時(shí)間：2023-05-16 16:50:55
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案應(yīng)急管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
如2008年中國(guó)“汶川大地震”，使得大量的檔案資料因?yàn)檠诼穸馐苤貏?chuàng)，給經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)重的不利影響。2011年3月，澳大利亞的昆士蘭州遭受持續(xù)的雨襲擊，致使一部分公共機(jī)構(gòu)及商業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案文件受到一定程度的損毀，不過(guò)這些機(jī)構(gòu)都能夠科學(xué)有序地對(duì)于已經(jīng)受損的檔案進(jìn)行及時(shí)有效的搶救與修復(fù)。其中發(fā)揮積極作用的，就是澳大利亞國(guó)家檔案館的檔案搶救應(yīng)急預(yù)案。所以，我國(guó)各級(jí)檔案部門要積極地預(yù)防和應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件，必須不斷地提高檔案應(yīng)急預(yù)案的管理能力與水平，盡可能地降低各類突發(fā)事件對(duì)于檔案的危害程度，只有這樣，才能有效避免和降低檔案人員與各類檔案信息可能遭受的損失。
1 加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理是檔案部門成功處置各種突發(fā)事件的基礎(chǔ)和保證
檔案的應(yīng)急管理是指檔案部門通過(guò)對(duì)于自然界與社會(huì)所產(chǎn)生的各類突發(fā)事件的原因、經(jīng)過(guò)與后果進(jìn)行綜合分析，在有效整合檔案領(lǐng)域當(dāng)中有關(guān)資源的基礎(chǔ)上，建立的一整套積極應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件的事前防范、事中反應(yīng)和事后處理的管理程序和手段。檔案應(yīng)急管理通常具有突發(fā)性和非程序性的特點(diǎn)，但同時(shí)又必須滿足預(yù)見性、系統(tǒng)性和創(chuàng)新性的要求。所以應(yīng)急預(yù)案也是成功處置各種突發(fā)事件的基礎(chǔ)和前提。
1.1 加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理屬于檔案安全的最迫切要求。在過(guò)去，世界很多國(guó)家的珍貴檔案資料，都曾經(jīng)遭受自然和人為災(zāi)害的毀滅性打擊，產(chǎn)生了巨大的難以估量的損失。如2001年發(fā)生在美國(guó)的“9?11”恐怖襲擊事件，讓位于世貿(mào)中心的很多金融機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案瞬間被毀。而各類頻發(fā)的突發(fā)事件，不僅增加了檔案管理的難度，也為檔案安全管理敲響了警鐘。這就迫切要求各級(jí)檔案部門必須展開積極的行動(dòng)，不斷加大應(yīng)急預(yù)案的管理力度，以便于應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件的發(fā)生。
1.2 應(yīng)急預(yù)案管理能夠提升檔案部門的應(yīng)急管理能力。實(shí)踐證明，應(yīng)急預(yù)案是積極應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件的重要手段，各級(jí)檔案部門通過(guò)制定和建立完善的應(yīng)急預(yù)案體系，從而規(guī)范檔案部門對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急處理能力，不僅有利于使各級(jí)檔案管理人員在工作過(guò)程中樹立高度的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，而且有利于及時(shí)鑒別和處理各類檔案的安全隱患，并增強(qiáng)應(yīng)急管理工作的能力，在針對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急處置上，在應(yīng)急預(yù)案的各個(gè)環(huán)節(jié)上，都能做到未雨綢繆，并提高應(yīng)急決策的主動(dòng)性、時(shí)效性與科學(xué)性要求。
1.3 應(yīng)急預(yù)案管理可以增強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)的保障力。2010年5月12日，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)兼中央檔案館館長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上提出，“要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，并根據(jù)《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急管理辦法》與《檔案館防治災(zāi)害工作指南》等規(guī)定，明確要求我國(guó)各級(jí)檔案管理部門，必須重視應(yīng)急預(yù)案在檔案安全管理體系中的重要位置，并明確了各級(jí)檔案管理部門完善應(yīng)急預(yù)案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。這也表明，強(qiáng)化檔案應(yīng)急預(yù)案的管理工作，能夠促進(jìn)檔案安全體系的構(gòu)建，并為提升檔案管理安全增強(qiáng)保障力。
2 國(guó)外應(yīng)對(duì)檔案管理突發(fā)事件的有效設(shè)計(jì)
2.1 重視檔案工作人員的責(zé)任與分工。在檔案部門應(yīng)急預(yù)案體系的建設(shè)過(guò)程中，國(guó)外非常重視檔案人員的分工和合作，檔案館（室）的工作人員隊(duì)伍通常非常精簡(jiǎn)，因此，要求各工作人員在平時(shí)的檔案管理突發(fā)事件中，各項(xiàng)預(yù)防工作和應(yīng)急處理都非常明確。如加拿大溫莎大學(xué)所制訂的檔案防災(zāi)減災(zāi)計(jì)劃把檔案工作人員分成三類，分別是災(zāi)害預(yù)防小組和災(zāi)害行動(dòng)小組以及災(zāi)后恢復(fù)小組，分別負(fù)責(zé)在檔案災(zāi)害發(fā)生前的預(yù)警預(yù)防、災(zāi)害發(fā)生時(shí)的應(yīng)急救援以及災(zāi)害后期的檔案修復(fù)工作，并且均依據(jù)不同的職責(zé)而有針對(duì)性地開展有關(guān)培訓(xùn)工作。
2.2 加強(qiáng)檔案部門可能遭受的災(zāi)害研究力量。在國(guó)外，檔案部門比較關(guān)注可能面臨的災(zāi)害和突發(fā)事件研究，并熱衷于突發(fā)事件對(duì)檔案建筑和館藏檔案造成的危害，并高度重視各項(xiàng)預(yù)防策略。如美國(guó)檔案機(jī)構(gòu)就非常重視自檔案館（室）建筑和應(yīng)急設(shè)備以及應(yīng)急人員培訓(xùn)等各個(gè)方面來(lái)采取措施，以便于更好地降低對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的各種危害。在2008年舉辦的國(guó)際檔案大會(huì)上，日本某檔案學(xué)界專家曾指出，對(duì)于文件管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，預(yù)防和及時(shí)處理突發(fā)事件，是保護(hù)檔案文件資料安全的重要措施。全部文件保管設(shè)備都應(yīng)當(dāng)在緊急狀況時(shí)，確保檔案實(shí)體不會(huì)遭受嚴(yán)重的損壞。
3 目前檔案部門在應(yīng)急預(yù)案管理工作中所存在的主要問(wèn)題
3.1 檔案應(yīng)急預(yù)案的嚴(yán)重缺失，管理體系不夠健全和完善。目前，很多檔案部門對(duì)于突發(fā)事件的應(yīng)急重視不夠，很多還是缺乏高度的防范意識(shí)，即使制定有應(yīng)急預(yù)案，在體系上還很不健全，甚至有很多的檔案管理部門，根本就沒(méi)有制定出相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。另外，大部分的檔案部門也大都將重點(diǎn)放在自然災(zāi)害的應(yīng)急預(yù)案制定上，往往忽視了事故災(zāi)難、社會(huì)不穩(wěn)定事件和網(wǎng)絡(luò)沖擊等應(yīng)急預(yù)案的制定，比如對(duì)于網(wǎng)絡(luò)侵入和篡改等方面的威脅甚至沒(méi)有絲毫防范意識(shí)，這就出現(xiàn)了檔案部門應(yīng)急預(yù)案體系不夠健全和完善的狀況。
3.2 應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容空洞，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系不夠合理。 現(xiàn)階段的各級(jí)檔案部門，在應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容方面，大多是因?yàn)閮H僅注重形式而脫離實(shí)際，并且存在著相互抄襲的現(xiàn)象，結(jié)果造成在操作時(shí)受到很大的局限性。另外從總體范圍看，由于很多檔案部門尚沒(méi)有完善的檔案風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估體系，還沒(méi)有進(jìn)行檔案的安全分級(jí)管理，這就造成在各類檔案的實(shí)際存放過(guò)程中，往往忽略將珍貴、重要的檔案進(jìn)行集中存放，這樣一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，就會(huì)亂成一團(tuán)，反而使珍貴的檔案得不到及時(shí)搶救，造成巨大損失。
3.3 沒(méi)有明確的獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)，缺乏行之有效的績(jī)效考核機(jī)制。在各級(jí)檔案部門已經(jīng)公布的應(yīng)急預(yù)案中，很多缺乏檔案應(yīng)急管理的績(jī)效考核機(jī)制，這樣就會(huì)對(duì)于考核標(biāo)準(zhǔn)的界定不夠明確，缺乏績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，檔案應(yīng)急管理工作的積極性與成就感就會(huì)明顯下降。而應(yīng)急預(yù)案中由于缺乏科學(xué)的懲罰機(jī)制，主管部門對(duì)于失職人員的懲罰沒(méi)有依據(jù)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)績(jī)效考核的公正和公平，使各項(xiàng)工作難以推進(jìn)。
3.4 應(yīng)急預(yù)案的演練流于形式，其聯(lián)動(dòng)能力缺乏協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。目前，許多檔案部門還處在“紙上談兵”階段，不能夠?qū)崿F(xiàn)應(yīng)急預(yù)案的演練和應(yīng)急聯(lián)動(dòng)能力的密切聯(lián)系。而事實(shí)上，應(yīng)急預(yù)案的演練不足，則應(yīng)急聯(lián)動(dòng)的能力就必然較弱，結(jié)果造成檔案應(yīng)急處置中出現(xiàn)“不聯(lián)不動(dòng)，聯(lián)而亂動(dòng)”的混亂現(xiàn)狀。在電子檔案信息應(yīng)急處理方面，往往在廣域網(wǎng)外部線路中斷、局域網(wǎng)中斷，以及檔案館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)出現(xiàn)了嚴(yán)重漏洞，而造成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和操作失誤時(shí)表現(xiàn)得束手無(wú)策。這在實(shí)踐中也必然會(huì)降低應(yīng)急效率與水平。
4 檔案部門應(yīng)急預(yù)案管理體系的科學(xué)設(shè)計(jì)與構(gòu)建
4.1 加快檔案應(yīng)急預(yù)案管理的職能和組織建設(shè)。要組建應(yīng)急預(yù)案的編制隊(duì)伍，具體負(fù)責(zé)應(yīng)急預(yù)案的各項(xiàng)管理工作。要明確預(yù)案編制小組的具體職能，不僅要確定預(yù)案編制小組的人員和職責(zé)，而且對(duì)于編制應(yīng)急預(yù)案的目的、類別、范圍和適用等還要做出明確闡述。至于編制小組的組成，最好邀請(qǐng)相關(guān)政府部門的應(yīng)急管理人員參加，通過(guò)廣泛參與和相互協(xié)作，真正實(shí)現(xiàn)明確分工，高效運(yùn)行。
4.2 提高檔案管理內(nèi)在風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控，及時(shí)排除安全隱患。當(dāng)前檔案管理中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，大部分可以從自然因素與社會(huì)因素兩個(gè)方面進(jìn)行評(píng)估和預(yù)測(cè)。在特殊時(shí)期，檔案信息技術(shù)部門還要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和信息安全突發(fā)公共事件密切相關(guān)信息的收集整理與持續(xù)的監(jiān)測(cè)。同時(shí)，還要從檔案部門的自身出發(fā)，及時(shí)排除檔案管理過(guò)程中所可能存在的各類安全隱患，只有這樣，才能有效降低風(fēng)險(xiǎn)因素產(chǎn)生的可能。
4.3 重視檔案應(yīng)急預(yù)案的編制，努力完善應(yīng)急預(yù)案的管理體系?？茖W(xué)嚴(yán)密的應(yīng)急預(yù)案，能夠讓檔案部門的各項(xiàng)應(yīng)急管理做到有條不紊和有章可循。檔案部門在組織應(yīng)急預(yù)案的編制時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)內(nèi)容框架進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，并明確應(yīng)急預(yù)案編制的目的和依據(jù)及實(shí)施的范圍，力爭(zhēng)所制定出的應(yīng)急預(yù)案，可以應(yīng)付所有的突發(fā)事件發(fā)生。同時(shí)，對(duì)于檔案信息系統(tǒng)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，其應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)當(dāng)盡可能細(xì)化，比如，在檔案館官方網(wǎng)站或者微博中，出現(xiàn)非法言論和黑客攻擊事件以及網(wǎng)絡(luò)病毒感染等，都有積極的應(yīng)對(duì)措施。只有這樣，才能在確保應(yīng)急預(yù)案擁有完善運(yùn)行體系的基礎(chǔ)上，充分地發(fā)揮出積極功能和作用。
4.4 積極開展應(yīng)急演練活動(dòng)，以檢驗(yàn)檔案應(yīng)急預(yù)案的效果。實(shí)踐證明，積極開展應(yīng)急演練，是考驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案科學(xué)性和可行性的最有效方式。所以，在檔案安全應(yīng)急演練開始以前，應(yīng)當(dāng)預(yù)先熟悉已經(jīng)編制的預(yù)案，充分了解該演練所主要考核的各項(xiàng)技能，盡可能地掌握該演練的組織策劃和進(jìn)度控制等演練模擬方案的要點(diǎn)。應(yīng)急演練結(jié)束后，還應(yīng)當(dāng)迅速針對(duì)應(yīng)急預(yù)案的效果進(jìn)行科學(xué)全面的評(píng)估，從而確定是否需要進(jìn)一步修訂和完善。只有通過(guò)這種方式的應(yīng)急演練，才能檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性，同時(shí)有效提高檔案部門的應(yīng)急救援水平。
檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的日常運(yùn)行來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，但是傳統(tǒng)的檔案管理模式工作量巨大，需要耗費(fèi)大量的人力物力和時(shí)間，信息技術(shù)的應(yīng)用可以大大提高檔案管理工作的效率，本文具體對(duì)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了探討，也希望為推動(dòng)單位檔案管理工作的發(fā)展提供一些借鑒。
【關(guān)鍵詞】
信息技術(shù)；檔案管理工作；應(yīng)用
一、信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點(diǎn)
（一）檔案存儲(chǔ)的載體發(fā)生變化
在信息化技術(shù)的大范圍應(yīng)用之前，各個(gè)單位一般是采用以紙質(zhì)材料為主的實(shí)物作為檔案存儲(chǔ)的載體，這種存儲(chǔ)方式需要檔案管理人員耗費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行檔案信息的編輯，轉(zhuǎn)化，記錄，會(huì)給工作人員帶來(lái)巨大的工作壓力，而且紙質(zhì)材料也不便于保存，受環(huán)境的限制比較大，備份工作也不容易進(jìn)行，也不符合資源的優(yōu)化配置的要求?，F(xiàn)代化集成電路的出現(xiàn)是信息技術(shù)發(fā)展的一個(gè)里程碑，信息技術(shù)的應(yīng)用也是檔案管理工作的革命。首先是利用電子文件、圖紙等代替了原本的紙質(zhì)材料，簡(jiǎn)化了檔案信息的記錄存儲(chǔ)過(guò)程，便于進(jìn)行檔案信息的備份工作，而且U盤、計(jì)算機(jī)硬盤等也比紙質(zhì)材料穩(wěn)定，不容易受到環(huán)境的影響，適用范圍也比較廣。另外將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為信息化的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)也易于進(jìn)行管理和檔案的查找提取，有利于提高檔案管理的工作效率和檔案內(nèi)容的利用率。
（二）檔案信息的分類管理發(fā)生變化
傳統(tǒng)的檔案管理一般是根據(jù)檔案的內(nèi)容人為地對(duì)其進(jìn)行分類，分類工作需要人工進(jìn)行操作，工作量巨大，根據(jù)檔案信息內(nèi)容可以將其大致分為單位人事檔案、文書檔案、單位史志等等。當(dāng)有新的檔案入庫(kù)時(shí)工作人員需要對(duì)其進(jìn)行歸類然后再進(jìn)行存放。目前數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)在檔案管理中也得到了應(yīng)用，因而傳統(tǒng)的分類方式也有所變化。相關(guān)技術(shù)人員可以對(duì)程序進(jìn)行指令設(shè)定，這樣計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)對(duì)新入庫(kù)的資料進(jìn)行分來(lái)，同時(shí)還可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行定期的整理，不僅節(jié)省工作時(shí)間提高了效率，也有利于提高分類的準(zhǔn)確性，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的分類模式容易受到工作人員的主觀性的影響，而直接利用信息數(shù)字化技術(shù)自動(dòng)分類的結(jié)果客觀性就會(huì)更強(qiáng)也更可靠。
二、信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用
（一）多媒體技術(shù)的應(yīng)用
多媒體技術(shù)是一種圖、文、聲、像的綜合處理技術(shù)，目前多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在信息檢索、檔案編輯等方面。多媒體技術(shù)的應(yīng)用簡(jiǎn)便了檔案信息的檢索流程，對(duì)于文本信息不僅可以采用關(guān)鍵詞查找還可以采取全文查找的方式，提高了檢索結(jié)果的準(zhǔn)確性而且。而且利用多媒體技術(shù)可以進(jìn)行影像或者是聲音文件的查找，不需要再借助輔助的設(shè)備，而且可以直接利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的查閱。此外多媒體技術(shù)使得信息的采集和存儲(chǔ)方式也更加多樣，檔案資料也更加全面。而且多媒體信息技術(shù)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)了信息的共享，用戶可以直接在平臺(tái)上進(jìn)行信息的查詢和利用，方便了信息的使用，由于不需要工作人員的協(xié)助查找因而也有利于事業(yè)單位的工作效率提高。
（二）信息存貯技術(shù)
集成電路的發(fā)展使得信息的存儲(chǔ)方式更加多樣，存儲(chǔ)載體也更加多樣，便于工作人員對(duì)于檔案資料的存儲(chǔ)和整理。目前在檔案管理中廣泛應(yīng)用的存貯技術(shù)有微縮技術(shù)、磁存儲(chǔ)技術(shù)和光盤存儲(chǔ)技術(shù)三種。磁存儲(chǔ)技術(shù)是最普通也是應(yīng)用范圍較廣的信息存貯技術(shù)，而且磁帶存貯也比較穩(wěn)定，保存期限也比較長(zhǎng)。微縮技術(shù)也是近些年才逐步得到應(yīng)用的，該技術(shù)是將信息通過(guò)微縮相機(jī)進(jìn)行拍攝，然后信息會(huì)保存在膠片上，由于信息經(jīng)過(guò)微縮，因而同樣的存儲(chǔ)空間信息的涵蓋量可以得到較大的提升，而且這種存貯方式的性價(jià)比也比較高。光盤存儲(chǔ)具有存取速度快、效率高、存儲(chǔ)內(nèi)容多樣以及容量大等特點(diǎn)，因而這也是目前在檔案管理工作中應(yīng)用范圍最廣信息貯存技術(shù)。
（三）漢字識(shí)別技術(shù)
漢字識(shí)別技術(shù)可以大大降低信息采集、編存的工作量。因?yàn)槟壳皺n案管理工作還處于新舊模式的交替階段，因而很多的單位目前的主要工作任務(wù)就是將原本的紙質(zhì)文本材料在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行錄入轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息數(shù)據(jù)。而漢字識(shí)別技術(shù)可以直接通過(guò)對(duì)圖片或者文件等進(jìn)行掃描然后對(duì)其進(jìn)行編碼，轉(zhuǎn)化為正常的漢字并作為文本文件進(jìn)行存儲(chǔ)，便于信息的存儲(chǔ)和查找，也提高了工作人員工作的有效性。除此之外，漢字識(shí)別技術(shù)還可以應(yīng)用與檔案目錄的輸入以及圖像信息的轉(zhuǎn)化等方面，而且該技術(shù)的應(yīng)用由于不需要專門的人員進(jìn)行信息的轉(zhuǎn)化輸入因而在一定程度上也可以降低檔案管理工作信息化建設(shè)的成本，而且該技術(shù)還具有易于操作的特點(diǎn)，對(duì)工作人員專業(yè)性的要求也比較低。
（四）條碼技術(shù)
條碼技術(shù)目前在銷售等各個(gè)行業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，該技術(shù)具有易于操作，準(zhǔn)確度高等特點(diǎn)。條碼技術(shù)主要通過(guò)對(duì)一些老檔案進(jìn)行編碼，將該條碼貼于卷軸上并將該碼錄入計(jì)算機(jī)中，詳細(xì)記錄檔案的存儲(chǔ)位置、主要內(nèi)容、年限等等信息，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行管理。當(dāng)有人需要借閱檔案館中的檔案時(shí)直接掃條碼就可以，有利于對(duì)借出檔案的管理，當(dāng)檔案歸還后也可以及時(shí)找到其原本的存儲(chǔ)位置，有利于縮短信息的查找和提取時(shí)間，而且工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度也在一定程度上被降低了。
三、結(jié)論
總之，推進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程是目前的社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而且信息化的技術(shù)也可以降低檔案管理人員的工作量和工作難度，提高工作的效率，節(jié)省時(shí)間，同時(shí)信息化技術(shù)出錯(cuò)的概率也更小，也有利于保證存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，因此應(yīng)當(dāng)加快信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。
作者：胡曉宇 單位：吉林省松原市離退休人員檔案管理中心。
參考文獻(xiàn)：
組成部分。實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化能夠規(guī)范檔案管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)人力資源管理的專業(yè)化發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供良好的人才管理保障。
關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；現(xiàn)狀；優(yōu)化措施
0 引言
科技水平發(fā)展促進(jìn)我國(guó)社會(huì)發(fā)展速率進(jìn)一步提升，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用廣泛程度，促進(jìn)我國(guó)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用程度。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展能夠促進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)分析管理更加科學(xué)化、明晰化發(fā)展，提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理準(zhǔn)確性。
1 現(xiàn)階段檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀
檔案管理是我國(guó)人力資源管理應(yīng)用的重要管理途徑，實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是促進(jìn)人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會(huì)科技水平的進(jìn)步不斷深入發(fā)展，但現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理中依舊存在一些問(wèn)題，成為我國(guó)檔案管理發(fā)展中的障礙。
一方面表現(xiàn)為檔案管理的內(nèi)容科學(xué)化水平較低。目前我國(guó)大部分企業(yè)或單位對(duì)檔案管理依舊采用傳統(tǒng)人工管理辦法開展檔案管理，造成檔案管理的內(nèi)容不科學(xué)，資源劃分標(biāo)準(zhǔn)不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統(tǒng)檔案管理層面，檔案的內(nèi)容管理科學(xué)化程度較低；另一方面，我國(guó)檔案管理的管理人員和規(guī)范性較低[1]，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度較低。檔案管理不能為企業(yè)發(fā)展提供直接經(jīng)濟(jì)收益，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中對(duì)企業(yè)檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規(guī)范性，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創(chuàng)新能力低，影響企業(yè)檔案管理，同時(shí)檔案管理的管理人員的計(jì)算機(jī)水應(yīng)用水平較低，是企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度較低，造成企業(yè)人才檔案管理與企業(yè)總體發(fā)展之間出現(xiàn)嚴(yán)重的管理脫節(jié)。
2 實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的措施
2.1 實(shí)施檔案管理電子檔案與傳統(tǒng)檔案同步實(shí)施
實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)當(dāng)矜持傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理同步實(shí)施。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔桿管理主要是針對(duì)檔案管理中“歷史遺留問(wèn)題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時(shí)間較長(zhǎng)的休息資源進(jìn)行傳統(tǒng)管理措施，保障了檔案管理的基礎(chǔ)信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的效率性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案管理體系進(jìn)一步完善健全。此外，這種傳統(tǒng)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)管理相結(jié)合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。
2.2 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理手段進(jìn)行檔案管理
實(shí)施網(wǎng)絡(luò)詩(shī)句管理手段進(jìn)行檔案管理。隨著社會(huì)科技水平的進(jìn)一步提高，檔案管理數(shù)據(jù)化應(yīng)用程度也進(jìn)一步提升，實(shí)施檔案管理自動(dòng)化軟件，結(jié)合OA辦公自動(dòng)化和MIS信息管理相結(jié)合實(shí)施軟件管理檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展[3]，提高檔案管理自動(dòng)化程度的進(jìn)一步提高，提高了檔案應(yīng)用、管理的專業(yè)化和信息準(zhǔn)確程度，促進(jìn)我國(guó)檔案管理程度的進(jìn)一步發(fā)展。例如：我國(guó)某企業(yè)實(shí)施人力資源檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這種管理措施企業(yè)人力資源分配管理的合理程度進(jìn)一步提高，間接地為企業(yè)人發(fā)展創(chuàng)造財(cái)富。此外，網(wǎng)絡(luò)化中云盤使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲(chǔ)存空間，不僅增強(qiáng)了檔案管理的效率，同時(shí)也避免了傳統(tǒng)檔案管理儲(chǔ)存空間的問(wèn)題，節(jié)約了檔案管理的應(yīng)用空間。
2.3 提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力
提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力是開展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化程度的重要基礎(chǔ)保障。對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理水平，促進(jìn)檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化人員的專業(yè)性。
3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)
3.1 檔案信息管理可靠性增強(qiáng)
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展促進(jìn)資源管理的重要體現(xiàn)，其優(yōu)勢(shì)其一檔案信息管理的可靠性增強(qiáng)[4]，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展主要依托互聯(lián)網(wǎng)檔案自動(dòng)化管理軟件和虛擬空間實(shí)現(xiàn)檔案管理，檔案管理系統(tǒng)的登錄需要相應(yīng)賬號(hào)和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強(qiáng)，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問(wèn)題。
3.2 檔案管理的準(zhǔn)確性提高
其二，檔案管理的準(zhǔn)確性提高。檔案管理采用網(wǎng)絡(luò)化管理使檔案管理分類采用電子檔案自動(dòng)分類管理，依據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。自動(dòng)化檔案管理能夠智能化對(duì)更新檔案進(jìn)行分類管理，避免了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員對(duì)接不當(dāng)影響檔案管理準(zhǔn)確性問(wèn)題。
3.3 檔案管理的工作效率提高
其三，檔案管理工作效率提高，網(wǎng)絡(luò)化管理措施使檔案管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理中解放出來(lái)，檔案管理水平和管理手段都逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，保障了檔案管理的準(zhǔn)確性和可靠性，同時(shí)也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對(duì)培訓(xùn)人員的檔案分配按照培訓(xùn)人員工作管理性質(zhì)不同，運(yùn)用電子檔案管理將人員檔案分發(fā)到不同管理部門，提高了單位檔案收發(fā)和應(yīng)用的效率性[6]。
3.4 檔案管理科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展
其四，檔案管理實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化使檔案管理科學(xué)性，規(guī)范化發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作量大，管理范圍復(fù)雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進(jìn)行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進(jìn)行，造成檔案資源管理專業(yè)會(huì)程度較低，影響了檔案管理的質(zhì)量性；實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化采用電子管理措施實(shí)現(xiàn)了檔案管理，分配數(shù)字化管理，從而提高了檔案管理的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展。
4 結(jié)論
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是現(xiàn)代化科技手段應(yīng)用于社會(huì)資源管理發(fā)展中的體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)資源應(yīng)用，管理，分發(fā)的專業(yè)化發(fā)展，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和效率性，促進(jìn)我國(guó)資源檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。
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關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)信息技術(shù);高職院校;檔案管理
一、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的作用
(一)提高檔案的嚴(yán)密性
早期，紙質(zhì)的檔案由于保存時(shí)間較長(zhǎng)，致使頁(yè)面泛黃，字跡不清楚，導(dǎo)致很多珍貴的檔案無(wú)法保存下來(lái)，并且，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，影響到檔案管理工作的質(zhì)量。而出現(xiàn)此類問(wèn)題的原因則主要在于檔案管理工作量繁重，一時(shí)間難以快速核對(duì)檔案數(shù)量，很容易丟失檔案，使檔案內(nèi)容被泄露出來(lái)，造成損失?，F(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)被廣泛用于檔案管理工作中，管理人員在整理檔案文件時(shí)，利用計(jì)算機(jī)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將電子版的檔案保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，不僅方便查找，同時(shí)還能夠提高檔案保密度和安全度。要想調(diào)取檔案，必須通過(guò)密碼驗(yàn)證，才能登陸數(shù)據(jù)庫(kù)，找到檔案、文件、各類資料，如果密碼輸入錯(cuò)誤，將無(wú)法獲取檔案內(nèi)容，在一定程度上提高檔案的嚴(yán)密性，防止出現(xiàn)檔案被盜取的現(xiàn)象，起到保護(hù)檔案的作用。因此，管理人員利用計(jì)算機(jī)管理檔案工作更輕松，更高效，可針對(duì)不同的檔案分類保存在相應(yīng)的文件夾和數(shù)據(jù)庫(kù)中，確保檔案內(nèi)容完整，完好，提高檔案的嚴(yán)密性、安全性。
(二)提高歸檔效率
檔案類別多，數(shù)量大，依靠人力將難以快速分類整理，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)度緩慢，效率低下。在實(shí)際的工作中，為了改變這一管理現(xiàn)狀，管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，靈活應(yīng)用計(jì)算機(jī)的功能，快速歸類檔案、文件，用計(jì)算機(jī)高效歸檔、分類、整理、搜索，查找到檔案的類型，點(diǎn)擊相應(yīng)的文檔，將電子版的檔案保存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，提高檔案管理的質(zhì)量［1］。可見，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相對(duì)于傳統(tǒng)的管理方式，優(yōu)點(diǎn)非常多，從而使管理計(jì)算機(jī)節(jié)省時(shí)間，高效率歸檔，并將不同的檔案信息壓縮之后，備份保存，防止檔案丟失。由此可知，計(jì)算機(jī)方便辦公，便于管理人員整理檔案，整理過(guò)程中在搜索一欄輸入關(guān)鍵詞，顯示檔案的類型，根據(jù)不同檔案的類型，歸類儲(chǔ)存，以便于日后查找和使用，整個(gè)過(guò)程中自動(dòng)化、先進(jìn)化，不僅減輕人力負(fù)擔(dān)，同時(shí)也提高了檔案管理工作效率。
(三)方便檢索和儲(chǔ)存
不同檔案其信息也不同，在實(shí)際的工作中，如果不注重分類，將導(dǎo)致檔案信息混亂，日后查找難以快速找到所需的檔案。因此，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，首先，應(yīng)明確檔案總量、信息內(nèi)容、類別，清楚之后，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的功能檢索檔案信息，主要目的是為了方便儲(chǔ)存電子版的檔案，日后查找檔案，只需輸入時(shí)間、關(guān)鍵詞即可快速找到檔案，方便查找檔案信息［2］。其次，利用計(jì)算機(jī)能夠解決儲(chǔ)存不足的問(wèn)題，過(guò)去因檔案越來(lái)越多，占地面積越來(lái)越大，從而沒(méi)有足夠的地方擺放檔案，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，將檔案信息壓縮到文檔中，自動(dòng)化完成壓縮和存儲(chǔ)工作，整個(gè)過(guò)程高效、快速，節(jié)省大量的時(shí)間，顯著提高了工作效率。此外，還可以制作檔案二維碼，掃描即可獲取檔案信息，以及查閱檔案數(shù)量，方便管理人員檢索、查找、保存更多的檔案信息、文件等等。新時(shí)期管理人員應(yīng)緊跟時(shí)展的步伐，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)功能檢索、儲(chǔ)存檔案，有利于提升檔案管理實(shí)效性、有效性和管理水平［3］。
(四)快速傳輸檔案
近幾年，高職院校投入資金，引入大量的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以供檔案管理人員整理檔案。通過(guò)完善硬件設(shè)施，能夠方便管理人員快速傳輸檔案、分類檔案。而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)便于傳輸檔案文件，整個(gè)過(guò)程中管理人員只需點(diǎn)擊檔案管理系統(tǒng)，查找到所需的檔案和文件，即可選中發(fā)送給各部門，而過(guò)去需耗費(fèi)時(shí)間先找到檔案，之后，送到各個(gè)部門，流程復(fù)雜，時(shí)間長(zhǎng)，經(jīng)常耽誤各部門使用檔案，也會(huì)影響管理人員工作情緒，致使管理人員對(duì)工作失去自信心。在新時(shí)期，管理工作中利用信息化管理系統(tǒng)，快速傳輸檔案，發(fā)送文件、信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)與各部門加強(qiáng)溝通，了解所需的檔案，提前查找，批量發(fā)送，高效率完成檔案?jìng)鬏敼ぷ?，輕松完成工作，不僅增強(qiáng)其自信心，同時(shí)也提高管理工作質(zhì)量和效率［4］。
二、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用
(一)運(yùn)用檔案管理軟件
現(xiàn)如今，地方高職院校檔案管理人員在工作時(shí)普遍運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，改變了工作方式，創(chuàng)新了管理方法。在工作中運(yùn)用檔案管理軟件可以快速錄入檔案信息，還可以上傳檔案、下載檔案文件、查處檔案數(shù)量和保存的位置等等。將軟件應(yīng)用于檔案管理工作中，方便管理人員隨時(shí)上傳檔案點(diǎn)擊保存，即可儲(chǔ)存更多的檔案信息。此外，管理人員可以利用軟件在線與其他管理人員溝通，隨時(shí)交流遇到的問(wèn)題，共同商討，一起解決，推動(dòng)檔案管理工作高效、順利進(jìn)行?？梢姡ぷ魅藛T在管理過(guò)程中靈活運(yùn)用軟件整理檔案、查詢檔案總數(shù)、核對(duì)檔案數(shù)量、備份檔案、打印檔案內(nèi)容等等，說(shuō)明開發(fā)的檔案管理軟件各個(gè)模塊功能非常之多，在實(shí)際運(yùn)用中較為方便、便捷，使管理人員輕松完成管理工作，并提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、工作能力、管理效率［5］。
(二)用計(jì)算機(jī)設(shè)置檔案獲取權(quán)限
計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不僅給管理人員提供了便利，同時(shí)也為檔案管理工作提供了安全保障。在實(shí)際運(yùn)用中能夠加密檔案文檔，而過(guò)去因管理工作繁重，很容易疏于整理檔案的數(shù)量，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失和信息被泄露的現(xiàn)象，后果很嚴(yán)重。新時(shí)期，管理人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，應(yīng)安裝防毒軟件，并用加密處理技術(shù)，設(shè)置檔案權(quán)限和密碼，防止黑客盜取檔案信息，達(dá)到保護(hù)檔案的目的，做好保密工作和檔案管理工作。如:整理高職院校學(xué)生個(gè)人信息和學(xué)籍檔案時(shí)，其檔案內(nèi)容包括個(gè)人重要信息，管理時(shí)工作人員應(yīng)利用計(jì)算機(jī)設(shè)置密碼，并獲取權(quán)限，發(fā)揮計(jì)算機(jī)保密功能，起到雙重保護(hù)的作用，提高檔案的保密性，確保保存在計(jì)算機(jī)中的檔案完好，需要調(diào)取檔案內(nèi)容時(shí)，必須通過(guò)密碼驗(yàn)證、獲取權(quán)限，這樣才能登陸檔案管理系統(tǒng)查找到檔案，提高檔案信息密封性、完整性、保密性。
(三)用計(jì)算機(jī)快速整理檔案
在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)輸入檔案關(guān)鍵詞，點(diǎn)擊查找，顯示檔案類型，根據(jù)檔案類別，分類整理，以電子版的形式保存在相應(yīng)的文檔和文件夾中，不同文件夾中保存不同的檔案，諸多的檔案分別命名為不同的名字或者編號(hào)，以便于分類、查找。保存電子版檔案非?？欤瑹o(wú)需耗費(fèi)時(shí)間整理紙質(zhì)版檔案。利用計(jì)算機(jī)搜索檔案，快速呈現(xiàn)檔案類型，依據(jù)檔案的特點(diǎn)和類別分別保存到不同文檔中，整個(gè)過(guò)程中高效分類、整理，節(jié)省更多的時(shí)間用于整理其他文件、資料等等，在短時(shí)間內(nèi)，管理人員就可以完成檔案分類工作，必然會(huì)提高檔案管理工作效率。因此，在管理檔案時(shí)，要重視運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的各個(gè)功能，能夠高效分類諸多的檔案，以便于管理人員分類保存檔案，促進(jìn)檔案管理工作高效率完成。
(四)運(yùn)用計(jì)算機(jī)資源共享
過(guò)去管理紙質(zhì)檔案，使用檔案時(shí)，管理人員要在檔案室查找、翻閱，不僅浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)難以快速提供檔案，并且，很難實(shí)現(xiàn)資源共享?，F(xiàn)今，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，高職院校應(yīng)高度重視，要求管理人員必須學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)，按照要求利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資源共享，從而隨時(shí)根據(jù)需求，將檔案信息發(fā)送給所需部門。利用計(jì)算機(jī)發(fā)揮信息技術(shù)的作用，隨時(shí)調(diào)取檔案信息，不僅可以核查檔案信息是否屬實(shí)，同時(shí)也能夠資源共享。計(jì)算機(jī)具有查閱、共享等功能，運(yùn)用過(guò)程中按照規(guī)范化的步驟先登錄檔案管理系統(tǒng)，之后，查詢檔案，找到檔案后，將檔案共享給各個(gè)部門。新時(shí)代下，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理、共享檔案已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，對(duì)于提升管理人員共享能力、管理能力十分有利。
三、結(jié)語(yǔ)
【摘要】隨著電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)的逐步建立與完善，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件和電子檔案，給檔案的管理工作帶來(lái)了歷史性的變革。新型的管理模式正在以意想不到的速度和規(guī)模進(jìn)入檔案工作領(lǐng)域。
關(guān)鍵詞 計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理
現(xiàn)代社會(huì)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動(dòng)和影響下，以飛快的速度步入信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件的產(chǎn)生，不僅意味著產(chǎn)生了一種新型載體的檔案，也標(biāo)志著人類社會(huì)記錄信息、傳達(dá)信息和留存信息的方式發(fā)生了改變。它直接影響著檔案工作的運(yùn)作方式、基本理論乃至思維觀念。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的載體面臨著更新?lián)Q代的重要?dú)v史時(shí)刻，檔案工作以意想不到的速度和規(guī)模進(jìn)入一種新型的管理模式。
計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，使得越來(lái)越多的社會(huì)管理活動(dòng)逐步被綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代，隨著電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)的逐步建立與完善，電子文件最終將成為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位產(chǎn)生文件的主要形式，進(jìn)而成為國(guó)家檔案資源的重要組成部分。
計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案工作管理帶來(lái)了革命。這場(chǎng)改革是自近現(xiàn)代檔案學(xué)理論誕生以來(lái)，檔案管理工作最為劇烈的一次改革，它影響檔案工作的基本理論、運(yùn)作方式乃至思維觀念。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體面臨著更新?lián)Q代的重要?dú)v史時(shí)刻，傳統(tǒng)的管理模式已不再完全適用檔案的收集。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及及利用，使檔案資料的收集更全面，更及時(shí)，更方便，各種存儲(chǔ)工具滿足了現(xiàn)代檔案管理工作的要求。
計(jì)算機(jī)技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展對(duì)檔案管理工作的變革主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
第一，在照相機(jī)、錄音、錄像等工具的應(yīng)用上。更加真實(shí)地記錄了許多大型的會(huì)議、節(jié)日活動(dòng)、人物的資料，保證了檔案資料收集的真實(shí)性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性。目前數(shù)字檔案收集來(lái)源主要有三個(gè)方面：一是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，就是把紙張、照片、音頻影像等載體保存的傳統(tǒng)檔案通過(guò)掃描、拍攝等方式轉(zhuǎn)換為電子檔案，后期主要工作是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。二是現(xiàn)有電子文檔的接收和歸檔，這是目前各個(gè)單位檔案館數(shù)字檔案的主要來(lái)源。三是一些重要數(shù)字信息資源和采集，有些重要數(shù)字信息檔案對(duì)反映歷史社會(huì)變化、豐富館藏起著重要作用，應(yīng)注意收集和接收。
第二，在檔案的整理上。檔案分類更加清晰，整理上更加便捷。檔案目錄的標(biāo)引要符合《檔案目錄著錄規(guī)則》《中國(guó)檔案主題詞表》《中國(guó)檔案分類法》等標(biāo)準(zhǔn)，檔案目錄數(shù)據(jù)格式要符合《機(jī)讀檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)格式》以及本單位頒發(fā)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以方便檔案數(shù)據(jù)的遷移、共享、移交等。檔案信息化建設(shè)的目的是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)提高檔案工作的管理水平與效率。需要通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，其中主要包含檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)，將來(lái)還會(huì)涉及到包括非結(jié)構(gòu)化檔案以及異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理系統(tǒng)建設(shè)。
第三，在檔案的保存上。檔案的存儲(chǔ)量擴(kuò)大，保管的介質(zhì)種類擴(kuò)大，保管更加便利，更安全。將一些珍貴的、易損壞的檔案進(jìn)行數(shù)字化，除了滿足檔案的利用目的外，可以兼顧搶救、保存、備份等功能。
第四，在檔案的利用上。檔案的保管作用在于備查、利用，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，把檔案資料分門別類，方便查找、檢索，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向用戶提供檔案的利用服務(wù)，使用戶在可以上網(wǎng)的條件下在任何地點(diǎn)、時(shí)間都能查到權(quán)限許可所需要查詢的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息資源的共享。主要包含檔案的信息開發(fā)，智能查詢、網(wǎng)站信息、光盤等。檔案信息開發(fā)是對(duì)檔案信息進(jìn)行專題開發(fā)、編研等，綜合智能查詢是提供館藏的數(shù)字檔案文檔、圖像、音頻資源、視頻資源的查詢和閱覽以及虛擬演播等服務(wù)。網(wǎng)站的信息指得是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將館藏?cái)?shù)字檔案相關(guān)信息進(jìn)行信息，提供對(duì)外檔案利用服務(wù)，光盤是通過(guò)光盤刻錄等形式提供利用。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展更有利于對(duì)檔案資料的研究和利用，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更好的原始依據(jù)和有效服務(wù)。
21世紀(jì)人類科技發(fā)展日新月異,但發(fā)展最快、對(duì)人類社會(huì)影響最深的是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮著極其重要的作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的歷程,不僅記錄著學(xué)?，F(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡,而且反映著學(xué)校發(fā)展建設(shè)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)?，F(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同階段產(chǎn)生著不同的作用。
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用的計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括:其一,用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù),然后按不同的要求,利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等。其二,用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)志的內(nèi)容特征和形式特征,檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件。其三,用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況,包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率、檔案調(diào)閱力歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高了工作時(shí)效。
總之,在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校管理之初,現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作?，F(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是學(xué)校加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的,是學(xué)校管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段,所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響,而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此,為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共事和交換,減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入,規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口,就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究,開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前,我省的一些學(xué)校已經(jīng)自行開發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件,進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。無(wú)論學(xué)校應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異,但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化。
三、電子文件階段
所謂“電子文件”,通俗地講,就是文件在形成方法、存在形式、傳遞方式以及處理手段等方面,均依靠電子技術(shù)和完善的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成。
在學(xué)校各項(xiàng)管理活動(dòng)中,電子文件以其快捷的辦公進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力,保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。
其次是學(xué)校檔案的分類管理,關(guān)于文書檔案、科技檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破,取而代之以學(xué)校信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中,計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。各學(xué)校檔案管理的分類不盡相同,通過(guò)計(jì)算機(jī)管理的學(xué)校檔案,使分類更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。我省學(xué)校的快速發(fā)展使得計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于學(xué)校管理活動(dòng)的各個(gè)方面。這就要求我們的檔案管理人員不斷提高自身的素質(zhì),去適應(yīng)在電子環(huán)境中檔案保管的流程。如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說(shuō)學(xué)校檔案人員如果不進(jìn)入到學(xué)校信息集成系統(tǒng)中去,則很難掌握到學(xué)校信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確,無(wú)時(shí)無(wú)刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使學(xué)校檔案工作者再也無(wú)法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國(guó)家有關(guān)文件制定出本學(xué)校的《電子文件管理辦法》,提請(qǐng)學(xué)校信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。學(xué)校檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái),要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性,掌握電子檔案信息的收集、管理。
【關(guān)鍵詞】 計(jì)算機(jī) 檔案管理 應(yīng)用分析
引言：文件管理是社會(huì)生活中不可缺少的一部分，而傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代科技對(duì)檔案利用的需求。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用與普及，正順應(yīng)時(shí)代的潮流，具有重大意義。采用計(jì)算機(jī)管理的方式，不僅便于管理，還可壓縮保存，促進(jìn)了檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。
一、計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用
在現(xiàn)代化的社會(huì)中，大到國(guó)家安全，小到生活瑣事，都存在著資料、文件的保存與管理。就國(guó)家大事而言，由于其重要性，相關(guān)的檔案部門必須進(jìn)行認(rèn)真嚴(yán)格的管理，及時(shí)并準(zhǔn)確的完成該部門和上級(jí)業(yè)務(wù)部門的材料整理歸檔工作，以及檔案資料的保密工作。這些檔案資料可能包含文書材料和多媒體文件，例如行政文件、技術(shù)信息、圖片、影音資料等。在人們的日常生活中，照片的保存就是最常見的文件管理。
1、檔案管理規(guī)范化。在科技快速發(fā)展的今天，面對(duì)數(shù)量龐大的檔案文件，如果依舊采用傳統(tǒng)的人工管理方法，極易出現(xiàn)文件錯(cuò)誤分類或不明確定義、管理不妥善、效率低等問(wèn)題，甚至造成無(wú)可挽回的巨大損失。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)的方式進(jìn)行管理，可大大減少工作人員的負(fù)擔(dān)，能夠高效率高標(biāo)準(zhǔn)的完成工作。將文件轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的文本文件，圖紙可用計(jì)算機(jī)掃描處理，圖片、影音等媒體文件傳到計(jì)算機(jī)內(nèi)，各式各樣的文件在計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行壓縮保存與管理，不僅能夠節(jié)省存儲(chǔ)空間而且能夠長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存，同時(shí)方便修改或輸出。由此可見計(jì)算機(jī)的數(shù)字化管理，有利于檔案管理的規(guī)范化有序化。
2、檔案查詢便捷化。對(duì)于種類豐富數(shù)量巨大的資料，人工查詢是一件浩大費(fèi)力的工程，而計(jì)算機(jī)處理信息的能力是毋庸置疑的，快速輸入數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)、輸出信息等。此外，通過(guò)工程師的編程設(shè)計(jì)，可以實(shí)現(xiàn)邏輯判斷甚至更高級(jí)的功能，更加有利于檔案信息的分類、提取、分析、加工，避免雜亂無(wú)章的情況出現(xiàn)。經(jīng)由應(yīng)用計(jì)算機(jī)的方式，可以更高效、更精準(zhǔn)的檢索提取信息，避免費(fèi)時(shí)費(fèi)力而得到的結(jié)果卻不準(zhǔn)確，同時(shí)更有利于提高檔案信息的時(shí)效性。
二、計(jì)算機(jī)在檔案管理中存在問(wèn)題
運(yùn)用計(jì)算機(jī)，是為了方便存儲(chǔ)、管理、輸出，但如果存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)得不到保護(hù)，計(jì)算機(jī)的使用就沒(méi)有意義了。數(shù)據(jù)安全方面常見問(wèn)題有以下兩點(diǎn)：
1、網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。存儲(chǔ)大量文件資料的是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，在保證數(shù)據(jù)庫(kù)安全的前提下，例如對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)備份、加密、設(shè)置權(quán)限等，更要注意網(wǎng)絡(luò)安全，這是常見的損壞性較高的一點(diǎn)。伴隨全球互聯(lián)網(wǎng)的逐步發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不安全因素日益增加，資料數(shù)據(jù)的安全性和可靠性面臨挑戰(zhàn)。一般規(guī)律是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶迅速增加時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性會(huì)以幾何數(shù)字增加。目前主要的不安全因素有：非法黑客的入侵、計(jì)算機(jī)病毒的感染、修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。雖然現(xiàn)有的防火墻、應(yīng)用權(quán)限、口令等能夠預(yù)防一些此等因素，但仍攔不住一些黑客高手，對(duì)于重要的數(shù)據(jù)信息，應(yīng)采用內(nèi)網(wǎng)，以保證其安全。
2、電子文件受損程度大。電子文件雖然易于管理，但也有弊端，其原始性容易遭到破壞。由于目前的科學(xué)技術(shù)，對(duì)于修改的文件尚無(wú)法辨別真假，這是世界性難題。隨著全球信息化、網(wǎng)絡(luò)化，網(wǎng)絡(luò)黑客來(lái)自世界各地，電子文件的安全性面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
三、計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策
1、加強(qiáng)檔案管理措施。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，必須針對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題尋找解決措施?？蓮囊韵聨追矫娣治觯菏紫龋芾砣藛T應(yīng)擺正工作意識(shí)、樹立服務(wù)觀念，規(guī)范的使用計(jì)算機(jī)處理工作。其次，應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高專業(yè)技術(shù)水平，更加熟練高效的完成工作。最后要重視計(jì)算機(jī)的使用和維護(hù)，尤其是硬件方面。目前可通過(guò)添加一些新的技術(shù)設(shè)備，例如防磁柜、多磁盤備份、硬件防火墻等來(lái)保證電子檔案的安全。
2、優(yōu)化文檔保存問(wèn)題。一方面，統(tǒng)一各部門的管理模式以及使用的系統(tǒng)軟件，避免出現(xiàn)文件資料不一致的現(xiàn)象。另一方面，針對(duì)現(xiàn)有的電子文件特性進(jìn)行研究、監(jiān)管、分析，對(duì)重要的數(shù)據(jù)資料實(shí)行手工保存，確保原始文件的真實(shí)性和安全性，同樣也是作為一種備份文件。計(jì)算機(jī)在文檔保存中的應(yīng)用，具有一次輸入反復(fù)利用的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)方便快捷高效的對(duì)文件進(jìn)行保管、整理和利用。
結(jié)語(yǔ)：伴隨著全球一體化的進(jìn)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也將高速發(fā)展，因此檔案管理工作也要跟上世界的腳步，與計(jì)算機(jī)應(yīng)用更好的結(jié)合起來(lái)，促進(jìn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，而這是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，也是工作者努力的目標(biāo)。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]王偉力.淺析計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)電子商務(wù)，2013，21（18）：34-35.
[關(guān)鍵詞]計(jì)算機(jī)；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新與普及應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，信息成為無(wú)形的共享資源在人們的社會(huì)生活、生產(chǎn)中起著越來(lái)越重要的作用。檔案作為一種信息資源也不例外，近10年來(lái)不斷邁入現(xiàn)代化信息資源共享的軌道，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)各領(lǐng)域服務(wù)并發(fā)揮著不可估量的作用。本文對(duì)近年來(lái)醫(yī)療衛(wèi)生檔案應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的有利條件和規(guī)范化管理進(jìn)行分析和探討，力求促進(jìn)醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理機(jī)利用走向網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
一、醫(yī)院實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化的有利條件
醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院的檔案室工作的基礎(chǔ)，是檔案室管理的一個(gè)重要組成部分。機(jī)關(guān)是計(jì)算機(jī)管理的第一個(gè)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，可為檔案室打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，醫(yī)院檔案室需要快速、及時(shí)、準(zhǔn)確地提供信息，豐富的檔案信息，為實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理機(jī)關(guān)創(chuàng)造有利的外部環(huán)境和機(jī)遇。社會(huì)發(fā)展的需要，辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，加快了機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和工作效率。檔案的數(shù)量少，持續(xù)時(shí)間短，實(shí)時(shí)性強(qiáng)，實(shí)用性強(qiáng)，可在任何時(shí)間分類標(biāo)引、編目、輸入，為實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造了有利條件。只要領(lǐng)導(dǎo)重視現(xiàn)代意識(shí)強(qiáng)，配備計(jì)算機(jī)設(shè)備只是舉手之勞。
目前，醫(yī)院的目標(biāo)管理，檔案管理中有長(zhǎng)期和短期目標(biāo)，有具體的內(nèi)容，詳細(xì)的計(jì)劃和實(shí)施措施。醫(yī)院檔案管理實(shí)行全面質(zhì)量管理，是要做到心中有數(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造有利條件。
二、檔案管理中使用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)
（一）檔案計(jì)算機(jī)管理的使用不僅能幫助檔案檢索、統(tǒng)計(jì)，而且也有助于檔案的整理，分類、編制各種目錄，其速度和效果是人工所不能相比的。
（二）計(jì)算機(jī)檢索詞庫(kù)時(shí)，檔案人員或利用者不需要按類別搜索系統(tǒng)的代碼，只需要將主題詞進(jìn)行組配的輸入電腦，很快就能得出結(jié)果。因?yàn)槲覀兇蟛糠质也貦n案是按問(wèn)題立卷的，所以在主題檢索時(shí)，再設(shè)職能部門名稱加以限制，在這種方式中，將大大提高檢索的速度。
（三）計(jì)算機(jī)管理可以使文件訪問(wèn)實(shí)現(xiàn)查找方便，直觀性強(qiáng)。該系統(tǒng)采用菜單形式，利用者把借閱單位、借閱人和檔案號(hào)輸入計(jì)算機(jī)，靈活組配輸入，可以立即得到結(jié)果。借閱文件到期沒(méi)有歸還時(shí)，也不需要檔案人員逐頁(yè)核對(duì)和填寫催還單，只要通過(guò)計(jì)算機(jī)便可以打印，節(jié)省了管理人員和借閱人員的時(shí)間，方便管理，提高了檢準(zhǔn)率。對(duì)于那些不熟悉計(jì)算機(jī)檢索表達(dá)式或檔案分類方法的利用者，計(jì)算機(jī)檢索是比較容易接受的。
三、計(jì)算機(jī)檔案管理規(guī)范化
（一）注重法律法規(guī)的建設(shè)，確立計(jì)算機(jī)管理檔案的法律效用。計(jì)算機(jī)管理檔案的法律效力是否被承認(rèn)，是檔案管理的前提。我們之所以要對(duì)文件進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔的管理，是以備后人查看利用。然而，查考使用的前提必須是這些文件具有法律效力，即對(duì)法律程序范圍內(nèi)可以作為接受證據(jù)的材料。如果文件沒(méi)有公認(rèn)的法律效力，對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理也就失去意義。我認(rèn)為，確認(rèn)和保證文件的原始性，可以通過(guò)法律途徑解決，應(yīng)盡快加強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)。
（二）檔案管理人員應(yīng)具備必要的軟件和硬件及外語(yǔ)應(yīng)用能力。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，不了解檔案管理的基本知識(shí)就無(wú)法了解檔案保護(hù)的必要性和重要性，我們就不能采取一切必要的措施管理和保存好電子檔案，最終使真實(shí)記錄遭受損失。而不懂計(jì)算機(jī)硬件和軟件技術(shù)就無(wú)法對(duì)文檔的整理和歸檔文件進(jìn)行有效的管理，是無(wú)法達(dá)到長(zhǎng)期保存和開發(fā)利用檔案的目的。具有必要的外語(yǔ)應(yīng)用能力，不僅可以直接從國(guó)外出版物或者其他信息渠道獲取計(jì)算機(jī)信息管理的先進(jìn)技術(shù)，還可以促進(jìn)檔案管理人員更好地了解計(jì)算機(jī)硬件和軟件技術(shù)。這三個(gè)方面（基礎(chǔ)知識(shí)，軟件和硬件技術(shù)，外語(yǔ)應(yīng)用能力）條件并重，可以成為檔案管理模式的復(fù)合型人才。
（三）醫(yī)院應(yīng)重視計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用，沒(méi)有檔案管理的自動(dòng)化，就沒(méi)有檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案管理的自動(dòng)化程序，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，這需要得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能保證實(shí)施。
（四）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分，盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在科學(xué)家技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對(duì)檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，調(diào)整檔案管理模式，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收費(fèi)、整理、利用的管理，逐步過(guò)渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來(lái)，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只有領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過(guò)檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，醫(yī)院當(dāng)那管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化完全可以實(shí)現(xiàn)。
（五）加大網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)檔案管理中的應(yīng)用。對(duì)于一些小型醫(yī)院來(lái)說(shuō)，由于人力物力財(cái)力等各種因素的制約，最好采用目前應(yīng)用較普及而性能與價(jià)格比又十分優(yōu)良的微機(jī)，逐步建立具有各單位特色的檔案管理微機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
（六）建立利用的反饋制度。醫(yī)院檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理工作也需要通過(guò)反饋利用者的滿意程序和檔案被利用后產(chǎn)生的效果來(lái)提高和完善自身的服務(wù)。
（七）重視對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)。任何一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都要進(jìn)行硬件和軟件的維護(hù)。因此系統(tǒng)維護(hù)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理也是十分重要的。檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，我們有義務(wù)將接收的所有檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，使它記錄我院發(fā)展的歷史、豐富科技信息資源、推動(dòng)我院的科研事業(yè)發(fā)展，也促進(jìn)管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展，成為主方位服務(wù)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，它在社會(huì)生活的各個(gè)方面都開始發(fā)揮出日益重要的作用。檔案管理作為一項(xiàng)詳細(xì)繁雜的工作，而計(jì)算機(jī)所具有的強(qiáng)大數(shù)據(jù)收集處理能力，必然在檔案管理工作中得到廣泛普及。在檔案管理工作中采用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠有效的提高檔案管理工作的效率，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。本文主要通過(guò)闡述計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理工作中應(yīng)用的必要性及可行性，分析檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)使用存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出一些解決措施。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)；應(yīng)用
【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1009-5071(2012)02-0398-01
隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，相對(duì)應(yīng)的檔案資料逐年增多，人們對(duì)于檔案管理工作提出了更高的要求。而計(jì)算機(jī)技術(shù)以其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)收集處理能力，在檔案管理工作中也得到普遍應(yīng)用。計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用為檔案管理工作提供了非常大便利的同時(shí)，也延長(zhǎng)了檔案資料的使用壽命。本文主要通過(guò)分析計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理工作中應(yīng)用的必要性，以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用過(guò)程中存在的一些問(wèn)題等，針對(duì)性地提出了一些優(yōu)化措施。
1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用必要性及可行性
根據(jù)國(guó)家黨政機(jī)關(guān)對(duì)于檔案管理部門的要求，機(jī)關(guān)檔案部門必須及時(shí)地完成本機(jī)關(guān)和上級(jí)業(yè)務(wù)部門的文書材料和影音資料的整理歸檔工作，并能高效的為國(guó)家黨政機(jī)關(guān)和民眾提供所需的檔案資料，同時(shí)還必須做好檔案資料的保密工作。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理工作中的應(yīng)用成為一項(xiàng)必要的檔案管理措施。本文接下來(lái)主要是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作應(yīng)用的必要性以及可行性做了簡(jiǎn)單闡述：
1.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的必要性。
國(guó)家黨、政、軍機(jī)關(guān)以及民間團(tuán)體等對(duì)于檔案管理工作的開展都有著極高的要求。檔案管理部門必須能及時(shí)地將本部門的機(jī)關(guān)文書材料等整理、歸類，還要做好外來(lái)檔案的接收以及歸檔工作等。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用必不可少。
計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的信息處理技術(shù)可以順利地完成對(duì)于不同信息的收集與儲(chǔ)存工作。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)通過(guò)掃描或者是手動(dòng)錄入，迅速地將信息轉(zhuǎn)變?yōu)樽陨砜梢宰R(shí)別的語(yǔ)言，并將這些信息壓縮處理進(jìn)而儲(chǔ)存起來(lái)，不但加快了工作效率還節(jié)省了存儲(chǔ)空間。
計(jì)算機(jī)技術(shù)還可以輕松地實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案資料的系統(tǒng)化管理。檔案資料數(shù)量龐大，而且種類繁多，單純依靠人力很難保質(zhì)保量高效完成。而計(jì)算機(jī)則可以通過(guò)自身的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息的系統(tǒng)化歸類，并通過(guò)建立檢索通道，方便人們查閱。
1.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的可行性。
國(guó)家《檔案法》規(guī)定，必須采用高端的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案資源的現(xiàn)代化管理，這樣積極倡導(dǎo)的態(tài)度為計(jì)算機(jī)的廣泛使用提供了方便的準(zhǔn)入通道。而信息網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展更是為實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化提供了一個(gè)便利的平臺(tái)。目前世界范圍內(nèi)的信息網(wǎng)絡(luò)的融匯貫通，加速了信息在全球的交流。我國(guó)較為完善的信息網(wǎng)絡(luò)體系，也極大滿足了檔案資源管理工作信息化、交互化的網(wǎng)絡(luò)需求。再者由于檔案管理機(jī)關(guān)掌握著大量的信息資源，若要使得這些無(wú)形的資源完全為社會(huì)各界所用，就必須使用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的信息化管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)本身的優(yōu)勢(shì)，加上這一系列的需要，使得計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用成為一項(xiàng)非常必要而且切實(shí)可行的技術(shù)。
2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用存在的問(wèn)題及解決措施
目前，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，檔案信息管理工作也逐年呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)量、檢索應(yīng)用量均大幅增加的新情況，這就給計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用開展提出了更高的要求。而在計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)廣為普及的現(xiàn)代，仍然存在著許多亟待解決的問(wèn)題。如何解決好這些問(wèn)題，使計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理工作提供更大的便利，成為一項(xiàng)非常迫切的研究任務(wù)。本文接下來(lái)就檔案管理工作中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用呈現(xiàn)的問(wèn)題，提出一些優(yōu)化措施。
2.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在應(yīng)用于檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題。
近年來(lái)，各檔案管理部門紛紛加強(qiáng)了檔案管理工作中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，然而，在實(shí)際應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的過(guò)程中，依然存在著許多不容忽視的問(wèn)題。
首先我國(guó)現(xiàn)在大部分的檔案館還只是將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為一項(xiàng)輔助手段使用，一些可以用計(jì)算機(jī)完成的工作依然在使用人工處理，既浪費(fèi)了計(jì)算機(jī)資源，又浪費(fèi)了人力。檔案信息數(shù)據(jù)極其龐大復(fù)雜，目前我國(guó)很多地方計(jì)算機(jī)的軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)還無(wú)法完全跟上檔案管理工作的發(fā)展要求。最后，檔案管理的計(jì)算機(jī)信息化應(yīng)用，很大程度上還依賴工作人員良好的專業(yè)知識(shí)技能，而我國(guó)很多的操作人員現(xiàn)在還只能做一些簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)初級(jí)應(yīng)用。檔案管理中的資金投入不足和專業(yè)人才的缺乏，是目前制約檔案管理現(xiàn)代化的瓶頸，阻礙了檔案資源的有效利用。
2.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的優(yōu)化措施。
若要在最大程度上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，必須針對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，認(rèn)真地找尋解決措施。筆者下面簡(jiǎn)單談?wù)搸c(diǎn)計(jì)算機(jī)使用的優(yōu)化對(duì)策：
首先，必須擺正檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)、大局意識(shí)，使工作人員規(guī)范地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)處理相關(guān)工作。這方面一是要完善國(guó)家檔案管理相關(guān)法律、法規(guī)，使其能夠與社會(huì)發(fā)展進(jìn)步相適應(yīng)。二是要從制度上提高對(duì)各級(jí)檔案管理部門的工作考核驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)獎(jiǎng)懲制度。三是提高檔案管理工作人員的社會(huì)待遇，穩(wěn)定技術(shù)人才隊(duì)伍。
其次，必須提高計(jì)算機(jī)操作人員的專業(yè)技術(shù)水平，使他們能夠熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成相關(guān)的檔案管理工作。因此，定期和不定期地對(duì)檔案工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)全面應(yīng)用知識(shí)的培訓(xùn)提高也是必不可少的。
再者，還必須重視對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用和維護(hù)。如果要完全實(shí)現(xiàn)在檔案管理工作中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，除了要安裝好相應(yīng)的軟硬件設(shè)施、不斷地更新數(shù)據(jù)庫(kù)的功能、使計(jì)算機(jī)更好的進(jìn)行工作之外，還必須加強(qiáng)對(duì)于計(jì)算機(jī)的維護(hù)，重視數(shù)據(jù)的備份技術(shù)措施，避免因?yàn)橛?jì)算機(jī)損壞或者是傳染病毒而造成檔案信息缺失或者檔案資料泄露等此類問(wèn)題的發(fā)生。
3 結(jié)語(yǔ)
當(dāng)今社會(huì)，人們對(duì)于檔案管理工作的要求越來(lái)越高，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面信息化已是大勢(shì)所趨。因此，必須采取加大資金投入、進(jìn)行技術(shù)設(shè)備更新?lián)Q代、加快人才交流培養(yǎng)等舉措，充分調(diào)動(dòng)各個(gè)方面的力量來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。此外，還須通過(guò)大力宣傳提高全社會(huì)的檔案資源使用知識(shí)，提升利用水平，使之更好地為社會(huì)的和諧發(fā)展、文明進(jìn)步提供信息保障。
參考文獻(xiàn)
［1］ 林衛(wèi)華. 電子文件檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析［J］. 中小企業(yè)管理與科技(下旬刊)，2010(01)