時間：2023-06-14 16:36:29
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關鍵詞：檔案管理；水平；提高
檔案體現(xiàn)了一個企業(yè)或單位的歷史足跡，只有在科學、規(guī)范地做好檔案管理工作的同時，注重與時俱進，才能真正為單位的發(fā)展服好務，使其更加適應社會的發(fā)展，滿足社會的發(fā)展需求。
一、實現(xiàn)檔案管理工作的標準化建設
實現(xiàn)檔案管理的標準化是現(xiàn)代管理理念的一項基本要求，現(xiàn)代化的檔案管理是建立在先進的科學技術、嚴密的分工協(xié)作、廣泛的延伸拓展基礎之上的。在高速發(fā)展的信息時代，檔案信息的交流和共享與網(wǎng)絡技術密不可分，同時也更加依賴于統(tǒng)一的管理標準。如，檔案信息的保存、傳遞、交換、共享等，都需要制定和完善相應的檔案管理標準制度，使其形成統(tǒng)一的檔案管理標準體系，這樣才能確保實現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一性和標準化，從而提高檔案管理工作的效率。在檔案管理體系建設過程中，經(jīng)常遇到強調(diào)本單位管理方式不可更改的情況，這種做法實際上是對標準化系統(tǒng)管理的無視與抗拒，不利于單位和社會雙方的共贏發(fā)展。在標準制訂的過程中，需要耗費大量的人力、物力、財力，不但涉及單純的管理數(shù)據(jù)，而且與周圍的運行環(huán)境密切相關。因此，檔案管理屬于一項復雜而長期的建設性工作，應加強統(tǒng)一領導，集中單位力量積極推進，鍥而不舍。
二、增強檔案管理人員的現(xiàn)代化意識
作為一名檔案管理工作人員，應做到與時俱進，具有現(xiàn)代化管理意識，而現(xiàn)代化管理意識是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的靈魂所在。如果檔案管理人員自身缺乏這種現(xiàn)代化意識，就會阻礙檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的前進步伐。作為檔案管理工作人員，一定要樹立良好的價值觀念，依靠先進的科學技術手段，改進檔案管理方法，摒棄傳統(tǒng)的保守理念，實現(xiàn)開放式服務和主動式服務，充分引進先進的管理理論與管理方法，促使檔案管理工作從經(jīng)驗管理走向科學管理。
三、提高檔案管理人員的管理效能
檔案管理人員不但要做好檔案的收集、鑒定、整理、保管、編碼、檢索等工作，還要結合本單位的實際情況與工作需要，編研出符合實際的檢索工具，不斷完善檢索體系，不斷滿足檔案管理工作的各種需求。同時，要加強對珍貴資料的保管工作，盡量減少外界對檔案造成的不良損害。
總之，隨著社會的發(fā)展，要積極探索新的服務與管理途徑，提高檔案的管理質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的優(yōu)勢作用，促進檔案管理事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
參考文獻：
摘 要 計劃生育管理紛繁復雜、涉及較多檔案信息，做好檔案管理工作，成為開展計劃生育工作的一項基礎，本文結合當前計劃生育檔案管理中存在的突出問題，對提升檔案管理水平的對策措施進行了探究。
關鍵詞 計劃生育 檔案管理 對策措施
一、當前計生檔案管理中存在的突出問題
（一）對檔案管理缺乏足夠認識
個別領導對計生檔案管理工作重視不夠，將其簡單的看作是對材料的收集和保存，造成工作人員對工作的忽視，各項檔案管理措施淪為形式，在檔案收集、保存、清理、審查等過程中不注重程序，對檔案的數(shù)量及保存方式是否正確不夠關注，降低了檔案管理質(zhì)量，影響了檔案作用的發(fā)揮。管理制度不健全，檔案的收集存在缺失、落漏等情況，管理比較分散，缺乏檔案信息的整體性，特別是在檔案管理職責和考核標準設計中，沒有統(tǒng)一明確的標準和考核體系，特別是沒有將檔案管理納入計生管理的目標考核體系。因此，檔案存在較多錯誤、遺漏、丟失等問題，甚至存在一定的虛假現(xiàn)象，檔案真實性存在缺陷。
（二）檔案利用率較低
在計生檔案管理中，普遍存在“重管輕用”的問題，檔案管理場所和設備比較陳舊，利用方式單一、渠道不多，造成管理中容易出現(xiàn)一定損失。檔案管理現(xiàn)代化水平不高，管理技術落后，特別是檔案管理信息化、網(wǎng)絡化應用水平不高，數(shù)字化檔案程度較低，大都利用人工進行收集、儲存、檢索，利用效率不高，信息量缺乏有效整合。雖然個別單位已經(jīng)配備了計生檔案電子管理系統(tǒng)，建立了電子數(shù)據(jù)庫進行檔案存儲和使用，但在長期對檔案管理缺乏足夠重視的背景下，對電子數(shù)據(jù)庫的維護更新不及時，造成電子檔案整體性得不到保障，在查找某項數(shù)據(jù)并未納入電子數(shù)據(jù)庫后，還是要查找和檢索紙質(zhì)檔案，沒有發(fā)揮出電子檔案方便、快捷的特性。
（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
當前從事檔案管理特別是基層檔案管理工作的人員，多是由計生人員擔任，很大一部分工作人員年齡偏大、知識層次較低、專業(yè)素養(yǎng)不強，特別是計生人員存在較強的流動性，檔案管理人員配備也比較隨意，個別人員是從辦公室、工會或群團組織轉移過來的，缺乏檔案管理的專業(yè)背景和工作經(jīng)歷。同時，計生檔案管理人員很少有機會開展專門的檔案管理知識培訓，在日常檔案管理中多是憑借經(jīng)驗開展工作，在思想上、觀念上、能力上都存在與時展要求脫節(jié)的問題，缺乏開展檔案管理工作的創(chuàng)造力和活力。
二、提升計生檔案管理水平的對策措施
（一）強化對計生檔案管理的重視程度
各級單位領導同志要把計生檔案管理作為抓好計生工作的一項基礎，將計生檔案管理水平提上重要議事日程，為其提供充足的經(jīng)費保障。要通過印發(fā)宣傳冊、制作展板等多種形式，或借助召開計生工作會議的機會，宣傳計生檔案管理的重要性，強化計生檔案管理人員的責任感和使命感，讓全體職工都明確計生檔案的重要性，形成支持計生檔案管理的強大合力。
（二）健全計生檔案管理制度
要將計生檔案管理工作納入計生工作目標責任考核進行同安排、同部署、同考核，形成健全完善的考核激勵機制，提升對計生檔案管理的重視程度。在此基礎上，建立完善的檔案管理規(guī)章制度體系，形成從檔案收集、形成、儲存一直到使用的完整的制度規(guī)范。要明確檔案管理責任，劃分專門的檔案信息管理部門和設置專門崗位，確保計生檔案管理工作合理有序推進。針對工作人員流動性大、配備不全等問題，要配足配齊檔案管理人員，在工作調(diào)整中要綜合考慮檔案管理工作的連續(xù)性，調(diào)整后要做好交接工作再轉移到新的工作崗位。
（三）提升計生檔案管理隊伍素質(zhì)
計生檔案管理工作是由管理人員具體實施的，工作人員的素質(zhì)高低直接影響到檔案管理成效。要注重加強職業(yè)道德培訓，結合考核制度培訓學習，讓工作人員明確自身承擔的崗位職責和工作的重要意義，倒逼工作人員嚴格要求自己，積極開展工作，防止因馬虎大意或人為因素造成的檔案缺失、落漏或錯誤等問題。要根據(jù)工作需要，與人力資源部門溝通，招聘專業(yè)知識儲備豐厚、工作經(jīng)驗豐富的人員從事檔案管理工作。對現(xiàn)有的工作人員，要綜合采取專家講座、外出學習、脫崗到高校輪訓、座談交流等多種形式，提升檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，并落實一幫一、師帶徒等制度，提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。
（三）改善檔案管理基礎條件
要加大對檔案管理工作的投入，及時更新檔案管理設施設備，配備專門場所進行檔案存放，特別要配備空調(diào)、滅蟲、滅火、除濕等專業(yè)技術手段和設備，盡量減少檔案損壞等情況出現(xiàn)。要順應檔案管理數(shù)字化發(fā)展方向，在搞好紙質(zhì)檔案管理的同時，配備計算機和各類專業(yè)軟件，將有關的檔案信息錄入電子數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)“一檔雙存”，方便檔案的查閱和使用，提升檔案管理和使用效率。但是，在電子檔案使用中，要結合網(wǎng)絡技術特點和缺陷，及時更新軟硬件系統(tǒng)和網(wǎng)絡系統(tǒng)，確保電子數(shù)據(jù)庫始終處于最佳運行狀態(tài)；抓好安全性建設，加強各類殺毒軟件和安全軟件的應用，及時更新殺毒軟件、更換防火墻，及時進行數(shù)據(jù)庫登陸密碼和驗證碼的更改，防止電子檔案被病毒侵入破壞或是數(shù)據(jù)泄露等問題出現(xiàn)。
三、結語
綜上所述，在計生管理中，檔案管理是一項基礎性工作，但長期以來缺乏足夠重視，檔案管理存在一些問題，針對存在的突出問題采取有效措施加以解決，有利于提升計生檔案管理水平，更好地服務計生管理工作。
參考文獻：
關鍵詞:社區(qū);檔案管理;提高
1 社區(qū)檔案管理的作用
1.1 檔案管理的重要地位不容忽視。 一方面檔案資源可以發(fā)揮證據(jù)作用，為物業(yè)企業(yè)防范風險挽回經(jīng)濟損失。比如： 2004年7月18日一小區(qū)住戶房屋漏水，將屋內(nèi)木地板泡了起鼓，為此該業(yè)主要求物業(yè)公司賠償其經(jīng)濟損失近5萬元。物業(yè)公司經(jīng)過查證該業(yè)主辦理入住手續(xù)時的《房屋驗收單》，證明入住時該房屋各項設施設備完好。該業(yè)主在鐵證面前無言以對。
一個社區(qū)物業(yè)企業(yè)在管理、服務等過程中，通過對檔案資料的開發(fā)利用，減少了內(nèi)耗，相對地節(jié)省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現(xiàn)。
另一方面加強檔案管理可以防止知識流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產(chǎn)和源泉，其掌握物業(yè)知識和管理經(jīng)驗存儲在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務工作，服務受眾對服務者的認可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業(yè)將承擔知識流失的風險和高額人力資源成本。
1.2 加強檔案管理，領導決策上水平。 北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，是歷史經(jīng)驗和教訓的總結，對于企業(yè)決策、制定戰(zhàn)略具有借鑒作用。借鑒以往的經(jīng)驗，吸取以往的教訓，可以使企業(yè)領導的決策更加適應市場要求，更加有利于企業(yè)發(fā)展，更加受到員工擁護。檔案資源在企業(yè)的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領導的決策提供了重要依據(jù)。另外，借鑒其他物業(yè)企業(yè)的成果，利用物業(yè)辦他人的知識信息和資源，為企業(yè)發(fā)展決策服務也是很重要的。這需要物業(yè)企業(yè)密切與開發(fā)商、業(yè)主會、行業(yè)主管部門和其他物業(yè)企業(yè)的關系，獲取更多的學習和獲取知識的機會，為我所用，更好地充實企業(yè)檔案和發(fā)揮檔案的參謀作用。
首先是檔案人員不但要在領導決策前根據(jù)決策要求，收集所有檔案信息，提供相關原始資料和準確完整的數(shù)據(jù)，還要在決策執(zhí)行過程中，當好領導的參謀。為領導提供有價值的材料，供領導借鑒；其次在決策落實后，更要做好收集、整理工作，將決策執(zhí)行全過程所形成的各種文件資料，及時立卷歸檔，作為新的信息資料儲備在檔案之中，以便日后查考。
2 社區(qū)檔案管理現(xiàn)狀
2.1 個別社區(qū)檔案管理不夠規(guī)范。一是缺乏統(tǒng)一管理。有的社區(qū)概況沒有進行集中管理，分散在相關經(jīng)辦人手中，容易造成的破壞和損失。二是社區(qū)檔案收集力度不夠。許多社區(qū)缺乏工作人員缺乏檔案歸檔意識。一般來說，收集的文件沒有受到足夠重視，或是對文件和材料歸檔范圍制定的不夠完整準確，或是沒有嚴格的執(zhí)行文件材料的歸檔范圍的社區(qū)檔案的收集，引起社會檔案收集不完整和不準確。三是檔案的保管條件差。由于社區(qū)組織，資金的使用等方面的個性特征，社區(qū)檔案工作的投入不足，缺乏保證社區(qū)檔案工作的深入發(fā)展的人力物力財政支持。檔案資料室檔案設備，防護設施裝備水平不高，不能滿足社區(qū)檔案安全保管要求。
2.2 社區(qū)檔案工作缺乏特色。社區(qū)不同于黨和政府機關。其工作面廣問題復雜職能多樣性，檔案管理機構顯示出自己的特色，不可盲目照搬機關檔案管理模式型。但目前，社區(qū)檔案多為事務性臺賬形式的記錄，像正常參考人口，流動人口計劃生育管理；安全管理如，“低?！钡膽艏怯浥_賬，另有少數(shù)上級的各項職責可以的各類文件、標準和審批的項目試驗材料，反映了缺乏社會管理職能，社會服務功能，以區(qū)域文化特色，歷史特色檔案。在社區(qū)工作的文件如果不注重突出社區(qū)功能，很容易成為上級文件和各種統(tǒng)計臺賬的簡單集合［2］。
3 提高檔案管理的措施
3.1 通過大力宣傳，提高居民認識。社區(qū)檔案工作者擴大社區(qū)檔案宣傳工作的深度和廣度，并采取更加靈活類，使社區(qū)居民喜聞樂見的宣傳方式，加強宣傳工作影響檔案工作，為社會創(chuàng)造良好的社會氛圍，努力提高社區(qū)居的檔案意識。首先要充分利用廣播電視報紙網(wǎng)絡懸掛海報報紙和雜志等媒體宣傳檔案和檔案工作。如公告板推出：社區(qū)檔案窗口，以文字，圖片，圖表，彌漫繪畫和其他形式的宣傳。其次要舉辦各類檔案知識講座檔案工作成果等。通過居民通俗易懂的語言來講解，通過有趣的檔案知識競賽讓其居民明白檔案管理的重要性。為順利開展檔案管理提供良好的壞境，為社區(qū)服務創(chuàng)造良好的社會環(huán)境。三個文件這個活動的監(jiān)督和指導檔案工作的業(yè)務組合，促進活動促進企業(yè)工作，同時在業(yè)務指導監(jiān)督強大的檔案宣傳，使檔案宣傳工作和檔案業(yè)務指導協(xié)會與發(fā)展。
3.2 明確責任，加強監(jiān)督。社區(qū)相關職能部門的重視，是社區(qū)檔案順利開展的基礎。由于社區(qū)檔案不僅涉及面廣內(nèi)容復雜混合多元化，而且眾關注度高，必須要明確有關部門的職責任，規(guī)范檔案的行為，以檔案部門自查，職能部門監(jiān)督，輿論監(jiān)督相結合的監(jiān)管措施和法律，行政治經(jīng)濟等手段。管好，用好社區(qū)檔案。社區(qū)檔案構和檔案工作者在社區(qū)工作中也發(fā)揮主力軍的作用。積極為各級領導某策略提建議，要認真履行職責，使社區(qū)檔案工作有序，規(guī)范運作。社區(qū)檔案服務實施全過程的領導責任制，實現(xiàn)全過程管理主管，以便互相監(jiān)督互相促進。因此，只有明確責任，社區(qū)檔案部門的各級領導職員才能各盡其責任，形成促進社區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展的力量。
3.3 加大經(jīng)濟投入，提供保護基礎。首先，政府應提供社區(qū)檔案建設必要的基礎設施。各級領導要提高社區(qū)的檔案工作，加大社區(qū)檔案工作的投入，優(yōu)先解決影響和制約社區(qū)檔案發(fā)展的人錢物和其他實際問題，堅定的把社區(qū)檔案建設落到實處。其次，應以廣大人民群眾的需求為導向，面向計劃的資金，出臺鼓勵政策，積極吸引民間資本進入社區(qū)檔案建設。
3.4 依法治理檔案，規(guī)范檔案管理。規(guī)章制度是需要依法治檔的基礎，是社區(qū)檔案工作標準化規(guī)范化建設的基礎。做好社區(qū)檔案工作，必須建立相應的法規(guī)和規(guī)章?？紤]到社區(qū)檔案本身其自身的特點，筆者認為，檔案行政管理部門應當出版機構區(qū)檔案管理制度，并建立和完善社區(qū)檔案系統(tǒng)，為社區(qū)服務提供法律支持。首先，發(fā)展社區(qū)檔案管理方法，促使社區(qū)檔案管理納入法制軌道，增強社區(qū)檔案法律意識。其次，制定有關社區(qū)檔案管理，保管期間，分類，使社區(qū)檔案的公約。第三，發(fā)展社區(qū)檔案管理規(guī)章制度，包括文件案例參考系統(tǒng)，文件存儲系統(tǒng)，文件鑒定銷毀制度，使社區(qū)檔案工作有章可循。第四，規(guī)范檔案利用服務民生工作，不斷提高社會的整體水平檔案服務。社區(qū)檔案該服務必須把重點放在就業(yè)，收入分配，社會保障，住房等面做好檔案服務利用，加快社區(qū)，使社區(qū)檔案確保人民群眾合法權益方面發(fā)揮有效作用。
3.5 加強管理人員培訓。首先，提高社會檔案人員的思想。建立一套新的理念服務社會，只有思想到位，才能在實踐中的身體現(xiàn)在為人民服務。其次，在商業(yè)社會檔案工作者不僅要。解決社區(qū)工作的性質(zhì)和功能，但也熟悉企業(yè)檔案工作每一個環(huán)節(jié)步驟，掌握各門類檔案，檔案的各種整理方法，社區(qū)檔案的來源數(shù)量價值階級和整理方法要了如指掌。同時，還培養(yǎng)和造就了一批掌握現(xiàn)在現(xiàn)代科學和技術的復合型社區(qū)檔案管理人員，提高他們的掌握計算機網(wǎng)絡和現(xiàn)代通信技術，操作和維護能力信息組織和開發(fā)能力，使他們成為新檔案工作人員，并采取有效措施，為檔案的才藝表演，創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，使知識在檔案管理方面扮演重要角色。社區(qū)辦公室應積極提供必要的條件，定期培訓檔案管理人員，提高檔案業(yè)務知識和業(yè)務技能可以，它可以適應社會檔案管理要求，確保社區(qū)檔案工作總是能為社會提供最好的服務［3］。
4 結語
通過做好社區(qū)檔案工作，可以推進了社區(qū)的建設和發(fā)展。提高社區(qū)檔案管理水平，是社區(qū)各項工作發(fā)展的基礎和進步的動力。我們應當加強對社區(qū)檔案工作的管理，把社區(qū)檔案工作做得更好，努力為和諧社區(qū)建設提供有效的服務，推動社區(qū)各項工作向更高層次發(fā)展。
參考文獻
［1］ 齊紅晶.社區(qū)檔案管理工作探析［J］.黑龍江檔案:2011（01）.
[關鍵詞]建筑企業(yè) 工程檔案 管理 建議
Abstract: Since the reform and opening up, the rapid development of China's construction, in order, but also the formation of a large number of industry data project files. And orderly management of the needs of the construction project file is both the project itself, but also the requirements of the archives department, this paper focuses on the classification of construction project files, the significance of the elaborate, but also to strengthen the views of the construction project file management.
Keywords: construction companies, project files, management, it is recommended.
中圖分類號：C29文獻標識碼：A 文章編號：
建筑企業(yè)檔案是在企業(yè)經(jīng)營管理、組織施工、技術應用等過程中直接形成的以備查考的文件和各種信息資料，檔案工作是企業(yè)科學管理的基礎，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營不可缺少的條件和重要保證，特別是在市場經(jīng)濟條件下，檔案工作與企業(yè)的開拓發(fā)展緊密聯(lián)系，息息相關。
一、建筑企業(yè)檔案的分類
建筑企業(yè)的檔案分為文件和記錄兩類。其中，文件包括外來文件和自制文件，如行業(yè)規(guī)章、法律法規(guī)、圖書資、基建文件、監(jiān)理文件、施工文件、設計文件等屬于外來文件；公司的各種合同，公司經(jīng)營管理手冊，手冊中規(guī)定的模板文件部門規(guī)章、通知、報告、可行性研究文件、各種合同、工程招投標文件、預算與決算書等屬于自制文件。同樣，用以記錄過程或成果的記錄（培訓記錄、工作總結、工作計劃、會議紀要、工作聯(lián)系單、合同臺帳、收發(fā)文本、采購計劃）也分為外來和自制兩類。
二、建筑企業(yè)工程檔案管理的意義
工程檔案是指在城市規(guī)劃，建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產(chǎn)力，通過對它的管理、編研、開發(fā)和利用，必將轉化為直接的生產(chǎn)力，推動城市建設發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富，隨著經(jīng)濟建設和城市快速發(fā)展，建筑工程越來越多，對加快城市建設，改善人民生活，促進經(jīng)濟發(fā)展有著十分重要的意義。在工程建設過程中，會形成各種各樣的文檔材料，有建設前期批文，施工過程記錄，竣工驗收資料及維修保養(yǎng)記錄等。 這些文檔材料全面反映了建筑工程建設的詳細情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，認真做好工程檔案管理工作是非常重要的。
（1）工程檔案是積累城市建設經(jīng)驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活動的產(chǎn)物。
（2）工程檔案是進行城市規(guī)劃工作的基礎 。
（3）工程檔案是城市防災 挽災 減災和戰(zhàn)爭破壞后恢復重建的重要依據(jù) 。
（4）加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理 是建筑工程檔案齊全 完整 規(guī)范的重要保證。
（5）工程檔案是城市建設和管理的重要依據(jù) 。
（6）工程檔案是城市一切建筑物 構筑物維修 改擴建的依據(jù)，是提高城市建設經(jīng)濟效益的最佳途徑。
另外，建設工程檔案對防范自然災害的破壞，及破壞后的恢復建設都有著不可替代的作用，更是預防自然災害，減少損失的重要手段之一；建筑工程檔案是工程建設過程中的真實記錄，客觀記錄和反映工程各個環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系和本質(zhì)規(guī)律，對工程后期檢測、維修、改建、擴建、拆除和其他工程建設具有指導利用、借鑒參考及工程科學技術研究等有著重要的作用。
1．建筑工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯(lián)系，工程的使用管理始終離不開檔案的支持。
2．建筑工程檔案不僅對本身工程有指導利用作用，而且對其他同類工程設計建設有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復多次利用，是工程檔案活力和價值的體現(xiàn)。
3．促進了建筑工程科學技術的研究發(fā)展。但是，部分建設單位只考慮經(jīng)濟效益，缺乏有效的建筑工程檔案管理，對工程技術資料的收集、編制、整理很不重視，缺少專職的資料員，工程資料記錄不規(guī)范、不完整，資料管理工作手段落后使資料不能真正反映建設項目的實際情況，給施工單位在工程竣工移交和評優(yōu)時帶來很多不必要的麻煩。因此，建設工程主體各方應遵守國家有關的法律、法規(guī)，依法做好工程檔案管理工作。
三 提高工程檔案管理水平的建議
1．思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中一般對工程檔案管理工作不太重視，到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。主要原因；一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干；二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術人員又撤離到新的工作崗位；三是一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內(nèi)業(yè)資料分散于工程技術部、合同管理等部門，工程后期人員繼續(xù)撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間；四是工程建設中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量不良后果：一是拖延了工程交工時間；二是耗費大量人力 物力 財務；三是為項目檔案管理帶來較大難度；四是對工程質(zhì)量檢測單位資料審查帶來難度鑒于上述原因，在工程建設管理中，應該在思想上重視工程檔案管理工作，做到工程完工短時間內(nèi)將內(nèi)業(yè)資料整理結束，為工程驗收做好準備。
2．加強對建筑檔案管理體制改革的研究，要定期對國家制定適應建設管理體制改革的檔案管理制度和法規(guī)進行研究學習，及時制定一批既符合建筑工程檔案上作自身發(fā)展規(guī)律，又適應社會主義市場經(jīng)濟要求，既符合我國國情義兼容國外先進管理經(jīng)驗的檔案法規(guī)規(guī)章 2001年，國家檔案局為適應建設項目的改革制定了 基本建設項目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范，國家重點建設項目檔案驗收規(guī)范 兩個文件，為進一步做好項目檔案工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境，提供了及時服務，也為我們應對工程建設體制改革如何提高檔案提供了參考依據(jù)。我們可根據(jù)其要求，及時學習和宣傳，并結合工程建設實踐，通過今后幾年的努力，不斷完善重點建設工程檔案工作的規(guī)章制度，依法管好重點建設項目的檔案。
3. 加強工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓，隨著改革開放不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要，在迅速發(fā)展的市場經(jīng)濟中，要想做好建筑檔案管理工作，必須建立一支有專業(yè)知識，有文化素質(zhì)、政治強、業(yè)務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍。
4. 定期對內(nèi)業(yè)資料督導并與計量支付掛鉤。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付如果不認真進行督導檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。
參考文獻：
[關鍵詞]企事業(yè)單位；財務檔案；財務管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.007
[中圖分類號]G271；F810.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-00-02
1 財務檔案管理的作用及主要內(nèi)容
1.1 財務檔案管理的主要內(nèi)容
財務檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾方面：①作為單位資金流動的憑證，如會計憑證及記賬憑證等；②可作為單位內(nèi)財務總結報告，如按時間劃分的會計報表、季度報告及年度報告等；③包含事業(yè)單位的詳細會計賬目，如內(nèi)部的資金流向、相應固定資產(chǎn)的記錄等；④包含企事業(yè)單位在銀行方面的存款對賬、相應會計檔案的清單及保管項目等；⑤包含企事業(yè)單位的檔案電算化，如U盤及移動硬盤等；⑥包含企事業(yè)單位內(nèi)數(shù)據(jù)庫的存檔備份；⑦包含企事業(yè)單位內(nèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫記錄狀況；⑧包含企事業(yè)單位內(nèi)財務設備的軟硬件設施，如管理系統(tǒng)、軟件、網(wǎng)絡以及數(shù)據(jù)庫等；⑨包含經(jīng)審的會計材料及單位內(nèi)財務記錄的材料及數(shù)據(jù)等。
1.2 財務檔案管理的作用
財務檔案管理的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面。第一，財務檔案管理的實施，能切實加強企業(yè)單位對內(nèi)部經(jīng)濟狀況的掌控。第二，財務檔案中包含了企事業(yè)單位和其他企業(yè)經(jīng)濟互通的賬目，加強企事業(yè)單位的財務檔案管理，能為合作雙方提供完整的報表及數(shù)據(jù)，從而有效解決企業(yè)間因資料不完善而引發(fā)的糾紛。第三，加強財務檔案管理，可保證企事業(yè)單位的總賬、會計報表等具備較高的科學性及準確度，從而促使企事業(yè)單位在開展各項經(jīng)濟活動時，產(chǎn)生具體的資金投入分配比值，規(guī)范企事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展。第四，企事業(yè)單位的財務檔案是其發(fā)展歷程及經(jīng)濟情況的直接反映，政府能根據(jù)財務檔案充分了解企事業(yè)單位的發(fā)展趨勢，并制定出符合單位發(fā)展的政策，使市場運營更加規(guī)范。第五，財務檔案較為詳細地記錄了經(jīng)濟活動與業(yè)務往來，直接給企事業(yè)單位提供了良好的經(jīng)驗指導，使企業(yè)有效面對持續(xù)變化的市場。
2 企事業(yè)單位財務檔案管理常見的問題
2.1 財務檔案管理人員能力偏低
一般情況下，企事業(yè)單位內(nèi)的財務檔案管理大都由會計人員兼任，而此類人員普遍對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認識，更多的是對財務檔案進行基本的整理，未對不同類型的檔案進行分類整理，直接導致企事業(yè)單位財務檔案管理工作難以形成有序化管理。在該情況下，員工在查閱相關檔案時，通常需要耗費較長時間，直接降低了檔案的利用率。此外，各企事業(yè)單位在財務檔案管理人員的安排上也存在一定的問題，并沒有直接形成規(guī)范化崗位制，檔案管理人員的年齡結構及知識結構不合理，導致管理效果不佳。
2.2 財務檔案管理機構設置不完善
單位財務檔案管理機構的設立，是內(nèi)部財務檔案管理工作開展的重要保障，同時也是相關法律規(guī)章制度的要求。然而，當前多數(shù)單位內(nèi)財務檔案管理機構設置不完善，部分單位甚至并未設置此類機構，內(nèi)部的檔案工作交由其他人員兼職，人員職責及架構方面不夠科學合理，表現(xiàn)出過度分散的現(xiàn)象。如，單位內(nèi)的會計檔案交由會計人員專門負責，而對檔案的歸檔則交由辦公室人員負責，檔案的咨詢、查詢服務卻由資料形成人員專門負責。這種工作分配的形式較為分散，會極大地影響企事業(yè)單位內(nèi)財務檔案管理的質(zhì)量及效果。
2.3 財務檔案管理工作的規(guī)范性不足
在現(xiàn)實的財務檔案管理中，缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的管理標準，對企事業(yè)單位工作的順利開展造成了巨大影響。此外，多數(shù)企事業(yè)單位在財務檔案管理內(nèi)容方面也不夠規(guī)范，其檔案室的設施設置也不完善，國家《檔案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落實。
2.4 單位對財務檔案管理工作不夠重視
當前，多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位領導干部、基層員工都對內(nèi)部財務檔案管理工作不重視。多數(shù)人員認為，財務信息本身屬于保密的資源，應當嚴加保管，將一些賬務信息進行票據(jù)封存，不必專門建立檔案等。此外，一些單位內(nèi)的財務管理更多地停留在傳統(tǒng)管理層面，針對財務信息的管理，沒有切實做好分類建檔、記錄等；也有一些單位雖然建立了檔案分類，但分類非常模糊，導致整個工作混亂不堪。
3 解決企事業(yè)單位財務檔案管理問題的規(guī)范策略
3.1 大力提升財務檔案管理工作團隊能力
企事業(yè)單位必須定期或不定期地開展相應培訓工作，大力提升財務檔案管理工作團隊的綜合能力，并輔以監(jiān)管。在實際工作培訓中，企事業(yè)單位必須對能力強的人員實施獎勵，以切實激發(fā)出核心團隊的學習能力；而對能力較差的人員，企事業(yè)單位要加強對其的鼓勵，激發(fā)其學習的信心。通過這種監(jiān)督管理，減少疏忽，切實提升檔案管理工作的合理性、科學性，從而實現(xiàn)檔案價值的全面提升。
3.2 完善財務檔案管理機構設置
在具備充足、穩(wěn)定的財務檔案管理人員的基礎上，設置科學、合理的財務檔案管理機構。通過該機構大力推行目標管理責任制度，并直接將財務檔案管理工作納入部門內(nèi)部人員的年度工作目標計劃上，將財務檔案管理質(zhì)量作為年度評比的必要條件，通過這種形式，有效激發(fā)財務檔案管理人員對檔案管理工作的積極性。同時，還應協(xié)調(diào)好部門內(nèi)部人員的工作，促使財務檔案管理工作更加流暢、準確。這樣才能有效提升財務檔案管理工作的質(zhì)量、水平。
3.3 強化信息化管理力度
近年來，科技技術發(fā)展迅速，要求企事業(yè)單位也必須不斷強化財務檔案管理中新技術的運用。這就可以通過完善會計電算化系統(tǒng)來實現(xiàn)，據(jù)此有效強化財務管理工作的數(shù)據(jù)庫構建，并定期維護好系統(tǒng)的更新升級，保持技術的持續(xù)更新，以學科技術為主要依托，切實提升財務管理工作的效率水平。而對于移動硬盤等技術類數(shù)據(jù)存儲設備，則要求企事業(yè)單位必須強化相應的技術管理。此外，強化對單位內(nèi)庫房建設，也是保障財務檔案管理的關鍵所在，因此企事業(yè)單位要充分考慮財務檔案存檔時所必須的基本條件，據(jù)此來建設能夠支撐多種不同類型檔案存儲的庫房。
3.4 提升事業(yè)單位對財務檔案管理工作的重視度
首先，企事業(yè)單位要定期組織單位內(nèi)領導對財務檔案的價值進行探討，在實際探討過程中，明確檔案本身的利用及再利用方向，促使領導深刻認識到財務檔案對事業(yè)單位發(fā)展的重要促進作用。其次，可以根據(jù)企事業(yè)單位的具體情況，構建和完善相應的檔案管理網(wǎng)絡，充分結合單位規(guī)模及經(jīng)營發(fā)展現(xiàn)狀，配備專職人員負責管理，并健全財務檔案管理方面的規(guī)章制度，將財務檔案管理直接納入整個單位的整體發(fā)展中，保證權責分明，實現(xiàn)事業(yè)單位財務檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。
4 結 語
在當今知識經(jīng)濟的時代，各個企事業(yè)單位要想獲得更好的發(fā)展，就必須推動自身業(yè)務不斷進步，充分挖掘出資源利用最大化的方法。只有這樣，才能切實有效地控制成本，提升其經(jīng)濟效益和價值。財務檔案管理工作的完善，對財務管理水平的提升而言，意義重大。
主要參考文獻
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關鍵詞：高校；檔案；信息化建設
中圖分類號：G647.文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2012）03-0009-01
隨著高校信息化建設的快速發(fā)展,以電子文件為主體的電子檔案管理工作日益突顯出來,已成為檔案部門轉變管理模式、謀求創(chuàng)新發(fā)展的增長點。目前,高校電子檔案管理的建設仍處于起步階段,涉及建設標準、管理法規(guī)、人才培養(yǎng)和裝備、經(jīng)費保障等各個方面,面臨著許多困難和問題亟需研究解決。實現(xiàn)高校電子檔案管理又快又好地發(fā)展,必須找到既符合高校信息化建設、又符合檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展路子。著力研究和加強電子檔案管理體系建設,對于解決建設發(fā)展中的各種困難和問題、協(xié)調(diào)推進電子檔案管理的深入發(fā)展,具有重要的現(xiàn)實意義。
1.開展高校檔案信息化建設的基本途徑
1.1把檔案信息化納入高校信息化建設的總體目標?！度珖鴻n案信息化建設實施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程。高校在信息化建設開創(chuàng)初期，即應將檔案信息化納入信息化建設的總體目標，為檔案管理配強專業(yè)設備、專業(yè)軟件，開展檔案人員的計算機操作培訓，開發(fā)帶有檔案管理模塊的辦案信息系統(tǒng)。在信息化工作中，始終把檔案信息化作為信息化建設的重要內(nèi)容，專題回顧，認真展望，使加強檔案信息化建設的認識深入人心。
1.2完善檔案信息化基礎設施建設規(guī)模。高校領導要始終高度重視檔案管理工作，專門建設檔案管理的專用庫房。對整個檔案庫房設計引入先進的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動化的密集架管理系統(tǒng)，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備專用空調(diào)設備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。使整個基礎設施的不斷加強，為檔案信息化建設的進一步發(fā)展奠定堅實的基礎。
2.高校電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
雖然電子檔案比傳統(tǒng)檔案有許多優(yōu)勢，但也存在著一些問題：
2.1原稿被忽視，隨意遭刪改 .在計算機上起草、制作文件很方便。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2.2歸檔程序不明確，存貯載體不安全 .如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
2.3歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e .電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
3.提高高校電子檔案管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高高校電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：
3.1樹立科學發(fā)展理念，用觀念創(chuàng)新助推檔案管理觀念創(chuàng)新是推進高校檔案管理工作的前提， 重點要樹立三種觀 念。 一是“以人為本”的檔案工作觀念。 一切工作都應該圍繞如何服務 和促進人的全面發(fā)展，特別是教師隊伍教學水平的提高和學生整體素 質(zhì)的提升。 二是全面發(fā)展的檔案工作理念。 堅持高校檔案建設與院系、 職能部門二級檔案建設的全面發(fā)展，并通過宣傳 ，使全體師生員工增強檔案意識。 三是協(xié)調(diào)發(fā)展的檔案工作觀念 ，加快高校檔案工作發(fā)展 步伐，促進檔案 工 作 與 高 校 各 項 工 作 全 面 協(xié) 調(diào) 發(fā) 展 ，更 好 地 為 學 校 的 發(fā)展服務。
3.2發(fā)揮網(wǎng)絡技術優(yōu)勢，加快高校檔案數(shù)字化進程。 隨著高校信息化管理水平的不斷提高 ，電子文件和數(shù)字化信息大 量產(chǎn)生，牢固樹立科學發(fā)展觀，加快高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡化和檢索 自動化建設已成為當務之急。 據(jù)調(diào)查，迄今為止，全國各大高校除了一 些知名學府率先實現(xiàn)了部分檔案全文信息管理以外 ，大多高校館藏檔 案的數(shù)字化還 只 停 留 在 案 卷 級 、文 件 級 目 錄 上 ，有 的 甚 至 還 是 一 片 空 白，可見檔案數(shù)字化建設任務之艱巨。 目前切實做到在線同步接收、同 步歸檔，保證電子文件和數(shù)字化信息歸檔的齊全 、完整、準確和安全保 管。 同時，要對館藏傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化處理，逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管 理和在線利用。
隨著我省經(jīng)濟的發(fā)展，我省中小企業(yè)呈現(xiàn)出迅猛發(fā)展的勢頭，截至目前，我省中小企業(yè)已達22萬多家。眾多企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等各項活動中形成了大量資料，真實記錄了企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過程，從而產(chǎn)生了大量的企業(yè)檔案。企業(yè)檔案就是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、技術、科研和經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
企業(yè)檔案作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等方面發(fā)揮著重要的作用。規(guī)范化、科學化的檔案管理是企業(yè)管理工作的一個重要組成部分，對企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的作用。加強對企業(yè)檔案的管理是促進企業(yè)發(fā)展的重要手段之一。然而，對省內(nèi)外二十多家企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的調(diào)研結果表明，除了極個別企業(yè)比較重視檔案管理，極少數(shù)企業(yè)的檔案管理工作能夠科學、規(guī)范、有序地進行之外，我省大多數(shù)企業(yè)的檔案管理存在諸多問題。
1.1 檔案管理不規(guī)范。調(diào)查顯示，很多企業(yè)疏于檔案管理工作，不同程度地存在歸檔范圍不明確、平時文件的收集整理不及時、歸檔文件材料收集不齊全、歸檔文件材料丟失損壞、檔案分類不規(guī)范、檔案保管期限確定不準確、檔案案盒或案卷制作不規(guī)范等問題。很多企業(yè)甚至沒有一個合格的檔案管理人員。
1.2 檔案管理制度不健全。國家檔案局對企業(yè)檔案管理出臺了一系列的規(guī)定：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》（DA/T38-2008 ）。勞動部也了《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等。企業(yè)本應對照國家的相關規(guī)定，制定本企業(yè)的檔案管理制度。然而，調(diào)查結果顯示，絕大部分企業(yè)并沒有制定檔案管理制度，只有個別企業(yè)有自己的檔案管理制度，但也非常簡單。有的企業(yè)甚至不知道國家對企業(yè)檔案管理有哪些相關的規(guī)定。
1.3 檔案保管不安全。按照檔案管理的規(guī)范要求，檔案的存放應有專門的庫房，而且，庫房要達到一定的要求，如溫度、濕度要恒定，要防潮、防蟲、防光、防塵、防霉等。對于檔案裝具也有一定的要求，特殊載體檔案如光盤、照片等的存放更是有嚴格的要求。但據(jù)調(diào)查，目前，我省很多企業(yè)沒有專門保存檔案的庫房，更談不上庫房的要求了。另一方面，企業(yè)檔案庫房管理制度也不夠健全。
1.4 檔案檢索利用不方便。檔案檢索方式分為手工檢索和計算機檢索兩種。在企業(yè)中，目前，手工檢索的比重較大，但很多企業(yè)沒有做好檔案檢索工具的編制、檢索系統(tǒng)的管理，造成手工檢索很不方便。同時，計算機檢索也存在一些問題，如，檔案管理軟件不能充分應用，計算機檢索工具編制不夠精確等。
檔案的編研是檔案利用的一種重要形式。然而，企業(yè)往往沒有足夠的檔案管理人員，就隨便找?guī)讉€人來編研，造成編研成品質(zhì)量低、不實用、利用價值小。
1.5 檔案信息化管理不到位。隨著計算機以及檔案管理軟件的成熟和普遍使用，企業(yè)檔案的信息化建設也有了很大的發(fā)展，企業(yè)現(xiàn)在已經(jīng)普遍使用計算機編輯、打印文件，利用計算機傳遞文件、進行收文和發(fā)文的處理、存儲文件等，由此，帶來了電子文件和電子檔案的管理問題。然而，企業(yè)對電子文件和紙質(zhì)文件的保管缺乏科學的認識，沒有認識到電子文件和紙質(zhì)文件的互補性，往往不是紙質(zhì)文件丟失，就是電子文件找不到了。尤其是電子文件，雖然保存了，但又缺乏科學的管理，很多企業(yè)存在電子文件不能及時收集歸檔、電子檔案的日常管理不規(guī)范、電子檔案管理渠道不完善、管理介質(zhì)落后等問題，導致電子檔案發(fā)揮不了應有的價值。此外，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建設更是少之又少，企業(yè)檔案信息化建設很不到位。
1.6 人事檔案、法律檔案、特殊載體檔案管理不到位。很多企業(yè)對檔案管理的內(nèi)容理解不夠全面，僅對文書檔案比較關注，而對企業(yè)員工的人事檔案管理意識淡薄，對企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的合同、協(xié)議等法律檔案的管理不夠重視，對照片、光盤、產(chǎn)品實物、獎牌等特殊載體檔案更是沒有進行規(guī)范管理。
企業(yè)檔案管理之所以出現(xiàn)諸多問題，究其原因，無外乎以下幾個方面：一是沒有政府檔案管理部門規(guī)范的指導和監(jiān)督；二是實際管理中沒有合格的檔案管理人才具體操作；三是企業(yè)本身也存在檔案管理意識缺乏、部門職能弱化、檔案信息化觀念落后等原因。給政府檔案管理部門、高職院校和企業(yè)本身提出一個亟待解決的問題——如何提高企業(yè)檔案管理水平。
2 提高企業(yè)檔案管理水平的途徑
在全面了解我省中小企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的基礎上，充分發(fā)揮政府檔案管理部門和高職院校的作用，同時，發(fā)掘企業(yè)自身的潛力，政、校、企三方合作。
2.1 政府檔案管理部門制定完善企業(yè)檔案管理制度，加強指導監(jiān)督。
2.1.1 政府檔案管理部門應該依據(jù)國家已經(jīng)出臺的企業(yè)檔案管理的相關規(guī)定，針對企業(yè)特點，出臺并完善企業(yè)檔案管理的相關法規(guī)和條例、辦法，制定企業(yè)檔案管理的標準，并切實將這些法規(guī)、標準發(fā)送到企業(yè)。并加大宣傳力度，使企業(yè)都能夠知道并熟悉企業(yè)檔案管理的相關規(guī)定。
2.1.2 政府檔案管理部門應該對企業(yè)的檔案管理工作加強業(yè)務指導。政府檔案管理部門應對全省企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀作全面的調(diào)研，根據(jù)不同企業(yè)檔案管理的不同情況，定期對企業(yè)檔案管理工作進行業(yè)務指導。政府檔案管理部門應安排技術人員到企業(yè)中手把手地教導企業(yè)檔案管理人員，切實提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務水平，為企業(yè)檔案管理水平的提高打下堅實基礎。
2.1.3 政府檔案管理部門要對企業(yè)檔案管理進行規(guī)范化、標準化的評估，加強對企業(yè)檔案管理的監(jiān)督。
2.2 高職院校和企業(yè)進行產(chǎn)、學、研多方合作，共同培養(yǎng)出合格的檔案管理人才。
2.2.1 高職院校的教學管理要建立一套完整的適應校企合作的教學計劃、教學管理方法、教學質(zhì)量管理與評價體系以及教學行政管理方法。
2.2.2 根據(jù)企業(yè)的實際需求，高職院校和企業(yè)共同制定新的秘書專業(yè)人才培養(yǎng)模式，合理設置專業(yè)課程，制定出課程標準和實訓大綱，改進教學方法。
2.2.3 高職院校提供場地，企業(yè)提供一定的資金和設備，共同建設校內(nèi)實訓基地，按照企業(yè)的標準和要求，共同開展檔案整理實訓和業(yè)務。
2.2.4 企業(yè)管理人員到高職院校兼職上課，秘書專業(yè)教師到企業(yè)兼職上班，建立真正意義上的“雙師”素質(zhì)的教學團隊。
2.2.5 根據(jù)企業(yè)需求，學校和企業(yè)共同開發(fā)檔案管理教材，既能用于秘書專業(yè)學生的教學，又能用于企業(yè)員工的培訓。
2.2.6 由高職院校和企業(yè)共同培養(yǎng)的檔案管理高素質(zhì)人才到企業(yè)頂崗實習，進一步熟悉和適應企業(yè)工作要求，畢業(yè)后到企業(yè)就業(yè)。
2.2.7 根據(jù)合作企業(yè)的實際需求，建立相應的檔案管理實驗班，采用學校和企業(yè)共同培養(yǎng)、分批實習、輪流頂崗等形式，直接參與企業(yè)檔案管理業(yè)務。
2.2.8 秘書專業(yè)教師利用專業(yè)優(yōu)勢，對企業(yè)員工進行文書處理和檔案管理培訓等，提高企業(yè)員工的文書處理能力和檔案管理水平。
3 企業(yè)轉變觀念，增強意識，創(chuàng)新體制，切實提高檔案管理水平
3.1 轉變觀念，增強意識。首先是企業(yè)領導應該轉變觀念，充分認識企業(yè)檔案管理的重要性，增強檔案管理的意識，不能一味追求企業(yè)的利潤，而忽視企業(yè)檔案的管理。
關鍵詞：城建檔案管理辦法
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
城建檔案是指過去和現(xiàn)在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它是城鄉(xiāng)建設重要的基礎性資料。城建檔案管理工作是城鄉(xiāng)建設中一項十分重要的基礎工作。
一、《廣州市城市建設檔案管理辦法》修訂的必要性
1996年，廣州市頒布實施了《廣州市城市建設檔案管理辦法》（穗府〔1996〕87號），對規(guī)范廣州市城建檔案接收、報送、管理和利用工作起到了顯著作用?，F(xiàn)館藏檔案數(shù)量達到了100多萬卷，每年新增檔案近7萬卷，
但原《辦法》現(xiàn)已到期，此外，隨著《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設工程質(zhì)量管理條例》等上位法律、法規(guī)和規(guī)章的修改，尤其是2008年1月1日施行的《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》明確了城鄉(xiāng)統(tǒng)籌的原則，建設單位報送竣工驗收資料的法律責任和違反該責任的罰則等規(guī)定，以及原辦法缺少地下管線檔案收集、保管和利用的等內(nèi)容。同時為適應廣州市新型城市化發(fā)展以及社會民生對城建檔案的需求，對《辦法》已迫在眉睫，主要體現(xiàn)在以下幾方面：
一是部分條文已經(jīng)失效，地下管線等城建檔案歸檔流失形勢相當嚴峻。
1998年，國家取消了“建設工程竣工檔案保證金”制度后，《辦法》第十四條關于交付竣工檔案保證金的有關規(guī)定隨之失效。城建檔案的接收工作失去了一個重要的經(jīng)濟制約手段。加上一些建設單位缺乏法律意識，不能嚴格按照有關規(guī)定報送城建檔案，造成了許多城建檔案的流失，尤其是地下管線檔案。
據(jù)不完全統(tǒng)計（根據(jù)已領取規(guī)劃建設許可證的項目數(shù)量及移交工程檔案的項目數(shù)量比例）, 2009年——2011年三年間，廣州市僅市政基礎設施建設工程這類竣工檔案的歸檔流失率頗高，尤其是電力電信等地下管線工程竣工檔案基本上沒有移交，歸檔率僅為20%，形勢相當嚴峻。
二是缺乏對區(qū)縣，尤其是番禺、花都區(qū)城建檔案管理工作納入全市統(tǒng)籌管理的具體規(guī)定。
2000年，番禺、花都撤市設區(qū)后，交通、通訊、給排水、供電、供氣等基礎設施建設以及房屋建筑等城市建設得到了快速發(fā)展。然而，由于受番禺、花都原管理模式的影響，作為城鄉(xiāng)一體化建設重要組成部分的番禺、花都區(qū)建設工程檔案工作長期處于薄弱環(huán)節(jié)。番禺、花都區(qū)建設工程檔案至今未納入到全市進行集中統(tǒng)一管理當中，特別是番禺區(qū)沒有專門城建檔案管理機構和檔案人員從事轄區(qū)內(nèi)的建設工程檔案管理工作。
三是沒有將城建檔案管理工作與城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理工作有效銜接。
在《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設工程質(zhì)量管理條例》、《城市地下工程檔案管理辦法》等法律規(guī)章頒布實施后，為加強城建檔案法制建設，全國各地都啟動了新一輪的地方城建檔案法規(guī)修訂工作，如：北京、天津、上海、重慶、長春、武漢、西安、太原、成都、南京、濟南、長沙等。在新修訂的地方城建檔案管理法規(guī)中都將建設工程檔案管理工作與城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理工作進行有效銜接，從而在法規(guī)層面解決城建檔案接收難的問題。和全國城建檔案法規(guī)建設先進城市相比，廣州市城建檔案法規(guī)建設已處于相對落后和被動局面。
二、修訂后的《廣州市城鄉(xiāng)建設檔案管理辦法》的主要內(nèi)容和亮點
（一）主要內(nèi)容
原《辦法》共22條不分章節(jié)，新《辦法》則由六章共30條構成，第一章總則，明確城建檔案管理部門的具體職責。第二章城建檔案的接收范圍和質(zhì)量要求。第三章城建檔案的報送和接收，明確工程檔案報送、預驗收和查詢等相關環(huán)節(jié)的要求，并強調(diào)地下管線檔案的管理。第四章城建檔案的管理和利用。第五章法律責任，明確城建檔案管理各責任方失職及違規(guī)的處罰。第六章附則，明確檔案整理編制的具體要求等具體規(guī)范的編制。
主要修訂的內(nèi)容為：
1、“城市”到“城鄉(xiāng)”。根據(jù)《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的城鄉(xiāng)統(tǒng)籌的規(guī)定，本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)，包括城與鄉(xiāng)。（標題）
2、細化報送、移交城建檔案的質(zhì)量要求.（第八條）
3、增加地下管線工程檔案查詢、管理和動態(tài)更新的規(guī)定。（第十、十一、十二條）
4、優(yōu)化檔案管理服務，通過完善業(yè)務指引、提供技術指導，從建設工程規(guī)劃報建開始，城建檔案館提前介入、主動服務，詳細告知建設單位有關城建檔案報送的內(nèi)容和要求，在工程竣工前，通過預驗收，及時查漏補缺，保證工程竣工后城建檔案的順利移交。（第十、十三、十四條）
5、通過信息化管理、異地備份制度加強城建檔案管理，在遵守保密規(guī)定的前提下，按照信息公開規(guī)定提供檔案利用服務。（第十九、二十一、二十二、二十四條）
6、增加逾期報送城建檔案的罰則和不查詢地下管線檔案導致施工事故的罰則。（第二十六、二十七條）
（二）主要亮點
一是延伸了城建檔案工作涵蓋范圍。根據(jù)國家城鄉(xiāng)統(tǒng)籌建設的方針，依據(jù)《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》，將《廣州市城市建設檔案管理辦法》改為《廣州市城鄉(xiāng)建設檔案管理辦法》。城建檔案工作不僅局限于城市，涵蓋了鄉(xiāng)鎮(zhèn)。
二是明確了城建檔案的實施部門。在廣州市各相關建設主管部門的“三定”方案中，城建檔案的管理職能明確在市規(guī)劃局。因此，本修訂稿第四條對全市城建檔案的主管部門作了具體規(guī)定，由市、縣級市規(guī)劃行政主管部門負責本行政區(qū)域內(nèi)城建檔案管理工作。同時，明確市城市建設檔案館負責全市各區(qū)內(nèi)的城建檔案日常管理工作。
三是強化地下管線工程檔案的管理。地下管線為隱蔽工程,雖然原管理辦法也有地下管線檔案報送和管理方面的要求，但因是十多年前的規(guī)定，相關內(nèi)容規(guī)定不夠細致，部分工程施工后檔案報送不夠及時，隨著社會的發(fā)展，地下管線對城市建設的影響越來越重要，有必要加強相關管理要求。本《辦法》第十、十一、十二、二十七條明確規(guī)定建設單位在規(guī)劃報建前應當查詢施工地段的地下管線工程檔案；地下管線工程竣工后，應當竣工測繪,并將竣工檔案報送城建檔案館；城建檔案館建立城市地下管線檔案管理信息系統(tǒng)，為廣州市安全施工提供信息服務和技術支持。
四是實行了《建設工程檔案報送責任書》?！督ㄔO工程檔案報送責任書》的簽訂一方面可以約束建設單位及時向城建檔案館報送工程檔案,另一方面便于城建檔案館掌握工程開工的情況,可根據(jù)需要對工程建設,特別是重點工程的建設進行跟蹤服務,實行全過程的業(yè)務指導,保證工程竣工時能形成完整的工程檔案,并及時向城建檔案館報送。為此,根據(jù)目前廣州市實際做法，本修訂稿中第十一條作了規(guī)定。
隨著人口計生工作的健康發(fā)展，計生工作檔案愈來愈多，如何加強人口計生檔案的管理，更好的為人口計生工作提供方便快捷的服務，是擺在各級人口計生部門面前一個不容忽視的問題，筆者從事人口計生檔案工作多年，從中悟出了幾點不成熟的建議，愿與大家共勉，相信對提高計生檔案管理工作水平，促進人口計生工作健康發(fā)展定會起到積極的作用。
1進一步加強專兼職檔案人員隊伍建設
檔案工作是人口計生事業(yè)的基礎，具有較強的政策性和專業(yè)技術性，對從事檔案工作人員的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)有較高的要求。因此，各級人口計生部門要健全檔案管理隊伍，努力保持檔案管理人員的穩(wěn)定，同時，要定期組織所有專兼職檔案員參加檔案行政管理部門的業(yè)務培訓，做到持證上崗。
2要切實加強對人口計生專業(yè)檔案的管理
在多年的人口計生工作中，各級人口計生部門已經(jīng)形成了大量的專業(yè)檔案。像生育證 、計劃生育服務手冊 、社會撫養(yǎng)費征收 、計劃生育技術服務文書 、病殘兒鑒定 、計劃生育并發(fā)癥鑒定、“兩非”案件案卷、農(nóng)村計劃生育優(yōu)待政策獎勵扶助檔案等等。這些檔案對人口計生工作有著極其重要的作用，加強計劃生育專業(yè)檔案管理刻不容緩。各級人口計生部門要加強計劃生育專業(yè)檔案收集、歸檔、整理、利用，總結工作經(jīng)驗，形成一套管理科學、查閱方便的管理制度。
3重點加強基層計生檔案管理工作
各級在管理好局機關檔案工作的同時，要加強對所屬直屬單位檔案工作的檢查指導。尤其是正值各級換屆期間，更要加強對鄉(xiāng)鎮(zhèn)計生辦、村計生服務室檔案工作的檢查指導。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)計生辦要加強檔案室建設，村級計生專職主任在換屆期間要妥善保管和完整移交村級計劃生育檔案資料，重要檔案資料如臺賬應在換屆前統(tǒng)一收集報送鄉(xiāng)鎮(zhèn)計生辦管理，防止出現(xiàn)毀損丟失現(xiàn)象，確?；鶎訖n案的完整性。