時(shí)間：2023-06-14 16:36:28
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關(guān)鍵詞：電子商務(wù)檔案管理；智能化；發(fā)展
中圖分類號(hào)：F71336文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2016）03-0193-02
隨著電子商務(wù)的不斷發(fā)展，以往電子商務(wù)檔案的管理模式滿足不了電子商務(wù)的需求。目前，電子商務(wù)檔案的內(nèi)容具有多樣化、復(fù)雜化的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)形式有電子郵件、電子收支款項(xiàng)、電子賬單等。[1]為了將這些復(fù)雜、大量的電子商務(wù)檔案更加條理化、系統(tǒng)化，那么相應(yīng)的管理模式需要智能化。因此，客觀角度上，電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)取得的重大成就推進(jìn)了電子商務(wù)檔案管理向智能化方向發(fā)展。
一、電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)
第一，電子商務(wù)檔案具有虛擬性。因?yàn)殡娮由虅?wù)產(chǎn)業(yè)的進(jìn)行使處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，它具有同網(wǎng)絡(luò)一樣的虛擬性質(zhì)。那么，電子商務(wù)檔案也同樣具備虛擬的特征。具體表現(xiàn)為，電子商務(wù)活動(dòng)和交易都是在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上完成的，這些活動(dòng)或交易所產(chǎn)生的一切信息都是虛擬的，包括交易的內(nèi)容、物質(zhì)信息，另外，交易時(shí)買賣雙方采用的支付手段是網(wǎng)上銀行或其他的金融服務(wù)，這些信息也同樣具備虛擬性的特征。
第二，電子商務(wù)檔案具有復(fù)雜性的特征。電子商務(wù)的一切活動(dòng)和行為的存儲(chǔ)方式都是通過(guò)數(shù)字技術(shù)來(lái)存儲(chǔ)，這些信息的獲取需要通過(guò)編碼解譯，并不能直觀獲取到這些信息，因此，電子商務(wù)檔案也愈加復(fù)雜化。
第三，電子商務(wù)檔案具有集成性。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子商務(wù)檔案在信息存儲(chǔ)上具有集成性的特點(diǎn)。目前的電子商務(wù)檔案不僅存儲(chǔ)的有文字等單一性的信息，還包括一些圖像、視頻信息，電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的信息多元化，較紙質(zhì)檔案更為方便。
二、電子商務(wù)檔案智能化管理的發(fā)展趨勢(shì)
（一）電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的智能化發(fā)展
電子商務(wù)檔案的管理有三項(xiàng)具體內(nèi)容，分別是存儲(chǔ)、信息檢索和應(yīng)用。整個(gè)電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)是在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行的，而且檔案信息的存儲(chǔ)也同樣需要依靠計(jì)算機(jī)。因此，電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的智能化發(fā)展必須依靠計(jì)算機(jī)來(lái)完成。
電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的智能化，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)的運(yùn)算和控制功能應(yīng)用到存儲(chǔ)設(shè)備上，也就是說(shuō)讓存儲(chǔ)電子商務(wù)檔案的設(shè)備本身?yè)碛械韧谟?jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)的運(yùn)算控制功能，讓存儲(chǔ)設(shè)備智能化，讓存儲(chǔ)設(shè)備能夠自發(fā)存儲(chǔ)電子商務(wù)檔案。并且在此基礎(chǔ)上，對(duì)電子商務(wù)檔案進(jìn)行備份，保證電子商務(wù)檔案的安全性，對(duì)電子商務(wù)檔案進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)。如果電子商務(wù)檔案采用智能存儲(chǔ)的方式，具有非常明顯的效果，對(duì)比原來(lái)的存儲(chǔ)方式，智能存儲(chǔ)在信息安全和保密兩方面上有著更大的優(yōu)勢(shì)。具體來(lái)說(shuō)，智能存儲(chǔ)更加全面具體地監(jiān)控信息存儲(chǔ)設(shè)備的內(nèi)部情況，包括文件數(shù)據(jù)的讀取、寫入。此外，在發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)系統(tǒng)問(wèn)題和故障上，智能存儲(chǔ)技術(shù)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取相應(yīng)的措施來(lái)解決問(wèn)題，保證存儲(chǔ)信息的安全完整以及存儲(chǔ)設(shè)備的繼續(xù)使用。電子商務(wù)檔案智能存儲(chǔ)除了軟件上的智能化，也就是存儲(chǔ)管理管理的智能化之外，還需要硬件上的智能化。對(duì)于電子商務(wù)檔案的安全性來(lái)講，智能存儲(chǔ)可以保證檔案信息的完整性和安全性，另外，智能存儲(chǔ)中的信息備份管理可以避免信息丟失帶來(lái)的麻煩和困擾。而且，當(dāng)電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，可以進(jìn)行修復(fù)，給電子商務(wù)檔案的管理提供了有利條件。[2]
（二）電子商務(wù)檔案信息檢索的智能化發(fā)展
科技的發(fā)展給人類的生活和工作帶來(lái)了翻天覆地的發(fā)展，電子商務(wù)檔案信息檢索智能化應(yīng)運(yùn)而生，是不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)取得了很多的成就，其中在信息檢索方面，發(fā)明了圖文信息智能檢索，計(jì)算機(jī)信息檢索技術(shù)的發(fā)展為電子商務(wù)檔案信息檢索智能化提供了一定的幫助。
電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的信息具有復(fù)雜性和集成性：信息存儲(chǔ)形式和格式多樣化，信息的表現(xiàn)方式多樣化，信息的加密情況不一樣，包括存儲(chǔ)信息的設(shè)備不同，面對(duì)復(fù)雜的信息，對(duì)信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息檢索智能化具有非常深遠(yuǎn)的影響力和意義。
將商業(yè)、客戶信息等內(nèi)容和搜索詞的關(guān)聯(lián)度作為基礎(chǔ)，以包含信息的重要性作為考察指標(biāo)，對(duì)這些包含的信息進(jìn)行排序，提高搜索的效率。而且，產(chǎn)業(yè)的進(jìn)步必然會(huì)帶來(lái)更多更復(fù)雜的交易信息和客戶信息，傳統(tǒng)的信息搜索方式只會(huì)加大用戶搜索的困難度和工作量，而為了方便用戶更加快速地搜索到自己想要查詢的商業(yè)信息等內(nèi)容，就必須智能搜索信息。
現(xiàn)階段的人工智能技術(shù)取得較大程度的進(jìn)步和發(fā)展，技術(shù)上的成熟為智能信息搜索提供了便利條件。[3]而且，依托快速發(fā)展的人工智能技術(shù)，智能化信息檢索越趨于高級(jí)階段發(fā)展。
（三）電子商務(wù)檔案應(yīng)用的智能化發(fā)展
企業(yè)需要將檔案所包含的信息作為依據(jù)預(yù)測(cè)商情、設(shè)計(jì)營(yíng)銷方案、處理客戶關(guān)系。目前，對(duì)檔案信息的應(yīng)用已經(jīng)成為推動(dòng)電商產(chǎn)業(yè)進(jìn)步的一項(xiàng)重要途徑。為了實(shí)現(xiàn)最優(yōu)目標(biāo)，研究如何實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用的智能化成為現(xiàn)階段電子商務(wù)研究的主要內(nèi)容。
企業(yè)對(duì)電子商務(wù)檔案的應(yīng)用主要在預(yù)測(cè)商情、設(shè)計(jì)營(yíng)銷方案和處理客戶關(guān)系三個(gè)領(lǐng)域。檔案存儲(chǔ)的信息包含客戶檔案。在電子商務(wù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，企業(yè)和客戶之間的交流方式和以往的傳統(tǒng)交易模式有很大的區(qū)別，因此，客觀上要求企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者必須正確處理新型的客戶關(guān)系。當(dāng)前階段將客戶作為中心、重視客戶的商業(yè)模式要求，必須管理新型客戶關(guān)系，而且管理新型客戶關(guān)系是企業(yè)樹(shù)立以客戶為中心理念的重要實(shí)踐。企業(yè)將客戶關(guān)系管理系統(tǒng)進(jìn)行智能化，形成新型的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，企業(yè)通過(guò)這種管理系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)和客戶之間的聯(lián)系，更好地服務(wù)客戶，增添客戶對(duì)企業(yè)工作的滿意度，達(dá)成企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和競(jìng)爭(zhēng)力提升的目的。此外，企業(yè)還可以通過(guò)管理系統(tǒng)深入了解客戶的需求，研究電商產(chǎn)品的市場(chǎng)需求以及完善度，發(fā)現(xiàn)并解決企業(yè)在管理上存在的問(wèn)題，吸引更多優(yōu)質(zhì)的客戶，將利潤(rùn)最大化，從而實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，優(yōu)化企業(yè)管理能力的目的。
針對(duì)企業(yè)的商情預(yù)測(cè)需要智能化發(fā)展。隨著電子商務(wù)的發(fā)展，電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的客戶信息、商業(yè)信息是非常復(fù)雜且多樣，面對(duì)如此復(fù)雜和多樣的電子商務(wù)檔案信息系統(tǒng)，是需要一個(gè)智能化的數(shù)據(jù)分析處理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行高度的分析和處理。[4]而智能化的商情預(yù)測(cè)系統(tǒng)，它所依據(jù)的思想和技巧分別是數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)管理，采用的營(yíng)銷策略是一對(duì)一的方式，并且采用個(gè)性化的售后服務(wù)，在此基礎(chǔ)上滿足客戶的需求。以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)的盈利。另外，智能化的商情預(yù)測(cè)系統(tǒng)除了滿足現(xiàn)有的市場(chǎng)需求之外，還需要不斷的發(fā)展和更新，以適應(yīng)不斷發(fā)展的市場(chǎng)，滿足不斷變化的客戶需求。
三、電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展方式
電子商務(wù)檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化需要通過(guò)兩個(gè)方面來(lái)完成。第一，硬件上，管理檔案必須依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這是電子商務(wù)檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化的基礎(chǔ)和客觀要求。現(xiàn)階段，很多企業(yè)在硬件上的落后嚴(yán)重阻礙了智能化管理的前進(jìn)路程，因此，在未來(lái)的發(fā)展中，企業(yè)必須對(duì)硬件的更新投入資金和精力上的支持，實(shí)現(xiàn)硬件和存儲(chǔ)設(shè)備的匹配，再匹配相應(yīng)的軟件，使之具備實(shí)現(xiàn)智能管理檔案的前提條件。
第二，智能管理檔案的實(shí)現(xiàn)除了依托技術(shù)因素之外，還需要人為因素的支撐。因此，企業(yè)需要提升相關(guān)工作人員的知識(shí)和技術(shù)水平，引進(jìn)先進(jìn)的全面型人才，開(kāi)發(fā)智能化電子商務(wù)檔案管理系統(tǒng)，讓員工能夠準(zhǔn)確地掌握管理檔案的職能和技術(shù)。另外，電子商務(wù)檔案管理系統(tǒng)需要保證信息的準(zhǔn)確性和安全性，對(duì)此，相應(yīng)的管理系統(tǒng)可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限，不同職位員工的操作權(quán)限不盡相同，相互制約，為電子商務(wù)檔案的準(zhǔn)確性和安全性提供保障。
四、結(jié)語(yǔ)
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)帶來(lái)了信息爆炸，電子商務(wù)的不斷發(fā)展必然會(huì)產(chǎn)生多樣且復(fù)雜的交易信息和商業(yè)信息，對(duì)于存儲(chǔ)信息的電子商務(wù)檔案的管理必須智能化，才能保證電子商務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，才能為企業(yè)在開(kāi)展電子商務(wù)活動(dòng)和交易時(shí)掌握準(zhǔn)確完整的信息來(lái)進(jìn)行商情預(yù)測(cè)、設(shè)計(jì)營(yíng)銷方案和處理客戶關(guān)系，成為企業(yè)發(fā)展的有力支撐，為企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)地位做出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]張冬青.電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)[J].檔案學(xué)研究，2011（06）：70-73.
[2]孫萬(wàn)彤.電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)及智能化發(fā)展趨勢(shì)探討[J].黑龍江史志，2014（20）：102.
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 智能化 人事檔案管理
當(dāng)下的時(shí)代以信息技術(shù)的大發(fā)展和廣泛應(yīng)用為基本特征，各個(gè)領(lǐng)域都已經(jīng)或正在向著信息
1.人事檔案管理發(fā)展概況
1.1國(guó)外研究及發(fā)展
人事檔案管理在國(guó)外，尤其是歐美發(fā)達(dá)國(guó)家發(fā)展較早，與之相近的管理領(lǐng)域還包括人事記錄和人事文件。這三個(gè)概念在國(guó)外研究和應(yīng)用中經(jīng)常出現(xiàn)混用，但實(shí)際上，人事檔案與一般單位的人事文件是不同的。在國(guó)外對(duì)人事檔案進(jìn)行定義的相關(guān)法律規(guī)定中，最流行的一種就是美國(guó)的密歇根州州法典對(duì)其進(jìn)行的概括。該法典稱人事檔案記錄了企業(yè)職工整個(gè)工作生涯過(guò)程中所有的工作行為，這些行為保存在某些機(jī)構(gòu)當(dāng)中，能夠?qū)β毠さ木蜆I(yè)、升職、薪酬福利等工作的方方面面形成很大程度的影響。人事文件是保密性的，可以不被公開(kāi)，而人事檔案有法律作為保障，企業(yè)員工可以要求企業(yè)對(duì)其公開(kāi)人事檔案，否則就違背了法律的相關(guān)規(guī)定，應(yīng)受到相應(yīng)的制裁。
1.2國(guó)內(nèi)研究及發(fā)展
在我國(guó)，對(duì)人事檔案的定義也是多種多樣的，最為流行的解釋是人事檔案是國(guó)家和社會(huì)的組織機(jī)構(gòu)以文字、表格或其他形式對(duì)個(gè)人的經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、才能等進(jìn)行記錄，并反映在個(gè)人的具體生活當(dāng)中。由此可見(jiàn)，人事檔案由三部分要素構(gòu)成，包括國(guó)家或社會(huì)層面的組織機(jī)構(gòu)，檔案保存在個(gè)人的社會(huì)信息單元中，檔案記錄必須是真實(shí)的、客觀的。
從上述國(guó)內(nèi)外對(duì)人事檔案的定義和理解來(lái)看，人事檔案是在個(gè)人參加社會(huì)工作，由企業(yè)或社會(huì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事管理過(guò)程中形成的，并以個(gè)人社會(huì)信息的形式進(jìn)行整理收集，以備隨時(shí)對(duì)個(gè)人的工作信息進(jìn)行考察。
2.醫(yī)院的人事檔案管理現(xiàn)狀
目前，由于我國(guó)的醫(yī)院現(xiàn)代化管理剛剛起步，許多醫(yī)院的管理水平還停留在上世紀(jì)八十年代左右，早已不能滿足現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的需要，醫(yī)院的人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，其混亂現(xiàn)狀尤為嚴(yán)重。
2.1內(nèi)容模糊
人事檔案管理最重要的原則就是記錄內(nèi)容的清晰、真實(shí)，而這一點(diǎn)在目前的醫(yī)院管理缺陷尤為嚴(yán)重。其人員構(gòu)成受到歷史環(huán)境的影響非常復(fù)雜，這就導(dǎo)致在實(shí)際的人事檔案管理工作中，人員信息內(nèi)容模糊，甚至造價(jià)的情況嚴(yán)重。更為嚴(yán)重的一個(gè)問(wèn)題是，在醫(yī)院的人事檔案信息中，大部分都是個(gè)人工作生涯中所取得的各種各樣的成績(jī)，而對(duì)其所犯錯(cuò)誤、工作失誤等不利信息則比重就輕，甚至直接省去。最重要的原因是人事檔案管理部門和領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有端正責(zé)任態(tài)度，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行糾正，甚至與相關(guān)人員一同造價(jià)，以謀取某些個(gè)人的私利。
2.2管理部門混亂
人事檔案管理應(yīng)由醫(yī)院的人事管理部門負(fù)責(zé)，但在實(shí)際情況中，許多醫(yī)院或由于組織機(jī)構(gòu)設(shè)置局限，或由于根本就沒(méi)有現(xiàn)代人事管理理念，沒(méi)有設(shè)置自己的人事管理部門，這就使得人事檔案的管理在實(shí)際操作中的管理非?；靵y，沒(méi)有一個(gè)直接負(fù)責(zé)的部門。這種“政出多門”的現(xiàn)象有著深刻的社會(huì)歷史因素的影響，在我國(guó)傳統(tǒng)的醫(yī)院管理工作中，由于受制于“檔隨人走”觀念的束縛，造成個(gè)人人事檔案的管理不斷的變換主管部門，而隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代化企業(yè)管理理念的不斷發(fā)展，許多醫(yī)院開(kāi)始意識(shí)到這一問(wèn)題的嚴(yán)重性，但受到利益分配等現(xiàn)實(shí)因素的影響，使得目前的醫(yī)院人事檔案管理還在一定程度上存在著主管部門混亂的現(xiàn)象。
2.3檔案利用效率低
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)化程度的不斷加深，對(duì)人事檔案利用效率的要求也越來(lái)越高，但在目前的醫(yī)院管理工作當(dāng)中，人事檔案的利用效率非常低下，這又是受傳統(tǒng)觀念和檔案管理模式的不良影響。人事檔案的利用應(yīng)擴(kuò)展到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的各種組織形式，充分利用人事檔案的信息優(yōu)勢(shì)，給社會(huì)經(jīng)濟(jì)的人事管理帶來(lái)活力。
3.醫(yī)院人事檔案管理的智能化發(fā)展
實(shí)現(xiàn)智能化發(fā)展的基礎(chǔ)是信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理中得到大規(guī)模的推廣應(yīng)用，事實(shí)上，信息化管理也是整個(gè)管理模式大的發(fā)展方向。具體的發(fā)展措施可以從以下幾個(gè)方面著手：
3.1打造信息化管理基礎(chǔ)
通過(guò)在醫(yī)院日常管理中全面應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，使信息化管理成為醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的常態(tài)。涉及到人事檔案管理，通過(guò)建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，將各種人事檔案信息以電子文件的形式存儲(chǔ)在醫(yī)院的數(shù)據(jù)庫(kù)中，為人事檔案管理的智能化發(fā)展提供牢靠的數(shù)據(jù)和信息支持。
3.2建立人事檔案信息管理局域網(wǎng)
在龐大的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)上，醫(yī)院可通過(guò)建立內(nèi)部人事檔案管理局域網(wǎng)，使醫(yī)院職工可以通過(guò)局域網(wǎng)的平臺(tái)充分參與到人事檔案管理當(dāng)中，形成智能化管理前提下的人人參與局面。
3.3建立統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)
在建立了人事檔案管理的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和基本管理形式的前提下，通過(guò)建立統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)︶t(yī)院人事檔案管理的智能化、標(biāo)準(zhǔn)化起到非常關(guān)鍵的標(biāo)尺作用。
3.4運(yùn)用信息化管理手段
現(xiàn)代社會(huì)是信息化社會(huì)，醫(yī)院人事檔案管理要想緊跟時(shí)代步伐，就必須采用信息化管理手段，具體來(lái)講就是要盡可能的多運(yùn)用當(dāng)代最新的科技成果和管理手段，同時(shí)還在很大程度上提高了檔案人事管理效率和水平，因此實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理是大勢(shì)所趨，是時(shí)展的必然趨勢(shì)。
4.結(jié)語(yǔ)
總之，通過(guò)現(xiàn)代化的信息手段對(duì)人事檔案進(jìn)行智能化的管理，才是新時(shí)代背景下我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理工作的主要發(fā)展方向。
參考文獻(xiàn)：
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[2] 杜娟. 信息時(shí)代人事檔案管理的發(fā)展方向[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2012（10）
1 事業(yè)單位內(nèi)部管理之檔案管理的重要性分析
檔案管理在工作實(shí)踐之中不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的重要意義，同時(shí)也兼具著長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史內(nèi)涵。具體檔案管理重要作用分析如下。
其一，促進(jìn)工作效率的提高。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化處理的轉(zhuǎn)變后，將過(guò)去的集中立卷改變?yōu)殡S時(shí)整理文件歸檔，將集中的工作量化為分散的工作量，同時(shí)隨時(shí)拾遺補(bǔ)漏，確保檔案資料不會(huì)形成存積，不僅能完成檔案管理工作及時(shí)歸檔，還極大提升了信息檢索的便利。此外，信息網(wǎng)絡(luò)管理的推廣與應(yīng)用讓新增文檔資料的插入設(shè)置十分方便，檔案管理員只需簡(jiǎn)單幾步鍵盤操作，輔以修改檔案目錄即可完成項(xiàng)目增設(shè)。
其二，確保檔案的原始性。用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備將原資料文件直接掃描，檔案完整進(jìn)駐管理系統(tǒng)，便可以直接查看檔案的電子格式文檔，又能夠直觀地將原文無(wú)損呈現(xiàn)。
其三，提升檔案整理與使用率。采取模糊檢索、高級(jí)檢索等細(xì)化輔助功能，能讓檔案管理與利用頻率在保持高質(zhì)量、高精度的基礎(chǔ)上得到極大地提高。此外，借助網(wǎng)絡(luò)設(shè)置專用VPN通道，還能夠?qū)Ξ惖貦n案進(jìn)行遠(yuǎn)程管理與查閱，將檔案管理功用覆蓋直徑無(wú)限擴(kuò)大。
其四，增加信息保密等級(jí)。通過(guò)對(duì)檔案管理將檔案按照內(nèi)容涉獵面的敏感程度、機(jī)密程度等進(jìn)行明確的等級(jí)劃定，將檔案有針對(duì)性地建立防護(hù)墻，能夠讓保密檔案得到一一相對(duì)的有效保護(hù)。同時(shí)，對(duì)每一查閱涉密檔案的情況記錄在案亦有利于事后跟蹤追查責(zé)任歸屬。
2 新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理的工作優(yōu)化路徑
（1）加大檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)力度。檔案管理工作的存在對(duì)于問(wèn)題決策至關(guān)重要，在每一個(gè)事業(yè)單位中都應(yīng)有舉足輕重的地位。檔案作為記錄事業(yè)單位中珍貴歷史的載體，加大對(duì)檔案管理工作的建設(shè)力度，不僅可以記錄下事業(yè)單位在不同時(shí)期所發(fā)生的變化，還可以為今后事業(yè)單位的建設(shè)提供前車之鑒。為了不斷提高檔案管理的水平，事業(yè)單位首先應(yīng)要求相關(guān)管理人員在選擇歸檔文件材料上，慎重辨識(shí)來(lái)源的可靠性，盡可能收集可靠且全面的資源信息。其次，管理人員自身必須嚴(yán)守管理制度，嚴(yán)格按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理歸檔，確保檔案類別清晰規(guī)范，符合調(diào)閱習(xí)慣。最后，管理人員載明檔案的具體情況應(yīng)該做到記錄完整，字跡規(guī)范。
（2）增強(qiáng)管理層人員自身認(rèn)知能力。新時(shí)期優(yōu)化我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作，首先需要強(qiáng)化管理層從業(yè)人員對(duì)本職工作的認(rèn)知能力及業(yè)務(wù)能力。其次，檔案管理需要健全管理制度，即應(yīng)加大法律法規(guī)的宣傳力度，適時(shí)舉辦專業(yè)知識(shí)以及相關(guān)法規(guī)的培訓(xùn)活動(dòng)，使得管理人員清晰明確各自職責(zé)，強(qiáng)化工作責(zé)任感以及管理意識(shí)。需要注意的是，在管理層人員的培訓(xùn)指導(dǎo)活動(dòng)中可以適當(dāng)穿插檔案管理的發(fā)展歷史，向其強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，使其意識(shí)到檔案作為其他部門工作得以順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，是單位可持續(xù)發(fā)展的根基所在，從而調(diào)動(dòng)檔案管理層人員的工作積極性以及自豪感，繼而推動(dòng)管理工作取得實(shí)質(zhì)進(jìn)步。
（3）提高工作人員全面素質(zhì)技能。素質(zhì)技能是對(duì)從業(yè)人員具備多方面綜合條件的能力體現(xiàn)，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員來(lái)說(shuō)，素質(zhì)技能的優(yōu)劣常常會(huì)對(duì)檔案管理工作的效率和水平產(chǎn)生影響。由此，為了更好地提高管理人員的工作進(jìn)度，事業(yè)單位可以適時(shí)舉辦一些相關(guān)的進(jìn)修活動(dòng)以及宣傳講座，以達(dá)到不斷提高工作人員素質(zhì)技能的目的。該研究者者建議可以將檔案管理人員的學(xué)習(xí)拆分為以下四個(gè)方面作為培訓(xùn)重點(diǎn)。
第一，事業(yè)單位應(yīng)全面推廣普及檔案管理法律、法規(guī)宣傳。比如通過(guò)講座以及小組會(huì)議的模式，對(duì)與此相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行正面宣傳，加深事業(yè)單位中檔案管理人員的法律意識(shí)，防止檔案管理人員作風(fēng)不當(dāng)，觸犯法律底線，同時(shí)也鞭策管理人員努力做好自身工作。
第二，事業(yè)單位應(yīng)積極做好觀念糾正工作，讓廣大員工領(lǐng)導(dǎo)體會(huì)檔案在單位各部組成中的重要地位，以提高檔案管理人員檔案意識(shí)，也使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性及其可能產(chǎn)生的巨大價(jià)值，確保檔案管理工作能夠依時(shí)、依事高效完成。
第三，事業(yè)單位應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代技術(shù)操作能力，使得工作人員可以使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)準(zhǔn)確快速地處理檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，節(jié)省檔案管理工作的時(shí)間。
第四，事業(yè)單位還應(yīng)注重檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和思想政治水平的考察工作。通過(guò)對(duì)管理人員的工作跟蹤、考評(píng)以及理論知識(shí)的培訓(xùn)，挑選出合格的檔案管理人員，在進(jìn)行思想培訓(xùn)以及業(yè)務(wù)鍛煉之后，篩選既具備檔案管理工作相關(guān)的理論知識(shí)，又擁有廣闊的知識(shí)面的人員留用檔案管理崗。
1.1康復(fù)醫(yī)療檔案管理基礎(chǔ)不高
部分康復(fù)醫(yī)療檔案管理者還存在缺乏專業(yè)素質(zhì)和檔案管理能力的實(shí)際現(xiàn)象，造成康復(fù)醫(yī)療檔案制作、利用過(guò)程中出現(xiàn)各類隱患?？祻?fù)醫(yī)療檔案信息的增加和傳統(tǒng)檔案管理工作也出現(xiàn)結(jié)構(gòu)矛盾，一些康復(fù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)甚至出現(xiàn)縮短保存期限、擅自銷毀康復(fù)醫(yī)療檔案的問(wèn)題，給康復(fù)醫(yī)療檔案管理帶來(lái)基礎(chǔ)性的影響。
1.2康復(fù)醫(yī)療檔案質(zhì)量不高
康復(fù)醫(yī)療檔案的質(zhì)量與管理工作的效率和質(zhì)量密不可分，當(dāng)前康復(fù)醫(yī)療檔案的形成過(guò)程中存在著嚴(yán)重的質(zhì)量問(wèn)題，例如：康復(fù)醫(yī)療檔案的書寫質(zhì)量不高，缺少必要的環(huán)節(jié)和部分，造成康復(fù)醫(yī)療檔案信息的不完整和不準(zhǔn)確，給康復(fù)醫(yī)療檔案管理帶來(lái)嚴(yán)重的基礎(chǔ)性影響。還有些康復(fù)醫(yī)療人員在制作檔案過(guò)程中不能根據(jù)相關(guān)的要求進(jìn)行工作，出現(xiàn)字跡潦草、語(yǔ)言使用不規(guī)范、專業(yè)名詞錯(cuò)誤，大大地影響了康復(fù)醫(yī)療檔案的正規(guī)性，導(dǎo)致康復(fù)醫(yī)療檔案的法律效力降低，難于確保康復(fù)醫(yī)療檔案管理工作的質(zhì)量。
1.3康復(fù)醫(yī)療檔案管理規(guī)范化不高
規(guī)范化是康復(fù)醫(yī)療檔案管理工作開(kāi)展的前提，而當(dāng)前康復(fù)醫(yī)療檔案管理工作存在各自為戰(zhàn)的實(shí)際問(wèn)題，部門分割和行業(yè)封閉現(xiàn)象明顯，使康復(fù)醫(yī)療檔案管理失去規(guī)范化的引導(dǎo)，出現(xiàn)康復(fù)醫(yī)療檔案管理工作信息交換不足、康復(fù)醫(yī)療檔案管理工作目光狹小的問(wèn)題，既不能全面發(fā)揮康復(fù)醫(yī)療檔案的重要價(jià)值，也不能為康復(fù)醫(yī)療的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)。
2康復(fù)醫(yī)療檔案管理智能化的發(fā)展對(duì)策
2.1提高對(duì)康復(fù)醫(yī)療檔案管理的重視
康復(fù)醫(yī)療的領(lǐng)導(dǎo)者要對(duì)檔案管理工作有超前的意識(shí)，要敢于打破陳舊觀念的束縛，給予康復(fù)醫(yī)療檔案管理更多的指導(dǎo)，使康復(fù)醫(yī)療檔案管理從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化的智能化管理邁進(jìn)。
2.2加強(qiáng)康復(fù)醫(yī)療檔案的專業(yè)建設(shè)
康復(fù)醫(yī)療組織應(yīng)該成立康復(fù)醫(yī)療檔案室和信息科，要重點(diǎn)組織康復(fù)醫(yī)療檔案工作人員進(jìn)行檔案學(xué)、信息學(xué)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的全面學(xué)習(xí)，以適應(yīng)康復(fù)醫(yī)療檔案管理智能化的發(fā)展方向。
2.3提高康復(fù)醫(yī)療檔案基礎(chǔ)環(huán)節(jié)質(zhì)量
要建立康復(fù)醫(yī)療檔案質(zhì)量獎(jiǎng)評(píng)考核制度，嚴(yán)格執(zhí)行三級(jí)醫(yī)師查房制度，嚴(yán)格診療規(guī)程，材料形成過(guò)程既要實(shí)事求是，又要符合規(guī)范，要常檢查，常反饋，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。
3結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng) 檔案管理 檔案數(shù)字化 技術(shù)應(yīng)用
中圖分類號(hào)：TN915 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2013）11-0211-01
隨著全球一體化，工業(yè)自動(dòng)化和信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，科技水平的進(jìn)步正在改變著我們的生活與工作方式。物聯(lián)網(wǎng)（The Internet of things）作為一種集合了計(jì)算機(jī)科學(xué)、無(wú)線通信技術(shù)、數(shù)字電路等多種學(xué)科知識(shí)的先進(jìn)技術(shù)手段，已經(jīng)從日常起居、辦公、商業(yè)活動(dòng)，到軍事領(lǐng)域等多方面滲透到我們的生活與工作中。基于此，筆者結(jié)合工作實(shí)踐體會(huì)，就物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用問(wèn)題作以下探討與分析。
1 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)概念及主要特征分析
從目前已有研究來(lái)看，對(duì)物聯(lián)網(wǎng)的定義缺乏統(tǒng)一的表述。但從該技術(shù)的應(yīng)用特點(diǎn)來(lái)看，普遍認(rèn)為：物聯(lián)網(wǎng)是指把所有物品通過(guò)射頻識(shí)別等信息傳感設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別和管理，實(shí)現(xiàn)人類社會(huì)與物理系統(tǒng)的整合[1]。在實(shí)踐應(yīng)用中物聯(lián)網(wǎng)表現(xiàn)出以下三個(gè)方面的主要特征：
首先，物聯(lián)網(wǎng)的廣泛性和時(shí)效性。廣泛性是指物聯(lián)網(wǎng)無(wú)線自動(dòng)聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的傳感范圍具有廣泛性特點(diǎn)，同時(shí)也指物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用領(lǐng)域十分廣泛，比如目前的檔案管理、教育、醫(yī)療、交通等各領(lǐng)域都已不同程度應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。而時(shí)效性是指在應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時(shí)獲得的傳遞速度的快捷和感知的時(shí)效性。
第二，物聯(lián)網(wǎng)的智能性和自動(dòng)性。智能化是指應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)時(shí)可以對(duì)物品進(jìn)行智能識(shí)別傳遞和控制，從而實(shí)現(xiàn)了信息處理效率的提高。自動(dòng)性是從應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案管理模式的改變，比如實(shí)現(xiàn)無(wú)需人員操作，全天24小時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)。
第三，物聯(lián)網(wǎng)的包容性和創(chuàng)新性。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)系統(tǒng)所包含的關(guān)鍵技術(shù)節(jié)點(diǎn)很多，比如射頻識(shí)別技術(shù)、信號(hào)處理技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議等，在網(wǎng)絡(luò)載體方面也是多種多樣，因而物聯(lián)網(wǎng)將多領(lǐng)域、多行業(yè)技術(shù)融合到一起，體現(xiàn)了物聯(lián)網(wǎng)的包容性發(fā)展。同時(shí)，物聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用為我們提供了一種全新的思維方式，實(shí)現(xiàn)了虛擬世界和現(xiàn)實(shí)世界的融合，并將繼續(xù)引領(lǐng)信息時(shí)代的創(chuàng)新和變革的步伐。
2 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用
在信息化時(shí)代，檔案數(shù)字化建設(shè)已成為必然的趨勢(shì)。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是當(dāng)前被廣泛采用的主流技術(shù)之一。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用，促使了檔案管理工作的一體化、智能化、自動(dòng)化水平的提高。
2.1 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)促使檔數(shù)字化管理的一體化
這里提到的檔案數(shù)字化管理一體化指包含了文檔一體化管理和檔案信息資源體系構(gòu)建兩個(gè)方面。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案工作領(lǐng)域能夠?yàn)檫@兩方面的工作創(chuàng)造更多的條件支持。
（1）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案文檔管理的一體化；物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)人與物、物與物之間的通信，實(shí)現(xiàn)文件生命周期全程管理。同時(shí)，物聯(lián)網(wǎng)能夠有效促進(jìn)檔案室與檔案館的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案的指向管理。通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)的檔案指向管理有利于最大限度的發(fā)揮檔案價(jià)值，從而促進(jìn)了檔案數(shù)字化建設(shè)水平的提高，化解了檔案形成與移交等環(huán)節(jié)的矛盾。
（2）RFID技術(shù)對(duì)檔案信息資源整合的作用；電子標(biāo)簽信息容量大、使用壽命長(zhǎng)，可重復(fù)使用，隨著技術(shù)的完善與成熟，RFID標(biāo)簽將成為保存檔案信息的優(yōu)質(zhì)載體。物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)自動(dòng)采集的檔案信息及人工錄入的標(biāo)引信息存貯于電子標(biāo)簽，并與電子文件系統(tǒng)相聯(lián)系，便能夠?qū)崿F(xiàn)異構(gòu)檔案信息的整合。同時(shí)，電子標(biāo)簽標(biāo)引實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化有利于避免數(shù)字化對(duì)檔案實(shí)體造成的機(jī)械磨損和人為破壞。
2.2 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動(dòng)檔案數(shù)字化管理工作智能化
物聯(lián)網(wǎng)的智能化表現(xiàn)在物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)具有智能識(shí)別的功能，能夠物聯(lián)網(wǎng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)物體的智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理。能夠有效地對(duì)檔案信息進(jìn)行快速識(shí)別，其主要表現(xiàn)在檔案檢索與檔案清點(diǎn)以及門禁系統(tǒng)等領(lǐng)域的應(yīng)用。
（1）檔案數(shù)字化管理中RFID技術(shù)的應(yīng)用；在檔案檢索過(guò)程中，RFID設(shè)備可以通過(guò)閱讀器同檔案實(shí)體中的電子標(biāo)簽進(jìn)行對(duì)話，快速批量讀取檔案標(biāo)引信息，并通過(guò)檔案檢索系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)主題檢索。RFID閱讀器可以通過(guò)與柜架中的電子標(biāo)簽進(jìn)行對(duì)話，幫助利用者快速找到所需檔案。此外，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還可應(yīng)用于檔案清點(diǎn)工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。
（2）物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的智能識(shí)別功能及自助服務(wù)的可能性；在檔案利用中，物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)還能夠通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中信息需求與檔案標(biāo)簽中的利用信息進(jìn)行匹配，智能識(shí)別可供利用檔案，以便更好地滿足用戶需求。其智能識(shí)別功能可以同檢索系統(tǒng)中的專家系統(tǒng)相連接，門禁系統(tǒng)對(duì)用戶身份進(jìn)行識(shí)別，智能分析出利用權(quán)限，進(jìn)而在自助服務(wù)系統(tǒng)中為其提供相應(yīng)權(quán)限的檢索服務(wù)，使之實(shí)現(xiàn)自助檔案利用。
2.3 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的自動(dòng)化
物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用帶來(lái)的檔案數(shù)字化管理的自動(dòng)化包括檔案的自動(dòng)形成和檔案自動(dòng)化管理兩個(gè)方面。這種技術(shù)變革極大地解放了業(yè)務(wù)人員和檔案工作人員，同時(shí)這種技術(shù)的應(yīng)用還帶來(lái)了檔案載體的變革。
（1）物聯(lián)網(wǎng)與檔案形成的自動(dòng)化；通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)的傳感器終端，可以直接生成檔案，而電子標(biāo)簽，將成為一種新型的檔案載體記錄與存儲(chǔ)檔案信息，并具有即時(shí)性與動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)通過(guò)電子標(biāo)簽生成的檔案對(duì)存貯環(huán)境要求極低，因此，電子標(biāo)簽作為一種優(yōu)良的檔案載體將在檔案工作，尤其是科技檔案信息采集工作中將得到廣泛的應(yīng)用，提高檔案工作的自動(dòng)化水平。
（2）物聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案數(shù)字化管理自動(dòng)化水平的提高；物聯(lián)網(wǎng)感知層在檔案管理中實(shí)時(shí)收集與反饋信息，與應(yīng)用層系的交互，自動(dòng)傳遞系統(tǒng)指令并處理信息[2]。其傳感器節(jié)點(diǎn)可自動(dòng)獲取檔案庫(kù)房信息，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)層與信息處理系統(tǒng)對(duì)話，如監(jiān)測(cè)溫濕度信息，通過(guò)信息的采集和反饋，再由系統(tǒng)向空調(diào)等溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備發(fā)出指令，調(diào)控溫濕度，這一系列的活動(dòng)都是有物聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)運(yùn)行完成的，不需要人為的干預(yù)。
3 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為一種新興技術(shù)，其應(yīng)用將對(duì)檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。目前受諸多主、客觀因素的影響，檔案數(shù)字化管理中應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還處于探索階段，相信在不遠(yuǎn)的未來(lái)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)必將促使檔案數(shù)字化管理工作的全面提高。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)；檔案管理；影響因素；控制措施
計(jì)算機(jī)是工業(yè)化時(shí)代和信息化時(shí)代的一種必然產(chǎn)物，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中具有重要作用，檔案管理的效率提高離不開(kāi)對(duì)于信息化時(shí)代的計(jì)算機(jī)管理方式的合理應(yīng)用，受限于多種影響因素，計(jì)算機(jī)檔案管理依然顯得有些混亂，因此筆者的主要目的就是提供計(jì)算機(jī)檔案管理的理論基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)新的技術(shù)條件下人們對(duì)于計(jì)算機(jī)檔案管理的重新認(rèn)識(shí)，并且提高其管理效率，使得大量的檔案管理工作變得相對(duì)簡(jiǎn)單，保證檔案的完整性，這樣才能為人力資源的管理等工作起到積極的促進(jìn)作用。
1計(jì)算機(jī)檔案管理的基本功能
1.1推動(dòng)檔案信息的數(shù)字化
在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，由于數(shù)量巨大，而且管理十分復(fù)雜，無(wú)論是在整理、收集上都是十分艱巨的任務(wù)，在最后的歸檔階段成為最大的麻煩，復(fù)雜且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。對(duì)于日后的查詢也不是特別的方便，隨著計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，計(jì)算機(jī)電子檔案管理法成為一種必然，在保存上、收集上都更加方便。電子檔案可以隨時(shí)修改，但這一點(diǎn)既是優(yōu)勢(shì)，也是劣勢(shì)。在人力資源錄入上，存在錯(cuò)誤可以及時(shí)修改，但也可能被不良人員進(jìn)行暗箱操作?？傊?jì)算機(jī)檔案管理方式實(shí)現(xiàn)了管理的數(shù)字化和信息化，最大限度的提高了檔案的使用效率，并且降低了成本支出，可以滿足更多的要求，因此從整體上具有更多的優(yōu)勢(shì)。
1.2推動(dòng)檔案管理智能化
隨著計(jì)算機(jī)管理的出現(xiàn)，檔案管理過(guò)程中的大量信息得以快速處理，檔案管理涉及多個(gè)方面，只有智能化的計(jì)算機(jī)管理才能推動(dòng)檔案管理。檔案管理在各方面的需求也不斷增加，采用不同的信息管理軟件，只通過(guò)一次錄入就可以完成檔案的保存等工作，也使得大量的信息檔案得以進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)。智能化是檔案管理的一種重要手段，也是計(jì)算機(jī)出現(xiàn)的一種必然現(xiàn)象。未來(lái)，我們要將人工管理和智能化管理結(jié)合起來(lái)，這樣才能發(fā)揮其最大的作用。最后，通過(guò)智能化的建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享化，推動(dòng)檔案信息共享化。目前的檔案管理水平已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息檢索網(wǎng)絡(luò)化。計(jì)算機(jī)管理融合了現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和智能終端等技術(shù)結(jié)合起來(lái)，使得其功能更加強(qiáng)大，使用范圍更加廣泛，現(xiàn)今的計(jì)算機(jī)檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了單機(jī)檢驗(yàn)和在線檢索等基本功能，資源共享更深一種簡(jiǎn)單的技術(shù)。
2影響計(jì)算機(jī)檔案管理的主要因素
2.1數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性受到挑戰(zhàn)
計(jì)算機(jī)電子檔案雖然存在一個(gè)優(yōu)勢(shì)，就是對(duì)于錯(cuò)誤的檔案可以隨時(shí)修改，但由于檔案通過(guò)一定的方式可被其他人所見(jiàn)，這使得正確的檔案也可能被修改，出現(xiàn)一些檔案失準(zhǔn)的現(xiàn)象。并且這一現(xiàn)象對(duì)于當(dāng)事人和對(duì)于管理人都是一種負(fù)擔(dān)。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)檔案管理過(guò)程中，需要大量的人工錄入、傳輸，目前狀態(tài)下是不可避免的。在大量的工作中，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。在這一過(guò)程中，也很容易受到來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)病毒的侵蝕。一旦信息丟失，就很難再找回，這是電子檔案丟失的主要原因，雖然檔案的保存更加方便，但丟失也是一種不可避免的事情。檔案的管理受到網(wǎng)絡(luò)安全的挑戰(zhàn)，如何能夠確保計(jì)算機(jī)檔案管理的安全性，使信息更加準(zhǔn)確，則成為這一時(shí)期檔案管理的主要問(wèn)題。
2.2檔案管理人員綜合素質(zhì)影響
檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的過(guò)程，并且管理人員的薪資待遇并不高，這項(xiàng)工作的發(fā)展空間小，因此其受歡迎程度不高。在具體的工作中，就會(huì)表現(xiàn)為管理不認(rèn)真，管理過(guò)程散漫，存在人為的檔案錯(cuò)誤，對(duì)檔案的保護(hù)也不夠。使得我國(guó)檔案管理雖然已經(jīng)進(jìn)行了多年，但管理效果并不盡如人意，而且管理觀念上更新也較慢，部分管理人員缺少有檔案文件缺乏“保存”和“歸檔”意識(shí)，還沒(méi)有正確區(qū)分電子檔案和紙質(zhì)檔案的真正區(qū)別，沒(méi)有重視到如何來(lái)保存電子檔案，也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行正式的歸檔與保存，導(dǎo)致信息很輕易的就被其他人獲取。在原始檔案和電子檔案的保存上，認(rèn)為原始檔案需要保護(hù)，但電子檔案只需要錄入就算完成任務(wù)，這恰恰給檔案管理帶來(lái)了災(zāi)難。另一方面，在正確的輸入下，可以很方便的調(diào)出需要的檔案，但由于錄入人員不認(rèn)真，導(dǎo)致信息有誤，這樣比紙質(zhì)檔案更難找到。理念上的落后就會(huì)造成查找不方便等問(wèn)題，因此計(jì)算機(jī)檔案管理的影響因素就會(huì)成為電子信息時(shí)代檔案管理的一種阻礙。
2.3檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
近年來(lái)，計(jì)算機(jī)檔案管理效率已經(jīng)得到提高，并且還在快速的發(fā)展，憑借這一發(fā)展勢(shì)頭，計(jì)算機(jī)檔案將成為一種全新的管理方案。但事實(shí)上，我國(guó)各個(gè)地方的檔案管理并為采用統(tǒng)一的手段，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)應(yīng)的檔案管理問(wèn)題也是不斷的出現(xiàn)。在檔案開(kāi)發(fā)上，就存在一個(gè)較為突出的問(wèn)題，那就是檔案管理部門不能提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在很大程度上，管理的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)存在差異，檔案數(shù)據(jù)格式不兼容因此很難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，一定程度上降低了管理效率。所謂的國(guó)家管理并未出臺(tái)，也缺少相關(guān)的指導(dǎo)意見(jiàn)。檔案管理的核心就是資源共享，不能實(shí)現(xiàn)資源共享就會(huì)使得其檢索受到影響，數(shù)據(jù)交換乃至建立全國(guó)性計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的制約瓶頸。
3計(jì)算機(jī)檔案管理的控制措施
3.1強(qiáng)化數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
基礎(chǔ)管理的加強(qiáng)是計(jì)算機(jī)檔案管理的前提，也是目前需求解決的問(wèn)題之一。加強(qiáng)基礎(chǔ)管理才能確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和可靠性。也是未來(lái)計(jì)算機(jī)智能化和數(shù)字化的重要條件，管理理念上，要重視電子檔案的管理，與紙質(zhì)檔案一樣需要進(jìn)一步的加強(qiáng)。相關(guān)部門應(yīng)加大對(duì)于檔案管理的重視程度，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，投入人力的同時(shí)也要投入財(cái)力，使管理人們認(rèn)可檔案管理。通過(guò)手工錄入、掃描錄入等形式，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，這樣可以確保其準(zhǔn)確性，并且減少工作人員的壓力，為工作效率的提高奠定了基礎(chǔ)。
3.2推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)范化建設(shè)與管理
要確保計(jì)算機(jī)檔案管理的規(guī)范化，就要加大管理力度。全面整合各類檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息資源總量增加，質(zhì)量提高，并且實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)優(yōu)化。另外，還需要加強(qiáng)對(duì)于電子檔案共享平臺(tái)的建立，建立多種的平臺(tái)供管理者參考，推進(jìn)服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，建立長(zhǎng)效的管理機(jī)制，使檔案管理能夠提上日程，在這一管理方案下，我國(guó)電子檔案的管理水平才會(huì)穩(wěn)步上升。最后，根據(jù)檔案管理需求，應(yīng)遵守標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，并且正式管理的方式，從而推進(jìn)傳統(tǒng)的載體檔案的數(shù)字化和電子化進(jìn)程。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)管理中存在的具體的問(wèn)題，還要根據(jù)互聯(lián)互通的方式將紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的結(jié)合更加緊密，建立與完善當(dāng)下計(jì)算機(jī)管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，不要忽視紙質(zhì)檔案的作用，而是要發(fā)揮其在電子檔案轉(zhuǎn)化中的作用。
3.3完善計(jì)算機(jī)檔案管理制度
針對(duì)我國(guó)目前檔案管理意識(shí)上存在的問(wèn)題，應(yīng)進(jìn)一步的完善的計(jì)算機(jī)管理的工作的規(guī)章制度，包括計(jì)算機(jī)的相關(guān)資料。文檔和數(shù)據(jù)上的基本數(shù)據(jù)，在計(jì)算機(jī)上的整理合歸檔備案。對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理人員進(jìn)行考核與評(píng)價(jià)，禁止檔案管理人員泄露機(jī)房?jī)?nèi)的數(shù)據(jù)和資料，不得以任何一種方式將信息以及相關(guān)的有效文件隨意傳播。在涉及到網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題上，還應(yīng)該做到妥善存放，尤其是針對(duì)非本市戶口人員的檔案，要確保其真實(shí)性，還要進(jìn)行正確的查閱。實(shí)現(xiàn)完全的制度化的管理方案，才能確保檔案管理的高效性。
3.4強(qiáng)化計(jì)算機(jī)檔案管理人才建設(shè)
由于計(jì)算機(jī)檔案管理也是一項(xiàng)具有復(fù)雜性和專業(yè)性的工作，因此需要一只專業(yè)性的隊(duì)伍。從學(xué)歷上來(lái)看，檔案管理人員的學(xué)習(xí)可以滿足工作需求，但在相關(guān)的技能培訓(xùn)和理念轉(zhuǎn)變培訓(xùn)上依然缺乏。應(yīng)從信息技術(shù)發(fā)展角度要求管理人員，使其信息技術(shù)的掌握能力得到增強(qiáng)。增加檔案管理人員的薪資水平，并且增加社會(huì)對(duì)這一職業(yè)的認(rèn)識(shí)程度，引入更多的年輕人來(lái)加入這一行列，更好的促進(jìn)檔案管理的高效性。并且對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使其技術(shù)水平上得到提高。也可以考慮結(jié)合本地區(qū)和外部地區(qū)的人才，形成一種團(tuán)體優(yōu)勢(shì)，解決人才匱乏的問(wèn)題。提出檔案管理中的共性問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)共同解決。針對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)上，還可以從高校內(nèi)部建立檔案管理等相關(guān)專業(yè)，或者開(kāi)設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)班，培養(yǎng)一批專門負(fù)責(zé)此類工作的人員，可以使檔案管理工作與部門其它更有發(fā)展的工作聯(lián)系在一起，給與員工更大的發(fā)展空間，使其從主觀上喜歡上這份工作。
4總結(jié)
檔案信息是信息系統(tǒng)管理中不可缺少的部分，在社會(huì)發(fā)展中占據(jù)主要的地位。在管理過(guò)程中，需要正確認(rèn)識(shí)檔案管理的作用，并且要關(guān)注其管理流程，提高管理技術(shù)和管理重視程度，減少電子檔案管理中的問(wèn)題，確保其高效性。對(duì)于管理部門來(lái)說(shuō)，應(yīng)致力于分析影響計(jì)算機(jī)檔案的因素，并且通過(guò)各種途徑來(lái)解決問(wèn)題，采用計(jì)算機(jī)檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃，建立完善的管理制度，并且要強(qiáng)化計(jì)算機(jī)檔案管理人才，總之要不斷的改進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案管理水平。
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一、高校檔案管理現(xiàn)狀
根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價(jià)值，因此必須加大對(duì)檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來(lái)看，主要對(duì)其總結(jié)了以下這幾個(gè)方面特點(diǎn):第一，學(xué)校每年都會(huì)“迎來(lái)送往”，送走很多畢業(yè)生。同時(shí)會(huì)招來(lái)很多新生，這對(duì)高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對(duì)新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對(duì)畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動(dòng)，此時(shí)檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動(dòng)較為頻繁等一系列特點(diǎn)，再加上要對(duì)學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費(fèi)大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。
二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)
過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個(gè)部門分出一個(gè)檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過(guò)去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會(huì)的管理模式來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無(wú)法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開(kāi)放性的管理體系，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢(shì)，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來(lái)并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來(lái)越強(qiáng)大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計(jì)算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價(jià)值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來(lái)，對(duì)此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價(jià)值性。
三、電子檔案使用的途徑
電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對(duì)此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：
（一）提供拷貝
在對(duì)電子檔案進(jìn)行使用的過(guò)程中，主要的一個(gè)途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個(gè)檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對(duì)檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對(duì)此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來(lái)。
（二）通信傳輸
通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過(guò)計(jì)算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過(guò)程中沒(méi)有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財(cái)力。
（三）直接利用
所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來(lái)可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時(shí)間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。
四、檔案數(shù)字化管理的重要作用
檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來(lái)紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲(chǔ)和查閱，而且電子智能化的記載儲(chǔ)存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，還可以儲(chǔ)存音頻資料，對(duì)于及時(shí)的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過(guò)程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開(kāi)展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲(chǔ)存在文檔的資料庫(kù)當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時(shí)效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個(gè)的統(tǒng)計(jì)整理到儲(chǔ)存的過(guò)程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個(gè)的辦公流程順暢無(wú)阻，節(jié)省了很多的人力和時(shí)間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會(huì)快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時(shí)代需求的。然而目前，我國(guó)在運(yùn)用數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，還存在很多的困難沒(méi)有克服，還沒(méi)有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個(gè)工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個(gè)資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒(méi)有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對(duì)于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對(duì)待。4、管理資料。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒(méi)，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問(wèn)題。現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對(duì)過(guò)去簡(jiǎn)單多了，在對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)，可以節(jié)約時(shí)間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時(shí)間、精力；在編排資料中，利用計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時(shí)還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對(duì)每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過(guò)程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮?，這樣才能保證信息的安全。
五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理
在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個(gè)很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會(huì)對(duì)學(xué)?；蛘邔W(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時(shí)候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全
要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對(duì)學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時(shí)受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒(méi)有做好保密防范工作，隨時(shí)都有可能為學(xué)校帶來(lái)相當(dāng)大的損失。所以要定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)管理，請(qǐng)專業(yè)的維修人員進(jìn)行專業(yè)的維修工作，對(duì)于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。
（二）規(guī)范操作，減少損失
以往在信息的管理過(guò)程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對(duì)于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無(wú)關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個(gè)完整的管理體系，每個(gè)人都要認(rèn)真地對(duì)待工作，對(duì)于信息要加強(qiáng)管理，對(duì)于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過(guò)程當(dāng)中，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識(shí)。
（三）對(duì)資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性
1.檔案管理將實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、虛擬化
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無(wú)紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)。文件可以通過(guò)網(wǎng)上收發(fā)，報(bào)告可以通過(guò)網(wǎng)上傳輸，這樣既簡(jiǎn)化了文件收發(fā)過(guò)程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動(dòng)化帶來(lái)的變革，同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說(shuō)，檔案資源可以無(wú)限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。
2.檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件。縮微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過(guò)數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來(lái)的壓力，克服了檔案管理過(guò)程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。
3、檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球變得越來(lái)越小，信息空間越來(lái)越大，沒(méi)有“國(guó)界”，沒(méi)有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實(shí)。這不僅提高了整個(gè)社會(huì)的辦事效率，而且也密切了整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系。這就為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，其中，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語(yǔ)音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理過(guò)程中對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。
網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無(wú)比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。
4.檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來(lái)語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來(lái)，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，提高檔案工作者的社會(huì)地位。
5.檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場(chǎng)化
其一，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案“共存共享”的實(shí)現(xiàn)。檔案資料是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來(lái)”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價(jià)值，是不能再生的信息資源。實(shí)行檔案資源市場(chǎng)化管理，能有效地增強(qiáng)人們保護(hù)檔案的意識(shí)，完善檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。
其二，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開(kāi)發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。
一、檔案管理將實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、虛擬化
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無(wú)紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革，無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)。文件可以通過(guò)網(wǎng)上收發(fā)，報(bào)告可以通過(guò)網(wǎng)上傳輸，這樣既簡(jiǎn)化了文件收發(fā)過(guò)程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動(dòng)化帶來(lái)的變革，同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說(shuō)，檔案資源可以無(wú)限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。
二、檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件?？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過(guò)數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來(lái)的壓力，克服了檔案管理過(guò)程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。
三、檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球變得越來(lái)越小，信息空間越來(lái)越大，沒(méi)有“國(guó)界”，沒(méi)有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實(shí)。這不僅提高了整個(gè)社會(huì)的辦事效率，而且也密切了整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系。這就為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企事業(yè)已普遍建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，其中，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語(yǔ)音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理過(guò)程中對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。 網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無(wú)比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。
四、檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來(lái)語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來(lái)，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，提高檔案工作者的社會(huì)地位。
五、檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場(chǎng)化
其一，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案“共存共享”的實(shí)現(xiàn)。檔案資料是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來(lái)”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價(jià)值，是不能再生的信息資源。實(shí)行檔案資源市場(chǎng)化管理，能有效地增強(qiáng)人們保護(hù)檔案的意識(shí)，完善檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。