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檔案合規(guī)管理

時間:2023-06-07 16:19:22

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檔案合規(guī)管理

第1篇

隨著檔案資源的急劇增長和現(xiàn)代社會對檔案利用的頻繁程度,傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已越來越難以適應(yīng)現(xiàn)代社會利用的需要和檔案信息現(xiàn)代化的需要。因而,作為儲存并提供利用的檔案工作,特別是檔案管理工作的現(xiàn)代化,其重要性日益顯現(xiàn)出來。檔案工作內(nèi)部的重心也應(yīng)從初級的檔案存放利用,上升到適應(yīng)新形勢下得“檔案現(xiàn)代化管理”上來。檔案管理作為檔案工作的終極目的,其重要性特征在得到進(jìn)一步的強化。

一、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),增強對檔案的意識

提高檔案管理人員的素質(zhì),不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平,更著眼于政治素質(zhì)和實際本領(lǐng)的提高,加大教育培訓(xùn)的力度,努力培養(yǎng)政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員,作為檔案工作者始終要加強政治學(xué)習(xí),增強黨性黨風(fēng)修養(yǎng)和思想道德素質(zhì),自覺服從黨和政府對這個工作大局,要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應(yīng)崗位要求的實際本領(lǐng),珍惜檔案工作崗位。要深入進(jìn)行調(diào)查研究,提高新時期對檔案信息的認(rèn)識和要求,不斷總結(jié)和探索,提高管理水平。同時也要提高檔案管理者對檔案的意識和法制觀念,認(rèn)識到檔案的重要性和潛在價值,必須意識到檔案工作是全館工作的基礎(chǔ)之一,是重要的信息資源,檔案管理好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn),領(lǐng)導(dǎo)在這種思想指導(dǎo)下,才會強化檔案管理工作的指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好全館檔案管理工作的有力保證。

增強檔案意識,提高全員檔案認(rèn)知程度,首先是加大對殯葬檔案知識的宣傳和檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。比如不定期地制作有關(guān)檔案作用和意義的宣傳頁,發(fā)到各人員手中,檔案管理人員更多地參與到殯葬材料形成檔案的整個過程中,向殯葬人員講解殯葬文件收集整理歸檔的每個步驟,力求不斷擴大全體殯葬人員及管理人員對檔案工作的了解,使每個人員認(rèn)識到:殯葬項目結(jié)題時,如果沒能按時整理歸檔殯葬科技資料,那該項殯葬活動就不能算完結(jié),只有做好歸檔工作,殯葬工作才算是有始有終。做好殯葬檔案歸檔工作是殯葬職工的良好素質(zhì)體現(xiàn)。

二、健全管理制度,建立全館一體化的管理新模式

健全檔案管理制度十分重要,如建立收集制度,保管利用制度、制度保管期限,歸檔范圍等規(guī)定,并將這些制度和規(guī)定納入我館崗位職責(zé)和考核辦法之中,在提高全員檔案意識,使他們積極主動歸檔配合檔案部門工作的同時,建工檔案傳遞、登記制度、實行動態(tài)管理,一是遺失及時查找補損,確保材料完整。

由于我館檔案工作具有獨特性,因此建立符合本館實際情況的檔案管理模式——信息一體化的管理,就顯得更為重要。全館管理,領(lǐng)導(dǎo)決策都需要各部門及時準(zhǔn)確地提供信息。而檔案、圖書資料等一體化管理是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的新模式。因此,單位建立檔案室,對單位檔案、圖書資料實行一體化管理,這不但可以節(jié)省人力、財力、物力,而且能夠提供更多綜合信息,實行信息一體化管理是單位動態(tài)管理的需要。

因此在貫徹檔案各項管理制度的基礎(chǔ)上,制定專職檔案人員的工作職責(zé)以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度,以嚴(yán)密的制度規(guī)范檔案制作程序,保證檔案質(zhì)量,確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理,做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計,從檔案利用到鑒定銷毀,從檔案移交到獎懲等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依,為規(guī)范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

三、多渠道、多途徑收集文件材料,加強檔案利用反饋信息的管理

檔案管理的最終目的就是利用,發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟效益和社會效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源,使檔案為單位各項工作,特別是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息,為館內(nèi)決策服務(wù),為喪屬提供服務(wù)。收集利用反饋信息,了解和研究檔案的反饋信息,可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況,總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),提高檔案利用率。

服務(wù)對象的差異,需求不同,形成了各自的特有的材料,因此收集材料的多少,價值的大小,直接影響現(xiàn)代檔案材料的利用率。

為從源頭上保證館檔案室收藏資源,我館反復(fù)多次修改歸檔范圍,保管期限,使之更加合理化,同時檔案的載體也實行多樣化,除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實物等。

四、實現(xiàn)新形勢下檔案管理現(xiàn)代化,工作標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置,還包括管理技術(shù)和管理思想的現(xiàn)代化,工作標(biāo)準(zhǔn)化。

新時期現(xiàn)代化的管理離不開現(xiàn)代化的設(shè)備,但是工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的內(nèi)容包括案卷組織的方式、格式、分類規(guī)則、著錄和索引規(guī)則,文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。

這些標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范化的管理都離不開先進(jìn)的技術(shù),尤其是現(xiàn)代化管理中計算機的技術(shù),光盤技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用,更少不了懂得先進(jìn)技術(shù)的人才。只有先進(jìn)的設(shè)備,先進(jìn)的技術(shù),懂得先進(jìn)技術(shù)的人才和先進(jìn)的思想并有機結(jié)合起來,才能真正實現(xiàn)新時期檔案管理的現(xiàn)代化。

五、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備,推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1. 分清輕重緩急,循序漸進(jìn)

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

2. 分級次著錄,省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3. 分門別類,充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

六、加強檔案人員計算機知識和技能的培訓(xùn)

新的歸檔方法是以檔案工作的現(xiàn)代管理為前提的,沒有現(xiàn)代化的計算機設(shè)備,不具備操作計算機的能力也是不能勝任工作的。對文件級檔案管理,業(yè)務(wù)人員要加以正確認(rèn)識,不僅要加強新的檔案整理辦法,而且要學(xué)習(xí)和掌握計算機知識和操作技能。努力創(chuàng)造條件,爭取早日實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

第2篇

關(guān)鍵詞:醫(yī)院 內(nèi)部人員檔案 管理 現(xiàn)狀 對策

醫(yī)院人事檔案是人事管理活動的一個專門檔案范疇,是醫(yī)院在人事管理工作中形成的,反映醫(yī)院員工個人工作、學(xué)習(xí)等情況的真實記錄,也是醫(yī)院檔案的重要組成部分,對于醫(yī)院管理部門客觀、真實地考察了解和使用選拔人員具有重要的參考意義。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

(一)人事檔案管理制度不健全

在醫(yī)院的整個管理體系中,管理層都根據(jù)工作特點和工作需要制定了適用于本單位的相關(guān)管理制度和各類科室、人員工作職責(zé),而在人員檔案管理方面的規(guī)章制度卻比較少,對人員檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、要求、規(guī)程和檔案內(nèi)容的界定、管理范圍以及檔案管理人員的考評缺少一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。由于各項管理制度的不健全,導(dǎo)致檔案交接不及時,缺少有效的核對,特別是對部分外調(diào)人員的檔案手續(xù)“不規(guī)范”,甚至出現(xiàn)檔案中姓名、出生時間等基本資料前后不對應(yīng)等現(xiàn)象,使有人事資料不能及時完整收集,材料不準(zhǔn)確,給醫(yī)院在人事審核、審批工作中帶來不便。

(二)人事檔案管理方式和手段落后

當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的方式方法和手段相對落后,還存在諸多問題,一是部分醫(yī)院人事檔案收集的材料和信息不合理,大多是一些經(jīng)歷性材料,通過這些檔案材料很難真實客觀地反映一個人的素質(zhì)能力和綜合表現(xiàn),更不能為醫(yī)院管理層選拔使用人才提供可靠的依據(jù);而是目前多數(shù)醫(yī)院在內(nèi)部人員檔案的收集上多是以紙質(zhì)的文本材料形式,這種檔案材料在整理、檢索等方面極其繁重,導(dǎo)致檔案的檢索和利用速度受到制約難以適應(yīng)社會快速發(fā)展對人才信息的需求;三是雖然部分醫(yī)院能投入人力、物力進(jìn)行人事檔案管理工作,但觀念仍停留在“關(guān)門編研”、“重藏輕用”上,只注重對人事檔案資料的收集、管理,卻忽視了對檔案資源的開發(fā)利用,不能將檔案信息利用與醫(yī)院人才培養(yǎng)、選拔、使用有機結(jié)合。

(三)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

人事檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作,檔案管理工作的水平直接取決于醫(yī)院檔案管理人員的能力素質(zhì)。目前,大多數(shù)醫(yī)院往往只注重醫(yī)療技術(shù)方面人員的培養(yǎng),而對從事醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)則重視不夠。人事檔案管理人員多是由人事管理部門人員兼管, 或由其它專業(yè)、科室轉(zhuǎn)崗過來,檔案專業(yè)出身的人員較少。這部分管理人員業(yè)務(wù)能力素質(zhì)參差不齊,又缺少相應(yīng)的崗前培訓(xùn),他們對醫(yī)院檔案的管理僅僅局限于簡單的維護保養(yǎng),甚至連基本的分類整理收集工作都難以應(yīng)付,就更談不上有效管理利用了。

二、規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理的對策

(一)加強宣傳,提高對醫(yī)院人事檔案管理工作的重視程度

人員檔案管理是醫(yī)院人事管理工作的重要組成部分,人事檔案資料的合理使用將對醫(yī)院的人才考核、選拔、使用提供可靠的依據(jù)和有效的參考。因此,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對內(nèi)部人員檔案管理工作高度重視,把檔案管理工作作為醫(yī)院發(fā)展和管理的重要工作來抓,要下大力氣宣傳人事檔案管理工作的重要性,使醫(yī)院各類人員,尤其是檔案管理人員提高對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識,使其具有良好的檔案意識。

(二)建立健全各項規(guī)章制度,使人員檔案管理工作有章可循

完善健全的制度是各項管理工作的核心。加強醫(yī)院人事檔案管理制度的制定,建立行之有效的檔案管理體制,對醫(yī)院人員檔案管理工作具有非常重要的意義。檔案工作內(nèi)容繁雜、專業(yè)性強、點多面廣、保密要求高,因此,各醫(yī)院要結(jié)合自身實際情況,并依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,建立嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、合理的符合本單位實際情況的人事檔案管理制度,在檔案的收集、整理、保管、維護保養(yǎng)、查閱、借調(diào)、利用、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等工作環(huán)節(jié)都要有詳細(xì)的管理規(guī)定,使人員檔案管理工作有章可循、有法可依、規(guī)范操作、有序進(jìn)行。

(三)加大培養(yǎng)力度,提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)直接影響到人事檔案管理的水平和檔案利用率,影響到醫(yī)院人才的培養(yǎng)、選拔、使用,甚至影響醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此,各個醫(yī)院應(yīng)當(dāng)按規(guī)定配備專職檔案管理人員,并把人事檔案管理人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才的宏觀培養(yǎng)計劃,通過專業(yè)培訓(xùn)、在職交流、考察進(jìn)修等方式多措并舉抓培養(yǎng),建立一支長期穩(wěn)定的、業(yè)務(wù)技能過硬的人事檔案管理人才隊伍,使醫(yī)院人事檔案管理人員的能力素質(zhì)能夠適應(yīng)新形勢下醫(yī)院檔案工作需要。另外,還要檔案人員事業(yè)心責(zé)任感教育,只有具有了強烈的事業(yè)心和責(zé)任心,才會有全身心投入工作的熱情,才能勤于觀察、善于思考、刻苦鉆研,不斷提高自己的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)素質(zhì),提高人事檔案管理工作的效率和檔案的利用率。

三、結(jié)束語

部人員檔案資料是醫(yī)院管理層對醫(yī)院內(nèi)部人事調(diào)整的信息依據(jù),對醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著不可替代的作用。盡管當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在著諸多問題和弊端,但只要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能高度重視,不斷改革創(chuàng)新,加強檔案管理人員培養(yǎng)、建立健全一套行之有效的規(guī)章制度,人事檔案管理工作必將更好地為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

第3篇

一、城市軌道交通合約檔案管理無紙化實施的必要性

1.提高了工作效率

城市軌道交通合約檔案管理實施無紙化最為重要的作用便是,促進(jìn)了工作效率的提高,同時也加強了信息的共享,推進(jìn)了協(xié)同辦公的實現(xiàn)。通過無紙化歸檔鏈條,使各個環(huán)節(jié)均實現(xiàn)了無紙化的管理,如:可行性研究、項目概算、招投標(biāo)、合約簽訂、合約履行、計量支付、變更與簽證、內(nèi)部審計、項目決算、政府審計、概算回歸、項目后評價等,在此基礎(chǔ)上,對于文件的印發(fā)、通知與轉(zhuǎn)送等均得到了節(jié)省,同時,也實現(xiàn)了人力、物力與時間的節(jié)省,相關(guān)的工作人員可以利用電腦進(jìn)行權(quán)限范圍內(nèi)的查閱、修改、批注等,此時的歸檔與查找均具有便捷性與高效性,進(jìn)而保證了工作效率的提高[1]。

2.促進(jìn)了綠色環(huán)保

城市軌道交通合約檔案管理實施無紙化不僅保證了工作的效率,還適應(yīng)了綠色環(huán)保的要求。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)與信息技術(shù)的支持下,有效推進(jìn)城市軌道交通無紙化合約檔案管理,紙質(zhì)檔案的數(shù)量逐步減少,這樣做不僅節(jié)約紙張,保護了寶貴的森林資源,同時控制管理成本;最重要的目的是減少信息傳遞環(huán)節(jié),提高辦公效率,這點對于當(dāng)前軌道建設(shè)迎來新一輪建設(shè)的總體大環(huán)境下,顯得尤為關(guān)鍵,意義深遠(yuǎn)。

二、城市軌道交通合約檔案管理無紙化的不足

1.在存儲方面

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,存儲技術(shù)有著較快的更新速度,雖然現(xiàn)有的存儲介質(zhì)擁有良好的保險系數(shù),但它也極易被淘汰,一旦新的格式不能對其進(jìn)行支持,則會影響現(xiàn)有文檔的正常讀取。同時,在無紙化合約檔案管理過程中,電子媒介受諸多因素的影響極易出現(xiàn)質(zhì)變,具體的影響因素有化學(xué)因素或者物理因素等,一旦電子媒介出現(xiàn)問題,則會出現(xiàn)文件無法打開的問題,此時的合約檔案管理存在一定存儲隱患。

2.在安全方面

電子文檔的安全性是重要的,它得到了人們的廣泛關(guān)注,主要是由于電子檔案極易被竊取。在無紙化管理過程中,竊密人員利用電子郵件或者U盤等便可以對合約檔案中重要檔案進(jìn)行竊??;同時合約檔案管理人員的離職,也會為別有用心的人員提供可乘之機,對重要的資料進(jìn)行刪除或者修改等。如果合約檔案中的重要文件或者關(guān)鍵信息出現(xiàn)泄漏、刪除或者流失等均會造成不可挽回的損失[2]。為了避免竊密人員對電子檔案文檔的違法利用,要求無紙化合約檔案管理要積極利用法律法規(guī),在此基礎(chǔ)上,才能夠提高其安全性與保密性。

3.在轉(zhuǎn)換方面

城市軌道交通合約檔案管理的無紙化不能完全替代紙質(zhì)檔案,主要是由于無紙化檔案建設(shè)仍處于摸索階段,各個單位與部門均保留著紙質(zhì)檔案管理,同時政府對于無紙化辦公的支持力度較弱,進(jìn)而制約著無紙化檔案管理工作的開展。傳統(tǒng)檔案和現(xiàn)代檔案二者的轉(zhuǎn)換需要合理的協(xié)調(diào)與科學(xué)的規(guī)劃。目前,在實際檔案管理過程中,仍需要借助紙質(zhì)形式進(jìn)行打印,通過管理人員的簽字或者蓋章等才能夠保證其有效性與真實性。

三、城市軌道交通合約檔案管理實現(xiàn)無紙化的對策

1.提供無紙化管理的平臺

城市軌道交通合約檔案管理實現(xiàn)無紙化,需要為實際工作的開展提供可靠的類似于萬方數(shù)據(jù)知識平臺的大數(shù)據(jù)平臺架構(gòu),通過此平臺,檔案使用人員可以根據(jù)自身的權(quán)限,對權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料進(jìn)行有效的利用,此時保證了資料信息的共享性與利用率。同時,無紙化檔案管理平臺的構(gòu)建,為政府與企業(yè)無紙化檔案管理工作的開展提供了可靠的保障,使其具備了一定的可行性與可操作性。

2.構(gòu)建檔案信息安全機制

城市軌道交通合約檔案在實行無紙化管理過程中,為了保證檔案的安全性與可靠性,要構(gòu)建相應(yīng)的信息安全機制,該機制主要包括兩方面內(nèi)容,一方面為提高信息的安全利用,另一方面為保證硬件與軟件的安全管理。信息安全機制的建議要具有層次性與清晰性,對于檔案信息的存儲、遷移與校驗等均要在完善的信息安全機制下運作,對于檔案信息的查看與調(diào)用,要對不同級別的人員制定不同的管理規(guī)定,每級人員均要擁有各自的權(quán)限。同時安全管理要關(guān)注硬件與軟件兩個內(nèi)容,前者主要有服務(wù)器與計算機,要保證其高質(zhì)量;后者主要是指注重檔案管理軟件的更新與維護。同時,為了保證重要檔案信息的安全,要注重備份工作,此時的備份可以選用二級備份或者多級備份,如:大型服務(wù)器雙備份。

3.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

城市軌道交通合約檔案無紙化管理過程中,檔案管理人員扮演著重要的角色,要通過教育與培訓(xùn),促進(jìn)相關(guān)人員綜合素質(zhì)的提高。具體的培訓(xùn)內(nèi)容有法律法規(guī)的學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)知識的掌握及職業(yè)道德素養(yǎng)的形成,通過系統(tǒng)的、全面的學(xué)習(xí),管理人員的檔案管理意識將不斷增強,并根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)展開工作,以此保證了管理的合法性,同時在健全的知識體系下,檔案管理的信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理將逐漸實現(xiàn),進(jìn)而傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)型將更加成功與高效[3]。

四、總結(jié)

第4篇

我國檔案管理基礎(chǔ)工作總體較差,尤其是基層檔案管理存在種種不足,很難達(dá)到運用計算機管理現(xiàn)代化的要求。檔案代表著一個單位的歷史沿革,它能真實地反映一個單位職能活動的整體面貌,同時也方便日后的查找和利用。因此,要強化文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作意識和指導(dǎo)思想,在實際操作中,嚴(yán)格把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān),做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

一、全面普查案卷

這是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查,有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確,有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無標(biāo)題,有缺少卷內(nèi)目錄,組卷混亂,不可避免地存在許多重份現(xiàn)象,也有相當(dāng)一部分無查考價值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件,去糟取精,以防計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

二、重新組合案卷

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜、魚目混珠的案卷進(jìn)行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且可以提高實行計算機管理檔案后的利用率。

三、注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下,要注意有效的維護全宗的完整性?!耙晕覟橹鳌钡臍w檔原則,即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入,同時,又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中,要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi),保持同一問題的完整性,反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈,從而在提高檔案利用價值的同時,使立卷歸檔后形成的檔案既完整,又不龐雜,為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

四、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”,簡化查找時間,提高效率,即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞,進(jìn)行標(biāo)識,待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進(jìn)行處理。例如:擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)事一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”,有人寫“基建”,有人寫“廠房建設(shè)”在進(jìn)行計算機后控時統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并,這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢,計算機自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點,而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底,了解目前館藏的庫房條件:包括庫房裝具數(shù)量、長度,庫房面積及其它保管條件等;以及將來的發(fā)展趨勢:比如設(shè)備的增添、面積的擴建等,為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

五、實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則,即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則,而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們實際工作中,在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,要注意解決好三個問題:一是要準(zhǔn)確把握文件歸檔的時機,只有完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點和進(jìn)行合理的分工,即要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點,在實際工作中注意區(qū)分文件與資料,特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,具體問題具體分析,以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗檔案的入口關(guān),使不該歸檔的文件不致混入,同時又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

六、提高人員素質(zhì)

第5篇

一、加強社會保險檔案管理的重要意義

1.加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理,有利于保障參保對象的合法權(quán)益

社會保險業(yè)務(wù)檔案,是對參保單位和個人權(quán)益的真實記錄,是確保參保個人享受社會保險待遇的重要依據(jù),是實現(xiàn)為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件,確保社會保險業(yè)務(wù)檔案的安全、完整是維護和實現(xiàn)保障參保對象合法權(quán)益的堅實基礎(chǔ)。

2.加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理,有利于提高社保經(jīng)辦機構(gòu)工作效率

檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是做好社保工作的前提條件。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的社會保險業(yè)務(wù)檔案,不僅可以提供各類準(zhǔn)確的統(tǒng)計數(shù)據(jù),為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù),還可以大幅度提高辦事效率。

3.加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理,有利于促進(jìn)社會保險事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

由于社會保險業(yè)務(wù)檔案記載了廣大參保單位和職工的繳費記錄、個人資料等參保信息,一旦出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)那闆r,在一定程度上會威脅到社會保險事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

1.重視度不夠,觀念陳舊

由于社會保險檔案數(shù)量巨大,工作環(huán)節(jié)繁瑣,加上一些領(lǐng)導(dǎo)觀念陳舊、重視不夠,對社會保險檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入,有的連一個固定的檔案室都沒有,各類檔案分割保管、分室存放;有的沒有配備專職檔案管理員,造成了社會保險業(yè)務(wù)檔案管理混亂、嚴(yán)重流失;個別業(yè)務(wù)人員也存在認(rèn)識不高的問題,認(rèn)為當(dāng)前的工作都忙不過來,哪有時間去整理檔案資料,檔案意識淡漠,沒有充分認(rèn)識到科學(xué)管理檔案帶來的經(jīng)濟效益和社會效益。

2.缺乏科學(xué)性,手段落后

近年來隨著社會保險業(yè)務(wù)量的逐步加大,有的單位對檔案實行陳舊式人工管理,缺少相應(yīng)的硬件投入,查找資料,費時費力。有的雖然實行了計算機管理,但缺乏相應(yīng)的軟件開發(fā)及專業(yè)人才,未發(fā)揮應(yīng)有的效能,不適應(yīng)工作需求。

3.管理不統(tǒng)一,多頭管理

社會保險業(yè)務(wù)檔案由于涉及面比較廣泛,不同類別的社會保險檔案都存放在各業(yè)務(wù)科室,未遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則,形成了多頭管理問題。參保人員查詢個人全部社會保險檔案信息,需到相關(guān)業(yè)務(wù)科室分頭查詢,給參保人員帶來很大不便。

4.缺乏規(guī)范性,管理隨意

社會保險業(yè)務(wù)檔案材料紙張形式各異,裝訂不統(tǒng)一,給檔案的歸類與查閱帶來許多不必要的麻煩,檔案管理人員對檔案整理不及時,隨意堆放等問題不同程度存在,管理不夠規(guī)范。

5.綜合素質(zhì)差,有待提高

隨著社會保險事業(yè)的迅猛發(fā)展,人員編制配置明顯不足,檔案管理工作人員多為公益崗或兼職人員,缺乏穩(wěn)定性和基本的檔案管理知識,影響了檔案管理工作。

三、進(jìn)一步規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理

1.加強領(lǐng)導(dǎo),提高檔案管理意識

加大對社會保險檔案工作的重視程度,積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對社會保險檔案工作的重視與支持,加大資金及人力投入,切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、檔案室緊張等現(xiàn)實問題,為建設(shè)和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識,提高檔案意識,樹立依法管檔的觀念,增強做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。同時,成立一個專門規(guī)范檔案管理的機構(gòu),對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行合理分類,確定各類業(yè)務(wù)檔案的保管期限和管理方式,提高業(yè)務(wù)檔案管理的效率和效果。

2.整章建制,構(gòu)建科學(xué)管理長效機制

依據(jù)《檔案法》《保密法》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)政策,對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度,從而構(gòu)建一個完整的制度體系,做到有章可循,照章辦事,依法建檔。對各類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序,確保業(yè)務(wù)檔案分門別類、安全完整,做到既符合工作進(jìn)程,又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報表、臺帳、圖表、會計帳簿等,要及時立卷歸檔,遵循集中統(tǒng)一管理的原則,避免社會各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費,實現(xiàn)社會保險業(yè)務(wù)檔案的集中管理。

3.科學(xué)管理,強化檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理要進(jìn)行科學(xué)性、系統(tǒng)性管理。如檔案室、辦公區(qū)、閱覽區(qū)各自獨立,配置必要的防火、防潮、防蟲、防塵等必要設(shè)備,要最大程度的體現(xiàn)業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng),把社會保險業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一規(guī)范化。同時應(yīng)著力進(jìn)行檔案管理的軟件開發(fā)工作,由省級社會保險部門統(tǒng)一組織實施。軟件功能應(yīng)包括:檔案的自動快速編目,及檔案信息的自動檢索;可以實現(xiàn)對檔案資料的快速統(tǒng)計,如對檔案的分類統(tǒng)計,綜合數(shù)字統(tǒng)計、相關(guān)信息資料統(tǒng)計等;可以進(jìn)行檔案借閱的自動化管理,以便對借用者的情況、借用時間、歸還時間等進(jìn)行全面掌握;實現(xiàn)“軟”“硬”一起上,社會保險檔案的微機一體化管理。

4.提升素質(zhì),加強隊伍建設(shè)

第6篇

關(guān)鍵詞:人口;計劃生育;檔案管理;規(guī)范

1 科學(xué)管理計劃生育檔案的重要性

(一)計劃生育檔案是制定當(dāng)?shù)赜媱澤叩闹匾Y料,見證了人口和計劃生育發(fā)展的歷程,是對過去計劃生育工作成效的存儲,是今后開展人口和計劃生育各項工作的重要依據(jù)。

(二)計劃生育檔案為計劃生育家庭享受優(yōu)先、優(yōu)惠、獎勵扶助政策提供了重要證明和證據(jù),對維護廣大人民群眾合法的利益,維護廣大人民群眾對計生工作的參與權(quán)、知情權(quán)、監(jiān)督權(quán),防止和杜絕不公平、不公正現(xiàn)象的發(fā)生,發(fā)揮了積極、重要的作用。

(三)計劃生育檔案資料是各級計劃生育單位統(tǒng)計人口數(shù)字的來源,是各級政府決策人口政策的重要依據(jù)。不僅為政府決策提供人口數(shù)據(jù),為經(jīng)濟、社會發(fā)展明確工作重點,還為科學(xué)統(tǒng)籌安排生產(chǎn)、生活提供有效的各項資料和信息。同時,為各級黨委、政府在干部選拔與任用中嚴(yán)格把好計劃生育關(guān),提供準(zhǔn)確依據(jù)。

2 人口計生檔案管理現(xiàn)狀

(一)檔案管理意識淡薄,重視程度不夠高

人口計生檔案數(shù)據(jù)的整理和保管工作是基層計生工作的重要環(huán)節(jié),根據(jù)多年從事人口計生檔案的工作實際,發(fā)現(xiàn)在計劃生育工作中,計劃生育具體的事做的很好,但對后續(xù)的檔案管理卻不在意,單位領(lǐng)導(dǎo)對這項工作沒有足夠的重視,計生工作人員缺乏正確的工作意識,不能真正意識到檔案管理工作對人口和計劃生育工作的重要作用。在實際的工作中管理人員對檔案管理工作缺乏積極的工作態(tài)度,對工作不夠認(rèn)真,馬虎大意以及專業(yè)素質(zhì)不強等因素造成在檔案管理中的失誤,造成對檔案的開發(fā)利用不足,管理不能到位。

(二)管理設(shè)備投入不足,人員不到位

在檔案管理工作中除了領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高外,還存在著資金投入不足的問題。從硬件管理上來講,各基層計生單位普遍缺乏微機等現(xiàn)代化的管理設(shè)備,檔案存放的地方在防潮以及防蟲火等方面也沒有必要的設(shè)備,從而容易造成檔案保存不當(dāng)并出現(xiàn)損壞。部分計生檔案管理不符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn),檔案管理設(shè)備陳舊,管理技術(shù)落后,跟不上科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,基本還停留在手工收集、檢索,不利于檔案的收集利用和開發(fā)。從人員配備上講,計生檔案工作人員兼職多,專職少,大都缺乏檔案保管技術(shù)的基本知識和業(yè)務(wù)能力,運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)從事檔案管理的較少,普遍存在著結(jié)構(gòu)不合理,學(xué)歷偏低,專業(yè)知識老化,知識面狹窄,思想觀念和管理水平相對滯后等多方面問題,從而嚴(yán)重制約了檔案管理水平的提高。

(三)管理渙散,制度不健全

在檔案管理工作中,還存在計生檔案管理制度不健全的問題。各基層計生管理單位,計劃生育檔案管理分散,缺乏科學(xué)、嚴(yán)格規(guī)范的績效考核體系,個別基層單位甚至沒有將計生檔案管理納入考核范圍,這就造成檔案管理部門紀(jì)律渙散,服務(wù)意識性不強。具體來講,在實際的檔案管理中沒有按照工作的實際要求制定相應(yīng)的制度,即使制定了一些,但在具體的實施中卻沒有嚴(yán)格按照其進(jìn)行。在內(nèi)容上往往對職責(zé)的劃分不夠明確,同時對相應(yīng)的程序上要求也不夠嚴(yán)謹(jǐn),在這種不健全的檔案管理制度下為計生后續(xù)管理工作埋下了隱患。計生檔案管理工作制度不健全,缺乏統(tǒng)一、科學(xué)、規(guī)范化的管理準(zhǔn)則,缺乏具體的工作章程、考核評價方式,沒有制定規(guī)范的檔案管理制度,必將導(dǎo)致檔案資料錄用、搜集、開發(fā)利用等工作的效率偏低,檔案資料的完整性不足,檔案管理的工作方式與時代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展相脫節(jié),沒有發(fā)揮檔案管理工作在計生工作中的實際價值。

3 健全機制,規(guī)范檔案管理

(一)建立計劃生育檔案長效管理機制。建立科學(xué)、現(xiàn)代化的基層計生檔案管理體系,健全各項規(guī)章管理制度。檔案管理的相關(guān)制度不僅是收集、存儲、匯總計生數(shù)據(jù),還應(yīng)在實際工作中做到全員參與,上下一心,共同努力。以規(guī)范化、制度化的管理理念來做好當(dāng)前計生檔案管理工作,就要進(jìn)一步提高認(rèn)識,落實責(zé)任,明確基層計生單位檔案管理的第一責(zé)任人,一級抓一級,層層抓落實;同時要加大宣傳力度,嚴(yán)格制度,規(guī)范管理,要立足長遠(yuǎn),常抓不懈。

(二)加大設(shè)備投入,提高檔案管理人員素質(zhì),優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。要按照專業(yè)化、現(xiàn)代化的要求,積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班,提高檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平,并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。檔案管理人員要主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、科學(xué)管理檔案等相關(guān)知識,掌握和提高應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和使用新技術(shù)的能力,讓管理人員各司其職,專人專事,專人負(fù)責(zé)。

第7篇

關(guān)鍵詞:檔案管理工作;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作實際上是一種較為繁瑣的文職性工作,并且檔案工作對于規(guī)范性的要求很高,這就要求我們必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行相應(yīng)的檔案工作,進(jìn)而使檔案工作在我國的開展更為順利化。而在我國的科技和信息技術(shù)的日益發(fā)展下,對于檔案的計算機性科技管理模式被大規(guī)模引入相應(yīng)的檔案管理機制中,并且取得了一定的成效,但若想使檔案的管理工作得到更進(jìn)一步的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)性處理,就要進(jìn)一步落實相應(yīng)的工作體制,在保證檔案的質(zhì)量的基礎(chǔ)上,全面建設(shè)檔案管理的相應(yīng)工作環(huán)節(jié)。

1 全面落實公文制發(fā)機制

公文與檔案建設(shè)有著密切的關(guān)系,可以說檔案的前身就是相應(yīng)的公文性文件,因此公文從一定程度上來說,能夠轉(zhuǎn)化為檔案性文件,因此公文的質(zhì)量與檔案的質(zhì)量有著一定的密切聯(lián)系。因此對于檔案的質(zhì)量性規(guī)劃可以從公文的規(guī)劃層面入手,進(jìn)而使得檔案工作能夠按我們預(yù)期的那樣駛?cè)胍?guī)范化。標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。因此在實際的公文制備的過程中,就要進(jìn)一步提升公文的規(guī)范化體系建設(shè),進(jìn)而使公文能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制出,而這也是提升檔案的管理工作的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化程度的最為直接的方式。在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步執(zhí)行相應(yīng)的檔案性管理工作,就能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的進(jìn)一步掌控,進(jìn)而使對檔案工作的嚴(yán)密性得到全面的提升,以此來實現(xiàn)檔案管理的合理性。而公文的紙質(zhì)文件作為一種較為正式的紙質(zhì)性文件,其具體的成文規(guī)格要統(tǒng)一,并且要符合公文的行文規(guī)范以及行文的具體標(biāo)準(zhǔn),并且在遵循國家有關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上,按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行具體的文章輸出。

首先公文用紙質(zhì)量要好,幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排,左側(cè)裝訂;二是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文,繕印公文,還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等,都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,有利于日后長久保管利用;三是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù),是否符合審批權(quán)限,公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確,主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn),落款是否與公文一致,有無日期等;四是使用文種要合理,擬制格式要規(guī)范,行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字,以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

2 建立“以我為主”的立卷歸檔原則

檔案管理工作的終極目標(biāo)實際上是實現(xiàn)檔案的保管和利用的價值的最大化處理,進(jìn)而在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步實現(xiàn)案卷的完整化處理,以便于相應(yīng)的檔案材料能夠被更為完整地檢索與利用,從而使相關(guān)的工作在執(zhí)行起來更為便捷。但與此同時,檔案管理工作的執(zhí)行層面的最大難題依舊是相類似的公文的重復(fù)性以及公文立卷組合的無序化實施,而解決這一問題的關(guān)鍵在于使相關(guān)的歸檔工作能夠以檔案制作人的思路為主,進(jìn)而實現(xiàn)檔案歸檔進(jìn)程的統(tǒng)一化。而這一思路的實現(xiàn)實際上是一種歸檔文件的性質(zhì)整合手段,進(jìn)而在這一手段的執(zhí)行下使歸檔的文件都能夠與其自身所屬單位的文件特征與共性相統(tǒng)一。

這就要求我們要注意解決好三個問題:一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂;二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點,在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料,特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,具體問題具體分析,以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果;三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入,從而在提高檔案利用價值的同時,使立卷歸檔后所形成的檔案既完整,又不龐雜,為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

3 全方位提高案卷的具體質(zhì)量

在我國檔案工作執(zhí)行方面的悠久歷史中,不計其數(shù)的工作實踐表明,檔案價值會在一定程度上受到案卷類材料的完整性的影響,而其完整型的直接影響原因是案卷材料的收集過程。并且,檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的具體性實現(xiàn)機制的展開程度會與檔案卷宗的確立方法以及裝訂的實際質(zhì)量有直接或間接的密切關(guān)系,因此在檔案工作的實際推進(jìn)化體系環(huán)節(jié),也就要注意這一問題的切實性解決,進(jìn)而使相應(yīng)的檔案分類與檢索體系能夠得到更為標(biāo)準(zhǔn)化的管理,并且在此基礎(chǔ)上,還要切實注意檔案的實際裝訂質(zhì)量,進(jìn)而以此為對檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理的檢查依據(jù)。

我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下,在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構(gòu),構(gòu)成一個嚴(yán)密完整的組織體系。文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關(guān)檔案室階段,再到檔案館檔案階段的生命運動過程,也存在著類似文件中心的管理,中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機關(guān)檔案室。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的,而且是必要的,文件中心能改變中小機關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié),在搞好硬件建設(shè)的同時,做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。

結(jié)束語

總而言之,當(dāng)下檔案的管理工作的執(zhí)行體系還不夠完善,因此許多檔案管理工作的革新性環(huán)節(jié)就無法得到切實地展開,并且許多建立在此基礎(chǔ)上的相關(guān)問題也就無法得到順利地開展,因此,我們要在日常的生活與工作中切實注意相應(yīng)的檔案管理工作的執(zhí)行體系的具體開展情況,進(jìn)而使檔案管理工作向規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)。而這有利于實現(xiàn)檔案管理工作的全面發(fā)展,有利于使有關(guān)人們生活中安全性的細(xì)節(jié)性個人資料為相關(guān)部門所周密記錄,同時還有利于促進(jìn)我國的政治事業(yè)的全方位發(fā)展,進(jìn)而在此基礎(chǔ)上,進(jìn)一步提升我國的整體凝聚力。

參考文獻(xiàn)

[1]岳小晶.淺談如何使檔案管理工作更規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[J].才智,2010.

[2]張園園.試論檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].改革與開放,2009.

第8篇

第二條  本規(guī)定適用于具有本市城鎮(zhèn)居民戶口,其人事檔案由戶口所在地街道(鎮(zhèn))勞動部門管理,并已進(jìn)行了求職登記的待業(yè)人員中申請出國或已經(jīng)批準(zhǔn)出國的原城鎮(zhèn)待業(yè)人員。

第三條  街道(鎮(zhèn))勞動部門負(fù)責(zé)為申請出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員出具身份證明信;并依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定出具公證證明材料。

經(jīng)批準(zhǔn)出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員,其人事檔案仍由街道(鎮(zhèn))勞動部門管理;回國后,申請就業(yè)的,由街道(鎮(zhèn))勞動部門為其辦理求職登記及就業(yè)手續(xù)。

第四條  城鎮(zhèn)待業(yè)人員申請涉外、涉港、澳、臺民事公證時,街道(鎮(zhèn))勞動部門應(yīng)根據(jù)其檔案所記載的內(nèi)容和近期域外親屬來信,為其出具出生、結(jié)婚、離婚、未婚、學(xué)歷、經(jīng)歷、國內(nèi)親屬關(guān)系和域外親屬關(guān)系的公證證明材料。

第五條  凡申請辦理出國證明手續(xù)的城鎮(zhèn)待業(yè)人員,須在辦理求職登記滿一個月后,方予辦理待業(yè)人員身份證明信和有關(guān)公證證明材料。

第六條  申請出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員在辦理公證證明材料時,應(yīng)與街道(鎮(zhèn))勞動部門簽訂《北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員出國委托保存人事檔案合同書》(合同文本由市勞動局統(tǒng)一印制)。

第七條  街道(鎮(zhèn))勞動部門按照市物價局的規(guī)定,對申請出國或已批準(zhǔn)出國的待業(yè)人員,收取辦理公證證明的手續(xù)費和檔案保管費。

第八條  出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員的人事檔案保管期限為兩年。期滿后,出國人員仍未回國的,須由具有本市城鎮(zhèn)戶口的直系親屬在期滿后一個月內(nèi),持“戶口薄”、“居民身份證”到街道(鎮(zhèn))勞動部門為其辦理《委托親屬續(xù)訂保存人事檔案合同書》。

本規(guī)定前已經(jīng)出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員,其人事檔案的保存和管理亦按上述規(guī)定辦理。

第九條  對于出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員的人事檔案,街道(鎮(zhèn))勞動部門應(yīng)另冊管理,其在出國期間不作為街道(鎮(zhèn))社會勞動力管理對象。

第十條  街道(鎮(zhèn))勞動部門辦理出國證明手續(xù)的原待業(yè)人員在國外期間,需委托國內(nèi)親屬辦理有關(guān)公證時,街道(鎮(zhèn))勞動部門應(yīng)按照規(guī)定的出具公證證明材料的范圍,以檔案內(nèi)容為準(zhǔn),如實開具公證證明材料。

第十一條  對于已經(jīng)出國而未委托親屬簽訂或續(xù)訂存檔合同書的城鎮(zhèn)待業(yè)人員中的出國人員,回國時,須補交檔案保管費后,街道(鎮(zhèn))勞動部門才能予以辦理求職登記及就業(yè)手續(xù)。

第十二條  本規(guī)定執(zhí)行中的問題由市勞動局負(fù)責(zé)解釋。

第十三條  本規(guī)定自1991年9月1日起施行。

北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員委托保存人事檔案合同書根據(jù)《北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員申請辦理出國手續(xù)和檔案管理暫行規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定  街道(鎮(zhèn))勞動科(以下簡稱甲方),和  同志(以下簡稱乙方)經(jīng)協(xié)商同意,就乙方出國以后的人事檔案保存問題訂立合同如下:

一、乙方自愿委托甲方保存人事檔案。

二、合同期自年  月  日起至  年  月  日止。

三、存檔合同期滿,本合同自行解除。乙方在合同期限內(nèi)回國,可以辦理提前解除本合同的手續(xù)。

四、自合同簽訂之日起滿一年,乙方未能出國,亦可提前解除。

五、甲方責(zé)任:

1.負(fù)責(zé)保存管理乙方檔案;

2.為乙方辦理出國手續(xù)提供有關(guān)公證證明材料;

3.本合同期期未滿,乙方提前回國,甲方應(yīng)在審驗乙方“戶口簿”和“護照”后,扣除實際存檔月份,退還其余存檔保管費。

4.甲方對申請出國而未能正式出國的乙方,合同執(zhí)行一年以后,審驗乙方“戶口簿”,退還全部保管費。

六、乙方責(zé)任:

1.合同期間乙方應(yīng)按有關(guān)規(guī)定交付甲方管理費每月10元,自合同簽訂之日起一次交清合同期間的全部費用。

2.合同期滿,如乙方仍未回國,應(yīng)委托在京的直系親屬在期滿一個月內(nèi)與存檔部門續(xù)訂合同,并繳納檔案保管費。

七、本合同自簽訂之日起生效。

八、本合同一式三份,甲、乙雙方各執(zhí)一份,裝入乙方人事檔案中一份。

甲方(單位公章)                乙方(簽字、蓋章)

年    月    日

備注:本合同期滿,乙方自愿委托在京直系親屬    同志

與甲方續(xù)訂存檔合同書。

乙方(簽字)

在京直系親屬(簽字)                年    月    日

在京直系親屬聯(lián)系電話:

地址:

委托親屬續(xù)訂保存人事檔案合同書

根據(jù)《北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員申請辦理出國手續(xù)和檔案管理暫行規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定,  街道(鎮(zhèn))勞動科(以下簡稱甲方)與已出國的  同志委托人同志(以下簡稱乙方),續(xù)訂保存人事檔案合同,合同期限自年  月  日起至  年  月  日止。合同的其它條款按照原合同文本的條款執(zhí)行。

第9篇

一、新常態(tài)下干部保健檔案管理存在的不足

提高管理工作水平,實現(xiàn)干部保健檔案管理規(guī)范化具有重要作用。但一些檔案管理工作人員責(zé)任心不強,沒有嚴(yán)格遵循規(guī)范要求,制約管理水平提升,存在的不足表現(xiàn)在以下幾點:

(一)認(rèn)識不足,管理規(guī)范化水平低。一些單位將工作重心放在其他方面,忽視干部保健檔案管理工作,思想認(rèn)識存在不足,未能全面采取有效措施提高檔案管理水平。又如,檔案管理人員缺乏全面培訓(xùn),制約工作水平提升,未能掌握檔案管理的綜合技能。或者對檔案資料收集不全面,忽視加強整理和歸檔,也沒有嚴(yán)格按要求進(jìn)行編號,影響服務(wù)水平提升。再加上管理過程中對規(guī)章制度的執(zhí)行力度不夠,檔案管理人員沒有嚴(yán)格落實責(zé)任心,管理水平偏低,難以有效提升檔案管理規(guī)范化水平。

(二)干部保健檔案材料制作不健全。提升干部保健檔案管理規(guī)范化水平,離不開資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),但在新常態(tài)下,很多單位對該問題不重視,對管理工作中所需要的資金、硬件和軟件設(shè)施的投入存在不足,忽視信息技術(shù)、掃描儀的利用,制約檔案管理信息化水平的提高。再加上一些檔案管理人員不注重對信息技術(shù)的學(xué)習(xí),未能掌握數(shù)據(jù)庫建設(shè)和使用技術(shù),影響檔案材料制作技能提高,導(dǎo)致不能有效適應(yīng)干部保健檔案管理新情況和新趨勢的需要,難以有效提升檔案管理水平。

(三)干部保健檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善。新常態(tài)下,信息技術(shù)逐步被廣泛應(yīng)用到干部保健檔案管理活動當(dāng)中。但目前該項工作存在缺陷,一些單位在這方面的資金投入不足,相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施投入較少。再加上檔案數(shù)字化管理技能缺乏,基礎(chǔ)設(shè)施投入不足,不利于提升檔案管理工作效率。

二、新常態(tài)下干部保健檔案管理規(guī)范化的路徑和方法

為彌補實際工作的不足,促進(jìn)檔案管理水平提高,推動管理工作的規(guī)范化進(jìn)程,可以采取以下改進(jìn)措施:

(一)革新思想觀念,推動干部保健檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。干部保健檔案管理人員應(yīng)該革新思想觀念,創(chuàng)新檔案管理理念,根據(jù)新常態(tài)和新需要,創(chuàng)新管理方式,有效提升檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。同時還要革新管理理念,全面收集檔案管理信息資料,做好編號工作,及時進(jìn)行歸檔和整理,嚴(yán)格遵循和落實檔案管理規(guī)章制度,提升檔案管理規(guī)范化水平,為各項活動有效開展創(chuàng)造條件。

(二)嚴(yán)格按規(guī)范要求制作干部保健檔案材料。以提升管理規(guī)范化水平為目標(biāo),注重信息技術(shù)應(yīng)用,做好檔案資料掃描工作,推動檔案數(shù)字化進(jìn)程。在資料整理和歸檔中,應(yīng)該創(chuàng)新思想觀念,嚴(yán)格遵循技術(shù)規(guī)范要求,推動管理方式創(chuàng)新發(fā)展。做好整理和編號工作,及時歸檔和管理,方便檔案信息資料查詢,為有效適應(yīng)干部保健檔案創(chuàng)造便利。注重加大資金投入,重視掃描儀和信息技術(shù)利用,有效提升檔案管理工作效率。

(三)構(gòu)建健全完善的干部保健檔案管理制度。以提升檔案管理規(guī)范化水平為目標(biāo),健全完善管理制度,推動管理工作制度化和規(guī)范化進(jìn)程。例如,落實管理責(zé)任制,明確檔案管理人員職責(zé),讓他們嚴(yán)格遵循技術(shù)規(guī)范要求創(chuàng)新管理方式,提升管理工作效率。建立獎懲激勵機制,激發(fā)工作人員熱情,讓他們嚴(yán)格遵循要求提升管理工作水平,有效提升管理工作技能,增強工作主動性。此外,管理制度還要落實于干部保健檔案管理全過程,激發(fā)管理人員熱情,對管理活動的每個流程都進(jìn)行有效管理,推動管理工作規(guī)范化和制度化。

(四)加強干部保健檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。結(jié)合管理規(guī)范化和干部保健檔案利用的實際需要,增加資金投入,加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),推動管理活動有效進(jìn)行。要健全完善管理制度措施,根據(jù)檔案管理需要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),從而為各項活動開展創(chuàng)造便利。引進(jìn)和更新掃描儀、計算機等先進(jìn)設(shè)備,構(gòu)建并注重數(shù)據(jù)庫的管理與維護,注重檔案信息編號工作,方便檔案資料查詢,也為有效使用檔案資料創(chuàng)造便利。

(五)提升干部保健檔案管理人員素質(zhì)。引進(jìn)專業(yè)技能強,基礎(chǔ)扎實,責(zé)任心強的干部保健檔案管理人員,不斷充實管理隊伍。構(gòu)建完善的管理培訓(xùn)制度,加強檔案管理人員培訓(xùn),促進(jìn)他們綜合技能的提升,讓檔案管理人員更好適應(yīng)管理工作需要,努力提升干部保健檔案管理規(guī)范化水平。

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