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科研檔案管理的重要性

時間:2023-05-30 15:14:00

導(dǎo)語:在科研檔案管理的重要性的撰寫旅程中,學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑,好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文,愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感,引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。

科研檔案管理的重要性

第1篇

關(guān)鍵詞:醫(yī)院 科研檔案 問題 對策

中圖分類號:F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1672-3791(2016)03(a)-0060-02

醫(yī)院科研檔案管理工作屬于醫(yī)院管理中的重要部分,是對醫(yī)院工作的一個記錄與總結(jié)。在醫(yī)院科研檔案管理中,對于科研檔案的管理可以促進(jìn)醫(yī)院整體的科研水平。在科研檔案管理的過程中,數(shù)據(jù)的整理還存在一些不科學(xué)的地方,在管理制度等方面還存在不足。醫(yī)院應(yīng)該逐步重視科研檔案歸檔的管理問題,促進(jìn)醫(yī)院更好地發(fā)展。

1 醫(yī)院科研檔案的重要性

醫(yī)院的科研材料和一些科研情報,主要是通過醫(yī)院科研檔案來了解的。主要是為了給后來的工作人員提供便利,能夠避免他們對于科研方面研究的重復(fù)性減少在時間上的浪費。

醫(yī)院與醫(yī)院之間的科研交流,主要也是依靠對于醫(yī)院本身的科研檔案進(jìn)行闡述。只有建立一些比較有說服力的理論依據(jù),才能使科研交流中沒有障礙。把醫(yī)院的這些科研成果轉(zhuǎn)化為醫(yī)院科技的進(jìn)步的動力,這樣才能使醫(yī)院有所發(fā)展。所以在管理過程中要加強(qiáng)對醫(yī)院科研檔案的管理。

科研檔案在醫(yī)院管理中起到很大的作用,對于醫(yī)治病患提高醫(yī)院的醫(yī)療水平有作用??蒲匈Y料能夠使醫(yī)生不斷地自我學(xué)習(xí),在學(xué)習(xí)過程中把理論應(yīng)用到實踐當(dāng)中去。讓醫(yī)務(wù)工作者能夠更好地去利用這些資源,對檔案資源進(jìn)行合理的規(guī)劃。從小事開始,對于科研檔案進(jìn)行分化,意識到科研檔案歸檔的重要性。

2 科研檔案管理中存在的不足

2.1 歸檔管理制度不完善

醫(yī)院科研檔案的管理存在著一些問題,比如檔案管理制度缺乏科學(xué)性和完整性。最主要的原因就是檔案管理人員對于科研資料的不重視,缺乏對科研檔案的管理。在醫(yī)院檔案管理中,由于制度不完善缺少一些檢查的措施,會使檔案管理人員缺少一種責(zé)任意識,造成科研檔案歸檔的不全面。

醫(yī)院的管理主要是依靠醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于醫(yī)院事物的處理,如果領(lǐng)導(dǎo)對于醫(yī)院檔案管理不重視,就會造成一個惡性循環(huán)。領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理的制度上建立,就會對歸檔過程中產(chǎn)生的事情不了解。當(dāng)想要進(jìn)行檔案查詢的時候,也就有可能出現(xiàn)工作人員對于檔案不熟悉、檔案資料的缺失等問題。

2.2 科研資料處理不當(dāng)

在醫(yī)院科研檔案管理中,科研工作人員對檔案管理的認(rèn)識不夠全面,對其中研究出來的一些成果不重視,會造成醫(yī)院檔案資料的丟失和不完整。在科研成果的申報方面也缺失這種維權(quán)意識,不熟悉整個歸檔的范圍,造成科研檔案歸檔的不完整。

科研檔案在管理過程中在資料處理方面,醫(yī)院的工作人員還是有所忽視的??蒲匈Y料對于一個醫(yī)院很重要,是一個醫(yī)院文化的象征。好的科研成果對于一個醫(yī)院來說,也是一筆寶貴的精神財富。這些成果可以給病患帶來希望,通過先進(jìn)的理論能夠提高醫(yī)院的醫(yī)療水平。如果丟失了科研資料,那無疑是一種對于資源的浪費。

2.3 歸檔管理技術(shù)落后

在醫(yī)院科研檔案管理中,由于現(xiàn)代社會的迅猛發(fā)展,科技為第一生產(chǎn)力,就說明在未來用科技來管理已成為時代的主流,能夠有效地提高醫(yī)院檔案管理的效率。但就目前而言,醫(yī)院檔案管理的技術(shù)還相對落后,工作人員對于技術(shù)應(yīng)用的落伍,對以往的檔案管理使用的方法會造成檔案資料管理的混亂,阻礙醫(yī)院檔案管理的進(jìn)程。

醫(yī)院檔案管理中會遇到很多事情,比如檔案數(shù)量過大,而相應(yīng)的工作人員人數(shù)比較少,這樣處理起檔案管理的時候就比較麻煩。人手不足無法對檔案進(jìn)行一些細(xì)化,只能是進(jìn)行一些粗略的大致上的歸檔。而當(dāng)醫(yī)院工作人員要想根據(jù)不同資料的話題進(jìn)行查閱的時候,會發(fā)現(xiàn)無從下手,給查閱的時候帶來極大的不方便。還用以前的落后的手段進(jìn)行人工整理,會給工作人員帶來比較大的工作量,更別提要保證每份資料的合理規(guī)劃。

3 歸檔管理的對策

3.1 提高科研人員歸檔意識

對科研人員檔案意識要有所加強(qiáng),積極提升檔案管理人員的管理素質(zhì)。提高檔案管理的效率。對檔案管理進(jìn)行一定的宣傳,從生活中灌輸讓科研人員認(rèn)識到科研檔案的重要性,調(diào)動檔案管理人員的積極性。

科研人員對于自己研究出來的醫(yī)學(xué)成果是比較重視的,但在成果做出來之后怎樣更好地保存卻沒有好的想法。覺得這種成果既然已經(jīng)研究出來,那么會進(jìn)行使用就可以了,忽略了科研資料的重要性。只考慮到了當(dāng)前的一些問題,對于后來的人員對資料進(jìn)行查閱時候所會出現(xiàn)的問題沒有多做考慮。正所謂“前人種樹后人乘涼”,科研人員應(yīng)該有認(rèn)識有責(zé)任地去維護(hù)好檔案管理的工作,為后代的醫(yī)務(wù)工作人員謀福利。合理安排檔案歸檔問題,并對工作人員進(jìn)行相應(yīng)的講解,把自己的知識也傳遞給別人,正所謂“授人以魚不如授人以漁”。

3.2 建立健全檔案制度

建立健全檔案管理制度,可以從以下幾個方面來進(jìn)行:一是建立一個檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),不再是以前那種紙質(zhì)的檔案材料,紙質(zhì)檔案管理不慎會導(dǎo)致頁面的丟失或者是搬遷、火災(zāi)等原因會使它保存不下來。有了網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng),可以隨時隨地地進(jìn)行閱讀,醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該帶頭對醫(yī)院檔案管理負(fù)責(zé),形成一種網(wǎng)絡(luò)檔案管理的新模式。二是建立醫(yī)院檔案管理部門人員崗位職責(zé)的制度,使檔案管理部門和科研人員明確每個人自身的職能,不至于混淆職責(zé)。三是醫(yī)院檔案管理還應(yīng)該建立檔案借閱制度,對相應(yīng)借閱檔案的人員進(jìn)行記錄,并規(guī)定一些還檔案的時間,使人們能夠合理運用檔案,并珍惜檔案。四是要對檔案管理進(jìn)行獎懲措施,對于檔案的管理進(jìn)行整理表現(xiàn)好的工作人員進(jìn)行一些適當(dāng)?shù)莫剟?,對于遺漏檔案的人員要采取一定的懲罰。除此之外,還要建立嚴(yán)格的檔案統(tǒng)計工作,對于手頭上的檔案要有具體的數(shù)量的認(rèn)識,增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性。

3.3 提高技術(shù)

隨著時代的進(jìn)步,科技逐漸成為第一生產(chǎn)力??茖W(xué)水平的不斷提高使醫(yī)院檔案管理有了新的認(rèn)識,對于醫(yī)院檔案管理應(yīng)該運用現(xiàn)代科技手段來提升檔案管理水平。充分利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò),將檔案進(jìn)行合理的分類,并通過計算的方式來進(jìn)行資源的檢索、閱讀,使醫(yī)院檔案能夠在電腦上隨時查閱,起到醫(yī)院檔案資源的共享。運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來提升醫(yī)院檔案管理的水平,加大力度進(jìn)行科學(xué)化。

在運用科技手段的同時,也不能忽略傳統(tǒng)的歸檔方式,二者是存在一些聯(lián)系的。電腦網(wǎng)絡(luò)存取數(shù)據(jù)固然很方便,但是也會存在一些問題。比如當(dāng)沒電的時候,電腦死機(jī)的狀況發(fā)生,相要及時的去取檔案來查閱的時候就會遇到阻礙。而這個時候紙質(zhì)的檔案就會排上用場,它會解決一些突發(fā)狀況的發(fā)生。所以在運用高新技術(shù)手段的同時也不要忽略原始資料的收集,對醫(yī)院檔案管理的工作多做一重保護(hù)。

4 結(jié)語

科研檔案的管理對于一個醫(yī)院的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用,科研檔案代表著一個醫(yī)院的軟實力。只有對科研檔案妥善管理,才能夠使醫(yī)院更好地發(fā)展。所以,醫(yī)院要提高檔案管理的意識,對檔案管理進(jìn)行合理化安排,部署相應(yīng)的人員對檔案進(jìn)行科學(xué)化、合理化管理。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳穎.淺談當(dāng)前高??蒲袡n案歸檔中存在的問題及對策[J].大學(xué)教育,2015(1):170-172.

[2] 李悅,劉穎.醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].中國管理信息化,2015(18):174.

第2篇

【關(guān)鍵詞】科研檔案;管理;信息化

醫(yī)院的各個領(lǐng)域中遍布了信息化技術(shù)的存在,而醫(yī)院科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵之處在于第一生產(chǎn)力的生產(chǎn)者,它應(yīng)該充分利用更快、更深、更廣地信息技術(shù)與手法對科技資源進(jìn)行整合。在醫(yī)院信息發(fā)展的進(jìn)程中離不開科研檔案管理的信息化,它作為醫(yī)院綜合發(fā)展的增長點,對醫(yī)院整體現(xiàn)代化管理和高效運行起著至關(guān)重要的作用。醫(yī)院的科研發(fā)展離不開科研檔案的存在,它不僅為醫(yī)院科研活動保存了基礎(chǔ)和真實的記錄,也為科員發(fā)展的后續(xù)工作提供了歷史和資源儲備,對整個醫(yī)院科研工作起到?jīng)Q定性的重要意義。

1傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

1.1重視程度不夠,硬件設(shè)施投入不足,現(xiàn)代化管理水平不高

在傳統(tǒng)的科研檔案管理上,我們采用的方法是以保存紙質(zhì)文件等有形態(tài)的物質(zhì)為主要的管理模式,這種管理存在許多不便問題。

(1)在舊的檔案管理時代,多數(shù)采用的存檔方式為手工操作,這不僅使管理人員需要花費大量的時間和精力整理檔案和登記目錄,而且還提高了相應(yīng)的工作量 [1]。如碰到相應(yīng)信息改動,哪怕只是改動一個地方就會發(fā)生其他的連鎖效應(yīng),隨之而來的是相關(guān)地方的改動,這不僅消耗了時間而且浪費了人力。

(2)在時間的長河中,檔案的資料不斷聚集,其數(shù)量越來越多,這樣就需要一個比較大的空間進(jìn)行存儲,但我們面對的事實就是沒有任何單位能夠提供如此大的存儲空間。

(3)易蟲蛀、易潮、易損、而且保存及維護(hù)成本較高。

1.2科研檔案利用率不高,科研成果未得到充分的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用

以往,利用手工方式進(jìn)行整理、移交、立卷和歸檔的檔案,都會產(chǎn)生被送往收藏間的后果。這說明以傳統(tǒng)方法為主的檔案管理模式,在翻查、統(tǒng)計研究等方面都會帶來諸多不便,這不僅影響了信息的查閱,更給保管者帶來了很多不便,這種不便明顯體現(xiàn)在成果轉(zhuǎn)化中和推廣工作中[2]。對于不完善的成果轉(zhuǎn)化管理制度,以及對利用科研檔案所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益進(jìn)行廣泛的宣傳,致使很多優(yōu)秀檔案沒有成功進(jìn)行轉(zhuǎn)化,同時由于對科研檔案工作重要性的忽視,和對科研檔案工作的建設(shè)程度不夠重視,最終使得信息資源沒得到足夠的開發(fā),沒有真正有效的利用好科研檔案的作用。

隨著科技的不斷進(jìn)步,傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前科研檔案管理工作的具體要求,面對信息技術(shù)不斷發(fā)展及擴(kuò)大的今天,科研檔案管理工作應(yīng)該邁向信息化管理平臺,發(fā)揮信息化管理功能,在提高工作效率的同時,更好地為醫(yī)院管理服務(wù)。

2信息化檔案管理的優(yōu)勢

2.1信息化使文件的歸檔方式得到改善

在當(dāng)今數(shù)字化醫(yī)院科研管理工作中,通過信息化管理平臺,使醫(yī)院管理人員從最初的手工操作中釋放出來,充分利用信息管理和相應(yīng)軟件進(jìn)行操作,這樣不光能夠提高工作效率,而且還能有效的改善工作條件。

2.2信息化有利于科研檔案信息資源的整合和共享

恰當(dāng)有效的檔案資料管理,并不是單從檔案的歸類和保管上定義的,更側(cè)重于如何為使用者提供便利的查詢、查閱服務(wù),從而提高醫(yī)院的生產(chǎn)時效。這需要醫(yī)院在內(nèi)部的局域網(wǎng)上,建立網(wǎng)絡(luò)科研檔案信息化管理平臺,在此平臺下要集科研的申報、審核、立項、檢查、實施、歸檔、結(jié)題、推廣、轉(zhuǎn)化等工作于一身,在整合和共享信息資源的同時到檔案管理完善工作,此平臺不僅提高了科技檔案的使用效率,還達(dá)到了快捷查詢檔案信息的目的[3]。

2.3信息化改善了科研檔案管理模式

節(jié)省存儲空間、人力、物力和財力資源最有效的管理辦法就是將檔案管理模式從實體保管模式向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)變,這不僅保證了檔案的安全可靠,還實現(xiàn)了檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化模式的轉(zhuǎn)變,更為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3信息化視閾下醫(yī)院科研檔案管理的對策

3.1領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)詮釋醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè),高瞻遠(yuǎn)矚,及時認(rèn)清網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)與開發(fā)對醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的重要性。并在單位實施計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)之前,成立了以醫(yī)院高層為主管理層為輔的信息管理系統(tǒng)建設(shè)組,從頭至尾的參與網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的策劃、組織和實施。并堅決將科研檔案信息管理系統(tǒng)納入整體信息管理平臺中,使其成為當(dāng)中最主要的部分。

3.2建章立制

制定相應(yīng)的科研課題管理制度,如歸檔制度、保密制度、文檔一體化制度、備份制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、查閱利用制度、操作管理制度、軟件管理制度、監(jiān)督管理制度及具體工作人員的崗位準(zhǔn)則等,在具有真正可操作性的同時,保障醫(yī)院管理工作的系統(tǒng)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.3建立科研檔案信息化平臺

信息化平臺分為硬件和軟年兩種,其中硬件包括:交換設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)平臺、服務(wù)器和數(shù)據(jù)存儲裝置;軟件則由計算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員與醫(yī)院使用軟件的相關(guān)技術(shù)人員、管理人員等進(jìn)行溝通,在了解需要后,共同將醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)軟件支撐平臺建全,并隨即開發(fā)。

3.4推進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化

通過信息化平臺的利用,使新技術(shù)得以推廣,并建立交流培訓(xùn)、專利申請、成果轉(zhuǎn)讓、發(fā)表專著、提高引用率等方式,促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化,進(jìn)而提高醫(yī)院發(fā)展的綜合實力。

4結(jié)語

隨著科研檔案管理工作的不斷深入,科研檔案管理信息化建設(shè)也成為了一項重要的基礎(chǔ)工作,由于科研檔案管理的完善有利于醫(yī)院整體科研實力的增強(qiáng),所以信息化建設(shè)必將提高科研檔案管理水平,進(jìn)而為醫(yī)院整體發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]原淑霞,汪萍.淺談檔案信息化管理[J].中國病案,2007,33(10):45-46.

第3篇

【關(guān)鍵詞】科研單位;科研項目檔案管理;問題;策略

1 當(dāng)前科研單位科研項目檔案管理中存在的主要問題

1.1 首先對科研項目檔案的重要性認(rèn)識不夠

科研項目檔案管理是從項目申請、立項論證、組織實施、檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入庫的全程管理。多數(shù)科研單位普遍存在重科學(xué)研究輕檔案管理的現(xiàn)象,部分主管領(lǐng)導(dǎo)或項目執(zhí)行者,從項目立項之初就沒有及時通知檔案部門,在研制過程中,科研人員又非??粗刈约旱目蒲谐晒?,出于保密或者其他原因的考慮,把自己的科研文件私自保管,不愿意放到檔案管理部門,沒有在部門內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一的存放和管理,容易丟失檔案,導(dǎo)致項目檔案的不完整。有的檔案即使交到相關(guān)的管理部門,由于管理人員缺乏認(rèn)識,對檔案的價值和作用認(rèn)識不足,拖延時間,降低資料的時效性,有損檔案的完整性。

1.2 其次科研項目檔案管理不規(guī)范,案卷質(zhì)量不高

科研項目檔案與普通的文書、基建等類檔案是有區(qū)別的,有它的獨特性。但有些科研單位一直沿用多年前檔案工作制度及標(biāo)準(zhǔn),已經(jīng)不適宜現(xiàn)階段產(chǎn)生的項目檔案的歸檔要求,自然導(dǎo)致科研項目檔案許多方面管理的不規(guī)范??陀^的降低了工作效率,造成大量信息資源的閑置,科研項目檔案的利用多數(shù)處于被動階段,很不規(guī)范。

1.3 科研項目檔案管理隊伍不穩(wěn)定,專業(yè)知識匱乏

項目檔案管理員大多由承擔(dān)項目的研究部門辦公室人員兼任,他們身兼多職,過重的工作任務(wù)使他們不能將檔案工作擺在首要位置。這些單位經(jīng)常是臨時抱佛腳,檔案工作有檢查任務(wù)時臨時抽調(diào)人員突擊,檢查過后,各回各位,人員很不穩(wěn)定。一些檔案專職管理者專業(yè)知識匱乏,缺乏熱情,甚至把檔案工作當(dāng)成一塊跳板,一旦機(jī)會到來馬上跳槽,檔案人才流動頻繁、檔案保管條件落后,難以為單位發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2 針對科研單位項目檔案管理的問題提出的解決對策

2.1 開展多種方式宣傳檔案工作,提高各級領(lǐng)導(dǎo)及項目管理者對項目檔案重要性的認(rèn)識

我們除了日常工作中的檔案宣傳外,還采取了以下幾種潛移默化的宣傳方式,取得了好的效果。我院每年定期組織與項目有關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)及參與項目檔案的管理專兼職人員學(xué)習(xí)檔案的法律、法規(guī)及檔案組卷基本知識,提高對檔案重要性的認(rèn)識。針對我院重大項目的驗收在立項初組織臨時培訓(xùn)會。其次加強(qiáng)與項目管理者的工作接觸,在工作中融入有效的項目檔案內(nèi)容,讓其了解項目檔案的重要性。再次在檔案的利用過程中,通過查、借閱檔案,讓他們認(rèn)識到項目檔案的利用價值。通過以上方式的開展,潛移默化的加強(qiáng)了檔案的宣傳,使大家體會到科研項目檔案的重要性。

2.2 規(guī)范管理,提高檔案質(zhì)量

2.2.1 規(guī)范健全項目檔案管理制度,正確掌握檔案收集、整理方法

建立規(guī)范的科研項目檔案工作制度,項目檔案工作才有章可循,因此,制定規(guī)范的歸檔材料收集制度是必須的,嚴(yán)格按照文件材料的分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集;要創(chuàng)新收集手段,運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式,做到廣泛收集和重點收集相結(jié)合;要把握時間要求,遵循各類檔案的形成規(guī)律,適時收集;要豐富收集范圍,既要收集紙質(zhì)載體,又要收集照片、錄音帶、錄像帶、光盤等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的實物。

其次,制定規(guī)范的科研項目檔案的整理制度。要嚴(yán)格按照科研項目檔案管理要求進(jìn)行整理,做到組卷合理、案卷(件)內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡明、保管期限準(zhǔn)確、案卷(件)封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷(件)裝訂結(jié)實美觀。

2.2.2 嚴(yán)把項目檔案資料預(yù)驗收關(guān)

按照國家及集團(tuán)相關(guān)規(guī)定在各自的職責(zé)范圍內(nèi)嚴(yán)把項目檔案資料的預(yù)驗收關(guān)。根據(jù)國家及集團(tuán)規(guī)定“項目檔案驗收是科研項目竣工驗收的必備條件之一。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的科研項目,不得進(jìn)行或通過科研項目的竣工驗收?!北締挝辉陧椖靠⒐ず?,由科研管理部門組織,檔案部門參與對相關(guān)部門產(chǎn)生的科研項目檔案歸檔材料進(jìn)行嚴(yán)格審查,預(yù)驗收結(jié)束后將存在的問題以書面形式反饋給相關(guān)歸檔單位,限期整改。按要求整改結(jié)束后,檔案人員再確認(rèn),待符合要求后,再行簽字,方能通過本單位的預(yù)驗收。隨后檔案部門向上級主管部門申請檔案專項驗收。

2.3 加強(qiáng)培訓(xùn),提高科研項目檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

為了使科研項目檔案管理人員掌握技能提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力,加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開展的力度:一是;要積極參加上級和主管部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班,新人進(jìn)入要進(jìn)行崗位培訓(xùn)。二是,派項目檔案管理員到檔案先進(jìn)單位認(rèn)真觀摩學(xué)習(xí)取長補(bǔ)短。三是,訂購檔案專業(yè)刊物,鼓勵專兼職檔案員開展自學(xué)活動。四是,實行崗位輪換制。項目組的檔案管理員,隨時到檔案館(室)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,檔案部門的項目管理員前往項目組進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)歸檔立卷工作的同時,學(xué)習(xí)一些有關(guān)項目的相關(guān)知識。五是加大科研項目檔案工作規(guī)范化管理力度,把科研項目檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行考核??蒲许椖繖n案管理人員的成績要與檔案工資掛鉤,能夠有效地促進(jìn)科研項目檔案工作管理水平。

2.4 科研項目檔案實行現(xiàn)代化的信息管理

信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢,要想確實提高科研項目檔案的有效管理,就必須實現(xiàn)項目檔案的現(xiàn)代化管理,充分利用微機(jī)檢索技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息資源保護(hù)好原件,滿足不同利用者對項目檔案的需求,不斷擴(kuò)大區(qū)域共享和合作,逐步實現(xiàn)信息的數(shù)字化、檢索自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化、使用信息接收、存儲和提高利用一體化。科研單位要把科研項目檔案的資源開發(fā)和利用作為重點工作認(rèn)真落實好,加大信息存儲量,發(fā)揮科研項目檔案的最大利用率。

3 結(jié)束語

科研項目檔案的記載是科研院所歷史發(fā)展的表現(xiàn),可以直接傳承單位的文化,對單位的發(fā)展具有直接影響和重要作用。做好科研院所項目檔案的管理工作具有深遠(yuǎn)意義。首先,可以發(fā)揮科研院所的科研實力,使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)真正起到引領(lǐng)作用,實現(xiàn)科研院所的全面發(fā)展。其次,可以最大程度加快科研成果轉(zhuǎn)化的速度,促進(jìn)社會生產(chǎn)力的發(fā)展,實現(xiàn)科學(xué)技術(shù)的價值,提高科研單位競爭力。

【參考文獻(xiàn)】

第4篇

關(guān)鍵詞:知識管理;科研單位;檔案管理

一、知識管理的原則分析

知識管理融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識經(jīng)濟(jì)理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念,是知識經(jīng)濟(jì)時代涌現(xiàn)出來的一種新型管理思想與方法。知識管理能夠在組織中構(gòu)建起一個量化與質(zhì)化的知識系統(tǒng),讓存在于組織中的知識與信息通過透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程,不斷的回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)。此時,就形成了積累個人和組織知識成為組織智慧的循環(huán)。在知識管理中,主要遵循了一下三項原則:第一,積累原則。知識的積累是實現(xiàn)知識的管理基礎(chǔ)條件。對于科研單位來說,知識管理的使用就是要將知識經(jīng)驗、信息、程序、技巧等進(jìn)行積累,避免其隨著時間的推移逐漸消失??梢哉f,知識管理能夠讓科研單位對知識展開更好的積累。第二,共享原則。在知識的共享中,實現(xiàn)了組織內(nèi)部所有的信息和知識公開,確保組織中每一名成員都能接觸和使用組織的知識和信息。對于科研單位來說,知識的共享能夠讓所有人員接觸知識,并利用其創(chuàng)造更多的價值。必須要建立起知識共享網(wǎng)絡(luò),讓知識管理在科研單位中發(fā)揮出其真正的作用,提升科研單位的競爭力。第三,交流原則。對于知識管理來說,其核心就是要在組織內(nèi)部建立起一個有利于交流的組織結(jié)構(gòu)和文化氣氛,使各個成員之間的交流毫無障礙。知識交流體現(xiàn)出了知識的價值,在知識管理中,交流原則處于所有原則的最高層次。知識的積累更多的是為了實際的應(yīng)用,所以,必須要讓其能夠在組織內(nèi)部循環(huán)。對于科研單位來說,要在吸收新知識的同時,不斷剔除老舊的知識。

二、科研單位檔案管理的重要性分析

科研檔案為科學(xué)研究提供了基礎(chǔ)條件,在科研活動中占據(jù)著重要地位。所以,檔案管理對于科研單位極為重要,其推動了單位科研實力的不斷提升。科研單位檔案管理的作用可以概括為以下幾點:第一,參考作用。在科研檔案資料中,包含著大量的前期研究過程以及科研成果,為其他科研人員繼續(xù)學(xué)習(xí)與深入研究提供了重要的基礎(chǔ)資料。從這一角度來看,科研檔案有著極高的參考價值,能夠使后續(xù)參與科研工作的人員站在更高的起始點展開研究,真正的做到“站在巨人的肩膀上”。結(jié)合科研檔案,科研人員不必重復(fù)展開實驗,節(jié)省了大量的時間、人力以及物資。同時,科研檔案能夠為其他科研人員的工作提供參考,避免其在研究中重復(fù)勞動或是“走彎路”。第二,憑證作用。對于科研工作來說,科研檔案是最真實、最初的原始憑證,是在科研過程中自然形成的。這種自然性決定了科研檔案必須對實際的科研過程進(jìn)行客觀記錄?;诖耍蒲袡n案作為科研證據(jù)的說服力更高,顯示了科研檔案的珍貴性與權(quán)威性。對于科研單位來說,檔案中真實的記錄了科研活動,推動了科研項目深入展開。第三,為考核評估提供依據(jù)。在檔案中,展示了科研單位真正的科研實力,記錄了大量的優(yōu)秀研究理念及科研成果。從這一角度來看,科研檔案為相應(yīng)科研單位的考核評估提供了重要的判斷依據(jù)。利用檔案資料,能夠準(zhǔn)確的衡量科研單位的實力以及管理水平。結(jié)合上述分析能夠看出,檔案管理對科研單位來說十分重要,提升了科研單位的運行效率,為不同科研項目的展開提供了珍貴的數(shù)據(jù)資料以及經(jīng)驗參考。

三、基于知識管理的科研單位檔案管理策略探究

1.檔案管理程序的優(yōu)化。在傳統(tǒng)的科研單位檔案管理中,普遍使用了紙張作為資料保存的載體。這就導(dǎo)致了在實際的管理過程中,包含著大量繁瑣且重復(fù)性較高的勞動,浪費的大量的時間、人力與物資?,F(xiàn)階段,信息技術(shù)不斷發(fā)展,電子文件以及無紙化辦公迅速發(fā)揮,逐漸取代了傳統(tǒng)的辦公模式。相比于紙質(zhì)文件來說,電子文件的載體形式、歸檔辦法等都有明顯的差異。在這樣的情況下,科研單位檔案管理人員必須要結(jié)合電子文件的特點,對檔案管理的程度展開優(yōu)化。相比較來說,電子文檔的儲存容量更大,但是空間更小,且有著更為簡單的整理程序。所以,在管理電子文件時,要結(jié)合文件生命周期理論來完成。簡單來說,就是要將文件視為不可分割的連續(xù)體。要實現(xiàn)文件檔案一體化,將文件工作與檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一的工作程序設(shè)計,確保設(shè)計程序涵蓋文件生產(chǎn)、轉(zhuǎn)運、歸檔、永久保存、銷毀的全過程。這樣的方式不僅能夠強(qiáng)化檔案的知識管理,對于科研單位的其他業(yè)務(wù)管理工作也提供了更好的服務(wù),整體上提升了文檔工作的效率。

2.促進(jìn)檔案知識資源的開發(fā)與共享。對于科研單位來說,利用知識管理展開檔案管理并不僅僅局限于檔案編研,而是要讓使用者能夠在大量的檔案信息中快速、準(zhǔn)確、全面的找出相應(yīng)的科研檔案,為使用者提供需要的信息。利用科研檔案資源的采集、存儲、揭示、分析、歸納以及綜合加工,能夠最大程度的發(fā)揮出科研檔案的價值?;诖?,管理人員要形成主動服務(wù)意識,關(guān)注科研單位內(nèi)外各方面的信息需求,結(jié)合現(xiàn)有的檔案資源,對檔案中包含著的隱藏知識展開深度挖掘。要在保證科研檔案的保密性與安全性的基礎(chǔ)上,編制科研檔案的目錄、索引以及摘要等信息,構(gòu)建起具體專題特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫,滿足使用者的需求。同時,也可以建立起檔案信息咨詢的線上服務(wù)平臺,為科研單位中的工作人員提供定向與定期的交互信息咨詢以及知識共享的服務(wù),最大程度的發(fā)揮出科研檔案信息共享的使用價值。

3.科研單位人員綜合素養(yǎng)的提升(1)檔案管理人員素質(zhì)的提升。對于科研單位來說,可以積極引進(jìn)專業(yè)性技術(shù)人才,或者也可以對現(xiàn)有的檔案管理人員展開培訓(xùn)。在培訓(xùn)中,要確保管理人員學(xué)習(xí)并掌握檔案法規(guī)。同時,也要定期的組織檔案管理業(yè)務(wù)知識與計算機(jī)技能的培訓(xùn),提升其對新設(shè)備、新技術(shù)以及新方法的接受程度,實現(xiàn)熟悉檔案管理制度與辦法的復(fù)合型人才的培養(yǎng)。同時,要對科研檔案的形成與積累展開制約,形成“三納入”制度,即將科研檔案管理納入科研工作流程、納入科研人員的工作計劃、納入科研人員承擔(dān)的崗位職責(zé)中,確保科研檔案的安全與完整。(2)科研人員檔案意識的提升??蒲腥藛T是科研檔案形成的主體,其在科研檔案管理工作中也發(fā)揮著重要的作用。所以,除了要對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升外,還要加強(qiáng)科研人員的檔案意識??蒲袉挝换蚴枪芾砣藛T要定期向科研人員宣傳的檔案的價值以及重要作用,使其形成管理以及利用科研檔案的意識,調(diào)動科研人員收集、轉(zhuǎn)移科研檔案的積極性與主動性。同時,管理人員要對使用者的檔案利用需求進(jìn)行分析,滿足不同科研人員的資料需要,發(fā)揮出科研檔案的多種效益。(3)管理職能分配的優(yōu)化。在傳統(tǒng)的科研檔案管理中,主要使用了重保存、輕利用的模式。而在知識管理的指導(dǎo)下,在檔案管理工作中要將科研檔案視為動態(tài)的知識,實現(xiàn)將傳統(tǒng)的檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)在知識的管理。在科研檔案管理中融入知識管理,需要管理職能的分配進(jìn)行優(yōu)化與協(xié)調(diào)。對于科研單位來說,可以從以下五個方面完成職能分配:第一,從科研單位的層面上來說,要明確業(yè)務(wù)主管部門與檔案管理部門對科研檔案管理的總體責(zé)任,制定出相應(yīng)的管理要求。第二,從部門的層面上來說,要確定科研檔案管理的監(jiān)督與檢查責(zé)任。第三,業(yè)務(wù)部門的檔案管理負(fù)責(zé)人要對科研檔案的管理提供指導(dǎo)與服務(wù)。第四,科研項目組要承擔(dān)檔案整理與保管責(zé)任。第五,所以科研人員都具有文件材料的形成與積累責(zé)任。

4.檔案管理的信息化建設(shè)?,F(xiàn)階段,信息技術(shù)迅速發(fā)展,科研單位檔案管理工作要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢,推動檔案管理信息化建設(shè)。要設(shè)計、開發(fā)與利用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng),加快科研檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的速度。其中,要重點展開電子文件全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè),對多種索引工具進(jìn)行逐步完善,實現(xiàn)科研檔案信息的最大程度揭示。要將科研檔案中包含的重要科研資料與成果全部完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化,利用檔案網(wǎng)站的作用,結(jié)合不同的權(quán)限完成相關(guān)科研資料的調(diào)閱。綜上所述,知識管理對科研單位檔案管理工作的升級提供了更好的指導(dǎo),轉(zhuǎn)變了其工作模式。通過檔案管理程序的優(yōu)化、促進(jìn)檔案知識資源的開發(fā)與共享、科研單位人員綜合素養(yǎng)的提升、檔案管理的信息化建設(shè),實現(xiàn)了將傳統(tǒng)的檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)在知識的管理,提升了科研檔案資源的利用率,提高了科研單位的科研能力以及競爭力。

參考文獻(xiàn):

[1]張海韻.基于知識管理的企業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用研究[D].廣西民族大學(xué),2015.

第5篇

1 加強(qiáng)科研單位會計檔案管理的必要性

科研單位會計工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性??蒲许椖糠N類和內(nèi)容繁多,財務(wù)需要按項目類別分別核算,因此形成的檔案資料數(shù)量也較多。目前,科研單位的資金來源主要包括財政撥款、科學(xué)技術(shù)成果轉(zhuǎn)讓收入、貸款及合作引入資金等四類。其中財政撥款包括科學(xué)事業(yè)費、科技三項費用、撥入專項資金、自然科學(xué)基金、科研基本建設(shè)資金等,財政撥款仍然是各科研單位的主要資金來源。但是隨著科技體制改革的不斷深化,科學(xué)研究面臨著重大轉(zhuǎn)變。科研單位將面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)、面向市場自主經(jīng)營,成為獨立自主的科研經(jīng)營實體,科學(xué)技術(shù)成果轉(zhuǎn)化收入將成為科研單位的最主要的資金來源,科研工作逐步實現(xiàn)經(jīng)費自給。會計檔案可以真實記錄科研項目或試制產(chǎn)品成本,據(jù)此準(zhǔn)確定位成果轉(zhuǎn)讓價格,反映科研經(jīng)濟(jì)效果,創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益。因此,科學(xué)管理與利用科研單位會計檔案,對推動和促進(jìn)科學(xué)事業(yè)發(fā)展具有不可估量的重要作用。

2 科研單位會計檔案管理存在的問題

2.1 歸檔資料不完整,管理不善

2.2 會計檔案保管不規(guī)范

2.3 會計檔案工作存在重保管、輕利用

3 加強(qiáng)科研單位會計檔案管理與利用的建議

3.1 提高對會計檔案管理重要性的認(rèn)識

加強(qiáng)宣傳,幫助、引導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)與廣大科技人員,正確認(rèn)識會計檔案資源的重要價值,將會計檔案管理作為一項重要任務(wù)常抓不懈。

3.2 完善會計檔案管理的組織機(jī)構(gòu),引進(jìn)和培養(yǎng)高層次的信息資源管理人才

第6篇

關(guān)鍵詞:醫(yī)院;文書檔案;檔案管理;問題;對策

一、醫(yī)院文書檔案管理的重要性

(一)為醫(yī)療科研創(chuàng)新提供基礎(chǔ)

文書檔案是為醫(yī)院提供服務(wù)的部門之一,它的存在為醫(yī)療提供了很好的可查詢的資料和相關(guān)的數(shù)據(jù),存有很多對科研有用的書籍和資料,是醫(yī)院的資料庫。醫(yī)院的檔案中對每一項手術(shù)以及疑難雜病的治療方法和過程都有精確記錄,所以當(dāng)遇到同類病癥患者或者衍生病變患者,可以采取相同的治療方法,再結(jié)合患者自身情況,研究或開創(chuàng)出新的治療方法,推動醫(yī)療科研創(chuàng)新。

(二)為患者提供完善的醫(yī)療記錄

文書檔案室存有醫(yī)院的很多的數(shù)據(jù)的,對于病人的一些相關(guān)的數(shù)據(jù)和病人的病情的跟蹤記錄都會存儲,當(dāng)患者接受治療后又出現(xiàn)一些并發(fā)癥,可以通過醫(yī)療記錄本對患者的病況、病因以及解決方法進(jìn)行記錄,這樣會方便后期需要的時候進(jìn)行查閱。

(三)為管理決策提供依據(jù)

醫(yī)院也是在不斷的經(jīng)營中完善和發(fā)展的,也會定期舉辦大型的醫(yī)療座談會以及派遣相關(guān)人員出去進(jìn)修,或者醫(yī)院發(fā)展轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新,這些行政類的管理決策往往也是需要依據(jù)和支持的,醫(yī)院的文書檔案對歷年來醫(yī)院發(fā)展的歷程以及相關(guān)活動和成果進(jìn)行記錄,為后期醫(yī)院開展不同的行政部門以及做出重大會議決策提供參考。

二、醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

(一)文書檔案工作人員的素質(zhì)匱乏

在很多的醫(yī)院中對人才的培養(yǎng)有著自己重點培養(yǎng)的對象和人群,與此同時在醫(yī)院的人才培養(yǎng)方案中一般對技術(shù)人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)較為重視,但是卻忽略了醫(yī)院檔案室檔案文書人員的培養(yǎng)和學(xué)習(xí)。文書檔案管理人員的管理水平一般都停留在傳統(tǒng)方法和傳統(tǒng)經(jīng)驗上,以這種管理水平和思想方式受到束縛,這樣也追不上了時代的發(fā)展潮流。有些醫(yī)院的檔案管理人員自身的大學(xué)專業(yè)和文書檔案管理的崗位不符合,很多管理人員都是從事計算機(jī)行業(yè)、護(hù)理行業(yè)和行政工作,后來轉(zhuǎn)為檔案管理工作。由于他們?nèi)鄙賹I(yè)的文書檔案的管理知識,所以對從事這個行業(yè)的工作做的不是很完善、很完整,不能完完全全的按著規(guī)定來進(jìn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化來執(zhí)行和完成工作。

(二)檔案管理制度不健全

檔案資料重要性不言而喻,妥善的保管和使用檔案資料的前提就是需要完整的檔案管理制度,目前,在醫(yī)院單位中,都有明文規(guī)定,設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)一系列的檔案管理制度,在很多的醫(yī)院里面都沒有對檔案管理有著正規(guī)的規(guī)定和規(guī)章制度,表現(xiàn)出規(guī)章制度不明確,所以人員在工作中會出現(xiàn)錯誤,很多應(yīng)該處理的資料沒有及時的統(tǒng)一、高效的進(jìn)行收集和處理,檔案室的管理不嚴(yán)密,管理規(guī)定脫節(jié),這樣一來檔案室的工作不夠完善,這樣就產(chǎn)生了文檔的存儲較為混亂,這樣一來久而久之檔案的管理制度就很不健全。

(三)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施欠缺

在很多醫(yī)院都會出現(xiàn)這種情況,醫(yī)院里面的消防設(shè)備、檔案管理設(shè)備和檔案管理都非常的欠缺的,很多都不符合規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的。同時醫(yī)院的檔案管理技術(shù)和設(shè)備較為落后,限制了文檔管理向前發(fā)展。隨著社會不斷的進(jìn)步和科技經(jīng)濟(jì)的不斷的發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和計算機(jī)的應(yīng)用都在醫(yī)院的管理中得到了廣泛的應(yīng)用和發(fā)展。同時傳統(tǒng)的文書檔案的管理的模式較為落后已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)在的醫(yī)院的發(fā)展需要,我們必須要對傳統(tǒng)的文書檔案管理模式進(jìn)行更新?lián)Q代。但是受到了經(jīng)濟(jì)的制約和限制醫(yī)院對檔案的管理的投入資金有著不足,所以迫使很多醫(yī)院的檔案管理不夠完善,不能實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。

三、完善醫(yī)院文書檔案管理的對策

(一)提升檔案管理人員的素質(zhì)

加強(qiáng)檔案室人員的學(xué)習(xí)和素質(zhì)是非常必要的,同時對我們醫(yī)院的管理層,例如文書、檔案室人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn),對專業(yè)的知識和整理文案的能力進(jìn)行提高。這樣會相應(yīng)的提高了檔案室的材料的規(guī)整度。也要提高領(lǐng)導(dǎo)層和文員的檔案意識,要讓他們了解規(guī)章制度,同時要加大對檔案管理的宣傳力度,要讓醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)們和職工對文書檔案有進(jìn)一步的認(rèn)識和了解。所以,要提高文書檔案相關(guān)的管理人員的專業(yè)水平,對其進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn),這就要將文書檔案的管理歸納到醫(yī)院的重要發(fā)展戰(zhàn)略里進(jìn)行重點關(guān)注,最好要每年派管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),不斷的加強(qiáng)文書檔案基礎(chǔ)知識的培訓(xùn),只有通過不斷的專業(yè)的培訓(xùn)和知識不斷的更新、不斷的進(jìn)修學(xué)習(xí),才能夠更好的提高管理人員的水平,讓其更好高效的完成管理任務(wù),這樣會讓文書檔案穩(wěn)定有序的發(fā)展。

(二)建立健全檔案管理制度

社會在進(jìn)步和發(fā)展,現(xiàn)代社會的科技發(fā)展與日俱新,文書檔案的發(fā)展也要進(jìn)行科學(xué)化的管理,醫(yī)院要設(shè)立相應(yīng)的檔案管理體系,將醫(yī)院各科室、各部門進(jìn)行統(tǒng)一考核和統(tǒng)一管理,所以對文書檔案進(jìn)行制度性管理是非常有必要和有效的措施。

(三)完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)在對文書檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行更新和資金的投入,對技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行翻新,對文書檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理,如辦公設(shè)備、檔案室的用房,要進(jìn)行防火、防盜、防潮、防蟲等防護(hù)措施來減輕檔案的消耗。更要引進(jìn)計算機(jī)軟件技術(shù)對文件進(jìn)行歸類和整合,進(jìn)行合理的搭配利用。經(jīng)過計算機(jī)的整合和整理遠(yuǎn)程信息的技術(shù)實現(xiàn)了文字和圖片聲像等信息進(jìn)行系統(tǒng)化、科學(xué)化的管理,同時可以方便與管理人員利用算機(jī)進(jìn)行以最快最方便省時省力的進(jìn)行查找和搜索,這樣就可以大大提高了工作效率,利用互聯(lián)網(wǎng)還可以整合醫(yī)院的各個系統(tǒng)的自愿共享功能,很好的滿足了各科室和科研的很多需求,從而這樣會將檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施記性優(yōu)化的同時也實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。

總結(jié):

綜上所述,通過對醫(yī)院工作性質(zhì)的了解,可得出文書檔案在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著很大的重要作用,對醫(yī)療技術(shù)的改進(jìn)、對醫(yī)院發(fā)展過程中的重大決策都有影響,所以對當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題進(jìn)行總結(jié)和研究是一件具有研究價值的事項,結(jié)合醫(yī)院發(fā)展定位以及社會地位,對醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題提出解決對策,對醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展具有促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn):

第7篇

1.1人員問題目前,醫(yī)療單位存在大多數(shù)中層干部對檔案管理意識不強(qiáng)的問題,不注重留取和移交本部門的檔案資料;檔案管理人員大多不是檔案專業(yè)出身,業(yè)務(wù)知識匱乏,有的檔案人員還身兼醫(yī)院其他工作,檔案管理精力達(dá)不到要求,再加上檔案室崗位人員不固定,經(jīng)常輪轉(zhuǎn),人員的專業(yè)知識和相關(guān)專業(yè)知識都比較欠缺。

1.2設(shè)備問題醫(yī)療單位多數(shù)辦公用房都為臨床用房,行政科室辦公用房普遍緊張,檔案室面積多數(shù)不達(dá)標(biāo)。此外,由于重視不夠,檔案管理投入設(shè)備相對陳舊,計算機(jī)功能僅能實現(xiàn)保存和檢索資料信息作用,難以實現(xiàn)整個醫(yī)院檔案信息有效開發(fā)和共享功效。

1.3資料問題如今,檔案材料載體形式多樣化,醫(yī)院檔案管理面臨著資料收集困難問題,造成了醫(yī)院整體檔案資料不夠齊全。

1.4方法問題目前,多數(shù)醫(yī)療單位的檔案管理并沒有結(jié)合自身特點和需求體現(xiàn)出醫(yī)院檔案管理的特殊性,且大部分醫(yī)院只注重收集和整理,而忽略了信息資源的開發(fā)和利用,不能充分體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的價值所在。

2醫(yī)院檔案管理對策

2.1人員對策醫(yī)療單位應(yīng)通過會議、培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)等多種形式來宣傳呼吁檔案工作的重要性,提高全員檔案管理意識。同時,要重視檔案人員的專業(yè)技術(shù)培養(yǎng),不斷提高檔案隊伍業(yè)務(wù)水平??蓪n案管理納入年終的目標(biāo)考核,凡是歸檔不達(dá)標(biāo)的科室要予以扣罰績效獎勵。

2.2設(shè)備對策要加強(qiáng)檔案管理的設(shè)備投入,配備必要的檔案裝備和工具,按照實際需要建造獨立檔案室,確保室內(nèi)溫濕度達(dá)標(biāo),采用防磁柜、密集柜等保存檔案,更新檔案管理工具,提高管理技術(shù),應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù),設(shè)計和使用符合醫(yī)院實際的檔案管理軟件,并納入醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng),確保檔案信息安全。

2.3材料對策醫(yī)療單位應(yīng)建立完善的檔案管理制度,明確歸檔立卷要求,通過多種渠道擴(kuò)大檔案收集范圍,確保檔案資料收集的完整、準(zhǔn)確和齊全。

2.4方法對策醫(yī)療單位要完善自身檔案管理制度,建立檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)體系,把檔案管理納入各科室崗位職責(zé),建立科室年度檔案達(dá)標(biāo)的目標(biāo)管理機(jī)制,逐步規(guī)范檔案管理。同時,要充分發(fā)揮檔案的使用價值,必要時進(jìn)行二次匯編,為臨床科研和行政管理提供參考依據(jù),在醫(yī)院建設(shè)、行政管理和臨床科研中發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用和價值。

3總結(jié)

第8篇

關(guān)鍵詞:信息化建設(shè) 高等院校 檔案管理 重要性 研究

高校檔案是人們了解一所學(xué)校的歷史和現(xiàn)狀,并在此基礎(chǔ)上展望學(xué)校未來的一個重要工具。對于高校來說,良好的檔案管理和系統(tǒng)對于學(xué)校教學(xué)和科研的發(fā)展、學(xué)生和教師的管理都有積極的促進(jìn)作用。隨著計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,高校檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)逐漸成為高校檔案管理工作改革中的重點,高校檔案信息化建設(shè)即是學(xué)校辦公自動化發(fā)展的要求,也是檔案管理發(fā)展的必然需求。本文主要通過對高等院校檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題的分析,探討信息化建設(shè)在高等院校檔案管理中的重要性。

一、高等院校檔案管理中的信息化建設(shè)

高等院校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研和管理等各種活動的歷史記錄,它對于學(xué)校、學(xué)生和社會都有很高的保存價值。一般來說,高校檔案的保存形式可以分為文字記錄、圖表和影像、聲像四種,記錄載體的不同保存、整理的方式也不盡相同。在傳統(tǒng)的高校檔案管理一般是采用文檔記錄的方式,即將檔案資料通過紙質(zhì)文件進(jìn)行保存,這種檔案管理方式一方面加大了檔案工作人員的工作量,降低了工作效率,另一方面也不利于檔案的管理。傳統(tǒng)檔案管理方式往往會占據(jù)較大的空間,也不利于資源的保護(hù)。因此,傳統(tǒng)檔案管理形式已經(jīng)不適用于現(xiàn)在的發(fā)展趨勢。

隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理的信息化建設(shè)逐漸提上高校檔案管理發(fā)展議程。高校檔案信息化是指隨著計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新的檔案管理方式,它利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng),能夠?qū)崿F(xiàn)不同載體和不同位置的檔案資源以數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲,在互聯(lián)網(wǎng)的連接下實現(xiàn)資源的共享和利用。這種檔案管理方式即便于檔案的收集整理工作,也有利于檔案資源的開發(fā)利用,通過信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的最優(yōu)化利用。通過對高校檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)能夠提高工作效率,減輕檔案工作人員的負(fù)擔(dān),便于對檔案資料的整理和分類。在高校“數(shù)字化校園”建設(shè)中,一個非常重要的組成部分就是高校檔案管理信息化建設(shè),在利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行獲取、處理、傳輸、應(yīng)用的同時,促進(jìn)高校檔案資源向數(shù)字化和規(guī)范化進(jìn)一步發(fā)展。

目前,絕大多數(shù)高校都已經(jīng)開始實行檔案管理的信息化建設(shè)。在一些信息化建設(shè)比較完善的高校中基本已經(jīng)實行了檔案管理的全部信息化和數(shù)字化工程,除了日常檔案收集和整理工作的信息化建設(shè),對于舊檔案的信息化歸檔也在不斷完善中。而一些信息化發(fā)展較慢的高校則在嘗試將傳統(tǒng)的檔案管理模式與信息化檔案管理相結(jié)合,通過建立信息化檔案資料搜集系統(tǒng)逐漸將傳統(tǒng)檔案模式向現(xiàn)代化辦公模式過渡。從整體上來說,高校檔案管理中的信息化建設(shè)是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢,是科技發(fā)展的必然結(jié)果,也是時展的必然要求。

二、信息化建設(shè)在高等院校檔案管理中的重要性

計算機(jī)科技的不斷發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得信息化、數(shù)字化建設(shè)逐漸深入到社會的各個行業(yè),這也是整個社會發(fā)展的大趨勢。高校檔案管理作為高校日常工作和發(fā)展的重要記錄部門,信息化建設(shè)是檔案管理的必然趨勢也是必然要求。各大高校必須順應(yīng)時展的需要,加快進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。

(一)信息化建設(shè)是高校自身發(fā)展的需要

對于高校來說,檔案管理對于推動本校行政管理改革、加強(qiáng)教學(xué)科研、宣傳高校教育成果有著非常重要的作用。衡量一所學(xué)校管理水平高低重要標(biāo)準(zhǔn)之一就是學(xué)校的檔案管理水平。由此可以看出高校檔案管理對于高校發(fā)展的重要性。

近年來,隨著高校改革的深入,新的辦學(xué)形式和辦學(xué)理念在不斷涌現(xiàn),高校的行政管理也再不斷做出調(diào)整,為了適應(yīng)高校行政管理和教學(xué)工作中出現(xiàn)的新事物、新問題和新內(nèi)容,檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進(jìn),不斷提高自身資源的利用率和工作效率。在高校檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)能夠?qū)n案管理工作效率進(jìn)行有效提高,對于資料的利用與開發(fā)也有很好的促進(jìn)作用。面對時展的新形勢,高校檔案管理工作只有不斷加深自身的信息化與數(shù)字化建設(shè)才能滿足學(xué)校發(fā)展的要求,才能更好地為學(xué)校、為社會服務(wù)。

(二)信息化建設(shè)是提高高校檔案收集與整理工作效率的基礎(chǔ)

高校檔案的收集是指學(xué)校檔案管理人員按照國家的相關(guān)規(guī)定,通過接受和征集的方式將本校內(nèi)部各個部門、個人及分散的社會上的檔案收集到本校,藏入綜合檔案的過程。而高校檔案的整理工作包括兩方面,一是對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理,即對檔案文件的真假進(jìn)行辨別,對檔案涉及的活動和資料進(jìn)行考證,編輯整理檔案史料等工作;二是對檔案實體進(jìn)行整理,即將檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、條理化的分類、組合、編目及排列,將整體檔案整理有序??梢哉f,高校檔案的收集與整理工作是整個檔案工作的基礎(chǔ),也是重中之重。

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,檔案的收集與整理工作是相當(dāng)繁瑣的,它要耗費長時間和大量的人力物力進(jìn)行工作。而將信息化建設(shè)引入到檔案管理中就能夠很好地減輕檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān),簡化檔案收集與整理的工作程序,因此它是高校檔案管理中信息資料收集與整理工作發(fā)展的必然需要。傳統(tǒng)的檔案資料收集中,人們會耗費長時間去收集原始的素材,包括照片、紙質(zhì)文件、錄音、錄像等等,但是在信息化系統(tǒng)的幫助下,照片、錄音及錄像可以通過簡單的信息傳輸就可以進(jìn)行歸檔,而紙質(zhì)文件一般也會要求有電子文檔,這樣在原始資料的收集上就會大大減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。而且,通過檔案管理的信息化系統(tǒng),在資料的整理上也更加便捷。傳統(tǒng)資料整理中的內(nèi)容管理和實體管理都需要工作人員對原始資料進(jìn)行分類、鑒別,而在信息化系統(tǒng)的幫助下,這種分類會更加有效率,操作也更加簡單,對于整理結(jié)果也更加簡單明晰、一目了然。由此也可以看出,信息化建設(shè)對于高校提高檔案收集與整理工作效率的重要性。

(三)信息化建設(shè)是實現(xiàn)高校檔案資源共享利用的根本條件

高校檔案資源共享的根本條件就是檔案信息化的建設(shè)。在高校檔案共享的信息化系統(tǒng)中,工作人員可以利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)對檔案資源的數(shù)字化管理,在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下為檔案信息的利用提供條件。傳統(tǒng)的檔案資源對于查找舊檔案是非常不方便的,一般高校都會對建校以來的檔案進(jìn)行保存,但是如果建校時間比較長,那些數(shù)十年前的檔案往往就是堆放在檔案室中,既不便于查找,也不利于資源共享。而在信息化系統(tǒng)的幫助下,這些舊檔案也可以進(jìn)行數(shù)字化歸檔,在互聯(lián)網(wǎng)中,這些就的資料可以最大限度的發(fā)揮自身作用。這種信息的共享無論是對學(xué)校的行政管理、教學(xué)管理還是科研教學(xué)都有很好的幫助。

(四)信息化建設(shè)是高校檔案信息資源開發(fā)利用的要求

近年來,隨著人們對檔案工作的認(rèn)識程度不斷加深,檔案信息資源也備受人們關(guān)注。在高校中,對于信息資源的開發(fā)利用也是檔案管理工作中的重要組成部分。對于檔案部門來說,信息化建設(shè)在檔案資源開發(fā)利用方面的作用是十分顯著的,與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比,電子檔案的儲存更加便捷,檢索更加方便,而且利于傳送,易于復(fù)制。從整體上來說,信息化建設(shè)將紙質(zhì)資源傳遞到電子資源中,以先進(jìn)的科技方便檔案工作的管理,從而促使高校檔案信息資源要更好地進(jìn)行開發(fā)利用。

(五)信息化建設(shè)是推動高校檔案管理工作發(fā)展的重要措施

社會信息化快速發(fā)展對高校檔案工作影響巨大。信息化導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增,檔案載體呈現(xiàn)多樣性,檔案內(nèi)容多且分散,傳統(tǒng)檔案管理信息手段與現(xiàn)代技術(shù)所導(dǎo)致的矛盾日益凸顯。對于高校來說,由于高校的擴(kuò)招計劃及社會發(fā)展的加速,各類學(xué)生信息倍增,而學(xué)術(shù)研究及相關(guān)社會信息也在考驗著高校的檔案管理能力,面對日益增長的檔案信息內(nèi)容和數(shù)量,傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理要求,因此,這就要求高校檔案管理必須要采用新的技術(shù)和形式,利用科技的幫助下對傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行變革,建立現(xiàn)代化信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理。雖然,我國已經(jīng)對高校檔案管理中的信息化建設(shè)提倡了很多年,但是從目前實際情況來看,某些高校檔案館由于種種條件的制約,信息化建設(shè)適用度遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有系統(tǒng)地普及和廣泛。在今后的高校檔案管理中,只有不斷加強(qiáng)信息化建設(shè),讓高校檔案管理更快、更好地適應(yīng)社會發(fā)展和學(xué)校發(fā)展要求,只有合理利用檔案管理的資源,才能更好地為學(xué)校的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

(六)信息化建設(shè)能夠促進(jìn)高校檔案工作人員提高自身素質(zhì)的提高

隨著科技的發(fā)展和社會的進(jìn)步,高校對于檔案管理的要求越來越高,這也就對檔案工作人員和管理者提出了新的挑戰(zhàn)和要求。在新時期,檔案工作人員需要具備較高的專業(yè)知識儲備和良好的職業(yè)技能,而計算機(jī)操作和現(xiàn)代化辦公技術(shù)是檔案工作人員和管理人員的基本職業(yè)技能要求。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中,通過信息化建設(shè)也是促進(jìn)檔案工作人員知識結(jié)構(gòu)升級,能力結(jié)構(gòu)提升的重要途徑。通過信息化建設(shè)能夠在一定程度上對促進(jìn)檔案工作人員整體素質(zhì)的提升,從而使檔案工作能夠得到更好的發(fā)展。

三、結(jié)語

高校檔案管理信息化建設(shè)是高校發(fā)展的必然要求,也是科技發(fā)展、社會進(jìn)步的時代背景下的必然趨勢。在傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)新時代,新發(fā)展的前提下,高校應(yīng)該積極探索檔案管理的信息化建設(shè),廣大檔案工作人員應(yīng)該與時俱進(jìn),積極學(xué)習(xí),用于開拓創(chuàng)新,不斷為檔案管理的信息化建設(shè)添磚加瓦。

參考文獻(xiàn)

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第9篇

關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案管理

    醫(yī)療檔案不僅數(shù)量大,種類繁多,利用率高以及收集難度大等特點。更好的建立科學(xué)的管理體系相對顯得很重要。

   1 建立科學(xué)的檔案管理體系的必要性

   1.1 建立科學(xué)的檔案管理體系是醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的必然要求。由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和醫(yī)療技術(shù)的快速發(fā)展,病患種類和數(shù)量的增加,還有就是信息技術(shù)的快速發(fā)展,對檔案收集利用的范圍不斷擴(kuò)大,檔案的數(shù)量不斷增加,對檔案利用保管的要求不斷提高,必然要求建立與之相適應(yīng)的管理體系。

   1.2建立科學(xué)的檔案管理體系是檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的必然要求。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用普及,各種檔案的增加,如光盤、磁盤、實物等檔案,增加了管理的難度,必須探索醫(yī)院檔案管理的新思路,建立適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的管理體系 。

   2 醫(yī)院檔案管理體系存在的不足

   2.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的認(rèn)識,片面追求經(jīng)濟(jì)利益,再加之檔案在醫(yī)院建設(shè)中的發(fā)揮不夠,宣傳不夠、開發(fā)利用不夠和認(rèn)識不足。因此,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理沒有高度予以重視。

   2.2 檔案信息開發(fā)層次淺,利用效果差。醫(yī)院只重視文書檔案。忽視了病歷檔案等專業(yè)檔案的開發(fā)利用,而病歷檔案和膠片等檔案是記載醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的重要檔案,潛力更大,價值更高。

   3.應(yīng)對措施

   3.1首先要加強(qiáng)檔案重要性的宣傳,要發(fā)揮檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用,積極宣傳,從思想人加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和職工的重視程度,必須加大檔案工作的投入力度,加大經(jīng)費的投入,使檔案信息的獲取、處理、傳輸和利用轉(zhuǎn)向信息模式,實現(xiàn)資源共享,更好的服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員。

   3.2 建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督機(jī)制,明確管理職責(zé)。在重視文書、會計、人事檔案的同時也要重視科技檔案、病歷檔案等的收集,如:膠片檔案、科研檔案、處方檔案等,保管和利用,建立統(tǒng)一的收集管理辦法和標(biāo)準(zhǔn),確保檔案收集完整,保管到位。