時間：2023-05-28 09:44:14
導(dǎo)語：在檔案管理規(guī)范化的撰寫旅程中，學(xué)習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1.檔案管理的重視程度不夠，工作質(zhì)量不高。
在一些企業(yè)里，相當一部分職工包括領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的重要性認識不足，認為人事檔案管理就是抄抄寫寫、裝裝訂訂的事務(wù)性工作，它不會產(chǎn)生經(jīng)濟效益，不應(yīng)作為企業(yè)的主要工作來抓，檔案管理只要做到保管好、不丟失、不泄密，能夠應(yīng)付外調(diào)和查檔就行了，搞好搞壞無所謂，因而檔案管理的人員、經(jīng)費、硬件設(shè)施等很難到位。這種片面的思想認識和做法，必然影響檔案管理規(guī)范化提升。檔案規(guī)范化的基礎(chǔ)就是要保證檔案的真實性，特別是人事檔案的真實性。實際工作中接觸到的很多人事檔案均存在或多或少的問題：如材料空洞的內(nèi)容比較多，真實的卻很少；關(guān)于個人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等這些一般性的內(nèi)容反映比較多，而在個人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長等重要內(nèi)容放映的卻很少；對過去種種情況反映的遠遠多于近期的情況；定性結(jié)論過多，定量描述較少；內(nèi)容空泛，只記錄優(yōu)點，缺點卻只字不提，甚至前后矛盾等情況。這種檔案材料，根本就不能客觀、公正、全面的對一個人的真實情況進行評價。
2.人事檔案管理制度不健全，漏洞較多。
有些企業(yè)尤其是是股份制企業(yè)普遍存在人事檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象。在這些企業(yè)當中，無論是對員工職務(wù)的升降還是薪金待遇增減的隨意性都十分大，沒有固定的薪酬考核獎罰體系，有時僅憑老板口頭隨意決定職位、薪酬變動，這就造成員工的工資級別、職務(wù)任免等信息無法形成書面資料。這些不規(guī)范行為，很容易造成一些不良后果。例如，有些人會利用檔案管理上這些不規(guī)范或者漏洞隨意變更參加工作時間、更改年齡、學(xué)歷等等，甚至編造出許多對自己有利的虛假資料，從而使得檔案喪失了它應(yīng)有的真實性、嚴肅性和權(quán)威性。這種有機可乘致使檔案信息失真的行為，不僅會對人力資源造成嚴重的浪費，同時也嚴重褻瀆了檔案資料的真實性。另外，檔案管理上存在的不規(guī)范和某些漏洞，還能導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞無章可循，在程序上極不嚴肅、在運轉(zhuǎn)上存在漏洞。
3.人事檔案整理不規(guī)范，調(diào)檔查檔沒有規(guī)律性。
人事檔案整理是一項細致的技術(shù)性較強的工作，必須通過整理使每一個檔案都符合完整、真實、精練、實用的標準。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位普遍存在：原始材料混雜、散亂，甚至根本沒有分類歸放等情況，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒有按照人事檔案要求的十大類進行分類詳細整理，對尤為重要的四、九類材料和別的類型混裝在一起，給檔案利用帶來了諸多不便。
4.檔案隊伍建設(shè)不到位。
有的檔案室人員配備不夠，沒有專職人員，而兼職人員往往身兼多職，沒有把主要精力放在檔案管理方面；有的雖有專職人員，但未經(jīng)過培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟練，原則性不強，處于應(yīng)付了事的狀態(tài)；有的企業(yè)不能把檔案管理工作者和其他職工一視同仁，待遇明顯偏低，因而他們不想安心工作，當一天和尚撞一天鐘，總找機會想跳槽。這樣的隊伍狀況，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量。
5.檔案管理體制有待改進。
人事檔案的保密性強，在國有企業(yè)，基本上是本單位管理、本單位使用，檔案利用范圍十分有限。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和完善，非公有經(jīng)濟組織、外資企業(yè)、中介組織等成為吸納人才的重要方面，同時，國有企業(yè)的人事制度改革逐步深化，大、中專畢業(yè)生面向市場自主擇業(yè)。這種情況表明：通過市場機制調(diào)配人力資源，加快人才流動，勢在必行。很顯然，目前的人事檔案管理體制還不能適應(yīng)這種變化了的新情況。
二、怎樣規(guī)范化
實現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化，有許多工作要做，需要企業(yè)的人事、組織、辦公室、離退辦等多個部門通力合作，各負其責，各自把關(guān)，齊抓共管。本文要強調(diào)的是，檔案管理工作者必須明確自身職責，從自己做起，首先把自己的份內(nèi)工作做好。
1.真實準確，是人事檔案管理規(guī)范化的前提條件。
明確收集人事檔案的范圍和條件，哪些材料必須入檔，哪些材料不必入檔，心中有數(shù)，避免盲目性。對于入檔的材料，要核對事實，嚴格把關(guān)，去偽存真，查漏補缺，如出生年月，是公歷還是農(nóng)歷？參加工作、入黨入團時間，各種表格是否一致？學(xué)歷、工資、職稱材料、首簽合同、續(xù)簽合同是否有序銜接？職工調(diào)動，還要看調(diào)出、調(diào)入的手續(xù)是否齊全。對于不符合歸檔要求的材料，及時處理；手續(xù)不全的材料，聯(lián)系相關(guān)部門進行補充。從源頭上把好質(zhì)量關(guān)，確保入檔材料齊全完整，真實可靠，確保人事檔案信息準確性和權(quán)威性，為職工管理工作提供基礎(chǔ)保障和可靠依據(jù)。
2.注重學(xué)習，是人事檔案管理規(guī)范化的必由之路。
檔案管理人員素質(zhì)的高低決定了檔案管理水平的優(yōu)劣。因此，檔案管理人員必須加強學(xué)習，不斷地學(xué)習新時期黨的路線方針政策，學(xué)習十以來的新觀點、新理念，學(xué)習人事管理制度的有關(guān)規(guī)定，熟悉人事工作相關(guān)業(yè)務(wù)，如工資政策、考錄調(diào)配、人員編制、人才開發(fā)、員工管理等，善于總結(jié)經(jīng)驗，注重理論研究，使自己具備合理的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)技能，不斷提高人事檔案工作的管理和服務(wù)能力。
3.健全制度，是人事檔案管理規(guī)范化的根本保證。
檔案管理工作者要認真學(xué)習《中華人民共和國檔案法》，領(lǐng)會其精神實質(zhì)，結(jié)合實際，制定本單位的人事檔案管理制度，如材料歸檔制度、檢查核對制度、借閱查閱制度、轉(zhuǎn)遞保密制度、登記統(tǒng)計制度等。建立了制度，就要嚴格按照制度辦事，檔案管理工作者更要身體力行，給職工做出好樣子。企業(yè)還應(yīng)該建立檔案閱覽室，并把人事檔案和其它檔案閱覽室分設(shè)，以達保密要求。
4.信息化，是人事檔案管理規(guī)范化的必然趨勢。
一、醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理存在的問題
（一）對檔案的重視程度不夠。長期以來，醫(yī)院部分人員對檔案重視程度不夠，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作。在工作中，對檔案重視程度不夠，重“藏”輕“用”，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性。由于對檔案重視程度不夠，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理意識還較淡薄?！爸亟?jīng)營、輕檔案”的意識還很強。由于對檔案重視程度不夠，輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
（二）管理力量薄弱，管理水平不高。未能形成適應(yīng)自身發(fā)展的檔案管理規(guī)范。建檔工作相對滯后，檔案管理力量薄弱，沒有制定出一套適應(yīng)醫(yī)院管理需要的檔案管理規(guī)范。未單獨真正開展檔案管理工作，造成與醫(yī)院管理脫節(jié)，致使一些日常檔案資料、甚至是重要的檔案資料流失，日常管理和使用由辦公室一名成員兼職，管理的范圍也僅限于文書檔案和部分科技、會計及實物檔案，而大量的醫(yī)療文書、病理切片及各種影像、圖文檔案等都分屬各有關(guān)業(yè)務(wù)部門保管，既不符合《檔案法》“檔案實行集中統(tǒng)一管理”的規(guī)定，也不利于本院檔案的安全管理和有效利用。
（三）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計劃和要求。從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，檔案管理人員多是從行政、護理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少。在引進檔案管理人員時，并沒有像技術(shù)人員要求那樣嚴格，且存在著專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，這在一定程度上造成了醫(yī)院檔案管理人員半路出家，不具備任何專業(yè)知識的現(xiàn)狀，為醫(yī)院檔案管理工作帶來了較大的障礙，嚴重影響了檔案管理的水平。
二、加強醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理規(guī)范化
（一）強化檔案管理意識。要充分認識檔案的重要作用，轉(zhuǎn)變“檔案與我無關(guān)”的思想，樹立“檔案就是效益”的觀念。不斷爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，明確主導(dǎo)思想，建立健全工作制度，將人員檔案管理納入醫(yī)院整體管理系統(tǒng)之中。利用檔案管理工作協(xié)作網(wǎng)，加強宣傳工作，使從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)到一般技術(shù)人員都了解技術(shù)檔案的作用和意義。抓住提供檔案利用服務(wù)的有利時機，引經(jīng)據(jù)典，現(xiàn)場宣傳。注重收集檔案利用效果，建立查閱借閱檔案登記、利用效果信息反饋、發(fā)掘利用檔案取得明顯實效的典型事例，廣泛宣傳，激發(fā)人們的熱情，形成人人關(guān)心并參與檔案管理工作的整體合力。另外，要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學(xué)習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。
（二）強化檔案管理手段。作為當前醫(yī)院管理的重要組成部分，在市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，有著其獨特而重要的意義。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。首先，健全檔案管理制度。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度。落實《檔案資料傳遞、登記制度》，實行檔案資料動態(tài)管理，確保檔案資料的安全和完整。同時，還要建立健全檔案管理工作的檢查、考核制度，強化責任意識，提高檔案管理水平。其次，要改進管理方式。隨著科技的進步，檔案管理對象逐漸轉(zhuǎn)向以電子載體形式為主，檔案信息更多地以圖像、視頻、音頻信息的多媒體形式存儲和利用，檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。要加大資金投入建立院內(nèi)計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用計算機檔案管理軟件建立目錄數(shù)據(jù)庫。
（三）強化檔案管理人員素質(zhì)。由于管理不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性。因此，首先我們要提高自身學(xué)習能力。檔案管理工作人員只有經(jīng)常參加系統(tǒng)的知識更新學(xué)習與繼續(xù)教育培訓(xùn)，要參加系統(tǒng)的培訓(xùn)、講座或以自學(xué)為主要形式的素質(zhì)教育，有計劃地進行繼續(xù)教育與終身教育。加強對現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或派出人員參加學(xué)習班、學(xué)位班。鼓勵自學(xué)，把學(xué)習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才。
【關(guān)鍵詞】規(guī)范化；專業(yè)化；真實、準確、完整；經(jīng)濟資源集體采集利用
《會計法》明確規(guī)定：“國家機關(guān)、社會團體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位），須依照本法辦理會計事務(wù)?！备鲉挝槐仨氁婪ㄔO(shè)置會計賬簿，并保證其真實、完整。會計機構(gòu)、會計人員依照本法規(guī)定進行會計核算、實行會計監(jiān)督。會計機構(gòu)、會計人員依法真實、完整地辦理了會計事務(wù)，也就是說，會計人員生產(chǎn)出合格“產(chǎn)品”了。那么，如何把這一合格“產(chǎn)品”—即會計檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會計檔案管理規(guī)范化和管理專業(yè)化結(jié)合統(tǒng)一方面進行探討。
財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執(zhí)行，對會計檔案管理有了明確規(guī)定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規(guī)范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進行管理，也沒有配備兼職人員進行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴重違反了會計檔案管理辦法。
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，會計工作越來越重要。會計記錄的經(jīng)濟活動信息都歸集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各級政府經(jīng)濟信息統(tǒng)計基礎(chǔ)性資料，是微觀和宏觀經(jīng)濟規(guī)劃的重要依據(jù)，也是單位負責人是否廉潔施政的重要證據(jù)，會計檔案是經(jīng)濟活動綜合的反映。
1.會計檔案管理的專業(yè)化
會計檔案管理的專業(yè)化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業(yè)化的隊伍承擔管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業(yè)化工作水平。
縣團級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務(wù)量大的，應(yīng)配備專職會計檔案管理人員。事業(yè)單位會計檔案管理人員應(yīng)給出編制。國有大型企業(yè)配備專職會計檔案管理人員，應(yīng)從會計人員選拔產(chǎn)生?？h團級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務(wù)量比較小的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。只有專業(yè)化，才能規(guī)范化。專業(yè)化是會計檔案管理規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。只有專業(yè)化和規(guī)范化有機結(jié)合，才能達到會計檔案管理規(guī)范的有序統(tǒng)一。
一個單位內(nèi)部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機構(gòu)或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內(nèi)部還有不同的行業(yè)，會計核算、會計監(jiān)督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經(jīng)濟信息資源永久沉淀，得不到及時開發(fā)和利用。
無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業(yè)人員進行專業(yè)化知識的培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面上要增強對會計檔案管理工作的重要性認識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經(jīng)濟利益；第二，給予一定的物質(zhì)、經(jīng)濟支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業(yè)化水平的重要指標之一；第三，對檔案管理人員提供培訓(xùn)的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業(yè)性質(zhì)較強的會計檔案的管理缺乏一定的認識，所以對管理人員進行專業(yè)化的培訓(xùn)，既有利于提高會計檔案的信息質(zhì)量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊藏的信息的開發(fā)與使用。
2.會計檔案管理的規(guī)范化
《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴禁毀損，散失和泄密?！泵鞔_了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發(fā)利用。一定時期經(jīng)濟信息資源及時采集利用，可能會對經(jīng)濟社會有極大地推動作用和促進作用；過了保管期限，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，經(jīng)濟和社會工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，原經(jīng)濟信息資源開發(fā)利用價值也就隨之終結(jié)。及時開發(fā)利用會計檔案信息資源是關(guān)鍵，把握時代脈搏，需要不斷學(xué)習型人才，才能有效開發(fā)利用會計檔案經(jīng)濟信息資源。從開發(fā)利用角度看，也需要會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化。
會計檔案管理的規(guī)范化需要從制度上進行建設(shè)?！稌嫏n案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設(shè)的基本原則，在此基礎(chǔ)上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發(fā)和鑒定銷毀形成規(guī)章制度。實施的細則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發(fā)揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規(guī)定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規(guī)律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進行制度建設(shè)，即建立起銷毀制度。
會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化的統(tǒng)一，著重加大對會計檔案管理規(guī)范化檢查的力度。對各單位會計檔案是否建檔和歸檔，依據(jù)《會計檔案管理辦法》進行一次大檢查，對沒有按《會計檔案管理辦法》管理會計檔案的單位進行整頓，限期改正；經(jīng)過整頓，仍沒有按管理制度執(zhí)行的，給予處罰。同時應(yīng)把會計檔案管理規(guī)范化，納入單位年終考核體系，使之制度化、規(guī)范化、專業(yè)化、經(jīng)?；?。使用多種手段和措施，促進各單位會計檔案管理升級，：開展會計檔案管理創(chuàng)先爭優(yōu)活動；會計檔案管理知識有獎?chuàng)尨鹳惢顒?；開展會計檔案管理學(xué)術(shù)活動等等。依法促使本單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性、合法性負責。
在（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)辦公室的檔案管理中，其在進行規(guī)范化管理過程中還存在著各種各樣的問題，使得在辦公室中對檔案管理難以發(fā)揮出檔案作為一種信息資源所具有的作用，而規(guī)范檔案的管理則可在一定程度上充分的發(fā)揮出檔案的信息資源作用，從而實現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)經(jīng)濟效益與社會效益。因此，本文對在（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)辦公室中檔案管理的規(guī)范化對策進行探討，為有效的利用檔案資源做好準備工作。
2提高（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)檔案的管理意識
2．1擋案管理必須與時俱進
要想使（醫(yī)療機構(gòu)〉新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)辦公室中的檔案管理工作與時俱進，就必須不斷的提高管理員自身的思想道德與業(yè)務(wù)水平。就目前來說，缺乏專業(yè)性、學(xué)歷低與等，直接導(dǎo)致資料的長期積壓與不歸類整理，進而使得檔案的保存、査找與利用都比較困難，乃至無法充分發(fā)揮檔案的重要作用⑴。
2．2樹立安全管理檔案的意識
安全管理檔案是對檔案實物的防范，其主要包括：注意防火、注意防盜、注意防潮等。電子檔案則需要注重設(shè)備系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的安全運行，做好檔案的備份，相關(guān)的工作人員在調(diào)取或提供檔案之后需要將其保管好。此外，還要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平加以培訓(xùn)，使其能更好的勝任這份工作。
3對檔案信息資源進行幵發(fā)利用的途徑
3．1加強對檔案信息資源的源頭管理
加強源頭管理是指在檔案進行開發(fā)利用時的一些構(gòu)建工作，首先，進一步提升相關(guān)人員的處理水平，對檔案信＆資源的質(zhì)量嚴格把關(guān)。進而使得檔案信良資源的利用價值得以提高。對于已經(jīng)搜集匯總的檔案，檔案管理工作人員需要科學(xué)保存，以此來保證檔案信良資源具備完整性與可用性。并且只有加強對檔案信＿資源的源頭管理，才能實現(xiàn)優(yōu)良的循環(huán)系統(tǒng)，進而為用戶提供及時準確地的信良資源。加強源頭管理需要醫(yī)療機構(gòu)檔案管理部門來完成，各個科室也必須協(xié)調(diào)配合，年終考評中加入各個科室擋案管理的工作水平，也是一種提髙（醫(yī)護人員）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)工作人員積極性和責任心的手段。第二，進一步提高工作人員的綜合素質(zhì)能力。并加大資金的投人，才能充分的開發(fā)并利用檔案信氤資源。
3.2抓住重與，大力突破
對于（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)檔案的管理方式要與時俱進，擋案管理人員需要依據(jù)具體清況來抓住重點、大力突破。首先，應(yīng)進一步加強信tf化的構(gòu)建，并加快對檔案管理信良化的構(gòu)建進度。以專題分類與流程簡化以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、通過突破重兵來完成經(jīng)濟效益與社會效益的雙贏。第二，對（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)的檔案信E管理建立自動化的辦公系統(tǒng)。若檔案都記錄在一個系統(tǒng)，那對檔案的管理也將變得簡單化。規(guī)范化的電子文件歸檔與管理流程能夠保證檔案信良資源的完整性，進而實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字信息化以及系統(tǒng)化。
3.3由點及面，層層遞進
加強對（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)辦公室檔案進行管理需用長遠的眼光來看待，是否有完整科學(xué)的制度來充分幵發(fā)利用（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)檔案的信良資源，（這與醫(yī)療機構(gòu)的經(jīng)濟效益與社會效益有著一定的關(guān)聯(lián)。）由點及面、層層遞進的進行檔案管理工作，可以持續(xù)發(fā)展（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)的檔案管理事業(yè)。首先，各科室應(yīng)展開建設(shè)檔案資源信氣化的工作。第二，在推進檔案資源信良化的建設(shè)中不斷的＆結(jié)經(jīng)驗，理清？路與創(chuàng)新管理方式。第三，要一步一步完成檔案信氧資源的建設(shè)，不能急于求成。以此讓（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)的檔案管理工作得以科學(xué)持續(xù)的發(fā)展。
3.4加大物質(zhì)與技術(shù)的保障力度
檔案管理的一些工作環(huán)境與存儲空間以及設(shè)備等都是物質(zhì)的保障。專業(yè)性較強的工作人員、具備先進的專業(yè)技術(shù)與計算機技術(shù)的人才是技術(shù)的保障，能夠為檔案信息管理提供更好的服務(wù)，物質(zhì)保障、技術(shù)保障都不可缺。想要確保檔案管理工作具有長效性，必須在檔案的管理上加大物質(zhì)與技術(shù)的投資。
3.5完善檔案信良與資源的開發(fā)利用體系檔案建立的目的是為（病人）
參合群眾以及各定與醫(yī)療機構(gòu)提供服務(wù)。所以，檔案管理工作人員的義務(wù)便是進一步開發(fā)并利用擋案信良資源。對于檔案信良的搜集以及整理，管理人員起到很大的作用。檔案信營、資源的開發(fā)與合理利用是檔案管理工作的最終目的。檔案工作人員對信息資源進行搜集整理、編輯加工是檔案被合理利用的關(guān)鍵。
4結(jié)語
人民法院的訴訟檔案是審判活動的真實記錄，它是做好審判工作，進行審判家監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。訴訟檔案管理工作既是法院審判工作的重要組成部分，同時也是我國檔案事業(yè)的重要組成部分。為實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化，我國相繼出臺了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，在此基礎(chǔ)上，最高法院制定了《人民法院檔案管理辦法》等八個規(guī)范性文件，作為全國法院檔案工作共同遵守的規(guī)章制度，這為人民法院依法治檔提供了法律依據(jù)和法律保障，也為法院檔案管理規(guī)范化奠定了堅實的基礎(chǔ)。自1991年10月22日第二次全國法院檔案工作會議以來，人民法院的檔案工作獲得了快速的發(fā)展，一大批基層法院的檔案管理邁入了省特級的行列，實現(xiàn)了檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全了檔案工作機構(gòu)和配備了檔案工作人員，初步形成了門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、具有人民法院特點的檔案工作體系，檔案的社會和經(jīng)濟價值得到了充分的發(fā)揮，一些法院還組織力量積極開發(fā)訴訟檔案管理軟件，實行計算機目錄自動檢索，光盤存儲，為實現(xiàn)全國法院訴訟檔案管理電子化進行了有益的探索。但同時也必須看到，隨著審判方式的改革和審判流程管理科學(xué)化程度的進一步提高，對人民法院的檔案管理提出了更高的要求，然而當前訴訟檔案管理混亂、檔案質(zhì)量不高、利用率低，設(shè)施陳舊的現(xiàn)象在部分法院仍然存在，重業(yè)務(wù)輕檔案的觀念仍然還很嚴重，檔案管理規(guī)范化還存在許多亟待解決的問題。本文將主要圍繞訴訟檔案管理中存在的問題及原因進行分析，并就規(guī)范法院訴訟檔案管理提出意見和建議。 一、人民法院訴訟檔案管理規(guī)范化的基本要求 1、管理科學(xué)化。管理科學(xué)化是實現(xiàn)人民法院訴訟檔案管理規(guī)范化的前提條件。所謂科學(xué)管理就是要結(jié)合人民法院工作的特點和檔案工作管理的客觀規(guī)律，充分運用先進的管理思想、方法、技術(shù)和手段，完善檔案管理制度，抓好立卷歸檔、收集整理、編研開發(fā)等工作，切實提高檔案管理質(zhì)量，充分利用檔案為審判工作和其他工作服務(wù)，發(fā)揮檔案的社會和經(jīng)濟價值。 2、建設(shè)標準化。即對法院檔案庫房、裝備等基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)當作出統(tǒng)一的規(guī)劃，制定規(guī)范性標準，尤其是對檔案管理達標升級所應(yīng)具備的軟件和硬件條件應(yīng)作出明確的規(guī)定。各級法院應(yīng)當嚴格遵守執(zhí)行最高法院關(guān)于訴訟檔案管理的規(guī)章制度，設(shè)立相應(yīng)的檔案工作機構(gòu)和配置專職檔案管理干部。 3、檔案人員現(xiàn)代化。檔案管理人員現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理化的重要保障。人是最積極、最活躍的因素，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段和先進的科學(xué)管理方法，都要由人來掌握和運用，檔案管理工作的提高始終依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。因此，要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，就必須首先實現(xiàn)檔案人員的現(xiàn)代化。 二、當前人民法院訴訟檔案管理存在的問題及原因 1、檔案質(zhì)量不高，訴訟文書材料混亂。最高人民法院關(guān)于《人民法院訴訟文書立卷歸檔方法》對訴訟檔案中訴訟文書材料的收集、排列的順序、立卷編目、卷宗裝訂都作出了明確的規(guī)定。同時在具體工作中案件卷宗一般要經(jīng)過承辦法官、庭長檢查，審判監(jiān)督庭評查，法院檔案管理人員最后審查后才可蓋章歸檔。但這些規(guī)定往往沒有得到很好的落實，卷宗審查也往往流于形式。在訴訟檔案中，訴訟材料排列次序混亂、目錄和卷宗封面項目填寫不全、缺張少頁、裝訂不齊、墨水、紙張不符合要求，裁判文書張冠李戴等等，嚴重影響了訴訟檔案的質(zhì)量和壽命。存在這些問題的原因主要有以下幾點：一是缺乏對訴訟檔案重要性的認識。人民法院的訴訟檔案是審判活動的真實記載，通過它可以反映審判工作的客觀規(guī)律，指導(dǎo)審判工作。但一些審判人員認為只要案結(jié)了事就可以了，對訴訟材料的制作、整理、裝訂漫不經(jīng)心，潦草行事，以致人為地制造錯誤，降低了訴訟檔案的質(zhì)量。二是責任心不強，缺乏嚴格要求。卷宗評查是一件相當枯燥、繁瑣的工作，它需要耐心細致。嚴謹認真的工作態(tài)度才能做好。但一些負責卷宗評查和審核歸檔的工作人員工作消極，敷衍了事，甚至害怕“得罪人”，對卷宗中存在問題視而不見，以致卷宗中存在的問題無法得到及時修正，一旦卷宗歸檔，往往造成永遠的缺漏。三是學(xué)習積極性差。
2、檔案管理期限不合理，卷宗內(nèi)容繁瑣不堪重負。1991年，最高法院頒布了《人民法院訴訟檔案保管期限的規(guī)定》，該規(guī)定將檔案管理的期限劃分為永久、長期和短期三種，并規(guī)定了檔案核銷制度，這對于規(guī)范檔案管理，緩解檔案庫房壓力發(fā)揮了積極作用。然而隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人民法院受理的訴訟案件越來越多，隨之訴訟檔案逐年遞增，相當一部分法院檔案庫房非常緊張，處于超負荷的運行狀態(tài)。而《人民法院訴訟檔案管理期限表》一些條款不盡科學(xué)，對一些案件檔案保管期限過長。如隨著裁判文書格式的不斷改革，裁判文書的內(nèi)容更加簡明，尤其是以調(diào)解、撤訴結(jié)案的案件，基本上沒有什么實質(zhì)性的內(nèi)容，保存價值并不大，而依據(jù)《規(guī)定》，這些案件最低要保存30年，這無形中造成了浪費。同時相當一部分法院并沒有依照規(guī)定積極開展檔案核銷工作，致使檔案庫房中的檔案有增無減，這些都加劇了檔案庫房的壓力。
3、檔案管理混亂，歸檔不及時。法院訴訟檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，需要有專門的檔案工作機構(gòu)和檔案管理人員來進行。但在實踐中，部分法院并沒有配置專門的檔案管理人員，而是由辦公室工作人員兼職，加之頻頻換崗，責任不清，交接手續(xù)不完備，缺乏對檔案的有效監(jiān)管，極易造成檔案管理混亂的現(xiàn)象。一些檔案借出后沒有按期歸檔也無人問津，無人擔責，有些卷宗材料放了很長時間得不到整理和及時歸檔，從而造成檔案的遺失和殘缺。
4、檔案工作機構(gòu)不健全，檔案管理人員素質(zhì)不高。按照最高法院關(guān)于《人民法院檔案管理辦法》的規(guī)定，各級法院應(yīng)當設(shè)置與其職能任務(wù)相適應(yīng)的檔案工作機構(gòu)，配置專職檔案管理干部。但在實踐中部分法院檔案機構(gòu)不健全，物質(zhì)裝備不到位，缺乏必要的保護、維修設(shè)施，檔案工作還停留在人工方式；檔案管理人員素質(zhì)參差不起，檔案管理隊伍不穩(wěn)定，在法院系統(tǒng)中具有檔案專業(yè)技術(shù)職稱的更是寥寥無幾。最高法院關(guān)于《人民法院檔案管理辦法》的規(guī)定將法院系統(tǒng)的檔案管理人員定格為高中以上學(xué)歷，這在當時也許有其合理性，但現(xiàn)在已遠遠不能適應(yīng)法院檔案管理的需要。法院檔案管理的規(guī)范化要求檔案管理人員既要具有檔案專業(yè)知識，又要具備一定的法律知識和計算機知識，這就迫切要求對最高法院的上述規(guī)定作出修改，加大對法院系統(tǒng)檔案管理干部的培訓(xùn)工作。 三、關(guān)于規(guī)范人民法院訴訟檔案規(guī)范管理的幾點思考 1、在新的形勢下進一步明確法院檔案工作的重要性。訴訟檔案是人民法院審判活動的歷史記錄，它客觀地反映了審判工作的質(zhì)量和規(guī)律，對法院今后的審判工作具有重大的指導(dǎo)作用，同時。訴訟檔案還具有重要的社會和經(jīng)濟價值，是人民法院的寶貴財富，也是國家的寶貴財富。因此，必須把檔案工作放在全國法院整體工作的大局中認識，檔案工作是整個法院工作不可缺少的一部分，各級法院應(yīng)增強檔案意 識，關(guān)心、支持檔案工作。
1.有利于社區(qū)矯正機構(gòu)開展具體的矯正工作。首先，完整、準確的檔案是制訂個案矯正方案的基礎(chǔ)。個案矯正方案是社區(qū)矯正工作者根據(jù)矯正對象個性差異和個體需要擬定并予以實施的，旨在矯正其不良心理及行為惡習的，具有計劃性和協(xié)議性的服務(wù)方案。社區(qū)矯正工作者運用犯罪學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)和社會學(xué)等知識，通過訪談、測試等手段，分析社區(qū)矯正人員的犯罪原因、危險程度、矯正需求等個性特點，進而制訂科學(xué)的矯正方案。這就要求社區(qū)矯正工作者在接收和矯治時，注重收集、整理社區(qū)矯正人員個人層面、環(huán)境層面、個人與環(huán)境交互作用層面的資料，以求客觀、全面地了解他們的特點。其次，完善、準確的檔案是開展考核獎懲的基礎(chǔ)?？己霜剳褪侵干鐓^(qū)矯正機構(gòu)根據(jù)一定的標準和程序，對社區(qū)矯正人員的矯正態(tài)度、行為表現(xiàn)等進行綜合的考察與評定，并做出相應(yīng)獎勵與懲罰的管理措施?？陀^、公正的考核獎懲有利于調(diào)動社區(qū)矯正人員改造的積極性，促進他們分化和轉(zhuǎn)化。這就要求如實記錄社區(qū)矯正人員的思想、行為表現(xiàn)，避免主觀臆斷，為準確地考核獎懲提供素材。2.有利于社區(qū)矯正機構(gòu)總結(jié)科學(xué)的矯治規(guī)律。社區(qū)矯正檔案是對社區(qū)矯正人員矯正活動的歷史記錄以及矯正效果的綜合反映。它客觀地反映了社區(qū)矯正工作的發(fā)展軌跡。完整、準確的檔案能夠直接為社區(qū)矯正工作者教育矯正提供原始資料，可以為社區(qū)矯正機構(gòu)研究不同類型、不同階段社區(qū)矯正人員改造的特點和規(guī)律提供重要依據(jù)，還可以為國家有關(guān)部門制定社區(qū)矯正的法律、政策提供原始性素材。同時，社區(qū)矯正工作者在總結(jié)和提煉社區(qū)矯正的經(jīng)驗和規(guī)律時，也能夠促進專業(yè)素質(zhì)的提升。
二、社區(qū)矯正檔案管理規(guī)范化的內(nèi)容體系
為了提高規(guī)范化程度，檔案管理應(yīng)當堅持準確、齊全、科學(xué)、保密的原則，其內(nèi)容體系應(yīng)當包括以下幾方面。1.科學(xué)建立?？茖W(xué)建立是指社區(qū)矯正工作者在建立檔案時應(yīng)當堅持規(guī)范、科學(xué)的原則。根據(jù)《社區(qū)矯正實施辦法》第六條、第十條規(guī)定，在社區(qū)矯正人員報到時，縣級司法行政機關(guān)應(yīng)當及時為其登記接收手續(xù)，建立社區(qū)矯正執(zhí)行檔案，司法所建立社區(qū)矯正工作檔案。結(jié)合《社區(qū)矯正實施辦法》以及各地區(qū)的實踐經(jīng)驗，執(zhí)行檔案包括：人民法院、監(jiān)獄機關(guān)、公安機關(guān)送達的法律文書；社區(qū)矯正人員登記表；外出請假、遷居等監(jiān)管審批表；警告、收監(jiān)執(zhí)行、解除矯正等的相關(guān)法律文書；社區(qū)矯正人員原判人民法院、原關(guān)押監(jiān)所提供的其他應(yīng)當歸檔的重要材料。工作檔案包括：社區(qū)矯正宣告書；監(jiān)督幫教協(xié)議書；矯正方案；考核獎懲材料；外出請假、遷居等的審批備案手續(xù)；社區(qū)矯正活動記錄（包括學(xué)習教育記載、心理矯正記載、社區(qū)服務(wù)記錄、日常報到記錄、談話記錄等）；矯正小結(jié)；社區(qū)矯正期滿鑒定表；社區(qū)矯正期滿宣告書；解除管制通知書、假釋考驗期滿證明書；緩刑期滿證明書；其他應(yīng)當歸檔的重要材料。社區(qū)矯正工作者建立檔案時應(yīng)注意兩個方面：第一，認真審查。資料來源的多樣性導(dǎo)致一些資料是虛假的，特別是社區(qū)矯正人員自身陳述，這要求社區(qū)矯正工作者進行審查和核實，將虛假、無用的資料去除，以保證檔案資料的準確性和有效性。社區(qū)矯正工作者可以利用經(jīng)驗和常識判斷資料的真?zhèn)危谡莆召Y料比較豐富的條件下，也可以通過對比分析進行審核。第二，及時整理。初次建立檔案時，由于部分材料零亂、不規(guī)范，要求社區(qū)矯正工作者進行分類、修補。首先，要做到一人一檔，目錄清晰，登記無誤，材料的內(nèi)容、形成時間和頁數(shù)等要一致。其次，要進行加工處理，對破損嚴重、小于規(guī)格的材料進行裱糊，對破邊、破頁、破洞的進行粘補。檔案整理不僅使社區(qū)矯正工作者熟悉資料，而且能夠加深對社區(qū)矯正人員的認識。2.合理保管。合理保管是指對社區(qū)矯正檔案的放置、保存、查詢、使用等方面進行管理。社區(qū)矯正檔案應(yīng)由司法所指定專人負責管理，并專柜存放，不得隨意放置。存放處應(yīng)該符合國家檔案管理的一般要求，具備保密、防遺失、防潮、防蟲、防霉等條件。檔案實行微機化管理的應(yīng)該遵守系統(tǒng)安全措施，不得與國際互聯(lián)網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)連接，有效地保證檔案的安全。檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，應(yīng)定期對檔案進行檢查清點，對于損壞的要及時進行修補或復(fù)制。查閱社區(qū)矯正檔案，必須履行嚴格的登記手續(xù)。社區(qū)矯正機構(gòu)內(nèi)部人員查檔，必須經(jīng)保管人同意。外來人員查閱，必須持單位介紹信和本人有效證件（身份證、工作證），經(jīng)司法局（所）負責人批準，在指定地點查閱，并填寫“社區(qū)矯正人員檔案查閱登記表”備查。查檔人員不得改變檔案原樣，如需摘抄、復(fù)印材料的，須經(jīng)司法局（所）負責人批準。無關(guān)人員一律不得查閱檔案，也不得用電話查詢檔案。3.及時移交。及時移交是指在矯正過程中，社區(qū)矯正工作者或社區(qū)矯正人員發(fā)生變動時及時將檔案進行移交的活動。它能夠保證矯正工作的正常進行。及時移交的具體情況主要有：保管人因工作調(diào)動或其他原因不再從事此項工作的，應(yīng)提前做好檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。社區(qū)矯正人員遷居、異地委托管理等導(dǎo)致地址變更時，保管人應(yīng)及時將檔案移交變更地的司法所。社區(qū)矯正人員重新犯罪、收監(jiān)執(zhí)行的，檔案應(yīng)移交偵查機關(guān)、監(jiān)獄機關(guān)。移交雙方均應(yīng)做好交接登記手續(xù)。社區(qū)矯正人員解除矯正后，司法所將執(zhí)行檔案副檔以及工作檔案移交縣（市、區(qū)）司法局統(tǒng)一保管。
三、社區(qū)矯正檔案管理規(guī)范化的實踐路徑
關(guān)鍵詞：企業(yè)單位 檔案管理 規(guī)范化
推進企業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化是新一輪企業(yè)單位改革的重要任務(wù)。檔案管理工作水平已經(jīng)成為制約企業(yè)單位發(fā)展的重要瓶頸因素之一。企業(yè)單位應(yīng)當從檔案管理的實際情況入手，對檔案管理工作進行全面系統(tǒng)的規(guī)劃，全面細化檔案管理各項工作，不斷提高檔案管理工作水平。
1.檔案管理規(guī)范化方面存在的問題
1.1 對檔案管理規(guī)范化重視不足
規(guī)范化是對企業(yè)單位各項工作提出的基本要求，目前企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化方面仍存在不足，規(guī)范化水平較低是制約企業(yè)單位檔案管理水平的重要問題。首先，個別企業(yè)單位沒有認識到檔案管理規(guī)范化的重要意義，對檔案管理規(guī)范化的特殊性認識不足，沒有充分認識到制度規(guī)范與程序規(guī)范相結(jié)合的重要意義，往往在檔案管理程序上存在著混亂問題。其次，個別領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)單位檔案管理規(guī)范的重視程度不夠，很少過問檔案管理的規(guī)范化問題，沒有在檔案管理規(guī)范化方面投入必要的人力物力資源，普遍存在重視制度建設(shè)輕視執(zhí)行問題，阻礙了企業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。
1.2 對檔案管理制度缺乏規(guī)范化
檔案管理工作依賴嚴格的管理制度，需要較高的標準才能保證檔案管理工作的質(zhì)量，目前幾乎所有的企業(yè)單位都建立了檔案管理工作制度，將檔案管理制度作為企業(yè)單位制度體系的重要組成部分，但是檔案管理制度建設(shè)水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企業(yè)單位檔案管理制度側(cè)重存儲，不注重檔案資料的收集，沒有在源頭上做好檔案管理工作。其次，沒有開成檔案管理規(guī)范合力，相關(guān)部門對檔案管理人員配合較少，導(dǎo)致檔案管理部門任務(wù)繁重，檔案管理人員不僅要負責制作檔案，還要進行檔案資料的核查工作，遇到檔案資料錯誤，還會出現(xiàn)相關(guān)部門的推諉扯皮現(xiàn)象。第三，檔案管理規(guī)范不符合實際情況，檔案管理規(guī)范的執(zhí)行較弱，實際操作混亂，導(dǎo)致管理制度形同虛設(shè)。
1.3 對檔案管理模式缺乏規(guī)范化
我國企業(yè)單位檔案模式較為單一，檔案管理方法過于傳統(tǒng)，沒能根據(jù)實際情況進行有效管理，這樣不僅發(fā)揮不出檔案管理工作的實際效率，而且也不利于利用檔案為人民群眾服務(wù)。首先，企業(yè)單位檔案管理與行業(yè)聯(lián)系不緊密，沒有發(fā)揮出行業(yè)檔案的實際作用，檔案管理方式方法過于傳統(tǒng)。其次，檔案管理主要依靠人工管理，管理水平較為落后，管理效率十分有限，不利于檔案管理質(zhì)量提升。
2.檔案管理規(guī)范化方面的幾點嘗試
2.1 統(tǒng)一檔案格式
統(tǒng)一檔案格式是檔案管理工作的前提，也是檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)工作，企業(yè)單位檔案管理應(yīng)當在統(tǒng)一的格式下進行。首先，嚴格統(tǒng)一事業(yè)企業(yè)公文用紙，排版格式，裝訂格式，以及用字規(guī)范等，做到企業(yè)單位往來公文的標準化，全面提高檔案資料的質(zhì)量。其次，完善公文檔案的程序，逐步規(guī)范檔案的簽發(fā)手續(xù)，有效分配管理檔案的審核權(quán)限，進一步規(guī)范檔案資料的標題，對檔案資料施行嚴格的規(guī)范檢查制度。
2.2 科學(xué)立卷歸檔
立卷歸檔工作是企業(yè)單位檔案管理的重點工作，也是企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化水平的基本體現(xiàn)。首先，應(yīng)當嚴格遵照國家有關(guān)檔案立卷的基本法規(guī)，細致的做好立卷歸檔工作，嚴把立卷歸檔質(zhì)量關(guān)，對不合格文檔嚴禁進入檔案。其次，重點把握好相似、重復(fù)、無序立卷問題，按照統(tǒng)一的標準體系，恰當?shù)倪壿嬳樞?，分門別類的做好文件的立卷歸檔工作。第三，正確把握立卷歸檔的時間，要在文檔任務(wù)完成以后，且相關(guān)資料收集齊全后再立卷歸檔，要把握好立卷歸檔工作的主次。
2.3 有效運用檔案
檔案管理規(guī)范化的最終目的是為檔案使用的高效化服務(wù)。規(guī)范化檔案管理還應(yīng)當以有效運用檔案為重要標準。首先，借助規(guī)范化的檔案管理操作手段，消除傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端，全面提高檔案管理工作效率。其次，利用規(guī)范化的檔案管理手段，全面建成標準化的檔案資料數(shù)據(jù)庫，為實現(xiàn)檔案資料的科學(xué)共享，檔案的信息化使用鋪平道路。
3.檔案管理規(guī)范化方面的主要措施
3.1 建立科學(xué)的規(guī)范體系
企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化離不開科學(xué)的管理體系，應(yīng)當運用必要的管理體系，全面實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。首先，根據(jù)企業(yè)單位實際工作情況，完善檔案管理工作制度，積極整合發(fā)揮企業(yè)單位檔案管理工作人員作用，促進管理人員規(guī)范操作檔案資料。其次，借助科學(xué)的規(guī)范體系，為檔案管理打下堅實的基礎(chǔ)，樹立良好的檔案保存意識，全面提高基層檔案管理質(zhì)量，不斷查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，逐步使企業(yè)單位檔案管理適應(yīng)信息化社會發(fā)展的實際需要。
3.2嚴格履行各種制度規(guī)范
制度規(guī)范只有通過全面履行才能發(fā)揮出實效，為了提高企業(yè)單位檔案管理工作水平，應(yīng)當發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作各種制度規(guī)范的實際作用。首先，要按照檔案資料的內(nèi)容，檔案的先后順序，根據(jù)檔案的實際情況，在做好分類的基礎(chǔ)上，做好w檔工作。其次，根據(jù)檔案的調(diào)閱程序，嚴格把好檔案調(diào)閱關(guān)，嚴格防止檔案資料丟失，切實減少檔案管理過程中存在的問題，實現(xiàn)穩(wěn)定科學(xué)的檔案管理，發(fā)揮出檔案管理的實效性。
3.3 加強做好檔案保密工作
檔案不僅是企業(yè)單位主要數(shù)據(jù)信息的匯總，而且還涉及到單位工作人員的隱私，因此在檔案管理的過程中，要對檔案管理工作給予足夠的重視，避免檔案管理出現(xiàn)隱私泄露問題。
4.結(jié)論
做好檔案管理規(guī)范是企業(yè)單位發(fā)展的重要前提，只有不斷提高檔案管理效率，才能有效應(yīng)對各種挑戰(zhàn)，做到與時俱進，為人民群眾更好的提供服務(wù)。目前，應(yīng)當圍繞完善保密制度，在保證檔案資料安全的前提下，建立電子檔案，發(fā)揮檔案實際作用，進一步提高檔案管理質(zhì)量。
參考文獻：
1.1醫(yī)院檔案管理設(shè)備落后，管理人員不專業(yè)
檔案管理屬于醫(yī)院建設(shè)“軟實力”的內(nèi)容，卻沒有受到足夠的重視、引起足夠的關(guān)注。一方面，在檔案管理規(guī)范化中出現(xiàn)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識、檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定的情況，轉(zhuǎn)崗、工作輪換致使檔案管理人員的隨機性、流動性增大，帶來許多問題與隱患。檔案管理人員的專業(yè)知識與技能匱乏，沒有受到專業(yè)的訓(xùn)練，管理素質(zhì)差異大，降低了檔案管理的效率，延緩了檔案管理規(guī)范化的進程。另一方面，檔案室的設(shè)備落后，使檔案檢索復(fù)雜、耗時且檢索方式單一，影響檔案的使用價值，阻礙檔案管理規(guī)范化的發(fā)展。
1.2醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案安全意識不強
檔案管理工作在醫(yī)院管理系統(tǒng)中占有重要位置，但各醫(yī)院的風險檔案管理制度并不健全，例如，光片、財務(wù)及病例等檔案資料分散于各管理部門，使檔案不完整，缺乏系統(tǒng)性的安全管理。檔案資料的分散，造成風險檔案不能得到持續(xù)、全面的后期更新，因此，建立具有統(tǒng)一標準的檔案管理制度非常必要，這對于醫(yī)院“軟實力”的提高以及質(zhì)量安全的改進不可或缺。檔案管理制度不健全降低了檔案管理人員的工作積極性，使其檔案安全意識薄弱，從而導(dǎo)致檔案信息滯后、檔案管理工作落后于醫(yī)院建設(shè)。
2醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效措施
2.1建立完整的風險管理檔案工作組織
醫(yī)院組建管理組織，成立以院長為領(lǐng)導(dǎo)的三級管理委員會，制定醫(yī)院風險管理政策，對管理工作進行評審和改進；制定醫(yī)院風險管理程序，處理與風險管理檔案有關(guān)事宜；定期召開會議評估風險，并組織危險因素調(diào)查，根據(jù)問題發(fā)展的態(tài)勢，制定出解決方法和改進措施。醫(yī)院質(zhì)量控制部要按照風險管理原則制定調(diào)查表或報告，按時向醫(yī)院管理委員會報告。
2.2創(chuàng)新管理檔案信息
根據(jù)大醫(yī)院體系龐大、部門數(shù)量多以及科室林立的情況，實現(xiàn)檔案信息化管理是今后發(fā)展的必然趨勢，它可以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和具體化，具有開發(fā)性和實用性。為實現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和價值性，信息化檔案管理可以使檔案資料準確、完整和可信。醫(yī)院各部門要根據(jù)具體情況，結(jié)合自身條件，使用多元化的檔案信息管理手段，使信息化管理既與現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)管理相連接，又形成獨立的信息化管理系統(tǒng)。
2.3完善檔案管理制度
醫(yī)院檔案管理必須具有嚴格性，條理清晰，提高醫(yī)院檔案管理水平離不開系統(tǒng)完整的檔案管理制度，要制定嚴格明確的規(guī)章制度，設(shè)立高效合理的管理程序，積極完善檔案管理制度。查找現(xiàn)存管理制度上的缺陷，認真調(diào)查檔案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根據(jù)各個部門的需要，具體情況具體分析，實行多種載體存檔，檔案統(tǒng)一監(jiān)督，為后期信息檔案的查找、利用與開發(fā)打下良好基礎(chǔ)。
2.4提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
醫(yī)院風險檔案管理需要較高專業(yè)素質(zhì)的管理人員，以提高檔案管理的效率，進一步推動醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。例如，在《檔案法》中規(guī)定檔案管理人員必須盡職盡責，遵守紀律和規(guī)則，與此同時，要不斷提高自己的專業(yè)知識。檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高，可通過培訓(xùn)、實行高位責任制以及配合硬件設(shè)施建設(shè)等形式，提高管理人員的工作積極性，提高其責任心，并定期進行工作總結(jié)。
2.5加大資金投入
第一，改進檔案管理環(huán)境，安排專門的檔案室，建立獨立的檔案室、閱覽室以及辦公室，設(shè)置陳列室、微機室。關(guān)注檔案保護，配備全套的保護設(shè)備，制定完整的檔案資料保護措施。例如，防火，防潮和防蟲等。檔案管理人員要保持檔案室的清潔、整齊，延長檔案資料的保存時間。第二，更換檔案管理硬件設(shè)施，配備計算機、網(wǎng)絡(luò)、打印機、掃描儀；安裝防盜門、鐵窗欄、遮陽布；添加溫度計、吸塵器、滅火器；配備檔案柜、密集架等，做到“八防”。
3醫(yī)院風險管理檔案規(guī)范化的重要性
檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是對工作查考的憑證，也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料，做好檔案管理工作，應(yīng)建立健全管理體制、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、健全檔案工作制度。傳統(tǒng)的檔案管理方式，很難適應(yīng)不斷改革深化的管理工作，檔案管理引入多媒體文件，實現(xiàn)圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實地再現(xiàn)當時的活動情況，從而強化了文件對社會的記憶和再現(xiàn)功能。科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，不斷提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。
檔案中記錄了很多關(guān)于組織發(fā)展的內(nèi)部信息，這關(guān)系到組織的信息安全，如果組織檔案管理工作不規(guī)范，很有可能造成這種組織重要信息的泄露，影響組織的發(fā)展。從組織未來的發(fā)展角度來講，做好組織檔案的管理工作，對于組織管理者而言也是一種借鑒。組織管理者做出各項管理工作決策，都離不開組織的歷史數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)就記錄在組織檔案中，組織的發(fā)展，依賴于組織檔案信息中的很多內(nèi)容，所以，從這個角度來講，做好組織檔案管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化，對于組織管理者做出切合組織發(fā)展的決策，是有幫助的。
二、檔案管理工作在規(guī)范化過程中存在的問題
檔案管理工作對組織的發(fā)展而言具有重要意義，新形勢的發(fā)展要求下，檔案管理工作也面臨著新的發(fā)展問題，對于檔案管理工作的規(guī)范化要求也就提高，但是，當前組織檔案管理工作中還存在著一些問題，這些問題的存在很大程度上影響了檔案管理工作的順利開展。具體分析，在檔案管理工作中存在的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
檔案管理工作的開展，規(guī)范化程度還比較低，其中一個很重要的原因，就要從檔案管理工作人員的角度入手。檔案管理工作人員對檔案管理工作規(guī)范化的認識程度低，一直以來，檔案管理工作都沒有受到管理層的重視，無論是具體的檔案管理工作人員還是組織的管理者，都把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作，對于管理的規(guī)范化認識并不深入，沒有意識到檔案管理工作不規(guī)范可能帶來的問題。正是由于這種規(guī)范化管理工作認識欠缺，導(dǎo)致了檔案管理工作規(guī)范化進程的緩慢。除此之外，在檔案管理工作中，不僅僅是檔案管理工作人員的自身認識水平有限，檔案管理人員的工作能力還存在很大的不足。檔案管理工作看似簡單，但是對管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求還是比較高的，特別是在當前社會形勢變化不斷加快的背景下，檔案管理人員的專業(yè)能力也要隨之提升，而這恰恰是很多檔案管理人員所欠缺的能力。
在檔案管理工作中，信息化管理體系的建立和實現(xiàn)，是做好檔案管理規(guī)范化的另一個重要措施，當前在檔案管理工作中，由于很少受到組織的管理者和工作人員的重視，檔案管理的信息化程度比較低，在很多組織中對于檔案的管理還局限在過去的人為管理手段為主導(dǎo)的管理方法上，很多組織的檔案管理還是采用紙質(zhì)管理的基本方法，這種基本方法的使用在檔案管理中已經(jīng)比較落后，因此，在這樣的情況下，做好檔案管理就要應(yīng)用新的信息化技術(shù)。信息化技術(shù)在檔案管理方法中的應(yīng)用還不夠全面，造成了檔案管理工作中規(guī)范化程度低的一個重要原因。
傳統(tǒng)的檔案管理是采用基本的紙質(zhì)化管理方法，這種管理方法無論是從保存還是信息的檢索方面都存在很大的弊端，而現(xiàn)代社會信息膨脹，對于信息的處理效率要求比較高，在這樣的情況下，檔案管理工作中的傳統(tǒng)方法就不適應(yīng)社會的發(fā)展。
三、檔案管理規(guī)范化的對策分析
1、提升檔案管理工作的信息化水平
隨著科學(xué)技術(shù)的進步，各種電子檔案管理系統(tǒng)不斷涌現(xiàn)和更新。實現(xiàn)檔案管理的電子化可以提高檔案管理的準確性，提高檔案管理的效率，降低檔案管理的標準。從檔案信息的搜集，檔案信息的整理，檔案信息的檢索利用，都可以實現(xiàn)計算機管理，提高了信息的利用效率，相比與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，還便于保存，便于使用者和管理者對信息進行更新。建立相關(guān)的檔案歸類，檔案查閱制度，明確檔案管理員工的責任，使得檔案管理更趨規(guī)范化標準化。因此，在檔案管理工作中，要注重從信息化方面努力建立完善的信息化管理工作體系。
2、提升檔案管理工作人員的意識和工作能力
在檔案管理工作中，由于工作人員自身對于檔案管理工作的認識不夠深刻，不重視檔案管理工作的規(guī)范化，造成了檔案管理工作中存在一些影響規(guī)范化建設(shè)的問題。加強檔案管理部門人員的工作素質(zhì)，幫助他們了解檔案管理規(guī)范化標準化工作的重要性，培養(yǎng)他們檔案管理規(guī)范化標準化的意識。對員工進行培訓(xùn)，促使他們學(xué)習和了解檔案管理的專業(yè)化知識，提高他們的科學(xué)化管理水平。檔案管理人員對檔案管理工作的熱情，對檔案管理工作的認知程度決定了檔案管理工作的質(zhì)量。組織的領(lǐng)導(dǎo)者認識到檔案管理工作規(guī)范化標準化的重要作用，加強對檔案管理工作的重視度。優(yōu)化檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)，重視對相關(guān)部門的投資，提高員工的工作熱情。
3、提升檔案管理工作的規(guī)范化水平
由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對檔案袋實行統(tǒng)一的印制，對工作人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn)，還統(tǒng)一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標準。對每個環(huán)節(jié)的檔案工作嚴格控制，例如：檔案的借閱和復(fù)印等。只有嚴格統(tǒng)一使檔案管理工作規(guī)范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動了檔案基礎(chǔ)工作，對于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進作用。在過去的幾年，我國許多地區(qū)的檔案館對于全宗學(xué)理論、文書立卷方法改革的實踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法、檔案信息數(shù)字化、電子文件、文檔一體化和與改革創(chuàng)新配套的檔案法律、法規(guī)、行政規(guī)章建設(shè)等許多問題進行了大膽的創(chuàng)新實踐與理論研究，取得了很多有益的經(jīng)驗。檔案服務(wù)創(chuàng)新的開展，使得檔案館的檔案接收、檔案保管、檔案整理、檔案編目等一系列任務(wù)的工作量，相對于傳統(tǒng)的手工勞動方式得到增大。