時(shí)間：2023-03-30 10:38:48
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案學(xué)論文的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
論文摘要：本文將從學(xué)校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護(hù)。
隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及學(xué)校運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決管理問(wèn)題的迫切需要，將使得學(xué)校利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類工作過(guò)程成為必然與可能。如今，絕大多數(shù)學(xué)校都是采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)管理本校的各類信息資源，因此產(chǎn)生的大量的電子文件。在對(duì)待電子檔案的管理上我們還需要進(jìn)一步的加強(qiáng)學(xué)習(xí)和探討，如何對(duì)這些電子文件進(jìn)行整理、歸檔和保護(hù)？我將在本文中談?wù)勛约旱囊恍┙?jīng)驗(yàn)和看法。
一、電子文件的整理
1、基建、設(shè)備等電子文件的事理。
基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對(duì)于設(shè)備檔案的管理，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。
2、財(cái)務(wù)電子文件的整理
（1）工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證。
（2）賬簿。學(xué)校會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容一般已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。
3、學(xué)校其它電子文件的整理
現(xiàn)在的學(xué)校一般都建有計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，如行政信息管理系統(tǒng)，包括教學(xué)、科研、人事管理等內(nèi)容；教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、課表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。對(duì)這些電子文件該如何進(jìn)行整理呢？計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。
二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后檔案人員根據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，各院校都設(shè)立了計(jì)算機(jī)與信息管理中心，由他們利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校信息管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理中心成為了電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一。
無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)。
三、完善電子文件歸檔制度
1、電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。
2、“兩套制”歸檔的必要性
由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)
與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。
四、電子檔案的保護(hù)
由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件是用光盤(pán)保存，因此，對(duì)當(dāng)前歸檔電子文件載體要制定保護(hù)措施。
1、規(guī)范排放和使用。
2、保持良好的溫度、濕度環(huán)境。
根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點(diǎn)，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個(gè)方面入手：
（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性第一
提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時(shí)進(jìn)行在線升級(jí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開(kāi)啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識(shí)別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過(guò)程中的安全性，保證電子信息不會(huì)再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新升級(jí)，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展
建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識(shí)，幫助其樹(shù)立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過(guò)程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實(shí)際的操作過(guò)程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動(dòng)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)存儲(chǔ)、操作、處理等各個(gè)流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅(jiān)決不允許在電子檔案管理的過(guò)程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時(shí)，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。
（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備
提高對(duì)中專學(xué)校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲(chǔ)內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時(shí)，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲(chǔ)的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤(pán)的形式；另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過(guò)程中，及時(shí)更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。
（四）強(qiáng)化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平
中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識(shí)，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實(shí)際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對(duì)電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長(zhǎng)期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。
二、結(jié)語(yǔ)
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)很強(qiáng)的工作，管理人員必須具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)，才能滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需要。這就需要檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)的基本原理，又要掌握檔案管理過(guò)程中的各種實(shí)際操作方法。要運(yùn)用科學(xué)的管理原則和方法，對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全過(guò)程進(jìn)行管理。通過(guò)這種管理，建立合理的館（室）藏結(jié)構(gòu)，同時(shí)還要大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，編輯各種資料匯編，為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。
二、善于學(xué)習(xí)新知識(shí)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)
信息時(shí)代,學(xué)校檔案工作和整個(gè)社會(huì)發(fā)生著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系,新問(wèn)題、新情況不斷出現(xiàn)。因此,每一個(gè)檔案管理人員都要善于學(xué)習(xí)新知識(shí),不斷提高自己的科學(xué)文化和專業(yè)理論水平;不管學(xué)歷高低、資歷長(zhǎng)短,都應(yīng)不斷地“充電”,努力增長(zhǎng)新知識(shí)、新技能,不斷提高自身的綜合素質(zhì)。同時(shí)，檔案人員還應(yīng)積極主動(dòng)地爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，獲得多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,在干中學(xué)，在學(xué)中干，不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。另外，新時(shí)期學(xué)校檔案工作所呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，需要檔案工作者掌握新的思維模式和管理模式。檔案人員既要尊重和借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)和成果,又要敢于創(chuàng)新思維模式和管理模式,以新思維對(duì)待新事物,以新對(duì)策對(duì)待新問(wèn)題,才能不斷推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的不斷向前發(fā)展。
三、改善有關(guān)運(yùn)行機(jī)制，穩(wěn)定檔案管理人才隊(duì)伍
1.1中職學(xué)校對(duì)檔案信息化不重視，投入少
中職學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的管理還停留在手工紙質(zhì)模式，對(duì)信息化管理認(rèn)識(shí)不淺談中職學(xué)校學(xué)生檔案的信息化管理馮杰陽(yáng)泉市衛(wèi)生學(xué)校山西陽(yáng)泉045000夠，對(duì)信息化管理硬件和軟件都投入不夠。學(xué)校在資金和技術(shù)上對(duì)學(xué)生檔案管理支持力度小。
1.2學(xué)生檔案管理方式落后，信息化進(jìn)程緩慢
目前很多中職學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理還是手工紙質(zhì)操作管理模式，造成了檔案管理手段落后、水平較低、查找時(shí)間長(zhǎng)，難以適應(yīng)現(xiàn)代化教育迅猛發(fā)展的需要。要想解決這些問(wèn)題單靠增加檔案管理人員是不現(xiàn)實(shí)的。必須借助信息化的電子工具管理學(xué)生檔案，才能使學(xué)生檔案管理規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)、高效。
1.3缺少專職檔案管理人員，管檔人員缺乏信息化管理技術(shù)
學(xué)生檔案管理人員多為兼職，兼職學(xué)生檔案管理人員由于接受專門(mén)的學(xué)生檔案管理的培訓(xùn)較少，而且其他工作較繁雜，他們一般難以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理。檔案管理只停留在簡(jiǎn)單的手工查找的階段，這種傳統(tǒng)的工作方式工作量大、時(shí)間花費(fèi)長(zhǎng)、工作效率低下、管理成本極高，不適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)生檔案管理的要求。隨著中職學(xué)生數(shù)量的增長(zhǎng)，這就要求學(xué)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化。
2中職學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理的措施
2.1更新觀念、轉(zhuǎn)變思想
中職學(xué)校學(xué)生檔案的信息化，主要是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念，提高對(duì)檔案信息化管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。中職學(xué)校要建立學(xué)生檔案信息化的新理念,做好宣傳工作，更新相關(guān)人員的思想認(rèn)識(shí)。學(xué)校要加大投入，增配軟、硬件設(shè)施，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件。
2.2學(xué)生檔案信息化管理的建設(shè)
學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一部分，是學(xué)生的重要信息材料。用人單位、學(xué)校、學(xué)生本人經(jīng)常需要查詢學(xué)生檔案，而傳統(tǒng)的查詢方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且有時(shí)會(huì)發(fā)生檔案查找不到的情況。為了解決這些問(wèn)題，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。學(xué)校應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把學(xué)生檔案以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī)，以備查找，防止丟失。通過(guò)專用軟件將學(xué)生檔案中的錄檢表、學(xué)籍冊(cè)、畢業(yè)生審核登記表、畢業(yè)生派遣花名冊(cè)等分類編目、排序。在實(shí)行分類后，檢索時(shí)可依據(jù)不同內(nèi)容快速查找到相關(guān)材料信息。學(xué)校要配備電腦查詢檢索系統(tǒng)，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，建立檔案查詢系統(tǒng)庫(kù)，分析學(xué)生檔案查找利用較多材料，有針對(duì)性的優(yōu)先這些數(shù)據(jù)，提高檔案的利用率。
2.3檔案管理人員的建設(shè)
一、中職學(xué)校檔案建設(shè)現(xiàn)狀
中職學(xué)校檔案一般采用紙質(zhì)材料進(jìn)行記錄，由于所要記錄的信息量比較大，所以記錄時(shí)間長(zhǎng)，耗費(fèi)大量的紙張，占用的人力較多。而且在記錄之后不易更改，操作難度大，紙質(zhì)檔案進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中容易造成檔案的錯(cuò)亂與丟失。檔案的保存與整理也是一個(gè)比較嚴(yán)峻的問(wèn)題，由于檔案基數(shù)大不利于移動(dòng)和整理，儲(chǔ)存也會(huì)占用較大的地方，保存也需要注意很多的儲(chǔ)存方面的問(wèn)題，比如潮濕問(wèn)題，檔案轉(zhuǎn)運(yùn)的過(guò)程中容易造成丟失。檔案儲(chǔ)存時(shí)間較長(zhǎng)的話容易造成紙質(zhì)的氧化，造成檔案的損壞?，F(xiàn)代中職檔案關(guān)系著學(xué)校教職工的方方面面，學(xué)校檔案的缺失會(huì)影響學(xué)生的求學(xué)與教職工的教學(xué)評(píng)優(yōu)?，F(xiàn)代中職學(xué)校檔案管理依舊比較落后，因此需要引起學(xué)校管理人員的注意，引進(jìn)新型的檔案信息管理系統(tǒng)，改變現(xiàn)代中職學(xué)校管理檔案的問(wèn)題?，F(xiàn)代中職院校有一些已經(jīng)采用了先進(jìn)的信息技術(shù)，效果顯著有效，值得在大多數(shù)的中職院校中進(jìn)行推廣。應(yīng)當(dāng)改變現(xiàn)代落后的技術(shù)，積極地改變現(xiàn)狀，改變現(xiàn)代中職學(xué)校建設(shè)中的缺陷，為創(chuàng)建現(xiàn)代化信息化的中職院校努力地進(jìn)行改變著。
二、學(xué)校檔案管理
學(xué)校檔案管理目前需要大量的人員進(jìn)行管理，工作人員需要對(duì)檔案的信息進(jìn)行收集、整理、保存以及進(jìn)行利用，各個(gè)環(huán)節(jié)的繁雜勞動(dòng)影響著檔案管理。因?yàn)楝F(xiàn)在的檔案材質(zhì)主要是紙質(zhì)和實(shí)物，不利于進(jìn)行查找和管理，影響著學(xué)校檔案管理。由于現(xiàn)在檔案管理過(guò)程比較復(fù)雜，所以檔案管理方面的專業(yè)型人才比較難以尋找。再就是由于現(xiàn)代學(xué)校檔案管理長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，所以依舊采用從前的檔案管理方式，從前落后的思想沒(méi)有改變，不會(huì)進(jìn)行改革和創(chuàng)新，制約著檔案管理的信息化進(jìn)程。學(xué)校檔案問(wèn)題制約著學(xué)校發(fā)展進(jìn)程，由于學(xué)校檔案管理的問(wèn)題造成學(xué)校管理出現(xiàn)了各種狀況，信息查詢的不及時(shí)，造成紕漏。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)校檔案管理也是對(duì)學(xué)校學(xué)生的負(fù)責(zé)，因?yàn)楫?dāng)學(xué)生升學(xué)時(shí)需要查出自己的檔案時(shí)，不再像曾經(jīng)那樣需要耗費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行查找，管理信息化能夠節(jié)省大量的時(shí)間，搜集出的檔案也比較完善和準(zhǔn)確，不會(huì)因?yàn)闄n案的缺失而影響學(xué)生的升學(xué)問(wèn)題。而且當(dāng)遇到需要查詢大量學(xué)生的檔案問(wèn)題時(shí)也會(huì)比較便捷，不會(huì)造成檔案的混亂丟失。
三、信息化建設(shè)
信息化是一種新型的管理方式，信息化具有信息儲(chǔ)存無(wú)紙化，信息傳輸便捷性，操作方式簡(jiǎn)單化和儲(chǔ)存信息龐大化的特點(diǎn)。有利于改變?cè)?jīng)采用紙質(zhì)檔案材料的現(xiàn)狀，檔案可以進(jìn)行數(shù)字化，儲(chǔ)存占用的地方小，有利于節(jié)省空間。由于信息傳輸?shù)谋憬菪?，有利于信息的傳輸與互動(dòng)，學(xué)生的升學(xué)和畢業(yè)的信息的傳輸快速便捷，這樣就不會(huì)給學(xué)生造成惡劣影響。使用現(xiàn)代化設(shè)施進(jìn)行整理和儲(chǔ)存操作簡(jiǎn)單易行對(duì)于整理人員的要求也不會(huì)太高。只需要對(duì)從前的檔案管理人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)就可以進(jìn)行操作，節(jié)省了人力、財(cái)力、物力?，F(xiàn)代信息化建設(shè)有利于提升中職檔案管理的便捷性，因此學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極采用建立檔案管理信息建設(shè)的制度，設(shè)立專門(mén)的部門(mén)進(jìn)行管理，確保學(xué)校檔案管理信息化順利的推進(jìn)。還應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度確保檔案信息化工作規(guī)范化操作，使工作變得規(guī)范化。學(xué)校還應(yīng)當(dāng)落實(shí)學(xué)校檔案信息化的設(shè)施設(shè)備，加快學(xué)校檔案信息化的進(jìn)程，使學(xué)校紙質(zhì)儲(chǔ)存的現(xiàn)狀不斷地進(jìn)行改變。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，確保檔案信息不再流失。建立校園局域網(wǎng)，有利于學(xué)校檔案資源的傳輸與利用，使學(xué)校檔案的價(jià)值充分的發(fā)揮出來(lái)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)使學(xué)校檔案進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，不斷對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理細(xì)化，防止信息的缺失。雖然信息化操作相對(duì)于從前的紙質(zhì)檔案的整理與操作來(lái)說(shuō)變得簡(jiǎn)單易行易于操作，但是依舊需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)來(lái)提高管理人員的素質(zhì)。
四、總結(jié)
隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化建設(shè)不斷深入到生活中的方方面面，讓過(guò)去費(fèi)事費(fèi)力的事情變得簡(jiǎn)單方便，提高了工作效率。檔案信息化管理有利于中職學(xué)院管理充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)提高工作效率，節(jié)省時(shí)間，更好地服務(wù)師生，提高學(xué)校的工作水平。
作者:趙吉鵬 單位:甘南藏族自治州師范學(xué)校
參考文獻(xiàn)：
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1.1各種檢查、評(píng)估工作導(dǎo)致檔案整理工作困難重重。近年來(lái)隨著國(guó)家對(duì)中職學(xué)校教育重視程度的不斷提高，中職學(xué)校在不斷提高辦學(xué)規(guī)模的同時(shí)，面臨的各種評(píng)估與檢查工作也越來(lái)越多。這些繁多的檢查項(xiàng)目需要中職學(xué)校精心準(zhǔn)備相關(guān)的檔案材料，但是不同的檢查與評(píng)估工作根據(jù)評(píng)估內(nèi)容的不同要求中職學(xué)校準(zhǔn)備的檔案材料也就不同，在此情況下，中職學(xué)校每次在面對(duì)具體的評(píng)估檢查項(xiàng)目時(shí)需要對(duì)這些繁多的資料進(jìn)行重復(fù)的整理與分類，導(dǎo)致中職學(xué)校的檔案管理工作停滯不前。
1.2檔案信息化程度不高，檔案信息利用率低。檔案管理工作是學(xué)校管理工作的基礎(chǔ)，其內(nèi)容繁瑣，尤其是在學(xué)校的發(fā)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案材料，而傳統(tǒng)的檔案材料是以紙質(zhì)的形式存在，這些材料的日益積累必然會(huì)導(dǎo)致一些檔案信息在查閱的時(shí)候非常的不方便，根據(jù)五家渠職業(yè)技術(shù)學(xué)校的檔案管理工作管理模式分析，檔案管理的信息化程度還不高，許多檔案信息并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子版，這樣的結(jié)果是不僅影響學(xué)校檔案材料的保存，容易因?yàn)楣芾聿簧贫鴮?dǎo)致檔案材料出現(xiàn)丟失與損壞的現(xiàn)象，同時(shí)也會(huì)增加學(xué)校的管理運(yùn)行負(fù)擔(dān)，眾所周知，檔案信息的紙質(zhì)化要求不僅要求學(xué)校建設(shè)相應(yīng)的檔案室，還要消耗學(xué)校大量的紙張等辦公用品。
1.3檔案資料的收集不完整?；谥新殞W(xué)校廣大教育者對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度還不夠，導(dǎo)致人們?nèi)狈n案材料的收集意識(shí)，導(dǎo)致相關(guān)檔案信息的缺乏；同時(shí)中職學(xué)校在選擇檔案材料的時(shí)候存在很大的隨意性，選擇什么樣的檔案材料信息沒(méi)有明確的規(guī)定，具體表現(xiàn)為中職學(xué)校的管理者決定著學(xué)校檔案的信息內(nèi)容，比如對(duì)學(xué)校負(fù)面信息不保存，而只保存關(guān)于學(xué)校良好報(bào)道的信息。
2新時(shí)期完善中職學(xué)校檔案管理工作的具體對(duì)策
基于新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作所存在的問(wèn)題，我們要大力發(fā)展檔案信息化建設(shè)，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化提高中職學(xué)校檔案管理工作的水平。
2.1加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式并存放于計(jì)算機(jī)中，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化可以方便人們的使用，提高檔案信息的重復(fù)利用率：首先，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化。紙質(zhì)的檔案信息受環(huán)境、人為因素的影響比較大，其存在被丟失、破壞的可能性，而實(shí)現(xiàn)電子化就可以避免因?yàn)槭艹钡葘?dǎo)致的檔案損壞現(xiàn)象出現(xiàn)；其次，照片檔案的信息化。照片是檔案中的重要信息資源，其能夠直觀地表現(xiàn)出所要反映的信息，實(shí)現(xiàn)照片的信息化主要通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描和數(shù)碼設(shè)備直接形成數(shù)字照片。
2.2加大投入，提高硬件設(shè)施。中職學(xué)校檔案管理工作水平的提高，離不開(kāi)完善的基礎(chǔ)設(shè)施，因此中職學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的支持力度，設(shè)立專門(mén)檔案室收集、整理全校各類檔案，配備檔案專用裝訂、打印等設(shè)備，提高檔案館(室)的建設(shè)，確保檔案材料保管安全、利用方便管理規(guī)范。
2.3增強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。學(xué)校檔案信息化建設(shè)需要高素質(zhì)的檔案管理人員，尤其是需要懂現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型技能人才，因此中職學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技能的培訓(xùn)：一是學(xué)校應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案在職人員的繼續(xù)教育，打造一支成熟的檔案隊(duì)伍；二是學(xué)校要增加檔案管理人員編制，積極引進(jìn)一批懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的綜合型檔案管理人才，同時(shí)也要積極聘請(qǐng)社會(huì)上懂檔案信息化管理技能方面的人才到學(xué)校擔(dān)任名譽(yù)教師，定期對(duì)現(xiàn)有教師進(jìn)行培訓(xùn)。
2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理。學(xué)校要建立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集學(xué)校的各種檔案信息，并且要制定統(tǒng)一的歸檔和保管期限。在歸檔過(guò)程中應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的歸檔原則，根據(jù)不同門(mén)類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。各部門(mén)要加強(qiáng)檔案的收集、保管和歸檔工作，這是檔案工作的基礎(chǔ)。
3結(jié)束語(yǔ)
學(xué)校檔案中，真實(shí)地記載了學(xué)校教學(xué)設(shè)備和設(shè)施的建設(shè)和采購(gòu)信息，一旦出現(xiàn)設(shè)備和設(shè)施的故障，可以通過(guò)檔案進(jìn)行查詢，為維修和養(yǎng)護(hù)奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，為日后學(xué)校的擴(kuò)建和改建等提供參考價(jià)值。
2職業(yè)教育學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀
2.1學(xué)校的重視力度不夠
我國(guó)檔案管理的起步較晚而且發(fā)展的速度較慢，導(dǎo)致學(xué)校的高層管理人員對(duì)檔案管理的重視力度不太夠，經(jīng)費(fèi)和政策扶持力度不足。在檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)材料不齊全或者無(wú)法完整的采集材料等現(xiàn)象發(fā)生。相關(guān)的部門(mén)未能及時(shí)上交資料，導(dǎo)致許多重要的資料流失；同事，由于經(jīng)費(fèi)的不足，導(dǎo)致管理設(shè)施較為落后且不齊全，無(wú)法提高檔案管理的質(zhì)量和水平。
2.2管理設(shè)施和制度不完善
學(xué)校檔案中大多是紙質(zhì)的文件，因此對(duì)于管理的設(shè)施要求非?？量蹋L(fēng)、防潮、防霉和防火等條件都必須達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，一旦出現(xiàn)事故，將導(dǎo)致檔案的全部流失和損壞；同時(shí)，我國(guó)職業(yè)教育學(xué)校，沒(méi)有建立統(tǒng)一和系統(tǒng)的信息化管理導(dǎo)致，導(dǎo)致檔案管理水平較為落后，無(wú)法為學(xué)校管理水平的發(fā)展提供幫助。
2.3管理人員數(shù)量和質(zhì)量不達(dá)標(biāo)
職業(yè)學(xué)校的人才數(shù)量和質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，嚴(yán)重地制約了檔案管理水平的發(fā)展。許多檔案管理人員由其他部門(mén)人員兼職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理的水平較低，專業(yè)水平參差不齊，對(duì)檔案的管理和分類等各不相同，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理的水平標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，由于學(xué)校撥給的經(jīng)費(fèi)不足，檔案管理人員的數(shù)量始終無(wú)法滿足標(biāo)準(zhǔn)，形成了一個(gè)惡性循環(huán)。
3加強(qiáng)職業(yè)教育學(xué)校檔案管理的措施
檔案是學(xué)校的寶貴資源，是維持學(xué)校發(fā)展的重要保障。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視水平，主要方法包括：
①學(xué)校高層管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案管理納入學(xué)校的日常活動(dòng)中，潛移默化地影響學(xué)校的員工；
②學(xué)校應(yīng)當(dāng)安排專門(mén)的人員對(duì)檔案室進(jìn)行管理和打掃，所有的人員應(yīng)當(dāng)清楚地了解自己的工作流程和職責(zé)；
③將學(xué)校檔案管理水平作為相關(guān)部門(mén)的考核和評(píng)判內(nèi)容；
④學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期組織對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的水平和素質(zhì)。
3.2制定科學(xué)和完善的檔案管理制度
制定科學(xué)和完善的檔案管理制度，是保障檔案管理有條不紊發(fā)展的前提，主要方法包括：
①設(shè)立獨(dú)立的檔案管理室，嚴(yán)格按照防火、通風(fēng)、防潮和防霉的條件進(jìn)行打掃和布置，配齊管理設(shè)施和設(shè)備，確保管理水平達(dá)標(biāo)；
②建立系統(tǒng)的管理規(guī)章制度，規(guī)范每位管理人員的職責(zé)，以卻把責(zé)任到人，出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)，可以第一時(shí)間進(jìn)行預(yù)后的管理。
3.3提高檔案管理人員的基本素質(zhì)
提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，是提高檔案管理水平的重要保障，主要方法包括：
①定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核和培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)的能力，規(guī)范檔案管理的水平；
②對(duì)于出現(xiàn)重大管理事故的員工，進(jìn)行停崗培訓(xùn)，直到操作水平達(dá)標(biāo)后方可上崗工作等。
3.4使用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)
學(xué)校應(yīng)當(dāng)配有現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，為檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展提供基礎(chǔ)，主要措施包括：
①使用信息化的管理操作系統(tǒng)，全面和科學(xué)地對(duì)檔案進(jìn)行保存和分類，能夠快速地查詢檔案信息；
②配有完善的打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等各項(xiàng)信息化設(shè)備，保障檔案的快速錄入和管理等。
4結(jié)論
成人教育包括的形式非常多，例如夜大、函授、電大等，檔案的內(nèi)容包括學(xué)籍卡、錄取表、在校學(xué)生名冊(cè)登記、成績(jī)單、學(xué)籍材料、畢業(yè)證書(shū)等。成人教育學(xué)籍管理有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，其學(xué)制發(fā)展比較晚，但是辦學(xué)形式多樣，這是與普通全日制高校的區(qū)別。成人教育的生源構(gòu)成比較雜亂，在學(xué)籍統(tǒng)一管理上有一定的難度。個(gè)別機(jī)構(gòu)對(duì)于成人教育學(xué)籍檔案管理不夠重視，在相關(guān)的規(guī)章制度、管理模式確立方面也不夠健全，導(dǎo)致當(dāng)下的學(xué)籍檔案管理存在很多問(wèn)題。成人教學(xué)的學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間各方面考察、記錄、綜合評(píng)定的根據(jù)，具有一定的參考價(jià)值，無(wú)論在日后的擇業(yè)、學(xué)歷證明等方面，都有重要作用。因此，學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作十分關(guān)鍵。
二、成人教育學(xué)籍管理存在問(wèn)題
1.學(xué)籍檔案管理意識(shí)淡薄
我國(guó)早在20世紀(jì)60年代，便開(kāi)始發(fā)展成人教育，當(dāng)時(shí)的社會(huì)發(fā)展不健全，成人教育的體系并不完善，無(wú)論是師資力量還是專業(yè)設(shè)置水平都比較低，對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作也不夠重視，很多具有參考價(jià)值的檔案類型沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)的管理。由于重視程度不夠，檔案管理的經(jīng)費(fèi)不足，積壓的材料過(guò)多，檔案部門(mén)沒(méi)有及時(shí)整理學(xué)生的檔案材料，甚至導(dǎo)致材料的丟失，這都為日后的管理帶來(lái)了很多困難，影響管理水平的進(jìn)一步提升。因此，只有提高對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，才能鼓勵(lì)工作人員更好地做好檔案管理工作。
2.檔案管理者的業(yè)務(wù)水平參差不齊
成人教育學(xué)籍檔案管理者的工作內(nèi)容比較繁雜，加上檔案材料的不斷累積，檔案管理者水平參差不齊，一些業(yè)務(wù)水平較差的管理者，在檔案整理過(guò)程中，出現(xiàn)文件材料的歸檔混亂的情況，導(dǎo)致學(xué)生的檔案中缺少一些重要的材料，這都為學(xué)生在擇業(yè)、學(xué)歷證明以及出國(guó)材料準(zhǔn)備中個(gè)，帶來(lái)很多困難。學(xué)籍檔案的內(nèi)容較多，如果分類不合理，很容易導(dǎo)致材料的丟失、雜亂，不利于后期的整理，這些都與學(xué)籍檔案管理者的業(yè)務(wù)水平緊密相關(guān)。
三、優(yōu)化成人教育學(xué)籍管理的措施分析
1.強(qiáng)化成人教育學(xué)籍檔案管理的意識(shí)
優(yōu)化成人教育學(xué)籍管理，首先要重視學(xué)籍檔案管理，強(qiáng)化從業(yè)人員的管理意識(shí)。盡管成人教育的檔案相比于普通高校而言，利用率比較低，但是管理者也要充分重視檔案整理工作，對(duì)于材料、文件、組卷合理分類，按照一定的規(guī)格統(tǒng)一管理。如果在檔案上出現(xiàn)信息的錯(cuò)誤，直接影響全校的檔案材料的準(zhǔn)確性，不利于成人教育檔案的自身參考價(jià)值。因此，要通過(guò)多種宣傳形式，提高管理者的意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，明確自己的職責(zé)，不斷提高自己的能力，使檔案管理工作更加科學(xué)高效。
2.提高學(xué)籍檔案管理者的業(yè)務(wù)水平
在一些學(xué)校內(nèi)部，檔案管理人員主要為兼職的形式，缺少專業(yè)性，導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平參差不齊，管理質(zhì)量也千差萬(wàn)別。因此，成人教育的學(xué)籍檔案管理者要不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平，學(xué)?？墒情_(kāi)展相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是對(duì)于檔案的整理、歸類、歸檔方面，進(jìn)行系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的基本職業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而優(yōu)化檔案管理內(nèi)容。除此之外，還可以開(kāi)展研討會(huì)、座談會(huì)，對(duì)于檔案工作進(jìn)行共同探討。當(dāng)今我國(guó)已經(jīng)逐步進(jìn)入信息化社會(huì)，各個(gè)領(lǐng)域都朝向數(shù)字化、信息化發(fā)展，因此也要重視檔案管理的信息化，對(duì)于管理者進(jìn)行計(jì)算機(jī)的培訓(xùn)，提高管理的效率。
四、結(jié)束語(yǔ)
促進(jìn)文化水平的提升。檔案管理的水平代表著我國(guó)的文化素質(zhì)建設(shè)，檔案的管理有多種方式，在政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面都有所涉及，并且也體現(xiàn)了我國(guó)優(yōu)秀的文化。檔案記載了我國(guó)悠久的歷史文化，并且為檔案的未來(lái)管理也提供了新的方向，并且檔案中記載的文化也更加可靠。采用科學(xué)化的管理檔案能夠促進(jìn)我國(guó)的文化水平建設(shè)，使得檔案的價(jià)值得以彰顯。
二、提升檔案科學(xué)化管理水平的路徑
（一）轉(zhuǎn)變管理理念
想要采用科學(xué)化的管理手段，就需要改變傳統(tǒng)的管理思想，充分的認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)管理的不足，了解科學(xué)化管理的重要性，從而樹(shù)立起科學(xué)化檔案管理的觀念。只有管理理念轉(zhuǎn)變，才能從根本上進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。采用科學(xué)化的管理，首先需要進(jìn)行一定的資金投入，進(jìn)行檔案室和管理設(shè)備的重建，并且開(kāi)發(fā)使用軟件設(shè)備管理。加大檔案管理使用的設(shè)備和軟件投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，從而保證檔案管理的高效性。積極的開(kāi)發(fā)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，從而節(jié)約檔案管理的時(shí)間。
（二）轉(zhuǎn)變管理方式
傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動(dòng)時(shí)才會(huì)進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不使用于現(xiàn)代化的方案管理。在開(kāi)展科學(xué)化的檔案管理時(shí)，需要加大對(duì)檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務(wù)。檔案的管理不單單要進(jìn)行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見(jiàn)效，從而提升科學(xué)化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學(xué)化管理模式的運(yùn)用，在企業(yè)單位中加強(qiáng)計(jì)算機(jī)建設(shè)，發(fā)揮科學(xué)化管理的作用，充分的發(fā)揮檔案的存儲(chǔ)空間。
（三）提升管理人員素質(zhì)
提升科學(xué)化檔案管理水平的重要任務(wù)之一，就是提升管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接決定了管理的效果?，F(xiàn)代化的檔案管理任務(wù)重，管理程序復(fù)雜，需要檔案管理的人員具有優(yōu)秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學(xué)化管理的技術(shù)等，比如利用計(jì)算機(jī)來(lái)整理檔案，對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和歸檔等。對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理等，在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要對(duì)管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，提升其管理能力，從而促進(jìn)檔案科學(xué)化管理的發(fā)展。
（四）健全科學(xué)化檔案管理制度
每個(gè)單位的內(nèi)部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結(jié)和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責(zé)任化制度，符合科學(xué)化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責(zé)任和任務(wù)，并且實(shí)行互相監(jiān)督，多方面的進(jìn)行檔案管理。在建立制度時(shí)需要以國(guó)家法律、政府要求作為基本的規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)格的執(zhí)行管理制度，使得科學(xué)化的檔案管理順利發(fā)展。
三、結(jié)語(yǔ)