時(shí)間：2023-06-14 16:36:28
導(dǎo)語：在合同檔案管理方法的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1發(fā)電企業(yè)檔案管理的重要意義
電力產(chǎn)業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，而發(fā)電的高效率和持續(xù)性供給關(guān)系著國計(jì)民生的大事。我國發(fā)電企業(yè)的檔案是從上世紀(jì)七十年代末期的改革開放開始變化的，在發(fā)電企業(yè)的整個(gè)發(fā)展過程都記錄在企業(yè)檔案管理部門所管理的各類檔案資料中，這對于發(fā)電企業(yè)的歷史面貌和經(jīng)濟(jì)效益有著獨(dú)一無二的憑證作用，在發(fā)電企業(yè)的經(jīng)營管理、安全生產(chǎn)文化建設(shè)以及可持續(xù)性發(fā)展等各個(gè)方面都發(fā)揮著不可替代的重要作用。這包括了豐富的知識信息和科學(xué)資源，從本質(zhì)上反射出企業(yè)發(fā)展的真實(shí)歷程，對于企業(yè)的可持續(xù)展有著巨大的推動(dòng)作用。隨著電力體制改革，檔案管理中所富含大量信息價(jià)值的重要性越發(fā)明顯，決定了發(fā)電企業(yè)的檔案管理工作所面臨的最緊要的任務(wù)就是如何提高檔案管理的時(shí)效性，利用這豐富的資源更加準(zhǔn)確、及時(shí)地服務(wù)于發(fā)電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營決策以及研究。
2發(fā)電企業(yè)檔案的主要內(nèi)容
發(fā)電企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面：
（一）發(fā)電企業(yè)安全工作的規(guī)章制度
發(fā)電企業(yè)安全工作的規(guī)章制度，包含安全生產(chǎn)管理組織機(jī)構(gòu)以及領(lǐng)導(dǎo)名單和職能分工，兼職及專職安全管理員的崗位責(zé)任，企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)簽訂的安全責(zé)任狀，企業(yè)與下屬單位簽訂的安全責(zé)任書；企業(yè)總體安全管理制度；針對特殊工種制定的操作規(guī)程和經(jīng)營管理辦法，針對電力生產(chǎn)流程存在的危險(xiǎn)有害源等所采取的職業(yè)病防范措施。
（二）安全生產(chǎn)工作記錄
安全生產(chǎn)工作記錄包括參加電力安全監(jiān)管會(huì)議的文字記錄，以及企業(yè)內(nèi)部召開的各種會(huì)議、研討會(huì)所作的安全工作方面的研究、討論和決定的記錄。企業(yè)勞保用品的供應(yīng)單位、供貨時(shí)間以及發(fā)放計(jì)劃，企業(yè)財(cái)產(chǎn)、人員、設(shè)備以及運(yùn)輸工具的保險(xiǎn)記錄；防汛、消防等重要器材的重置、更新數(shù)量和時(shí)間記錄；事故發(fā)生后的調(diào)查處理結(jié)果、報(bào)告及定期上交的事故報(bào)表；上級單位下達(dá)的對發(fā)電企業(yè)的各項(xiàng)考核標(biāo)準(zhǔn)和檢查要求中對安全生產(chǎn)所做的記錄，出現(xiàn)重大事故隱患后給責(zé)任單位人所下限期整改通知書的存根，以及對整改結(jié)果進(jìn)行跟蹤檢查的記錄；發(fā)生事故后所作的調(diào)查報(bào)告和處理結(jié)果以及定期上報(bào)的事故報(bào)表。
（三）有關(guān)設(shè)施和設(shè)備安全狀況的資料
包括電力生產(chǎn)中經(jīng)營的危險(xiǎn)商品和使用高危物品的說明書，發(fā)電設(shè)備安裝和發(fā)電設(shè)施建設(shè)過程中的各種原始文件和圖紙的復(fù)印件，建筑單位和設(shè)備生產(chǎn)商的生產(chǎn)許可證、技術(shù)說明書以及產(chǎn)品合格證。以及設(shè)備、設(shè)施還有交通工具等的損壞和歷次維修記錄，電氣設(shè)施、防盜網(wǎng)等的改造和安裝更新記錄；對高壓、高溫、以及電器等重要設(shè)備的定期檢測和檢驗(yàn)的記錄。
發(fā)電企業(yè)的合同檔案部分是由文書檔案發(fā)展演變而來，為了易于管理和利用而設(shè)置了單獨(dú)的一個(gè)檔案進(jìn)行管理。與其他企業(yè)單位簽訂的合同協(xié)議文件組成了這個(gè)檔案，是記載和反映發(fā)電企業(yè)法律維權(quán)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要憑證。
（六）有關(guān)安全教育和崗位培訓(xùn)的資料
進(jìn)一步提高和加強(qiáng)企業(yè)的主要負(fù)責(zé)人的安全意識，要將安全生產(chǎn)檔案建檔業(yè)務(wù)列入安全生產(chǎn)的必修類容。如說每個(gè)員工必須參加新員工進(jìn)廠時(shí)的安全教育，不能出現(xiàn)缺人、缺課時(shí)的現(xiàn)象；要定期進(jìn)行小規(guī)模的班組安全教育，要讓所有員工盡可能及時(shí)的掌握所有的安全操作規(guī)程新技術(shù)，最大程度上減少由于員工因?yàn)楹鲆暟踩鴮?dǎo)致的安全事故發(fā)生的可能性，盡可能保護(hù)員工的生命和企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全。
3檔案管理在安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理中的作用
3.1能夠有效地解決發(fā)電企業(yè)安全生產(chǎn)檔案不健全問題
目前，許多電力企業(yè)仍存在諸多漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，最為突出的問題是安全生產(chǎn)檔案的不健全。安全生產(chǎn)檔案的安全性具有促使企業(yè)管理層將安全生產(chǎn)列入日常議程，增強(qiáng)企業(yè)全體員工的“安全第一”的思想意識，在生產(chǎn)中時(shí)刻牢記安全的重要性，并能夠積極主動(dòng)地配合安全管理人的檢查。同時(shí)安全生產(chǎn)檔案還有助于全體員工工作主動(dòng)性和責(zé)任感的提升，為企業(yè)安全管理工作有張有序地開展創(chuàng)造良好的企業(yè)氛圍。因此，應(yīng)當(dāng)重視并強(qiáng)化安全生產(chǎn)檔案制度的建立和完善，促進(jìn)企業(yè)安全生產(chǎn)主體責(zé)任的落。
3.2能夠確保發(fā)電企業(yè)在市場競爭中站穩(wěn)腳步
隨著電力市場的發(fā)展和完善，發(fā)電企業(yè)面臨的市場競爭更加趨于激烈。而發(fā)電企業(yè)檔案包含著涉及范圍廣、門類眾多的海量信息資源，記錄了企業(yè)在發(fā)展與改革過程中所有有價(jià)值的圖片、數(shù)據(jù)以及文字等材料，能夠客觀地反映企業(yè)的發(fā)展歷程。有效地管理檔案資源，能夠?yàn)榘l(fā)電企業(yè)在發(fā)展和市場競爭中提供可靠的決策依據(jù)，使發(fā)電企業(yè)能夠更加高效地解決發(fā)展中面臨的挑戰(zhàn)。如果企業(yè)在檔案管理環(huán)節(jié)發(fā)生嚴(yán)重的疏漏，導(dǎo)致一些重要的科研信息和信息資源有所缺失，更不幸的是這些資料信息如果被競爭對手掌握，將嚴(yán)重地削弱企業(yè)的市場競爭力，挫傷企業(yè)的發(fā)展能力。
3.3能夠提高企業(yè)檔案利用效率
在現(xiàn)如今的發(fā)電企業(yè)里面，各級管理人員逐漸認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，明白了只有堅(jiān)持不懈地綜合利用各種合理的措施才夠夠完善企業(yè)的檔案管理制度、提升檔案管理工作效率的道理，使檔案的時(shí)效性得以明顯地體現(xiàn)出來，降低檔案資料使用過程中的誤差，同時(shí)提高發(fā)電企業(yè)各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)精準(zhǔn)度。
3.4能夠給與并滿足企業(yè)管理體制改革的需要
發(fā)電企業(yè)只有引進(jìn)競爭機(jī)制不斷開拓外界市場，才能在激烈的市場競爭中獲得有利條件，檔案管理對發(fā)電企業(yè)安全生產(chǎn)與經(jīng)營具有重要作用，在發(fā)電企業(yè)中扮演著奠基石的角色。發(fā)電企業(yè)的檔案一般記錄著企業(yè)的生存環(huán)境、生產(chǎn)能力以及經(jīng)營狀況等各種信息，只有對發(fā)電企業(yè)進(jìn)行有效的檔案管理，才能為企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)營奠定基礎(chǔ)。因此，發(fā)電企業(yè)應(yīng)充分重視對檔案的管理，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方法，并隨著體制的變化適實(shí)變化管理的方式方法。
關(guān)鍵詞：文件材料；試聽檔案；新時(shí)期；檔案管理制度
1項(xiàng)目檔案管理是什么
技改大修工程項(xiàng)目檔案是指整個(gè)項(xiàng)目工程從工作開始到結(jié)束這期間所有的需要?dú)w檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內(nèi)容包括技改大修工程項(xiàng)目過程中的策劃、實(shí)行、完工等一系列工作生成的文字材料。項(xiàng)目檔案管理工作能夠確切的體現(xiàn)工程在施工過程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，也可找出為什么會(huì)發(fā)生工程事故，在很多工程建設(shè)的地方都有重要的價(jià)值。
2為什么要提升技改大修工程項(xiàng)目檔案管理水平
檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個(gè)方面是為什么要加強(qiáng)技改大修項(xiàng)目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項(xiàng)目檔案管理是工程項(xiàng)目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時(shí)期，做好電力系統(tǒng)技改大修項(xiàng)目工程檔案管理是可以為電力系統(tǒng)工程項(xiàng)目帶來美好的前景。二是提升項(xiàng)目工程建設(shè)的科學(xué)有效性，用文件材料將項(xiàng)目工程的各個(gè)工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來，可以增強(qiáng)對工程建設(shè)的整體把握。將工程項(xiàng)目建成的過程形成歷史材料，可以真實(shí)的表面在工程項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的問題，為完善工程項(xiàng)目建設(shè)提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項(xiàng)目的科學(xué)性。三是檔案服務(wù)和檔案利用的本質(zhì)要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項(xiàng)目建設(shè)未來的發(fā)展目標(biāo)提供保障。
3檔案管理工作存在的缺陷
3.1對項(xiàng)目檔案管理工作不夠重視
在工程項(xiàng)目檔案管理工作中往往存在重視設(shè)計(jì)而輕視檔案的問題。因?yàn)橄嚓P(guān)專業(yè)人員短缺，在一般的地市級只有一名人員專門負(fù)責(zé)技改大修，需要管理規(guī)劃可研、計(jì)劃下達(dá)、項(xiàng)目管理研究等一系列工作。領(lǐng)導(dǎo)更注重經(jīng)濟(jì)方面的問題，而技術(shù)人員則注重項(xiàng)目工程的進(jìn)度、施工質(zhì)量、施工安全等，缺少對一些重要文件材料的歸檔。例如說項(xiàng)目工程在施工過程中的來往信函、設(shè)計(jì)變更記錄、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)等重要材料，都沒有專業(yè)人員對其進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致會(huì)出現(xiàn)歸檔的難度系數(shù)大、歸檔不全問題。還會(huì)出現(xiàn)文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對于服務(wù)類合同也沒有寫簽訂日益，檔案資料的時(shí)序性也不滿足相關(guān)要求等。
3.2檔案管理制度不科學(xué)，管理人員自身素質(zhì)有待提高
現(xiàn)在很多電力企業(yè)都沒有將工程項(xiàng)目檔案歸檔進(jìn)行立項(xiàng)，也沒有納入工作領(lǐng)導(dǎo)小組中。企業(yè)電力系統(tǒng)一般注重提升工程項(xiàng)目的專業(yè)技術(shù)和項(xiàng)目在施工過程中的具體情況。很多電力企業(yè)沒有健全檔案管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人才對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致許多檔案資料都得不到規(guī)范的保留。在項(xiàng)目施工的過程中，沒有人對項(xiàng)目檔案材料進(jìn)行跟蹤，這將導(dǎo)致檔案材料的收集難上加難。而且項(xiàng)目檔案管理本身就是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要一些專業(yè)管理人員對檔案進(jìn)行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統(tǒng)項(xiàng)目工程，但是在現(xiàn)實(shí)情況是很多人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素養(yǎng)的不足，嚴(yán)重影響了檔案管理的有效性。
3.3視聽檔案的保留不齊全
視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會(huì)輔助一定的文字材料加以解釋說明。視聽檔案材料是技改大修工程項(xiàng)目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現(xiàn)在很多電力企業(yè)在工程的施工過程中都不重視視聽材料的保留，而只關(guān)注到項(xiàng)目工程建設(shè)的好壞。對于視聽材料的管理沒有設(shè)立專門的管理人員，或者是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，這都對視聽材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設(shè)立的視聽材料管理數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致視聽材料不齊全。
4如何加強(qiáng)檔案管理工作
4.1加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員的工作意識
重視理念建設(shè)可以保障檔案管理的科學(xué)性、有效性，也是工程建設(shè)過程中各項(xiàng)管理工作能夠順利實(shí)施的保障。只有領(lǐng)導(dǎo)的意識正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實(shí)施。并且現(xiàn)在很多技改大修專責(zé)對檔案管理工作的認(rèn)識度不夠，為增強(qiáng)各專責(zé)的歸檔意識，要加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)其自身的綜合素質(zhì)，鍛煉工作技巧。同時(shí)要加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)檔案管理知識，使管理人員及時(shí)掌握先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，促進(jìn)其能夠主動(dòng)收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。
4.2完善項(xiàng)目檔案管理制度和管理內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)
電力企業(yè)內(nèi)部要設(shè)立專門的檔案管理制度以維護(hù)檔案管理人員的權(quán)責(zé)，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項(xiàng)歸檔工作的審核在沒有通過的前提下不能夠進(jìn)行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統(tǒng)性的體制機(jī)制，電力企業(yè)也要將檔案管理部門加入到工程項(xiàng)目的建設(shè)的組織結(jié)構(gòu)中去，將檔案管理工作與實(shí)際項(xiàng)目工作在施工的過程中聯(lián)系起來，讓檔案管理工作融入到項(xiàng)目管理中去，參與到項(xiàng)目建設(shè)中去。
4.3加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性
電力企業(yè)必須加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性。在項(xiàng)目工程的施工過程中，必須做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的項(xiàng)目檔案材料，因?yàn)檫@些材料一旦丟失就會(huì)嚴(yán)重影響到后期工程項(xiàng)目的開展。所以在工程項(xiàng)目的建設(shè)中我們要設(shè)立專門的檔案管理部門，將檔案管理的工作與項(xiàng)目工程的工作齊頭并進(jìn)，使歸檔工作更加的系統(tǒng)，從而整個(gè)工程項(xiàng)目最終的驗(yàn)收打下基礎(chǔ)。
隨著國民經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，我國社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)迅速增加，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的根本點(diǎn)是加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過對新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對新時(shí)期提出社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。
一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析
(一)社會(huì)保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長迅速
我國社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權(quán)行動(dòng)計(jì)劃(2011-2012年)》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過2.23億，基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.2億，工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.4億，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長?？梢?，我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案與日俱增，當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展對社會(huì)保險(xiǎn)檔案的要求也在提高，需要對社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。
(二)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計(jì)劃
近幾年來，國內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃，早在2009年最后一次國務(wù)院常務(wù)會(huì)議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度。從2010年7月1日起，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)申報(bào)繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險(xiǎn)種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革都為新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。
(三)負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門分散
我國公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F(xiàn)行社會(huì)保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案;民政局管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金;商業(yè)保險(xiǎn)公司管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們在利用公民個(gè)人社保檔案時(shí)，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€(gè)人就業(yè)及保險(xiǎn)金交納情況，需要到幾個(gè)不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個(gè)人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便;而且這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如涉保人死亡以后，其所涉及的個(gè)人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金。
(四)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核
社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會(huì)保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會(huì)保險(xiǎn)的五個(gè)險(xiǎn)種檔案并非一個(gè)部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實(shí)現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報(bào)道深圳農(nóng)民工的退保潮現(xiàn)象，就是因?yàn)椴煌氖∈兄g不能共享社保繳費(fèi)信息，從而導(dǎo)致社保對于候鳥型的打工者來說只是帶不走、挪不動(dòng)的地方糧票。
(五)社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大
社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報(bào)模式的實(shí)現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時(shí)了。現(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。
二、我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問題
(一)對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視
由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面，強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放等方面，忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。
(二)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制不規(guī)范
由于我國目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會(huì)保險(xiǎn)檔案專職人員難落實(shí)。有些社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。
(三)社會(huì)保險(xiǎn)檔案存檔的條件差
由于場地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題無法解決，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。
(四)缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地﹑市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。 三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法
(一)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔
社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì)在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個(gè)數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲(chǔ)存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人;全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入;而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。
(二)根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理
根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲(chǔ)存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以件或卷進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定永久、長期和短期三種保管期限。
(三)建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)及社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運(yùn)營模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng)，對每個(gè)勞動(dòng)者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存，記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄;并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時(shí)也可替他們預(yù)測，比如退休時(shí)可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。
(四)在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)
在國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個(gè)全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實(shí)行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計(jì)劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項(xiàng)目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。
關(guān)鍵詞：文書工作、科技檔案、檔案管理、信息化
一.文書工作
文書是在社會(huì)活動(dòng)中，為處理各種事務(wù)而形成的具有特定效用的信息記錄。文書工作是對其進(jìn)行撰寫、傳遞、處理和管理而開展的一系列的活動(dòng)。文書工作對及時(shí)傳達(dá)、互通情況、處理問題、交流經(jīng)驗(yàn)、傳遞信息、提高工作效率等具有十分重要的意義。
文書工作的基本原則可歸納為下述三個(gè)方面：
1.準(zhǔn)確。準(zhǔn)確既包括文書本身的質(zhì)量，也包括文書處理程序各環(huán)節(jié)的質(zhì)量。文書在處理的過程中，要體現(xiàn)嚴(yán)肅、認(rèn)真的工作作風(fēng)，做到程序完整，方法縝密，手續(xù)齊全。
2.及時(shí)。及時(shí)是對文書工作效率的要求，也是對文書工作特性的具體體現(xiàn)。從文書工作總體上講，及時(shí)的原則要求應(yīng)視輕重急緩處理文件，加速文件的運(yùn)轉(zhuǎn)，做到不積壓、不拖延、不誤事誤時(shí)。為此，必須明確辦文的時(shí)限，即規(guī)定每個(gè)具體工作環(huán)節(jié)的時(shí)間，以確保文書工作的整體效率。
3.安全。安全是對文書工作的管理要求，是文書工作政治性的集中體現(xiàn)。圍護(hù)文書工作的安全，要保證文書內(nèi)容的安全，特別是一些文件。
二.科技檔案
首先，為保證歸檔文件的完整，科技檔案在整理、歸檔前都應(yīng)按項(xiàng)目收集齊全、完整成套。一套科技文件應(yīng)該能夠完整地反映該項(xiàng)科技活動(dòng)的全部內(nèi)容和歷史面貌，既有原始依據(jù)性文件，又有過程性和成果性文件。在歸檔前，檔案工作員應(yīng)根據(jù)專業(yè)性質(zhì)和科技、生產(chǎn)活動(dòng)的特點(diǎn)，認(rèn)真進(jìn)行檢查做好歸檔文件的完整性鑒別工作。但有時(shí)管理人員對于科技檔案不夠重視，用的著的時(shí)候重要，用不著的時(shí)候不重要。
其次，科技檔案必須是真實(shí)的歷史記錄，形成的所有聲像資料必須在內(nèi)容上始終與所反映的科技對象一致。要求科技檔案是其科技活動(dòng)同期形成的真實(shí)的歷史記錄，保證如實(shí)地記錄和反映科技對象的歷史面貌；同時(shí)要求科技檔案能夠動(dòng)態(tài)地反映科技文件歸檔后其科技對象發(fā)展變化的基本情況，使科技檔案為歷史研究和現(xiàn)實(shí)使用提供可靠的依據(jù)和憑證。
三.檔案管理
1.檔案的收集與整理
檔案收集整理工作的具體內(nèi)容是需對本單位（部門）需要?dú)w檔的文件、未及時(shí)歸檔的文件、具有長久保存價(jià)值的檔案文件的接收和整理。而檔案的收集和整理工作又可看作為是對檔案工作的前端控制。檔案的收集是前端控制的基礎(chǔ)和出發(fā)點(diǎn)，而檔案的整理則是前端控制的重點(diǎn)。工程項(xiàng)目檔案的前端控制是對文件歸檔之前的工程項(xiàng)目的早期參與，工程項(xiàng)目檔案往往形成周期長，涉及專業(yè)多，工序復(fù)雜，如不及早參與，必定會(huì)影響工程檔案的齊全完整，甚至?xí)绊懙焦こ掏瓿珊蟮恼w竣工驗(yàn)收。
總承包項(xiàng)目歸檔的內(nèi)容可參照城建檔案館所編制的相應(yīng)歸檔表，可根據(jù)該表所列的范圍進(jìn)行歸檔文件的收集整理。歸檔的文件分為四個(gè)大項(xiàng)分別為前期立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)階段文件、施工文件、竣工階段文件。而檔案資料的收集整理的過程應(yīng)隨著整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)程同時(shí)進(jìn)行著的，應(yīng)將檔案工作與工程項(xiàng)目的施工活動(dòng)實(shí)行同步管理，即簽訂合同、下達(dá)任務(wù)書時(shí)提出文件材料的歸檔范圍及要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度的同時(shí)檢查文件材料的形成情況；檢查工程質(zhì)量的同時(shí)檢查檔案材料的完整與準(zhǔn)確。
2.檔案的價(jià)值鑒定
檔案的價(jià)值鑒定是決定檔案是否值得保存的基本手段。如果錯(cuò)誤地銷毀了有價(jià)值的檔案，將會(huì)對于今后的查閱、參考和利用造成不可挽回的損失；反之，如果不適當(dāng)?shù)乇４媪藷o價(jià)值的檔案，也會(huì)給檔案室徒增人力、物力的消耗，并將真正有價(jià)值的檔案淹沒其中，有害無益。
在檔案的管理活動(dòng)中，注重加強(qiáng)對檔案的前端控制，能有效地解決檔案的質(zhì)量問題。如果只是被動(dòng)地接受歸檔工作，那么檔案的質(zhì)量就會(huì)失去必要的保證。為此，應(yīng)當(dāng)把檔案的管理模式由結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程，應(yīng)注意利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段來監(jiān)控文件和記錄的形成過程、保存和加工過程以及鑒定篩選歸檔過程。
在項(xiàng)目管理的過程中，資料員不能僅僅作為檔案的收集整理人員，了解檔案管理知識即可，也需要學(xué)習(xí)工程項(xiàng)目管理的相關(guān)知識，以此來提高自己的專業(yè)水平，這樣才能有的放矢地收集到相關(guān)的信息，才能了解到自己所收集的檔案是否齊全是否有效。
3.檔案的價(jià)值利用
檔案的保存價(jià)值一個(gè)重要的方面便是為了檔案能夠?yàn)槭褂谜咴谔峁┖罄m(xù)工作中全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的服務(wù)。
在利用檔案時(shí)，我們需要注意以下幾點(diǎn)：
（1）在閱覽時(shí)，使用者不得在文件上涂改、作標(biāo)記等，必須保證檔案文件的原始性及完整性，要愛護(hù)所查閱的檔案材料。
（2）如檔案需要外借，檔案員必須做好詳細(xì)的登記工作，不能因熟人或領(lǐng)導(dǎo)而忽略此步驟造成文件因借閱長時(shí)間后未歸還而忘記是由誰借用。同時(shí)，若文件超過借閱期限未歸還，檔案人員需提醒借閱人及時(shí)歸還，防止應(yīng)疏忽而造成的文件丟失。
（3）重要文件或者珍貴文件，應(yīng)妥善保管，盡量不外借，但若是合理的需要，可提供復(fù)印件供其外借使用。
四.檔案信息化
檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是檔案工作的重中之重，是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)，是做好檔案工作的關(guān)鍵。
傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為工作對象，文件形成后由資料員收集立卷，最后交到檔案部門進(jìn)行歸檔保存，由于紙質(zhì)檔案的管理工作已經(jīng)過了長期的實(shí)踐，總結(jié)出了一套工作流程及方法。在傳統(tǒng)的方式下，檔案收集后，先進(jìn)行分類、排序、裝訂、編號，然后錄入檔案目錄，并將目錄連同檔案一起裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案歸檔后被長期堆放、得不到及時(shí)的處理。此外，雖然檔案一般都分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，這樣一來導(dǎo)致查找和閱覽都變得比較繁瑣。由此可見，曾經(jīng)使用的傳統(tǒng)的檔案管理方法與信息化管理相比較存在著：檔案的編目流程繁瑣低效；整理時(shí)間冗長；檔案查閱耗時(shí)；統(tǒng)計(jì)工作難以開展等問題。
與此同時(shí)，由于如今檔案的種類和數(shù)量急劇增長，給保管和利用又帶來了一系列的問題，以前的傳統(tǒng)手工管理現(xiàn)已無法解決檔案工作面臨的種種難題，為了讓利用者能及時(shí)地?zé)o遺漏地得到所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每個(gè)需要利用的地方，這就需要借助于計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)。檔案的信息化管理，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的起草、查找、借閱、收集、整理、編制檢索工具等。電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤中。雖然在初期時(shí)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件時(shí)會(huì)遇到許多的問題和麻煩，但經(jīng)過一段時(shí)間的磨合后，電子文檔便捷、高速、直觀的優(yōu)越性會(huì)充分地體現(xiàn)出來，從而提高了利用率及利用時(shí)效，并可以不受時(shí)間和距離的限制來傳輸所需要的資料。
日益豐富的工作實(shí)踐證明，檔案管理采用電子化流轉(zhuǎn)方式，是檔案管理發(fā)展的趨勢，是提高工作效率的有效手段。因此，檔案信息化管理是改變傳統(tǒng)的檔案管理模式、有效提升檔案管理水平的必要手段，也是必經(jīng)之路。
參考文獻(xiàn)：
作者：孫兆鵬 李樹濤 單位：兗州煤業(yè)股份有限公司濟(jì)寧三號煤礦
在現(xiàn)實(shí)中，煤礦企業(yè)合同管理人員由于競爭壓力小，日子過得一直比較舒服，因循守舊、得過且過，缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識，導(dǎo)致觀念滯后、法律知識欠缺、管理方法落后，很難有能力去鉆研深層次的合同管理方面問題，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中突發(fā)的合同管理方面問題，更是心有余而力不足。合同的超前防范意識不強(qiáng)隨著煤炭企業(yè)的高速發(fā)展，部分煤炭企業(yè)集團(tuán)在此過程中，對合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識不足，考慮不周全，不少單位簽約前缺乏對合同對方當(dāng)事人主體資格、資信狀況和履約能力的調(diào)查了解，甚至發(fā)生不簽訂合同，擅自搞人情擔(dān)保，關(guān)系合同，盲目簽約，造成潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)隱患。合同簽訂過程控制不嚴(yán)格合同審驗(yàn)環(huán)節(jié)是開展合同管理工作的重點(diǎn)，是關(guān)系到合同簽訂成敗的關(guān)鍵。但在煤礦企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作中卻存在合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)、合同簽訂程序不規(guī)范等問題。依法訂立的有效合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)合同雙方的真實(shí)意思，而這需要明確的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤淖謥眢w現(xiàn)，不全面、不完整、有缺陷、有漏洞、有歧義的文字常常隱含著巨大的違約風(fēng)險(xiǎn)。另外，合同簽訂的程序也至關(guān)重要，整個(gè)合同的訂立需要先向煤炭企業(yè)經(jīng)管部門進(jìn)行法律咨詢、論證，對簽約單位進(jìn)行資質(zhì)審驗(yàn)，并形成初步意見報(bào)送審查，然后合同經(jīng)辦部門按照審查意見修改合同草本，最后報(bào)公司法律事務(wù)部門審查合同，而這些程序在現(xiàn)實(shí)操作中往往被簡化，從而導(dǎo)致某個(gè)節(jié)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)劇增。合同后續(xù)監(jiān)管被忽視合同簽訂只是開了一個(gè)頭，更重要的是簽約雙方按合同約定行使權(quán)利和履行義務(wù)，而我國大型煤礦企業(yè)往往忽視了合同及時(shí)有效的履行，忽視了合同履行的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，合同履行過程中的交貨、驗(yàn)收、結(jié)算等環(huán)節(jié)跟蹤管理及其在這些環(huán)節(jié)表現(xiàn)出來的履約資信評價(jià)也不能及時(shí)反饋到合同管理部門，導(dǎo)致違約行為發(fā)生的概率增加。合同管理機(jī)構(gòu)不健全管理制度不完善煤礦企業(yè)的發(fā)展壯大需要健全的管理機(jī)構(gòu)和完善的管理制度為其保駕護(hù)航，然而目前，我國的煤礦企業(yè)合同制度存在著職責(zé)不分、權(quán)利不明，管理混亂等現(xiàn)象，大部分煤礦合同管理都在企業(yè)管理部，其它經(jīng)營科室還兼任合同業(yè)務(wù)人員，好多合同管理人員還兼任著考核等其它工作。煤炭企業(yè)在合同管理方面雖然有一整套制度，但是很多制度不能落到實(shí)處，缺乏可操作性，受到傳統(tǒng)體制的制約，擅自搞人情合同、關(guān)系合同，致使合同管理部門把關(guān)作用被削弱，使其流于形式、形同虛設(shè)。
企業(yè)要注重培養(yǎng)和選拔高素質(zhì)的人才參與合同管理，選拔那些愛崗敬業(yè)、熟悉法律法規(guī)、客觀公正、保守秘密、具有良好職業(yè)道德的人員。同時(shí)，要抓好合同管理人員的培訓(xùn)和后續(xù)教育工作，開展好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作和職業(yè)道德教育工作，改善知識結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對合同管理人員的法律培訓(xùn)，加強(qiáng)對合同風(fēng)險(xiǎn)防范制度的宣貫，編制合同風(fēng)險(xiǎn)管理崗位手冊，提高合同管理人員捕捉信息、預(yù)測風(fēng)險(xiǎn)方面的敏感性，同時(shí)，企業(yè)應(yīng)建立有效的激勵(lì)與約束機(jī)制，實(shí)行合同管理人員的競爭上崗和定期考核制度，增強(qiáng)合同管理人員工作的積極性。較高素質(zhì)和責(zé)任感的合同管理人員才能從日常的工作中，捕捉到環(huán)境變化帶來的不確定因素，較早感知未來的合同風(fēng)險(xiǎn)，才能為管理層和決策層有效防范化解風(fēng)險(xiǎn)提供重要的數(shù)據(jù)支撐。實(shí)行合同全過程系統(tǒng)管理國有大型煤礦企業(yè)合同管理人員要在與關(guān)系單位簽約前加強(qiáng)調(diào)查，充分了解當(dāng)事人的主體資格、資信狀況、履約能力等，減少企業(yè)利益受損風(fēng)險(xiǎn);合同管理人員還要注重合同審查簽訂工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和合法性，要對草擬的合同項(xiàng)目的語言、條款、權(quán)利、義務(wù)、程序等內(nèi)容嚴(yán)格把關(guān)，確保合同符合國家標(biāo)準(zhǔn)，保證簽約雙方嚴(yán)格按合同約定行使權(quán)利和履行義務(wù);合同簽訂后，合同管理人員主要就是做好合同履行記錄，跟蹤合同履行過程，把好合同的結(jié)算關(guān)，以免出現(xiàn)違約的情況。
整個(gè)過程順利進(jìn)行僅僅依靠合同管理部門很難完成，需要合同管理部門會(huì)同相關(guān)職能部門密切配合，實(shí)施有效的管理，才能得以實(shí)現(xiàn)，建立煤炭企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制國有大型煤礦企業(yè)集團(tuán)進(jìn)行多元發(fā)展，要強(qiáng)化合同風(fēng)險(xiǎn)管理意識，建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控預(yù)警機(jī)制和綜合效益評價(jià)體系，定期進(jìn)行企業(yè)合同檢查分析，及時(shí)感知未來可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，比如:當(dāng)工程合同履行過程出現(xiàn)怠工、質(zhì)量等問題時(shí)，施工監(jiān)督部門要能將信息及時(shí)反饋到合同管理部門，合同管理部門根據(jù)情況進(jìn)行分析處理或提出法律建議。同時(shí)，合同管理部門要建立針對突發(fā)違約事件的制定完善應(yīng)急預(yù)案，劃定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警線，對各種潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行適時(shí)監(jiān)控，能夠迅速甄別情況，及時(shí)采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，減少煤礦企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。完善煤炭企業(yè)合同管理制度完善的企業(yè)合同管理制度是防范合同風(fēng)險(xiǎn)的有效途徑，國有大型煤礦企業(yè)要建立規(guī)章制度，不斷完善合同的資信調(diào)查、審批、會(huì)簽、審查、登記、保存，合同檔案管理制度，完善檢查考核和責(zé)任追究制度，使企業(yè)合同管理工作從事前、事中到事后全程受控，使合同管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、法律化。同時(shí)，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)管理制度，做到管理機(jī)制流暢、職責(zé)明確、規(guī)范運(yùn)作，從而使合同管理部門發(fā)揮應(yīng)有的作用。
【關(guān)鍵詞】建筑工程；合同管理；管理技巧；建筑市場
0引言
建筑工程合同是發(fā)包單位和承包單位為了完成其所商定的工程建設(shè)目標(biāo)以及與工程建設(shè)目標(biāo)相關(guān)的具體內(nèi)容，明確雙方相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。它是訂立合同的當(dāng)事人在建筑工程項(xiàng)目實(shí)施建設(shè)過程當(dāng)中的最高行為準(zhǔn)則，是規(guī)范雙方的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、協(xié)調(diào)雙方工作關(guān)系、解決合同糾紛的法律依據(jù)。因此，如何加強(qiáng)合同管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，對每個(gè)施工企業(yè)來說是至關(guān)重要的工作，它不僅關(guān)系到建筑企業(yè)的經(jīng)營效益，更關(guān)系到建筑企業(yè)的生存和發(fā)展。下面就如何加強(qiáng)建筑合同管理及風(fēng)險(xiǎn)防范的三個(gè)方面與大家共同研討。
1 合同管理的重要性
對于建筑工程來說合同是由建設(shè)單位雙方在達(dá)成共識之后一同簽訂的關(guān)于整個(gè)工程建設(shè)的具體內(nèi)容、要完成的目標(biāo)以及具體事項(xiàng)等多方面的經(jīng)濟(jì)合同，合同管理則是由建設(shè)單位、工商行政管理部門、承建單位以及相關(guān)監(jiān)理部門根據(jù)我國相關(guān)行政法規(guī)、制度的基礎(chǔ)上來共同執(zhí)行的建筑工程施工的依據(jù)，同時(shí)確保了合同條款中每一項(xiàng)具體內(nèi)容的有效實(shí)施。
1.1 強(qiáng)化合同管理推動(dòng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的建設(shè)
隨著建筑市場的不斷規(guī)范化，才出現(xiàn)了合同。近年來的實(shí)踐證明，通過合同能夠有效的對建筑市場進(jìn)行管理，在對建筑市場進(jìn)行管理的過程中常常會(huì)因?yàn)闆]有較為具體的內(nèi)容條款而無法行使職能，但是通過對合同的使用恰恰彌補(bǔ)了這一缺陷，利用具體的法律、法規(guī)對違法行為進(jìn)行了嚴(yán)肅處理。
1.2合同管理是建設(shè)項(xiàng)目管理的核心
加強(qiáng)合同管理是進(jìn)行有效項(xiàng)目管理的需要。任何建筑工程項(xiàng)目的實(shí)施都是以簽訂系列承發(fā)包合同為前提的，忽視了合同管理就意味著無法對工程質(zhì)量、工程進(jìn)度、工程費(fèi)用進(jìn)行有效控制，更勿論對人力資源、工作溝通、工程風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行綜合管理。只有抓住合同管理這個(gè)核心，才可能統(tǒng)籌調(diào)控整個(gè)建筑工程項(xiàng)目的運(yùn)行狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)。
1.3 加強(qiáng)合同管理是時(shí)代所需
隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，綜合國力不斷增強(qiáng)，建筑市場在發(fā)展的過程中也開始逐漸開放。近年來在建筑市場上所引起的國際競爭越來越明顯，為我國建筑行業(yè)帶來了一定的壓力與挑戰(zhàn)。
2加強(qiáng)合同管理及風(fēng)險(xiǎn)防范的措施
1.重視建筑工程項(xiàng)目合同文本的擬定與分析具體在合同文本的形式上，應(yīng)該盡量采用合同示范文本；對外簽訂建設(shè)工程施工合同，必須使用建設(shè)部示范文本，詳盡填寫。并根據(jù)相關(guān)法律取其精華，制定本公司示范文本的推薦填寫文本，也就是說，可根據(jù)工程需要選擇一種業(yè)主既易接受又能實(shí)現(xiàn)承包方目的的方法。在實(shí)際工作中，因?yàn)槭褂貌煌袷降暮贤a(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛的例子并不鮮見。因此，應(yīng)當(dāng)盡量使用各類公用建筑、民用住宅、工業(yè)廠房、交通設(shè)施及線路管理的施工、設(shè)備安裝的合同樣本―――《建設(shè)工程施工合同 （示范文本）》。此舉可以有效防止所擬定的合同出現(xiàn)缺項(xiàng)、漏項(xiàng)及不平等條款。同時(shí)也有利于行政管理機(jī)關(guān)對合同實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督，有助于仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院及時(shí)裁判糾紛，維護(hù)雙方的合法利益。
同時(shí)，在擬定合同文本的內(nèi)容時(shí)，合同管理人員必須對工程現(xiàn)狀進(jìn)行深入調(diào)研，使擬定合同具有預(yù)見性，且要對合同進(jìn)行細(xì)致分析，避免所擬定的條款出現(xiàn)歧義。擬定合同文本要把握以下要點(diǎn)：明確合同訂立時(shí)間及優(yōu)先順序；約定價(jià)款中核定工程量清單的時(shí)間期限；專用條款中明確組成合同的文件及解釋順序；重視索賠條款的擬定。應(yīng)該對所擬定的合同初稿進(jìn)行合法性分析及完備性分析：確認(rèn)發(fā)包單位和承包單位雙方是否具備相應(yīng)資格；工程項(xiàng)目是否具備簽訂與實(shí)施合同的條件；招標(biāo)投標(biāo)過程是否符合法定程序；合同是否符合現(xiàn)行法律法規(guī)的要求。同時(shí)要確保構(gòu)成合同的各種文件齊全、合同條款齊全、合同用詞準(zhǔn)確、對工程可能出現(xiàn)的不利情況有足夠預(yù)見性。
2.建立健全建筑工程合同管理制度并善加利用。合同管理環(huán)節(jié)繁多，包括合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達(dá)、交底、學(xué)習(xí)、責(zé)任分解、履行跟蹤、變更、中止、解除、終止等，建筑單位要規(guī)范本單位的合同管理，就應(yīng)該首先就合同管理全過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)建立和健全一系列可操作的合同管理制度，使其合同管理有章可循。
合同交底制度、責(zé)任分解制度、每日工作報(bào)送制度及進(jìn)度款審查批準(zhǔn)制度是每一個(gè)建筑單位都應(yīng)該建立的合同管理制度。合同簽訂后，合同管理人員應(yīng)該對各級項(xiàng)目管理人員和各工作組負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，形成合同交底制度。責(zé)任分解制度則是指合同管理人員將各種合同時(shí)間的責(zé)任分解落實(shí)到各工作小組，明確其工作范圍和責(zé)任，通過合同任務(wù)的層層分解將任務(wù)落實(shí)到人，協(xié)調(diào)各方面積極配合共同實(shí)施合同。
3.對建筑工程合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。合同變更在建筑工程項(xiàng)目實(shí)踐中是比較頻繁的，而合同變更往往會(huì)導(dǎo)致索賠糾紛，因此在合同簽訂以后，合同管理人員還要對建設(shè)工程項(xiàng)目合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，重點(diǎn)把握以下幾個(gè)方面：
（1） 建立索賠制度。施工索賠是法律和合同賦予損失者的權(quán)利，對建筑企業(yè)來說是一種保護(hù)自己，維護(hù)自己正當(dāng)權(quán)益，避免損失，增加利潤的手段；施工索賠可以化解工程項(xiàng)目的各類風(fēng)險(xiǎn)，是建筑企業(yè)生存和發(fā)展的必然選擇；施工索賠是建筑企業(yè)在對業(yè)主索賠的過程中，把協(xié)商、解決經(jīng)濟(jì)損失作為上策，避免合同糾紛的發(fā)生；施工索賠要以合同為基礎(chǔ)，要以事實(shí)證據(jù)說話，索賠的證據(jù)包括投標(biāo)文件、會(huì)議紀(jì)要、來往信函、通知、施工組織設(shè)計(jì)、施工記錄、工程照片、氣象資料、各種驗(yàn)收報(bào)告、有關(guān)原始憑證及國家的相關(guān)規(guī)定和有效信息等。
（2） 重視現(xiàn)場簽證。在按照合同條款支付時(shí)應(yīng)該防止過早、過量簽證，特別是合同變更補(bǔ)充協(xié)議的簽訂須格外謹(jǐn)慎，簽證必須依據(jù)相關(guān)合同條款衡量，起到相互制約的作用。尤其要重視設(shè)計(jì)變更與施工圖錯(cuò)誤，此類簽證只需簽變更或修正的項(xiàng)目，原圖紙不變的勿重復(fù)簽證，已經(jīng)下料和購料的，務(wù)必簽寫清楚材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、變更日期、運(yùn)輸情況、到場情況、成品情況、有無回收或代用等詳細(xì)情況。
（3） 及時(shí)記錄、收集和整理工程所涉及的各種文件 （如圖紙、計(jì)劃、技術(shù)說明、規(guī)范、變更指令等），對合同變更部分進(jìn)行審核與分析。在實(shí)際工作中，合同變更應(yīng)該與提出索賠同步進(jìn)行，須業(yè)主與承包商雙方達(dá)成一致后再進(jìn)行合同變更。
（4） 及時(shí)處理停工損失 （包括由非承包商責(zé)任造成的停工損失），雙方按合同約定的時(shí)間以書面形式，按合法程序簽認(rèn)停工的相關(guān)具體內(nèi)容。
（5） 嚴(yán)格執(zhí)行工程量清單規(guī)范及定額規(guī)定，對于定額未規(guī)定的情況，應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況或者參考相同類定額及有關(guān)的規(guī)定做出補(bǔ)償。
4.認(rèn)真開展建筑工程合同履行情況評價(jià)工作。建筑工程合同內(nèi)容豐富，真實(shí)地反映了整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)的全過程，認(rèn)真開展建筑工程合同履行情況評價(jià)工作并能夠總結(jié)和歸納在建設(shè)過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。在合同終止之后，合同管理人員應(yīng)該做好建筑工程項(xiàng)目合同資料的收集、保存、整理、分類、登記、編號、裝訂、歸檔備案工作，實(shí)現(xiàn)工程合同檔案管理程序化和規(guī)范化。