時(shí)間：2023-06-19 16:29:32
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理的特點(diǎn)的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)
教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和?？茖W(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案既是高校教學(xué)規(guī)律的基本要求，也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理重要標(biāo)志。
1.教學(xué)檔案不同于其它類型的檔案，它具有很強(qiáng)的專業(yè)性和多樣性的特點(diǎn)。這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一種很復(fù)雜的實(shí)踐活動(dòng)，它記錄這一實(shí)踐活動(dòng)的教學(xué)檔案內(nèi)容和載體也是十分龐雜的、形式也是多樣的。它不僅除了紙制的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材等外，還有錄音、幻燈片、課件等記錄材料。每個(gè)學(xué)校在專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、方法等方面各有各的不同之處，它的教學(xué)與教學(xué)管理活動(dòng)是一種專業(yè)性極強(qiáng)的活動(dòng)，其書(shū)面及其他形式也表現(xiàn)出不同學(xué)科教學(xué)活動(dòng)與教學(xué)管理的專業(yè)性。
2.教學(xué)檔案的系統(tǒng)性和周期性的特點(diǎn)。它的內(nèi)容結(jié)構(gòu)本身具有系統(tǒng)性，教學(xué)檔案產(chǎn)生與教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，涉及各教學(xué)實(shí)踐層次和管理層次，是一個(gè)完整的有機(jī)體。每個(gè)新生入學(xué)到畢業(yè)離校整個(gè)過(guò)程中，都要系統(tǒng)的整理一系列完整的檔案材料。教學(xué)檔案的周期性表現(xiàn)為學(xué)期、學(xué)年、學(xué)制周期。在年度的劃分主要以教學(xué)年度和學(xué)制年度進(jìn)行管理，各個(gè)階段共同構(gòu)成完整的大循環(huán)周期，每屆學(xué)生的培養(yǎng)過(guò)程就是一個(gè)教學(xué)周期。
3.教學(xué)檔案分散性和集中性的特點(diǎn)。由于教學(xué)業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng)的分工，系各教研室產(chǎn)生的教學(xué)材料往往會(huì)分散在各個(gè)教學(xué)部門，這就使得教學(xué)檔案的產(chǎn)生部門保存一定數(shù)量的檔案，但根據(jù)《高校檔案法規(guī)定》必須按照統(tǒng)一性、集中性管理的原則，這就造成了院、系二級(jí)管理的局面，也就決定了高校教學(xué)檔案管理的分散性與集中性并存的特點(diǎn)。
高校教學(xué)檔案的現(xiàn)代管理對(duì)策
1.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理，是適應(yīng)國(guó)家教育部本科教學(xué)水平評(píng)估的需要。[1]高校的教學(xué)評(píng)估需求對(duì)我院的教學(xué)檔案建設(shè)提出了更高的要求，這就要求我院為評(píng)估提供比較完整、系統(tǒng)、真實(shí)的信息和數(shù)據(jù)資料。目前，我院的教學(xué)檔案的收集不系統(tǒng)、不完整，二級(jí)教學(xué)檔案建設(shè)沒(méi)有引起足夠的重視。我院的檔案工作應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，在集中統(tǒng)一的管理模式下，各系應(yīng)建立分室，由部、系的教學(xué)秘書(shū)負(fù)責(zé)管理本單位的教學(xué)文件并具體負(fù)責(zé)收集、整理、保管所形成的文件，最后，教學(xué)部、各系再按各口入攤材料按學(xué)年式或?qū)W期匯入檔案實(shí)行集中性與統(tǒng)一性管理原則。在集中統(tǒng)一管理各類檔案的同時(shí)加強(qiáng)對(duì)各部門、二級(jí)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)。把教學(xué)檔案管理工作提到學(xué)校的工作議程中，引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，強(qiáng)化教務(wù)人員的檔案意識(shí)，各院、系的教務(wù)員要學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，參加檔案培訓(xùn)，將教學(xué)檔案管理工作貫穿到整個(gè)教學(xué)管理工作中，并按期限質(zhì)量要求、收集、整理、把好質(zhì)量關(guān)，對(duì)教師上交的各種教學(xué)資料進(jìn)行審查，防止次品歸檔。
2.運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，加強(qiáng)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)
檔案信息化是適應(yīng)信息化時(shí)代的需要，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立高校電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)學(xué)生成績(jī)、教師業(yè)務(wù)檔案等信息量大，經(jīng)常查詢利用應(yīng)建立學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)和教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)紙制的教學(xué)管理文件、教學(xué)計(jì)劃、招生錄取表等對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化，通過(guò)將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)、檢索方便、便捷的在微機(jī)上直接查詢和輸出。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫(kù)，及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞及時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學(xué)院的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)。
3.變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案效用最大化
檔案管理人員明確檔案工作人員既是專業(yè)人員，又是服務(wù)人員。在工作中取得廣大利用者的信任，就要進(jìn)行優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分利用大學(xué)中網(wǎng)絡(luò)便利，把學(xué)生想知道的檔案信息、畢業(yè)生論文等編制學(xué)生電子檔案的形式開(kāi)展服務(wù)使學(xué)生隨時(shí)隨地地都可以在網(wǎng)上查詢有關(guān)自己的信息，提高檔案的利用率，對(duì)教學(xué)檔案的內(nèi)容分
轉(zhuǎn)貼于
析研究，根據(jù)利用者需求編制參考資料，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的功能，服務(wù)教學(xué)第一線，以實(shí)現(xiàn)檔案效用的最大化。
4.教學(xué)檔案必須做到“三納入”、“四同步”的管理原則。即納入教學(xué)計(jì)劃和規(guī)劃；納入教學(xué)管理制度；納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平。“四同步”：即下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；畢業(yè)分配、上報(bào)評(píng)審材料、教師考核晉升與檔案部門出具檔案證明同步。[2]
5.注重教學(xué)檔案的材料整理，加強(qiáng)規(guī)范管理
關(guān)鍵詞：住房公積金 檔案 特點(diǎn) 管理
住房公積金制度建立二十年以來(lái)，從無(wú)到有，從小到大，經(jīng)歷了資金量和業(yè)務(wù)量的飛速發(fā)展。住房公積金檔案作為記載其發(fā)展歷程的原始記錄，體現(xiàn)出越發(fā)重要的歷史作用。住房公積金檔案的管理規(guī)范與否直接關(guān)系到業(yè)務(wù)的發(fā)展和資金的安全。作為住房公積金檔案的管理者，要學(xué)會(huì)分析其特點(diǎn)，不斷加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)住房公積金事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。
一、住房公積金檔案的特點(diǎn)
住房公積金檔案是住房公積金管理機(jī)構(gòu)在辦理歸集、提取、貸款等業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的，具有參考利用價(jià)值的原始記錄。隨著住房公積金業(yè)務(wù)的發(fā)展、延伸和完善，其內(nèi)容更加豐富，數(shù)量不斷增長(zhǎng)。它具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：
（一）檔案形成者眾多
住房公積金的管理機(jī)構(gòu)、經(jīng)辦部門、繳存單位和繳存職工，都是住房公積金檔案的形成者。住房公積金的管理機(jī)構(gòu)包括住房公積金管理中心、分中心、管理部和派出機(jī)構(gòu)，經(jīng)辦部門包括委托銀行、公證處和擔(dān)保公司等。住房公積金的繳存單位和職工則為辦理貸款、提取、歸集等業(yè)務(wù)的單位和個(gè)人。
（二）種類和內(nèi)容豐富
住房公積金檔案目前主要有歸集、提取、貸款三大類，每類業(yè)務(wù)檔案之下具體還有很多層次的細(xì)分。如貸款檔案包括樓盤檔案、貸款檔案和抵押檔案三類，其中的貸款檔案又分為新房貸款檔案、二手房貸款檔案、組合貸款檔案及以貸還貸檔案等類型。因業(yè)務(wù)類型的不同，其內(nèi)容有很大不同，具有種類和內(nèi)容豐富的特點(diǎn)。
（三）留存材料基本相同
住房公積金的業(yè)務(wù)檔案，是繳存單位或職工提供的與業(yè)務(wù)辦理相關(guān)的各種材料，經(jīng)住房公積金管理機(jī)構(gòu)審批合格后留存的紙質(zhì)或數(shù)字載體資料。因住房公積金的政策具有相對(duì)的穩(wěn)定性，同一業(yè)務(wù)的留存材料和審批材料基本相同。
（四）保存期限長(zhǎng)且存在變化
住房公積金檔案的保存期限全部在15年以上，其中貸款檔案的保存期限更長(zhǎng)。一個(gè)借款人的檔案，從貸前審查、貸款審批、簽訂合同、發(fā)放到全部還清，需要最長(zhǎng)三十年的時(shí)間，期間還會(huì)遇到貸款變更或提前結(jié)清的情況，其檔案保存的期限很長(zhǎng)且存在變化。
（五）整理立卷具有時(shí)效性
住房公積金檔案是前臺(tái)窗口留存的業(yè)務(wù)資料，因每個(gè)業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)緊密相連，環(huán)環(huán)相扣，每種業(yè)務(wù)的辦理數(shù)量又具有不確定性，必須隨時(shí)進(jìn)行整理、立卷、復(fù)核，材料不能積壓，以免影響下一步的業(yè)務(wù)工作。因此，其檔案整理具有時(shí)效性。
（六）查閱和使用具有針對(duì)性
住房公積金的業(yè)務(wù)檔案，因其職能性質(zhì)，一般為上級(jí)監(jiān)管部門和本單位業(yè)務(wù)部門查閱和使用，同時(shí)也為繳存職工本人提供檔案查閱服務(wù)。住房公積金檔案有嚴(yán)格的保密制度，除上述使用者之外的任何單位和個(gè)人均不得隨意查閱檔案。
二、加強(qiáng)住房公積金檔案管理
住房公積金檔案管理起步較晚卻發(fā)展迅速，特別是近年來(lái)，隨著住房公積金制度的日趨完善和住房公積金資金量、業(yè)務(wù)量的快速增長(zhǎng)，其檔案數(shù)量呈現(xiàn)出飛速增加的趨勢(shì)。如何建立安全、規(guī)范、高效的住房公積金檔案管理體系，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，成為住房公積金事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要課題。
首先，要加強(qiáng)制度建設(shè)。結(jié)合《檔案法》及《住房公積金管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定制定住房公積金檔案管理實(shí)施細(xì)則，使檔案的整理、分類、歸檔、立卷、保管、借閱和利用等管理明細(xì)化、規(guī)范化和制度化，建立健全檔案管理人員的崗位責(zé)任制和檔案保密制度，檔案管理做到有章可循，保證檔案管理工作安全有效地開(kāi)展，確保檔案的準(zhǔn)確、完整和安全。
其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。由于人員編制的限制，住房公積金的檔案管理缺乏專業(yè)的工作人員，多數(shù)單位都是兼職管理，達(dá)不到檔案管理專業(yè)、系統(tǒng)、高效的目標(biāo)。面對(duì)這種實(shí)際情況，一要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，積極學(xué)習(xí)《檔案法》以及近年來(lái)檔案管理的新理論、新方法、新觀念，增強(qiáng)檔案管理知識(shí)，提高檔案管理水平；二要加強(qiáng)住房公積金各項(xiàng)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，提高住房公積金檔案管理的業(yè)務(wù)水平和工作技能。
第三，要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。數(shù)字化是檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)。一方面，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，有利于保管和查詢。另外，充分利用現(xiàn)有的住房公積金管理系統(tǒng)，把檔案管理工作前移，在住房公積金業(yè)務(wù)前臺(tái)把歸集、提取、貸款的原始檔案掃描入電腦，避免重復(fù)輸入信息，對(duì)檔案資料可以實(shí)現(xiàn)快速、高效的管理。
三、結(jié)束語(yǔ)
住房公積金是老百姓的血汗錢，“取之于民，用之于民”是住房公積金事業(yè)的根本宗旨。加強(qiáng)住房公積金的檔案管理，是住房公積金規(guī)范管理的需要，更是防范和化解住房公積金風(fēng)險(xiǎn)的需要。住房公積金的檔案管理不是單純的檔案模式管理，更是具有現(xiàn)實(shí)意義的、可操作的、可利用的動(dòng)態(tài)管理，在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)，一定要遵循住房公積金檔案的特點(diǎn)，使其檔案管理向更高的層次邁進(jìn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]樊盛英.論新時(shí)期下住房公積金檔案的管理[J].蘭臺(tái)世界，2011，5，36
關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)；檔案管理工作；特點(diǎn)；發(fā)展趨勢(shì)
一、醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的特點(diǎn)
（一）專題突出、周期長(zhǎng)、專業(yè)性強(qiáng)
專題突出，衛(wèi)生健康部門醫(yī)學(xué)研究以專題的形式呈現(xiàn)出來(lái)，每一個(gè)專題過(guò)程完整，有利于檔案的有序整理。周期長(zhǎng)，醫(yī)學(xué)科研需要投入大量的時(shí)間和精力，涉及的科研知識(shí)內(nèi)容比較多和范圍較廣，有時(shí)需要長(zhǎng)達(dá)幾十年的時(shí)間，這就導(dǎo)致衛(wèi)生健康部門醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作較長(zhǎng)的周期性過(guò)程。專業(yè)性強(qiáng)，醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研管理工作最為突出的特點(diǎn)是需要分門別類地進(jìn)行檔案的管理，進(jìn)行相應(yīng)的編碼，有序地進(jìn)行檔案的分類和整理。
（二）醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作量不斷地增加
隨著人們生活水平的提高，新的疾病日益侵蝕著人們的身體，使人們猝不及防。因此，需要加大醫(yī)學(xué)科研研究，既導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研檔案數(shù)量不斷地增加，又會(huì)導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作者工作量增加，勢(shì)必影響其工作效率。
（三）載體形式多樣
醫(yī)學(xué)研究不僅周期長(zhǎng)，而且過(guò)程復(fù)雜，形式多樣。不同的研究項(xiàng)目有不同的載體形式。醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作載體形式多樣，記錄研究結(jié)果的材料和形式也有所不同，它既包括光盤、磁盤等硬件，也包括文字、獎(jiǎng)狀、報(bào)紙等實(shí)物。它既包括電子，也包括紙質(zhì)。雖然電子化醫(yī)學(xué)檔案已經(jīng)成為歷史發(fā)展的趨勢(shì)，但由于醫(yī)學(xué)檔案的特殊性,紙質(zhì)檔案還是居多。未來(lái)人們會(huì)普遍使用電子檔案。比如說(shuō)，縮微醫(yī)學(xué)檔案等新形式不斷地出現(xiàn)，其實(shí)用性逐漸地加強(qiáng)。未來(lái)人們會(huì)越來(lái)越多地將其運(yùn)用在醫(yī)學(xué)界。載體形式多樣化，有利于檔案的保存，為未來(lái)醫(yī)學(xué)科研的深入發(fā)展做鋪墊。
二、醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)
（一）醫(yī)學(xué)科研檔案管理體系更加健全
現(xiàn)代信息技術(shù)在迅速地發(fā)展，醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作越來(lái)越信息化。在工作中逐漸地引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，這是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)和不可阻擋地歷史潮流，有利于醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作地順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案科學(xué)化管理，促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研檔案體系更加健全。
（二）醫(yī)學(xué)科研檔案管理日益現(xiàn)代化
隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，可以通過(guò)數(shù)字化檔案等方式，建立起兼具檔案信息開(kāi)發(fā)和運(yùn)用等功能的完整系統(tǒng)，逐步地實(shí)現(xiàn)檔案的管理現(xiàn)代化。醫(yī)學(xué)科研檔案管理可以利用現(xiàn)代技術(shù)，超越時(shí)空的局限，獲取檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理和運(yùn)用。醫(yī)學(xué)檔案管理者會(huì)越來(lái)越借助現(xiàn)代化手段，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)檔案信息的最大作用,讓人們快速地獲取一部分自己需要的科研檔案信息，讓人們了解一部分醫(yī)學(xué)前沿的動(dòng)態(tài)問(wèn)題。
（三）醫(yī)學(xué)科研檔案管理流程日益優(yōu)化
隨著醫(yī)學(xué)科研實(shí)踐的深入發(fā)展和專家研究科研領(lǐng)域逐漸地?cái)U(kuò)大，醫(yī)學(xué)科研檔案管理流程日益創(chuàng)新，并逐漸地系統(tǒng)化與合理化。1.新項(xiàng)目建立檔案追蹤袋。通過(guò)檔案追蹤，將檔案信息加以整理，并將歸檔的要求提前告知相關(guān)的工作人員，做好相關(guān)的記錄，并定期檢查。這是醫(yī)學(xué)科研檔案管理流程的初始階段。2.歸檔。采取歸檔責(zé)任制，對(duì)于每一個(gè)課題，派專門的人員收集科研信息，并定期與檔案管理人員溝通。3.建檔。對(duì)真實(shí)的科研資料可以進(jìn)行驗(yàn)收之后，檔案管理部門可以建檔，在建檔之前，對(duì)科研成果進(jìn)行檢查，要求科研專家和檔案管理人員共同檢查檔案的管理是否完整。
（四）管理手段日益提升
科技在進(jìn)步，醫(yī)學(xué)科研管理手段日益創(chuàng)新?，F(xiàn)代技術(shù)被越來(lái)越多地運(yùn)用到檔案管理工作中來(lái)，使用電子信息化手段受到醫(yī)院檔案管理者的重視。醫(yī)學(xué)科研檔案管理手段日益創(chuàng)新，顯示出日益突出的地位。1.電子檔案效率更高。人們?nèi)绻肓私庾约旱臋n案信息，只需要相關(guān)的人員在網(wǎng)上進(jìn)行相關(guān)的檢索，就能迅速地找到你想要的檔案信息。科研檔案一旦錄入，科研人員隨時(shí)隨地就能獲取需要的檔案信息，簡(jiǎn)單方便、高效。2.充分地利用檔案。檔案管理人員可以通過(guò)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行搜尋，操作簡(jiǎn)單。通過(guò)電子檔案，可以減少傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案尋找文件繁瑣的弊端，可以超越時(shí)間和地點(diǎn)的限制，充分地利用科研檔案。例如在華中師范大學(xué)讀研的時(shí)候，需要本科的成績(jī)單，本科是在外地讀的，這時(shí)候去華中師范大學(xué)信息門戶的一站式服務(wù)中申請(qǐng)檔案成績(jī)打印，十分方便快捷。醫(yī)學(xué)科研管理手段日益創(chuàng)新，未來(lái)可以讓機(jī)器人實(shí)現(xiàn)管理。
（五）管理理念日益更新
傳統(tǒng)檔案管理思想是檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作中有一種等的思想，態(tài)度消極，比較懶散，比較被動(dòng)。原因是工作累，時(shí)間長(zhǎng)，工作人員沒(méi)有那么多的耐心。檔案管理者只有等領(lǐng)導(dǎo)來(lái)視察的時(shí)候，才會(huì)比較主動(dòng)，才會(huì)對(duì)年度檔案進(jìn)行有序整理，并加以分類，這樣做比較倉(cāng)促，沒(méi)有細(xì)致地考慮如何更好地利用科研檔案，許多檔案積滿灰塵，淹沒(méi)在歷史的塵埃里?，F(xiàn)代科學(xué)研究日益受到重視，很多人打破傳統(tǒng)的檔案管理思想，在管理理念上進(jìn)行創(chuàng)新。例如，管理者的積極性增強(qiáng)?？蒲袡n案管理人員積極性日益增強(qiáng)，積極、主動(dòng)地投入檔案管理中，具有超前管理和全程管理思想。從課題項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，全程跟蹤科研項(xiàng)目的進(jìn)度等一系列工作，管理工作人員只需要付出較少的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)最佳的管理，這樣對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)，難度較低，提高了他們的積極性。
（六）醫(yī)學(xué)科研檔案管理更加公開(kāi)化
醫(yī)療科研檔案的管理工作十分地保密，一般的人是很少能夠接觸到這類檔案。隨著經(jīng)濟(jì)、政治、文化等各方面的發(fā)展，人們對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案的要求更高，將不僅僅只是對(duì)治療信息的查閱,更希望醫(yī)療科研檔案管理的公開(kāi)化和透明化，了解到更多的信息，不用親自到醫(yī)院去查檔案。醫(yī)療科研檔案管理的目的是利用信息化手段和多種檢索工具，提高管理水平和開(kāi)發(fā)利用檔案信息的能力。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)療科研檔案管理的公開(kāi)化，需要將檔案管理工作與現(xiàn)實(shí)情況結(jié)合,真正走到人群中去,確保網(wǎng)上信息的真實(shí)可信。因此,未來(lái)的醫(yī)學(xué)檔案借閱會(huì)出現(xiàn)生活中的各方面,如通過(guò)醫(yī)學(xué)檔案網(wǎng)站進(jìn)行查閱了解,在各公共借閱點(diǎn)查看等等。
一、學(xué)校檔案的特點(diǎn)
1、學(xué)校檔案是學(xué)校黨政管理、教育教學(xué)管理活動(dòng)的憑證。完整的學(xué)校檔案包括了學(xué)校各項(xiàng)管理、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的原始記錄、憑證、臺(tái)賬、報(bào)表、教學(xué)、科研成果在內(nèi)的各種載體檔案，通過(guò)科學(xué)整理集中統(tǒng)一在綜合檔案室內(nèi)，成為學(xué)校的一種重要信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考、憑證和借鑒，使學(xué)校各項(xiàng)管理工作能夠順利進(jìn)行，使學(xué)校、教職工、學(xué)生的合法權(quán)益得到維護(hù)。
2、學(xué)校檔案是學(xué)校人才培養(yǎng)水平評(píng)估的依據(jù)。人才培養(yǎng)水平評(píng)估工作實(shí)際上就是對(duì)學(xué)校多年來(lái)辦學(xué)質(zhì)量的一次大檢驗(yàn)，要體現(xiàn)學(xué)校人才培養(yǎng)水平的狀況，就必須有大量的事實(shí)材料來(lái)佐證。
3、 學(xué)校檔案是編寫校史和進(jìn)行德育教育的基礎(chǔ)。學(xué)校在創(chuàng)建和發(fā)展過(guò)程中形成了大量的珍貴材料，記錄了學(xué)校創(chuàng)業(yè)的過(guò)程、教學(xué)科研的成果和人才培養(yǎng)的情況，利用檔案編寫校史或利用檔案的多種載體如照片、圖表等舉辦展覽，可以讓學(xué)生直觀地去了解學(xué)校的歷史，激發(fā)學(xué)生愛(ài)校熱情，樹(shù)立“今天我以學(xué)校為榮，明天學(xué)校以我為榮”的觀念，努力學(xué)習(xí)為校爭(zhēng)光。
4、學(xué)校檔案是衡量學(xué)校綜合管理水平和反映學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的標(biāo)志。學(xué)校檔案來(lái)源于學(xué)校各項(xiàng)實(shí)際管理工作和各職能部門的實(shí)際工作中，是隨著學(xué)校的發(fā)展逐步積累起來(lái)的，其中有教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)建設(shè)與課程改革、教學(xué)總結(jié)、自編教材以及學(xué)生學(xué)籍、成績(jī)登記、獎(jiǎng)懲情況等，這些材料凝聚了教師的智慧和汗水，能直接真實(shí)反映出學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。
二、提高學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策
1、完善學(xué)校的檔案管理機(jī)制
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案管理，要把檔案工作列入學(xué)校的議事日程，增加人、財(cái)、物的投入，學(xué)校設(shè)置綜合檔案室，各管理部門設(shè)立兼職檔案管理員，改善學(xué)校和各管理部門的檔案保管條件，及時(shí)研究和解決檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。要對(duì)學(xué)校檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，成立與學(xué)校管理體制相適應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，組建一支由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭、辦公室主任主抓、學(xué)校檔案專干負(fù)責(zé)、各部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理員參與的學(xué)校檔案管理隊(duì)伍。
2、領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入
檔案工作人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況， 及時(shí)深入基層、班級(jí)了解收集各種信息資料，掌握學(xué)校教學(xué)動(dòng)態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)改革等提供準(zhǔn)確、及時(shí)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，用實(shí)際行動(dòng)贏得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。加大對(duì)學(xué)校綜合檔案室的資金投入，改善檔案保管條件，如配備去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器等設(shè)備，使學(xué)校檔案室真正符合“六防”工作要求；繼續(xù)推進(jìn)學(xué)校檔案的信息化管理，完善全校統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，對(duì)特殊檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理、及時(shí)更新，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索、查詢等，提高工作效率，加速檔案現(xiàn)代化管理步伐。
3、加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)
抽調(diào)政治覺(jué)悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有吃苦耐勞精神的同志，充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中。同時(shí)，要積極開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理技術(shù)及檔案專業(yè)知識(shí)，督促檔案管理人員掌握并應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和科學(xué)管理手段，開(kāi)展好學(xué)校檔案工作，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。
4、積極的和學(xué)校的文化活動(dòng)融為一體
它是體現(xiàn)該校面貌的關(guān)鍵要素，因此學(xué)校檔案工作要站在廣闊的社會(huì)文化背景之下，努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨(dú)具個(gè)性的文化氛圍，最大范圍反映學(xué)校的文化風(fēng)貌。為更好的滿足校園文化建設(shè)的需要，確保相關(guān)的內(nèi)容可以在形式多樣的方式和措施中傳承給使用人，進(jìn)而確保信息內(nèi)容高度的共有，檔案工作者要爭(zhēng)取校領(lǐng)導(dǎo)的支持，進(jìn)一步完善學(xué)校檔案室的功能建設(shè)，努力與德育教育各類活動(dòng)相結(jié)合，把檔案室建設(shè)成集宣傳、教育、信息服務(wù)和學(xué)術(shù)交流于一體的文化機(jī)構(gòu)，成為校園文化建設(shè)的重要基地。
5、加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理的信息化建設(shè)水平
首先，要做好檔案管理組織工作，以系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代科學(xué)理論為指導(dǎo)，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，通過(guò)科學(xué)化的管理方法、高效化的管理機(jī)構(gòu)、現(xiàn)代化的管理工作和標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序來(lái)促進(jìn)檔案管理組織的規(guī)范化；其次，要做好檔案管理技術(shù)工作，在檔案的記錄、整理、分類、存儲(chǔ)、查找、傳遞過(guò)程中充分運(yùn)用現(xiàn)代化的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、印刷技術(shù)、縮微技術(shù)和聲像技術(shù)等，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量；再次，要做好檔案資源信息管理工作，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)水平，將檔案資源和檔案管理過(guò)程， 通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸， 實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置和檔案信息資源的社會(huì)共享；最后，要做好檔案保護(hù)工作，除了用傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房進(jìn)行原始檔案資料的保存外，充分利用新型載體如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，運(yùn)用磁帶、磁盤和光盤等新型手段加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保護(hù)。
6、建立學(xué)校檔案信息安全保障體系
在學(xué)校檔案信息化管理中，安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲(chǔ)安全，二是檔案信息利用安全。在信息存儲(chǔ)安全方面，要增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，做好身份認(rèn)證和密鑰管理，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲(chǔ)檔案信息的設(shè)備要加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫(kù)要及時(shí)進(jìn)行備份，保存到符合保管要求的脫機(jī)載體上，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運(yùn)行的安全可靠；在利用安全上既不能只強(qiáng)調(diào)利用而忽視保密，將不該上網(wǎng)公開(kāi)的內(nèi)容公開(kāi)或不設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，又不能只強(qiáng)調(diào)保密而限制利用，使可利用的檔案信息過(guò)少，應(yīng)堅(jiān)持利用和保密并重的原則，在信息安全的前提下做好檔案信息的充分利用工作。
7、 積極拓寬檔案利用渠道
齊齊哈爾市建設(shè)工程招投標(biāo)管理辦公室 黑龍江齊齊哈爾 161000
[摘要]隨著我國(guó)《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》的實(shí)施，在招投標(biāo)業(yè)務(wù)中電子標(biāo)書(shū)檔案的數(shù)量不斷增加。由于電子檔書(shū)檔案具有自身的獨(dú)特性，所以在對(duì)其進(jìn)行管理上也與其他的電子檔案有一定的區(qū)別。文中分析了建設(shè)工程損毀投標(biāo)電子檔案的特點(diǎn)，并進(jìn)一步對(duì)建設(shè)工程招投標(biāo)電子檔案的管理措施進(jìn)行了具體的闡述。
[
關(guān)鍵詞 ]招投標(biāo)電子檔案；特點(diǎn)；管理措施
由于招投標(biāo)對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)生活的影響越來(lái)越大，所以為了更好的規(guī)范電子招投標(biāo)活動(dòng)，促進(jìn)電子招投標(biāo)健康發(fā)展，則需要針對(duì)當(dāng)前電子招投標(biāo)檔案越來(lái)越多的情況，強(qiáng)化招投標(biāo)電子檔案管理工作。
一、建設(shè)工程招投標(biāo)電子檔案的特點(diǎn)
(一)招投標(biāo)電子檔案對(duì)設(shè)備及技術(shù)具有依賴性
在招投標(biāo)活動(dòng)中，當(dāng)事人制成電子標(biāo)書(shū)文件，由于電子標(biāo)書(shū)信息呈數(shù)字化形態(tài)，在生成、傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中都是依賴計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的軟件平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的，而且在電子標(biāo)書(shū)讀取、處理、傳輸和利用過(guò)程中也離不開(kāi)計(jì)算機(jī)和相關(guān)的軟件平臺(tái)。同時(shí)電子標(biāo)書(shū)對(duì)運(yùn)行環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)化具有較高的要求，一旦缺乏健全和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，則會(huì)導(dǎo)致電子標(biāo)書(shū)無(wú)法讀取及在不同載體之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)互換等問(wèn)題發(fā)生。
(二)電子標(biāo)書(shū)載體的不穩(wěn)定性
目前電子標(biāo)書(shū)多存儲(chǔ)在光盤及U盤上，這些介質(zhì)相對(duì)于紙張來(lái)講穩(wěn)定性較差，而且易受到外界磁場(chǎng)、環(huán)境等因素的影響，一旦載體結(jié)構(gòu)出現(xiàn)變化，則會(huì)導(dǎo)致存儲(chǔ)的內(nèi)容安全性無(wú)法得到保障，這就對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案保管工作提出了更高的要求。
(三)電子標(biāo)書(shū)檔案信息的易更改性
由于電子標(biāo)書(shū)具有方便對(duì)投標(biāo)報(bào)價(jià)進(jìn)行修正的優(yōu)點(diǎn)，這就導(dǎo)致電子標(biāo)書(shū)檔案在傳遞或是更換到其他載體過(guò)程中，一旦被修改而不易被察覺(jué)。特別是一些存儲(chǔ)載體的可重寫性、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器的隨機(jī)讀寫功能及電子標(biāo)書(shū)檔案與載體的分離，都會(huì)為電子標(biāo)書(shū)檔案信息內(nèi)容的增減提供便利條件，從而影響到電子標(biāo)書(shū)檔案的真實(shí)性和管理工作中保密性。
(四)電子標(biāo)書(shū)檔案的安全性較差
電子標(biāo)書(shū)檔案不僅易于修改、刪除、復(fù)制和傳輸，而且在修復(fù)后還不會(huì)留有痕跡，原件和復(fù)印件無(wú)法區(qū)分，這就導(dǎo)致在電子標(biāo)書(shū)檔案管理過(guò)程中很難確認(rèn)電子檔案原件。同時(shí)電子標(biāo)書(shū)檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤中，一旦計(jì)算機(jī)感染病毒，則檔案信息的安全則無(wú)法保證。另外，電子檔案具有共享性，這就使多個(gè)用戶可以同時(shí)對(duì)一個(gè)文件進(jìn)行查閱，給電子標(biāo)書(shū)的安全性帶來(lái)較大的威脅。
二、建設(shè)工程招投標(biāo)電子檔案管理的措施
(一)確保電子標(biāo)書(shū)檔案載體物理上的安全
通常情況下電子標(biāo)書(shū)檔案都會(huì)存儲(chǔ)在光盤、U盤及移動(dòng)硬盤等載體上，所以需要構(gòu)建一個(gè)適宜的保管環(huán)境和條件，檔案室內(nèi)要保持在恒溫和恒濕的環(huán)境下，直立對(duì)載體進(jìn)行排放，確保載體要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)及有害氣體。
(二)提高電子標(biāo)書(shū)檔案的兼容性
對(duì)于需要?dú)w檔的電子標(biāo)書(shū)，需要將其轉(zhuǎn)換為各種平臺(tái)都能夠適應(yīng)的文本文件格式，避免由于軟件技術(shù)升級(jí)而對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案所帶來(lái)的影響。同時(shí)電子標(biāo)書(shū)檔案建立時(shí)，需要確保在通用及開(kāi)放的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)上進(jìn)行建立，加快轉(zhuǎn)換軟件的開(kāi)發(fā)力度，確保電子標(biāo)書(shū)檔案能夠與新技術(shù)具有較好的兼容性。
(三)電子標(biāo)書(shū)檔案支持軟件及其系統(tǒng)的保管
在對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案管理工作中，不僅需要對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案的原始載體進(jìn)行保管，同時(shí)還要對(duì)其支持軟件進(jìn)行保存，從而有效的確保電子標(biāo)書(shū)檔案的原始性。這樣就需要在保持電子標(biāo)書(shū)檔案時(shí)，需要將其與制作軟件一并進(jìn)行保存，這樣在對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案進(jìn)行恢復(fù)時(shí)，可以按照其最原始的面目顯示出來(lái)。同時(shí)還要做好電子標(biāo)書(shū)檔案原始電子圖像的保存工作，對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案的打印件進(jìn)行保存。
(四)定期檢測(cè)和維護(hù)電子標(biāo)書(shū)檔案載體
電子標(biāo)書(shū)檔案載體，特別是光盤，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的電子標(biāo)書(shū)檔案載體，必須定期進(jìn)行檢測(cè)和拷貝，確保電子標(biāo)書(shū)檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)，應(yīng)當(dāng)每年一次，采用等距隨機(jī)抽樣或等距抽樣的方法進(jìn)行，抽樣的樣品數(shù)量應(yīng)不少于20％為宜。首先對(duì)外現(xiàn)進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有變形或物理?yè)p壞，載體外表是否有霉斑出現(xiàn)。然后再進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫或校驗(yàn)。若檢測(cè)到有出錯(cuò)的載體，必須進(jìn)行修正或更新。電子標(biāo)書(shū)檔案應(yīng)每3年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少于5年。對(duì)于電子標(biāo)書(shū)檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮尾僮魇д`或錯(cuò)誤，都可能將保存的電子標(biāo)書(shū)檔案遭到人為破壞，甚至造成難以挽回的損失。必須建立起相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對(duì)檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作。
(五)做好電子標(biāo)書(shū)檔案的安全防范工作
電子標(biāo)書(shū)檔案的存儲(chǔ)、歸類、開(kāi)發(fā)、傳輸、利用等的安全性，是電子檔案管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)。電子標(biāo)書(shū)檔案對(duì)安全防范的技術(shù)有很高的要求。
一是電子標(biāo)書(shū)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中的安全問(wèn)題，電子標(biāo)書(shū)數(shù)據(jù)容易被修改、復(fù)制或竊取；
二是計(jì)算機(jī)病毒、黑客、間諜活動(dòng)對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案管理構(gòu)成的威脅問(wèn)題；
三是以及人為或偶然事故造成的威脅問(wèn)題。
因此，電子標(biāo)書(shū)檔案的安全防范需要綜合使用加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、防火墻等電子信息安全技術(shù)。否則，極易出現(xiàn)安全問(wèn)題。
三、結(jié)束語(yǔ)
隨著電子標(biāo)書(shū)檔案數(shù)量的不斷增加，加強(qiáng)對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案的管理已成為當(dāng)前十分重要的問(wèn)題。由于當(dāng)前電子標(biāo)書(shū)檔案管理還沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在具體安全管理工作中采用的仍是傳統(tǒng)載體檔案的保護(hù)方法，這就導(dǎo)致當(dāng)前電子標(biāo)書(shū)檔案管理工作較為落后，無(wú)法滿足當(dāng)前不斷增加的電子標(biāo)書(shū)檔案管理的需求。所以需要加快對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案管理的探索力度，使其更好的滿足工程招投標(biāo)檔案管量應(yīng)用的要求，確保更好的提高我國(guó)工程招投標(biāo)檔案管理的水平。
參考文獻(xiàn)
[1]郭藝.當(dāng)前建設(shè)工程招投標(biāo)檔案管理存在的問(wèn)題及成因分析[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2013年24期.
關(guān)鍵詞：美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署績(jī)效管理檔案管理
美國(guó)是世界上最先探索政府績(jī)效管理的國(guó)家之一，美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署（以下簡(jiǎn)稱NARA）績(jī)效管理值得我國(guó)檔案部門借鑒。
一、NARA績(jī)效管理的主要內(nèi)容
績(jī)效（performance）一詞在管理學(xué)中被引申為“成績(jī)”、“成果”、“效益”，政府績(jī)效管理至今并無(wú)一個(gè)普遍認(rèn)同的定義，本文采用定義為“運(yùn)用科學(xué)的方法、標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)政府機(jī)關(guān)的業(yè)績(jī)、成就和實(shí)際工作做出盡可能準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，在此基礎(chǔ)上對(duì)政府績(jī)效進(jìn)行改善和提高?！雹侔凑彰绹?guó)1993年頒布的《政府績(jī)效與結(jié)果法》要求，NARA通過(guò)制定并實(shí)施戰(zhàn)略規(guī)劃、年度績(jī)效計(jì)劃、年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告來(lái)實(shí)行績(jī)效管理。
（一）制定戰(zhàn)略規(guī)劃
戰(zhàn)略規(guī)劃是執(zhí)行績(jī)效法案各項(xiàng)規(guī)定的基礎(chǔ)，以結(jié)果為導(dǎo)向。NARA最新的戰(zhàn)略規(guī)劃是《2006～2016年戰(zhàn)略規(guī)劃》（以下簡(jiǎn)稱《戰(zhàn)略規(guī)劃》），為適應(yīng)新形勢(shì)，該規(guī)劃每3年修訂一次。其主要內(nèi)容包含：NARA的工作職責(zé)，6大戰(zhàn)略目標(biāo)，戰(zhàn)略目標(biāo)的細(xì)化及實(shí)施方法等。
1.《戰(zhàn)略規(guī)劃》確定了NARA的工作職責(zé)
NARA的工作職責(zé)是：用守護(hù)和保存政府檔案的方式服務(wù)于美國(guó)民主，確保人們能夠利用檔案遺產(chǎn)，從中汲取知識(shí)。利用檔案不但是美國(guó)公民的權(quán)利而且也是政府的實(shí)際行動(dòng)。NARA支持民主，為提高城市文明，增加公民對(duì)國(guó)家歷史的理解而努力。
2.《戰(zhàn)略規(guī)劃》提出了6大戰(zhàn)略目標(biāo)
戰(zhàn)略目標(biāo)是《戰(zhàn)略規(guī)劃》的重點(diǎn)。戰(zhàn)略目標(biāo)之一是管理政府檔案：作為國(guó)家檔案保存者，NARA要繼續(xù)提高管理能力和服務(wù)水平，有效地管理政府檔案。戰(zhàn)略目標(biāo)之二是保存和加工檔案：接收、加工、保存、保護(hù)檔案，提高檔案管理的效率；高水平和高質(zhì)量地著錄所有檔案；按照《美國(guó)國(guó)家信息安全法令》執(zhí)行，確保應(yīng)解密檔案解密、應(yīng)保密和敏感檔案禁用；確保所有檔案都有充足的庫(kù)房；確保公眾及時(shí)利用檔案。戰(zhàn)略目標(biāo)之三是管理電子文檔：應(yīng)對(duì)電子文檔的挑戰(zhàn)，成功地履行NARA在電子時(shí)代的責(zé)任；滿足聯(lián)邦政府和用戶希望繼續(xù)利用政府電子文檔的需要，開(kāi)展電子文件的捕獲、著錄、保存工作。
戰(zhàn)略目標(biāo)之四是提供檔案利用：在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間，NARA提供便捷、安全的館藏檔案利用；挑選傳統(tǒng)載體檔案制成數(shù)字化副本，推進(jìn)檔案全文在線利用；提供檔案目錄信息的在線利用；答復(fù)查閱檔案的書(shū)面請(qǐng)求。戰(zhàn)略目標(biāo)之五是提高城市文明：通過(guò)終身學(xué)習(xí)項(xiàng)目加深公眾對(duì)美國(guó)國(guó)家歷史的理解；通過(guò)舉辦展覽等方式提升檔案館的形象；加強(qiáng)對(duì)老師和學(xué)生的教育；與其他行業(yè)合作，展示NARA館藏，提高國(guó)家文明程度。戰(zhàn)略目標(biāo)之六是加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)：提高職工素質(zhì)、技能和競(jìng)爭(zhēng)力以適應(yīng)不斷變化的外界環(huán)境；招錄不同類型的員工，更好地服務(wù)于不同類型的公眾；大力加強(qiáng)信息建設(shè)，服務(wù)于NARA的用戶。
3.《戰(zhàn)略規(guī)劃》中將戰(zhàn)略目標(biāo)細(xì)化為長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)，并明確了實(shí)施辦法
《戰(zhàn)略規(guī)劃》將6大戰(zhàn)略目標(biāo)分解為25項(xiàng)長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)。戰(zhàn)略目標(biāo)只是大方向，需要長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)加以細(xì)化。例如，在戰(zhàn)略目標(biāo)之四提供檔案利用部分，細(xì)化為4個(gè)長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)：截止到2012年，網(wǎng)站達(dá)到或者超過(guò)聯(lián)邦政府網(wǎng)站標(biāo)準(zhǔn)；截止到2016年，1.4%具有永久保存價(jià)值的館藏檔案實(shí)現(xiàn)在線利用；截止到2016年，NARA的服務(wù)能夠滿足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存價(jià)值的館藏檔案有在線目錄。
每個(gè)長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)后都有實(shí)施方法。例如，“截止到2016年，國(guó)家檔案館服務(wù)能夠滿足利用者需要”的長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)它的方法是：增加閱覽室設(shè)備和人員，調(diào)整服務(wù)時(shí)間以使更多的人越來(lái)越容易地利用檔案；增加公共計(jì)算機(jī)終端以提高網(wǎng)絡(luò)利用率，增加縮微閱讀空間；對(duì)于公眾關(guān)注度高的檔案，例如“9·11”委員會(huì)檔案、關(guān)鍵政府職位任命檔案、高級(jí)法院檔案等要及時(shí)提供網(wǎng)絡(luò)利用；要讓本國(guó)和全世界公民都能夠輕松利用NARA檔案。
（二）制定年度績(jī)效計(jì)劃
NARA每年制定年度績(jī)效計(jì)劃，年度績(jī)效計(jì)劃的目標(biāo)來(lái)自于戰(zhàn)略規(guī)劃的六大戰(zhàn)略目標(biāo)，年度績(jī)效計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃的重要步驟。
年度績(jī)效計(jì)劃的內(nèi)容包括：闡明本年度績(jī)效目標(biāo)；預(yù)測(cè)本年度績(jī)效指標(biāo)，績(jī)效指標(biāo)是績(jī)效目標(biāo)的細(xì)化；說(shuō)明為達(dá)到本年度績(jī)效目標(biāo)擬采取的方法等。
例如：NARA《2012年績(jī)效計(jì)劃》中有一項(xiàng)年度績(jī)效目標(biāo)是“2012年1%具有永久保存價(jià)值的館藏檔案實(shí)現(xiàn)在線利用”。其年度預(yù)測(cè)績(jī)效指標(biāo)有3項(xiàng)：1%館藏傳統(tǒng)檔案實(shí)現(xiàn)在線利用；對(duì)公眾公開(kāi)1940年的統(tǒng)計(jì)檔案；為保存和利用檔案改善數(shù)字政策。
提高檔案材料在線利用有3個(gè)方法：收集已經(jīng)存在的傳統(tǒng)檔案材料數(shù)字化副本并使它們實(shí)現(xiàn)在線利用；與其他組織合作，選擇傳統(tǒng)檔案材料并將其數(shù)字化；制作原生數(shù)字文件，提供網(wǎng)上利用。
（三）制定年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告
在每一個(gè)財(cái)政年度末向總統(tǒng)和議會(huì)提交年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告，包括以下幾方面內(nèi)容：一是對(duì)實(shí)際取得的績(jī)效成績(jī)和年度績(jī)效計(jì)劃中的績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行比對(duì)；二是如果沒(méi)有達(dá)到績(jī)效指標(biāo)，要說(shuō)明原因，以及將來(lái)完成績(jī)效目標(biāo)的時(shí)間表和路線圖；三是如果某個(gè)績(jī)效指標(biāo)是不實(shí)際或不可行的，要予以改進(jìn)或終止。
例如，在NARA《2012年的績(jī)效與責(zé)任報(bào)告》中，管理政府檔案部分中有一項(xiàng)績(jī)效指標(biāo)沒(méi)有完成，該項(xiàng)是：對(duì)于請(qǐng)求查閱軍隊(duì)人事檔案的，要在10日內(nèi)答復(fù)，預(yù)期目標(biāo)是10日內(nèi)回復(fù)率達(dá)到85%，實(shí)際10日內(nèi)回復(fù)率只有73%。
由于沒(méi)有達(dá)到預(yù)期績(jī)效指標(biāo)，NARA說(shuō)明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毀了從二戰(zhàn)到朝鮮戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的檔案，需要利用其他資源重建這些檔案，但是由于時(shí)間很緊迫，經(jīng)?；ㄙM(fèi)幾個(gè)月也重建不了一張檔案，而國(guó)家人事檔案中心每年有超過(guò)100萬(wàn)份書(shū)面利用申請(qǐng)，所以沒(méi)有實(shí)現(xiàn)預(yù)期績(jī)效指標(biāo)。
二、NARA績(jī)效管理的特點(diǎn)
在《政府績(jī)效與結(jié)果法案》的支撐下，NARA績(jī)效管理呈現(xiàn)如下特點(diǎn)：
第一，長(zhǎng)期規(guī)劃、短期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，戰(zhàn)略規(guī)劃具有至高無(wú)上地位。NARA的績(jī)效管理體系包括戰(zhàn)略規(guī)劃、年度績(jī)效計(jì)劃、年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告三個(gè)部分。根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)確定長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)，進(jìn)而設(shè)定年度績(jī)效目標(biāo)，再明確預(yù)期績(jī)效指標(biāo)，這種確定指標(biāo)的方式層層遞進(jìn)、相關(guān)性高，具有一定的科學(xué)性?！稇?zhàn)略規(guī)劃》中確定了六大戰(zhàn)略目標(biāo)、25項(xiàng)長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)，《2012年績(jī)效計(jì)劃》中設(shè)定67項(xiàng)預(yù)期績(jī)效指標(biāo)?？?jī)效結(jié)果只需要將實(shí)際表現(xiàn)與預(yù)期績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行對(duì)比即可得出，方法簡(jiǎn)便，容易操作。
戰(zhàn)略規(guī)劃具有至高無(wú)上地位?！稇?zhàn)略規(guī)劃》制定出來(lái)后，各項(xiàng)工作都緊緊圍繞它開(kāi)展。年度績(jī)效計(jì)劃緊緊圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃制定；年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告緊緊圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃總結(jié)；美國(guó)檔案與文件管理署的一些專項(xiàng)計(jì)劃，如《信息資源管理計(jì)劃（2012 ～ 2015年）》、《人力資本計(jì)劃（2009 ～ 2014年）》也都以戰(zhàn)略規(guī)劃為綱。
第二，績(jī)效管理以用戶滿意為導(dǎo)向?？?jī)效取決于用戶滿意度，《戰(zhàn)略規(guī)劃》的6大戰(zhàn)略目標(biāo)都提出以用戶滿意為導(dǎo)向。NARA提出：在民主社會(huì)，政府檔案屬于公民，NARA的重要職責(zé)是提供檔案利用；NARA的成功在于要使用戶、聯(lián)邦管理者和政府官員都感到滿意；NARA將會(huì)提供符合用戶需要的快捷、有效的服務(wù)，使用戶在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間能夠便捷、安全地利用館藏檔案。
第三，績(jī)效評(píng)估方式多樣。NARA采用周期性評(píng)估、信息系統(tǒng)評(píng)估和用戶滿意度評(píng)估等多種評(píng)估方式，評(píng)價(jià)結(jié)果比較科學(xué)。NARA每年制定年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告進(jìn)行周期性評(píng)估。NARA認(rèn)為周期性評(píng)估對(duì)于成功完成戰(zhàn)略非常必要，決策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，從而每年進(jìn)一步改進(jìn)績(jī)效管理。NARA建立了“績(jī)效評(píng)估和報(bào)告系統(tǒng)”，利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備從超過(guò)70個(gè)組織單元收集績(jī)效數(shù)據(jù)，該系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并生成報(bào)告。實(shí)行用戶滿意度評(píng)估，對(duì)用戶進(jìn)行調(diào)查，實(shí)現(xiàn)NARA的工作與用戶需求相一致。2006年，對(duì)NARA的保管期限和鑒定服務(wù)工作進(jìn)行調(diào)查并評(píng)估；2007年，對(duì)NARA的保管期限、鑒定服務(wù)、電子檔案管理、檔案管理培訓(xùn)工作進(jìn)行調(diào)查并評(píng)估。
三、NARA績(jī)效管理的啟示
由于法制環(huán)境、文化環(huán)境不同，我國(guó)檔案部門不能照搬NARA績(jī)效管理的經(jīng)驗(yàn)，但其管理思路值得我國(guó)檔案管理部門借鑒。
（一）實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度總結(jié)的有機(jī)銜接
2013年上半年，北京市檔案局完成《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中期評(píng)估工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之一是距離《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中規(guī)定的區(qū)縣檔案館數(shù)字化率達(dá)到50%的目標(biāo)較遠(yuǎn)，有九個(gè)區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率未達(dá)到25%以上，其中，五個(gè)區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率還未達(dá)到10%，極個(gè)別區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率只有0.21%。②
為落實(shí)《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，北京市檔案局將區(qū)縣檔案局（館）和市屬單位的任務(wù)分解為53個(gè)指標(biāo)，對(duì)內(nèi)部處室的任務(wù)分解成83個(gè)指標(biāo)。③此舉只是將任務(wù)分解到責(zé)任部門，但是沒(méi)有將任務(wù)分解到每個(gè)年度。
今后，要進(jìn)一步提高戰(zhàn)略規(guī)劃地位，使各項(xiàng)工作都緊緊圍繞《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》開(kāi)展。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)劃與年度計(jì)劃的銜接，明確每年的進(jìn)度，加強(qiáng)指導(dǎo)、檢查，保證規(guī)劃實(shí)施的連續(xù)性和可控性；年度總結(jié)要更加緊密地圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃來(lái)闡述，并說(shuō)明沒(méi)有完成的理由。
（二）加強(qiáng)用戶導(dǎo)向理念
強(qiáng)化績(jī)效管理用戶滿意導(dǎo)向，以讓利用者輕松快樂(lè)地利用檔案為目標(biāo)。一是提升網(wǎng)絡(luò)服務(wù)質(zhì)量。盡快建成基于“云計(jì)算”的區(qū)域性數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合、共建共享。改善北京檔案信息網(wǎng)站，把網(wǎng)站打造成高效、便捷的用戶工具。提高檔案全文的在線利用，滿足信息時(shí)代檔案利用需求。完善在線檢索系統(tǒng)，為檔案資源目錄信息提供單一簡(jiǎn)捷入口，實(shí)現(xiàn)一站式檢索，改進(jìn)用戶與檔案的在線互動(dòng)。二是提供個(gè)性化服務(wù)。有針對(duì)性地給特定用戶提供服務(wù)，建立“決策參考”專題庫(kù)，為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)專業(yè)管理部門提供檔案專題目錄及全文閱覽服務(wù)，形成“定向服務(wù)”和“小眾化服務(wù)”的新模式。三是運(yùn)用社交媒體服務(wù)。社交媒體是公眾參與和反饋檔案館各類事務(wù)的重要工具，利用博客、微信等公眾參與社會(huì)媒體平臺(tái)。實(shí)施公民檔案員項(xiàng)目，鼓勵(lì)公眾接觸檔案文件，給檔案做標(biāo)簽，制作手稿檔案的打印抄本，加載和分享圖像。
（三）改進(jìn)績(jī)效評(píng)估形式
我國(guó)檔案部門實(shí)行五年規(guī)劃中期和末期評(píng)估，評(píng)估時(shí)間為2.5年一個(gè)周期，與美國(guó)同行每年評(píng)估一次相比間隔時(shí)間較長(zhǎng)。如果在每年的年度工作報(bào)告增加自我評(píng)估內(nèi)容，可縮短評(píng)估周期，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，保障戰(zhàn)略規(guī)劃的完成。
目前，我國(guó)檔案部門的績(jī)效評(píng)估還以自我評(píng)估為主，要實(shí)現(xiàn)評(píng)估主體的多元化。特別是實(shí)行用戶導(dǎo)向視域下的績(jī)效評(píng)估，即在檔案館的績(jī)效評(píng)估中堅(jiān)持以用戶為本，績(jī)效評(píng)估的重點(diǎn)圍繞服務(wù)對(duì)象的滿意度展開(kāi)，在績(jī)效評(píng)估的過(guò)程中提供給服務(wù)對(duì)象參與檔案館績(jī)效評(píng)估的機(jī)會(huì)，增加用戶參與評(píng)估的渠道?？梢酝ㄟ^(guò)設(shè)立用戶檔案，其內(nèi)容包括用戶利用檔案的有關(guān)情況和滿意度，定期收集評(píng)價(jià)信息，跟蹤服務(wù)，及時(shí)了解用戶情況，促進(jìn)與用戶之間的信息交流；可以根據(jù)用戶層次的不同，開(kāi)展不同形式的用戶座談會(huì)，傾聽(tīng)各個(gè)層次用戶的意見(jiàn)；可以通過(guò)交談詢問(wèn)、信函電話等交流方式讓用戶了解評(píng)估信息，參與評(píng)估工作。
注釋：
①財(cái)政部預(yù)算司.《美國(guó)政府績(jī)效與結(jié)果法案的內(nèi)容及實(shí)施情況》.http：//.
②北京市檔案局.《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中期評(píng)估報(bào)告》[Z].2013.7.
③北京市檔案局.《北京市檔案局關(guān)于印發(fā)北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃任務(wù)分解表（區(qū)縣檔案局〈館〉）和市屬單位分表的通知》[Z].2012.5.
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紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時(shí)代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時(shí)其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點(diǎn)。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點(diǎn)：
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來(lái)的發(fā)展成熟過(guò)程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機(jī)制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。
2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲(chǔ)和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡(jiǎn)單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來(lái)。在長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無(wú)論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)就是存放時(shí)間長(zhǎng)久。紙質(zhì)檔案管理中不會(huì)出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時(shí)間）。我國(guó)是造紙術(shù)的發(fā)明國(guó)，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張?jiān)谀承┣闆r下會(huì)發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國(guó)保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時(shí)代環(huán)境下人們利用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲(chǔ)存載體，是社會(huì)科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時(shí)代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時(shí)代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無(wú)法替代的特點(diǎn)：
1.電子檔案管理過(guò)程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過(guò)程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲(chǔ)存載體量來(lái)計(jì)算，一個(gè)U盤的儲(chǔ)存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個(gè)U盤就可以存儲(chǔ)大約20480頁(yè)到1310720頁(yè)的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個(gè)打火機(jī)大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對(duì)圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲(chǔ)存于同一個(gè)儲(chǔ)存載體上面。這樣的儲(chǔ)存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中時(shí)空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時(shí)代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽(tīng)化，打破了時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)了異地同時(shí)的檔案資料管理。
三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理?yè)碛辛藱n案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲(chǔ)量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時(shí)代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長(zhǎng)久以來(lái)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無(wú)法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時(shí)代環(huán)境下都擁有了彼此無(wú)法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過(guò)二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無(wú)縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來(lái)，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：
1.針對(duì)已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過(guò)拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對(duì)應(yīng)的電子檔案。
關(guān)鍵詞：公路檔案管理 創(chuàng)新
一、局速公路工程監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀
高速公路工程監(jiān)理有著自身明顯的特點(diǎn)，完全不同于工程勘察、設(shè)計(jì)和建筑施工，它不以實(shí)物形式體現(xiàn)，它是與業(yè)主簽訂監(jiān)理委托合同、接受業(yè)主委托的前提下，在履約過(guò)程中，為保證建設(shè)項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)而提供具有高技術(shù)含量的技術(shù)服務(wù)，是一種軟服務(wù)。它的工程效果不能單獨(dú)割裂出來(lái)，工作效益隱含在建設(shè)產(chǎn)品之中。因此，如何能夠比較真實(shí)地反映監(jiān)理工作、評(píng)價(jià)工作，是業(yè)主和監(jiān)理單位都非常關(guān)心的問(wèn)題。監(jiān)理檔案能夠如實(shí)反映監(jiān)理工程師在建設(shè)項(xiàng)目管理中的作用，監(jiān)理工作是否到位、監(jiān)理工程師處理問(wèn)題的方法是否公平合理等，從而作為衡量監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量高低的標(biāo)準(zhǔn)之一，并在確定監(jiān)理活動(dòng)效果的同時(shí)，體現(xiàn)監(jiān)理工作的價(jià)值。在高速公路工程監(jiān)理項(xiàng)目管理評(píng)估中工程監(jiān)理檔案也是最重要的基礎(chǔ)資料。
二、公路檔案管理的特點(diǎn)
（一）轉(zhuǎn)換性。轉(zhuǎn)換性是公路檔案管理過(guò)程中的一個(gè)重要特點(diǎn)。由于公路檔案管理中的信息要處于不斷傳遞的動(dòng)態(tài)之中，因此檔案管理的過(guò)程中，必須按總的管理目標(biāo)和要求，不斷對(duì)信息進(jìn)行加工、處理，從而使其轉(zhuǎn)換為既方便管理又便于使用的檔案信息。
（二）效益性。在公路檔案管理中，效益性也是其重要特點(diǎn)之一。由于在檔案管理中耍耗費(fèi)一定的人力、物力和財(cái)力，這勢(shì)必要求在管理中不但?？紤]管理的實(shí)際效用，還要時(shí)刻以取得最大效用為出發(fā)點(diǎn)，即要本著少花錢、多辦事的原則，做到能從多方面提供大量的、有價(jià)值的檔案信息。
（三）總分合性。公路檔案在管理過(guò)程中，還存在一個(gè)明顯的特點(diǎn)即總分合性。所謂總分合性，就是從檔案管理的總體出發(fā)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整體規(guī)劃和優(yōu)化；所謂分，是指在把握整體的前提下，將檔案管理科學(xué)的分解為若干個(gè)組成部分或基本要素并據(jù)此進(jìn)行明確分工，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化、程序化和規(guī)范化；所謂合，主要指在科學(xué)分解的基礎(chǔ)上，按各個(gè)部分特點(diǎn)或各個(gè)要素的特點(diǎn)及要素間聯(lián)系，組織為一個(gè)嚴(yán)密有效的協(xié)作體系。
（四）發(fā)展性。另外，公路檔案管理還有一個(gè)基本屬性是其發(fā)展性。公路檔案管理隨著機(jī)關(guān)、組織、國(guó)家及社會(huì)等的發(fā)展，在不同時(shí)期和不同情況下會(huì)對(duì)檔案管理提出不同的要求。
三、建立高速公路項(xiàng)目建設(shè)檔案的主要內(nèi)容
高速公路項(xiàng)目檔案的建立一定要做好以下幾方面，一是實(shí)時(shí)跟蹤，依次收集，在日常管理中資料收集要圍繞具體的生產(chǎn)工作如建設(shè)計(jì)劃、審批工作、準(zhǔn)備以及成果記錄等而實(shí)行，各類檢查一定要明確檢查目的、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決或進(jìn)行反饋；二是在檔案收集過(guò)程中要縱橫結(jié)合，通常高速公路項(xiàng)目建設(shè)檔案數(shù)據(jù)非常的多，因此在收集時(shí)一定要理順各工作之間的關(guān)系，確保收集的資料完整性，同時(shí)也要及時(shí)的檢查和反饋；三是要做好檔案及時(shí)歸檔，并進(jìn)行規(guī)范化的管理，在檔案的管理中，一定要抓好源頭，在檔案歸檔時(shí)就要實(shí)行規(guī)范化管理，各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)和部門的歸檔資料要符合檔案管理要求，及時(shí)的進(jìn)行整理，做好保管工作，在檔案的管理中可以建立一個(gè)檢索系統(tǒng)，以便檔案的管理與利用。
四、公路檔案創(chuàng)新的措施
（一）加速公路檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化
在信息化時(shí)代，檔案管理在信息收集、傳播及使用等方面都離不開(kāi)先進(jìn)的信息技術(shù)和科學(xué)的管理手段，公路事業(yè)的不斷發(fā)展，其檔案管理更高不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用。
1.建立檔案管理信息庫(kù)。要加速檔案管理的技術(shù)化和網(wǎng)絡(luò)化，必須要建立和完善檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可在很大程度上拓寬信息渠道，快速提供信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)國(guó)家對(duì)檔案管理的宏觀調(diào)控。2.建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)資源共享。3.充分運(yùn)用激光掃描等先進(jìn)技術(shù)。在公路檔案管理過(guò)程中，還應(yīng)充分運(yùn)用激光掃描等先進(jìn)技術(shù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案中較大的信息項(xiàng)可運(yùn)用激光掃描技術(shù)，有效將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以有效保證重要檔案的安全，減少因檔案原件頻繁使用而造成的磨損，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
（二）提高公路檔案人員的素質(zhì)
1.培養(yǎng)新型的公路檔案管理人才，要切實(shí)提高公路檔案管理人員素質(zhì)，必須適應(yīng)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)規(guī)律的多層次性，進(jìn)一步完善公路檔案教育體系，加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)，建設(shè)與公路檔案事業(yè)相適應(yīng)的檔案專業(yè)人才培養(yǎng)體系。2.建立人才開(kāi)發(fā)的激勵(lì)機(jī)制。3.建立健全用人制度。
（三）加強(qiáng)檔案管理的保密工作
關(guān)鍵詞 檔案管理 新思路
中圖分類號(hào)：D523.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、存在的問(wèn)題
1、多數(shù)醫(yī)院因?yàn)橘Y金和人員配置的問(wèn)題往往忽視醫(yī)院檔案的作用，通常缺乏明確的任務(wù)目標(biāo)和具體的措施，檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，而且因?yàn)楦骷裔t(yī)院檔案隸屬于不同的行政機(jī)關(guān)，所以相互之間聯(lián)系很少，是各自為政的發(fā)展模式。
2、檔案管理模式問(wèn)題，館藏資料和數(shù)據(jù)庫(kù)“大不全，小不精”，既重復(fù)浪費(fèi)又出現(xiàn)資源閑置。檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。
3、檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
4、檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備陳舊，技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著科技技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。
5、人事管理體制和機(jī)制不完善，財(cái)力物力的匱乏。許多醫(yī)院檔案管理人員都面臨這年齡偏大、專業(yè)不對(duì)口、學(xué)歷參差不齊，只能進(jìn)行一般工作。醫(yī)院大部分的財(cái)力物力都被放在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備的更新、人才的培養(yǎng)和擴(kuò)建病房等硬件建設(shè)上面。對(duì)檔案管理這方面投資較少。
二、醫(yī)院檔案管理工作的基本要求及其工作的特點(diǎn)
（一）醫(yī)院檔案管理工作的基本要求。
1、醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。制定各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施，還要通過(guò)法規(guī)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。
2、檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性的要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣化，另一方面也要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系。
3、醫(yī)院檔案管理過(guò)程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)中起決定作用。
4、醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，年代越久價(jià)值越大。盡可能延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全性，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，是檔案管理的基本任務(wù)之一。
5、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作要求現(xiàn)代化，要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理，使醫(yī)院檔案管理工作走向更高水平。
6、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)等應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中，可以大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案管理的水平。
（二）醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)。
1、醫(yī)院檔案管理過(guò)程可以分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。不同階段檔案的作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，方式也不同。檔案具有憑證價(jià)值和過(guò)渡性，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值。
2、醫(yī)院檔案管理工作直接關(guān)系到醫(yī)院切身利益，它的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾。
3、醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性。醫(yī)院檔案是在形成者活動(dòng)過(guò)程所產(chǎn)生的，檔案歷來(lái)形成者所有與控制，價(jià)值和形成者有著密切的關(guān)系。
三、醫(yī)院檔案管理工作的新思路
（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，提高依法歸檔的自覺(jué)性。
現(xiàn)代醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理，在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、決策、監(jiān)督的作用。大力宣傳檔案工作，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己的日常工作和生活的密切關(guān)系，更好的支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的行程。有些人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺(jué)性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。
（二）完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度。
促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際要求，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》來(lái)制定一系列的檔案管理制度，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理信息化的根本，檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。
加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì)，加大投入，提高配備。通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，深入臨床一線調(diào)查研究，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是必然條件。醫(yī)院充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和現(xiàn)代化。
（四）建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開(kāi)發(fā)利用提供更有利的依據(jù)，重視開(kāi)發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。
檔案管理的最終目標(biāo)是使得檔案得到充分利用，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮社會(huì)效益。
檔案自古至今都在延續(xù)發(fā)展，從紙質(zhì)到電子版，從理論到實(shí)踐中，從工作手段到工作方法，從思想意識(shí)到管理模式，根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)，響應(yīng)政府出臺(tái)的各種優(yōu)惠政策，用科學(xué)發(fā)展觀的理論指導(dǎo)改革現(xiàn)行的管理體制，轉(zhuǎn)換運(yùn)行機(jī)制，根據(jù)自己情況聯(lián)合檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)資源共享和個(gè)性化、多元化創(chuàng)新服務(wù)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索只是經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的針對(duì)性的措施，這樣有利于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。
（作者：河南省中醫(yī)院第二附屬醫(yī)院審計(jì)室科員，主要研究方向：檔案管理與審計(jì)）
參考文獻(xiàn)：
[1]張新芳：《醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策》，《中國(guó)科技信息》2005年第21期。