時間：2023-06-02 15:38:48
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關鍵詞：企業(yè)；財務信息化管理；內(nèi)部控制；應用
目前，隨著日趨激烈的市場經(jīng)濟競爭環(huán)境，企業(yè)要想進一步的發(fā)展和壯大，就需要協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部資源的合理、有效利用，以及適應企業(yè)外部環(huán)境的發(fā)展和變化。由于企業(yè)對內(nèi)部資源的控制是企業(yè)發(fā)展最為基礎的工作，因此如何完善企業(yè)內(nèi)部控制成為企業(yè)建設發(fā)展的重中之重。而財務信息化管理正是解決這一問題的一項非常有效的管理措施。建立財務信息化管理體系能夠使企業(yè)的內(nèi)部控制工作在工作內(nèi)容、機制和手段上更快的適應現(xiàn)代化的企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要，提高企業(yè)的經(jīng)濟效率和效益。本文就財務信息化管理的概況以及它在企業(yè)內(nèi)部控制中的應用情況進行分析和總結，以期能夠更好的推廣財務信息化管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的開展和應用。
一、財務信息化管理的概述
1、 財務信息化管理的含義
企業(yè)財務信息化管理主要指的是企業(yè)在重組業(yè)務流程的基礎上，利用網(wǎng)絡技術、計算技術以及數(shù)據(jù)庫技術，在一定的廣度和深度上集成化的管理和控制企業(yè)各項財務管理活動中的全部數(shù)據(jù)和信息，通過相關技術和設備為企業(yè)提供經(jīng)營管理的預測、分析、控制和決策手段，從而實現(xiàn)企業(yè)各部門財務管理在信息資源上的有效利用和共享，以便更好的提高企業(yè)的市場競爭力和經(jīng)濟效益。它的主要內(nèi)容就是實現(xiàn)企業(yè)資金流、物流、信息流的同步化、集成化管理。
2、 財務信息化管理的作用
1）財務信息化管理能夠優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制的環(huán)境。對財務進行信息化管理能夠有效的對企業(yè)內(nèi)部控制的相關環(huán)境，如管理理念、經(jīng)營模式、組織結構、負責機制、員工素質(zhì)等方面進行有效的優(yōu)化和重組。
2）財務信息化管理能夠優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)控信息和溝通。財務信息化管理可以將企業(yè)內(nèi)部的各地分支機構、各個部門、供應商、客戶等的財務信息有效的結合、聯(lián)系起來，形成一張全面、完整的財務活動數(shù)據(jù)信息網(wǎng)，從而加強了企業(yè)內(nèi)部的信息控制和溝通。
3）財務信息化管理能夠降低企業(yè)的財務風險。對企業(yè)財務實行信息化管理能通過相應的數(shù)據(jù)信息對企業(yè)財務現(xiàn)在及未來的風險作出預測、判斷和防范措施，進而有效的降低了企業(yè)的財務風險。
3、 財務信息化管理的要求
企業(yè)在實行財務信息化管理的過程中，需要做到以下三個方面的要求，即：
1）財務業(yè)務一體化管理要求全員參加。這一要求主要是指在實現(xiàn)財務信息化管理時，其覆蓋的范圍必須是整個企業(yè)的全體員工以及業(yè)務，并對他們實行一體化的財務業(yè)務管理。
2）財務數(shù)據(jù)的錄入要求及時、準確。這一要求主要是針對財務會計人員在進行會計憑證以及相關財務數(shù)據(jù)時，必須要做到數(shù)據(jù)錄入的及時、準確，以保證財務信息的有效性、真實性和準確性。
3）要根據(jù)不同業(yè)態(tài)進行系統(tǒng)的優(yōu)化升級。這一要求主要指的是在財務信息化管理系統(tǒng)運行過程中，相關管理人員要及時的根據(jù)企業(yè)不同業(yè)態(tài)的相關變化情況，對系統(tǒng)進行及時、有效的優(yōu)化和升級，以確保系統(tǒng)的先進性、實時性、有效性和準確性。
二、財務信息化管理在企業(yè)內(nèi)控中的應用
財務信息化管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應用主要體現(xiàn)在以下幾個方面，具體包括：
1、 采購方面
1）采購款的申請。財務信息化管理系統(tǒng)在采購款申請方面主要包括兩個模塊，即政策審核功能和用款內(nèi)容的核對。所謂的政策審核功能就是指信息化系統(tǒng)能夠?qū)⒐局杏嘘P采用款申請方面的規(guī)章制度進行集成。而用款內(nèi)容的核對則是指系統(tǒng)能夠有效的將用款申請中的數(shù)據(jù)信息與采購合同中的信息進行一一的比對。
2）采購合同。財務信息化管理系統(tǒng)在采購合同方面的內(nèi)控應用主要體現(xiàn)在政策審核功能和合同比對功能上。政策審核功能就是指系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)在采購合同方面的全部政策制度進行集成和呈現(xiàn)。而合同比對功能則指的是系統(tǒng)能夠?qū)⒑炗喌牟少徍贤械男畔⒆詣油N售合同進行比對，并在數(shù)據(jù)分析整合后生成相應的報告。
3）采購價格。財務信息化管理系統(tǒng)在采購價格方面的內(nèi)控應用主要是價格比對功能和價格記錄功能。即系統(tǒng)能夠自動的將當前購買的物料價格同以前物料的歷史價格進行比對并生成報告。同時，還能將同一種名稱、型號、規(guī)格的采購物料按照采購的時間先后進行記錄、排列和存儲。
4）采購發(fā)票。財務信息化管理系統(tǒng)在采購發(fā)票方面的內(nèi)控應用主要有四個，即政策審核、發(fā)票類型區(qū)分、內(nèi)容核對、以及計算稅金損失。
2、 市場部考核控制方面
財務信息化管理系統(tǒng)在企業(yè)市場考核控制方面的內(nèi)控應用主要體現(xiàn)在以下幾個方面，即：
1）目標任務。信息化管理系統(tǒng)能夠?qū)斊诘钠髽I(yè)市場考核相關目標任務的方針和政策在系統(tǒng)中分析和集成，比便于內(nèi)控人員對市場考核情況進行實時的分析和監(jiān)控。
2）考核費用。系統(tǒng)能夠?qū)斊诘氖袌隹己酥邪l(fā)生的開發(fā)費用、通訊費用、差旅費用的標準、數(shù)據(jù)等情況在系統(tǒng)中分析和集成，以便于相關內(nèi)控管理人員對其進行分析和控制。
3）薪酬考核。系統(tǒng)能夠?qū)斊诘氖袌隹己酥杏嘘P人員薪酬的相關考核標準、內(nèi)容、制度進行整合和集成，并生成報表，以便內(nèi)控人員隨時進行監(jiān)控。
3、 費用方面
財務信息化管理系統(tǒng)在企業(yè)費用方面的內(nèi)控應用體現(xiàn)在：
1）數(shù)據(jù)的分類、索引和匯總。具體包括按照費用索引（即按照財務費用的明細賬信息進行分類、索引和匯總）；按照部門索引（即按照企業(yè)各個部門的各項費用信息進行分類、索引和匯總）；按照人員進行索引（即按照企業(yè)內(nèi)部員工的名稱進行相關費用信息的分類、索引和匯總）。
2）數(shù)據(jù)的記錄和審核。具體就是指的財務信息化系統(tǒng)根據(jù)集成的有關費用的制度和政策，分析出相應發(fā)生費用的標準，并按其進行費用的審核和記錄，對不符合標準的費用數(shù)據(jù)進行標注和說明，并在完成后生產(chǎn)相應的數(shù)據(jù)報告。
4、 銷售方面
財務信息化管理系統(tǒng)在企業(yè)銷售方面的內(nèi)控應用主要體現(xiàn)在以下幾個方面，即：
1）銷售合同。具體包括對合同的政策審核以及數(shù)據(jù)的記錄。即對簽訂的相關銷售合同進行客戶信息、簽訂時間、簽訂人員等情況進行審核，對不符合標準的進行標注，并生成相應的分析報告。同時，對正規(guī)的合同進行合同名稱、類型、金額等方面數(shù)據(jù)信息的記錄。
2）資金方面。具體指的是系統(tǒng)將發(fā)生業(yè)務所產(chǎn)生的資金（包括收入、成本、損失、費用以及利潤等方面的資金）的發(fā)生時間、人員、金額等方面的數(shù)據(jù)信息進行自動的分析、審核、記錄和核算，并與前期或者歷史同期的銷售情況進行比對，并生成相應的銷售報表。
結語：
隨著世界經(jīng)濟一體化和不斷推進，以及我國加入世界貿(mào)易組織（WTO），其我國企業(yè)面臨的國內(nèi)、國際的市場競爭壓力也越來越大，面對這些問題和挑戰(zhàn)，我國企業(yè)必須加快財務信息化管理模式的應用和推廣，提高企業(yè)內(nèi)部控制的信息化、現(xiàn)代化程度，提升企業(yè)的核心競爭力，從而不斷提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益，促進和推動企業(yè)不斷在國內(nèi)和國際市場上的壯大和發(fā)展。
參考文獻：
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關鍵詞 采購內(nèi)控 制藥企業(yè) 降本增效
中圖分類號：F406.5 文獻標識碼：C 文章編號：1006-1533(2012)17-0045-03
Effect of procurement internal control
on cost reduction and efficiency in pharmaceutical company
TANG Mei
(Shanghai New Asia Pharmaceutical Co., Ltd., Shanghai 201203, China)
ABSTRACT As the first aspect of the drug production and operation, procurement of raw materials is particularly crucial to the cost and quality control of drugs and it is an important part for pharmaceutical companies to reduce cost and enhance efficiency. How to grasp the budget, plan and price of raw materials procurement and the quality of purchased products becomes very necessary and critical. Only when a good job has been done in internal control of procurement, the benefits resulting from cost reduction can be maximized.
KEY WORDS procurement internal control; pharmaceutical company; cost reduction and efficiency
建設具有價值創(chuàng)造能力、風險控制能力的采購內(nèi)控管理體系，是制藥企業(yè)創(chuàng)造效益和提高藥品質(zhì)量的重要手段。作為醫(yī)藥行業(yè)抗生素制劑生產(chǎn)企業(yè)，醫(yī)藥原輔料采購占營業(yè)成本的比重在70％以上，因此，制定采購內(nèi)控制度是企業(yè)開源節(jié)流、降本增效的重要手段，本文通過從企業(yè)采購業(yè)務存在的風險問題進行簡要的闡述，并提出應對的制度和控制點，規(guī)范醫(yī)藥原輔料采購管理行為，更是企業(yè)實現(xiàn)源頭降本的重要途徑,真正體現(xiàn)內(nèi)部控制在采購降本增效中的作用。
1 醫(yī)藥原輔料采購活動中存在的風險
市場經(jīng)濟條件下特別是近年來醫(yī)藥行業(yè)快速發(fā)展經(jīng)濟，原料藥市場變化趨勢預測難度加大，不確定性增加，某些頭孢類原料藥的市場定價甚至可以說瞬息萬變。制藥企業(yè)的采購業(yè)務越來越難以把握，因此，企業(yè)采購風險的控制已越來越受到管理者的重視。這些風險主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1）采購政策和策略不當，市場預測不準確，采購計劃安排不合理，造成庫存短缺或積壓，可能導致公司生產(chǎn)停滯或資源浪費。
2）采購環(huán)節(jié)操作不合規(guī)（如：供應商資質(zhì)或備案不符規(guī)范、操作不合規(guī)等），造成公司遭受外部監(jiān)管機構處罰。
3）集中招標采購監(jiān)督管理難以到位，容易存在舞弊，造成公司資產(chǎn)損失。
4）供應商選擇不當，造成其提供貨物無法滿足公司生產(chǎn)和銷售的需求，導致公司利益受損。
5）供應商壟斷地位導致了不公平、不公正的購銷關系，主導采購價格，不斷漲價，造成成本失控。
6）采購相關會計處理不真實、不及時、不完整，可能導致財務報告錯報、漏報或資產(chǎn)損失。
2 建立采購管理內(nèi)控制度，規(guī)范采購行為是提升采購管理的核心工作
采購內(nèi)控建立在不違背買賣雙方交易原則的基礎上，達到對公司采購的一切活動進行有效的監(jiān)督和管理。針對制藥企業(yè)采購業(yè)務存在的風險，按照制藥企業(yè)醫(yī)藥原輔料采購特點，制定相對應的采購制度、采購程序、操作規(guī)則、招標文件等，為保證公司采購活動規(guī)范進行建立了良好的基礎。內(nèi)部控制制度就是從根本上規(guī)范行為、避免失誤、降低風險。近年來，公司對采購流程和審批層次進行創(chuàng)新和研究，明確職責，實施采購預算、計劃、決策、操作、價格控制、合同審核和資金結算分段操作分級管理的模式，制定了7個制度來加強采購業(yè)務內(nèi)部控制的力度。①采購預算制度；②合格供應商評審制度；③采購需求計劃制度；④采購合同/協(xié)議/訂單制度；⑤采購價格控制制度；⑥應付賬款管理制度；⑦采購人員道德建設制度；并重新設計采購流程（圖1），進一步優(yōu)化采購程序[1]。
3 精細化采購管理是實現(xiàn)采購降本最佳良方
面臨歐美債務危機，出口挑戰(zhàn)，制藥行業(yè)形勢不容樂觀，給原料藥市場帶來了沖擊，站在戰(zhàn)略高度看，精細采購管理工作，賦予采購部門重要的管理職能是非常必要的。
原材料物資管理的強化是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中重要的一環(huán)。本文從原材料管理工作的實際出發(fā)，分析了通過堅強內(nèi)部控制來提高材料物資的成本管理。
關鍵詞：
物資管理；內(nèi)部控制；成本
物資材料成本管理主要存在以下問題。制度環(huán)節(jié)：各項物資管理制度和職責范圍未依據(jù)現(xiàn)有環(huán)境的變化及時修改。計劃環(huán)節(jié)：材料出入庫手續(xù)辦理不規(guī)范，無法準確統(tǒng)計材料庫存量；材料物資管理信息未完全共享，物料需求、計劃崗位間協(xié)調(diào)不暢，產(chǎn)品的實際用料信息未能及時反饋傳遞，庫存信息欠缺準確性。管理環(huán)節(jié)：材料的入庫后的相關數(shù)據(jù)模糊，造成采購發(fā)票管理混亂，嚴重影響相關稅費抵扣，造成經(jīng)濟損失；材料盤點工作落實不到位，流于形式。在結合內(nèi)部控制實施細則試運行的過程中，從以下幾方面進行了整改。
一、全面加強物資內(nèi)控體系建設
1.修訂物資管理制度和流程修訂工作以內(nèi)部控制體系建設領導小組為主導，不再由物資管理部門牽頭。修訂過程中，技術設備科和計劃財務科協(xié)同物資站等相關基層單位修訂了招標管理、物資采購管理、勞動防護用品管理、倉儲物資管理、燃油管理、生產(chǎn)備品使用管理的內(nèi)部控制流程，明確管理制度和職責范圍。
2.強化材料采購的內(nèi)部控制流程物資采購計劃按制度規(guī)定由使用單位提出申請，物資站根據(jù)庫存情況及年度預算及實際生產(chǎn)情況編制計劃由技術設備部審查，經(jīng)審批后，由物資站根據(jù)采購計劃編制采購方案，物資站采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。從檢查采購方案是否經(jīng)物資站負責審核，是否明確采購物資的具體數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、采購方式等，相關審定是否符合權限環(huán)節(jié)進行管理控制。
二、強化物資采購前預算、供應商管理
1.計劃環(huán)節(jié)和信息共享在生產(chǎn)系統(tǒng)和物資管理系統(tǒng)中，著重解決物料信息共享問題；根據(jù)產(chǎn)品計劃，編制有指導意義的物資年度預算。在信息通信中心物資管理云平臺中，根據(jù)港埠公司碼頭生產(chǎn)散、雜的特點，設計專用統(tǒng)計報表；創(chuàng)新性的增設合同臺帳及比質(zhì)比價統(tǒng)計表，通過結合年度預算，有效的增強了年度預算落實情況。
2.建立供應商檔案及評價制度供應商的選擇與管理，決定著采購活動的成功實現(xiàn)，良好的采購工作能夠促進雙方互利共贏，從而有效地維護企業(yè)利益。
三、采購工作中成本及風險管理
1.確定供應商與價格該環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點，可使公司的采購預算資金得到有效的使用。首先，物資站根據(jù)審定的采購方案，通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應商與采購價格；其次，招標小組（由紀委、使用單位、物資站、計劃財務科等相關人員組成）組織評標評選供應單位。并定期核查該過程是常規(guī)供應采購是否經(jīng)過詢比價，詢比價記錄是否完善；對大宗、重要物資的采購是否采取招標方式，招標過程是否合理規(guī)范；應集中采購的材料是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象，相關審定是否符合權限。
2.合同簽訂與管理，規(guī)避采購風險，維護合法權益由港埠分公司辦公室負責合同的審查及管理，規(guī)范合同管理工作，降低合同風險；通過資質(zhì)信用管理，建立供應商誠信檔案體系，降低了履約風險；通過合同風險點管理，強化合同履行的風險意識，減少合同履行風險；通過合同履行管理，加強經(jīng)營過程的控制能力，提升公司精細管理水平。同時，在港埠分公司財務部門實行購貨合同不合規(guī)不付款的制度規(guī)定，以進一步加強物資采購的內(nèi)控管理。
四、采購款項往來核查管理
公司財會部門應依據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時作賬務處理。采購款的支付應由采購部門根據(jù)采購合同及到貨情況提出申請，填制付款申請單，附齊相關單據(jù)，經(jīng)采購部門負責人審核簽字，公司分管領導審批后送財會部門審核，財會部門根據(jù)資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù)，采購款支付應經(jīng)總會計師審批后辦理。該環(huán)節(jié)的重點是檢查財務入賬手續(xù)是否齊全，暫估入賬是否及時合理；檢查采購款支付的依據(jù)是否齊全，與合同約定是否相符，發(fā)票是否符合稅務機關的要求相關審批是否符合權限。在日常的付款中采用先對帳后付款的方法實現(xiàn)對往來款項時時核對，年末對每一往來款項實行全面核對。統(tǒng)一繳納增值稅，增值稅在繳納過程中可以獲得以成本為依據(jù)的進項稅抵扣。這就使得對原材料采購稅費籌劃顯得尤為重要。通過提前對供應商進行一般納稅人的情況調(diào)查并與簽訂了協(xié)議（開局增值稅發(fā)票價格不變，及部分商價格浮動的范圍），實現(xiàn)了營改增管理的平穩(wěn)過渡。掌握市場信息動態(tài)，降低燃油成本。燃油價格隨市場波動極大，為避免多頭采購提高采購業(yè)務效率減低采購成本。通過與中國石油化工總公司石油分公司簽訂了長期供貨合同，在享受會員待遇的同時，還可以得到價格變動的信息預報。在預計價格上調(diào)的前一兩天，調(diào)集資金集中采購。2013年，40%的燃油是在價格上調(diào)前購買的，按平均每噸上調(diào)60元算，全年僅燃油款一項估計節(jié)約十萬元。
五、整合加快沉淀資金的運用
通過全面的倉庫清查工作，對庫存物資進行清查、盤點、做到準確及時地反映真實庫存量。按照內(nèi)部控制的要求聯(lián)合港埠分公司物資站重點做了以下工作：2013年5月在“三壓縮”“二減少”“一加快”物資清查的基礎上，將公司劃撥出去的980C、980F裝載機的配件，價值70余萬的閑置配件轉(zhuǎn)給了集團內(nèi)維修中心，既盤活資產(chǎn)準確又反映庫存量。利用物資管理系統(tǒng)及時查找?guī)齑嫘畔?。通過及時了解庫存動態(tài)，并且根據(jù)物資系統(tǒng)的統(tǒng)計，每月進行盤點，每半年進行清查，做到帳物卡相符，及時糾正所發(fā)現(xiàn)的問題。針對燃油等管理的高風險領域，權衡成本效益之后，采取控制措施將風險控制在可控范圍。例如，使用IC卡加油系統(tǒng)使燃油庫存日清月結，能夠?qū)θ剂蠈嵭袆討B(tài)管理。建立了存貨盤點制度，每年末開展全面的盤點清查。由物資站、技術設備科、安全質(zhì)量科、商務科、綜合服務站等基層單位分別組成清查小組由各部門負責人任組長，每個小組成員中有一名財務人員，按照內(nèi)控制的要求清查結果形成涵蓋清查人員、時間、過程、物資明細、盤盈、盤虧的原因及處理意見等內(nèi)容的書面文件。
六、建立分析與考評制度
財務部部門應會同有關部門定期對計劃準確率、保證供應率、質(zhì)量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進行分析，并及時向公司領導報告。同時，嚴格的考核是使規(guī)章制度落到實處的重要保障，港埠公司一方面需加強考核工作本身的精細化，另一方面需維護考核的嚴肅性，對查出的問題及時提出，獎罰分明，并竭力協(xié)助二級單位解決，尤其在降低主材消耗上嚴格考核，把消耗降到最低。針對材料消耗超標的單位，共同查找原因研究解決辦法，并將考核結果與獎勵進行掛鉤。
七、切實提升控制管理的執(zhí)行效率
在建立了完善的內(nèi)部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎上，是否能夠有效執(zhí)行便成為關鍵環(huán)節(jié)。在提升執(zhí)行效率方面，一方面，延伸監(jiān)督過程，由以往的事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進行轉(zhuǎn)變；另一方面，拓寬監(jiān)督管理渠道，充分發(fā)揮群眾監(jiān)督，督促和約束采購部門的效率和質(zhì)量，提升內(nèi)控的有效運行。制定內(nèi)部控制管理考核及責任追究制度，明確相關部門及員工在內(nèi)部控制管理中承擔的責任，并進行執(zhí)行情況的考核。追究因工作責任心不強造成嚴重損失后果的人員的責任，并通過必要的處罰以警醒各級管理人員的履職意識，減少因機關內(nèi)部冗余拖沓而造成的不必要的內(nèi)控浪費。
八、結語
[關鍵詞]石油；EPC項目；總承包方；項目管理；采購管理
[DOI]1013939/jcnkizgsc201623046
1概述
目前，大多數(shù)石油項目均采用了EPC（Engineering Procurement Construction）的項目管理模式――指整個項目由單一的總承包方或幾方聯(lián)合組成聯(lián)合體承攬整個項目的設計、采購、施工安裝、試運行等工作直至交付最終業(yè)主，并對項目的質(zhì)量、安全、工期和造價等全部負責。不同于國際EPC工程建設，石油EPC項目不僅涵蓋了總承包方去海外參與投資和建設施工，還包括國際公司來總承包方所在國進行投資和建造施工。
在國際石油EPC項目中，公認以美國項目管理學會（PMI）的項目管理知識體系指南（Project Management Body of Knowledge）中的管理方法為準則進行項目管理，該學會將項目管理分為九大知識領域，分別為范圍管理、時間管理、費用管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、采購管理和綜合管理?？偝邪綄Σ少徆芾硪o予足夠重視不僅限于此，還因為通常一個項目中，采購成本會達到投資總成本的40%～70%，且所跨度時間幾乎貫穿于整個項目的生命周期，采購范圍也不僅包括了有形貨物的采購，如設備和材料等，還包括了無形貨物的采購，如技術咨詢服務、法律咨詢、圖紙設計、文件編制等。簡言之，采購管理具有投入多、時間長和產(chǎn)品多樣化的特點。
雖然采購管理的特點決定了采購不同種類產(chǎn)品需有不同的標準且要符合最終業(yè)主對質(zhì)量和工期等的要求，但采購管理在流程上具有一定的共性，可大體分為兩個階段，即準備階段和執(zhí)行階段。其中，準備階段包括了制訂采購計劃、詢報價和渠道選擇，執(zhí)行階段即合同執(zhí)行包括合同管理和收尾。文本將按照如上兩個階段對采購管理的流程進行梳理，分析出需重點注意的環(huán)節(jié)。
2采購管理的重點
2.1采購準備階段
項目啟動之初，根據(jù)項目的總體計劃和服務范圍以及施工過程中所需資源制訂采購計劃，需要考慮是否要采購、何時采購，采購何種產(chǎn)品數(shù)量多少等問題。同時，采購計劃還需考慮最終業(yè)主對項目的技術、質(zhì)量和工期等要求。一份詳盡且貼近項目需求的采購計劃不僅決定了某類產(chǎn)品應何時進行詢報價采購，還影響了后續(xù)整個采購的順利執(zhí)行。
根據(jù)采購計劃以及最終業(yè)主對項目的技術和質(zhì)量要求，總承包方向一定范圍內(nèi)的供應商發(fā)送詢價進行招投標，通常所詢價的供應商屬于總承包方的合格供應商且在短名單中，以便縮小詢價范圍，減少工作量。供應商在符合技術標后，按照技術要求和供貨范圍可開始商務報價?？偝邪骄C合評判技術標和商務標后，選定出中標方并向中標方發(fā)送中標通知書。
此外，為了方便后續(xù)商務談判，總承包方可以在招標時將稍后要簽訂的合同范本提供給投標的供應商，讓其在投商務標時確認合同范本，避免了后續(xù)在簽訂合同文本時進行長時間的談判。一般來說，總承包方應有專門的不同采購類別的合同范本，根據(jù)產(chǎn)品的不同，選擇對應不同的合同文本，例如國內(nèi)采購的貨物文本不同于國際采購貨物的文本，法律咨詢服務的合同文本又區(qū)別于監(jiān)理服務的合同文本。標準化合同范本的管理有利于總承包方根據(jù)實際情況以及之前的EPC經(jīng)驗進行合同范本的優(yōu)化，減少合同文本帶來的法律風險。
2.2采購執(zhí)行階段
采購執(zhí)行階段包括了合同管理和收尾兩個部分。合同管理又包含了合同簽約履約控制和質(zhì)量控制兩方面，其中履約是指是否供應商和總承包方履行了合同所簽訂的條款，質(zhì)量控制即是供應商所提供的產(chǎn)品是否滿足了技術要求。合同收尾是指在采購合同履行完畢，或因故中斷以后，所開展的各種采購結算和交接決算的過程，包括對采購的貨物和服務進行最后驗收，確認合同已經(jīng)完成以及解決進展中所遺留的問題等工作。
在總承包方與供應商簽約合同時，總承包方為了壓縮成本，實現(xiàn)降本增效的目的，在合同的付款條款中減少預付款比例，甚至可以將付款節(jié)點改為服務完成或貨物到達目的地驗收合格以及背靠背簽訂成最終業(yè)主驗收合格時支付。在質(zhì)保金方面，扣留質(zhì)保金明顯比供應商開立質(zhì)保保函更能減少總承包方的資金支出，節(jié)省資金成本，同時還可以加大質(zhì)保金扣留的比例。在付款方式上除國際采購無法避免常規(guī)的信用證議付以外，其他服務支持或采購可以考慮銀行承兌匯票等非電匯形式，也可進一步減少總承包方的資金成本，達到降本增效，利潤最大化的目的。
在履行已簽訂合同時，按照項目管理制度及時向項目的各個管理層匯報合同執(zhí)行情況，避免瞞報漏報，特別是重大的石油EPC項目，可以做定期的跟蹤簡報以方便項目高級管理層知曉項目每個層次的進展，及時對后續(xù)的項目執(zhí)行工作給予建議。特別是當雙方遇到合同爭執(zhí)或執(zhí)行與合同條款有偏差時，總承包方除需及時向管理層匯報以外，還應盡快咨詢法務部門或相關的專業(yè)律所，以避免法律風險進一步擴大。
在質(zhì)量控制方面，若總承包方采購的是某一產(chǎn)品或材料，則根據(jù)產(chǎn)品的情況考慮是否在生產(chǎn)過程中派遣監(jiān)理入駐，以控制產(chǎn)品的質(zhì)量，保證產(chǎn)品在生產(chǎn)建造時符合技術要求，同時，在產(chǎn)品出廠時，對于關鍵設備的FAT，除監(jiān)理在場以外，總承包方也應派遣相關人員共同參與。產(chǎn)品出廠后的運輸以及涉及的報關清單等，應與供應商在合同簽約時就明確運輸或報關清關的責任，并在產(chǎn)品運抵目的地時，做好驗收工作。在驗收時，總承包方應特別注意文件資料的交付情況，特別是國內(nèi)的供應商，文件資料部分一直是薄弱環(huán)節(jié)，而通常最終業(yè)主是國際公司，對文件資料的要求一直很高，所以必須予以重視?？稍诤贤灱s時即有專門的附件規(guī)定文件資料的提交范圍、格式和字體等要求。在合同中可以規(guī)定若文件資料不符合要求，則視為產(chǎn)品未通過驗收，以督促供應商及時提交符合要求的文件資料，避免影響整體的項目進度。
另外，在項目文控方面，除按照業(yè)主要求提交相關的文件以外，總承包方內(nèi)部不僅有整個EPC項目的文件存檔，還應有針對每類采購產(chǎn)品的文件存檔，所存檔文件包括了從該類產(chǎn)品的招投標直至合同執(zhí)行結束，使得整個采購過程具有書面追溯性，也使得整個EPC項目的內(nèi)控管理更完善。
最后，在整個采購結束后，應對供應商進行內(nèi)部評價，以便作為下次采購的參考，同時，也可根據(jù)采購的執(zhí)行情況，不斷完善總承包方內(nèi)部的供應商體系建設，進一步加強供應商管理，定期做好合格供應商的維護。
3建議
每個石油EPC項目的實際情況均有所不同，所投資或建造施工的標的也不完全一樣，但就采購管理而言，流程均是萬變不離其宗。做好采購管理可以幫助總承包方盡可能地降低項目成本，特別是加強合同內(nèi)控管理并做好供應商管理，定期更新供應商資料維護等工作，更有助于總承包方在項目啟動之時，就快速選定招投標的短名單，節(jié)省項目時間。雖然總承包方希望項目利潤最大化，盡可能地減少成本，但在采購時，也應處于整個EPC項目的戰(zhàn)略高度，不僅關注于成本，更要關注于質(zhì)量，以為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務為目的，維護好市場的同時更有利于開拓后續(xù)市場。
參考文獻：
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[2]郭麗，劉軍.淺談EPC國際工程項目的采辦管理[J].經(jīng)濟師，2012（1）.
一、工程項目建設過程內(nèi)部控制存在的問題
第一，資金問題。在工程項目建設過曾當眾，資金是一個重要的控制內(nèi)容，能夠反映工程企業(yè)的資源調(diào)配是否合理，反映工程項目的投入與產(chǎn)出資金流情況。在大型的工程項目當中，如果缺乏嚴格的資金控制，對資金獲取以及使用加以合理規(guī)劃與控制，容易因為資金斷裂導致工程建設的停工，給工程企業(yè)帶來嚴重損失。對工程企業(yè)而言，建設過程當中的原材料等費用都需要事先墊付，如果無法合理配置資金，往往無法保證工程順利竣工[1]。第二，法律問題。工程建設過程當中往往涉及各種合同，例如施工合同、勞務合同、材料采購合同以及監(jiān)理合同，這些合同的內(nèi)容以及行業(yè)眾多，因此合同當中需要明確規(guī)定雙方的義務以及權利，明確各種問題的處理方案。不過在工程項目的合同當中，容易出現(xiàn)一些語焉不詳?shù)膯栴}，未能明確規(guī)定雙方權利以及義務，從而影響工程建設的順利進行。常見的法律問題主要集中在勞務合同以及外包合同當中。第三，安全問題。近年來頻繁出現(xiàn)的施工安全事故引起社會的高度關注。安全問題可以說是工程建設過程中的一個重要環(huán)節(jié)，管理效果直接影響到施工工作人員的健康以及生命安全，工程建設當中存在很多危險源，威脅到施工人員的安全。工程企業(yè)在安全管理的技術以及制度方面存在很多問題，并且安全管理的意識以及教育也不夠重視，從而埋下安全問題的隱患。第四，質(zhì)量問題。工程建設過程當中，施工人員的技能水平、管理人員管理水平以及材料質(zhì)量等都會直接影響到施工質(zhì)量[2]。同時設計階段施工方案不夠科學，也會影響到后續(xù)的建設工作。
二、工程項目建設過程內(nèi)部控制的關鍵措施
1.1采購業(yè)務內(nèi)部會計控制制度的目標采購業(yè)務內(nèi)部會計控制制度的目標是合理經(jīng)濟的進行各種采購業(yè)務，保證生產(chǎn)經(jīng)營管理的需求；支付款項后及時、足額的獲得相應的物品或勞務；嚴格履行審批制度，按合同協(xié)議付款，維護企業(yè)良好的聲譽。要達到這些目標首先要對不相容的崗位要相互分離、制約與監(jiān)督。在采購環(huán)節(jié)不相容的崗位包括請購與審批；詢價與確定供應商；采購合同的訂立與審計；采購與驗收；采購、驗收與相關會計記錄；付款審批與執(zhí)行；對一些企業(yè)特殊物資的采購計量與驗收必須分離。例如以原煤為主要材料的化肥企業(yè)，煤炭的消耗與盤存數(shù)量不是很準確，如果購進時計量與驗收不相互制約很容易造成煤炭虛入庫，產(chǎn)生管理漏洞。原湖南湘東化肥廠倒閉清算時，煤炭盤虧幾千噸，究其原因是控制監(jiān)督不嚴日積月累引起的。每個企業(yè)必須根據(jù)自己的采購特點，因地制宜建立一套適合自己企業(yè)的內(nèi)部會計控制制度。其次是要嚴格授權批準制度。單位明確審批人對采購與付款業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購、付款業(yè)務的職責范圍與工作要求。嚴禁審批人超權限審批。單位對于重要和技術性的采購業(yè)務，應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴重損失。再次要執(zhí)行完整的采購登記制度。單位應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務，并在采購各環(huán)節(jié)做好相關記錄，填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單（或采購合同）、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件與憑證的相互核對工作。
1.2企業(yè)采購業(yè)務的會計控制要點
1.2.1請購環(huán)節(jié)的控制。原材料或零配件的請購，一般由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃的需求提出請購要求，材料保管部門根據(jù)庫存量核實是否采購；對于大批量生產(chǎn)且產(chǎn)品生產(chǎn)穩(wěn)定的企業(yè)，保管部門應考慮經(jīng)濟進貨批量，可在庫存材料達到最佳存量時提出請求，經(jīng)相關授權人員簽字后送交采購部門。采購人員審查請購要求是否合理，并根據(jù)市場行情進行采購所需要的資金估算，簽署同意采購的意見后交資金預算部門審批，資金預算部門確認在生產(chǎn)經(jīng)營項目的資金預算范圍，同意審批，簽字后交采購部門辦理采購手續(xù)。對于特殊項目如資本性支出、保險、廣告、法律、審計服務，一般由專門指定人員提出請購，由企業(yè)決策層進行聯(lián)合審簽或集體商議審批。
1.2.2采購環(huán)節(jié)的控制。采購部門在正式填制訂單前，對不同供應商的供應物品的價格、質(zhì)量指標、折扣和付款條件以及供貨時間等資料進行比較，選出商業(yè)信譽好、產(chǎn)品質(zhì)量好、價格優(yōu)惠的供應商（通常說的貨比三家）。對于大批量采購的原材料或零配件等要做好各種采購數(shù)量對成本影響的成本分析。訂單簽好后必須編號并由授權人簽字，正聯(lián)送供應部門，副聯(lián)送驗收部門，之后應監(jiān)控訂購單的處理，以確認商品是否收到并及時入賬。
1.2.3驗收環(huán)節(jié)的控制，購入商品或勞務的驗收工作應與請購、采購和會計部門的工作相分離。驗收部門根據(jù)有效的購貨訂單上的數(shù)量和質(zhì)量要求及相關合同、協(xié)議，對供應商發(fā)運的商品進行驗收：如商品的品名、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、到貨時間、商品完好程度等。商品的質(zhì)量檢驗至關重要，其質(zhì)量好壞的判斷有些依靠驗收人員的工作經(jīng)驗和工作責任心，有些靠相關部門技術人員核定，對于部分特殊的商品鑒定必須具備豐富的專業(yè)知識或經(jīng)過儀器、實驗的測定。不管質(zhì)量檢驗過程如何，企業(yè)各級管理部門必須嚴格把好這個關，它是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營好壞的保證。對于有些商品或勞務直接由部門使用（不需經(jīng)過倉管部門）如：工程物資直接使用、設備、資產(chǎn)的維護建設，勞務支出等，控制程序應根據(jù)企業(yè)相關管理程序完善請購程序后辦理工程勞務，企業(yè)驗收部門根據(jù)請購或報批手續(xù)、合同進行工程勞務驗收并出具驗收結算報告單，交相關部門負責人審簽。驗收單是確認資產(chǎn)或費用以及與采購有關的負債是否存在和發(fā)生的重要保證。會計控制必須定期檢查驗收單的序號、驗收單必須經(jīng)驗收人員、倉儲人員、材料會計三方簽字才能作為入賬憑據(jù)。一些內(nèi)控管理不完善企業(yè)，倉庫管理員兼驗收員利用企業(yè)管理混亂，虛開驗收單與發(fā)票到財務報賬，一次性經(jīng)濟損失達40余萬元。
1.2.4存儲環(huán)節(jié)的控制。存放商品的倉庫應相對獨立，限制無關人員接近。儲存驗收的商品由獨立部門負責。貨物入庫前倉儲人員應進行點驗和查對，并在驗收單上簽收，倉儲人員將存貨按商品特征填列標簽，分類存放并設置安全措施。
1.2.5退貨與折讓的控制。采購部門接到驗收報告后，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量或質(zhì)量不符合訂單的要求，及時電告或函告供應商。對于數(shù)量短缺，要求供應商及時補足。對于質(zhì)量問題，則通知倉庫不得發(fā)放該批商品，再決定退貨或者要求供應商給予適當?shù)恼劭?。當合適的折讓一經(jīng)確定，采購部門即編制借項憑單，通知會計部門調(diào)整應付賬款。對于退貨的商品，采購部門應編制退貨通知單，授權運輸部門退回商品，商品退回后及時通知采購部門和會計部門。
1.2.6應付賬款的控制。商品或勞務的購進借方反映資產(chǎn)的增加，貸方反映應付賬款的增加或資金減少。應付賬款的記錄應獨立于請購、采購、驗收、付款以保證采購環(huán)節(jié)的控制有效實施，防止錯誤和欺詐行為的發(fā)生。應付賬款的入賬必須取得和審核各種必要的憑證后才能進行，這些憑證包括請購單、驗收報告單、購貨訂單、材料入庫單、稅務監(jiān)制發(fā)票、相關合同與協(xié)議等。要求憑證記錄完整、客觀、真實，經(jīng)授權人簽字。月末核對供應商往來明細，如發(fā)現(xiàn)錯誤，及時與供應商取得聯(lián)系，查清原因，完善手續(xù)，調(diào)整差異。
1.2.7付款環(huán)節(jié)的控制。對于根據(jù)發(fā)票直接付款的手續(xù)，財務人員復核供應商發(fā)票的數(shù)量、價格、折扣條件、匯總金額、合法要素等與原始憑證（附件）是否相符，業(yè)務是否客觀；對于發(fā)票已入賬進行往來賬單付款的，必須填制往來付款審批單，由主管會計核實明細賬戶及付款條件后經(jīng)相關審批程序后付款。
2加強企業(yè)采購成本管理
采購成本包括進價成本和進價費用，其中：進價成本又稱購置成本是指存貨本身的價值，等于數(shù)量與單價的乘積。在一定時期進貨總量即一定條件下，無論企業(yè)采購次數(shù)如何變動，存貨進價成本通常價格相對穩(wěn)定（假定物價不變且無采購數(shù)量折扣），屬于決策無關成本。進貨費用又稱訂貨成本是指企業(yè)為組織進貨而開支的費用，如：辦公費、差旅費、郵資、電話電報費、運輸費、檢驗費、入庫搬運費等支出，進貨費用與進貨次數(shù)有關：差旅費、郵資、電話電報費與進貨次數(shù)成正比，這類變動性進貨費屬于決策的相關成本，另一部分與進貨次數(shù)無關，如：專設采購機構基本開支，這類固定性進貨費用則屬決策無關成本，怎樣合理控制采購成本，以最小成本投入創(chuàng)造最大效益。
2.1采購價格的管理（把價格質(zhì)量關）①各生產(chǎn)、經(jīng)營、服務部門根據(jù)生產(chǎn)計劃做好年度、月度物資需求計劃單（必須載明物資規(guī)格型號、技術參數(shù)、到貨時間），報主管負責人審核后交物資采購部門進行集中采購。②各物資采購部門根據(jù)各生產(chǎn)、經(jīng)營、服務部門審簽后請購單編制一式三聯(lián)部門物資采購計劃匯總表，按采購物資類別填列品名、規(guī)格型號、采購商家、市場詢價、歷史價格、庫存數(shù)量、市場動態(tài)、到貨日期、采購模式（集中采購、招標采購、分散采購）等信息報主管領導及預算部門審簽后，一份交財務部門、一份交預算部門、一份留采購部門。三個部門相互牽制與監(jiān)控，共同把好請購、資金預付及價格審核關，完善事前控制手續(xù)。③采購部門根據(jù)采購計劃單及采購信息建立采購臺賬、在供應商選擇時做到貨比三家并建立供應商信息檔案，引入供應商信譽評估機制，選擇質(zhì)量、價格、信譽好的供應商，為企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量管理、成本優(yōu)化奠定良好基礎，在物資采購管理過程中堅決制止那種只按計劃采購，不論價格高低、質(zhì)量好壞、中飽私囊的行為。價格是降低成本的途徑，質(zhì)量是降低成本的基本保證。為控制好采購物資價格與質(zhì)量，財務部門必須根據(jù)驗收入庫單，有法律效應的合同文本、價格申報單辦理入賬付款手續(xù)，涉及大的勞務價格的采購物資必須留一定的保證金，等設備運行良好后才能付款。對于大批量購進物資在合同協(xié)商時盡量爭取貨物采購折讓和折扣，將采購價格降到最低。
2.2進貨費用的控制前面講到進貨費用的構成，要降低進貨費用可采取下面兩個途徑。①采購人員應根據(jù)經(jīng)濟合理原則，事先選擇物資運輸路線和運輸方式，努力實現(xiàn)直達運輸和就近采購，開展聯(lián)運、代運減少運輸費用。不盲目采購，盡量節(jié)省其它采購費用。②物資采購要適時，應樹立經(jīng)濟進貨批量的觀念。經(jīng)濟進貨批量是能夠在一定時期存貨達到最低點的進貨數(shù)量，決定經(jīng)濟批量成本因素，主要包括變動性成本進貨費用，變動性固定成本及允許缺貨的缺貨成本，不同成本項目與進貨批量呈現(xiàn)不同變動關系，減少進貨批量，增加進貨次數(shù)在影響儲備成本降低的同時也會導致進貨費用與缺貨成本提高，相反增加進貨批量，減少進貨次數(shù)，盡量有利于降低進貨費用與缺貨成本，同時會影響儲存成本的提高。因此，如何協(xié)調(diào)各項成本之間的關系，使其總和保持最低水平，是企業(yè)組織進貨過程需要解決的主要問題?；窘?jīng)濟進貨批量以數(shù)學公式來表示：P———單位采購成本；Q———經(jīng)濟進貨批量；A———某種存貨年度計劃進貨批量；B———平均每次進貨費用；C———單位存貨年度單位儲存成本；則經(jīng)濟進貨批量（Q）＝2AB/C姨經(jīng)濟進貨批量的存貨總成本（TC）=2ABC姨經(jīng)濟進貨批量平均公司資金（W）=QP/2=PAB/2C姨年度最佳進貨批次（N）=A/Q=AC/2B姨這是在假定條件下的經(jīng)濟進貨批量模式，在實際生活中物資的購進存在價格折扣與缺貨成本下的經(jīng)濟進貨批量。所以我們在成本核算時要具體問題具體分析。
3建立與供應商的長期戰(zhàn)略伙伴關系，形成供應鏈的團隊
（一）固定資產(chǎn)信息溝通渠道不暢通，重復購建嚴重
由于固定資產(chǎn)歸口管理，相關部門缺少有效溝通，各使用部門為方便自己使用，一味追求“小而全”，固定資產(chǎn)在購置前缺乏合理方案論證，缺乏統(tǒng)一調(diào)劑配置，造成了大量重復購置。學校缺乏整體統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)，各系部、處室、院所之間互不溝通，設備不能共享使用，造成部分固定資產(chǎn)購置后出現(xiàn)低效運轉(zhuǎn)，利用率和使用效率都不高，有的甚至長期閑置，造成資源嚴重浪費。
（二）固定資產(chǎn)信息記錄不對稱，賬實不符突出
目前部分高校財務部門只對固定資產(chǎn)進行價值核算，不設置臺賬，使得賬物相互分離，由于沒有建立嚴密的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，使得固定資產(chǎn)管理部門、使用部門和財務部門信息記錄不對稱，會計核算時有滯后，再加上固定資產(chǎn)日常管理中，未嚴格執(zhí)行資產(chǎn)的清查盤點制度，導致賬實不符現(xiàn)象較為突出。如某些高校自建的建筑物已使用多年，因未辦理竣工決算和審計手續(xù)，財務部門因此而無法入賬。某些高校將固定資產(chǎn)投入校辦產(chǎn)業(yè)時沒有嚴格履行有關手續(xù)，造成該部分資產(chǎn)在賬面上屬于學校，實質(zhì)上被校辦企業(yè)無償使用，造成資產(chǎn)流失。
二、完善內(nèi)控制度及建立評價指標體系
（一）健全固定資產(chǎn)內(nèi)控制度，提高責任管理意識
高校在遵循國家有關法律政策前提下，結合單位實際，建立一套安全完整且操作性較強的固定資產(chǎn)內(nèi)控制度體系，以保證資產(chǎn)的安全完整和使用效益，通過建立固定資產(chǎn)清購與審批、驗收使用、清查盤點、處置收益等各項管理制度，健全資產(chǎn)管理的內(nèi)控責任制，要全員參與，明確各方職責，分工到人，做到既相互配合又互相制約。
（二）遵循不相容崗位相分離管理原則，確保各環(huán)節(jié)有效監(jiān)控
固定資產(chǎn)管理崗位存在不相容性，如擬購建固定資產(chǎn)的預算編制與審批；采購、付款與驗收；處置環(huán)節(jié)的申請、審批與執(zhí)行；業(yè)務辦理與會計核算等，建立健全不相容崗位控制制度，嚴格分工，明確職權，相互牽制，落實責任。在固定資產(chǎn)采購環(huán)節(jié)要強調(diào)采購過程的公正、規(guī)范和透明，積極推行政府采購和公開招投標方式。單位對于大額固定資產(chǎn)采購業(yè)務應實行集體決策和審批，避免決策失誤。承擔采購任務的部門應在充分熟悉和掌握供應商的情況下，通過多方比質(zhì)比價辦法來確定供應商，簽訂供銷合同。對已中標的廠商，可隨時到現(xiàn)場對生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品質(zhì)量進行抽查監(jiān)督。在固定資產(chǎn)驗收環(huán)節(jié)，需要由資產(chǎn)管理部門牽頭，資產(chǎn)使用部門、財務部門和監(jiān)察審計部門共同參與實施。驗收時要將固定資產(chǎn)的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、技術參數(shù)等項目與固定資產(chǎn)采購合同擬定的協(xié)議進行逐項比較，對技術參數(shù)部分還要進行相關技術測試。固定資產(chǎn)驗收完成后，資產(chǎn)管理部門應及時出具驗收報告單，驗收信息，辦理固定資產(chǎn)建卡、編號、倉儲登記、會計入賬、部門使用調(diào)配等手續(xù)。
在固定資產(chǎn)使用環(huán)節(jié)，日常的維修和保養(yǎng)業(yè)務由固定資產(chǎn)使用部門負責。固定資產(chǎn)使用部門主要負責人對本部門使用的國有資產(chǎn)的真實性、完整性、安全性負全責，將固定資產(chǎn)管理納入部門工作責任目標中，并作為部門領導工作業(yè)績衡量指標，從而改變對公共財產(chǎn)重使用、輕管理的局面。固定資產(chǎn)管理部門需要定期對固定資產(chǎn)進行盤點和清查，以落實檢查責任，及時消除風險。在固定資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)，按照“分級管理、分級負責”的原則，嚴格履行審批手續(xù)，要把“審批”作為關鍵控制點。明確什么樣的固定資產(chǎn)需要處置、如何處置、誰具有審批權限、需承擔什么樣的責任等，并完善處置資產(chǎn)的資料檔案。資產(chǎn)處置前，資產(chǎn)管理部門應組織專人對擬處置的固定資產(chǎn)進行論證、評估或技術鑒定，提出具體處理意見。在具體處置過程中，資產(chǎn)管理部門要區(qū)分不同情況，針對固定資產(chǎn)不需用、未使用、投資轉(zhuǎn)出和正常報廢等情形采取相應的控制程序和處置方案，并報學校相關授權領導審批。加強內(nèi)部調(diào)配固定資產(chǎn)控制，完善交接手續(xù)，確保賬物流向一致。規(guī)范資產(chǎn)處置收入，學校固定資產(chǎn)用于對外投資、出租等取得的收入應當按照有關規(guī)定及時繳入非稅，納入學校預算，統(tǒng)一管理。
（三）建立固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制評價指標體系
高校在固定資產(chǎn)管理過程中，應建立一套健全的、符合實際情況的、具有可操作性的評價指標體系，主要從以下幾個方面進行：第一，評價制定的內(nèi)部控制制度在形式及設計上是否完善、合理；各控制方法的環(huán)節(jié)是否符合基本原則及要求；需要控制的各控制點是否都建立了相關的控制措施。第二，針對評價發(fā)現(xiàn)的問題，應當采取何種措施來控制和完善，及時改進固定資產(chǎn)內(nèi)控的缺陷。第三，評價各項制度的實施情況，是否真正發(fā)揮了良好作用。
（四）加強內(nèi)部和外部監(jiān)督
內(nèi)部控制強調(diào)過程控制，固定資產(chǎn)內(nèi)控要保證較好的執(zhí)行效果，需要內(nèi)部和外部監(jiān)督相結合。內(nèi)部監(jiān)督主要依靠高校內(nèi)部監(jiān)察審計部門參與固定資產(chǎn)采購、驗收、處置等環(huán)節(jié)，在日常管理中多調(diào)查、傾聽職工對包括教學儀器、設備在內(nèi)的使用和管理意見，加強管理意識和責任。另一方面還需對固定資產(chǎn)管理存在的問題進行積極反饋，以完善內(nèi)部控制。高校應明確固定資產(chǎn)的監(jiān)督管理責任，具體使用部門和個人應承擔相關資產(chǎn)的監(jiān)督和管理責任。此外，固定資產(chǎn)作為高校重要的國有資產(chǎn)，還要依靠上級財政部門、主管部門、審計部門以及社會等方面進行定期或不定期的外部監(jiān)督，做到專項檢查與日常監(jiān)督相結合，事前、事中與事后監(jiān)督相結合。上級部門可每年抽樣部分高校，委托會計師事務所進行全面或?qū)ｍ棇徲嫛Ｍㄟ^外部監(jiān)督可以發(fā)現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督不足現(xiàn)象和不易發(fā)現(xiàn)的內(nèi)控漏洞，以便加強改進，促進高校固定資產(chǎn)內(nèi)控系統(tǒng)地完整有效。
三、改善高校固定資產(chǎn)內(nèi)控管理的對策
（一）固定資產(chǎn)組織人員控制
通過設立固定資產(chǎn)管理的內(nèi)部機構并按不相容職務相分離原則進行崗位分工，明確各自職責范圍而形成的組織與人員控制制度，組織控制的核心內(nèi)容主要有組織機構的設置、崗位制約、崗位責任、職務分離等方面。人員控制主要指專業(yè)相關、不相容職務互相分離、監(jiān)督和制約。以高校固定資產(chǎn)管理實行資產(chǎn)歸口管理部門、資產(chǎn)使用部門和財務部門三者相結合的管理模式，資產(chǎn)歸口管理部門牽頭負責固定資產(chǎn)管理工作,各系部、處室、院所等使用部門負責固定資產(chǎn)保全管理，財務部門主要負責固定資產(chǎn)價值管理。各部門的職責權限必須得到授權，且保證在各自授權范圍內(nèi)的職責職權不受外界干預。
（二）固定資產(chǎn)授權審批控制
通過明確賦予固定資產(chǎn)經(jīng)辦人員和審批人員相應權限來進行相互牽制控制，主要明確固定資產(chǎn)采購、驗收、保管、調(diào)配與處置等各個環(huán)節(jié)相關人員承擔的工作要求和職責范圍。經(jīng)辦人和審批人在各自授權范圍內(nèi)分工協(xié)作，凡審批人未經(jīng)授權或越權審批的，經(jīng)辦人有權拒絕辦理，并可向?qū)徟松霞壥跈嗖块T報告。經(jīng)辦人員依據(jù)固定資產(chǎn)業(yè)務流程，以符合內(nèi)控要求的記錄單據(jù)來完成固定資產(chǎn)控制各環(huán)節(jié)。
（三）固定資產(chǎn)會計系統(tǒng)控制
我國會計法律要求，高校財務部門應建立嚴密的固定資產(chǎn)會計控制系統(tǒng)，設立專門的固定資產(chǎn)核算會計崗位，通過會計系統(tǒng)達到其價值形態(tài)的控制。學校會計制度中要明確固定資產(chǎn)核算的標準和范圍，設置固定資產(chǎn)總賬和明細賬卡片，對發(fā)生的固定資產(chǎn)業(yè)務進行及時會計核算，除文物和陳列品、圖書、檔案、動植物等固定資產(chǎn)外，高校應當對固定資產(chǎn)計提折舊，可采用年限平均法或工作量法，計提折舊時不考慮殘值。會計系統(tǒng)控制建立了高校財務部門、固定資產(chǎn)管理和使用部門三方的內(nèi)部牽制體系，財務部門除設立固定資產(chǎn)總賬進行價值核算外，固定資產(chǎn)管理和使用部門還需分別建立固定資產(chǎn)保管明細賬和固定資產(chǎn)卡片，全面記錄固定資產(chǎn)相關信息，如資產(chǎn)的取得時間、使用部門、名稱、數(shù)量、金額等信息，保證賬、卡、物相符，即賬賬相符、賬實相符。
（四）固定資產(chǎn)預算控制
高校固定資產(chǎn)的購建、使用和處置等與預算的編制、執(zhí)行和決算是統(tǒng)一的過程。高校固定資產(chǎn)主要表現(xiàn)為教學儀器、實驗實訓設備等，因資金量占用較大，應當加強預算管理。新增的固定資產(chǎn)一般要經(jīng)過預算編制、申報審批、政府采購、登記入賬等程序，確保所有資產(chǎn)定額配置、公開采購、有據(jù)可循、有檔可查。高校固定資產(chǎn)管理部門應先會同財務部門審核固定資產(chǎn)存量，依據(jù)事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)費預算，本著配置科學、使用高效原則，嚴格固定資產(chǎn)年度預算編制，明確編制程序各節(jié)點的控制要求，按照精簡節(jié)約、從嚴控制、保障事業(yè)發(fā)展需要和建設節(jié)約型校園的原則處理好增量資產(chǎn)與存量資產(chǎn)的關系。
（五）固定資產(chǎn)日常管理控制
固定資產(chǎn)日常管理控制旨在保證固定資產(chǎn)的安全完整。高校應成立“固定資產(chǎn)清查小組”，主要成員由資產(chǎn)使用部門、管理部門、財務部門、審計部門等有關部門負責人組成，定期或不定期開展對固定資產(chǎn)實地盤點清查，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，充分發(fā)揮國有資產(chǎn)的使用效能并有效防止資產(chǎn)的流失。此外，固定資產(chǎn)管理和使用部門還應定期對固定資產(chǎn)進行檢查、保養(yǎng)和維修，以延長其使用壽命。加強固定資產(chǎn)會計資料的妥善保管，做好重要資料的備份記錄工作，以便在記錄受損、被毀時重新恢復，這在信息化處理條件下尤顯重要。建立保險制度，投保那些單位價值高、使用重要的固定資產(chǎn)，以規(guī)避高價值固定資產(chǎn)管理和使用風險，使固定資產(chǎn)在遭受意外時能夠得到補償，從而最大限度保證固定資產(chǎn)的安全完整。
（六）固定資產(chǎn)管理隊伍控制
高校固定資產(chǎn)不管是一般設備、專用設備，還是圖書、標本及陳列物，對固定資產(chǎn)管理人員的專業(yè)要求都是很高的。高校領導要認識到資產(chǎn)管理人員素質(zhì)的高低對固定資產(chǎn)管理質(zhì)量起著關鍵性的作用。學校要高度重視固定資產(chǎn)管理隊伍建設，按照工作需要和內(nèi)控制度要求足額設置崗位，配備高層次、高素質(zhì)專業(yè)人員。學校各資產(chǎn)使用、保管基層單位應設專職或兼職的資產(chǎn)管理人員，采取走出去請進來方式，讓更多的資產(chǎn)管理者參加培訓學習。培養(yǎng)提高人員的素質(zhì)和能力，應明確每人的工作職責，不得越權行事。對于一些諸如采購、保管、登記等重要崗位的工作人員，應定期或不定期輪換工作崗位，不斷挖掘員工的潛力潛能。固定資產(chǎn)管理隊伍控制就是要提升資產(chǎn)管理人員綜合素質(zhì)，促進資產(chǎn)管理隊伍整體素質(zhì)和業(yè)務水平不斷提高。
（七）固定資產(chǎn)現(xiàn)代技術管理控制
高校資產(chǎn)管理部門按照國有資產(chǎn)管理信息化的要求，以現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術為介質(zhì)，負責建立安全統(tǒng)一的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，及時將本校固定資產(chǎn)變動信息錄入該系統(tǒng)，同時實現(xiàn)各部門的信息數(shù)據(jù)無縫對接，資產(chǎn)管理部門、使用部門和財務部門可以通過該系統(tǒng)及時了解各項固定資產(chǎn)信息，可進行實時對賬，動態(tài)適時地掌握資產(chǎn)從購置、驗收、領用、使用、保管、維護、交回等內(nèi)部管理全過程，加強了各部門之間的信息溝通交流與監(jiān)督，便于檢查并改善固定資產(chǎn)使用狀況，減少資產(chǎn)的非正常損耗，有利于資產(chǎn)的統(tǒng)一管理，做到高效節(jié)約、物盡其用。同時依該資產(chǎn)管理信息平臺，及時掌握固定資產(chǎn)變動、存量及其結構等信息，為學校進行資產(chǎn)配置決策提供依據(jù)，為編制和審核部門預算提供必要的信息支持，最終達到單位固定資產(chǎn)使用效益最大化。
（八）固定資產(chǎn)內(nèi)部管理報告控制
固定資產(chǎn)占有、使用部門應當按照學校統(tǒng)一規(guī)定的報表格式、內(nèi)容和時間，按時向?qū)W校資產(chǎn)歸口管理部門報告本部門資產(chǎn)增減變動、使用和維護等相關信息資料，做到客觀真實，數(shù)據(jù)準確。資產(chǎn)歸口管理部門最后會同財務部門于每年預算年度末向?qū)W校辦公會報告截止目前固定資產(chǎn)總額以及各類固定資產(chǎn)擁有量和金額，對當年固定資產(chǎn)預算執(zhí)行情況、當年固定資產(chǎn)增減變動及使用情況也應有專項報告，使高校領導掌握校內(nèi)固定資產(chǎn)具體情況，以便進行資源整合、利用。
（九）固定資產(chǎn)內(nèi)部監(jiān)督控制
關鍵詞：醫(yī)用耗材 陽光采購 機制
一、醫(yī)院耗材采購內(nèi)部風險控制與運行
（一）耗材申購和審批
1.申購：貴重儀器設備的購置。由各科室于每年中旬將明年的購置計劃（填寫10萬元以上儀器設備論證申請表）送交設備科匯總，設備科根據(jù)院部的總體規(guī)劃做出明年全年度的購置計劃。計劃送主管副院長、院長審閱，并在年底前召開醫(yī)療儀器設備評價、咨詢小組討論會進行論證，特殊臨床如急需設備的，可半年舉行一次論證會。
2.建立申購審批制度。（1）申購醫(yī)療設備每臺/套2 000元以下的，由申購科室提出申請，設備科提出意見，并送主管副院長審批;（2）申購醫(yī)療設備每臺/套2 000元至1萬元的，由申購科室提出申請，設備科提出意見，并送院長和主管副院長審批;（3）申購醫(yī)療設備每臺/套1萬元至10萬元的，由申購科室填寫單價 1 萬元以上的可行性論證報告，經(jīng)院長辦公會研究審批。
3.申購和審批相互分離。申購和審批兩者的性質(zhì)不相容，如果由同一個科室進行管理，很大程度上會出現(xiàn)舞弊的情況，可以把兩者分配給不同的兩個科室分別管理，起到內(nèi)部監(jiān)督的作用，大大降低了舞弊的情況發(fā)生。
4.臨時申購的處理。對耗材的臨時申購一般情況下都在成本預算之外，對此情況需要進行有效的控制，避免打亂原有的采購計劃，同時打亂了成本預算。臨時申購需要通過采購部門經(jīng)由主管院長進行審批，只有審批通過才能進行采購。
5.采購文字記錄保留。對采購過程中對文字記錄的完整性進行系統(tǒng)的規(guī)范，它在很大程度上保證了采購的有序性，提升了使用效率。申購單應一式四聯(lián)，經(jīng)過有關科室審批通過后，請購者自留一份，具體審批流程見下圖。
（二）采購過程
1.技術說明書的編制。醫(yī)院耗材種類繁多，且更新較快，對耗材型號和規(guī)格錯誤的申購會增加耗材采購難度，且一定程度上無法滿足醫(yī)院的正常耗材使用。所以，需要由科室技術人員和專家共同針對采購計劃來編寫技術規(guī)格說明書。
2.招標文件的編制。招標文件主要的條款有商務條款和技術條款。技術條款直接影響著采購質(zhì)量;商務條款對供貨商的供貨價格、供貨時間和付款方式等進行規(guī)劃，對不合理的商務條款會給醫(yī)院帶來資金困擾，所以，招標文件的編制對醫(yī)院非常有必要。
3.建立完善的供應商評價系統(tǒng)。招標采購最主要的環(huán)節(jié)就是供應商的確定，能夠在很大程度上保證采購的質(zhì)量和成本。所以，在此基礎上應建立供應商評價系統(tǒng)，從各個不同角度建立較為完善的評價指標。
4.招標文件和評價投標文件相互分離。招標文件和投標文件兩者的性質(zhì)不相容，如果由同一個科室的人進行管理，很大程度上會出現(xiàn)舞弊的情況，一般情況下供應科負責招標文件的編制，評審會來評審投標文件，最大程度上保證評審過程和結果的真實性和科學性。
5.合同的編制與審核。醫(yī)院耗材的采購需要簽訂合同，合同能夠很好地使雙方按照規(guī)定的事項辦事，有法定文件的約束，是對自身權益最大的維護。供應商確定之后，供應科根據(jù)招標文件編制采購合同，編制完畢后需要由采購負責人審批并和供應商進行簽訂，以便醫(yī)療采購和供應商達成共識。
（三）付款
1.付款憑單的編制。當醫(yī)院供應科拿到供應商的驗收單之后應立即付供應商耗材款項，保障后續(xù)采購的順利進行，這可能會有一定程度上的舞弊情況發(fā)生，所以，為了預防此種情況的發(fā)生，需要對申請付款的文件進行嚴格要求。供應科應當認真詳細地對供應商發(fā)票和驗收單進行審閱，對各種單據(jù)的真實性和合規(guī)性進行判定，對編號的付款憑單進行系統(tǒng)的編制，對其中的正確性進行詳細檢查，把文件交予審計處進行審核工作，審計處審計通過之后財務處可以對其付款。
2.財務處發(fā)票的審核。財務處在給供應商付款之前需要對訂購單、驗收單和合同等憑證進行詳細的審查，發(fā)票中標明的內(nèi)容必須要和其他單據(jù)上的注明內(nèi)容保持一致;審查驗收單上有沒有設備科和保管科室人員的簽字;訂購單上必須要有供應科人員簽字;請購單上必須要有科室相關人員簽字;審查是否有審批人員的集體簽字同意付款。如果沒有錯誤，可以進行付款并記賬，財務處每個月應和需要核對科室進行賬目的核對，必須保證賬實相符。
二、醫(yī)院耗材采購內(nèi)部控制的方法
（一）建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境
每個醫(yī)院都需要建立一種良好的控制活動，這種控制活動必須要建立在一定的環(huán)境中，對環(huán)境質(zhì)量控制的好壞在很大程度上影響到醫(yī)院的內(nèi)部控制，應對內(nèi)部控制進行必要執(zhí)行和遵循。對醫(yī)院內(nèi)耗材采購中的內(nèi)部控制進行最大程度上的強化和建設，對醫(yī)院采購環(huán)境的控制主要表現(xiàn)在經(jīng)營方式、管理理念、管理風格和分配責任等，通過不同的管理控制方法對醫(yī)院內(nèi)部環(huán)境進行必要的建立和保持尤為重要。還應從人力資源管理方面入手，以務實的態(tài)度為采購環(huán)境進行控制和落實創(chuàng)造有利的條件，使醫(yī)院耗材采購真正做到內(nèi)部環(huán)境的有效控制。
（二）加強耗材內(nèi)部控制制度
醫(yī)院的內(nèi)部控制是保證各部門和各環(huán)節(jié)順利運行的非常重要的部分，它能夠在很大程度上對醫(yī)院中的資源配置和安排等方面實現(xiàn)合理規(guī)劃，最大程度上降低運行成本，提高經(jīng)濟效益。我國目前大多數(shù)醫(yī)院的領導最為重視的是醫(yī)學技術、服務態(tài)度和獎金分配等方面，在一定程度上忽視了耗材在醫(yī)院管理中起到的作用。耗材采購是醫(yī)院管理的重要組成部分，所有環(huán)節(jié)都要依靠內(nèi)部控制來進行規(guī)范，如果沒有完善的內(nèi)部控制制度，會大大增加采購成本，增大醫(yī)院支出。
（三）強化醫(yī)院信息系統(tǒng)建設
醫(yī)院中的物品和耗材品種繁多，記錄比較繁雜，如果進行信息系統(tǒng)的有效建立，可以通過計算機對大量信息進行詳細的記錄和信息的標記，能夠詳細地記錄耗材從采購到使用的全部過程，做到對每個環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，并記錄出現(xiàn)錯誤的信息。這種信息系統(tǒng)的建立在很大程度上提高了醫(yī)院對信息的快速查詢和統(tǒng)計，大大提高了工作效率。信息系統(tǒng)是建立在效益大于成本的基礎之上，不能由于系統(tǒng)不完善對醫(yī)院產(chǎn)生不利影響，也不能追求系統(tǒng)完美無限透支成本。需要根據(jù)《會計法》進行會計賬冊的建立，正確運用會計科目。
（四）完善獨立的內(nèi)部審計部門，發(fā)揮監(jiān)督職能
為了醫(yī)院各個環(huán)節(jié)正常運行需要在醫(yī)院內(nèi)部建立完善的審計部門，使每個環(huán)節(jié)具有強大的權威性和各自的獨立性，使部門之間形成必要的監(jiān)督管理。對醫(yī)院內(nèi)部審計人員進行審計職能的保護，能夠在很大程度上保證會計信息的真實性和合法性，對醫(yī)院各領導在審計工作中的法律責任進行明確，如果在審計過程中出現(xiàn)違法行為，應予以嚴肅的責任追究，最大程度上做到違法必究。對于不遵守原則的審計人員進行崗位的調(diào)換，保證審計工作的正常性和真實性。有關部門應對醫(yī)院內(nèi)部控制制度進行不斷的完善，形成一個有效的監(jiān)管體系。
（五）完善耗材采購管理
耗材管理的好壞直接影響到醫(yī)院的效益，也是內(nèi)部控制非常關鍵的環(huán)節(jié)，必須要制定合理的耗材采購管理制度。醫(yī)院要根據(jù)具體耗材使用量進行量化指標管理，保證耗材的采購量，以適應患者就醫(yī)數(shù)量，避免沒有規(guī)劃的、盲目的耗材采購，不能造成耗材的積壓和供應脫節(jié)的情況發(fā)生，還應對耗材的種類進行詳細的規(guī)劃和分類采購。目前我國一些醫(yī)院對耗材的采購處于盲目狀態(tài)，盲目耗材采購表現(xiàn)在兩個方面：（1）醫(yī)院對耗材和患者數(shù)量沒有合理分配，業(yè)務水平不高等，造成采購的過量或不足;（2）沒有按時對耗材進行采購，而是進行盲目的采購，沒有形成計劃采購。
（六）加強醫(yī)院的風險評估
醫(yī)院的內(nèi)部控制體系非常重要，但是內(nèi)部控制不單單是對風險進行消除，控制的根本是對風險的預防。隨著我國經(jīng)濟體制的不斷改革，醫(yī)院各方面的管理出現(xiàn)了不同程度的風險，因此，醫(yī)院要根據(jù)自身的實際狀況制定出一個比較系統(tǒng)的采購控制系統(tǒng)和風險評估系統(tǒng)，對預測的風險進行規(guī)避和化解，比如，在對耗材采購時，應對醫(yī)院的內(nèi)部環(huán)節(jié)進行分析，對市場環(huán)境進行必要的了解，在此基礎上還應對患者消費等各種因素進行綜合評估，以此降低采購風險。
三、結束語
由此可以看出，對醫(yī)院耗材采購進行必要的內(nèi)部控制能夠在很大程度上維持醫(yī)院各種活動的有序進行，進而保證采購的安全性和質(zhì)量，內(nèi)部控制對各大醫(yī)院來說是至關重要的一個環(huán)節(jié)。想要解決目前醫(yī)院耗材采購失控的局面，需要從安全性、有效性和合法性幾個方面實施全方位管理，只有這樣才能使醫(yī)院的管理水平有一個比較穩(wěn)定的提高。在進行內(nèi)部控制時，要在全員認識的基礎上，把握好管理制度的正確性，與此同時最大程度上對采購程序進行規(guī)范。Z
參考文獻：
關鍵詞：造船企業(yè) 采購管理 控制
受金融危機影響，國際船舶市場仍處低迷，國際競爭激烈，原材料價格上漲對企業(yè)已經(jīng)形成了很大影響,使企業(yè)毛利率直線下降。因此如何加強采購環(huán)節(jié)的控制，使企業(yè)能在造船行業(yè)的低谷時走出困境，越發(fā)顯得重要。
一、造船企業(yè)控制原材料成本的重要性
造船企業(yè)的成本主要由材料、職工薪酬、勞務費、外部加工費、專用費用等組成，其中，原材料占所有成本的比重達到60%-70%，因此，加強內(nèi)部成本控制是迫在眉睫的事情，而采購環(huán)節(jié)的控制又是成本控制的源頭，本文試從財務角度闡述造船企業(yè)在采購環(huán)節(jié)中存在的幾個問題，并探討相應的解決方法，以促進造船企業(yè)采購管理健康發(fā)展。
二、造船企業(yè)原材料采購的現(xiàn)狀
(一)造船企業(yè)主要由技術部門以下達定額的形式請購物料
造船企業(yè)采購控制的起點為生產(chǎn)圖紙所自動產(chǎn)生的生產(chǎn)物耗數(shù)量定額，但因目前國內(nèi)通用的ERP軟件和造船專用的圖紙設計軟件難完成對接、或成本太高，以技術部門手工編制的物耗定額本為起點是較經(jīng)濟的做法，但這種做法對技術部門的設計水平也提出了更高的要求。
(二)造船材料采購品種繁雜，每類船型約需5000多種規(guī)格型號，且類別歸屬關系復雜
同類材料的不同品種、型號，外觀相近難辨。即使是船舶專業(yè)人員都容易混淆，只了解本工種內(nèi)的物料用途，這樣就很容易出現(xiàn)一物多名，由于采購員與技術專業(yè)人員對材料的叫法不一樣，采購人員對材料名稱、型號、計量單位等要素的選擇，以法律、供貨商所屬的行業(yè)習慣為準，與技術部門遵循的船舶修造行業(yè)習慣有差異。若采購部門事后未實施補救措施，會造成采購重復。
(三)技術
技術部門有的因?qū)I(yè)不勝任、或疏忽，遺漏組合構件的部分配件，造成定額的項目不完整；直接導致后續(xù)對應的采購合同不完整，出現(xiàn)要使用該材料時，沒有庫存，要急著去市場采購的現(xiàn)象。
三、造船企業(yè)采購環(huán)節(jié)普遍存在的問題
(一)造船是1艘或小批量生產(chǎn)，船型更換周期短；不同船型的物料品種、規(guī)格型號的相同率低，如果采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，就容易造成庫存短缺或積壓
以某造船企業(yè)為例，由于造船行業(yè)的特殊性，每一系列的船所用鋼板也不一樣，要根據(jù)船東要求的船級社認定的鋼板采購，但是近年來由于鋼板市場波動較大，受美國量化寬松的貨幣政策影響，輸入型通脹帶動鋼材、銅、鋅等基礎原材料價格呈明顯上漲趨勢，因此，船廠在價格低的時候大量購入，但是由于金融危機，很多船東違約，棄船不造了或是把船延期建造，這樣就造成所定的鋼板不能用在不同系列的船上，造成大量的積壓，或是能用，但也要支付大額的轉(zhuǎn)級費后，方可在其他船型的船上使用。
(二)供應商選擇不當，采購方式不合理，招投標或定價機制不科學，授權審批不規(guī)范，可能導致采購物質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐
如有的造船企業(yè)沒有建立供應商準入制度，沒有進行公開的招投標，或公開招投標，但在詢價時采用傳真的方式，這樣就給采購人員太大的權力，極易造成采購人員與供應商合伙的機會。
(三)采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴
有的企業(yè)由于財產(chǎn)物資內(nèi)控管理薄弱，物資購銷制度松弛，存貨采購、驗收、保管、運輸、付款等職責未嚴格分離，存貨的發(fā)出未按規(guī)定手續(xù)辦理，也未及時與會計記錄相核對，對多年來的毀損、報廢、短缺、積壓等不作處理，致使巨額潛虧隱藏在庫存中。有些單位存貨長期不盤點，給有關管理人員混水摸魚的可乘之機，再加上經(jīng)濟往來中審查制度不健全等，造成國有資產(chǎn)大量流失。
(四)沒有對進口設備采購的匯率進行套期保值，直接加重成本
造船是來料加工的產(chǎn)業(yè)，同時也是資本密集型企業(yè)，相對于其他產(chǎn)業(yè)，人民幣升值對船舶工業(yè)的影響顯得更為突出和嚴重，造船行業(yè)船用設備采購占全部原材料采購的40%的份額，且大部份是從國外采購的，由于我國是采用人民幣結算的，故匯率變動對采購成本有著直接的影響。
(五)采購人員素質(zhì)與倉儲人員素質(zhì)低或者專業(yè)技術水平得不到應有發(fā)揮
目前采購人員與倉儲人員素質(zhì)相對而言不能滿足企業(yè)發(fā)展的要求，整體素質(zhì)不高，對他們的思想教育、業(yè)務培訓也流于形式。致使部分人員法制觀念淡薄，缺乏職業(yè)風險意識，職業(yè)判斷能力不高，自我管制能力差。另外企業(yè)經(jīng)營者為了個人利益松懈企業(yè)管理，使采購人員與倉儲人員的專業(yè)技術水平得不到應有發(fā)揮。
四、造船企業(yè)改善采購管理的思路
針對以上問題，筆者認為應從以下幾方面建設加強采購業(yè)務控制制度建設
(一)建立職務分離制度
對造船原材料，應由技術中心根據(jù)設計圖紙，給采購部門下達采購定單；給倉管部門下達定額本，倉管部門根據(jù)定額本做為車間領用材料的依據(jù)；其他小額零星采購，應由使用部門和其他非采購部門提出，由采購部門執(zhí)行；付款審批人和付款執(zhí)行人不得索尋供應商或索價；采購人員不得辦理貨物的驗收工作；貨款的采購、存儲和使用者不得從事相關賬務的記錄工作；付款人員不得兼任付款審核；應付賬款的記錄人員不得從事付款業(yè)務；對數(shù)額巨大的采購業(yè)務，應當按照規(guī)定的權限和程序?qū)嵭屑w決策審批或者聯(lián)簽制度，不能由個人專斷批準。這樣可以有效防止經(jīng)濟業(yè)務的遺漏和重復，并可檢查是否存在舞弊現(xiàn)象。
(二)建立請購制度
原材料或零配件的請購，由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)工期計劃、物耗定額，申報領料計劃；材料保管員接到請購單后，應確認生產(chǎn)所需的材料數(shù)量和倉庫所需的后備數(shù)量合計是否已超過庫存數(shù)量，如確實超過，就應簽字同意請購。請購單要經(jīng)過材料保管部門的主管復核并確定簽字，然后報采購部門審批，避免重復和不合理采購。采購部門以物耗定額為上限，結合領料計劃，選擇經(jīng)濟進貨批量模式組織采購；臨時性采購的單價較低的零星物品，可不經(jīng)過倉儲部門而由各使用部門直接提出。采購部門根據(jù)請購單根據(jù)年度采購預算，工程用料計劃編制月度采購計劃，交由分管領導確認，金額巨大或特殊采購應由總經(jīng)理審批。
(三)建立科學的供應商評估和準入制度
企業(yè)應確定合格供應商清單，與選定的供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議與廉潔自律保證書，建立供應商管理信息系統(tǒng)，對供應商提供物資的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和綜合評價，根據(jù)評價結果對供應商進行合理選擇和調(diào)整。供應商清單應由使用部門、技術部門、財務部門、采購部門共同商定，而不是由采購部門單獨提供。
(四)建立招投標管理制度
一定量的產(chǎn)品，最終所需的原材料數(shù)量是一定的，因此采購價格的高低，極大地影響了產(chǎn)品制造成本。供應者憑借較為充分的相關信息，常常占據(jù)較大的優(yōu)勢，使采購活動中經(jīng)常出現(xiàn)價格差異。如果企業(yè)通過招標采購，將隱蔽的權力公開化，將集中的權力分散化，利用不同供應者之間的競爭，就可以極大地扭轉(zhuǎn)劣勢，并從中獲取價格利益。
(五)建立采購定價制度
為確保價格機制透明，企業(yè)應制定合理的詢價程序，并重點了解供應商的相關情況?？刂拼胧┯校孩俣ㄆ诹私夤痰幕举Y料，為企業(yè)的招投標提供底價。②需要把握好價格變動的時機。采購人員應注意價格變動的規(guī)律，把握好采購的時機。③企業(yè)可以直接向制造商進行采購或與其結成同盟聯(lián)合訂購，在減少中間環(huán)節(jié)所降低的采購成本的同時，企業(yè)也可以得到制造商更好地的技術服務和售后服務。④有條件的幾個同類廠家可結成同盟聯(lián)合訂購，以克服單個廠家訂購數(shù)量小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。
(六)建立嚴格的采購驗收制度
應由質(zhì)檢部門、技術部門、倉儲部門根據(jù)購貨定單上的數(shù)量和質(zhì)量要求，獨立地執(zhí)行貨物驗收職責，并出具驗收證明。并應賦予他們可否決不合格貨物的入庫權力。
(七)建立采購人員的崗位標準與獎罰激制
采購管理各崗位人員的選擇標準，需要具備以下綜合素質(zhì)：一定的專業(yè)能力和溝通能力、具有法律意識、清廉等。專業(yè)能力不僅包括對所負責的材料屬性有一定的認識，還要對材料管理的流程有一個清晰的思路；清廉的素質(zhì)，對經(jīng)常與花錢打交道的采購人員來說尤其重要，雖然在內(nèi)部管理各個環(huán)節(jié)上采取了種種措施，但對一線的采購人員來說，還是不可避免地遇到供應商主動提供的種種誘惑，怎樣防止誘惑背后的陷阱設置，就需要采購人員本身要具備清廉的素養(yǎng)和法律意識等。同時企業(yè)應該建立對不高于最高采購限價采購的采購員的相應獎勵激制，只有這樣，才能充分調(diào)動他們的工作積極性，避免采購員與供應商同流合污，為公司采購到物優(yōu)價廉的產(chǎn)品。
隨著經(jīng)濟體制改革的不斷深入發(fā)展，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的最終目的就是提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。存貨采購占用資金比重較大、品種繁多，對企業(yè)的資產(chǎn)和損益有很大的影響。因此完善和加強企業(yè)采購業(yè)務控制越來越重要。
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