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導語：在檔案管理基礎(chǔ)與實務的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
摘 要 基建會計在基礎(chǔ)建設領(lǐng)域內(nèi)廣泛應用的一種專業(yè)會計，是我國社會主義會計的重要組成部分。而基建會計中的檔案管理服務于我國的基礎(chǔ)建設，對發(fā)展社會主義經(jīng)濟具有非常重要的作用。本文旨在對基建會計中檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題進行分析，并進一步提出在實務操作中加強基建會計檔案管理的有效措施。
關(guān)鍵詞 基建會計 檔案管理 現(xiàn)狀及存在問題 措施
一、基建會計檔案收集管理范圍
根據(jù)我國的《會計檔案管理辦法》，會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：第一，會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證；第二，會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿；第三，財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；第四，其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
二、基建會計檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題
與企業(yè)會計、行政事業(yè)單位會計等一般的專業(yè)會計相比，基建會計具有其特殊性。最主要的特殊性體現(xiàn)在會計主體的特殊上。一般專業(yè)會計的會計主體一般均為法人主體，但基礎(chǔ)建設會計則以一個獨立會計核算的建設項目作為會計主體，來反映和監(jiān)督投資項目的資金來源、項目資產(chǎn)的形成和運用情況。基建會計核算的特殊性及有些單位的主管財務人員對基建項目的業(yè)務核算掌握不透徹，對基建會計的核算工作無從下手。根據(jù)基建會計檔案管理的收集范圍，會計核算工作的障礙也會給會計檔案的管理工作帶來問題
（一）忽視收集與管理
根據(jù)我國的《會計檔案管理辦法》，各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。然而在實務操作中，一方面由于部分財務人員對基建會計知識、規(guī)定較為陌生，一旦企業(yè)發(fā)生了基礎(chǔ)建設項目，對會計核算業(yè)務就無從下手，不能及時與施工隊伍核對往來賬目；另一方面由于財務人員意識上沒有跟上，對檔案管理的重要性認識不足，未能及時收集材料，更談不上最資料進行認真歸檔，對發(fā)生的混亂現(xiàn)象聽之任之。兩方面的原因造成基建會計的檔案管理的混亂、不規(guī)范，嚴重影響了基建會計的正確反映。
（二）檔案管理不規(guī)范
在上文中已經(jīng)提到大多數(shù)企業(yè)都沒有專職的會計檔案管理人員，一般均為企業(yè)會計來兼任檔案管理人員。一人分擔兩職，導致會計檔案整理歸檔不及時、管理滯后和混亂，欠缺規(guī)范性。檔案管理的混亂，最嚴重的后果就是查找困難和會計憑證丟失，對于基礎(chǔ)建設來說，業(yè)務支出多數(shù)都較為龐大，一旦原始資料丟失，影響項目的真實核算，造成的經(jīng)濟影響是十分慘重的。另外，《辦法》規(guī)定各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損和泄密。這對大部分企業(yè)來說，也是沒有做到的。
（三）檔案管理制度不健全
企業(yè)基建會計的檔案管理制度主要是參考2001年財政部、國家檔案局聯(lián)合制定的《會計檔案管理方法》。雖然《方法》中對我國企事業(yè)單位的檔案管理作出了詳細的規(guī)定，但在實際運行過程中，許多企業(yè)的財務部門并沒有制定具體的管理辦法，管理制度并沒有形成。甚至都沒有一個專業(yè)的檔案管理人員，會計人員兼任檔案管理，檔案的存放就隨隨便便的與雜物堆放在一起，沒有設定專門的檔案室。而對會計檔案電算化管理，也沒有制定相應的管理方法，電子文件、數(shù)據(jù)等散落在各部門人員的計算機中，沒有形成磁介質(zhì)的會計檔案。
（四）檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高
財務人員對基建工程情況了解較少，導致基建工作于財務的鏈接不揭秘，直接影響了基建會計核算的質(zhì)量。有一些工程已開工并支付了首期工程款，財務人員還沒有收到該項目的工程批復、設計批復、施工合同等材料，那么就只能根據(jù)經(jīng)驗來進行核算，這必然會使得平常的核算與竣工時“工程概預算執(zhí)行情況表”的概算項目核算不能完全匹配，報表的準確性得不到保證。根據(jù)錯誤的報表編制的會計檔案準確性肯定會受到影響，結(jié)果并不能準確反映真實情況，項目建設中財務監(jiān)督的作用沒有得到發(fā)揮。
三、加強基建會計檔案管理的措施
（一）提高思想認識，安排專人負責基建會計檔案的管理工作
對企業(yè)來講，不管做什么事情，領(lǐng)導重視關(guān)鍵?；ㄆ髽I(yè)會計檔案管理工作之所以會出現(xiàn)管理混亂、不規(guī)范、業(yè)務人員素質(zhì)低等問題，歸根結(jié)底是企業(yè)領(lǐng)導對檔案管理的重要性認識不夠，在人力、財力、物力、時間諸多方面沒有給與檔案管理必要的投入和支持，檔案管理制度處于缺失狀態(tài)。所以，做好基建會計檔案管理工作的當務之急就是提高企業(yè)領(lǐng)導和財務人員的思想認識，使其充分認識到檔案管理工作的意義所在。安排專職人員負責檔案管理，同時根據(jù)基建項目的規(guī)模分配相關(guān)責任人的工作，保證會計資料的收集、整理、歸檔有序進行，并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記等工作。只有領(lǐng)導重視財務檔案的管理工作，底下的財務人員的檔案意識才能得到強化，工作態(tài)度才能更加認真負責，才能自覺的按照企業(yè)檔案管理規(guī)定，積極主動地做好檔案收集整理工作。因此，提高領(lǐng)導及財務人員對會計檔案管理工作的認識，增強對其的重視程度，是會計檔案管理工作順暢進行的重要保證。
（二）建立內(nèi)部相關(guān)職能部門網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)基建會計檔案信息化管理
隨著計算機的高速發(fā)展，電算化會計在企業(yè)的應用越來越普遍，財務檔案信息化和檔案工作現(xiàn)代化是現(xiàn)代檔案工作的大勢所趨。對基建會計而言，規(guī)模大、工期長，資金往來頻繁，會計核算不同于一般企業(yè)會計，會計核算對基建項目起到關(guān)鍵的財務監(jiān)督作用，因此，做好基建會計的檔案管理是非常重要的。首先，應明確基建會計信息化管理的主要內(nèi)容：1監(jiān)督、保證按要求生成各種檔案；2保證各種檔案的安全與保密；3保證各種檔案得到合理有效地利用。[1]其次，加強會計信息化檔案的安全管理制度。這主要是指：1檔案管理的權(quán)限設置，要明確哪些人進行維護操作，防止數(shù)據(jù)和軟件的非法刪除和修改；2重視操作日志管理，通過對操作日志的管理，檔案管理人員可以清楚地掌握查閱人員對檔案的使用情況，一方面可以監(jiān)督、控制非法操作，另一方面對發(fā)生的錯誤進行追蹤，以便對破壞的數(shù)據(jù)進行及時修復。
（三）根據(jù)實際情況，可適當延長基建會計檔案在財務處的保存時間 [2]
根據(jù)我國的《會計檔案管理方法》規(guī)定，財務檔案在財務處存放時間滿一年后就應該進行檔案移交，而基建項目的特點之一就是工期較長，一般來說一個基建項目兩年之內(nèi)基本上完工并決算完畢，原財務處可臨時申請檔案室延長基建會計檔案的保存時間，筆者認為基建項目會計檔案在財務處的保存時間可以適當延長至兩年?；〞嬇c事業(yè)會計實行不同的會計準則，在會計處理上表現(xiàn)為分開的兩套賬，在裝訂成冊、編號等問題上兩者互不影響，并且延長基建會計檔案的移交時間也不會對事業(yè)會計檔案的移交期限產(chǎn)生影響。這樣一來，不但沒有對企業(yè)造成不好的影響，反而方便了基建會計人員的查賬工作，大大提高了基建會計的工作效率，為企業(yè)領(lǐng)導提高及時、準確的基建項目財務信息。
（四）建立健全基建會計憑證的管理制度，提高會計檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)
對檔案管理而言，最重要的就是準確、完整、安全以及查閱方便。因此，建立健全基建會計檔案管理制度，理應從做好這幾個方面的工作著手。在遵守相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定的基礎(chǔ)之上，基建會計根據(jù)基建項目的特點制定適合本企業(yè)發(fā)展的基建會計檔案管理制度，如基建會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱保管期限、移交時間等。原則上，基建會計檔案不得隨便對外借閱，未經(jīng)負責任同意，更不能對外泄露基建會計檔案的內(nèi)容，否則，應追究相關(guān)人員的法律責任。如果由于司法需要或者經(jīng)負責任同意，需對外借閱基建會計檔案時，必須履行登記手續(xù)。
一些企業(yè)的財務人員對基建會計知識的欠缺，影響了基建會計的順利核算，進而影響基建會計檔案的管理工作。針對此情況，企業(yè)有必要采取必要措施（如相關(guān)的培訓或是提高對應聘人員的業(yè)務要求等）提高基建會計人員、基建會計檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，以保證基建會計檔案管理工作的順暢進行。
青海省心腦血管病專科醫(yī)院 青海西寧 810012
[摘要]為了充分發(fā)揮現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的作用，使之朝著有特色、有高度的方向發(fā)展，進而更好地為醫(yī)學研究事業(yè)服務，造福于民，本人結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，撰寫此文。本文在分析現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與問題的基礎(chǔ)上，闡述現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的創(chuàng)新思考。
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關(guān)鍵詞 ]醫(yī)院；檔案管理；創(chuàng)新
引言
我們所說的醫(yī)院檔案指的是醫(yī)院的工作人員在其日常工作中逐漸形成的各種各樣的門類或載體的檔案，可以是電報、圖表、簿冊、書信、盤片等。我們都知道醫(yī)院的醫(yī)療檔案是一個醫(yī)院最寶貴東西，如果能夠?qū)⑵涔芾砗茫粌H可以促進醫(yī)院的建設，而且對醫(yī)院中的領(lǐng)導進行有效決策起著不可替代的作用。創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，可準確把握現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展趨勢，及時調(diào)整醫(yī)院發(fā)展策略，促進現(xiàn)代醫(yī)院又好又快發(fā)展。
一、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與存在的問題
1、現(xiàn)狀
隨著社會的發(fā)展，醫(yī)院中各項工作不斷完善，人們越來越認識到現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的重要性，日新月異的醫(yī)院改革逐步深入。醫(yī)院中的工作人員對醫(yī)療檔案管理的認識日益提高，與此同時，醫(yī)院檔案管理的相關(guān)政策不斷完善，不僅對醫(yī)院檔案管理加大了工作的投入，而且對相關(guān)人員開陣培訓，這都在很大程度上提高了醫(yī)院檔案管理水平。醫(yī)院檔案管理工作的成績有目共睹，但是它依然存在一些問題，有待我們解決。
2、存在問題
第一，檔案意識弱，檔案利用率不高，醫(yī)院中檔案管理的工作人員，尤其是醫(yī)院領(lǐng)導，對檔案管理的意識極弱。對于他們而言，醫(yī)院的經(jīng)營更重要，以致很多人忽視對醫(yī)院檔案的管理，這促使醫(yī)院檔案利用率低，更談不上開發(fā)。
第二，檔案管理格局較混亂。一般而言，醫(yī)院檔案管理由綜合檔案室負責，但是由于受到醫(yī)院行業(yè)管理辦法的限制，管理會計檔案、科技檔案、文書檔案、部分音像檔案和實物檔案只由綜合管理室負責，然而，一些重要的、具有代表性的檔案由各個業(yè)務部門管理。一個醫(yī)院中實行多個部門同時管理檔案的格局，這不僅會導致醫(yī)院檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標準，而且會使各部門根據(jù)自己的認識與理解采用不同的方式進行管理，最終在整個醫(yī)院中營造一種管理混亂的氛圍，不利于醫(yī)院的長遠發(fā)展。
第三，檔案管理工作人員素質(zhì)整體偏低。據(jù)調(diào)查，大部分醫(yī)院管理工作人員學歷偏低而且并非專業(yè)出身，大部分老師缺乏管理檔案的知識，以此同時，醫(yī)院不重視對管理檔案人才的培養(yǎng)，這就使得絕大多數(shù)的醫(yī)院檔案管理人員的管理素質(zhì)偏低，主要體現(xiàn)在他們的思想觀念與管理水平落后，不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的需求。
第四，檔案管理設備投入不足。一部分醫(yī)院的用房緊張，他們便擠兌檔案庫房，使得檔案庫房的面積不能使其正常運營。再加上，檔案管理設備陳舊與管理技術(shù)落后，不能滿足檔案管理工作的有效開展，嚴重制約著醫(yī)院檔案管理工作的進一步發(fā)展。
二、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新思考
1、管理理念的創(chuàng)新
隨著社會的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作的要求也逐步提高，如何建立一個科學有效的醫(yī)院檔案管理理論成為我們研究的焦點之一。檔案管理學理論應該在適應當代科學理論的發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，揭示檔案管理的本質(zhì)的理論，為了使其升華，可以運用現(xiàn)代化的科學技術(shù)，建立并完善醫(yī)院檔案管理的制度。創(chuàng)新的管理理念，不僅有助于檔案管理工作人員采用新的觀念解決實際問題，而且可以在很大程度上提高實際工作的效果。
2、管理機制的創(chuàng)新
隨著社會的發(fā)展，一些新問題，新情況不斷涌現(xiàn)，一部分現(xiàn)有的管理機制已不再適應醫(yī)院的發(fā)展，甚至在一定程度上阻礙著醫(yī)院的進一步發(fā)展。為了進一步提高醫(yī)院檔案管理水平，檔案管理人員要認真反思自己的工作，檢查哪些機制是需要完善的，哪些機制是完全不對的，哪些機制有待建立等。例如，在采用電腦管理檔案的情況下，一些卡片檢索已失去其現(xiàn)實意義，我們就沒有必要花費大量的時間去整理，我們可以把大量的精力花到更有意義的事情上；當今社會信息更新迅速，我們是否要堅持滿30年的文件才可以向外開發(fā)的規(guī)定，結(jié)合本人自身的工作經(jīng)驗認為，在不涉及醫(yī)院機密、個人隱私的情況下，很多信息資源是可以共享的，這些信息在一定程度上可以為醫(yī)院的發(fā)展服務。管理機制創(chuàng)新，不僅可以延伸檔案管理的范圍，而且有助于實現(xiàn)其真正的價值。
3、檔案服務的創(chuàng)新
檔案服務的創(chuàng)新，要求檔案管理工作者樹立起服務意識，改進服務的方法，進而強化服務功能，本人結(jié)合自身實踐總結(jié)出以下幾種創(chuàng)新服務。第一，做足檔案征集工作。在管理檔案的過程中，要保證數(shù)據(jù)信息的安全，在此基礎(chǔ)上，整合信息資源，使醫(yī)院中的電子檔案、醫(yī)療收費系統(tǒng)、醫(yī)院的財務數(shù)據(jù)、醫(yī)院積累的病案、醫(yī)院相關(guān)輔助科室檢查的數(shù)據(jù)以及醫(yī)院附屬下的社區(qū)居民健康檔案等電子數(shù)據(jù)庫都包含其中，使得工作人員查詢相關(guān)檔案時更加方便。第二，把工作的重點轉(zhuǎn)移到檔案服務管理上面來。醫(yī)院在重視管理的同時兼顧服務，促進檔案管理在信息管理與服務方面的作用得到充分發(fā)揮。第三，主動開展業(yè)務指導。把以前接受各部門歸檔的材料變?yōu)橹鲃拥礁鞑块T開展指導檔案整理工作，依據(jù)檔案管理的要求適時對醫(yī)院的重點項目開展跟蹤調(diào)查，及時收集相關(guān)材料，預防材料丟失。創(chuàng)新醫(yī)院的檔案服務，不僅讓醫(yī)院檔案管理工作更加務實，讓更多的人受益，還讓其變得更有意義，實現(xiàn)其真正的價值。
結(jié)語
當今，市場經(jīng)濟迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院管理的作用更加重大，只有在充分了解當代醫(yī)院檔案管理工作特點基礎(chǔ)上，依據(jù)醫(yī)院對檔案管理工作的要求，不斷創(chuàng)新工作方法，才有可能發(fā)揮其真正的價值，促使該醫(yī)院朝著更好的方向發(fā)展，更好地造福于民。
參考文獻
關(guān)鍵詞 ：水利工程 竣工資料 整編與管理
引言：
水利工程竣工資料是指在水利工程建設管理工作中直接形成的、有保存價值的各種表格、文字、圖紙、圖片、報告等不同形式與載體的各種記錄。它真實的反映了整個施工過程的歷史，它是工程驗收與工程管理運行的重要技術(shù)文獻資料，也是衡量施工質(zhì)量的重要依據(jù)。在建設過程中，工程資料主要用于質(zhì)量評定、竣工驗收，有時還會對工程索賠與反索賠提供重要的證據(jù)性資料。項目建成后，竣工資料對于工程的運行管理具有重要的作用，是工程運行、改擴建等工作的重要依據(jù)。因此，作為建設單位，做好工程竣工資料的整編，將為水利工程的建后管理提供可靠依據(jù)。下面筆者根據(jù)自身多年工作經(jīng)驗，就工程資料的收集、歸檔與管理談幾點粗淺認識。
一、 系統(tǒng)完整的資料收集是做好整編工作的前提
在一個水利施工項目中，資料的內(nèi)容涵蓋量較廣，必須了解資料形成的程序，在收集時，明確哪些是應該的以及清楚一個水工項目資料所囊括的內(nèi)容都有哪些，才能更加完整準確的整理好竣工資料。竣工資料的歸檔范圍包括工程建設項目提出、籌備、勘探、設計、施工到竣工投產(chǎn)等全過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等資料。歸檔關(guān)鍵要注意其完整性、準確性、系統(tǒng)性。一般來說，水利竣工資料歸檔應從項目的立項、可行性研究、初步設計階段、施工圖設計階段施工建設階段、竣工驗收階段及與項目建設有關(guān)的批復文件，參考資料等方面著手。對一些中小型水利工程，可在工程結(jié)束后，一次收集整理歸檔，而對于大型水利工程，由于規(guī)模大，投資大，周期長，就應該按可研前期準備，設計、施工和竣工驗收等幾個時期進行同步歸檔整理。
二、科學規(guī)范的資料歸檔是做好整編工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
（一）應據(jù)不同的資料形式建立不同的資料庫（分類）
隨著檔案內(nèi)容不斷豐富，各種載體不斷出現(xiàn)，應該根據(jù)不同的資料形式、載體形式，建立不同的資料庫，包括：對工程建設中的評定表格、檢驗表格、施工日志等各種資料，可直接建立保存到相應的資料目標（文件夾）;對于照片、圖紙、攝像等資料可通過數(shù)碼相機、掃描儀、數(shù)碼攝像機傳入計算機，存入相應的資料庫;對于工程文件，如：工程建設的有關(guān)單位批文、工程批復文件、征地用地批文等，用掃描儀可對文件原件進行掃描，存入相應的文件夾中。
（二）電子檔案不可缺少
竣工資料歸檔是應有全套分類清晰、過程完整的文件檔案電子版。電子檔案中的工程照片按各階段形象進度、重要會議、現(xiàn)場監(jiān)理工作照、檢查驗收、領(lǐng)導視察以及竣工后的工程全貌共6類分夾存放，并且每張照片應在文件名后進行標識說明。
三、 嚴謹規(guī)范的資料管理是做好資料整編工作的重要保障
竣工資料從完整的收集到規(guī)范的歸檔，最后交付檔案管理部門，形成便于今后查詢利用的科技檔案資料，對于工程管理部門，整編工作由此告一段落，但是對于建設單位而言，完整的資料整編并未結(jié)束，還涉及到對收交的資料進行系統(tǒng)、規(guī)范的立卷和管理。
（一）嚴格遵守資料管理制度，按要求進行立卷、歸檔
水利竣工檔案管理過程中，建設單位須建立健全檔案收集、歸檔、借閱、鑒定、銷毀等各項規(guī)章制度，把水利工程技術(shù)檔案工作進行分解，責任落實到人，確保水利工程技術(shù)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和規(guī)范，使水利工程技術(shù)檔案達到標準化。歸檔的竣工資料應嚴格按照水利部《水利科學技術(shù)檔案管理規(guī)定》，及時進行分類、編目，對保管期限進行科學合理的劃分，同時加強對水利科技檔案的保密管理，建立健全保密制度。
（二）加強檔案人員培訓，提高檔案人員業(yè)務技能
目前，按照統(tǒng)一領(lǐng)導，分級負責的管理原則，許多建設單位建立了綜合檔案室專職檔案員和各部門兼職檔案員各負自責的管理體系。在實際工作中，往往存在檔案專業(yè)與工程技術(shù)專業(yè)的知識對接不夠理想的情況。對于專職檔案員來說，在工程技術(shù)專業(yè)知識方面有所欠缺，在立卷歸檔時對保管期限等要素的劃分上容易憑主觀或經(jīng)驗而定，影響了立卷歸檔的科學性。而對于兼職檔案員來說，欠缺的可能是檔案專業(yè)知識，在資料收集時容易遺漏，資料整理時雜亂無章。因此，需要根據(jù)檔案管理的實際情況，進行檔案整理實務操作培訓及各層次檔案專業(yè)技術(shù)培訓，對專職檔案人員加強計算機應用、軟件操作等業(yè)務知識培訓，加強檔案編研、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等業(yè)務能力的學習培訓;對兼職檔案人員進行檔案收集、立卷整理等方面的知識培訓，使專職和兼職檔案人員逐步實現(xiàn)專業(yè)的對接，提高檔案人員的實務操作能力和電子檔案管理技術(shù)水平。
（三）注重對檔案管理硬件設施的投入和維護
首先檔案庫房的設計與建設應該滿足資料存放的防火、防盜、防曬的標準要求，配備必須的通風設施、防潮機或去濕機，保持庫房溫度、濕度等各項指標均達到標準要求;其次添置檔案專用柜。目前，有相當?shù)慕ㄔO單位的檔案柜還是老式的木質(zhì)柜，不符合檔案資料管理的要求，特別是防鼠、防火的要求無法保證。因此，需要加大經(jīng)費投入，購置符合檔案存放要求的鐵皮柜或者密集柜，包括存放聲像檔案資料的防磁柜，存放圖紙資料的底圖柜等。第三，應該配備檔案現(xiàn)代化所必需的計算機、掃描儀、刻錄機等辦公設備。隨著計算機和網(wǎng)絡技術(shù)飛速發(fā)展，原有的傳統(tǒng)檔案管理工作的調(diào)整勢在必行，應該充分利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加強電子檔案的管理，實現(xiàn)檔案信息收集、管理、儲存、檢索等過程的標準化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理。
四、 結(jié)語
水利水電工程施工資料全面體現(xiàn)了工程實體質(zhì)量狀況、過程管理與質(zhì)量控制情況，是工程永久性技術(shù)文件，是工程竣工驗收的必備條件，是工程交付使用后進行維修、改建、擴建的重要依據(jù)。隨著城建檔案數(shù)字化管理工作的逐步推進，水利水電工程施工資料的記錄、計算、統(tǒng)計等工作將逐步應用計算機進行，這就對施工資料編制和管理提出了更高的要求。因此建設單位管理層、資料管理操作層要高度重視這項工作，使水利水電工程施工資料的收集、整理、著錄、歸檔等編制和管理工作達到規(guī)范化、標準化。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：檔案信息化；網(wǎng)絡化；服務
1 開展檔案信息化建設的成功經(jīng)驗
1.1 把檔案信息化納入單位信息化建設的總體目標
《全國檔案信息化建設實施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程。信息化建設開創(chuàng)初期，即將檔案信息化納入單位信息化建設的總體目標，為檔案管理配強專業(yè)設備、專業(yè)軟件，開展檔案人員的計算機操作培訓，并率先在全國檢察機關(guān)中開發(fā)了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統(tǒng)。在每兩年召開的單位信息化工作會議中，始終把檔案信息化作為信息化建設的重要內(nèi)容，專題回顧，認真展望，使加強檔案信息化建設的認識深入人心。
1.2 檔案信息化基礎(chǔ)設施建設初具規(guī)模
近年來，在辦公用房緊張的情況下，我單位始終高度重視檔案管理工作，專門建設了檔案管理的專用庫房。整個檔案庫房設計引入了先進的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動化的密集架管理系統(tǒng)，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備了專用空調(diào)設備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個基礎(chǔ)設施的不斷加強，為我單位檔案信息化建設的進一步發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。
1.3 檔案管理應用系統(tǒng)建設初呈網(wǎng)絡化
檢察機關(guān)的檔案按照國家有關(guān)規(guī)定，主要分為七類：訴訟檔案、文書檔案、聲像檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、榮譽檔案。目前，我單位的文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構(gòu)架，實行文書檔案的網(wǎng)絡化目錄級管理；訴訟檔案歸檔采用我單位自行開發(fā)的檢察業(yè)務辦案軟件，跟訴訟流程保持同步，有效地提高了歸檔效率。以上兩個軟件今后均可與密集架管理軟件實現(xiàn)無縫連接，并通過應用軟件開啟或關(guān)閉密集架。聲像檔案的研發(fā)工作也已進入實戰(zhàn)階段。上述三類檔案的軟件實現(xiàn)，初步構(gòu)建我單位立體化、網(wǎng)絡化的檔案管理應用體系，為深入應用、檔案信息資源開發(fā)打下了良好的應用基礎(chǔ)。
1.4 檔案信息化配套機制初步完善
1.制定了較為完善的規(guī)章制度。為了加強單位檔案信息化工作，先后制訂并實施了我單位訴訟檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。
2.形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開發(fā)和應用，改變過去少數(shù)人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質(zhì)量直接由內(nèi)勤、書記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環(huán)環(huán)相扣，責任更加明確，促使人人參與。
3.形成了與技術(shù)部門相互依托的銜接機制?；鶎訂挝粰n案室和技術(shù)部門在開展信息化建設的過程中，客觀上存在著技術(shù)上、工作上相互依托、優(yōu)勢互補的關(guān)系。檔案部門具有檔案專業(yè)知識的專業(yè)人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機制和體制，是技術(shù)部門開展信息化建設所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設中，設備、人員等技術(shù)力量都較為薄弱，必須依托技術(shù)部門的信息技術(shù)裝備和計算機專業(yè)人員，兩者形成一種緊密合作、優(yōu)勢互補的態(tài)勢是檔案信息化建設成功的要件之一。我單位檔案部門和技術(shù)部門通過多年合作，基本實現(xiàn)了所有檔案的案卷級目錄機檢、部分檔案的文件級目錄機檢和部分檔案的全文機檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實踐經(jīng)驗，為我單位檔案管理的高效優(yōu)質(zhì)運行提供了技術(shù)保障。
2 對今后開展檔案信息化建設的展望
2.1 總體規(guī)劃，分步實施
檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現(xiàn)代化、信息化的指標體系。國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網(wǎng)絡建設為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標準為保障的綜合體系，是一個很復雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學地進行檔案信息化建設首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級和單位信息化總體目標和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設目標和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與單位信息化保持同步發(fā)展。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現(xiàn)。
2.2 突出重點，務求實效
當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。國家檔案局全國檔案工作會議上指出：“十三五期間，檔案信息化建設的重點是加強電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數(shù)字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。國家檔案局《全國n案信息化建設實施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設的進程。市單位條線考核、區(qū)檔案局的督導中都體現(xiàn)了這一要求。因此，我們要立足檢察機關(guān)的實際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應用系統(tǒng)，要在引進成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。對于訴訟檔案的信息化應用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機，進一步做好需求調(diào)研工作，力爭在市單位職能部門的指導下，積極探索出基層單位業(yè)務檔案信息化的新路。
關(guān)鍵詞 海河二道閘；檔案管理；信息系統(tǒng)；功能；設計
中圖分類號 G276 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2014）15-0229-02
海河二道閘于1985年建成，經(jīng)過多年的升級改造和維護保養(yǎng)，擁有大量的有價值的資料，但是二道閘管理所檔案管理仍使用文字記載目錄，查詢不方便，借閱、統(tǒng)計、計算等工作全靠人工完成，工作量大，效率較低，經(jīng)常發(fā)生遺漏現(xiàn)象。隨著水務管理、現(xiàn)代化和信息化水平的提高，現(xiàn)有的管理方式已越來越不適應現(xiàn)代化辦公的需要。因此，建立基于網(wǎng)絡的檔案資料管理系統(tǒng)，將大大提高辦公效率，并解決上述問題。
1 海河二道閘檔案管理系統(tǒng)原理
二道閘檔案管理系統(tǒng)基于計算機技術(shù)和通信網(wǎng)絡技術(shù)，將檔案集中存放在服務器的數(shù)據(jù)庫中，經(jīng)過授權(quán)的使用者可以通過賬號和口令對檔案進行訪問和操作，訪問者根據(jù)不同權(quán)限看到不同的內(nèi)容。該系統(tǒng)將利用網(wǎng)絡建立起一個安全封閉的信息交流環(huán)境。該系統(tǒng)設計將結(jié)合二道閘已有的檔案模式對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一集中管理與共享。優(yōu)化了管理模式，提高了工作效率，實現(xiàn)遠程查詢及辦公自動化，為提高業(yè)務管理提供技術(shù)支持。
2 系統(tǒng)的功能
該檔案系統(tǒng)通過檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、編輯和保管等操作功能實現(xiàn)對文書、科技、財會、實物、聲像和照片等檔案一體化管理[1-2]。該模塊具有用戶管理模塊、文件收集整理、檔案管理、檔案查詢、統(tǒng)計管理、系統(tǒng)管理等模塊。支持PDF文件格式，可進行分類檢索和模糊查詢功能實現(xiàn)了電子檔案網(wǎng)上錄入、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上檢索等操作，將大大提高工作效率。
2.1 用戶管理模塊
新用戶可以通過局域網(wǎng)，申請注冊賬號，經(jīng)系統(tǒng)管理員分配權(quán)限后即可登錄，直接閱讀指定檔案。用戶可以按照檔案的名稱、檔案日期進行查詢，支持模糊查詢。擁有相關(guān)權(quán)限的用戶還可以實現(xiàn)下載功能，將文件保存至客戶端。
2.2 文件收集整理模塊
該模塊主要是實現(xiàn)資料的歸檔工作，歸檔人員登陸檔案管理系統(tǒng)后，通過點擊信息錄入按鈕，把文件信息錄入，包括工程項目、文件名稱、保管期限等，再上傳相應的電子文件，完成歸檔工作。
2.3 檔案管理模塊
二道閘管理所檔案分為文書檔案和工程檔案，其中文書檔案按照閘所行政職能分為3類：綜合組、水閘組和河道組，主要包括行政文件、管理文件和業(yè)務制度等。工程檔案分為工程檢查、工程觀測、日常養(yǎng)護、專項工程、閘門運行等。檔案管理員根據(jù)歸檔的資料按照上述類型完成分類、立卷和整編工作。
2.4 檔案查詢模塊
該功能模塊主要是為了給用戶查詢、借閱檔案提供方便的。用戶可以按照檔案名稱、檔案類別、日期等條件進行查詢。模塊支持模糊查詢，用戶如果不清楚資料名稱，咨詢要輸入資料的關(guān)鍵詞即可查詢。當用戶查詢到文件后，經(jīng)申請后即可瀏覽電子文件，也可登記借閱紙質(zhì)文件。
2.5 檔案統(tǒng)計模塊
這一功能模塊用于統(tǒng)計歷年檔案立卷歸檔的數(shù)量、歸檔的電子文件的數(shù)量、紙質(zhì)檔案和電子借閱情況，這樣可以更清楚、更快捷地掌握不同類別檔案的需求率。通過了解檔案信息的需求量，檔案工作人員能夠更有效地做好檔案歸檔和利用工作[3]。
2.6 檔案借閱審批模塊
用戶想要借閱實物檔案或電子文件需向檔案管理人員提出申請，檔案人員同意后方可查閱。
2.7 系統(tǒng)管理模塊
該模塊主要用于完成系統(tǒng)的配置和維護功能，包括檔案員和用戶權(quán)限設定、欄目配置、密碼、系統(tǒng)日志等內(nèi)容。
3 系統(tǒng)運行環(huán)境
客戶端需要安裝.Net Framework；服務器端需安裝數(shù)據(jù)庫軟件SQL Server 2000 SP3和系統(tǒng)Windows Server 2003 Enterprise Edition；網(wǎng)絡采用TCP/IP協(xié)議。
4 系統(tǒng)工作流程
根據(jù)職責和需要，需要由歸檔人員、檔案使用人員、檔案管理人員和系統(tǒng)管理人員組成，由這些人員完成用戶管理、文件收集整理、檔案管理、檔案查詢、檔案統(tǒng)計、檔案借閱審批和系統(tǒng)管理等功能。具體流程圖見圖1。
5 系統(tǒng)的安全構(gòu)成與用戶限制
系統(tǒng)安全問題應該從網(wǎng)絡環(huán)境、系統(tǒng)功能及系統(tǒng)的信息內(nèi)容加以考慮。而且安全問題不僅僅是一個技術(shù)的問題，需從技術(shù)和管理2個方面加以考慮。在網(wǎng)絡方面檔案系統(tǒng)的安全應側(cè)重于技術(shù)問題，而系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全應側(cè)重于管理。檔案系統(tǒng)可以根據(jù)不同使用者制定不同的權(quán)限[4]。
6 結(jié)語
隨著水務管理方式從傳統(tǒng)向現(xiàn)代、可持續(xù)發(fā)展的轉(zhuǎn)變，水務檔案管理的現(xiàn)代化變得越來越重要。本系統(tǒng)依據(jù)海河二道閘管理所檔案管理實際情況，實現(xiàn)了文件級管理和訪問，代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理及閱讀模式、大大方便了檔案的管理者和使用者?；诰W(wǎng)絡的檔案管理系統(tǒng)在檔案的創(chuàng)建、管理、和傳閱過程中的完整性、安全性，同時將提高電子檔案的協(xié)作和管理效率。該系統(tǒng)的建成，實現(xiàn)了二道閘管理所檔案信息化管理，提供用戶遠程客戶端的瀏覽、查閱和管理[5]。
7 參考文獻
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本文以建構(gòu)主義學習理論為基礎(chǔ)，結(jié)合文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標和檔案管理職業(yè)技能發(fā)展特點，重構(gòu)了檔案管理課程的內(nèi)容。重構(gòu)的課程內(nèi)容以工作任務為載體，圍繞企事業(yè)檔案管理工作重點，按照職業(yè)技能發(fā)展的邏輯順序組織內(nèi)容。突出課程學習的情境性、能力發(fā)展的遞進性和職業(yè)要求的切合性。
關(guān)鍵詞
建構(gòu)主義；高職文秘；檔案管理；課程內(nèi)容設計
檔案管理課程是高職文秘專業(yè)的必修課程，隨著高職教育改革的深入，檔案管理課程改革也逐漸成為熱門話題，并且主要集中在課程內(nèi)容的改革上。在課程內(nèi)容體系上，有老師提出要擺脫本科為黨政檔案部門培養(yǎng)專職檔案管理人員的學科知識體系，而建立符合高職文秘專業(yè)培養(yǎng)企業(yè)行政辦公文員的檔案管理知識體系，強調(diào)必須圍繞基層企事業(yè)單位對檔案管理人員的要求，重點培養(yǎng)學生檔案收集、鑒定和整理能力，其次培養(yǎng)學生的保管與利用能力，而檔案管理檢索、編研和統(tǒng)計能力只做一般性訓[1]66。在課程內(nèi)容的組織上，有老師提出檔案管理課程的內(nèi)容要緊貼檔案管理的工作過程。樓淑君認為課程內(nèi)容應根據(jù)企事業(yè)單位檔案管理工作任務來組織課程內(nèi)容，每個任務作為一個學習項目，從而構(gòu)建起以工作任務項目為主體的課程內(nèi)容，即以工作任務來組織課程內(nèi)容[2]21。林蘇則將檔案管理整個流程劃分為幾個工作環(huán)節(jié)，然后為每個工作環(huán)節(jié)歸納或創(chuàng)設出典型工作任務，最后通過“序化”來組織課程內(nèi)容，即以工作過程來組織課程內(nèi)容[3]10。以上對課程內(nèi)容的改革無疑對高職檔案管理課程發(fā)展起到積極作用，打開了建構(gòu)符合文秘專業(yè)培養(yǎng)目標的檔案管理課程內(nèi)容的思路，但是這些改革也存在著重“工作”而忽視“學生”的問題，即當前的檔案管理課程內(nèi)容改革只注意了依據(jù)企事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容與流程來設計內(nèi)容，而沒有考慮課程的學習主體—學生這一重要變量。學習心理學認為，學生的學習過程是一個心理變化的過程，要讓學生進行有效的學習必須讓學習對象、學習過程和學習方法符合學生的學習心理。因此檔案管理課程內(nèi)容的改革除了要依據(jù)檔案管理的工作任務與工作過程外，還要考慮學生學習心理規(guī)律。建構(gòu)主義學習理論是21世紀教育改革的重要指導理論，被譽為“當代教學心理學的一場革命”。在職業(yè)課程領(lǐng)域，建構(gòu)主義學習理論多次被列入教育部組織精品課程評審指標當中，尤其是在2008年精品課程評審指標中，明確提出，職業(yè)課程要基于專業(yè)人才培養(yǎng)目標，以典型工作任務來展開，要求對課程內(nèi)容進行宏觀、中觀和微觀設計。其中微觀設計就是指課程內(nèi)容的組織與教學要符合學生認知建構(gòu)特點，教學設計要以行動導向展開。下列以建構(gòu)主義學習理論為基礎(chǔ)闡述檔案管理課程的內(nèi)容重構(gòu)與設計。
一、建構(gòu)主義學習理論與課程內(nèi)容的篩
建構(gòu)主義學習理論認為學生不是憑空進入學習活動，學生在進入學習時，他已經(jīng)獲得的知識與經(jīng)驗會參與到新知識的學習過程中，即使有些問題他以前從來沒有遇到過，或者沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗，當問題呈現(xiàn)在他們面前時，他們也會用已有的知識與經(jīng)驗，依靠推理與判斷，對其做出某種解釋。所以建構(gòu)主義學習理論認為教師教學時不能無視學生已有的經(jīng)驗，簡單地從外部將知識灌輸給學生，而是要把學生原有的經(jīng)驗和知識作為新知識的生長點。依據(jù)這個理論，我們在篩選課程的內(nèi)容時要與學生已有的經(jīng)驗保持一定的聯(lián)系。當前文秘專業(yè)的學生普遍認為檔案課程枯燥又抽象，其中主要原因是教師對課程內(nèi)容的選擇，沒有考慮到學生已有的經(jīng)驗。高職學生多數(shù)是從高中直接升學而來的，對檔案管理工作多是一無所知。再者，很多教師開發(fā)課程時，直接搬用或創(chuàng)設工作項目作為學生學習與訓練的任務。這些項目對于一個沒有工作經(jīng)驗的學生來說，肯定無法產(chǎn)生“共鳴”。因此，檔案管理的課程內(nèi)容不宜一開始就采用企業(yè)真實任務。高職教育要求課程內(nèi)容與企業(yè)的工作任務相匹配，而建構(gòu)主義學習理論要求學生的學習建立在他已有的經(jīng)驗與知識基礎(chǔ)上，我們可以通過以下兩條路徑將兩者協(xié)調(diào)起來。一是在學習之初讓學生獲得某些檔案管理工作經(jīng)驗，一是利用學生已有的與檔案管理相關(guān)的生活經(jīng)驗。對于前者，可以讓學生參觀校內(nèi)檔案室或企業(yè)的檔案資料室；對于后者，充分挖掘?qū)W生與檔案管理核心工作能力相似的生活經(jīng)驗。比如學生對自己電子文件的整理、學生對自己照片的歸類和利用、學生對自己作業(yè)的收集、整理和利用等生活經(jīng)歷，都包含了檔案管理的成分，只是與真實的檔案管理相比顯得不夠規(guī)范、不夠科學罷了，但是這些經(jīng)驗可以作為學生學習新知識的基礎(chǔ)。因此我們在篩選檔案管理課程內(nèi)容時，可以將圖像檔案管理、電子文本檔案管理和紙質(zhì)文件檔案管理作為課程的主要學習內(nèi)容。有人會擔心，學生只學這些內(nèi)容，無法“接軌”文秘職業(yè)崗位。其實這種提心是多余的，一方面，學生掌握了這些檔案管理知識與技能，可以觸類旁通了；另一方面，文秘職業(yè)崗位在各行各業(yè)都有，學生畢業(yè)后負責的檔案管理任務也不盡相同，要在有限的教學時間內(nèi)（多是周課時2—4節(jié)或全學期70學時），學習所有類型檔案任務，是不現(xiàn)實的，也沒有必要。
二、建構(gòu)主義學習理論與課程內(nèi)容的組
建構(gòu)主義認為個體對世界的理解是基于個體學習者自身經(jīng)驗背景建構(gòu)起來的，建構(gòu)主義提出學習應與情境化社會實踐活動結(jié)合起來，學習者通過參與社會實踐來掌握社會規(guī)則、工具和活動程序，即所學必須與所從事活動結(jié)合起來。職業(yè)教育理論專業(yè)斯克萊本納對牛奶加工廠300名雇員關(guān)于知識的工作結(jié)構(gòu)表征研究也印證這個觀點[4]232。依此，檔案管理課程學習應是讓學生置于檔案管理工作情境中，引導學生建構(gòu)知識與工作任務的聯(lián)系，通過完成具體的檔案管理工作，形成檔案管理所需要的知識和技能。建構(gòu)主義學習理論代表人物皮亞杰認為，學習過程是學習者通過同化與順應來達到與周圍環(huán)境平衡的過程。當學習者能用現(xiàn)有認知結(jié)構(gòu)去同化新信息時，他處于一種平衡的認知狀態(tài)；而當現(xiàn)有認知結(jié)構(gòu)不能同化新信息時，平衡即被破壞，為了獲得新的平衡，需要修改或創(chuàng)造新圖式（順應）。學習者的認知結(jié)構(gòu)就是通過同化—順應—同化—順應……循環(huán)往復，從平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性發(fā)展起來的，并且每一種已經(jīng)達到相對平衡狀態(tài)認知結(jié)構(gòu)都會為新的不平衡創(chuàng)造前提，提供可能。因此，檔案管理課程的內(nèi)容排列應按照從易到難，從簡單到復雜順序來排列。
三、一種基于建構(gòu)主義學習理論的課程內(nèi)容設計
1.課程內(nèi)容設計。
依據(jù)上述建構(gòu)主義學習理論，結(jié)合高職教育的特點以及文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標，檔案管理課程的內(nèi)容安排如下：
2.課程內(nèi)容安排說明。
（1）檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案工作環(huán)節(jié)作為學習重點。高職文秘專業(yè)主要培養(yǎng)企事業(yè)單位的行政辦公人員，他們的檔案管理工作職責主要是收集、整理、歸檔和保管單位檔案，并為需要檔案的部門提供支持。本課程內(nèi)容設計中緊緊圍繞收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案管理工作環(huán)節(jié)來訓練。（2）本課程依據(jù)建構(gòu)主義學習理論，強調(diào)已有經(jīng)驗對新學內(nèi)容的“支架”作用。項目一安排學生參觀檔案室以及采訪檔案人員，其目的是讓學生對檔案管理工作有初步認識，為學習后面的檔案管理內(nèi)容“儲備”前知識。項目二沒有直接使用企業(yè)的紙質(zhì)文書檔案而是讓學生整理個人相片，其主要原因是90后的學生喜歡拍照，在電腦和手機中有大量沒有整理或整理不規(guī)范的照片，讓學生收集整理照片一方面可以激發(fā)他們興趣，另一方面可以充分利用學生已有的經(jīng)驗。在項目三中，選擇“整理工學結(jié)合材料”這一訓練載體，也是考慮這些材料有相當一部分就是出自學生本人（如實訓總結(jié)、實訓成果等）。學生在完成這些任務時不會感到完全陌生。（3）本課程內(nèi)容設計強調(diào)在“做中學”。整個課程內(nèi)容以工作任務作為學習載體，將知識的學習安排在訓練過程中。其用意是為學生創(chuàng)設一個良好的學習環(huán)境，以便于學生進行“情境學習”，另外讓學生在“做中學”，容易調(diào)動學習的積極性。（4）按螺旋式上升安排檔案管理技能的訓練。職業(yè)技能是職業(yè)教育的發(fā)展核心之一，技能需要通過多次反復訓練才能獲得。因此本課程內(nèi)容通過完成照片收集、整理、編目、保管和利用，紙質(zhì)檔案的收集、整理、編目、保管和利用，企業(yè)客戶檔案的收集、整理和利用等工作子任務，來訓練學生職業(yè)能力，讓學生在反復訓練中獲得檔案管理的職業(yè)能力。（5）本課程安排了40學時課內(nèi)學習，比較符合當前大多數(shù)文秘專業(yè)檔案管理課程周時2學時的現(xiàn)實，另外安排一周獨立生產(chǎn)性實訓，也體現(xiàn)了檔案管理課程作為文秘專業(yè)核心課程的地位。
作者：焦名海 單位：深圳信息職業(yè)技術(shù)學院
參考文獻
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【關(guān)鍵詞】企業(yè)人事檔案；現(xiàn)狀；措施
企業(yè)人事檔案是關(guān)于企業(yè)員工個人信息的記載，是個人學歷、資歷、經(jīng)歷等方面的證據(jù)，為企業(yè)決策者開發(fā)和管理人力資源、作出人事決策提供科學依據(jù)，企業(yè)人事檔案管理工作的開展情況會對企業(yè)的經(jīng)營管理狀況產(chǎn)生一定的影響。就目前企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀而言，仍有許多棘手的問題亟待解決。
一、人事檔案管理的現(xiàn)狀
（一）基礎(chǔ)性管理工作的問題。當前企業(yè)人事檔案的基礎(chǔ)性管理工作呈現(xiàn)出一些漏洞和弊端，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1.認識誤區(qū)，重視不足。一方面，企業(yè)管理者對人力資源的認知，決定了人事檔案管理工作的開展力度，如果企業(yè)管理者只是著眼于企業(yè)與員工的雇傭關(guān)系，而不貫徹以人為本的用人理念、開發(fā)和利用人力資源，就會導致對人事檔案管理工作流于形式，而非投入實際的支持。長此以往，人事檔案管理工作處于被忽視、被動應付的狀態(tài)，造成人事檔案管理制度不健全，難以發(fā)揮為人力資源管理工作服務的效能。另一方面，經(jīng)濟效益是衡量企業(yè)經(jīng)營狀況的重要價值尺度，一些企業(yè)目光短淺，只著眼于短期的經(jīng)濟效益，忽視長遠發(fā)展，認為人事檔案對企業(yè)的貢獻小，因此不予重視，導致檔案散亂、丟失、篡改等違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)。
2.缺乏監(jiān)督機制。定期的檢查、監(jiān)督對人事檔案管理工作的順利開展大有裨益，否則就會造成人事檔案管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生不必要的漏洞，如檔案資料收集不齊全、缺乏連續(xù)性，甚至造成遺失檔案等嚴重后果。而在人事檔案管理實踐中，由于缺乏相應的監(jiān)督機制，導致企業(yè)人事檔案的混亂、無人問責，給后續(xù)工作的開展設置了不必要的麻煩，人事檔案的價值未能得到充分利用。
3.檔案管理人員素質(zhì)、能力有限。一方面，受客觀因素的影響，如崗位變動、崗位輪換，一些人事檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識、尚未積累足夠的工作經(jīng)驗、也未經(jīng)歷系統(tǒng)的培訓學習，不明確檔案管理工作的基本要求，沒有達到檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等基礎(chǔ)性業(yè)務能力。檔案管理人員是具體檔案管理工作的實施者，其專業(yè)能力的高低直接影響日常檔案管理工作的進展狀況；另一方面，檔案管理人員的素質(zhì)，包含敬業(yè)態(tài)度、責任感、人格品質(zhì)等，一些檔案管理人員對工作的重視度不夠、投入精力不足、態(tài)度不端正、缺乏責任感，只是在被動應付差事，檔案管理人員的素質(zhì)制約了檔案管理水平的提升。
（二）企業(yè)人事檔案質(zhì)量差，參考價值低。企業(yè)人事檔案在質(zhì)量方面存在不足之處，主要體現(xiàn)在：
1.收集歸檔工作制度不健全，收集的內(nèi)容不翔實，執(zhí)行力度不足，收集歸檔工作被動、不及時；
2.人事檔案資料缺乏真實性、準確性、完整性；
3.企業(yè)檔案管理人員在進行具體操作時，工作態(tài)度不夠嚴謹，隨意性大，甚至出現(xiàn)修改檔案內(nèi)容的現(xiàn)象。
人事檔案是人力資源管理過程中用于選人、用人、開發(fā)人力資源的重要依據(jù)，關(guān)系到員工的晉升、薪酬以及職業(yè)發(fā)展，如果企業(yè)人事檔案本身在質(zhì)量上出現(xiàn)問題，就會降低其參考價值，影響企業(yè)在人力資源方面的決策效率。
（三）人事檔案管理方式陳舊。傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理采用手工編輯、檢索等方式，這種管理方式耗時、費力、效率低、準確度低。人事檔案管理的陳舊方式，難免出現(xiàn)紕漏，給一些人以可乘之機，偽造檔案資料，弄虛作假、隱瞞實情等，致使人事檔案權(quán)威性大打折扣。隨著檔案管理技術(shù)手段的革新，人事檔案管理軟件在技術(shù)上已經(jīng)比較成熟，并得到一定范圍的應用。計算機在日常生活中的普及程度已相當高，但尚未在人事檔案管理中得到廣泛運用，相關(guān)的技術(shù)手段還沒得到全面挖掘和充分利用，制約了人事檔案管理朝著科學化、信息化的方向發(fā)展。
二、人事檔案管理措施
上述企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀所呈現(xiàn)出的問題不容忽視，必須采取相應的措施，提高人事檔案管理效率，使其發(fā)揮最大效能，人事檔案管理措施需從以下幾個方面加強：
（一）加強對人事檔案管理工作的認識。提高人事檔案管理工作的認識，根據(jù)主體不同，分為四個方面：1.人事檔案管理工作人員，做到人盡其責、加強工作的責任感，嚴守規(guī)章制度、轉(zhuǎn)變思想認識，重視人事檔案管理工作，明確其重要性，踏實認真地服務于本職工作。2.其他相關(guān)部門，積極配合人事檔案管理工作，提供切實的幫助，明確人事檔案管理工作與本部門工作之間的聯(lián)系與影響，相互協(xié)調(diào)、優(yōu)化業(yè)務往來。3.企業(yè)員工，人事檔案與企業(yè)員工的利益息息相關(guān)，員工應該作為檔案監(jiān)督系統(tǒng)中的一個環(huán)節(jié)，建立檔案保護意識，及時向有關(guān)部門和人員反映情況，監(jiān)督人事檔案的真實性、客觀性、有效性。4.企業(yè)管理者，明確人事檔案管理工作影響企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)，不應忽視人事檔案管理工作的重要性，建立并逐步完善人事檔案監(jiān)督機制，定期對人事檔案管理工作開展檢查、指導、督促，并及時解決問題。
（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力。企業(yè)的發(fā)展、科技的進步，對人事檔案管理人員提出了新的要求：1.企業(yè)需為檔案管理人員制定針對性的培訓方案，通過系統(tǒng)的專業(yè)技能培訓，檔案管理人員需掌握過硬的專業(yè)知識、（下轉(zhuǎn)第167頁）（上接第162頁）實踐操作技能，提升綜合文化素養(yǎng)。2.培育和引導檔案管理人員的素質(zhì)，如敬業(yè)奉獻、忠誠協(xié)作、踏實務實、好學精進等。良好的個人素質(zhì)與過硬的專業(yè)能力形成合力，才能塑造出優(yōu)秀的檔案管理人員。3.引入考核機制，定期對檔案管理人員的素質(zhì)和能力進行考核與評估，及時發(fā)現(xiàn)問題，并采取切實有效的措施予以改進。
（三）規(guī)范人事檔案管理制度。每個企業(yè)的經(jīng)營狀況、發(fā)展戰(zhàn)略都有所不同，企業(yè)應依據(jù)自身的實際情況來開展人事檔案管理工作，同時要以檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的科學理論與方法為指引，規(guī)范人事檔案管理制度，如檔案保管制度、企業(yè)人事檔案管理條例、檔案管理部門職責等，人事檔案管理制度是開展人事檔案管理工作的規(guī)范性說明、操作依據(jù)，完備且科學的人事檔案管理制度，規(guī)范了人事檔案管理的收集、整理、歸檔、查閱等工作環(huán)節(jié)，有利于實現(xiàn)人事檔案的真實性、準確性、權(quán)威性，促使人事檔案在人力資源管理與企業(yè)發(fā)展中實現(xiàn)效用最大化。
（四）人事檔案管理現(xiàn)代化與信息化。1.傳統(tǒng)的人事檔案管理手段已不能適應當下的實際需求，借助計算與現(xiàn)代通信設備等現(xiàn)代化的辦公設施，提高檔案信息傳遞的速率，減少工作人員處理信息的時間和工作負荷，提升工作效率和服務質(zhì)量。2.引入計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)、人事檔案信息系統(tǒng)等現(xiàn)代化的網(wǎng)絡資源，構(gòu)建動態(tài)的、完備的、準確的人事檔案管理體系，實現(xiàn)人事資料及相關(guān)數(shù)據(jù)的高效整合，確保人事檔案資源的合理配置和高效利用。
三、結(jié)語
企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀呈現(xiàn)出諸多問題，應當及時、有效地予以解決，從思想認識、管理人員素質(zhì)、監(jiān)督體系、制度規(guī)范性、管理方式現(xiàn)代化等方面循序漸進地實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理工作的優(yōu)化升級。從而使企業(yè)人事檔案更具適應性、科學性和靈活性，更好地服務于企業(yè)管理、人力資源管理以及整體發(fā)展戰(zhàn)略。
【參考文獻】
[1]李莉虹.關(guān)于加強人事檔案管理的幾點思考[J].山西建筑，2010（6）：216-217.
關(guān)鍵詞：高速公路；檔案管理；意識；信息化；人員素質(zhì)
中圖分類號： U412.36+6 文獻標識碼：A
一、高速公路項目檔案的特點
（一）專業(yè)性強
高速公路建設項目檔案是公路工程專業(yè)技術(shù)活動的產(chǎn)物，在工程科研、設計、施工等過程中產(chǎn)生的文件材料，包括工程設計、施工工程記錄、工程質(zhì)量檢查、驗收記錄和報告、試驗測量等技術(shù)型工作，集中反映了公路工程專業(yè)的技術(shù)內(nèi)容和相關(guān)方法，具有鮮明的專業(yè)特點。因此，要做好高速公路檔案工作，不僅要有檔案管理方面的知識，而且要有工程方面的知識。
（二）流轉(zhuǎn)時間長
高速公路建設項目建設周期從項目提出、立項、審批、招投，到施工、建成通車，最后竣工驗收，歷時 3 年以上。建設手續(xù)要求完備，程序復雜，從資料形成到歸檔時間較長。
（三）形成單位、部門多
在整個高速公路建設項目中，要涉及到政府部門、勘察、設計、施工、建設、監(jiān)理、運營使用單位等，常常多達數(shù)十家。各參建單位要按照相關(guān)標準和要求，完成各自職責范圍或合同規(guī)定的項目文件形成、收集、整理、歸檔工作。
（四）載體多樣性
高速公路建設項目檔案有著多種載體形式檔案，不僅有紙質(zhì)檔案，還有聲像、實體、電子檔案等。
高速公路建設項目檔案管理的主要目標
（一）工程檔案管理達到協(xié)調(diào)統(tǒng)一性
高速公路工程建設項目管理過程中對于資料收集、檔案形成等內(nèi)容，嚴格要求相關(guān)檔案管理人員在進行工作時接受工程檔案管理培訓，熟悉高速公路工程檔案管理條例，以此確保工程檔案歸檔的完整性和統(tǒng)一性。
（二）工程檔案管理達到計劃前瞻性
高速公路建設項目是一個逐步推進的過程，項目建設本身具有較強的計劃性，工程在每一個階段需要工作的內(nèi)容十分明確，一定程度上為高速公路建設項目檔案資料收集、整理等工作打下堅實的基礎(chǔ)，除此之外，高速公路建設項目管理工作者進行工作之前必須對整個工程計劃進行分析和研究，并根據(jù)其實際情況制定目標，同時，有效地完成資料收集和整理的工作。
當前高速公里建設中檔案管理存在的主要問題
（一）檔案管理意識不強
檔案意識不強，沒有足夠重視檔案管理工作。很多單位領(lǐng)導常常只重視工程建設的質(zhì)量、施工進度、資金投入和生產(chǎn)安全，認為檔案與經(jīng)濟效益無關(guān)，重不重視都無所謂。
（二）檔案工作與建設工作不同步
長期以來，在建設項目中，一直存在著“重外輕內(nèi)”的思想，搶工期，抓進度，重安全，往往忽視了對工程文檔產(chǎn)生過程的控制和管理，造成“內(nèi)外業(yè)不同步，內(nèi)業(yè)資料缺乏及時、準確、真實和完整性。
（三）檔案管理機構(gòu)和人員不到位
考慮到人員和經(jīng)費等因素，許多工程項目單位沒有設立檔案專員以及專門的檔案管理部門，管理網(wǎng)絡沒有建立，檔案室和相關(guān)設施設備缺乏，無法保障檔案的質(zhì)量、安全; 還有些單位雖然成立了相應的機構(gòu)，但未落實到具體工作中，形同虛設。
（四）人員素質(zhì)有待提高
從實際情況看，對高速公路建設項目檔案管理人員要求很高。從事高速公路工程檔案的人員要懂工程專業(yè)方面的技術(shù)，還要要懂得檔案管理知識。在工程建設中，填寫施工技術(shù)表格、整理竣工圖紙及對資料的專業(yè)分類組卷、往來文件的歸檔等工作都需要專業(yè)技術(shù)知識。因此，提高項目檔案管理人員的綜合素質(zhì)是非常必要的。
完善高速公路建設中檔案管理的策略
（一）強化檔案管理意識
高速公路建設項目的檔案工作是由建設、設計、施工、監(jiān)理單位的專兼職檔案人員來完成的，同時也需要各級領(lǐng)導和全體員工的大力配合，因此，要想做好檔案管理工作，就必須要強化全員的檔案意識。
1、培養(yǎng)全體員工的檔案意識
檔案工作收集和整理，很多并不是由專業(yè)的檔案部門來完成的，而是由一些基層單位來完成的，因此，必須要加大檔案管理的宣傳工作，增強全體人員的檔案意識，以便做好檔案的收集整理工作。
強化檔案工作人員的責任意識
高速公路檔案工作是一項既枯燥、繁瑣，又細致、認真的工作，需要檔案工作人員既要具備檔案意識和服務意識，又要具備較強的事業(yè)心和責任感。能夠靜下心來鉆研檔案業(yè)務，沉下身去做好指導檢查，在檔案管理崗位上有所作為、不負職責。
（二）推進檔案管理的信息化和智能化
1、確立檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展思路
信息化、自動化是檔案管理工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和主要路徑。從事高速公路檔案管理工作的人員，必須要具備現(xiàn)代檔案管理學、科技檔案管理學、檔案保護技術(shù)學等專業(yè)知識，具備高速公路建設過程中質(zhì)量、安全、環(huán)保、科研、協(xié)調(diào)等各個方面的相關(guān)知識，同時，還要具備計算機和網(wǎng)絡等方面的相關(guān)知識。
努力實現(xiàn)檔案管理工作的“數(shù)字化”
努力推進計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)在檔案管理工作中的最全面、最廣泛的應用，實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)下對電子文件的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、編纂等，推進文件和檔案一體化管理技術(shù)、磁介質(zhì)技術(shù)、縮微技術(shù)和檔案保護技術(shù)等。
努力實現(xiàn)檔案管理工作的“智能化”
將高速公路檔案管理人員更新與知識結(jié)構(gòu)更新、檔案管理技術(shù)更新緊密結(jié)合起來，培養(yǎng)具有現(xiàn)代檔案管理知識、現(xiàn)代科學技術(shù)的年輕隊伍，推進現(xiàn)代電子技術(shù)在檔案管理工作中的普遍運用。
（三）加強高速公路檔案管理制度建設
1、建立完善的文書處理制度
首先建立文件收發(fā)登記制度，把好收、發(fā)文關(guān)，根據(jù)掌握的信息和工程項目的特點、規(guī)律，確定可能形成的文件材料，及時編制初步的歸檔目錄，使檔案部門和公路參建單位對將形成的工程檔案材料做到心中有數(shù)；
其次，建立跟蹤制度，跟蹤收集要求檔案人員經(jīng)常深入到各部門和施工單位，及時獲取準確信息，時刻緊追工程文件變化情況和運行過程，達到收集齊全、完整的目的；
再次，建立督促和催辦制度，在文書處理過程中，文書檔案人員要關(guān)注文件運行過程，跟蹤督促辦理，對處理完畢的文件、會議評論、工程文件、圖紙要積極主動上門收集；建立限時辦結(jié)制度，各部門每年形成的文件材料要求次年 3～4 月內(nèi)整理、立卷移交檔案室，工程項目技術(shù)檔案要在竣工驗收后三個月內(nèi)整理、立卷移交檔案室，否則，按限時辦結(jié)制度獎罰兌現(xiàn)。
建立科技檔案保證金制度
科技檔案是公路養(yǎng)、建、管以及舊路改造的依據(jù)。目前，科技檔案流失和收集不全已成為檔案管理工作中比較突出的問題。因此，應建立保證金制度，在各項目計劃中列支一定比例的保證金，在項目竣工驗收后，移交驗收檔案材料時，按驗收得分情況返還檔案保證金。以保證科研項目和工程檔案的完整、齊全、系統(tǒng)、準確和相互配套。
堅持科技檔案檢查驗收制度
嚴格按照國家有關(guān)檔案法規(guī)、政策，堅持檔案部門參與工程驗收和科技項目鑒定，做到下達任務與提出歸檔要求同步、檢查進度與檢查檔案形成同步、驗收鑒定成果與驗收鑒定科技檔案同步、評獎成果與檔案部門出具歸檔證明同步的“四同步”管理。這是確保檔案資料齊全、完整、準確的有效措施。
（四）大力提升檔案管理者的業(yè)務素質(zhì)
1、突出專業(yè)化方向
加強高速公路系統(tǒng)專業(yè)人才的引進、培養(yǎng)和儲備，要引進一批經(jīng)過具有檔案專業(yè)理論素質(zhì)和有一定的文化素養(yǎng)的人才隊伍，對于其它專業(yè)的人才，要加強檔案管理學相關(guān)知識的系統(tǒng)培訓、學習和掌握，熟練運用現(xiàn)代檔案管理技能，對于檔案信息能進行深層次的研究和深入的發(fā)掘，并能較好推進檔案工作的組織與管理，使高速公路建設檔案管理工作符合檔案工作自身的發(fā)展規(guī)律。
突出行業(yè)化方向
在高速公路建設過程中，檔案管理工作必須緊密結(jié)合建設的實際，服務建設大局，在精通檔案管理規(guī)律的同時，要精通高速公路管理規(guī)律，打造適合高速公路建設需要的具有行業(yè)特征的高素質(zhì)檔案工作隊伍。
突出專職化方向
要不斷提高職業(yè)素養(yǎng)，要制定并貫徹執(zhí)行好符合高速公路建設特點的檔案工作發(fā)展規(guī)劃，培養(yǎng)一批熱心檔案工作、鉆研檔案業(yè)務、把握檔案工作要點、主動搞好服務適應高速公路建設事業(yè)發(fā)展需要的專職檔案工作人員，確保做好檔案素材的收集、鑒別和整理歸檔工作，搞好檔案業(yè)務建設和業(yè)務指導，完成檔案工作的各項工作任務，為高速公路建設事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務。
結(jié)語
綜上，高速公路建設項目檔案是工程建設過程中必不可少的組成部分，具有十分重要作用。同時還能夠有效地反映出工程建設的實際情況，給整個建設工程項目后期營運管理工作提供基礎(chǔ)條件，由此可見，必須加強對高速公路檔案管理工作的重視。只有優(yōu)化管理，才能促使檔案管理工作更好地為高速公路事業(yè)服務，更好地發(fā)揮其經(jīng)濟效益和社會效益。
參考文獻
[1]曲文莉.談高速公路檔案管理與行業(yè)文化建設[J].山西檔案，2010.6.
[關(guān)鍵詞]人事 檔案管理 網(wǎng)絡技術(shù) 效率 數(shù)據(jù) 資源共享 節(jié)約成本
中圖分類號：TU741.1 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）27-0396-01
當今時代，計算機能夠幫助人事檔案管理人員在記錄、調(diào)配、工資、更新等管理方面提高效率、提高數(shù)據(jù)的準確性，為領(lǐng)導科學決策提供依據(jù)。我單位編制居多，更應加強計算機在人事檔案管理方面的應用，使計算機為人事檔案管理工作發(fā)揮更大作用。
1.計算機網(wǎng)絡技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用
1.1 什么是計算機網(wǎng)絡技術(shù)
計算機網(wǎng)絡是指以能相互共享資源的方式互連起來的獨立計算機的集合。計算機網(wǎng)絡技術(shù)是通信技術(shù)與計算機技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。
計算機網(wǎng)絡在網(wǎng)絡操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡管理軟件及通信協(xié)議的管理和協(xié)調(diào)下，實現(xiàn)資源共享和信息傳遞。資源共享指共享硬件、軟件和數(shù)據(jù)資源，信息傳遞指對共享數(shù)據(jù)資源集中處理及管理和維護。
計算機網(wǎng)絡技術(shù)的最大貢獻是實現(xiàn)了資源共享，如此便極大地提高了工作效率，促進了辦公自動化的發(fā)展，因此這個當前最活躍的高新技術(shù)，被廣泛應用于政府、機關(guān)、學校等不同部門。
1.2 什么是人事檔案管理
人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。
1.3 計算機網(wǎng)絡技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用
1.3.1 提高管理效率
單位人事檔案儲存著員工個人履歷、德能勤績、人事關(guān)系變動、工資、獎懲等重要信息，是日常工作中領(lǐng)導和相關(guān)部門需要經(jīng)常查閱的材料。計算機網(wǎng)絡技術(shù)使這些信息共享變得輕松容易，增強了實時性、準確性，節(jié)省了時間，提高了管理工作效率。
1.3.2 節(jié)約成本
人事信息屬性繁多，因性質(zhì)不同而情況復雜程度不一。包括不同編制下的工資統(tǒng)計、編制歸屬情況、老干部情況統(tǒng)計等方面，其涉及的面之廣，數(shù)據(jù)量之大可想而知，若利用手工進行統(tǒng)計，將花費大量的人力、物力、財力等。多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)建立以后，我們就可以快速準確調(diào)取信息，信息一經(jīng)錄入，便可以共享，而且利用專業(yè)輔助軟件還可自動生成審批表等材料，節(jié)省了成本。尤其是，利用計算機存儲的電子信息，使紙質(zhì)稿檔案可以減少翻閱次數(shù)，從而降低了原稿的磨損度，進而降低成本。
1.3.3 多媒體信息的擴充
信息可以分為文字、圖像、聲音、影視、動畫等多種形式，稱為多媒體信息。隨著時代科技的發(fā)展，多媒體技術(shù)日漸成熟。人事資料可以通過多媒體技術(shù)采集聲、像、視頻等方式進行擴充，使人事信息更加全面、直觀和生動，在深度和廣度上有了進一步拓寬。而計算機網(wǎng)絡技術(shù)則使多媒體信息的儲存、傳輸和處理成為了可能。
1.3.4 減少失誤率
由于計算機具有運算速度快、存儲容量大、計算精度高的特點，在管理工作中使用計算機就可以減少許多由人工抄錄引起的失誤，使數(shù)據(jù)更加準確。
2.人事檔案管理工作已實現(xiàn)的網(wǎng)絡技術(shù)
隨著計算機的應用和普及，運用計算機網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化乃大勢所趨。應用計算機網(wǎng)絡的情況總結(jié)如下：
2.1 建立了基本信息查詢數(shù)據(jù)庫
只要輸入某種類別關(guān)鍵字，如“姓名”或“職務”等，就可以快速查閱到信息。
2.2 建立了材料接收登記數(shù)據(jù)庫
人事檔案材料原件的接收、登記、歸檔、日期、接手人等信息通過計算機錄入成為電子信息，使檔案接收管理工作有序有據(jù)。
2.3 建立了與上級管理部門關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡版數(shù)據(jù)庫
隨著網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展與進步，上級人事管理部門統(tǒng)一了信息管理系統(tǒng)，便于信息的共享與交流，公文、郵件材料等更是通過網(wǎng)絡進行交互。
2.4 建立了人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫
人事檔案原件的編號、存放柜號是查找該檔案的關(guān)鍵信息，我院將所有員工檔案按職稱分類存放，建立了以“姓名”和“職稱”為檢索關(guān)鍵字的數(shù)據(jù)庫，使查找人事檔案存放位置變得更為快捷。
3.需要解決的網(wǎng)絡技術(shù)問題
在人事檔案管理工作上實現(xiàn)了基本的存儲和查詢等操作技術(shù)，但仍有許多問題需要解決。
3.1 思想觀念較落后
隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理工作由手工化轉(zhuǎn)為自動化、網(wǎng)絡化是必然趨勢。但往往由于檔案管理人員的思想觀念未發(fā)生轉(zhuǎn)變，仍固守于原有的手工化處理的習慣，使這項現(xiàn)代化進展緩慢。在管理工作中，墨守成規(guī)的思維方式?jīng)Q定了人仍像以往一樣手工處理問題，而想不到計算機的快捷，明明知道用電腦寫更快，但還是愿意手寫，以至于最后還要做重復工作。所以提高管理人員的素質(zhì)，加快思想觀念的轉(zhuǎn)變很重要。
3.2 軟硬件建設跟不上
由于思想觀念的落后，導致經(jīng)費投入不夠，進而導致設備不夠先進、管理人員的操作技術(shù)水平不受重視、技術(shù)培訓跟不上等問題是檔案管理現(xiàn)代化的阻礙。
3.3 資源無法實現(xiàn)更大范圍的共享
由于網(wǎng)絡技術(shù)應用水平的限制，人事檔案管理的信息共享僅限于人事部門與上級和同類部門之間，需進一步提高計算機網(wǎng)絡應用水平，開發(fā)網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫軟件，使信息資源實現(xiàn)更大范圍內(nèi)的共享，使領(lǐng)導和廣大員工更易查詢到自己想要的信息。
總結(jié)
人事檔案管理是一項數(shù)據(jù)量大而繁瑣的工作，計算機網(wǎng)絡技術(shù)在人事檔案管理中的應用將會隨著科學技術(shù)的發(fā)展、管理者素質(zhì)的提高越來越深入，信息資源也將得到越來越廣泛的共享和應用。
參考文獻：
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