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導(dǎo)語：在人事檔案日常管理工作的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1.檔案管理不夠標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。檔案是一項重要的工作，尤其是干部人事檔案，更是重中之重。這就要求我們的檔案管理單位對干部檔案存放管理工作要做到規(guī)范有致，不容馬虎。但是許多單位在檔案管理方面不夠標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，這樣不僅影響了檔案的存放質(zhì)量，也拉低了相關(guān)部門的工作效率，對檔案在社會應(yīng)用和科學(xué)有效管理方法上的創(chuàng)新造成了阻礙。
2.檔案管理的現(xiàn)代化推進(jìn)較為遲緩。由于社會文明的進(jìn)步和科技產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，目前人事檔案已經(jīng)進(jìn)入了一個新的階段，不僅建成了現(xiàn)今的信息管理系統(tǒng)，而且在個人基本資料方面也逐步取代了紙質(zhì)檔案。但是系統(tǒng)的智能化程度畢竟有限，所以在某些方面還有待開發(fā)，比如說對干部年齡的階段分布、教育程度、所學(xué)專業(yè)等方面，系統(tǒng)只會做簡單檢索和制表。在面對諸如所聘職工篩查、統(tǒng)計報告等領(lǐng)域則顯得無能為力，不能夠較為科學(xué)地為人事管理工作服務(wù)。除此之外，在最基本的資料匯集和使用上還存在較大缺陷，容易在資料更新時造成遺漏，不能保證檔案管理部門接收到第一手信息，給檔案在信息流通領(lǐng)域造成困難。此外，某些重要信息諸如教育程度等內(nèi)容的缺失將會給檔案的內(nèi)容完整性造成缺陷。
3.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。檔案管理工作對從業(yè)人員的基本素質(zhì)有很高的要求。尤其是在新時期條件下，官員的任職條件和人員資料管理方法都有了新的內(nèi)容，提高檔案管理從業(yè)人員的總體素質(zhì)和能力顯得尤為重要。但現(xiàn)階段檔案管理部門所聘用的職工業(yè)務(wù)水平還跟不上現(xiàn)代檔案管理的要求，行業(yè)內(nèi)從業(yè)人員也缺少培訓(xùn)和互相交流的機會。
二、新時期檔案管理的策略
新時期條件下，知識和信息不斷交匯，社會的快速發(fā)展致使現(xiàn)階段的檔案管理制度已不能滿足社會需求。因此，我們必須加快檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，創(chuàng)新制度、拓展思路，切實向滿足社會需求方向邁進(jìn)。
1.促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。干部人事檔案的主要作用不僅體現(xiàn)在選拔任用干部方面，還體現(xiàn)在官員的日常調(diào)換、職稱考評、薪資待遇等角度。目前，我國在檔案管理進(jìn)程上還有很長的一段路要走。在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的道路上，我們要充分運用相關(guān)的法律條文和規(guī)范細(xì)則，來提升檔案管理行業(yè)的整體水平和規(guī)范化程度。
2.促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，我們必須按部就班地推進(jìn)管理工作不斷向前。首先，要完善平臺，讓資料信息可以自由傳播，讓當(dāng)代的信息傳輸能力得以發(fā)揮作用，逐步推進(jìn)檔案管理的智能化，能夠?qū)賳T和有關(guān)部門加以區(qū)分認(rèn)證，給其更加廣泛的權(quán)限，以方便檢索所需資料；其次，運用國內(nèi)外最新的研究成果，做好日常的檔案資料備份工作和丟失數(shù)據(jù)后的恢復(fù)。第三，制定細(xì)則來規(guī)范日常作業(yè)流程，尤其是在資料的錄入和日常所用工具方面的規(guī)范細(xì)則，以此來降低錯誤的發(fā)生率。最后，實現(xiàn)干部信息日常管理的動態(tài)化和科學(xué)化，始終保持其數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和可靠性，為相關(guān)部門的統(tǒng)計和審查做好保障。
關(guān)鍵詞：高校;人事檔案管理;對策
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
收錄日期：2015年2月6日
人事檔案是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀態(tài)、社會關(guān)系以及獎勵、懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。高校人事檔案作為高校管理工作的重要組成部分，能夠客觀地反映教職工的綜合素質(zhì)和能力，直接影響著高校的人才選拔、培養(yǎng)、作用和考評，間接關(guān)系到高校的管理水平、教學(xué)水平和科研水平。因此，在新的形勢下，積極推動高校人事檔案的科學(xué)發(fā)展勢在必行。
一、高校人事檔案管理存在的問題
（一）重視程度不夠。無論對于人事檔案管理者還是人事檔案當(dāng)事人來說，對人事檔案的重視程度都還不夠強烈。許多高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為檔案就是簡單存放于檔案室里，他們只負(fù)責(zé)把每份零散的材料整理裝訂在一起做成檔案并加以保管，提供一些被動性的服務(wù)。而對于人事檔案當(dāng)事人來說，由于人事檔案的保密性要求高，導(dǎo)致長期以來人事檔案只有組織人事部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)才有權(quán)利用，大多數(shù)人根本不知道自己的檔案中有些什么，認(rèn)為人事檔案管理與自己無關(guān)，是組織人事部門的事。這些都是對人事檔案在認(rèn)識上的重視程度不足造成的，從而嚴(yán)重影響了人事檔案在高校管理工作中功能的正常發(fā)揮。
（二）制度落實不足。高校人事檔案管理依據(jù)《檔案法》、《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等，制定了一系列人事檔案管理規(guī)章制度（如人事檔案管理工作細(xì)則、收集歸檔制度、安全保密制度等等）。這些規(guī)章制度的建立為人事檔案的管理工作提供了依據(jù)，奠定了良好的基礎(chǔ)，但是在具體落實上還存在一些不足。例如 “檔隨人走”和“人檔統(tǒng)一”是管理人事檔案的基本原則，但由于人才流動的日益頻繁，高校人事檔案常出現(xiàn)“有檔無人”、“有人無檔”、“重新建檔”’的現(xiàn)象;檔案材料的收集不及時，整理歸檔更新滯后，材料缺失嚴(yán)重等等，這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)，歸根結(jié)底是人事檔案管理制度落實不足的表現(xiàn)。
（三）隊伍建設(shè)不健全
1、人員配備不足。隨著社會的發(fā)展，各高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，教職工的數(shù)量迅速增長。同時，隨著人事制度的改革和深化，人才的流動也不斷加大，因此高校人事檔案管理的工作量與以往相比有了大幅度的增加。根據(jù)國家檔案管理局的要求，每管理一千人的檔案就必須配備一名專職檔案管理人員，然而各高校專職工作人員配備并不充足，兼職現(xiàn)象屢見不鮮。在這種情況下，檔案管理人員只能加班加點來完成基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，沒有時間和精力去學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)方法，人員素質(zhì)有待提高。
2、業(yè)務(wù)知識不精。目前，各高校從事人事檔案管理工作的人員大部分不是檔案專業(yè)科班出身，而是因為各種原因從其他管理崗位或?qū)I(yè)技術(shù)管理轉(zhuǎn)崗來從事此項工作。而且從事人事檔案管理工作的人員結(jié)構(gòu)不合理、隊伍不穩(wěn)定、年齡偏大、不能熟練操作計算機系統(tǒng)進(jìn)行信息錄入等等，這些不論是從業(yè)務(wù)知識還是從崗位延續(xù)方面都不能完全滿足人事檔案管理的要求，更談不上充分發(fā)揮挖掘檔案的價值，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量了。
（四）硬件設(shè)施不完善。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，人事檔案管理部門要做到“三室”分開，設(shè)置專門的檔案庫房、查閱室和辦公室，不得在庫房內(nèi)閱檔或辦公。但是在日常管理工作中，大多數(shù)高校由于經(jīng)費、空間等原因的限制，在硬件設(shè)施上難以滿足工作要求，不能達(dá)到“三室”分開標(biāo)準(zhǔn)，無法配備計算機等設(shè)備。硬件設(shè)施配備不足導(dǎo)致人事檔案管理信息化嚴(yán)重滯后，無法對檔案信息進(jìn)行有效的篩選、排序、分類和匯總。
二、高校人事檔案管理的對策
（一）提升檔案管理意識，提高檔案管理質(zhì)量。人事檔案管理工作要求高、任務(wù)重、責(zé)任心強，要切實做好檔案管理工作，與高校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工對檔案及檔案管理工作的認(rèn)識和支持是密不可分的。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作要予以重視，將其提升到一定的認(rèn)識高度，轉(zhuǎn)變原來“說起來重要，排起來次要，用起來重要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象，把人事檔案工作提到議事日程，在檔案管理建設(shè)方面予以充分的重視和支持，更好地發(fā)揮其作用。其次，對檔案管理人員要加以關(guān)心。檔案工作很瑣碎，難以做出成績，檔案管理人員缺乏成就感和被尊重感，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)心其工作和生活，尊重其人格和勞動，并在評定職稱、晉升職務(wù)等方面為檔案員的發(fā)展創(chuàng)造機會，提供發(fā)展空間。再次，檔案管理人員要加大對檔案及管理工作的宣傳力度，利用校園廣播、校園網(wǎng)絡(luò)、會議等渠道，不斷提高全體教職員工對檔案的認(rèn)識，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。
（二）完善規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范管理。一切工作的順利開展，需要有完善的制度予以保障。人事檔案工作專業(yè)性強、技術(shù)性高、保管要求和保密程度嚴(yán)，這就要求從事高校人事檔案工作的管理者必須嚴(yán)格按照制度辦事。因此，高校應(yīng)立足于本校的實際情況，制定完善的規(guī)章制度，實現(xiàn)各部門之間的通力合作，最大限度地確保檔案材料的真實性、規(guī)范性和完整性，從而做到讓制度說話，用制度來管理檔案。特別是在人事檔案材料的收集、登記、傳遞、保管等環(huán)節(jié)銜接時，要從嚴(yán)把關(guān)，做到不錯、不漏，萬無一失。
（三）加強隊伍建設(shè)，提高工作水平。高校人事檔案管理人員的素質(zhì)直接決定人事檔案管理工作的質(zhì)量，建立一支政治素質(zhì)高、工作責(zé)任心強、業(yè)務(wù)精的專業(yè)人才隊伍，是提高高校人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。
1、爭取高校領(lǐng)導(dǎo)的重視。首先按照國家檔案要求，配備充足的專職檔案管理人員，保證人事檔案管理的正常順利開展;其次建立科學(xué)合理的檔案人才培養(yǎng)體系，在可持續(xù)人才發(fā)展戰(zhàn)略的高度上建立系統(tǒng)的才培養(yǎng)機制，促進(jìn)人事檔案管理人才的多元化、專業(yè)化，保證人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。
2、努力創(chuàng)造條件優(yōu)化人事檔案管理隊伍。一方面吸引和選拔具有檔案管理學(xué)科背景或工作經(jīng)驗的專業(yè)人才，提高隊伍的專業(yè)素質(zhì);另一方面定期組織工作人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展校際的參加學(xué)習(xí)、交流活動，不斷提高管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，從而做到用豐富的檔案理論知識來指導(dǎo)日常管理工作。此外，高校人事檔案管理人員還需要加強計算機知識的學(xué)習(xí)，成為既懂專業(yè)知識又符合檔案數(shù)字化和信息化要求的管理人才，為提高高校的人事檔案管理水平提供有力保證。
（四）加大投入力度，提高管理效率。針對高校人事檔案管理的重要性，高校要加大對人事檔案管理建設(shè)的資金投入力度，將人事檔案管理經(jīng)費列入單位的財務(wù)預(yù)算，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)備，使人事檔案管理各方面都達(dá)標(biāo)。如按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立檔案庫房、查閱室和辦公室，做到“三室”分開;配備齊全的辦公設(shè)備（電腦、掃描儀、復(fù)印機等），及時更新，改善工作環(huán)境，提高檔案管理人員的積極性和工作效率。
主要參考文獻(xiàn)：
一[！]、提高人事檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)
人事檔案管理人員是為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)而奮斗大軍中的一員,人事檔案管理人員要具備的職業(yè)道德是社會主義職業(yè)道德規(guī)范的具體表現(xiàn)和補充?！皭蹗従礃I(yè)、誠實守信、辦事公道、服務(wù)群眾、奉獻(xiàn)社會”是我們社會主義職業(yè)道德的主要內(nèi)容和基本規(guī)范,也是我們?nèi)耸聶n案管理人員應(yīng)該具備最基本的素質(zhì)和必備的法律要求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)要求,檔案人員應(yīng)做到“忠于職守、遵守紀(jì)律、具備專業(yè)知識”。這已經(jīng)將檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)直接提升到了法律要求的高度,從他律性的角度對檔案管理工作的權(quán)責(zé)進(jìn)行了明確。從事人事檔案管理工作的人員,必須把握好檔案管理職業(yè)的自律性與他律性,首先做到能夠?qū)n案管理工作對自身提出的要求與自己在工作中樹立起來的理想信念相結(jié)合,同時也要牢記法律規(guī)定,嚴(yán)格遵紀(jì)守法,做好《檔案法》中要求的每一項工作。
二、增強人事檔案保密意識
人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負(fù)責(zé)人。能否履行好檔案保密工作職責(zé)是做好人事檔案管理工作的重要一環(huán)。因此,檔案人員應(yīng)繃緊保密這根弦,高度樹立人事檔案保密意識。
2.1 提高保密意識,學(xué)習(xí)人事檔案法律法規(guī)
檔案管理人員應(yīng)熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關(guān)的法律法規(guī),在統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上,牢固樹立保密觀念,增強保密意識。
一是充分了解人事檔案的定密依據(jù)、解密時間及保密相關(guān)要求,為日常檔案管理工作提供法律法規(guī)依據(jù)。
二是積極參加人事檔案保密的交流培訓(xùn)活動,提高業(yè)務(wù)素質(zhì),明確國家最新的規(guī)范規(guī)定,鞏固保密知識。
三是定期開展保密自查活動,對各個易的風(fēng)險點進(jìn)行定期自查,一方面差缺補漏,一方面對各檔案管理人員提出新要求,以此為契機宣傳人事檔案保密工作的重要性,提高檔案管理人員的保密意識,督促其學(xué)習(xí)人事檔案保密知識。
2.2 增強檔案管理人員的保密責(zé)任感
人事檔案中蘊藏著大量的個人信息,其中不乏個人隱私信息。因此,要做好人事檔案管理工作,必須樹立高度的責(zé)任感,在工作中細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn),確保不發(fā)生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度,各負(fù)其責(zé),分兵把守,將責(zé)任落實到個人,使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴(yán)格約束下,自覺維護(hù)檔案秘密性,做好人事檔案保密工作。
三、做好人事檔案存放過程中的保密管理工作
“保密工作無小事?！痹谌耸聶n案的存放過程中,我們主要應(yīng)注意以下幾點。
3.1 要加強人事檔案存放庫房的管理工作
人事檔案存放的庫房是做好保密工作,維護(hù)檔案安全的重要保障。檔案庫房要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行建設(shè)。從保密角度考慮,一般不應(yīng)將人事檔案存放庫房設(shè)在辦公樓的最底層。人事檔案室的門窗應(yīng)牢固可靠,檔案庫房應(yīng)制定嚴(yán)格的管理制度。人事檔案室內(nèi),設(shè)有專門的人事檔案保險柜,由專人負(fù)責(zé)管理,無關(guān)人等一律禁止入內(nèi)。
3.2 嚴(yán)格人事檔案存放管理制度
檔案人員要切實承擔(dān)起維護(hù)人事檔案完整與安全的職責(zé):
一是保證人事檔案完整,建立健全管理制度,使用人事檔案要經(jīng)過層層嚴(yán)格的審批手續(xù),有效避免人事檔案的損壞,同時,發(fā)現(xiàn)人事檔案有損壞及破損要馬上修復(fù)補救,以免以后遺忘或增加破損;
二是保證人事檔案的安全性,提供足夠的人力物力財力保障,負(fù)責(zé)人員要嚴(yán)格職守,積極采購保密箱、保密柜、防盜門等并投入使用,杜絕檔案遺失或失竊的問題;
三是保證人事檔案存放的統(tǒng)一性與有序性,按照國家相關(guān)規(guī)定,規(guī)范人事檔案卷宗排列方式和次序,使人事檔案排列有序,整齊規(guī)范,便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴(yán)格按照檔案存放管理制度進(jìn)行日常管理,保證好人事檔案的安全與保密。
四、落實人事檔案保密工作職責(zé)
摘 要 醫(yī)院的人事檔案是記錄醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的工作情況、思想道德、專業(yè)能力等內(nèi)容，是十分重要的信息資料。做好醫(yī)院的人事檔案管理工作，有助于促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。新時期，醫(yī)院的人事檔案管理工作日益發(fā)揮著重要的作用，必須積極找出制約醫(yī)院人事檔案管理工作的問題，采取積極的措施加以解決。本文就對新時期醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，探究加強醫(yī)院人事檔案管理工作的有效對策。
關(guān)鍵詞 新時期 醫(yī)院 人事檔案管理
醫(yī)院是為患者提供醫(yī)療服務(wù)，幫助患者減輕痛苦，治愈疾病的地方，要實現(xiàn)這一目標(biāo)，醫(yī)院除了要有完善、先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備外，還應(yīng)有一批高素質(zhì)、高專業(yè)化的人才。新時期，醫(yī)院的人事管理工作的重要地位逐漸顯現(xiàn)，醫(yī)院應(yīng)順應(yīng)時展的步伐，創(chuàng)新工作方法，做好醫(yī)院人事檔案管理工作。
一、新時期醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題
（一）對人事檔案管理工作不夠重視
當(dāng)前，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)將主要精力放在強化醫(yī)院的醫(yī)療水平，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益上，對人事檔案管理工作不夠重視，很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理對于醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益的實現(xiàn)影響不大，不需要花費大量的時間和精力開展細(xì)致的工作，結(jié)果導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案長期堆放在一旁，時間久了，檔案布滿灰塵，有些甚至出現(xiàn)發(fā)霉、損壞的情況，造成人事檔案缺失，不利于醫(yī)院管理工作的開展。[1]
（二）人事檔案管理人員素質(zhì)能力不高
醫(yī)院的人事檔案管理工作的效果和質(zhì)量主要受管理人員素質(zhì)能力的影響，但是，目前醫(yī)院中從事人事檔案管理的人員大都專業(yè)性不強，呈老齡化趨勢，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對人事檔案管理缺乏認(rèn)識和重視，在工作中應(yīng)付了事，缺少良好的職業(yè)道德。
二、新時期加強醫(yī)院人事檔案管理工作的有效對策
（一）提高對醫(yī)院人事檔案管理的重視程度
要想使醫(yī)院人事檔案管理工作得到有效地開展，并取得良好的效果，就應(yīng)該加強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理者對醫(yī)院人事檔案管理工作的重視程度，意識到醫(yī)院的競爭與發(fā)展離不開人的積極作用，將人事檔案管理工作納入到日常管理工作中，建立完善的檔案管理部門，并配備專門的人員進(jìn)行人事檔案管理工作，加強醫(yī)院全體工作人員對人事檔案的重視程度，促進(jìn)是人事檔案管理工作的順利開展。
（二）完善人事檔案管理制度
為了更好地促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作，醫(yī)院應(yīng)建立完善的醫(yī)院人事檔案管理制度，從而規(guī)范人事檔案管理工作的開展。對醫(yī)院所有職工的人事檔案進(jìn)行分類整理和保管，完善檔案的檢索方式，使醫(yī)院檔案管理工作更加專業(yè)化和規(guī)范化，制定完善的管理制度，使每一位管理人員都能夠嚴(yán)格按照管理制度開展工作，促使人事檔案管理工作高效開展。
（三）強化人事檔案管理方法
在當(dāng)前醫(yī)院的人事檔案管理工作中，存在著檔案內(nèi)容記錄不全面等情況，因此應(yīng)對人事檔案進(jìn)行全面的、動態(tài)化的記錄，強化檔案管理人員資料收集的能力，保證獲取到醫(yī)院職工的最新、最重要的資料，并且將收集到的資料進(jìn)行整理，使檔案內(nèi)容更加優(yōu)化，提高實用性。在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，避免對檔案資料的篡改，確保人事檔案的可信度，使人事檔案能夠客觀、真實的反映醫(yī)院職工的情況。
同時，運用現(xiàn)代化的管理手段開展人事檔案管理工作，將人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C操作，減少人為操作失誤的出現(xiàn)。建立完善的醫(yī)院檔案信息庫，將人事檔案放在信息庫中，便于相關(guān)人員的人事檔案需求，通過信息化的人事檔案數(shù)據(jù)庫，將醫(yī)院職工的晉升、薪酬變化等公開在信息庫中，便于接受其他人員的監(jiān)督。[2]利用信息化的技術(shù)手段，對醫(yī)院的人事檔案信息進(jìn)行細(xì)致的分析和研究，為醫(yī)院提供客觀真實地信息數(shù)據(jù)，為醫(yī)院的人事管理工作提供便利。
（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)能力
醫(yī)院人事檔案管理工作的效果直接受到檔案管理人員素質(zhì)能力的影響，喂了更好的促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作的開展，必須加強檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，增強檔案管理人員的專業(yè)能力，了解檔案管理方面的知識和技能，能夠不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理論，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。同時還應(yīng)加強檔案管理人員的思想道德以及職業(yè)道德，強化檔案管理意識和服務(wù)意識，嚴(yán)格要求自己，按照檔案管理制度開展工作，增強自己的責(zé)任感和道德意識，能夠做好醫(yī)院人事檔案的收集、整理、保密等工作，提高檔案的質(zhì)量，為醫(yī)院管理工作的開展提供幫助。
三、結(jié)束語
新時期，醫(yī)院之間的競爭主要還是人才之間的競爭，人事檔案是醫(yī)院重要的信息資料，也是醫(yī)院選撥人才的重要依據(jù)。應(yīng)努力做好醫(yī)院人事檔案管理工作，開發(fā)人力資源，為醫(yī)院管理工作的順利開展提供支持，促進(jìn)醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 信息化建設(shè) 措施
中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）04（c）-0248-02
1 人事檔案信息化建設(shè)的作用和意義
1.1 有利于提高管理人員的工作效率
長期以來在我國的人事檔案管理工作中，都是管理人員通過手工的方式對檔案信息進(jìn)行收集、整理和利用，工作較為繁瑣，而且工作量也較大，不僅費時費力，而且工作效率也較低。而檔案管理實現(xiàn)信息化后，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)替代了傳統(tǒng)的手工管理工作，不僅有效的提高了檢索和查詢的速度，而且工作效率也有較大程度的提升，更利于加快人事檔案信息的開發(fā)利用工作，而且信息傳輸具有及時性，確保了各項決策的正確性。
1.2 有利于檔案人員業(yè)務(wù)水平的提高
利用信息化來實現(xiàn)對人事檔案的管理，使管理人員從高強度的繁重手工勞動中解脫出來，可以有更多的時間進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而有效的提升業(yè)務(wù)能力及管理水平。
1.3 提高了人事管理工作的運轉(zhuǎn)速度
人事檔案是在高校進(jìn)行干部選拔和任用時重要的信息資源，可以為各項決策提供科學(xué)的參考意見，對于提高人事管理工作的水平及加快人事管理工作運轉(zhuǎn)的速度都起到了極其重要的作用。
1.4 有利于實體檔案的保護(hù)
人事檔案的介質(zhì)是紙張，紙質(zhì)材料作為人事檔案的重要載體，同時也是原始的證據(jù)資料，這些資料需要在用戶查詢時不斷的進(jìn)行翻閱及反復(fù)進(jìn)行拆裝，這就很難避免紙張不會受到損害，所以在檔案信息化實現(xiàn)后，不僅有效的減少了對實體檔案的接觸，而且對實體檔案也起到了有效的保護(hù)作用。
2 高校人事檔案信息化建設(shè)中的主要問題
近年來，由于對高校人事檔案的重視程度不斷提升，人事檔案在制度、內(nèi)容規(guī)范等許多方面都取得了較好的成效，但在目前高校人事檔案管理工作中還存在著一些問題，這些問題的存在在一定程度上制約了高校人事檔案管理工作的進(jìn)展。
2.1 檔案材料不全，內(nèi)容失真
真實性是人事檔案得到存在的根本，但在當(dāng)前高校的人事檔案中，其材料的真實性有所欠缺，不僅檔案的內(nèi)容沒有實現(xiàn)良好的銜接，而且在進(jìn)行時間和日期的填寫上具有較大的隨意性，在檔案的材料中更多體現(xiàn)的是個人的成績和優(yōu)點，而對于缺點及錯誤則很少提及，這樣情況的存在， 與管理工作中審核把關(guān)不嚴(yán)具有直接的關(guān)系，影響了檔案的利用。
2.2 管理傳統(tǒng)，效率低下
目前在我國部分高校對人事檔案的利用中還以實體檔案為主。長期以來檔案的紙張規(guī)格都是以16 K為主，這與當(dāng)前辦公用紙A4規(guī)格存在著較大的差異，需要在裝訂時進(jìn)行裁切及折疊工作，使工作效率受到較大的影響。而且傳統(tǒng)管理方式中各項制度都存在著不健全的地方，與現(xiàn)代檔案的發(fā)展規(guī)模難以匹配，再加之收集方式的不科學(xué)，所以檔案材料失真是普遍存在的現(xiàn)象。而且我國高校由于在過去較長時間內(nèi)都沒有建立健全的人事檔案收集審核歸檔制度，這就導(dǎo)致檔案材料的收集工作滯后，把關(guān)不嚴(yán)，不進(jìn)行審核即裝袋，材料存在失真及虛假的情況。
2.3 利用范圍狹窄，適應(yīng)性較差
目前各高校都采用自行開發(fā)研制的人事檔案管理軟件，僅在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案轉(zhuǎn)遞等日常管理中的幾個壞節(jié)實現(xiàn)計算機管理，信息存儲量窄，功能小操作繁瑣，信息的統(tǒng)計和綜合分析過于復(fù)雜，信息化程度不高，難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關(guān)、國有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，大量的本?？飘厴I(yè)生要流向市場，流向私人企業(yè)和外資企業(yè)。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。
3 高校人事檔案信息化建設(shè)的措施
3.1 加大投入，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系
隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷深入，各高校都已實現(xiàn)計算機作業(yè)，并且都建立了校園網(wǎng)，設(shè)有專人管理和維護(hù)，這些為人事檔案信息化建設(shè)提供了極為關(guān)鍵的物質(zhì)基礎(chǔ)，為人事信息資源區(qū)域性的服務(wù)提供了廣闊的共享平臺。因此，在人事檔案信息化建設(shè)中，一是要適當(dāng)加大基金投入。對于有條件的單位，應(yīng)完善其檔案管理信息化設(shè)備，提高檔案信息資源開發(fā)利用的進(jìn)度。二是加大科技開發(fā)人員的投入，對現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強人事檔案數(shù)據(jù)庫的研究和開發(fā)。針對高校檔案管理技術(shù)相對落后的實際，有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，以加強檔案管理的技術(shù)裝備。
3.2 建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，加強信息資源庫的建設(shè)
一要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進(jìn)行管理、使用。二要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將人事檔案的日常管理通過計算機實現(xiàn)信息化管理。三是建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。
3.3 實施人事檔案的分級管理
在統(tǒng)一使用全國通用人事檔案管理軟件和人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建成的基礎(chǔ)上，根據(jù)人事檔案信息的安全性和保密性，對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用部門、利用者不同的使用權(quán)限，利用者在被授予權(quán)限后擁有查看權(quán)，獲得相關(guān)信息，從而實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部、學(xué)校之間、上級主管部門以及全國人事檔案信息資源的共享。
3.4 強化業(yè)務(wù)，提高檔案管理人能力。
人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要具有高素質(zhì)的檔案管理人員充足到檔案管理崗位上，所以高校在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時，也需要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，定期組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，在加強專業(yè)知識培訓(xùn)的同時，不斷的拓寬其知識面，加強相關(guān)領(lǐng)域知識的學(xué)習(xí)，使其技能和工作能力不斷提升。同時還要加強檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使其在崗位上更好的扎實工作，為高校教學(xué)和科研工作提供更好的服務(wù)。
3.5 深化改革，建立健全的人事檔案管理制度
加強人事檔案管理制度的完善，確保其更合理和科學(xué)，使人事檔案工作更加制度化和規(guī)范化。建立材料收集網(wǎng)絡(luò)，不斷的對檔案內(nèi)容進(jìn)行充實，嚴(yán)格對材料的內(nèi)容進(jìn)行鑒別，做好檔案材料的歸檔和裝訂工作，在材料傳遞過程中的還要確保其安全性，嚴(yán)格按章辦事，使人事安全性和真實性都能夠得到保證，另外還要對檔案材料進(jìn)行及時的更新和補充。
總之，人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。
參考文獻(xiàn)
1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，思想觀念跟不上時展的需要
西部地方院校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，觀念守舊，認(rèn)為高校人事檔案工作不外乎收集、保管、裁剪、裝訂材料等具體事務(wù)性工作，與科研教學(xué)沒有直接聯(lián)系，工作中只要材料不泄密不丟失即可，平時對檔案管理工作不聞不問；人財物上投入不足，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，對學(xué)校人事檔案人員能力素質(zhì)也沒有明確具體要求，教職工家屬或其他兼職人員都可以擔(dān)任，有的甚至成為解決教職工家屬工作問題的崗位。
1.2人事檔案管理人員素質(zhì)低、不專業(yè)
高校人事檔案管理工作是一門專業(yè)性比較強的工作，對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、工作作風(fēng)等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當(dāng)前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔(dān)任，有許多為領(lǐng)導(dǎo)或教職工家屬。這些人員素質(zhì)低，沒有經(jīng)受過專門的人事檔案管理培訓(xùn)，甚至對國家檔案日常管理八項制度都不清楚，僅僅將其作為一個工作崗位“混日子、領(lǐng)工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業(yè)能力、從業(yè)態(tài)度、思想品德、工作作風(fēng)等方面已經(jīng)不能適應(yīng)新時代對高校人事檔案管理工作人員的能力素質(zhì)需要，急需更換或提升專業(yè)素質(zhì)。
1.3經(jīng)費投入不足，場地不標(biāo)準(zhǔn)不健全
由于受辦學(xué)經(jīng)費限制，目前西部地方高校辦學(xué)經(jīng)費普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項經(jīng)費，缺少專門的檔案管理場地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學(xué)習(xí)進(jìn)修的機會。
1.4人事檔案內(nèi)容收集利用率低
高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動關(guān)系、學(xué)歷、履歷、各類鑒定、培訓(xùn)和評定崗位技術(shù)、黨團(tuán)政審、獎勵、職務(wù)任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個人基本信息，內(nèi)容很簡單，對于更詳實材料尤其是新近職務(wù)職稱崗位變更、獲獎等很難及時收集，不能反映個人全面信息和最新動態(tài)。另外，西部地方院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，個人的檔案材料要嚴(yán)格保密，教職工個人信息只容許上級領(lǐng)導(dǎo)和組織部門使用，其他人不能調(diào)閱，即使本人也不能隨便閱覽。導(dǎo)致人事檔案的利用率低，沒有真正發(fā)揮出檔案的作用和效益。
1.5檔案管理手段落后，信息化建設(shè)落伍
目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環(huán)節(jié)繁雜，效率低下；管理人員計算機應(yīng)用水平低，檔案管理信息化建設(shè)處于初步起步階段，無法實現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理。無法實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化接收、傳遞和共享，導(dǎo)致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。
2解決對策
2.1西部高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，高度重視學(xué)校人事檔案管理工作
人事檔案具有憑證、參考和服務(wù)作用，可為高?？焖侔l(fā)展起到保駕護(hù)航作用。是高校領(lǐng)導(dǎo)選人用人、舉賢薦能、績效考核和考察干部的重要依據(jù)。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學(xué)實力。因此，西部地方高校領(lǐng)導(dǎo)首先在思想認(rèn)識上要意識到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進(jìn)行，學(xué)校應(yīng)出臺文件對各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標(biāo)。劃撥足夠的檔案管理經(jīng)費；按照國家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學(xué)習(xí)進(jìn)修；為檔案管理人員職稱職務(wù)晉升提供便利；提供合適的辦公場地和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理庫房；同時定期調(diào)查了解檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和困難。從而更好地發(fā)揮高校人事檔案工作應(yīng)有的職能。
2.2采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
對于已在崗的人員依據(jù)其意愿，要么進(jìn)修培訓(xùn)，要么調(diào)離崗位；對于新近人員必須嚴(yán)格要求，必須是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環(huán)節(jié)擇優(yōu)錄用，同時對其思想政治、工作態(tài)度、待人接物等方面嚴(yán)格要求，以保證進(jìn)人用人的專業(yè)性、高質(zhì)量。平時工作中還要不斷加強管理人員的培訓(xùn)提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力精湛、信息化技能強的復(fù)合型專業(yè)人員。
2.3加大經(jīng)費投入力度，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)檔案用房
加大高校人事檔案管理經(jīng)費投入力度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分意識到人事檔案管理的重要性，應(yīng)每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經(jīng)費，配足配全管理設(shè)備材料；按照國家人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規(guī)范的檔案管理場地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實人事檔案管理信息化系統(tǒng)。
2.4提高人事檔案收集利用率
通過領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、下發(fā)文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會等途徑，強化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個人自傳、專業(yè)、考核、履歷、錯誤、證明、獎勵、工資、黨團(tuán)和其他類）全面及時上交；同時，人事檔案除了個別材料需要保密外，大部分內(nèi)容尤其是個人業(yè)務(wù)檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務(wù)職稱、年齡、專業(yè)、黨政關(guān)系等，這些信息公開后，可為有關(guān)單位了解當(dāng)事人基本情況提供便利，更大范圍發(fā)揮人事檔案材料作用；同時也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。
2.5加快人事檔案信息化建設(shè)步伐
當(dāng)前，人事檔案管理采用的工作體制、實踐模式以及方式方法較為單一，存在內(nèi)容陳舊、手段滯后的問題。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速更新，尤其是計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域之中的全面應(yīng)用，令整體社會向著信息化、現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。以往的人事檔案工作體制無法快速適應(yīng)社會的快速更新發(fā)展。較多信息快速的拓展以及更新，因而傳統(tǒng)體制無法符合現(xiàn)代人事檔案工作需要，有關(guān)配套軟件工具的開發(fā)研究并不完善，進(jìn)而影響了人事檔案信息化管理的程度。
2人事檔案信息化管理重要意義
人事檔案管理具體面向企業(yè)工作人員、專業(yè)技術(shù)員工以及不同類別崗位員工基礎(chǔ)信息進(jìn)行匯總，進(jìn)而對形成的有關(guān)檔案資料做進(jìn)一步的整理，并可為企業(yè)單位的人力資源工作提供有用的檔案資料。人事檔案工作實現(xiàn)信息化管理具有重要的意義與作用，倘若在日常管理任務(wù)之中采取必要的信息化工作方式、進(jìn)行持續(xù)的發(fā)展創(chuàng)新，將無疑會令我們更明顯的提升任務(wù)質(zhì)量以及工作效率，對各類工作的順暢進(jìn)行極為有利。人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，更新了以往單純的手工錄入以及圖紙化工作方式，由長遠(yuǎn)意義來講可有效的縮減人工成本，預(yù)防不必要的投入浪費，合理的節(jié)約時間，使工作效率穩(wěn)步提升，并可為人事管理工作提供更人性化的服務(wù)。另外，人事檔案信息化管理還對優(yōu)化制度建設(shè)、加緊改革創(chuàng)新奠定了堅實的基礎(chǔ)。信息時代，人事工作體制持續(xù)的創(chuàng)新變革，尤其是事業(yè)單位人事工作條例的頒布，為其人事體制的變革以及進(jìn)一步規(guī)范提供了有效的參考依據(jù)，契合人事管理工作改革的根本需求。人們在信息化的工作模式下可真正由復(fù)雜的手工作業(yè)中脫離出來，使其有更多的精力與時間從事其他業(yè)務(wù)，勇于創(chuàng)新發(fā)展、刻苦鉆研、掌握更新的技能與知識，進(jìn)而全面提升業(yè)務(wù)水平以及管理技能。
3人事檔案現(xiàn)代信息化管理方式
3.1提升人事檔案工作人員整體素質(zhì)
人事檔案信息化管理建設(shè)針對工作人員的技能水平要求提高到了全新的層次，即需要工作人員體現(xiàn)更高的專業(yè)素質(zhì)。信息技術(shù)快速發(fā)展的時代，人事檔案工作離不開綜合性人才，需要崗位員工掌握豐富的專業(yè)知識，并了解更多的計算機基礎(chǔ)應(yīng)用技術(shù)，通過持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)、積極的參加培訓(xùn)以及不斷的創(chuàng)新，參照學(xué)習(xí)的內(nèi)容將計算機技術(shù)手段有效的融合到人事檔案工作之中。在熟練應(yīng)用一些工具軟件的同時，應(yīng)對人事檔案信息化管理技術(shù)做持續(xù)不斷的開拓以及全面創(chuàng)新，進(jìn)而可真正改進(jìn)并研究開發(fā)出符合自身單位特征的系統(tǒng)軟件。這樣一來便可快速推動人事檔案工作信息化發(fā)展進(jìn)程，真正提升實踐工作水平。
3.2做好人事檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)以及維護(hù)
人事檔案管理信息化建設(shè)牽涉到人事檔案工作的各個層面，是極為系統(tǒng)且繁瑣的任務(wù)，針對人事檔案管理工作人員來講，需要錄入的信息量極為龐大，因此對于起初建設(shè)打造的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提出了較高標(biāo)準(zhǔn)的要求。為此，應(yīng)快速創(chuàng)建起標(biāo)準(zhǔn)化的并能夠精準(zhǔn)錄入有關(guān)信息的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。日常工作之中應(yīng)快速的補充并做好信息數(shù)據(jù)維護(hù)，保證人事檔案工作信息化建設(shè)可順暢的開展。
3.3優(yōu)化人事檔案工作體制，強化安全性建設(shè)
以往的人事檔案工作體制在較多層面并不適合當(dāng)前時代快速發(fā)展步伐，為此，工作人員只有積極努力的學(xué)習(xí)掌握新型人事檔案工作體制，持續(xù)的在現(xiàn)實工作中優(yōu)化并拓展管理體制，方能提升工作體制可用性、適用性，發(fā)揮應(yīng)有的作用與價值。眾多人事檔案信息資料極為重要，其體現(xiàn)出整體性、客觀性、機密性、嚴(yán)肅性以及流動性等特點。當(dāng)前有關(guān)信息化管理安全保障的應(yīng)對策略較多，然而也包含較多的安全隱患。在現(xiàn)實工作之中，檔案員工由于沒有形成較強的安全防護(hù)意識，對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行加密的方式方法不得當(dāng)，因而導(dǎo)致檔案信息資料不完整、機密信息泄露、重要數(shù)據(jù)丟失的狀況較多，使人事檔案管理工作蒙受了巨大的損失。由此不難看出，人事檔案管理工作的信息化建設(shè)對于安全保障工作極為重要，同時對于檔案資料以及計算機系統(tǒng)的存放與應(yīng)用環(huán)境提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，需要工作人員掌握高水平的保密技術(shù)手段，同時形成敏銳、機警的洞察意識，科學(xué)的應(yīng)用計算機系統(tǒng)的加密功能，養(yǎng)成定期維護(hù)系統(tǒng)以及檢查漏洞的習(xí)慣，方能真正營造出安全可靠的人事檔案信息化管理運行環(huán)境，創(chuàng)設(shè)明顯的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。
4結(jié)論
［關(guān)鍵詞］信息時代;高校;人事檔案管理;現(xiàn)狀;加強策略
引言
人事檔案是對個人履歷的一種展示，無不體現(xiàn)了思想意識及社會形態(tài)的變化。隨著科技時代的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸滲透到了人類工作與生活的方方面面，為人們創(chuàng)造了優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)環(huán)境。在這樣的環(huán)境背景下，高校人事檔案管理作為一項服務(wù)性工作，加強其信息化建設(shè)與管理顯得尤為重要。縱觀我國高校人事檔案管理整體，其在信息化管理方面仍存在不少問題，嚴(yán)重影響了人事檔案的保存與利用。因此，對信息時代背景下我國高校人事檔案管理進(jìn)行研究具有非常實在的作用和意義，并受到了社會各界的廣泛關(guān)注和重視。
一、高校人事檔案管理的界定及功能
人事檔案管理是高校人事工作的重要內(nèi)容，它是指人事管理部門或其他相關(guān)部門根據(jù)個人經(jīng)歷或素質(zhì)表現(xiàn)，以個人為單位搜集和保存的便于日后查考的人事材料管理工作，主要包括人事材料的搜集、甄別、整理、保存、查詢及傳遞等內(nèi)容，是一種服務(wù)類工作。信息化時代背景下，高校人事檔案管理工作性質(zhì)和內(nèi)容不變，只是通過對先進(jìn)思想和技術(shù)的引用完善高校人事檔案管理工作體系，從而提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，延長人事材料的使用壽命，以便于人事檔案管理工作更好地服務(wù)于高校系列管理活動。人事檔案管理將人事相關(guān)的信息資源整合在一起，記錄了個人的工作歷程、政治素養(yǎng)、工作業(yè)績以及職務(wù)變化等情況，是個人品牌的重要標(biāo)識，為高校人力資源管理工作提供了重要的信息依據(jù)，有利于指導(dǎo)高校系統(tǒng)化、科學(xué)化地開展師資隊伍建設(shè)、教學(xué)活動安排等工作，嚴(yán)格意義上講，人事檔案管理是高校教育改革與優(yōu)化重要的依據(jù)和基礎(chǔ)，理應(yīng)得到高度的重視。
二、信息時代背景下我國高校人事檔案管理的現(xiàn)狀
信息時代背景下，信息資源的搜集、整理及利用效率和質(zhì)量更高。但是，信息時代背景下，反觀我國高校人事檔案管理工作實際，其中暴露出了不少問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
(一)服務(wù)意識不強
信息時代背景下，高校人事檔案管理作為一項服務(wù)性工作，其服務(wù)功能應(yīng)該得到進(jìn)一步的發(fā)揮和利用。但是，某些高校受傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響，信息服務(wù)意識不強，對檔案信息資源的利用率不高，開發(fā)力度明顯不足。長期以來，高校一直把人事檔案館藏數(shù)量及面積視為人事檔案管理績效考核的重要內(nèi)容和指標(biāo)，其工作的重點是人事檔案整理與保存，輕視甚至忽視了人事檔案應(yīng)有的價值和功能發(fā)揮，人事檔案管理工作過于形式化。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，人事檔案管理的服務(wù)功能愈加強化，高?，F(xiàn)有的人事檔案管理模式顯然不能滿足廣大教職工及社會其他人員的信息需求。高校人事檔案服務(wù)意識不強，所引發(fā)的重要問題是，高校數(shù)字人事檔案信息資源不足，由于受建設(shè)經(jīng)費的影響，人事檔案管理對信息處理技術(shù)的應(yīng)用不足，這在一定程度上影響了人事檔案的開發(fā)與利用。人事檔案會隨著個人經(jīng)歷、素質(zhì)的增長發(fā)生變化，其管理工作應(yīng)是一個持續(xù)不斷的過程，但是高校人事檔案管理由于缺少高效使用的信息化還軟件支持，對人事檔案的更新不及時，缺少動態(tài)分析與統(tǒng)計環(huán)節(jié)，不利于專業(yè)化師資隊伍建設(shè)，最終影響了高校教育的發(fā)展。
(二)管理體制落后
高校人事檔案管理是一項系統(tǒng)工程，需要完善的管理體制作保障。但是，目前高校人事檔案管理普遍存在保存散亂、方式陳舊等問題。高校教育涉及到領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生等主體，他們都有著獨特的履歷，應(yīng)該建立與之相符的檔案，同時還要加強對這部分檔案的利用，以指導(dǎo)開展相關(guān)管理工作。一些高校根據(jù)管理部門的劃分，將人事檔案分別歸入到人事處、學(xué)生處、教務(wù)處以及財務(wù)處等地點存放，甚至還存有人事檔案借閱不還的現(xiàn)象，不利于形成人事檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，為檔案信息利用者帶來了眾多不便。另外，部分高校仍然沿用人工操作的落后人事檔案管理方式，各職能部門之間各自為政，彼此缺少溝通與交流，管理工作安排存在交叉重復(fù)問題，造成了人力、物力和財力不同程度的浪費，使得高校管理資源顯得更加捉襟見肘，違背了我國節(jié)約型社會的建設(shè)原則。信息時代背景下，要求我國高校人事檔案管理逐漸實現(xiàn)信息共享。高校人事檔案管理規(guī)劃建設(shè)方面的匱乏，使得系統(tǒng)兼容性低，不利于這一目標(biāo)的實現(xiàn)。
(三)基礎(chǔ)工作薄弱
信息時代對高校人事檔案管理基礎(chǔ)工作提出了更多、更高的要求。新的技術(shù)發(fā)展時期，高校應(yīng)該加大人事檔案管理方面的資金、資源投入，包括技術(shù)投入、人才投入以及環(huán)境投入等。然而，很多高校在這方面做得不足。某些高校尚未意識到信息時代背景下，人事檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)，對人事檔案管理建設(shè)的認(rèn)知存在不足，致使相關(guān)投入不足，限制了本校人事檔案管理的信息化建設(shè)程度。一般情況下，高校人事檔案管理信息化需要軟件及硬件方面的雙向投入才能實現(xiàn)，應(yīng)該根據(jù)人事檔案的數(shù)量決定服務(wù)器的類型及其容量，但是部分高校為了節(jié)約成本，以普通微機代替專用服務(wù)器，其他相關(guān)設(shè)備老化，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)功能滿足不了需求。即使，部分高校引入了一些信息技術(shù)軟件或手段，卻由于不重視人才培訓(xùn)，導(dǎo)致先進(jìn)技術(shù)設(shè)備利用率低，仍然阻礙了高校的信息化建設(shè)。
三、信息時代背景下我國高校人事檔案管理加強策略
作者基于對高校人事檔案管理內(nèi)涵及功能的認(rèn)識，結(jié)合上文對高校人事檔案管理現(xiàn)狀的認(rèn)識，有針對性地提出了以下幾種信息背景下我國高校人事檔案管理加強策略，以供參考。
(一)加大信息建設(shè)投入
信息時代背景下，高校人事檔案管理應(yīng)該面向更高層級的發(fā)展，努力實現(xiàn)信息化、智能化。新時期，高校領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)工作人員應(yīng)該重新認(rèn)識人事檔案管理價值與功能，強化本項工作的服務(wù)性，認(rèn)真分析人事檔案信息化管理的特征，從本校人事檔案管理實際出發(fā)，采取一系列的改革與優(yōu)化措施。高校應(yīng)該建立完善的人事檔案管理信息化建設(shè)體系，真正將之納入到校園基礎(chǔ)建設(shè)當(dāng)中，整合一切可以利用資源，適度加大信息化建設(shè)方面的投入，積極引進(jìn)先進(jìn)管理思想、技術(shù)設(shè)備以及技術(shù)手段，打造校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)體系，盡快實現(xiàn)人事檔案管理信息共享目標(biāo)。在此過程中，高?？梢哉垖I(yè)公司對本校人事檔案管理工作進(jìn)行評估，并以此為依據(jù)，制定科學(xué)、有效的信息系統(tǒng)建設(shè)計劃，根據(jù)其技術(shù)要求，采購適用的硬件和軟件。針對高校信息化建設(shè)資源有限的情況，高校應(yīng)該積極尋求政府及企業(yè)的支持，與意向企業(yè)建立長期合作關(guān)系，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求，明確人才培訓(xùn)目標(biāo)，滿足企業(yè)人力資源需求的同時，調(diào)動企業(yè)的教育參與積極性，實現(xiàn)資源的優(yōu)勢互補。
(二)加強專業(yè)人才建設(shè)
高校系列管理工作的開展，始終離不開人才的支持。信息時代對高校人事檔案管理工作人員，提出了更多的要求。高校應(yīng)該分層制定專業(yè)人才建設(shè)規(guī)劃，從戰(zhàn)略的高度，去審視人力資源管理這項工作，以人才推動教育事業(yè)的發(fā)展。具體而言，高校應(yīng)該普及人事檔案管理重要性，在校領(lǐng)導(dǎo)層開展信息化建設(shè)培訓(xùn)活動，使其充分了解信息時代的特性與要求，提高他們對信息時代背景下對人事檔案管理工作的認(rèn)知，保證相關(guān)決策的有效性。在高校領(lǐng)導(dǎo)層的引導(dǎo)下，高校還應(yīng)該加強人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，包括知識培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，明確信息時代對人才提出的挑戰(zhàn)和要求，針對本校認(rèn)識檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和能力中存在的不足，有針對地制定培訓(xùn)計劃，請專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的人才擔(dān)任講師，提高從業(yè)人員的服務(wù)意識和專業(yè)技能。與此同時，高校還應(yīng)該建立與之匹配的考核機制和激勵機制，對受訓(xùn)人員的受訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行評估，以此為依據(jù)改進(jìn)培訓(xùn)計劃，給予表現(xiàn)優(yōu)良的職工精神獎勵和物質(zhì)獎勵，激勵他們向更高層次努力。
(三)健全檔案管理體制
信息時代背景下，高校健全人事檔案管理機制是重點。高校健全的人事檔案管理工作機制，應(yīng)該包括管理機制、考核機制、監(jiān)督機制以及獎懲機制等等。具體而言，高校應(yīng)該成立獨立的人事檔案管理部門，一改傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在的弊端，有效地把人事檔案信息整合在一起，利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和手段，實現(xiàn)檔案信息共享，給予各部門對等的信息查詢權(quán)，盡量避免人事檔案原件的流動，減少人事檔案信息資源的損壞或丟失。同時，高校還應(yīng)該加強對各管理部門的監(jiān)管，促進(jìn)他們之間的交流與合作，最大限度地提高檔案信息的利用率。除此之外，信息時代背景下，高校還應(yīng)該重新定位人事檔案管理，拓展其功能，進(jìn)一步細(xì)化其考核標(biāo)準(zhǔn)，對整個人事檔案管理工作體系進(jìn)行考核，在明確各相關(guān)部門及其工作人員職責(zé)的基礎(chǔ)上，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員獎勵，給予存在工作失誤的員工適度處罰，保證人事檔案管理工作的順利實施。
結(jié)語
總之，信息時代背景下，高校必須要加強人事檔案管理改革與優(yōu)化。由于個人能力有限，加之各高校的人事檔案管理實際有所差異，作者有關(guān)信息時代背景下我國高校人事檔案管理的研究可能存在不足，因此，希望各高校加入研究行列，認(rèn)真甚至信息時代背景下自身人事檔案管理中存在的缺陷或不足，可在本文論點的基礎(chǔ)上進(jìn)行延伸，并制定一系列行之有效的改進(jìn)優(yōu)化策略，注重付諸實踐，從而推進(jìn)本校的人事檔案管理信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn):
［1］馮素曉．高校人事檔案的信息化建設(shè)探究———索引的選擇與應(yīng)用［J］．軟件導(dǎo)刊，2011(10)．
[關(guān)鍵詞]高校 人事檔案 管理
[中圖分類號]D035.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0043-01
吳新麗（1979-），女，河北唐山人，河北聯(lián)合大學(xué)校辦檔案室館員，碩士。研究方向：檔案管理。
常樂（1981-），男，河北唐山人，河北聯(lián)合大學(xué)后勤第一集團(tuán)助理館員。研究方向：圖書、檔案管理。
劉建勇（1970-），男，河北唐山人，任職于河北唐山遷安鎮(zhèn)成教中心。研究方向：檔案學(xué)。
隨著社會政治、經(jīng)濟(jì)和人事工作的不斷發(fā)展，高校人事檔案工作面臨著許多新問題。如高校檔案數(shù)量明顯增加，對高校人事檔案查檔利用的需求也日益增加，高校檔案隨著人才流動而造成的流失或新造越發(fā)增多等。我們分析下當(dāng)前高校人事檔案的現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的措施。
一、對人事檔案信息化建設(shè)的重視度不夠
目前，高校人事檔案大都采用傳統(tǒng)的手工操作，工作量大，利用率低。雖然有些高校也配備了計算機、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，但人事檔案的信息化程度與開發(fā)利用水平和高校人事制度改革的要求還有相當(dāng)?shù)木嚯x。人事檔案現(xiàn)代化管理水平、信息化程度比較低，這主要是因為一些部門領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的不重視造成的。思想意識的不重視，對于檔案硬件就很難加大投入，基礎(chǔ)配套設(shè)施不到位、保管條件落后、管理制度不嚴(yán)等問題，導(dǎo)致人事檔案工作處于被動應(yīng)付的地位，這樣就很難高質(zhì)量地提供服務(wù)。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把運用現(xiàn)代化辦公手段加強干部管理納入重要日程，積極探索推進(jìn)干部人事檔案信息化的新途徑、新辦法。隨著高校人事制度改革不斷深入，各單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理信息化重要性的認(rèn)識更加深入，對人事檔案信息化工作的重視程度和支持力度逐年加大，會逐漸使得高校人事檔案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和信息化的軌道。
二、人事檔案材料收集是人事檔案工作的基礎(chǔ)
檔案中必須存檔的材料流失、缺失的問題。如有些干部檔案中干部考核材料、工資審批表等重要材料缺失等；進(jìn)檔材料審查手續(xù)不完備，敷衍了事，如有的干部履歷表組織印章不全、缺少填表時間等。所以，檔案管理人員在收集檔案材料時，在思想上首先應(yīng)該變被動收集為主動出擊，主動和校內(nèi)各部門接洽，收集各種相關(guān)材料，保證歸檔材料齊全完整，最終才能把檔案收集工作做得更細(xì)、更好。另外，如遇從外單位調(diào)入的人員檔案時，要嚴(yán)格把關(guān)，仔細(xì)審查，一旦發(fā)現(xiàn)有材料缺失等現(xiàn)象，要主動與外單位聯(lián)系，及時追回、補全檔案。
三、手工操作制約人事檔案的利用效率
隨著高校人事體制的改革，人事檔案被查找、利用的機會也呈增長趨勢，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方式存在查找困難、浪費時間等弊端，對于高校的檔案資源開發(fā)工作有很大的限制。我們必須充分利用計算機終端系統(tǒng)對檔案的采集、歸類、錄入、建庫、檢索等方面進(jìn)行更加專業(yè)化的操作。作為高校，要努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化的管理理論和方法，從基礎(chǔ)工作抓起，充分運用和最大限度地發(fā)揮計算機、掃描儀、打印機、照相機、復(fù)印和除濕、空調(diào)等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備與手段，人事檔案目錄等實現(xiàn)微機打印成形、目錄檢索的微機化管理，才能切實將高校人事檔案管理水平提高到一個新的水平，更好地服務(wù)高校的科研等其他工作。
四、缺少檔案管理的專業(yè)人才
目前很多高校由于對人事檔案重視程度不夠，人員配備上沒有到位，人事檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)不合理，大部分檔案管理者學(xué)歷等未達(dá)標(biāo)，因此培養(yǎng)以及吸納具備相當(dāng)?shù)臋n案專業(yè)知識儲備，并且深諳信息化技術(shù)的檔案管理人才非常必要。另外，加大高校人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，用豐富的檔案理論知識來指導(dǎo)自己日常管理工作。只有高校人事檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識，又可以適應(yīng)信息化要求的合格檔案管理人才，才能夠為提高高校的人事檔案管理水平提供保證。
五、檔案管理的法規(guī)建設(shè)有待加強
目前高校人事檔案管理中還存在著各式各樣的違法違紀(jì)現(xiàn)象。如私藏珍貴檔案、泄露檔案機密等，主要是因為沒有強有力的法律約束力，檔案管理法制化程度低。所以，搞好高校人事檔案管理就需要有相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護(hù)。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護(hù)，可以說，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。高校要組織學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，強化人事檔案管理意識，要根據(jù)社會和學(xué)校的改革發(fā)展對人事檔案工作的需求，建立健全人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。
總之，信息化、法制化人事檔案管理模式及人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對高校的管理工作有非常突出的現(xiàn)實意義，所以，我們要積極改正工作中的不足，奮勇前行。
【參考文獻(xiàn)】