時(shí)間：2023-02-28 15:33:02
導(dǎo)語(yǔ)：在工程檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)含
檔案信息化的內(nèi)容包括狹義上的信息化和廣義上的信息化兩個(gè)方面:狹義上的信息化，即檔案自身內(nèi)容的信息化；廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。這兩個(gè)方面的目標(biāo)相互聯(lián)系，相互促進(jìn)，因?yàn)?，檔案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案信息資源，必然與社會(huì)發(fā)生普遍聯(lián)系，與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成廣義上的檔案信息化。
二、改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程
檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實(shí)改進(jìn)檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級(jí)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)著力思考和著手解決的問(wèn)題。
1.拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會(huì)大眾提供服務(wù)。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅(jiān)持檔案為社會(huì)大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，改變過(guò)去那種重保管輕利用，片面強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價(jià)值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開(kāi)放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對(duì)狹窄的局面；揭開(kāi)檔案神秘的外衣，將廣大的社會(huì)公眾迎進(jìn)檔案室的大門。
近些年來(lái)，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過(guò)去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時(shí)，切實(shí)掌握相應(yīng)的專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技能，從檔案實(shí)體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級(jí)檔案部門，更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代所需，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會(huì)大眾提供檔案服務(wù)上來(lái)。
2.提高檔案信息管理水平
隨著先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進(jìn)，計(jì)算機(jī)管理軟件為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計(jì)算機(jī)管理在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用管理過(guò)程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中一筆巨大的文化財(cái)富。檔案管理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但可為社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個(gè)不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對(duì)性地進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過(guò)軟件的整合和開(kāi)發(fā)利用，形成對(duì)檔案電子文件功能的有益積累和對(duì)檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。
3.加強(qiáng)工程檔案信息管理
工程建設(shè)的過(guò)程是工程檔案的形成過(guò)程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來(lái)實(shí)施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無(wú)疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的全面和準(zhǔn)確。利用計(jì)算機(jī)對(duì)工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進(jìn)行校對(duì)。
用于記錄工程的整個(gè)壽命周期內(nèi)所形成的具備保存價(jià)值的文字、圖象、聲像等資料即為工程檔案，而工程檔案管理也是貫穿于水利工程壽命的始終，是水利工程建設(shè)中不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。對(duì)水利工程檔案管理對(duì)水利工程質(zhì)量的影響做深入的研究，不論是對(duì)提高工程質(zhì)量評(píng)價(jià)的效力方面，還是對(duì)增強(qiáng)水利工程的安全保障方面，乃至使水利工程興利除害的功能得到完全發(fā)揮的方面都具有頗為深刻的意義。
一、水利工程檔案管理對(duì)提升水利工程質(zhì)量的保障作用
水利工程檔案是水利工程的有機(jī)組成部分，也是對(duì)水利工程建設(shè)施工質(zhì)量最直觀的反映，水利工程檔案管理對(duì)水利工程質(zhì)量的控制有至關(guān)重要的影響。水利工程檔案管理貫穿于水利工程的調(diào)研立項(xiàng)、建設(shè)審批、勘察設(shè)計(jì)、運(yùn)行管理等各個(gè)階段。從某種角度上來(lái)講，檔案管理是水利工程的伴生物。從法律的層面上來(lái)講，水利工程的檔案是國(guó)家檔案組成的一部分，對(duì)水利工程的檔案進(jìn)行管理實(shí)際是國(guó)家檔案管理法律法規(guī)所賦予的職能，因而在操作上，水利工程的檔案管理具備較為明顯的強(qiáng)制性，且由于水利工程建設(shè)與行政管理部門的職能的不斷融合，其管理管理的強(qiáng)制性也體現(xiàn)出較強(qiáng)的行政色彩。簡(jiǎn)而言之，水利工程檔案管理工作是給該工程獲得行政許可的前提和基礎(chǔ)，是水利工程得以施工的必要條件；同時(shí)當(dāng)水利工程進(jìn)入竣工審查階段時(shí)，水利工程的檔案管理也是其竣工審核的一部分。國(guó)家水利部門曾出臺(tái)有關(guān)文件，明確規(guī)定各水利工程需建立專門工程檔案驗(yàn)收項(xiàng)目，不得對(duì)工程檔案驗(yàn)收不合格的水利工程項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收。另外，就水利工程檔案的驗(yàn)收事項(xiàng)，包括國(guó)家檔案局和國(guó)家發(fā)改委在內(nèi)的多個(gè)部分也做出了相關(guān)的規(guī)定。且建設(shè)部門和樹(shù)立部門在進(jìn)行行政執(zhí)法檢查時(shí)，水利工程檔案管理也被列為檢查的重點(diǎn)項(xiàng)目。因此，由此來(lái)看，水利工程檔案管理是促進(jìn)優(yōu)質(zhì)水利工程實(shí)現(xiàn)的重要舉措。
二、提升水利工程檔案管理的對(duì)策
1、強(qiáng)化資料收集，把好第一道關(guān)口
文件資料收集工作是水利工程檔案管理工作中頗為繁雜的一項(xiàng)工作看似毫無(wú)頭緒，但只要在思想上做到高度的重視，并能夠掌握相對(duì)科學(xué)的收集方法，就必定能夠事半功倍，使工作效率得到切實(shí)的提升。且文件資料收集工作同時(shí)也是水利工程檔案管理中的基礎(chǔ)工作，可謂水利工程檔案管理的第一道關(guān)口，做好該項(xiàng)工作，對(duì)水利工程檔案管理工作質(zhì)量的提升有非常重要的意義。因此，我們無(wú)比要加強(qiáng)水利工程檔案管理的資料收集工作，打好水利工程檔案管理的基礎(chǔ)。首先，要進(jìn)行追蹤收集，由檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)深入現(xiàn)場(chǎng)詢問(wèn)和了解工程進(jìn)度，及時(shí)掌握水利工程建設(shè)信息，同時(shí)對(duì)技術(shù)部門的信息資料收集工作進(jìn)行有針對(duì)性的指導(dǎo)和督促；在降低文件資料檔案收集成本時(shí)，提高檔案收集的效率。其次，水利工程通常都會(huì)分幾個(gè)階段，尤其是大型或跨年度的水利工程，其檔案管理、文件資料收集不僅繁瑣，也涉及眾多的人力、物力，因此為方便資料的收集、管理，檔案人員可分階段收集，強(qiáng)化催收的力度，盡可能的避免原始檔案材料的缺失，以保證檔案的連續(xù)、完整。第三，水利工程的檔案管理是強(qiáng)制性的工作，因此在文件資料收集中也要清楚認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，明確收集的強(qiáng)制性，強(qiáng)化資料收集的規(guī)范性與約束力，保證檔案資料不會(huì)因人為因素而流失。
2、強(qiáng)化人員素質(zhì)，加大管理的投入
隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)水利工程的質(zhì)量要求也在不斷提高，因此水利工程檔案管理的難度也隨之提升。在這樣的情況下，提升水利工程檔案管理人員的素質(zhì)顯得尤為必要。且從某種程度上來(lái)講，人的進(jìn)步，是管理質(zhì)量提升的基礎(chǔ)。因此為適應(yīng)當(dāng)前水利工程檔案管理工作的要求，我們必須培養(yǎng)和打造出一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。首先，建立定期培訓(xùn)制度，對(duì)專職以及兼職的檔案管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，以專業(yè)的檔案管理知識(shí)技能培訓(xùn)為重點(diǎn)，結(jié)合在在建水利工程以及工程中可能形成的文件資料或有保存意義的檔案管理辦法做詳細(xì)的講解。確保檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平。其次，加大對(duì)水利工程檔案管理的投入，依托現(xiàn)有的環(huán)境、條件，加大對(duì)檔案管理各有關(guān)方面的投入力度，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。
3、強(qiáng)化檔案管理，落實(shí)崗位責(zé)任制
鑒于水利工程檔案管理在水利工程整體運(yùn)作中的地位和重要性，為保證水利工程檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)水利工程整體質(zhì)量的提升，水利工程建設(shè)管理部門的單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理予以高度的重視，不斷強(qiáng)化檔案管理，落實(shí)崗位責(zé)任制，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)，落實(shí)專門的檔案管理人員。樹(shù)立全體檔案管理意識(shí)，以保證水利工程檔案管理的高效高質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作的正常開(kāi)展。
三、結(jié)語(yǔ)
一、工程勘察檔案的特點(diǎn)
（一）組成的成套性
勘察單位以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目作為勘察工作對(duì)象，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的勘察程序，一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)律地開(kāi)展勘察工作。一項(xiàng)工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁(yè)文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點(diǎn)所制約。
（二）形成的階段性
根據(jù)勘察工作的基本程序，一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過(guò)勘察準(zhǔn)備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個(gè)階段。前一階段勘察工作沒(méi)有完成，不得開(kāi)展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動(dòng)之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分，因此，每個(gè)勘察階段各個(gè)專業(yè)的勘察活動(dòng)分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。
（三）內(nèi)容的專業(yè)性
一項(xiàng)工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開(kāi)展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項(xiàng)工程的勘察技術(shù)資料其形成過(guò)程是多學(xué)科、多專業(yè)的協(xié)同過(guò)程。因此，工程勘察檔案在分類、編號(hào)、編制檢索工作時(shí)，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標(biāo)號(hào)結(jié)構(gòu)層次時(shí)，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識(shí)別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。
（四）貯存的空間需求性
工程勘察具有唯一性的特點(diǎn)，每一個(gè)項(xiàng)目的勘察資料都是一個(gè)獨(dú)立檔案項(xiàng)目。因此，在勘察技術(shù)活動(dòng)中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點(diǎn)。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫(kù)房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動(dòng)檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動(dòng)的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項(xiàng)目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計(jì)和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對(duì)內(nèi)可參考借鑒，對(duì)外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變封閉性為開(kāi)放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。
（六）使用價(jià)值的時(shí)效性
工程勘察檔案用于工程項(xiàng)目第一次實(shí)現(xiàn)使用價(jià)值以后，還會(huì)多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價(jià)值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時(shí)間越長(zhǎng)其查閱率就越低。可見(jiàn)，工程勘察檔案的使用價(jià)值具有一定的時(shí)效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫(kù)房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定，將使用價(jià)值不大，不常查用的檔案置于“冷庫(kù)”或適當(dāng)減少庫(kù)存份數(shù)。工程勘察檔案的特點(diǎn)是由勘察活動(dòng)的規(guī)律所決定的，認(rèn)識(shí)并掌握這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。
二、當(dāng)前的勘察工程檔案管理
當(dāng)前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅(jiān)實(shí)后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問(wèn)題和不可推卸的責(zé)任。
（一）標(biāo)準(zhǔn)化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ)
當(dāng)前，對(duì)工程勘察檔案管理提出標(biāo)準(zhǔn)化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時(shí)，為工程監(jiān)督管理人員對(duì)各設(shè)計(jì)、施工單位進(jìn)行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。
（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全
勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對(duì)已收集的檔案資料進(jìn)行鑒定、補(bǔ)充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場(chǎng)，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過(guò)程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時(shí)根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員核對(duì)是否同施工現(xiàn)場(chǎng)相符，不相符的及時(shí)查明原因。如資料缺失不全，確實(shí)需要增補(bǔ)，應(yīng)及時(shí)通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準(zhǔn)確、完整。
（三）圖紙、資料的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔
當(dāng)前，對(duì)工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過(guò)時(shí)的觀念，要以高效、準(zhǔn)確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個(gè)方面工作：
一是建立起以辦公自動(dòng)化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開(kāi)發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計(jì)算機(jī)，以便準(zhǔn)確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。
二是要對(duì)現(xiàn)有檔案認(rèn)真進(jìn)行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點(diǎn)，更加嚴(yán)格、科學(xué)地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對(duì)歷史檔案進(jìn)行清理，對(duì)號(hào)入座。清理的同時(shí)要盡可能地進(jìn)行完善，填補(bǔ)相關(guān)資料。
三是要不斷豐富補(bǔ)充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點(diǎn)，有意識(shí)地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動(dòng)化、形象化。
（四）建立勘察工程檔案員崗位責(zé)任制
關(guān)健詞:水利工程 檔案管理 淺議
■一、建立工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制,形成覆蓋工程建設(shè)各個(gè)方面的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系
檔案收集工作是檔案取得和積累的一種手段,在整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中處于一個(gè)重要的地位,收集及時(shí)就會(huì)形成檔案的完整性與系統(tǒng)性,就可以為開(kāi)發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造良好的條件。水利工程具有投資規(guī)模大、技術(shù)含量高、工期長(zhǎng)、質(zhì)量要求高等特點(diǎn),如何保證工程建設(shè)過(guò)程中資料的系統(tǒng)收集、連續(xù)完整及真實(shí)有效呢?一是應(yīng)從加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)力度著手,按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則,統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。二是各施工標(biāo)段的現(xiàn)場(chǎng)檔案室建立,對(duì)項(xiàng)目的招標(biāo)、合同簽訂、工藝技術(shù)論證、方案確定、施工組織、設(shè)備到貨驗(yàn)收、資料整理收集等方面進(jìn)行管理,形成工程資料收、發(fā)、轉(zhuǎn)、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作,這樣從組織機(jī)構(gòu)上就形成了一個(gè)專、兼職檔案資料收集的網(wǎng)絡(luò)體系,保證檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行,確保了工程資料的完整收集,避免了工程資料收集上的疏漏。
■二、強(qiáng)化檔案全過(guò)程管理,提高項(xiàng)目建設(shè)工程檔案的編制質(zhì)量
工程項(xiàng)目檔案涉及面廣,貫穿于工程全過(guò)程,要認(rèn)識(shí)到做好檔案工作,不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù),也是為歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。因此,在全過(guò)程管理中,按照《檔案法》和《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》(水辦[2005]480號(hào))、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》(水辦[2008]366號(hào))的有關(guān)規(guī)定,力求工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用,為竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建服務(wù)。
首先,要樹(shù)立檔案質(zhì)量管理意識(shí),提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的編制質(zhì)量。資料收集齊全后,應(yīng)根據(jù)工程檔案管理辦法的要求,對(duì)工程資料進(jìn)行分類歸卷。具體要做好這樣幾個(gè)方面的工作:第一,做好卷內(nèi)材料的審查與剔除,保證入庫(kù)工程檔案既完整、準(zhǔn)確、又不重復(fù)、冗瑣。包括檢查歸卷資料是否準(zhǔn)確、內(nèi)容是否正確(如填表是否符合規(guī)范要求,簽字、印章手續(xù)是否完善,是否有保存價(jià)值等)、排列順序是否符合檔案整理要求、有無(wú)重復(fù)歸卷等。第二,案卷整理。這項(xiàng)工作包括標(biāo)注卷內(nèi)材料的頁(yè)碼,編寫卷內(nèi)目錄和備考表,編寫檔案目錄,編制案卷封面和案卷脊背。第三,案卷統(tǒng)計(jì)與鑒定。一是按照每個(gè)單位工程對(duì)案卷的數(shù)量、文字材料的頁(yè)數(shù)、插圖、竣工圖等進(jìn)行統(tǒng)計(jì),二是按照文件要求對(duì)每個(gè)單位工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定。第四,注重案卷整理細(xì)節(jié)。一是資料分類歸檔中應(yīng)注意的細(xì)節(jié)。如:誰(shuí)形成的資料誰(shuí)負(fù)責(zé)的管理制度,案卷材料應(yīng)按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度進(jìn)行排列,根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn),各年度各工程進(jìn)行綜合歸檔,避免各單位工程之間資料的重復(fù)等。二是檔案目錄編制應(yīng)注意的細(xì)節(jié)。比如檔案目錄順序應(yīng)按年度小類代號(hào)進(jìn)行排列,在每一年度小類中按單位工程代號(hào)進(jìn)行排列。案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、概括、準(zhǔn)確。編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)檔案材料的形成單位或主要負(fù)責(zé)單位,施工檔案編制單位為施工企業(yè)名稱。編制日期填寫案卷內(nèi)材料的形成日期或起止日期。保管期限與密級(jí)。按工程檔案管理要求填寫。三是卷內(nèi)目錄編制應(yīng)注意的細(xì)節(jié)。應(yīng)注意順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期文號(hào)、頁(yè)號(hào)等的編寫。由此而形成的的檔案資料均為一式六卷,其中原件一卷,復(fù)印件五卷,形成永久檔案,為積累直接科技經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行儲(chǔ)備、為科學(xué)研究提供參考價(jià)值、提供技術(shù)交流依據(jù)。因此,檔案管理人員應(yīng)盡可能地利用光盤、膠卷、實(shí)物等多種形式,盡量全面、系統(tǒng)地記錄工程建設(shè)中的真實(shí)畫面,展現(xiàn)建設(shè)過(guò)程中的風(fēng)采,保證資料的原始性、完整性、真實(shí)性。
其次,注重實(shí)效,健全完善保證措施。工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程,從項(xiàng)目的提出、設(shè)計(jì)到施工、驗(yàn)收,檔案一直處于活躍的狀態(tài),直至驗(yàn)收以后,才能相對(duì)穩(wěn)定。工程項(xiàng)目檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過(guò)程,一旦工程出了問(wèn)題,或交工后,需要改建、擴(kuò)建,檔案資料就會(huì)成為寶貴的信息資源。搞好工程檔案管理,僅靠檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,首先應(yīng)從制度管理入手,從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行相對(duì)制約,做到工程驗(yàn)收與檔案檢查、交付驗(yàn)收同步進(jìn)行。如:在工程付款、竣工驗(yàn)收、工程決算等環(huán)節(jié)上加以約束。把工程建設(shè)資料收集、歸檔及時(shí)作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質(zhì)保金的一個(gè)重要條件。只有在工程檔案資料齊全的情況下才可以辦理相關(guān)工程決算、工程款支付等相關(guān)手續(xù),否則不予辦理,只有這樣才能保證資料系統(tǒng)入庫(kù),規(guī)范整理。
Abstract: Paper based on filing of hydropower projects documents and its basic demand are simply introduced, together with the practice of filing the relevant documents of the project, both in paper and electronic form, which ensure the completeness, systematization, accuracy, and traceability of the hydropower projects documents. At last, some understanding and experience are discussed according to the fact.
關(guān)鍵詞： 水電工程；文件資料；歸檔管理
Key words: hydroelectric engineering；documentations；filing management
中圖分類號(hào)：TV7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4311（2012）09-0059-01
0引言
從事水電工程設(shè)計(jì)的企業(yè)工程項(xiàng)目周期長(zhǎng)，相關(guān)的文字報(bào)告、圖紙數(shù)量多，信息量大，對(duì)這些信息及時(shí)進(jìn)行歸檔管理，以免造成遺漏和缺項(xiàng)，保證水電工程資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和可追溯性。
1紙質(zhì)檔案與電子檔案
隨著計(jì)算機(jī)的普及，檔案由過(guò)去單一的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式。紙質(zhì)檔案與電子檔案相比具有自身的優(yōu)點(diǎn)，它可以作為檔案的原件，發(fā)揮著重要的法律憑證作用，因此不僅需要?dú)w檔，而且還需要對(duì)之進(jìn)行必要的整理，以便與電子文檔相互呼應(yīng)，更好地保管和利用，進(jìn)一步有效地發(fā)揮紙質(zhì)文檔的作用。現(xiàn)階段水電工程項(xiàng)目的文檔仍以簽閱為準(zhǔn)，在簽閱過(guò)程中體現(xiàn)了各級(jí)人員的設(shè)計(jì)意圖、思想等，是設(shè)計(jì)過(guò)程的真實(shí)寫照。
1.1 紙質(zhì)文件的歸檔具有原始憑證價(jià)值，但紙質(zhì)檔案與電子檔案相比，缺點(diǎn)也相當(dāng)明顯。①紙質(zhì)檔案占用空間大，隨著近年來(lái)水電工程項(xiàng)目的增多，需歸檔管理的紙質(zhì)文件材料越來(lái)越多，這些文件材料占用大量的空間。②查詢難，水電工程項(xiàng)目一個(gè)重要特點(diǎn)就是經(jīng)驗(yàn)性強(qiáng)，需借鑒類似工程項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，避免犯同樣的錯(cuò)誤，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行查詢相對(duì)困難，而電子檔案在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)幾秒鐘之內(nèi)就能找到你想要的文件。③整理工作量大，對(duì)各個(gè)工程項(xiàng)目的直至歸檔文件材料整理，檢查是否有缺漏，編制索引目錄，是一個(gè)相當(dāng)繁瑣和浩大的工程。④利用率不高，耗費(fèi)大量的人力、物力的整理出來(lái)的檔案，存在查找效率低下，準(zhǔn)確率較差，這些因素嚴(yán)重制約了檔案信息資源的有效利用。
1.2 電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，存在比較明顯的優(yōu)點(diǎn)，電子檔案保存不占庫(kù)房的空間，查詢方便、快捷，但與紙質(zhì)檔案相比也存在自身無(wú)法克服的局限性，包括有電子產(chǎn)品的依賴性，存儲(chǔ)介質(zhì)的風(fēng)險(xiǎn)性，原始數(shù)據(jù)的合法性和電子文件保密性等缺陷。
2水電工程歸檔資料的要求
2.1 歸檔是檔案工作的基礎(chǔ)，為檔案工作提供工作內(nèi)容和素材，因此，歸檔資料必須具有完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和可追溯性。
2.2 收集資料是檔案工作的起點(diǎn)，一個(gè)工程項(xiàng)目在完成或告一段落以后，必須將所形成的工程和技術(shù)文件材料加以系統(tǒng)整理，保管單位填寫保管期限，注明密級(jí)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審查后，及時(shí)歸檔，為了保證歸檔資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和可追溯性，要求在規(guī)定過(guò)程中的各級(jí)人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保歸檔資料的“四性”。
①設(shè)計(jì)人員將設(shè)計(jì)過(guò)程中的校審單和原稿收集，對(duì)照校審意見(jiàn)修改設(shè)計(jì)產(chǎn)品。并對(duì)校審意見(jiàn)提出自己的書面處理措施，最后將原稿和校審意見(jiàn)交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人校對(duì)后交與部門秘書。②部門秘書將收集好的歸檔資料，進(jìn)行相應(yīng)的檢查工作，卷內(nèi)是否有缺頁(yè)、三級(jí)校審表是否填寫到位、報(bào)告是否有不符合的色筆改報(bào)告、簽字頁(yè)是否有漏簽等現(xiàn)象，如有問(wèn)題及時(shí)更正，移交檔案室人員手中等待驗(yàn)收，此時(shí)的整理工作暫時(shí)告一段落。③檔案人員要經(jīng)常督促部門秘書做好收集工作，不要出現(xiàn)漏歸、缺文的現(xiàn)象，由于工程項(xiàng)目一般持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，因此歸檔資料收集工作時(shí)間也較長(zhǎng)。
3水利工程的歸檔管理的新探索
水電工程項(xiàng)目在體系運(yùn)行與實(shí)際工作結(jié)合方面開(kāi)展了大量工作，內(nèi)、外審及管理評(píng)審均有效實(shí)施，按照“質(zhì)量管理體系”文件的認(rèn)真執(zhí)行，體系運(yùn)行在質(zhì)量管理方面取得了顯著成績(jī)。結(jié)合工作實(shí)際，在文檔管理工作方面有以下幾點(diǎn)體會(huì)。
3.1 充分認(rèn)識(shí)電子文檔的重要性，加強(qiáng)電子文檔的歸檔管理，做到紙質(zhì)文檔和電子文檔一并歸檔管理。紙質(zhì)文檔歸檔工作雖然繁瑣，但由于其原始性和憑證性，必須加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文檔的管理工作，另一方面由于電子文檔的方便快捷，利用計(jì)算機(jī)檢索功能強(qiáng)大，方便查找。因此，電子文檔的歸檔工作也同樣重要。
3.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高與文檔管理工作中各相關(guān)人員的重視，其中領(lǐng)導(dǎo)的支持是搞好文檔管理的必備條件。領(lǐng)導(dǎo)重視，在人力、物力和財(cái)力方面給予支持，文檔處理后歸檔就會(huì)快速、及時(shí)，文件丟失現(xiàn)象就會(huì)減少。對(duì)于文檔管理工作各相關(guān)人員的進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們對(duì)文檔管理工作的重視，積極主動(dòng)地進(jìn)行歸檔，有利于文檔管理工作的開(kāi)展。
3.3 提高文檔管理人員的自身素質(zhì)，水電工程檔案管理人員不僅要認(rèn)真自覺(jué)地學(xué)習(xí)并掌握檔案管理業(yè)務(wù)理論和知識(shí)技能，而且要在工作時(shí)間中加強(qiáng)學(xué)習(xí)工程建設(shè)知識(shí)，虛心向工程技術(shù)人員請(qǐng)教，了解掌握工程項(xiàng)目的總體規(guī)劃和安排，積極介入工程的有關(guān)活動(dòng)，及時(shí)收集工程各個(gè)階段的檔案資料，變被動(dòng)工作為主動(dòng)服務(wù)。同時(shí)，要積極學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的國(guó)內(nèi)外水電工程建設(shè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和手段，熟練掌握并不斷提高檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，結(jié)合工程建設(shè)的實(shí)際情況，采用現(xiàn)代辦公手段，整理出完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案，為水電工程建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量。
3.4 制定措施，形成文件，促進(jìn)文檔的歸檔管理工作。各生產(chǎn)處室的每項(xiàng)工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，對(duì)其在生產(chǎn)活動(dòng)中所形成的文件材料都要?dú)w檔，工程竣工后一個(gè)月內(nèi)，檔案員主動(dòng)與工程負(fù)責(zé)人密切配合，督促檢查、指導(dǎo)、協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好歸檔文件的整理和立卷工作。把檔案歸檔工作作為年終考核目標(biāo)，凡沒(méi)有歸檔、沒(méi)有檔案室驗(yàn)收蓋章項(xiàng)目，不能結(jié)算產(chǎn)值，不能參加評(píng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)。
4結(jié)語(yǔ)
工程檔案已形成制度化，上下重視，杜絕了以前項(xiàng)目竣工后拖拖拉拉和為個(gè)人使用方便而不歸檔現(xiàn)象。在設(shè)計(jì)任務(wù)書下達(dá)計(jì)劃同時(shí)，提出歸檔要求；檢查計(jì)劃進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料形成情況；評(píng)審鑒定成果的同時(shí)驗(yàn)收檔案材料；上報(bào)和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果需檔案室同時(shí)出具專題歸檔情況證明，使水電工程檔案歸檔材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，案卷質(zhì)量完全符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
第二條本辦法適用于城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)地下管線工程檔案的管理。
本辦法所稱城市地下管線工程，是指城市新建、擴(kuò)建、改建的各類地下管線（含城市供水、排水、燃?xì)?、熱力、電力、電信、工業(yè)等地下管線）及相關(guān)的人防、地鐵等工程。
第三條國(guó)務(wù)院建設(shè)主管部門對(duì)全國(guó)城市地下管線工程檔案管理工作實(shí)施指導(dǎo)、監(jiān)督。
省、自治區(qū)人民政府建設(shè)主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)城市地下管線工程檔案的管理工作，并接受國(guó)務(wù)院建設(shè)主管部門的指導(dǎo)、監(jiān)督。
縣級(jí)以上城市人民政府建設(shè)主管部門或者規(guī)劃主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)城市地下管線工程檔案的管理工作，并接受上一級(jí)建設(shè)主管部門的指導(dǎo)、監(jiān)督。
城市地下管線工程檔案的收集、保管。利用等具體工作，由城建檔案館或者城建檔案室（以下簡(jiǎn)稱城建檔案管理機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)。
各級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督。
第四條建設(shè)單位在申請(qǐng)領(lǐng)取建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，應(yīng)當(dāng)?shù)匠墙n案管理機(jī)構(gòu)查詢施工地段的地下管線工程檔案，取得該施工地段地下管線現(xiàn)狀資料。
第五條建設(shè)單位在申請(qǐng)領(lǐng)取建設(shè)工程規(guī)劃許可證時(shí)，應(yīng)當(dāng)向規(guī)劃主管部門報(bào)送地下管線現(xiàn)狀資料。
第六條在建設(shè)單位辦理地下管線工程施工許可手續(xù)時(shí)，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將工程竣工后需移交的工程檔案內(nèi)容和要求告知建設(shè)單位。
第七條施工單位在地下管線工程施工前應(yīng)當(dāng)取得施工地段地下管線現(xiàn)狀資料；施工中發(fā)現(xiàn)未建檔的管線，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通過(guò)建設(shè)單位向當(dāng)?shù)乜h級(jí)以上人民政府建設(shè)主管部門或者規(guī)劃主管部門報(bào)告。
建設(shè)主管部門、規(guī)劃主管部門接到報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)查明未建檔的管線性質(zhì)、權(quán)屬，責(zé)令地下管線產(chǎn)權(quán)單位測(cè)定其坐標(biāo)、標(biāo)高及走向，地下管線產(chǎn)權(quán)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)將測(cè)量的材料向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送。
第八條地下管線工程覆土前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的工程測(cè)量單位，按照《城市地下管線探測(cè)技術(shù)規(guī)程》（CJJ61）進(jìn)行竣工測(cè)量，形成準(zhǔn)確的竣工測(cè)量數(shù)據(jù)文件和管線工程測(cè)量圖。
第九條地下管線工程竣工驗(yàn)收前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)地下管線工程檔案進(jìn)行專向預(yù)驗(yàn)收。
第十條建設(shè)單位在地下管線工程竣工驗(yàn)收備案前，應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交下列檔案資料：
（一）地下管線工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖；
（二）地下管線竣工測(cè)量成果；
（三）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料（電子文件、工程照片、錄像等）。
城市供水、排水、燃?xì)?、熱力、電力、電訊等地下管線專業(yè)管理單位（以下簡(jiǎn)稱地下管線專業(yè)管理單位）應(yīng)當(dāng)及時(shí)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交地下專業(yè)管線圖。
第十一條建設(shè)單位向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交的檔案資料應(yīng)當(dāng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）的要求。
第十二條地下管線專業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)將更改、報(bào)廢、漏測(cè)部分的地下管線工程檔案，及時(shí)修改補(bǔ)充到本單位的地下管線專業(yè)圖上，并將修改補(bǔ)充的地下管線專業(yè)圖及有關(guān)資料向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。
第十三條工程測(cè)量單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交有關(guān)地下管線工程的1：500城市地形圖和控制成果。
對(duì)于工程測(cè)量單位移交的城市地形圖和控制成果，城建檔案管理機(jī)構(gòu)不得出售、轉(zhuǎn)讓。
第十四條城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)繪制城市地下管線綜合圖，建立城市地下管線信息系統(tǒng)，并及時(shí)接收普查和補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪所形成的地下管線成果。
城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依據(jù)地下管線專業(yè)圖等有關(guān)的地下管線工程檔案資料和工程測(cè)量單位移交的城市地形圖和控制成果，及時(shí)修改城市地下管線綜合圖，并輸入城市地下管線信息系統(tǒng)。
第十五條城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的管理制度，依法做好地下管線工程檔案的接收、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用和保密工作。
第十六條城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立地下管線工程檔案資料的使用制度，積極開(kāi)發(fā)地下管線工程檔案資源，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供服務(wù)。
第十七條建設(shè)單位違反本辦法規(guī)定，未移交地下管線工程檔案的，由建設(shè)主管部門責(zé)令改正，處1萬(wàn)元以上10萬(wàn)元以下的罰款；對(duì)單位直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員，處單位罰款數(shù)額5％以上10％以下的罰款；因建設(shè)單位未移交地下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，建設(shè)單位依法承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
第十八條地下管線專業(yè)管理單位違反本辦法規(guī)定，未移交地下管線工程檔案的，由建設(shè)主管部門責(zé)令改正，處1萬(wàn)元以下的罰款；因地下管線專業(yè)管理單位未移交地下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，地下管線專業(yè)管理單位依法承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
第十九條建設(shè)單位和施工單位未按照規(guī)定查詢和取得施工地段的地下管線資料而擅自組織施工，損壞地下管線給他人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任。
?藎水運(yùn)工程監(jiān)理檔案管理過(guò)程中存在的不足
檔案管理人員不固定，對(duì)檔案管理交接處存在漏洞。
對(duì)檔案管理的相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，對(duì)水運(yùn)工程監(jiān)理檔案的收集范圍不明確，文件收集不齊全。
對(duì)監(jiān)理檔案管理的基本要求不清楚，造成返工現(xiàn)象普遍。
水運(yùn)工程監(jiān)理文件材料整理系統(tǒng)性較差不能，層次不清，案卷與文件題名不能準(zhǔn)確反應(yīng)內(nèi)容。
監(jiān)理記錄完成不及時(shí)、不規(guī)范，不能真實(shí)反應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，監(jiān)理文件材料整理滯后。
監(jiān)理檔案管理過(guò)程中參建單位之間往來(lái)文件跟蹤管理不力，文件材料形成周期過(guò)長(zhǎng)。
?藎加強(qiáng)監(jiān)理檔案管理的工作措施
監(jiān)理單位要把信息管理作為確保工程建設(shè)投資、質(zhì)量、進(jìn)度目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的一種方法與工具。高度重視信息管理工作，從組織、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、合同方面采取相應(yīng)措施，事前、事中、事后嚴(yán)格控制檔案管理工作。
1、健全檔案管理組織體系，保證信息管理工作正常運(yùn)行。
監(jiān)理部成立后，設(shè)置檔案管理崗位，配備一名檔案管理工程師，專人專管，明確崗位工作職責(zé)，在總監(jiān)、副總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)監(jiān)理部資料的收集、整理、加工、存儲(chǔ)、傳遞、等工作。根據(jù)管理需要，制定檔案管理工作制度、信息管理工作流程。
監(jiān)理單位的文檔資料管理主要規(guī)定及流程：
監(jiān)理單位發(fā)送實(shí)行簽署制度，即發(fā)文至各方均要簽收。
建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位和施工單位向其他各方發(fā)文均需先向監(jiān)理報(bào)送，后由監(jiān)理簽署意見(jiàn)后分別發(fā)送至各方，各方簽署意見(jiàn)后再由監(jiān)理發(fā)送至各方。
監(jiān)理收文均實(shí)行簽署制度，即收文均需由專人簽收。
資料信息流程：規(guī)范建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位發(fā)文和監(jiān)理單位的文件簽發(fā)流程和存檔，并定期進(jìn)行檢查。
2、加強(qiáng)檔案管理知識(shí)與規(guī)范的學(xué)習(xí)，理論指導(dǎo)實(shí)踐。
監(jiān)理部總監(jiān)定期組織監(jiān)理人員學(xué)習(xí)監(jiān)理信息管理知識(shí)，學(xué)習(xí)國(guó)家及行業(yè)有關(guān)檔案管理方面的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理工作依據(jù)，使每個(gè)監(jiān)理人員了解監(jiān)理檔案資料的收集范圍與內(nèi)容，國(guó)家及行業(yè)對(duì)檔案的要求，并重視檔案的完整性、原始性、及時(shí)性積累控制，從技術(shù)上保證檔案管理的科學(xué)性、完整性、有效性。
監(jiān)理資料主要應(yīng)包括監(jiān)理記錄、監(jiān)理月報(bào)和監(jiān)理工作總結(jié)報(bào)告等，各類監(jiān)理資料具體包括的主要內(nèi)容應(yīng)滿足《水運(yùn)工程施工監(jiān)理規(guī)范》（JTJ216-2000）和《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）。
3、加強(qiáng)過(guò)程控制，暢通信息收集渠道、及時(shí)加工、處理，動(dòng)態(tài)控制工程建設(shè)目標(biāo)的進(jìn)展情況。
要求所有監(jiān)理人員做好監(jiān)理記錄，注重現(xiàn)場(chǎng)資料的收集，特別注意以下幾個(gè)方面工作：
建立健全監(jiān)理部的檔案目錄；
及時(shí)收集并歸檔各類文件；
對(duì)施工單位所應(yīng)提交和上報(bào)的文件進(jìn)行跟蹤；
對(duì)需要整改的文件及時(shí)整改并記錄整改內(nèi)容；
建立健全監(jiān)理工作各類臺(tái)帳；
按照文檔監(jiān)理實(shí)施細(xì)則的要求，保證各類文檔資料的正常高效流轉(zhuǎn)；
將質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定文件、隱蔽工程記錄、工程變更文件等文件作為檔案管理的重點(diǎn)。
4、與各方緊密聯(lián)系，定期溝通，取得港口質(zhì)監(jiān)站與業(yè)主檔案室的支持與指導(dǎo)，取得施工單位的密切配合。
及時(shí)了解業(yè)主與質(zhì)監(jiān)站對(duì)工程建設(shè)資料的要求與處理意見(jiàn)，參加質(zhì)監(jiān)站組織的質(zhì)量檢查，經(jīng)常組織各單位進(jìn)行檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流、互相檢查工作，始終重視對(duì)施工單位檔案資料管理工作的檢查，要求內(nèi)業(yè)、外業(yè)齊頭并進(jìn)。各分項(xiàng)、工序工程施工單位自檢資料不齊全的，不予驗(yàn)收、不允許進(jìn)入下道工序施工；施工單位上報(bào)的工程計(jì)量支付月報(bào)中，工程質(zhì)量控制資料不全、沒(méi)有現(xiàn)場(chǎng)照片的項(xiàng)目不予計(jì)量。
5、重視計(jì)算機(jī)輔助監(jiān)理工作，保證信息提供方便快捷。
對(duì)檔案資料按監(jiān)理目標(biāo)劃分為質(zhì)量控制信息、進(jìn)度控制信息、費(fèi)用控制信息和合同管理信息等進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)，檔案盒均貼上便于查找、分類的標(biāo)簽，每份入盒的資料及時(shí)更新目錄，及時(shí)輸入電腦數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，進(jìn)行統(tǒng)一、集中管理，信息管理工程師要定期檢查。
6、重視對(duì)檔案資料的事后管理，嚴(yán)把交工驗(yàn)收關(guān)，保證資料不拖后腿。
定期對(duì)各類文檔資料進(jìn)行查閱，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改；
做好各類中間交工驗(yàn)收資料的查閱工作；
做好各單位之間的相互溝通，保證各類文檔資料的完整性；
7、重視監(jiān)理檔案資料預(yù)立卷，確保檔案收集資料的完整性、正確性、科學(xué)性。
工程完工后及時(shí)對(duì)項(xiàng)目需歸檔的資料進(jìn)行預(yù)立卷，并組織業(yè)主、質(zhì)監(jiān)站、監(jiān)理公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查立卷質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)完善。
關(guān)鍵詞：水運(yùn)工程；檔案管理；分析
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
水運(yùn)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量狀況的綜合反映, 是進(jìn)行工程后續(xù)建設(shè)的重要參考資料, 是工程質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié), 是提高工程質(zhì)量的有效手段。水運(yùn)工程建設(shè)期間的檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到工程檔案鑒定、保管、檢索、開(kāi)發(fā)利用以及檔案信息化和管理現(xiàn)代化, 做好建設(shè)期間工程檔案管理對(duì)水運(yùn)工程管理具有十分重要的意義。
水運(yùn)是交通運(yùn)輸事業(yè)（鐵路、公路、水運(yùn)、民航、管道等5大塊）的重要組成部分，水運(yùn)工程檔案是在水運(yùn)工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用的依據(jù)和憑證，是全面反映工程建設(shè)竣工情況的真實(shí)記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，對(duì)工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗(yàn)證作用，其質(zhì)量對(duì)工程質(zhì)量和工程使用有著直接和深遠(yuǎn)的影響。
1 水運(yùn)工程檔案管理特點(diǎn)
1.1 工程檔案來(lái)源分散，涉及領(lǐng)域廣泛。形成周期長(zhǎng)，同時(shí)內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大。工程項(xiàng)目的完成要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目建議、可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、建設(shè)準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收等多個(gè)階段，不僅涉及研究、決策、設(shè)計(jì)、建設(shè)、監(jiān)理、施工、監(jiān)督環(huán)保等多個(gè)部門和企業(yè)，還涉及多個(gè)專業(yè)、多種技術(shù)領(lǐng)域是多種技術(shù)、工藝的綜合運(yùn)用。
1.2 工程檔案記錄形式的多樣性。工程內(nèi)容繁多、形式多樣，也造成了記錄形式的多樣性。各種批文、說(shuō)明、報(bào)告、往來(lái)公函等資料以鉛字印刷為主;工程內(nèi)容、型式、施工工藝、施工進(jìn)度、竣工結(jié)算等資料以圖紙、表格為主；為保證原始記錄的隱蔽記錄、材料檢測(cè)記錄等資料以手寫為主。隨著科技發(fā)展，為了形象表達(dá)工程效果，音像視頻材料也成為工程檔案記錄的一種。
1.3 檔案成果的系統(tǒng)性。水運(yùn)工程本身是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程, 一個(gè)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目會(huì)包括不同功能的單項(xiàng)工程, 其設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等資料不僅復(fù)雜而且內(nèi)容繁多, 各單項(xiàng)工程之間既相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系, 所以, 水運(yùn)工程檔案也必然是由若干單項(xiàng)工程檔案有機(jī)地組合在一起的, 形成一個(gè)配套齊全的完整的檔案體系, 哪一個(gè)單項(xiàng)工程的檔案都不可淡化和缺少。
1.4 工程檔案的實(shí)用性。水運(yùn)工程檔案是從工程建設(shè)前期開(kāi)始到工程竣工驗(yàn)收交付使用全過(guò)程的真實(shí)、完整記錄。所以, 水運(yùn)工程檔案在建設(shè)時(shí)期, 是施工單位施工的工作依據(jù), 也是監(jiān)理單位對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制的依據(jù); 在竣工驗(yàn)收時(shí), 是行政主管部門和工程質(zhì)量監(jiān)督部門驗(yàn)收的依據(jù); 在工程竣工投入使用后, 是運(yùn)行管理部門調(diào)度運(yùn)用和維修養(yǎng)護(hù)工程的依據(jù); 在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí), 是雙方責(zé)任認(rèn)定或舉證的重要憑據(jù)。因此, 工程檔案是水運(yùn)建設(shè)和管理工作中最實(shí)用, 最具保存價(jià)值的歷史性資料之一。
2 當(dāng)前水運(yùn)工程檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 檔案管理意識(shí)淡薄，管理制度不夠完善。水運(yùn)工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數(shù)據(jù)記錄、新建工程的前期準(zhǔn)備、工程運(yùn)行管理質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)等，是日常業(yè)務(wù)和工程項(xiàng)目的重要依據(jù)，也是水運(yùn)工程完工后運(yùn)行管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是，作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工程管理人員，在思想上普遍對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠。在管理工作人員少、工作繁雜的情況下，工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應(yīng)的制度來(lái)規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
2.2 工作人員缺乏驗(yàn)收資料的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，致使驗(yàn)收資料整理不夠全面水運(yùn)工程是系統(tǒng)工程，這一因素決定了建設(shè)工程檔案的復(fù)雜性、科學(xué)性和系統(tǒng)性，它必須具備真實(shí)性、完整性和原始性這三個(gè)條件。檔案人員對(duì)工程檔案缺少管理經(jīng)驗(yàn)，不知所收集上來(lái)的資料是否齊全，只是被動(dòng)地從工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員那接收移交過(guò)來(lái)，往往是有多少接多少，往往存在著內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。沒(méi)有把工程項(xiàng)目同工程技術(shù)資料的歸檔有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，直接影響了檔案的齊全完整。
2.3 檔案管理體制和制度不健全。目前，部分重點(diǎn)工程建設(shè)單位在檔案管理體制上存在一定問(wèn)題，沒(méi)有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些參建單位雖然有制度規(guī)章，但也不健全。
3 加強(qiáng)工程檔案管理的措施
3.1 加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的投入。水運(yùn)工程檔案管理是直接關(guān)系到工程的安全運(yùn)行及發(fā)揮效益,是水運(yùn)工程運(yùn)行中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人、財(cái)、物的投入，加強(qiáng)對(duì)檔案工作尤其是檔案基礎(chǔ)建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化單位主要負(fù)責(zé)人的檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，樹(shù)立責(zé)任感，把檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)放在應(yīng)有的位置。
3.2 建立和完善檔案管理制度，落實(shí)崗位責(zé)任制。企業(yè)應(yīng)建立完善工程檔案管理制度，強(qiáng)化工程管理部門及施工單位、質(zhì)檢及監(jiān)督、審計(jì)等部門的實(shí)施力度，并制定相應(yīng)的措施，使檔案部門可以進(jìn)行有效地監(jiān)督和制約。同時(shí)，建立內(nèi)部管理激勵(lì)機(jī)制，把檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實(shí)，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，年終要有總結(jié)，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過(guò)驗(yàn)收全過(guò)程。
3.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。針對(duì)工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高的實(shí)際，必須以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；對(duì)外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。
3.4 重視收集歸檔，不斷提高工程檔案管理效率。工程檔案整理的時(shí)間長(zhǎng)，為便于管理，減少不必要的重復(fù)工作，已經(jīng)收集整理完成的組卷應(yīng)妥善保管、及時(shí)歸檔。充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理從而節(jié)省大量的人力物力。
3.5 大力開(kāi)發(fā)、利用計(jì)算機(jī)在水運(yùn)工程檔案管理中的作用。隨著對(duì)計(jì)算機(jī)的廣泛認(rèn)知 使計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用打下了基礎(chǔ), 也提出了迫切要求。目前, 計(jì)算機(jī)在設(shè)計(jì)檔案管理中, 主要進(jìn)行電子存檔和查閱。電子存檔要求,每項(xiàng)工程完成后,其原始數(shù)據(jù)、計(jì)算結(jié)果, 這些內(nèi)容經(jīng)設(shè)計(jì)人員整理后,傳到網(wǎng)上, 由檔案管理人員統(tǒng)一歸檔, 并刻光盤上保存。查閱功能主要指設(shè)計(jì)人員可能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱設(shè)計(jì)圖紙、圖書資料目錄, 個(gè)人借閱情況等。隨著社會(huì)的發(fā)展, 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用也將進(jìn)一步深入、廣泛。
4 結(jié)束語(yǔ)
近年來(lái)，隨著水運(yùn)工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水運(yùn)工程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問(wèn)題。為此科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，大力開(kāi)發(fā)水運(yùn)工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向各部門和社會(huì)提供利用，是實(shí)現(xiàn)水運(yùn)工程檔案自身價(jià)值和檔案工作的根本目的。
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Abstract: Highway science and technology archives is a real record of the highway engineering construction planning, design, construction and other activities, scientific utilization of highway science and technology archives, is the basic guarantee of highway development, construction, maintenance and operation of the highway. Science and technology archives is a kind of limited, valuable information resource, how to strengthen its management strategy, it is placed in front of each road archives personnel major issue.
Key words: China highway engineering; archives management; characteristics
中圖分類號(hào):U415 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼文章編號(hào)
一、公路工程科技檔案資料的內(nèi)容 1.綜合性文件資料 主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書;工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料;項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料;規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書;工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料;工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料;工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。 2.公路工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料 主要包括開(kāi)/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料抽檢記錄及各項(xiàng)試驗(yàn)資料;隱蔽工程驗(yàn)收記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
二、公路工程科技檔案的特點(diǎn)分析 1.單一獨(dú)立性。即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。 2.真實(shí)性。工程科技檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫照,是公路工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。 3.實(shí)用性。工程科技檔案是該工程最原始的記錄,通過(guò)檔案,可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。
三、公路工程科技檔案管理需要解決的問(wèn)題 1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路工程檔案存在的主要問(wèn)題。 2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從科技檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程科技檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。 3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。
四、嚴(yán)格公路科技檔案管理制度 1.思想上要重視工程檔案管理工作 工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開(kāi)始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來(lái)很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過(guò)程中，施工單位對(duì)公路工程科技檔案在思想上重視程度不夠。 2.建立健全科技檔案管理制度 是做好公路工程科技檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)公路工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期(從工程立項(xiàng)開(kāi)始)就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公路戒備實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開(kāi)始與檔案跟蹤管理同步。 3.嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān) 工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
五、加強(qiáng)公路科技檔案收集力度 工程施工文件一般都是按階段形成的?？萍脊芾砣藛T應(yīng)圍繞各個(gè)施工階段的工作特點(diǎn)開(kāi)展收集工作。 1.按施工階段分期分批收集歸檔，對(duì)一些中小型工程，可在工程結(jié)束后一次收集歸檔;大型工程可按施工階段分期分批進(jìn)行收集歸檔。公路工程的施工一般要經(jīng)過(guò)前期準(zhǔn)備，設(shè)計(jì)施工和竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段。最關(guān)鍵的是科技檔案部門要了解施工項(xiàng)目，完成時(shí)間，計(jì)劃安排，工作進(jìn)度以及科技文件材料的形成、積累情況等，以便有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展收集工作。 2.跟蹤進(jìn)行收集。為保證科技檔案收集的完整性，檔案管理人員要與各業(yè)務(wù)科室緊密配合，掌握各業(yè)務(wù)科室的任務(wù)。在一項(xiàng)科技項(xiàng)目結(jié)束或告一段落時(shí)，要及時(shí)催促該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和負(fù)責(zé)移交的科技人員進(jìn)行交接工作。移交部門要根據(jù)規(guī)定，造冊(cè)逐項(xiàng)登記，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人檢查是否遺漏，防止有些資料和數(shù)據(jù)留在個(gè)人手中，占為己有或認(rèn)為無(wú)保留價(jià)值而隨意棄之。
六、加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，強(qiáng)化公路科技檔案的利用方式 1.業(yè)務(wù)指導(dǎo)要到位。首先可以從提高基層信息員的認(rèn)識(shí)入手，站在時(shí)代的高度，增強(qiáng)信息員的歷史責(zé)任感，培養(yǎng)信息員對(duì)歷史責(zé)任的工作作風(fēng)。其次，通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題講座、傳、幫、帶等形式提高信息員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。以解決信息員能力偏低的問(wèn)題。此外，還可以通過(guò)典型示范，檢查評(píng)比等方法，激發(fā)科技檔案信息員不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力的主動(dòng)性和積極性。 2.提供閱覽，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)?？萍紮n案部門在指定的場(chǎng)所接待用戶閱覽檔案，閱后立即歸還。閱覽的方式對(duì)于科技檔案室來(lái)說(shuō)，可以分為本單位用戶閱覽和外單位用戶閱覽兩種;有條件時(shí)，閱覽室也應(yīng)當(dāng)分設(shè)。閱覽的方式有利于保護(hù)科技檔案的安全和提高?？萍紮n案的利用率，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)，利用者調(diào)卷數(shù)量不受限制。在閱覽室為利用者提供利用，是科技檔案利用的最常見(jiàn)的方式;既安全、經(jīng)濟(jì)又劃算，為建設(shè)公路維護(hù)、擴(kuò)建、改建等提供有力的支持。 3.利用科技檔案為公路建設(shè)提供依據(jù)。高速公路建設(shè)飛躍發(fā)展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基礎(chǔ)上，維護(hù)、擴(kuò)建、拓展、建設(shè)施工，而原始的數(shù)據(jù)、圖紙、底圖和隱蔽部位的詳細(xì)記錄就是重要的依據(jù)和基礎(chǔ)。這種依據(jù)是真實(shí)的、可靠的、實(shí)用的、準(zhǔn)確的，是其他因素?zé)o法代替的。
七、強(qiáng)化公路科技檔案信息化進(jìn)程 1.為了保證科技檔案工作的質(zhì)量，一是要切實(shí)加強(qiáng)科技檔案隊(duì)伍政治思想建設(shè)，建設(shè)一支政治思想過(guò)硬、政策水平強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的科技檔案工作隊(duì)伍是非常必要的。二是要對(duì)檔案管理人員的角色重新定位?？萍紮n案管理人員是信息資源的管理者，不但要具備科技檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)信息技能，以應(yīng)對(duì)數(shù)字時(shí)代信息量巨增的局面，更要掌握市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，法律，電子檔案管理知識(shí)，從而適應(yīng)社會(huì)對(duì)科技檔案工作越來(lái)越高的要求。三是要加強(qiáng)對(duì)科技檔案工作人員的愛(ài)崗敬業(yè)教育，開(kāi)展科技檔案管理人員定向培訓(xùn)。不斷提升科技檔案的管理水平和服務(wù)水平，使檔案管理人員有針對(duì)性地更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。為公路科技檔案管理注入新的活力，為和諧社會(huì)建設(shè)做出新的更大的貢獻(xiàn)。 2.強(qiáng)化科技檔案管理的信息化進(jìn)程。一是加大科技檔案信息化建設(shè)的投入力度，加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，為全面推進(jìn)公路科技檔案管理信息化管理創(chuàng)造條件。二是充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段積極開(kāi)展公路科技專項(xiàng)檔案信息化管理系統(tǒng)，建立科技檔案信息庫(kù)，把科技檔案資料全部納入信息化管理范疇，特別是對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工記錄和后續(xù)維修記錄，盡量做到直接錄入計(jì)算機(jī)，對(duì)公路科技檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，為全面實(shí)現(xiàn)科技檔案管理數(shù)字化、信息化奠定基礎(chǔ)。加快實(shí)現(xiàn)科技檔案資料的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和網(wǎng)格查詢檢索。三是建立健全公路檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，充分利用現(xiàn)代化管理手段，不斷提高科技檔案資料的開(kāi)發(fā)利用效率和水平。
八、結(jié)束語(yǔ) 檔案工作者無(wú)論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，努力做到人無(wú)我有，人有我優(yōu)，人有我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機(jī)和活力，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的持續(xù)快速發(fā)展。
參考文獻(xiàn) ：
［1］耿曉晶.加強(qiáng)高速公路工程檔案管理的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)［J］.黑龍江檔案，2011，（2）.