時間:2023-06-02 15:38:48
導(dǎo)語:在采購合同內(nèi)控管理的撰寫旅程中,學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑,好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文,愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感,引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞:企業(yè);財務(wù)信息化管理;內(nèi)部控制;應(yīng)用
目前,隨著日趨激烈的市場經(jīng)濟(jì)競爭環(huán)境,企業(yè)要想進(jìn)一步的發(fā)展和壯大,就需要協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部資源的合理、有效利用,以及適應(yīng)企業(yè)外部環(huán)境的發(fā)展和變化。由于企業(yè)對內(nèi)部資源的控制是企業(yè)發(fā)展最為基礎(chǔ)的工作,因此如何完善企業(yè)內(nèi)部控制成為企業(yè)建設(shè)發(fā)展的重中之重。而財務(wù)信息化管理正是解決這一問題的一項非常有效的管理措施。建立財務(wù)信息化管理體系能夠使企業(yè)的內(nèi)部控制工作在工作內(nèi)容、機(jī)制和手段上更快的適應(yīng)現(xiàn)代化的企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效率和效益。本文就財務(wù)信息化管理的概況以及它在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用情況進(jìn)行分析和總結(jié),以期能夠更好的推廣財務(wù)信息化管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的開展和應(yīng)用。
一、財務(wù)信息化管理的概述
1、 財務(wù)信息化管理的含義
企業(yè)財務(wù)信息化管理主要指的是企業(yè)在重組業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù),在一定的廣度和深度上集成化的管理和控制企業(yè)各項財務(wù)管理活動中的全部數(shù)據(jù)和信息,通過相關(guān)技術(shù)和設(shè)備為企業(yè)提供經(jīng)營管理的預(yù)測、分析、控制和決策手段,從而實現(xiàn)企業(yè)各部門財務(wù)管理在信息資源上的有效利用和共享,以便更好的提高企業(yè)的市場競爭力和經(jīng)濟(jì)效益。它的主要內(nèi)容就是實現(xiàn)企業(yè)資金流、物流、信息流的同步化、集成化管理。
2、 財務(wù)信息化管理的作用
1)財務(wù)信息化管理能夠優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制的環(huán)境。對財務(wù)進(jìn)行信息化管理能夠有效的對企業(yè)內(nèi)部控制的相關(guān)環(huán)境,如管理理念、經(jīng)營模式、組織結(jié)構(gòu)、負(fù)責(zé)機(jī)制、員工素質(zhì)等方面進(jìn)行有效的優(yōu)化和重組。
2)財務(wù)信息化管理能夠優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)控信息和溝通。財務(wù)信息化管理可以將企業(yè)內(nèi)部的各地分支機(jī)構(gòu)、各個部門、供應(yīng)商、客戶等的財務(wù)信息有效的結(jié)合、聯(lián)系起來,形成一張全面、完整的財務(wù)活動數(shù)據(jù)信息網(wǎng),從而加強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部的信息控制和溝通。
3)財務(wù)信息化管理能夠降低企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。對企業(yè)財務(wù)實行信息化管理能通過相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息對企業(yè)財務(wù)現(xiàn)在及未來的風(fēng)險作出預(yù)測、判斷和防范措施,進(jìn)而有效的降低了企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。
3、 財務(wù)信息化管理的要求
企業(yè)在實行財務(wù)信息化管理的過程中,需要做到以下三個方面的要求,即:
1)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理要求全員參加。這一要求主要是指在實現(xiàn)財務(wù)信息化管理時,其覆蓋的范圍必須是整個企業(yè)的全體員工以及業(yè)務(wù),并對他們實行一體化的財務(wù)業(yè)務(wù)管理。
2)財務(wù)數(shù)據(jù)的錄入要求及時、準(zhǔn)確。這一要求主要是針對財務(wù)會計人員在進(jìn)行會計憑證以及相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)時,必須要做到數(shù)據(jù)錄入的及時、準(zhǔn)確,以保證財務(wù)信息的有效性、真實性和準(zhǔn)確性。
3)要根據(jù)不同業(yè)態(tài)進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化升級。這一要求主要指的是在財務(wù)信息化管理系統(tǒng)運行過程中,相關(guān)管理人員要及時的根據(jù)企業(yè)不同業(yè)態(tài)的相關(guān)變化情況,對系統(tǒng)進(jìn)行及時、有效的優(yōu)化和升級,以確保系統(tǒng)的先進(jìn)性、實時性、有效性和準(zhǔn)確性。
二、財務(wù)信息化管理在企業(yè)內(nèi)控中的應(yīng)用
財務(wù)信息化管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾個方面,具體包括:
1、 采購方面
1)采購款的申請。財務(wù)信息化管理系統(tǒng)在采購款申請方面主要包括兩個模塊,即政策審核功能和用款內(nèi)容的核對。所謂的政策審核功能就是指信息化系統(tǒng)能夠?qū)⒐局杏嘘P(guān)采用款申請方面的規(guī)章制度進(jìn)行集成。而用款內(nèi)容的核對則是指系統(tǒng)能夠有效的將用款申請中的數(shù)據(jù)信息與采購合同中的信息進(jìn)行一一的比對。
2)采購合同。財務(wù)信息化管理系統(tǒng)在采購合同方面的內(nèi)控應(yīng)用主要體現(xiàn)在政策審核功能和合同比對功能上。政策審核功能就是指系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)在采購合同方面的全部政策制度進(jìn)行集成和呈現(xiàn)。而合同比對功能則指的是系統(tǒng)能夠?qū)⒑炗喌牟少徍贤械男畔⒆詣油N售合同進(jìn)行比對,并在數(shù)據(jù)分析整合后生成相應(yīng)的報告。
3)采購價格。財務(wù)信息化管理系統(tǒng)在采購價格方面的內(nèi)控應(yīng)用主要是價格比對功能和價格記錄功能。即系統(tǒng)能夠自動的將當(dāng)前購買的物料價格同以前物料的歷史價格進(jìn)行比對并生成報告。同時,還能將同一種名稱、型號、規(guī)格的采購物料按照采購的時間先后進(jìn)行記錄、排列和存儲。
4)采購發(fā)票。財務(wù)信息化管理系統(tǒng)在采購發(fā)票方面的內(nèi)控應(yīng)用主要有四個,即政策審核、發(fā)票類型區(qū)分、內(nèi)容核對、以及計算稅金損失。
2、 市場部考核控制方面
財務(wù)信息化管理系統(tǒng)在企業(yè)市場考核控制方面的內(nèi)控應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾個方面,即:
1)目標(biāo)任務(wù)。信息化管理系統(tǒng)能夠?qū)?dāng)期的企業(yè)市場考核相關(guān)目標(biāo)任務(wù)的方針和政策在系統(tǒng)中分析和集成,比便于內(nèi)控人員對市場考核情況進(jìn)行實時的分析和監(jiān)控。
2)考核費用。系統(tǒng)能夠?qū)?dāng)期的市場考核中發(fā)生的開發(fā)費用、通訊費用、差旅費用的標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)等情況在系統(tǒng)中分析和集成,以便于相關(guān)內(nèi)控管理人員對其進(jìn)行分析和控制。
3)薪酬考核。系統(tǒng)能夠?qū)?dāng)期的市場考核中有關(guān)人員薪酬的相關(guān)考核標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、制度進(jìn)行整合和集成,并生成報表,以便內(nèi)控人員隨時進(jìn)行監(jiān)控。
3、 費用方面
財務(wù)信息化管理系統(tǒng)在企業(yè)費用方面的內(nèi)控應(yīng)用體現(xiàn)在:
1)數(shù)據(jù)的分類、索引和匯總。具體包括按照費用索引(即按照財務(wù)費用的明細(xì)賬信息進(jìn)行分類、索引和匯總);按照部門索引(即按照企業(yè)各個部門的各項費用信息進(jìn)行分類、索引和匯總);按照人員進(jìn)行索引(即按照企業(yè)內(nèi)部員工的名稱進(jìn)行相關(guān)費用信息的分類、索引和匯總)。
2)數(shù)據(jù)的記錄和審核。具體就是指的財務(wù)信息化系統(tǒng)根據(jù)集成的有關(guān)費用的制度和政策,分析出相應(yīng)發(fā)生費用的標(biāo)準(zhǔn),并按其進(jìn)行費用的審核和記錄,對不符合標(biāo)準(zhǔn)的費用數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)注和說明,并在完成后生產(chǎn)相應(yīng)的數(shù)據(jù)報告。
4、 銷售方面
財務(wù)信息化管理系統(tǒng)在企業(yè)銷售方面的內(nèi)控應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾個方面,即:
1)銷售合同。具體包括對合同的政策審核以及數(shù)據(jù)的記錄。即對簽訂的相關(guān)銷售合同進(jìn)行客戶信息、簽訂時間、簽訂人員等情況進(jìn)行審核,對不符合標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行標(biāo)注,并生成相應(yīng)的分析報告。同時,對正規(guī)的合同進(jìn)行合同名稱、類型、金額等方面數(shù)據(jù)信息的記錄。
2)資金方面。具體指的是系統(tǒng)將發(fā)生業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的資金(包括收入、成本、損失、費用以及利潤等方面的資金)的發(fā)生時間、人員、金額等方面的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動的分析、審核、記錄和核算,并與前期或者歷史同期的銷售情況進(jìn)行比對,并生成相應(yīng)的銷售報表。
結(jié)語:
隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化和不斷推進(jìn),以及我國加入世界貿(mào)易組織(WTO),其我國企業(yè)面臨的國內(nèi)、國際的市場競爭壓力也越來越大,面對這些問題和挑戰(zhàn),我國企業(yè)必須加快財務(wù)信息化管理模式的應(yīng)用和推廣,提高企業(yè)內(nèi)部控制的信息化、現(xiàn)代化程度,提升企業(yè)的核心競爭力,從而不斷提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,促進(jìn)和推動企業(yè)不斷在國內(nèi)和國際市場上的壯大和發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
[1] 李淑芹.淺析財務(wù)管理信息化對內(nèi)控的優(yōu)化作用[J].冶金財會,2009(07)
[2] 盧濤.信息化環(huán)境中企業(yè)在內(nèi)控制度上應(yīng)該考慮的幾個問題[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2010(12)
[3] 許永斌.俞淑仙 企業(yè)信息化對企業(yè)內(nèi)控的影響及對策研究[J].經(jīng)濟(jì)師,2009(07)
關(guān)鍵詞 采購內(nèi)控 制藥企業(yè) 降本增效
中圖分類號:F406.5 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:C 文章編號:1006-1533(2012)17-0045-03
Effect of procurement internal control
on cost reduction and efficiency in pharmaceutical company
TANG Mei
(Shanghai New Asia Pharmaceutical Co., Ltd., Shanghai 201203, China)
ABSTRACT As the first aspect of the drug production and operation, procurement of raw materials is particularly crucial to the cost and quality control of drugs and it is an important part for pharmaceutical companies to reduce cost and enhance efficiency. How to grasp the budget, plan and price of raw materials procurement and the quality of purchased products becomes very necessary and critical. Only when a good job has been done in internal control of procurement, the benefits resulting from cost reduction can be maximized.
KEY WORDS procurement internal control; pharmaceutical company; cost reduction and efficiency
建設(shè)具有價值創(chuàng)造能力、風(fēng)險控制能力的采購內(nèi)控管理體系,是制藥企業(yè)創(chuàng)造效益和提高藥品質(zhì)量的重要手段。作為醫(yī)藥行業(yè)抗生素制劑生產(chǎn)企業(yè),醫(yī)藥原輔料采購占營業(yè)成本的比重在70%以上,因此,制定采購內(nèi)控制度是企業(yè)開源節(jié)流、降本增效的重要手段,本文通過從企業(yè)采購業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險問題進(jìn)行簡要的闡述,并提出應(yīng)對的制度和控制點,規(guī)范醫(yī)藥原輔料采購管理行為,更是企業(yè)實現(xiàn)源頭降本的重要途徑,真正體現(xiàn)內(nèi)部控制在采購降本增效中的作用。
1 醫(yī)藥原輔料采購活動中存在的風(fēng)險
市場經(jīng)濟(jì)條件下特別是近年來醫(yī)藥行業(yè)快速發(fā)展經(jīng)濟(jì),原料藥市場變化趨勢預(yù)測難度加大,不確定性增加,某些頭孢類原料藥的市場定價甚至可以說瞬息萬變。制藥企業(yè)的采購業(yè)務(wù)越來越難以把握,因此,企業(yè)采購風(fēng)險的控制已越來越受到管理者的重視。這些風(fēng)險主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
1)采購政策和策略不當(dāng),市場預(yù)測不準(zhǔn)確,采購計劃安排不合理,造成庫存短缺或積壓,可能導(dǎo)致公司生產(chǎn)停滯或資源浪費。
2)采購環(huán)節(jié)操作不合規(guī)(如:供應(yīng)商資質(zhì)或備案不符規(guī)范、操作不合規(guī)等),造成公司遭受外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)處罰。
3)集中招標(biāo)采購監(jiān)督管理難以到位,容易存在舞弊,造成公司資產(chǎn)損失。
4)供應(yīng)商選擇不當(dāng),造成其提供貨物無法滿足公司生產(chǎn)和銷售的需求,導(dǎo)致公司利益受損。
5)供應(yīng)商壟斷地位導(dǎo)致了不公平、不公正的購銷關(guān)系,主導(dǎo)采購價格,不斷漲價,造成成本失控。
6)采購相關(guān)會計處理不真實、不及時、不完整,可能導(dǎo)致財務(wù)報告錯報、漏報或資產(chǎn)損失。
2 建立采購管理內(nèi)控制度,規(guī)范采購行為是提升采購管理的核心工作
采購內(nèi)控建立在不違背買賣雙方交易原則的基礎(chǔ)上,達(dá)到對公司采購的一切活動進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。針對制藥企業(yè)采購業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險,按照制藥企業(yè)醫(yī)藥原輔料采購特點,制定相對應(yīng)的采購制度、采購程序、操作規(guī)則、招標(biāo)文件等,為保證公司采購活動規(guī)范進(jìn)行建立了良好的基礎(chǔ)。內(nèi)部控制制度就是從根本上規(guī)范行為、避免失誤、降低風(fēng)險。近年來,公司對采購流程和審批層次進(jìn)行創(chuàng)新和研究,明確職責(zé),實施采購預(yù)算、計劃、決策、操作、價格控制、合同審核和資金結(jié)算分段操作分級管理的模式,制定了7個制度來加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的力度。①采購預(yù)算制度;②合格供應(yīng)商評審制度;③采購需求計劃制度;④采購合同/協(xié)議/訂單制度;⑤采購價格控制制度;⑥應(yīng)付賬款管理制度;⑦采購人員道德建設(shè)制度;并重新設(shè)計采購流程(圖1),進(jìn)一步優(yōu)化采購程序[1]。
3 精細(xì)化采購管理是實現(xiàn)采購降本最佳良方
面臨歐美債務(wù)危機(jī),出口挑戰(zhàn),制藥行業(yè)形勢不容樂觀,給原料藥市場帶來了沖擊,站在戰(zhàn)略高度看,精細(xì)采購管理工作,賦予采購部門重要的管理職能是非常必要的。
原材料物資管理的強(qiáng)化是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中重要的一環(huán)。本文從原材料管理工作的實際出發(fā),分析了通過堅強(qiáng)內(nèi)部控制來提高材料物資的成本管理。
關(guān)鍵詞:
物資管理;內(nèi)部控制;成本
物資材料成本管理主要存在以下問題。制度環(huán)節(jié):各項物資管理制度和職責(zé)范圍未依據(jù)現(xiàn)有環(huán)境的變化及時修改。計劃環(huán)節(jié):材料出入庫手續(xù)辦理不規(guī)范,無法準(zhǔn)確統(tǒng)計材料庫存量;材料物資管理信息未完全共享,物料需求、計劃崗位間協(xié)調(diào)不暢,產(chǎn)品的實際用料信息未能及時反饋傳遞,庫存信息欠缺準(zhǔn)確性。管理環(huán)節(jié):材料的入庫后的相關(guān)數(shù)據(jù)模糊,造成采購發(fā)票管理混亂,嚴(yán)重影響相關(guān)稅費抵扣,造成經(jīng)濟(jì)損失;材料盤點工作落實不到位,流于形式。在結(jié)合內(nèi)部控制實施細(xì)則試運行的過程中,從以下幾方面進(jìn)行了整改。
一、全面加強(qiáng)物資內(nèi)控體系建設(shè)
1.修訂物資管理制度和流程修訂工作以內(nèi)部控制體系建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組為主導(dǎo),不再由物資管理部門牽頭。修訂過程中,技術(shù)設(shè)備科和計劃財務(wù)科協(xié)同物資站等相關(guān)基層單位修訂了招標(biāo)管理、物資采購管理、勞動防護(hù)用品管理、倉儲物資管理、燃油管理、生產(chǎn)備品使用管理的內(nèi)部控制流程,明確管理制度和職責(zé)范圍。
2.強(qiáng)化材料采購的內(nèi)部控制流程物資采購計劃按制度規(guī)定由使用單位提出申請,物資站根據(jù)庫存情況及年度預(yù)算及實際生產(chǎn)情況編制計劃由技術(shù)設(shè)備部審查,經(jīng)審批后,由物資站根據(jù)采購計劃編制采購方案,物資站采購方案應(yīng)明確采購的原則、采購的渠道、供應(yīng)商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。從檢查采購方案是否經(jīng)物資站負(fù)責(zé)審核,是否明確采購物資的具體數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、采購方式等,相關(guān)審定是否符合權(quán)限環(huán)節(jié)進(jìn)行管理控制。
二、強(qiáng)化物資采購前預(yù)算、供應(yīng)商管理
1.計劃環(huán)節(jié)和信息共享在生產(chǎn)系統(tǒng)和物資管理系統(tǒng)中,著重解決物料信息共享問題;根據(jù)產(chǎn)品計劃,編制有指導(dǎo)意義的物資年度預(yù)算。在信息通信中心物資管理云平臺中,根據(jù)港埠公司碼頭生產(chǎn)散、雜的特點,設(shè)計專用統(tǒng)計報表;創(chuàng)新性的增設(shè)合同臺帳及比質(zhì)比價統(tǒng)計表,通過結(jié)合年度預(yù)算,有效的增強(qiáng)了年度預(yù)算落實情況。
2.建立供應(yīng)商檔案及評價制度供應(yīng)商的選擇與管理,決定著采購活動的成功實現(xiàn),良好的采購工作能夠促進(jìn)雙方互利共贏,從而有效地維護(hù)企業(yè)利益。
三、采購工作中成本及風(fēng)險管理
1.確定供應(yīng)商與價格該環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點,可使公司的采購預(yù)算資金得到有效的使用。首先,物資站根據(jù)審定的采購方案,通過招標(biāo)、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應(yīng)商與采購價格;其次,招標(biāo)小組(由紀(jì)委、使用單位、物資站、計劃財務(wù)科等相關(guān)人員組成)組織評標(biāo)評選供應(yīng)單位。并定期核查該過程是常規(guī)供應(yīng)采購是否經(jīng)過詢比價,詢比價記錄是否完善;對大宗、重要物資的采購是否采取招標(biāo)方式,招標(biāo)過程是否合理規(guī)范;應(yīng)集中采購的材料是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象,相關(guān)審定是否符合權(quán)限。
2.合同簽訂與管理,規(guī)避采購風(fēng)險,維護(hù)合法權(quán)益由港埠分公司辦公室負(fù)責(zé)合同的審查及管理,規(guī)范合同管理工作,降低合同風(fēng)險;通過資質(zhì)信用管理,建立供應(yīng)商誠信檔案體系,降低了履約風(fēng)險;通過合同風(fēng)險點管理,強(qiáng)化合同履行的風(fēng)險意識,減少合同履行風(fēng)險;通過合同履行管理,加強(qiáng)經(jīng)營過程的控制能力,提升公司精細(xì)管理水平。同時,在港埠分公司財務(wù)部門實行購貨合同不合規(guī)不付款的制度規(guī)定,以進(jìn)一步加強(qiáng)物資采購的內(nèi)控管理。
四、采購款項往來核查管理
公司財會部門應(yīng)依據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時作賬務(wù)處理。采購款的支付應(yīng)由采購部門根據(jù)采購合同及到貨情況提出申請,填制付款申請單,附齊相關(guān)單據(jù),經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字,公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后送財會部門審核,財會部門根據(jù)資金安排、使用計劃、預(yù)付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù),采購款支付應(yīng)經(jīng)總會計師審批后辦理。該環(huán)節(jié)的重點是檢查財務(wù)入賬手續(xù)是否齊全,暫估入賬是否及時合理;檢查采購款支付的依據(jù)是否齊全,與合同約定是否相符,發(fā)票是否符合稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求相關(guān)審批是否符合權(quán)限。在日常的付款中采用先對帳后付款的方法實現(xiàn)對往來款項時時核對,年末對每一往來款項實行全面核對。統(tǒng)一繳納增值稅,增值稅在繳納過程中可以獲得以成本為依據(jù)的進(jìn)項稅抵扣。這就使得對原材料采購稅費籌劃顯得尤為重要。通過提前對供應(yīng)商進(jìn)行一般納稅人的情況調(diào)查并與簽訂了協(xié)議(開局增值稅發(fā)票價格不變,及部分商價格浮動的范圍),實現(xiàn)了營改增管理的平穩(wěn)過渡。掌握市場信息動態(tài),降低燃油成本。燃油價格隨市場波動極大,為避免多頭采購提高采購業(yè)務(wù)效率減低采購成本。通過與中國石油化工總公司石油分公司簽訂了長期供貨合同,在享受會員待遇的同時,還可以得到價格變動的信息預(yù)報。在預(yù)計價格上調(diào)的前一兩天,調(diào)集資金集中采購。2013年,40%的燃油是在價格上調(diào)前購買的,按平均每噸上調(diào)60元算,全年僅燃油款一項估計節(jié)約十萬元。
五、整合加快沉淀資金的運用
通過全面的倉庫清查工作,對庫存物資進(jìn)行清查、盤點、做到準(zhǔn)確及時地反映真實庫存量。按照內(nèi)部控制的要求聯(lián)合港埠分公司物資站重點做了以下工作:2013年5月在“三壓縮”“二減少”“一加快”物資清查的基礎(chǔ)上,將公司劃撥出去的980C、980F裝載機(jī)的配件,價值70余萬的閑置配件轉(zhuǎn)給了集團(tuán)內(nèi)維修中心,既盤活資產(chǎn)準(zhǔn)確又反映庫存量。利用物資管理系統(tǒng)及時查找?guī)齑嫘畔?。通過及時了解庫存動態(tài),并且根據(jù)物資系統(tǒng)的統(tǒng)計,每月進(jìn)行盤點,每半年進(jìn)行清查,做到帳物卡相符,及時糾正所發(fā)現(xiàn)的問題。針對燃油等管理的高風(fēng)險領(lǐng)域,權(quán)衡成本效益之后,采取控制措施將風(fēng)險控制在可控范圍。例如,使用IC卡加油系統(tǒng)使燃油庫存日清月結(jié),能夠?qū)θ剂蠈嵭袆討B(tài)管理。建立了存貨盤點制度,每年末開展全面的盤點清查。由物資站、技術(shù)設(shè)備科、安全質(zhì)量科、商務(wù)科、綜合服務(wù)站等基層單位分別組成清查小組由各部門負(fù)責(zé)人任組長,每個小組成員中有一名財務(wù)人員,按照內(nèi)控制的要求清查結(jié)果形成涵蓋清查人員、時間、過程、物資明細(xì)、盤盈、盤虧的原因及處理意見等內(nèi)容的書面文件。
六、建立分析與考評制度
財務(wù)部部門應(yīng)會同有關(guān)部門定期對計劃準(zhǔn)確率、保證供應(yīng)率、質(zhì)量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進(jìn)行分析,并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。同時,嚴(yán)格的考核是使規(guī)章制度落到實處的重要保障,港埠公司一方面需加強(qiáng)考核工作本身的精細(xì)化,另一方面需維護(hù)考核的嚴(yán)肅性,對查出的問題及時提出,獎罰分明,并竭力協(xié)助二級單位解決,尤其在降低主材消耗上嚴(yán)格考核,把消耗降到最低。針對材料消耗超標(biāo)的單位,共同查找原因研究解決辦法,并將考核結(jié)果與獎勵進(jìn)行掛鉤。
七、切實提升控制管理的執(zhí)行效率
在建立了完善的內(nèi)部控制管理制度和嚴(yán)密合理的采購程序的基礎(chǔ)上,是否能夠有效執(zhí)行便成為關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在提升執(zhí)行效率方面,一方面,延伸監(jiān)督過程,由以往的事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進(jìn)行轉(zhuǎn)變;另一方面,拓寬監(jiān)督管理渠道,充分發(fā)揮群眾監(jiān)督,督促和約束采購部門的效率和質(zhì)量,提升內(nèi)控的有效運行。制定內(nèi)部控制管理考核及責(zé)任追究制度,明確相關(guān)部門及員工在內(nèi)部控制管理中承擔(dān)的責(zé)任,并進(jìn)行執(zhí)行情況的考核。追究因工作責(zé)任心不強(qiáng)造成嚴(yán)重?fù)p失后果的人員的責(zé)任,并通過必要的處罰以警醒各級管理人員的履職意識,減少因機(jī)關(guān)內(nèi)部冗余拖沓而造成的不必要的內(nèi)控浪費。
八、結(jié)語
[關(guān)鍵詞]石油;EPC項目;總承包方;項目管理;采購管理
[DOI]1013939/jcnkizgsc201623046
1概述
目前,大多數(shù)石油項目均采用了EPC(Engineering Procurement Construction)的項目管理模式――指整個項目由單一的總承包方或幾方聯(lián)合組成聯(lián)合體承攬整個項目的設(shè)計、采購、施工安裝、試運行等工作直至交付最終業(yè)主,并對項目的質(zhì)量、安全、工期和造價等全部負(fù)責(zé)。不同于國際EPC工程建設(shè),石油EPC項目不僅涵蓋了總承包方去海外參與投資和建設(shè)施工,還包括國際公司來總承包方所在國進(jìn)行投資和建造施工。
在國際石油EPC項目中,公認(rèn)以美國項目管理學(xué)會(PMI)的項目管理知識體系指南(Project Management Body of Knowledge)中的管理方法為準(zhǔn)則進(jìn)行項目管理,該學(xué)會將項目管理分為九大知識領(lǐng)域,分別為范圍管理、時間管理、費用管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險管理、采購管理和綜合管理??偝邪綄Σ少徆芾硪o予足夠重視不僅限于此,還因為通常一個項目中,采購成本會達(dá)到投資總成本的40%~70%,且所跨度時間幾乎貫穿于整個項目的生命周期,采購范圍也不僅包括了有形貨物的采購,如設(shè)備和材料等,還包括了無形貨物的采購,如技術(shù)咨詢服務(wù)、法律咨詢、圖紙設(shè)計、文件編制等。簡言之,采購管理具有投入多、時間長和產(chǎn)品多樣化的特點。
雖然采購管理的特點決定了采購不同種類產(chǎn)品需有不同的標(biāo)準(zhǔn)且要符合最終業(yè)主對質(zhì)量和工期等的要求,但采購管理在流程上具有一定的共性,可大體分為兩個階段,即準(zhǔn)備階段和執(zhí)行階段。其中,準(zhǔn)備階段包括了制訂采購計劃、詢報價和渠道選擇,執(zhí)行階段即合同執(zhí)行包括合同管理和收尾。文本將按照如上兩個階段對采購管理的流程進(jìn)行梳理,分析出需重點注意的環(huán)節(jié)。
2采購管理的重點
2.1采購準(zhǔn)備階段
項目啟動之初,根據(jù)項目的總體計劃和服務(wù)范圍以及施工過程中所需資源制訂采購計劃,需要考慮是否要采購、何時采購,采購何種產(chǎn)品數(shù)量多少等問題。同時,采購計劃還需考慮最終業(yè)主對項目的技術(shù)、質(zhì)量和工期等要求。一份詳盡且貼近項目需求的采購計劃不僅決定了某類產(chǎn)品應(yīng)何時進(jìn)行詢報價采購,還影響了后續(xù)整個采購的順利執(zhí)行。
根據(jù)采購計劃以及最終業(yè)主對項目的技術(shù)和質(zhì)量要求,總承包方向一定范圍內(nèi)的供應(yīng)商發(fā)送詢價進(jìn)行招投標(biāo),通常所詢價的供應(yīng)商屬于總承包方的合格供應(yīng)商且在短名單中,以便縮小詢價范圍,減少工作量。供應(yīng)商在符合技術(shù)標(biāo)后,按照技術(shù)要求和供貨范圍可開始商務(wù)報價??偝邪骄C合評判技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)后,選定出中標(biāo)方并向中標(biāo)方發(fā)送中標(biāo)通知書。
此外,為了方便后續(xù)商務(wù)談判,總承包方可以在招標(biāo)時將稍后要簽訂的合同范本提供給投標(biāo)的供應(yīng)商,讓其在投商務(wù)標(biāo)時確認(rèn)合同范本,避免了后續(xù)在簽訂合同文本時進(jìn)行長時間的談判。一般來說,總承包方應(yīng)有專門的不同采購類別的合同范本,根據(jù)產(chǎn)品的不同,選擇對應(yīng)不同的合同文本,例如國內(nèi)采購的貨物文本不同于國際采購貨物的文本,法律咨詢服務(wù)的合同文本又區(qū)別于監(jiān)理服務(wù)的合同文本。標(biāo)準(zhǔn)化合同范本的管理有利于總承包方根據(jù)實際情況以及之前的EPC經(jīng)驗進(jìn)行合同范本的優(yōu)化,減少合同文本帶來的法律風(fēng)險。
2.2采購執(zhí)行階段
采購執(zhí)行階段包括了合同管理和收尾兩個部分。合同管理又包含了合同簽約履約控制和質(zhì)量控制兩方面,其中履約是指是否供應(yīng)商和總承包方履行了合同所簽訂的條款,質(zhì)量控制即是供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品是否滿足了技術(shù)要求。合同收尾是指在采購合同履行完畢,或因故中斷以后,所開展的各種采購結(jié)算和交接決算的過程,包括對采購的貨物和服務(wù)進(jìn)行最后驗收,確認(rèn)合同已經(jīng)完成以及解決進(jìn)展中所遺留的問題等工作。
在總承包方與供應(yīng)商簽約合同時,總承包方為了壓縮成本,實現(xiàn)降本增效的目的,在合同的付款條款中減少預(yù)付款比例,甚至可以將付款節(jié)點改為服務(wù)完成或貨物到達(dá)目的地驗收合格以及背靠背簽訂成最終業(yè)主驗收合格時支付。在質(zhì)保金方面,扣留質(zhì)保金明顯比供應(yīng)商開立質(zhì)保保函更能減少總承包方的資金支出,節(jié)省資金成本,同時還可以加大質(zhì)保金扣留的比例。在付款方式上除國際采購無法避免常規(guī)的信用證議付以外,其他服務(wù)支持或采購可以考慮銀行承兌匯票等非電匯形式,也可進(jìn)一步減少總承包方的資金成本,達(dá)到降本增效,利潤最大化的目的。
在履行已簽訂合同時,按照項目管理制度及時向項目的各個管理層匯報合同執(zhí)行情況,避免瞞報漏報,特別是重大的石油EPC項目,可以做定期的跟蹤簡報以方便項目高級管理層知曉項目每個層次的進(jìn)展,及時對后續(xù)的項目執(zhí)行工作給予建議。特別是當(dāng)雙方遇到合同爭執(zhí)或執(zhí)行與合同條款有偏差時,總承包方除需及時向管理層匯報以外,還應(yīng)盡快咨詢法務(wù)部門或相關(guān)的專業(yè)律所,以避免法律風(fēng)險進(jìn)一步擴(kuò)大。
在質(zhì)量控制方面,若總承包方采購的是某一產(chǎn)品或材料,則根據(jù)產(chǎn)品的情況考慮是否在生產(chǎn)過程中派遣監(jiān)理入駐,以控制產(chǎn)品的質(zhì)量,保證產(chǎn)品在生產(chǎn)建造時符合技術(shù)要求,同時,在產(chǎn)品出廠時,對于關(guān)鍵設(shè)備的FAT,除監(jiān)理在場以外,總承包方也應(yīng)派遣相關(guān)人員共同參與。產(chǎn)品出廠后的運輸以及涉及的報關(guān)清單等,應(yīng)與供應(yīng)商在合同簽約時就明確運輸或報關(guān)清關(guān)的責(zé)任,并在產(chǎn)品運抵目的地時,做好驗收工作。在驗收時,總承包方應(yīng)特別注意文件資料的交付情況,特別是國內(nèi)的供應(yīng)商,文件資料部分一直是薄弱環(huán)節(jié),而通常最終業(yè)主是國際公司,對文件資料的要求一直很高,所以必須予以重視??稍诤贤灱s時即有專門的附件規(guī)定文件資料的提交范圍、格式和字體等要求。在合同中可以規(guī)定若文件資料不符合要求,則視為產(chǎn)品未通過驗收,以督促供應(yīng)商及時提交符合要求的文件資料,避免影響整體的項目進(jìn)度。
另外,在項目文控方面,除按照業(yè)主要求提交相關(guān)的文件以外,總承包方內(nèi)部不僅有整個EPC項目的文件存檔,還應(yīng)有針對每類采購產(chǎn)品的文件存檔,所存檔文件包括了從該類產(chǎn)品的招投標(biāo)直至合同執(zhí)行結(jié)束,使得整個采購過程具有書面追溯性,也使得整個EPC項目的內(nèi)控管理更完善。
最后,在整個采購結(jié)束后,應(yīng)對供應(yīng)商進(jìn)行內(nèi)部評價,以便作為下次采購的參考,同時,也可根據(jù)采購的執(zhí)行情況,不斷完善總承包方內(nèi)部的供應(yīng)商體系建設(shè),進(jìn)一步加強(qiáng)供應(yīng)商管理,定期做好合格供應(yīng)商的維護(hù)。
3建議
每個石油EPC項目的實際情況均有所不同,所投資或建造施工的標(biāo)的也不完全一樣,但就采購管理而言,流程均是萬變不離其宗。做好采購管理可以幫助總承包方盡可能地降低項目成本,特別是加強(qiáng)合同內(nèi)控管理并做好供應(yīng)商管理,定期更新供應(yīng)商資料維護(hù)等工作,更有助于總承包方在項目啟動之時,就快速選定招投標(biāo)的短名單,節(jié)省項目時間。雖然總承包方希望項目利潤最大化,盡可能地減少成本,但在采購時,也應(yīng)處于整個EPC項目的戰(zhàn)略高度,不僅關(guān)注于成本,更要關(guān)注于質(zhì)量,以為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為目的,維護(hù)好市場的同時更有利于開拓后續(xù)市場。
參考文獻(xiàn):
[1]李江濤,高峰.淺談國際EPC工程承包項目采辦管理[J].物流工程與技術(shù),2010(32).
[2]郭麗,劉軍.淺談EPC國際工程項目的采辦管理[J].經(jīng)濟(jì)師,2012(1).
一、工程項目建設(shè)過程內(nèi)部控制存在的問題
第一,資金問題。在工程項目建設(shè)過曾當(dāng)眾,資金是一個重要的控制內(nèi)容,能夠反映工程企業(yè)的資源調(diào)配是否合理,反映工程項目的投入與產(chǎn)出資金流情況。在大型的工程項目當(dāng)中,如果缺乏嚴(yán)格的資金控制,對資金獲取以及使用加以合理規(guī)劃與控制,容易因為資金斷裂導(dǎo)致工程建設(shè)的停工,給工程企業(yè)帶來嚴(yán)重?fù)p失。對工程企業(yè)而言,建設(shè)過程當(dāng)中的原材料等費用都需要事先墊付,如果無法合理配置資金,往往無法保證工程順利竣工[1]。第二,法律問題。工程建設(shè)過程當(dāng)中往往涉及各種合同,例如施工合同、勞務(wù)合同、材料采購合同以及監(jiān)理合同,這些合同的內(nèi)容以及行業(yè)眾多,因此合同當(dāng)中需要明確規(guī)定雙方的義務(wù)以及權(quán)利,明確各種問題的處理方案。不過在工程項目的合同當(dāng)中,容易出現(xiàn)一些語焉不詳?shù)膯栴},未能明確規(guī)定雙方權(quán)利以及義務(wù),從而影響工程建設(shè)的順利進(jìn)行。常見的法律問題主要集中在勞務(wù)合同以及外包合同當(dāng)中。第三,安全問題。近年來頻繁出現(xiàn)的施工安全事故引起社會的高度關(guān)注。安全問題可以說是工程建設(shè)過程中的一個重要環(huán)節(jié),管理效果直接影響到施工工作人員的健康以及生命安全,工程建設(shè)當(dāng)中存在很多危險源,威脅到施工人員的安全。工程企業(yè)在安全管理的技術(shù)以及制度方面存在很多問題,并且安全管理的意識以及教育也不夠重視,從而埋下安全問題的隱患。第四,質(zhì)量問題。工程建設(shè)過程當(dāng)中,施工人員的技能水平、管理人員管理水平以及材料質(zhì)量等都會直接影響到施工質(zhì)量[2]。同時設(shè)計階段施工方案不夠科學(xué),也會影響到后續(xù)的建設(shè)工作。
二、工程項目建設(shè)過程內(nèi)部控制的關(guān)鍵措施
1.1采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計控制制度的目標(biāo)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計控制制度的目標(biāo)是合理經(jīng)濟(jì)的進(jìn)行各種采購業(yè)務(wù),保證生產(chǎn)經(jīng)營管理的需求;支付款項后及時、足額的獲得相應(yīng)的物品或勞務(wù);嚴(yán)格履行審批制度,按合同協(xié)議付款,維護(hù)企業(yè)良好的聲譽。要達(dá)到這些目標(biāo)首先要對不相容的崗位要相互分離、制約與監(jiān)督。在采購環(huán)節(jié)不相容的崗位包括請購與審批;詢價與確定供應(yīng)商;采購合同的訂立與審計;采購與驗收;采購、驗收與相關(guān)會計記錄;付款審批與執(zhí)行;對一些企業(yè)特殊物資的采購計量與驗收必須分離。例如以原煤為主要材料的化肥企業(yè),煤炭的消耗與盤存數(shù)量不是很準(zhǔn)確,如果購進(jìn)時計量與驗收不相互制約很容易造成煤炭虛入庫,產(chǎn)生管理漏洞。原湖南湘東化肥廠倒閉清算時,煤炭盤虧幾千噸,究其原因是控制監(jiān)督不嚴(yán)日積月累引起的。每個企業(yè)必須根據(jù)自己的采購特點,因地制宜建立一套適合自己企業(yè)的內(nèi)部會計控制制度。其次是要嚴(yán)格授權(quán)批準(zhǔn)制度。單位明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購、付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍與工作要求。嚴(yán)禁審批人超權(quán)限審批。單位對于重要和技術(shù)性的采購業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證,實行集體決策和審批,防止決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。再次要執(zhí)行完整的采購登記制度。單位應(yīng)當(dāng)按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù),并在采購各環(huán)節(jié)做好相關(guān)記錄,填制相應(yīng)的憑證,建立完整的采購登記制度,加強(qiáng)請購手續(xù)、采購訂單(或采購合同)、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件與憑證的相互核對工作。
1.2企業(yè)采購業(yè)務(wù)的會計控制要點
1.2.1請購環(huán)節(jié)的控制。原材料或零配件的請購,一般由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃的需求提出請購要求,材料保管部門根據(jù)庫存量核實是否采購;對于大批量生產(chǎn)且產(chǎn)品生產(chǎn)穩(wěn)定的企業(yè),保管部門應(yīng)考慮經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量,可在庫存材料達(dá)到最佳存量時提出請求,經(jīng)相關(guān)授權(quán)人員簽字后送交采購部門。采購人員審查請購要求是否合理,并根據(jù)市場行情進(jìn)行采購所需要的資金估算,簽署同意采購的意見后交資金預(yù)算部門審批,資金預(yù)算部門確認(rèn)在生產(chǎn)經(jīng)營項目的資金預(yù)算范圍,同意審批,簽字后交采購部門辦理采購手續(xù)。對于特殊項目如資本性支出、保險、廣告、法律、審計服務(wù),一般由專門指定人員提出請購,由企業(yè)決策層進(jìn)行聯(lián)合審簽或集體商議審批。
1.2.2采購環(huán)節(jié)的控制。采購部門在正式填制訂單前,對不同供應(yīng)商的供應(yīng)物品的價格、質(zhì)量指標(biāo)、折扣和付款條件以及供貨時間等資料進(jìn)行比較,選出商業(yè)信譽好、產(chǎn)品質(zhì)量好、價格優(yōu)惠的供應(yīng)商(通常說的貨比三家)。對于大批量采購的原材料或零配件等要做好各種采購數(shù)量對成本影響的成本分析。訂單簽好后必須編號并由授權(quán)人簽字,正聯(lián)送供應(yīng)部門,副聯(lián)送驗收部門,之后應(yīng)監(jiān)控訂購單的處理,以確認(rèn)商品是否收到并及時入賬。
1.2.3驗收環(huán)節(jié)的控制,購入商品或勞務(wù)的驗收工作應(yīng)與請購、采購和會計部門的工作相分離。驗收部門根據(jù)有效的購貨訂單上的數(shù)量和質(zhì)量要求及相關(guān)合同、協(xié)議,對供應(yīng)商發(fā)運的商品進(jìn)行驗收:如商品的品名、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、到貨時間、商品完好程度等。商品的質(zhì)量檢驗至關(guān)重要,其質(zhì)量好壞的判斷有些依靠驗收人員的工作經(jīng)驗和工作責(zé)任心,有些靠相關(guān)部門技術(shù)人員核定,對于部分特殊的商品鑒定必須具備豐富的專業(yè)知識或經(jīng)過儀器、實驗的測定。不管質(zhì)量檢驗過程如何,企業(yè)各級管理部門必須嚴(yán)格把好這個關(guān),它是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營好壞的保證。對于有些商品或勞務(wù)直接由部門使用(不需經(jīng)過倉管部門)如:工程物資直接使用、設(shè)備、資產(chǎn)的維護(hù)建設(shè),勞務(wù)支出等,控制程序應(yīng)根據(jù)企業(yè)相關(guān)管理程序完善請購程序后辦理工程勞務(wù),企業(yè)驗收部門根據(jù)請購或報批手續(xù)、合同進(jìn)行工程勞務(wù)驗收并出具驗收結(jié)算報告單,交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審簽。驗收單是確認(rèn)資產(chǎn)或費用以及與采購有關(guān)的負(fù)債是否存在和發(fā)生的重要保證。會計控制必須定期檢查驗收單的序號、驗收單必須經(jīng)驗收人員、倉儲人員、材料會計三方簽字才能作為入賬憑據(jù)。一些內(nèi)控管理不完善企業(yè),倉庫管理員兼驗收員利用企業(yè)管理混亂,虛開驗收單與發(fā)票到財務(wù)報賬,一次性經(jīng)濟(jì)損失達(dá)40余萬元。
1.2.4存儲環(huán)節(jié)的控制。存放商品的倉庫應(yīng)相對獨立,限制無關(guān)人員接近。儲存驗收的商品由獨立部門負(fù)責(zé)。貨物入庫前倉儲人員應(yīng)進(jìn)行點驗和查對,并在驗收單上簽收,倉儲人員將存貨按商品特征填列標(biāo)簽,分類存放并設(shè)置安全措施。
1.2.5退貨與折讓的控制。采購部門接到驗收報告后,如發(fā)現(xiàn)數(shù)量或質(zhì)量不符合訂單的要求,及時電告或函告供應(yīng)商。對于數(shù)量短缺,要求供應(yīng)商及時補足。對于質(zhì)量問題,則通知倉庫不得發(fā)放該批商品,再決定退貨或者要求供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)恼劭邸.?dāng)合適的折讓一經(jīng)確定,采購部門即編制借項憑單,通知會計部門調(diào)整應(yīng)付賬款。對于退貨的商品,采購部門應(yīng)編制退貨通知單,授權(quán)運輸部門退回商品,商品退回后及時通知采購部門和會計部門。
1.2.6應(yīng)付賬款的控制。商品或勞務(wù)的購進(jìn)借方反映資產(chǎn)的增加,貸方反映應(yīng)付賬款的增加或資金減少。應(yīng)付賬款的記錄應(yīng)獨立于請購、采購、驗收、付款以保證采購環(huán)節(jié)的控制有效實施,防止錯誤和欺詐行為的發(fā)生。應(yīng)付賬款的入賬必須取得和審核各種必要的憑證后才能進(jìn)行,這些憑證包括請購單、驗收報告單、購貨訂單、材料入庫單、稅務(wù)監(jiān)制發(fā)票、相關(guān)合同與協(xié)議等。要求憑證記錄完整、客觀、真實,經(jīng)授權(quán)人簽字。月末核對供應(yīng)商往來明細(xì),如發(fā)現(xiàn)錯誤,及時與供應(yīng)商取得聯(lián)系,查清原因,完善手續(xù),調(diào)整差異。
1.2.7付款環(huán)節(jié)的控制。對于根據(jù)發(fā)票直接付款的手續(xù),財務(wù)人員復(fù)核供應(yīng)商發(fā)票的數(shù)量、價格、折扣條件、匯總金額、合法要素等與原始憑證(附件)是否相符,業(yè)務(wù)是否客觀;對于發(fā)票已入賬進(jìn)行往來賬單付款的,必須填制往來付款審批單,由主管會計核實明細(xì)賬戶及付款條件后經(jīng)相關(guān)審批程序后付款。
2加強(qiáng)企業(yè)采購成本管理
采購成本包括進(jìn)價成本和進(jìn)價費用,其中:進(jìn)價成本又稱購置成本是指存貨本身的價值,等于數(shù)量與單價的乘積。在一定時期進(jìn)貨總量即一定條件下,無論企業(yè)采購次數(shù)如何變動,存貨進(jìn)價成本通常價格相對穩(wěn)定(假定物價不變且無采購數(shù)量折扣),屬于決策無關(guān)成本。進(jìn)貨費用又稱訂貨成本是指企業(yè)為組織進(jìn)貨而開支的費用,如:辦公費、差旅費、郵資、電話電報費、運輸費、檢驗費、入庫搬運費等支出,進(jìn)貨費用與進(jìn)貨次數(shù)有關(guān):差旅費、郵資、電話電報費與進(jìn)貨次數(shù)成正比,這類變動性進(jìn)貨費屬于決策的相關(guān)成本,另一部分與進(jìn)貨次數(shù)無關(guān),如:專設(shè)采購機(jī)構(gòu)基本開支,這類固定性進(jìn)貨費用則屬決策無關(guān)成本,怎樣合理控制采購成本,以最小成本投入創(chuàng)造最大效益。
2.1采購價格的管理(把價格質(zhì)量關(guān))①各生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃做好年度、月度物資需求計劃單(必須載明物資規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、到貨時間),報主管負(fù)責(zé)人審核后交物資采購部門進(jìn)行集中采購。②各物資采購部門根據(jù)各生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)部門審簽后請購單編制一式三聯(lián)部門物資采購計劃匯總表,按采購物資類別填列品名、規(guī)格型號、采購商家、市場詢價、歷史價格、庫存數(shù)量、市場動態(tài)、到貨日期、采購模式(集中采購、招標(biāo)采購、分散采購)等信息報主管領(lǐng)導(dǎo)及預(yù)算部門審簽后,一份交財務(wù)部門、一份交預(yù)算部門、一份留采購部門。三個部門相互牽制與監(jiān)控,共同把好請購、資金預(yù)付及價格審核關(guān),完善事前控制手續(xù)。③采購部門根據(jù)采購計劃單及采購信息建立采購臺賬、在供應(yīng)商選擇時做到貨比三家并建立供應(yīng)商信息檔案,引入供應(yīng)商信譽評估機(jī)制,選擇質(zhì)量、價格、信譽好的供應(yīng)商,為企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量管理、成本優(yōu)化奠定良好基礎(chǔ),在物資采購管理過程中堅決制止那種只按計劃采購,不論價格高低、質(zhì)量好壞、中飽私囊的行為。價格是降低成本的途徑,質(zhì)量是降低成本的基本保證。為控制好采購物資價格與質(zhì)量,財務(wù)部門必須根據(jù)驗收入庫單,有法律效應(yīng)的合同文本、價格申報單辦理入賬付款手續(xù),涉及大的勞務(wù)價格的采購物資必須留一定的保證金,等設(shè)備運行良好后才能付款。對于大批量購進(jìn)物資在合同協(xié)商時盡量爭取貨物采購折讓和折扣,將采購價格降到最低。
2.2進(jìn)貨費用的控制前面講到進(jìn)貨費用的構(gòu)成,要降低進(jìn)貨費用可采取下面兩個途徑。①采購人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)合理原則,事先選擇物資運輸路線和運輸方式,努力實現(xiàn)直達(dá)運輸和就近采購,開展聯(lián)運、代運減少運輸費用。不盲目采購,盡量節(jié)省其它采購費用。②物資采購要適時,應(yīng)樹立經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量的觀念。經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量是能夠在一定時期存貨達(dá)到最低點的進(jìn)貨數(shù)量,決定經(jīng)濟(jì)批量成本因素,主要包括變動性成本進(jìn)貨費用,變動性固定成本及允許缺貨的缺貨成本,不同成本項目與進(jìn)貨批量呈現(xiàn)不同變動關(guān)系,減少進(jìn)貨批量,增加進(jìn)貨次數(shù)在影響儲備成本降低的同時也會導(dǎo)致進(jìn)貨費用與缺貨成本提高,相反增加進(jìn)貨批量,減少進(jìn)貨次數(shù),盡量有利于降低進(jìn)貨費用與缺貨成本,同時會影響儲存成本的提高。因此,如何協(xié)調(diào)各項成本之間的關(guān)系,使其總和保持最低水平,是企業(yè)組織進(jìn)貨過程需要解決的主要問題。基本經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量以數(shù)學(xué)公式來表示:P———單位采購成本;Q———經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量;A———某種存貨年度計劃進(jìn)貨批量;B———平均每次進(jìn)貨費用;C———單位存貨年度單位儲存成本;則經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量(Q)=2AB/C姨經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量的存貨總成本(TC)=2ABC姨經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量平均公司資金(W)=QP/2=PAB/2C姨年度最佳進(jìn)貨批次(N)=A/Q=AC/2B姨這是在假定條件下的經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量模式,在實際生活中物資的購進(jìn)存在價格折扣與缺貨成本下的經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量。所以我們在成本核算時要具體問題具體分析。
3建立與供應(yīng)商的長期戰(zhàn)略伙伴關(guān)系,形成供應(yīng)鏈的團(tuán)隊
(一)固定資產(chǎn)信息溝通渠道不暢通,重復(fù)購建嚴(yán)重
由于固定資產(chǎn)歸口管理,相關(guān)部門缺少有效溝通,各使用部門為方便自己使用,一味追求“小而全”,固定資產(chǎn)在購置前缺乏合理方案論證,缺乏統(tǒng)一調(diào)劑配置,造成了大量重復(fù)購置。學(xué)校缺乏整體統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào),各系部、處室、院所之間互不溝通,設(shè)備不能共享使用,造成部分固定資產(chǎn)購置后出現(xiàn)低效運轉(zhuǎn),利用率和使用效率都不高,有的甚至長期閑置,造成資源嚴(yán)重浪費。
(二)固定資產(chǎn)信息記錄不對稱,賬實不符突出
目前部分高校財務(wù)部門只對固定資產(chǎn)進(jìn)行價值核算,不設(shè)置臺賬,使得賬物相互分離,由于沒有建立嚴(yán)密的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng),使得固定資產(chǎn)管理部門、使用部門和財務(wù)部門信息記錄不對稱,會計核算時有滯后,再加上固定資產(chǎn)日常管理中,未嚴(yán)格執(zhí)行資產(chǎn)的清查盤點制度,導(dǎo)致賬實不符現(xiàn)象較為突出。如某些高校自建的建筑物已使用多年,因未辦理竣工決算和審計手續(xù),財務(wù)部門因此而無法入賬。某些高校將固定資產(chǎn)投入校辦產(chǎn)業(yè)時沒有嚴(yán)格履行有關(guān)手續(xù),造成該部分資產(chǎn)在賬面上屬于學(xué)校,實質(zhì)上被校辦企業(yè)無償使用,造成資產(chǎn)流失。
二、完善內(nèi)控制度及建立評價指標(biāo)體系
(一)健全固定資產(chǎn)內(nèi)控制度,提高責(zé)任管理意識
高校在遵循國家有關(guān)法律政策前提下,結(jié)合單位實際,建立一套安全完整且操作性較強(qiáng)的固定資產(chǎn)內(nèi)控制度體系,以保證資產(chǎn)的安全完整和使用效益,通過建立固定資產(chǎn)清購與審批、驗收使用、清查盤點、處置收益等各項管理制度,健全資產(chǎn)管理的內(nèi)控責(zé)任制,要全員參與,明確各方職責(zé),分工到人,做到既相互配合又互相制約。
(二)遵循不相容崗位相分離管理原則,確保各環(huán)節(jié)有效監(jiān)控
固定資產(chǎn)管理崗位存在不相容性,如擬購建固定資產(chǎn)的預(yù)算編制與審批;采購、付款與驗收;處置環(huán)節(jié)的申請、審批與執(zhí)行;業(yè)務(wù)辦理與會計核算等,建立健全不相容崗位控制制度,嚴(yán)格分工,明確職權(quán),相互牽制,落實責(zé)任。在固定資產(chǎn)采購環(huán)節(jié)要強(qiáng)調(diào)采購過程的公正、規(guī)范和透明,積極推行政府采購和公開招投標(biāo)方式。單位對于大額固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)應(yīng)實行集體決策和審批,避免決策失誤。承擔(dān)采購任務(wù)的部門應(yīng)在充分熟悉和掌握供應(yīng)商的情況下,通過多方比質(zhì)比價辦法來確定供應(yīng)商,簽訂供銷合同。對已中標(biāo)的廠商,可隨時到現(xiàn)場對生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行抽查監(jiān)督。在固定資產(chǎn)驗收環(huán)節(jié),需要由資產(chǎn)管理部門牽頭,資產(chǎn)使用部門、財務(wù)部門和監(jiān)察審計部門共同參與實施。驗收時要將固定資產(chǎn)的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)等項目與固定資產(chǎn)采購合同擬定的協(xié)議進(jìn)行逐項比較,對技術(shù)參數(shù)部分還要進(jìn)行相關(guān)技術(shù)測試。固定資產(chǎn)驗收完成后,資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時出具驗收報告單,驗收信息,辦理固定資產(chǎn)建卡、編號、倉儲登記、會計入賬、部門使用調(diào)配等手續(xù)。
在固定資產(chǎn)使用環(huán)節(jié),日常的維修和保養(yǎng)業(yè)務(wù)由固定資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)。固定資產(chǎn)使用部門主要負(fù)責(zé)人對本部門使用的國有資產(chǎn)的真實性、完整性、安全性負(fù)全責(zé),將固定資產(chǎn)管理納入部門工作責(zé)任目標(biāo)中,并作為部門領(lǐng)導(dǎo)工作業(yè)績衡量指標(biāo),從而改變對公共財產(chǎn)重使用、輕管理的局面。固定資產(chǎn)管理部門需要定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點和清查,以落實檢查責(zé)任,及時消除風(fēng)險。在固定資產(chǎn)處置環(huán)節(jié),按照“分級管理、分級負(fù)責(zé)”的原則,嚴(yán)格履行審批手續(xù),要把“審批”作為關(guān)鍵控制點。明確什么樣的固定資產(chǎn)需要處置、如何處置、誰具有審批權(quán)限、需承擔(dān)什么樣的責(zé)任等,并完善處置資產(chǎn)的資料檔案。資產(chǎn)處置前,資產(chǎn)管理部門應(yīng)組織專人對擬處置的固定資產(chǎn)進(jìn)行論證、評估或技術(shù)鑒定,提出具體處理意見。在具體處置過程中,資產(chǎn)管理部門要區(qū)分不同情況,針對固定資產(chǎn)不需用、未使用、投資轉(zhuǎn)出和正常報廢等情形采取相應(yīng)的控制程序和處置方案,并報學(xué)校相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批。加強(qiáng)內(nèi)部調(diào)配固定資產(chǎn)控制,完善交接手續(xù),確保賬物流向一致。規(guī)范資產(chǎn)處置收入,學(xué)校固定資產(chǎn)用于對外投資、出租等取得的收入應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定及時繳入非稅,納入學(xué)校預(yù)算,統(tǒng)一管理。
(三)建立固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制評價指標(biāo)體系
高校在固定資產(chǎn)管理過程中,應(yīng)建立一套健全的、符合實際情況的、具有可操作性的評價指標(biāo)體系,主要從以下幾個方面進(jìn)行:第一,評價制定的內(nèi)部控制制度在形式及設(shè)計上是否完善、合理;各控制方法的環(huán)節(jié)是否符合基本原則及要求;需要控制的各控制點是否都建立了相關(guān)的控制措施。第二,針對評價發(fā)現(xiàn)的問題,應(yīng)當(dāng)采取何種措施來控制和完善,及時改進(jìn)固定資產(chǎn)內(nèi)控的缺陷。第三,評價各項制度的實施情況,是否真正發(fā)揮了良好作用。
(四)加強(qiáng)內(nèi)部和外部監(jiān)督
內(nèi)部控制強(qiáng)調(diào)過程控制,固定資產(chǎn)內(nèi)控要保證較好的執(zhí)行效果,需要內(nèi)部和外部監(jiān)督相結(jié)合。內(nèi)部監(jiān)督主要依靠高校內(nèi)部監(jiān)察審計部門參與固定資產(chǎn)采購、驗收、處置等環(huán)節(jié),在日常管理中多調(diào)查、傾聽職工對包括教學(xué)儀器、設(shè)備在內(nèi)的使用和管理意見,加強(qiáng)管理意識和責(zé)任。另一方面還需對固定資產(chǎn)管理存在的問題進(jìn)行積極反饋,以完善內(nèi)部控制。高校應(yīng)明確固定資產(chǎn)的監(jiān)督管理責(zé)任,具體使用部門和個人應(yīng)承擔(dān)相關(guān)資產(chǎn)的監(jiān)督和管理責(zé)任。此外,固定資產(chǎn)作為高校重要的國有資產(chǎn),還要依靠上級財政部門、主管部門、審計部門以及社會等方面進(jìn)行定期或不定期的外部監(jiān)督,做到專項檢查與日常監(jiān)督相結(jié)合,事前、事中與事后監(jiān)督相結(jié)合。上級部門可每年抽樣部分高校,委托會計師事務(wù)所進(jìn)行全面或?qū)m棇徲?。通過外部監(jiān)督可以發(fā)現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督不足現(xiàn)象和不易發(fā)現(xiàn)的內(nèi)控漏洞,以便加強(qiáng)改進(jìn),促進(jìn)高校固定資產(chǎn)內(nèi)控系統(tǒng)地完整有效。
三、改善高校固定資產(chǎn)內(nèi)控管理的對策
(一)固定資產(chǎn)組織人員控制
通過設(shè)立固定資產(chǎn)管理的內(nèi)部機(jī)構(gòu)并按不相容職務(wù)相分離原則進(jìn)行崗位分工,明確各自職責(zé)范圍而形成的組織與人員控制制度,組織控制的核心內(nèi)容主要有組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、崗位制約、崗位責(zé)任、職務(wù)分離等方面。人員控制主要指專業(yè)相關(guān)、不相容職務(wù)互相分離、監(jiān)督和制約。以高校固定資產(chǎn)管理實行資產(chǎn)歸口管理部門、資產(chǎn)使用部門和財務(wù)部門三者相結(jié)合的管理模式,資產(chǎn)歸口管理部門牽頭負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理工作,各系部、處室、院所等使用部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)保全管理,財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)價值管理。各部門的職責(zé)權(quán)限必須得到授權(quán),且保證在各自授權(quán)范圍內(nèi)的職責(zé)職權(quán)不受外界干預(yù)。
(二)固定資產(chǎn)授權(quán)審批控制
通過明確賦予固定資產(chǎn)經(jīng)辦人員和審批人員相應(yīng)權(quán)限來進(jìn)行相互牽制控制,主要明確固定資產(chǎn)采購、驗收、保管、調(diào)配與處置等各個環(huán)節(jié)相關(guān)人員承擔(dān)的工作要求和職責(zé)范圍。經(jīng)辦人和審批人在各自授權(quán)范圍內(nèi)分工協(xié)作,凡審批人未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)審批的,經(jīng)辦人有權(quán)拒絕辦理,并可向?qū)徟松霞壥跈?quán)部門報告。經(jīng)辦人員依據(jù)固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程,以符合內(nèi)控要求的記錄單據(jù)來完成固定資產(chǎn)控制各環(huán)節(jié)。
(三)固定資產(chǎn)會計系統(tǒng)控制
我國會計法律要求,高校財務(wù)部門應(yīng)建立嚴(yán)密的固定資產(chǎn)會計控制系統(tǒng),設(shè)立專門的固定資產(chǎn)核算會計崗位,通過會計系統(tǒng)達(dá)到其價值形態(tài)的控制。學(xué)校會計制度中要明確固定資產(chǎn)核算的標(biāo)準(zhǔn)和范圍,設(shè)置固定資產(chǎn)總賬和明細(xì)賬卡片,對發(fā)生的固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行及時會計核算,除文物和陳列品、圖書、檔案、動植物等固定資產(chǎn)外,高校應(yīng)當(dāng)對固定資產(chǎn)計提折舊,可采用年限平均法或工作量法,計提折舊時不考慮殘值。會計系統(tǒng)控制建立了高校財務(wù)部門、固定資產(chǎn)管理和使用部門三方的內(nèi)部牽制體系,財務(wù)部門除設(shè)立固定資產(chǎn)總賬進(jìn)行價值核算外,固定資產(chǎn)管理和使用部門還需分別建立固定資產(chǎn)保管明細(xì)賬和固定資產(chǎn)卡片,全面記錄固定資產(chǎn)相關(guān)信息,如資產(chǎn)的取得時間、使用部門、名稱、數(shù)量、金額等信息,保證賬、卡、物相符,即賬賬相符、賬實相符。
(四)固定資產(chǎn)預(yù)算控制
高校固定資產(chǎn)的購建、使用和處置等與預(yù)算的編制、執(zhí)行和決算是統(tǒng)一的過程。高校固定資產(chǎn)主要表現(xiàn)為教學(xué)儀器、實驗實訓(xùn)設(shè)備等,因資金量占用較大,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)預(yù)算管理。新增的固定資產(chǎn)一般要經(jīng)過預(yù)算編制、申報審批、政府采購、登記入賬等程序,確保所有資產(chǎn)定額配置、公開采購、有據(jù)可循、有檔可查。高校固定資產(chǎn)管理部門應(yīng)先會同財務(wù)部門審核固定資產(chǎn)存量,依據(jù)事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)費預(yù)算,本著配置科學(xué)、使用高效原則,嚴(yán)格固定資產(chǎn)年度預(yù)算編制,明確編制程序各節(jié)點的控制要求,按照精簡節(jié)約、從嚴(yán)控制、保障事業(yè)發(fā)展需要和建設(shè)節(jié)約型校園的原則處理好增量資產(chǎn)與存量資產(chǎn)的關(guān)系。
(五)固定資產(chǎn)日常管理控制
固定資產(chǎn)日常管理控制旨在保證固定資產(chǎn)的安全完整。高校應(yīng)成立“固定資產(chǎn)清查小組”,主要成員由資產(chǎn)使用部門、管理部門、財務(wù)部門、審計部門等有關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成,定期或不定期開展對固定資產(chǎn)實地盤點清查,發(fā)現(xiàn)問題,及時處理,充分發(fā)揮國有資產(chǎn)的使用效能并有效防止資產(chǎn)的流失。此外,固定資產(chǎn)管理和使用部門還應(yīng)定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修,以延長其使用壽命。加強(qiáng)固定資產(chǎn)會計資料的妥善保管,做好重要資料的備份記錄工作,以便在記錄受損、被毀時重新恢復(fù),這在信息化處理條件下尤顯重要。建立保險制度,投保那些單位價值高、使用重要的固定資產(chǎn),以規(guī)避高價值固定資產(chǎn)管理和使用風(fēng)險,使固定資產(chǎn)在遭受意外時能夠得到補償,從而最大限度保證固定資產(chǎn)的安全完整。
(六)固定資產(chǎn)管理隊伍控制
高校固定資產(chǎn)不管是一般設(shè)備、專用設(shè)備,還是圖書、標(biāo)本及陳列物,對固定資產(chǎn)管理人員的專業(yè)要求都是很高的。高校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到資產(chǎn)管理人員素質(zhì)的高低對固定資產(chǎn)管理質(zhì)量起著關(guān)鍵性的作用。學(xué)校要高度重視固定資產(chǎn)管理隊伍建設(shè),按照工作需要和內(nèi)控制度要求足額設(shè)置崗位,配備高層次、高素質(zhì)專業(yè)人員。學(xué)校各資產(chǎn)使用、保管基層單位應(yīng)設(shè)專職或兼職的資產(chǎn)管理人員,采取走出去請進(jìn)來方式,讓更多的資產(chǎn)管理者參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)。培養(yǎng)提高人員的素質(zhì)和能力,應(yīng)明確每人的工作職責(zé),不得越權(quán)行事。對于一些諸如采購、保管、登記等重要崗位的工作人員,應(yīng)定期或不定期輪換工作崗位,不斷挖掘員工的潛力潛能。固定資產(chǎn)管理隊伍控制就是要提升資產(chǎn)管理人員綜合素質(zhì),促進(jìn)資產(chǎn)管理隊伍整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不斷提高。
(七)固定資產(chǎn)現(xiàn)代技術(shù)管理控制
高校資產(chǎn)管理部門按照國有資產(chǎn)管理信息化的要求,以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為介質(zhì),負(fù)責(zé)建立安全統(tǒng)一的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng),及時將本校固定資產(chǎn)變動信息錄入該系統(tǒng),同時實現(xiàn)各部門的信息數(shù)據(jù)無縫對接,資產(chǎn)管理部門、使用部門和財務(wù)部門可以通過該系統(tǒng)及時了解各項固定資產(chǎn)信息,可進(jìn)行實時對賬,動態(tài)適時地掌握資產(chǎn)從購置、驗收、領(lǐng)用、使用、保管、維護(hù)、交回等內(nèi)部管理全過程,加強(qiáng)了各部門之間的信息溝通交流與監(jiān)督,便于檢查并改善固定資產(chǎn)使用狀況,減少資產(chǎn)的非正常損耗,有利于資產(chǎn)的統(tǒng)一管理,做到高效節(jié)約、物盡其用。同時依該資產(chǎn)管理信息平臺,及時掌握固定資產(chǎn)變動、存量及其結(jié)構(gòu)等信息,為學(xué)校進(jìn)行資產(chǎn)配置決策提供依據(jù),為編制和審核部門預(yù)算提供必要的信息支持,最終達(dá)到單位固定資產(chǎn)使用效益最大化。
(八)固定資產(chǎn)內(nèi)部管理報告控制
固定資產(chǎn)占有、使用部門應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校統(tǒng)一規(guī)定的報表格式、內(nèi)容和時間,按時向?qū)W校資產(chǎn)歸口管理部門報告本部門資產(chǎn)增減變動、使用和維護(hù)等相關(guān)信息資料,做到客觀真實,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。資產(chǎn)歸口管理部門最后會同財務(wù)部門于每年預(yù)算年度末向?qū)W校辦公會報告截止目前固定資產(chǎn)總額以及各類固定資產(chǎn)擁有量和金額,對當(dāng)年固定資產(chǎn)預(yù)算執(zhí)行情況、當(dāng)年固定資產(chǎn)增減變動及使用情況也應(yīng)有專項報告,使高校領(lǐng)導(dǎo)掌握校內(nèi)固定資產(chǎn)具體情況,以便進(jìn)行資源整合、利用。
(九)固定資產(chǎn)內(nèi)部監(jiān)督控制
關(guān)鍵詞:醫(yī)用耗材 陽光采購 機(jī)制
一、醫(yī)院耗材采購內(nèi)部風(fēng)險控制與運行
(一)耗材申購和審批
1.申購:貴重儀器設(shè)備的購置。由各科室于每年中旬將明年的購置計劃(填寫10萬元以上儀器設(shè)備論證申請表)送交設(shè)備科匯總,設(shè)備科根據(jù)院部的總體規(guī)劃做出明年全年度的購置計劃。計劃送主管副院長、院長審閱,并在年底前召開醫(yī)療儀器設(shè)備評價、咨詢小組討論會進(jìn)行論證,特殊臨床如急需設(shè)備的,可半年舉行一次論證會。
2.建立申購審批制度。(1)申購醫(yī)療設(shè)備每臺/套2 000元以下的,由申購科室提出申請,設(shè)備科提出意見,并送主管副院長審批;(2)申購醫(yī)療設(shè)備每臺/套2 000元至1萬元的,由申購科室提出申請,設(shè)備科提出意見,并送院長和主管副院長審批;(3)申購醫(yī)療設(shè)備每臺/套1萬元至10萬元的,由申購科室填寫單價 1 萬元以上的可行性論證報告,經(jīng)院長辦公會研究審批。
3.申購和審批相互分離。申購和審批兩者的性質(zhì)不相容,如果由同一個科室進(jìn)行管理,很大程度上會出現(xiàn)舞弊的情況,可以把兩者分配給不同的兩個科室分別管理,起到內(nèi)部監(jiān)督的作用,大大降低了舞弊的情況發(fā)生。
4.臨時申購的處理。對耗材的臨時申購一般情況下都在成本預(yù)算之外,對此情況需要進(jìn)行有效的控制,避免打亂原有的采購計劃,同時打亂了成本預(yù)算。臨時申購需要通過采購部門經(jīng)由主管院長進(jìn)行審批,只有審批通過才能進(jìn)行采購。
5.采購文字記錄保留。對采購過程中對文字記錄的完整性進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)范,它在很大程度上保證了采購的有序性,提升了使用效率。申購單應(yīng)一式四聯(lián),經(jīng)過有關(guān)科室審批通過后,請購者自留一份,具體審批流程見下圖。
(二)采購過程
1.技術(shù)說明書的編制。醫(yī)院耗材種類繁多,且更新較快,對耗材型號和規(guī)格錯誤的申購會增加耗材采購難度,且一定程度上無法滿足醫(yī)院的正常耗材使用。所以,需要由科室技術(shù)人員和專家共同針對采購計劃來編寫技術(shù)規(guī)格說明書。
2.招標(biāo)文件的編制。招標(biāo)文件主要的條款有商務(wù)條款和技術(shù)條款。技術(shù)條款直接影響著采購質(zhì)量;商務(wù)條款對供貨商的供貨價格、供貨時間和付款方式等進(jìn)行規(guī)劃,對不合理的商務(wù)條款會給醫(yī)院帶來資金困擾,所以,招標(biāo)文件的編制對醫(yī)院非常有必要。
3.建立完善的供應(yīng)商評價系統(tǒng)。招標(biāo)采購最主要的環(huán)節(jié)就是供應(yīng)商的確定,能夠在很大程度上保證采購的質(zhì)量和成本。所以,在此基礎(chǔ)上應(yīng)建立供應(yīng)商評價系統(tǒng),從各個不同角度建立較為完善的評價指標(biāo)。
4.招標(biāo)文件和評價投標(biāo)文件相互分離。招標(biāo)文件和投標(biāo)文件兩者的性質(zhì)不相容,如果由同一個科室的人進(jìn)行管理,很大程度上會出現(xiàn)舞弊的情況,一般情況下供應(yīng)科負(fù)責(zé)招標(biāo)文件的編制,評審會來評審?fù)稑?biāo)文件,最大程度上保證評審過程和結(jié)果的真實性和科學(xué)性。
5.合同的編制與審核。醫(yī)院耗材的采購需要簽訂合同,合同能夠很好地使雙方按照規(guī)定的事項辦事,有法定文件的約束,是對自身權(quán)益最大的維護(hù)。供應(yīng)商確定之后,供應(yīng)科根據(jù)招標(biāo)文件編制采購合同,編制完畢后需要由采購負(fù)責(zé)人審批并和供應(yīng)商進(jìn)行簽訂,以便醫(yī)療采購和供應(yīng)商達(dá)成共識。
(三)付款
1.付款憑單的編制。當(dāng)醫(yī)院供應(yīng)科拿到供應(yīng)商的驗收單之后應(yīng)立即付供應(yīng)商耗材款項,保障后續(xù)采購的順利進(jìn)行,這可能會有一定程度上的舞弊情況發(fā)生,所以,為了預(yù)防此種情況的發(fā)生,需要對申請付款的文件進(jìn)行嚴(yán)格要求。供應(yīng)科應(yīng)當(dāng)認(rèn)真詳細(xì)地對供應(yīng)商發(fā)票和驗收單進(jìn)行審閱,對各種單據(jù)的真實性和合規(guī)性進(jìn)行判定,對編號的付款憑單進(jìn)行系統(tǒng)的編制,對其中的正確性進(jìn)行詳細(xì)檢查,把文件交予審計處進(jìn)行審核工作,審計處審計通過之后財務(wù)處可以對其付款。
2.財務(wù)處發(fā)票的審核。財務(wù)處在給供應(yīng)商付款之前需要對訂購單、驗收單和合同等憑證進(jìn)行詳細(xì)的審查,發(fā)票中標(biāo)明的內(nèi)容必須要和其他單據(jù)上的注明內(nèi)容保持一致;審查驗收單上有沒有設(shè)備科和保管科室人員的簽字;訂購單上必須要有供應(yīng)科人員簽字;請購單上必須要有科室相關(guān)人員簽字;審查是否有審批人員的集體簽字同意付款。如果沒有錯誤,可以進(jìn)行付款并記賬,財務(wù)處每個月應(yīng)和需要核對科室進(jìn)行賬目的核對,必須保證賬實相符。
二、醫(yī)院耗材采購內(nèi)部控制的方法
(一)建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境
每個醫(yī)院都需要建立一種良好的控制活動,這種控制活動必須要建立在一定的環(huán)境中,對環(huán)境質(zhì)量控制的好壞在很大程度上影響到醫(yī)院的內(nèi)部控制,應(yīng)對內(nèi)部控制進(jìn)行必要執(zhí)行和遵循。對醫(yī)院內(nèi)耗材采購中的內(nèi)部控制進(jìn)行最大程度上的強(qiáng)化和建設(shè),對醫(yī)院采購環(huán)境的控制主要表現(xiàn)在經(jīng)營方式、管理理念、管理風(fēng)格和分配責(zé)任等,通過不同的管理控制方法對醫(yī)院內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行必要的建立和保持尤為重要。還應(yīng)從人力資源管理方面入手,以務(wù)實的態(tài)度為采購環(huán)境進(jìn)行控制和落實創(chuàng)造有利的條件,使醫(yī)院耗材采購真正做到內(nèi)部環(huán)境的有效控制。
(二)加強(qiáng)耗材內(nèi)部控制制度
醫(yī)院的內(nèi)部控制是保證各部門和各環(huán)節(jié)順利運行的非常重要的部分,它能夠在很大程度上對醫(yī)院中的資源配置和安排等方面實現(xiàn)合理規(guī)劃,最大程度上降低運行成本,提高經(jīng)濟(jì)效益。我國目前大多數(shù)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)最為重視的是醫(yī)學(xué)技術(shù)、服務(wù)態(tài)度和獎金分配等方面,在一定程度上忽視了耗材在醫(yī)院管理中起到的作用。耗材采購是醫(yī)院管理的重要組成部分,所有環(huán)節(jié)都要依靠內(nèi)部控制來進(jìn)行規(guī)范,如果沒有完善的內(nèi)部控制制度,會大大增加采購成本,增大醫(yī)院支出。
(三)強(qiáng)化醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)
醫(yī)院中的物品和耗材品種繁多,記錄比較繁雜,如果進(jìn)行信息系統(tǒng)的有效建立,可以通過計算機(jī)對大量信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄和信息的標(biāo)記,能夠詳細(xì)地記錄耗材從采購到使用的全部過程,做到對每個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控,并記錄出現(xiàn)錯誤的信息。這種信息系統(tǒng)的建立在很大程度上提高了醫(yī)院對信息的快速查詢和統(tǒng)計,大大提高了工作效率。信息系統(tǒng)是建立在效益大于成本的基礎(chǔ)之上,不能由于系統(tǒng)不完善對醫(yī)院產(chǎn)生不利影響,也不能追求系統(tǒng)完美無限透支成本。需要根據(jù)《會計法》進(jìn)行會計賬冊的建立,正確運用會計科目。
(四)完善獨立的內(nèi)部審計部門,發(fā)揮監(jiān)督職能
為了醫(yī)院各個環(huán)節(jié)正常運行需要在醫(yī)院內(nèi)部建立完善的審計部門,使每個環(huán)節(jié)具有強(qiáng)大的權(quán)威性和各自的獨立性,使部門之間形成必要的監(jiān)督管理。對醫(yī)院內(nèi)部審計人員進(jìn)行審計職能的保護(hù),能夠在很大程度上保證會計信息的真實性和合法性,對醫(yī)院各領(lǐng)導(dǎo)在審計工作中的法律責(zé)任進(jìn)行明確,如果在審計過程中出現(xiàn)違法行為,應(yīng)予以嚴(yán)肅的責(zé)任追究,最大程度上做到違法必究。對于不遵守原則的審計人員進(jìn)行崗位的調(diào)換,保證審計工作的正常性和真實性。有關(guān)部門應(yīng)對醫(yī)院內(nèi)部控制制度進(jìn)行不斷的完善,形成一個有效的監(jiān)管體系。
(五)完善耗材采購管理
耗材管理的好壞直接影響到醫(yī)院的效益,也是內(nèi)部控制非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié),必須要制定合理的耗材采購管理制度。醫(yī)院要根據(jù)具體耗材使用量進(jìn)行量化指標(biāo)管理,保證耗材的采購量,以適應(yīng)患者就醫(yī)數(shù)量,避免沒有規(guī)劃的、盲目的耗材采購,不能造成耗材的積壓和供應(yīng)脫節(jié)的情況發(fā)生,還應(yīng)對耗材的種類進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃和分類采購。目前我國一些醫(yī)院對耗材的采購處于盲目狀態(tài),盲目耗材采購表現(xiàn)在兩個方面:(1)醫(yī)院對耗材和患者數(shù)量沒有合理分配,業(yè)務(wù)水平不高等,造成采購的過量或不足;(2)沒有按時對耗材進(jìn)行采購,而是進(jìn)行盲目的采購,沒有形成計劃采購。
(六)加強(qiáng)醫(yī)院的風(fēng)險評估
醫(yī)院的內(nèi)部控制體系非常重要,但是內(nèi)部控制不單單是對風(fēng)險進(jìn)行消除,控制的根本是對風(fēng)險的預(yù)防。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革,醫(yī)院各方面的管理出現(xiàn)了不同程度的風(fēng)險,因此,醫(yī)院要根據(jù)自身的實際狀況制定出一個比較系統(tǒng)的采購控制系統(tǒng)和風(fēng)險評估系統(tǒng),對預(yù)測的風(fēng)險進(jìn)行規(guī)避和化解,比如,在對耗材采購時,應(yīng)對醫(yī)院的內(nèi)部環(huán)節(jié)進(jìn)行分析,對市場環(huán)境進(jìn)行必要的了解,在此基礎(chǔ)上還應(yīng)對患者消費等各種因素進(jìn)行綜合評估,以此降低采購風(fēng)險。
三、結(jié)束語
由此可以看出,對醫(yī)院耗材采購進(jìn)行必要的內(nèi)部控制能夠在很大程度上維持醫(yī)院各種活動的有序進(jìn)行,進(jìn)而保證采購的安全性和質(zhì)量,內(nèi)部控制對各大醫(yī)院來說是至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)。想要解決目前醫(yī)院耗材采購失控的局面,需要從安全性、有效性和合法性幾個方面實施全方位管理,只有這樣才能使醫(yī)院的管理水平有一個比較穩(wěn)定的提高。在進(jìn)行內(nèi)部控制時,要在全員認(rèn)識的基礎(chǔ)上,把握好管理制度的正確性,與此同時最大程度上對采購程序進(jìn)行規(guī)范。Z
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞:造船企業(yè) 采購管理 控制
受金融危機(jī)影響,國際船舶市場仍處低迷,國際競爭激烈,原材料價格上漲對企業(yè)已經(jīng)形成了很大影響,使企業(yè)毛利率直線下降。因此如何加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的控制,使企業(yè)能在造船行業(yè)的低谷時走出困境,越發(fā)顯得重要。
一、造船企業(yè)控制原材料成本的重要性
造船企業(yè)的成本主要由材料、職工薪酬、勞務(wù)費、外部加工費、專用費用等組成,其中,原材料占所有成本的比重達(dá)到60%-70%,因此,加強(qiáng)內(nèi)部成本控制是迫在眉睫的事情,而采購環(huán)節(jié)的控制又是成本控制的源頭,本文試從財務(wù)角度闡述造船企業(yè)在采購環(huán)節(jié)中存在的幾個問題,并探討相應(yīng)的解決方法,以促進(jìn)造船企業(yè)采購管理健康發(fā)展。
二、造船企業(yè)原材料采購的現(xiàn)狀
(一)造船企業(yè)主要由技術(shù)部門以下達(dá)定額的形式請購物料
造船企業(yè)采購控制的起點為生產(chǎn)圖紙所自動產(chǎn)生的生產(chǎn)物耗數(shù)量定額,但因目前國內(nèi)通用的ERP軟件和造船專用的圖紙設(shè)計軟件難完成對接、或成本太高,以技術(shù)部門手工編制的物耗定額本為起點是較經(jīng)濟(jì)的做法,但這種做法對技術(shù)部門的設(shè)計水平也提出了更高的要求。
(二)造船材料采購品種繁雜,每類船型約需5000多種規(guī)格型號,且類別歸屬關(guān)系復(fù)雜
同類材料的不同品種、型號,外觀相近難辨。即使是船舶專業(yè)人員都容易混淆,只了解本工種內(nèi)的物料用途,這樣就很容易出現(xiàn)一物多名,由于采購員與技術(shù)專業(yè)人員對材料的叫法不一樣,采購人員對材料名稱、型號、計量單位等要素的選擇,以法律、供貨商所屬的行業(yè)習(xí)慣為準(zhǔn),與技術(shù)部門遵循的船舶修造行業(yè)習(xí)慣有差異。若采購部門事后未實施補救措施,會造成采購重復(fù)。
(三)技術(shù)
技術(shù)部門有的因?qū)I(yè)不勝任、或疏忽,遺漏組合構(gòu)件的部分配件,造成定額的項目不完整;直接導(dǎo)致后續(xù)對應(yīng)的采購合同不完整,出現(xiàn)要使用該材料時,沒有庫存,要急著去市場采購的現(xiàn)象。
三、造船企業(yè)采購環(huán)節(jié)普遍存在的問題
(一)造船是1艘或小批量生產(chǎn),船型更換周期短;不同船型的物料品種、規(guī)格型號的相同率低,如果采購計劃安排不合理,市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確,就容易造成庫存短缺或積壓
以某造船企業(yè)為例,由于造船行業(yè)的特殊性,每一系列的船所用鋼板也不一樣,要根據(jù)船東要求的船級社認(rèn)定的鋼板采購,但是近年來由于鋼板市場波動較大,受美國量化寬松的貨幣政策影響,輸入型通脹帶動鋼材、銅、鋅等基礎(chǔ)原材料價格呈明顯上漲趨勢,因此,船廠在價格低的時候大量購入,但是由于金融危機(jī),很多船東違約,棄船不造了或是把船延期建造,這樣就造成所定的鋼板不能用在不同系列的船上,造成大量的積壓,或是能用,但也要支付大額的轉(zhuǎn)級費后,方可在其他船型的船上使用。
(二)供應(yīng)商選擇不當(dāng),采購方式不合理,招投標(biāo)或定價機(jī)制不科學(xué),授權(quán)審批不規(guī)范,可能導(dǎo)致采購物質(zhì)次價高,出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐
如有的造船企業(yè)沒有建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度,沒有進(jìn)行公開的招投標(biāo),或公開招投標(biāo),但在詢價時采用傳真的方式,這樣就給采購人員太大的權(quán)力,極易造成采購人員與供應(yīng)商合伙的機(jī)會。
(三)采購驗收不規(guī)范,付款審核不嚴(yán)
有的企業(yè)由于財產(chǎn)物資內(nèi)控管理薄弱,物資購銷制度松弛,存貨采購、驗收、保管、運輸、付款等職責(zé)未嚴(yán)格分離,存貨的發(fā)出未按規(guī)定手續(xù)辦理,也未及時與會計記錄相核對,對多年來的毀損、報廢、短缺、積壓等不作處理,致使巨額潛虧隱藏在庫存中。有些單位存貨長期不盤點,給有關(guān)管理人員混水摸魚的可乘之機(jī),再加上經(jīng)濟(jì)往來中審查制度不健全等,造成國有資產(chǎn)大量流失。
(四)沒有對進(jìn)口設(shè)備采購的匯率進(jìn)行套期保值,直接加重成本
造船是來料加工的產(chǎn)業(yè),同時也是資本密集型企業(yè),相對于其他產(chǎn)業(yè),人民幣升值對船舶工業(yè)的影響顯得更為突出和嚴(yán)重,造船行業(yè)船用設(shè)備采購占全部原材料采購的40%的份額,且大部份是從國外采購的,由于我國是采用人民幣結(jié)算的,故匯率變動對采購成本有著直接的影響。
(五)采購人員素質(zhì)與倉儲人員素質(zhì)低或者專業(yè)技術(shù)水平得不到應(yīng)有發(fā)揮
目前采購人員與倉儲人員素質(zhì)相對而言不能滿足企業(yè)發(fā)展的要求,整體素質(zhì)不高,對他們的思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)也流于形式。致使部分人員法制觀念淡薄,缺乏職業(yè)風(fēng)險意識,職業(yè)判斷能力不高,自我管制能力差。另外企業(yè)經(jīng)營者為了個人利益松懈企業(yè)管理,使采購人員與倉儲人員的專業(yè)技術(shù)水平得不到應(yīng)有發(fā)揮。
四、造船企業(yè)改善采購管理的思路
針對以上問題,筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面建設(shè)加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)控制制度建設(shè)
(一)建立職務(wù)分離制度
對造船原材料,應(yīng)由技術(shù)中心根據(jù)設(shè)計圖紙,給采購部門下達(dá)采購定單;給倉管部門下達(dá)定額本,倉管部門根據(jù)定額本做為車間領(lǐng)用材料的依據(jù);其他小額零星采購,應(yīng)由使用部門和其他非采購部門提出,由采購部門執(zhí)行;付款審批人和付款執(zhí)行人不得索尋供應(yīng)商或索價;采購人員不得辦理貨物的驗收工作;貨款的采購、存儲和使用者不得從事相關(guān)賬務(wù)的記錄工作;付款人員不得兼任付款審核;應(yīng)付賬款的記錄人員不得從事付款業(yè)務(wù);對數(shù)額巨大的采購業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)嵭屑w決策審批或者聯(lián)簽制度,不能由個人專斷批準(zhǔn)。這樣可以有效防止經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的遺漏和重復(fù),并可檢查是否存在舞弊現(xiàn)象。
(二)建立請購制度
原材料或零配件的請購,由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)工期計劃、物耗定額,申報領(lǐng)料計劃;材料保管員接到請購單后,應(yīng)確認(rèn)生產(chǎn)所需的材料數(shù)量和倉庫所需的后備數(shù)量合計是否已超過庫存數(shù)量,如確實超過,就應(yīng)簽字同意請購。請購單要經(jīng)過材料保管部門的主管復(fù)核并確定簽字,然后報采購部門審批,避免重復(fù)和不合理采購。采購部門以物耗定額為上限,結(jié)合領(lǐng)料計劃,選擇經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨批量模式組織采購;臨時性采購的單價較低的零星物品,可不經(jīng)過倉儲部門而由各使用部門直接提出。采購部門根據(jù)請購單根據(jù)年度采購預(yù)算,工程用料計劃編制月度采購計劃,交由分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn),金額巨大或特殊采購應(yīng)由總經(jīng)理審批。
(三)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度
企業(yè)應(yīng)確定合格供應(yīng)商清單,與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議與廉潔自律保證書,建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng),對供應(yīng)商提供物資的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實時管理和綜合評價,根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。供應(yīng)商清單應(yīng)由使用部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門、采購部門共同商定,而不是由采購部門單獨提供。
(四)建立招投標(biāo)管理制度
一定量的產(chǎn)品,最終所需的原材料數(shù)量是一定的,因此采購價格的高低,極大地影響了產(chǎn)品制造成本。供應(yīng)者憑借較為充分的相關(guān)信息,常常占據(jù)較大的優(yōu)勢,使采購活動中經(jīng)常出現(xiàn)價格差異。如果企業(yè)通過招標(biāo)采購,將隱蔽的權(quán)力公開化,將集中的權(quán)力分散化,利用不同供應(yīng)者之間的競爭,就可以極大地扭轉(zhuǎn)劣勢,并從中獲取價格利益。
(五)建立采購定價制度
為確保價格機(jī)制透明,企業(yè)應(yīng)制定合理的詢價程序,并重點了解供應(yīng)商的相關(guān)情況??刂拼胧┯校孩俣ㄆ诹私夤?yīng)商的基本資料,為企業(yè)的招投標(biāo)提供底價。②需要把握好價格變動的時機(jī)。采購人員應(yīng)注意價格變動的規(guī)律,把握好采購的時機(jī)。③企業(yè)可以直接向制造商進(jìn)行采購或與其結(jié)成同盟聯(lián)合訂購,在減少中間環(huán)節(jié)所降低的采購成本的同時,企業(yè)也可以得到制造商更好地的技術(shù)服務(wù)和售后服務(wù)。④有條件的幾個同類廠家可結(jié)成同盟聯(lián)合訂購,以克服單個廠家訂購數(shù)量小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。
(六)建立嚴(yán)格的采購驗收制度
應(yīng)由質(zhì)檢部門、技術(shù)部門、倉儲部門根據(jù)購貨定單上的數(shù)量和質(zhì)量要求,獨立地執(zhí)行貨物驗收職責(zé),并出具驗收證明。并應(yīng)賦予他們可否決不合格貨物的入庫權(quán)力。
(七)建立采購人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)與獎罰激制
采購管理各崗位人員的選擇標(biāo)準(zhǔn),需要具備以下綜合素質(zhì):一定的專業(yè)能力和溝通能力、具有法律意識、清廉等。專業(yè)能力不僅包括對所負(fù)責(zé)的材料屬性有一定的認(rèn)識,還要對材料管理的流程有一個清晰的思路;清廉的素質(zhì),對經(jīng)常與花錢打交道的采購人員來說尤其重要,雖然在內(nèi)部管理各個環(huán)節(jié)上采取了種種措施,但對一線的采購人員來說,還是不可避免地遇到供應(yīng)商主動提供的種種誘惑,怎樣防止誘惑背后的陷阱設(shè)置,就需要采購人員本身要具備清廉的素養(yǎng)和法律意識等。同時企業(yè)應(yīng)該建立對不高于最高采購限價采購的采購員的相應(yīng)獎勵激制,只有這樣,才能充分調(diào)動他們的工作積極性,避免采購員與供應(yīng)商同流合污,為公司采購到物優(yōu)價廉的產(chǎn)品。
隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入發(fā)展,企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的最終目的就是提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。存貨采購占用資金比重較大、品種繁多,對企業(yè)的資產(chǎn)和損益有很大的影響。因此完善和加強(qiáng)企業(yè)采購業(yè)務(wù)控制越來越重要。
參考文獻(xiàn):
[1]2010年高級會計實務(wù)科目考試大綱[M]經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社,2010;6
[2]2010 全國高級會計師資格考評結(jié)合考試輔導(dǎo)教材[M]經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社2010;6
[3]胡曉軍.淺談建設(shè)單位立項及招標(biāo)階段控制,會計之友2008