yīng)用，擴(kuò)大服務(wù)范圍
加強和完善城市規(guī)劃審批檔案管理信息化建設(shè)，其最終目的是服務(wù)于城市規(guī)劃管理。因此，在完善信息化建設(shè)的進(jìn)程中，則應(yīng)繼續(xù)推進(jìn)規(guī)劃審批檔案信息平臺成果應(yīng)用，擴(kuò)大服務(wù)范圍，逐步改變傳統(tǒng)的規(guī)劃審批檔案信息形式和提供利用方式。首先，應(yīng)整合規(guī)劃審批檔案信息資源，通過建立城市規(guī)劃審批檔案特色專業(yè)數(shù)據(jù)庫，應(yīng)用信息技術(shù)改造和提升傳統(tǒng)信息開發(fā)和服務(wù)利用方式，擴(kuò)大服務(wù)范圍，改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，提高城市規(guī)劃審批檔案信息的開發(fā)深度、利用率，提高其對社會的貢獻(xiàn)率。其次，應(yīng)圍繞網(wǎng)上應(yīng)用，面對新一批網(wǎng)上檔案信息的用戶，可有計劃地上載開放檔案目錄，并向?qū)I(yè)特色的城市規(guī)劃審批檔案原文信息服務(wù)發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢和多方面的網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮城市規(guī)劃審批檔案信息資源服務(wù)社會的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]胥朝蕓.城市規(guī)劃審批檔案信息化建設(shè)淺析——以杭州市城市規(guī)劃檔案館為例[J].云南檔案，2009（10）.