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導(dǎo)語：在檔案管理的目標(biāo)的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】國有企業(yè) 檔案 檔案管理 目標(biāo)管理 企業(yè)管理
【中圖分類號】C29【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0455-01
前言
國有企業(yè)是我國國民經(jīng)濟(jì)的細(xì)胞，它從事社會(huì)生產(chǎn)、流通、交換、分配等經(jīng)濟(jì)、技術(shù)以及各項(xiàng)管理活動(dòng)。企業(yè)檔案是國家檔案的重要組成部分，企業(yè)檔案是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也是國家檔案事業(yè)基礎(chǔ)的主要部分。國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”具有一定的作用。
一、國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的推行狀況和實(shí)施情況
（一） 加強(qiáng)檔案管理工作，建立國有企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制
由于國有企業(yè)采取有效措施，檔案工作地位也有穩(wěn)步提高。以佛山水業(yè)為例，為加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對各級檔案工作進(jìn)行考核，并且將檔案考評工作納入年度工作計(jì)劃之中。因此證明國有企業(yè)已基本建立起相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制并與企業(yè)整體發(fā)展相適應(yīng)。
（二） 加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)，科學(xué)管理檔案，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程
以國有企業(yè)佛山水業(yè)為例，隨著檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制的加強(qiáng)，已形成由領(lǐng)導(dǎo)分管、部門主管、專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。特別是國企建立了相應(yīng)的崗位責(zé)任制，與考核制度相互制約。檔案干部隊(duì)伍得到重視更趨于年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化。因此，國企檔案工作“目標(biāo)管理”的提出更有利于企業(yè)各方面的管理，起到積極的推動(dòng)作用。
（三） 加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，并與企業(yè)各方面管理保持同步發(fā)展
隨著國有企業(yè)檔案管理制度的不斷完善，通過制度建設(shè)，規(guī)范了國企檔案管理方法和程序。以佛山水業(yè)為例，先后建立了檔案管理程序，對企業(yè)檔案分類方案、歸檔范圍及保管期限都有規(guī)定，對會(huì)計(jì)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、輸配水管網(wǎng)檔案，以及公文管理、文書檔案都有相應(yīng)文件，對特殊載體檔案有相關(guān)要求，在對檔案的保密、借閱、鑒定和銷毀都做了明文規(guī)定，對庫房有專門管理文件。這一系列的舉措，都使國企檔案管理制度建設(shè)更加完善，為檔案工作“目標(biāo)管理”與企業(yè)各方面管理保持同步發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。
（四）檔案管理工作“目標(biāo)管理”同企業(yè)管理逐步規(guī)范化和科學(xué)化
在國企檔案管理工作得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案工作“目標(biāo)管理”同企業(yè)各方面管理會(huì)有積極的推動(dòng)力。企業(yè)在科研成果鑒定，基建項(xiàng)目竣工，設(shè)備開箱驗(yàn)收等重大活動(dòng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作與國企主要職能活動(dòng)同步管理，并且針對國企的特點(diǎn)，檔案工作“目標(biāo)管理”逐步與實(shí)際工作考核在一起，逐步規(guī)范化和科學(xué)化。
（五） 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，合理開發(fā)利用檔案信息資源
目前國企的檔案管理工作，除不斷提高檔案管理人員專業(yè)識(shí)掌握及運(yùn)用能力的同時(shí)，還加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，不斷豐富檔案檢索工具，提出檔案管理工作創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，做出有企業(yè)特色的檔案，多層次的利用檔案，達(dá)到編研的要求，在開創(chuàng)有特色的檔案信息化管理的同時(shí)，更合理開發(fā)利用檔案信息資源。
（六） 加強(qiáng)軟件和硬件兩方面的建設(shè)，使國有企業(yè)獲得雙重收益。目前檔案管理工作在國有企業(yè)中已走出傳統(tǒng)模式，軟件和硬件兩方面的建設(shè)都有提高。以國有企業(yè)佛山水業(yè)為例，檔案工作場所有電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、空調(diào)、抽濕機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等，有專門的檔案庫房，配備具有專業(yè)資格檔案專業(yè)技術(shù)人員隊(duì)伍開發(fā)利用檔案信息資源。實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的同時(shí)，把檔案工作的“目標(biāo)管理”納入企業(yè)管理的范疇，使檔案部門獲得與其他生產(chǎn)部門等同的位置。接受檔案專業(yè)考評，從其整體收益不難看出，在國企中檔案目標(biāo)管理不僅是對企業(yè)管理檔案部門能力的全面考核，而且是幫助企業(yè)檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。
二、國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”實(shí)施過程中值得探討的幾個(gè)問題：
（一） 國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”應(yīng)納入各級領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)范圍
國有企業(yè)要按照國家關(guān)于檔案集中統(tǒng)一管理的基本原則，把搞好企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”作為企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)之一，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，定期研究解決檔案工作中的問題，要按照有關(guān)規(guī)定，設(shè)置機(jī)構(gòu)，配備干部，建立健全檔案工作，達(dá)到檔案完整、準(zhǔn)備系統(tǒng)安全和有效利用的要求。
（二） 國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”應(yīng)納入生產(chǎn)技術(shù)管理的體制
國有企業(yè)的檔案，承擔(dān)企業(yè)各類檔案的全面管理，作為企業(yè)生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理中的一個(gè)環(huán)節(jié)。它通過對檔案的管理積極參與企業(yè)有關(guān)的生產(chǎn)技術(shù)管理，行使相應(yīng)的管理職能。針對各職能部門和各車間班組的科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檔案工作“目標(biāo)管理”指導(dǎo)和檢查，比如，產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)，基建設(shè)計(jì)，施工管理制度，設(shè)備購置，開箱驗(yàn)收等的同時(shí)，把檔案工作“目標(biāo)管理”也隨之落實(shí)到科技、生產(chǎn)部門可以具體到科技人員。在工作任務(wù)結(jié)束或告一段落時(shí)，要認(rèn)真做好各類文件材料的整理和歸檔工作，否則，不算設(shè)計(jì)、研制、施工等任務(wù)的完成。在進(jìn)行新的科研產(chǎn)品或課題的技術(shù)鑒定，基建工程的竣工驗(yàn)收，設(shè)備到貨的開箱驗(yàn)收等及時(shí)接收歸檔，并且明確此項(xiàng)是檔案工作“目標(biāo)管理”考評的內(nèi)容。
（三） 國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”應(yīng)納入員工技術(shù)基礎(chǔ)教育培訓(xùn)計(jì)劃
在國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”過程中，除對專職兼職的檔案工作人員，包括集團(tuán)綜合檔案室下屬的分廠、分公司的資料員，以及各級各類科技人員和管理人員，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檔案管理和保密工作等不同層次的專業(yè)教育，提高整體檔案管理水平。
（四） 國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”完成情況應(yīng)納入年終獎(jiǎng)懲范圍之內(nèi)
在國有企業(yè)中，在對科技檔案、管理檔案、人事檔案和專門檔案管理等工作過程中，以佛山水業(yè)為例，每年8月集團(tuán)公司檔案領(lǐng)導(dǎo)小組對本部及各分公司二級檔案室進(jìn)行考評。而且檔案“目標(biāo)管理”已納入三標(biāo)管理的部門目標(biāo)統(tǒng)計(jì)之中，內(nèi)審和外審都要審核。從以上實(shí)例可以看出，無形之中檔案工作“目標(biāo)管理”完成情況提出嚴(yán)竣的考驗(yàn)。若將檔案工作“目標(biāo)管理”完成情況納入年終獎(jiǎng)懲范圍之內(nèi)，無疑會(huì)調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，主動(dòng)開發(fā)利用檔案資源，做好節(jié)能降耗，。對檔案工作“目標(biāo)管理”完成情況好的部門和個(gè)人，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，對檔案工作“目標(biāo)管理”完成情況不好的部門和個(gè)人，出現(xiàn)不負(fù)責(zé)任，對瀉密，失密，損壞檔案，應(yīng)根據(jù)不同情節(jié)，追究責(zé)任。實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰的有效管理辦法。
三、國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”實(shí)施過程中存在問題：
因?yàn)槠髽I(yè)檔案工作與檔案局、檔案館是有區(qū)別的，所以國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”有特性。國企在實(shí)際考核和驗(yàn)收過程中，似乎比較偏重申報(bào)性文件資料的齊備與否，在申報(bào)文件和自檢報(bào)告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實(shí)內(nèi)功的修煉，致使企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的效果大打折扣。倘若在近期解決不好，勢必成為阻礙發(fā)展的隱患，其日積月累的負(fù)面效應(yīng)，會(huì)逐漸吞噬檔案工作“目標(biāo)管理”的主體。
參考文獻(xiàn)
[1] 李和平，《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》[M]《企業(yè)檔案工作規(guī)范》 中國檔案出版社
關(guān)鍵詞：高校檔案；管理體系；績效管理；應(yīng)用策略
高校檔案管理一直以來都是高校管理工作中重要組成部分。當(dāng)前我國高校檔案管理體系存在一些不足和弊端，無法適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展需求。應(yīng)用匯總績效管理理論，有利于構(gòu)建更加合理的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。
一、匯總績效管理理論
匯總績效管理即PerformanceManagement（PM），是一種以提升個(gè)人及團(tuán)隊(duì)組織的管理績效為根本目的，實(shí)現(xiàn)組織單位的管理戰(zhàn)略及目標(biāo)的實(shí)用性極強(qiáng)的科學(xué)管理模式。這是以提升單位組織成員的工作效率及相關(guān)業(yè)績?yōu)橹苯庸芾砟繕?biāo)，以此開發(fā)個(gè)人和單位組織的工作潛能。實(shí)質(zhì)上匯總績效管理是一個(gè)系統(tǒng)性管理流程，其具備極強(qiáng)的邏輯性和目標(biāo)控制性等特點(diǎn)。匯總績效管理理論應(yīng)用的實(shí)踐過程包括多方面內(nèi)容，首先是績效管理計(jì)劃的和管理目標(biāo)的制定，在此基礎(chǔ)上確定績效匯總管理的具體實(shí)施步驟和詳實(shí)過程，在相關(guān)績效考核信息已集中匯總之后，進(jìn)入科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)評估階段，同時(shí)在績效評估結(jié)果完成之后進(jìn)行有效的反饋，將績效評估結(jié)果應(yīng)用至單位組織的團(tuán)隊(duì)建設(shè)之中，以此總結(jié)工作實(shí)效方面的弊端和不足，為組織經(jīng)營目標(biāo)的優(yōu)化提供重要參考依據(jù)。在整個(gè)匯總績效管理過程中，需要注意的是，在績效管理考核之前要明確考核的意義，針對考核指標(biāo)、考核要素以及評分標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，保障績效管理的科學(xué)合理性和客觀公正性。這樣才能真正保證績效匯總考核的實(shí)效價(jià)值，同時(shí)也能提高系統(tǒng)單位的運(yùn)行效率。
二、當(dāng)前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀
針對高校系統(tǒng)的綜合管理能力評估方面，高校檔案管理的效率和水平一直以來都是重要的評估部分。高校檔案是指高校系統(tǒng)在教學(xué)科學(xué)、運(yùn)行管理工作過程中形成的具備一定憑證參考價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物以及影像等多類型歷史信息記錄，能真實(shí)反映高校在長期教學(xué)實(shí)踐中形成的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，記錄了高校教育事業(yè)發(fā)展信息，為高校未來的教學(xué)工作和管理運(yùn)行提供了重要參考依據(jù)，能促進(jìn)高校整體管理工作的科學(xué)發(fā)展。經(jīng)歷了幾十年以來的漫長發(fā)展歷程，我國的高校檔案管理工作取得了相當(dāng)程度的進(jìn)展，規(guī)范管理檔案的相關(guān)基本機(jī)制已經(jīng)建立，針對檔案管理的硬件設(shè)施和軟件建設(shè)都已相應(yīng)的改善和發(fā)展，但就當(dāng)前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀而言，還是存在一定不足，同時(shí)也具備很大的優(yōu)化空間。
（一）高校檔案管理專業(yè)意識(shí)不強(qiáng)
高校檔案管理往往集中于科研成果信息資料的收集部分，對于高校系統(tǒng)的檔案管理范圍和管理工作意義缺乏全面的認(rèn)識(shí)。傳統(tǒng)檔案管理觀念單純集中于針對紙質(zhì)檔案的收集和整理分類的簡單功能，因此對于檔案管理工作的人力物力支持相對比較匱乏。同時(shí)高校檔案管理工作重保管輕使用，偏重于檔案的保密性管理，缺乏現(xiàn)代化的服務(wù)理念，這從長遠(yuǎn)來說不利于檔案工作科學(xué)系統(tǒng)的發(fā)展。
（二）高校檔案工作績效管理缺乏科學(xué)性
當(dāng)前我國高校檔案管理工作中的績效管理主要注重績效評估職能，其評估標(biāo)準(zhǔn)遵從于上級部門所涉及的相應(yīng)考核表，一般情況下是從德能勤績等方面入手，根據(jù)打分情況區(qū)分優(yōu)秀、合格和不合格等方面，將評估結(jié)果匯總至人事部門。這樣單純注重績效評估的績效管理模式往往會(huì)流于表面，忽視了績效管理工作的多方面系統(tǒng)層次內(nèi)容。高校系統(tǒng)中績效管理應(yīng)包括三個(gè)層次：高校層面績效管理目標(biāo)、檔案管理部門績效目標(biāo)、檔案管理人員績效目標(biāo)。績效管理的目標(biāo)計(jì)劃設(shè)置應(yīng)遵循自上而下的原則，結(jié)合工作實(shí)際，以發(fā)揮檔案管理工作人員的自主能動(dòng)性為主要目標(biāo)，提高高校檔案管理工作的實(shí)效性。
（三）高校檔案管理方式缺乏創(chuàng)新
當(dāng)前高校檔案管理過程中，對于檔案管理工作意義的認(rèn)識(shí)不夠清晰，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是針對紙質(zhì)資料的收集、裝訂和整理保存，忽視了高校檔案對于高校本身運(yùn)行管理、教學(xué)改革、科研創(chuàng)新等方面的積極促進(jìn)作用，因此對于高校檔案工作的投入支持較少。高校檔案管理方式依舊停留于傳統(tǒng)管理模式上。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案信息化管理進(jìn)程的發(fā)展也是必然趨勢。在當(dāng)前高校檔案管理工作中，相應(yīng)的數(shù)字化目錄檢索系統(tǒng)已得到初步建立，但當(dāng)前高校檔案管理的信息化應(yīng)用程度并不高。
三、應(yīng)用匯總績效管理理論的建設(shè)目標(biāo)
我國高校檔案管理體系在建設(shè)過程中，因傳統(tǒng)管理模式的不足，很難適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會(huì)的發(fā)展，因此應(yīng)用科學(xué)的匯總績效管理理論，有利于促進(jìn)檔案管理工作的效率提升，更好發(fā)揮檔案管理工作的職能同時(shí)，確保檔案管理體系的科學(xué)性和合理性?？冃Ч芾砝碚撟鳛閷W(xué)科管理模式，應(yīng)用至檔案管理體系中，其建設(shè)目標(biāo)為改善檔案管理工作人員的業(yè)績表現(xiàn)，優(yōu)化開發(fā)工作人員與單位組織的雙向潛能，從而實(shí)現(xiàn)高校組織的管理戰(zhàn)略目標(biāo)。應(yīng)用匯總績效管理理論，構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理體系，需要注重檔案工作的系統(tǒng)性，同時(shí)還需要堅(jiān)持公正客觀的管理原則，選擇量化的統(tǒng)一績效管理指標(biāo)，定量與定性原則有效結(jié)合，讓高校檔案為高校運(yùn)行管理和科研創(chuàng)新進(jìn)行服務(wù)的同時(shí)，高校檔案管理工作也能成為高校建設(shè)過程中的重要組成部分。
四、匯總績效管理理論在高校檔案管理體系中的應(yīng)用策略
（一）高校檔案績效管理目標(biāo)的科學(xué)化設(shè)置
就高校檔案管理體系構(gòu)建而言，應(yīng)用匯總績效管理理論需要從管理目標(biāo)的科學(xué)化設(shè)置角度出發(fā)，根據(jù)高校層面的績效管理整體目標(biāo)，檔案管理部門的管理目標(biāo)和檔案工作人員的績效目標(biāo)等不同層面，自上而下進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。高校檔案管理工作的績效管理目標(biāo)應(yīng)包括管理體制建設(shè)目標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)目標(biāo)、檔案管理人才建設(shè)目標(biāo)、檔案服務(wù)利用效率建設(shè)目標(biāo)等。在這些基礎(chǔ)績效目標(biāo)設(shè)置基礎(chǔ)之上，還要考慮高校檔案管理職能的深層次拓展目標(biāo)，只有應(yīng)用匯總績效管理理論，對于高校檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化的目標(biāo)設(shè)置，才能明確管理工作的發(fā)展方向，為管理模式的建設(shè)指明相應(yīng)指導(dǎo)性方向。
（二）高校檔案績效管理指標(biāo)的明確制定
如果說高校檔案績效管理目標(biāo)是宏觀調(diào)控范疇，高校檔案績效管理指標(biāo)則是更為詳實(shí)的考核標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建?？冃е笜?biāo)的制定要考慮管理工作的層級性，首先是一級績效管理指標(biāo)的制定，這包括組織管理、檔案保管、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案開發(fā)利用這四個(gè)層面的指標(biāo)設(shè)置。在此基礎(chǔ)上是二級績效管理指標(biāo)的制定，這包括更加具體的管理機(jī)制、人才建設(shè)、檔案管理硬件和軟件設(shè)施的構(gòu)建、檔案開發(fā)和利用相關(guān)制度的完善等多方面內(nèi)容。需要注意的是，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理的硬件和軟件設(shè)施構(gòu)建要適應(yīng)新形勢的發(fā)展需求，完善硬件設(shè)施，同時(shí)優(yōu)化軟件條件的儲(chǔ)備。
（三）高校檔案績效管理的激勵(lì)目標(biāo)設(shè)置應(yīng)用
匯總績效管理理論至高校檔案管理體系之中，可極大發(fā)揮績效管理的激勵(lì)職能。這同樣需要設(shè)置科學(xué)化的激勵(lì)目標(biāo)。例如在績效管理與薪酬管理進(jìn)行有效結(jié)合的過程中，可以適當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的激勵(lì)空間，給予檔案管理工作人員相應(yīng)的自主能動(dòng)發(fā)揮空間。當(dāng)前我國檔案管理人員的薪酬組成體系中，基本薪酬采用全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，但績效部分的薪酬管理體系則可以根據(jù)績效評估結(jié)果來進(jìn)行相應(yīng)的激勵(lì)和獎(jiǎng)懲，這與檔案管理工作人員的晉升和降級直接相關(guān)，堅(jiān)持優(yōu)勞優(yōu)酬的績效管理原則。這樣的應(yīng)用策略不僅能夠激發(fā)檔案工作人員的工作熱情，促進(jìn)其工作的效率提升，還有利于整體檔案管理人才隊(duì)伍的科學(xué)建設(shè)。
（四）應(yīng)用匯總績效管理促進(jìn)高校檔案管理信息化進(jìn)程
隨著社會(huì)信息化程度的不斷加深，檔案利用的信息化進(jìn)程也亟待得到相應(yīng)的重視。我國當(dāng)前高校檔案管理工作中，信息化應(yīng)用程度并不完善，主要應(yīng)用于信息化檢索等方面，在檔案開發(fā)和利用服務(wù)等方面的信息化開發(fā)程度并不高。在新形勢下，檔案管理工作的核心不再是傳統(tǒng)的注重保管及收藏職能，檔案管理將更加注重開發(fā)和服務(wù)功能。這就需要建立更加科學(xué)的檔案利用信息平臺(tái)，應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念，提高檔案檢索、檔案利用以及檔案開發(fā)的效率，利用現(xiàn)代化信息工具更好地進(jìn)行查檔工作，增強(qiáng)檔案績效管理的功能發(fā)揮，以能更加滿足廣大師生的檔案利用需求，實(shí)現(xiàn)推送式檔案服務(wù)的創(chuàng)新職能。
五、結(jié)束語
高校檔案管理是高校事務(wù)管理工作中的重要組成部分，同時(shí)也是一個(gè)實(shí)效性極強(qiáng)的系統(tǒng)工程。高校檔案管理的水平對高校管理起著極大的影響作用。應(yīng)用匯總績效管理理論有利于提升高校檔案管理的工作效率，促進(jìn)檔案工作向更加科學(xué)化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展，從而促進(jìn)高校管理工作的順利進(jìn)行。在應(yīng)用績效匯總理論的過程中，需要注重管理目標(biāo)及相應(yīng)指標(biāo)的科學(xué)設(shè)置，同時(shí)有效地將績效管理與薪酬管理進(jìn)行科學(xué)結(jié)合，為檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)提供相應(yīng)的激勵(lì)和競爭機(jī)制，另外還能促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程的科學(xué)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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現(xiàn)如今，隨著人民生活水平的不斷提高，我國的計(jì)算機(jī)使用率也大幅度提高，作為國家的中堅(jiān)力量，黨員以及黨員干部更加需要結(jié)合實(shí)際，走在時(shí)代的前沿盡快的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理這一目標(biāo)。雖然現(xiàn)在我們的生活中還處處離不開紙質(zhì)文件，然而隨著我國信息科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，現(xiàn)代化檔案管理才是今后發(fā)展的大趨勢。電子檔案和紙質(zhì)檔案都是我們?nèi)粘Ｉ钪幸环N信息的載體，是人們在日常生活中記錄各種社會(huì)活動(dòng)的必要方式。我們要深刻地認(rèn)識(shí)到電子檔案的產(chǎn)生是我國計(jì)算機(jī)技術(shù)日漸成熟的表現(xiàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)將會(huì)為我國的檔案管理帶來一個(gè)全新的局面。
一、現(xiàn)代化檔案管理存在的問題
凡事有利有弊，在我們享受現(xiàn)代化檔案管理帶給我們的便捷的同時(shí)，我們也遭遇了很多難題。就目前來看，我國現(xiàn)代化檔案管理存在三個(gè)大問題：檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)薄弱、檔案管理現(xiàn)代化人才缺失、檔案管理設(shè)備和資金的缺失。我國現(xiàn)在的檔案管理現(xiàn)代化還處于最初的準(zhǔn)備階段，無論是從基礎(chǔ)設(shè)施、硬件設(shè)施，人才培養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)等層面上來說，需要進(jìn)步的還有很多?，F(xiàn)代化檔案管理存在的第一個(gè)問題是工作人員普遍檔案管理現(xiàn)代化這一意識(shí)不夠強(qiáng)，日常生活中對待檔案管理的意識(shí)薄弱，對檔案管理沒有基本的概念。很多人還停留在只聽過檔案管理這一層面上。甚至部門的領(lǐng)導(dǎo)、黨員等本應(yīng)該最先了解檔案管理現(xiàn)代化的人也普遍對現(xiàn)代化工作認(rèn)識(shí)不足，繼續(xù)采用老舊的檔案記錄方式，費(fèi)時(shí)費(fèi)力卻達(dá)不到滿意的工作效果。這樣的情況屢見不鮮，成為了我國檔案管理走向現(xiàn)代化的絆腳石，影響了現(xiàn)代化步伐的進(jìn)程。第二個(gè)問題是檔案管理現(xiàn)代化人才的缺失問題，俗話說，人才是可遇而不可求的。由于普遍領(lǐng)導(dǎo)層面對待檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的不重視，致使我國這類的人才也很少。要想促進(jìn)我國檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備是必不可少的。我們的檔案管理人員不僅要具備良好的管理技能更要有較高的電子文化素養(yǎng)，然而事實(shí)情況上，大部分的管理人員根本就打不到對檔案管理現(xiàn)代化這一要求，缺少現(xiàn)代化管理的意識(shí)和知識(shí)，對于現(xiàn)代化設(shè)備更是做不到得心應(yīng)手。第三個(gè)問題是檔案管理設(shè)備和資金的缺失問題。檔案管理意識(shí)的不健全使得領(lǐng)導(dǎo)層面在這方面的資金投入也是嚴(yán)重不足，我們不具備購買能力，不能為工作添置合適和新型的設(shè)備機(jī)器，從何談起現(xiàn)代化檔案管理呢？
二、現(xiàn)代化檔案管理的應(yīng)對之策
在全面的了解現(xiàn)代化檔案管理存在的問題之后，結(jié)合當(dāng)今社會(huì)的現(xiàn)狀，本文提出了一些應(yīng)對之策。希望這些應(yīng)對之策能幫助我們推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的進(jìn)程。首先，我們應(yīng)該對癥下藥，最先培養(yǎng)工作人員、領(lǐng)導(dǎo)、黨員等人的檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。要加大培養(yǎng)此類人才的力度。管理人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合我國高速發(fā)展的信息科學(xué)技術(shù)為自己樹立合適的學(xué)習(xí)目標(biāo)。管理人員切記不能閉門造車，要和優(yōu)秀的現(xiàn)代化檔案管理的公司或者部門進(jìn)行良好的溝通和學(xué)習(xí)。然后，我們應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理現(xiàn)代化此類人才的培養(yǎng)和教育。我們不僅要幫助管理人員加強(qiáng)自身的素養(yǎng)，在專業(yè)技術(shù)、知識(shí)等方面也要對他們進(jìn)行高要求、高標(biāo)準(zhǔn)。我們要做到無論是從思想層面還是實(shí)際技術(shù)層面都要有大的質(zhì)的飛躍，培養(yǎng)綜合型人才。只有高質(zhì)量的管理人員才能幫助檔案管理現(xiàn)代化這一目標(biāo)實(shí)施更加順利。其次，我們要在工作中加強(qiáng)對設(shè)備和技術(shù)的要求，在設(shè)備和技術(shù)等方面應(yīng)該投入大量的資金，達(dá)到設(shè)備和技術(shù)的最先現(xiàn)代化。最后，在工作中我們還需要注意的問題是正確處理紙質(zhì)文件的操作和電子文件的管理。我們需要清楚的是現(xiàn)在檔案管理的發(fā)展階段還沒達(dá)到全部現(xiàn)代化。所以我們在日常生活中除了要積極發(fā)展現(xiàn)代化的檔案管理也要重視傳統(tǒng)技術(shù)下的研究，只有有效的結(jié)合傳統(tǒng)技術(shù)和當(dāng)今的計(jì)算機(jī)技術(shù)，我們的現(xiàn)代化檔案管理才能向前邁出一大步。言而總之，要想迅速實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理是不切實(shí)際的，這必須是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。我們不能為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，我們必須是有計(jì)劃地、有條不紊的向著現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo)進(jìn)發(fā)。我相信在不久的將來，我們終會(huì)迎來檔案管理全面現(xiàn)代化的時(shí)代。
事業(yè)單位體制改革的目的在于激活事業(yè)單位內(nèi)在的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，而機(jī)制能否被激活則取決于是否調(diào)動(dòng)起了單位內(nèi)部的組織資源。通過對人事檔案管理目的、手段、評價(jià)等三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行新常態(tài)分析后認(rèn)為，檔案管理的內(nèi)容可圍繞著理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能和完備評價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績效評價(jià)等四個(gè)方面來構(gòu)建。
關(guān)鍵詞：
組織人事檔案管理；事業(yè)單位；新常態(tài)
隨著事業(yè)單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）也需要與之相適應(yīng)。那么如何看待當(dāng)前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對人力資源進(jìn)行科學(xué)調(diào)動(dòng)和合理配置成為重中之重。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理的重心應(yīng)放在動(dòng)態(tài)管理上。與之相對應(yīng)的便是，組織人事部門的人員需要適應(yīng)這種管理要求，在新常態(tài)下有必要重構(gòu)檔案管理內(nèi)容。
一、新常態(tài)下檔案管理存在的問題
1.檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)系事業(yè)單位作為向社會(huì)提供公益性技術(shù)服務(wù)的組織，似乎難以將檔案管理與單位發(fā)展聯(lián)系起來。實(shí)則不然，事業(yè)單位若要形成可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢，則需要在組織內(nèi)部建立起專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)梯隊(duì)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵(lì)職能，但往往被忽視。
2.傳統(tǒng)檔案管理形態(tài)下的消極因素傳統(tǒng)人事檔案管理嚴(yán)格規(guī)范流程，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理自我孤立，與其他職能部門協(xié)同激勵(lì)職工實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。
3.傳統(tǒng)檔案管理落后于體制改革內(nèi)在要求體制改革就是要人力資源進(jìn)行充分整合和有效配置，也是對當(dāng)前檔案管理提出的內(nèi)在要求。這就意味著，事業(yè)單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評價(jià)的新常態(tài)來。這一新常態(tài)需要與體制改革后新的用人機(jī)制相適應(yīng)，也需要與新的人事晉升制度相適應(yīng)。
二、人事檔案管理的新常態(tài)
1.人事檔案管理目的的新常態(tài)人事檔案管理目的應(yīng)適應(yīng)新常態(tài)的需要，其中的“新”就體現(xiàn)在從傳統(tǒng)重視靜態(tài)管理，逐步轉(zhuǎn)變到“靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構(gòu)成了事業(yè)單位管理者的價(jià)值取向，面對體制改革這一現(xiàn)實(shí)背景，管理者應(yīng)審時(shí)度勢，調(diào)整單位的內(nèi)控機(jī)制，以及在實(shí)施一系列管理職能之前首先明確管理目標(biāo)。
2.人事檔案管理功能的新常態(tài)通過管理創(chuàng)新，使得事業(yè)單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結(jié)構(gòu)封鎖。在保留重視程序的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)與其他業(yè)務(wù)部門形成良性互動(dòng)，從而使得檔案管理能真正發(fā)揮出助力單位可持續(xù)發(fā)展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結(jié)合的態(tài)勢中來。這一管理手段新常態(tài)的建立，不僅能確保事業(yè)單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強(qiáng)的市場環(huán)境相適應(yīng)。
3.人事檔案管理評價(jià)的新常態(tài)人事檔案管理的新舊差異還在于對人事檔案管理工作績效的評價(jià)上。根據(jù)管理學(xué)原理可知，一項(xiàng)管理工作需要建立在閉環(huán)狀態(tài)下，從而做到有始有終和前后照應(yīng)。隨著檔案管理目的的調(diào)整，與之相照應(yīng)的評價(jià)機(jī)制也應(yīng)發(fā)生改變，進(jìn)而使新的評價(jià)機(jī)制能適應(yīng)新常態(tài)的需要。在新的“目的—手段—結(jié)果”的內(nèi)在邏輯下，工作績效評價(jià)中的“新”，應(yīng)與是否與動(dòng)靜結(jié)合的檔案管理目的相契合，還應(yīng)與是否靈活合規(guī)完成了單位人事管理工作相匹配。
三、人事檔案管理的內(nèi)容建構(gòu)
1.闡釋人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創(chuàng)新下，實(shí)現(xiàn)助力單位發(fā)展的目標(biāo)。管理層的重視和被管理層的認(rèn)識(shí)取決于他們是否能理解檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義，因此應(yīng)將檔案管理問題加以闡釋并納入常規(guī)管理的內(nèi)容。
2.轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動(dòng)意識(shí)。因此，為適應(yīng)體制改革的內(nèi)在要求，事業(yè)單位應(yīng)在常規(guī)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和黨建工作中，通過多個(gè)途徑來轉(zhuǎn)換檔案管理人員工作上的主觀意識(shí)。實(shí)踐表明，實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，使他們能深刻感受到體制改革對事業(yè)單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質(zhì)。
3.充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能在動(dòng)態(tài)視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業(yè)技術(shù)人才梯隊(duì)的培養(yǎng)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。這就要求，需要在管理手段上進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計(jì)算機(jī)信息化管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨委決策認(rèn)真完成單位員工基礎(chǔ)信息的錄入工作。
4.完備評價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績效評價(jià)對人事檔案管理工作績效的評價(jià)，應(yīng)結(jié)合檔案管理目標(biāo)來展開。在新常態(tài)下，組織人事部門應(yīng)在黨委的領(lǐng)導(dǎo)下完備評價(jià)指標(biāo)，完備的重點(diǎn)應(yīng)放在對人事檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業(yè)務(wù)部門、黨委等三方參與下的評價(jià)模式，并增大其他業(yè)務(wù)部門在評價(jià)中的權(quán)重。
四、問題的拓展
在檔案審核過程中，主要做到以下幾點(diǎn)。一是明確責(zé)任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時(shí)組織檔案管理人員學(xué)習(xí)關(guān)于干部人事檔案審核的標(biāo)準(zhǔn)、程序和要求。二是重點(diǎn)明確。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點(diǎn)，逐項(xiàng)審核清查，做到全面收集材料、仔細(xì)鑒別材料、規(guī)范整理材料，認(rèn)定干部的“三齡一歷”時(shí)間清楚，事實(shí)準(zhǔn)確，說服力強(qiáng)。三是目的明確。把檔案工作的準(zhǔn)確、真實(shí)作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項(xiàng)審核確定，力求材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
五、結(jié)論
本文通過對人事檔案管理目的、手段、評價(jià)等三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行新常態(tài)分析后認(rèn)為，檔案管理的內(nèi)容應(yīng)由理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能、完備評價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績效評價(jià)等四個(gè)方面組成。
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關(guān)鍵詞：二級學(xué)院；檔案管理；現(xiàn)代化；規(guī)范化
基金項(xiàng)目：麗水學(xué)院教學(xué)研究項(xiàng)目：“二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化與規(guī)范化對策研究”。項(xiàng)目編號：09JY03
中圖分類號：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1673-8500（2012）11-0106-02
一、問題的提出
近年來，我國在高等教育體制改革上取得了前所未有的成就，高等學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，越來越多的高校都成立了諸如文學(xué)院、理學(xué)院、工學(xué)院、農(nóng)學(xué)院、醫(yī)學(xué)院、商學(xué)院之類的二級學(xué)院。伴隨著高校的升級、升格、合并和擴(kuò)招，高等教育日益大眾化，二級學(xué)院的規(guī)模越來越大，二級學(xué)院檔案管理工作的重要性日益突顯。
由于大部分高校二級學(xué)院成立的時(shí)間不長，一切從零開始，檔案管理工作存在著諸多問題，如檔案不全、材料散亂、分類混亂、案卷標(biāo)題、目錄不規(guī)范、電子設(shè)備陳舊、電子技術(shù)落后、缺乏專職管理人員或管理人員專業(yè)素質(zhì)低下等等，這一切都直接影響了二級學(xué)院檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。二級學(xué)院檔案管理短期目標(biāo)或最低目標(biāo)，也是最直接、最現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)無疑就是迎接高校評估檢查，長期目標(biāo)或最終目標(biāo)則是實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)、有序的檔案管理。這兩個(gè)目標(biāo)都要求檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化。
二、相關(guān)的概念
我們有必要先界定“二級學(xué)院”的定義?！岸墝W(xué)院”的概念有廣義狹義之分。狹義的二級學(xué)院是指我國近年來高等教育辦學(xué)體制出現(xiàn)的一種新的辦學(xué)形式，或者說是一種新型的高校，名曰國有民辦二級學(xué)院，即指引進(jìn)社會(huì)資金，由本科院校成立或幫助成立的獨(dú)立核算、具有獨(dú)立法人資格、獨(dú)立校園校舍，進(jìn)行獨(dú)立教學(xué)管理并實(shí)施學(xué)歷教育的學(xué)校。[1]或者稱為“獨(dú)立學(xué)院”，它是我國高等教育由精英教育向大眾教育轉(zhuǎn)變的產(chǎn)物。廣義的二級學(xué)院，是指所有以“學(xué)院”二字為后綴名的高校下屬的任何一個(gè)學(xué)院。本文中所論說的“二級學(xué)院”，應(yīng)該是屬于廣義上的二級學(xué)院，但又不完全等于廣義的二級學(xué)院，因?yàn)槲覀儼褔忻褶k的獨(dú)立二級學(xué)院排除在外，嚴(yán)格的說是中義的二級學(xué)院，即指高校下屬的以“學(xué)院”二字為后綴名的，從原來的系部發(fā)展而來的，沒有獨(dú)立法人資格的學(xué)院。
二級學(xué)院檔案管理，是指用科學(xué)的原則和方法管理為高校教學(xué)科研服務(wù)的各類二級學(xué)院檔案。二級學(xué)院檔案管理規(guī)范化指二級學(xué)院根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等，按照高校檔案分類方案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對二級學(xué)院各類檔案進(jìn)行規(guī)范化系統(tǒng)管理。二級學(xué)院檔案管理現(xiàn)代化是指利用計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代數(shù)字化管理技術(shù)對二級學(xué)院各類檔案進(jìn)行記錄、存貯、整理、保管、編目、檢索、研究及其利用等。[2]
三、二級學(xué)院檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化之關(guān)系
要實(shí)現(xiàn)二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化首先要做到檔案管理規(guī)范化。二級學(xué)院檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化，為檔案管理的現(xiàn)代化打下了基礎(chǔ)。二級學(xué)院檔案管理要切實(shí)執(zhí)行《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的著錄標(biāo)準(zhǔn)，從檢索語言、目錄著錄、名詞術(shù)語、信息代碼、館庫建筑、技術(shù)設(shè)備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統(tǒng)計(jì)等方面全面實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，這無疑為二級學(xué)院的檔案管理的現(xiàn)代化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，二級學(xué)院的全部檔案都可輕松地借助計(jì)算機(jī)輔助處理，借助于檔案軟件系統(tǒng)外在計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)資料庫上大量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案查詢利用。輸入計(jì)算機(jī)各種檔案數(shù)據(jù)和有關(guān)內(nèi)容特征信息，如文件題名、責(zé)任者、主題詞或關(guān)鍵詞、日期、保管期限等，都具備了用于機(jī)上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案信息網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建打下了一個(gè)良好的基礎(chǔ)，促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化。
二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化要求規(guī)范化。二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化是按照檔案管理的有關(guān)法規(guī)，主要通過計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案信息的搜集、整理與傳輸。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)必須在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、軟件程序和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案不標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，檔案軟件五花八門，檔案管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，沒有建立科學(xué)規(guī)范的管理機(jī)制，就勢必影響檔案管理的現(xiàn)代化的進(jìn)程。所以二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化，也必須糾正各自為政的現(xiàn)狀，認(rèn)真貫徹實(shí)施《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD 電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理規(guī)范》等國家標(biāo)準(zhǔn)，使用既符合檔案信息化規(guī)律，又符合國家技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和檔案部門業(yè)務(wù)工作實(shí)際的應(yīng)用軟件，才能最有效地使二級學(xué)院檔案管理為教學(xué)科研服務(wù)。
四、實(shí)現(xiàn)二級學(xué)院檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化之對策
第一，增強(qiáng)意識(shí)，主要是增強(qiáng)二級學(xué)院檔案管理的理論意識(shí)、人才意識(shí)、責(zé)任意識(shí)等。
首先是增強(qiáng)二級學(xué)院檔案管理的理論意識(shí)。從高校領(lǐng)導(dǎo)到二級學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)，再到專職檔案管理人員都存在檔案管理理論知識(shí)不足和檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)的問題。正因?yàn)槿绱?，所以不少二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)都對檔案管理重視不夠，只是迫于評估檢查的壓力，走走過場，檔案意識(shí)薄弱，沒有真正的把二級學(xué)院的檔案管理當(dāng)作一件重要事情來抓，在領(lǐng)導(dǎo)的影響下，管理人員當(dāng)然也沒有動(dòng)力去認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的理論知識(shí)，努力提高業(yè)務(wù)水平，這就嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。所以，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到部門領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該增強(qiáng)檔案理論意識(shí)，更新觀念，樹立與時(shí)俱進(jìn)的檔案理論意識(shí)，努力構(gòu)建與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法相適應(yīng)、與高校發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理規(guī)范化現(xiàn)代化體系。
其次是增強(qiáng)人才意識(shí)。二級學(xué)院檔案管理存在較為嚴(yán)重的人才不足和管理人員素質(zhì)低下的問題。大部分高校由于各個(gè)二級學(xué)院都有自身的困難，人員編制的確緊張， 很難抽調(diào)專職人員出來，所以二級學(xué)院的檔案管理人員都是由行政秘書或教學(xué)秘書兼任，沒有專門的檔案管理人員，這樣就很難全心全意投入檔案管理工作。還有不少兼職檔案員，身兼數(shù)職，既是教學(xué)或行政秘書，又兼檔案管理員，又兼授課教學(xué)，還兼二級學(xué)院其他雜活，以致兼職檔案員形同虛設(shè)，沒法履行職責(zé)。用人上的隨意性，頻繁換人，也很大程度影響檔案管理水平和效率的提高。二級學(xué)院很少有檔案、文秘專業(yè)的教師管理檔案，也很少對兼職的管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，復(fù)合型的檔案管理人才更是貧乏，這無疑也制約檔案管理規(guī)范化現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化。要實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，當(dāng)務(wù)之急是努力培養(yǎng)或大力引進(jìn)一批既有檔案管理的理論素養(yǎng)，又有較高的計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平的檔案管理人才。對現(xiàn)有的兼職檔案管理人員除了減輕其兼職負(fù)擔(dān)外，還要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，增長其檔案理論知識(shí)，提高其檔案管理專業(yè)水平和計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平。只有這樣，二級學(xué)院的檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化才能真正得以實(shí)現(xiàn)。
最后是增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。二級學(xué)院檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)人人有責(zé)，全院職工都有責(zé)任參與或協(xié)助做好檔案的管理工作。但是二級學(xué)院檔案工作是一項(xiàng)并不引人注目的工作，也仍有老師看不到這項(xiàng)工作的重要性，以為事不關(guān)己，高高掛起。這種思想是十分錯(cuò)誤的，我們每個(gè)老師備課、上課、聽課、考試等都與檔案工作相關(guān)，所以我們每個(gè)人都應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)這項(xiàng)工作的重要性和肩負(fù)的重任，牢記各自的責(zé)任，自覺地做好自己檔案材料，及時(shí)上交各種檔案資料，包括紙本、電子本都應(yīng)做得規(guī)范，這樣就可以減輕檔案管理人員的一些負(fù)擔(dān)，這也無疑有利于檔案規(guī)范化現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理人員責(zé)任感當(dāng)然要更強(qiáng)，務(wù)必把檔案工作真正作為一項(xiàng)崇高的事業(yè)，始終充滿激情，腳踏實(shí)地，努力創(chuàng)新，在檔案管理領(lǐng)域做出突出的成績。
第二，提高水平，主要是提高檔案管理專業(yè)水平和現(xiàn)代化科技水平。專業(yè)水平的提高我們前面已經(jīng)論及，我們這里重點(diǎn)闡述現(xiàn)代化科技水平的提高?，F(xiàn)代科技日新月異，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備已經(jīng)廣泛應(yīng)用，大量電子文件應(yīng)運(yùn)而生，無紙化辦公的步伐日益加快，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化管理不斷提出了新的課題。自古以來，從甲骨、金石、木竹發(fā)展到紙張、錄音帶、錄像帶，以及到現(xiàn)在儲(chǔ)存電子文件的磁盤、光盤，每次檔案載體的變化都會(huì)給檔案工作帶來深刻的變革，電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)觀念中對檔案的理解，其形成、歸檔及其傳送、存儲(chǔ)、保存等管理均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)、方法有質(zhì)的不同，可以說是文件管理的一場革命。新世紀(jì)里的檔案管理現(xiàn)代化將是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、海量存儲(chǔ)技術(shù)和自動(dòng)控制技術(shù)開發(fā)利用的綜合環(huán)境。其中計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的最重要的技術(shù)基礎(chǔ)，其他技術(shù)都必須與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來，才能發(fā)揮真正的效用。如果我們對電子文件的歸檔及電子檔案的管理沒有足夠的思想準(zhǔn)備和物質(zhì)準(zhǔn)備，必將會(huì)給檔案工作帶來不可彌補(bǔ)的損失。二級學(xué)院普遍存在現(xiàn)在技術(shù)設(shè)備簡陋、管理人員現(xiàn)代科技水平低下的問題，所以我們既要加大現(xiàn)代科技設(shè)備的投入，又要不斷提高管理人員的現(xiàn)代科技水平，這樣才有可能盡量減少檔案工作的不必要的損失。以檔案的維護(hù)為例，不少二級學(xué)院常常忽略這個(gè)問題，可是，檔案資料具有唯一性和不可再生性等特點(diǎn)， 一旦遭到損壞將難以彌補(bǔ)，所以檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行安全管理規(guī)章制度，熟練運(yùn)用防火、防盜、防霉變、防磁化、防病毒攻擊等軟硬件設(shè)施和現(xiàn)代化技術(shù)手段，加強(qiáng)對檔案資料的維護(hù)，加強(qiáng)對資料信息的備份，以保證檔案資料安全和長期保存。
第三，恪守標(biāo)準(zhǔn)，依法依章辦事，嚴(yán)格執(zhí)行國家和上級部門制定檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的物質(zhì)基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，而計(jì)算機(jī)的高效率必須建立在檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上。[3]對于雜亂無章、沒有一定規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)，計(jì)算機(jī)是無法進(jìn)行管理的。檔案存儲(chǔ)也需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，否則在存儲(chǔ)系統(tǒng)的功能、存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量、還原性閱讀、計(jì)算機(jī)檢索等方面會(huì)造成許多困難。要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化傳遞和交流，更需要標(biāo)準(zhǔn)化，沒有相應(yīng)的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)和語言標(biāo)準(zhǔn)、通信標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)接標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)使網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接大為復(fù)雜，甚至成為不可能。[4]所以二級學(xué)院的管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行國家和上級部門制定檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，既包括檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等；又包括檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語言和標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、目錄組織標(biāo)準(zhǔn)、檔案編纂標(biāo)準(zhǔn)等檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)，如我國頒布的《檔案著錄規(guī)則》、《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》等；還包括檔案工作現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)，如計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、磁記錄交換標(biāo)準(zhǔn)、縮微復(fù)制品質(zhì)量和規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件和軟件通用標(biāo)準(zhǔn)、縮微復(fù)制設(shè)備和視聽設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、檔案術(shù)語與代號代碼標(biāo)準(zhǔn)等等。這些標(biāo)準(zhǔn)對于二級學(xué)院檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化有著極其重要的意義，二級學(xué)院的大多數(shù)管理人員因?yàn)闆]有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)這些標(biāo)準(zhǔn)，因而沒能很好的執(zhí)行這些標(biāo)準(zhǔn)，這與檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化是極不適應(yīng)的。
五、小結(jié)
二級學(xué)院檔案管理的規(guī)范化現(xiàn)代化是現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高校日益大眾化發(fā)展的客觀要求，也是高校檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化與檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展動(dòng)力。我國高校改革在今年取得了長足的進(jìn)步，高校的教學(xué)評估也在如火如荼地進(jìn)行，二級學(xué)院檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化正是為了適應(yīng)這一需要。不少高校二級學(xué)院的檔案管理在規(guī)范化、現(xiàn)代化進(jìn)程中取得了可喜的成就。
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當(dāng)前城建檔案管理工作不難看出，其仍舊包含一定的不足問題。首先，在城市建設(shè)持續(xù)加快的今天，要?dú)w檔管理的城建檔案總量龐大，隨之而來引發(fā)了一系列問題。由于一些工程單位沒有嚴(yán)格進(jìn)行把關(guān)，工作人員無法形成較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而影響了城建檔案歸檔選擇的質(zhì)量。一些工作人員由于沒能清晰歸檔范疇，無法全面依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目文件檔案歸檔整理工作規(guī)范做好報(bào)送，導(dǎo)致歸檔工作面臨較多困難。一些項(xiàng)目方受到多重因素影響，無法對建筑項(xiàng)目施工建設(shè)資料的歸檔整理進(jìn)行全面、精準(zhǔn)的控制把關(guān)。在項(xiàng)目開工階段，無法明確城建檔案應(yīng)該如何報(bào)送，致使備案階段中應(yīng)付了事、閉門造車，呈現(xiàn)出不良造假的問題。相關(guān)規(guī)范針對城建檔案立卷、歸檔、管理質(zhì)量、方式方法、文件排列、編目裝訂等環(huán)節(jié)均制定了細(xì)致的要求。然而在現(xiàn)實(shí)工作中，較多部門無法細(xì)致深入的研究學(xué)習(xí)。使得檔案組卷無法符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，隨意進(jìn)行裝訂，目錄、備考表樣式欠缺規(guī)范性。
二、創(chuàng)新理念，提升城建檔案管理水平
（一）引入目標(biāo)管理思想目標(biāo)管理即基于既定目標(biāo)，把握以人為本的原則，將成果視為標(biāo)準(zhǔn)，令組織內(nèi)部與個(gè)人獲取到優(yōu)秀業(yè)績的方式方法。城建檔案管理階段中，引入目標(biāo)管理思想，推行目標(biāo)責(zé)任制，可進(jìn)一步促進(jìn)城建檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化?；诂F(xiàn)代化管理理念，城建檔案館應(yīng)以目標(biāo)管理為根本，夯實(shí)內(nèi)在基礎(chǔ)，令檔案工作再上新臺(tái)階。應(yīng)加強(qiáng)真實(shí)性管理，確保檔案資料的原始性，數(shù)據(jù)信息的系統(tǒng)性，使檔案報(bào)送更加快速高效，流程更加科學(xué)，實(shí)踐管理更為完整。
（二）創(chuàng)新城建檔案管理程序城建檔案管理程序科學(xué)性對整體工作質(zhì)量產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。為此應(yīng)積極探討契合當(dāng)前時(shí)代特征的城建檔案工作程序，嚴(yán)把人口關(guān)，優(yōu)化質(zhì)量驗(yàn)收以及報(bào)送等處理環(huán)節(jié)。應(yīng)將簽署的竣工檔案責(zé)任材料、終身責(zé)任方表格引入之報(bào)建流程之中，而后在項(xiàng)目施工前期針對建設(shè)方、施工方以及監(jiān)理方技術(shù)員工、資料管理人員做好檔案技術(shù)交底，細(xì)致的闡釋檔案要求。施工階段中則應(yīng)積極同監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等機(jī)構(gòu)進(jìn)行橫向合作，體現(xiàn)聯(lián)動(dòng)性，定期做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)。城建檔案工作人員還應(yīng)參與竣工驗(yàn)收有關(guān)會(huì)議，就項(xiàng)目檔案編訂狀況做進(jìn)一步講評并細(xì)化后續(xù)工作要求，保證按時(shí)竣工并進(jìn)行驗(yàn)收備案。完成上述環(huán)節(jié)后還應(yīng)督促建設(shè)方及時(shí)報(bào)送竣工檔案，快速辦理檔案移交材料與相關(guān)手續(xù)，令城建檔案管理更為科學(xué)有序。
（三）創(chuàng)新城建檔案工作模式新時(shí)期，城建檔案管理應(yīng)解放思想，全面創(chuàng)新，摒棄以往傳統(tǒng)工作方式，跟上新時(shí)代步伐。應(yīng)由檔案形成的起初源頭入手，更新傳統(tǒng)工作中在項(xiàng)目竣工收尾后方開始檔案管理的陳舊模式。業(yè)務(wù)上，應(yīng)從被動(dòng)接收積極向著主動(dòng)提供服務(wù)的方向發(fā)展。方式方法上，應(yīng)從指導(dǎo)管理主體向著積極主動(dòng)服務(wù)的主體發(fā)展，扭轉(zhuǎn)機(jī)械式的傳統(tǒng)管理，真正開創(chuàng)現(xiàn)代化工作系統(tǒng)。城建檔案管理過程中，有關(guān)管理對象單位應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系與合作，構(gòu)成上級與下屬良好協(xié)調(diào)的關(guān)系，使實(shí)踐工作更加順暢，預(yù)防城建檔案存在互相交叉以及多頭管理的問題，進(jìn)而對管理工作效能產(chǎn)生負(fù)面影響。另外，應(yīng)積極應(yīng)用信息化平臺(tái)，推動(dòng)城建檔案管理工作更加科學(xué)有效?？蛇M(jìn)一步擴(kuò)充軟硬件設(shè)施的經(jīng)費(fèi)投入，推動(dòng)檔案管理由以往的手工作業(yè)向著自動(dòng)化、數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展變革，進(jìn)而全面提升實(shí)踐工作效率，降低工作強(qiáng)度，使有價(jià)值的城建檔案信息能夠充分的得到應(yīng)用。應(yīng)積極引入現(xiàn)代化、設(shè)計(jì)成熟的工具軟件，盡可能的將日常工作均囊括到計(jì)算機(jī)實(shí)踐管理流程之中，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)流程的緊密銜接與互相配套，降低重復(fù)性勞動(dòng)。
三、結(jié)語
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號：1006-0278（2015）03-181-01
隨著信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展與更新，數(shù)字化成為了檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化將促進(jìn)檔案管理效率與水平的有效提高。
一、檔案管理數(shù)字化的可行性分析
（一）技術(shù)條件
檔案管理數(shù)字化在實(shí)現(xiàn)的過程中具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，其中包含了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等多種類型的新型技術(shù)。因此，技術(shù)的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)條件，這些技術(shù)的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。
（二）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)條件
實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的目標(biāo)主要包括兩個(gè)方而，一方而是通過網(wǎng)絡(luò)對檔案資料進(jìn)行應(yīng)用，對檔案原件進(jìn)行更好的保護(hù)；另一方而通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案利用率的提高。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理數(shù)字化的前提條件，主要的內(nèi)容包括局域網(wǎng)建設(shè)、網(wǎng)站建設(shè)等。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況決定了檔案管理數(shù)字化是否能夠?qū)崿F(xiàn)，具有非常重要的基礎(chǔ)作用。
（三）資金與人才條件
實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)非常龐大的工程，在實(shí)現(xiàn)的過程中需要投入大量的資金，檔案部門應(yīng)該對自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力進(jìn)行評估，依據(jù)自身實(shí)際情況實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展。同時(shí)，檔案管理數(shù)字化中包含了很多新的知識(shí)、技術(shù)等，對高素質(zhì)的專業(yè)人才有著更大的需求，人才是檔案管理數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。
二、檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)措施
檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，在發(fā)展的過程中必須制定可行的實(shí)施方案。實(shí)施方案中包括現(xiàn)狀分析、實(shí)施目標(biāo)、實(shí)施要素與保障系統(tǒng)四個(gè)方而的內(nèi)容。
（一）檔案管理的現(xiàn)狀分析
檔案部門在實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化之前，應(yīng)該對檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查與分析，從而全而掌握檔案部門的現(xiàn)狀與問題。
1.管理制度的調(diào)查與分析
實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設(shè)組織保證，建立數(shù)字化建設(shè)科學(xué)管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，建立相關(guān)人員職責(zé)明細(xì)等，檔案部門應(yīng)該對這些情況進(jìn)行明確與了解。
2.硬件方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要建立在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)等附屬設(shè)施配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)等。
3.技術(shù)方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要一定的技術(shù)保證，數(shù)字化工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種高新科技的支持。檔案部門應(yīng)該對白身的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查與了解，依據(jù)自身的技術(shù)力量制定數(shù)字化實(shí)施方案。
4人才方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化實(shí)際上是一項(xiàng)大文化工程，在對其進(jìn)行建設(shè)的過程中一方而需要高素質(zhì)的管理人才，另一方而需要計(jì)算機(jī)等專業(yè)技術(shù)人才、法律人才等。檔案部門要對當(dāng)前的檔案管理水平進(jìn)行評估，全而的了解自身的數(shù)字化建設(shè)能力。
（二）檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)
通過對檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的檔案部門應(yīng)該成立數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，對數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)進(jìn)行制定，提出建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)與階段性目標(biāo)。在實(shí)施目標(biāo)制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢作為依據(jù)，既要與實(shí)際情況相結(jié)合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢相協(xié)調(diào)。
（三）檔案管理數(shù)字化的實(shí)施要素
在檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)確定之后，要依據(jù)實(shí)施目標(biāo)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)要素的確定。在整個(gè)的數(shù)字化實(shí)施方案中，實(shí)施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目與領(lǐng)域，例如檔案目標(biāo)數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目、數(shù)字化檔案信息局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)服務(wù)項(xiàng)目等。不同的實(shí)施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實(shí)際情況選擇適合的評估方法，例如指標(biāo)體系方法、概述性描述方法等。
（四）檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)
檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實(shí)施過程中的管理體制、運(yùn)行體制與投入保障體制三個(gè)方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實(shí)施提供了組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設(shè)保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實(shí)施提供了有利的保障。
關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；檔案管理
從最近幾年社會(huì)的發(fā)展形式來看，信息化技術(shù)處速發(fā)展階段，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代已經(jīng)到來。不同的行業(yè)處于這種大環(huán)境之下認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，把這項(xiàng)技術(shù)廣泛的應(yīng)用到實(shí)踐中來，檔案管理行業(yè)也順應(yīng)時(shí)展，加強(qiáng)對信息技術(shù)的運(yùn)用。檔案在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中具有重要價(jià)值和作用，不論是企事業(yè)單位還是政府機(jī)關(guān)是否能夠正常運(yùn)行，都離不開完整的檔案資料。由此可知在我國目前階段，檔案管理是發(fā)展過程中為不可缺少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在我國信息化發(fā)展過程中，電子政務(wù)所占地位越來越重要，為檔案管理信息化發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。但是我們也要看到，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，這個(gè)過程是漫長而艱難的，而且需要不斷的創(chuàng)新。
1分析現(xiàn)階段我國檔案管理信息化發(fā)展中的問題
1.1檔案管理的安全意識(shí)對其創(chuàng)新性造成了一定的阻礙
不論處于哪個(gè)時(shí)期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時(shí)期具有不同的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現(xiàn)化化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處速發(fā)展之中，檔案管理事業(yè)則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國社會(huì)同步發(fā)展。可以看到檔案管理雖然處于信息化發(fā)展階段，很多問題亟待解決。由此可知實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程是復(fù)雜的，在管理創(chuàng)新與傳統(tǒng)檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統(tǒng)的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的難度較大，這對我國現(xiàn)階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。
1.2目前在檔案信息化管理方面有待實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和法治化
客觀的看待我國現(xiàn)階段檔案管理的問題，顯然信息化程度不足的情況一直沒有解決，檔案使用范圍有限，資源沒有實(shí)現(xiàn)共享，究其原因主要集中在以下三個(gè)方面：①由于管理方式與體系上的制約，不同的檔案管理部門之間并未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而從我國政府部門的情況來看，對于檔案管理也沒有形成規(guī)范化的體系，檔案管理處于分散狀態(tài)，不同部門在管理檔案時(shí)所執(zhí)行的政策是不同的，甚至出現(xiàn)矛盾和沖突之處。②從具體情況來看，政府級別不同或者部門不同，對于檔案信息化管理的內(nèi)容也各不相同，有不協(xié)調(diào)的情況存在。③我們所處的時(shí)代信息化技術(shù)飛速發(fā)展，而且處于動(dòng)態(tài)變化之中，這對系統(tǒng)建設(shè)提出更高的要求，時(shí)效性較強(qiáng)，如果失去時(shí)效性將會(huì)不利于平臺(tái)的建設(shè)。
1.3檔案管理應(yīng)對電子政務(wù)更高要求的挑戰(zhàn)
電子政務(wù)建設(shè)正處于關(guān)鍵時(shí)期，從其內(nèi)容來看復(fù)雜性較高，具有鮮明的時(shí)代性。但要認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化等雖然重要，但并不僅僅局限于此。首先，我國電子政務(wù)系統(tǒng)并非獨(dú)立存在，而是與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌，功能性較強(qiáng)，能夠滿足社會(huì)和公眾服務(wù)的需求，并且還要履行政府職能。而早期的OA系統(tǒng)應(yīng)用目標(biāo)則是建立在政府專用的網(wǎng)絡(luò)之上，服務(wù)也只限于自身業(yè)務(wù)。而電子政務(wù)則以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為媒介，其目標(biāo)是為社會(huì)和公眾服務(wù)。電子政務(wù)系統(tǒng)是由多個(gè)系統(tǒng)共同組成的，檔案管理系統(tǒng)是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。由此可知電子政務(wù)是檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建的基礎(chǔ)。與傳統(tǒng)檔案管理信息系統(tǒng)相比較后確定了檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容，必須要處理好以下兩個(gè)方面的問題：①安全系統(tǒng)。要增加相的功能，可授權(quán)和信任模塊是必不可少的。②建立自動(dòng)備份系統(tǒng)。為了避免出現(xiàn)信息丟失的情況，包括電子檔案在內(nèi)的所有檔案內(nèi)容都要備份，即使網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)故障，信息也不會(huì)丟失。
2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的路徑
2.1加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)
為了把高質(zhì)量的信息化服務(wù)提供給社會(huì)和需要者，對于檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施必須要完備，并且把現(xiàn)代多媒體、3D等高科技技術(shù)應(yīng)用于其中，使紙質(zhì)檔案信息資料逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，并構(gòu)建出立體展示平臺(tái)，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數(shù)字化資料文獻(xiàn)更加具有帶入感和真實(shí)性，提供的信息化服務(wù)具有更強(qiáng)的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時(shí)間和空間的限制登陸到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，即可完成對所需檔案資料的查詢。
2.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，強(qiáng)化檔案信息化管理手段
為了使檔案信息化應(yīng)用達(dá)到較高的效率，企業(yè)要予以重視，加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，使他們的思想觀念發(fā)生變化，調(diào)整服務(wù)態(tài)度，構(gòu)建更加合理的管理模式，調(diào)整傳統(tǒng)的檔案管理思想，提高應(yīng)變能力，形成主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。要認(rèn)識(shí)到我們處于信息技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)期，作為檔案管理人員要提高自身的綜合素質(zhì)和水平，具有較高的時(shí)事熱點(diǎn)信息的搜索能力，并且還要提高整合力度，主動(dòng)提供資源信息，檔案信息管理向著科技術(shù)和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，把更具價(jià)值的信息內(nèi)容提供給社會(huì)。還要注意的是企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)時(shí)，要把電子軟件應(yīng)用于其中，對信息內(nèi)容進(jìn)行有效的檢索，使檔案管理更具規(guī)范性，增強(qiáng)檔案管理的安全性和使用的有效性。
2.3根據(jù)檔案館職能的變化進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革
由于社會(huì)的發(fā)展，檔案館的職能也隨之處于動(dòng)態(tài)變化之中，很多環(huán)節(jié)需要調(diào)整和更新，這對管理人員提出更高的要求，要順應(yīng)時(shí)代的變化和要求，對機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行調(diào)整，并完成新的功能定位。為公眾提供收集、查詢、制作、閱讀、整理、機(jī)構(gòu)管理等服務(wù)。在部門機(jī)構(gòu)創(chuàng)新改革過程中，要處理好人員調(diào)整的問題，創(chuàng)造出功能更加完善的工作平臺(tái)，使檔案管理工作人員能夠利用平臺(tái)為社會(huì)公眾提供高質(zhì)量的服務(wù)。綜上所述，關(guān)于檔案信息化建設(shè)的重要性已達(dá)成共識(shí)，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的思想，使資源的作用得到更大的發(fā)揮，提高檔案管理能力。我們的社會(huì)不斷的發(fā)展進(jìn)步，對檔案信息資源領(lǐng)域的開發(fā)具有積極的帶動(dòng)作用，從發(fā)展的角度來看，即檔案信息要發(fā)揮出更大的作用，更好的利用檔案信息資源。為了實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，必須要提高服務(wù)水平，使檔案管理工作邁上更高的臺(tái)階，走向信息化、數(shù)字化的發(fā)展之路。
參考文獻(xiàn)
[1]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016，14（5）：115-116.
二、發(fā)展趨勢
伴隨著XX電廠的迅速發(fā)展，為了更好適應(yīng)檔案工作的新形勢和新要求，做到與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，我們要要從改善檔案保管條件和工作環(huán)境出發(fā)，不斷改善和優(yōu)化檔案設(shè)施設(shè)備，最大限度地滿足了檔案管理的實(shí)際工作需要。并始終堅(jiān)持把檔案管理當(dāng)作企業(yè)重要的基礎(chǔ)管理工作，按照檔案管理的各項(xiàng)法律、法規(guī)，以提高檔案工作水平為目標(biāo)，重視和開展企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)，不斷從組織管理、設(shè)施設(shè)備、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、開發(fā)利用等方面進(jìn)行鞏固和加強(qiáng)。同時(shí)，要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)手段，開發(fā)應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，早日實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及改革發(fā)展工作提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)，創(chuàng)造更良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
三、具體工作思路
根據(jù)新形勢下檔案工作發(fā)展趨勢，制定具體工作思路如下：
1、對于紙質(zhì)檔案。要在進(jìn)一步健全收集檔案信息和完善收集網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，注意在收集材料的完備、及時(shí)、準(zhǔn)確三方面下功夫，堅(jiān)決把好“入口關(guān)”，切實(shí)提高歸檔材料的質(zhì)量，做好紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理工作；要嚴(yán)格按照《xx發(fā)電廠檔案整理工作細(xì)則》、《xx發(fā)電廠事檔案工作檢驗(yàn)考評標(biāo)準(zhǔn)》的要求，切實(shí)做好檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用。
2、對于電子檔案。在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)方面，要在全系統(tǒng)使用檔案管理信息系統(tǒng)，并按照訪問快捷準(zhǔn)確、安全可靠的原則，建成公司系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫實(shí)體，使檔案信息查借閱、轉(zhuǎn)遞及數(shù)據(jù)的提取和統(tǒng)計(jì)分析等工作主要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行；在多媒體檔案材料方面。要將工作、學(xué)習(xí)和生產(chǎn)一線的動(dòng)態(tài)影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或投影設(shè)備顯示出來，從而提高知人、識(shí)人的深度和廣度。在多媒體檔案材料保管和維護(hù)方面。要以大容量、高速磁盤或光盤介質(zhì)為電子多媒體信息的存儲(chǔ)介質(zhì)，并按照科學(xué)的備份和保管制度進(jìn)行備份和保管。同時(shí)注意對信息進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的采集、分類、更新和維護(hù)；在多媒體檔案材料使用方面。要通過實(shí)用、良好的操作界面，方便用戶對有關(guān)材料的查詢和使用。注意對整個(gè)電廠的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和預(yù)測，為以后各項(xiàng)工作的決策提供參考；在多媒體信息系統(tǒng)保密和安全方面。要建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，通過引進(jìn)安全可靠的防攻擊系統(tǒng)，建立科學(xué)的訪問、利用管理體制，來保證電子檔案材料的保密和安全。
3、對于基礎(chǔ)建設(shè)。要對現(xiàn)有庫房進(jìn)行裝修改造，同時(shí)添加購置檔案設(shè)施設(shè)備。爭取實(shí)現(xiàn)庫房、辦公、閱覽、機(jī)房“四分開”；庫房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位；增添庫房專用密集架**組，計(jì)算機(jī)*臺(tái)、空調(diào)*臺(tái)、去濕機(jī)*臺(tái)、復(fù)印機(jī)*臺(tái)，使庫房保管達(dá)到“八防”的要求；同時(shí)，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，配備專用的檔案管理專用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)備份設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案的微機(jī)管理。按照目標(biāo)管理的有關(guān)規(guī)定，文書檔案、科技檔案、多經(jīng)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等各個(gè)分類實(shí)現(xiàn)“三室分開”（庫房、辦公室、閱覽室）。
四、主要目標(biāo)及措施
1、主要目標(biāo)
以為xx發(fā)電廠提供優(yōu)質(zhì)、高效、快捷服務(wù)為目的，狠抓基礎(chǔ)建設(shè)，做好信息的采集和維護(hù)，為企業(yè)的各項(xiàng)工作的開展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使企業(yè)的檔案工作實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化的目標(biāo)。
2、具體措施
一要提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。檔案工作是發(fā)電廠整體工作的重要組成部分，檔案管理人員要在思想上充分認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感、光榮感和緊迫感。
二要運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)對檔案的科學(xué)管理。要運(yùn)用專門的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，使多媒體檔案材料的采集、維護(hù)、檢索和利用更加方便。穩(wěn)步推進(jìn)圖象、聲音和錄像和考核文字材料相結(jié)合的多媒體檔案材料的采集和管理。