時(shí)間：2023-05-16 16:50:55
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理的原則的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，全國(guó)各地漂亮、高聳的辦公樓如雨后春筍般地建立起來(lái)，成為社會(huì)的焦點(diǎn)。黨委、政府、人大、政協(xié)及組成部門(mén)紛紛由各自的小院，擠進(jìn)了新大樓。其主要緣由是國(guó)家用地政策的改變，是便民服務(wù)的措施之一，也是地方政府逐利行為的體現(xiàn)。但就檔案保管保護(hù)而言，獨(dú)家小院尚有專(zhuān)庫(kù)、去濕、空調(diào)等設(shè)備；而現(xiàn)在進(jìn)入大樓，爬盡臺(tái)階，檔案室只能與辦公室、文印室、雜物室為伍。這是因?yàn)檗k公樓面積的設(shè)計(jì)依據(jù)是以人員編制、領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)來(lái)確定的，每個(gè)單位只能保證必需的會(huì)議室。即使再增加辦公室面積，也沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)增加的速度快。中央空調(diào)的使用，保證了辦公室人員的舒適卻無(wú)法滿(mǎn)足檔案保護(hù)的需求。
應(yīng)該看到，在豪華辦公樓的一側(cè)，都有一座風(fēng)格近似，適合檔案保管保護(hù)條件的小樓，這就是檔案局(館)。針對(duì)上述情況，一些新的術(shù)語(yǔ)在檔案界不斷出現(xiàn)，如“檔案代管中心”，“檔案寄存中心”。這種打破檔案接收期限的做法，實(shí)際上是檔案部門(mén)針對(duì)這種情況所采取的一種明智而又無(wú)奈的選擇。所以，應(yīng)該提倡和鼓勵(lì)在集中辦公條件成熟的地方推行檔案無(wú)移交期限的接收：一是為各單位兼職的檔案員(百分之九十以上的基層單位無(wú)專(zhuān)職檔案員)減負(fù)；二是更有效地對(duì)集中辦公單位的檔案實(shí)行規(guī)范化管理；三是更加便民、為提供服務(wù)打基礎(chǔ)。因?yàn)樾〕遣幌翊蠖紩?huì)，“集中”就在院內(nèi)，“利用”就在“樓下”。隨著新一輪的館庫(kù)建設(shè)熱潮，由國(guó)家投資的館庫(kù)建設(shè)，應(yīng)該在功能設(shè)計(jì)上更多地、更充分地考慮這種元素。
探索行業(yè)管理?xiàng)l件下檔案集中統(tǒng)一管理模式
近些年來(lái)，中央加大了“民生”工程的投入，因此檔案也格外引人關(guān)注。一方面體現(xiàn)了黨和政府對(duì)“民生工程”的建設(shè)提高到了一個(gè)前所未有的高度；另一方面凡涉“民生”部門(mén)在以人為本的施政過(guò)程中形成了大量的資料，并在最后驗(yàn)收過(guò)程中，提出了明確的歸檔要求。但我們也應(yīng)該看到：上面千條線(xiàn)，下面就一點(diǎn)，中國(guó)的施政決策在上層，落實(shí)的基礎(chǔ)在基層。“民生”之所以“惠民”，就是涉及社會(huì)中的每一個(gè)家庭，每一個(gè)人。像公安部門(mén)的戶(hù)籍、居民身份證管理，國(guó)土、房產(chǎn)部門(mén)的土地、房屋使用權(quán)證，林業(yè)部門(mén)的林權(quán)證，衛(wèi)生部門(mén)的新農(nóng)合，城鎮(zhèn)居民醫(yī)療計(jì)生部門(mén)的獨(dú)生子女證，民政部門(mén)的婚姻、社區(qū)檔案，工商部門(mén)的個(gè)體和私營(yíng)企業(yè)的登記等，這種條條易管、塊塊難為的現(xiàn)象一時(shí)還難以打破，作為地(市)縣一級(jí)的檔案部門(mén)，想管不能，不管不行。
一是理解的偏差造成檔案部門(mén)“集中統(tǒng)一管理”難。在機(jī)關(guān)運(yùn)行過(guò)程中檔案的產(chǎn)生由兩塊組成：機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)中所產(chǎn)生的會(huì)議、文件、報(bào)表等材料，權(quán)且當(dāng)作文書(shū)檔案；每個(gè)機(jī)關(guān)根據(jù)上級(jí)安排或工作需要，由一個(gè)或多個(gè)科(室)，一個(gè)單位主管或多個(gè)單位協(xié)管所產(chǎn)生的文件材料，俗稱(chēng)業(yè)務(wù)檔案。長(zhǎng)期以來(lái)，各級(jí)檔案館重文書(shū)檔案的接收，輕業(yè)務(wù)檔案和科技檔案的管理，以致檔案移交單位產(chǎn)生這樣的誤解，移交就是移交文書(shū)檔案。而機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)檔案或集中在機(jī)關(guān)檔案室，或散存在職能科室或個(gè)人手中，更有甚者那些臨時(shí)機(jī)構(gòu)，事一完，機(jī)構(gòu)撤，人_走，檔案散的現(xiàn)象較為突出，存在監(jiān)管難。
二是“政令不暢”造成檔案部門(mén)“集中統(tǒng)一管理”難。對(duì)于行業(yè)管理的單位(尤其是垂直或相對(duì)垂直的單位)檔案法雖有規(guī)定，但都會(huì)以種種理由回避監(jiān)管，介入難；在國(guó)家層面上的一些文件，省級(jí)檔案部門(mén)沒(méi)有轉(zhuǎn)發(fā)或國(guó)家檔案局根本沒(méi)下文而以各部門(mén)自行發(fā)文，如“經(jīng)國(guó)家檔案局同意”等，弄得基層檔案部門(mén)難介入。另外，即時(shí)與上級(jí)檔案部門(mén)聯(lián)合行文，效果雖然好一點(diǎn)，但就“集中統(tǒng)一管理”檔案而言，依然有著濃厚的部門(mén)化檔案的色彩。
探索現(xiàn)有環(huán)境條件下“檔案集中統(tǒng)一管理”的服務(wù)方向
社會(huì)發(fā)展到今天，“檔案集中統(tǒng)一管理”既是維護(hù)檔案安全的一種手段，也是黨和政府在維系保障社會(huì)可持續(xù)發(fā)展和服務(wù)民生的一種具體形式，更是通過(guò)富館藏、豐內(nèi)容、善服務(wù)體現(xiàn)檔案價(jià)值和反映檔案部門(mén)風(fēng)采的一種方式。
一是要從國(guó)家層面提出“檔案集中統(tǒng)一管理”的大概念。國(guó)家檔案局9號(hào)令的頒布，為基層檔案部門(mén)就檔案的接收提供了“尚方寶劍”，但“各級(jí)綜合檔案館可全部或部分接收以上機(jī)構(gòu)的下屬單位和臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案”又給“集中統(tǒng)一管理檔案”(9號(hào)令第二條)帶來(lái)隱患。這是因?yàn)椋阂环矫娴胤交鶎狱h委、政府也許是出于更快更有成效地對(duì)某—工作強(qiáng)化管理的目的，熱衷于成立“三無(wú)”機(jī)構(gòu)，三無(wú)指無(wú)人員(臨時(shí)抽調(diào))，無(wú)辦公地點(diǎn)(臨時(shí)租借)，無(wú)經(jīng)費(fèi)預(yù)算(臨時(shí)要點(diǎn))。專(zhuān)職此事，有領(lǐng)導(dǎo)掛帥就行，完成任務(wù)就撤。另一方面在項(xiàng)目建設(shè)管理方面，基層的習(xí)慣做法都是以成立指揮部或領(lǐng)導(dǎo)小組的形式出現(xiàn)，采取主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥，分管領(lǐng)導(dǎo)主抓的模式。如國(guó)家下達(dá)的基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目，其征地拆遷常由地方政府負(fù)責(zé)。項(xiàng)目建設(shè)常由投資方的上級(jí)機(jī)關(guān)以項(xiàng)目部或臨時(shí)成立的公司來(lái)承擔(dān)，因資金的渠道不同，檔案難以集中統(tǒng)一管理。征地拆遷檔案(指揮部管)涉及民生和社會(huì)穩(wěn)定；項(xiàng)目建設(shè)(投資方或項(xiàng)目部管)質(zhì)量實(shí)行終生負(fù)責(zé)制。這兩駕馬車(chē)趕路，兩個(gè)臨時(shí)機(jī)制并肩，檔案工作協(xié)調(diào)難。本是同一個(gè)項(xiàng)目的檔案接收部分無(wú)意義，全部接收才是真理。只有檔案經(jīng)費(fèi)列入財(cái)政和項(xiàng)目預(yù)算，并在竣工驗(yàn)收后由檔案部門(mén)出具結(jié)論性文件才能完全支付剩余款項(xiàng)，才能在國(guó)家層面形成大檔案的概念，才能在實(shí)際工作中形成檔案集中統(tǒng)一管理的事實(shí)，才能使檔案部門(mén)及其人員有為有位。
二是從國(guó)家利益的高度，開(kāi)創(chuàng)“檔案集中統(tǒng)一管理”的大平臺(tái)。當(dāng)信息化時(shí)代來(lái)臨之際，它不是洪水猛獸，而是千里眼，萬(wàn)事通。檔案部門(mén)在加快信息化建設(shè)步伐的同時(shí)，應(yīng)更重視檔案管理軟件的互聯(lián)互通和資源共享。目前全國(guó)各省檔案行政管理部門(mén)都在推薦使用檔案管理軟件，有的省今年推一款，明年又推一款，甚至互不兼容，因沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案部門(mén)浪費(fèi)大量人力物力，尤其是基層折騰不起，這種現(xiàn)象不可小視。此外，我們注重檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，首先應(yīng)在國(guó)家層面上著力研發(fā)適合國(guó)情的檔案專(zhuān)用軟件，統(tǒng)一管理國(guó)家檔案信息資源，搭建好檔案系統(tǒng)內(nèi)的信息平臺(tái)。其次這款檔案管理軟件，應(yīng)該能與其他的國(guó)家機(jī)關(guān)現(xiàn)有的管理系統(tǒng)兼容，在信息資源庫(kù)中能夠共存共享，改變目前檔案信息部門(mén)化的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)查閱利用“一鍵通”，創(chuàng)建檔案服務(wù)的大平臺(tái)。
一、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的概述
在過(guò)去傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中的主要核心是行政部門(mén)的管理，這種管理較為單一化和扁平化，而現(xiàn)代企業(yè)制度嚇得企業(yè)檔案管理則更為全面和立體，這種管理制度將多個(gè)部門(mén)多個(gè)管理進(jìn)行結(jié)合，其工作核心由從前單一的行政檔案管理專(zhuān)項(xiàng)以資產(chǎn)為橋梁的企業(yè)資產(chǎn)檔案管理。同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息量呈爆炸式增長(zhǎng)，這對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，因此現(xiàn)代企業(yè)檔案管理更多的需要應(yīng)用科學(xué)的管理知識(shí)和更高效的技術(shù)進(jìn)行復(fù)雜海量信息的管理，這也是區(qū)別于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)之一。
二、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的四大原則
（一）真實(shí)性原則
企業(yè)檔案管理的作用之一就是為企業(yè)的發(fā)展提供可參考信息，在當(dāng)下激烈的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)下，一個(gè)企業(yè)能否做出正確合適的決策取決于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理能否為企業(yè)提供正確無(wú)誤的真實(shí)信息。因此，確保信息的真實(shí)性是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的原則之一，在企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，務(wù)必要將信息進(jìn)行過(guò)濾篩選，核實(shí)其來(lái)源的可靠性與真實(shí)性。
（二）系統(tǒng)性原則
要保證檔案管理工作的高效性，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理就必須保證其組織架構(gòu)完整且完善，這也就是系統(tǒng)化原則的體現(xiàn)。這種系統(tǒng)化原則能夠使得現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作更加高效、清晰和規(guī)范提高企業(yè)查找、讀取和保存信息的效率，從而提高企業(yè)運(yùn)作效率。
（三）全面性原則
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的全新格局之下，現(xiàn)代企業(yè)所需要處理和管理的信息范圍極為廣闊，當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益發(fā)達(dá)，互聯(lián)網(wǎng)逐漸接入到商業(yè)社會(huì)之中，這讓企業(yè)的貿(mào)易范圍也實(shí)現(xiàn)了前所未有的擴(kuò)張，在這種大環(huán)境下，企業(yè)面臨著信息范圍廣泛、信息成分復(fù)雜的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，這使得企業(yè)檔案管理不再僅僅局限于過(guò)去單純的檔案收集和整理，其要對(duì)各種各樣的信息進(jìn)行全方位的收集和管理。
（四）有效性原則
現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理中一定要遵循信息有效性原則，這種有效性通常被分為兩種，信息的時(shí)間有效性和價(jià)值有效性。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，信息通常都具有極高的時(shí)效性，許多信息都是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)，因此對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理而言，在信息采集和信息管理上務(wù)必保證時(shí)間有效性，這樣才能高效進(jìn)行貿(mào)易。第二個(gè)則是價(jià)值有效性，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的海量信息下，存在大量的無(wú)效信息需要在檔案管理工作中進(jìn)行有效的排除。
三、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）現(xiàn)代企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的重視程度不高
由于企業(yè)檔案管理工作并不能夠?yàn)槠髽I(yè)直接生成經(jīng)濟(jì)效益，許多現(xiàn)代企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案管理的重視程度并不高，認(rèn)為在企業(yè)管理中，這項(xiàng)工作的存在必要性不大。這種問(wèn)題的產(chǎn)生歸根結(jié)底是企業(yè)對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠清晰和深刻，不明確這項(xiàng)工作的職責(zé)所在及其重要性。
（二）企業(yè)檔案管理的工作理念和工作方式落后于時(shí)代
許多企業(yè)在檔案管理工作上缺乏與時(shí)俱進(jìn)的工作理念和工作方式，當(dāng)下，我國(guó)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，過(guò)去傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理制度早已落伍，不再適用于當(dāng)下復(fù)雜且海量的信息處理及采集，并且多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，并不能夠全身心地投入到檔案管理工作中，隨著人事調(diào)動(dòng)，其所管理的檔案也將發(fā)生變動(dòng)。除此之外，許多企業(yè)在當(dāng)下社會(huì)仍舊采用落后的紙質(zhì)檔案管理，這種檔案管理對(duì)于如今的海量信息而言效率極低，對(duì)企業(yè)檔案管理造成極大的不便。由于當(dāng)下許多企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作缺乏一定的安全保障。
四、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的相應(yīng)對(duì)策
（一）加強(qiáng)企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重視程度
企業(yè)需更加重視現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，完善整個(gè)檔案管理系統(tǒng)，建立有效的工作機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部對(duì)于該項(xiàng)工作的認(rèn)知和學(xué)習(xí)，明確其職能和重要性，是企業(yè)內(nèi)部從上到下充分意識(shí)到企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重大意義，通過(guò)這樣的手段促使企業(yè)完善企業(yè)檔案管理的制度，提高企業(yè)檔案管理的工作效率。
（二）加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練
企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練，定期舉行檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)以提升相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，使其明確自身職責(zé)所在，掌握現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的知識(shí)和技能，相關(guān)人員務(wù)必專(zhuān)職專(zhuān)崗，保證其工作效率。對(duì)于企業(yè)的老職工，因主要以企業(yè)檔案管理的技術(shù)轉(zhuǎn)化為主，例如：對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代所需的計(jì)算機(jī)檔案管理技能。而對(duì)于新入職的管理人員，則首先需要對(duì)他們進(jìn)行最基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，使其明確其中的專(zhuān)業(yè)性理論知識(shí)，可以采用一幫一的模式，讓具有工作經(jīng)驗(yàn)的老職員帶新職員，形成互幫互助的模式和學(xué)習(xí)風(fēng)氣，全方面提升企業(yè)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。
（三）采用現(xiàn)代化信息化的辦公技術(shù)，提升工作理念
隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理的工作理念和工作方式也需要與時(shí)俱進(jìn)，過(guò)去對(duì)于企業(yè)檔案管理單一的認(rèn)識(shí)已經(jīng)落伍，檔案管理部門(mén)需要具備與時(shí)代同步的工作理念，采用先進(jìn)的信息化辦公方法，將容易腐朽丟失且浪費(fèi)資源和空間的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為高效便捷的計(jì)算機(jī)檔案管理，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，運(yùn)用科學(xué)的手段工作，提高檔案管理的效率。
（四）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的安全性
企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻，因此必須保證企業(yè)檔案管理的安全性，才能保證企業(yè)安全有效地運(yùn)作。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的保密制度，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行制度上的約束，以保證其不會(huì)在工作過(guò)程中將企業(yè)檔案和信息外泄，一旦發(fā)現(xiàn)泄密者，務(wù)必嚴(yán)加查辦，并給予嚴(yán)厲處分，以保證企業(yè)檔案的安全性。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息安全也成為了人們的焦點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極普及互聯(lián)網(wǎng)安全知識(shí)，讓員工了解和意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全隱患的嚴(yán)重性，加大IT部門(mén)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全工作的工作力度，保證企業(yè)檔案的安全性。
經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了科技的發(fā)展，加快了事業(yè)單位的行政改革，事業(yè)單位為了更好的生存下去，為了更好的發(fā)展下去，應(yīng)該建立一個(gè)比較民主、比較科學(xué)的體制。事業(yè)單位的高效運(yùn)行與檔案的科學(xué)有效管理有著十分密切的聯(lián)系。所以事業(yè)單位應(yīng)該高度重視檔案管理的創(chuàng)新。為了便于事業(yè)單位的評(píng)價(jià)，各個(gè)單位應(yīng)該使自身的檔案制度更加科學(xué)更加規(guī)范，進(jìn)而提高檔案管理的效率。
1.檔案管理現(xiàn)狀
我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，在很大程度上阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展，而且影響了事業(yè)單位在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)中起的作用。
1.1不平衡的重視程度
我國(guó)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視度不高，不同的機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理的重視程度不同，嚴(yán)重的時(shí)候，有些事業(yè)單位完全忽視了事業(yè)單位的檔案管理，不能保證檔案歸檔的時(shí)間、需要的資金、人力、財(cái)力，而且不能起到很好的監(jiān)督作用。目前來(lái)說(shuō)，有些事業(yè)單位逐步將檔案管理作為本單位的工作計(jì)劃，而且安排了相應(yīng)的人員去付諸實(shí)施，然而在實(shí)際工作中，檔案管理的機(jī)制還是存在很多問(wèn)題的。
1.2較差的保管條件
由于檔案管理剛剛引起相關(guān)部門(mén)的重視，所以很多單位很難滿(mǎn)足事業(yè)單位管理體制統(tǒng)一、規(guī)范、整齊的要求。有的事業(yè)單位的檔案管理成了擺放任何東西的儲(chǔ)存室，而且檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案柜的編碼比較凌亂?？偟膩?lái)看，事業(yè)單位的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施存在很大的漏洞，嚴(yán)重?fù)p壞了部分檔案。
1.3薄弱的業(yè)務(wù)素質(zhì)
為了更好的勝任檔案管理的相關(guān)工作，管理人員應(yīng)該有較高的素質(zhì)，才能完成這項(xiàng)技術(shù)性和政策性較強(qiáng)的工作。很多事業(yè)單位的檔案管理人員多是從其他部門(mén)調(diào)過(guò)來(lái)的，一般擔(dān)任好幾個(gè)職務(wù)，太多的工作使得他們迫于應(yīng)付檔案的管理工作，對(duì)于檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性起到了一定的阻礙作用。檔案管理人員的素質(zhì)比較低，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理十分的不利。檔案管理水平的高低與文件歸檔的水平、文件的分類(lèi)、文件的保管期限有著十分密切的聯(lián)系，較低的素質(zhì)，使得檔案管理不能及時(shí)交底和不能按時(shí)歸檔的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。很多檔案管理人員沒(méi)有責(zé)任性，應(yīng)付檔案管理的工作，這種隨意應(yīng)付的現(xiàn)象使得檔案管理受到了很大的阻礙。
2.檔案管理的創(chuàng)新
2.1健全制度
事業(yè)單位的檔案管理制度應(yīng)該有所完善，所以在建立時(shí)應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則。首先，檔案管理的相關(guān)制度的建立應(yīng)該遵循科學(xué)性和合理性的原則，建立的制度應(yīng)該從自身單位的實(shí)際情況出發(fā)，滿(mǎn)足自身單位的檔案管理特點(diǎn)，進(jìn)而更好的進(jìn)行本單位的檔案管理的相關(guān)工作。第二，事業(yè)單位檔案管理制度應(yīng)該秉承實(shí)用簡(jiǎn)明的原則，管理制度的建立應(yīng)該將可操作性作為最終的目標(biāo)，進(jìn)而使得檔案管理制度能夠更好的發(fā)揮其規(guī)范和指導(dǎo)性的作用。其次，檔案管理制度的建立應(yīng)該能夠約束員工也能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，這種雙向的約束性可以較好的發(fā)揮檔案管理制度的管理性，事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)起著引導(dǎo)和榜樣的作用，可以促進(jìn)檔案制度的實(shí)施。最后，檔案管理制度的建立中應(yīng)該將嚴(yán)肅性作為原則。為了更好的執(zhí)行檔案管理制度，在檔案管理的執(zhí)行中應(yīng)該將其權(quán)威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過(guò)程中，應(yīng)該做到獎(jiǎng)罰分明。
2.2加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
各級(jí)行政事業(yè)單位要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促；其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)檔案工作實(shí)行定性、定量考核，可按照分級(jí)分類(lèi)指導(dǎo)的原則，通過(guò)等級(jí)升降來(lái)實(shí)施動(dòng)態(tài)管理；同時(shí)應(yīng)參考國(guó)家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項(xiàng)工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實(shí)施，從而推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。
2.3開(kāi)展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率
實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。首先，各級(jí)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息；其次，要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。
2.4增強(qiáng)檔案人員綜合素質(zhì)
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案人員素質(zhì)狀況決定了檔案工作水平高低。因此，構(gòu)建一支穩(wěn)定的檔案人員隊(duì)伍，不斷提高專(zhuān)業(yè)水平與管理能力，已成為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的必經(jīng)之路。
關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)；檔案管理；內(nèi)控制度
當(dāng)前，國(guó)家財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財(cái)務(wù)部門(mén)的號(hào)召來(lái)建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對(duì)象。但是，從實(shí)際的高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來(lái)做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)內(nèi)部控制中的重要性
高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)核算過(guò)程中產(chǎn)生和接收的會(huì)計(jì)資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。1.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)控過(guò)程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中具有非常重要的作用，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案本身形成的過(guò)程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財(cái)務(wù)檔案客觀記錄了高校財(cái)務(wù)管理等各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，全面覆蓋了各類(lèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過(guò)程，無(wú)論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對(duì)賬，記錄都非常詳細(xì)，并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實(shí)性，不能篡改。因此，會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過(guò)程。2.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國(guó)家財(cái)務(wù)部門(mén)的號(hào)召，注重內(nèi)部控制，在實(shí)施內(nèi)部控制的過(guò)程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實(shí)施過(guò)程中，要對(duì)所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面的控制。同時(shí)，要記載各種具有保存價(jià)值的圖表、文字等會(huì)計(jì)資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會(huì)背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的記載方式也更加先進(jìn)和科學(xué)，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導(dǎo)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理。內(nèi)部控制方法中對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財(cái)務(wù)管理制度，建設(shè)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實(shí)會(huì)計(jì)人員的崗位責(zé)任制度，并對(duì)會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，并對(duì)會(huì)計(jì)憑證處理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告處理以及會(huì)計(jì)賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會(huì)計(jì)資料都是準(zhǔn)確和客觀的，這樣才能真正落實(shí)高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對(duì)高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理有重要的指導(dǎo)作用，能夠?yàn)楦咝５呢?cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的功能。高校的財(cái)務(wù)部門(mén)在高校中具有非常重要的地位，可以說(shuō)高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開(kāi)財(cái)務(wù)部門(mén)，無(wú)論是科學(xué)研究還是人才培養(yǎng)過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門(mén)都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門(mén)之一。但是，從實(shí)際的情況來(lái)看，大部分的高校財(cái)務(wù)人員都將工作重點(diǎn)放在和財(cái)務(wù)相關(guān)的工作上，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、核算和決算等，但是卻沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)知程度不夠，這樣就導(dǎo)致在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中投入的精力和時(shí)間比較少，沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效的管理，領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識(shí)比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)有待升級(jí)。近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育的普及化，導(dǎo)致很多高校都在不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多，高校的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也越來(lái)越多樣化。所以，會(huì)計(jì)檔案的資源信息也在日漸增多。當(dāng)前，高校的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)主要是針對(duì)以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，這種落后的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問(wèn)題和不足，無(wú)法對(duì)海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)進(jìn)行處理。近年來(lái)，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進(jìn)步，財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導(dǎo)致檔案信息的儲(chǔ)存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當(dāng)前高校使用的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和其他部門(mén)的信息化管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問(wèn)題。不僅如此，高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在電子存儲(chǔ)方面還具有一定的提升空間，在對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行存檔時(shí)雖然比較穩(wěn)定，但是，對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的利用和查詢(xún)具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢(xún)大量的賬目，當(dāng)前的高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢(xún)系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢(xún)系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢(shì)來(lái)快速檢索大量賬目，同時(shí)還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對(duì)于電子檔案還能夠進(jìn)行加密，能夠確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，這就要求會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)要及時(shí)升級(jí)。3.高校會(huì)計(jì)檔案管理缺乏健全的制度。當(dāng)前，大部分的高校會(huì)計(jì)檔案管理都?xì)w于獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，但是，由于會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)性要求比較高，所以檔案部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理只是流于形式，真正來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的還是財(cái)務(wù)人員。財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，一般是以我國(guó)的會(huì)計(jì)檔案管理法來(lái)開(kāi)展工作，高校自行制定的會(huì)計(jì)檔案管理的制度比較少，這就導(dǎo)致了高校會(huì)計(jì)檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財(cái)務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會(huì)計(jì)檔案管理在實(shí)際的工作中，不知道是按照行政會(huì)計(jì)來(lái)執(zhí)行還是按照企業(yè)會(huì)計(jì)來(lái)執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財(cái)務(wù)檔案管理的特殊性，導(dǎo)致高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)都做出了獨(dú)立的規(guī)定，而很多高校并沒(méi)有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來(lái)制定健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的制度，最終導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)各種問(wèn)題。4.高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平要求比較高，但是，從實(shí)際的情況來(lái)看，部分高校財(cái)務(wù)部門(mén)并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財(cái)務(wù)部門(mén)設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會(huì)計(jì)檔案管理受到的重視不夠，缺乏專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，很多都是勤工助學(xué)的人員或者是其他部門(mén)的人員來(lái)兼職，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平比較低。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平比較低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制貫徹在會(huì)計(jì)檔案管理全過(guò)程的重要性和必要性，重視預(yù)算管理，并在預(yù)算管理的過(guò)程中做好各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，結(jié)合高校往年的情況以及當(dāng)年的工作計(jì)劃和活動(dòng)計(jì)劃來(lái)做好預(yù)算。在分配經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，一定要將會(huì)計(jì)檔案管理中的各項(xiàng)必要的支出都充分考慮進(jìn)去，對(duì)于系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備添置以及平臺(tái)建設(shè)等各項(xiàng)工作都要做好充足的預(yù)算，確保基本建設(shè)有充足的經(jīng)費(fèi)，建立經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制的有效機(jī)制。制定會(huì)計(jì)控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，以制度為導(dǎo)向，讓各項(xiàng)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高?？梢越Y(jié)合最新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法來(lái)制定會(huì)計(jì)檔案管理制度和辦法，同時(shí)，也要結(jié)合高校的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行調(diào)整，詳細(xì)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的入冊(cè)、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過(guò)有效的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制來(lái)促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。2.會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)專(zhuān)人專(zhuān)管。高校會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)，因此，應(yīng)該由專(zhuān)門(mén)的人員來(lái)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)管理。高校要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施專(zhuān)人專(zhuān)管的制度。在實(shí)際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來(lái)做好會(huì)計(jì)檔案的收集和整理工作，然后由專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員來(lái)審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會(huì)計(jì)檔案入冊(cè)并進(jìn)行裝訂。裝訂之后進(jìn)行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行專(zhuān)管，各個(gè)環(huán)節(jié)的專(zhuān)業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進(jìn)行下一個(gè)流程。在會(huì)計(jì)檔案的專(zhuān)人專(zhuān)管過(guò)程中，一定要充分結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的管理制度來(lái)完成對(duì)應(yīng)的工作，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理要制定崗位責(zé)任制，對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機(jī)制，通過(guò)獎(jiǎng)懲制度來(lái)調(diào)動(dòng)會(huì)計(jì)檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識(shí)，從而高質(zhì)完成對(duì)應(yīng)的工作。3.做好會(huì)計(jì)檔案管理的組織建設(shè)。高校會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開(kāi)好的組織建設(shè)，在會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程中，如果管理的層級(jí)比較多，那么將會(huì)導(dǎo)致管理的力量分散，會(huì)嚴(yán)重影響管理的效果。當(dāng)前，高校會(huì)計(jì)檔案在管理過(guò)程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過(guò)程以及傳達(dá)指令時(shí)要經(jīng)過(guò)科室來(lái)進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)，這樣就導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點(diǎn)，要按照制衡性的原則來(lái)進(jìn)行管理，而會(huì)計(jì)檔案的管理當(dāng)前功能不獨(dú)立，沒(méi)有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理職能造成一定的影響，使得會(huì)計(jì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來(lái)，影響了會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和可靠性。針對(duì)這種情況，就要求高校會(huì)計(jì)檔案要獨(dú)立設(shè)置科室，由會(huì)計(jì)管理部門(mén)直接領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)計(jì)檔案管理功能科室應(yīng)該和預(yù)決算功能科室、會(huì)計(jì)核算功能科室、收費(fèi)功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以?xún)?nèi)部控制原則來(lái)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。在高校的會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，一定要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的原則來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，尤其是要針對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理科室，并選擇2～3人來(lái)做好會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)職工作，會(huì)計(jì)檔案保存和查詢(xún)有專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)，建立臺(tái)賬，會(huì)計(jì)檔案的查閱都要做好登記備案，建立對(duì)應(yīng)的臺(tái)賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)管理部門(mén)的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來(lái)確保會(huì)計(jì)檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過(guò)內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會(huì)計(jì)管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時(shí)間，使用完之后一定要及時(shí)歸還。會(huì)計(jì)檔案管理人員要對(duì)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期的清點(diǎn)和整理。5.升級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。要做好會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制，升級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，使其和財(cái)務(wù)核算的平臺(tái)能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時(shí)應(yīng)用到會(huì)計(jì)檔案的管理過(guò)程中，以此來(lái)強(qiáng)化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完善存儲(chǔ)設(shè)施，不僅要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔，同時(shí)還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進(jìn)行存檔，這樣在檔案查閱時(shí)就更加便捷，只要通過(guò)憑證號(hào)就能夠快速、準(zhǔn)確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來(lái)。通過(guò)電子檔案?jìng)浞菽軌蜓娱L(zhǎng)檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理崗位的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化培訓(xùn)和會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)，不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語(yǔ)
當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)部門(mén)面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財(cái)務(wù)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，將其當(dāng)成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來(lái)強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理工作，讓會(huì)計(jì)檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來(lái)適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的需求和環(huán)境變化。
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關(guān)健詞：城建檔案；知識(shí)管理；創(chuàng)新
中圖分類(lèi)號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
0、前言
在改革開(kāi)放和社會(huì)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的新形勢(shì)下，城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進(jìn)一步發(fā)展提供了更廣闊的空間，另一方面也對(duì)城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，城建檔案館如何適應(yīng)社會(huì)需求，開(kāi)拓創(chuàng)新，是擺在我們面前的首要任務(wù)。
一．知識(shí)管理理念對(duì)城建檔案管理的創(chuàng)新
知識(shí)管理作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)催生的一種全新的管理理念與管理方法,應(yīng)用的領(lǐng)域十分廣泛,知識(shí)管理的理論、實(shí)踐與城建檔案工作更有密不可分的關(guān)系。雖然知識(shí)管理首先是在企業(yè)管理中得到推崇和實(shí)行,但作為融合多種學(xué)科成果、富有前瞻性的學(xué)科理論,其影響已快滲透到社會(huì)的各個(gè)層面。城建檔案工作承擔(dān)著保存城市珍貴記憶、促進(jìn)城市信息資源的合理利用、促進(jìn)城市可持續(xù)發(fā)展的重要使命。因此,城建檔案工作要對(duì)知識(shí)管理理論有清晰的認(rèn)識(shí),將這種全新的理念融入其工作領(lǐng)域,在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值,為城市發(fā)展發(fā)揮更大的作用。
二、知識(shí)管理對(duì)城建檔案管理的理論創(chuàng)新
隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息超載的涌現(xiàn),知識(shí)管理必將滲透到社會(huì)的各個(gè)層面。檔案管理作為知識(shí)管理的重要組成部分,只有正面迎接知識(shí)變革所帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn),才能擺脫固步自封的局面,真正實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
2.1城建檔案管理原則的創(chuàng)新
無(wú)論是國(guó)家、社會(huì),還是個(gè)人都要遵循一定的原則,遵守特定的規(guī)矩。城建檔案的管理伴隨著城建檔案的形成而產(chǎn)生,其管理過(guò)程中的原則也是已被固化了的,但是,被大眾認(rèn)可的或者固化的原則只有跟上時(shí)代的步伐、及時(shí)創(chuàng)新、查缺補(bǔ)漏才會(huì)不被社會(huì)所淘汰。①幵放性原則。要建立一個(gè)開(kāi)放的城市建設(shè)檔案的知識(shí)管理平臺(tái),讓參加城建檔案管理的人員能把他們獲取的新知識(shí)添加到城建檔案知識(shí)管理系統(tǒng)的平臺(tái)中去,與此同時(shí)城建檔案管理系統(tǒng)也可以吸收、利用外部的知識(shí)資源來(lái)豐富城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)庫(kù)。②發(fā)掘性原則。城市建設(shè)檔案信息管理者應(yīng)該意識(shí)到知識(shí)管理在城建檔案信息管理系統(tǒng)的產(chǎn)品以及其服務(wù)的價(jià)值創(chuàng)造中所發(fā)揮的關(guān)鍵作用,所以城建檔案管理者需要明確已有的城建檔案相關(guān)知識(shí)的價(jià)值,并挖掘出來(lái)更多有用的價(jià)值。
③激勵(lì)性原則。城市建設(shè)檔案管通過(guò)建立包括知識(shí)運(yùn)行機(jī)制、績(jī)效機(jī)制及獎(jiǎng)懲機(jī)制等知識(shí)管理激勵(lì)系統(tǒng),對(duì)不同類(lèi)型、不同層次的檔案管理人員實(shí)行不同的激勵(lì)方式和激勵(lì)策略。從而進(jìn)一步提高城建管理工作的水平。
④共享性原則。城建檔案管理工作者在交流、共享城市建設(shè)相關(guān)知識(shí)的過(guò)程中也能更進(jìn)一步深化自己的知識(shí),獲得很多有用的、最新的城建檔案管理知識(shí)。
2.2城建檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新
知識(shí)管理對(duì)城建檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新即是對(duì)城建檔案知識(shí)的管理理念的創(chuàng)新、對(duì)城建檔案知識(shí)的獲取途徑的創(chuàng)新、對(duì)城建檔案知識(shí)的共享途徑的創(chuàng)新等。深入到知識(shí)管理領(lǐng)域的城建檔案管理內(nèi)容會(huì)更加豐富。
①知識(shí)創(chuàng)新管理
知識(shí)創(chuàng)新管理是對(duì)人及信息資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的一個(gè)過(guò)程?。其目的是要尋找人的知識(shí)創(chuàng)新能力與信息處理能力的最好組合,以實(shí)現(xiàn)在管理過(guò)程中最大程度地傳播和共享知識(shí)及信息;提高組織創(chuàng)新及應(yīng)變的能力,實(shí)現(xiàn)組織的發(fā)展策略。
知識(shí)創(chuàng)新管理主要在以下幾個(gè)方面:①城建檔案知識(shí)的規(guī)劃組織以及與城市建設(shè)有關(guān)的知識(shí)管理政策的制定;②有關(guān)城市建設(shè)的知識(shí)資源的識(shí)別、審核、信息資源體系的構(gòu)建和城建檔案信息系統(tǒng)的維護(hù);③城建檔案知識(shí)資源的幵發(fā)及創(chuàng)新,包括城建檔案知識(shí)管理系統(tǒng)的建設(shè)和城建檔案知識(shí)資源的潛在價(jià)值的開(kāi)發(fā);④城建檔案知識(shí)管理成果評(píng)價(jià),即城建檔案知識(shí)信息管理系統(tǒng)的評(píng)價(jià)和知識(shí)信息服務(wù)體系的評(píng)價(jià)。
②知識(shí)服務(wù)管理創(chuàng)新
城建檔案管理在知識(shí)服務(wù)管理方面的創(chuàng)新主要是通過(guò)信息技術(shù)幵發(fā)使資源數(shù)字化和服務(wù)方式的網(wǎng)絡(luò)化;各種資源的構(gòu)建使內(nèi)容創(chuàng)新化;專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)科的拓展及對(duì)信息資源的廣泛了解使服務(wù)手段智能化;對(duì)不同對(duì)象的深層次了解使服務(wù)對(duì)象個(gè)性化。知識(shí)服務(wù)管理的創(chuàng)新有助于城建檔案管理人員深入理解城建檔案知識(shí)服務(wù)的內(nèi)涵及本質(zhì),從而實(shí)現(xiàn)城建檔案管理由一般傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)向知識(shí)型、先進(jìn)性。
③人力資本管理創(chuàng)新
人力資本管理建立在人力資源管理的基礎(chǔ)之上,將部門(mén)中的人作為資本來(lái)進(jìn)行投資與管理,并根據(jù)不斷變化的人力資本市場(chǎng)情況和投資收益率等信息,及時(shí)調(diào)整管理措施,從而獲得長(zhǎng)期的價(jià)值回報(bào)?，F(xiàn)代社會(huì)對(duì)人力資本管理體系的要求能提供最新發(fā)展的趨勢(shì)和解決問(wèn)題的最新方法方面的信息。
知識(shí)管理的核心是人力資源管理,而人力資源管理的核心又是人力資本管理。人力資本管理建立于員工與企業(yè)價(jià)值最大化的基礎(chǔ)上的。人力資本管理更關(guān)注人員的可持續(xù)發(fā)展。其可以通過(guò)培訓(xùn)及激勵(lì)等多種方法來(lái)提高他們的價(jià)值。
城建檔案在人力資本管理方面可以釆取運(yùn)用招聘的內(nèi)涵,如發(fā)掘人員的增值潛力和附加值;進(jìn)行適合的教育培訓(xùn),提高必要專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技能,使其有更好的創(chuàng)造能力;通過(guò)績(jī)效指標(biāo)和考核的管理方式進(jìn)行定期的分析來(lái)不斷調(diào)整人力資本的投資策略。
④知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理創(chuàng)新
隨著無(wú)紙化辦公設(shè)計(jì)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的普遍應(yīng)用,城建檔案的記錄、存儲(chǔ)和利用方式有了很大的改變。當(dāng)前的城建檔案管理日益趨向數(shù)字化管理。城建檔案館在應(yīng)用數(shù)字化檔案時(shí),需要建立數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行科學(xué)管理。我們提倡城建檔案管理信息和資源的共享,加強(qiáng)各地城市建檔案館之間的資源交流。與此同時(shí),們城建檔案工作者在建設(shè)數(shù)字檔案館的同時(shí),積極應(yīng)用知識(shí)管理參城建檔案知識(shí)的產(chǎn)權(quán)的管理,建立新型的城建檔案信息體系。
2.3城建檔案管理職能的創(chuàng)新
城建檔案的管理職能不僅包括對(duì)城建檔案實(shí)體進(jìn)行的一系列管理活動(dòng),而且還包括行政管理職能。對(duì)于城建檔案的管理職能的創(chuàng)新也必須兼顧這兩方面,缺一不可。
①城建檔案管理的內(nèi)、外化
所謂城建檔案管理的內(nèi)化是指城市建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)高層利用一切可能的資源及機(jī)會(huì)推廣知識(shí)管理的機(jī)制所在,使城建檔案建設(shè)內(nèi)化?。通過(guò)向城建檔案管理人員闡明知識(shí)管理對(duì)城市建設(shè)檔案管理組織及個(gè)人的價(jià)值,使得參與城市建設(shè)管理的人員認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理對(duì)組織及他們個(gè)人的發(fā)展的幫助,從而產(chǎn)生運(yùn)用知識(shí)管理與傳統(tǒng)的城建檔案管理相結(jié)合的理念。這樣才能提升城市建設(shè)檔案管理工作,知識(shí)管理內(nèi)化為城建檔案管理知識(shí)。城建檔案管理知識(shí)的內(nèi)化包括對(duì)城市建設(shè)相關(guān)學(xué)習(xí)的輸入、整合、分析及存儲(chǔ)。
城建檔案管理知識(shí)的外化是指內(nèi)化的知識(shí)信息的應(yīng)用,并與外部知識(shí)整合的過(guò)程氣包括城市建設(shè)相關(guān)知識(shí)的傳播、應(yīng)用到實(shí)際的城市建設(shè)中。實(shí)質(zhì)就是一個(gè)知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)資本產(chǎn)出的過(guò)程。城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)外化包括內(nèi)部的知識(shí)外化和外部的知識(shí)外化,即內(nèi)部知識(shí)整合與外部知識(shí)整合。
②城建檔案管理媒介
媒介就是把與某一研究領(lǐng)域相關(guān)的人和知識(shí)聯(lián)系起來(lái),通過(guò)群件、內(nèi)部網(wǎng)、工作流和文件管理系統(tǒng)進(jìn)行明確、固定的知識(shí)匹配和傳送氣現(xiàn)階段,城建檔案信息管理的資源的信息化管理出現(xiàn)了如電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案工作如何適應(yīng)城建檔案管理系統(tǒng)的體制改革等一系列問(wèn)題。這就要求采用電子化及網(wǎng)絡(luò)媒介等手段實(shí)現(xiàn)對(duì)城市建設(shè)檔案資源的管理,為社會(huì)提供實(shí)用的城市建設(shè)檔案資源信息査閱及咨詢(xún)服務(wù),同時(shí)也可以通過(guò)媒介收集社會(huì)公眾提供的最新的城市建設(shè)資源和信息,從而達(dá)到城建檔案管理職能的創(chuàng)新,有傳統(tǒng)的比較單一的職能發(fā)展成互動(dòng)互利的管理系統(tǒng)。
③城建檔案知識(shí)共享
城建檔案信息管理系統(tǒng)有城市建設(shè)檔案及信息的累積延續(xù)性較強(qiáng)、相應(yīng)的前置性強(qiáng)、內(nèi)容和數(shù)據(jù)龐大、專(zhuān)業(yè)技術(shù)性高及可利用性強(qiáng),利用率高等特點(diǎn)?。而現(xiàn)階段的城建檔案信息資源比較分散,不利于查詢(xún)和利用及管理維護(hù),違背了城市建設(shè)檔案集中保存管理的原則;此外,各個(gè)城市的城建檔案管理資料的不均收藏的狀況導(dǎo)致很多城建檔案的信息資源被壟斷、閑置或無(wú)法查詢(xún)、利用效率低下。
所以,要發(fā)展城建檔案管理工作,其有效途徑就是建立城建檔案館之間及與社會(huì)之間的信息資源的共享。在城市建設(shè)系統(tǒng)檔案信息分類(lèi)的基礎(chǔ)上,建立起涵蓋城建系統(tǒng)全部信息流和檔案類(lèi)別的數(shù)字化框架,通過(guò)整合資源、幵放信息及查詢(xún)等途徑,把城市建設(shè)檔案和信息資源結(jié)合從而達(dá)到充分收集、歸檔、保存、高效利用及資源共享的目的。
三、知識(shí)管理對(duì)城建檔案管理的實(shí)踐創(chuàng)新
知識(shí)管理由于其含義的針對(duì)性和適用的廣泛性,可以促進(jìn)城建檔案管理工作各個(gè)方面的完善。本文著眼于知識(shí)管理對(duì)城建檔案工作的技術(shù)層面的應(yīng)用,即構(gòu)建“城建檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)、建立“城市建設(shè)博物館”、挖掘城建檔案“隱性知識(shí)”及其檔案化、建設(shè)城建檔案工作效益“知識(shí)管理評(píng)價(jià)體系”等。
1．加強(qiáng)事業(yè)單位檔案專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)
除了單位組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)外，為了適應(yīng)新形勢(shì)，迎接新挑戰(zhàn)，檔案工作者也需要進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和自我創(chuàng)新。首先是意識(shí)創(chuàng)新。沒(méi)有創(chuàng)新的想法和認(rèn)識(shí)，檔案創(chuàng)新就無(wú)從談起。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代是一種全新的時(shí)代，創(chuàng)新是這個(gè)時(shí)代的靈魂。要跟得上時(shí)代的步伐，廣大檔案工作者不僅要掌握基本的檔案知識(shí)，還必須學(xué)習(xí)檔案學(xué)以外的基本知識(shí)，不斷地充實(shí)自我，不斷地提高自我。其次是知識(shí)創(chuàng)新。當(dāng)前是科技和資訊日新月異的時(shí)代，各行各業(yè)的從業(yè)人員都必須優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，使自己成為適應(yīng)、符合時(shí)代要求專(zhuān)業(yè)人才，在充分學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)基礎(chǔ)上，還要學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)軟硬件方面的學(xué)習(xí)。再次是能力創(chuàng)新。檔案工作者不但要有利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的應(yīng)用開(kāi)發(fā)的能力，還要有培養(yǎng)自己對(duì)新知識(shí)的補(bǔ)充和善于把知識(shí)轉(zhuǎn)化為對(duì)本單位提供有效服務(wù)能力，培養(yǎng)自己創(chuàng)造新理論、新技術(shù)的能力，以求變的態(tài)度和能力，適應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展和更新?lián)Q代。
2．建立健全檔案管理制度
提高檔案管理水平建立健全檔案管理制度，讓各項(xiàng)規(guī)章制度必須要具有合理性和科學(xué)性，其規(guī)章制度必須要符合本單位檔案管理工作實(shí)際需要。第一，工作原則創(chuàng)新。傳統(tǒng)的工作理念已難以滿(mǎn)足新型的檔案管理工作要求，需要對(duì)工作原則創(chuàng)新，新型檔案管理工作是一條系統(tǒng)的鏈條，環(huán)環(huán)相扣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的缺失或是脫節(jié)都會(huì)造成整個(gè)管理工作的失誤，新的工作原則要嚴(yán)格依據(jù)管理的要求進(jìn)行制定，使得檔案管理在工作的過(guò)程中充滿(mǎn)生機(jī)與活力。第二，堅(jiān)持協(xié)調(diào)發(fā)展。只有協(xié)調(diào)好各方面的聯(lián)系才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理工作的完成，這也與當(dāng)今提倡的和諧發(fā)展理念相符合。
3．加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)
提高檔案管理現(xiàn)代化水平面對(duì)信息時(shí)代帶來(lái)的發(fā)展機(jī)會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)組成現(xiàn)代高新技術(shù)的出現(xiàn)，給檔案工作發(fā)展帶來(lái)巨大的變革。因此，要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。加強(qiáng)事業(yè)單位信息化，可使檔案信息資源合理配置，科學(xué)管理，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，使之成為事業(yè)單位對(duì)檔案信息的需要，成為檔案工作創(chuàng)新的需要。
4．豐富檔案管理信息資源
隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作日益信息化、數(shù)字化、多元化，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，必須豐富檔案管理信息資源。首先，加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)。隨著增多的企業(yè)發(fā)展年限，管理工作會(huì)越來(lái)越復(fù)雜，單位的資料也會(huì)越來(lái)越多，檔案管理工作是一項(xiàng)規(guī)范化、制度化很強(qiáng)的工作，需要加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)，新的檔案館室的各項(xiàng)設(shè)備都要與當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)，從管理的載體形式上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。其次，實(shí)現(xiàn)檔案館室的業(yè)務(wù)重組。業(yè)務(wù)重組是檔案管理的一大創(chuàng)新之舉，對(duì)于業(yè)務(wù)重組要形成這樣的局面:實(shí)現(xiàn)信息的收集與開(kāi)發(fā)，達(dá)到信息的服務(wù)與管理的目的，各項(xiàng)檔案載體共同管理，這樣的業(yè)務(wù)重組使得檔案館的功能變得異常強(qiáng)大，將多個(gè)功能集合與一體，同時(shí)也保證了檔案管理的有序進(jìn)行。
二、總結(jié)
改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的建立，我國(guó)的人事制度做了很大的變革，與之密切聯(lián)系的人事檔案管理也隨之發(fā)生改變。傳統(tǒng)的人事檔案管理中存在諸多弊端，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，所以，在現(xiàn)代的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，應(yīng)建立新型的人事檔案管理模式。
1 傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端
人事檔案制度是20世紀(jì)50年代在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)作用下的產(chǎn)物，其主要包括三個(gè)部分：干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案、軍人檔案。①其中干部檔案是其主要的組成部分，受到較大的重視，其他的檔案管理也是參照干部檔案管理的模式進(jìn)行管理的。但是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的人事檔案管理體系逐漸顯示出弊端，阻礙了檔案管理的發(fā)展。傳統(tǒng)人事檔案管理主要有以下幾個(gè)方面的弊端：
1.1 企業(yè)干部檔案和工人檔案分屬不同的管理系統(tǒng)，不利于人事檔案管理
傳統(tǒng)的檔案管理將企業(yè)干部檔案和工人檔案分開(kāi)管理，工人檔案由勞資部管理，企業(yè)干部檔案由組織人事部管理，這種管理模式看似分工明確，但是卻不利于人事檔案的管理和利用。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的人事制度也進(jìn)行了改革，為了充分發(fā)掘了企業(yè)和職工的積極性，采用新型的用工模式――全員合同聘用制。在工資的評(píng)定上采用技能工作制，打破了干部與工人的界限，身份的界限也在逐步淡化，作為企業(yè)的一員，都可以用企業(yè)職工進(jìn)行稱(chēng)呼。這些變化都影響了人事檔案的管理，很難區(qū)分而且沒(méi)有必要區(qū)分企業(yè)干部檔案和工人檔案，被企業(yè)職工的人事檔案取代。所有員工的檔案都應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的用人需要進(jìn)行統(tǒng)一管理，這不僅符合人事制度改革的需要，而且符合現(xiàn)代企業(yè)精簡(jiǎn)高效的要求。
1.2 傳統(tǒng)人事檔案的模式比較單一，不能包含所有人事檔案的內(nèi)容，除了干部檔案以外，其他人事檔案并沒(méi)有自身的管理模式。
傳統(tǒng)的人事檔案分為：干部檔案、學(xué)生檔案、工人檔案和軍人檔案。由于干部檔案概念的弱化，以前被認(rèn)為是干部的一些人有了自己獨(dú)立的身份，還將其人事檔案歸于干部檔案，不利于管理，應(yīng)給予他們合適的地位，根據(jù)他們職業(yè)的特點(diǎn)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理。
傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，只有干部檔案的管理比較健全，其他的人事檔案都是參照其進(jìn)行管理的。但是對(duì)于其他人事檔案來(lái)說(shuō)，原封不動(dòng)的照搬，往往造成不能完整的、客觀的記錄一個(gè)人的全貌，形成了不齊全不真實(shí)的人事檔案，不利于人員的選拔和任用。
2 現(xiàn)代人事檔案管理模式的原則
傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在諸多弊端，建立現(xiàn)代的人事檔案管理模式，克服這些弊端，需要有統(tǒng)一的原則來(lái)指導(dǎo)。
2.1 統(tǒng)一性原則。統(tǒng)一性原則主要包含兩個(gè)方面的內(nèi)容，一方面指人事檔案必須由統(tǒng)一的人事組織部門(mén)進(jìn)行管理，維護(hù)檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。另一方面，就是在同一個(gè)的系統(tǒng)內(nèi)，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)劃分等級(jí)。這樣有利于保持前后一致性，更有利于人事檔案的管理和人員的任用。
2.2 真實(shí)性、完整性原則。人事檔案應(yīng)當(dāng)是真實(shí)的，不允許有虛假、不真實(shí)的記錄，這就要求人事檔案的管理部分認(rèn)真篩選、甄別人事檔案材料。②完整性是指人事檔案不僅在內(nèi)容上還是在數(shù)量上都應(yīng)該是完整的，能夠完整的、客觀的記錄一個(gè)人的全貌，給用人單位、政府機(jī)關(guān)和企業(yè)選拔任用提供一個(gè)參考。
2.3 安全性和保密性原則。人事檔案工作是一項(xiàng)機(jī)要性工作，應(yīng)最大限度的延長(zhǎng)檔案的壽命，做到不泄密。國(guó)家對(duì)于人事檔案的管理比較重視，為了保障檔案的安全性和保密性，中央組織部在《檔案法》以及《干部工作條例》、《流動(dòng)人口人事檔案管理暫行規(guī)定》等都有所規(guī)定，從制度上保障人事檔案的安全性和保密性。
3 建立現(xiàn)代人事檔案管理模式
以現(xiàn)代人事檔案管理的原則作指導(dǎo)，打破封閉式和開(kāi)放式間隔的管理模式，建立現(xiàn)代人事檔案管理模式。封閉式的管理模式是指人事檔案由單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)或者部門(mén)來(lái)保管。開(kāi)放式的管理模式是由專(zhuān)門(mén)的人事管理機(jī)構(gòu)對(duì)單位或者企業(yè)的人事檔案進(jìn)行管理。新型的管理模式并不是要打破封閉式的傳統(tǒng)管理模式，而是封閉式和開(kāi)放式的管理模式相結(jié)合的現(xiàn)代人事管理模式。
3.1 完善封閉式的管理模式
傳統(tǒng)封閉式的管理模式帶來(lái)了檔案形式單一、管理模式不健全等弊端，新型的封閉式的管理模式是在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上對(duì)其從宏觀到微觀進(jìn)行完善。
3.1.1 宏觀現(xiàn)代人事檔案管理模式。宏觀的人事檔案管理模式主要是根據(jù)現(xiàn)代人事檔案管理的原則，以統(tǒng)一性、完整性、安全性等為基礎(chǔ)建立的現(xiàn)代人事檔案管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。具體而言，首先應(yīng)保證人事檔案管理是在統(tǒng)一性的原則下建立的，只有保證其統(tǒng)一性，才能保障人事檔案真實(shí)性和嚴(yán)肅性。其次，在統(tǒng)一性的基礎(chǔ)上建立真實(shí)完整的人事檔案，客觀真實(shí)的記錄一個(gè)人的全貌，給政府機(jī)關(guān)和企業(yè)提供一個(gè)客觀的任用和選拔的參考。最后，為真實(shí)完整的人事檔案保密，提供安全性。以此來(lái)保護(hù)個(gè)人隱私和人身財(cái)產(chǎn)安全。基于以上的原則，根據(jù)個(gè)人從事的工作性質(zhì)，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類(lèi)。
3.1.2 微觀現(xiàn)代人事檔案管理。這里的微觀是相對(duì)于宏觀而言的，宏觀的人事檔案管理指導(dǎo)微觀管理，為微觀管理模式的建立指引方向。根據(jù)宏觀的人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，可以將人事檔案根據(jù)個(gè)人從事工作性質(zhì)的不同將其分為：公務(wù)員檔案、學(xué)生檔案、教師檔案、個(gè)體人員檔案、流動(dòng)人口檔案、企業(yè)職工檔案等。本文主要探討公務(wù)員檔案和企業(yè)職工檔案。
①公務(wù)員檔案?，F(xiàn)在所說(shuō)的公務(wù)員檔案其實(shí)就是過(guò)去說(shuō)的干部檔案或者是干部檔案的核心。公務(wù)員檔案的概念比較具體準(zhǔn)確，具有一定的專(zhuān)指性。公務(wù)員檔案主要由以下材料構(gòu)成：履歷、自傳材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、工資情況材料等，以上材料構(gòu)成了比較完善的公務(wù)員人事檔案體系，僅僅這十類(lèi)材料還不夠，還應(yīng)該結(jié)合公務(wù)員的性質(zhì)和人事制度改革進(jìn)行調(diào)整，以此充實(shí)公務(wù)員人事檔案的內(nèi)容。
②企業(yè)職工檔案。企業(yè)職工檔案是人事檔案的重要組成部分，真實(shí)全面的反映了一定時(shí)期內(nèi)職工的情況。職工檔案不僅為開(kāi)發(fā)人才提供依據(jù)，而且是員工澄清相關(guān)問(wèn)題的證據(jù)。在“干部”這一概念弱化之后，企業(yè)職工在借鑒干部人事檔案管理的做法的基礎(chǔ)上，形成了適合自己的一套管理模式。為了跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，更好的為企業(yè)服務(wù)，應(yīng)該建立統(tǒng)一的職工人事檔案管理中心，對(duì)職工的人事檔案統(tǒng)一的管理現(xiàn)代企業(yè)職工人事檔案管理體系，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)人事檔案管理工作。對(duì)于職工的檔案應(yīng)重視近期的考核情況、招聘、錄用、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等材料的搜集，作為提高待遇、升職、招聘錄用時(shí)的依據(jù)。
3.2 建立開(kāi)放式的人事檔案管理模式
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才交流越來(lái)越頻繁，人事檔案管理模式也應(yīng)該以更加開(kāi)放的姿態(tài)隨著這些改變而改變。開(kāi)放式的人事檔案管理模式是與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展息息相關(guān)的，是在其基礎(chǔ)上建立的新模式。
開(kāi)放式的人事檔案管理為了更好的適應(yīng)人才的流動(dòng)，檔案管理的及時(shí)更新非常重要，筆者認(rèn)為在我國(guó)可以建立一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一的人事檔案網(wǎng)絡(luò)。從這個(gè)網(wǎng)絡(luò)里，人事檔案在各個(gè)人事檔案中心流動(dòng)，一方面，用人單位可以用職工身份證號(hào)碼查詢(xún)職工檔案，了解職工的履歷信息，有利于人才的交流和任用；另一方面用人單位不能僅享受服務(wù)，還要將職工的情況反饋到人事檔案網(wǎng)絡(luò)里，由網(wǎng)絡(luò)中心統(tǒng)一管理職工檔案。人事檔案網(wǎng)絡(luò)中個(gè)人的檔案應(yīng)包括個(gè)人參加社會(huì)活動(dòng)的基本資料所組成的個(gè)人人生履歷，由人事檔案網(wǎng)絡(luò)中心統(tǒng)一對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)門(mén)化管理，建立全國(guó)通用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)信息的共享化。
開(kāi)放式的人事檔案管理還可以建立專(zhuān)門(mén)的流動(dòng)人口檔案。流動(dòng)人員沒(méi)有自己的單位和企業(yè)為其管理人事檔案，時(shí)間長(zhǎng)了，難免會(huì)有檔案遺失的情況出現(xiàn)，流動(dòng)人口檔案的建立能夠有效的避免這些情況的發(fā)生。
通過(guò)封閉的人事檔案管理模式將分類(lèi)明晰的人事檔案進(jìn)行管理，通過(guò)開(kāi)放的人事檔案管理模式對(duì)流動(dòng)人員的檔案進(jìn)行管理，避免封閉的人事檔案管理中出現(xiàn)丟檔、漏檔的情況。兩者相結(jié)合，為現(xiàn)代人事檔案管理提供一種新的模式。
傳統(tǒng)的人事檔案制度存在著很多不足，并不能適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，必須需求新的人事檔案管理模式。筆者認(rèn)為應(yīng)將傳統(tǒng)的封閉式的管理模式與開(kāi)放式的管理模式相結(jié)合，規(guī)避單一模式的弊端，建立新型的人事檔案管理模式。
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一、行政事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的原則
（一）規(guī)范與靈活相統(tǒng)一的原則。在事業(yè)單位檔案管理中，需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來(lái)實(shí)施，以達(dá)到制度的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于不同的單位有著不同的規(guī)模，工作特點(diǎn)也不盡相同。因此，其管理制度與制度規(guī)范沒(méi)有統(tǒng)一要求。各個(gè)事業(yè)行政單位的檔案管理部門(mén)要按照相關(guān)部門(mén)的特點(diǎn)進(jìn)行不斷的總結(jié)。逐步建立起一套全面、完善且符合本單位實(shí)際情況的制度管理體系。
（二）權(quán)益與職責(zé)兼容的原則。在事業(yè)單位檔案管理制定時(shí)，要分工明確且規(guī)定工作范圍及權(quán)限。如事業(yè)行政單位檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)目標(biāo)的制定、檔案管理工作任務(wù)對(duì)其進(jìn)行不定期檢查和相關(guān)指導(dǎo)等。另一方面，如果忽略工作人員相關(guān)權(quán)益就會(huì)極大的影響工作人員的工作熱情，進(jìn)而影響整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展。建立行政事業(yè)單位檔案管理制度時(shí)需要在明確相關(guān)責(zé)任的同時(shí)，也要注重保護(hù)相關(guān)工作人員的合法權(quán)益。因此，在建設(shè)事業(yè)單位檔案管理的職責(zé)與權(quán)益，做到兩者兼顧。
（三）制定與執(zhí)行相互并重原則。按照有關(guān)部門(mén)自身特點(diǎn)進(jìn)行不斷探索、總結(jié)，形成一套科學(xué)、合理、系統(tǒng)的檔案管理制度尤為重要。例如，在檢驗(yàn)檔案管理制度是否符合本單位發(fā)展需求，是否能夠高效的調(diào)動(dòng)工作人員積極性等，最關(guān)鍵的就是考察制度執(zhí)行情況。因此，在事業(yè)行政單位進(jìn)行管理時(shí)，在實(shí)踐的基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)，使制度更加合理化、人性化、規(guī)范化。
（四）動(dòng)靜結(jié)合原則。現(xiàn)如今，隨著社會(huì)改革不斷深入，事業(yè)行政單位的各項(xiàng)管理制度也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身情況不斷完善改進(jìn)現(xiàn)行檔案管理制度，使我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)逐步與世界接軌的同時(shí)，行政化事業(yè)也逐步走上國(guó)際化道路。
二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理時(shí)存在的相關(guān)問(wèn)題及其原因
（一）檔案管理重視程度不夠。由于有些事業(yè)單位對(duì)于檔案管理制度的相關(guān)法律法規(guī)貫徹力度不足，存在認(rèn)識(shí)缺陷，使單位對(duì)檔案管理工作缺乏重視，造成了工作混亂狀態(tài)。
（二）檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱。目前，相關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度仍然存在不夠完善、監(jiān)督不到位、管理不規(guī)范、組卷不符合要求等問(wèn)題，造成了嚴(yán)重的工作混亂狀況。例如，有些單位沒(méi)有開(kāi)展檔案建立工作或著沒(méi)有按照法律程序就擅自銷(xiāo)毀應(yīng)該分類(lèi)、歸檔、保存的文件資料。
（三）設(shè)備落后。由于單位對(duì)相關(guān)管理制度重視程度不夠、缺乏資金使許多單位檔案管理部門(mén)設(shè)備落后、辦公條件較差、檔案管理現(xiàn)代化落實(shí)不到位。例如，個(gè)別單位存在檔案室和庫(kù)房簡(jiǎn)陋，辦公條件差，未實(shí)現(xiàn)檔案室、接待室和辦公室的三分開(kāi)，很多單位的檔案保護(hù)設(shè)備配置嚴(yán)重缺乏等問(wèn)題。
（四）管理人員不穩(wěn)定業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠。很多單位對(duì)于檔案管理的重要性和專(zhuān)業(yè)性認(rèn)識(shí)不到位，使人員變動(dòng)頻繁，難以形成真正的專(zhuān)業(yè)能手。例如，有些檔案管理部門(mén)，搞月月培訓(xùn)，而相關(guān)檔案人員卻一直是新手，在檔案管理崗位上，缺乏固定人員進(jìn)行管理。
（五）檔案資源利用不完善。由于事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的整理、收集、保管工作過(guò)于注重，忽略了檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該充分的利用這一寶貴資源，使之發(fā)揮最大作用。
三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新之路與相關(guān)方法
（一）建立健全檔案管理制度。第一，科學(xué)合理的建立檔案管理制度，使各種規(guī)章制度切實(shí)符合本單位檔案管理工作的實(shí)際需求；第二，建立檔案管理制度時(shí)，要求相關(guān)制度簡(jiǎn)明扼要、具有良好的可操作性、簡(jiǎn)單實(shí)用，才能更好的發(fā)揮規(guī)章制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用；第三，要求制度約束時(shí)具有地位的平等性，建立的相關(guān)制度，要能約束各個(gè)層次的成員即包括職工、領(lǐng)導(dǎo)等，同時(shí)作為制度的主要執(zhí)行者和制定者的職工和領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持制度約束的平等性是制度順利實(shí)施的重要保證；第四，獎(jiǎng)罰分明，檔案部門(mén)是各種規(guī)章制度的管理者和執(zhí)行者，在規(guī)章制度執(zhí)行時(shí)，要保障制度執(zhí)行的公平性、合法性、嚴(yán)肅性，切實(shí)做到有過(guò)必糾、有功必獎(jiǎng)、獎(jiǎng)罰分明。
（二）深化改革提升管理水平。事業(yè)單位要定期組織學(xué)習(xí)檔案管理制度、加強(qiáng)宣傳、提高重視程度。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)檢查與指導(dǎo)，建立一套切實(shí)可行的考核制度及質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)管理制度的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。
（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)提高工作質(zhì)量。檔案管理改革創(chuàng)新的首要目的是合理開(kāi)發(fā)資源、提高工作效率、延長(zhǎng)檔案使用壽命，為了滿(mǎn)足新時(shí)代下檔案管理的相關(guān)要求，使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段運(yùn)用于檔案管理建設(shè)中顯得尤為重要。第一，相關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)信息化管理，及時(shí)準(zhǔn)確的傳遞信息，保證檔案管理的時(shí)效性；第二，相關(guān)管理部門(mén)利用掃描儀、計(jì)算機(jī)等新型設(shè)備對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行精確保存，進(jìn)行相關(guān)技術(shù)處理，使相關(guān)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，從而切實(shí)保證檔案的備份；第三，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理創(chuàng)新，提供持續(xù)高效的檔案管理服務(wù)，以達(dá)到檔案信息資源的有效共享，既提高了工作效率與質(zhì)量，又方便了廣大民眾的需求。
（四）強(qiáng)化相關(guān)單位檔案保密工作。第一，嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于庫(kù)房選址建造有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行庫(kù)房門(mén)窗加固防治被盜；第二，指定相關(guān)人員負(fù)責(zé)看管庫(kù)房，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)人；第三，培養(yǎng)庫(kù)房管理人員時(shí)，強(qiáng)化對(duì)保密文檔和保管文檔的正確區(qū)分。
關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；科研單位；檔案管理
一、知識(shí)管理的原則分析
知識(shí)管理融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代涌現(xiàn)出來(lái)的一種新型管理思想與方法。知識(shí)管理能夠在組織中構(gòu)建起一個(gè)量化與質(zhì)化的知識(shí)系統(tǒng)，讓存在于組織中的知識(shí)與信息通過(guò)透過(guò)獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過(guò)程，不斷的回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)。此時(shí)，就形成了積累個(gè)人和組織知識(shí)成為組織智慧的循環(huán)。在知識(shí)管理中，主要遵循了一下三項(xiàng)原則：第一，積累原則。知識(shí)的積累是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的管理基礎(chǔ)條件。對(duì)于科研單位來(lái)說(shuō)，知識(shí)管理的使用就是要將知識(shí)經(jīng)驗(yàn)、信息、程序、技巧等進(jìn)行積累，避免其隨著時(shí)間的推移逐漸消失?？梢哉f(shuō)，知識(shí)管理能夠讓科研單位對(duì)知識(shí)展開(kāi)更好的積累。第二，共享原則。在知識(shí)的共享中，實(shí)現(xiàn)了組織內(nèi)部所有的信息和知識(shí)公開(kāi)，確保組織中每一名成員都能接觸和使用組織的知識(shí)和信息。對(duì)于科研單位來(lái)說(shuō)，知識(shí)的共享能夠讓所有人員接觸知識(shí)，并利用其創(chuàng)造更多的價(jià)值。必須要建立起知識(shí)共享網(wǎng)絡(luò)，讓知識(shí)管理在科研單位中發(fā)揮出其真正的作用，提升科研單位的競(jìng)爭(zhēng)力。第三，交流原則。對(duì)于知識(shí)管理來(lái)說(shuō)，其核心就是要在組織內(nèi)部建立起一個(gè)有利于交流的組織結(jié)構(gòu)和文化氣氛，使各個(gè)成員之間的交流毫無(wú)障礙。知識(shí)交流體現(xiàn)出了知識(shí)的價(jià)值，在知識(shí)管理中，交流原則處于所有原則的最高層次。知識(shí)的積累更多的是為了實(shí)際的應(yīng)用，所以，必須要讓其能夠在組織內(nèi)部循環(huán)。對(duì)于科研單位來(lái)說(shuō)，要在吸收新知識(shí)的同時(shí)，不斷剔除老舊的知識(shí)。
二、科研單位檔案管理的重要性分析
科研檔案為科學(xué)研究提供了基礎(chǔ)條件，在科研活動(dòng)中占據(jù)著重要地位。所以，檔案管理對(duì)于科研單位極為重要，其推動(dòng)了單位科研實(shí)力的不斷提升?？蒲袉挝粰n案管理的作用可以概括為以下幾點(diǎn)：第一，參考作用。在科研檔案資料中，包含著大量的前期研究過(guò)程以及科研成果，為其他科研人員繼續(xù)學(xué)習(xí)與深入研究提供了重要的基礎(chǔ)資料。從這一角度來(lái)看，科研檔案有著極高的參考價(jià)值，能夠使后續(xù)參與科研工作的人員站在更高的起始點(diǎn)展開(kāi)研究，真正的做到“站在巨人的肩膀上”。結(jié)合科研檔案，科研人員不必重復(fù)展開(kāi)實(shí)驗(yàn)，節(jié)省了大量的時(shí)間、人力以及物資。同時(shí)，科研檔案能夠?yàn)槠渌蒲腥藛T的工作提供參考，避免其在研究中重復(fù)勞動(dòng)或是“走彎路”。第二，憑證作用。對(duì)于科研工作來(lái)說(shuō)，科研檔案是最真實(shí)、最初的原始憑證，是在科研過(guò)程中自然形成的。這種自然性決定了科研檔案必須對(duì)實(shí)際的科研過(guò)程進(jìn)行客觀記錄?；诖耍蒲袡n案作為科研證據(jù)的說(shuō)服力更高，顯示了科研檔案的珍貴性與權(quán)威性。對(duì)于科研單位來(lái)說(shuō)，檔案中真實(shí)的記錄了科研活動(dòng)，推動(dòng)了科研項(xiàng)目深入展開(kāi)。第三，為考核評(píng)估提供依據(jù)。在檔案中，展示了科研單位真正的科研實(shí)力，記錄了大量的優(yōu)秀研究理念及科研成果。從這一角度來(lái)看，科研檔案為相應(yīng)科研單位的考核評(píng)估提供了重要的判斷依據(jù)。利用檔案資料，能夠準(zhǔn)確的衡量科研單位的實(shí)力以及管理水平。結(jié)合上述分析能夠看出，檔案管理對(duì)科研單位來(lái)說(shuō)十分重要，提升了科研單位的運(yùn)行效率，為不同科研項(xiàng)目的展開(kāi)提供了珍貴的數(shù)據(jù)資料以及經(jīng)驗(yàn)參考。
三、基于知識(shí)管理的科研單位檔案管理策略探究
1.檔案管理程序的優(yōu)化。在傳統(tǒng)的科研單位檔案管理中，普遍使用了紙張作為資料保存的載體。這就導(dǎo)致了在實(shí)際的管理過(guò)程中，包含著大量繁瑣且重復(fù)性較高的勞動(dòng)，浪費(fèi)的大量的時(shí)間、人力與物資?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子文件以及無(wú)紙化辦公迅速發(fā)揮，逐漸取代了傳統(tǒng)的辦公模式。相比于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，電子文件的載體形式、歸檔辦法等都有明顯的差異。在這樣的情況下，科研單位檔案管理人員必須要結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理的程度展開(kāi)優(yōu)化。相比較來(lái)說(shuō)，電子文檔的儲(chǔ)存容量更大，但是空間更小，且有著更為簡(jiǎn)單的整理程序。所以，在管理電子文件時(shí)，要結(jié)合文件生命周期理論來(lái)完成。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是要將文件視為不可分割的連續(xù)體。要實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化，將文件工作與檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一的工作程序設(shè)計(jì)，確保設(shè)計(jì)程序涵蓋文件生產(chǎn)、轉(zhuǎn)運(yùn)、歸檔、永久保存、銷(xiāo)毀的全過(guò)程。這樣的方式不僅能夠強(qiáng)化檔案的知識(shí)管理，對(duì)于科研單位的其他業(yè)務(wù)管理工作也提供了更好的服務(wù)，整體上提升了文檔工作的效率。
2.促進(jìn)檔案知識(shí)資源的開(kāi)發(fā)與共享。對(duì)于科研單位來(lái)說(shuō)，利用知識(shí)管理展開(kāi)檔案管理并不僅僅局限于檔案編研，而是要讓使用者能夠在大量的檔案信息中快速、準(zhǔn)確、全面的找出相應(yīng)的科研檔案，為使用者提供需要的信息。利用科研檔案資源的采集、存儲(chǔ)、揭示、分析、歸納以及綜合加工，能夠最大程度的發(fā)揮出科研檔案的價(jià)值?；诖?，管理人員要形成主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，關(guān)注科研單位內(nèi)外各方面的信息需求，結(jié)合現(xiàn)有的檔案資源，對(duì)檔案中包含著的隱藏知識(shí)展開(kāi)深度挖掘。要在保證科研檔案的保密性與安全性的基礎(chǔ)上，編制科研檔案的目錄、索引以及摘要等信息，構(gòu)建起具體專(zhuān)題特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，滿(mǎn)足使用者的需求。同時(shí)，也可以建立起檔案信息咨詢(xún)的線(xiàn)上服務(wù)平臺(tái)，為科研單位中的工作人員提供定向與定期的交互信息咨詢(xún)以及知識(shí)共享的服務(wù)，最大程度的發(fā)揮出科研檔案信息共享的使用價(jià)值。
3.科研單位人員綜合素養(yǎng)的提升（1）檔案管理人員素質(zhì)的提升。對(duì)于科研單位來(lái)說(shuō)，可以積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)性技術(shù)人才，或者也可以對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員展開(kāi)培訓(xùn)。在培訓(xùn)中，要確保管理人員學(xué)習(xí)并掌握檔案法規(guī)。同時(shí)，也要定期的組織檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)與計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，提升其對(duì)新設(shè)備、新技術(shù)以及新方法的接受程度，實(shí)現(xiàn)熟悉檔案管理制度與辦法的復(fù)合型人才的培養(yǎng)。同時(shí)，要對(duì)科研檔案的形成與積累展開(kāi)制約，形成“三納入”制度，即將科研檔案管理納入科研工作流程、納入科研人員的工作計(jì)劃、納入科研人員承擔(dān)的崗位職責(zé)中，確保科研檔案的安全與完整。（2）科研人員檔案意識(shí)的提升?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，其在科研檔案管理工作中也發(fā)揮著重要的作用。所以，除了要對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升外，還要加強(qiáng)科研人員的檔案意識(shí)?？蒲袉挝换蚴枪芾砣藛T要定期向科研人員宣傳的檔案的價(jià)值以及重要作用，使其形成管理以及利用科研檔案的意識(shí)，調(diào)動(dòng)科研人員收集、轉(zhuǎn)移科研檔案的積極性與主動(dòng)性。同時(shí)，管理人員要對(duì)使用者的檔案利用需求進(jìn)行分析，滿(mǎn)足不同科研人員的資料需要，發(fā)揮出科研檔案的多種效益。（3）管理職能分配的優(yōu)化。在傳統(tǒng)的科研檔案管理中，主要使用了重保存、輕利用的模式。而在知識(shí)管理的指導(dǎo)下，在檔案管理工作中要將科研檔案視為動(dòng)態(tài)的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)在知識(shí)的管理。在科研檔案管理中融入知識(shí)管理，需要管理職能的分配進(jìn)行優(yōu)化與協(xié)調(diào)。對(duì)于科研單位來(lái)說(shuō)，可以從以下五個(gè)方面完成職能分配：第一，從科研單位的層面上來(lái)說(shuō)，要明確業(yè)務(wù)主管部門(mén)與檔案管理部門(mén)對(duì)科研檔案管理的總體責(zé)任，制定出相應(yīng)的管理要求。第二，從部門(mén)的層面上來(lái)說(shuō)，要確定科研檔案管理的監(jiān)督與檢查責(zé)任。第三，業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案管理負(fù)責(zé)人要對(duì)科研檔案的管理提供指導(dǎo)與服務(wù)。第四，科研項(xiàng)目組要承擔(dān)檔案整理與保管責(zé)任。第五，所以科研人員都具有文件材料的形成與積累責(zé)任。
4.檔案管理的信息化建設(shè)?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)迅速發(fā)展，科研單位檔案管理工作要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。要設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)與利用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，加快科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的速度。其中，要重點(diǎn)展開(kāi)電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，對(duì)多種索引工具進(jìn)行逐步完善，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的最大程度揭示。要將科研檔案中包含的重要科研資料與成果全部完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化，利用檔案網(wǎng)站的作用，結(jié)合不同的權(quán)限完成相關(guān)科研資料的調(diào)閱。綜上所述，知識(shí)管理對(duì)科研單位檔案管理工作的升級(jí)提供了更好的指導(dǎo)，轉(zhuǎn)變了其工作模式。通過(guò)檔案管理程序的優(yōu)化、促進(jìn)檔案知識(shí)資源的開(kāi)發(fā)與共享、科研單位人員綜合素養(yǎng)的提升、檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)在知識(shí)的管理，提升了科研檔案資源的利用率，提高了科研單位的科研能力以及競(jìng)爭(zhēng)力。
參考文獻(xiàn)：
[1]張海韻.基于知識(shí)管理的企業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用研究[D].廣西民族大學(xué),2015.