時間：2023-06-08 15:16:06
導(dǎo)語：在人事檔案的日常管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、高校人事檔案收集工作中存在的問題
1、觀念上，人事檔案在人們心目中一直較為神秘。
檔案資料重歷史、重政審，輕顯示、輕成績。由于歷史原因和習(xí)慣勢力的影響，檔案材料中的個人經(jīng)歷、資歷的記載，偏重于政治，且歷史結(jié)論多，內(nèi)容多是套話、官話，言之無物，大同小異；而對個人能力及業(yè)績的現(xiàn)實材料卻不能及時收集歸檔。從整體而言，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊伍的最新素質(zhì)，所以，可利用的價值不大。
2、管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統(tǒng)的管理辦法。
由于各項制度不健全，檔案人員大多是兼職管理，對檔案材料收集重視不夠，產(chǎn)生了有失真材料的出現(xiàn)。同時過去高校人事檔案管理長期處于一種封閉狀態(tài)，未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，加之人員隊伍不穩(wěn)定，只是人事檔案長時間沒有收集整理也無人問津。在材料方面，有的認識部門也沒有審查、核實、嚴格把關(guān)，對送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現(xiàn)了失實甚至虛假的內(nèi)容，給今后的工作帶來很多的麻煩。不僅破壞了人事檔案的有機整體，也大大降低了他的使用價值。
3、檔案意識淡漠
由于歷史的原因，教職工中普遍存在檔案意識淡漠，對檔案工作的重要意義和作用認識不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷發(fā)展對教職工學(xué)歷學(xué)位要求不斷提高，教師外出進修、培訓(xùn)、攻讀學(xué)位、出國留學(xué)的機會不斷增多，在此過程中，有的教師不知道要把形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)生登記表等人事檔案的材料應(yīng)及時地交到人事檔案管理部門存檔，長時間存放在個人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現(xiàn)象，影響了檔案的準確性和完整性。
4、材料缺漏嚴重
隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發(fā)展，對人才的關(guān)注成為高校求生存求發(fā)展的重心。于是紛紛吸納了許多高學(xué)歷、高職稱的人才，但在日常管理中發(fā)現(xiàn)，引進的這些人當中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團）材料，就是差年度考核表、學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)職務(wù)申報表、工資變動表等。究其原因，就是由于近幾年機構(gòu)編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，造成對檔案業(yè)務(wù)知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機關(guān)、獎勵審批機關(guān)，不知道將材料移送管檔部門，認為應(yīng)由本單位保管；還有的單位甚至對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內(nèi)容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動的方式進行收集，即檔案管理人員坐等相關(guān)職能部門將人事檔案送到檔案室，由于歸檔制度的不健全，執(zhí)行不嚴格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。
5、管理人員業(yè)務(wù)不熟
由于組織人事干部平時工作繁忙少有時間參加專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，造成管理人員業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規(guī)范，存在著不該進而進檔、該進而不進檔，用紙規(guī)格和書寫工具也不夠規(guī)范，裝訂順序比較混亂，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達到某種目的，進行改檔或偽造人事檔案等，嚴重影響了檔案的真實性，給人才的評價與任用帶來諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價值。
二、加強高校人事檔案收集工作的對策
1、加大宣傳力度，增強教職工的檔案意識
人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎(chǔ)性工作，同時也是一項與全體教職工切身利益息息相關(guān)的工作。把人事檔案管好，用好是一項非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強教職工的檔案意識，是做好高校檔案工作的前提和保障。針對目前教職工檔案意識淡漠的現(xiàn)狀，我們必須進一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進行宣傳，主動把與教職工切身利益相關(guān)的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好高校人事檔案工作的自覺性，同時也可以在校內(nèi)各級部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩(wěn)定。人事檔案部門定期對他們進行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，責(zé)成他們負責(zé)本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與教職工個人前途發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，以喚起教職工們對檔案工作的意識，讓檔案工作為高校教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。
2、加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性
收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，對教職工的考察、考核、學(xué)歷、學(xué)位、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動，檔案未隨著人員流動轉(zhuǎn)移等，也給收集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在收集檔案材料時：一方面應(yīng)做到內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合，在收到從外單位調(diào)入的人員檔案時，要認真清理、核實，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，千方百計與外單位聯(lián)系，及時追補和不斷補充新的資料。另一方面，檔案收集工作應(yīng)變被動為主動。被動收集往往造成一些檔案材料的收集不全，檔案管理人員只有主動出擊，把收集工作做得更細、更好，做到主動與校內(nèi)各部門聯(lián)系，收集各種相關(guān)材料，形成人事檔案材料收集網(wǎng)，保證歸檔材料齊全完整。
3、加強人事檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員自身素質(zhì)
為保證人事檔案工作能夠適應(yīng)高校的快速發(fā)展，就需要建立一支具有高素質(zhì)的檔案管理隊伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識。在短時間內(nèi)要提高高校檔案管理人員的素質(zhì)，從各種渠道引進具有檔案管理經(jīng)驗的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強對現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強計算機知識及人事檔案管理系統(tǒng)軟件知識的學(xué)習(xí)與掌握。隨著人事檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員還要加強專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識，又可以適應(yīng)信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠為高校的檔案管理與服務(wù)水平的提高提供保證。面對二十一世紀的檔案工作，為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，必須拓寬知識面，學(xué)習(xí)技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面要繼續(xù)開展崗位培訓(xùn)工作：按照先培訓(xùn)后上崗，先培訓(xùn)后轉(zhuǎn)崗的原則，把培訓(xùn)的著力點放在提高檔案人員工作能力和工作技能上；要把崗位培訓(xùn)工作納入科學(xué)化、制度化和規(guī)范化發(fā)展的軌道。要積極開展檔案人員繼續(xù)教育，繼續(xù)教育是對在職專業(yè)技術(shù)人員的知識、技能進行補充、增新、拓寬和提高，是高層次的追加教育，對提高專業(yè)技術(shù)人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平有著重要意義。在加強檔案員的政治思想教育和職業(yè)道德教育的方面，要求檔案員必須真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”；選配工作有責(zé)任心、事業(yè)心強的人員來充實學(xué)校檔案工作崗位；增加智力投資，定期開展培訓(xùn)，加強檔案工作人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)。一方面學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，另一方面學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實實地做好檔案工作，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
4、加大投入，建立檔案信息化建設(shè)的支撐體系。
針對高校檔案管理技術(shù)相對落后的實際,有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，以加強檔案管理的技術(shù)裝備。由于高校檔案管理的核心問題是信息資源庫的建設(shè)，首先，信息化建設(shè)要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進行管理、使用，提高檔案管理效率，實現(xiàn)人事檔案信息價值，為高校決策層提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。高效地利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計算機實現(xiàn)信息化管理。三是建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立起以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。
一、鐵路人事檔案管理現(xiàn)狀
（一）檔案管理基礎(chǔ)薄弱。檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分。檔案因其歷史性、確定性和原始記錄性，使其具有極強的法律依據(jù)作用。但因檔案本身無法產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益，在效益最大化的經(jīng)營理念下，部分企業(yè)管理者不重視檔案管理工作，從而導(dǎo)致檔案日常管理松懈，基礎(chǔ)薄弱。因此，在大多數(shù)企業(yè)認知中：人事檔案只是一份人員的履歷，保存即可，無須再進行后期管理。其實不然，“以銅為鑒,可以正衣冠；以人為鑒,可以明得失；以史為鑒,可以知興替”，要想充分發(fā)揮職工的能力，最大化地提高企業(yè)人員勞動效率，就必須建立完善的人事檔案管理機制，準確掌握每一名職工的詳盡資料，人盡其才，避免張冠李戴，影響工作質(zhì)量與效率。（二）人事檔案管理方式老舊。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到社會生產(chǎn)、生活的各個方面，但是鐵路人事檔案管理方式卻沒有得到有效改進，仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體管理存放，縱然應(yīng)用了一些信息化的手段，也只是簡單地對人事檔案進行了編目，沒有開展人事檔案的信息化、智能化管理。（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊。在大多數(shù)人眼中，檔案管理工作就是簡單地對資料進行收集、整理、保管，這是對檔案管理工作的片面理解。實際上，檔案管理是業(yè)務(wù)性強、專業(yè)知識要求高的工作。人事檔案管理人員，除了具備人力資源管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識、檔案管理業(yè)務(wù)技能及一定的文字功底外，鐵路人事檔案管理人員還要熟知鐵路運輸生產(chǎn)組織、各系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)范圍及相關(guān)法律法規(guī)。因此，要從事人事檔案管理工作，必須具備較強的專業(yè)技術(shù)知識。但因為重視程度不足、日常業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)不到位，造成了檔案管理人員業(yè)務(wù)能力水平參差不齊，工作開展停滯不前。
二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)缺點
（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)點。1.原始記錄性、安全性。紙質(zhì)檔案因其材質(zhì)特征，很難做到修改后不留痕跡，這在很大程度上確保了檔案的真實性與原始性，對于檔案信息的保護更加安全，具有第一手材料的價值。2.憑證性。質(zhì)檔案作為現(xiàn)今使用最廣泛的記錄載體，其所具備的法律效應(yīng)和憑證作用是無可替代的。雖然電子簽名、電子檔案已得到法律的認可，但電子檔案是以計算機為載體保存的，而計算機容易受到病毒、黑客等的破壞，使得司法部門對其憑證作用依然持謹慎態(tài)度。（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點。1.紙質(zhì)檔案保管成本偏大。紙質(zhì)檔案保管需要極大的空間，而且保管條件要求嚴格。檔案庫房需要防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，同時還有符合檔案存放的承重要求，這使得檔案庫房的建設(shè)成本較之一般建筑偏高。同時紙質(zhì)檔案在進入檔案庫房前，還需要經(jīng)過去酸、消毒、除塵等工序，日常保管需要定期進行防蟲、防潮處理，人工及設(shè)備成本較高。2.紙質(zhì)檔案易損壞，不易傳播。紙質(zhì)檔案因材質(zhì)原因，受溫度、濕度、光照、時間等因素影響，容易出現(xiàn)紙張老化變脆、發(fā)霉等現(xiàn)象，且紙質(zhì)檔案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易傳播。3.查閱檢索耗時長。雖然我們在紙質(zhì)檔案整理時，已經(jīng)對其進行編目有序存放，但在查詢的過程中還是比較費時費力，如果要多次查閱則更為不方便。
三、鐵路人事檔案管理的改革方向
（一）加強對人事檔案管理的力度。無論是單位還是個人，對人事檔案的重視程度，是決定人事檔案管理水平的先決條件，專業(yè)的管理人員和必要的經(jīng)費投入是做好人事檔案管理的重要條件。檔案管理人員應(yīng)加強對人事檔案的研究和利用，為企業(yè)選人用人、發(fā)揮人才優(yōu)勢提供第一手資料，使領(lǐng)導(dǎo)充分認識到人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用，自覺加強對人事檔案管理的力度。（二）完善人事檔案管理配套設(shè)施。人事檔案管理工作在鐵路運輸部門尤為重要，它對鐵路運輸部門優(yōu)化人才資源配置發(fā)揮著不可替代的重要作用。在交通強國、鐵路先行的大形勢下，鐵路運輸部門應(yīng)當加大對人事檔案管理的投資力度，確保人事檔案管理工作得到長足發(fā)展。隨著鐵路建設(shè)的飛速發(fā)展，紙質(zhì)檔案逐年增加，因此科學(xué)的管理系統(tǒng)、完備的配套設(shè)施，是提高人事檔案管理水平、確保人事檔案管理安全的必要手段。（三）健全電子人事檔案安保措施。信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，給人事檔案管理的改進帶來了新的契機。電子鐵路人事檔案創(chuàng)新管理模式之探析文/翟華敏本文以當前鐵路人事檔案管理現(xiàn)狀為依據(jù)，通過對紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點的分析對比，結(jié)合信息技術(shù)給人事檔案管理帶來的變化，從當前鐵路運輸企業(yè)對人才的實際需求，就做好鐵路人事檔案管理工作提出了切實可行的改革建議人事檔案的建立，為我們方便、快捷地利用人事檔案提供了條件，但健全電子人事檔案安保措施非常重要。為確保電子檔案安全、完整，我們可以通過制度約束、技術(shù)卡控等措施來排除檔案內(nèi)容人為修改的可能。同時，還可以采取人事檔案異地備份、信息設(shè)備實時監(jiān)控、木馬病毒定時查殺等措施來避免電子檔案遺失、損壞。（四）實現(xiàn)電子人事檔案與紙質(zhì)人事檔案的有機結(jié)合。紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案因其自身的優(yōu)缺點，要實現(xiàn)二者的有機結(jié)合，就必須揚長避短，既要發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始性和安全性，又要凸顯電子檔案的便捷性。建立完善的人事檔案綜合管理系統(tǒng)，是改進鐵路人事檔案管理模式，提高管理質(zhì)量與使用效率的有效途徑。（五）人事檔案管理向大數(shù)據(jù)發(fā)展隨著云技術(shù)的發(fā)展、人力資源管理的變革，人事檔案管理也不能固步自封。要充分應(yīng)用新技術(shù)發(fā)展的紅利，將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到人事檔案管理中去，對人員學(xué)歷、職稱、性格、征信等數(shù)據(jù)進行匯總梳理，利用大數(shù)據(jù)進行分析，為企業(yè)發(fā)展輸送適合的人才資源，做到人盡其才。
1 人事檔案管理的作用
1.1 為選用干部人才提供參考 人事檔案管理是企業(yè)人事管理活動的重要內(nèi)容和對象，其較為全面的記錄了每個企業(yè)干部員工的工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治思想、工作能力和業(yè)績以及興趣愛好等詳細情況。人事檔案管理是一項具有動態(tài)性、機密性、真實性、系統(tǒng)性等特征的文件材料，具有較強的使用和保存價值。人事檔案管理是企業(yè)考察任用干部時重要的參考資料，對企業(yè)干部人才的正確選用有著直接的影響，從而與企業(yè)的發(fā)展有著密切的關(guān)系。
1.2 為規(guī)劃人力資源戰(zhàn)略提供支持 企業(yè)制定科學(xué)的人力資源整合規(guī)劃，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內(nèi)容是真實反映企業(yè)全體人員的全方位信息，包括以往與現(xiàn)階段。人事檔案科學(xué)化的管理，能夠為企業(yè)科學(xué)合理的預(yù)測人才的需求數(shù)量級類型，為人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供支持，促進人力資源開發(fā)。
2 當前人事檔案管理存在的問題分析
2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視人事檔案管理。目前部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理，認為檔案管理是企業(yè)內(nèi)部的小工作，對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責(zé)任意識差。由于上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視直接導(dǎo)致了檔案管理部門對自身所肩負的責(zé)任認識不夠明確，使工作觀念產(chǎn)生了偏離，不認真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業(yè)沒有專業(yè)的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進行兼任，極大地降低了檔案的權(quán)威性。
2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強的專業(yè)知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項復(fù)雜、繁瑣以及連續(xù)性較強的工作，否則就會對檔案管理的質(zhì)量和管理水平的提高產(chǎn)生影響。有的企業(yè)分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進行檔案資料的日常維護及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔負多方面的工作，例如企業(yè)文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負荷工作狀態(tài)，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。
2.3 人事檔案管理的科學(xué)信息化水平低 人事檔案管理工作內(nèi)容多、要求高、任務(wù)重，僅就檔案信息管理信息化建設(shè)而言，諸如標引著錄、數(shù)據(jù)錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統(tǒng)，但在實際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發(fā)揮其應(yīng)有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數(shù)據(jù)化以及科學(xué)化的廣泛應(yīng)用，部分企業(yè)的人事檔案管理在計算機系統(tǒng)的應(yīng)用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入，而資料檢索、調(diào)閱則進行手工操作，導(dǎo)致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費時間長，耗費人力多，降低了檔案管理工作的效率。
3 改革人事檔案管理的建議
3.1 強化人事檔案管理意識 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到人事檔案管理的意義，其是企業(yè)的一項隱形財富。各企業(yè)在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊伍的相對穩(wěn)定，提高管理人員的責(zé)任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政治教育、專業(yè)知識與技能的學(xué)習(xí)以及完善定期交流與培訓(xùn)進修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任要明確，在管理工作過程中，做好監(jiān)督與管控工作，加強定期、不定期的深入管檔工作進行督查，同時強化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責(zé)令迅速整改到位。
3.2 規(guī)范、完善制度和程序 要進一步系統(tǒng)檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴謹、規(guī)范地利用多種方式確保信息的準確性、完整性以及及時性；檔案信息整理歸檔根據(jù)材料的內(nèi)容、時間以及屬性等條目，優(yōu)化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質(zhì)檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴格落實制定的更新計劃，檔案管理工作要根據(jù)企業(yè)人員的流動實況制定相關(guān)的每周、每月或者季度更新方案。
3.3 信息化管理 時代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展要求企業(yè)人事檔案管理工作變革滯后的管理模式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)以及結(jié)合企業(yè)的實況改變管理方法，來提高人事檔案管理的科學(xué)化水平和工作效率，以促進企業(yè)的發(fā)展與時代接軌。充分利用和完善人事檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，例如運用人事檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常查借閱等工作，提高人事檔案信息的真實性、時效性。此外應(yīng)積極利用現(xiàn)代化的設(shè)備，如計算機、掃描儀等，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)變，推動以及加快人事檔案管理信息化的建設(shè)，使企業(yè)人力資源得到合理、靈活的開發(fā)與利用，從而促進企業(yè)更好的生產(chǎn)經(jīng)營以及服務(wù)社會。
成教生檔案歸檔材料從產(chǎn)生到整套檔案流轉(zhuǎn)，整個過程涉及學(xué)生本人、各班班主任、各專業(yè)成教工作負責(zé)人、學(xué)生檔案管理人員等。建立材料完整、內(nèi)容準確的學(xué)生檔案，需要各層面人員充分認識到成教生檔案的重要性，進而認真對待每份材料的產(chǎn)生、歸檔。學(xué)?？梢愿鶕?jù)成教生的學(xué)習(xí)方式，在新生開學(xué)初布置學(xué)生填寫學(xué)籍卡相關(guān)內(nèi)容時給他們組織一次學(xué)生檔案知識講座或者發(fā)一封信，告知學(xué)生檔案的性質(zhì)、價值等相關(guān)知識；在學(xué)生畢業(yè)填寫畢業(yè)生登記表時再次灌輸相關(guān)內(nèi)容，以提高成教生對自身檔案材料的重視程度，嚴肅對待自身檔案材料，保證自身所填寫材料信息的準確性。對于各班班主任、成教工作負責(zé)人、學(xué)生檔案管理人等學(xué)校相關(guān)人員，可以請檔案部門專業(yè)人員開展有關(guān)檔案工作性質(zhì)、地位和作用等知識的講座，從思想認識層面提高其檔案意識；將涉及學(xué)生檔案管理工作的內(nèi)容納入個人工作崗位職責(zé)，將學(xué)生檔案工作情況納入年終考核內(nèi)容，以制度約束來增強其檔案意識；在布置相關(guān)工作的同時布置檔案材料的歸檔工作，在日常工作中增強檔案意識。
2.修訂業(yè)務(wù)規(guī)范，梳理工作流程
《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號令）首次將學(xué)生檔案納入高校檔案類別，使高校開展學(xué)生檔案管理有了規(guī)章依據(jù)，但對具體如何操作并沒有明確規(guī)定。所以，有必要修訂業(yè)務(wù)規(guī)范，以使學(xué)生檔案的日常管理規(guī)范有序。成教生檔案最終將充實到個體人事檔案中，作為用人單位對畢業(yè)生學(xué)歷進行認定的依據(jù)材料，因此，《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號文印發(fā)，以下簡稱《規(guī)定》）中的相關(guān)規(guī)定可以作為修訂成教生檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的主要依據(jù)。根據(jù)此《規(guī)定》，結(jié)合學(xué)校實際情況修訂《成教生檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確成教生檔案的歸檔范圍及歸檔時間、載體要求等。成教生檔案歸檔范圍：報考登記表或網(wǎng)絡(luò)報名信息卡、入學(xué)考試各科成績表、學(xué)生（學(xué)員、學(xué)籍）登記表、學(xué)習(xí)成績單、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予材料、畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件等。為保證歸檔材料的完整性、維護歸檔材料的嚴肅性以及利于整理和長期保管，可以明確如下收集歸檔要求：①材料產(chǎn)生之日起一個月內(nèi)歸檔；②歸檔材料填寫規(guī)范、內(nèi)容真實、手續(xù)完備；③歸檔材料一般為原件，如果是復(fù)印件，必須注明復(fù)制時間，并加蓋檔案材料復(fù)制單位公章；④材料載體使用16K型或國際標準A4型公文用紙，材料左邊留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應(yīng)當符合檔案保護要求。完整的成教生檔案管理包括建檔和轉(zhuǎn)遞兩個方面。建檔即通過收集、編目等方式，為每個成教生建立完整的個人檔案。具體包括以下環(huán)節(jié)：收集審核材料入袋編目。收集材料，即向各相關(guān)人員催收產(chǎn)生的材料；審核即檔案管理人員對收集到的材料進行內(nèi)容、形式等方面的核對，這一環(huán)節(jié)要求檔案管理者將存有錯誤的材料及時退回材料產(chǎn)生源頭，并要求重新完成后移交歸檔；材料入袋，即將收集到的材料裝入相應(yīng)的個人檔案袋；編目，即將放入檔案袋的材料名稱、份數(shù)等相關(guān)信息填寫到案卷目錄紙上。由于成教生在各學(xué)習(xí)階段會產(chǎn)生不同的檔案材料，所以，“收集審核材料入袋編目”這個過程會重復(fù)多次。轉(zhuǎn)遞是指通過郵局、快遞等物流方式將學(xué)生檔案移交給畢業(yè)生人事檔案保管單位，或直接交給學(xué)生由其自行帶回其人事檔案保管單位。需要注意的是：在檔案轉(zhuǎn)遞前，必須將檔案袋封口，即對材料袋進行密封，貼上封條，在封口上加蓋騎縫章。在對檔案袋進行封口前，要再一次核對所收集到的材料與目錄登記信息是否一致，以便保證歸檔材料的完整性。檔案轉(zhuǎn)遞工作需要注意轉(zhuǎn)遞手續(xù)的完備性，填寫學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并及時查收回執(zhí)，以方便今后可能出現(xiàn)的檔案去向信息查詢。由學(xué)生自行攜帶檔案時，學(xué)校還需向?qū)W生強調(diào)兩點：①為維護材料的嚴肅性，檔案袋不能私自開封；②必須交給本人人事檔案保管單位，以充實個人人事檔案，為用人單位開展學(xué)歷認證等工作提供依據(jù)材料。
3.明確管理主體，抓好隊伍建設(shè)
關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 信息化建設(shè) 措施
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）04（c）-0248-02
1 人事檔案信息化建設(shè)的作用和意義
1.1 有利于提高管理人員的工作效率
長期以來在我國的人事檔案管理工作中，都是管理人員通過手工的方式對檔案信息進行收集、整理和利用，工作較為繁瑣，而且工作量也較大，不僅費時費力，而且工作效率也較低。而檔案管理實現(xiàn)信息化后，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)替代了傳統(tǒng)的手工管理工作，不僅有效的提高了檢索和查詢的速度，而且工作效率也有較大程度的提升，更利于加快人事檔案信息的開發(fā)利用工作，而且信息傳輸具有及時性，確保了各項決策的正確性。
1.2 有利于檔案人員業(yè)務(wù)水平的提高
利用信息化來實現(xiàn)對人事檔案的管理，使管理人員從高強度的繁重手工勞動中解脫出來，可以有更多的時間進行學(xué)習(xí)，從而有效的提升業(yè)務(wù)能力及管理水平。
1.3 提高了人事管理工作的運轉(zhuǎn)速度
人事檔案是在高校進行干部選拔和任用時重要的信息資源，可以為各項決策提供科學(xué)的參考意見，對于提高人事管理工作的水平及加快人事管理工作運轉(zhuǎn)的速度都起到了極其重要的作用。
1.4 有利于實體檔案的保護
人事檔案的介質(zhì)是紙張，紙質(zhì)材料作為人事檔案的重要載體，同時也是原始的證據(jù)資料，這些資料需要在用戶查詢時不斷的進行翻閱及反復(fù)進行拆裝，這就很難避免紙張不會受到損害，所以在檔案信息化實現(xiàn)后，不僅有效的減少了對實體檔案的接觸，而且對實體檔案也起到了有效的保護作用。
2 高校人事檔案信息化建設(shè)中的主要問題
近年來，由于對高校人事檔案的重視程度不斷提升，人事檔案在制度、內(nèi)容規(guī)范等許多方面都取得了較好的成效，但在目前高校人事檔案管理工作中還存在著一些問題，這些問題的存在在一定程度上制約了高校人事檔案管理工作的進展。
2.1 檔案材料不全，內(nèi)容失真
真實性是人事檔案得到存在的根本，但在當前高校的人事檔案中，其材料的真實性有所欠缺，不僅檔案的內(nèi)容沒有實現(xiàn)良好的銜接，而且在進行時間和日期的填寫上具有較大的隨意性，在檔案的材料中更多體現(xiàn)的是個人的成績和優(yōu)點，而對于缺點及錯誤則很少提及，這樣情況的存在， 與管理工作中審核把關(guān)不嚴具有直接的關(guān)系，影響了檔案的利用。
2.2 管理傳統(tǒng)，效率低下
目前在我國部分高校對人事檔案的利用中還以實體檔案為主。長期以來檔案的紙張規(guī)格都是以16 K為主，這與當前辦公用紙A4規(guī)格存在著較大的差異，需要在裝訂時進行裁切及折疊工作，使工作效率受到較大的影響。而且傳統(tǒng)管理方式中各項制度都存在著不健全的地方，與現(xiàn)代檔案的發(fā)展規(guī)模難以匹配，再加之收集方式的不科學(xué)，所以檔案材料失真是普遍存在的現(xiàn)象。而且我國高校由于在過去較長時間內(nèi)都沒有建立健全的人事檔案收集審核歸檔制度，這就導(dǎo)致檔案材料的收集工作滯后，把關(guān)不嚴，不進行審核即裝袋，材料存在失真及虛假的情況。
2.3 利用范圍狹窄，適應(yīng)性較差
目前各高校都采用自行開發(fā)研制的人事檔案管理軟件，僅在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案轉(zhuǎn)遞等日常管理中的幾個壞節(jié)實現(xiàn)計算機管理，信息存儲量窄，功能小操作繁瑣，信息的統(tǒng)計和綜合分析過于復(fù)雜，信息化程度不高，難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關(guān)、國有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經(jīng)濟體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟的迅速發(fā)展，非公有制經(jīng)濟組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，大量的本?？飘厴I(yè)生要流向市場，流向私人企業(yè)和外資企業(yè)。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。
3 高校人事檔案信息化建設(shè)的措施
3.1 加大投入，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系
隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷深入，各高校都已實現(xiàn)計算機作業(yè)，并且都建立了校園網(wǎng)，設(shè)有專人管理和維護，這些為人事檔案信息化建設(shè)提供了極為關(guān)鍵的物質(zhì)基礎(chǔ)，為人事信息資源區(qū)域性的服務(wù)提供了廣闊的共享平臺。因此，在人事檔案信息化建設(shè)中，一是要適當加大基金投入。對于有條件的單位，應(yīng)完善其檔案管理信息化設(shè)備，提高檔案信息資源開發(fā)利用的進度。二是加大科技開發(fā)人員的投入，對現(xiàn)有人員進行培訓(xùn)，加強人事檔案數(shù)據(jù)庫的研究和開發(fā)。針對高校檔案管理技術(shù)相對落后的實際，有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，以加強檔案管理的技術(shù)裝備。
3.2 建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，加強信息資源庫的建設(shè)
一要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進行管理、使用。二要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將人事檔案的日常管理通過計算機實現(xiàn)信息化管理。三是建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。
3.3 實施人事檔案的分級管理
在統(tǒng)一使用全國通用人事檔案管理軟件和人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建成的基礎(chǔ)上，根據(jù)人事檔案信息的安全性和保密性，對各種信息資料的密級進行嚴格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用部門、利用者不同的使用權(quán)限，利用者在被授予權(quán)限后擁有查看權(quán)，獲得相關(guān)信息，從而實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部、學(xué)校之間、上級主管部門以及全國人事檔案信息資源的共享。
3.4 強化業(yè)務(wù)，提高檔案管理人能力。
人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要具有高素質(zhì)的檔案管理人員充足到檔案管理崗位上，所以高校在引進高素質(zhì)人才的同時，也需要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，定期組織管理人員進行培訓(xùn)和教育，在加強專業(yè)知識培訓(xùn)的同時，不斷的拓寬其知識面，加強相關(guān)領(lǐng)域知識的學(xué)習(xí)，使其技能和工作能力不斷提升。同時還要加強檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使其在崗位上更好的扎實工作，為高校教學(xué)和科研工作提供更好的服務(wù)。
3.5 深化改革，建立健全的人事檔案管理制度
加強人事檔案管理制度的完善，確保其更合理和科學(xué)，使人事檔案工作更加制度化和規(guī)范化。建立材料收集網(wǎng)絡(luò)，不斷的對檔案內(nèi)容進行充實，嚴格對材料的內(nèi)容進行鑒別，做好檔案材料的歸檔和裝訂工作，在材料傳遞過程中的還要確保其安全性，嚴格按章辦事，使人事安全性和真實性都能夠得到保證，另外還要對檔案材料進行及時的更新和補充。
總之，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。
參考文獻
1.1傳統(tǒng)的人事檔案管理模式的先天缺陷
首先，相對落后的計算機硬件配置以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)配置的缺乏，導(dǎo)致人事檔案管理的電子信息化進程步履維艱；其次，對于早期形成的紙質(zhì)化檔案文件，必須依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及掃描儀等電子設(shè)備來完成，檔案的電子信息化管理也離不開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，但在實際工作中，人事部門很難獲取如此先進的信息技術(shù)配置，進一步加大了實現(xiàn)檔案自動化管理的難度。
1.2醫(yī)院對人事檔案管理工作重視不夠
當前，醫(yī)院普遍都存在“重醫(yī)療，輕檔案”的現(xiàn)象。有的醫(yī)院雖然已經(jīng)配置了相關(guān)的檔案管理科室及自動化管理設(shè)備，但由于沒有一個良好的檔案管理工作氛圍，很多科室仍缺乏對檔案管理的重視，不注重對本科室檔案的日常管理，科室的檔案管理人員未能積極主動地做好檔案管理工作，進而影響到整個醫(yī)院檔案管理工作的開展。醫(yī)院的日常計算機信息開發(fā)與培訓(xùn)往往只重視培訓(xùn)醫(yī)療技術(shù)人員，卻常常忽視對人事檔案相關(guān)業(yè)務(wù)開發(fā)及管理人員能力的培訓(xùn)。
1.3檔案管理人員專業(yè)性不強
許多的醫(yī)院都是人事科或院辦統(tǒng)一負責(zé)人事檔案管理工作，檔案管理人員除自身工作外，還兼有很多除檔案管理外的工作，無法全心投入到檔案管理工作中去，另外，受人事檔案管理人員專業(yè)知識的限制，醫(yī)院的人事檔案管理缺乏安全完整且水平很難得到進一步提升。
2加強醫(yī)院人事檔案管理工作的對策
2.1健全和完善人事檔案管理制度，完善人事檔案管理體系
首先要明確醫(yī)院人事檔案管理工作的意義，在充分了解醫(yī)院實際情況的基礎(chǔ)上，充分利用醫(yī)院信息平臺，制定切實可行的管理制度。有針對的制定一套健全的電子信息管理分工方法及完善的檔案工作流程，以明確職責(zé)，信息不斷升級、更新，使檔案管理工作有章可循，行之有效。明確考核量化標準，應(yīng)用計算機管理，醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)、人事科長和人事科員都能更加重視起來，這樣才能在制度完善的情況下利用電子信息得到有效的執(zhí)行和實施。
2.2重視人事檔案管理人員培養(yǎng)，注重綜合能力的提高
人才的培養(yǎng)是提高從業(yè)人員整體素質(zhì)的有效手段，在新醫(yī)改時期下人事檔案管理需要一支具有較強的綜合技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才隊伍，既要懂得衛(wèi)生管理，又要懂得計算機應(yīng)用與數(shù)據(jù)維護。加強這方面的能力培養(yǎng)，能夠優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，可以在很大程度上充實和提高整體業(yè)務(wù)人員水平，起到示范和帶頭作用。在人事檔案管理工作中，人員素質(zhì)高低直接影響檔案管理工作的成效，信息系統(tǒng)管理需要相應(yīng)的高素質(zhì)人員去操作。因此，要實現(xiàn)人事檔案管理工作的完整性及安全性，則應(yīng)不間斷提高人事檔案管理隊伍的綜合能力。除了鼓勵檔案管理人員主動學(xué)習(xí)外，還應(yīng)組織參加一些有針對性的專業(yè)培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強自學(xué)能力。要培養(yǎng)創(chuàng)新意識，做到解放思想，開拓創(chuàng)新，迎接新事物新挑戰(zhàn)。
2.3加大投入力度，強化人事檔案管理的軟硬件建設(shè)
要實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化，除了相關(guān)制度保障，必要的軟硬件設(shè)施建設(shè)也是必備條件之一?，F(xiàn)代化的人事檔案管理應(yīng)該是以電子檔案為起點和中心，所以，加強檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的自動化，這是新醫(yī)改時期人事檔案管理的重中之重。而信息化除了計算機，也需要相應(yīng)的配套軟件，加強局域網(wǎng)建設(shè)，引進和開發(fā)相應(yīng)的檔案管理軟件，建立人力資源管理子系統(tǒng)，其包括人員性質(zhì)(干部、工人、合同制、勞務(wù)派遣等)、學(xué)歷、職稱、職務(wù)、考勤、績效工資、綜合統(tǒng)計等，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢與維護。真正實現(xiàn)計算機管理，實現(xiàn)人事檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化。另外，還要重視檔案信息的安全，這也需要相應(yīng)軟件系統(tǒng)的完備。
2.4做好數(shù)據(jù)及時收集和輸入工作，提高檔案利用價值和效率
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；企業(yè)發(fā)展；人才發(fā)展
1 人事檔案管理現(xiàn)狀
目前企業(yè)人事檔案管理工作,還存在不少問題,主要表現(xiàn)在: 隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,工作中心的轉(zhuǎn)移,組織人事政審工作相對減少,原來計劃經(jīng)濟用人單位招人時遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”,特別是私營民營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無所謂的態(tài)度,根本就沒有設(shè)立檔案管理部門。對人事檔案管理的要求有所松動。有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門,但由于負責(zé)管理負責(zé)的是企業(yè)的組織或人事部門,這些部門不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益,所以企業(yè)決策者對人事檔案管理工作不十分重視,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題:不嚴格執(zhí)行《人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》,沒有形成自己的實施細則和制度,在執(zhí)行過程中存在不嚴格現(xiàn)象;有些企業(yè)因辦公用房緊張,人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業(yè)減員增效,人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他非專業(yè)人員兼管,在人事檔案管理手段上,因為沒有單獨的計算機和人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案管理材料不能及時歸檔整理,存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動、不及時;有些企業(yè)管檔人員在管理上流于形式,僅充當人事檔案管理“保管員”的角色,對接收到的員工人事檔案,只是在原人事檔案管理袋上直接編號就萬事大吉;這種不規(guī)范的操作導(dǎo)致了人事檔案管理內(nèi)容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性,降低了人事檔案管理工作作用,更談不上為企業(yè)決策者提供第一手資料了了。上述這些對人事檔案管理欠缺的認識和做法,勢必會影響人事檔案管理在人才資源開發(fā)中所起的作用。
2 有效的維持、促進企業(yè)快速發(fā)展
2.1 促進企業(yè)發(fā)展
作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，全面地記載著職員的基本情況,反映著每一個職員個人經(jīng)歷和能力表現(xiàn)。準確、齊全、完整的職員人事檔案是企業(yè)全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。是促進人才合理配置和合理使用的依據(jù),保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施,特別是對專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。認真搞好人事檔案管理,就能為企業(yè)決策者提供準確、齊全、完整情況。人事檔案工作是組織人事部門工作中的一個重要部分，做好企業(yè)人事檔案管理，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。
2.2 是發(fā)掘人才的重要依據(jù)
企業(yè)管理關(guān)鍵要素是人首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。因此，現(xiàn)代人力資源管理必須堅持“以人為本”宗旨，充分調(diào)動職員的積極陛和創(chuàng)造性。加強企業(yè)人事檔案的管理工作，是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓職員能夠感受到組織對他的關(guān)注、關(guān)心和承認。企業(yè)人事檔案既能體現(xiàn)企業(yè)的文化特色，又能為企業(yè)管理者和職員共同感受并共同參與。企業(yè)文化的人文性表現(xiàn)在充分尊重人的因素、尊重人格。實行人性化管理，創(chuàng)造條件，滿足人們實現(xiàn)自我價值的愿望；鼓勵人施展才華，取得成就，從而相互激勵、相互幫助、共同發(fā)展。企業(yè)通過科學(xué)有效的人事檔案管理，充分調(diào)動人的主觀能動性，發(fā)掘人的智力資源，鼓勵人的創(chuàng)造勞動。變壓抑為激勵，改貶斥為弘揚。成分顯示人文特性。
2.3 便于人力資源管理
社會主義市場經(jīng)濟條件下，各類專業(yè)技術(shù)人才的流動日益頻繁，一份翔實、完整的個人人事檔案，對于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。通過查閱個人的人事檔案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作實績諸要素，增加企業(yè)對聘員的信任程度和認可程度。既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”。雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發(fā)揮。
3 人事檔案管理中應(yīng)該注意的事項
3.1 采取措施，防止弄虛作假
領(lǐng)導(dǎo)干部、人事部門檔案管理人員要認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)人事檔案管理的方針政策，堅決遏制人事檔案中弄虛作假的現(xiàn)象。切實做到分工明確、責(zé)任到人，定期檢查，有錯必糾。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，不僅要追究填寫人的責(zé)任。還要追究主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。因此，要加強企業(yè)人事檔案法制建設(shè)，強化人事檔案行政執(zhí)法建設(shè)，使人事檔案行政部門勇于執(zhí)法，善于執(zhí)法，真正做到有法必依，違法必究，從源頭上防止人事檔案信息失真情況的發(fā)生。
3.2 增強法制關(guān)念，提高人員素質(zhì)
人事檔案工作者要結(jié)合國家人事制度改革和國家各項社會保障制度的完善，積極宣傳檔案管理的各類政策法規(guī)做到有的放矢，增強宣傳效果。各類人才交流中心的人事檔案工作者更要緊跟社會形勢的變化結(jié)合國家新出臺的文件要求，不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，破除傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制下的企業(yè)人事檔案管理觀念，樹立人力資源管理新理念，為適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展而不斷努力。
關(guān)鍵詞：人事檔案管理；優(yōu)化策略
各行業(yè)在發(fā)展過程中通過對人才進行有效管理，并做好優(yōu)秀人力資源開發(fā)利用工作，可以為自身的長遠和持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。整個過程中，人事檔案發(fā)揮著極為重要的作用。因此，需要重視人事檔案管理工作，針對人事檔案管理工作的現(xiàn)狀進行深入分析，并積極采取有效的措施對人事檔案管理工作進行優(yōu)化，從而促進人事檔案管理質(zhì)量和水平的提升，更好地發(fā)揮出人事檔案的實際效能。
一、新時代人事檔案管理工作的重要性
（一）增強人事檔案信息的真實性在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，人事檔案信息在頻繁使用和存取過程中易丟失或損壞，這對人事檔案信息的完整性和真實性帶來了較大的影響，不利于人事檔案信息有效利用。新時代人事檔案信息化的發(fā)展，這不僅為用戶查詢和利用服務(wù)提供了更多的便利，保障人事檔案信息的真實性，而且便于人事檔案信息的實時補充，確保人事檔案信息的完整性和及時性。
（二）提升人事檔案管理工作效率。目前人事檔案管理信息化水平的提升，促使人事檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，特別是各種先進技術(shù)手段的應(yīng)用，有效地提升了人事檔案管理工作效率，不僅檔案管理人員工作更具便利性，對于人事檔案信息的查找也更具準確性和便捷性。
（三）提高人事檔案服務(wù)水平。在當前人事檔案管理工作中，檔案信息的輸入和存儲基本都是通過計算機來完成，而且電子檔案的使用不再受制于時空制約，不僅檔案管理成本降低，而且人事檔案信息的使用更具便利性，這對于人事檔案服務(wù)水平的提升奠定了良好的基礎(chǔ)。
二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。目前，多數(shù)工作人員對人事檔案管理工作認識不足，導(dǎo)致人事檔案管理工作一直不受重視，從而使檔案管理人員工作情緒不高。再加之部分單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作認識過于片面，覺得只是簡單的整理和保管，在實際工作中往往忽視人事檔案管理工作，這對于人事檔案管理水平的提升帶來了較大的阻礙。
（二）檔案管理信息化程度不高。在當前信息化時代背景下，信息技術(shù)發(fā)展速度較快，這也使電子檔案開始替代紙質(zhì)檔案，有效地規(guī)避了紙質(zhì)檔案的一些弊端。在這種情況下，人事檔案管理工作也加快了信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，這就要求人事檔案管理工作中需要積極配備先進的檔案管理設(shè)施，為人事檔案信息化管理的實現(xiàn)打下良好的基礎(chǔ)。但當前部分單位對于人事檔案信息化建設(shè)缺乏重視，相應(yīng)的軟硬件設(shè)施配備不全。人事檔案信息化水平較低，這不僅影響了人事檔案管理工作的效率，也無法保障人事檔案信息的準確性，嚴重制約了人事檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展進程。
（三）人事檔案信息安全面臨挑戰(zhàn)目前大部分單位人事檔案都實現(xiàn)了信息化，雖然人事檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量有了較大程度地提升，但人事檔案信息化作為一把雙刃劍，其對人事檔案信息安全帶來了較大的挑戰(zhàn)。特別是在信息化環(huán)境下，人事檔案信息存儲安全和傳輸安全受到較大的威脅，易出現(xiàn)信息被篡改、刪除和偽造破壞等問題，同時人事檔案信息管理系統(tǒng)也易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵和黑客的攻擊，對人事檔案管理信息安全管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。
（四）人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。傳統(tǒng)人事檔案管理工作對于檔案管理人員綜合素質(zhì)要求不高，但在信息化時代背景下，人事檔案管理工作要求高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理人才。目前大部分單位人事檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高，部分檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識學(xué)習(xí)，這就導(dǎo)致無法滿足當前人事檔案管理工作的要求。再加之部分檔案管理人員在實際工作中缺乏責(zé)任心，無法保障人事檔案信息的真實性，這必然會對人事檔案管理質(zhì)量帶來較大的影響。
三、新時代人事檔案管理工作的優(yōu)化策略
（一）積極創(chuàng)新人事檔案管理工作理念。在當前信息化時代背景下，人事檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，這就需要在實際人事檔案管理工作中，積極創(chuàng)新檔案管理工作理念，強化檔案管理人員的服務(wù)意識。各單位需要對人事檔案管理工作的重要性有一個正確的認識，并將人事檔案管理工作納入到單位日常管理業(yè)務(wù)中來，做好組織建設(shè)和專業(yè)人員配置工作，并積極建立健全管理制度體系，將管理責(zé)任落實到個人，促進人事檔案管理工作水平的提升。
（二）不斷完善人事檔案管理制度。在當前人事檔案管理工作中，由于人事檔案信息加快了數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，有效地縮短了人事檔案整理工作的時間，人事檔案信息能夠?qū)崟r進行補充，進一步保證了人事檔案的及時更新及人事檔案信息的真實性。但為了能夠提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，還需要重視對人事檔案管理制度的完善。各單位要結(jié)合自身的實際情況，積極構(gòu)建完善的人事檔案管理制度體系，并建立責(zé)任機制，將人事管理責(zé)任落實到人，使人事檔案管理人員能夠相互監(jiān)督，進一步促進人事檔案管理工作的規(guī)范性和制度性。
（三）推進人事檔案信息化建設(shè)。在當前信息技術(shù)普及應(yīng)用的新形勢下，各領(lǐng)域都加快了自身信息化建設(shè)的步伐。對于人事檔案管理工作而言，通過重視信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，積極提升人事檔案管理的信息化水平，不僅能夠保證人事檔案信息真實性，還可以提高人事檔案管理工作的效率。特別是運用信息化手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)，數(shù)字信息與紙制檔案信息保持一致性，為檔案信息的利用提供了更多的便利。同時，通過建立人事檔案管理系統(tǒng)，并運用?；臋n案管理軟件，將人事檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)進行有效銜接，可以實現(xiàn)檔案信息的快速收集和歸檔，進一步提升人事檔案管理的信息化水平，為人事檔案信息的高效利用奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）建立強大的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。當前大部分單位人事檔案管理設(shè)施相對落后，無法滿足人事檔案信息化發(fā)展的需求。這就需要積極配備先進的檔案軟硬件設(shè)施，重視先進檔案設(shè)備和軟件的應(yīng)用，為人事檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。同時，還要加大人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將人事檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，利用軟件系統(tǒng)來實現(xiàn)對人事檔案信息的管理。在具體建立數(shù)據(jù)庫時，需要重視原始檔案信息與數(shù)據(jù)庫中信息的一致性，設(shè)計的軟件系統(tǒng)要具有可操作性，為檔案信息的查閱帶來更多的便捷性。另外，還要針對人事檔案信息查閱設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，保證人事檔案的合理利用，進一步提升人事檔案信息管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化水平。
（五）加強人事檔案信息的安全防護。在人事檔案管理工作中，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全受到較大的威脅，要求檔案管理人員要具備較強的安全意識，積極提升系統(tǒng)硬件條件，為人事檔案信息的安全提供重要的保障。為了保證人事檔案信息管理系統(tǒng)運行的可行性，確保人事檔案信息的安全，需要經(jīng)常針對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行檢查和檢測，強化對數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的監(jiān)管。設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，及時更新軟件防護程序，并通過設(shè)置相應(yīng)的密碼和訪問權(quán)限，進一步保障檔案信息的安全。另外，還要重視檔案信息數(shù)據(jù)的備份，通過運用云存儲，有效地防范突況發(fā)生，確保人事檔案信息的安全。
關(guān)鍵詞：高校；人事檔案管理；信息化建設(shè)；必要性
隨著時代的進步、科技的發(fā)展，信息化管理已成為當今世界發(fā)展的大趨勢，對各行各業(yè)的發(fā)展起著舉足輕重的影響。檔案作為原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)已成為國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分。隨著高校教育改革的不斷發(fā)展，高校的建設(shè)步伐迅速加快，干部人事檔案數(shù)量急劇增長，大量的考核、考查、工作實績、科研成果等材料源源不斷地進入人事檔案，高校人事檔案管理面臨管理方法、管理技術(shù)、管理理念的全面挑戰(zhàn)。
一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀
目前，雖然大部分高校已配備了專門的人事檔案管理系統(tǒng)，但受傳統(tǒng)管理方式的影響，許多高校仍然使用單一的紙質(zhì)檔案管理方式，具體主要體現(xiàn)在使用傳統(tǒng)的檔案登記卡片。檔案登記卡片局限于一些人員基本信息，如：參加工作的時間、學(xué)歷的變更、職稱的晉升等簡單地查詢工作，因此信息無法得到完整的反映。由于手工翻閱比較頻繁，紙質(zhì)卡片上面的內(nèi)容變得模糊不清，工作人員為了避免在信息的讀取上造成誤導(dǎo)，需要重新調(diào)閱檔案實體，有些早期材料紙質(zhì)較差，翻閱次數(shù)多了，不僅容易破損，并且影響人事檔案紙質(zhì)材料的長久保存。另一方面，隨著時間的推移，卡片夾變得松動，卡片容易丟失，不僅使個人檔案信息外泄，也在檔案管理的過程中帶來很大的潛在風(fēng)險性。
二、高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性
（一）高校人事檔案信息化建設(shè)是高校檔案工作發(fā)展的需要
檔案信息化是指運用現(xiàn)代化信息技術(shù)加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)、利用。檔案信息化建設(shè)是一個信息數(shù)字化建設(shè)的過程，也是同一種信息的存儲、檢索、管理形式和載體的變化。一方面，與傳統(tǒng)的人事檔案管理相比，通過檔案信息化建設(shè)，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統(tǒng)來完成，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在檔案管理的內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，檢索查詢都變得非常方便，從而大大提高了高校檔案工作質(zhì)量和利用效率。另一方面，人事檔案的信息可以更好地得到利用，以便更加快捷、更加準確地為決策機構(gòu)提供依據(jù)。
（二）高校人事檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)高校人事制度下檔案信息管理的需要
隨著國家人事制度的改革，高校用人制度也由“終身制”逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤捌赣弥啤?，許多高校實行了“人事”制，由于高校人員的流動性也大大增加，人事檔案材料大量增加，對人事信息的利用也在日益頻繁，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足新形勢的需要，因此，加快人事檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。
（三）高校人事檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)高校發(fā)展的需要
檔案的價值在于更好的利用信息為學(xué)院工作、領(lǐng)導(dǎo)決策、教職工發(fā)展提供人事服務(wù)。隨著高校的建設(shè)步伐迅速加快，運用現(xiàn)代化管理手段，對人事檔案信息進行加工、提煉和深層開發(fā)，有效地開發(fā)和利用人事檔案信息資源，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，實現(xiàn)人才資源優(yōu)化配置，是高校把握市場先機和提高競爭力的必要前提和保證。
三、高校人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題
（一）檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全化
隨著高校檔案信息化管理的發(fā)展，檔案信息的安全問題是最為突出的問題。
1.防止檔案信息的損毀和遺失
如：工作人員操作失誤、設(shè)備故障、計算機病毒、黑客攻擊等。因此，管理人員在管理過程中首先要提高自己的安全意識，努力提高自己的業(yè)務(wù)水平和計算機水平，避免因自己的安全意識不夠而造成的信息丟失和泄密，從而帶來巨大的損失。
2.嚴格做好檔案信息的保密工作
檔案信息中有的信息是公開的，有的則是保密的。保密信息分內(nèi)部、秘密、機密和絕密等不同等級，這些信息在管理時應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。因此，一方面，檔案管理部門要制訂合理嚴格的檔案信息化安全保密制度，并不斷培養(yǎng)和強化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能；另一方面，應(yīng)采取成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯嚴密的流程化處理機制，引入科學(xué)實用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對策略, 加強檔案信息系統(tǒng)的防御性。
3.積極做好檔案信息的備份工作
當檔案信息由于計算機、黑客等原因丟失或不能使用時，備份的檔案信息可以及時恢復(fù)檔案信息系統(tǒng)的正常工作，減少工作人員的重復(fù)勞動，提高檔案管理工作的有效性。
（二）檔案管理人才的培養(yǎng)
1.加強專業(yè)業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)
檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在。隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求：一方面，管理人員要加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，進一步提高自己的檔案知識和業(yè)務(wù)能力；另一方面，要建立完善的檔案人員培訓(xùn)制度，有計劃地對在職人員進行繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)、提高其業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)人事檔案工作環(huán)境的新要求。另外，要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的思想政治覺悟，以及堅定的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力，建設(shè)高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊伍。
2.加強檔案管理人員的通才培養(yǎng)
培養(yǎng)檔案和計算機復(fù)合型人才是更好地推進高校信息化建設(shè)的必要條件，因此在加強管理人員專業(yè)知識培養(yǎng)的同時也要注重計算機能力的培養(yǎng)，要加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學(xué)習(xí)，如：參加計算機應(yīng)用知識培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，方便檔案信息化管理。
3.做好人事檔案管理信息系統(tǒng)的維護與更新
第一，要加強軟硬件維護和管理，加強計算機的安全措施，杜絕技術(shù)和設(shè)備問題，確保信息在錄入、傳輸和處理等過程中保持真實、完整和安全。
第二，利用計算機相應(yīng)的加密功能，做好權(quán)限管理，根據(jù)使用權(quán)限對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的分類與加密。
參考文獻：
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